5.5.1.3 Sop Pengendalian Dokumen Eksternal.docx 5b3z13

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSGTERNAL No. Dokumen : No. Revisi SOP

Tanggal Terbit : Halaman

PUSKESMAS KWANYAR

1. Pengertian

2. Tujuan

3. Kebijakan 4. Referensi 5. Alat dan bahan 6. Prosedur / Langkah-

:

: 1/2 ANITA OKTAVIA NIP. 19830203 201001 202 6

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian ukm 1.1 Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini. 1.2 Dokumen Dikendalikan Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya. 1.3 Dokumen Tidak Dikendalikan Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja. 1.4 Dokumen Tidak Berlaku Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip. 1.5 Prosedur Kerja Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan 1.6 Program Pendukung Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu. Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 ATK 5.2 Formulir 6.1 MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /

langkah

Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir. 6.2 MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,

PENGENDALIAN DOKUMEN EKSGTERNAL PUSKESMAS KWANYAR

No. Dokumen : SOP

No. Revisi

:

ANITA OKTAVIA NIP. 19830203 201001 202 6

Tanggal Terbit : Halaman

:

Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan. 6.3 MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas. 6.4 MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ). 6.5 MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan,sekretaris ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian : a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I Menunjukkan jenis dokumen - MM untuk Manual Mutu - PK untuk Prosedur Kerja - FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II Menunjukkan unit yang membuat dokumen, menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit, menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen : PK/BPG/001/15, yang artinya : PK itu Prosedur Kerja BPG itu BP Gigi b. Penomoran Formulir Contoh : FORM/BPG/001/15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman artinya : jenis dokumen formulir BPG : BP Gigi 001 Nomor Urut Dokumen 15 Tahun 2015 6.6 MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskemas. b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang yang berkepentingan dengan mengisi formulir bukti penerimaan dokumen. c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah, memelihra daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja dan formulir yang ada pada bagian sub bagian bidang atau seksi. d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “

6.7

6.8

6.9

6.10 6.11

TERKENDALI” dengan persetujuan MR. MEREVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara : a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas. b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang. c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika : a. Terjadi perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen. b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen. c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas. d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen. c. Dokumen dan rekaman yang asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap “ TAK TERKENDALI “ dan disimpan MR sebagai arsip. d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunaka, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

7. Unit Terkait

8. Rekaman Historis Perubahan

No

Yang diubah

Isi perubahan

Tanggal mulai diberlakukan