02~-i~2014~istrasi Surat Menyurat 1r443d

PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS BADEGAN

Jl. Ponorogo – Solo Nomor 123 Telp. 0352 – 751198

No Dok : 02/I/2014 Tanggal : 24 Maret 2014

No Revisi : 0

BADEGAN

ISTRASI SURAT MENYURAT I.

Page 1 of 3

PENGERTIAN 1. Surat dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis. 2. Surat menyurat adalah menyampaikan pesan atau kepentingan dari instansi yang satu ke instansi yang lainnya.

II.

TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menertibkan tata cara istrasi surat menyurat di Puskesmas

III.

DASAR HUKUM / REFERENSI Peraturan Bupati Ponorogo Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas

IV.

RUANG LINGKUP Prosedur ini mengatur tentang semua istrasi surat masuk dan surat keluar yang ada di Puskesmas

V.

KUALIFIKASI PETUGAS Petugas Tata Usaha

VI.

ALAT DAN BAHAN -

VII.

LANGKAH KERJA Dalam istrasi, surat menyurat terbagi kedalam dua klasifikasi yaitu :

PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS BADEGAN

Jl. Ponorogo – Solo Nomor 123 Telp. 0352 – 751198

No Dok : 02/I/2014 Tanggal : 24 Maret 2014

No Revisi : 0

BADEGAN

ISTRASI SURAT MENYURAT

Page 2 of 3

1. Surat Dinas Penting yaitu surat dinas yang isinya mengikat, memuat informasi, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai prinsip, memerlukan tindak lanjut, maupun balasan dari pihak yang dikirimi surat dalam batas waktu tertentu. 2. Surat Dinas Biasa yaitu surat dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut, maupun balasan dari pihak yang dikirimi surat. URAIAN KERJA 1.

Pengendalian Surat Masuk 1) Seluruh surat masuk diterima di Petugas TU. 2) Petugas TU mengagenda surat masuk dalam Buku Agenda Surat Masuk Keluar. 3) Petugas TU menempelkan lembar disposisi (memuat informasi surat) kemudian menyampaikan surat kepada Kepala Puskesmas. 4) Kepala Puskesmas mempelajari isi surat dan menuliskan disposisi tindak lanjut. 5) Petugas TU mendistribusikan surat sesuai isi disposisi dengan menyampaikan ke orang yang bersangkutan. 6) Setelah yang bersangkutan memahami isi surat kemudian paraf pada lembar disposisi dan menindaklanjuti surat sesuai disposisi Kepala Puskesmas. 7) Surat disimpan/diarsip di TU.

2.

Pengendalian Surat Keluar 1) Pengendalian surat dinas yang dikirim ke pihak luar dilakukan secara terpusat di TU. 2) Petugas TU membuat draft surat dan disampaikan ke Kepala Puskesmas untuk diperiksa dan disetujui. 3) Petugas TU memberikan nomor pada surat keluar dan mencatat surat keluar dalam Buku Agenda Surat Masuk

PEMERINTAH KABUPATEN PONOROGO

DINAS KESEHATAN

PUSKESMAS BADEGAN

Jl. Ponorogo – Solo Nomor 123 Telp. 0352 – 751198

No Dok : 02/I/2014 Tanggal : 24 Maret 2014

No Revisi : 0

BADEGAN

ISTRASI SURAT MENYURAT

Page 3 of 3

Keluar. Petugas TU menggandakan surat keluar dengan menyisakan 1 (satu) rangkap sebagai arsip. 4) Pengiriman Surat keluar dilakukan sesuai alamat yang dituju baik diantar sendiri maupun melalui kurir dengan bukti serah terima berupa Buku Ekspedisi.

VIII.

DOKUMEN TERKAIT 1. Buku Agenda Surat Masuk Keluar 2. Lembar disposisi 3. Buku Ekspedisi

Disahkan Oleh

Dibuat Oleh