Analisa Sistem Informasi Absensi Karyawan.pdf 6x4q3b

“ ANALISA SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PADA CV. ALONA JAYA “

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK ( KKP ) Di ajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III Semester 5

Di susun Oleh : 1. Nurul Amalia ( 12130745 ) 2. Rohmat Arif (12134729)

Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Tangerang 2015

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya Laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) dengan judul : "Analisa Sistem Absensi Karyawan Pada CV. Alona Jaya". yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat: 1.

Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana Informatika.

2.

Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.

3.

Bapak Albert Riyandi S.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4.

Ibu Juliana Emi, selaku Personalia CV. ALONA JAYA.

5.

Teman-teman kelas 12.5B.27 semua yang telah mendukung dan memberi semangat kepada kami.

iii

Dan penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Tangerang, November 2015

Penulis

iv

DAFTAR ISI Lembar Judul Laporan KKP ................................................................................. i Lembar Persetujuan Laporan KKP ....................................................................... ii Kata Pengantar ...................................................................................................... iv Daftar Isi ............................................................................................................... v Daftar Simbol ........................................................................................................ vii Daftar Gambar ....................................................................................................... ix Daftar Tabel .......................................................................................................... x Daftar Lampiran .................................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum.............................................................................................................. 1 1.2 Maksud dan Tujuan ......................................................................................... 4 1.3 Metode Penelitian............................................................................................ 5 1.4 Ruang Lingkup ................................................................................................ 6 1.5 Sistematika Penulisan ..................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem ...................................................................................... 8 2.2 Peralatan Pendukung ( Tools system )............................................................. 16

v

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum.............................................................................................................. 23 3.2 Tinjauan Perusahaan ....................................................................................... 23 3.2.1 Sejarah Perusahaan ................................................................................. 23 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .............................................................. 25 3.3 Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................... 28 3.4 Diagram Alir Data ( DAD ) Sistem Berjalan .................................................. 29 3.5 Kamus Data Sistem Berjalan .......................................................................... 32 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ............................................................................. 34 3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan .............................................................. 34 3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran .............................................................. 35 3.7 Permasalahan Pokok ....................................................................................... 35 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah ....................................................................... 36

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan ..................................................................................................... 37 4.2 Saran ................................................................................................................ 37

vi

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 37 DAFTAR RIWAYAT HIDUP .............................................................................. 38 SURAT KETERANGAN PKL NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK LAMPIRAN - LAMPIRAN

vii

DAFTAR SIMBOL A.Simbol Data Flow Diagram EXTRERAL ENTITY Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada urusan data.

2 Customer Inquiry Subsystem

PROCCES Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang berlangsung

D1 Customer

DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

New Customer

DATA FLOW

Customer Record

Digunakan untuk menggambarkan arus data.

viii

DAFTAR GAMBAR 1.

Gambar III 1. Struktur Organisasi ........................................................... 19

2.

Gambar III 2. Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................... 24

3.

Gambar III 3.Diagram Nol Sistem Berjalan ........................................... 25

ix

DAFTAR TABEL

1.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 16

2.

Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 16

x

DAFTAR LAMPIRAN

1.

Tabel II.1 Notasi Tipe Data ...................................................................... 37

2.

Tabel II.2 Notasi struktur Data ................................................................. 38

xi

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Umum Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini, menjadikan informasi memiliki peranan yang sangat penting dalam usaha menciptakan kemajuan disemua bidang kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi informasi telah banyak dirasakan kemudahan dalam mendapatkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi pada saat ini sangat pesat, sehingga manusia dalam mengerjakan setiap pekerjaan selalu membutuhkan komputer. Komputer memiliki peranan yang sangat vital dalam pemecahan masalah khusus dalam pengolahan data, karena komputer memiliki kecepatan tingkat akurasi yang tinggi dalam pemrosesan data, sehingga dapat mempermudah pekerjaan manusia. Adanya sistem komputer sangat membantu dalam pemecahan masalah terutama dalam hal pengolahan data apapun terutama sistem absensi karyawan yang akan kami bahas disini. Penggunaan komputer juga dapat dijadikan alat untuk mencapai tujuan dan mencari kemudahan dalam melakukan suatu proses pekerjaan, terutama yang melibatkan banyak data. Hampir disemua instansi-instansi baik yang bersifat negeri maupun swasta menggunakan system komputer, bahkan usaha-usaha kecil, menengah pun sudah memanfaatkan keberadaan sistem komputer.

