Auditoria Operativa 4c1a2r

UNIVERSIDAD PERUANA DE LAS AMERICAS

AUDITORIA OPERATIVA PROFESOR C. SERGIO RAMIREZ NAVARRO Lima, 06 de octubre de 2014

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AUDITORIA OPERATIVA ANTECEDENTES: Una de las auditorias mas convencionales para conocer la situación económica y financiera de una empresa es la Auditoria Financiera, cuyo objetivo es determinar la razonabilidad que presentan los estados financieros a una fecha determinada, de conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en el Perú (PCGA) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), emitiendo como resultado el correspondiente dictamen (opinión) de auditoria. La Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar la gestión gerencial en los distintos niveles jerárquicos de la Empresa, respecto del cumplimiento de metas, objetivos, planes, políticas, normas, presupuestos, procedimientos istrativos y financieros, y la evaluación de la estructura del Control Interno empresarial (COSO I y II) cuyos componentes son entre otros: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control gerencial, sistemas de información y comunicación y supervisión y monitoreo. A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones de los planes originalmente trazados por la Dirección o Gerencia de la empresa. La Gerencia necesita conocer objetivamente en que medida se están cumpliendo las metas y objetivos propuestos y como se están utilizando los 2 recursos en todas las unidades de la empresa.

BASE LEGAL DE LA AUDITORIA OPERATIVA - NIA: Normas Internacionales de Auditoria. - NAGA : Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas - Normas y principios de istración. - Directivas sobre aspectos istrativos, contables y operativos. -Sistemas istrativos, programas y/o actividades especificas de la empresa, por ejemplo: área de Logística en las Contrataciones y Adquisiciones, área RRHH en el Control de asistencia del personal. - Control Interno COSO I y COSO II . - Ley N° 28411 “Ley General de Presupuesto” . -PCGA: Principios de Contabilidad Generalmente aceptados - NIC: Normas Internacionales de Contabilidad. - MOF, ROF, Estructura Organizacional. - R.C. N° 162-95-CG “Aprueba la Normas de Auditoria Gubernamental NAGU y modificatorias. - R.C. N° 152-98-CG “Aprueba el Manual de Auditoria Gubernamental – MAGU y modificatorias.

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AUDITORIA OPERATIVA: SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO Equipo Profesional: La auditoría operativa es efectuada por un equipo de profesionales de diversas disciplinas según el área a evaluarse. (RR.HH, Logística, Informática, etc.) La mayoría de estos son Contadores Públicos Colegiados (C) La ley del Contador Público No. 13253 dispone que toda clase de operaciones de auditoria, sea una función privativa de los Contadores Públicos (Auditoria: Estados Financieros). El personal de Auditores Operativos está conformado por un equipo polivalente de profesionales contadores públicos colegiados, técnicos profesionales y de otras disciplinas como son: ingenieros, economistas, abogados, especialistas en sistemas informáticos y/o electrónicos, es de empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su área de pericia. El auditor operativo tiene la responsabilidad de contribuir a mejorar la gestión de la Alta Dirección de la Empresa, Gerencia General y Gerentes de línea, sugiriéndole las recomendaciones que ayuden a fortalecer la gestión empresarial. Asimismo, tiene la responsabilidad de observar el incumplimiento de las normas internacionales de auditoria, principios de Contabilidad Generalmente aceptados, Directivas internas, principios de istración, etc., con la finalidad de que se adopten las medidas correctivas. La auditoría operativa puede ser realizada por: - El personal especializado de la propia empresa = AUDITORIA INTERNA. o - Por personas ajenas = AUDITORIA EXTERNA (SOA=Sociedades Auditoria). 4

AUDITORIA OPERATIVA: SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO SECTOR PRIVADO: Toda empresa privada de mediana o gran envergadura, debe contar con un área de auditoria interna. La auditoria operativa en el sector privado orienta sus acciones a determinar si la gestión gerencial de la empresa está cumpliendo apropiadamente con sus funciones y responsabilidades istrativas con un alto grado de calidad, eficiencia y economía en el cumplimiento de sus metas y objetivos empresariales. El auditor Interno operativo, conoce más las operaciones de la empresa en la que trabaja y debe tener una función independiente y libre de influencias externas en sus evaluaciones y recomendaciones. SECTOR PÚBLICO: Las entidades que se encuentran desarrollando sus funciones en el marco del sector publico, se encuentran sujetas istrativa y normativamente por la Contraloría General de la República como ente rector del Sistema Nacional de Control. Función CGR: Propender al apropiado, oportuno y efectivo ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado. El Alcance de la auditoría operativa en los sectores privado y público, se pueden considerar tres tipos de auditoría: 1) auditoría de estados financieros, 2) auditoría de cumplimiento y 3) auditoría operativa o de gestión).

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VISIÓN INTEGRAL DE LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES CONCEPTO: EMPRESA MODERNA La Empresa moderna es un ente social, económico, jurídico y tecnológico que traza sus objetivos con visión de futuro, en éste contexto se encuentra permanentemente en la mejora continua de sus funciones de dirección, planeación, organización, ejecución y control de sus actividades, y se vincula al mundo globalizado a través de tecnologías de punta en sus relaciones comerciales, contractuales, regístrales e informativas. Asimismo lleva consigo una organización empresarial con capacidad integradora, jurídica, capitalizadora y solidario que proporciona un alto estándar de calidad en sus productos, con el propósito que le generen mayor prestigio, rentabilidad y empleo. (Ejemplo: Estructura Orgánica de una empresa de gran envergadura). La Empresa moderna se sujeta a los cambios políticos, sociales, económicos, culturales, jurídicos, informáticos, tecnológicos y naturales; y convive bajo los principios generales del derecho, economía, istración, contabilidad, etc. VISION: - La visión de una empresa moderna es lograr que se establezcan y cumplan las metas y objetivos trazados por la alta dirección. - Se diseñen estrategias, tomen decisiones y se ejecuten tareas, logrando así, coherencia y orden. - Permite enfocar los esfuerzos de todos los de la empresa hacia una misma dirección.

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VISIÓN INTEGRAL DE LAS ORGANIZACIONES EMPRESARIALES - Permite que ésta sirva como fuente de inspiración, logrando que todos los de la organización empresarial se sientan identificados, comprometidos y motivados en poder alcanzarla. Una buena visión de empresa, debe tener las siguientes características: - Tener sentido de identificación y compromiso de todos los de la empresa. - Tener valores, principios y cultura empresarial. - Ser clara, entendible y fácil de seguir. - Tener en cuenta los recursos de la empresa y sus reales posibilidades. MISIÓN: La misión le da identidad y personalidad a una empresa, mostrando a clientes y proveedores, el ámbito en el cuál se desarrolla; permitiendo distinguirla de otras empresas similares. Ejemplo de Visión y Misión: Misión: Somos una empresa de comercialización de productos y servicios en el área de telecomunicaciones: confiable, eficiente y ética, orientada a satisfacer las necesidades y aspiraciones de nuestros clientes. Visión: Ser para el año 2015, líder en la comercialización de productos y servicios en el sector de Telecomunicaciones, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, accionistas y sociedad. Nuestro compromiso es la excelencia.

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Ejercicio Práctico Grupal 1.- Analisis casuística empresarial: “Dilema de la Fabrica” Proceso de importación (compra de maquinaria) . Como sacar dicha maquinaria de aduana. (Ver ética y moral). Existe deficiencia de control interno ? Existe responsabilidad de alguna área o no. ¿Indique porqué? Conclusión y Recomendación - en hoja adicional. Interpretación de cada grupo en próxima clase. 2.- Trabajo de Analisis Grupal: “Corrupción en Adquisiciones” Leer las separatas del trabajo “corrupción en adquisiciones”, e identificar la formula y los tipos de procesos de adquisición. Luego: -Grupo 1: Analizar el Paso 1 e interpretar las letras A,B,C y D. -Grupo 2: Analizar el Paso 2 e interpretar las letras A,B,C y D. -Grupo 3: Analizar el Paso 3 e interpretar las letras A,B,C y D. -Grupo 4: Analizar el Paso 4 e interpretar las letras A,B,C y D. -Grupos 5 y 6: Analizar el Paso 1 y Paso 3 respectivamente , e interpretar las letras A,B,C y D. (debe diferir de los grupos 1 y 3). Todos los grupos deberán analizar el cuadro A1 y emitir sus conclusiones y recomendaciones para superar la corrupción. Fecha de presentación y exposición : Lunes 10.nov.2014. 8

Fases del Proceso de Adquisición y/o Contratación de bienes y/o servicios Necesidad de adquirir o contratar

(Plan Anual Contrataciones) (PAC)

Proceso de selección (Convocatoria)

Ejecución Contractual

- Área usuaria requiere adquirir o contratar bienes o servicios, y remite al área de Logística las características y/o especificaciones técnicas, para su inclusión en el PAC. - Cotización a proveedores del bien, servicio u obra a contratar, adjuntando las especificaciones técnicas. - Proveedores presentan sus cotizaciones (mínimo 3 ) y se determina el valor referencial en función ofrece el mercado. - Modalidad: Licitación Publica, Concurso Publico, Adjudicación Directa selectiva y/o de Menor Cuantía. (ASP)

- Designación del Comité Especial encargado llevar a cabo el proceso de selección-desde la convocatoria hasta buena pro. - Elaboración de las Bases del Proceso de Selección - Convocatoria del calendario del proceso de selección. - Inscripción de postores, consultas y absoluciones de bases. - Aprobación de las Bases Integradas del proceso. Presentación de propuestas técnicas y económicas postores - Evaluación de las propuestas por el Comité Especial y selecciona al ganador (Otorga la Buena Pro), al postor que obtuvo mayor puntaje, calidad y menor precio referencial. - Suscripción del contrato con el postor que ganó la buena pro - Carta de Garantía de fiel cumplimiento del postor. - Valor contrato debe ser el mismo de la propuesta económica. - Clausula de penalidades por incumplimiento de contrato. - Verificar otorgamiento de ampliaciones de plazo y sobrecostos otorgados al contratista. (analizar sustento). - Liquidación del Contrato.

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MARCO NORMATIVO DE LA AUDITORIA OPERATIVA

EL AUDITOR OPERATIVO Y SUS ACTIVIDADES DENTRO DEL CAMPO EMPRESARIAL: FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

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FUNCIONES PRINCIPALES DEL AUDITOR OPERATIVO:

• Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información. • Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo. • Respetar las normas internas utilizadas por la institución. • Estudiar la misión, visión, objetivos, políticas, estrategias y planes de trabajo. • Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria. • Proponer los sistemas istrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad, eficiencia y economía de la organización. • Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria. •Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria. • Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados. • Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. • Evaluar los registros contables e información financiera. • Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles. • Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización. • Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina .

•Evaluar el Sistema de Control Interno de la empresa. 11

PERFIL DEL AUDITOR: Las características de un auditor constituyen el elemento principal dentro de un proceso de auditoría, ya que sobre el auditor recaen todas las responsabilidades de la auditoria, y además logrará todos los resultados necesarios para proponer medidas para elevar el desempeño de la organización. Es recomendable apreciar algunos de los siguientes niveles de formación: •Formación académica: Estudios a niveles técnicos profesionales en auditoria. •Formación Complementaria: Instrucción en la materia obtenida a lo largo de su vida profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o cursos. •Las habilidades y destrezas: que pueda tener un auditor, harán que consiga desenvolverse con naturalidad dentro de su trabajo y sepa enfrentar con mayor facilidad obstáculos que se encuentre a la hora de desarrollar su trabajo. Entre esas habilidades se pueden nombrar las siguientes: Actitud positiva, Saber escuchar, Mente analítica, Capacidad de negociación, Iniciativa, Facilidad de trabajar en equipo, entre otros. COMPETENCIAS: La ejecución del trabajo en un auditor, puede estar destinado como auditor interno o externo. El auditor interno se encuentra como parte de la organización en gestión, y en donde tendrá un papel importante ya que deberá ser capaz de responder retos de acuerdo a la visión de la organización. En el caso de un auditor externo su participación es valiosa ya que tiene una apreciación objetiva  de los hechos además de estar limitado en el tiempo para la realización de la auditoria. COMPORTAMIENTO DEL AUDITOR: •Formación y Capacidad Profesional, •Independencia de criterio, •Integridad,

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PERFIL DEL AUDITOR DIMENSIÓN

CUALIDADES O VALORES

Culto INTELECTUAL Ingenioso Perspicaz Crítico Inquieto Liderazgo Diligente PROFESIONAL Responsable Disciplina y orden Experiencia

Académico

Buen comunicador Idoneidad Actualizado Polifacético

Honradez Justicia Respetuoso MORAL Integridad Bondad Moderación, equilibrio Prudencia ESPIRITUAL Agradable Iniciativa EMOCIONAL Imparcial Sensible Solidario SOCIO-AMBIENTAL Ecológico 13

MARCO NORMATIVO DE LA AUDITORIA OPERATIVA NORMAS DEL AUDITOR OPERATIVO

La auditoría es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto nivel. El ser auditor exige un juicio profesional sólido y maduro para: Determinar los procedimientos a seguir. Juzgar los resultados obtenidos. Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios. Debido a que no existen normas especificas en Auditoria Operativa, cualquier persona que audite puede estar confundido ante que decisiones a tomar o que juzgar. Por este motivo las normas de auditoria generalmente aceptadas (NAGAS) serán las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad y reglas de conducta personal. Las normas personales que debe cumplir el auditor operativo se enmarcan dentro de: Las exigencias de calidad del trabajo profesional del auditor. (objetividad, claridad, excelencia, etc.). El auditor debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia de criterio, y experiencia profesional. Desarrollo apropiado del trabajo del auditor, en sus diferentes fases. 14

MARCO NORMATIVO DE LA AUDITORIA OPERATIVA NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS: (NAGAS) DEFINICION:

Las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse el desempeño de los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. CLASIFICACIÓN:

En la actualidad las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas se clasifican en: Normas Generales o Personales 1.Entrenamiento y capacidad profesional 2.Independencia de criterio 3.Cuidado o esmero profesional. Normas de Ejecución del Trabajo 4. Planeamiento y Supervisión 5. Estudio y Evaluación del Control Interno 6. Evidencia Suficiente y Competente Normas sobre preparación del Informe 7. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 8. Consistencia 9. Revelación Suficiente 10. Opinión del Auditor 11. Preciso, conciso, claro y entendible.

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Las NAGAS se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.

MARCO CONCEPTUAL DE LAS NAGAS: a)NORMAS GENERALES O PERSONALES:  Entrenamiento y Capacidad Profesional

"La Auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento técnico y pericia como Auditor". Como se aprecia de esta norma, no sólo basta ser Contador Público para ejercer la función de Auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir, además de los conocimientos técnicos obtenidos en los estudios universitarios, se requiere la aplicación práctica en el campo con una buena dirección y supervisión. 

Independencia de criterio

"En todos los asuntos relacionados con la Auditoría, el auditor debe mantener independencia de criterio". La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo); se requiere entonces objetividad imparcial en su actuación profesional.  Cuidado o Esmero Profesional "Debe ejercerse el esmero profesional en la ejecución de la auditoría y en la preparación del dictamen". El cuidado profesional, es aplicable para todas las profesiones, ya que cualquier servicio que se proporcione al público debe hacerse con toda la diligencia del caso, lo contrario es la negligencia, que es sancionable. Un profesional puede ser muy capaz, pero pierde totalmente su valor cuando actúa negligentemente. El esmero profesional del auditor, no solamente se aplica en el trabajo de campo y elaboración del informe, sino en todas las fases del proceso de la auditoría, es decir, también en el planeamiento o 16 planeamiento estratégico cuidando la materialidad y riesgo.

b) NORMAS SOBRE EJECUCIÓN DEL TRABAJO Estas normas son más específicas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el desarrollo de la auditoría en sus diferentes fases o etapas. El propósito principal de este grupo de normas se orienta a que el auditor obtenga la evidencia suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su opinión sobre la confiabilidad de las tres “E” y los estados financieros, para lo cual, se requiere previamente un adecuado planeamiento estratégico y evaluación de los controles internos de la empresa. En la actualidad se pone énfasis de estos aspectos en el párrafo del alcance.  Planeamiento y Supervisión "La auditoría debe ser planificada apropiadamente y el trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado". Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los últimos años a nivel nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento estratégico como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho énfasis, utilizando el enfoque de "arriba hacia abajo", es decir, no deberá iniciarse revisando transacciones y saldos individuales, sino tomando conocimiento y analizando las características del negocio, la organización, financiamiento, sistemas de producción, funciones de las áreas básicas y problemas importantes, cuyo efectos económicos podrían repercutir en forma importante sobre los estados financieros materia de nuestro examen. Lógicamente, que el planeamiento termina con la elaboración del programa de auditoría.  Estudio y Evaluación del Control Interno "Debe estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno, durante la auditoria a los estados financieros y operativos de la entidad, como base para establecer el grado de confianza que merece, y consecuentemente, para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría". En la actualidad, se ha puesto mucho énfasis en los controles internos y su estudio y evaluación conlleva a todo un proceso que comienza desde la comprensión de la entidad, evaluación de riesgos, desarrollo de programas y procedimientos de auditoria hasta determinar los resultados de su evaluación. La evaluación del Control Interno comprende la estructura de los (5) elementos: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y Supervisión.

