Avanzado Coi 1v5e1x

[email protected]

(Capacitación

6.4.3 Im portación de pólizas..................................................................................................................................... 52 Práctica 6: Im p o rta n d o info rm ació n de M icrosoft Excel®................................................................................... 55 7.

H O JA S FISCALES Y F IN A N C IE R A S .............................................................................................................................. 57 7.1 D e fin ic ió n ......................................................................................................................................................................... 57 7.2 Hojas de cálculo fin a n c ie ra s ................................................................................................................................58 7.3 Hojas de cálculo fiscales................................................................................................................................................... 58 Práctica 7: Diseño de un catálogo de cuentas a p a rtir de M a trice s ............................................................. 58

8.

R A Z O N E S F IN A N C IE R A S ................................................................................................................................................ 59 8.1 Interpretación de razones fin a n c ie ra s ................................................................................................................. 59 8.2 Análisis de tendencias................................................................................................................................................. 59 8.3 Tip o s de R a zo n e s .......................................................................................................................................................... 60 Práctica 8: Em isión de H oja de cálculo de Razones Financieras........................................................................63

9.

E M IS IÓ N DE REPORTES D IO T / IE T U ...........................................................................................................................65 9.1 Reporte de operaciones con te rc e ro s ...................................................................................................................65 9.1.1 Barra de herram ientas en M icro so ft E x c e l..............................................................................................67 Práctica 9: G eneración del reporte de operaciones con terceros..................................................................... 67 9.2 Reportes O peraciones con I E T U ............................................................................................................................. 67 9.2.1 Ingresos IE T U ........................................................................................................................................................67 9.2.2 Deducciones I E T U .............................................................................................................................................. 69 9.2.3 IV A D e v u e lto ........................................................................................................................................................71 9.3 Desglose I V A ................................................................................................................................................................... 72 9.3.1 IV A a c re d ita b le ................................................................................................................................................... 72 9 .3.2 IV A tra s la d a d o .................................................................................................................................................... 73 9.4 R etenciones..................................................................................................................................................................... 75 9.4.1 Reporte de IV A e ISR retenido en D I O T ....................................................................................................75 9.4.2 Reporte de IV A e ISR retenido en I E T U ..................................................................................................... 76 Práctica 10: Generación de reportes IE T U .................................................................................................................. 77

10.

M A N E JO DE A C T I V O S ........................................................................................................................................................ 79

10.1 D epreciación C o n ta b le y Fiscal de A c t iv o s ........................................................................................................ 79 10.1.1 Póliza de depreciación......................................................................................................................................80 10.1.2 Parám etros de de p recia ción .......................................................................................................................... 81 10.1.3 Consulta de depreciación contable y fiscal............................................................................................ 81 10.1.4 D etalle de depreciación contable y fis c a l...............................................................................................82 10.1.5 Baja contable del a c t iv o ................................................................................................................................. 83 Práctica 11: M anejo de Depreciación de A c t iv o s ....................................................................................................84 10.2 Reportes de depreciación c o n ta b le ....................................................................................................................... 85 10.2.1 Reporte de depreciación c o n ta b le .............................................................................................................. 85 10.2.2 Reporte activos que ya no se de p recia n ....................................................................................................86 10.2.3 Reporte proyección de d epreciación.......................................................................................................... 87 10.2.4 Reporte conciliación de a c tiv o s ................................................................................................................... 88 Práctica 12: Em itie n do reportes de depreciación c o n ta b le ................................................................................89 10.3 Reportes de depreciación fis c a l.............................................................................................................................. 89 10.3.1 Reporte con valores actualizados (fa cto r a n u a l).................................................................................... 89 10.3.2 Reporte con valores actualizados (A ju s te IS R )...................................................................................... 91 10.3.3 Reporte deducción in m e d ia ta ...................................................................................................................... 93 10.4 Revaluación de a c tiv o s ...............................................................................................................................................94 10.4.1 Proceso de re v a lu a c ió n ................................................................................................................................... 96 10.4.2 Parám etros de re va lu a ció n ............................................................................................................................ 97 10.4.3 Consulta de re v a lu a c ió n ................................................................................................................................. 98 10.4.4 D eta lle de re v a lu a c ió n .....................................................................................................................................99 10.4.5 Reporte de revaluación de activos fijos....................................................................................................99

11.

R EP O R TES...........................................................................................................................................................................101

11.1 A d m in is tra d o r de Reportes....................................................................................................................................101 11.2 Asistente de Reportes.............................................................................................................................................. 103 Práctica 13: Creación de reporte desde el a sis te n te ...........................................................................................104 11.3 Edición de Reportes de tip o Q R 2 ......................................................................................................................... 104 11.4 Edición de Reportes de tip o F T O ......................................................................................................................... 105 11.4.1 Cam pos del e d ito r ...........................................................................................................................................106 11.4.2 Fórm ulas del e d ito r.........................................................................................................................................106 Práctica 14: M odificando un fo rm a to ........................................................................................................................ 107 12.

A C T U A L IZ A C IÓ N EN L Í N E A ....................................................................................................................................... 109

12.1 G e n e ra lid ad e s............................................................................................................................................................. 109 12.2 Servicio de actualización por A s p e l-A L ............................................................................................................ 109 12.3 Servicio de actualización p or m edio de in sta la d o r......................................................................................111 Práctica 15: Actualización del sistem a......................................................................................................................112 13.

M A N E JO EN M IC R O S O F T SQ L-SER VER 2 0 0 8 ® ....................

13.1 13.2 13.3 13.4

113

D e fin ic ió n ......................................................................................................................................................................113 Paso 1: Creando y con te n e d o r en M icrosoft S Q L Server® ....................................................... 113 Paso 2: Creando la conexión en A s p e l-C O I 6 . 0 ............................................................................................. 115 Paso 3: Inicio de operaciones en el fo rm a to M icro so ft S Q L S e rve r® ...................................................116

Sistemas A sp el.............................................................................................................................................................................. 119

Sim bología: 1

o

Tips de uso.

1

o

Tip o de reporte.

í

&

Ruta de .

i

d

Advertencia.

r

s

Práctica.

1

&

Notas

Requisitos:

• Para el participante. 0 0 0 0

Conocimientos del Sistema O perativo Microsoft W indows® XP, Vista, 7, 2003 ó 2008. Haber asistido al curso previo. Conocim ientos de bases de datos. Conocim ientos de Microsoft Excel®.

* sPara el instructo r. Software a utilizar: 0 A spel-CO I 6.0. 0 Microsoft Excel®. 0 IBExpert®. Bases de datos: 0 Se utilizará la base de datos del curso previo (Intermedio).

j D atos del participante Nom bre: Centro de Capacitación: ; Fecha: | D atos del In structo r [ Nom bre: I Correo electrónico:

1. 1.1

INTRODUCCIÓN

Definición

Aspel-CO I 6.0 procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable, para ello, el sistema organiza la información en catálogos, los cuales son básicamente: cuentas, cuentas departamentales, rubros de cuentas, departamentos, centros de costos, proyectos, pólizas, conceptos de pólizas, tipos de pólizas, activos, monedas y tipos de activo por empresa. El sistema ofrece varios catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes, no obstante, para diseñar el catálogo de cuentas que se adapte a las necesidades específicas de la empresa se permite su modificación, teniendo la opción de comenzar con un catálogo com pletam ente diferente o importar el catálogo desde Excel. Tam bién permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia tecnológica, ya que es posible generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (D IO T ) permitiendo la máxima explotación de la información de forma m uy sencilla, tom ando en consideración las reformas fiscales vigentes. En esta versión, se agrega un nuevo catálogo que permite manejar presupuesto anual, mensual y acumulado a las cuentas. En este catálogo se podrán dar de alta los presupuestos, aunque tam bién es posible cargarlo desde una hoja de cálculo. Además, es posible modificar el presupuesto actual del periodo, tam bién se podrá consultar y realizar algunas funcionalidades que proporciona la consulta y por últim o, dichos Presupuestos podrán aplicarse a las cuentas departamentales. Tam bién se cuenta con dos módulos para clasificar la información de una manera mejorada para la empresa: •

Centros de costos: Este catálogo contiene los centros de costos de la empresa y se podrán asignar a las cuentas para una m ejor clasificación de la información.

•

Proyectos: Con esta opción es posible conocer todos los proyectos que hay en el sistema y así poder asignarle a los movimientos de cuentas en pólizas el proyecto al que pertenezcan.

Aspel-CO I asegura que la información almacenada y generada en el sistema sea íntegra en cualquier m om ento, proporciona además diversas utilerías con las que se le puede dar m antenim iento periódicamente. Los reportes financieros más importantes com o son: Balanza de comprobación, Balance General, Estado de Resultados, Auxiliares, Libro m ayor y Diario general, podrán ser generados fácilmente a partir de la información contable capturada. A partir de la información de activos capturada se podrán generar los reportes de depreciación, entre los que destacan: depreciación contable, con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deducción y proyección de depreciación. Proporciona facilidades para el completo aprovechamiento de la información que genera, incluso en otras aplicaciones, tal es el caso de la mejorada y dinámica interfase que se tiene con Microsoft Excel0", en cuya barra de herramientas se agregan varios botones que permiten acceder en cualquier m om ento a la información de A spel-CO I, evitando así la doble captura y facilitando la elaboración de declaraciones fiscales de la empresa. Para una istración integral y eficiente, A spel-CO I mantiene interfase con los demás sistemas de la línea: A sp el-B A N C O , Aspel-CAJA, A sp el-N O I y Aspel-SAE, concentrando fácil y eficazmente toda la información contable de la empresa.

Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

1

/C < 2í?£ rp de,

j&ip&vjteción

1.2

O b je tiv o del Curso

Al térm ino de este curso el tendrá los conocimientos y herramientas que le permitirán istrar la información y obtener un m ayor provecho de ella, como es el diseño de gráficas, el intercambio dinámico de datos con las hojas fiscales y financieras predefinidas del sistema, todo esto para que el cuente con los elementos necesarios para poder adaptarlas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Conocerá el uso de los centros de Costos y Proyectos, manejo de Presupuestos, Activos, depreciaciones y revaluaciones. Tam bién podrá m odificar y personalizar los reportes del sistema, lo que permitirá explotar al máxim o la información contable y financiera suministrada de manera oportuna. Se proporcionará una introducción al manejo de base de datos en form ato nativo (Firebird) y Microsoft SQL Server, lo cual brindará al del sistema los elementos necesarios para conocer la estructura de la base de datos y realizar operaciones directamente en las tablas del sistema. Para reforzar los conocimientos que se adquieran durante el curso, se incluyen prácticas, para cuya realización se requiere: 1. 2.

Contar con el respaldo de datos del curso previo (Intermedio). Tener vacío el directorio '‘Datos" o eliminar el directorio “Em presaOI".

La modalidad de los sistemas Aspel que se utiliza para im partir cursos corresponde a la versión llamada dem o-educativa, la cual permite registrar operaciones del 1 de Noviem bre de 2009 al 31 de Marzo de 2010, por lo que los m ovim ientos que se registren tendrán que observar este rango de fechas.


Guía Curso Avanzado A sp el-C O l 6.0

2

2. 2.1

GRÁFICAS

Generales

A spel-CO I cuenta con un conjunto de gráficas predefinidas que presentan de forma tabulada, los resultados estadísticos en una variedad de formas, permitiendo modificar la presentación de las mismas para facilitar la interpretación de la información. Estas gráficas obtienen la información de los Rangos de Cuentas, Catálogo de Cuentas, INPC, etc. Es importante mencionar que para poder generar las gráficas ágilmente, los archivos con extensión AGR se deben encontrar en el directorio de trabajo, ya que dichos archivo contienen la configuración necesaria para poder obtener la información que conformará cada gráfica.
Liquidez

Apalancam iento

Prueba de ácido ¿ p Días de cartera

Rotación de inventarios

Ventas

Utilidad íé Gastos de operación

Descripción Muestra la capacidad de la empresa para cubrir los adeudos a corto plazo. Muestra en términos de porcentajes la parte del capital que forma parte de las deudas de la empresa. Presenta el grado hasta el cual el efectivo y las cuentas por j cobrar, cubren los adeudos a corto plazo. Muestra cada cuántos días se están cobrando las cuentas por cobrar (ventas a crédito). Muestra la rapidez de rotación de los fondos a través del inventario y su movilidad. Muestra el importe de las ventas ya sea en el período de trabajo o en otros períodos. Presenta la utilidad obtenida ya sea en el período de trabajo o en otros períodos. Muestra el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de istración. Muestra el total del Activo, pasivo y capital.

A ctivo , Pasivo y C apital

Gráficas del

Aspel-CO I también permite modificar y crear gráficas de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Asimismo permite utilizar otras gráficas denominadas complementarias las cuales son: Margen neto, Rentabilidad/Activos, Rentabilidad/Capital, Rentabilidad/Ventas, Rotación de activos fijos y Rotación de activos totales. Notas del asistente:

Guía Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

3

2.2

Barra de herram ientas de gráficas

La barra de herramientas de las gráficas permite modificar los datos, las características y la presentación de la gráfica de una forma sencilla y rápida con sólo dar un clic en el icono correspondiente. Los iconos que conforman la Barra de herramientas son:

Figura 2.2-1 Barra de herramientas de gráficas

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Menú Modifica gráfica Girar a la izquierda Girar a la derecha Copiar gráfica al portapapeles Imprime gráfica Actualizar gráfica Grabar gráfica

A continuación se describe la función de cada uno de ellos.

2.2.1

Menú

I & Ruta de : •

Barra de herramientas Gráfica / icono

•

A través del menú contextual.

Al dar clic en este ¡cono las opciones que se pueden utilizar las muestra la siguiente figura:

Diseñador de gráFicos Editar datos del gráfico A y u d a ... A brir.,, Guardar com o.., Imprimir.,. Copiar Pegar Figura 2.2.1-1 Opciones del menú

•

D iseñador de G rá fico : Esta opción permite definir los aspectos que afectan la presentación general de la gráfica, los datos que se pueden modificar del diseñador de gráficos son: Gráfico, título, nota al pie, leyenda, gráfica, ejes, series y rótulos, cada uno de ellos a su vez cuenta con distintas pestañas donde se pueden modificar los datos.



4

Diseñador de gráficos

" ............ Tipo

iá '•••T itu le

i Telón de fondo 1 Imagen j

Gráfico

| - Nota al pie

<" 20

Restablecer

G !3D;

i- Leye n d a

• Diseño de te x to ......

