Sri Devi Lestari_kki Fixed 432d1t

LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CILEUNGSI

Oleh:

Sri Devi Lestari NIM : 150113160054

PROGRAM STUDI ISTRASI BISNIS POLITEKNIK LP3I JAKARTA JAKARTA 2017

1

LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI PADA POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CILEUNGSI

Oleh:

Sri Devi Lestari NIM : 150113160054

PROGRAM STUDI ISTRASI BISNIS POLITEKNIK LP3I JAKARTA JAKARTA 2017

2

POLITEKNIK LP3I JAKARTA SK. Dikti No.158/D/O/2003 Direktorat

: Gedung Sentra Kramat Blok A Jl. Kramat Raya No. 7-9, Jakarta : (021) 3190-5498, Fax (021) 3190-5499 : www.plj.ac.id

Phone Website

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI Laporan Kuliah Kerja Industri ini disusun oleh : Nama

: Sri Devi Lestari

NIM

: 150113160054

Program Studi/Kons

: istrasi Bisnis/istrasi Perkantoran

Tempat Praktik

: Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi

Disetujui dan memenuhi persyaratan untuk diajukan dalam penilaian laporan Kuliah Kerja Industri: Cileungsi, 27 Oktober 2017 Diperiksa Oleh, Ketua Program Studi

Pembimbing Industri

istrasi Bisnis

(Syamsurizal, MBA)

(Noviyana Lubis, SE)

Disetujui oleh, Wakil Direktur I Bidang Akademik

(Rony Setiawan, M.Kom)

i

POLITEKNIK LP3I JAKARTA SK. Dikti No.158/D/O/2003 Direktorat Phone Website

: Gedung Sentra Kramat Blok A Jl. Kramat Raya No. 7-9, Jakarta : (021) 3190-5498, Fax (021) 3190-5499 : www.plj.ac.id

LEMBAR PENILAIAN KULIAH KERJA INDUSTRI PROGRAM STUDI ISTRASI BISNIS POLITEKNIK LP3I JAKARTA Laporan Kuliah Kerja Industri ini disusun oleh :

Nama

: Sri Devi Lestari

NIM

: 150113160054

Program Studi

: istrasi Bisnis

Konsentrasi

: istrasi Perkantoran

Tempat Kuliah Kerja

: Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi

Aspek Penilaian

Nilai

Rata-rata

1. Sistematika penulisan Kuliah Kerja Industri 2. Pendeskripsian/uraian laporan Kuliah Kerja Industri 3. Disiplin waktu pembuatan Kuliah Kerja Industri

Cileungsi, 27 Oktober 2016 Pembimbing Politeknik LP3I Jakarta

Astri Hijratul Rakhmah, M.Kom

ii

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat dan Karunia-Nya penulis bisa menyelesaikan penyusunan KKI ini. Shalawat beserta salam semoga senantiasa terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada umatnya hingga akhir zaman, aamiin. Penulisan Kuliah Kerja Industri ini disusun sebagai salah satu mata kuliah di semester V (lima) dan salah satu persyaratan wajib untuk menyusun Laporan Tugas Akhir (TA) yang akan penulis susun di semester VI (enam). Laporan KKI ini disusun berdasarkan apa yang telah penulis lakukan selama melakukan KKI di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi yang beralamatkan di Jalan Raya Cileungsi-Jonggol KM 03, depan Harvest City, Cileungsi-Bogor yang dimulai pada bulan Agustus 2017 dan berakhir pada bulan September 2016. Diharapkan melalui KKI ini mahasiswa dapat mengimplementasikan

ilmu

serta

kemampuannya

sehingga

bisa

memberikan kontribusi yang baik guna kemajuan perusahaan itu sendiri. Dalam penulisan KKI ini tentunya penulis tidak dapat bekerja melakukan semuanya sendiri melainkan dibantu oleh beberapa pihak, maka dari itu penulis haturkan terimakasih pada: 1. Bapak Drs. Jaenudin Akhmad, S.E., M.M, selaku Direktur Politeknik LP3I Jakarta. 2. Bapak Rony Setiawan, M.Kom, selaku Wakil Direktur I Bidang Akademik. 3. Bapak Syamsurizal, M.B.A, selaku Ketua Program Studi istrasi Bisnis. 4. Bapak Ismail, S.E, selaku Kepala Kampus Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi. 5. Sutrisno, S.Kom, selaku Kepala Bidang Akademik. 6. Ibu Astri Hijratul Rakhmah, M.Kom, selaku Pembimbing Laporan KKI.

iii

7. Noviyana Lubis, SE, selaku pembimbing Industri pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi. 8. Kedua Orang tua yang mendukung penulis dalam praktik KKI. 9. Seluruh pihak yang terlibat dan membantu penulis dalam praktik KKI maupun dalam pembuatan KKI ini.

Penulis juga menyadari bahwa Laporan KKI ini belum sempurna, masih terdapat banyak kekurangan yang dapat menjadi bahan pembelajaran di kemudian hari. Akhir kata semoga Laporan KKI ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua.