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 Evidencia Suficiente, Competente y Relevante: "Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante, mediante la aplicación de procedimientos de inspección, observación, indagación y confirmación, con la finalidad de obtener una base razonable que permita emitir una opinión sobre un área istrativa o estados financieros examinados. La evidencia es un conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y relevantes para sustentar una conclusión. (Ej. Verificación de niveles de gastos aprobados por la gerencia – hay Directiva?). La evidencia es suficiente.- cuando los resultados de la aplicación de procedimientos de auditoría, aseguran la certeza de que los hechos revelados, han quedado razonablemente comprobados. Para determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. (juicio, razonamiento, discernimiento). La evidencia es competente.- cuando es válida y confiable. En caso existan razones que se dude de su validez o de su integridad, se deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios útiles: -La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado. -La evidencia que se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente. -Los documentos originales son más confiables que sus copias. La evidencia es relevante.- cuando no ite duda respecto al hecho examinado. el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito que le permita c) NORMAS SOBRE ELABORACIÓN INFORME sustentar objetivamente la relevancia deDEL los hechos examinados. Estas normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir la elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente evidencias debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. El informe debe ser: conciso, preciso, claro y entendible por otras personas ajenas a una auditoria. La elaboración del informe tiene un grado de responsabilidad que lo asume el auditor Jefe de Comision, Supervisor y Jefe de OCI.

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OTRAS NORMAS: 1.- Normas Internacionales de Auditoria (NIAS):

Las Normas Internacionales de Auditoría es la aplicación de un conjunto de normas relacionados con la ejecución de una auditoria; comprende la aplicación de procedimientos, revisión del trabajo de auditoría, obtención de evidencias del trabajo efectuado, formulación de informes, emisión del dictamen respectivo, entre otros. Asimismo, se refiere al uso de papeles de trabajo y legajos estandarizados, su propiedad y custodia. Las NIAS abarcan la aplicación de una serie de normas en una auditoria financiera y también en una auditoria operativa o de gestión. 2.- Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU):

Las Normas de Auditoria Gubernamental constituyen los criterios generales que determinan los requisitos personales y profesionales del auditor gubernamental, orientados a uniformizar y optimizar los resultados del trabajo de auditoria. Dichas normas son las siguientes: -Normas Generales, -Normas sobre Planificación de Auditoria, -Normas sobre Ejecución de Auditoria y -Normas Relativas al Informe de Auditoria, entre otros. 19

Ejercicio Práctico Grupal Desarrollo de Normativa Aplicable a una Auditoria 1- Normas de Auditoria Generalmente aceptadas (NAGA): Descripción conceptual de cada NAGA y poner un ejemplo de c/u. Exposición Grupos 1 y 4

2.- Normas Internacionales de Auditoria. (NIAS):

Describir las normas e indicar ejemplos relevantes para la aplicación en el trabajo de auditoria financiera. Exposición Grupos 2 y 5

3.- Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU):

Descripción de las citadas normas con ejemplos representativos. Exposición Grupos 3 y 6

4.- Comentarios resumidos de los cinco (5) aspectos mas importantes de cada norma citada en los números 1, 2 y 3: Describir en su opinión 5 normas mas relevantes de cada uno e indicar porque es importante?. Exposición Grupo: 7

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RESPONSABILIDAD LEGAL, ETICA Y ISTRATIVA DEL AUDITOR 1.- REGLAMENTO DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR: Constituye una guía basada en principios y valores que orientan la labor de los auditores, con independencia, profesionalidad, responsabilidad y moral en el ejercicio de la función auditora. A continuación señalamos los Principios y Reglas de conducta que los auditores deben cumplir: PRINCIPIOS: INTEGRIDAD.La integridad de los auditores internos establece confianza y consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio. OBJETIVIDAD.- Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por terceras personas. CONFIDENCIALIDAD.- Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no la divulgan sin la debida autorización, a menos que exista una obligación legal para hacerlo. COMPETENCIA.Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoria interna.

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2.- CÓDIGO DE ÉTICA DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL DEL PERU : Aprobado por : RESOL. DE CONTRALORÍA Nº 077-99-CG de fecha 07.Jul.1999: Articulo Primero.Es el conjunto de principios, criterios y valores mínimos que orientan el desempeño individual del auditor gubernamental, en su actividad interna del Sistema, en las funciones de auditoría y en su tratamiento a las áreas y personas sobre las cuales recaen sus labores, con el objeto que mediante su observancia, los auditores desempeñen sus actividades funcionales. Artículo Segundo.El Código de Ética del Auditor Gubernamental del Perú, es vinculante para todo el personal de la Contraloría General de la República que intervenga en la labor de auditoría, de los Órganos de Auditoría Interna (OCI) de las entidades comprendidas en el ámbito del SNC y para el personal de las Sociedades de Auditoría designadas o contratadas para realizar trabajos en las entidades públicas. Artículo Tercero.- Por la naturaleza e intencionalidad del presente Código, forma parte esencial del conjunto de normas exigibles en la evaluación del desempeño del auditor dentro del Sistema, siendo sus resultados considerados para los procesos que corresponden a su interior. Artículo Cuarto.La jefatura de los Órganos de Auditoría designada conforme a las disposiciones del Sistema Nacional de Control, prestará juramento de honrar y cumplir a este Código de Ética, ante el Contralor General de la República, o a quien éste delegue, en ceremonia especial que programará periódicamente el Organismo Superior de Control. Artículo Quinto.La Escuela Nacional de Control queda encargada de la difusión del presente Código 23 y la capacitación del personal , en coordinación con la Secretaría de Ética.

El Código de Ética del Auditor Gubernamental, comprende lo siguiente:

I.- Aptitud de Servicio:

La vocación de servicio se muestra en acciones de entrega diligente a las tareas asignadas, en la disposición para dar esmerada atención a los requerimientos y trabajos encomendados, en tener receptividad para atender y solucionar las peticiones, denuncias o quejas de los ciudadanos.

II. Calidad de Servicio:

Propender a que nuestras acciones produzcan mejoras continuas en nuestras instituciones y contribuyan al logro de la excelencia en el servicio público, por medio de nuestras recomendaciones y de la información confiable, útil, oportuna y con valor agregado que reportamos. Para dicho fin, somos conscientes de: a) La necesidad de mantener el entrenamiento continuo; b) Ser receptivos a las observaciones y sugerencias que para el mejoramiento de nuestro desempeño nos sean formulados por los compañeros y superiores, así como con las medidas de control de calidad del Sistema Nacional de Control; c) La necesidad de agotar todos los medios necesarios para cumplir nuestras responsabilidades, así como para alcanzar las metas, objetivos y la expectativa técnica perseguida por nuestra acción.

III. Compromiso con el País:

Nuestras acciones se encuentran orientadas al bienestar del país, y a propiciar el desarrollo de una istración pública al servicio de la sociedad, para lo cual estamos comprometidos con los intereses permanentes de nuestras instituciones, con la salvaguarda del patrimonio público y con el respeto estricto al ordenamiento jurídico y demás deberes del Estado, subordinando a ellos, los intereses individuales.

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IV. Cordialidad:

Durante todo proceso de auditoría, las tareas se desempeñan teniendo en cuenta los derechos y la dignidad de los auditados, la necesaria eficiencia y eficacia en la istración de recursos, así como la continuidad del servicio de las áreas examinadas; por lo que observamos las reglas de buena conducta con los funcionarios públicos sin poner en riesgo nuestra independencia y probidad, y evitamos cualquier exceso de atribuciones que cree un clima inadecuado para nuestra labor. V. Cuidado y Esmero Profesional: Los auditores permanentemente somos cuidadosos en emplear correctamente el juicio profesional para determinar y elegir cada una de las decisiones propias de nuestra actividad, así como para premunirnos de todos aquellos elementos y criterios imprescindibles para poder decidir nuestros cursos de acción. VI. Independencia, Objetividad e Imparcialidad Los auditores reconocemos la independencia como un factor esencial para un mejor desempeño, por lo que nuestras decisiones y actuaciones siempre se orientan a aumentar los niveles de independencia y no a disminuirla. Al desempeñar nuestras tareas nos encontramos guiados por la exactitud, rectitud e imparcialidad, como garantías mínimas de objetividad, por lo que damos un tratamiento igualitario a todos los auditados, analizamos los hechos alejados de cualesquier predisposición o preferencia acerca de las personas o entidades y anteponiendo los criterios técnicos y la evidencia a cualesquier otra circunstancia. Nos encontramos permanentemente atentos a proteger nuestra independencia; evitando cualesquier situación o relación personal que pueda implicar un riesgo de corrupción, suscitar dudas acerca de la independencia requerida, o incurrir en interés personal en conflicto con las tareas que nos han sido confiadas. Del mismo modo, estamos prestos a declinar cortés, pero firmemente, cualesquier intento de influencia que pretendiera ejercerse sobre nuestras acciones.

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VII. Probidad istrativa: En lo personal, se debe mantener una conducta intachable, en el ejercicio de las funciones desarrolladas, procurando adoptar siempre un comportamiento honesto, respetuoso y ejemplar al istrar los bienes y recursos públicos, con entrega y lealtad en el desempeño de nuestras tareas, siendo conscientes y respetando por tanto, las limitaciones, restricciones y abstenciones que ellas nos exigen. Reconocemos que nuestra conducta debe ser irreprochable en todo momento, ya que aún una pequeña deficiencia perjudica la imagen de integridad y calidad de la labor de quienes ejercen la auditoría gubernamental y del Sistema Nacional de Control. VIII. Reserva o Confidencialidad: Las actividades inherentes a la auditoría gubernamental, aún luego de concluir éstas, se tiene la obligación personalísima de guardar reserva respecto a sus programas, procesos y resultados, así como sobre la información privilegiada, de la cual tomamos conocimiento con motivo de este ejercicio, estando impedido de utilizarlas, revelarlas o transmitirlas a terceros de cualquier modo, salvo a efectos de cumplir con nuestras responsabilidades legales. IX. Tecnicismo: Actuamos en todo momento de manera profesional, aplicando los estándares profesionales internacionales, las normas de auditoría gubernamental, la capacidad profesional y la madurez de criterio que nos demanda la trascendente labor del control gubernamental; y formulamos nuestras opiniones objetivamente con prescindencia de cualesquier incidencia o efecto que su ejecución o sus resultados puedan derivar para el poder público o grupos interesados X. Vocación por la Verdad y la Transparencia: En todas nuestras actividades transmitimos, con la convicción que nos otorga la seguridad en la corrección de nuestra labor, los resultados veraces y opiniones ciertas que hayan sido reveladas y evidenciadas, sin ocultamientos, ni ambigüedades. Para tal efecto, asumimos una conducta transparente durante nuestro ejercicio funcional, que implica particularmente: a) Generar y transmitir información útil, pertinente, fiable y verificable para la toma de decisiones. b) Brindar información sobre nuestras operaciones y preservar su . c) Manifestar con claridad e integridad las recomendaciones, 26 y las opiniones que nos competen. d) Presentar las declaraciones juradas de bienes y rentas.

LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR El auditor debe responder por su trabajo, pero no por el contenido de la información contable, istrativa y/o de gestión del área examinada, que es responsabilidad de los es y/o gerentes del ente emisor. El auditor que ejecute una auditoría negligentemente o que informa inadecuadamente las conclusiones de su trabajo debe asumir responsabilidades de tipo istrativo, civil y hasta penal. Los errores (no intencionales) y los fraudes (intencionales) producen omisiones o exposiciones inadecuadas de importes o informaciones en los estados contables. Cada auditoría realizada culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la alta dirección o gerencia general de la entidad auditada. Todos estos aspectos hacen que el trabajo de la auditoria operativa se vuelva cada vez mas complejo, exigiendo al encargado de la auditoria, velar por la aplicación apropiada de procedimientos de auditoria cuyo propósito es recomendar mejoras en la gestión de la 27 empresa.

3.- RESPONSABILIDAD LEGAL Y ISTRATIVA DEL AUDITOR La Ley N° 29307 de fecha 31.Dic.2008 , fue publicada en el Diario Oficial El Peruano modificando los artículos 198° y 245° del Código Penal e incorpora el artículo 198-A al mismo texto legal. El artículo 198°, circunscrito a los delitos de fraude en la istración de personas jurídicas, regula la norma básica de “istración fraudulenta”. El artículo 198-A, ahora también en materia de delitos de fraude en la istración de personas jurídicas, legisla los “informes de auditoría distorsionados” y la responsabilidad penal del auditor interno y externo que no revele en su informe o dictamen, tergiversaciones y distorsiones en la información contable – financiera de la empresa al que está auditando. Por su parte, el artículo 245°, denominado “delitos financieros”, tipifica el “ocultamiento, omisión o falsedad de información” con pena privativa de la libertad, así como también señala responsabilidad de los auditores no revelar de manera dolosa a sabiendas de tergiversaciones financieras. En consecuencia, tales cambios normativos apuntan a establecer la responsabilidad de los auditores y los alcances de la asunción de préstamos para la persona jurídica. Sin embargo, para analizar la penalización de la istración societaria a la luz de la citada Ley N° 29307 se precisa:

“Artículo 198°. “istración fraudulenta”.Será reprimido con pena privativa de libertad no menor de uno ni mayor de cuatro años el que, en su condición de fundador, miembro del directorio o del consejo de istración o del consejo de vigilancia, gerente, o liquidador de una persona jurídica, realiza, en perjuicio de ella o de terceros, 28 cualquiera de los actos siguientes:

1. Ocultar a los accionistas, socios, asociados, auditor interno y/o externo o terceros interesados, la verdadera situación de la persona jurídica, falseando los balances, reflejando u omitiendo en los mismos beneficios o pérdidas o usando cualquier artificio que suponga aumento o disminución de las partidas contables. 2. Proporcionar datos falsos relativos a la situación de una persona jurídica. 3. Promover, por cualquier medio fraudulento, falsas cotizaciones de acciones, títulos o participaciones. 4. Aceptar, estando prohibido hacerlo, acciones o títulos de la misma persona jurídica como garantía de crédito. 5. Fraguar balances para reflejar y distribuir utilidades inexistentes. 6. Omitir comunicar al directorio, consejo de istración, consejo directivo u otro órgano similar, acerca de la existencia de intereses propios que son incompatibles con los de la persona jurídica. 7. Asumir indebidamente préstamos para la persona jurídica. 8. Usar, en provecho propio o de otro, el patrimonio de la persona jurídica” Artículo 245. “Ocultamiento, omisión o falsedad de información”.El que ejerce funciones de istración o representación legal (director, gerente, ) de una institución bancaria, financiera u otra que opere con fondos públicos, que con el propósito de ocultar situaciones de iliquidez o insolvencia de la institución, omita o niegue proporcionar información o proporcione datos falsos a las autoridades de control y regulación, será reprimido con pena privativa de libertad no menor de dos (02) ni mayor de seis (06) años y con ciento ochenta (180) a trescientos sesenta y cinco (365) días-multa.”

29

CARTA DE COMPROMISO Y CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES

Carta de compromiso de Auditoría: Es conveniente a los intereses tanto del cliente como del auditor, que el auditor envíe una carta compromiso, preferiblemente antes del inicio del trabajo, para ayudar a evitar malos entendidos respecto al trabajo de auditoria a realizar. La carta compromiso documenta y confirma la aceptación del nombramiento por parte del auditor, el objetivo y alcance de la auditoría, el grado de las responsabilidades del auditor hacia el cliente y la forma de cualesquier informes. Contenido principal La forma y contenido de las cartas compromiso pueden variar para cada cliente, pero generalmente incluirían referencia a:  El objetivo de la auditoría de estados financieros.  Responsabilidad de la istración por los estados financieros.  El alcance de la auditoría, incluyendo referencia a legislación aplicable, reglamentos, o pronunciamientos de organismos profesionales a los cuales se adhiere el auditor.  La forma de cualesquier informes u otra comunicación de resultados del trabajo.  El hecho de que, a causa de la naturaleza de prueba (pruebas selectivas) y otras limitaciones inherentes de una auditoría. junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas representaciones erróneas sustanciales puedan permanecer sin ser descubiertas.  sin restricción a cualesquier registros, documentación y otra información solicitada en conexión con la auditoría. Otros. 30

EJEMPLO DE UNA CARTA COMPROMISO DE AUDITORÍA: La siguiente carta es para uso como una guía conjuntamente con las consideraciones señaladas en esta NIA 210 y necesitará variar de acuerdo a los requerimientos y circunstancias individuales.

