Empresa “Vela & Canela”

CAPITULO I GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN RESEÑA HISTORICA DE LA ORGANIZACIÓN La fabrica de Velas “VELA & CANELA” nació en Quito en 1998, su fundadora la señora Nathaly Haro, inicio labores con muy buenas perspectivas, Supo entender que una empresa es más que un simple lugar de trabajo, es un sitio donde las personas pueden soñar y lograr que sus sueños se conviertan en realidad. Desde sus inicios ha sabido convertir la iniciativa individual en una fuerza de equipo vital para el crecimiento de la empresa. Invirtió sus ahorros en el negocio que empezó como un taller artesanal en un local de su domicilio, que con la ayuda de sus 2 hijos expandieron el negocio hasta establecerse en el mercado. Pero en la época de crisis del año 2000, empezaron a disminuir las ventas y la empresa entro en quiebra. Vinieron los embargos pasando a manos del señor Patricio Zambrano; se nombró de al señor Fabricio Andrade, quién introdujo nuevas ideas y visualizó que el negocio podía aprovechar ciertas oportunidades que ofrecía el mercado. Comenzó su producción con tres (3) maquinas, contando con la colaboración de dos (2) trabajadores los cuales realizaban varios oficios.

Los primeros años como toda pequeña empresa o microempresa era una organización lineal donde el propietario realiza todas las actividades tales como empacar, inventariar, vender, cobrar, etc. El área de producción constaba de dos trabajadores para la fabricación de velas. En el año de 2003 con las utilidades que dejó la empresa en período anterior se construyó un nuevo nivel que actualmente es el área de almacenamiento de producto terminado, posteriormente se realizó la compra de dos (2) máquinas, para la elaboración de las cajas de empaquetamiento, tales como una dobladora y una guillotina lo cual aumentó su inventario. En el 2007 se compró una camioneta para la distribución de productos y a demás la empresa fue afiliada a la Cámara de Comercio. Paulatinamente se ha invertido para mejorar la productividad.

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Actualmente se trabaja con 2 áreas: Comercial y istrativa; El Área Comercial cuenta con 3 Departamentos: Marketing integrado por 5 personas; Ventas integrado por 3 personas y Producción integrado por 5 personas. El Área istrativa cuenta con 3 Departamentos: Financiero integrado por 4 personas; Recursos Humanos integrado por 4 personas y Seguridad integrado por 1 persona. Para un total de la planta de 31 personas, incluyendo operarios y istrativos.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO. 1.2.1. MISION Vela & Canela es una empresa dedicada a la producción y venta de velas y derivados de la misma contando con un personal altamente capacitado para bridar un producto de excelente calidad y presentación, el negocio se fomenta en valores y principios como honestidad, seriedad y compromiso siempre pensando en la clientela en general ubicados al norte de la ciudad de Quito.

1.2.2. VISION Ser una de las mejores empresa productoras y distribuidoras de velas en la ciudad de quito y su alrededores siendo promotores de un excelente servicio especializado y garantizado, con valores y principios que resaltan nuestro servicio y compromiso con nuestra clientela.

1.2.3. OBJETIVO GENERAL Desarrollar una empresa con renombre comercial logrando aumentar su clientela basando en sus ventas y la calidad que en ella refleja llegando a ser una de las mejores empresas productoras y distribuidoras a nivel nacional.

1.2.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Diseñar una estructura empresarial óptima para permitir el desarrollo y evolución de la empresa permitiéndonos competir a nivel nacional con una sociedad evolutiva y competitiva.  Promover la distribución y venta de nuestros productos mediante procesos innovadores que cubran las expectativas y sentidos de nuestros clientes.


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 Crear una red de distribución a nivel nacional contando con un excelente equipo encargado de distribución y servicio a nivel nacional.

1.2.5. ESTRATEGIAS La definición de la estrategia empresarial nos señala el camino a seguir para alcanzar con éxito la visión.1  La estrategia principal que Vela & Canela S.A., se basa en la seriedad y cumplimiento de los compromisos adquiridos con el cliente. De esta forma se fomenta un posicionamiento óptimo del nombre en el mercado, así como de los servicios que se presta. Para ello se promueve una concientización permanente de las responsabilidades que han sido encomendadas, cumpliendo el objetivo de entregar un producto final de elevada calidad.  La empresa tiene algunas estrategias que se enuncian a continuación: a) Visitar de manera permanente a los clientes para conocer los requerimientos y necesidades de una forma oportuna. b) Eliminar gastos innecesarios, lo cual permitirá incrementar las ganancias y llevar a cabo con mayor premura la consecución del proyecto. c) Realizar un correcto cronograma de recuperación de cartera, y planificar adecuadamente los pagos a los proveedores de una forma oportuna. d) Elaborar un formulario en el cual el cliente comunique a la empresa sus quejas y sugerencias de los productos. e) Motivar al personal para que busque la superación personal a través de un aprendizaje constante. f) Brindar beneficios en precio y promociones a clientes mayoristas, de acuerdo a su cumplimiento con la empresa.

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www.webandmacros.com/Mision_Vision_Valores_CMI.htm


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IDENTIDAD ORGANIZACIONAL. PRODUCTOS DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO DEFINICIÓN DE LOS PRODUCTOS



Vela es una fuente de iluminación consistente en una mecha que asciende por el interior de una barra de combustible sólido, como puede ser la cera, la grasa o la parafina (el más habitual en la actualidad).



La forma más antigua conocida para fabricar velas consiste en la suspensión de la vela (velita, velaza o velota) en un recipiente donde se aloja cera (o grasa) congelada. Se quita la vela del recipiente y se espera hasta que se derrita al calentarse. Se repite este proceso varias veces sobre la misma vela hasta obtener el grosor buscado. Aún se fabrican algunas velas artesanales de esta manera, aunque la mayor parte de las mismas se fabrican mediante moldes y maquinaria en las fábricas.



Cilindro ó prisma de sebo, ácido esteárico, parafina, esperma de ballena, cera, etc. ó mezcla de éstas substancias, con pabilo ó mecha en el eje para que pueda encenderse ó dar luz. Están formadas esencialmente por una materia fusible y combustible y una mecha, cuyas condiciones dependen de la naturaleza del material combustible, sobre todo de su punto de fusión y del grueso de la vela. 1.3.1.1.2. CLASIFICACIÓN DE LAS VELAS

Cada vela es especial. Por estar hechas artesanalmente le ponemos mucho cuidado a cada detalle. Invitamos a que usted misma(o) observe los diferentes diseños que tenemos a su disposición.

• • •

De parafina sólida, De parafina liquida, De gel y de miel

•

De colores o flotantes


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Canastas de Velitas Contiene 8 velitas con variedad de colores, aromas y diseños.

Cirios Cirios Alturas de 6, 12 y 18 centímetros por 7 centímetros de ancho.

