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Manual de Início Rápido Edição para a Igreja Local

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Andrew Oey Kuntaraf Software dos Membros Adventistas do Sétimo Dia Secretaria da Associação Geral

Membros do ACMS

Manual Início Rápido Edição da Igreja Local

ÍNDICE 1.

INTRODUÇÃO ................................................................................................................................... 4

2.

ISTRAÇÃO DOS MEMBROS – IGREJA LOCAL............................................................................ 4 2.1.

Membro.................................................................................................................................... 5

2.1.1. Pesquisar .................................................................................................................................. 5 As Igreja locais podem: ......................................................................................................................... 5 

Fazer a pesquisa no banco de dados dos membros: .................................................................. 5

o

Pesquisar apenas na congregação Local (se não marcado, permite uma busca global). ............. 5

o

Pesquisar apenas os membros Ativos (se não marcado, os resultados da pesquisa incluirão os ex-Membros). ........................................................................................................................... 5



Pesquisar parte do nome (a pesquisa também encontra nomes com “som similar”). ................ 5



Uso de Características de Pesquisa Avançada: ........................................................................... 5

o

Por exemplo, se o nome do membro for José Silva Costa, ......................................................... 5

o

Normalmente, sua pesquisa será José Silva Costa (mais específica). .......................................... 5

o

Mas se por acaso você deseja o nome Silva, poderá usar o %Silva, e serão mostrados resultados para todos os nomes que contém Silva. ................................................................... 5

o

Nota: A pesquisa global com apenas um nome com % pode levar a muitos resultados e pode demorar muito para ser mostrada: ........................................................................................... 5

o

Faça a pesquisa com nomes mais específicos e clique em qualquer parte dos Títulos da Coluna (ex.: Data de nascimento, Nome da Mãe, etc.) para ajudá-lo a refinar os resultados de sua pesquisa.................................................................................................................................... 5

2.1.2. Novo ......................................................................................................................................... 6 Depois de digitar o nome e clicar em Pesquisar, você pode consultar esta lista: ................................... 6 1.

Se o Membro for encontrado, você poderá pesquisar mais e conversar com o Membro, Pastor ou Associação. .......................................................................................................................... 7

2.

Se o Membro não for encontrado na lista, simplesmente clique no botão verde Não Encontrado. .............................................................................................................................. 7

Por favor, preencha a informação da forma mais completa possível. Quanto mais completa for a informação, mais proveitoso o sistema será. ............................................................................. 7 Alguns campos são obrigatórios e se não forem preenchidos irá aparecer um erro............................... 8 Quando alguns campos são selecionados, outros campos afins podem aparecer. ................................. 8

ACMS Manual Início Rápido | 2 de janeiro de 2013 - v 1.1

Membros do ACMS


Se desejar agrupar os membros por categorias do usuário, sinta-se livre para usar o campo Afinidade/Agrupamento. Isso permite ao secretário da igreja maior flexibilidade como usuário, especialmente nos relatórios. (Ver Seção 7 – RELATÓRIOS). ...................................................... 8 Ao concluir, por favor, clique no botão azul Gravar, à esquerda da página............................................ 8 2.1.3. Remoção de Membros .............................................................................................................. 8 Os Movimentos dos Membros podem ser desencadeados ao clicar neste ícone: .................................. 8 1.

Morte – quando o membro morre, ao clicar em morte, o secretário pode incluir a Data do Falecimento. ............................................................................................................................. 8

2.

Censura e Apostasia – seguir as diretrizes estabelecidas no Capítulo 7 do Manual da Igreja Adventista do Sétimo Dia. ......................................................................................................... 8

3.

Listado como Desaparecido – permite à igreja exercer a devida diligência recomendada nos capítulos 6 e 7 do Manual da Igreja, votando que o membro está desaparecido. Os membros desaparecidos são relacionados em uma lista muito especial no ACMS. .................................... 8

a.

Se secretários de outras igrejas ou obreiros (que têm o ao ACMS) tiverem informação a respeito do membro desaparecido, poderão também acrescentar notas a respeito dessa pessoa. ..................................................................................................................................... 8

b.