Al Consejo de istración o al representante de la alta gerencia: Ustedes nos han solicitado que auditemos el balance general de fecha.....y los estados relativos de resultados y flujos de efectivo por el año que termina en esa fecha. Por medio de la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo de que expresemos una opinión sobre los estados financieros. Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría (o normas o prácticas nacionales relevantes). Dichas NIAs requieren que planeemos y desempeñemos la auditoría para obtener una certeza razonable sobre si los estados financieros están libres de representaciones erróneas importantes. Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que soporta los montos y revelaciones en los estados financieros. Una auditoría también incluye evaluar los principios contables usados y estimaciones importantes hechas por la gerencia, así como evaluar la presentación global del estado financiero. En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas representaciones erróneas importantes puedan permanecer sin ser descubiertas. (carácter selectivo de auditoria) Además de nuestro dictamen sobre los estados financieros, esperamos proporcionarle una carta por separado, referente a cualesquiera debilidades sustanciales en los sistemas de contabilidad y control interno que vengan a nuestra atención. Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los estados financieros incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la istración de la compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros contables y de controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas de contabilidad, y la salvaguarda de los activos de la compañía. Como parte del proceso de nuestra auditoría, pediremos de la istración confirmación escrita referente a las representaciones hechas a nosotros en conexión con la auditoría; esperamos una cooperación total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos directos. Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de los estados financieros. XYZ y Cía. Acuse de recibo a nombre de ABC y Cía. (firmada) _____________ 31 Nombre y título Fecha

MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA OPERATIVA Y DIFERENCIA CON OTROS TIPOS DE AUDITORIA

32

JUSTIFICACIÓN PARA REALIZAR UNA AUDITORIA OPERATIVA 1.Verificar que las áreas sensibles de la empresa estén cumpliendo adecuadamente con sus metas y objetivos institucionales. (Logística, RRHH., Contabilidad, Tesorería, Almacén, etc.) 2. . Necesidad de evaluar la gestión istrativa de la empresa, para determinar si se viene cumpliendo con eficiencia, eficacia y economía el desarrollo de sus actividades, y cumplimiento de su normativa legal. 3.- Crecimiento de las actividades istrativas, contables y financieras de la empresa, a fin de implementar departamentos y áreas para facilitar el control y revisión de las operaciones. 4.- Necesidad de incrementar la productividad y buscar mayor eficiencia hacer frente a la competencia.

para

5.- Las exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de los productos elaborados. 6.- Comprobar como se viene llevando a cabo la implementación del sistema de control interno institucional.

33

Tipos de Auditoria I. AUDITORÍA FINANCIERA

II. AUDITORIA TRIBUTARIA

TIPOS TIPOS

III. AUDITORÍA OPERATIVA

IV . AUDITORÍA DE GESTIÓN

V. AUDITORIA AMBIENTAL, ETC . 34

Auditoria Financiera Definición: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones contables y financieras, efectuado con posterioridad a su ejecución, con el propósito de evaluar la razonabilidad de los saldos que presentan los Estados Financieros, emitiendo como resultado el correspondiente Dictamen de Auditoria Financiera. Objetivo: Expresar opinión sobre la situación financiera. Informes: - Informe Corto (Dictamen de Auditoria), - Informe Largo de Auditoria Financiera, y - Informe sobre la estructura del Control Interno Base: Estados Financieros de la Empresa. Normas: PCGA, NAGA, NIA, NIIF, NIC, NAGU, MAGU, Etc. Entidad: Personas Jurídicas. Alcance: Periodos Anuales (Al finalizar ejercicio económico). 35

Objetivos de la Auditoria Financiera: -Opinar si los Estados Financieros presentan razonablemente la situación financiera y los resultados de sus operaciones y Flujos de efectivo, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados - PCGA. -Determinar si la gestión istrativa de la empresa viene cumpliendo con sus objetivos y metas trazados. -Que los PCGA en el Perú han sido aplicados consistentemente de un año a otro. (Ej. Uniformidad) -Determinar el cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias y uso de los recursos. -Establecer si los controles gerenciales son correctas, confiables y oportunas, mediante la evaluación del Sistema de Control Interno. 36

Auditoria Tributaria Definición: Es una revisión de las afirmaciones tributarias hechas por el contribuyente así como de los libros contables; con el objeto de que el auditor exprese una opinión sobre si los impuestos determinados y declarados se encuentran de acuerdo a las normas tributarias y principios de contabilidad generalmente aceptados. Objetivo: Expresar opinión sobre la situación tributaria. Informes: Informe Largo de Auditoria Tributaria. Base: Declaraciones Juradas de Renta anuales Normas: Código Tributario, Impuesto a la Renta y otros tributos a cargo de la empresa. Entidad: Contribuyente (Persona Jurídica). Alcance: Periodos Anuales, semestrales o mensuales. 37

Objetivos de la Auditoria tributaria: A) Determinar el correcto y oportuno cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo de la empresa. B) Determinar la veracidad de los resultados económicos (utilidad o perdida) de la empresa, así como de la materia imponible (renta neta). B) Establecer la razonabilidad de los registros contables a través de la revisión y análisis de los documentos fuente, libros, declaraciones juradas de impuestos. C) Evaluar la aplicación correcta de las prácticas contables sustentadas en los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Fases de la Auditoria Tributaria A) Análisis y selección de sectores económicos. (Comercial, Industrial, Minera, Banca, Seguros, Agropecuaria, Aviación, Marítima, etc.) B) Análisis y selección del contribuyente. C) Programación de la Auditoría. D) Ejecución e Informe de Auditoría tributaria. 38

Auditoria Operativa Definición: Es el examen crítico, sistemático e imparcial de la gestión istrativa de la empresa, con el propósito de determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que se logran los objetivos y se istran los recursos, verificando el cumplimiento de las normativas aplicables; a fin de formular recomendaciones que orienten a mejorar la gestión en el futuro. Crítico: El auditor no debe opinar con la información que se le presente a la primera, debe buscar todas las evidencias posibles para tener un buen juicio. Sistemático: Porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser coherente). Imparcial: Nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como en lo personal).

Objetivo: Evaluar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos empresariales y recomendar mejoras en la gestión. Informes: -Informe istrativo sobre evaluación de las tres “E”. -Informe sobre evaluación del sistema de control interno. Base: Actividades, funciones y sistemas istrativos. Normas: istrativas y de gestión empresarial . Entidad: Persona Jurídica. Alcance: Periodos Anuales, semestrales o mensuales. 39

Campo de Acción de la Auditoria Operativa: A nivel empresa, se tendrá en cuenta lo siguiente: Evaluación de la planeación de la empresa: Permite determinar las deficiencias istrativas y operativas en todos los niveles de la organización (alto, medio y bajo). Incluye la visión general y misión, objetivos, metas, planes, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas. Evaluación de contabilidad y finanzas: Comprende la revisión de los recursos de capital generadoras de inversiones, ventas y pago de obligaciones con terceros, por lo que es necesario evaluar los libros y registros contables, balances financieros periódicos, declaración de ingresos y gastos, etc. Evaluación de la función istrativa: Comprende la revisión y control de las actividades y procesos istrativos vinculados con áreas sensibles o críticas de la empresa como: Logística, Recursos humanos, Almacén, Compras, etc. Evaluación de la función de mercadotecnia: Permite a través de cuestionarios, entrevistas y reportes de gestión del área, evaluar la visión general de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad, entre otros. Evaluación de Investigación y Desarrollo de productos: Esta área es importante para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de elaboración y fabricación de nuevos productos. 40



Evaluación de la función de producción: Este debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Comprende la visión general de producción, inventarios y compras.



Evaluación de la función de personal: Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales.



Evaluación del ambiente de trabajo: Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo que debe evaluarse las condiciones y solidez de una estructura de trabajo que mejore la productividad.



Evaluación del sistema de información: Debe determinarse el grado de control respecto a la seguridad y confiabilidad del sistema de información. Se evalúan los controles del departamento de computación, sobre las entradas y salidas así como los controles interactivos y de seguridad. Verificar si cuenta con un plan de contingencia (Back Up).

41

Objetivos de la Auditoria Operativa: La auditoria operativa puede realizarse a toda la entidad, así como abarcar uno o más

actividades, programas, segmentos o función a ser examinado. Objetivo Principal: 1. Verificar el grado en que la gestión de la empresa viene cumpliendo con las metas y objetivos trazados por la alta dirección. 2. Si las funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica; 3. Si los objetivos y metas propuestas han sido logrados durante el periodo; y, 4. Si la información istrativa es adecuada y confiable. A. Objetivos Generales 1. Promover mejoras constructivas en la gestión de la empresa, en los sistemas istrativos, contables, financieros y de la estructura de control interno. 2. Determinar si se están llevando a cabo, programas o actividades autorizados, conduciéndose en forma debida y cumpliendo con los objetivos establecidos. 3. Verificar si los programas y actividades se llevan a cabo de manera eficiente, efectiva y económica. 42

4. Evaluar el cumplimiento de los planes, políticas, normas y procedimientos establecidos. 5. Examinar y evaluar los sistemas de control interno gerencial, determinando el grado de confiabilidad en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. 6. Determinar la suficiencia, oportunidad, utilidad y grado de confiabilidad de la información financiera y istrativa elaborada y utilizada para la toma de decisiones gerenciales internas. 7. Establecer si los recursos humanos, materiales y financieros son utilizados de manera eficiente, efectiva y económica y si se encuentran adecuadamente controlados. 8. Determinar si los sistemas de contabilidad y de información financiera cumplen con las normas contables y demás requerimientos que le son aplicables. 9. Obtener evidencia suficiente para fundamentar conclusiones concretas en los casos de irregularidades descubiertas, manteniendo una actitud positiva en la eliminación de posibles deficiencias o irregularidades en el futuro. Etc. 43

B. Objetivos Específicos Para cada auditoria de una entidad, unidad, programa o segmento de una actividad o servicio, deben establecerse los objetivos específicos de acuerdo con la naturaleza, oportunidad y alcance del examen. Nunca será práctico efectuar un examen de alcance suficiente como para poder evaluar el rendimiento de las actividades totales de una entidad y en todas las áreas de interés descritas en los objetivos generales. Por lo tanto, es necesario definir objetivos específicos para alcanzarlos, teniendo en cuenta el alcance y los recursos humanos disponibles para la auditoria. Los objetivos de cada fase de la auditoria operativa deben establecerse antes de elaborar el programa de auditoría, pues dichos objetivos establecerán el marco general para definir los procedimientos a ser incluidos en el programa. Nota: Tanto la Auditoria Financiera como la Auditoria Operativa tienen como uno Diferencias básicas entreevaluar auditoria financiera auditoria operativa de sus objetivos el Sistema de y Control Interno de la empresa 44

Diferencias Básicas entre Auditoría Operativa y Auditoria Financiera. Auditoría Operativa

El alcance va mas allá de la auditoria financiera y abarca el desempeño de la gestión institucional.

Auditoría Financiera

El alcance corresponde a la evaluación de los EEFF en su conjunto, durante el periodo de un año.

45

46

Importancia de la auditoría operativa: 1. Establecer y aumentar el grado de eficiencia, eficacia y economía de la gestión empresarial, en los aspectos de organización, dirección y control. 2. Verificar la adecuada estructura del sistema de control interno de la empresa. 3. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias. 1. Informar sobre los hallazgos significativos resultantes, presentando comentarios, conclusiones y recomendaciones proactivas que mejoren la gestión de la empresa. 5. Fortalecer el control y desarrollo de áreas sensibles o críticas de la empresa. (Ej. Logística, RRHH, Comercial, Financiera, etc.)

47

Características de la Auditoria Operativa •Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización. •Ayuda a la istración gerencial a evaluar y controlar adecuadamente las actividades y procesos de la empresa. • Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman las decisiones gerenciales, planificando mejor sus actividades. • La auditoría operativa puede realizarse en forma parcial, considerando una o más áreas específicas. • La Auditoría Operativa debe ser realizada por un grupo multidisciplinario, donde cada profesional se incorpore en la medida que se necesiten sus conocimientos. (contadores, es, economistas, abogados, etc.) •El Auditor Operativo, debe basar su preparación en istración general, auditoría, economía, costos, comercialización, finanzas, istración de personal, producción, política y estrategia de empresas entre otras. • El auditor operativo no debe entorpecer las operaciones normales de la empresa. 48

Propósito de la auditoria operativa: El propósito de la auditoria operativa es establecer como se viene istrando las tres "E” en la gestión de las actividades istrativas, contables, financieras y operativas de la empresa. Para ello, se evalúa el cumplimiento de:

Eficiencia: Rendimiento efectivo sin desperdicio innecesario. Eficacia:

Logro de los objetivos o metas programados.

Economía: Operación al costo mínimo posible, sin variar la calidad.

49

EFICIENCIA Es la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos. El objetivo es incrementar la productividad. •

•

Ejemplo: Se puede ser eficiente al trabajar muy rápido, pero quizás no estés haciendo las cosas bien. Un ejemplo típico es: un grupo de trabajadores estaba podando árboles para hacer un camino, hasta que el jefe les dijo, está perfecto, pero era para el otro lado. Otro Cantidad ejemplo: Se cuando: dees eficiente Unidades Product Que sucede con la Horas Trabajo

producida s

o

eficiencia?

12 Horas

100 Unidades

A

Proceso normal de producción eficiencia

100 Unidades

A

Mejora la eficiencia , por utilización de menos horas.

120 Unidades

A

Aumenta la eficiencia, por mayor producción de unidades.

10 Horas 12 Horas

(Nota: Aquí se hace uso eficiente de un recurso (tiempo) y se logra el objetivo (hacer 100 o 120 unidades)

50

EFICACIA ES EL NIVEL DE CONSECUCIÓN DE METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES.

•La eficacia es el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es importante que la organización cuente con una planificación detallada y con sistemas de información confiable y oportuna, que le permita medir como viene desarrollando sus actividades con relación a las metas proyectadas. Si esto no existe difícilmente podrá medirse la eficacia. • La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para conseguir lo que nos proponemos, utilizando las mejores herramientas posibles para lograr las metas y objetivos institucionales. ( cantidad, tiempo y recursos) •Ejemplo de eficacia: Se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en seis meses y lo logramos, utilizando para su construcción los mismos recursos presupuestados. En este ejemplo fuimos eficaces, alcanzamos la meta y objetivo. Aquí vemos que se hace uso eficiente de tiempo, recurso y cantidad. 51

ECONOMIA Uso de los recursos económicos y financieros de la empresa, sin generar desperdicio innecesario, en: •Calidad y cantidad requerida, •En el momento previsto, •En el lugar indicado, y •Al menor costo posible. Ejemplo: se cotiza una maquinaria de buena calidad, obteniendo tres presupuestos; al respecto, existe un presupuesto de menor costo a los otros Presupuesto Presupuesto Presupuesto dos cotizados. ¿Indique cuál es, y cuales son los A: C: otros precisando de menorB:a mayor? S/. 535,955 S/. 525,955 S/. 535,995 52

CASO PRÁCTICO GRUPAL: EXPOSICIÓN IDENTIFICACION DE LOS CRITERIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA N°

Concepto

-Eficiencia:

Explicación – Porque?

-Eficacia: -Economía:

1

Cumplimiento oportuno en la aplicación de normativa legal y istrativa por parte de la entidad.

2

Aumento de costos por errores en contratos (Procesos)

3

Recuperación de los préstamos de los Fondos Sociales

4

Construcción de carretera en el plazo previsto y con los mismos recursos.

5

Cumplimiento del trabajo planificado utilizando mayores recursos.

6

Número de s en archivos en relación a dotación efectiva de archivos

7

Ahorros realizados en contratos y propuestas de compras.

Economía

Deficiencia istrativa genera a la empresa mayor costo a lo previsto en el presupuesto.

53

CASO PRACTICO GRUPAL: EXPOSICIÓN IDENTIFICACION DE LOS CRITERIOS DE EFICIENCIA, EFICACIA Y ECONOMIA N°

Concepto

8

Recuperación del costo de los servicios.

9

Utilización de mayor numero de horas en la fabricación de un producto.

10

Cumplimiento de metas y objetivos en los plazos previstos por la gerencia.

11

Gastos de capacitación programados y cumplidos en el año.

12

Desempeño normal de trabajadores en cumplimiento a su Manual de Organización y funciones.

13

Entrega de informe para toma de decisiones dentro del plazo establecido por la gerencia.

14

Ingresos por venta de servicios.

-Eficiencia: -Eficacia: -Economía:

Explicación – Porque?

54

CONTROL INTERNO Y GESTION DE RIESGOS EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

55

QUIÉN REALIZA EL CONTROL INTERNO

?

- Las propias instituciones (Privadas y Gubernamentales) - El Control Interno es una función que se encuentra inmerso en todas las áreas de la organización y su implementación está a cargo de los gerentes, funcionarios y trabajadores. - El OCI-Órgano de Control Institucional (Pública) y la Oficina de Auditoria Interna (privada) evalúan el Control Interno institucional en forma permanente y en las oportunidades que realiza una auditoria o examen especial. -

Institución O

Empresa

Es supervisada por el nivel mas alto de la entidad, quien verifica como se viene implementando el control interno institucional. Está a cargo el “Comité de Control Interno”.