Flores de Celoseda En lugar de utilizar la tradicional moña para sus regalos, ahora puede utilizar flores hechas del mismo material que las moñas; le darán un acabado muy especial a la decoración de los obsequios. En diferentes colores según su gusto.

Vela de Parafina Granulada Jugando un poco con las diferentes texturas que adquiere la parafina y los colores.

Vela en barro Este tipo de vela, por su diseño simple, le da mucho realce a los ambientes naturales, al aire libre, o simplemente a una decoración rústica. Vela en Taza Medida de 7 centímetros de ancho por 7 centímetros de alto.


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Vela Religiosa Cuadrada Con imágenes religiosas, altura 6 centímetros por 4 centímetros de ancho... Color blanco y aromas...

Vela Religiosa en copita plástica Altura de 7.5 centímetros por 7 centímetros de ancho... Con imagen religiosa, color blanco y aroma...

Velas en Barro 2 Esta es una variación de las velas rusticas en barro; sólo cambia el diseño del recipiente de barro.

Velas en Copitas Estas velas están en un recipiente plástico que, al quitarles las tapaderas y ponerlas en la parte de abajo, quedan en forma de copitas.

Velas Flotantes Diseño de flor con aroma... 9 centímetros de ancho..

Velas Piramidales Velas con muchas gracias por los colores que se forman en la simpleza de su diseño.


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1.3.2. CARACTERISTICAS DE LAS VELAS GENERALIDADES Las velas aromáticas son elaboradas básicamente como artesanías, y utiliza materiales como parafinas, ceras y aceites y aceites esenciales, que combinados dan una sensación de calma, relajación y confort. Algunos beneficios de utilizar “Velas Decorativas” que promueve la salud y el bienestar general a través del “sentido de olfato” lo cual produce placer. A esto, se le aplica una ciencia muy utilizada sobre todo en Spas, Centro de Masajes, Medicina Natural Alternativa, otros, comúnmente llamada “aromaterapia”. Las fragancias naturales más utilizadas son: • • • • • • • • • •

Toronja /menta Café /vainilla Eucalipto /mandarina Coco Manzana /canela Hierbabuena /eucalipto Naranja /canela Manzana verde Jazmín /vainilla Melón/lavanda

PREMISAS BÁSICAS Desde el comienzo de los tiempos, el hombre siempre ha buscado la manera de encontrarle solución a los dilemas y problemas a los que se enfrenta. La necesidad de iluminación llevó al hombre ha buscar artículos para cubrir esa necesidad. En estos momentos surgen los comienzos de lo que ahora conocemos como velas decorativas. Antes las velas eran un articulo importantísimo en la vida de las personas, ya que la luz eléctrica todavía no existía, con el paso del tiempo se convirtió en un articulo que usaban las personas que carecían del suministro de luz o cuando se interrumpía este. Actualmente las velas no solo alumbran, ahora tiene otra función igual de importante, la de decorar un espacio. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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CAPITULO II 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 2.1.1

IDENTIFICACION PROCESOS DE GESTION

•

Gerente General: Gobernante

•

Planificación Y Proyectos: Habilitantes De Asesoría

•

Jurídico: Habilitantes De Asesoría

•

Auditoria Externa: Habilitantes De Asesoría

•

Desarrollo Organizacional: Habilitantes De Asesoría

•

Archivo General: Habilitantes De Asesoría

•

Secretaría General: Habilitantes De Apoyo

•

Área Comercial: Generadores De Valor

•

Área istrativa: Generadores De Valor

2.1.2

CONFORMACION DE LOS PROCESOS DE GESTION

2.1.2.1

PROCESOS GOBERNANTES

Los procesos gobernantes orientan la gestión institucional a través de la formulación de políticas, directivas, normas e instrumentos para poner en funcionamiento a la organización. En nuestro caso están compuesto por:


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• •

Presidencia Gerencia

2.1.2.2

PROCESOS HABILITANTE

Estos se dividen en Habilitantes de asesoría y habilitantes de apoyo 2.1.2.2.1

PROCESOS HABILITANTES DE ASESORÍA

Son aquellos que asesoran con sus conocimientos especializados a los procesos gobernantes, habilitantes y agregadores de valor creando la base técnica y legal para el desenvolvimiento de sus actividades; en nuestro caso están integrados por: • • • •

Asesoría Jurídica Auditoría Interna Planificación De Proyectos Desarrollo Organizacional 2.1.2.2.2 PROCESOS HABILITANTE DE APOYO

Están encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores de valor y para sí mismos, viabilizando la gestión institucional; Este se puede conceptualizar de formas diversas, ya que son los encargados de dar apoyo directamente a varios procesos a la vez; como por ejemplo el gobernante, agregadores de valor, y otros; para nuestro caso esta integrado por: •

Secretaría 2.1.2.3

PROCESOS GENERADORES DE VALOR

Los procesos Generadores de valor generan, istran y controlan los productos y servicios destinados a s externos y permiten cumplir con la misión institucional. En nuestro caso están integrados de la siguiente manera primero se encuentra dividida en dos grandes grupos:

1. Área Comercial ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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1.1. Marketing 1.1.1. Publicidad 1.1.2. Promoción 1.1.3. Relaciones Públicas 1.1.4. Estudio De Mercado

1.2. Ventas 1.2.1. Atención Al Cliente 1.2.2. Servicio Al Cliente 1.3. Jefe De Producción 1.3.1. Fabricación 1.3.2. Bodega 1.3.3. Control De Calidad 1.3.4. Distribución 2. Área istrativa 2.1. Financiero 2.1.1. Contabilidad 2.1.2. Presupuesto 2.1.3. Archivo 2.1.4. Facturación 2.2. Recursos Humanos 2.2.1. Contratación 2.2.2. Evaluación 2.2.3. Capacitación 2.3. Seguridad 2.1.2.4

PROCESO DESCONCENTRADOS

Son los mecanismos mediante los cuales los niveles superiores de un ente u organismo público delegan en forma permanente el ejercicio de una o más de sus atribuciones así como los recursos necesarios para su cumplimiento a otros organismos dependientes, provinciales o no que forman parte del mismo ente u organismo. Como nuestra organización pasó por altibajos económicos, especialmente en el año 2000; todavía no fue posible expandir en otros lugares nuestra organización. Pero todavía esta presente esa idea; ya que para eso contamos con nuestro departamento de desarrollo organizacional.