; Gráfica

&

|L ín e a (cinta)

ÍÁreó

j+j Eje d e c e te g c ría fH)

C

i Paso i Combinación \ Baria horizontal i Barias agrupadas I Circular j Rosca iG arrtt

á l- Eje d é v a lo r (Y ) j$j Eje d e v a le r ( Id a , V) f|j|- Eje d e c a te g o ría (Z) j+j Serie ■"+!•• R ó tu lo s d e series

P aia impresión P ara firesenl Datos en filas

A cep tar

J

medar

Figura 2 .2 .1 -2 Diseñador de gráfico

Editar datos del Gráfico: Esta opción permite editar de una forma fácil y sencilla los datos de la gráfica, al seleccionar esta opción despliega una ventana como lo muestra la siguiente figura:

Editar ciatos del gráfico | L iq u id e z E n o fí 1

l

F e b í ll

-6 .3 1 7 5

M a r/1 i

-6 .3 1 7 5

A b r /1 1

-5 3 1 7 5

Tam años d e c u a d ríc u la ..................................................... Filas:

¡4

Columnas: \ \

Rótulos de filas:

|1

Rótulos de colum nas: f ¡

Figura 2.2 .1 -3 Editor de datos del gráfico

Desde esta ventana se pueden agregar filas, columnas, rótulos de filas y rótulos de columnas. •

A yu d a: Al seleccionar esta opción muestra la ventana Galería, la cual permite seleccionar el tipo de gráfica a diseñar. Cuenta con dos botones para un tipo de grafica 2D y 3D.



5

:.. Seleccionar un tipo de gráfico:

< " 2D <• 3D

o ♦ v; <*

Siguiente :>

Figura 2 .2 .1 -4 Asistente de tipo de gráfica ■/A', f ñ

D is e ñ o ;

W11 ■■P P l f }

Figura 2 .2 .1 -5 Asistente de estilo de gráfica

: r e s s » r r* ¡

' '

Inlcoducir configuraciones de diseño deseadas:

Introducir títulos del e[e deseados: J ítu lo del gráfico:

GalCL Oi VHUfBil

Categoría (X)

cisriatí*itysíán

«Gráfica de Liquidez

jM eses

Pie de página de gráfico:

Valor |Y) {Factor

Leyenda de gráfico:

Profundidad (Z)

| Derecha

i---------

Serie de dalos a lo largo do: O fila s <• Columnas

íigüientS j» ] f

Secundario (V2J

íomímtM

Cancelar

< ¿ tiá s

Flnatlxar

i|

Cancelar

j

Figura 2 .2 .1 -7 Asistente de ejes de gráfica

Figura 2 .2 .1 -6 Asistente de diseño de gráfica

A b rir: Esta opción se utiliza para abrir un archivo gráfico (.v tc ), pudiendo editarlo con cualquiera de las opciones del graficador.

¿ b n r

'

Buscare!;: j ¿i Datsil ig jA C TP A S C P .ifTC

T i <}. (g £¡<- ^]-r

ÉffiSPRUACIDO.ytc

®

P.OTAINV.VTC

® A P A L A N C A .V T C

í § j REN TA CT.'/TC

® U T 1 U D A D .V T C

Í$ C A R TE P .A .V TC

© R E m C A P .'/ T C

^ V E N T A S ,V T C

® G A S O P E R A .v tc

REN TVEN .VTC

© L IQ U ID E Z .v tc

® R O T A A C F I.V T C

í§3 M A R G N ETO .V TC

$

R O TA A C TO .V TC

íiembre

[áPáD^J^CAVTCaíc

TTpo:

[A rc h iv o d e g rá fic o C -v lc )

C a n c e la r

]

Figura 2 .2 .1 -8 A b rir archivo de gráfica



6

•

•

G uardar co m o : Esta opción permite guardar la gráfica como un archivo en cualquiera de los siguientes formatos: Archivo graficador (.v tc ), Metearchivos W indow s (.w m f), Bitmap (.b m p ), t Photographic Experts Group (.jp g ) Im p rim ir: Esta opción despliega las propiedades de la impresora que se va a utilizar pudiendo definir el número de copias a im prim ir de la gráfica. Ip p P —

-r —

Im presora N o m b re :

— g g

- .................................................................

“ ..............................................................................................

¡C a n o ñ V ñ k je t'M P 5 3 0 F ® < ......................................’ » j

Eslado

Lisio

Tipo:

Canon Inkjet M P530 FAX

Donde:

LPT1:

P ro p ie d a d e s

|

Comentario

~3

Número de copias:

ÍQ llli

I

Cancelar

Diseño...

j

Figura 2.2 .1 -9 Im prim ir gráfica

•

C opiar: Con esta opción se podrá colocar la imagen de la gráfica en el portapapeles de W indow s(J y así utilizarla desde otra aplicación.

•

Pegar: Esta opción permite pegar una imagen colocada en el portapapeles hacia el fondo de la gráfica.

$$ El graficador no cuenta con la posibilidad de deshacer las tareas realizadas, por lo que si no se está seguro de pegar la imagen, se recomienda no realizarlo.

2.2.2

M odificación de datos de la gráfica

l& R u t a de : •

Gráficas / Modificación de datos

•

Con el icono

Ilf L -

Esta ventana permite modificar las etiquetas de los datos de una gráfica activada, así com o la fórmula que regirá la presentación de cada una de sus series. A l seleccionar esta opción el sistema despliega una ventana com o lo muestra la siguiente figura: M o d i f i c a r g rá fic a

G rá fic a

i L i q u i d e z ...........................................................................

E je X

¡M eses

| Eje Y

Periodos O

P e riod o a c tu a l I o d o el ejercicio

O Rango de periodos Series S e ria l

fiesde ¡ Y

T ít u lo

S i

H «t«

'

ü

Fórm ula

* * * £ ......................................................................

H A N [ R l . f J / (R A M [R 3 .FJJ

S e rie 2 Se rio 3

...........................................................................................

S e rie 4 S e rie 5

........................

r

N o t a s d e l a s is te n te :

á c «p ü s i

J j

A B l,c a r (F Í j (

A c u c ia

]

Figura 2.2.2-1 M odificación de datos de la gráfica


7

Sus campos: O pciones T ítu lo de la gráfica

Nom bre asignado como identificador de la gráfica.

EjeX..................................

Modifica el título de los valores del eje X.

Eje Y ...........................................

Modifica el título de los valores del eje Y.

Inte rvalo de periodos a considerar

2.2.3

@> Periodo actual

Genera ia gráfica tom ando los datos del periodo en el que se este trabajando.

í# Iodo el ejercicio

Genera la gráfica con la información de todo el ejercicio actual.

■.&-Rango de periodos

Permite seleccionar un rango de períodos a utilizar.

C o lu m n a T ítu lo

Modifica el título de cada serie de valores.

C o lum n a Fórm ula

Modifica la fórmula que define la presentación de los datos de cada serie, los valores en los rangos dependerá de la gráfica seleccionada, si se adicionan fórmulas para las siguientes series, los datos se visualizarán en la gráfica.

Rotar a la izquierda

Ruta de : •

Barra de herramientas / icono

s in

Esta opción permite girar la gráfica a la izquierda, por cada clic en el icono la gráfica dará un giro de 90 grados hacia la izquierda.

2.2.4 l&

Rotar a la derecha

Ruta de : •

Barra de herramientas / ¡cono

Esta opción permite girar la gráfica a la derecha, por cada clic en el icono la gráfica dará un giro de 90 grados hacia la derecha.

2.2.5

C o p ia r al Portapapeles

£17 Ruta de : •

Barra de herramientas / icono *— *

Con esta opción es posible realizar una copia de la gráfica al portapapeles de Microsoft W indow s para poder pegarla en alguna otra aplicación.



8

2.2.6 !&

Im p rim ir

Ruta de : •


Esta opción despliega un diálogo con las propiedades de la impresora que se va a utilizar permitiendo definir el número de copias a im prim ir de la gráfica seleccionada.

2.2.7

A ctu a liza r gráfica

Í I 7 Ruta de : •


Éáffl ^

Esta opción actualiza la gráfica seleccionada con la finalidad de almacenar los cambios realizados para que cada vez que se acceda a esta opción desde el menú de Gráficas, aparezca la gráfica con los últimos cambios realizados.

2.2.8

G ra b a r gráfica

ÍL D Ruta de : & •


Permite guardar una gráfica con el mismo nombre o bien con otro nom bre de archivo, para conservar la gráfica predeterminada y así acceder a la gráfica modificada a través de la opción Gráficas del .

2.3

Gráficas del

G ' Ruta de : •

Gráficas / Gráficas del o con el icono i*-~v

A través de esta opción se puede editar cualquiera de las siguientes gráficas: •

Las de razones financieras incluidas en el sistema.

•

Las gráficas modificadas y renombradas.

•

Las gráficas complementarias

•

Las gráficas que elabores

Al crear una gráfica se debe indicar el nombre y la extensión del archivo, es im portante que se le asigne la extensión .AGR, para que Aspel-CO I las pueda interpretar. Posteriormente, el sistema envía un mensaje de confirmación para crear el archivo correspondiente a la gráfica:

gg

Confirm ación

erchiv'c d e c o n fig u ra c ió n de la g rá fic a n o existe. ¿Deseas creerlo?

5!

N o ta s d e l a s is te n te :

j

Ne

Figura 2.3-1 C onfirm ar creación de la gráfica


9

S Práctica 1: Diseño de una gráfica a) Con la finalidad de que se muestre el asistente de configuración al entrar al sistema, se debe realizar lo siguiente: •

Eliminar el directorio bajo el nombre "D atos" {en el directorio D a to s l se guardan los formatos, por lo que se debe tener cuidado de no confundirlo).

•

Eliminar el archivo Conexiones.ini que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I 6 .OO

b) Ejecutar el sistema A spel-CO I 6.0 c) En el asistente de instalación, indicar las opciones siguientes: •

Crear una nueva Base de Datos.

•

Periodo: Diciembre

•

Ejercicio: 2009

•

Conexión: DATOSEMPRESA01

d) Agregar com o moneda adicional "Dólar Americano". e) Indicar que se desea catálogos estándar de: •

Departamentos.

•

Rubros.

• Catálogo de cuentas Estándar general. f) Al term inar el proceso, ingresar al Periodo de Diciembre 2009, dando doble clic en dicho periodo. g) Ingresar a A spel-CO I 6.0 y activar la opción Utilerías / Respaldo de archivos / Reinstalación del respaldo. h) Realizar la recuperación del respaldo, indicando como origen el indicado por el instructor, el cual, proporcionará también los archivos de dicho respaldo. i) Al term inar el proceso anterior, activar la opción Configuración / Parámetros del sistema, j) Revisar la configuración de las siguientes opciones: Sección Datos de la Empresa C onfiguración de BD

Cuentas

O pciones

C onfiguración

Dirección

CERRADA SUIZA 17

Población

M. CO N TR ER AS

RFC

AM E860107KD9

Conexión

DatosCursoCI

Dígitos por Nivel

Nivel 1 :4 , Nivel 2: 3, Nivel 3: 3

Cuentas con guión

0

Captura de Saldo Inicial

□

Manejo de Departamentos

El

Traspaso Autom ático entre ejercicios

□



10

1

s Pólizas

Activos

j M ultim oneda

Fiscal

N úm ero secuencial

0

Folio único

□

Sin decimales

□

Contabilizar en Línea

Eü

Alta de cuentas en pólizas

¡3

Guardar pólizas no cuadradas

i 1

Cuenta de cuadre

(Vacío ó desactivado)

Mes de ajuste después de

Diciembre

Cuenta Banco

1 120-001-000

Cuenta IVA

1200-002-001

Trabajar con monedas extranjeras

0

Tasa de IVA default: - Para operaciones con terceros - Para ingresos IETU

Tasa de IVA general

Montos incluyen impuestos - En operaciones con terceros - En ingresos IETU

Ambos activados

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para: - Operaciones con terceros - Ingresos IETU

Cuentas definidas respectivamente.

Cuenta Banco

(Vacío)

Cuenta IVA

(Vacío)

Trabajar con monedas extranjeras

¡7}

Tasa de IVA default

Tasa IVA general

Montos incluyen impuestos

Ambos activados

Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en captura para:

Cuentas definidas para D IO T e IETU

para

D IO T

e

IETU

A ctivos | M ultim oneda

Fiscal

k) Ingresar al mes de Enero 2010. I) Crear una gráfica de con el nombre de A C TIV O .A G R . m ) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente: Títu lo s Generales T ítu lo de la gráfica ; Eje X

i

...... ... ..... J

To ta l de activo I

i

Mes

¡ Intervalo de periodos a considerar

j

■ 0 Período A ctu a l \ Serie

i T ítu lo

1

Circulante

2

Fijo

Fórm ula i RAN[R1,F] RAN [ R 2 , F ] .



11

n) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos: T ítu lo

Telón de fondo

I Texto

Rellenar: Rellenar/ Desde color: Rellenar/ Hasta color: Marco:

Gradiente: O valo Verde oscuro Verde claro Exterior grueso: Azul

T O T A L DE A C T IV O

¡ N o ta al pie ! Ubicación

Ubicación:

i Texto

Elaborado por: (N o m b re del asistente)

Visible:

Inferior izquierda

I Gráfica ! Telón de fondo

Rellenar: Tram a/ Hasta color:

Gradiente: O valo Azul

¡ Serie (3 , 4 y 5) ¡ Opciones

I1/HCÍ cuitar serid

Eje de v a lo r ( Y y 2da. Y ) Etiquetas del Eje/ Formato

Núm ero: 0.00

o) Crear una gráfica de con el nombre de P A SIV O .A G R . p) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente: Títu lo s Generales Títu lo de la gráfica

j To ta l de pasivo ¡

Eje X.........................

j

Mes

Intervalo de períodos a considerar 0

!

j

P eríodo A c tu a l |

Serie......j T ít u lo

|...Fórm ula......... j

1

¡ Corto plazo

! RAN[R3,F]

2

: Largo Plazo

j RAN [R4,Fj

j

q) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos: T ítu lo

Telón de fondo


Texto

T O T A L DE PASIVO

Gradiente: Ovalo Azul obscuro Azul claro Exterior grueso: Azul I

N o ta al píe Ubicación Te xto

1 Ubicación:

Visible:

inferior izquierda

i Elaborado por: (N o m b re del asistente)



12

! Gráfica

I

i Serie (3 , 4 y 5) í . j Opciones

Gradiente: Ovalo Amarillo


i Telón de fondo

¡

] i p jlO cuitar series

Eje de v a lo r ( Y y 2da. Y ) ; Etiquetas del | Eje/ Formato

i

Núm ero: 0.00

r) Ingresar al mes de Febrero 2010. s) Crear una gráfica de con el nombre de A C T IV 0 2 .A G R . t) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente: Títu lo s Generales Títu lo c e la gráfica

i To ta l de activo Mes

Eje X

Intervalo de periodos a considerar

{*) Período A c tu a l ¡ Serie

T ítu lo

! Fórm ula

1

Circulante

i RAN[R1,F]

2

Fijo

i RAN [R2,F]

u) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos: T ítu lo

Telón de fondo

i Texto


Gradiente: O valo Naranjal obscuro Naranja claro Exterior grueso: Café ¡

j

T O T A L DE A C T IV O

.

N o ta al pie Visible:

Inferior izquierda

i Ubicación

Ubicación:

í Texto

Elaborado por: (N om bre del asistente)

i

Gráfica Telón de fondo


Gradiente: Ovalo Am arillo

Serie (3 , 4 y 5) Opciones

15 1 ÍO cuitar seriá


!