Os membros desaparecidos podem ser transferidos para outras igrejas, pelo processo normal de transferências (o 2.2), ou podem ser detectados ao se acrescentar um novo membro (o 2.1.2). ............................................................................................................................ 8

Ocasionalmente, os Secretários da Igreja podem cometer um erro e duplicar os membros. Talvez isso possa ter ocorrido durante a transição entre dois Secretários da Igreja! Se houver dois membros que comprovadamente estão duplicados, então, por favor, consulte o “Apêndice B – Agrupar os Membros Duplicados”. ............................................................................................ 9 2.2.

Transferência ............................................................................................................................ 9

2.3.

Transferências Pendentes ....................................................................................................... 10

2.4.

Desaparecidos ........................................................................................................................ 10

2.5.

Obreiros Bíblicos ..................................................................................................................... 11

3.

ISTRAÇÃO DA IGREJA ........................................................................................................... 12

4.

DEPARTAMENTOS / COMISSÕES ..................................................................................................... 13

5.

FERRAMENTAS ............................................................................................................................... 14

6.

RELATÓRIOS ................................................................................................................................... 15 6.1

Detalhes dos Membros ........................................................................................................... 15

6.2 Movimento dos Membros ............................................................................................................ 16 6.3 Oficiais da Igreja .......................................................................................................................... 17


Membros do ACMS


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Membros do ACMS

1. INTRODUÇÃO Bem-vindo ao manual de início rápido! Esta edição foca nas tarefas básicas do Secretário da Igreja Local. A atribuição do Secretário da Igreja é um papel muito importante na Igreja Adventista. O ACMS facilita e afirma essa posição de confiança. Que Deus abençoe seu ministério! Este manual descreve as funções básicas do ACMS. 

Se desejar receber mais informações, logo estará disponível a AJUDA online.

Clique em “Ajuda”, à direita de cada tela, para obter ajuda nessa tela específica!

O software ACMS pode ajudar a:      

Organizar os membros da igreja local. Agilizar o processo de transferência de membros por via eletrônica. Produzir, a qualquer momento, estatísticas em tempo real. Encontrar membros inativos. Poupar tempo e dinheiro. Fortalecer os ministérios locais e istrativos.

2. ISTRAÇÃO DOS MEMBROS – IGREJA LOCAL O sistema do ACMS foi projetado para facilitar a organização e istração dos membros da Igreja Adventista local. O sistema online facilita, assim, as operações da Igreja local e global. Todas as funções relativas aos membros podem ser encontradas no menu “Membro”:

Para fazer mudanças nos Membros, consulte o grupo do menu “Membro”. 30

Manual Início Rápido do ACMS 30 de dezembro de 2012

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Membros do ACMS

2.1. Membro 2.1.1.

Pesquisar

As Igreja locais podem:  Fazer a pesquisa no banco de dados dos membros: o Pesquisar apenas na congregação Local (se não marcado, permite uma busca global). o Pesquisar apenas os membros Ativos (se não marcado, os resultados da pesquisa incluirão os ex-Membros).  Pesquisar parte do nome (a pesquisa também encontra nomes com “som similar”).  Uso de Características de Pesquisa Avançada: o Por exemplo, se o nome do membro for José Silva Costa, o

Normalmente, sua pesquisa será José Silva Costa (mais específica).

o

Mas se por acaso você deseja o nome Silva, poderá usar o %Silva, e serão mostrados resultados para todos os nomes que contém Silva.

o

Nota: A pesquisa global com apenas um nome com % pode levar a muitos resultados e pode demorar muito para ser mostrada:

o

Faça a pesquisa com nomes mais específicos e clique em qualquer parte dos Títulos da Coluna (ex.: Data de nascimento, Nome da Mãe, etc.) para ajudá-lo a refinar os resultados de sua pesquisa.

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Membros do ACMS 2.1.2.


Novo Pode-se acrescentar um Novo membro ao clicar no botão verde “Novo”, à esquerda.