1

2

CV. Alona Jaya merupakan perusahaan dan memiliki karyawan cukup banyak sehingga data-data karyawan tersebut harus terorganisir dengan baik, terutama dalam bidang absensi karyawan. Sistem informasi sendiri adalah suatu jaringan keja yang merupakan kumpulan dari elemen- elemen yang saling berhubungan dan berinteralsi untuk mencapai tujuan tertentu yaitu berupa informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan baik untuk waktu sekarang maupun diwaktu yang akan datang. Informasi dan data merupakan komponen yang saling berhubungan satu sama sama lain. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang memberi arti dan bermanfaat sedangkan data adalah fakta atau apapun yang bisa atau dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan selain itu harus jelas maksud dan tujuannya, sehingga output (keluaran) bisa dipertanggungjawabkan. Informasi relevan atau informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang diterima oleh bagian keuangan dan pemilik perusahaan atau pimpinan sama. Informasi yang disajikan harus lengkap, efektif, efisisien, dan yang pasti harus tepat dan benar. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan sistem informasi yang baik dan handal, agar data-data yang telah dibuat akurat tanpa kesalahan sedikitpun, karena apa bila terjadi kesalahan yang tidak di ingin kan itu akan menghabiskan waktu yang banyak lagi untuk membetulkannya atau

3

membutuhkan waktu yang lama lagi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Sistem informasi memiliki beberapa jenis diantaranya Transaction Processing System (TPS), Office Automation System (OAS), Knowledge Work System (KWS), Management Information System (MIS), Decision System(DSS), yang sering di gunakan dan kebanyakan ialah Management Information System (MIS) atau disebut juga Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang dalam penerapannya di gunakan dalam satu komputer atau stand alone yang mana digunakan pada usaha industri atau bisnis yang ruang lingkupnya kecil misal dalam satu gedung atau satu ruangan. Sistem lama dalam melakukan proses penghitungan masih menggunakan sistem konvensional dimana rekap absen (pembukuan) masih ditulis sendiri atau manual yang tentu saja sangat besar kemungkinan adanya kesalahan (human error). Oleh karena itu perlu pembenahan dalam proses – proses tersebut secara pembukuan data atau pun sistem yang lain yang bersifat data – data penting perusahaan, proses penghitungan atau rekap absensi tersebut juga biasanya dilakukan setiap hari kegiatan kerja dan juga rekap per bulan untuk mengetahui kehadiran karyawan secara tertulis, jika hari libur akan menjadi kendala tersendiri ketika pemilik perusahaan tidak bisa melihat data absensi karyawan pada hari tertentu secara dikarena kan perusahaan libur.

Untuk

itulah

penulis

mencoba

untuk

4

membangun/membuat sebuah Sistem Informasi Manajemen Absensi yang handal sehingga dapat membantu pengusaha dalam mengelola dan mengembangkan sistem absensi nanti agar mendapat data yang akurat. Dengan permasalahan diatas penulis merasa tertarik melakukan penelitian untuk dijadikan bahan laporan kerja praktek yang mengambil judul Sistem Informasi Absensi Karyawan Pada CV. Alona Jaya.

1.2 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan kami dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini sebagai penambah informasi bagi kami yang di outputkan lewat tulisan yang terdapat pada makalah ini yang isinya tentang analisa sistem absensi yang sangat jelas bagi pembaca. Dengan mengetahui tentang proses absensi maka kami maupun pembaca dapat menambah pengetahuan wawasan mengenai sistem absensi karyawan. Adapun maksud penulisan Laporan KKP ini adalah : 1. Menambah wawasan secara perinci dalam pengolahan sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan, 2. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang didapat selama perkuliahan, 3. Lebih meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada perusahaan. Sedangkan tujuan dalam penulisan KKP ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah kerja praktek pada Semester 5 jurusan Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.