Núm ero: 0.00

v) Crear una gráfica de con el nombre de P A S IV 0 2 .A G R .



13

f z rp v e jcJtsción

w ) Modificar los datos de la gráfica definiendo lo siguiente: Títu lo s Generales Títu lo de la gráfica Eje X

............

\ To ta l de pasivo } Mes

i

In te rvalo d e per iodos a considerar

j

@ P eríodo A c tu a l | Serie

j T ítu lo

j Fórm ula

1................ j .C o rto plazo 2

j Largo Plazo

í RAN [R3,F] j

RAN [R4,F]

j j

x) Desde el diseñador de gráficos definir los siguientes datos: T ítu lo

Telón de fondo


Texto

T O T A L DE PASIVO

Gradiente: O valo Azul obscuro Azul claro Exterior grueso: Azul

N o ta al pie Ubicación

Ubicación:

Texto

Elaborado por: (N om bre del asistente)

Visible:

Inferior izquierda

Gráfica Telón de fondo


Gradiente: O valo Am arillo

Serie {3 , 4 y 5) Opciones

E¿jiÜ cuitar serie


Núm ero: 0.00


Guía Curso Avanzado A sp el-C O I 6.0

14

3.

CENTRO DE COSTOS Y PROYECTOS

Adicional al manejo de Departamentos, el sistema ofrece un eficiente análisis de la información financiera a través de dos maneras de agrupar la aplicación de m ovimientos: Centros de costos y Proyectos.

3.1

Configuración de Etiquetas

£ !> Ruta de : •

Menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas

El llamarlos Centro de costos o Proyectos es sólo un estándar ya que las 'Leyendas' de estos catálogos son configurables desde los parámetros del sistema, y de acuerdo a lo indicado, será la forma en cóm o se visualicen los nombres de los catálogos dentro del sistema.

Dalos empresa

C uentas Captura d« cúerrias

¡Díyítos por nivel 1;í4 J

C o n fig u ra c ió n d e BD

\ '.ó

3; 13

2:I3J

C u e n t a s c o n g u ió n

[ ~ ] C a p t u r a d e s a ld o in ic ia l

4 :¡C I

j

5 :1 0

j

6 : ¡0

P J M a n e jo d e d e p a r t a m e n to s

7 :0

i

8 : Í0

i

9 : [o

Iv 'j T r a s p a s o a u t o m á t ic o e n t r e e je r c ic io s

\¡7\ C e n tro d e -c o s to s E tiq u e ta p ara c e n tro d e c o s to s

i C e n tro de. c o s to s

I P 1 P ro y e c to s

.,U P ólizas

| \

E tig u e ta p ara p ro y e c to s

Proyectos

R u ta d e a ;c h iv o s d e tra b a jo i C :\A rc h iv o s d e p ro g ra m a ^ A rc h iv o s com u nesS A sp elV S iste rnas A s p e la ¡ y . E s ta b le z c a e s ta ru ta p a ra d e fin ir la lo c a liz a c ió n d e s u s h o ja s d e c á lc u lo , g rá fic a s , c o n fig u ra c ió n de re p o rte s, fo rm a to s , a rc h iv o s d e c o n fig u ra c ió n , e tc .

A c tiv o s

Aceptai j|

C a n c e la r

A yuda

Figura 3.1-1 Configuración de Etiquetas para centro de costos y proyectos

3.2

C e n tro de Costos y Proyectos

IC 7 Ruta de : •

Menú Archivo / Centro de costos o Proyectos

Una vez configuradas las leyendas para el manejo de los centros de costos y proyectos, se tendrá disponible desde el menú Archivo, dichas opciones. Al ingresar a cada una de ellas se podrá realizar el registro de hasta 999 Centros de costos y 999 Proyectos. Al dar de alta un nuevo Centro de costos o Proyecto, el sistema de forma automática indica la clave secuencial y sólo se debe indicar la Descripción correspondiente.



15

N ú m e ro

D e s c r ip c ió n 1 \ G e n tío d e C osto s 1 2 C entro d e c o s to s 2 1 1 C s r . t i o d e c e s to s 3

----------------

C e n tro d e c o s to s no . 4 |C e n tro d e c o s to s 4j

j;

A c e p ta r

jj

C a n c e la r

|j G u a rd a r (F3) | |

A û da

I

Figura 3.2-1 Catálogo y Alta de un centro de costos

t i P ro y e c to s - F e b re ro /2 Q Q 8

i

,

„

i

S ................¡ P ro y e c to 1

r r . A g re g a r P ro y e c to s

•

M

IS

|j G u a rd a r (F3J ||

A yuda

-1

2; P ro ye cto 2 i

3 ; P ro ye cto 3 .

P ro y e c to s no. 4 | P ro y e c to 4

|

A c e p ta r

;j|

C a n c e la r

Figura 3 .2 -2 Catálogo y Alta de un Proyecto

Una vez registrados los Centros de costos y Proyectos, se podrá comenzar a utilizarlos, ya que N O es necesario asociarlo a alguna cuenta como en el caso de los Departamentos.

3.3

Tra b a ja n d o con centro de costos y proyectos

¡ O 1Ruta de : •

Menú Archivo / Pólizas / Agregar

Estando en la captura de pólizas, se presentará la columna correspondiente para asociar el m ovim iento a un Centro de costos, a un Proyecto y a un Departamento, en caso de manejar estos tres catálogos. Se puede manejar solo una agrupación, ya sea Centro de costos o Proyectos, N O es necesario utilizar ambas. El manejo de centros de costos y proyectos no tiene un orden jerárquico, su manejo es al m ism o nivel para ambos casos.



16

¡ilírafie •Cu#aciUn:ióa

iív o

l f

«

m

m $r .?■*< . lipa ;Di Corvoopto

i S h ii

E nero 0 8 . ,•'

jk

Níimeso

Fcd.£>

0 4/01/2003

;l

N o .C u e n t a

0 e p t o | C e n t r o d e c o s to s

mo-ooi-ooo

OÍ

C o n c e p t o d e l m o v im ie n to < F 2 >

P r o j'e c t

1

3

10.00 E1Ü.Ú0Ü.U0

m ü i) 3 6 - u u o

10.UU0.UU ;

1U.UÜU.UU

Mol de pa

íJwnbia

Figura 3.3-1 Asignación de un centro de costos y proyectos al asiento contable dentro de una póliza

3.4

Reporte de m o vim ie n to s p o r Proyectos y C en tro de costos

ÉZ7 Ruta de : •

Menú Reportes / M ovimientos por Proyectos y Centro de costos

Al em itir este reporte se podrán consultar los movimientos asociados con los centros de costos y proyectos. En la ventana de emisión se podrá filtrar para que sólo muestre los m ovim ientos de un rango de cuentas o de periodos, por departamento, centro de costos y/o proyecto en específico. R e p o rte de m o v im ie n to ? p o r P ro ye c to s y C e n tro de co P*ic-do

N ú m e ro ó ? c u e n ta

D esde! 1110-000-000

Desde

iF e b / 0 8

Hasta 19001 -000-000............................ ¡ g |

H asta

Feb/08

W \ Por departamento 0.- Todos los departamentos O 1 .-V en tas 0 2 . - Pedidos □ 3 .- Mostrado* ;|_| 4 .- M ercadotecnia iH r

:iE ¡

.

IZÍ!P.9í£í.9i!®c?.9.S í E l 0.- Todos los proyectos ; C J 1 •• Proyecto 1 d 2 .• Proyecto 2 :í""1 3 .- Proyecto 3

0 a : ■■■£}i í •

¡& j O |L J :.\ i : w . :

•

Por Centro de costos 0.- Todos los centro de costos 1 Centro de Costos 1 2 Centro de coslos 2 3 .- Centro de costos 3

Q Sólo con jnovimiéntos Hombre de m oneda 10

T odas

T ítulo del reporte | Movim ientos por Proyectos y Centro de costos 29/Febrero/l38 H ’3Exportar a Excel

Aceptar

Cancelar

A yuda

Figura 3.4-1 Filtro para la emisión del reporte de m ovim ientos por Proyectos y Centro de costos



17

* ¡ S Á s p é ll& & .

3.5

Estado de resultados p o r C e n tro de costos y Proyectos

C ? Ruta de : •

Menú Reportes / inistrador de hojas de cálculo / Estado de resultados para centro de costos y grupos

Adicional al reporte de M ovim ientos por Proyectos y Centro de costos, desde Hojas fiscales y financieras, se podrá obtener un Estado de resultados por centro de costos y proyectos. A d m in is tr a d o r d e h o j « d e c a lc u lo

S

i l

T ip o

N o m b re d e la h o ia

Financieras Financieras

-

: A ic h iv o

; Estado de resultados presupuestos dep

EdofePresDep.xls

Estado de resultados com parativo

EdoreComp.xls

Financieras

i Estado de resultados com parativo dep

EdoreCompDep.xls

Fiscales

i Pago

iv Á P to v iá x Is ......

Fiscales

j Pago anual del IVA

Fiscales

: Estado de resultados para centros de costos y gm p

E do Fin G rp C ts.xls

Financieras

I Estado ds resultados departamental

EúweDep'xk'

Financieras

i Estado de resultados actual vs período anteiior

EdorePerAnt.xls

Financieras

jE sta do de resultados actual vs período anterior de

EdorePeiAntD ep.xls

Financieras

í Estado de resultados actual vs presupuesto

EdoreRea1Pres.xls-

Financieras

| Estado de resultados actual vs presupuesto departa

E dor eR ealPresD ep. xls

provisional del IVA

IV A A N U A L .x ls

Figura 3.5-1 Estado de resultados por centro de costos y proyectos

H Práctica 2: M anejo de C e n tro de costos y proyectos a) En el periodo de Enero 2010, ingresar al menú Configuración / Parámetros del sistema / Cuentas y habilitar las opciones de C e n tro de Costos y Proyectos. b) Cam biar la etiqueta de "C e n tro de costos” por “A ctividades" y grabar los cambios. c) Registrar los siguientes proyectos y actividades: j

Proyectos

A ctividades

[ Nueva línea SÁÑ TALÉY

i Anuncios

j Mejora tu hogar

j Propaganda

í

!

I Capacitación

d) Dar de alta la cuenta siguiente: No. Cuenta

j

Tipo

2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0

!

Detalle

Descripción J

Proveedor: Publimex, S. A.

\

Moneda

Rubros

í

Naturaleza

------í¡

Pesos --------------

3,17,23

j

Acreedora

e) Asignar las siguientes cuentas al departam ento correspondiente: N o . Cuenta

Descripción

j

D epto.

¡

1 1 20 -001-000

í Inbursa No. Cta. 4953258645

í

2 ,9

!

2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0

i Publimex, S. A.

!

2 ,8 ,9

i

6 000-005-001

i Publicidad

6 0 00 -0 0 5 -0 0 2

! AR TIC U LO S PR O M O CIO N A LES

I

9

l

6 0 0 0 -0 0 5 -0 0 3

í O tros gastos de venta

I

2

|

.....................1..........8 ....... J



18

i

f)

Registrar los movimientos siguientes:

N o . Cuenta |

¡ Depto.

A c t.

i

1200-001-001

i

í.............r...........

I

í

8

!

8

T ip o de póliza: Eg D epto.

2 1 10 -0 0 6 -0 0 0

:

j

1200-002-001

|

!

1200-001-001

1 1 20 -0 0 1 -0 00 '

1

Debe

1 \

1

1

¡

¡ Gasto por anuncios

j

10,000.00

\ Gasto por anuncios

¡

1,600.00

¡

11,600.00

\

1,600.00

[

! A c t.

] Proy.

f

1

2

j Gasto de ventas

1200-001-001

|

* 2

j Gasto de ventas

2

!.......... T i 3 í

s

1120 -0 0 1 -0 00

!

1200-001-001

2

| Proy.

í

í

3

2

! i

2

3

!

i F e c h a :29/01/2010

Descripción

|

N o . Cuenta

D epto. 9

1200-001-001

¡A c t. !

1

[

800.00

]

H aber

Debe

Proy.

2

1

2

1

H aber

í Gasto de ventas

5,800.00

j

j Gasto de ventas

800.00

|

¡ Gasto de ventas

7 ............................... i....... 5,800.00 800.00 T ...................... . T

! F e c h a :29/01/2010

Descripción

Debe

| Gasto por anuncios i Gasto por anuncios

i 9

j

5,000 .00

I F e c h a :29/01/2010

i C o n ce p to de Póliza: Gasto de ventas

6 0 00 -005-002

Debe

5,800.00

Descripción

I Gasto de ventas

2

t

r

1,600.00

i Gasto de ventas

i A ct.

! T ip o de póliza: Dr

2 1 10 -0 0 6 -0 00

j

| C o n ce p to de Póliza: Gasto de ventas

r

H aber

f 11,600.00

; Gasto por anuncios

2

1200-002-001

I


| D epto.

2 1 1 0 -0 0 6 -0 00

Debe

I Gasto por anuncios

j

I Depto.

Fecha: 29/01/2010

Descripción

6 0 00 -0 0 5 -0 0 3

N o . Cuenta

11,600.00

i C on ce p to de Póliza: Gasto de ventas

j T ip o de póliza: Eg

H aber

5

' Gasto por anuncios

j

3

¡


) Proy.

1 í

8

2 1 10 -0 0 6 -0 00

i

i

!

i A ct.

8

! T ip o de póliza: Dr

]

i

1

¡

j C o n ce p to de Póliza: Gasto por anuncios

N o . Cuenta

N o . Cuenta

i

Descripción

¡ Proy.

6000-005-001

2 1 10 -0 0 6 -0 00

| Fecha: 29/01/2010

Co n ce p to de Póliza: Gasto por anuncios

| T ip o de póliza: Dr

! Gasto por anuncios

3,000.00 |

480.00

j

Haber

i j i 3,480.00

Notas det asistente:


19

^ AspelI— , I T ip o de póliza: Ég

1 C o n ce p to de Póliza: Gasto de ventas

N o . C ue n ta i

2 1 1 0 -0 0 6 -0 0 0

|

!

1200 - 002-001

j

112 0 - 001-000 |

1206 - 001-601

Depto.

A c t.

9

2

i

1

\

2

9 i

{ Proy.

í1

i

1

1

¡ F e c h a :29/01/2010

Descripción

Debe

Haber


3,480.00

!

| Gasto por anuncios

480.00

I

Gasto por anuncios | Gasto por anuncios

3,480.00 i

i

480.00

g) Generar un reporte de Movim ientos por Proyectos y Actividades, activando la opción “Por Proyectos / M ejora tu hogar". h) ¿A cuánto asciende el total de Cargos y A b o n os?

_________________________________



20

4.