Por padrão, as informações da Igreja de batismo e Pastor serão da Igreja Local, mas isso pode ser mudado. O ACMS também nos permite relacionar os obreiros bíblicos que foram responsáveis pelos Novos Membros. Antes de verdadeiramente criarmos o novo membro, devemos realizar uma Pesquisa Global para assegurar que esse membro não seja membro de outra congregação. A opção Sem Fonética permite que a pesquisa seja um pouco mais rápida, caso você saiba EXATAMENTE como o nome do membro é soletrado. Isso pode ser uma forma preferida de fazer pesquisa por nomes que não sejam latinos (Ex.: 黃健興).

Depois de digitar o nome e clicar em Pesquisar, você pode consultar esta lista: 30


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Membros do ACMS


1. Se o Membro for encontrado, você poderá pesquisar mais e conversar com o Membro, Pastor ou Associação. 2. Se o Membro não for encontrado na lista, simplesmente clique no botão verde Não Encontrado. Por favor, preencha a informação da forma mais completa possível. Quanto mais completa for a informação, mais proveitoso o sistema será.

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Membros do ACMS


Alguns campos são obrigatórios e se não forem preenchidos irá aparecer um erro. Quando alguns campos são selecionados, outros campos afins podem aparecer. Se desejar agrupar os membros por categorias do usuário, sinta-se livre para usar o campo Afinidade/Agrupamento. Isso permite ao secretário da igreja maior flexibilidade como usuário, especialmente nos relatórios. (Ver Seção 7 – RELATÓRIOS). Ao concluir, por favor, clique no botão azul Gravar, à esquerda da página. 2.1.3.

Remoção de Membros Os Movimentos dos Membros podem ser desencadeados ao clicar neste ícone:

1. Morte – quando o membro morre, ao clicar em morte, o secretário pode incluir a Data do Falecimento. 2. Censura e Apostasia – seguir as diretrizes estabelecidas no Capítulo 7 do Manual da Igreja Adventista do Sétimo Dia. 3. Listado como Desaparecido – permite à igreja exercer a devida diligência recomendada nos capítulos 6 e 7 do Manual da Igreja, votando que o membro está desaparecido. Os membros desaparecidos são relacionados em uma lista muito especial no ACMS. a. Se secretários de outras igrejas ou obreiros (que têm o ao ACMS) tiverem informação a respeito do membro desaparecido, poderão também acrescentar notas a respeito dessa pessoa. b. Os membros desaparecidos podem ser transferidos para outras igrejas, pelo processo normal de transferências (o 2.2), ou podem ser detectados ao se acrescentar um novo membro (o 2.1.2). 30


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Membros do ACMS


Ocasionalmente, os Secretários da Igreja podem cometer um erro e duplicar os membros. Talvez isso possa ter ocorrido durante a transição entre dois Secretários da Igreja! Se houver dois membros que comprovadamente estão duplicados, então, por favor, consulte o “Apêndice B – Agrupar os Membros Duplicados”.

2.2. Transferência O processo de transferência pode ser iniciado na opção “Transferência” embaixo do menu Membro. Muitas vezes, o processo inicia quando o membro escolheu uma nova igreja e conversou com o Secretário desta última. O Secretário pode clicar em “Membros – A Receber” e pesquisar pela Igreja e/ou Nome original. Ao digitar o Nome do membro e clicar em “Pesquisar o Membro” o sistema pode encontrar o membro em qualquer igreja que estiver usando o ACMS.