1

5

1.3 Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan KKP khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara ; 1. Wawancara ( Interview ) Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulis melakukan suatu metode suatu Tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem penjualan pada perusahaan ini. 2. Pengamatan ( Observation ) Penulis melakukan pengamatan – pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi ini dapat diketahui kesalahannya atau proses dan kegiatan tersebut. 3. Studi Pustaka Selain melakukan kegiatan tersebut diatas penulis juga melakukan studi kepustakaan melalui referensi yang ada di perpustakaan maupun di internet.

6

1.4 Ruang Lingkup Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas mengenai sistem absensi karyawan pada CV. Alona Jaya. Namun dalam kesempatan ini kami juga akan memberitahukan secara ringkas bagaimana proses absensi karyawan mulai dari karyawan melakukan absen lalu bagian keuangan membuat laporan absensi yang akan diberikan kepada pimpinan perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya penulis menjelaskan dahulu secara garis besar mengenai sistematika penulisan, sehingga memudahkan pembaca memahami isi laporan KKP ini. Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah : BAB I

PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan masalah umum, maksud dan tujuan penulisan laporan KKP, metode penulisan, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II

LANDASAN TEORI Dalam bab ini berisikan tentang uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem ( tool system )

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini menjelaskan tentang umum, tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data ( DAD ) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang dimilik 1

7

sub antara lain spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan alternative pemecahan masalah. BAB IV

PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang dibahas, dilanjutkan dengan saran – saran untuk mencapai suatu hasil akhir yang baik.

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem A. Pengertian Sistem Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara terus-menerus dan berulang kali atau secara rutin terjadi. Untuk memudahkan pemahaman mengenai sistem pertama-tama kita peroleh dari definisinya, dengan demikian definisinya ini mempunyai peranan yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Mempersoalkan sistem sebenarnya bukan membahas hal yang baru. Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Menurut Agus Mulyanto (2009:1) mendefinisikan bahwa, “Sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan”. Menurut Moekijat dalam Prasojo (2011:152), “Sistem adalah setiap sesuatu terdiri dari obyek-obyek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata kaitan dan bertata hubungan satu sama lain, sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu”. Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau kelompok dari elemen atau komponen yang saling

8

9

berhubungan atau saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi sistem menurut Jogiyanto (2005:1) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, pengertian sistem adalah sebagai berikut “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Definisi lain sistem menurut Azhar Susanto (2007:24) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, menyebutkan “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan”. Berdasarkan dua definisi sistem tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan pekerjaan yang berhubungan dengan prosedurprosedur yang erat hubungannya satu sama lain yang dikembangkan menjadi satu skema untuk melaksanakan sebagian besar aktifitas perusahaan dalam mencapai suatu tujuan. Dapat pula dikatakan bahwa suatu sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur merupakan unsur – unsur yang secara integrasi membentuk sistem tersebut. Sedangkan proses merupakan penjelasan prosedur atau tata urutan kerja dari suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Agar suatu sistem dapat bekerja secara efisien dan efektif maka setiap struktur dan proses tertentu harus saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

10

B. Karakteristik Sistem Model umum sebuah sistem adalah input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Sesuatu dapat dikatakan sistem jika didalamnya terdapat ciri-ciri atau karakteristik sebuah sistem, yaitu terdiri dari : 1. Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem terdapat berupa suatu subsistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batas Sistem (Boundary) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. 3. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan Luar sistem adalah pihak-pihak diluar sistem yang mempengaruhi sistem. 4.

Penghubung Sistem (Interface) Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar.

11

5. Masukan Sistem (Input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan (maintenance input) adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal (signal input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Tujuan Sistem (Goal) Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

C. Konsep Dasar Informasi Definisi informasi menurut Krismiaji (2005:15) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa, “Informasi adalah data yang telah diorganisasi dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”. Definisi lain menurut Jogiyanto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi definisi informasi adalah sebagai berikut,

12

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Berdasarkan

dua

definisi

informasi

tersebut,

maka

penulis

dapat

menyimpulkan bahwa informasi adalah serangkaian data yang diolah, dibentuk atau dimanipulasi menjadi data yang mempunyai sifat sementara tergantung dengan waktu yang memiliki kegunaan dan manfaat bagi orang yang menerimanya, dan dapat digunakan sebagai alasan untuk melakukan tindakan serta mengambil keputusan.