MANEJO DE PRESUPUESTOS

Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en térm inos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Dado que diversas empresas llevan su contabilidad por departamentos y tienen la necesidad de llevar un control específico de la aplicación de recursos en cada uno de ellos, en esta versión se implementa un eficiente manejo de presupuestos. En Aspel-CO I 6.0, se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas de acuerdo a diferentes criterios, así como modificarlos y consultarlos en cualquier m om ento. Tam bién se podrá llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. Para ingresar información al catálogo de Presupuestos, se puede realizar de dos formas: Por m edio del sistema y a través de un archivo de Microsoft Excel.

4.1

Creación del presupuesto por m edio del sistema

I & Ruta de : •

Menú Archivo / Presupuestos / Creación de presupuesto

Al ingresar a esta opción, A spel-CO I mostrará una ventana donde solicita la información necesaria para crear el presupuesto.

C r e a c ió n de p r e s u p u e s t o

■

-

Ejercicio del presupuesto

b

M é to d o d e p ie lle n a d o ! S a ld o s m e nsu ale s d. v

($ ) Rubro

de te rm ina do m e s y com p le ta los d e m á s m e se s

i 1.-Activo Circulante .i i 2 -Activo No Circulanti......j ! 3.-Pasivo a Corto Plaz I : 4.-Pasivo a Largo Plaz • 5.-Capital 6. •V entas/' Ingresos v

T ornar sa ldos h a sta

Q / Cargos - Abonos O Cargos

.

O Abonos

Departamento N ivel de captura

Saldos m ensuales del e Saldos m ensuales del ejercicio actual Saldo final del ejercicio anterior 1 12 Copiai presupuesto otro ejercicio Captura djrec ta anual

T ornar coas» saldo el iota! c

O B ang o de cuentas £)esde [ H asta

|

P re se n ta c o m o p re s u p u e s to su g e rido los '%■ sa ldos m e n s u ale s d e las c u e n la s ha sta u n \ /M

SetecoiíMtóf por

i¡¿j|j i 1. * M ayoi

Porcentaje de inciem ento i o.qo %

v ij

A c e p ta r

|¡

Ayuda

Figura 4.1-1 Creación del presupuesto

j£f Se debe verificar que las cuentas que se van a utilizar tengan cargos, abonos o ambos, para que de estos montos se pueda generar el presupuesto. A continuación, se deberán especificar las condiciones necesarias para la creación del presupuesto a través de las opciones del filtro.



21

O pciones

í

Ejercicio del presupuesto

Indicar el ejercicio sobre el que se generará el presupuesto.

; Seleccionar por:

Se podrá seleccionar un rubro o rango de cuentas en particular sobre el que se generará el presupuesto, tom ando en cuenta que si no se especifica ninguno de estos filtros, el sistema presentará todas las cuentas del catálogo.

: D e pa rtam e nto

Se podrán crear presupuestos por departamento, en caso de no indicar ninguno, se trabajará sobre cuentas no departamentales.

i i

N iv e l de captura

Indicar el nivel en el cual se desea capturar el presupuesto, por ejemplo, si se selecciona Subcuenta, sólo se podrán indicar montos a cuentas de ese nivel.

M étodo de prellenado

En esta opción, se deberá indicar la forma en que se llenará la información del presupuesto, teniendo las opciones siguientes: a) C aptura directa m ensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada mes. b) Saldos m ensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, sugiere los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior. c) Saldos m ensuales del ejercicio actual: Presenta com o presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los demás meses. d ) Saldo final del ejercicio a n te rio r / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses. e) C o pia r presupuesto de o tro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar. f) C ap tura directa anual: Permite capturar un m onto anual de cada cuenta.

Ejercicio

Cuando se activa la opción "Copiar presupuesto de otro ejercicio", se habilita este parámetro, el cual permitirá seleccionar el ejercicio a copiar para el presupuesto.

T o m a r com o saldo to ta l de

De acuerdo al método de pre-llenado, se habilitarán estas opciones, permitiendo indicar si se desea to m ar el m onto de las cuentas de acuerdo a la suma de los cargos menos abonos, total de cargos o total de abonos.

Porcentaje de increm ento

Con el porcentaje que se indique en esta opción, el sistema realizará el incremento en relación al ejercicio anterior, por ejemplo, si una cuenta tenía un presupuesto de $100,000.00 en Enero de 2009 y se indica un incremento del 1 0 % , para Enero del 2010, tendrá un presupuesto de $ 11 0 ,000.00 .

De acuerdo a la opción de pre-llenado que se seleccione, se mostrará la siguiente ventana con la información correspondiente: W M W k

t e ííí»

."

i!

m

W

m

W M M <

v m

j f p

i P

Í $

!

L i l i

N o . c u e n t a N o m b ro 1110O 0Ü O C O . F O N D O F U Q D E C A J A

E n e ro I

1120•0300C0 { B A N C O S 1140-000000 i I N V E R S I O N E S E N V A L O R E S 11E O - G O O Ó O O ; C U E H T E S i i í S & G O O -C Ü O | É S T I M A C Í O N 0 C C Ü 2H T A 5 IN C 1160000-000; D E U D O R E S D I V E R S O S

• F e b re ro

SSO D O Ó j

M a rz o

$50303

A b r il

$ 5C Q O O

M ayo

$ 50000;

Ju n io

'im it é

J u lia

js o o c o ;

A g o s to

’ j s o o íio

S c p tic m l» v O c tu b ro

1500 03. ..... $ 500.00

: N o v Í c d ü m c D ic t a m in e A n u .il

$50000

$ 503.00

$ S C 003

-■

$ G .o n o o o

¿ 710,751 ¡¿7: 1710.751.57 $ 718. 751. 57!| $ 710, 751. 5? ; $ 7i.o ;< '5i . 5? ; $ n o . 7s i . s ? i $ 710. 751.57 ; $ 710,751 57: $ 71.8, 75t . 57 $ 710.751. 57:!$ 710. ? 51. 5? : $ 71.0, 751. 5? $ 0. 625/ 110.1 •> 1 $ 214. 17:

$ 214. 17;

12Í - V Í 7;1

$ 214.1? ;

$ 2Í 4: 17|

$ 214. 17!

$ 214. 1? :

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$ 214.17;

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$ 54.668 83 $ 51.668 88 $ 54,66883 j $ 54, 663.83: $ 54.6G Q C 3 S S 56. 026. K $aoo

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$ 15,25000 $ 15.25000!I $ 15.25000 s i s ^ s a o D : $15250 D ú ; $ 15. 25000: $ 15.255.00; $15250 03' $ 15250. 00. $ 15.25000 $ 15.250 00 $1525000 $ 183.000 0C i $ 2¿ 55l O ¿ ' $ 2,35500!

$ 2.35500

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$ 2. 355.00:

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« 353.00!

$2.35503

$ 2.35300

$ 2.35500 123.26000 y .:

Figura 4 .1 -2 Captura del presupuesto



22

En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podrán realizar las siguientes operaciones: Descripción

Icono fZv¡> í.

Almacena los cambios generados en el presupuesto. G rabar

Exportar a Excel

Exporta la consulta a un archivo de Microsoft Excel".

Permite importar el presupuesto desde Microsoft Excel . A l activar esta opción, mostrará una ventana donde solicita la ruta del archivo y el departamento. f;

Archivo

C :\A n a lilia\A$pel'CQI6Qsmodc!o$_éxcel\Presupuestos.xls Si la hoja contiene (os presupuestos pata un departamento en particular, indica a cual corresponde. Í1 ..................

Ventas E jc-rcicio á ú g re -iu p u e s te

Im p ortar de Excel

|

Aceptar

1|

Cancelar

Jí

Aüuda

Figura 4 .1 -3 Im portación de presupuesto

Tam bién se podrá tener a esta ventana desde el menú Archivos / Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de cálculo. Dejar la ventana de captura de presupuestos en “ceros", teniendo las siguientes opciones:

( *;jC u e n ta s se le c cio n a d a s, m eses se le c c io n a d o s O

T o d a s las c u e n ta s , todo s los m eses

O T o d a s las cu e n ta s, m eses se le c cio n a d o s

C o lo ca r en Ceros

O C uen tas se lec cionada s, todo s los m eses

A c e p ta r

j

C a n c e la r

i

A.j¿uda

i

Figura 4 .1 -4 Aplicar ceros a los presupuestos



23

A l presupuesto que se tenga actualmente se podrá aplicar un incremento de acuerdo a un porcentaje especificado por el , teniendo la posibilidad de aplicarlo, de acuerdo a las opciones que se indiquen en la ventana que aparece al activar el icono. A p lic a r factor de in c ie io e n tp 0 cuentas seleccionadas

j-y y

X F a c to r de in c ie m e n to 13 .0 0

Factor de Increm ento capturado p or el

| g | jj

. A p lica ? <3........................................................................................

1 <2> Cuentas seleccionadas, meses seleccionados i O Todas las cuentas, lodos los meses i O Todas las cuentas, meses seleccionados : Q Cuentas seleccionadas, todos los meses

¡

Aceptar

Cancelar

A yuda

Figura 4 .1 -5 Aplicar factor de increm ento

Divide el presupuesto capturado de forma anual a 12 meses. Éste icono estará disponible cuando el método de pre-llenado seleccionado sea "C aptura directa anual”. H j u ñ a t e a r e l p r e s u p u e s to a n u a l A p lic a r a 0 {Cuentas seleccionadas? O T o d a s las c u e n ta s

A c e p ta r

|

C a n c e la r

A yuda

Figura 4 .1 -6 Prorratear el presupuesto anual i■ ■ 1 2 . :

Prorratea el presupuesto anual

íxÉl i V i-'T' N o . cu e n ta

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1110000-000 1120000-000

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¡INVERSIONES E N VALORES ' iCUENTES

El presupuesto anual, se divide entre 12 y lo asigna a cada mes Figura 4 .1 -7 Ejem plo de un presupuesto anual prorrateado



24

Realiza una copia del presupuesto de un mes a otro.

0 cuentas seleccionadas Configuración Mes origen

i Enero

Mes destino : Febreio

i -v m m i Copiar datos de un mes a otro

!

Apacai a

i

O Cuentas a le c c io n a d a s odas las cuenta:;

^

Aceptar

j|

Cancelar

]["

Aüuda

Figura 4 .1 -8 Copiar los presupuestos de un mes a otro

I

4.2

Cargar presupuesto desde hoja de cálculo

l £ 7 Ruta de : Menú Archivo / Presupuestos / Cargar presupuesto desde hoja de cálculo. Al seleccionar esta opción, se podrá cargar a A spel-CO I el presupuesto que se tenga capturado previamente desde una hoja de cálculo. Los datos que se deben indicar son: la ruta donde se encuentra el archivo XLS, si la captura va a ser para cuentas de algún departamento en especifico se debe indicar el departamento, además de especificar el ejercicio en el que se capturará el presupuesto.

A rchivo

i C: \D ocum ents and SeU¡ngs\u$uai¡o\E scritoiio\E ¡emplos2\ |g ¡ j: Si la hoja contiene los presupuestos para un departamento en particular, indica a cual corresponde.

1 a

Ventas

Ejercicio i}i
|

Aceptar

j|

Cancelar

n

jj

Ayuda

•

Figura 4.2-1 Cargar presupuesto desde hoja de cálculo


Guia Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

25

A l aceptar la ventana comienza a leer la hoja de Excel para crear el presupuesto. Com o se observa en la siguiente figura, se tiene valores de la hoja de Excel dentro de la consulta de presupuestos. 'A *t ’ r

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2-tí5.:?b ÍVodí-dv -:or-ipM'btkiñc;! •

M enú

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FONDO FJJO DE CAJA BANCOS INVERSIONES EN VALORES CUENTES ESTIMACION DE CUENTAS IN C O B ^F I j L v

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F c b ic io

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500.00 718.751.57 214.17

500.00 710.751.57 214.17 54.668.00

54.e68.88

500 00 718.751.57 214.17 54.668.80

DEUDORES DIVERSOS l'.n s s -c a Q -o o o

FUNCIOMAñlDS Y EMFI.EADOS

VóÍ1180-000000

DQQJM ENros POR COBRAR IMPUESTOS A FAVOR

:-1 ;1 190-000-000

ALM ACEN

N o . c u e n ta

No rabie

12 j 1200 000-000

r/AAÍREDiTABLE'

1110000000

FONDO FIJO DE CAJA

u * > n ¡ . Rres

bita ; '•••-

Ene«o

IÔOO-ODO

BANCOS

1140-000000

INVERSIONES EN VALORES

1150-000-000

CUENTES

1155-003-000

ÉSTIMACÍON DE CUENTAS INCOBRABLES

1160-000-000

DEUDORES DIVERSOS

F c b io jo MálTO A b iil $500 00 $500 00 $50000

$7í 8.751.5? $718,751.5? $718.751.57 $718.751.5? $214.17!

$21417

$21417

$214.17:

$54.668 88 $54.668.88 $54.660.80 $54.668 68; J0.0U;

$000

$00 0

$000:

$44.133.33 $44,13333 $44.133.33 $44.13333

1165-000000

FUNCIONARIOS V EMPLEADOS

34.003 33

$4.08333

$4,C£333

$4.083 33:

1170-000-000

DOCUMENTOS POR COBRAR

$0.00:

300 0

$0.00

$0.00j

1180-0000X1

MPUES TOS A FAVO R

«100!

$000

$000

$0 00:

Figura 4 .2 -2 Datos en la consulta de presupuestos y en la hoja de Excel

4.3

M odificar Presupuesto A ctu a l Ruta de : Menú Archivo / Presupuestos / Modificar presupuesto actual

A l ingresar a esta opción se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificación del presupuesto previamente capturado.

t r n c a p t u r a d e p r e s u p u e s to s Ejerdoio del presupuesto

Seleccionar por

.....................................................

0 iR u b r d i 1 .-A ctiv o C ircula nte i 2.-A c tiv o N o C írc u la n ti" i 3.-P a siv o a C orto Plaz í 4 .-P asiv o a L a rg o Plaz ■5 .-C apital

i6.Venias

>

O R a n g o d e c u e n ta s D esd e H a sta

D ep a rta m e n to N iv e l d e c a p tu ra

A c e p ta r

i 1. - M a yo i

;l

C ancelar

Ayuda

Figura 4.3-1 Filtro para modificación del presupuesto



26

4.4 !&

Consulta de Presupuesto Ruta de : Menú Archivo / Presupuestos / Presupuestos

Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podrá filtrar, im prim ir y obtener consultas individuales por departamento.

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0.00 214.17

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N o v i... 500.00

D ic ic ...

Anual

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1 1 8 .5 2

4 2 2 .2 2

.1 1 8 .5 2

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Figura 4.4-1 Consulta de Presupuesto

4.5

Consulta de Presupuestos Departam entales

'¿ D Ruta de : Menú Archivo / Presupuestos / Presupuestos Departamentales Desde esta ventana se podrá consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos, los cuales se podrán filtrar, desplegar y m ostrar totales por departamento. P í~ 7 ''

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oco o.co 0.00 0.00

acó oco oco oco

o.oa 0.00 0.00 0.00

oco o.co o.co o.co.

oco oco oco o.co

ooa 003 003 ooa

0 00 2.500.00 000 30.03000 0 00 ■10X00.00 o oo 0 02

;

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0.00

0.00

acó

acó

0.00;

j

.....

