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METODOLOGíA 5W2H INTRODUCCIÓN En este trabajo de mantenimiento industrial, daremos a conocer, una de las tecnicas de mayor uso en las empresas para organizar un plan de accion. Una definicion muy clara, sus caracteristicas, sus campos de aplicación y la metodogia de uso de esta herramienta super importante hoy en día.. La herramienta llamada “5W2H” (término en inglés) ha sido una de las más utilizadas, ya que es una forma eficiente de organizar un plan de acción, y por lo tanto ayuda a las organizaciones a definir claramente las actividades que harán parte de la planificación, como comprometer a los responsables, debido a que su ruta básica de implementación incluye una forma sintética, en la cual son respondidos a los cuestionamientos Tambien formularemos ejemplos concretos del uso de este mecanismo de organización en la empresa. Tambien daremos un enfoque en el ambito de la mantencion y se podra ver el uso de esta metodologia en las empresas, con el fin de lograr mayor eficiencia y efectividad. INDICE 1. DEFINICIÓN 2. CARACTERÍSTICAS 3. METODOLOGÍA 4. CAMPO DE APLICACIÓN 5. CONCLUSIÓN 6. ANEXOS DEFINICIÓN La metodología de las 5W2H es una herramienta mundialmente conocida y utilizada para la planificación de acciones en el tratamiento de los desvíos del desempeño, noconformidades y acciones correctivas/preventivas. Una planilla 5W2H es una herramienta de planeamiento y constituye una relatoría por columnas, cada una de ellas encabezadas por un titulo en inglés que da su origen. Otro de sus importantes propósitos es el de lograr una disminución certera de la o las causas de los problemas a través de los planes de acciones que determinan tanto modificaciones, el como realizarlas, los responsables de las acciones y el plazo para realizar dichas modificaciones.

CARACTERISTICAS Algunas de sus caracteristicas son en realidad la base de la creacion de la planilla, es estender a que se refiere las 5 w y las 2h y comprender el asunto, el objetivo, el lugar , la secuencia, el responsable, el metodo y por ultimo el costo de lo planeado en virtud de una accion a tomar. Aquí podemos un desglose de los tipos, preguntas y descripciones de la informacion que se ingresa en la planilla. Tipos | Cuestiones | Descripciones | Asunto | What – ¿Cuál? ¿Qué? | ¿Cuál acción debe ser tomada? ¿Qué se debe hacer exactamente? | Objetivo | Why – ¿Por qué? | ¿Por qué se definió esta acción? ¿Por qué ella es importante? | Local | Where – ¿Dónde? | ¿Dónde se implementará esta acción? | Secuencia | When –¿Cuándo? | ¿Cuándo se empezará la implementación de esta acción? ¿Cuándo ella será concluida?(CRONOGRAMA. | Responsable | Who – ¿Quién? | ¿Quién será responsable por ejecutar esta acción? | Método | How – ¿Cómo? | ¿Cómo se implementará esta acción? | Costo | How much – ¿Cuánto? | ¿Cuánto cuesta implementar esta acción? | Por una cuestion de comodidad de lectura, muchas planillas dejan de considerar la columna where, por ser generalmente en la empresa,

veamos como esta planilla se elabora. METODOLOGIA En este tema podemos poner a disposicion los pasos que una persona deberia tomar para poder realizar una planilla de las 5W2H. En estos se puede observar claramente la forma a realizar dicha metodologia. 1. What / QUE? Escriba una breve descripción del problema (2 líneas) 2. When / CUANDO? ¿Cuándo está Ud. viendo los problemas? ¿En qué momento del día y/o del proceso? 3. Where / DONDE? ¿Dónde está viendo los problemas? (Línea / Máquina / Lugar) ¿En qué parte/lugar del producto/proceso está viendo los problemas? 4. Who / QUIEN?