Existen Dos (2) Sectores bien Definidos:

Gestión = Gerencias y/o áreas de la institución Control = OCI, Of. Auditoria Interna 56

Limitaciones: Control Interno Institucional El Control Interno constituye un factor muy importante en el desarrollo de las actividades institucionales y/o empresariales; no obstante se aprecian limitaciones en la aplicación del control interno debido principalmente a: Desconocimiento y uso inadecuado de instrumentos de gestión: Los gerentes y/o funcionarios, tienen una limitada valoración de los instrumentos de gestión en Control Interno y sus componentes, tales como supervisión, evaluación de riesgos, información, entre otros. Ausencia de enfoques y medición del desempeño institucional: Debido a la ausencia de indicadores de desempeño, se generan imprecisiones y ambigüedades respecto a los logros esperados de la gestión institucional. Diseños organizacionales no alineados a la misión: Estos diseños se alejan de la misión y terminan generando instrumentos de gestión desarticulados de las estrategias y de los objetivos reales de la institución. (falta de inducción y conocimiento cultura organizacional). Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos: La idea equivocada de la gestión istrativa de la empresa, 57 sobre control interno, señalando que su implementación debe estar

¿Problemas encontrados en los procesos de control interno que requieren especial atención? Los problemas que se presentan de manera común y recurrente en las instituciones del estado y empresas privadas y que están afectando negativamente sus objetivos son: Las contrataciones de bienes y servicios, La istración de bienes muebles e inmuebles, la gestión de almacenes, el área de logística, tesorería, contabilidad, entre otros. PROCESO

Proceso de Contrataciones

Proceso de istración de bienes muebles e Inmuebles

Proceso de Gestión de Almacenes

Proceso del área de Logística

Tesorería

Contabilidad

PROBLEMAS CLAVES IDENTIFICADOS

Requerimientos de bienes, servicios u obras informales o inexistentes Determinación inadecuada de valores referenciales Deficiencias en la elaboración y tratamiento de las bases Expediente de contratación sin aprobación Deficiencias en la evaluación técnica y económica de los postores Deficiencias en la formalización del contrato  No existe una Unidad responsable del Control Patrimonial  Inventarios desactualizados, no valorizados o con inconsistencias  Desorganización del archivo documental relativo al patrimonio físico  Deficiencias en el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la entidad y la Baja de Bienes  No se remite información periódicamente a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales  Informalidad en el ingreso y salida de bienes  Falta de control mecanizado de bienes      

 Requerimiento del no se ajusta a las especificaciones técnicas  Compras sobrevaluadas en el valor referencial.  Contrataciones de proveedores que están dirigidas en su proceso de contratación.    

Cheques girados no cobrados pendientes de conciliación bancaria. Falta de seguimiento en las rendiciones de cuenta Falta de supervisión y monitoreo en la istración del efectivo. Discrepancias con el área contable.

 Falta de análisis de cuentas contables.  Balances con registros contables sin los sustentos documentarios.  Libros contables con atrasos significativos.

58

NIVELES DE RESPONSABILIDAD Los Gerentes, Directores Gerentes, Funcionarios de nivel de dirección y los Empleados, tienen la responsabilidad de implementar y asegurar que existan controles internos adecuados en cada área de actividad. Asumen responsabilidad funcional: • Las Gerencias que ejercen gestión son responsables de implementar y mantener el control interno. • Los Funcionarios y Directores, tienen una función inherente de implementar los controles internos de la institución. • Cada Empleado es responsable de la implementación del control interno dentro de su campo de actividad y responsabilidad. Responsabilidad de los auditores: • Ni los auditores internos, ni los auditores externos tienen responsabilidad funcional en la implementación del control interno. • La responsabilidad de los auditores es revisar y evaluar el funcionamiento del sistema de control interno, señalar deficiencias, y promover mejoras. 59

LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Identifica: •ÁREAS CRÍTICAS QUE AFECTAN EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN. •LÍNEAS DE RESPONSABILIDAD. •SI EXISTE SUPERVISION Y/O MONITOREO DE LAS ACTIVIDADES, TAREAS Y PROCESOS DE LA ORGANIZACION. •CONFIABILIDAD Y OPORTUNIDAD DE LA INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES. •APORTE DEL CONTROL INTERNO AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS DE LA ORGANIZACIÓN. 60

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO Es un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose los objetivos siguientes: 1. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones, así como la calidad de los servicios; 2. Proteger y conservar los recursos y/o activos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; 3. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas; 4. Elaborar información istrativa y financiera válida y confiable;

5. Promover una cultura de Integridad, Transparencia, y Responsabilidad en la gestión institucional, cautelando el correcto desempeño de los funcionarios y servidores.

6. Promover una cultura de protección y conservación del medio ambiente, así como contribuir a su mejora. 61

CONTROL INTERNO: PREVIO, CONCURRENTE Y POSTERIOR El control interno “previo y concurrente” es competencia exclusiva de la gerencia, funcionarios y servidores de las entidades públicas y privadas, como responsabilidad propia de las funciones que le son inherentes. Control Previo.- Es la Implementación preventiva de normas, técnicas y procedimientos relacionadas con el desarrollo de sus actividades istrativas, contables y financieras así como de sus recursos materiales y económicos. (Ej. Directiva de caja chica, sobre rendición de cuenta). Control Concurrente.- es la verificación y control simultaneo de sus actividades (Ej. Control sobre entrega de cargo, Procesos de selección en contrataciones y adquisiciones, control de personal, entre otros. Control Posterior.- esta a cargo de las entidades que ejercen función fiscalizadora y de evaluación del Control Interno, tales como: Auditoria 62 Interna, OCI, Sociedades de Auditoria externa, etc. (Ej. Veedurías).

Evolución del marco normativo del Sistema de Control Interno en el Perú

5.- COSO II Gestión de Riesgos Corporativos – Marco Integrado 2.- INTOSAI Organización Internacional de Instituciones Fiscalizadoras Superiores Directrices para Las Normas de Control Interno

2008

2006

4.- Ley N° 27785.

Ley Sistema Nacional de Control y de CGR.

2004

2002

1998 1992

Set 1992

7.- LEY DE CONTROL INTERNO Ley N° 28716

9.- Guía para la Implementación del Control Interno RC 458-2008-CG

1.- COSO I Control Interno Marco Integrado (Comisión Treadway)

3.- Normas Técnicas de Control Interno (CGR) R.C. N° 072-1998-CG

8.- Normas de Control Interno RC 320-2006-CG

6.- INTOSAI – Budapest (Congreso) “Guía para las Normas de Control Interno Del Sector Público”

CONTROL INTERNO: COSO I y COSO II INFORME COSO COSO I:

El Committee of Sponsoring Organization (COSO) = (Comité de organizaciones de la Comisión Treadway patrocinadoras), se formó en 1985 y publicó en 1992 el COSO I denominado “Control Interno Marco Integrado”, con el fin de definir un nuevo marco conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados, logrando así que se cuente con un marco conceptual común y una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas todos los sectores UNIDADdeDE involucrados. APRENDIZAJE Formada por las siguientes organizaciones: I - American ing Association (AAA) -American Institute of Certified Public ants (AIA) -Financial Executive Institute (FEI) -Institute of Internal Auditors (IIA) -Institute of Management ants (IMA).

64

Informe COSO I: (Inglaterra - 1992) (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision) 65 (Comité de organizaciones de la Comisión Treadway patrocinadoras), da una orientación más empresarial, garantizando la eficiencia y eficacia en las

INFORME COSO II - ERM COSO II:

Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos e irregularidades financieras que provocaron pérdidas importantes a organizaciones empresariales de EEUU, Inglaterra y otros, así como a los accionistas, inversionistas y otros grupos de interés, nuevamente el Comité de organizaciones de la Comisión Treadway patrocinadoras, publicó el COSO II “Enterprise Risk Management” que equivale a decir “Gestión Integral de Riesgos” y sus Aplicaciones, el cual amplía el concepto de control interno, proporcionando un marco más extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo. Riesgo = Evento que puede afectar negativamente a la organización en el cumplimiento de sus metas y objetivos. Proceso de la istración de riesgos: Implica: Identificar, Analizar, Responder, Monitorear y Reportar Los riesgos identificados en la Empresa. 66

COSO II ERM: (Gestión Integral de Riesgos) (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision) 2004 ERM = Enterprise Risk Management = (Gestión integral de riesgos) Se perfecciona el COSO I y se da mayor énfasis en el marco global para 67 la istración integral de la gestión de riesgos institucionales.

Diferencias entre COSO I (Marco Integrado) y COSO II - ERM: Gestión Integral de Riesgos (Enterprise Risk Management). COSO I (1992)

COSO II (2004)

Monitoreo (Supervisión) Información y Comunicación Actividades de Control Gerencial

Evaluación de Riesgos

Ambiente de Control

68

Diferencias entre COSO I (Marco Integrado) y COSO II - ERM 1. El control interno COSO I – Marco Integrado tiene cinco (5) componentes y el COSO II - ERM cuenta con ocho (8) componentes en su estructura. 2. El COSO – Marco Integrado, tiene seis categorías de objetivos (operaciones, salvaguarda, información, cumplimiento, ética y rendición de cuenta); el COSO ERM tiene cuatro categorías de objetivos bien definidos (operaciones, estratégicos, reporte y cumplimiento) e incorpora los riesgos empresariales. 3. El COSO – ERM introduce los siguientes conceptos: •Riesgo aceptado: nivel de riesgo que una entidad está dispuesta a aceptar en la realización de su misión/visión. •Tolerancia al Riesgo: niveles de variación aceptables en relación al logro de los objetivos. 4. El COSO - ERM expande el componente de “evaluación de riesgos” con relación al COSO – Marco integrado, adicionando tres componentes más: •Establecimiento de objetivos •Evaluación de Riesgos

•Identificación de eventos. •Respuesta al riesgo.

”. 69

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO -

Filosofía de la Dirección Integridad y Valores Éticos istración estratégica Estructura istrativa, RR.HH.

-

Planeamiento de la . de Riesgos Identificación de los riesgos Valoración de los riesgos Respuesta al riesgo

-

Proced. de aprobación y autorización Evaluación del desempeño Verificación y conciliaciones. Documentos y revisión de procesos.

4. SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN

-

Funciones y características de la información Calidad y suficiencia de la informac. Flexibilidad al cambio Archivo institucional.

5.

-

Actividades de prevención y monitoreo Seguimiento de Resultados Compromiso de mejoramiento

1.

AMBIENTE DE CONTROL

2.

EVALUACION DE RIESGOS 3.

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

SUPERVISION y/o MONITOREO

70

COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

I. Ambiente de Control

II. Evaluacion de Riesgos.

III. Actividades de Control Gerencial

IV. Informacion y Comunicación

V. Supervisión y/o Monitoreo El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. También debe tener un seguimiento que comprende un conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con fines de mejora y evaluación. Se subdivide en tres (3): -Actividades de prevención y monitoreo -Seguimiento de Resultados

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO ASOCIADAS

¿QUÉ BUSCA ESTE COMPONENTE?.

Establecer un entorno organizacional favorable para el ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas que sensibilicen a los de la entidad, generando una cultura de control interno y una gestión eficiente. Identificar, analizar y istrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales y elaborar una respuesta apropiada a los mismos. Establecer políticas, procedimientos y prácticas para asegurar que los objetivos institucionales se logren y que las estrategias para mitigar riesgos se ejecuten. Estos se impartirán por el titular o funcionario que designe la gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones que les hayan sido asignadas.

Asegurar que el registro, procesamiento, integración y flujo de información se dé en todas las direcciones, con calidad y oportunidad a través de métodos, procesos, canales, medios y acciones con un enfoque sistémico y regular. Esto permitirá que se cumplan las responsabilidades individuales y grupales. -Actividades de prevención y monitoreo: Llevar a cabo acciones de prevención y monitoreo con el fin de asegurar la consecución de los objetivos del control interno.

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2.1 2.2 2.3 2.4

Filosofía de la Dirección Integridad y Valores Éticos istración Estratégica Estructura Organizacional istración de Recursos Humanos Competencia Profesional Asignación de Autoridad y Responsabilidad Órgano de Control Institucional Planeamiento de la istración de Riesgos Identificación de Riesgos Valoración de los Riesgos Respuesta al Riesgo

3.1 Procedimientos de Autorización y Aprobación 3.2 Segregación de Funciones 3.3 Evaluación Costo-Beneficio 3.4 Controles sobre el a los Recursos o Archivos 3.5 Verificaciones y Conciliaciones 3.6 Evaluación del Desempeño 3.7 Rendición de Cuentas 3.8 Documentac. de Procesos, Actividades y Tareas 3.9 Revisión de Procesos, Actividades y Tareas 3.10Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones. 4.1 Funciones y características de la información 4.2 Información y responsabilidad 4.3 Calidad y suficiencia de la información 4.4 Sistemas de información 4.5 Flexibilidad al cambio 4.6 Archivo Institucional 4.7 Comunicación Interna 4.8 Comunicación Externa 4.9 Canales de Comunicación 5.1.1 Prevención y Monitoreo 5.1.2 Monitoreo oportuno del Control Interno

-Seguimiento de Resultados: Revisar y verificar los logros de las medidas de control interno implementadas, así como de las recomendaciones formuladas por los órganos del Sistema Nacional de Control en sus informes.

5.2.1 Reporte de Deficiencias 5.2.2 Implantación y Seguimiento de Medidas Correctivas

-Compromiso de mejoramiento: Ver que los órganos y personal de la istración institucional efectúen auto evaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informen sobre cualquier desviación o deficiencia susceptible de corrección, obligándose a cumplir con las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u

5.3.1 Autoevaluación 5.3.2 Evaluaciones independientes

71

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Dichos componentes se encuentran definidas y/o explicadas de la siguiente manera: (i) El ambiente de control, es el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para72 el funcionamiento del control interno, que permita desarrollar una

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (iv) Los sistemas de información y comunicación, Busca optimizar el registro, procesamiento, integración y divulgación de la 73 información institucional, con bases de datos y soluciones

Cuestionario de Control Interno N°

Ambiente de Control ¿Tiene conocimiento de la Ley de Control Interno – Sistema COSO I y 1 COSO II , Código de Ética y Reglamento Interno de Trabajo? ¿Como es la estructura orgánica de su área? ¿Coincide con la aprobada oficialmente?, ¿Considera Ud. que es la adecuada para el logro de los 2 objetivos de la Gerencia, Oficina de …………………………………………………………………..? ¿Ha sido puesto en su conocimiento POR ESCRITO sus funciones y 3 obligaciones a cumplir dentro de la entidad? ¿Conoce el ROF, MOF Y MAPRO correspondiente a su área, está 4 actualizado? ¿Ud. considera que sus sugerencias y aportes son escuchados y recogidos 5 por su jefe inmediato y/o Alta Dirección? ¿Existe un Programa de Capacitación para los trabajadores del área?, ¿Ha 6 recibido capacitaciones últimamente?, ¿Considera que sus necesidades de capacitación son cubiertas por la Entidad? ¿Se han definido claramente los niveles de asignación de autoridad y 7 responsabilidad en el área donde labora? ¿Cómo está organizada su área? ¿Cuántas personas tiene a cargo? 8 ¿Ud. como superior jerárquico le ha asignado labores a sus trabajadores por escrito? ¿La Gerencia (Oficina) de ………………………………………………….cuenta 9 con la cantidad de personal necesaria para el adecuado desarrollo de sus actividades?

Evaluación de Riesgos ¿Conoce en qué consiste el proceso de evaluación de riesgos y las etapas que comprende (planeamiento, identificación, valoración, respuesta y 1 monitoreo)? ¿Se ha determinado en la dependencia donde labora que riesgos podrían 2 afectar el cumplimiento de los objetivos previstos? ¿Se han adoptado medidas para contrarrestar los riesgos identificados? 3

Documento de soporte/Comentarios

SI NO N/A

PREGUNTA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

   

   

   

 

 

 

 

   

   

   

   

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N°

SI

PREGUNTA

Documento de soporte/Comentarios

NO N/A

Actividades de Control Gerencial

¿Existe una adecuada segregación de funciones en la dependencia donde labora, de tal forma que existen niveles de ejecución supervisión y aprobación claramente 1 definidos? ¿Ejecuta alguna tarea o proceso en el cual ud. sea parte operativa y a la vez 2 supervisa y autoriza el producto de dicho proceso? ¿Considera que deberían emitirse directivas para regular las principales actividades 3 del area? ¿Cuáles? ¿Se cumple lo señalado en el Manual de Procedimientos, ud. se encarga de 4 supervisar dicho cumplimiento periódicamente? ¿Se realizan labores de verificación posterior de los procesos actividades o tareas 5 significativas? ¿Se revisan periodicamente los procesos que se realizan a fin de que sean 6 optimizados y/o mejorados? ¿Se cautela que todas las fases de un proceso se encuentren debidamente 7 documentados? Se utilizan sistemas mecanizados por el área ¿cuentan con controles y seguridad que evitan el no autorizado a la información que manejan? 1) Sistema de control de personal, planillas, contabilidad, logística, istración, 8 etc. 2) Tiene otros sistemas: …………………………………………………………………………………………………….. ¿El área cuenta con un procedimiento de validación de las cifras que constituyen el sustento de los informes, reportes, boletines, indicadores, estudios y otros elaborados? En caso afirmativo: Describa el procedimiento paso a paso, indicando bajo qué criterios se realiza y qué 9 observaciones se formulan comúnmente. En caso negativo: ¿Qué acciones realiza la OGEE – OETA para asegurarse que la información que obtiene de las diversas fuentes consultadas, sea información confiable y veraz?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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N°

Información y Comunicación

SI

PREGUNTA

Documento de soporte/Comentarios

NO N/A

 

 

 

 

1 ¿Se da un adecuado control sobre los archivos del área?

 

 

 

 

2 ¿Quién está a cargo de su custodia?