Cileungsi, 27 Oktober 2017

Sri Devi Lestari Penulis

iv

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN HALAMAN PENILAIAN KATA PENGANTAR .................................................................................. iii DAFTAR ISI .............................................................................................. v BAB I.......................................................................................................... 1 PENDAHULUAN ........................................................................................ 1 1.1

Latar Belakang Pelaksanaan KKI ................................................. 1

1.2

Ruang Lingkup Kerja Industri........................................................ 2

1.3

Tujuan KKI dan manfaat KKI ........................................................ 3

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ............................................. 5 2.1

Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................ 5

2.2

Struktur Organisasi Lembaga ....................................................... 9

2.3

Deskripsi Kerja Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi ......... 10

BAB III ...................................................................................................... 17 PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK .......................................................... 17 3.1

Jenis dan Bentuk Kegiatan Praktik ............................................. 17

3.2

Prosedur Kerja ............................................................................ 19

3.3

Permasalahan yang dihadapi ..................................................... 22

3.4

Penyelesaian Masalah yang Dihadapi ........................................ 23

BAB IV ..................................................................................................... 24 PENUTUP ................................................................................................ 24 4.1

Kesimpulan ................................................................................. 24

4.2

Saran .......................................................................................... 25

LAMPIRAN

v

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Kuliah Kerja Industri Kuliah Kerja Industri (KKI) merupakan salah satu dari bagian pelaksanaan kegiatan perkuliahan yang terdapat di semester V (lima), berbobot 4 SKS. Adapun kegiatan yang dilakukan yaitu praktik di industri yang dilakukan oleh mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta. KKI ini pun merupakan persyaratan wajib yang harus ditempuh oleh mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta untuk menyusun Tugas Akhir (TA) di semeter VI (Enam) mendatang. Karenanya, KKI ini harus ditempuh agar mahasiswa dapat menyusun Laporan KKI. Adapun tujuan dari KKI ini yaitu untuk memberikan kesempatan kepada mahasiswa terjun secara langsung di dunia Industri dan mengetahui tentang bagaimana tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukan selama berada di Industri.

Sesuai dengan tujuan Politeknik, yang mempersiapkan tenaga terampil yang diharapkan dapat terjun langsung ke dunia industri, maka KKI ini dipandang perlu dilaksanakan, agar mahasiswa dapat melihat secara langsung kenyataan yang ada di industri dan membandingkan dengan ilmu-ilmu yang mereka peroleh selama berada di bangku perkuliahan.

Berdasarkan pernyataan diatas terkait dengan pentingnya KKI untuk mahasiswa agar mengetahui secara langsung kondisi di bidang Industri, maka penulis memilih tempat untuk melaksanakan KKI ini di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi pada divisi Keuangan khususnya pada posisi istrasi. Mengingat pentingnya tenaga istrasi didalam suatu institusi atau perusahaan agar sistematis

1

dalam hal penyimpanan dokumen baik secara manual maupun terkomputerisasi. Alasan utama penulis memilih pada bagian istrasi yakni karena satu lini dengan jurusan penulis di bangku perkuliahan yaitu istrasi Perkantoran. Penulis berpikir bahwa apabila

penulis

memilih

pada

bagian

istrasi,

akan

mempermudah penulis dalam hal praktik saat KKI berlangsung.

1.2 Ruang Lingkup Kerja Industri Politeknik LP3I Jakarta merupakan salah satu perguruan tinggi vokasi yang bergerak di bidang pendidikan dengan jaminan penempatan kerja pada semester V (lima) pada mahasiswa, mempunyai banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia salah satunya yaitu yang berada di Jl. Raya Cileungsi–Jonggol KM. 03, Bogor 16820 dengan sebutan Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi.

Tentunya sebuah perguruan tinggi tidak akan berjalan efektif serta efisien apabila tidak ada bagian-bagian atau divisi yang membantu operasional perkuliahan tersebut, begitu pula di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi. Terdapat beberapa bagian atau divisi yang saling membantu satu sama lain demi tercapainya suatu tujuan bersama, diantaranya adalah divisi marketing, divisi keuangan dan personalia, divisi Cooperation and Placement (C&P), Divisi ICT dan ada pula divisi akademik.

Bidang keuangan merupakan bidang yang penting di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi, yang mana pada bidang tersebut memproses mahasiswa baru yang sudah lulus pada tes potensi akademik dan wawancara. Setelah melewati proses tersebut bidang keuangan membuat rencana pembayaran mahasiswa untuk biaya tahun pertama sampai dengan tahun ketiga.

2

Pada pelaksanaan KKI ini, penulis ditempatkan di posisi staf keuangan yang berlangsung selama 1 (satu) bulan.

