2.1.11.4. Spo Pengendalian Dokumen 493y2v

PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : / I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016 Terbit ke :1 No.Revisi :Tgl.Diberlaku : Januari 2016 Halaman :1-

SOP Dinas Kesehatan Kabupaten Lebak

Ditetapkan oleh: Kepala UPTD Puskesmas Rangkasbitung PENGERTIAN

UPTD Puskesmas Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati NIP. 1980 1222 200604 2009



Dokumen adalah uraian tertulis terkait dengan seluruh proses yang merupakan bagian penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas.



Pengendalian Dokumen adalah pemantauan terhadap identifikasi, validasi dan inventarisasi seluruh uraian tertulis terkait dengan proses penerapan sistem Akreditasi Puskesmas.



Dokumen terkendali adalah dokumen master yang tercatat pada daftar Induk Dokumen di bagian Document Control dan salinannya yang disampaikan pada unit kerja Internal Puskesmas Rangkasbitung sesuai dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen Internal



Dokumen Tidak Terkendali adalah salinan dokumen yang disampaikan kepada pihak eksternal Puskesmas Rangkasbitung sesuai dengan yang tercantum pada Daftar Distribusi Dokumen Eksternal.



Dokumen Internal adalah dokumen terkait yang merupakan acuan dan atau terkait dengan kegiatan operasional Puskesmas Rangkasbitung.



Penempatan masterokumen pada ruang Komite Mutu dan copy dokumen pada setiap unit kerja terkait



Pemantauan Dokumen dilakukan melalui stempel dokumen terkendali dan stempel copy dokumen untuk distribusi internal Puskesmas stempel dokumen tidak terkendali untuk dokumen yang didistribusikan ke pihak eksternal Puskesmas



Revisi Dokumen adalah perubahan uraian dokumen yang dilakukan berdasarkan identifikasi ketidak sesuaian dari monitoring proses maupun proses audit / survey akreditasi Puskesmas, diajukan oleh penanggung jawab proses terkait



Validasi dokumen adalah pengesahan dokumen yang digunakan dan beredar di seluruh unit kerja



Penarikan dan pemusnahan dokumen adalah penghapusan dokumen yang sudah kadaluarsa dan atau dokumen yang sudah di terbitkan revisi

TUJUAN

Pedoman untuk memantau pembuatan, persetujuan, pengesahan, penertiban, pendistribusian, penggunaan dan perubahan seluruh dokumen terkait dengan penerapan sistem Akreditasi Puskesmas

KEBIJAKAN

Dokumen tidak dapat digandakan tanpa persetujuan Kepala Puskesmas

PROSEDUR

1.

2.

Identifikasi Dokumen -

Komite Mutu mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas

-

Penanggung jawab unit mengidentifikasi dokumen yang dibutuhkan untuk penerapan Sistem Akreditasi Puskesmas

Membuat Draft Dokumen -

Unit membuat draft dokumen yang dibutuhkan sesuai sistematika persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas

dengan

-

Penanggung jawab unit mengidentifikasikan dan membuat draft dokumen yang dibutuhkan unit masing-masing sesuai standar yang berlaku dengan persyaratan Sistem Akreditasi Puskesmas

-

Buku, pedoman, panduan, surat keputusan/ kebijakan, program, SPO format yang dipakai untuk menyusun dokumen didaftarkan kepada Komite mutu untuk dicatatkan judul, sumber, , dan tempat penyimpanan dalam daftar dokumen eksternal dan diberi nomor.

PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : / I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016 Terbit ke :1 No.Revisi :Tgl.Diberlaku : Januari 2016 Halaman :2-

SOP Dinas Kesehatan Kabupaten Lebak

Ditetapkan oleh: Kepala UPTD Puskesmas Rangkasbitung

UPTD Puskesmas Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati NIP. 1980 1222 200604 2009

3.

Verifikasi Dokumen -

4.

Penanggung jawab unit menyerahkan draft dokumen yang telah disusun kepada Komite Mutu untuk diverifikasi kecukupannya

Disetujui / Revisi Disetujui : Komite mutu memeriksa draft dokumen untuk memberikan keputusan disetujui / tidak dokumen yang bersangkutan Dokumen yang telah disetujui diproses lebih lanjut berupa proses verbal dokumen oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab Program.

5.

6.

7.

8.

UNIT TERKAIT Rekam Historis Perubahan

1.

Mekanisme Perubahan atau revisi dokumen melalui : -

Pengusulan perubahan dokumen oleh unit masing-masing kepada Komite Mutu berupa hard copy dan soft copy

-

Setelah diverifikasi di cek kesesuaiannya sehingga Dokumen hasil revisi diajukan kembali kepada Kepala Puskesmas / Komite Mutu untuk diputuskan disetujui atau tidak dan dilakukan proses verbal kembali oleh Penanggungjawab Program

-

Hasil verbal dirapihkan kembali di Komite Mutu dicetak hingga diterbitkan.

-

Komite Mutu menginventarisir seluruh dokumen yang telah disetujui oleh Kepala Puskesmas dan mencatatnya pada daftar Induk Dokumen

Penomoran -

Komite mutu mencantumkan penomoran SPO, tanggal terbit nomor revisi dan halaman

-

Di paraf oleh Penanggungjawab Program untuk pengesahan tanda tangan Kepala Puskesmas

-

Kemudian mencatatnya pada Daftar Induk Dokumen di komite mutu

Penggandaan -

Komite mutu melakukan penggandaan / copy dokumen untuk didistribusikan kepada unit terkait

-

Penanggung jawab unit yang terkait menerima copy dokumen dari Komite Mutu serta menandatangani daftar penerimaan distribusi dokumen sesuai kebutuhan unit masing-masing, selanjutnya penanggung jawab unit menyimpan dan mensosilaisasikan kembali isi dokumen secara sistematis pada unit masing-masing.

Penarikan dan Pemusnahan -

Komite Mutu menarik & memusnahkan dokumen yang telah direvisi atau dokumen yang sudah tidak dibutuhkan sesuai dengan persyaratan Akreditasi Puskesmas

-

Komite Mutu mencatat dalam daftar Pemusnahan Dokumen.

Penanggungjawab Program di UPTD Puskesmas Rangkasbitung

SOP Dinas Kesehatan Kabupaten Lebak

PENGENDALIAN DOKUMEN Nomor : / I.I /SOP/PKM-RKS/I/2016 Terbit ke :1 No.Revisi :Tgl.Diberlaku : Januari 2016 Halaman :3-

Ditetapkan oleh: Kepala UPTD Puskesmas Rangkasbitung No

Yang dirubah

UPTD Puskesmas Rangkasbitung

drg. Ika Sari Mustika Wati NIP. 1980 1222 200604 2009

Isi Perubahan

Tgl. Mulai diberitahukan