Figura 4.5-1 Consulta de Presupuesto departam ental



27

é Â sp e ll?^ 4.6

Reporte de se guim ie n to de presupuestos

ÉZ/’ Ruta de : Menú Reportes / Catálogo de cuentas / Reporte de seguimiento de Presupuestos. Este reporte emite la información para comparar los montos reales contra los presupuestos, de acuerdo a los m ovimientos generados por cada periodo, m ostrando los saldos y presupuestos del mes, así como los saldos y presupuestos acumulados, además de un porcentaje que ayuda a identificar que tanto se ha gastado del presupuesto, o verificar si ya se excedió el mismo.

Figura 4.6-1 Reporte de seguim iento de presupuestos.

H Práctica 3: Carga de presupuesto •

En Microsoft Excel, generar un archivo con la siguiente información: I

B

A

1 i N o . c u e n ta

N o m b re

2 ¡1350-000*000 EQUIPO DE OFICINA

C

D

E n ero

F e b re r o

8000

5000

E

F

M a r z o A b ril

50D0 3000

G

H

I

J

M a y o J u n io J u lio A g o s to

3000

3000

3000

3000

K

L

M

N

S e p tie m b r e

O c tu b r e

N o v ie m b re

D ic ie m b re

3000

3000

3000

3000

•

Guardar el archivo bajo el nombre de Presupuesto2010.xls en el directorio "D atos" que se encuentra en: C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C O I 6 .OO

•

En Aspel-CO I, ubicarse en Enero 2010 y realizar la creación de un presupuesto por medio de una hoja de cálculo para el departam ento 5 (Contabilidad).

•

¿Cuál es el m onto del presupuesto anual? __________________________________

•

Guardar los cambios del presupuesto.

•

Generar el reporte de seguimiento a presupuestos, indicando el mes de Enero y Departamento 5.

•

De acuerdo al reporte obtenido, indicar la información siguiente: o

Saldo del M e s :____________________

o

Presupuesto del m e s :____________________

o

Porcentaje:____________________



28

5. 5.1

MANEJO AVANZADO DE CONSULTAS

Personalización de consultas Ruta de : Consulta seleccionada / clic con el botón derecho del ratón.

En varias consultas (com o los catálogos de cuentas, pólizas, Activos, etc.), es posible agregar o quitar las columnas o campos. Esto se realiza dando clic con el botón derecho del ratón sobre el nombre de la columna y el sistema mostrará un menú contextual, desde el cual, bastará con activar el campo que se desea mostrar.

í s

%

*

¡Activo Circuíanle f1J lA d ivo No Ciicclante (2) | Pasivo a Corto (3| ;Pasivo a Largo Plazo ¡4) ICapital (5) ¡Ventas / Ingiesos (6} Costo efe Ventas (7) i G asios Geneiales 18) :Oíros Ingiesos y C aitos |3J ISR yPTU (10) : Caja. Bancos. In /e id o te s (111 ; Cuentas-potCctxai (12J : Inventarios (13) IVA AeiedtabJc l'l *1) Activos Fips (15| Ouos Activos Circularte* Í1&] :Piove«Joie5l17| IVA poi Pagar (13J O lio: Impuestos p a Pagsi (19) Cuentas per Paga» [201

m .............. e

-

S a ld o fin a l TpD de cuenta de fa cuenta

Ayieo*

A lt+ lr* Alt+Dl-Sp Alt+Del

l'lodf'Kot Elniinai Asociar cuentas Desasodar r.o=nta del rubro Contraer cuentas Expandir cuanta;

S U M C 0 2 COO

Lri3om>úoi

.

ih q o o o g d o

P)

*9

9

2B/01/2Ú1Í)

0

!g

11

Eo

2

O

28^01/2010 28/01/2010

Venta de Contado F-9632 Cobranza F-12124 Pago I eWono. F G9910. CH-248

Es multimonoda afecta al aiusce carrear» Contropartidó McAuicfóra
Sa’díinicia/ Sardo inK «í m e Toíal de cargos Total
0.00 3.3ÜG.00

e.OflÚOf! 9.235,21990 7.217.774.58 5.!M?,53125

1,230.24032 2.017.-145.32 2.017-M I. 32 2.69003

im de n os P ro ye cta s

Cam pos disponibles para agregar y/o quitar

% 118.017.39 ;$ 3.306.00

,-,,v

Encio | Fabteto \ M a u o j

Figura 5.1-1 Personalizando la consulta de cuentas.

5.2

A u to filtro en consultas

Ruta de : Consulta seleccionada / icono Activar/Desactivar autofiltro Se agrega un autofiltro en las consultas principales, el cual permite de forma fácilmente consultar registros específicos dentro de las consultas: •

Catálogo de activos.

•

Balanza de comprobación con departamentos.

•

Pólizas.

•

Monedas.

•

Departamentos.

•

Depreciación.

• •

Reevaluación. Cuentas departamentales.

•

Presupuestos departamentales.

Al activar el autofiltro se habilita por cada columna de la consulta, un botón desde el cual se podrá seleccionar el registro a consultar.


Guia Curso Avanzado Aspel-CO I 6.0

29

H Activosr[f^fo/2010 M

i

* 331

f

E l:

.......... ü : -2 fi-t - a

□

Figura 5.2-1 C onsulta con autofiltro aplicado

5.3

Exportación de consultas

ÉZ7 Ruta de : Consulta seleccionada / ¡cono

:'

Todas las consultas podrán ser exportadas a Microsoft Excel®, Texto, H TM L y XML.

D escripción de la cu en ta

| Activo Circuíanle (1) l'A cíivo No Circularla (2|

6,000.00 ; 6.ÜQO.OO 9,236,219.90 7.217.774.53 5,937,534.26 1,230,24032 2/117,445.32 2J017,445.32 2590.00

£ Pasivo a C a lo Razo |3) f. Pasivo a Largo Piara (4)

Foirtóto de exportación

| Capital (5)

?!Venias > Ingiesos (8) | Costo deVentas (7) í Gaslos Generales (81 ? Olios Ingresos y Gastos (9) | IS R y PTU (10) | Caja. Bancos, Inversiones (111 f Cuenlas poi Ccfcear (12) | Inventarios |13) IV A A ctsdtable (J4) Aclivos Fips (15J Otros Activos Circulantes (16) Proveedores (1?J IVA por Pagai (18)

Otios Impuestos por Pagar (1SJ Cuentas por Pagai (20)

Excel Teato HTML XML

B ula Mombrede archivo

.

nunosVA

Cuentas

I j É r i v i a por ccurao

! 01 lE T I T i p o

1 i

j o

p D

!□

í

/

“¿

•»

Wj 19

□

E°

¿copiar

28/01/2010 28/01/2010

Ajiitda

F-9632 Cobcnza F-12124 P óqd T efefono, F-69910. CH-240

2,017.39

0.00

0.00

3.306.00

i * 110.017.39

t 3.306.00

i= r Figura 5.3-1 Exportación de consultas



30

5.4

Bitácora del sistema

P 7 Ruta de : Menú Utilerías / Bitácora del sistema. Se agrega una bitácora de s la cual mostrará las actividades más relevantes realizadas en el sistema. Una característica importante, es que al arrastrar una columna a la barra superior, se podrá agrupar la información por ese campo como una tabla dinámica.

F e ch a V- H o i. \-t.\ M enú:A ctivos

E q u ip o v

: 0 3 /0 6 /2 0 !) 14i21:2EiRIC1 J M enú: E or/igut ación

103/06/2011

¿14:21:26 RlCl ll4 : 2 1 : Í R Í c f " !14:2Í :K RICI

; 03/06/2011

;14:21:5( RICI

03/06/3011

14-22.0f:R IC l

03/06/2011

1 4 ? ¿0 £ :R IC I

: 03/0 6/2011 : 03/06/2011

U su a rio

Operación

US

ÍNISTfíADOR iDircctoiio de.Irabajo Cambisi de b o :e d s d aioí

:P « U e vd eu ;uciib ‘ AÓMÍ NjSTRÁDÓB iPcíííes ds untaría ;P « ffes de usuaib iP e iííe s d e u ru o ib

O b s e rv a c io n e s

Agrupado por el cam po Menú

; Ernpiesa 1, R IC l:C M ic h ¡v o í de p iograrnaW clw o» comunas

M cdticai d pcitil de uri u -aia ío

■Usuaio rnedficado. P-Jiáwelics modificados

Mcd lica i d p ciiil ce u i u w a tb M cd lca r el peiíil c> un usuaio Modíicai el pcifil de un in uatio M n d íb a i el peifil ae un ur*jarb M o d íb a i el pciíil de un usuaiio

rnodíicaíto, Par ameno? m odlicacbí modficado, Parámelioj modficado:; Uíuario modeicatfo. PaiámeUos m odificaos mcdlricado, Pai-ámeUes modificados rpoJ/icádo. Paiámei;e¿ rnczificacfctó

IPeíftesdeumarb

14:23 51ÍRIC1

iP rcjupueito adual M odfbar

Empiésa I.E je rc c o : 2010. nivel: 1 - Mayor

M e n ú : Pólizas 03/06/2011 W .2 ÍX RICI

ADÍ-íÍNIST RADOR

Cstáloco dé petaa: Alia

Srnpiesa 1. Alta de póte-a 19, tipo: Dr, fecha- 0 3/0 2 /2 0 1 0 , or

P cíflcs de usuaib

M e n ú : Piesi-puéílos 03/06/2011

Húmeio de erttradax 10

Figura 5.4-1 Bitácora del sistema

Los datos que se mostrarán en la consulta de la bitácora son: •

Fecha: Fecha en que se realizó el m ovim iento

• H ora : Hora en que se realizó el m ovimiento • IP: Nom bre del equipo o IP en donde se generó el m ovimiento • : que realizó el m ovim iento • M ódulo: Módulo donde se realizó el m ovimiento •

O peración: Movim iento realizado

• •

N ive l: Nivel del m ovim iento realizado Observaciones: Una breve descripción de la operación realizada.

Q Práctica 4: Personalizando consultas a)

Ingresar al catálogo de cuentas del mes de Enero 2010.

b)

Agregar a la consulta las columnas de: Tipo de Cuenta, Departamental y Naturaleza.

c)

Ingresar a la Bitácora del sistema y agrupar la información por

d)

¿Cuántas operaciones muestra? _______________________

e)

Compara resultados con tus compañeros, ¿el núm ero de operación es igual? _______

f)

¿Por qué? ____________________________________________________________________________

Operación.



31



32

6. 6.1

INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS

C opiado especial

ÍCD Ruta de : Cualquier consulta del sistema / Edición / Copiado especial. Con el copiado especial es posible exportar la información para manipularla y/o para generar reportes específicos en base a los datos contenidos en el catálogo de cuentas del sistema. Esta opción tam bién permite la generación de hojas de cálculo. Desde Aspel-CO I se puede copiar y pegar información de manera “estática" o "dinámica" a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows®. •

Copiado estático: Los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación para su posterior consulta. Si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-CO I, estos cambios no se verán reflejados en la información copiada.

•

C opiado dinám ico (o con vín cu lo s ): Permite generar un intercambio dinámico de datos DDE (Data Dynam ic Exchange), es decir, los datos del catálogo de cuentas se copian al portapapeles y se pueden pegar en alguna otra aplicación, si después de realizar el copiado especial los datos de la consulta son modificados desde Aspel-CO I, al abrir la información copiada, autom áticam ente se podrá actualizar el contenido con los últimos cambios realizados en Aspel-COI.

La aplicación con la que se realiza el pegado especial es Microsoft Excel®, por lo que el sistema A spel-CO I instala en el directorio de Datos, archivos de hojas de cálculo predefinidas con extensión *.xls. Es importante mencionar, que el copiado especial SÓ LO SE PUEDE HACER DA LA IN F O R M A C IÓ N C O N T E N ID A EN EL C A T Á L O G O DE C U EN TA S , ya que en base a esta información, es posible generar los reportes necesarios. Sin importar el catálogo que se este consultando, al seleccionar la opción de Copiado especial, siempre sugerirá la ventana para el copiado del catálogo de cuentas. Para realizar el copiado especial, se deben seguir estos pasos: a) Acceder a cualquier consulta del sistema, por ejemplo, al catálogo de cuentas. b) Desde el menú Edición, seleccionar la opción Copiado especial, enviando una ventana desde donde se puede especificar un filtro para el copiado de la información (Figura 6 .1 -1)

m

(-, ; ............. . •• ; l .. C o p ia d o especial Cuentas Desde

ij

Hasta

!

m i

Incluye sólo cuentas de nivel .2 .-Auxiliar

\^ \

í ( f i Sólo cuentas con movimientos Periodo Departamento Moneda

w

i

m

>

j j Balanza de comprobación Incluye jVS Número de cuenta

Í H Presupuesto anua]

Pj T ipo de cuenta

f ; j Presupuesto mensual

Descripción

j f j Presupuesto acum jjlado

H j Saldo jnicial

f ’j Debe

P ; Saldo final

O Haber Debe-Haber

□ Promedio simple

í

. . .

,


Aceptar

Cancelar Ayuda .......------------------------— i '

Figura 6.1-1 Ventana del filtro para el copiado especial

5


K

K

33

Sus campos: O pciones C ue n ta inicial

Primera cuenta que se considerará para incluirla en el copiado especial

C uenta final

Ultim a cuenta que se considerará para realizar el copiado especial.

Periodo

Período a copiar. El sistema sólo puede copiar la información de un período de trabajo.

Sólo cuentas con m o vim ie n to s

Al habilitarlo se indica al sistema que sólo se incluyan las cuentas que hayan tenido m ovim ientos en el periodo seleccionado.

Incluye sólo cuentas de nivel

Indica que la información debe contener a todos los niveles de cuenta o únicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar).

D e pa rtam e n to

Sólo se copiarán las cuentas que pertenezcan al departamento que se aquí se indique.

M oneda

Moneda que deberá manejar las cuentas que se incluyan en el copiado.

Incluye

Se pueden incluir los siguientes campos: Núm ero de cuenta, Descripción, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tip o de cuenta. Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe - Haber.

c)

Una vez definido el filtro para el copiado especial, en Microsoft Excel® se abre un libro nuevo y se deberá ejecutar el comando Pegado especial que se encuentra en el menú Edición.

Ve

*1

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C.lkíjc¿t. -- iyír

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¡J 3 J ... 3 7 ::

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C o m o iit32gsr¡

>

i

Figura 6 .1 -2 Pegado Especial en M icrosoft Excel®

d) Posteriormente aparecerá un diálogo donde se debe indicar la forma en que se pegarán los datos en la hoja de cálculo, para el caso del copiado y pegado especial, de debe seleccionar la opción de “Pegar vínculos". Si se elige la opción “Pegar", solamente se copiarán los datos en la hoja de cálculo de forma delimitada en columnas, pero si se elige la opción "Pegar vínculos” el sistema construye una fórmula y muestra los datos de A spel-CO I de forma vinculada, por lo tanto las modificaciones que se realicen en AspelC O I de los datos que se vincularon, se verán reflejados en la hoja de cálculo.