1.3 Tujuan KKI dan manfaat KKI A. Tujuan umum KKI adalah: 1. Melihat,

mengetahui

dan

memahami

secara

langsung

penerapan ilmu yang diperoleh pada bangku kuliah. 2. Mengetahui permasalahan-permasalahan yang timbul di dunia industri serta mencari solusi penyelesaiannya. 3. Belajar berdisiplin dan bermasyarakat sesuai dengan tuntutan dunia industri. 4. Menjalin kerjasama yang baik antara Politeknik dengan dunia industri.

B. Tujuan khusus dari KKI: 1. Menerapkan

ilmu

dalam

penanggulangan

masalah

yangberhubungan dengan masalah pada masing-masing program studi dan manajemen. 2. Berfikir dengan wawasan manajemen yang luas dalam bekerjasama, dengan orang lain dari berbagai bidang keahlian dan tingkat. 3. Membiasakan diri bekerja secara profesional.

C. Manfaat KKI 1. Manfaat untuk Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi a. Mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja secara langsung. b. Dapat menjadi bahan evaluasi terhadap kekurangan yang harus diperbaiki oleh mahasiswa.

3

c. Dapat menjalin hubungan baik antara Politeknik dengan dunia Industri.

2. Manfaat untuk lembaga a. Dengan adanya KKI, diharapkan mahasiswa dapat memberikan kontribusi guna kemajuan lembaga. b. Dapat menjadi bahan masukan yang baik di masa yang akan datang khususnya dalam bidang istrasi.

3. Manfaat untuk mahasiswa a. Sebagai tempat praktik di mana mahasiswa dapat berkontribusi secara langsung di dunia kerja. b. Dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi diri, mana saja yang harus diperbaiki dalam hal praktik di dunia kerja. c. Mahasiswa dapat mengimplementasikan kemampuan dan keterampilan, serta ilmu yang diperoleh selama berada di bangku kuliah.

4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan Fenomena tidak tertampungnya lulusan pendidikan tinggi di dunia kerja bukan cerita milik era tahun 2000-an saja. Bila dirunut kebelakang, sebenarnya gejala tersebut sudah mulai muncul ke permukaan sekitar dua puluh tahun sebelumnya.Semakin hari semakin meresahkan masyarakat yang mengalami langsung.Namun hingga menjelang akhir 1980-an, belum ada tanda-tanda pihak yang merasa terpanggil untuk menyelesaikan masalah tersebut, baik pemerintah maupun swasta.

Atas dasar itulah, maka Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia (LP3I) didirikan pada tanggal 29 Maret 1989 oleh Bpk. Dr. H. M. Syahrial Yusuf, S.H., M.M dengan kampus pertama di Pasar Minggu Jakarta Selatan.

Sebelum menjadi Politeknik, pada awalnya LP3I atau Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia ini berawal dari sebuah tempat bimbingan belajar, yaknik LCC (LP3I Course Center) yang pada awalnya adalah divisi Short Courses yang didirikan tahun 1989, yang kemudian mengikuti perkembangan usaha pendidikan maka dibuatlah Business College yang memberikan program pendidikan diploma dua (DII), sampai akhirnya membuat Politeknik yang memiliki program pendidikan jenjang Diploma tiga (DIII)

Melihat keberhasilan model pendidikan yang dijalankan oleh LP3I, animo masyarakat pun semakin besar.Peserta didik bukan hanya penduduk ibu kota saja, bahkan dari beberapa daerah yang cukup jauh.Oleh sebab itulah, LP3I membuka kampus-kampus hampir di 5

seluruh kota-kota besar di Indonesia dengan tujuan agar dapat diakses oleh masyarakat.

Kiprah LP3I semakin diakui oleh masyarakat luas. Pengakuan dari dunia industri tercermin dari semakin banyaknya perusahaan yang merekrut lulusan LP3I. Sedangkan pengakuan lain datang dari dunia pendidikan baik dari dalam dan luar negeri melalui kerjasama transfer kredit dan konversi mata kuliah.

Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi merupakan salah satu cabang kampus di Jabodecitabek yang berlokasi di Jl. Raya CileungsiJonggol KM. 3 Depan Harvest City. Kampus ini baru berdiri 3 tahun lalu yakni pada tahun 2012 dengan jumlah mahasiswa saat ini kurang lebih 400 orang. A. Visi dan Misi 1. Visi: Menjadi

Lembaga

pendidikan

yang

terus

menerus

menyelaraskan kualitas pendidikannya dengan kebutuhan dunia kerja dalam pembentukan Sumber Daya Manusia yang profesional, beriman & bertakwa.

2. Misi: a. Mencetak Sumber Daya Manusia yang siap kerja dengan kemampuan yang terampil dan profesional. b. Membentuk kepribadian Sumber Daya Manusia yang memiliki jiwa dan kemampuan berwirausaha. c. Membentuk Sumber Daya Manusia yang berbudi luhur. d. Membangun jaringan kemitraan dengan dunia usaha dan industri serta asosiasi profesi dalam dan luar negeri. e. Memiliki networking melalui penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.