D. Kriteria-Kriteria Informasi Menurut Mc. Leod dalam Azhar Susanto (2008:38-39) suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Relavan Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan atau bernilai guna. 2. Akurat Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya atau bebas dari kesalahan. 3. Tepat waktu Informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang/tidak usang. 4. Lengkap Informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

13

E. Pengertian Sistem Informasi Menurut Azhar Susanto (2007:55) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Manajemen, edisi 3 menjelaskan bahwa, ”Sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lainnya dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berguna”. Menurut Jogiyanto (2005:11) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi yang diambil dari definisi Robert A dan K.Roscoe Davis, adalah sebagai berikut, “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dengan laporanlaporan yang diperlukan” Berdasarkan dua definisi sistem informasi tersebut, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. F. Komponen-Komponen Sistem Informasi Komponen-komponen Sistem Informasi adalah sebagai berikut : 1. Perangkat keras (hardware) Perangkat keras mencakup berbagai peranti fisik seperti komputer dan printer.

14

2. Perangkat Lunak (software) Yaitu sekumpulan instruksi- instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data. 3. Prosedur (procedure) Yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang (brainware) Yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5. Basis data (database) Yaitu sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan komputer dan komunikasi data Yaitu system penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dapati secara bersama tau diakses oleh sejumlah pemakai. G. Sistem Informasi dalam Suatu Organisasi Sistem informasi sangat mendukung proses dalam suatu organisasi khususnya dalam menjalankan fungsi managerial yang meliputi: 1. Perencanaan (Planning) Proses untuk memikirkan secara matang dan bijaksana serta menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan metoda yang paling baik. 2. Pelaksanaan (Organizing) Proses untuk menata dan menetapkan pekerjaan dan sumber daya manusia yang ada.

15

3. Pengendalian (Controlling) Proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi sesuai dengan metode atau prosedur yang telah ditetapkan. H. Kegiatan Sistem Informasi Kegiatan sisitem informasi adalah sebagai berikut : 1. Input adalah proses yang menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data yang akan diproses. 2. Proses adalah bagaimana suatu data yang diolah untuk mengahasilakan suatu informasi yang bernilai lebih. 3. Output adalah suatu kegiatan untuk menghasilkan suatu laporan dari proses. 4. Penyimpanan adalah suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. 5. Kontrol adalah suatu aktivasi untuk menjamin bahwa system informasi tersebut bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

16

2.2 Perlalatan Pendukung (Tools Sistem) Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan Laporan KKP ini adalah : A. Diagram Alir Data (DAD) 1. Konsep Dasar Diagram Alar Data Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. 2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data a) External Entity Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan

untuk

menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut. b) Proses Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses pengolahan atau transformasi data.

Kegiatan yang dilakukan oleh

organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.

17

c) Data Flow Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem. Selain menunjukan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud. d) Data Store Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file hard disk. Data store ini juga berkaitan dengan penyimpanan folder. 3. Aturan Main dalam Diagram Alur Data a)

Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung.

b)

Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung.

c)

Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya).

d)

Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar.

18

4. Tahapan Proses Pembuatan Diagram Alur Data Langkah – langkah dalam membuat Diagram Alur Data dibagi menjadi tiga tahap atau tiga tingkat kontruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut : a) Buat Diagram Konteks Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada. b) Buat Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci). c) Buat Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. 5. Kamus Data / Data Dictionary Kamus data disebut juga dengan istilah data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari kamus data adalah sebagai sebuah katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu

19

juga untuk menghindari penggunaan kata – kata yang sama, karena kamus data disusun secara abjad. Adapun kegunaan dari kamus data adalah : a) Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan. b) Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan laporan. c) Menentukan muatan data yang disimpan salam file - file. d) Mengembangkan logika untuk proses – proses DAD. Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal - hal sebagai berikut : a) Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu aras data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. b) Alias Alias atau nama lain dari data yang dituliskan larena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. c) Tipe Data atau Bentuk Data Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir , dokumen hasil cetakan komputer , laporan

20

terarah , tampilan layar monitor, variable, parameter, dan field – field adalah bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data. d) Arus Data Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram. e) Penjelasan Untuk lebih menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dikamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut. f) Periode Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input data harus dimasukan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan – lapoan harus dihasilkan. g) Volume Volume yang perlu dicatat dalam kamus data adalah tentang volume rata –rata dan volume puncak darai kamus data. Volume rata – rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak menunjukan volume yang terbanyak. h) Struktur Data Struktur yang menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item – item atau elemen – elemen data.