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2.1.3

REPRESENTACION GRÁFICA DE LA ORGANIZACIÓN GERENCIA GENERAL (PATRICIO ZAMBRANO)

2.1.3.1 ORGANIGRAMA FUNCIONAL

AUDITORIA (GABRIELA VILLEGAS)

JURIDICO (ANDREA BENALCAZAR)

SECRETARIA GENERAL (KATHERINE CHASIPANTA)

PLANIFICACION Y PROYECTOS (MAYRA PACCHA)

ARCHIVO GENERAL (NATHALY HARO)

DESARROLLO ORGANIAZCIONAL (PAOLA HERRERA)

AREA COMERCIAL (DAVID SIMBA)

MARKETING (ANA ANCHATUÑA) PUBLICIDAD (MIRIAN) PROMOCION (PATRICIA NARANJO) RELACIONES PÚBLICAS (PAULINA LOVATO)

ESTUDIO DE MERCADO (CARINA GUAMAN)

VENTAS (FREDDY CARLOSAMA)

SERVICIO AL CLIENTE (ISABEL ZAPATA)

ATENCION AL CLIENTE (ANDREA POZO)

AREA ISTRATIVA (LISETH CUADRADO)

PRODUCCION (PABLO MOSQUERA) FABRICACION (THALINA POJOTA)

BODEGA (DIEGO SAMUEZA) CONTROL DE CALIDAD (VICTOR CASTRO)

FINACNIERO (MARCELO LEMA) CONTABILIDAD (LUCIA QUISPE)

CONTRATACION (FABRICIO ANDRADE)

PRESUPUESTO (ANITA CHULCA)

EVALUACIÓN (ALEJANDRA JACOME)

FACTURACION (LIZETH CAÑIZARES) CAPACITACION (VERONICA DIAZ)

DISTRIBUCION (NANCY CHISAGUANO)


TALENTO HUMANO (VICTORIA DIAZ)

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SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO (WAGNER TULCANAZA)


2.1.3.2 ORGANIGRAMA DE POSICION DEL PERSONAL GERENTE AUDITOR

ABOGADO JEFE DE PLANIFICACION Y PROYECTOS

SECRETARIA

JEFE DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

JEFE DE ARCHIVO

JEFE ISTTRATIVO

JEFE COMERCIAL

JEFE DE MARKETING

SUPERVISOR DE PUBLICIDAD SUPERVISOR DE PROMOCION

PROMO DE SUPERVISOR RELACIONES SUPERVISOR DE ESTUDIO DE MERCADO

JEFE DE VENTAS

JEFE DE PRODUCCION

SUPERVISOR DE ATENCION AL CLIENTE

SUPERVISOR DE FABRICACION

SUPERVISOR DE SERVCIO AL CLIENTE

SUPERVISOR DE BODEGA SUPERVISOR DE CONTROL DE CALIDAD

JEFE FINANCIERO

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

CONTADOR

SUPERVISOR DE CONTRATACION

SUPERVISOR DE PRESUPUESTO

FACTURACION SUPERVISOR DE CAPACITACION

SUPERVISOR DE DISTRIBUCION

DISTRIBUIDORES


SUPERVISOR DE EVALUACION

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JEFE DE SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO


2.1.3.3 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GERENCIA GENERAL

AUDITORIA

JURIDICO

PLANIFICACION Y PROYECTOS

SECRETARIA GENERAL ARCHIVO GENERAL

DESARROLLO ORGANIAZCIONAL

AREA ISTRATIVA

AREA COMERCIAL

MARKETING

PUBLICIDAD

VENTAS

ATENCION AL CLIENTE

PRODUCCION

FINACNIERO

FABRICACION

CONTABILIDAD CONTRATACION

BODEGA PROMOCION

ATENCION AL CLIENTE

TALENTO HUMANO

PRESUPUESTO

CONTROL DE CALIDAD

EVALUACION

FACTURACION

RELACIONES PÚBLICAS CAPACITACION DISTRIBUCION ESTUDIO DE MERCADO


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SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO

2.1.4 CADENA DE VALOR MACRO PROCESO GENERADOR DE VALOR (Producción de velas)

OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEG IAS

Termómetro: Es imprescindible en la fabricación de velas. De él depende el éxito de la vela y el efecto obtenido. Lo ideal sería un termómetro que alcanzara los 150°C, ya sea de mercurio o de alcohol. Se pueden conseguir en negocios especializados y en droguerías.

• Parafina: La 1 • Pon a 1 Control del parafina es un calentar a baño Proceso del subproducto de la maría en un nuevo producto Empresa “Vela & Canela” destilación del jarrito limpio y petróleo. Es seco suficiente incolora, inodora, parafina para el 2 Diseño de barata y maleable. molde de tu Registros y Hay distintos elección. Control de los grados de parafina, productos según su punto de 2 • Mientras se fusión: 56°-58°, derrite la 54°-56°, 52°-54, parafina, con un RETROALIMENTACIÓN .3 Control de etc. Cuanto más clavo caliente Calidad en el bajo es su punto de hazle al molde nuevo producto fusión, más blanda un pequeño • Hervidor para baño es la cera, por lo agujero en la María: Se pueden que se consume base. Luego, .4 Elaboración usar ollas de acero más rápidamente. humedécelo Informes inoxidable, levemente con de Estadísticos esmaltadas o de • Cera virgen: Es desmoldante. para aluminio. un producto totalmente natural, 3 • Si para tu Seguimiento Control T‫י‬cnica B‫ב‬sica Materiales Equipo • Jarras y jarritos: que proviene de la vela vas a usar Para calentar la cría de abejas. Es pabilo con guía, parafina a baño una cera cara, pero entonces sella el María. Pueden ser de tiene un estupendo molde con la acero inoxidable, aroma. masilla, esmaltadas o de Generalmente se humedece la aluminio. usa en combinación varilla con • Balanza: Las con otros tipos de desmoldante e balanzas de cocina cera. Tiene la introdúcela en el son perfectas para propiedad de molde fijándola esta tarea. aumentar la con la guía con duración de las orificios. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II Página 15 • Moldes: Los hay de velas. acrílico y de metal. 4 • Si en vez Hay una gran • Plancha de cera usas una mecha

1 Evaluar informes estadísticos

los

2 Evaluar rendimiento del personal productivo

3 Medidas y normas de control de producción

4 Evaluación de resultados con metas establecidas Evaluaci‫ף‬n

FACTORES DE ÉXITO

Satisfacer

las

necesidades

del

nuevo cliente Producto innovador Liderazgo Prestigio Imagen Cuidar el ambiente



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A Continuación Se Muestra Gráficamente La Cadena De Valor


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INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: Oficina Central en la Ciudad de Quito, Instalaciones de Transformación y distribución en la Zona GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS: Personal propio, control de cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa DESARROLLO TECNOLOGICO: Diseño y Fabricación de velas con materiales de alta calidad como: Parafina, Cera virgen, Plancha de cera de abeja, Estearina, Carnauba, Desmoldantes, Colorante, Perfume, Masilla DESARROLLO TECNOLOGICO: Diseño y Fabricación de velas con materiales de alta calidad como: Parafina, Cera virgen, Plancha de cera de abeja, Estearina, Carnauba, Desmoldantes, Colorante, OPERACIONES: LOGISTICA Perfume, Masilla MARKETING Y GESTION DE VENTAS COMPRA Y EXTERNA Elaborar LOGISTICA el diseño Promoción SERVICIO POST Proceso INTERNA: de las VENTA: de Publicidad velas Compra pedidos Instalación y de Fabricaci de quejas y propaganda Manejo materiales ón de las reclamos de . Exposicion velas depósitos Reparación y es Almacena Terminad devolución Preparaci miento Facturación o ón de informes Reparto cobranzas