Ao clicar na caixa, à esquerda, para corrigir o nome do membro e ao clicar em “Acrescentar” dá-se início ao processo de transferência do Membro ao enviar uma solicitação para ser membro. Esse processo funciona muito bem nas igrejas que usam o ACMS. Para as que não usam esse software, por favor, consultar o “Apêndice A – Processo de transferência para Igrejas que não usam o ACMS”. A Igreja que Transfere recebe uma notificação da Solicitação de Transferência. Será necessário aprovar o envio desse membro. Isso também pode ser feito ao entrar no ACMS e ir para Membro, Transferência e para a seção Membros – A Transferir. Todos os membros que fizeram a solicitação são relacionados aqui. Simplesmente clique no botão Aprovar. A igreja que recebe a transferência deve votar o novo membro na comunhão da igreja. Ao olhar na seção “Membros – A Receber” eles notarão o status de “Transferir”. Então 30


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Membros do ACMS deverão: 1. Selecionar o nome (na respectiva caixa). 2. Listar a Data do Voto bem como o Número da Ata. 3. E, clicar no botão Receber. o 1

o 2 o 3 Um indicador verde confirmará se o membro foi transferido com sucesso. Caso apareça o indicador vermelho, então siga as instruções ou contate seu e técnico.

2.3. Transferências Pendentes A seção Transferências Pendentes dos Membros é o local onde você pode rapidamente pesquisar o status das Transferências, especialmente quando estiver aguardando a comunicação da outra igreja. Essa seção pode ajudá-lo a gerenciar as transferências em andamento, bem como, monitorar para ver se os Membros que você transferiu foram votados pela outra igreja.

2.4. Desaparecidos O Manual da Igreja Adventista recomenda que os registros dos membros sejam mantidos atualizados. O ACMS pode facilitar a tarefa de encontrar os membros desaparecidos. Ao clicar na seção Desaparecido em Membros, os secretários da igreja podem publicar os membros desaparecidos em uma lista especial, ao: 1) Clicarem em Nova Publicação. 30


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Membros do ACMS

2) Digitar o nome do Membro e clicar em Pesquisar Membro. 3) Selecionar o nome em Membros Desaparecidos e clicar em Acrescentar.

o 1

o 2

o 3

O acréscimo dos membros na lista “Desaparecidos” alterará seu status de Ativo para Não Ativo. Outros secretários de igreja, com o alvo de encontrar o respectivo membro podem então acrescentar notas aos vários membros. Quando são encontrados os membros desaparecidos, eles podem ser transferidos para membros regulares pelos processos normais.

2.5. Obreiros Bíblicos Esta seção permite às igrejas locais acrescentarem os membros da igreja a uma categoria especial de membros da igreja, normalmente chamada de Obreiros Bíblicos ou Instrutores Bíblicos. Para listar um membro como obreiro bíblico, certifique-se de estar na seção Instrutor Bíblico do Membro. 1) 2) 3) 4)

Clique no botão verde Novo. Digite o Nome do Membro e clique em Pesquisar. Encontre o Nome do Membro e clique em Selecionar. Clique então em Salvar.

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Membros do ACMS

o 1 o 4 o 2

o 3 Então essa pessoa fará parte da lista de Instrutores Bíblicos no ACMS.

3. ISTRAÇÃO DA IGREJA Na igreja local, o menu Igreja é usado principalmente para: 1) Verificar ou Corrigir o endereço da igreja local. 2) Acrescentar foto. 3) Pesquisar o Endereço/Informação de outras Igrejas. 4) Usar o Google maps integrado para ajudar a localizar igrejas.

Editar

Pode-se pesquisar a igreja local por nome, e aplicar quaisquer dos 4 filtros:  Ativa – somente pesquisará igrejas Ativas.  Igreja – somente pesquisará congregações que são Igrejas.  Grupo – somente pesquisará os grupos (que não foram oficialmente organizados como igrejas).  Local – somente pesquisará a área local. Se essa opção não for desativada, irá pesquisar TODAS as igrejas no banco de dados do ACMS. 30


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Membros do ACMS


O botão Editar (destacado na Figura) permite que os secretários da igreja: 1) Vejam mais informações. 2) Editem os conteúdos e Gravar. i. Somente se o usuário tiver permissão para isso! ii. No padrão, cada secretário de igreja pode modificar os detalhes de sua igreja. iii. As missões e associações podem modificar a informação de toda igreja que faça parte de seu território.