6

f. Menjadi

lembaga

pendidikan

terbaik

dengan

kualitas

berstandar internasional. g. Memiliki jaringan di dalam dan luar negeri. h. Menjadi lembaga pendidikan yang dipercaya dan bermanfaat bagi masyarakat. i. Memberikan kesejahteraan dan rasa aman bagi karyawan dan keluarganya.

B. Corporate Culture Corporate culture di LP3I didasari atau dilandasi oleh pengamalan Agama Islam dengan asumsi 90% karyawan LP3I dan pemakai jasanya adalah umat Islam, selain itu juga corporate culturedi dasari oleh penduduk Indonesia yang mencapai 90% beragama islam. Adapun Corporate Culture LP3I adalah: 1. Niat kerja sebagai ibadah 2. Memberi salam bila bertemu dan ketika masuk kantor 3. Membaca basmalah, shalawat dan kultum sebagai pembuka rapat 4. Pemotongan gaji 2.5% sebagai Zakat Infaq Sedekah 5. Sholat tepat waktu 6. I’tikaf 7. Saling mendo’akan 8. Yasinan bersama 9. Membaca buku

7

C. Produk/Program Jurusan Politeknik LP3I Cileungsi 1. istrasi Bisnis Konsentrasi pada istrasi perkantoran dan secretary, di mana program tersebut dapat memiliki keahlian sebagai tenaga istrasi di bidang

Human

Resource

Development,

marketing, keuangan, General Affair, ekspor impor dan produksi di sebuah perusahaan dan dapat menciptakan lapangan pekerjaan yang dilengkapi keterampilan komputer dan bahasa Inggris secara aktif.

2. Komputerisasi Akuntansi Konsentrasi pada Komputerisasi Akuntansi program tersebut memiliki keahlian sebagai tenaga staf keuangan dan akuntansi, perpajakan dan internal audit yang dilengkapi dengan keterampilan komputer dan bahasa Inggris secara aktif.

3.

Manajemen Informatika Konsentrasi

pada

Informatika

Komputer,

Multimedia

Komunikasi Visual dan broadcast. Di mana program ini memiliki keahlian sebagai programmer, istrasi jaringan, web design, editing video dan multimedia serta dilengkapi bahasa Inggris secara aktif.

4. Hubungan Masyarakat Konsentrasi pada Public Relation, Marketing Business dan communication. Dimana program ini memiliki keahlian sebagai tenaga public relation officer, negotiator, public speaking dan eron line serta dilengkapi dengan keterampilan komputer dan bahasa Inggris secara aktif.

8

2.2 Struktur Organisasi Lembaga

STRUKTUR ORGANISASI POLITEKNIK LP3I JAKARTA KAMPUS CILEUNGSI

Kepala Kampus

Kabid Akademik

Kabid Data & Informasi

Kabid Pemasaran

Dosen Tetap

Staf Data & Informasi

Staf Pemasaran

Staf EPSBED

Ass. Lab Komputer

Customer Service

Kabid Penempatan & Kerja sama Staf Penempatan & Kerja sama

Kabid Keuangan & Personalia

Staf Keuangan & Personalia

Staf Kasir

Staf Akademik

Bagian Umum

Staf Perpustakaan

Satpam

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

9

2.3 Deskripsi Kerja Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi Berikut adalah deskripsi kerja pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi, yang akan dibahas dari masing-masing bagaimana secara singkat diuraikan sebagai berikut: A. Kepala Kampus 1. Memimpin semua aspek (Operasional pendidikan, keuangan, pemasaran, personalia dan lain-lain di kantor cabang). 2. Menetapkan rencana cabang untuk jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang untuk kemudian dijabarkan oleh para pembantu manager di bagian masing-masing. 3. Menginformasikan dan menjabarkan kebijakan Broad of Director untuk diterapkan di kantor cabang. 4. Membuat rencana kerja satu tahun ke depan berikut dengan cash flow. 5. Membina

hubungan

dengan

tingkat

elite

masyarakat,

perusahaan professional untuk memperoleh akses bagi lembaga untuk masuk ke dalam lingkunganya, yang nantinya akan ditindak lanjuti oleh pengenalan produk, presentasi dan penempatan magang dan kerja. Mengetahui hal-hal apa yang perlu ditindak lanjuti oleh kepala bagian atau stafnya atau pihak lainya. 6. Memberikan contoh dan teladan serta membina seluruh karyawan. 7. Mengikuti perkembangan yang terjadi, isu-isu yang berkembang di masyarakat dan dunia usaha sehingga Lembaga atau Kantor cabang tidak ketinggalan (Up to Date). 8. Melakukan inovasi-inovasi sehingga lembaga atau kantor cabang yang bersangkutan selalu berada di garis depan. 9. Menyampaikan laporan berkala kepada president director, vice president director dan director terkait mengenai realisasi kegiatan yang dicapai secara komperatif sesuai dengan aspek

10

departemen terkait (adanya perbandingan) dengan program kegiatan yang disusun secara komperatif antara anggaran dengan periode sebelumya. 10. Menyampaikan kepada president director, vice president director dan director terkait mengenai gagasan, usulan ataupun saran dalam upaya peningkatan kualitas pendidikan maupun kualitas manajemen.