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IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN ELABORACION DE VELAS EQUIPOS Y MATERIALES NECESARIOS. EQUIPO • Termómetro: Es imprescindible en la fabricación de velas. De él depende el éxito de la vela y el efecto obtenido. Lo ideal sería un termómetro que alcanzara los 150°C, ya sea de mercurio o de alcohol. Se pueden conseguir en negocios especializados y en droguerías. • Hervidor Para Baño María: Se pueden usar ollas de acero inoxidable, esmaltadas o de aluminio. • Jarras Y Jarritos: Para calentar la parafina a baño María. Pueden ser de acero inoxidable, esmaltadas o de aluminio. • Balanza: Las balanzas de cocina son perfectas para esta tarea. • Moldes: Los hay de acrílico y de metal. Hay una gran variedad de diseños, formas y tamaños. También se pueden improvisar modelos fáciles y simples con objetos existentes en cualquier hogar como envases de yogur, vasos, copas y floreros de acrílico, cartones de leche, tapas de aerosoles, tubos de fotos, caños de pvc, etc. Hay que tener en cuenta que la base de la vela a preparar debe ser mayor o igual a su punta, porque sino no se puede desmoldar. • Varilla De Bronce: Determina el espacio que luego va a ocupar el pabilo. También se pueden usar agujas de tejer. • Guía Con Orificios: Se trata de una chapa de metal con agujeros. Se usa para centrar a la varilla en el molde. • Agujas Y Palitos: Para insertar las mechas y asegurarlas a las bases de los moldes. • Tijeras: Para cortar la mecha o pabilo, entre otras cosas. MATERIALES • Parafina: La parafina es un subproducto de la destilación del petróleo. Es incolora, inodora, barata y maleable. Hay distintos grados de parafina, según su punto de fusión: 56°-58°, 54°-56°,


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52°-54, etc. Cuanto más bajo es su punto de fusión, más blanda es la cera, por lo que se consumó más rápido. • Cera Virgen: Es un producto totalmente natural, que proviene de la cría de abejas. Es una cera cara, pero tiene un estupendo aroma. Generalmente se usa en combinación con otros tipos de cera. Tiene la propiedad de aumentar la duración de las velas. • Plancha De Cera De Abeja: La cera virgen puede conseguirse en planchas con diseño similar de panal. Está disponible en una amplia gama de colores. Se usa para hacer velas enrolladas . • Estearina: Es una cera rígida de color blanco que se usa preferentemente como aditivo a la parafina para aumentar la capacidad de contracción de las velas en el molde. Es aconsejable usar sólo un 10%, es decir, una parte de estearina cada 10 de parafina. • Carnauba: Es un endurecedor de color amarillo. Se usa una cantidad del 10%. • Desmoldante: Para desmoldar la vela del molde. Hay tres tipos: en aerosol, líquido y sólido. • Mechas O Pabilos: Las mechas pueden ser de dos tipos: con guía y de algodón trenzadas. La elección de la mecha correcta es fundamental. No sólo su tamaño es importante, sino que también el tipo para cada estilo de vela. • Colorante: Se pueden usar muchos tipos de colorantes, pero siempre solubles en cera. Los más comunes y recomendables son las rueditas colorantes. También se pueden usar anilinas a la grasa y crayones. • Perfume: Son esencias para dar aroma a las velas. Deben ser solubles en óleo. • Masilla: Se usa para sellar y para tapar el agujerito del molde.


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TÉCNICA BÁSICA 1 • Pon a calentar a baño maría en un jarrito limpio y seco suficiente parafina para el molde de tu elección. 2 • Mientras se derrite la parafina, con un clavo caliente hazle al molde un pequeño agujero en la base. Luego, humedécelo levemente con desmoldante. 3 • Si para tu vela vas a usar pabilo con guía, entonces sella el molde con la masilla, humedece la varilla con desmoldante e introdúcela en el molde fijándola con la guía con orificios. 4 • Si en vez usas una mecha de algodón trenzada, primero debes prepararla. Para ello tienes que sumergirla en parafina derretida durante un minuto. Sácala y alísala con los dedos. Déjalas enfriar. Una vez preparada la mecha, enhébrala a través del pequeño orificio del final del molde y séllalo con masilla. La terminación cubierta debe ser siempre la "terminación del encendido de la vela". A través de la base libre del molde cruza una aguja, o palito (pueden ser los de brochete) para asegurar y fijar la mecha en el molde. 5 • Agrega a la parafina caliente un termómetro y la estearina. Recuerda que no más que el 20% (es decir, 20grs cada 100 de parafina). 6 • Cuando la estearina se halla fundido completamente en la parafina, agrega la tintura. Si vas a usar anilina a la grasa, es muy poca la cantidad que se necesita, ya que es muy fuerte. 7 • Incorpora el perfume deseado. 8 • Verter la parafina en el molde. La parafina se trabaja entre los 75°C y 85°C. 9 • Luego de unos minutos golpea suavemente para eliminar las burbujas de aire que pueda haber. 10 • A medida que la parafina se enfría en el molde se forma una depresión alrededor de la mecha o de la varilla, como un receptáculo. Esto se debe a que al enfriarse la parafina se contrae. Mientras la parafina todavía está blanda, rellena con un poco más de parafina fundida. Es importante que no excedas los lados de la vela, pues no la podrás desmoldar. 11 • Una vez fría la parafina, desmolda la vela. 12 • Si usaste la varilla de bronce, reemplázala por la mecha con guía y fíjala al fondo con un cuchillo caliente o con un soporte de metal. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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CAPÍTULO III 3. ESTRUCTURA FUNCIONAL 3.1.

PROCESOS GOBERNADORES

3.1.1. GERENTE GENERAL

•

OBJETIVO Dar las directrices que considere necesarias para la consecución de los objetivos generales de la organización, tanto en decisiones sobre recursos financieros como humanos, etc.

•

FUNCIONES  Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.  Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.  A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.  Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.  Implementar una estructura istrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.  Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.  Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.  Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.  Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.  Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión. •

VENTAJAS  Una sola persona tiene que debatir sobre la mejor decisión en procesos importantes de la organización.  Mejor tiempo de respuesta ante eventos desfavorables en el proceso productivo.  Clara definición de niveles jerárquicos.

•

DESVENTAJAS  Puede estar influenciado por intereses personales en la toma de decisiones.  Descuido de funciones por acumulación de tareas.