4. DEPARTAMENTOS / COMISSÕES Quando temos a lista completa de Membros em nossa congregação, é fácil categorizá-los nos vários cargos e departamentos da igreja. Simplesmente vá para a seção Departamentos e clique em Oficiais da Igreja. Em, default, a opção rosa Pesquisa está ativa. Para a lista atual dos Oficiais da Igreja, simplesmente clique no botão azul Pesquisa e a lista completa aparecerá. Pode-se escolher filtrar ao ingressar uma parte do nome de um membro, um departamento específico ou um Banco de Dados específico (especialmente para ver os Oficiais da Igreja dos períodos ados).

Para acrescentar a Função de um Novo Oficial da Igreja: 1) Clicar no botão verde Novo. 2) Ingressar uma parte do nome do Membro (ou completo) e clicar em Pesquisar. 3) Escolher o membro correto e clicar em Selecionar. 4) Incluir, se relevante: i. As Datas de Início e Término. ii. E no caso de o grupo ter uma comissão. 5) A que Departamento e Função você gostaria de atribuir o membro selecionado. 6) Se desejar solicitar Autorização para essa pessoa ar o ACMS.

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Sempre é possível confirmar os Oficiais da Igreja e Editar ou Deleta a função.

Editar/Deletar

5. FERRAMENTAS A seção de FERRAMENTAS do ACMS apresenta várias opções que a equipe do ACMS proveu para ajudá-lo em sua importante função. Uma das ferramentas mais populares é a ferramenta de Contatos – onde cada secretário da igreja pode pesquisar os itens do ACMS: 1) Entidade (Organizações istrativas Adventistas como as Associações, Missões, Uniões, Divisões, etc.). 2) Igreja (Igreja e Grupos/Pequenos Grupos?????). 3) Pastores (Ministros Licenciados ou Ordenados da Igreja Adventista). 4) Oficial da Igreja (Membros eleitos/encarregados para/de funções/departamentos; ver Seção 4 - DEPARTAMENTOS/ COMISSÕES para mais detalhes). 5) Entidade Oficial (Membros eleitos/encarregados para/de funções/departamentos istrativos da Igreja). 6) Todos os itens do ACMS podem ser pesquisados por Nome, e as Opções podem ser ativadas ao clicar na respectiva opção (ex.: na pesquisa dos Oficiais da Igreja pode-se também filtrar por: Igreja, Entidade e/ou Departamentos). 30


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Como usuário privilegiado do ACMS, usar os Contatos facilita contatar as organizações que fazem parte do sistema do ACMS. Este ajudar a Igreja Adventista a se comunicar mais eficientemente!

6. RELATÓRIOS Os Usuários do ACMS muitas vezes comentam que os Relatórios são uma das partes mais poderosas do software ACMS. Essa parte é muito flexível além de ser fácil e divertida de usar!

6.1 Detalhes dos Membros Atualmente, há 9 de relatórios de Detalhes dos Membros que podem ser processados pelo ACMS: 1) Lista dos membros – lista básica de todos os membros da igreja. 2) Lista dos membros – Data de Aniversário - similar ao item 1, mas com os natalícios. 3) Lista dos membros – Dados Básicos – com alguma informação demográfica. 4) Lista dos membros – Endereço e Informação de Contato. 5) Lista dos membros – Por Identificação – relatório especial, para quando as Identificações forem usadas (ver seção 2.1.2 para mais informações). 6) Formulário de Registro para atualização – permite-lhe imprimir a informação de cada membro a fim de que se possa, facilmente, verificar se a informação está correta e/ou fazer correções. 7) Lista de Aniversário – uma lista especial dos membros, pela data do aniversário. 8) Foto – ajuda a criar um diretório de fotos dos membros. 9) Formulário de Registro para Atualização - Branco – imprime um formulário em branco de registro que deve ser preenchido pelos membros.