B. Kepala Bidang Pemasaran 1. Mengkoordinir segala bentuk kegiatan promosi untuk mendapatkan siswa diploma dan reguler. 2. Mengembangkan metode strategi marketing serta melakukan analisa perkembangan pasar. 3. Mensupervisi staf yang berada di bawah koordinasinya. 4. Membina dan meningkatkan kemampuan customer service dalam melayani konsumen. Membuat jadwal pembukaan kelas baru program reguler secara rutin koordinasi dengan education manager. 5. Mengajukan gagasan, usul serta saran alternatif pemecahan masalah marketing ke atasannya. 6. Memberikan contoh dan teladan serta mensupervisi staf di bawah koordinasinya. 7. Membuat laporan bulanan ke Manajer terkait. 8. Merancang strategi dan mekanisme kontrol dalam pengadaan In House Training (IHT) di cabangnya. 9. Bersama kantor pusat membantu mempersiapkan modul dan buku-buku untuk pelaksanaan In House Training (IHT), On Job Training (OJT) dan produk non regular dan non profesi lainnya serta bertanggung jawab atas

pemantauan jaringan

produk tersebut.

11

10. Mengontrol pelaksanaan program kerja dan target yang akan dicapai dalam kerjasama dan pengembangan usaha serta pengadaan produk unggulan lainnya.

C. Staf Pemasaran 1. Melaksanakan

berbagai

kegiatan

promosi

yang

telah

direncanakan. 2. Membuat dan mengirimkan surat penawaran kerjasama ke perusahaan. 3. Mengelola kearsipan dan dokumentasi kegiatan marketing cabang. 4. Membuat laporan mingguan dan bulanan. 5. Memasarkan program reguler. 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasannya sepanjang masih dalam ruang lingkup kegiatan marketing untuk kepentingan lembaga. 7. Berinisiatif

dalam hal-hal yang menyangkut kepentingan

lembaga dengan mendiskusikannnya kepada atasan.

D. Kepala Bidang Akademik 1. Menyiapkan dan mengontrol sarana dan prasarana kegiatan belajar mengajar. 2. Mengelola istrasi pendidikan (absensi siswa dan dosen, naskah ujian, daftar nilai, pembuatan sertifikat, transkrip nilai, surat keterangan, biodata siswa dan lain-lain). 3. Bersama dengan branch manager memberikan bimbingan akademik kepada siswa. 4. Membuat dan menyusun jadwal perkuliahan. 5. Mengelola

ujian,

menyimpan

sementara

naskah

ujian,

mendistribusikan ke kelas, mengumpulkan hasil ujian dan

12

menyerahkan ke dosen beserta absensi siswa dan berita acara ujian. 6. Membina

unit

pelayanan

istrasi

terhadap

pendidikan

dosen

dan

untuk

warga

terciptanya

belajar

dalam

penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar sesuai dengan tujuan pengelolaan kantor cabang. 7. Membuat laporan dan menyampaikan laporan secara berkala kepada kepala kampus. 8. Melakukan pengawasan terhadap pelayanan perpustakaan. 9. Mengadakan pertemuan dosen untuk mengevaluasi kegiatan belajar mengajar. 10. Mensupervisi staf di bawah koordinasinya.

E. Staf Akademik 1. Melakukan pendataan biodata mahasiswa dan dosen. 2. Menyiapkan kelengkapan kegiatan awal perkuliahan, nomor induk mahasiswa (NIM), absensi mahasiswa dan dosen, jadwal perkuliahan, ruangan kuliah,biodata dosen dan lain-lain. 3. Menyelenggarakan istrasi mahasiswa. 4. Pemeliharaan biodata mahasiswa. 5. Nomor registrasi. 6. Jadwal kegiatan perkuliahan. 7. Surat

keterangan,

surat

referensi,

data

nilai,

sertifikat

mahasiswa. 8. Menyiapkan dan mendaftarkan peserta untuk ikut Ujian Nasional yang diselenggarakan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan meliputi Bahasa Inggris, Akuntansi, Komputer dan lain-lain. 9. Membuat rekapitulasi mengajar dosen baik Diploma maupun reguler.

13

10. Menghubungi dosen lain

untuk mengganti dosen

yang

berhalangan hadir. 11. Menyiapkan sarana dan prasarana untuk kelancaran kegiatan proses belajar mengajar (Spidol, OHP, TV, Radio tape dan peralatan pendidikan lainnya). 12. Melegalisir ijazah dan memperpanjang izin kursus ke kantor Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 13. Melaksanakan kegiatan lain yang dibebankan oleh atasannya untuk tugas-tugas penyelenggaraan istrasi pendidikan untuk kepentingan kantor cabang.