21

6. Notasi Kamus Data Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan Notasi Struktur Data. a) Notasi Tipe Data Notasi tipe data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut : Tabel 2.1 Notasi Tipe Data Notasi

Keterangan

X

Setiap karakter

9

Angka numerik

A

Karakter Alfabet

Z

Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

.

Titik sebagai penulisan ribuan

,

Koma sebagai pemecahan pecahan

-

Hypen sebagai tanda penghubung

/

Slash sebagai tanda pembagi Sumber : Jogiyanto (2005:370)

b) Notasi Struktur Data Struktur dari data terdiri dari elemen – elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

22

menyebutkan nama dari item – item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukan informasi – informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi – notasi sebagai berikut :

Tabel 2.2 Notasi Struktur Data Notasi

Keterangan

=

Terdiri dari

+

And (dan)

()

Pilihan (Ya atau Tidak)

{}

Iterasi / pengulangan proses

[]

Pilih salah satu pilihan

*

Keterangan atau catatan

@

Petunjuk (Key Field)

I

Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Sumber : Jogiyanto (2005:1)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum Dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, sekarang ini banyak sekali perusahaan-perusahaan swasta yang berkembang. Yang bergerak dibidang jasa maupun penjualan. Salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan adalah tempat yang telah kami riset yaitu CV. Alona Jaya beralamat di Ruko Golden Madrid 2 Blok I / 01 BSD City, Tangerang. Dalam kali ini kami membahas mengenai penjualan berbagai tas yang terbuat dari kulit reptile yaitu ular. 3.2 Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. 3.2.1 Sejarah Perusahaan CV. Alona Jaya merupakan perusahaan swasta yang berdiri sejak tahun 1979 dan bergerak dibidang eksport kulit reptil samakan dan juga pembuatan tas, dompet, ikat pinggang dan lain-lain. Untuk memenuhi kebutuhan ekspor, CV. Alona Jaya mempunyai beberapa pengumpul kulit reptil diberbagai daerah seperti Jawa, Sumatera, Kalimantan dan NTB. Kulit reptil dikirim ke Jakarta dengan menggunakan angkutan darat, angkutan laut maupun pesawat udara, oleh perusahaan kami kulit

23

24

tersebut diproses dan disamak menjadi kulit crust atau finish yang kemudian siap diekspor ke negara tujuan. Disamping kulit reptil samakan, CV. Alona Jaya juga mengusahakan home industry yaitu mengolah kulit reptil samakan menjadi barang jadi seperti Tas, Ikat Pinggang, Dompet dan lain lain. Dikarenakan adanya kulit sisa eksport yang tidak terpakai, untuk memanfaatkannya agar tidak terjadi limbah maka dibuatlah home industry ini. Barang jadi ini dijual di toko dan sebagian lagi untuk diekspor. Home industry dalam pembuatan tas, dompet, ikat pinggang dan lain-lain bernama Vielta. Pada umumnya negara pelanggan kami untuk pembeli kulit hasil samakan adalah Jepang, Amerika Serikat, Mexico, England, Brasil, Spanyol dan Italia. Volume ekspor umumnya dari tahun ke tahun meningkat sehingga akan kami tingkatkan baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Sedangkan untuk pelanggan kami yang membeli Hand bag nya lebih dominan orang – orang korea yang menetap di Indonesia, ataupun mereka yang hanya berlibur ke Indonesia. Dalam menjalankan kegiatan ekspor ini perusahaan kami telah memiliki berbagai sarana dan prasarana kerja seperti gudang, peralatan mesin-mesin samak, alat-alat transportasi dan komunikasi serta peralatan kantor. CV. Alona Jaya dalam tahun 2015 telah menyerap karyawan sebanyak 41 orang karyawan tetap dan 8 orang karyawan harian. Mereka rata-rata telah mempunyai pengalaman kerja yang cukup baik dan profesional di bidangnya masing-