 

 

 

 

3 ¿Se lleva control de los documentos que salen del archivo?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¿Considera que el flujo de comunicación con sus compañeros de trabajo, su jefe 4 inmediato y la Alta Dirección es fluida? ¿Se le solicita periódicamente algún tipo de reporte, informe o algo similar para la Alta 5 Dirección? Detalle. ¿Se ha diseñado un sistema de información o programa informático propio para el 6 desarrollo de las funciones del área?. Precise cuál. ¿Considera Ud. que es necesario uno para optimizar sus labores y de los procesos a su 7 cargo? ¿Considera Ud. que existe una adecuado flujo de comunicación con los s 8 externos?

9

¿Hay alguna limitación, para que dicha comunicación sea óptima y fluida?

El área ¿cuenta con convenios o documentos similares, suscritos con instituciones públicas, privadas u organismos internacionales, sobre a información, encuestas, intercambio de metodologías de cálculo y experiencias de investigación 10 realizadas, sostenibilidad de la producción y/u otros temas estadísticos, relacionados con las labores a su cargo? 11

¿Por qué no se han suscrito?

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N°

Supervisión

SI

PREGUNTA

Documento de soporte/Comentarios

NO N/A

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ¿Se ha cumplido con las metas y objetivos trazadas por la Alta Dirección o gerencia general?

 

 

 

 

2 El reporte de cumplimiento de metas ¿Es sustentado documentaria o verbalmente ante el jefe inmediato?

 

 

 

 

3 ¿Existe un proceso de verificación o supervisión de los documentos que representan el cumplimiento de las metas reportadas.

 

 

 

 

4 La persona a la que se reporta el cumplimiento de metas, ¿Es la que centraliza la información e informa sobre el cumplimiento en conjunto a la Alta Dirección.

 

 

 

 

5 ¿El Director del Área interviene en el proceso de información del cumplimiento de las metas y objetivos, deja evidencia de dicha acción?

 

 

 

 

6 ¿Emite un Informe anual por escrito a la Gerencia o Alta Dirección sobre el cumplimiento de metas y las limitaciones encontradas en el mismo?.

 

 

 

 

1

¿Se supervisan o monitorean cómo se vienen llevando los principales procesos y operaciones de su área?

¿Se realizan reuniones de coordinación para efectuar una autoevaluación del área donde se puedan identificar deficiencias, debilidades o desviaciones en las actividades 2 o procesos? 3 ¿Se han identificado deficiencias en el área, se han adoptado medidas correctivas, como acuerdos y seguimiento de su cumplimiento, compromisos de mejoramiento? 4 5

¿Ha habido avances respecto a corregir las deficiencias identificadas en el área? ¿Se han realizado reuniones para monitorear la implementación del SCI en el área?

Sobre la evaluación del cumplimiento Metas y Objetivos

Nombre y apellido del funcionario ……………………………………………………………………… Cargo ……………………………………………………………………………………………………………….. Firma del funcionario ………………………………………………………………………………………….

Hecho por : Nombre del auditor………………………………………. Fecha. ……………………………………………………………..

77

RIESGOS DE CONTROL INTERNO

DETECCIÓN MAYOR RIESGO

DETECCIÓN MENOR RIESGO

1.- Cuando hay operaciones o disposiciones de trabajo mediante ordenes verbales.

1.- Cuando existen operaciones o disposiciones de trabajo mediante ordenes escritas.

2.- Cuando hay operaciones de ingresos y desembolsos en efectivo.

2.- Cuando hay operaciones de ingresos y desembolsos por medio de cheques.

3.- Cuando hay actividades y operaciones no sujetas a evaluación permanente por auditoria interna. (Logística, . de personal, Contabilidad, etc)

3.- Cuando hay actividades y operaciones sujetas a evaluación por auditoria interna.

4.- Cambios frecuentes de personal directivo, 4.- Cuando no hay cambios frecuentes de personal funcionarios y empleados. funcionarios y empleados. HAY MAS RIESGO HAYdirectivo, MENOS RIESGO * Operaciones efectuadas * Operaciones efectuadas

5.- Cuando no hay supervisión, control revisión Cuando hay supervisión, control y revisión de según yórdenes verbales.5.según órdenes escritas. de las actividades istrativas, contables y las actividades istrativas, contables y financieras. financieras. 6. Cuando no hay experiencia de auditorías anteriores, en áreas de la empresa.

6.- Cuando hay experiencia de auditorías anteriores.

78

ESTRUCTURA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PROCESOS

1.- ESTUDIO PRELIMINAR Y PROGRAMACION

2.- DETERMINACIÓN DE ÁREAS CRITICAS.

3.- PRESENTACION DE RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO

PRODUCTOS

- INFORMACION GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN. - IDENTIFICACION DE ÁREAS DE GESTIÓN ISTRATIVA Y OPERATIVA. - VERIFICACION DE SUS PROCESOS Y ACTIVIDADES FUNDAMENTALES.

- IDENTIFICACION DE AREAS CRÍTICAS MEDIANTE EVALUACIONES Y TECNICAS DE AUDITORIA. (ENTREVISTA, CUESTIONARIO, ETC) - IDENTIFICACION DE RIESGOS QUE AFECTAN NEGATIVAMENTE LOS OBJETIVOS Y METAS EMPRESARIALES. - IDENTIFICACION DE LA NORMA TRANSGREDIDA Y DE LOS RESPONSABLES DE LA GESTION.

- FORMULACION DEL INFORME DE CONTROL INTERNO. - PRESENTACION DE DEFICIENCIAS Y/O DEBILIDADES EN AREAS DE GESTION. - CONCLUSIONES - RECOMENDACIONES

79

Informe sobre control interno El Control Interno son las deficiencias encontradas durante la evaluación de la auditoria operativa y financiera; y que debe ser implementada por la dirección de la empresa, su estructura cuenta con lo siguiente: Sumilla, Condición, Criterio y Recomendaciones. (El control interno es de implementación inmediata y no lleva responsabilidad de funcionarios). Aquí se concreta la obligación formal de comunicación escrita que debe estar dirigida a la alta dirección de la empresa, o en todo caso a aquella jefatura o dirección de un nivel jerárquico superior, donde se han detectado las deficiencias de control interno y tenga competencia funcional para resolver las citadas deficiencias de control interno. La citada comunicación formal y escrita es la “Carta de Recomendaciones” o informe de control interno, y existen dos grupos de información: a)Comentarios sobre control interno establecido por la Dirección: Todas las deficiencias de control interno, de gestión, organización, supervisión, etc. b)Ajustes y reclasificaciones recomendados sobre las cuentas anuales que han sido previamente formulados por la Dirección. 80

Modelo de Carta de Control Interno

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San Isidro 11 de abril de 2014

OFICIO Nº …………… -2014-AUD/OGAI Señor, Lic. JUAN CARLOS CUBA MIRANDA Director General de la Oficina General de istración Presente.ASUNTO

:

Carta de Control Interno

REFERENCIA : a) Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS), Normas Internacionales de Auditoria (NIA) aplicados en el Perú e Informe de Control Interno COSO. b) Oficio Nº 033-2012-OGAI del 02.Ene.2014. Es grato dirigirme a usted, para manifestarle que en cumplimiento de la Norma de Auditoría señalada en la referencia a), y como resultado de la evaluación a la Estructura de Control Interno realizada en el marco del “Examen Especial a las Contrataciones de la Empresa XYZ”, cuyos procesos se efectuaron bajo la modalidad de adjudicaciones directas selectivas, adjudicaciones de menor cuantía y mediante adjudicaciones sin proceso, periodo 2012-2013, dispuesto mediante el documento de la referencia b), se han determinado deficiencias y/o debilidades de control interno, que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos de la Oficina de Logística, así como, de los Comités Especiales que se designen, permitiendo el uso óptimo de los recursos que le han sido asignados. En tal sentido, se adjunta al presente la Carta de Control Interno y el Anexo correspondiente, conteniendo las debilidades antes señaladas y las respectivas recomendaciones, las mismas que sugerimos a su Despacho, sean implementadas a efectos de mejorar la Estructura de Control Interno de la citada unidad orgánica. Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideración.

82 Atentamente,

CARTA DE CONTROL INTERNO Señor, Lic. JUAN CARLOS CUBA MIRANDA Director General de la Oficina General de istración Presente.Hemos efectuado el “Examen Especial a las Contrataciones de la Empresa XYZ”, cuyos procesos se efectuaron bajo la modalidad de adjudicaciones directas selectivas, adjudicaciones de menor cuantía y mediante adjudicaciones sin proceso, periodo 2012-2013, en cumplimiento del Plan Anual de Control 2014, de la Oficina General de Auditoria Interna”, para tal efecto se acreditó a la Comisión de Auditoría ante el Gerente General de la Empresa XYZ, mediante Oficio Nº 033-2012-OGAI del 02.Ene.2014. El presente documento, se ha realizado en cumplimiento de lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) y Normas Internacionales de Auditoria (NIA) aplicados en el Perú; la aplicación de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente la auditoria y consecuentemente se evalúe la estructura de control interno. El Control Interno es un proceso integral que lleva a cabo la gerencia de una organización y que debe estar diseñado para enfrentar riesgos, y para dar una seguridad razonable de conseguir efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiencia de la información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos, tales como: Promover y optimizar la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones que desarrolla la entidad; así como, la calidad de los servicios que presta. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión. Cumplir con la normativa y reglamento aplicable a la entidad y a sus operaciones. Obtener información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y control. Confiabilidad de la información contenida en los Estados Financieros (EE.FF), los mismos que deben estar acompañados de las respectivas Notas. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales. Promover el cumplimiento e idoneidad profesional de los funcionarios y servidores de rendir cuenta por los fondos y bienes a su cargo.

83

Asimismo, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente sobre Control Interno y lo señalado en el Informe COSO, se ha disgregado para una mejor comprensión en base a los componentes: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Sistemas de Información y Comunicación, y Supervisión. Durante la ejecución de la acción de control, se evidenciaron deficiencias de control interno relacionadas con los componentes antes mencionados; sin embargo, nuestra opinión, no revela necesariamente todas las debilidades en el sistema de control interno existente, en virtud del carácter selectivo de las pruebas sobre los aspectos examinados; sin embargo, dicha evaluación genera algunos comentarios sobre las debilidades de control interno y procedimientos istrativos que merecen ser tomados en consideración para la adopción de acciones correctivas pertinentes. En tal sentido, se alcanza en anexo adjunto al presente, el informe que contiene las principales deficiencias y/o debilidades de control interno identificadas, así como las respectivas recomendaciones, a efectos que con su implementación se coadyuve a la mejora del Sistema de Control de la Empresa XYZ; optimizando con ello el uso adecuado de sus recursos istrativos, económicos y materiales, y propender al logro de las metas y objetivos trazados por la Alta Dirección de la Empresa.

San Isidro, 11 de abril de 2014 C. Sergio Ramírez Navarro Auditor Encargado

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CARTA DE CONTROL INTERNO

ANEXO

Como resultado de la evaluación realizada a los procesos de selección efectuados por la Oficina de Logística, en las modalidades de Adjudicaciones Directas Selectivas, Adjudicaciones de Menor Cuantía y Adjudicaciones Sin Proceso, durante el período 2012 – 2013; se percibe una predisposición del personal del órgano encargado de las contrataciones (OEC) para el cumplimiento de la normativa y a coadyuvar a una gestión transparente; sin embargo, se encontraron algunas deficiencias que afectan los componentes del Sistema de Control Interno de la Subdirección de Adquisiciones, las que consideramos necesario reforzar y que detallamos a continuación: AMBIENTE DE CONTROL 1.Necesidad de capacitación periódica para personal que conforma los Comités Especiales, con la finalidad de garantizar el óptimo resultado en las evaluaciones de las propuestas técnicas y económicas. Del análisis de las evaluaciones y puntuación otorgada por el Comité Especial, en algunos procesos, se estableció algunas diferencias en el puntaje que correspondió otorgar a las propuestas técnicas, las cuales si bien no inciden en el resultado final del proceso de selección, denotan que la evaluación realizada por el Comité Especial no se ciñó a lo establecido en las Bases y las normas de contrataciones, como se señala a continuación en algunos ejemplos: ADS Nº 010-2012-CE: Las Bases establecieron que el personal a ser asignado al Proyecto, entre ellos, el Especialista 2, debía ser un “Consultor certificado por la marca en la solución del correo propuesto”, apreciándose que respecto a este especialista, el postor presenta la Carta de fecha 25.Ago.20012, que acredita que la persona propuesta es Consultor certificado por Microsoft, sin embargo ninguno de los 3 certificados presentados hacen referencia a alguna de las licencias de la solución de correo propuesto (Windows 2008 Enterprise, Exchange Enterprise 2007, Windows Server CAL 2008, Exchange Standard CAL 2007 y System Center Virtual Machine Manager 2008). No obstante lo indicado, el Comité Especial otorgó el máximo puntaje al postor en este rubro. ADS Nº 003-2012-CE: De la revisión efectuada a las calificaciones otorgadas por el Comité Especial se aprecia que el citado Comité no evaluó apropiadamente el monto total de los contratos obtenidos por la postora ganadora Elisa Romero, asignándole 05 puntos adicionales en la experiencia en la especialidad; y de otro lado, en cuanto a la experiencia general profesional obtenida por la postora Katy Dueñas, no se evidencia desde la fecha de obtención de su título profesional 26.May.2005, que cumpla con el requisito establecido en las Bases integradas de diez años de experiencia general profesional, sin embargo el Comité Especial le otorgó los 35 puntos en señal de haber cumplido con los requisitos indicados precedentemente. En el curriculum vitae de la citada postora, no consigna fecha del grado de bachiller, ni asimismo adjunta copia del grado académico.

85



ADS Nº 011-2013-CE: Este proceso, como parte de la documentación obligatoria, exigía la presentación de copia de los documentos que acrediten que el coordinador general del servicio propuesto, poseía una experiencia mínima de tres (03) años en labores específicas de monitoreo y análisis de noticias (Contratos y su respectiva conformidad, Constancias o Certificados). - El postor COMUNICACIONES SAC, presentó en este punto una constancia que el Coordinador General que propone labora en la empresa desde el 01 de marzo 2004 a setiembre 2010, desempeñándose como Coordinador de Monitoreo de medios y análisis de información; sin embargo no presentó el contrato requerido en las bases, a pesar de lo cual el Comité Especial otorgó el puntaje.

Este aspecto es clave para la implementación de un adecuado ambiente de control, por cuanto la eficacia del funcionamiento de los sistemas de control interno, radica en el elemento humano, de ahí la importancia del desempeño e idoneidad de cada uno de ellos y cómo asumen su rol en el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es así que la aplicación exitosa de cualquier tipo de medida, procedimiento o política por parte de la gestión, radica en el personal que la ejecuta, quien debe contar con el perfil y condiciones necesarias para asegurar el logro de las metas previstas. Sobre el particular la Norma Básica para el Ambiente de Control Interno, señala lo siguiente: 1.5 istración de los Recursos Humanos Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y istración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio a la comunidad. 1.6 Competencia Profesional: “El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del Estado. El titular, funcionarios y demás servidores de la entidad deben mantener el nivel de competencia que les permita entender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de un buen control interno, y practicar sus deberes para poder alcanzar los objetivos de éste y la misión de la entidad”. RECOMENDACIÓN Nº 01 Se sugiere, que el Director General de la Oficina General de istración, programe y ejecute actividades de capacitación, que involucren a los o posibles de los Comités Especiales, con la finalidad de instruir o actualizar sus conocimientos en la normativa que regula las contrataciones; así como las responsabilidades derivadas de su designación como de comité especial.

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ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 2. ADS Nº 011-2012-CE para la adquisición de 31 equipos de cómputo fue convocada, aun cuando su inclusión en el Plan Anual de Contrataciones 2012, solo previó la adquisición de 24 equipos Se verificó que la ADS Nº 011-2012-CE para la adquisición de 31 equipos de cómputo fue convocada, aun cuando su inclusión en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) 2012, mediante Resolución Secretarial Nº 068-2012 de 21.Jul.2012, sólo previó la adquisición de veinticuatro (24) equipos de cómputo, correspondientes a los requerimientos de 16 computadoras para el Gerencia de Finanzas y 8 computadoras para la Gerencia de istración, no incluyéndose en esta programación los 7 equipos solicitados por la Oficina General de Asesoría Jurídica aun cuando este requerimiento fue efectuado con anterioridad, es decir 34 días antes que se emita la Resolución Secretarial de inclusión en el PAC, pudiendo ser también considerada en esta modificación del PAC Si bien, la adquisición adicional de 7 equipos de cómputo no cambió la modalidad del proceso de selección (Adjudicación Directa Selectiva), no se cumplió a cabalidad lo establecido en el Art. 12 de la Ley de Contrataciones del Estado, que a continuación se cita: “Artículo 12.- Requisitos para convocar a un proceso Es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad, que el mismo esté incluido en el Plan Anual de Contrataciones y cuente con el Expediente de Contratación debidamente aprobado conforme a lo que disponga el Reglamento, el mismo que incluirá la disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento, así como las Bases debidamente aprobadas, salvo las excepciones establecidas en el Reglamento. En relación a las deficiencias expuestas, la Norma Básica de Actividades de Control Gerencial, establece lo siguiente: 3.5 Verificaciones y Conciliaciones: “Los procesos, actividades o tareas significativas deben ser verificadas antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior. Las verificaciones y conciliaciones de los registros contra las fuentes respectivas deben realizarse periódicamente para determinar y enmendar cualquier error u omisión que se haya cometido en el procesamiento de los datos. Deben también realizarse verificaciones y conciliaciones entre los registros de una misma unidad, entre estos y los de distintas unidades, así como contra los registros generales de la institución y los de terceros ajenos a ésta, con la finalidad de establecer la veracidad de la información contenida en los mismos. Dichos registros están referidos a la información operativa, financiera, istrativa y estratégica propia de la Institución. RECOMENDACIÓN Nº 02 Que el Director General de istración, efectúe coordinaciones con la Oficina de Informática a fin que se emitan oportunamente los Informes Técnicos y que estos se encuentren adecuados a la normativa que los regula, debiendo resaltar que la citada información resulta relevante para la toma de decisiones, no debiendo darse trámite a ninguna adquisición de equipos informáticos o software que no cuente con la inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones.