¿A quién le sucede? ¿El problema está relacionado con las habilidades de la/s personas? 5. How / COMO? ¿Cómo se diferencia del estado normal (óptimo)? ¿La tendencia es aleatoria o tiene un patrón de recurrencia? 6. How Much / CUANTO? ¿Cuántos en un dia? ¿En una semana? ¿En un mes? ¿Cuánta plata implica? 7. Why / POR QUE? ¿Por qué sucede el problema? CAMPO DE APLICACIÓN La metodología 5W2H es comúnmente utilizada en el ambiente empresarial, siendo ésta una herramienta muy útil en la organización de acciones, y es debido a su gran importancia que, en su mayor parte, se contratan consultoras externas para que apliquen esta herramienta según la necesidad de la empresa, haciendo uso para ello de software de aplicación que incluye como herramienta a las 5W2H. Otros usos para las 5W2H pueden ser: * la planificación de medidas sociales, * acciones para la reducción de costos de una empresa, * e incluso la planificación de un viaje. IMPLEMENTACION Planes de accion Los planes de accion se determinan las acciones y tareass a emprender para atacar las causas identificadas, para la elaboracion del plan de accion se utilizo la metodologia de 5W2H, lo que significa(Who, What, When, Why, Where, How, How much), esta metodologia tiene como fin responder las preguntas anterior para la elaboracion del plan de accion. Los pasos a seguir para la elaboracion del plan de accion son los siguientes: 1. Definir cuales son las actividades fundamentales o tareas principales despues las vamos a desglozar por tareas mas pequeñas ya que todas implican tiempo. 2. A todas estas actividades hay que asignarles una prioridad para poder tener un orden al momento de ejecutarlas. Estos primeros 2 pasos fueron realizados en el capitulo anterior, utilizando la metodogia de 5 porque y el gut, respectivamente. 3. Determinar una duracion determinadad en horas o dias o fechas de inicio y termino probables de la actividad. 4. Asignar responsables y recursos para saber quien se va a encargar de que actividad. 5. Se puede determinar como realizar dicha actividad, haciendo una breve descripcion de la actividad a realizar.

6. En algunos casos, se puede estimar es costo de realizar la actividad, esto tambien debe ser anotado en el plan de accion. 7. Y por ultimo, el grado de avance para saber si vamos a cumplir con la fecha estimada y reprogramar las actividades. Es recomendable que los planes de accion sean revisados con una frecuencia para saber el grado de avance y corregir las desviaciones al plan, en este caso, los planes son incluidos en la reunion de revision de indices de calidad de la empresa, la cual es realizada semanalmente. CAUSAS ESPECIALES. El plan de accion a realizar para atacar las comunes especiales es descrito en la siguiente figura, la cual muestra los algunos de los pasos anteriomente descritos. Dichas fueron obtenidad a partir de las causas . Como podemos observar en el plan de accion mostrado en la figura anterior, se muestra como primer punto el impacto que tendra en realizar dichas acciones, este impacto fue obtenido en el GUT, mostrado en el capitulo anterior. Despues se muestra la actividad a realizar, quien realiza la actividad, una breve descripcion de cómo se debe realizar la actividad y por ultimo para cuando debe de terminarse la actividad en cuestion. Para este caso no se aplica la asignacion de costo, debido a que no es necesaria, ya que no se incurrira en algun costo para la realizacion de dichas actividades. CAUSAS COMUNES De la misma forma que el plan de accion de causas especiales fue elaborado el plan de accion para atacar las causas comunes del proceso, utilizando el mismo metodo de las 5w2h. En la siguiente se muestra el plan de accion a emprender para eliminar las causas comunes. Ademas se muestra quienes son los responsables de realizar dichas actividades, junto con una breve descripcion de cómo realizar las actividades y por ultimo la fecha limite de termino de las actividades Otros usos para las 5W2H son : * Hacer a las empresas mas rentables; * Preparar una planificación escolar; * Planificar la mantención de maquinarias de una industria; * Definir estrategias para un proceso de selección de personal * Mejorar la motivación de los estudiantes en un determinado curso; * Aumentar la cartera de Clientes de una empresa.