25

masing. Diharapkan untuk tahun 2016 perusahaan kami akan siap menghadapi persaingan ekspor di pasaran, dengan demikian segala aktivitas yang dijalankan CV. Alona Jaya akan berhasil dan efektif. CV. Alona Jaya mempunyai jadwal kerja sebagai berikut : Hari

: Senin s/d Sabtu

Waktu

: 07.00 – 16.00 wib

Istirahat

: 12.00 – 13.00

Keterangan absensi karyawan sebagai berikut : I = Izin S = Sakit TB = Tanpa Berita C = Cuti

3.2.2 Struktur Organisasi Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian. pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya.

26

Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Alona Jaya Tugas dan wewenang : Direktur

: Merencanakan mendelegasikan dan menentukan haluan dan

kebijaksanaan

manajemen

bertanggung jawab atas jalannya

perusahaan

dan

seluruh kegiatan

perusahaan serta mencari pasatan baru. Bagian Penjualan

: Melaksanakan proses penjualan tas dari mulai stok barang masuk sampai barang keluar

Bagian Penyamakan

: Melaksanakan penyamakan kulit yang menyangkut proses Wet Blue / Crust / Finishing.

27

Bagian Kerajinan

:

Melaksanakan

pembuatan

produk

yang

dihasilkan

termasuk masalah design / rancang bangunnya. Bagian Ekspor

: Melaksanakan ekspor/ penjualan termasuk disini adalah mengenai promosi.

Bagian Umum

: Melaksanakan pengiriman dan membantu bagian yang lain.

Bagian Keuangan

: Mengurus istrasi keuangan dan pembukuan.

28

3.3 Prosedur Sistem Absensi Berjalan pada perusahaan Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada yaitu sistem informasi absensi. Sistem ini meliputi analisa prosedur sistem absensi dan analisa dokumen data absensi, kami akan menjelaskan satu per satu proses absensi di perusahaan ini. A. Cara Pengisian Absen Cara pengisian absen dan prosedur pengolahan data sesuai hal yang ditentukan yaitu : 1. Nama Karyawan 2. Nomor Induk Karyawan 3. Bagian Karyawan 4. Jam Masuk Karyawan 5. Jam Pulang Karyawan 6. Tanggal Kerja Karyawan 7. Keterangan B. Prosedur Absensi Karyawan 1. Setiap karyawan pada setiap hari kerja wajib mengisi absensi yang telah di sediakan kepada setiap bagian dengan sistem cek roll.

29

2. Bagian keuangan merekap semua data absensi karyawan setiap hari sebagai bukti kehadiran karyawan setiap hari dan menyusun laporan absensi karyawan untuk diberikan langsung kepada pimpinan dan disimpan di arsip. 3. Pimpinan perusahaan menerima laporan absensi karyawan setiap bulan yang telah direkap oleh bagian keuangan sebagai data untuk mengukur prestasi kinerja karyawan dalam perusahaan.

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan Dari hasil analisa yang dilakukan pada CV. Alona Jaya, akhirnya dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini.

Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

30

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

31

Gambar 3.4 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan Pada kamus data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara lebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari. Berikut ini adalah kamus data dari masing-masing arus data yang mengalir pada sistem informasi absensi karyawan :

32

A. Kamus data untuk menjelaskan data masukan Nama arus data

: Kartu absensi karyawan

Alias

:-

Bentuk data

: Dokumen/Kartu

Sumber data

: Karyawan

Arus data

: Dari karyawan ke proses 1.0

Rangkap

: 1 (satu)

Struktur data

: NIK, Nama , Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar, Keterangan.

Frekuensi

: Setiap bulan

Penjelasan

:Berisi data kehadiran karyawan selama satu bulan.