F. Dosen Tetap 1. Mempersiapkan materi dan peralatan penunjang pengajaran (seperti transparan, buku pegangan). 2. Memberikan

pengajaran,

penerangan/penjelasan,

latihan

materi/soal/pekerjaan rumah kepada mahasiswa. 3. Memeriksa kehadiran siswa sehari-hari sebagai bahan untuk melanjutkan ke materi berikutnya. 4. Mengawasi pelaksanaan ujian ataupun sejenisnya terhadap mahasiswa dan memberikan penilaian. 5. Memberikan bimbingan akademik (PA) kepada mahasiswa.

G. Kepala Bidang Keuangan dan Human Resource Development 1. Menjabarkan/menetapkan rencana usaha kepala kampus ke dalam program kerja terperinci dan anggaran laba rugi, proyeksi arus kas dan proyeksi neraca. 2. Mengontrol keberadaan aktiva (fisik, lokasi dan kondisi barangnya). 3. Menyiapkan laporan keuangan bulanan dan tahunan kantor cabang untuk board of director yang ditanda tangani oleh Kepala Kampus.

14

4. Menyediakan dana operasional cabang. 5. Bertanggung jawab terhadap keamanan surat-surat berharga yang disimpan di lembaga.

H. Staff Keuangan dan Human Resource Development 1. Menerima uang dan menerbitkan bukti terima kas yang ditandatangani dan dicap (sebagai pengesahan dokumen) dan menyimpan arsipnya berdasarkan nomor urut. 2. Menyelenggarakan dan melakukan penyimpanan surat-surat, dokumen-dokumen personalia lembaga secara sistematis. 3. Mencatat bukti terima dan kas keluar ke dalam buku kas secara tepat waktu. 4. Mengelola istrasi personalia tentang cuti, ijin, lembur dan lain-lain. 5. Mengeluarkan uang berdasarkan persetujuan yang mencukupi di permohonan dan bukti uang keluar kas dan didukung dokumen pendukung yang lengkap, serta menolak pengeluaran berdasarkan nomor urut.

I. Staf Front Office 1. Menerima telepon masuk dan menanyakan identitas penelepon (nama, perusahaan, keperluan) serta mencatatnya dalam buku khusus. 2. Mentransfer telepon masuk ke personel yang dituju/dihubungi serta meyebutkan identitas penelepon dengan jelas dan singkat. 3. Apabila personel yang dituju/dihubungi tidak ada, maka segera memberitahukan kepada penelepon dan mencatat pesan apabila penelepon meninggalkan pesan. 4. Menerima permintaan karyawan untuk dialling telepon dengan ketentuan yang ada serta mencatat nomor telepon dan nama karyawan yang meminta dialing.

15

5. Menyambut dan melayani pelanggan dan tamu yang datang secara langsung dengan mempertanyakan keperluan dan orang yang ingin ditemui kemudian memberikan Pelayanan terbaik sesuai dengan ketentuan yang ada. 6. Memberikan layanan terbaik kepada mahasiswa yang ada sebagai bukti komitmen perusahaan kepada pelanggan. 7. Memberikan pelayanan informasi kepada pelanggan secara jelas

dan

terperinci

tentang

program

pendidikan

yang

diselenggarakan cabang. 8. Menerima dan meneruskan setiap informasi yang masuk melalui telepon kepada manajemen. 9. Menata dan merapihkan ruang kerja. 10. Menerima berkas-berkas data calon peserta pendidikan regular dan meneruskannya ke bagian pendidikan. 11. Menerima uang pendaftaran biaya pendidikan reguler serta menyetorkannya ke kasir. 12. Membuat laporan rekapitulasi data pelanggan yang datang dan mendaftar. 13. Merancang rencana pembukaan kelas profesi dengan education manager dan marketing. 14. Menghubungi calon peserta pendidikan reguler melalui telepon dan surat sebelum kelas dimulai.

16

BAB III PELAKSANAAN KERJA PRAKTIK 3.1

Jenis dan Bentuk Kegiatan Praktik Pada Praktik Kuliah Kerja Industri ini, penulis memilih untuk melaksanakan observasi pada bidang keuangan khususnya dalam proses istrasi untuk rencana pembayaran mahasiswa baik tingkat 1 (satu), tingkat 2 (dua), dan Tingkat 3 (tiga) pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi. Proses pembuatan rencana pemabayaran mahasiswa adalah proses yang dilakukan pihak keuangan untuk mencatat rencana pembayaran mahasiswa dalam 1 (satu) tahun kedepan. kegiatan yang dilaksanakan pihak keuangan untuk memperlancar kegiatan perkuliahan selama 1 (satu) tahun ke depan adalah sebagai berikut: A. Membuat form rencana pembayaran mahasiswa Pengisian form rencana bayar dilakukan pada saat mahasiswa melakukan registrasi ulang untuk biaya tahun selanjutnya. Dengan mengisi identitas mahasiswa seperti nama jelas, nomor Kartu Tanda Penduduk, tempat dan tanggal lahir, alamat, nomor telepon mahasiswa dan orang tua wali, program pendidikan serta biaya tahun selanjutnya. Dalam form tersebut mahasiswa menyepakati total pembayaran yang sudah ditentukan baik dalam nominal maupun pada tanggal jatuh tempo. B. Membuat kartu piutang mahasiwa Pembuatan kartu mahasiswa dilakukan setelah pengisian form rencana pembayaran telah disepakati. Di dalam program excel dibuat

kartu

piutang

mahasiswa.