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10) Há várias opções:  Ordenar pelo Último Nome, então pelo Primeiro Nome.  Escolher pelo campo desejado.  Filtrar por Membros Ativos/Inativos. 11) A opção Filtrar permite-lhe Filtrar por quaisquer dos Campos Detalhados de Membros. Pode-se facilmente acrescentar quaisquer operações E ou Ou para fazer um relatório customizado. Por exemplo, se você deseja obter uma lista de todos os Homens Casados a fim de melhor poder planejar o Seminário para o Ministério do Homem, poderá Filtrar por Sexo Masculino E Estado Civil, como abaixo: É fácil Acrescentar ou Remover das condições ao clicar no respectivo link do botão azul Acrescentar ou Remover. 10 11

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13) Quaisquer relatórios podem ser exportados para o Excel

6.2 Movimento dos Membros O Manual da Igreja recomenda que o secretário da igreja apresente relatórios estatísticos quanto aos Acréscimos e Reduções de membros da igreja. O 30


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Membros do ACMS


relatório de Movimento dos Membros facilita esse trabalho! 1. Escolha apenas o período (mês) (Período - Início e Período - Fim). 2. Escolha o ou os tipos de Movimento que deseja reportar. 3. E o Tipo de Relatório com maior ou menor número de detalhes.

O relatório ou relatórios são facilmente criados!

6.3 Oficiais da Igreja O processo da comissão de nomeação dos oficiais da igreja pode representar momentos difíceis e estressantes, especialmente para os secretários da igreja local! Ao sistematicamente associarem os vários membros às funções na igreja (conforme discutido na Seção 4), e então os vários relatórios da Comissão de Nomeação bem como com os Oficiais da Igreja, a lista pode ser tão fácil quanto a impressão do relatório! Atualmente há 5 relatórios de Oficiais da Igreja que podem ser impressos do ACMS: 1) Lista dos oficiais da Igreja – Contatos – ordenado por nome. 2) Lista dos oficiais da Igreja – Contatos e Endereço. 3) Lista dos oficiais por Função - Contatos – versão mais simplificada do relatório 4. 4) Lista dos oficiais por Função – Contatos e Endereço – este relatório divide os membros por papel/função, o que o torna útil para que os membros/líderes de departamentos vejam quem faz parte de sua equipe. 5) Etiqueta – é fácil imprimir as etiquetas de endereçamento dos envelopes. 6) Opções similares aos relatórios Detalhados dos Membros (mencionados na seção 6.1) também estão disponíveis.

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Cada relatório tem seu próprio sabor e propósito. Os relatórios e as opções seguirão sendo acrescentados ao ACMS para melhorá-lo a cada dia.

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Apêndice A – Processar as Transferências da Igreja Sem Usar o ACMS Para processar as Transferências de igrejas que não usam o ACMS, a opção “Carta de Solicitação de outra Divisão” deve ser usada.

Depois de preencher completamente o formulário e clicar em Acrescentar, o nome aparecerá na seção “Membros – A Receber”, abaixo.

Botão do Histórico Para imprimir uma Carta ou Transferência, clique no botão Histórico. Este lhe mostrará o Histórico do membro. O botão Imprimir Carta permite-lhe ver, imprimir e/ou enviar email (como anexo em PDF) da Carta de Transferência.

Print Letter Button Quando for recebida a informação do voto da igreja que faz a transferência, a igreja que recebe necessitará votar a transferência do membro. Quando isso tiver sido feito, o botão “Conferir” (à direita do botão Histórico) deverá ser clicado: A Data e o Número da Ata devem ser fornecidos antes que o botão Aprovar seja clicado.

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Membros do ACMS

Apêndice B – Fundindo Membros Duplicados Os membros duplicados podem ser fundidos, mas isso somente deve ser feito depois de uma pesquisa completa! 1) Consulte o Histórico de cada membro e decida qual “Conservar”. 2) Clique no botão Agrupar sobre o Membro que VOCÊ DESEJA CONSERVAR (o histórico será fundido, mas a informação do Membro do membro CONSERVAR será conservada.

1) Histórico

2) Agrupar

3) Você necessitará digitar novamente o nome do membro duplicado e clicar em Pesquisar. 4) Selecione o membro correto para fundir. 5) Clique em Agrupar e em OK e o sistema irá fundir os membros!

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3) Pesquisar

4) Selecionar

5) Agrupar

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