34

Resultado r~ u B

r~ h . r m

In s e rta el co n te n id o d e ¡ Co rta p a p e le s c o n fo rm a to de T e x t o U n ic o d e . P e g a r vín cu lo c re a u n víncu lo c o n el a rc h iv o d e o rig e n . C a m b io s e fe c tu a d o s e n el a rc h iv o de o rige n a p a re c e rá n e n ei d o cu m e n to .

i

A c e p ta r

\ \

C a n c e la r

j

Figura 6 .1 -3 Pegado Especial con vínculos.

e)

Una vez que se ha pegado la información, en la barra de fórmulas de Excel® se podrá visualizar la matriz de datos correspondiente, tal com o se muestra a continuación.

;fv { =

C O IW IN (M a triz!cta [ 1110-000-000..9000-000-000, U, N. #3]{Q107n Figura 6 .1 -4 M atriz de datos en la barra de fórm ulas de Excel®

f)

Una vez realizado el copiado especial en Excel®, se puede editar directamente la fórm ula en dicho archivo, para ello se debe realizar lo siguiente: •

O p rim ir I É , para poder editar la fórmula.

• •

Hacer los cambios requeridos en la fórmula. Una vez que se ha editado la fórmula, para que la modificación de la m atriz sea aceptada se deben oprim ir las teclas

6.2

üüJ +-£ül +¿id.

Fórm ulas

Para entender más acerca de cóm o cambiar la fórmula al realizar un copiado especial en el intercambio dinámico de datos, es necesario conocer el form ato de la fórmula que define el vínculo con la otra aplicación. Las fórmulas se definen con los siguientes parámetros: a) b) c)

Nom bre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso es C O IW IN . Tem a o tópico del que se desea obtener los datos por ejemplo, M A TR IZ Datos o fórmulas a evaluar desde Aspel-CO !; @ C TA , @Deprecia, @Empresa, @ R A N , etc., las cuales se analizan a continuación:

@ C T A : Proporciona el m onto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado. Ejemplo: = C O IW IN | M a triz!'@ C TA [1 1 1 0-0 0 0 -0 00..1150-000-000, U, N, F, C, # 1 ]’, Esta fórmula enviará el núm ero de cuenta, descripción, saldo final y presupuesto acumulado de la cuenta 1 1 10 -000-000 a la cuenta 1150-000-000, sólo de las cuentas a nivel Mayor. Notas del asistente:


35

La estructura de la m atriz es la siguiente: = C O IW IN ¡M a triz!’{@ CTA [ctaini..ctafin, U, N ,T,F,M fA,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] { m m aa}' Sus campos: j

O pciones @ C TA

Función

Ctaini

Cuenta inicial del copiado especial.

C tafin

Cuenta final del copiado especial.

U

Núm ero de cuenta

N

¡

Descripción de la cuenta

I

Saldo inicial

F

Saldo final

M

Presupuesto mensual

A

Presupuesto anual

c

Presupuesto acumulado

D

To ta l de cargos (Debe)

H

To ta l de abonos (Haber)

!............... E..............

Diferencia entre D e b e y Haber (E = D -H )

T

Tip o de cuenta ( A = acumulativa, D = detalle)

P

Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2)

O

Incluye sólo cuentas con m ovimientos.

Nn

Núm ero de departam ento (de 1 hasta 999)

Xnn

Núm ero de moneda

#N

Incluye cuentas de nivel, por ejemplo, si el sistema maneja los niveles 4 -3 -3 , #1 representa las cuentas de mayor, # 2 las subcuentas y # 3 el auxiliar. Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0107 (Enero 2007).

(m m a a )

@ D eprecia: Presenta la depreciación de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., también envía la depreciación actualizada, el valor actualizado de un activo, el factor de actualización, el m onto original de un activo, así com o la cantidad faltante por depreciar. To do esto puede ser de un activo o de todos los activos. Ejemplo: = C O IW IN !V a lo r!'@ D e p re cia [T,0 1 9 9 , 0199,0]’ Esta fórmula obtendrá el m onto original de todos los tipos de activos. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @ Deprecia[Sufijo , ,FFinDepre>, , J ] {Periodo}



36

Sus campos: O pciones @ Deprecia Sufijo

____

< C la ve >

< FiniD epre>

j Función. Representa el tipo de información que se requiere: A si requiere información de un sólo activo ) T si necesita información de un tipo de a ^ v o . Se indica la clave del activo o núm ero del tipo de activo: si requiere información sólo de un activo se debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minúsculas, se debe escribir entre ; comillas, por ejemplo: si la clave del activo es Librero 17, se deberá escribir como "Librero 17". < N u m Tip o > E n caso de necesitar información de un Tipo de activo, se debe indicar el j número correspondiente al tipo de activo.

j Indica el periodo inicial de la depreciación.

< FFinD epre> j

Indica el periodo final de la depreciación.

Es el campo que corresponde a lo que el desea obtener de la función de depreciación pudiendo ser uno de los siguientes sufijos: F Factor de actualización (sólo para activos) 0 M onto original del activo V Valor actualizado del m onto original del activo P Depreciación del período E Depreciación del periodo actualizada A Depreciación acumulada R Cantidad restante por depreciar M M onto máxim o deducible (valor a depreciar) D Valor real (M o nto original -Depreciación acumulada) L Valor real actualizado C 5 0 % de la depreciación del periodo actualizado 1 M onto del activo para calcular el IMPAC

Representan la fecha inicial del ejercicio.

Representan la fecha final del ejercicio.

{P e rio d o }

Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de últim o cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se está trabajando en el sistema, por ejemplo: si se esta trabajando en el periodo de Noviem bre 2005, la fecha de últim o cierre debe ser 31/12/04, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estará abierto el archivo de activos del 2005. El parámetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza no se debe olvidar que la fecha del últim o cierre será calculada en base a este período.

i !

j j |

@DEPREC1AC: En base a las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable, proporciona la depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc.), también muestra el m onto original y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @ D EPR EC IAC [<Suf¡jo> , , , ,< Fln¡Ejer>, ]{Periodo} Com o se puede observar la sintaxis es m uy similar a la función @ Deprecía, sólo difieren en los sufijos que manejan en el campo < Q u e > los cuales son los siguientes:



37

Sus campos: O pcio n e s

j

o

i

x p

I Para obtener el m onto original del activo en su moneda extranjera, Para obtener la depreciación del período.

A

Para obtener el m onto original del activo.

Para obtener La depreciación acumulada.

j

j

..R............... .].. Para obtener la cantidad restante por depreciar. @ EM PRESA. Cuya fundón es mostrar la información general de la empresa. Ejemplo: @EMPRESA[R] Esta fórmula devuelve el RFC de la empresa activa en Aspel-CO I La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @EMPRESA[Sufijo] Sus campos: O pciones Función

ÊM PRESA Sufijo E

Nom bre de la empresa

D

Dirección

P

Población

C

Registro Estatal

R

RFC

!

@ R A N . Presenta la información de un rubro de cuentas. Ejemplo: @ R A N [R 15,F]

o

@ R A N [1 1 6 0 -0 0 0 ...1 160-999, F

Esta fórmula envía el saldo final de todas las cuentas del rubro 15. La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente: @ RAN [Rango, Sufijo, < D ep a rta m e n to >]< {M M A A }>



38

Sus campos: O pciones @RAN

Función

Rango

Rango del que se requiere la información

«D e p a rta m e n to

N úm ero (opcional)

{M M A A }

Periodo específico, mes y año (opcional)

de

departamento

involucrado

Sufijo

i !

N I

F M A C

. J j ; I

Descripción de la cuenta Saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado

D

Total de cargos (Debe)

H

Total de abonos (Haber)

E

(

Diferencia entre Debe y Haber (E = D -H )

_ P __________ j. Promedio calculado(saldo inicial

+ saldo

final / 2)

j

@1NPC: Proporciona el índice Nacional de Precios al Consumidor Ejemplo: @ IN P C [1 1,2007] Esta fórmula envía el INPC de Noviem bre de 2007 La sintaxis para utilizar esta función es la siguiente:

@ IN P C [M M ,A A A A ,N ] Sus campos: I Opciones @ IN P C

! Función

MM

í Mes del que se desea obtener el INPC.

AAAA

! Año del que se desea obtener el INPC .

N

! N úm ero de meses hacia atrás que se tom arán en cuenta para enviar la información.

Una variable de esta formula es la siguiente: @ IN P C [+ / -N ] Esta función devuelve el valor del índice Nacional de Precios al Consum idor relativo del periodo activo, de acuerdo al núm ero de meses (N ).



39

c o En las hojas de cálculo se puede observar que en las fórmulas del copiado especial se hace referencia a los números de cuenta de manera explícita, de m odo que la hoja de cálculo lee los datos vinculados hasta encontrar el mes de trabajo indicado, si dicho catálogo llegara a tener una estructura diferente, no se podrán visualizar los datos y el sistema presentará la información de la siguiente forma:

. < íTriW ;

Híimnv iístt?í Pív.sn •

-

’i '*: : : : Calibñ

": ■7&

' i N

Al

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Figura 6.2-1 Representación de una m atriz inválida.

Excel® no actualizará el resultado, enviando la leyenda # N / A en cada una de las celdas involucradas. Por otro lado sí ya se tiene abierto el libro y se realizan cambios en Aspel-CO I, para que dichos cambios se reflejen en el libro actual no es necesario cerrar y volver a abrir la hoja de cálculo, sólo se deberá acceder al a la opción Modificar vínculos, mostrando un diálogo como el siguiente:

: Abrir origen I í

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Ubicación:

Elemento: @ cts[ll10-0G G -G 00..9000-003-000, U, N , #3]{0 1 1 C } Aciua'teacán: •&; Autom ática 0 = Manual

Figura 6 .2 -2 Actualización m anual de vínculos en Excel®

En esta ventana se mostrarán las matrices y al dar clic en el b o tó n .. :uai2^.^::-?creí de la hoja de cálculo de acuerdo a las modificaciones realizadas en A spel-CO I.

se actualizarán los datos

Si se realizó un copiado especial mediante vínculo, al cerrar el sistema Aspel-CO I mandará un mensaje indicando que se finalizará la comunicación debido al enlace dinámico generado, ayudando de esta forma a liberar espacio en m emoria.



40

inmrmécicm

\'&\

l i

.||jjjj|. Lacomunicación DDEestablecida seráfinalizada.

Figura 6 .2 -3 Finalización de com unicación DDE.

6.3

Asistente y barra de herram ientas de A s p e l-C O I en Excel®

6.3.1

Generales

El proceso de instalación de Aspel-CO I, agrega una barra de herramientas directamente en Excel®, la cual permite generar fácilmente hojas de cálculo que utilicen directamente la información de A spel-CO I. La barra de herramientas se habilita en Excel®, en la versión 2003, se debe ingresar al menú Ver/ Barras de Herramientas / Herramientas Aspel-CO I, mientras que en la versión 2007 ó 2010, deberá aparecer una sección denominada "Com plem entos”.

6.3.2

Listado de Funciones

j Este icono de la barra de herramientas muestra un listado de funciones exclusivas de Aspel-CO I, las cuales permiten generar fácilmente reportes en Excel®, explotando así la información capturada en el sistema. j

Las funciones que aparecen en el listado se encuentran agrupadas por categorías para su fácil identificación y son las siguientes: •

D atos de la empresa: Presenta todas aquellas funciones relacionadas con la información de los datos de la empresa.



41

•

Cuentas: Devuelve una m atriz que contiene los datos de un rango de cuentas donde se incluyen sus saldos, presupuestos, cargos, abonos, etc., de acuerdo al sufijo indicado. Al seleccionar alguna de estas funciones, aparecerá una ventana en donde se podrán especificar los parámetros necesarios para aplicar la función. Los filtros de cada ventana varían de acuerdo a la función seleccionada.

M jtm d e d a io s C u en tes j s a n g o s | N úm ero d e cuenta: ln cfcir hasta la ra e n ta :

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In.cíuir Jes totales de las coto moas

E sp e cifica cio ne s edicionaies | | | |

A c e piar

j

C a n ce a r

Figura 6.3.2-1 Filtro de la función Catálogo de cuentas

Figura 6 3 .2 -2 Filtro de la función Saldo Final

•

INPC: Devuelve los datos de la tabla de INPC para que puedan ser utilizados en reexpresiones de valores de activos, así com o de saldos de cuentas. Es im portante que los datos de la tabla del INPC estén correctamente capturados en el sistema.

•

Rangos de Cuentas. Devuelve datos específicos de un rubro seleccionado.

•

A c tivo s Fijos: Devuelve una m atriz con uno o más datos de los activos.

•

Depreciación Fiscal de un A c tiv o : Contiene las funciones que ayudarán a presentar la información de los activos de la empresa así com o todo lo relacionado con la depreciación fiscal de los mismos.

•

Depreciación Fiscal de un T ip o de A ctivo : Devuelve toda la información relacionada con los Tipos de activos y su Depreciación Fiscal.

•

Depreciación contable: Contiene todas las funciones necesarias para poder obtener la información de la depreciación contable de un activo o tipos de activos, los sufijos que se pueden utilizar en esta m atriz están contenidos en las dos clasificaciones anteriores.

•

Financieras. Balance General. Se selecciona el rubro de las cuentas de Balance y devuelve el total del rubro seleccionado. \'f El núm ero del rubro puede variar, de acuerdo a si la base en la que se está trabajando es traducida o es una base creada en A spel-CO I 6.0, además de si el catálogo de rubros es el estándar o no.



42

•

Financieras. Estado de Resultados. Se selecciona el rubro de las cuentas de Estado de Resultados y devuelve el total del rubro seleccionado.

•

Financieras. Razones Financieras. Muestra las funciones que son capaces de para determinar el cálculo de las razones financieras más importantes.

ejecutar los cálculos

Dado de que las razones financieras se basan en cálculos meramente estadísticos, para determinar cada una de las razones incluidas en las funciones, se hará uso de la función @ R AN . •

Financieras. Posición m onetaria: Devuelve el total del saldo inicial (I ) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia.

•

Financieras. B10: Devuelve los montos de los sufijos especificados de las cuentas, rubros o INPC indicados.

•

Fiscales. Declaración ISR: Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia.

•

Fiscales. Declaración IVA : Devuelve el saldo final (F) de las cuentas de IVA, Acreditable

•

Fiscales. C álculo del IA: Devuelve el saldo promedio, el promedio calculado, el saldo inicial o final de una cuenta o de un rubro de cuentas y el valor del INPC.

•

Fiscales, depreciación actualizada: Devuelve la información actualizada de los activos y tipos de activos.

•

Fiscales. Declaración M últip le : Devuelve el total del saldo final (F) de las cuentas que integran el rubro al cual se está haciendo referencia y el valor de INPC.