Dalam

jumlah

nominal

pembayaran per bulan dan tanggal jatuh tempo serta total biaya selama 3 (tiga) tahun kedepan. Proses ini dilakukan agar

17

pencatatan

piutang

mahasiswa

dapat

diketahui

selama

pembayaran dilakukan. C. Menginput data mahasiswa Penginputan ini dilakukan setelah pembuatan kartu piutang mahasiswa dengan memasukan data lengkap mahasiswa yaitu nama, tempat tanggal lahir, alamat, nomor telepon mahasiswa dan orang tua, program studi dan total biaya pertahun. D. Menginput pembayaran mahasiswa Saat mahasiswa sudah melakukan registrasi, maka pada saat pembelajaran

sesuai

dengan

kesepakatan

bersama

maka

mahasiswa wajib membayarkan angsuran kuliah yang sudah direncanakan selama satu tahun kedepan. Setelah itu kasir akan menginput kwitansi yang sudah dibuatkan pada saat pembayaran ke dalam kartu piutang mahasiswa. E. Menginput pembayaran pada smart campus Penginputan pada smart campus dilakukan setelah kasir menginput pembayaran pada kartu piutang mahasiswa, pada program smart campus kasir menginput pembayaran sesuai dengan jumlah yang dibayarkan. Hal ini bertujuan agar mahasiswa dapat melihat nilai pada smart student.

18

3.2 Prosedur Kerja Adapun prosedur kerja pada bagian penulis kerjakan yaitu sebagai berikut: A. Prosedur Operasional

Gambar 3.1 Prosedur Operasional

19

Berikut adalah lanjutan dari Prosedur Operasional:

Gambar 3.2 Prosedur Operasional (lanjutan)

20

B. Prosedur Operasional 1. Mahasiswa datang ke LP3I dan diterima oleh customer Service dan menyampaikan maksud akan melakukan registrasi, maka selanjutnya Customer Service mengantar mahasiswa ke bagian keuangan untuk melakukan registrasi. 2. Mahasiswa menyerahkan dokumen registrasi yang terdiri dari kelengkapan dokumen yang dibutuhkan, rencana bayar dan bukti transfer pembayaran biaya pendidikan. 3. Kasir

melakukan

pemeriksaan

terhadap

dokumen

yang

dibutuhkan, apabila tidak lengkap maka dikembalikan lagi ke pihak mahasiswa untuk dilengkapi. 4. Kasir mengecek rencana bayar yang sudah ditanda tangani di atas materai Rp. 6.000 oleh orang tua dan mengecek jenis pembayaran

angsuran

atau

cash,

serta

memeriksa

program/jurusan, waktu belajar yang akan diambil. 5. Apabila pembayaran dilakukan dengan cara transfer bank, maka pencatatan registrasi melalui Bukti Terima Bank (BTB) dan disertakan bukti transfer. 6. Bukti terima baik BTB/BTK dibuat rangkap 3 (tiga), sebagai bukti registrasi awal, lembar 1 (satu) untuk mahasiswa, lembar 2 (dua) dan lembar 3 (tiga) arsip bagian keuangan dilanjutkan dengan penulisan buku kas/bank. 7. Kasir melakukan entry form rencana bayar mahasiswa pada program Smart Campus untuk keperluan angsuran berikutnya. 8. Kasir mengarsip form rencana bayar mahasiswa sesuai dengan jurusan/program mahasiswa. 9. Cetak/email daftar mahasiswa yang registrasi sesuai dengan jurusan atau program yang telah ditentukan untuk dikirim kebagian pendidikan. 10. Melaporkan hasil kegiatan registrasi ke dalam form 5 marketing.