B. Kamus data untuk menjelaskan proses Nama arus data

: Data absensi karyawan

Alias

:-

Bentuk data

: Dokumen

Asal Data

: Kartu Absensi

Arus data

: Dari proses 1 ke file absensi

33

Nama Proses

: Hitung jam kerja dan persentasi kehadirana

Alias

: Jam kerja

Fungsi

: Untuk menghitung dan memproses jam kerja, Jam lembur dan persentasi kehadiran selama satu Bulan

Asal data Struktur data

: Data absensi karyawan : NIK, Nama, Nama Bagian, Jam masuk, Jam keluar, Keterangan.

C. Kamus Data untuk data keluaran Nama arus data

: Laporan Absensi Karyawan

Alias

:-

Sumber data

: Kartu absensi karyawan

Bentuk data

: Dokumen

Arus data

: Dari proses 2.0 ke pimpinan

Penjelasan

: Berisi simpanan data absensi karyawan untuk dicetak

Fungsi

: Untuk membantu menghitung jumlah jam kerja karyawan

Struktur data

: NIK, Nama, Nama bagian, Jam masuk, Jam keluar, Keterangan.

34

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan tas. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. 3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem absensi karyawan di CV Alona Jaya. 1.

Nama Dokumen

: Kartu Absen

Fungsi

: Untuk Absen Karyawan

Sumber

: Karyawan

Tujuan

: Keuangan

Frekuensi

: Setiap kali melakukan absensi

Jumlah

: 1 kartu

Bentuk

: Lampiran A.1

35

3.6.2 Spesifikasi dokumen Keluaran 1.

Nama Dokumen

: Laporan

Fungsi

: Laporan Absen Karyawan

Sumber

: Absensi Karyawan

Tujuan

: Keuangan

Frekuensi

: Setiap bulan rekap absensi

Jumlah

: 1 Set

Bentuk

: Lampiran A.2

3.7 Permasalahan Pokok di Perusahaan Dalam

pelaksanaannya,

tentunya

setiap

perusahaan

memiliki

permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada CV.Alona Jaya, permasalahan yang sering terjadi antara lain : 1. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi karyawan pada CV. Alona Jaya masih tertulis (manual) sehingga untuk pencatatan data masih memakan waktu yang lama dan sangat dibutuhkan ketelitian yang tinggi agar tidak salah dalam mencatat data tersebut. 2. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada sistem pendataan dan absensi karyawan,sehingga masih banyak kemungkinan adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

36

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh CV. Alona Jaya ada beberapa cara untuk mengatasi masalah tersebut antara lain; 1. Sebaiknya CV. Alona Jaya menerapkan sistem komputerisasi untuk memudahkan pencatatan data dan absensi karyawan agar lebih mudah,cepat dan akurat. 2. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada CV. Alona Jaya agar segera dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali sehingga bisa meminimalisir kesalahan – kesalahan yang kerap terjadi serta mencegah adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi data).

BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut ; a. Sistem absensi karyawan di CV. Alona Jaya masih di tulis tangan (manual) sehingga dibutuhkan ketelitian yang tinggi juga memakan waktu yang lama. b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan maka masih banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi karyawan (manipulasi data). 4.2 Saran Pada dasarnya sistem absensi CV. Alona Jaya masih kurang efektif , maka saran yang dapat digunakan untuk CV. Alona Jaya adalah sebagai berikut : a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan ini akan lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan lebih cepat dan akurat. b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk mengawasi dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam pencatatan absen.

37

38

DAFTAR PUSTAKA

Adi

Nugroho. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Metodologi Berorientasi Objek. Bandung, Informatika,

Informasi

dengan

Al-Bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar. Yogyakarta Azhar Susanto. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: T. Lingga Jaya Azhar Susanto. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi Terstruktur. Yogyakarta: Andi. Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua; Yogyakarta : Akademi Manajemen. Perusahaan YKPN. Moekijati, Prasojo. 2011. Sistem Infomasi, Yogyakarta : Andi Offset. Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset. Mulyanto A. 2009. Sistem Informasi, Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Taufiq R. 2013. Sistem Informasi Manajemen. Konsep Dasar, Analisis dan Metode Pengembangan. Yogyakarta : Graha Ilmu.

LAMPIRAN A.1

LAMPIRAN A.2

LAMPIRAN A.3