3.2. PROCESOS HABILITANTES DE ASESORIA 3.2.1. ASESORIA JURIDICA •

OBJETIVO Coordinar dirigir Organizar, controlar y representar y asesorar legalmente en las actividades de índole legal, que se generen en toda la empresa. Asesorar a todos los departamentos que conforman la entidad.

•

FUNCIONES  Coordinar dirigir Organizar y controlar las actividades de índole legal, que se generen en la Gerencia de Asuntos Legales de la Empresa.  Brindar asesoría legal a todas las Áreas de la Empresa a nivel nacional que lo soliciten.  Aplicar en las actividades de índole legal las disposiciones contenidas en: Leyes, reglamentos, tratados, acuerdos y resoluciones de la Junta Directiva.  Preparar, Analizar, y documentar los puntos sometidos a conocimiento de la Junta Directiva para su aprobación.  Representar a la Empresa en asuntos istrativos y judiciales conforme a las disposiciones legales emanadas por la Gerencia General. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Proteger legalmente los bienes patrimoniales e intereses económicos de la Empresa en el ámbito nacional e internacional.  Representar y asesorar legalmente a la Empresa en sus relaciones internacionales y regulatorias, manteniendo la situación enmarcada dentro de las normas jurídicas, asegurando el cumplimiento de los compromisos legales que se deriven de tratados, convenios u otros instrumentos jurídicos.  Emitir dictámenes, opiniones y recomendaciones sobre la materia en asuntos sometidos a su consideración.  Representar a la Empresa en asuntos legales relacionadas con la gestión técnica y comercial, para el adecuado manejo del registro de marcas y patentes.  Divulgar y socializar la actualización, creación, modificación o derogación de disposiciones legales, normas y Reglamentos internos de la Empresa.  Preparar estudios y análisis legales acerca de las incidencias negativas o positivas que se generen en el marco de las actividades de la Empresa,  Aplicar los nuevos ordenamientos legales, recopilando y clasificando las leyes, reglamentos, decretos y acuerdos en materia istrativa.  Mantener actualizados los documentos que acrediten la propiedad de los bienes inmuebles de la Empresa.  Coordinar con la Gerencia de Recursos Humanos, cualquier acto legal o ilegal relacionado con el cumplimiento de las normas y disposiciones contenidas en el Código de Trabajo, Contrato Colectivo, Reglamento Interno de Trabajo y demás leyes laborales vigentes.  Conocer y resolver los conflictos laborales, tanto en la etapa extrajudicial como judicial ante los órganos istrativos y judiciales ante los juzgados y tribunales de la República. •

VENTAJAS  Asesoría legal oportuna y personalizada.  Conocimiento claro de las actividades y políticas de la empresa.  Relación directa con los posibles solicitantes de sus servicios.

•

DESVENTAJAS  Falta de premura al realizar los procedimientos legales.  Relaciones de afinidad con los posibles demandantes. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Pueden ser influenciados por los altos directivos de la organización. 3.2.2. PLANIFICACION Y PROCESOS •

OBJETIVO Desarrollar constantes programas y proyectos enfocados mejoramiento de los programas ya existentes en la organización.

•

FUNCIONES  Desarrollar sistemas y metodologías que sirvan para la optimización de los recursos financieros, materiales, humanos e informáticos que posee el Poder Judicial  Promover el desarrollo de una estructura organizativa institucional con sistemas, métodos y técnicas modernas.  Brindar asesoría a las distintas dependencias del Poder Judicial sobre métodos y técnicas de istración.  Establecer, revisar, actualizar y/o derogar los procedimientos de trabajo de las distintas dependencias a fin de mantener una constante tecnificación y simplificación de las operaciones.  Efectuar los estudios de factibilidad relacionados con la creación, transformación y reorganización de las oficinas del Poder Judicial.  Asesorar a las distintas dependencias en el uso de instrumentos de recursos físicos, infraestructura, equipamiento, recursos humanos y financieros.  Elaborar manuales e instructivos de organización, funciones y procedimientos.  Actualizar periódicamente el organigrama de la Institución.  Ejecutar investigaciones en los ámbitos jurisdiccionales, auxiliares de la justicia y istración, a fin de identificar problemas y mejorar la istración de la justicia en su conjunto.  Diseñar mecanismos de control y evaluación de sistemas y procedimientos como forma para un seguimiento de las actividades desarrolladas y a desarrollar.

•

VENTAJAS  Constante desarrollo de planes y proyectos para beneficio de la organización. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Continúa supervisión y mejoramiento de los planes y proyectos implantados en la organización.  Conocimiento profundo de la organización para el desarrollo de programas. •

DESVENTAJAS  Falta de objetividad al momento de evaluar los factores internos de la organización.  Influencia por parte de los accionistas para el desarrollo de planes y proyectos.

3.3.

PROCESOS GENERADORES DE VALOR

3.3.1. CONTROL INTERNO OBJETIVO El principal objetivo del control de calidad es asegurar que el producto final cumpla con los más altos estándares de calidad desde la adquisición de los materiales, la producción y el producto final. FUNCIONES Tareas de control de calidad 1. CONTROL DE NUEVOS DISEÑOS  Comprende el establecimiento y la especificación de la calidad deseable de costo, calidad de desempeño, calidad de seguridad  Calidad de confiabilidad del producto, para el agrado de satisfacción esperado por el cliente  Eliminación o localización de causas de deficiencias en la calidad, antes de iniciar la producción formal. 2. CONTROL DE MATERIALES ADQUIRIDOS  Recepción y almacenamiento a los costos más económicos de calidad, ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 establecimiento de encuestas, responsabilidad y vigilancia orientadas hacia el proveedor.  Control sobre materiales y partes recibidas de fuentes externas.  Control sobre materiales y partes procesados por otras plantas de la misma compañía o en otras divisiones de la planta.

3. CONTROL DEL PRODUCTO  Control en el lugar mismo de la elaboración y continua hasta el área de recibo, de modo de la discrepancia puedan ser corregidas, evitando la fabricación de producto defectuoso.  Control del maquinado o del proceso de partes componentes  Control de servicio del producto al cliente VENTAJAS  Permite visualizar la cadena de jerarquía.  Establece la cadena de control.  Presenta la importancia relativa de las funciones.  Determina las reas de responsabilidad personal. DESVENTAJAS  No muestra la interdependencia de las reas.

 No presenta la organización como un flujo de Procesos.  Enfatiza el trabajo y logro personal y no el grupal.  No hay referencia a la primacía del cliente.  No muestra la importancia de los proveedores.  No presenta la red de relaciones proveedor-cliente.  No establece la relación empresa-mercado, la retroalimentación que significa la investigación del consumidor y le efecto de sus resultados sobre la organización.


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3.4.

FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LOS EMPRESA

DEPARTAMENTOS DE LA

3.4.1. GERENCIA GENERAL

•

OBJETIVO Dar las directrices que considere necesarias para la consecución de los objetivos generales de la organización, tanto en decisiones sobre recursos financieros como humanos, etc.

•

FUNCIONES  Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.  Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.  A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.  Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.  Implementar una estructura istrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.  Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.  Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.  Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.  Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.  Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión. •

VENTAJAS  Una sola persona tiene que debatir sobre la mejor decisión en procesos importantes de la organización.  Mejor tiempo de respuesta ante eventos desfavorables en el proceso productivo.  Clara definición de niveles jerárquicos.

•

DESVENTAJAS  Puede estar influenciado por intereses personales en la toma de decisiones.  Descuido de funciones por acumulación de tareas.

3.4.2. AUDITORIA INTERNA •

OBJETIVO El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas.

•

FUNCIONES Para actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal adscrito con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:  Cumplimiento de las normas profesionales de conducta  Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas  Los auditores internos están obligados a una formación permanente  Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación  Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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•

VENTAJAS  Facilita una ayuda primordial a la dirección al evaluar de forma relativamente independiente los sistemas de organización y de istración.  Facilita una evaluación global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.  Pone a disposición de la dirección un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa, proporcionado por el trabajo de verificación de los datos contables y financieros.  Contribuye eficazmente a evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrática que generalmente se desarrollan en las grandes empresas.  Favorece la protección de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.  No tiene un costo adicional.  Detección de problemas a tiempo.

•

DESVENTAJAS  La veracidad puede ser cuestionable por la posible injerencia de las autoridades de la empresa.  Pueden existir presiones en el informe de auditoría.  Pueden presentarse vicios en la forma que se utilizan las herramientas o en la evaluación o en el informe. 3.4.3.

SECRETARIA GENERAL

•

OBJETIVO Apoyar a su jefe y respectivo departamento en el desarrollo de sus actividades y comunicación con los demás departamentos de la organización.

•

FUNCIONES  Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todo estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado.  Atender y orientar al publico que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara.  Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.  Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe  Mantener el archivo bajo su cargo en la forma más adecuada.  Receptar los informes de su respectivo departamento. •

VENTAJAS  Facilita el desarrollo de las actividades del área a la cual pertenece.  Apoyo en la coordinación de los distintos departamentos de la organización.  Coordina las actividades de sus respectivos jefes.

•

DESVENTAJAS  Dependencia hacia una solo persona para la coordinación de actividades.  Fuga de información con el fin de desestabilizar a la organización.

3.4.4. ARCHIVO GENERAL •

OBJETIVO

Conserva en perfecto orden y estado los documentos generados durante los procedimientos normales del giro del negocio y documentos externos que pudieran contener información esencial para la organización. •

FUNCIONES  Guardar y organizar la documentación escrita, impresa, gráfica, fotográfica y

audiovisual que han producido  Garantizar la conservación y custodia de los documentos para dar fe y difundirlos entre los ciudadanos. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Facilitar la documentación y la información necesaria, tanto al personal en su

   



labor diaria istrativa, como a los investigadores con el fin de facilitarles sus trabajos de estudio e investigación. Elaborar los instrumentos de descripción que aseguren el control, el y la recuperación rápida y eficiente de la información. Asegurar a los ciudadanos el derecho de a la información y, a su vez, preservar el derecho a la intimidad y la reserva de los documentos privados. Asesorar en materia de organización de los archivos de gestión. Seleccionar y evaluar la documentación que procede de los archivos de gestión, con el fin de realizar propuestas de conservación o eliminación a los órganos competentes en la materia. Proponer e impartir acciones de formación en colaboración con el Servicio de Recursos Humanos, dirigidas a los s de los archivos de gestión.

3.3.5. ÁREA COMERCIAL 3.3.5.1 •

FABRICACIÓN

OBJETIVO

Producir productos terminados que cumplan con las expectativas de los clientes tanto en calidad con en costos. •

FUNCIONES  Ingeniería del Producto: Esta función comprende el diseño del producto que se desea

comercializar, tomando en cuenta todas las especificaciones requeridas por los clientes.  Ingeniería de la planta: Realizar el diseño pertinente de las instalaciones tomando en cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado mantenimiento y control del equipo con el cual se va a trabajar.  Ingeniería Industrial: Comprende la realización del estudio de mercado concerniente a métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de punta; investigación de las medidas de trabajo necesarias, así como la distribución física de la planta.  Planeación y Control de la Producción: Es responsabilidad básica de esta sección establecer los estándares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de producción, stocks (mínimos y máximos de materiales en almacén), mermas, etc. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Además deberá realizar los informes referentes a los avances de la producción como

una medida necesaria para garantizar que sé esta cumpliendo con la programación fijada.  Abastecimiento: El abastecimiento de materiales, depende de un adecuado tráfico de mercancías, embarques oportunos, un excelente control de inventarios, y verificar que las compras locales e internacionales que se realicen sean las más apropiadas.  Control de Calidad: Es la resultante total de las características del producto y/o servicio en cuanto a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del cliente; tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas, realizando las pruebas pertinentes para verificar que el producto cumpla con lo deseado  Realizar el proceso adecuado de transformación necesario para la obtención de un bien o servicio. 3.3.5.2. •

DISTRIBUCION

OBJETIVO

Entregar los pedidos realizados por los clientes de manera oportuna y cumpliendo los mas altos estándares de calidad. •

FUNCIONES  Planear y programar las rutas de distribución de los productos.  Organizar y controlar la operación del proceso de distribución de los productos al almacén central a los puntos de venta propios o a terceros.  Formular previo acuerdo con el Gerente del área, la propuesta de gasto anual por concepto de mensajería, paquetería y carga especial, así como de aquellos gastos inherentes a la distribución.  Gestionar la contratación del servicio de transporte foráneo ante el Departamento de Financiero y coadyuvar con este en el proceso de revisión y selección de los proveedores del servicio.  Controlar e informar al Departamento Financiero los servicios de transporte contratados a fin de efectuar su pago.  Controlar los gastos de operación relacionados con la distribución de los productos. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Supervisar y evaluar las actividades del personal asignado al Departamento.  Llevar un estricto control de patio respecto al ágil y oportuno despacho de los transportes a los destinos programados.  Coordinar el registro, recolección y entregar al Almacén Central, las devoluciones de productos.  Vigilar que el equipo de transporte necesario para la distribución se mantenga en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo

3.3.5.3. •

PRODUCCION

OBJETIVO

Desarrollar planes de acción y coordinar las acciones de toda el área productiva con el fin de obtener un producto de alta calidad, costos aceptables y en tiempos establecidos •

FUNCIONES      

Receptar las órdenes de pedido realizadas por los clientes. Programar la producción continúa de la fábrica. Aprobar las órdenes de requerimientos de Fabricación. Evaluar los niveles de producción de la organización. Solicitar y evaluar nuevos requerimientos de maquinaria. Programar la producción de la fábrica en base a informes históricos. 3.3.5.4.