•

Fiscales. IE TU : Devuelve el m onto de las deducciones e ingresos acumulados IETU para el período especificado, así com o el m onto de todas las inversiones adquiridas en un periodo de tiem po específico.

6.3.3

IVA al 15 % e IVA

Período de trabajo en C O I

Este icono permite seleccionar otro período de trabajo para los datos de las funciones, al dar un clic sobre el ¡cono, despliega una ventana en la cual se visualizan todos los períodos existentes en Aspel-CO I, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la información en las hojas y dentro del sistema Aspel-CO I.

Selecciono el nueve-peocdo actúa! M a rz o Febtero i i M

2010 2010 W

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Wá Aceptar

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Cancetar

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A ju ste 200 9 Diciem bre 2 0 0 9 Noviembre 2009

Figura 6.3.3-1 Selección de un período de trabajo



43

H Práctica 5: Elaborando un Balance general desde M icro so ft Excel® 1. 2. 3. 4.

Acceder al periodo Ene-10 de Aspel-CO I y posteriormente abrir Microsoft Excel® para crear un Balance General utilizando las funciones de la Barra de herramientas Aspel-CO I. En la celda A1 colocar la razón social de la empresa, en la celda A2 la dirección de la empresa, en la celda A3 el RFC y en la celda A 4 el periodo de trabajo. En la celda A6 escribir "Activo Circulante". Ubicarse en la celda A7 y definir las cuentas que forman parte del Activo Circulante con las siguientes características: •

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

Incluir la descripción de la cuenta, saldo final y el total de las columnas.

• Q ue sólo sean cuentas de mayor. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Circulante y escribir "Activo Fijo”. Desplazarse una celda abajo después del texto anterior y la realizar la misma operación del inciso d) pero con las cuentas que forman parte del Activo Fijo. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Fijo y escribir “Activo Diferido” Desplazarse una celda abajo después del texto anterior y la realizar la misma operación del inciso d) pero con las cuentas que forman parte del Activo Diferido. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Activo Fijo y escribir "Total del Activo". Colocarse una celda a la derecha del texto anterior y agregar el saldo To ta l (la suma del Activo circulante, Fijo y Diferido). En la celda D6 incluir la descripción "Pasivo a Corto Plazo" En una celda abajo, definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Corto Plazo incluyendo las mismas características que en las cuentas del activo. Dejar 2 renglones en blanco después del total del Pasivo a C orto Plazo y posteriormente incluir la Descripción “Pasivo a Largo Plazo" y definir las cuentas que forman parte del Pasivo a Largo Plazo con las mismas características que en el caso anterior. Dejar 2 renglones en blanco y escribir el texto “To ta l del Pasivo" Colocarse una celda a la derecha y agregar el saldo final del Pasivo {la suma del pasivo a corto y a largo plazo). Dejar 2 renglones en blanco después del total del Pasivo y colocar la descripción “Capital" y definir las cuentas que forman parte del Capital a nivel m ayor como en los casos anteriores. Dejar 1 renglón en blanco después de la última cuenta de Capital y escribir “Resultado del Ejercicio". Colocarse una celda a la derecha e incluir el saldo final del rango de Utilidad Neta Dejar una celda en blanco y escribir “To ta l de Capital". A la derecha del texto anterior, obtener el total de las columnas del Capital (la suma total del capital y la utilidad neta). Dejar 2 renglones en blanco después del To ta l del Capital, capturar la descripción "Total de Pasivo y Capital". En una celda a la derecha, realizar la suma de los totales de Pasivo y Capital. Dar un form ato apropiado a los títulos y las cantidades. Guardar el archivo en el directorio donde se esté leyendo la base de datos utilizada bajo el nombre de “Bal_General_Curso.xls". ¿Cuál es el m onto del Activo que muestra?____________________________________________________________

26. ¿Cuál es el m onto del Pasivo que muestra?

______________________________________

27. ¿Cuál es el m onto del Capital que muestra?__________________________________________________________ 28. ¿Cuadra el Balance General? Si, No, ¿Por qué? Compara resultados con tus compañeros.



44

6 .3 .4

Selección de D epartam entos, Proyectos y C en tro s de Costos.

¡m Estos iconos, permiten seleccionar otro Departamento, Proyecto y Centro de Costos respectivamente, para los datos de las funciones, al dar un clic sobre cualquiera de estos iconos, despliega una ventana en la cual se visualizan todas las opciones existentes en Aspel-CO I, al seleccionar uno de ellos, se actualiza la información en las hojas y dentro del sistema Aspel-COI.

c io n d e d e p a r t a m e n t o

' m¡'Ám

1 V e n ta s 2 P e d id o s

Figura 6.3.4-1 Seleccionando un Departamento

6 .4

Im p o rtad o r de catálogos desde M icrosoft Excel

Aspel-CO I 6.0 cuenta con un asistente para la importación de catálogos que se tengan previamente registrados en Excel. Los catálogos que se podrán importar desde este asistente son: • •

Catálogo de Cuentas Catálogo de Cuentas departamentales

•

Catálogo de Activos fijos

•

Catálogo de Datos de terceros

•

Pólizas de forma unitaria o masiva

6.4.1

C atá lo go de Cuentas y Cuentas departam entales

ÍZ 7 Ruta de : Utilerías / Importación de información / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales. Este asistente permite importar la información del catálogo de Cuentas y Cuentas departamentales que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-COI. La estructura del archivo para importar la información debe ser la siguiente: •

Colum na A: Clave (20 caracteres sin incluir el separador).

•

Colum na B: Descripción (40 caracteres).

•

Colum na C: Departamental (1 carácter, valores S ó N ).

•

Columna D: Naturaleza. 1 carácter, valores A(Acreedora) ó D(Deudora). Si no se captura este valor entonces la cuenta se dará de alta con naturaleza deudora.

• •

Colum na E: Contrapartida (2 0 caracteres). Colum na F: Moneda (valores 1,2,3,...,99).

•

Columna G: Afecta Póliza de Ajuste Cambiario (1 carácter, valores S ó N ).



45

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Figura 6.4.1-1 Ejem plo de archivo para im portación de Catálogo de cuentas

Para el catálogo de cuentas departamentales la información debe estar ordenada de la siguiente forma: • Colum na A: Departamento (Num érico, valores 1,2,...,99) •

Colum na B: Cuenta (20 caracteres sin incluir el separador).

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Figura 6.4 .1 -2 Ejem plo de archivo para im portación de Catálogo de cuentas

Al m om ento de ejecutar la opción de importación desde el menú / Importación de información / Desde Excel / Cuentas o Cuentas departamentales, el sistema presentará un asistente con los pasos siguientes:



46

a) A rch ivo para im p orta ció n : Consiste en indicar la ruta donde se encuentra el archivo de Excel que contiene el catálogo de cuentas de la empresa, los dígitos por nivel y el separador de niveles.

E s t e a s i s t e n t e t e g u i a r á p a s o a p a s o e n e l p r o c e s o d e im p o r t a c i ó n d e t u in fo r m a c ió n d e s d e E x c e l

A rch ivo de Fxcel C :\A na lliaVAspel-CO ISO\Cat_ctas.xls Niveles de las cuentas ;4*3-3 Ejemplo. 4-3*3

Segaiador del número de cu en la | * Si tu a rchivo de importación lie n e los nombres d e a s colum na*, a ctiva la siguiente c a siía de v e s ic a c ió n ¡ ✓ I La primeia fía son encabezados

Siguiente

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Figura 6.4.1-3 Asistente para im portación de cuentas-Ruta del archivo

b)

Form a to de la inform ación: Se debe verificar que la hoja de Excel tenga la estructura requerida por A spel-CO I para poder importar la información.

F o r m a t o d e la i n f o r m a c i ó n d e c u e n t a s Verifica que tu hoja d e E xcel tenga la siguiente estiuclura • Columna A ‘ Clave (Húmero de cuenta máximo 20 caracteres sin c o n la i el separador. ejemplo 100-000-001.100-000-MO-üfiOOOOOOOOO) Col.irr.na B: D e;cripción (40 c a a c tc io s | Columna C: Departamental |1 carácter, valores S Ó N) CoJ.im tíaD: Nótufdlszó. 1 carácter, valore? A (A crc=dora| 6 D |O e -jd o ial C oíjrnna E ConUapailtda (20 caiacteie?) C cfjm na F. M oneda (valores 1 . 2 . 3 „...S 9 | : CcJurnna G: A Jecta P e í A|t. Cemb. |1 caráotet. valores S ó N )

Figura 6.4 .1 -4 Asistente para im portación de cuentas-Form ato de la inform ación



47

c)

Vista p relim inar: Muestra una vista previa del cómo quedará conformado el catálogo de cuentas de acuerdo a la estructura requerida por A spel-CO I y el contenido de la hoja de Excel.

V is ta pre lim ina r de la im p o rta ció n del catálo go de cuen ta s

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Siguiente j[

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Figura 6.4 .1 -5 Asistente para im portación de cuentas-Vista prelim inar

d)

Realizando la im p o rta ció n : En esta ventana se observa el avance en el proceso de importación del catálogo de Cuentas.

Figura 6 .4 .1 -6 Asistente para im portación de cuentas-Realizando Im portación



48

ñ ^ t A s p é lÉ f is & -

e) Resultado del proceso: Por último, se muestra el resultado del proceso, indicando el núm ero de registros agregados, en caso de encontrar errores lo indicará.

Pasa5 de 5

i................................................................ .... ...................................

Figura 6 .4 .1 -7 Asistente para im portación de cuentas-Finalizando Im portación

6.4.2

A ctivo s fijos y D atos de Terceros

lZz> Ruta de : Utilerías / Importación de información / Desde Excel / Activos fijos o Datos de Terceros. Este asistente permite importar la información del catálogo de Activos fijos y Datos de Terceros que se tenga en un archivo de Excel, a la base de datos de Aspel-CO I. Los pasos del asistente para ambos catálogos, activos fijos y datos de Terceros., son similares y se describen a continuación: a)

Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción a lo que es el proceso de importación de Activos, además de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso.

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B ie nve nido A rch ivo d e im p o rta c ió n A s o c ia c ió n d é la in fo rm a c ió n V is la p re lim in a r F in a liz a r

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Ccn este osisienle puedes. . i^ p o ; ^ |a informa:»:*! de los catábgos de la base ds daío: del sistema. -Asociar Id m lwiiáciún en tu aich'rvo de importación ó tot cantíos en la base de dalos d d sistema. • Cieai nuevos resistios o actualiza' los ya existentes Paia mayoi infamación aceica de la coníiguiaccn rfef a id w o de im portaren P»az clic en el betón de '•AiMda". Anles de importe. ¿-.«guíale de lespaldat la bacc de daloo del sislema Paia ccniinuar, haz clic en el bolón "Siguerile".

P o ío 1 ds 5 Consiita 1 de 1 Actwos l ...................................... -

| S*ÍJU*rtilc | |

Cónoélái

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Aüudü

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Figura 6.4.2-1 Asistente para im portación de Datos de terceros-Bienvenida



49

b) A rc h iv o de im p o rta ción : En esta ventana se debe indicar: o El Tip o de archivo que se va a importar, que para caso esLibro de Excel, la ruta donde se encuentra el archivo .xls para la importación, o Si se va a agregar o actualizar la información existente. o Indicar el tipo de asociación de los campos, la cual puede ser Autom ática, con la que se asociarán los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden o Manual, donde la asociación de los campos con las columnas serán definidas por el , ya que, a diferencia de la importación de Cuentas, en este proceso el L A Y O U T lo define el , o Si en el archivo de Excel, la primer fila corresponde a encabezados, se deberá habilitar la última opción.

:P 0 X tx íU i da T rnpo riA ptfn

fm tí n&abiOyUik<álCSCÍíctCí-«,•

Bienvenido

ií-i¡MpttiUlMi.

Archivo de im portación A soc ia ció n de la inform ación

Tipc» de archivo {* ) Libro do ExcbI

V ista prelim inar Ingresa la lu la y nombre de tu archivo ds im p o rla cm o haz clic en el bolón "? " para localizar el archivo en tu disco duro

Finalizar

Archivo i CrVAna lifa\Aspel-COlSO\CaLctes.xls Para actualizar la ir/ormnción ©aíslenley crear nuevos registios. activa las dos casitas de verificación E l Afliegai información

LZj6 cluaÜ2ar información

Selecciona el tipo de asociación Si eliges ascciancn automatice, se asociaiá los campos con las columnas recuperadas en el mismo ade n, es decir, la primeia columna ccn el primer compo, la segunda columna con el segundo campo y así sucesivamente. A ' . o c s c t e la jvo riíiscion ................................................................................................................................... : &>-Ayicínál¡ca Paso 2 de 5 Consulla 1 de 1 Activos

S i

25*“ '

O Manual

Si la primera Urea de tu archivo de importación tiene los nombres de las columnas, activa la siguiente casila de veiilicadcai p | La piirnera fila sot nDrrfcrcs de campo jí^sTguíente | j

Cancelar

Aûda

Figura 6 A .2 -2 Asistente para im portación de Datos de tereeros-Archivo de im portación

c) Asociación de la in fo rm a ció n : Si se selecciono "Asociación m anual”, en este paso se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a un campo de la base de datos del sistema. Esto se hace arrastrando un valor del lado izquierdo de la ventana hacia el campo destino que le corresponde del lado derecho de la ventana. Si se seleccionó la “Asociación automática", los datos en esta ventana ya se mostrarán relacionados con los campos en el orden que se encuentren en el archivo .xls.



50

B ie n ve n id o A rc h iv o de im p o rta c ió n

Selecciona un campo destino paia coda columna en lu archivo de importación. Paro hacer esto arraslia un valor cel archivo de importación y suéltala en el campo destho q je le corietponde.

A s o c ia c ió n de la in fo rm a ció n

Si no quierg; rucó te ! una columna ha? ele d ete cto sóbic el campo asociado a disha columna y haz clic en b epetán "Dei-atociar"

V is la p re lim in a r

Columna ACTIVO TIPO O í ACTIVO DESCRIPCION LOCALIZACION MONTO ORIGINAL

F in a liz a r

V óbt del archivo CHRAM150-2006 EQUIPO DE ÍFiA N S P.. CAMIONETA RAM 15... SUCURSAL NTE. 180000

m

: Campo

Valor asociado

i% j I% !% |%

CHRAM1S0-2Ú0G EQUIPO DE 7RANSP0R.. CAMI0 N E TA RAM 15GVAÍ SUCURSAL NTE. I 8OOCO

Activo Tipo de aclvo Descripción Locafcacion Montooiiginal Monto original me % Fecha de ddquis. Máximo deducible Valor iin mercado Depreciación ac... Vida úlil Método de d e p i..