La metodologia de las 5W2H es un complemento de otros métodos de resolución de problemas como en el método de las 8 D y el método de 7 pasos, ambos para la resolución de problemas. La resolución de problemas nos instruye el como resolver situaciones difíciles, utilizando técnicas formales y documentadas. Esto nos asegura que un análisis exhaustivo es aplicado y permite a otros revisar el proceso (permitiéndoles unirse al grupo de trabajo si es que el problema persiste o aumenta). Si faltasen datos, los que analizan el o los problemas, pueden ver un factor clave que no haya sido considerado. Además esta metodología de resolución sirve para asegurar que se apliquen acciones apropiadas que impidan que problemas similares ocurran en el futuro (metodologías “post mortem” y “lesson learned”.) NOTA: Se debe tener especial cuidado en la aplicación de estas metodologías, como lo es la de las 5W2H, debido a que si el problema es de una gran envergadura puede ocurrir que debido a los diferentes puntos de vista que proporcione cada especialista del grupo el problema especifico nunca se pueda identificar. Es por esto que es recomendable que el campo de aplicación de la metodología de las 5W2H sea utilizado para problemas de carácter más puntual y sin tantas variables a considerar. CONCLUSION Este trabajo se trato de informar, y aclarar lo mas posible La metodologia de las 5W2H. Tambien se puso a disposicion una serie de informacion como las definiciones , caracteristicas , metodologias de creacion de las planillas y el campo de aplicacion, en el cual se pudo ver que es muy variado y sirve para un sin fin de ambitos en el cual se necesite proponer un plan de accion, y tambien el desarrollo de estos metodos en estos ultimos tiempos…siendo esto muy importante en la definicion de cualquier plan de accion que una empresa quiera realizar. En el ambito de la mantencion se podria concluir que el factor de calidad de los productos y los recursos de accion para verificar y controlar todo los procesos posibles en el desarrollo de los productos, esta cada día, siendo mas favorable en las solucion de sus problemas y previniendo las posibles fallas y controlando las perdidas mayores gracias a estrategias que hoy en día se utilizan como la metodologia de las 5W2H. ANEXO Aquí podemos ver un ejemplo de uso de la metodologia en una Planificación con las 5W2H para viaje a Salvador, Bahía en vacaciones de verano. What? / ¿Que? | Un viaje en vacaciones de Verano| Why?/ ¿Por que? | Vacaciones – Descanso (Fiestas con amigos y familia) | Who?/ ¿Quien? | Yo, mi esposa, mi hija | Where?/ ¿Donde? | Salvador – Bahía | When?/ ¿Cuando? | Entre los días 26 de Diciembre al 01 de Enero | How?/ ¿Cómo? | 1. Pagaremos un taxi hacía el aeropuerto el día 24/12, a las 20 horas; | | 2. Pagaremos un vuelo TAM a las 23 horas hacía el aeropuerto de Salvador, sin escalas; | | 3. Tomaremos un taxi hacía el hotel “Marriot”, donde nos hospedaremos en Salvador; |

| 4. Pasaremos las Fiestas con mis tíos, pagando un minibus hasta el Ferry, donde pagaremos para cruzar hasta Sangalo llegando a las 19 horas donde mis tíos nos esperaran en el auto; | | 5. Volveremos a Salvador el día 26 haciendo en mismo trayecto por Ferry y minibus; | | 6. El día 27 pasearemos por Itapuli, conociendo los alrededores y comprando en las ferias; | | 7. El día 28 estaremos en Salvador, conociendo los puntos turísticos: El mercado, el Funicular, la Iglesia de Nuestro Sr. Do Bonfim, etc; | | 8. Los días 29 y 30 estaremos en las playas de Salvador, cercanas al hotel Marriot | | 9. Pasaremos con unos amigos en la costanera de Salvador el dia 31 | | 10. Volveremos a casa el día 01/01 a través de un vuelo TAM a las 17 horas, y llegando tomaremos un taxi hasta nuestra casa; | How much? / ¿Cuánto? | El viaje completo costara $5.200 reales pudiendo variar según las compras y actividades fuera del hotel. Planeamos utilizar las tarjetas de credito para los gastos mayores. |