•

BODEGA

OBJETIVOS

Controlar el ingreso, almacenamiento y entrega de los materiales necesarios para la elaboración de los productos. •

FUNCIONES  Receptar la mercadería entregada por los proveedores.  Comprobar que la mercadería entregada cumpla con las necesidades solicitadas por la empresa. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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    

Almacenar la mercadería de manera adecuada. Controlar la permanencia de la mercadería en la bodega. Recibir las órdenes de requisición de la fábrica. Despachar los productos solicitados por la fábrica. Controlar el uso que se les da a los productos en la fábrica. 3.3.5.5 VENTAS

•

OBJETIVO

Realizar todos los procedimientos necesarios para la realización de ventas, búsqueda de nuevos mercados y consolidación de los mercados ya existentes. •

FUNCIONES  Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los materiales y su disponibilidad.  Envío de cotización a los clientes que lo soliciten.  Realizar la venta de materiales a clientes que se acercan a bodega o que solicitan un pedido vía telefónica  Atención al cliente que acude a bodega.  Actividades de facturación  Es responsabilidad del bodeguero elaborar la factura correspondiente a la venta de un proyecto realizada por el Gerente de Operaciones. Para esto el gerente envía a bodega la proforma en base a la cual se debe facturar.  Debe hacer aprobar las facturas emitidas por una de las gerencias funcionales.  Realizar la facturación de las ventas que se realizan vía telefónica o de manera personal.  Entregar las facturas a contabilidad. 3.3.5.6

•

ATENCION AL CLIENTE

OBJETIVO

Dar el mejor trato posible al cliente para que se sienta gusto en nuestras instalaciones y dar un valor agregado a nuestros productos. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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•

FUNCIONES  Brindar un servicio personalizado al cliente.  Atender todos los requerimientos de los clientes.  Comunicarse con los clientes sobre las dudas que pudiera tener sobre los productos.  Dar el seguimiento adecuado a la venta de los productos. 3.3.5.7.

•

SERVICIO AL CLIENTE

OBJETIVO

Dar seguimiento a la mercadería después de ser vendida, satisfacer todas las dudas que los clientes pudieran tener. •

FUNCIONES  Comunicarse con los clientes una vez entregada la mercadería por parte de Distribución.  Investigar si la mercadería recibida por el cliente cumple con las normas de calidad esperadas.  Informar al cliente sobre los nuevos productos que desarrolle la empresa. 3.3.5.8.

•

MARKETING

OBJETIVO

Diseñar campañas para mejorar la presentación de los productos y satisfacer las cambiantes demandas de los consumidores. •

FUNCIONES  Diseñar nuevas presentación de los productos.  Investigar nuevas tendencias y gustos de los consumidores.  Diversificar los productos ofrecidos por la empresa. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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3.3.5.9. •

PUBLICIDAD

OBJETIVO

Diseñar campañas publicitarias en distintos medios para dar a conocer los productos de la empresa. •

FUNCIONES     

Elaborar campañas publicitarias con los productos. Diseñar campañas publicitarias enfocadas en buscar nuevos clientes. Mejorar la presentación de los productos. Mejor identificación de nuestros productos. Distribuir publicidad a nuestros clientes.

3.3.5.10. •

PROMOCION

OBJETIVO

Elaborar promociones con nuestros nuevos productos y los ya posicionados en el mercado. •

FUNCIONES  Realizar planes para dar a conocer nuestros nuevos productos.  Ofrecer nuestros nuevos productos a nuestros clientes,  Elaborar planes para dar a conocer nuestros nuevos productos, utilizando los que ya se encuentran posicionados en el mercado.

•

3.3.5.11. OBJETIVO

RELACIONES PÚBLICAS

Establecer relaciones cordiales con nuestros proveedores y demás instituciones con las cuales tengamos relaciones.


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•

FUNCIONES  Realizar servicio comunitario ara relacionarnos con la sociedad  Velar por las buenas relaciones con los proveedores 3.3.5.12.

•

ESTUDIO DE MERCADO

OBJETIVO

Realizar estudios de mercado sobre la demanda de los consumidores. •

FUNCIONES    

Realizar periódicos estudios de mercado sobre los gustos de los consumidores. Buscar nuevos mercados o plazas de ventas. Realizar estudios sobre nuevos productos solicitados por los clientes. Realizar estudios de mercadeo para ni saturar un área con nuestros productos y descuidar otros.

3.3.6. AREA ISTRATIVA. 3.3.6.1.

RECURSOS HUMANOS •

OBJETIVO

Asesorar a los departamentos sobre el correcto uso del recurso humano en el cumplimiento de todas las tareas encomendadas a ellos. • FUNCIONES  Ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados.  Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.  Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Reclutar al personal idóneo para cada puesto.  Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal.  Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos.  Llevar el control de beneficios de los empleados.  Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums o os personales.  Supervisar la istración de los programas de prueba.  Desarrollar un marco personal basado en competencias.  Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo, ya que permite a la empresa triunfar en los distintos mercados. 3.3.6.2.

•

CAPACITACION OBJETIVO

Brindar capacitación al personal para mejorar su desempeño en la realización de sus funciones, en forma permanente y periódica. •

FUNCIONES

 Aplicar y difundir los lineamientos, políticas y normas en materia de capacitación y desarrollo del personal de la institución.  Detectar, coordinar y atender las necesidades de capacitación y desarrollo del personal, vigilando la ejecución de los programas correspondientes, e integrar la información de la capacitación de carácter istrativo que se imparta al personal de la institución.  Elaborar el Programa Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal, someterlo para su

revisión y autorización, proporcionar al Director de Talento Humano el anteproyecto del programa-presupuesto anual, considerando los capítulos, conceptos y partidas que incidan en las funciones de capacitación y desarrollo del personal.  Promover, elaborar y ejecutar los programas de integración a la institución, motivación e inducción, que sean necesarios para el mejor desarrollo del personal y los destinados a ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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optimizar el ambiente de trabajo, difundir y promover programas de capacitación y desarrollo que refuercen los conocimientos, habilidades y actitudes del personal, y fortalezcan el desempeño de sus actividades, ya sea que se impartan directamente por la institución o por otras instituciones.  Mantener actualizada la plantilla de personal profesional para impartir los cursos (instructores, maestros, conferencistas, entre otros) que se requieran para la capacitación del personal.  Mantener permanentemente informado y de manera oportuna al Director de Talento Humano las actividades realizadas.  Supervisar que los cursos de capacitación y desarrollo de personal se lleven a cabo conforme al programa anual autorizado; alcanzando con ello el mayor beneficio al personal.  Elaborar, expedir y otorgar los reconocimientos a que se hagan acreedores los participantes de los cursos de capacitación.  Realizar las evaluaciones correspondientes a los participantes en apego a los planes, programas y desarrollo del curso.  Las demás que se requieran para cumplir con las anteriores y las que se deriven de estas, así como las que dentro de la esfera de su competencia le sean asignadas expresamente por el Director de Talento Humano. 3.3.6.3.