21

3.3 Permasalahan yang dihadapi Tentu dalam sebuah pekerjaan tidak selamanya berjalan mulus sesuai dengan keinginan. Ada kalanya kita sebagai makhluk hidup yang tidak luput dari kesalahan sering menemukan masalah baik dari masalah yang terkecil sampai masalah terbesar sekalipun. Begitu juga dengan penulis, selama melaksanakan KKI ini penulis sering sekali menemukan masalah-masalah yang harus diselesaikan. Kendati demikian, tidak ada permasalahan yang tidak bisa diselesaikan. Semua bergantung pada diri kita masing-masing bagaimana cara menyikapi dan menghadapi serta menyelesaikan permasalahan tersebut. Kendala-kendala yang penulis hadapi selama pelaksanaan KKI di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cileungsi adalah sebagai berikut: A. Error Smart Campus Hal ini sering terjadi ketika sedang perbaikan/update Smart Campus, dikarenakan ini program yang dibuat oleh Politeknik LP3I Jakarta maka seiring dengan berjalannya penulis sering mendapat komplain dari mahasiswa karena memang program ini sangat berpengaruh terhadap hasil nilai yang akan dilihat oleh mahasiswa. B. Nomor telepon tidak valid Saat mahasiswa memberikan data pada saat melakukan registrasi ulang ada kalanya mahasiswa tersebut mengganti nomor telepon tanpa mengupdate ulang ke bagian keuangan maupun bagian pendidikan, hal ini bisa mengakibatkan kurangnya informasi yang dikirim melalui pesan broadcast. C. Keterlambatan registrasi ulang Saat registrasi ulang, sebelumnya mahasiswa akan mendapatkan informasi untuk waktu pelaksanaan registrasi ulang, ada kalanya mahasiswa tersebut tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan tanpa konfirmasi pada bagian keuangan. Sehingga keterlambatan registrasi dapat terjadi jika hal ini terjadi.

22

3.4 Penyelesaian Masalah yang Dihadapi Dalam permasalahan tersebut, tentu tidak hanya dihadapi, melainkan harus diselesaikan agar permasalahan tidak bercabang sehingga menjadi permasalahan yang besar. Upaya penyelesaian selama proses Kuliah Kerja Industri ini antara lain sebagai berikut: A. Error Smart Campus 1. Menelpon pihak LP3I pusat untuk konfirmasi perihal error Smart Campus dan menanyakan berapa lama penyelesaiannya. Sehingga akan langsung diproses untuk mengembalikan seperti reg normal. 2. Meminta bagian pendidikan untuk mencetak nilai kepada mahasiswa tersebut secara manual. Dan dibuat sebagai mestinya.

B. Nomor telepon tidak valid 1. Konfirmasi kepada bagian pendidikan perihal data mahasiswa yang sudah update. Dan menanyakan nomor telepon mahasiswa tersebut. 2. Memanggil mahasiswa tersebut ketika ada jadwal kuliah dan diingatkan kembali mengenai konfirmasi data jika ada yang berubah.

C. Keterlambatan registrasi ulang 1. Follow Up mahasiswa mengenai keterlambatan registrasi ulang dan memberikan penambahan waktu untuk registrasi ulang. 2. Membuat reschedule pembayaran selama 1 (satu) tahun kedepan dengan perjanjian di atas materai.

23

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dari proses pelaksanaan Kuliah Kerja Industri ini penulis mendapatkan banyak sekali pengalaman serta pengetahuan baru sehingga bermanfaat untuk penulis sendiri dengan mengimplementasikan hasil Kuliah Kerja Industri di dunia kerja mendatang. Selain itu, Kuliah Kerja Industri ini adalah sarana bagi mahasiswa untuk mengenal lebih jauh terkait dunia kerja di industri yang sebenarnya. Berdasarkan hasil kegiatan Kuliah Kerja Industri, dapat ditarik kesimpulan bahwa: 1. Penulis tidak hanya mengerti secara teoritikal terkait dengan keadaan di dunia kerja, melainkan secara praktikal dan sehingga dapat mengetahui bagaimana kondisi di dunia kerja yang sebenarnya. 2. Ketika pada saat kerja mengalami kendala atau adanya permasalahan,

maka

solusinya

adalah

didiskusikan

dan

dibicarakan dengan divisi terkait agar menemukan solusi dan pemecahannya. 3. Penulis bisa belajar bagaimana proses pelayanan yang baik terhadap pelanggan khususnya dalam hal ini adalah mahasiswa.

24

4.2 Saran 1. Sebagai pelayan jasa, kita harus senantiasa memberikan pelayanan

terbaik

untuk

konsumen

sehingga

terciptanya

Customer Statisfaction. 2. Harus dapat memfilter pekerjaan yang harus diprioritaskan sehingga pekerjaan berjalan dengan maksimal. 3. Implementasi Standar Operasional Prosedur dan Petunjuk Teknis yang harus ditingkatkan dalam melakukan kegiatan pekerjaan. 4. Harus membiasakan diri apabila ada permasalahan, kira harus berdiskusi terlebih dahulu kepada rekan kerja di divisi hal apa yang

sebaiknya

harus

dilakukan

untuk

memecahkan

permasalahan tersebut.

25

LAMPIRAN- LAMPIRAN

26

LAMPIRAN

Form Rencana Bayar

27

LAMPIRAN

Bukti Terima Kas

28

LAMPIRAN

Bukti Terima Bank

29

LAMPIRAN

Kartu Piutang Mahasiswa

30

LAMPIRAN

Program Smart Campus

31