87

SUPERVISION 3.

Existen Limitadas Acciones de Supervisión y Monitoreo a los Procesos de Seleccion

Las deficiencias expuestas en la presente Carta de Control Interno, evidencian la necesidad de establecer o reforzar las actividades de supervisión y monitoreo a los procesos de selección, con la finalidad de advertir oportunamente las deficiencias que pudieran ocurrir, a fin que estas sean subsanadas. La implementación de las actividades de supervisión también tendrá incidencia positiva en otros componentes del control interno, permitiendo que se realicen acciones correctivas oportunamente. Al respecto las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO – Normas Básicas para las actividades de prevención y monitoreo, precisan lo siguiente: 5.1.1 Prevención y Monitoreo El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer oportunamente si éstos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevención, cumplimiento y corrección necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos. La supervisión constituye un proceso sistemático y permanente de revisión de los procesos y operaciones que lleva a cabo la entidad, sean de gestión, operativas o de control. En su desarrollo intervienen actividades de prevención y monitoreo por cuanto, dada la naturaleza integral del control interno resulta conveniente vigilar y evaluar sobre la marcha, es decir conforme transcurre la gestión de la entidad, para la adopción de las actividades preventivas o correctivas que oportunamente correspondan. Las Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados, refieren lo siguiente: 5.2.1 Reporte de deficiencias Las debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición de los responsables con el fin de que tomen acciones necesarias para su corrección. RECOMENDACIÓN Nº 03 Se sugiere que el Director General de istración, disponga que la Oficina de Logística evalúe y disponga acciones de supervisión concurrente y posterior a efectos de superar las deficiencias expuestas en la presente Carta de Control Interno; sobre todo en aquellas actividades relacionadas con los documentos que se deben emitir durante un proceso de selección, su inclusión en el Expediente de Contratación y su custodia posterior.

88

89

FASES (PROCESO) DE UNA AUDITORIA OPERATIVA

ESTUDIO Y/O PLANIFICACIÓN

FASE I ESTUDIO PRELIMINAR

EXÁMEN O EJECUCIÓN

FASE IV EXÁMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS

INFORME

FASE V COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

FASE II COMPRENSIÓN DE LA EMPRESA

FASE III SELECCIÓN DE ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS

Nota: Durante el proceso de una auditoria operativa se evalúa asimismo el sistema de control interno de la Empresa.

90

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PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA ANÁLISIS GENERAL

PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA: La preparación de una auditoria operativa, implica el cumplimiento de varias tareas, tales como el relevamiento de información para determinar los procedimientos de auditoria a aplicar, plan general de trabajo, la asignación del equipo de profesionales y el cronograma de ejecución. Los objetivos específicos de la auditoria operativa, identificaran los asuntos prioritarios a evaluar según la especialidad, programa o área objeto del examen, siguiendo los criterios de: -Eficiencia y/o economía en el manejo de los recursos humanos, financieros, materiales y/o actividades. -Eficacia lograda en función a las metas y objetivos institucionales. Durante la Planificación y programación de la auditoria operativa, el auditor determina: •Que técnicas empleará? (Verificacion ocular, física, documental, etc.) •Cuando lo realizará? (periodo que comprenderá el examen) •De que manera lo aplicará? (Aplicación de procedimientos para obtener evidencias). FASE I: ESTUDIO PRELIMINAR: Antes de iniciar la labor de auditoria operativa, el auditor debe obtener datos generales de la entidad, y sobre esa base elaborar el resumen del Plan Preliminar. La planeación y programación del trabajo de auditoria se efectúa en forma progresiva, en la medida que se va ejecutando cada una de las cinco fases del proceso. El objeto de esta etapa es obtener un conocimiento general sobre la entidad, sus principales características, y del medio externo en que se desenvuelve. 92

Conocimiento inicial de la entidad a auditar: 1. Antecedentes: De la Empresa o Entidad, por que se creó? 2. Marco Legal: Estatutos, reglamentos, Inscripción en Registros Públicos, Pacto o convenio laboral 3. Organización: Estructura Orgánica Funcional de la Empresa o Entidad. - Objetivos, metas y planes operativos de la Empresa. - Manual de Organización y Funciones (MOF), Reglamento de Organización y Funciones (ROF). - Relación de funcionarios con indicación del periodo de gestión. 4. Financiamiento: Presupuesto y Control. 5. Operaciones: Actividades de importancia, áreas claves de la organización, etc. 6. Control: Revisión de Informes de Auditoria operativa de años anteriores. - Seguimiento e implementación de medidas correctivas adoptadas por la Empresa. - Verificacion del Archivo Permanente de la Empresa, - Certificaciones de Control Interno 7. Informacion adicional: Interna y/o externa que tengan relación con la naturaleza de las operaciones de la empresa, y se considere de importancia para la auditoria operativa. Procedimientos generales del estudio preliminar -Entrevista con el Gerente General, Director o Funcionario de importancia. (tener una guía de temas). -Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la Entidad, a fin de conocer su ubicación física, tamaño de la empresa y conocer a los funcionarios. -Clasificar la información obtenida del párrafo anterior. -Conocimiento integral de la empresa: Planificación, Organización, Dirección y Control de las operaciones desarrolladas por la empresa. 93

PROGRAMA: FASE I CONOCIMIENTO GENERAL DE LA ENTIDAD

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DE LA FASE I: Obtener un conocimiento general de la entidad, determinar los alcances, criterios y definir las áreas críticas o estratégicas, en las cuales se deberá profundizar el examen. Prepare un calendario para las entrevistas con el gerente general, funcionario y/o jefes de área, con la finalidad de explicarles el objetivo de A1 la auditoria, colaboración y apoyo en la remisión de información adicional requerida. Recopile información escrita sobre: a)Antecedentes b)Marco Legal c)Organización A2 d)Operaciones, Proyectos, programas. e)Financiamiento f)Control g)Informacion adicional Obtenga información verbal sobre aspectos que no existiere información A3 escrita, mediante la elaboración de entrevistas. Visite las instalaciones de la entidad central, y establezca con claridad en que otros lugares tiene instalaciones anotando la respectiva dirección. En esta visita coordine con los funcionarios responsables y explíqueles A4 brevemente el enfoque constructivo de esta auditoria. Deje constancia por escrito de esta visita. Clasifique la información recopilada, por cada uno de los aspectos A5 señalados en el numeral A2 y referéncielos . Arme cada legajo por áreas. (uno por cada aspecto). NOTA: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán elaborados a la medida, por el auditor encargado del examen ; y luego revisados y aprobados por el Supervisor.

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FASE II: COMPRENSIÓN DE LA EMPRESA: En esta etapa el auditor debe examinar la información recopilada en la etapa anterior, con la finalidad de analizar los objetivos, políticas y normas de la empresa; incidiendo principalmente en las actividades o procesos que poseen mayor riesgo. (contingencias legales, tributarias, Logística, RRHH.) Actividades mínimas para comprender la empresa a auditar: -Determinar la creación (Minuta de Constitución) de la entidad. -verificar si los objetivos iniciales han cambiado. -Determinar con claridad la Misión primordial de la entidad y cuales son los objetivos principales. -Determinar si las operaciones de importancia son aplicados con eficiencia, eficacia y economía. -Determinar la regulación normativa aplicable a la empresa Marco de acción: -Verificar los objetivos operativos de la organización y sus principales áreas -Revisar el Plan estratégico y Plan anual de operaciones. -Obtener los nombres de los principales ejecutivos -Verificar la relación laboral entre el personal y la gerencia (Ambiente de control) -Verificar la estructura de los sistemas de información y comunicación -Determinar las características de la tecnología de uso, entre otros. Técnicas que el auditor realizará: (obtener evidencias) a)Entrevistas con ejecutivos de línea y empleados (obtener información general de la entidad). b)Verificacion documental y/o escrita c)Otras fuentes de información: Manuales, Reglamentos, Directivas, Leyes, Organigrama, etc. Evaluación del Sistema de Control Interno y de gestión: Este punto es importante en el funcionamiento istrativo, financiero y operativo de la empresa.95

PROGRAMA: FASE II COMPRENSIÓN DE LA ENTIDAD - MISIÓN, OBJETIVOS.

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DE LA FASE II: Comprensión de la misión, objetivos principales y operaciones de importancia de la entidad auditada, así como tener claridad sobre la organización, procedimientos generales, fuentes de financiamiento, entre otros. Esta fase se basa en los resultados de la Fase I: Estudio Preliminar. 2 2.1

2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8

2.9 2.1 0 2.1 1

PROCEDIMIENTOS: Con la información sobre los antecedentes, recopilada en la I, determine con claridad: a) Porqué y para qué se creo la entidad. b) Si los objetivos iniciales de la entidad se mantienen o han sido modificados. Verifique si las estrategias, objetivos y metas contempladas para alcanzar la visión se encuentran alineadas con el Plan Institucional y los Programas que le son aplicables. Analice los antecedentes, marco legal y planificación estratégica de la entidad auditada, indicando con precisión los aspectos que la regulan o reglamentan. Analice la información sobre la organización de la entidad y establezca como está conformada realmente; asimismo, determine las principales delegaciones de autoridad y asignación de responsabilidades de las diversas áreas de la entidad. Analice las operaciones típicas de importancia que debe ejecutar en el año para lograr los objetivos empresariales. Identifique y analice documentalmente los flujos de las operaciones, para obtener información de los indicadores estratégicos. Determine si la entidad auditada tiene mecanizados los sistemas de información operativa y financiera y de sus resultados. Determine las fuentes de información a través de la indagación, observación, inspección de documentos, identificando entre otros, áreas responsables de la generación, aprobacion y seguimiento relativo a cumplimiento de metas e indicadores estratégicos. Analice información sobre financiamiento de las operaciones de la entidad auditada, y establezca las principales fuentes de recursos para el año actual y/o siguiente. Establezca el funcionamiento del sistema de control interno de la entidad y determine las principales desviaciones que inciden en sus actividades istrativas. Elabore los objetivos principales, operaciones y actividades de importancia así como los flujogramas de actividades y procesos que faciliten su comprensión .

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FASE III: SELECCIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS O DÉBILES: En esta etapa el auditor evalúa las principales actividades y/o procesos de la gestión istrativa de la empresa, incidiendo en áreas sensibles a actos de corrupción o de riesgos que estarían afectando negativamente en sus metas y objetivos, recurriendo asimismo a la evaluación del sistema de control interno como medio de identificación de áreas criticas, reduciendo la subjetividad y por ende garantiza la independencia de la auditoria. Los principales antecedentes a considerar para determinar las áreas criticas o débiles son: •El resultado de la evaluación del control interno istrativo y de gestión. •Complejidad de las operaciones y los riesgos que involucra. •Los resultados de otras auditorias •Los juicios que se forma el auditor respecto a la calidad de la istración. •Áreas sensibles de la empresa: - Finanzas: -Tesorería, -Contabilidad, - istración: - Logística (adquisiciones de bienes y servicios), -Recursos Humanos, -Informática: -Control de la producción de bienes y servicios, entre otros. Para poder identificar las áreas criticas o débiles, el auditor operativo debe elaborar una “matriz o mapa de riesgos” que le permita ver de una manera objetiva el impacto de las desviaciones o deficiencias que inciden en los sistemas istrativos, operativos y financieros. Dicho mapa mostrara las deficiencias de control, ya sea porque no existen, o existen y no funcionan; al respecto, las áreas istrativas que tengan mayores deficiencias se considerará como riesgo alto o áreas criticas, las que tengan menos deficiencias como riesgo medio o bajo. En ese sentido se seleccionará aquellas áreas criticas que estarían afectando negativamente en sus metas y objetivos. 97

A continuación se indica en hojas aparte algunos ejemplos de las matrices o mapas de riesgos bajo, medio y alto a considerar en la auditoria operativa, para la determinación de las áreas criticas o débiles de la empresa, para su posterior evaluación: 1.- Mapas de riesgos – Área Financiera 2.- Mapas de riesgos – Área de Contrataciones 3.- Mapas de riesgos – Área de Control Interno 4.- Mapas de riesgos – Área de Control Externo

NIVEL DE RIESGO

SIGNIFICACION

BAJO

NO SIGNIFICATIVO

MEDIO

ALTO

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA DE ERRORES

EXISTEN ALGUNOS PERO DE MENOR IMPORTANCIA

IMPROBABLE

SIGNIFICATIVO

EXISTEN ALGUNOS DE IMPORTANCIA

POSIBLE

MUY SIGNIFICATIVO

EXISTEN VARIOS Y SON IMPORTANTES

MUY PROBABLE

(Son cuatro hojas a distribuir al alumno)

Informe Diagnostico:

FACTORES DE RIESGO

El auditor encargado en base a la información obtenida y documentada en el Memorándum de comprensión de la entidad, cuestionario de evaluación global a la entidad, y de la cedula matriz o mapa de riesgos o áreas criticas, presentará un informe de diagnostico general, cuyo objetivo es brindar un breve resumen de las características de la organización y de las principales áreas o actividades que se consideran criticas, a efectos de encarar la profundización del análisis en las etapas siguientes y la reformulación de la planificación preliminar, presupuesto de tiempo y recursos. Su contenido es el siguiente: -Objetivo -Periodo bajo examen -Alcance -Plan de acción y presupuesto -Analisis de la entidad - Áreas criticas -Sistemas de información gerencial 98 -Anexos.

PROGRAMA: FASE III INDICE P/T

IDENTIFICACIÓN DE ÁREAS DEBILES O CRÍTICAS

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DE LA FASE III: Identificar las áreas débiles o criticas de la entidad, mediante la evaluación del control interno contable, financiero y operativo, obteniendo evidencias sobre su efectividad y seleccionar las más importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditoria. 3

PROCEDIMIENTOS:

Identifique las principales transacciones de la entidad, elabore flujogramas y 3.1 efectué pruebas de sus actividades, incidiendo en aquellos puntos críticos. 3.2

3.3

3.4 3.5

3.6

3.7 3.8 3.9 3.1 0

Verifique mediante pruebas selectivas, si la misión, visión y objetivos de la entidad han quedado comprendidos entre el personal, en caso de desviaciones comente con la gerencia. Identifique si la estructura orgánica de la entidad, está vinculada con la misión y propósitos que persigue, analice que la estructura orgánica esté autorizada y corresponda a la cantidad de plazas y niveles autorizados; y si los manuales de organización y funciones guarden congruencia con las unidades responsables de su funcionamiento , atribuciones y reglamento interno. Identifique los controles clave y deficiencias, y formule las conclusiones al respecto; realice el estudio y evaluación del sistema de control interno Analice si los sistemas de información implementados por la entidad son confiables y objetivos así como también permite comparar los logros y resultados obtenidos. Analice las diferencias significativas considerando lo siguiente: a) Medición de los aspectos críticos de las operaciones b) Evaluacion del cumplimiento de los objetivos y desviaciones críticas. c) Implementación de medidas de seguimiento y correctivas por las áreas responsables. Obtenga los reportes e informes gerenciales de la entidad y verifique los resultados obtenidos, cumplimiento de metas y objetivos, y si son satisfactorios. Identifique las áreas débiles o críticas, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación del control interno y medición del cumplimiento de metas. Elabore la cedula matriz de las debilidades determinadas y efectúe el análisis de las áreas criticas en base a importancia relativa, grado de afectación de las áreas e impacto en la entidad. Seleccione según su importancia el área débil o crítica hacia la cual se orientaran los esfuerzos de auditoria y dentro de ésta las operaciones que se examinarán en detalle.

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PLANIFICACIÓN: REVISIÓN ESTRATÉGICA Y FORMULACIÓN DEL PLAN DE AUDITORIA Revisión Estratégica Definición: Se define como el conocimiento preliminar de la propia entidad y comprende el análisis sobre áreas de trabajo de gestión istrativa, operativa y financiera, entre otros; con el propósito de adoptar decisiones acerca de las áreas de revisión más apropiadas y coordinar los esfuerzos necesarios para llevar a cabo el reporte de Revisión Estratégica. Objetivos y Alcance Tiene como objetivo evaluar las áreas de trabajo a realizar durante la auditoría operativa y profundizar el conocimiento inicial de los asuntos más importantes. Tales como: - Permitir al equipo encargado definir los objetivos de auditoría. - Adoptar decisiones acerca de las áreas de revisión más apropiadas, organizar y coordinar los esfuerzos necesarios para llevar a cabo el reporte de Revisión Estratégica en forma efectiva, eficiente y oportuna. - Facilitar la toma de decisiones en cuanto a la aprobación del reporte de Revisión Estratégica y la asignación de recursos solicitados para su ejecución. - Identificar los criterios de auditoría más apropiados, en las circunstancias que se presenten. - Identificar las áreas generales de revisión en función a su materialidad. - Identificar los asuntos más importantes para la formulación del informe. - Establecer el grado de confianza que puede depositarse en la información que brinda el OCI. - Preparar el borrador del Plan de Auditoría.