CONTRATACION

•

Desarrollar todas las pruebas y procedimientos necesarios para contratar el personal más idóneo para cubrir los requerimientos de personal que se necesitan.

•

FUNCIONES  Entrevistar o preparar las entrevistas de los aspirantes a un puesto, encargarse de la rotación, despidos.  Elaborar la tabla de decisión con rasgos a evaluar, instrumentos a utilizar y criterios de evaluación ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Recibir los documentos de candidatos, verifica que cubran los candidatos con criterios de convocatoria y realiza entrevista inicial  Aplicar el examen de conocimientos y de habilidades.  Preparar y mantener los registros y estadísticas de personal.  Preparar y aplicar los instrumentos de control de personal.  Calificar y evaluar al personal.  Programar entrevista final con jefe de área vacante  Preparar los contratos de personal

3.3.6.4

•

EVALUACION

OBJETIVO

Evaluar en forma periódica el desempeño del personal en el cumplimiento de sus funciones y predisposición al realizar las tareas encomendadas. •

FUNCIONES  Estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona.  Medir el desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de desarrollo.  Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo.  Brindar ayuda psicológica a sus empleados en función de mantener la armonía entre éstos, además buscar solución a los problemas que se desatan entre estos.  Supervisar la istración de los programas de prueba.  Desarrollar un marco personal basado en competencias.  Desarrollo de modelos para la evaluación y retribución de los empleados  Determinar las necesidades de formación y desarrollo, tanto para el uso individual como de la organización.  Comunicar a los colaboradores como están desempeñando sus puestos y proponer los cambios necesarios del comportamiento, actitud, habilidades, o conocimientos  Elaborar planes de mejora.


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3.3.6.5. •

PRESUPUESTO

OBJETIVO

Desarrollar el presupuesto de la empresa en base a la cotización de los costos y gastos y en base a los informes históricos de la empresa. •

FUNCIONES  Mantener actualizadas las bases de datos de costos de los productos necesarios para la fabricación del producto terminado.  Elaborar informes sobre los costos de fabricación de los productos.  Elaborar los presupuestos de la empresa por periodos determinados.  Realizar los ajustes necesarios a los presupuestos.  Asesorar sobre políticas para la reducción de costos y gastos  Informar a la alta gerencia de las futuras necesidades de liquidez. 3.3.6.6.

•

FINANCIERO

OBJETIVO

Manejar los recursos financieros de la empresa de manera correcta y realizar las compras y los pagos necesarios para el giro normal del negocio. •

FUNCIONES El análisis de datos financieros La determinación de la estructura de activos de la empresa La fijación de la estructura de capital La nueva perspectiva empresarial ya no se basa en la maximización de las utilidades esta ha cambiado por un enfoque de la maximización de la riqueza  Evaluar y seleccionar clientes    


Página 42


    

Evaluación de la posición financiera de la empresa Adquisición de financiamiento a corto plazo Distribución de utilidades Elegir los proyectos de inversión más adecuados. Establecer cuáles serán las necesidades financieras para poder llevar a cabo y temporalizarlos las (determinar si serán a largo o corto plazo). Estudiar el coste de cada una de las fuentes de financiación que se utilizará.

3.3.6.7. •

FACTURACION

OBJETIVO

Registrar todos los movimientos financieros que generen ingresos a la empresa. •

FUNCIONES  Capturar pedido  Confirmar la recepción de las facturas por parte del cliente, y confirmar la forma y fecha de pago.  Confirmar documentos pendientes de Facturar  Emitir facturas manuales para ventas  Emitir Notas de Crédito y débito  Atender al cliente en cuanto a tomar sus pedidos y reclamos  Recibir pagos  Preparar el reporte de los pagos efectuados por los clientes  Facturar los pedidos requeridos por los asesores comerciales exigiendo la orden de compra autorizada  Proporcionar a contabilidad un comprobante que permita el control de kárdex de los productos vendidos. 3.3.6.8.

•

CONTABILIDAD

OBJETIVO

Registrar todas las transacciones financieras, tanto internas como externas que realice la empresa. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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•

FUNCIONES Controlar el recurso monetario de la empresa. Llevar un control exhaustivo de todos los activos fijos que posee la empresa. Realizar los roles de pago de los empleados y los pagos al seguro social, Realizar los pagos de las compras que realice la empresa. Registrar los ingresos de la empresa, Llevar un control de todos los elementos del costo que se utilizan en el proceso productivo de la empresa.  Registrar las transacciones comerciales que realice la empresa      

SEGURIDAD

3.3.6.9.

OBJETIVO  Hacer posible el ejercicio pleno de los derechos a la vida, a la integridad, a la libertad de las personas y de los bienes bajo su custodia

FUNCIONES Usted debe saber que las funciones que puede encomendar a los vigilantes de seguridad que prestan sus servicios en su Empresa, deben darse siempre a través de su Empresa, son únicamente las previstas, teniendo prohibido realizar cualquier otra función distinta a:  Ejercer la vigilancia y protección de bienes muebles e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en los mismos.  Efectuar controles de identidad en el o en el interior de inmuebles determinados, sin que en ningún caso puedan retener la documentación personal.  Evitar la comisión de actos delictivos o infracciones en relación con el objeto de su protección.  Poner inmediatamente a disposición de los de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad a los delincuentes en relación con el objeto de su protección, así como los instrumentos, efectos y pruebas de los delitos, no pudiendo proceder al interrogatorio de aquéllos.  Efectuar la protección del almacenamiento, recuento, clasificación y transporte de dinero, valores y objetos valiosos. ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS II

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 Llevar a cabo, en relación con el funcionamiento de centrales de alarma, la prestación de servicios de respuesta de las alarmas que se produzcan, cuya realización no corresponda a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.

VENTAJAS  Ahorro de tiempo y costo de contratación directa para el personal de seguridad y vigilancia.  Eliminación de la capacitación costosa y especializada de su estructura istrativa para el personal de seguridad y vigilancia.  La empresa y sus instalaciones están protegidas aun y cuando se presenten conflictos sindicales en un momento dado.  Eliminación de trámites istrativos relacionados con las prestaciones sociales del personal de vigilancia.  Posibilidad de rotación de personal sin costos laborales. DESVENTAJAS  El personal puede estar provisto de armamento poco sofisticado para la defensa y protección.  Posible conspiración a delitos en complicidad con el personal de seguridad debido a que conoce el movimiento de la empresa.  Falta de espacio físico para su desenvolvimiento.


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