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Reporte de Revisión Estratégica Aspectos que Comprende:

1.- Comprensión y análisis de la entidad.-

Etapa a través de la cual se comprende el ambiente general de la entidad e incluye la descripción de la información general, tales como los antecedentes, fines, competencias y atribuciones, objetivos, metas, marco legal aplicable, información financiera y aplicación de los recursos públicos, logros obtenidos en el desarrollo de las actividades y proyectos.

2.- Determinación de las áreas de actividad o unidades orgânicas a ser auditado.-

Es la etapa a través de la cual se determina preliminarmente las áreas o programas más importantes a examinar, tomando en cuenta el criterio del auditor basado en su evaluación objetiva, así como en la observación de las actividades y operaciones mas importantes u otras áreas que podrían considerarse a priori críticas que requieren ser analizadas más adelante con los procedimientos de auditoría, que efectivamente merecen ser examinadas con mayor profundidad.

3.- Identificación de las fuentes de criterio y evidencia de auditoría.-

Las fuentes de criterio y evidencia son establecidas por el auditor mediante la revisión de la naturaleza de la entidad, programas, actividades, proyectos metas y objetivos a examinar; así como las respectivas características operativas y procesos más importantes de la gestión, esta información básica permite tener una visión global de la entidad por auditar y se debe poner a disposición del equipo.

4.- Identificar los asuntos más importantes.-

Dentro del proceso de Planeamiento, una de las razones para seleccionar áreas a auditar se encuentran aquellas que tienen una importancia y gran trascendencia por la magnitud que representa el uso de los recursos (materialidad) y desenvolvimiento de la gestión; dentro de este enfoque también se puede incluir aquellas áreas en donde se señalan o anticipan problemas importantes que podrían presentarse de manera inesperada.

5.- Formulación del Reporte de Revisión Estratégica.-

El auditor encargado debe abocarse a la tarea de determinar el énfasis y estrategia de la auditoría, así como identificar las áreas de trabajo que se incluirán en el Plan o Reporte de Revisión Estratégica. Este documento es elaborado por el auditor encargado y el supervisor de la auditoría al 101 finalizar la etapa de revisión general.

El reporte de Revisión Estratégica, debe ser programado apropiadamente para su ejecución, de manera que el documento que se formule contenga el entendimiento inicial de la entidad por parte del auditor, la relación de las áreas de revisión seleccionadas, los criterios a utilizar en esta evaluación y objetivos, funciones más importantes, recursos necesarios y cronograma tentativo de actividades.

6.- Ejecución del Reporte de Revisión Estratégica.-

Una vez que haya sido aprobado el Reporte de Revisión Estratégica, el auditor encargado debe reunirse con los funcionarios gerenciales de la entidad, programa o actividad a ser examinada, para presentar a los del equipo de auditoría que tendrían a su cargo el desarrollo de los trabajos. Las actividades a ejecutar deben comprender los siguientes aspectos: - Aplicación de pruebas preliminares. - Comprensión del ambiente de control interno. - Identificación de los factores externos e internos. - Definición de criterios de auditoría. - Confirmación y análisis de la información obtenida en la etapa anterior, debe comprobarse la veracidad de la información acumulada entorno a la entidad. - Confirmación de programas o sistemas. - Confirmación de la utilización de los recursos en actividades propias de la entidad. - Identificación de cualquier debilidad significativa en los procedimientos gerenciales. - Revisión de los sistemas e informes sobre medición de rendimientos, incluyendo a los informes de evaluación de resultados de programas.

7.- Preparación del Reporte de Revisión Estratégica.-

Concluida la revisión estratégica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles de decisión correspondiente los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para fases siguientes del examen. El reporte de revisión estratégica constituye uno de los elementos más importantes del proceso de planeamiento de auditoría. Dicho reporte contiene los resultados de la ejecución del plan de revisión estratégica que debe servir de base para la formulación del plan y programas de auditoría para la fase de su ejecución.

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Formulación del Plan de Auditoria Operativa Comprende dos (2) aspectos muy importantes: a)Memorándum de Planeación.- Es un instrumento de trabajo donde se indica los objetivos general y especifico, alcances, equipo de auditores que lo conformará, cronograma de ejecución, entre otros. b) Programa de Auditoria Operativa.- se indica las actividades o programa a realizar por cada auditor y el tiempo estimado del mismo.

a) Memorándum de Planeación: Comprende: Información sobre las operaciones y actividades de la entidad Objetivos general y específico, Alcances Criterios Conclusiones de la evaluación preliminar del riesgo y materialidad de la auditoría operativa Equipo de auditoría. Cronograma esperado de ejecución. Firma del director o supervisor de la auditoría y del jefe del equipo de trabajo de auditoria. 103

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b) Programa de Auditoria Operativa: El programa de auditoría es un esquema lógico, secuencial y detallado de las tareas a realizar y la aplicación de los procedimientos de auditoría que han de emplearse durante la ejecución del trabajo de campo. Los programas de auditoría se preparan anticipadamente en la etapa de planeación y pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. El programa de auditoría comprende lo siguiente: 1.Desarrollo de un programa analítico de auditoría que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría global. 2.El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. 3.El programa de auditoría contiene los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempo, en el que son presupuestadas las horas para las diversas áreas o procedimientos de auditoría. 4.El programa de auditoria se elabora por cada sección o área a examinar, el cual debe incluir los procedimientos y el personal del trabajo a realizar. 5.Cada programa de Auditoría permite el desarrollo del plan de trabajo general, pero a un nivel más analítico, aplicado a un área en particular. 105

El Programa de Auditoria contiene: 1.- Nombre de la Entidad, 2.- Área o actividad a examinar 3.- Alcance, (periodo del: ……… al: …………) 4.- Los objetivos generales y específicos a desarrollar por cada auditor. 5.- Antecedentes y base legal 6.- Procedimientos de Auditoría, 7.- Equipo de auditores a cargo de la aplicación de los procedimientos. 8.- Selección y tamaño de la muestra, 9.- Aprobación del programa por el Jefe de Comision, Supervisor y Gerente de Auditoria.

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EJECUCIÓN DE AUDITORIA OPERATIVA

EXAMEN ÁREAS CRÍTICAS y ÁPLICACION DEL PLAN DE AUDITORIA FASE IV: EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS: Tiene por objetivo determinar las áreas criticas y/o significativas de la empresa, en esta etapa se evalúa la formulación de posibles hallazgos que puedan existir en función de la identificación de deficiencias en la gestión istrativa, con el propósito de determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y formular recomendaciones que contribuyan en la mejora de la gestión. Actividades que comprende el examen detallado de áreas críticas: •Revisión detallada de la información vinculada con las áreas criticas o débiles. •Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones físicas, etc. •Determinación de la precisión y confiabilidad de la información del área critica. •Clasificación de los posibles criterios a utilizarse. •Determinación de la necesidad de contar con la asesoría técnica de un especialista. •Selección de las operaciones importantes y criticas para ser examinadas a profundidad. •Identificación y desarrollo de posibles hallazgos de auditoria operativa, para establecer si las operaciones examinadas están logrando las metas y objetivos establecidos y si se están cumpliendo con eficiencia, eficacia y economía en las áreas criticas. •Formulacion de las conclusiones e identificación de las recomendaciones para mejorar y fortalecer la gestión gerencial. Los anteriores puntos son la base para identificar los problemas de las áreas criticas y sus posibles causas; finalizando esta etapa con el diseño del programa de auditoria operativa. 107

PROGRAMA: FASE IV INDICE P/T

EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DE LA FASE IV: Evaluar los posibles hallazgos que pueden existir en el área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía de las operaciones y para formular las conclusiones y recomendaciones que mejoren la gestión istrativa. 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.8 4.9 4.1 0 4.1 1

PROCEDIMIENTOS: Revise detenidamente la información recopilada en las fases anteriores, que tenga relación con el área o áreas críticas. Recopile información adicional sobre el área por medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones, entre otras. Determine con precisión la confiabilidad y utilidad de la información para uso de la gerencia. Determine la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que no esté involucrado en las operaciones examinadas. Establezca si las operaciones examinadas, están cumpliendo con las metas y objetivos del área o entidad auditada. Establezca la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones, así como el cumplimiento de la istración de los recursos y legislación aplicable . Identifique y desarrolle las características que contienen los posibles hallazgos de auditoria operativa. (condición, criterio, efecto y causa) y ponga en conocimiento de los funcionarios involucrados, para que efectúen sus descargos documentados. Evalué los descargos y si no levanta los hallazgos, formular las observaciones de auditoria en el informe respectivo. Elabore el informe de auditoria operativa donde se incluirá los hallazgos no levantados por los funcionarios incursos en la acción de control. Redacte las Conclusiones de la Auditoria Operativa.

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Formule las recomendaciones pertinentes para mejorar la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones involucradas en los hallazgos de auditoria. Discuta las conclusiones y recomendaciones con los funcionarios de la entidad auditada, a fin de esclarecer posibles interpretaciones no entendidas.

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EJEMPLO:

PLAN Y PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA

Casuística Auditoria Operativa de Obras (Aplicación Fase: Planificación, Ejecución e Informe)

NOTA: ENTREGAR COPIA DE DIAPOSITIVA A LOS ALUMNOS.

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INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

El Informe de auditoria, es un informe que proporciona una opinión objetiva, experta e independiente en relación a la materia o área sometida a examen, en el se incluyen las observaciones (hallazgos que no levantó el funcionario responsable de una gestión deficiente), conclusiones y recomendaciones. FASE V: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS: En esta etapa se elabora el informe de la auditoría operativa. En él se explicarán los objetivos y alcance del trabajo, la metodología utilizada, las áreas críticas (con los problemas y causas) y el enjuiciamiento de ellas en términos de eficacia, eficiencia y economía, sugiriendo a la gerencia o directivo las soluciones y recomendaciones pertinentes.

Estructura del informe: Objetivo de la auditoría. Metodología utilizada. Alcance del trabajo. Diagnóstico. Carta de Control Interno (Clase aparte) Recomendaciones. Pronóstico. Anexos. A continuación se detalla cada uno de ellos.

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Objetivo de la Auditoría: Determinar si la gestión istrativa viene cumpliendo con eficiencia, eficacia y economía sus recursos y normativas legales aplicables. El objetivo puede ser un área, o una actividad de la empresa.  

Metodología Utilizada: este punto expone el análisis detallado y objetividad de la

auditoría , así como la validez de los juicios que emite.   Alcance y Limitaciones del Trabajo: es importante señalar cual fue el ámbito sometido a la evaluación y la muestra analizada, para que el receptor conozca el marco de referencia utilizado para los juicios que se formulan. Es igualmente importante consignar la razones que han podido impedir una plena y libre realización de la auditoría , limitando de esta forma las opiniones, del equipo profesional.   Diagnóstico: Es analizar la situación en que se encuentran los hechos y circunstancias que caracterizan las actividades istrativas, operativas y financieras, en sus aspectos positivos y negativos. En este punto, debe incluirse el juicio del auditor sobre el grado de eficacia, eficiencia y economía de la gestión.   El diagnóstico de la situación es la base para formular las sugerencias y recomendaciones del caso.    Sugerencias y Recomendaciones: Son las medidas que, a juicio del auditor operativo, permitirán a la organización mejorar la eficiencia, eficacia y economía de sus operaciones, solucionando sus actuales problemas, previniendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.    Pronóstico: La auditoría operativa debe formar un juicio orientado hacia el futuro, a fin de ayudar al a visualizar cual será la situación del ente evaluado si se adoptan las medidas correctivas propuestas, o se toma la decisión de no considerarlas o de hacerlo solo parcialmente.  

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 Etapa de Seguimiento del informe de Auditoria Operativa   Una vez entregado y comentado el informe con el cliente, el auditor interno debe verificar que el informe llegue a todos los afectados y comprobar que sus recomendaciones se cumplan (implementen). Esta etapa debe ser fijada con el cliente (en caso de haber llevado a cabo la auditoria operativa una sociedad de auditoria externa).

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TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA TECNICAS DE AUDITORIA: Son métodos prácticos de investigación utilizados por el auditor para obtener evidencia suficiente y pruebas auténticas, que sustentan su opinión profesional sobre alguna materia objeto de análisis o examen. Durante la fase de planeamiento y programación el auditor determina: Que técnicas va a emplear, Cuando debe hacerlo, y De que manera. Las técnicas seleccionadas para una auditoría especifica, al ser aplicadas se convierten en procedimientos de auditoría. Clasificación: En la auditoría operativa las técnicas se clasifican generalmente con base a la acción que se va a efectuar. Estas acciones pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de documentos y por el examen físico. Se agrupan de la siguiente manera:

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Clasificación: Técnicas de Auditoría

VERIFICACION OCULAR

VERIFICACION ORAL

VERIFICACION ESCRITA

VERIFICACION DOCUMENTAL

VERIFICACION FISICA

OBSERVACIÓN

ENTREVISTA

CONFIRMACIÓN

COMPROBACIÓN

INSPECCIÓN

(Entrega y recepción de cargo de funcionarios)

(Con gerente al inicio de auditoria operativa).

(Saldos de Cta. Cte. bancaria 31.12.13)

(Ctas. por Cobrar, Abogados, etc.)

(Obras publicas)

COMPARACIÓN

INDAGACIÓN

ANÁLISIS

COMPUTACIÓN

(Ingreso del Bien al Almacén vs. documento de especif. técnica).

(Con funcionarios incursos en la gestión)

ENCUESTA

(EMAIL, CORREO ELECTRONICO)

TABULACIÓN

RASTREO (seguimiento de hechos)

CONCILIACIÓN (Extracto bancario vs. Libro bancos)

REVISION SELECTIVA (documentos de gestión)

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PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas al examen, mediante las cuales se obtiene las bases para fundamentar su opinión. Al respecto tenemos los siguientes conceptos: Procedimientos de auditoria: Es la combinación de dos o más técnicas de auditoria. Programa de auditoria: Es la unión de dos o más procedimientos de auditoría. Plan de Auditoria: Es el conjunto de programas de auditoría. El Auditor Supervisor y los integrantes del equipo de Auditoría con mayor experiencia definirán la estrategia que consideren la más adecuada para desarrollar la Auditoría. Estos criterios se basarán en el conocimiento de la Entidad o Empresa auditada, así como la experiencia general de la especialidad, que les permita a los auditores determinar de antemano los principales procedimientos de Auditoría a aplicar en cada uno de los casos que se presentan a lo largo del proceso de Auditoría.

Clasificación de procedimientos:

•EXTENSION O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.Se llama extensión o alcance a la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prácticamente estos en cada uno de los casos para lo cual de deberá tomar en cuenta la actividad u operación que realizó la empresa. •OPORTUNIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS.Es la ocasión en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas específicas, y al análisis total de las actividades de la Empresa o Entidad. •PRUEBAS SELECTIVAS EN LA AUDITORIA.115 El trabajo de revisión de las operaciones que realiza la empresa a lo largo de un año, no es ni puede ser exhaustivo, ya que no es posible realizarlo en un período corto de

Preguntas: 1.Como se define la Auditoria Operativa ? 2.Cual es el objetivo de una Auditoria Operativa? 3.Establezca (5) diferencias entre una auditoria financiera y una operativa? 4.Cual seria en su opinión la justificación para realizar una auditoria operativa? 5.Cuales son las principales características de la Auditoria Operativa? 6.En que consiste las Técnicas de Auditoria?. 7. Diga cual es la clasificación de las Técnicas de Auditoria ? 8. Diga cual es el concepto de Procedimientos de Auditoria. 9. Como se clasifica los procedimientos de auditoria.?

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PAPELES DE TRABAJO  Concepto de papeles de trabajo  Objetivos de los papeles de trabajo 

Importancia de los papeles de trabajo

 Contenido de los papeles de trabajo  Formalidad de los papeles de Trabajo  Referencias en los papeles de trabajo  Propiedad y custodia de los papeles de trabajo (Oficina de Auditoria Interna o Externa).

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Papeles de Trabajo: Concepto: Es el conjunto de cédulas y/o documentos en las cuales el auditor revela toda la evidencia encontrada como consecuencia de la aplicación de procedimientos y conclusiones a que llega en un examen de auditoria. Ejemplo de papeles de trabajo son los programas de auditoría, análisis de cuentas , memorandos, documentos de la cia. informes, cartas de confirmación, etc. El auditor debe preparar y mantener los papeles de trabajo, cuya información y contenido deben ser diseñados acorde con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. (Financiera, Operativa, Tributaria, etc.) Objetivos: •Constituye la principal constancia del trabajo realizado por el auditor y las conclusiones a que ha llegado en lo concerniente a hechos significativos. •Sirven de ayuda al auditor al ejecutar y supervisar el trabajo de campo. Importancia: •Proporciona la sustentación principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la norma de ejecución del trabajo. •Cumplimiento en el informe de las normas de auditoría generalmente aceptadas. 118

Contenido de los papeles de trabajo La cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían de acuerdo a las circunstancias, pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo y conciliados con los estados financieros o cualquier otra información sobre la cual se está dictaminando y que se ha cumplido con las normas de auditoría aplicables a la ejecución del trabajo. Los papeles de trabajo normalmente deben incluir documentación que muestre que: A- El trabajo ha sido planeado y supervisado adecuadamente, y además indicar que se ha cumplido con la primera norma de auditoría relativa a la ejecución de trabajo. B- El sistema de control interno ha sido estudiado y evaluado en el grado necesario para determinar si, en extensión se aplicaron otros procedimientos de auditoría, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la ejecución del trabajo. C- La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados y las pruebas realizadas, han proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para expresar una opinión sobre bases razonables. 119

FORMALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO En el encabezamiento: •El nombre y siglas de la entidad auditada. •El tipo de examen. •El periodo del examen. •Titulo de la cédula de trabajo. En la parte inferior de la cédula: •En el lado derecho va el código y referenciación de acuerdo al índice que corresponda. •En el lado izquierdo el nombre o iniciales de la persona que lo preparo, de quien la reviso, así como, las fechas de revisión. NOTA: LOS PAPELES DE TRABAJO SON CEDULAS QUE SUSTENTAN EL INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA y OPERATIVA. (IMPORTANCIA)

120

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

“AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AREA DE CONTABILIDAD DEL MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS” PERIODO 2013 – 2014

Procedimiento Nº 1

1.- Verifique el Libro de Actas del área de contabilidad y compruebe si éstos se encuentran debidamente firmados y foliados por los funcionarios competentes.

REF - P/T

F1

I. ACCIONES DESARROLLADAS    Mediante Oficio N° 020-2014-OCI de fecha 05.Feb.2014 el Jefe del OCI-MINCETUR, solicitó al área de contabilidad, el Libro de Actas de las sesiones realizadas correspondiente a los años 2013 y 2014. Con Memorándum n° 08-2014-CONTABILIDAD de fecha 27 de marzo de 2014, adjunta copia de las actas de las sesiones correspondiente al año 2013 y lo que va del 2014. II. CONCLUSIÓN:    Se verificó las copias de Libro de Actas del año 2013 y hasta febrero 2014, las mismas que se encuentran debidamente firmados y foliados por los funcionarios correspondientes.  Se adjuntan las copias respectivas.

PREPARADO POR: SRN REVISADO POR:

FECHA 01.07.2014 FECHA

SUPERVISADO POR:

FECHA

SRN

F1.1

121

AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA OPERATIVA

(Referencia Papeles Trabajo)

(Referencia Papeles Trabajo)

Índice A

Cuenta Caja y Bancos

Índice Segmento A Sistema de Información empresa

B C D E

Inversiones Cuentas a Cobrar Inventarios Inmuebles, Maq. y Equipo

AA BB DD P/G F

B C D E

Dirección General Recursos Humanos Gestión Financiera Activo Fijo, Ventas, Cuentas . Neto por Cobrar y cobranzas. Obligaciones por pagar. F Costos de Producción y exist. Cuentas x Pagar a largo Plazo G Activos Productivos Patrimonio H Compras, Cuentas a Pagar y Pagos. Pérdidas y Ganancias I Retribuciones salariales y gastos del personal Libros oficiales de la entidad J Licitación pública de procesos 122 F1.- Libro de actas K Niveles de Producción existente F2.- Libros Oficiales (Caja, Bancos,

Hallazgo de Auditoria Hallazgo: Presunción de deficiencias en la gestión desarrollada por los funcionarios, servidores, etc., donde se evidencian hechos irregulares. Es toda información que a criterio del auditor le permite identificar hechos importantes que inciden negativamente en la gestión de la entidad. Los requisitos son: Debe ser significativo, Basado en hechos y evidencias documentadas en papeles de trabajo, debe ser objetivo y convincente para una persona que no ha participado en la auditoria. Atributos CONDICION CRITERIO EFECTO entre

Breve descripción

Significado

Situación actual encontrada Unidades de medida o normas aplicables

Resultado adverso para la entidad (en términos monetarios - potencial)

"Lo que es" "Lo que debe ser' "La diferencia entre Io que es y

Io que

debe ser” CAUSA (S)

Razones de la desviación (incumprimento de funciones, contratos o alguma normativa)

“Porque sucedió”

123

Atributos del hallazgo Condición: Es la situación encontrada por el auditor al examinar una operación, actividad o área especifica. La condición refleja el grado en que los criterios están siendo logrados. Criterio: Es la norma con la cual el auditor mide la condición. Son las metas que la entidad está tratando de lograr o las normas relacionadas con el logro de las mismas. Necesariamente son unidades de medida que permiten la evaluación de la condición actual. (Tipos: normatividad legal, regulaciones , disposiciones, reglamentos, directivas internas, entre otros) Efecto: Es el resultado adverso, real o potencial que resulta de la condición encontrada. Normalmente presenta la pérdida en dinero o en efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. Siempre que sea posible, el auditor debe expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos no pueden ser expresados en tales términos. Causa: Es la razón o motivo por el cual el gerente, funcionario o empleado no cumplió el criterio o norma interna, incumplimiento de funciones, contratos, entre otros. Causas típicas.- Falta de capacitación, Falta de comunicación, Falta de conocimiento de los requisitos, Negligencia o descuido, entre otros. 124

Hallazgo que se convierte en Observación en el Informe: El Hallazgo es una presunción de una deficiencia o hecho irregular, que se determina como resultado de la aplicación de procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Dicho hallazgo es comunicada al funcionario incurso en la gestión deficiente, otorgándole un plazo de cinco días útiles para que presente sus comentarios y/o aclaraciones debidamente documentadas. (no se puede responsabilizar a un funcionario o ciudadano sin darle derecho a la defensa). Una vez recibida el hallazgo, el auditor evalúa los comentarios documentados del funcionario, y si encuentra que existen documentos que aclaran el hecho observado, el hallazgo se desvirtúa; caso contrario la formulación del hallazgo se convierte en observación al no levantar el funcionario el hecho observado y se incluye en el informe final de Auditoria. Observación Es la confirmación de los hallazgos resultantes de una gestión deficiente o irregular. La observación, tiene la estructura siguiente: -Sumilla, Condición, Criterio, Efecto y Causa -Comentarios y/o aclaraciones del funcionario incurso en la gestión. -Evaluacion de los comentarios por el Auditor, -Determinación de la responsabilidad incurrida por el funcionario. (istrativa, civil o penal) 125

Funcionarios responsables Considerar nombres y apellidos, DNI, cargo desempeñado, periodo de gestión y dirección domiciliaria, de las personas que tienen la responsabilidad en el cumplimiento de sus funciones. Observaciones: Son la resultante de la auditoria practicada a los procesos istrativos y operativos del área que se audita. Estas se materializan por escrito y son puestas en conocimiento de los funcionarios auditados, con cargo para que cada una de ellas sean esclarecidas o descargadas en forma escrita y documentada. Ejemplos de observaciones formuladas en el Área de Trámite documentario y archivo. (Sumilla):

•Inadecuada ubicación física de la infraestructura y sus condiciones de seguridad •Situación de abandono de los documentos en el archivo central •Duplicidad de procesos en la istración documentaria en una sola jurisdicción istrativa •Incumplimiento de apertura de un registro especial para expedientes de empresas reclamantes •Omisión de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos expedientes •Morosidad significativa en el tramite de algunos expedientes

126

Conclusiones: Son resúmenes que deben redactarse en armonía y coherencia con las observaciones detectadas, con la finalidad de pronosticar el problema motivo de la Auditoria Operativa. Ejemplo

Se ha determinado que la Secretaria General no ha realizado las gestiones necesarias, a fin de que la ubicación física de la istración documentaria, se encuentre en un lugar estratégico que permita fácil al público y/o , así como de las seguridades necesarias en sus instalaciones acorde con la naturaleza que brinda. Recomendaciones Son sugerencias que detallan la forma de dar solución a las observaciones detectadas durante el proceso de la Auditoria Operativa. Por ejemplo : Con relación al área de trámite documentario y archivo Ejemplo

Que la Unidad de tramite documentario y archivo, en el plazo de 30 días calendario proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el archivo central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su istración eficaz. Anexos En el Informe de Auditoria Operativa, se adjuntarán gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis istrativo, que se consideren necesarios para aclarar y sustentar apropiadamente el informe. 127

AUDITORIA OPERATIVA DE LA ISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La importancia de la istración de recursos humanos como una de las actividades istrativas básicas esta señalada por la necesidad de contar con el numero de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.

CONCEPTO Y ALCANCE DE LA ISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS La istración de recursos humanos es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneración mas adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre la entidad y los empleados y de estos entre si; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que este cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de sus necesidades como individuos.

La istración de recursos humanos abarca por lo menos las siguientes actividades: • Contratación de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y despido. • istración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos correspondientes a cada categoría; el señalamiento de los procedimientos de evaluación para la determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.

• Recursos Humanos, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la entidad; la negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento de la entidad de salud y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

• Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de desarrollo tendientes a que el personal pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su capacitación técnica.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA EN LA ISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS El objetivo de la Auditoría operativa en la istración de Recursos Humanos es examinar críticamente, las actividades y procesos que desarrolla, con la finalidad de identificar y definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.

METODOLOGÍA Familiarización: El auditor debe familiarizarse con la istración de Recursos Humanos de la entidad que está examinando a través del estudio de: (1) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) La infraestructura específica establecida para la istración de Recursos Humanos (planeación, organización, dirección y control) y (3) Los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de . cartas de control interno u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

LINEAMIENTOS QUE PERMITEN AL AUDITOR SISTEMATIZAR SUS ESFUERZOS PARA FAMILIARIZARSE CON EL PROCESO DE ISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS A. Estudio preliminar y analítico: En esta fase puede llegarse a obtener información orientadora de gran valía que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad en esta investigación inicial será definido por el criterio del auditor: • La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la entidad. Un indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nóminas y el costo de las prestaciones al personal.

• Los resultados obtenidos en el manejo del personal, indicadores de los resultados son: La rotación de personal (por departamentos, por tipo de separación, etc.,); ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, números de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc. • Los programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluación de puestos, etc.

•

•

•

Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto explícita como implícitamente para la istración de Recursos. La forma en que se ha interrelacionado la filosofía istrativa de la gerencia con las políticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia istración haya observado. La forma en que la competencia resuelve sus problemas de istración de Recursos Humanos.

B. Planeación: El auditor deberá estudiar la forma en que la istración resuelve los siguientes problemas: • Previsión de las necesidades de personal a corto y mediano plazo. • Planeación coordinada de la istración de sueldos con las otras actividades (finanzas, producción, etc.) • Previsión de problemas con el sindicato y el personal de confianza a través de instrumentos que permitan su inmediato señalamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.)

• • •

Anticipación de las necesidades de desarrollo de personal (Inventario de ejecutivos). Programas de entrenamiento. Anticipación de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc.

C. Organización: Estructura de organización del Departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos. • Líneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave (reclutamiento, contratación y terminación de empleo, mantenimiento de registros de personal, istración de sueldos, adiestramiento y desarrollo, negociación de contratos, etc.

• Coordinación entre el Departamento de Recursos Humanos y los Departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de las necesidades de la fuerza de trabajo; determinación de las normas de competencia y habilidad del personal; políticas de evaluación, ascensos, y aumentos de sueldo y preparación y mantenimiento de descripción de labores. • Niveles jerárquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del Departamento de Recursos Humanos.

Diagnóstico

Informe Definitivo.Algunos ejemplos de hallazgos que podrían hacerse en el curso de una Auditoría de la istración de Recursos Humanos y que servirían de base para la elaboración del informe final son: • No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad del personal). • La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.

• Existe un grave problema de comunicación entre jefes y subordinados que hace peligrar la productividad y buena marcha de la entidad de salud. • La capacitación y desarrollo del personal, prácticamente no existe. • Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad. • La filosofía para manejar personal, dada la alta rotación habida, es inadecuada.

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN GRUPAL: AUDITORIA OPERATIVA

Tema: Formulacion de (3) Deficiencias de Control Interno: a) Formular, la Sumilla, Condición, Criterio y la Recomendación del Control Interno de una empresa. (Libre) b) Seleccionar tres de los cinco componentes de Control Interno. (Ambiente de Control, Evaluacion de Riesgos, Actividades de control Gerencial, Informacion y Comunicación y/o supervisión). c) Elaborar la Carta de Control Interno, según modelo dictado en clase.

Tema: Formulacion de (1) Hallazgo que se convierte en Observación: a)Formular la Sumilla, Condición, Criterio, Efecto y Causa, del hallazgo de Auditoria Operativa; asimismo adicionar un rubro denominado presentación de los descargos (comentarios y/o aclaraciones del funcionario) y por ultimo agregar otro rubro sobre Opinión del Auditor sobre los descargos, donde determina el auditor luego de la evaluación de los descargos, que no absuelve el Hallazgo de Auditoria Operativa. b)Otro rubro sobre la responsabilidad istrativa del funcionario.

Exponer: El trabajo de Auditoria grupal en Proyector y una copia en Físico para el día lunes 26/enero/2015 y miércoles 28/enero/2015. 144

PRÁCTICAS CONCEPTUALES DE AUDITORIA OPERATIVA

145

¿Qué es una Auditoria Operativa?

146

( ( ( ( ( ( ( (

Marque con una X que otros nombres tiene la Auditoría Operativa: X X X X X

) ) ) ) ) ) ) )

Auditoría Forense Auditoría Integral Auditoría de Gestión Auditoría Financiera Auditoría de las 3 “E”s Auditoría Tributaria Auditoría istrativa Auditoría Gerencial 147

La similitud que existe entre la Auditoria Operativa y la Auditoría Financiera es que ambos estudian y evalúan el Sistema de Control Interno

148

Los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo previsto, cualquier desviación o irregularidad respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos en la empresa y de eliminar contingencias negativas a futuro.

Falso

Verdadero

149

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre si, ¿Cuáles son?

150

151

152

¿Señale el concepto de economía – dentro de la Auditoría Operativa?

153

El sistema de control interno “COSO”

co nt em pla

No

el

co nc ep to

Si de ét ica

154

¿Puede ser inherente a la Auditoría Operativa el concepto de ecología?

155

Cite el concepto de un hallazgo de auditoría y el significado de cada uno de sus atributos Presunción sobre deficiencia en la gestión istrativa, que se determina por medio de la aplicación de procedimientos de auditoría

156

¿Qué es una muestra?

157

¿Qué es una prueba analítica?

158

¿Qué son las confirmaciones?

159

¿Qué es el Riesgo de auditoría?

160

¿Qué es el Riego inherente?

161

¿Qué es el Riesgo de control?

162

¿Qué es el Riesgo de detección?

163

¿Qué es el ambiente de control?

164

¿Para que se hace una evaluación de riesgos?

165

Establezca cinco diferencias principales entre la auditoría operativa y financiera. Auditoría Auditoría Operativa

Financiera

166

¿Qué información debe incluirse en un archivo permanente?

167

¿Qué información debe incluirse en un archivo corriente?

168

¿Quiénes son los s de los papeles de trabajo?

169

¿La Auditoría Operativa es siempre llevada por el Auditor Interno?

170

El propósito de la Auditoría Operativa es formular y expresar una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de una entidad.

171

El alcance de la Auditoría Operativa son las operacion es financieras (de un año). 172

¿Para aplicar la Auditoría Operativa que normas se utilizan?

173

¿Se aplican principios de istración en la Auditoría Operativa?

SI

NO

174

¿Es imprescindible la evaluación del Control Interno en la Auditoría Operativa por cualquier método, mejor si es por el sistema COSO? Rpta.: Si

175

¿La orientación de la Auditoría Operativa está dada sobre las operaciones de la entidad en el presente y son una proyección hacia el futuro y retrospección al pasado cercano?

176

¿La orientación de la Auditoría Operativa está dada hacia la situación financiera, resultados, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo de la entidad desde el punto de vista retrospectivo ?

177

El informe de Auditoría Operativa contiene el dictamen del auditor y los estados financieros y todo su contenido está relacionado con ellos. Además de la Carta a Gerencia y Recomendaciones de control interno financiero?

178

¿La medición de la Auditoría Operativa se realiza mediante la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados?

179

¿Las técnicas de Auditoría Operativa son establecidas por la profesión de Contador Publico?

180

¿En la Auditoría Operativa es opcional y según las circunstancias la evaluación del Sistema de Control Interno?

181

Falso

¿El informe de Auditoría Operativa puede o no presentar los estados

Verdadero

182

En la Auditoría Operativa las recomendaciones del auditor se refieren a mejoras en todos los sistemas istrativos, el sistema de control interno gerencial y cualquier aspecto de la istración y operación de la entidad?

183

¿En la Auditoría Operativa la independencia del auditor es imprescindible?

184