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15/01/2009

Paso 3 de 5 Consulla 1 do 1 Activos ¡

A rtie ibi

Siguiente j |

Cancelar

]j

Ayuda

Figura 6 .4 .2 -3 Asistente para im portación de Activos con asociación autom ática

d) Vista prelim inar: En esta ventana se muestra una vista previa de cóm o quedará la información una vez importada, en caso de identificar que un campo esta en una columna que no le corresponde, se podrá regresar a hacer la corrección. Aquí también se observa el núm ero de registros a actualizar, a agregar, registros con error y el núm ero total de entradas que se realizaron.

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x 'it r r itt a :

B ie nve nido A rc h iv o de in ip o ita c ió n A s o c ia c ió n de la in fo rm a c ió n

Si la vista pieíiíiinar muestia e ríia da ; con errores, ceri-a este asistente y ro p ao ol archivo de irrpoitación antes de proceder. Para obtenei may« delale de la ; entradas con eric« haz doble e le lo b ie alguna entrada con eiroi P a a urcoitar esta información a la base de d alo i del ststema. haz e tc en el to íó n "Siyuiente"

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V is la p re lim in a r F in a liz a r

Vista picfimnar del archiva CAAna Ifia W pel-C O I60\ACT IVOS.Îs T ip o <1

L o c a liz a c ió n

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Monto;

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Repcrte Paso 4 de 5 Consulla 1 de 1 Activos

■1/ Reátenos a actualizar 0 &

Entrada: con error:

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Registros a agregar 0 Total de entrada::

Anterioi

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1 |í

Cancelar H¡

Ayuda

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Figura 6 .4 .2 -4 Vista prelim inar de Activos



51

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Finalizan Indica que el proceso de importación ha concluido, bastará con dar clic en el botón

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para salir del asistente. T

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B ie n ve n id o

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A rc h iv o de im p o rta c ió n

Has complelado el asistente de ¡mpatocióa

A s o c ia c ió n de la in fo rm a ció n V is ta p re lim in a r

Revisa el archivo de tóácora más lecierte para obtener infamación aceica de cualquier eiror cíe imporlecKjn. El aichivo de bitácora de la importación eslá localizado en subcorpeta "importaciones" localizada en d d rc d o r» de instalación del sistema

F in a liz a r

Para cerrar esle asistente, haz cSc en el botón "Finifeíf'*.

Paso 5 do 5 Consultó 1 de 1 Activos A>v a s ¡

|

Fricilzai

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« .h :

A iu da

|

Figura 6.4 .2 -5 Finalización del asistente

6.4.3 a)

Im po rtació n de pólizas Im p ortació n unitaria

l & Ruta de : Desde el alta de una póliza / Carga póliza modelo (F IO ) o desde el icono La importación unitaria de pólizas se realiza estando en el alta de una póliza / Agregar póliza m odelo y en tipo de archivo, seleccionar *.xls. Este archivo debe cum plir con la estructura necesaria para poder ser leído por el sistema.



52

I -Éj ¿retuvo Ertciún yer { w t u r Earri’ to êtrainfefias Znffi'i Verana J ; D

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Figura 6.4 .3 -2 Estructura de una póliza m odelo en Excel

At seleccionar el archivo xls, se mostrará en la ventana de captura de póliza los asientos que conforman el registro contable.

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D rp to C c n lín i P ropccl C o nc epto d e l m ovim iento 0 0 0: SUELDOS Y SALARIOS

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OiSUELDCS Y SALARIOS

6030 C0-10G0 9951-028-017

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2 5 .0 2 5 .7 0

H T .

1

| Figura 6.4.3-3 Póliza capturada desde un archivo xls

b)

Im portación masiva

f ~ l Ruta de : Menú Procesos / Integración de pólizas. La importación masiva de pólizas se realiza ingresando al menú Procesos / Integración de pólizas. En la ventana que despliega, se debe seleccionar la opción de 'Im portar desde una hoja de Excel’ e indicar la ruta donde se encuentra el archivo xls que contiene las pólizas a integrar.

Notas del asistente;


53

Se debe seleccionar la opción de Im portar desde una hoia de Excel

f E m p re s a 0

jí

E je rc ic io

Im portar d e s d e u n a h o ja d e E x c e l

Indicar la ruta del archivo .xls que contiene las pólizas a integrar con la estructura correspondiente

íVjaadi*:!., Final

jfffi

I i'O ear lipo de' piSfei

i■ '!pi'.ií-i'rt 0

Crear bitácota de proceso

integrar

jj

Cancelar

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A yuda""

Figura 6 A .3 -4 Im portación de Pólizas-Masiva

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2

3

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Figura 6.4 .3 -5 Estructura del archivo para integración de pólizas desde Excel



54

H Práctica 6: Im po rtando inform ación de M icrosoft Excel® a) Abrir una hoja nueva en Microsoft Excer” b) Ingresar la siguiente información: A 2 3

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I

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i 6000-001-001

2 Pago de Nómina

1 00 :

5

1120-003-000 $000-001*002

3 Pago de Nómina

1.00 ■

0 Pago de Nómina

ro o ;

6

7

11120-003 aoo

8 S

3 Pego de Nóm ina

20000 20000 500

1 00

500

FIN P A R T ID A S í

: ....................................... :

........................................ :

*........ ...................| ..........................

•.................................t ..................................

Figura 6 .4 .3 -6 Información de la póliza m odelo en la hoja de cálculo

c) d) e) f) g)

Guardar el archivo bajo el nombre de: Póliza nómina.xls Ingresar al catálogo de pólizas. Dar de alta una póliza, indicando com o póliza modelo el archivo generado anteriormente. Verificar que la información se muestre com o se capturó en la hoja de cálculo. Guardar la póliza.



55

^ jA s p é ll^ ^



56

7. 7.1 !&

H O J A S FISCALES Y FIN A N C IE R A S

Definición Ruta de : Reportes / inistrador de hojas de cálculo

El sistema cuenta con hojas fiscales y financieras predefinidas las cuales fueron creadas tom ando com o base el catálogo de cuentas ESTAND AR del sistema, por lo que si se utiliza un catálogo diferente, dichas hojas se deberán adecuar al catálogo de cuentas que maneje la empresa. Las hojas de cálculo se dividen en dos grupos: ®

Fiscales

•

Financieras A d m in is tr a d o r d s h c is s cíe c a lc u lo

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T ip o

N o m b re d e la h o ja

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Á

A ic h iv o

.......

B c ra lx ’-i

Financiera:;

¡Estado de resultados

Edore xls

Financieras

¡A plicación d e recursos

Cliyaprnet-xls

Financieras

i R azones financieras

Razones xls

Financieras

; P osición monetaria

PO SM ON.xls

Financieras

jE dos. Fin rrwneda extranjera

Ecolinex-ids

Financíelas

í D e piecie cicn actualizada

D epact.xls

Financiera?

; Reexpresión de s a ldo ;

blO.xIS

Fiscatee

. Determ inación del p aoo c< o vi;ioi*: ietu P ñ Ü V I.tfs

Fiscales

j Determ inación del p ago anual lE Tj ietu A N U A L xls

• Fiscales

iD e te m w a c ió n del p ago provw iow i ISR PROVI.xlc

...........

Figura 7.1-1 inistrador de hojas de cálculo.

Con el icono 1^ se podrán dar de alta hojas fiscales o financieras adecuadas a las necesidades de la empresa, dicha hoja de cálculo podrá ser agregada dentro del inistrador de hojas de cálculo y así acceder fácilmente a ella. Al dar un clic en este icono, aparece la siguiente ventana:

A g r e g a r h o je s d e c á l c u l o

lip o

j O tra s

Nombre ¡Reporte de Gastos A rc h iv o i C: \U s e rs \R I D vD o c u m e n ts \c o t¡. «1$

i

¿ ce p tó r

1|

Cancelai

||

A yuda

Figura 7 .1-2 Alta/M odificación de una hoja de cálculo.

En esta ventana se deberá indicar el Tip o de la hoja de cálculo, el nombre y la ruta donde se localizará el archivo.



57

<ésAspe1l^ 7.2

Hojas de cálculo financieras

Este tipo de hojas de cálculo presentan la información financiera de una empresa en forma de estados financieros, entendiendo com o un estado financiero al docum ento contable que indica la situación de la empresa a una fecha o período determinado además de m ostrar la forma en cómo las empresas han conjugado los factores de producción, naturaleza, capital, trabajo y organización. Esa es la razón donde estas hojas de cálculo se convierten en herramientas imprescindibles para la contabilidad de una empresa. La emisión de los estados financieros es una de las actividades más importantes para la empresa, pues en base a ellos se lleva a cabo la revisión de estados financieros emitiendo dictámenes de la información, así como también el análisis e interpretación de los mismos. Todo esto es de gran utilidad para evaluar el futuro de (a empresa y to m ar decisiones en beneficio de la misma.

7.3

Hojas de cálculo fiscales

Aspel-CO I brinda a los contribuyentes las herramientas necesarias para el cum plim iento de sus obligaciones fiscales, ya que cuenta con hojas de cálculo denominadas fiscales, las cuales generan la información necesaria para poder em itir los reportes correspondientes.

H Práctica 7: Diseño de un catálogo de cuentas a p a rtir de M atrices a) En Excel abrir una hoja de cálculo nueva. b) En la celda A1 escribir el texto: Cuentas de Activo y Pasivo. c) Escribir en las celdas indicadas los textos que se describen: • A3: Cuenta. •

B3: Descripción.

•

C3: Saldo.

d)

Escribir en la celda A 4 la fórmula siguiente: = C O IW IN | M A T R IZ !,@ c ta [1 0 0 0 ..2 2 9 9 ,U ,N lFl# 1 ]'

e) Seleccionar las celdas A 4 a C39. f) O p rim ir la tecla de función F2, con lo que debe aparecer en modo de edición la celda que contiene la fórmula. g) h) i)

O p rim ir simultáneamente las teclas l£ü J + i?Shllll + íEnle'l Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel-CO I Guardar el archivo en el directorio CursoC2 bajo el nombre de "Cuentas.xls". ¿Qué información muestra el archivo?. Compara los datos con tus compañeros..______________ _

v Recordar que mediante la opción Edición / Vínculos se actualizan los vínculos en la Hoja de cálculo para m antener actualizada la información.



58

8. 8.1

R A Z O N E S F IN A N C IE R A S

Interpretación de razones financieras

Para la tom a de decisiones de las empresas se necesita contar con ciertas herramientas analíticas que ayuden en el proceso, la más útil de ellas es la aplicación de las razones financieras. El propósito de una empresa no es sólo el control interno, sino también un m ejor análisis de lo que buscan los ofertantes de capital en las condiciones financieras y desenvolvimiento de la misma. Dicho análisis varía de acuerdo a los intereses específicos de la parte que se trate, por ejemplo, los acreedores comerciales están primordialmente concentrados en la liquidez de la empresa, sus derechos son a corto plazo y la capacidad de la empresa para pagar estos derechos se juzga mejor mediante un análisis profundo de su liquidez. Por otra parte, los derechos de los tenedores de los bonos son a largo plazo y, en consecuencia, les interesa más la capacidad del flujo de efectivo de la empresa para cubrir su deuda a largo plazo, la cual se puede evaluar analizando la estructura de capital de la empresa, las principales fuentes y usos de fondos, su rentabilidad en el transcurso del tiem po y las proyecciones de rentabilidad futura. Por lo anterior, se deduce que para evaluar la condición financiera y el desempeño de una empresa, se necesitan ciertos patrones, como lo es una razón o índice que relaciona dos piezas de información financiera entre sí. El análisis e interpretación de dichas razones deben proporcionar una m ejor comprensión de la situación financiera y el desempeño de la empresa.

8.2

Análisis de tendencias

El análisis de las razones financieras representa dos tipos de comparaciones. La primera es la que permite comparar una razón actual con razones pasadas u otras que se esperan para el futuro de la empresa, en este caso la razón del circulante para fines del año actual se podría comparar con la razón de circulante a fines del año anterior. Al presentar las razones financieras de un periodo de años en una hoja de trabajo, es posible determ inar si ha habido una mejoría o un deterioro en la situación financiera y desempeño de la empresa con el transcurso del tiempo. La segunda permite comparar las razones de una empresa con las razones de empresas similares o con los promedios de una industria en el mismo periodo de tiem po, proporcionando una visión interna de la situación financiera y del desempeño relativo de la empresa. Sólo al comparar las razones financieras de una empresa con las de otras empresas similares se puede hacer un juicio realista. Las comparaciones con la industria tienen que hacerse con cautela, ya que la situación financiera y el desempeño de la totalidad de la industria pueden no ser satisfactorios y el que una empresa se encuentre por encima del promedio no sea suficiente. Para algunas empresas, la información financiera puede ser m uy aproximada a la realidad económica, para otras es necesario ir mas allá de las cantidades declaradas con el fin de canalizar en forma apropiada su situación financiera y desempeño.



59

8.3

Tip o s de Razones

Las razones financieras se pueden agrupar en algunos tipos: •

Razones de liquidez.

•

Razones de deuda.

•

Razones de cobertura.

•

Razones de rentabilidad.

Es im portante mencionar que ninguna Razón proporciona información suficiente para poder juzgar la condición financiera y el desempeño de la empresa, sólo cuando se analizan grupos de razones se está en posibilidad de form ular juicios razonables. Las tendencias fundamentales se deben evaluar sólo mediante la comparación de las cantidades brutas y las razones en el mismo m om ento del año, es decir, no debemos comparar un balance general al 31 de diciembre con uno al 31 de m ayo, pero sí compararíamos un balance general del 31 de diciembre con otro del mismo mes. Aunque el núm ero de razones financieras que se podrían calcular aumenta en forma geométrica con la cantidad de información financiera, las razones necesarias para evaluar la situación financiera y el desarrollo de una empresa son relativamente pocas. Calcular razones no necesarias aumenta la complejidad y la confusión del problema. A continuación se explicará de forma breve cada una de las razones financieras mencionadas anteriormente con la finalidad de tener una idea de su utilidad, sin embargo, no es el objeto de estudio de este curso. a)

Razones de liquidez: Las razones de liquidez se utilizan para juzgar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. Se puede obtener de ellas información sobre la solvencia actual de la empresa y su capacidad de permanecer solvente en caso de que se presentaran adversidades. Fundam entalm ente sirven para comparar las obligaciones a corto plazo contra los recursos a corto plazo con los que se cuenta para cum plir estas obligaciones.

b)

Razones de deudas: Las Razones de deudas señalan las proporciones relativas de capital que hacen los acreedores y los dueños

la aportación al

c)

Razones de cobertura: Las razones de cobertura han sido diseñadas para relacionar los cargos financieros de una empresa con su capacidad para cum plir con ellos.

d)

Razones de rentabilidad: Las razones de rentabilidad son de dos tipos: aquellas que muestran la rentabilidad en relación a las ventas y aquellas que muestran la rentabilidad en relación con la inversión. En conjunto, señalan la eficiencia de operación de la empresa.

Para el manejo de las Razones Financieras en Aspel-CO I, se cuenta con una hoja de cálculo denominada Razones.xls, la cual tom a la información y realiza los cálculos de las cuentas estipuladas en los rubros. Es im portante m encionar que tom a la información almacenada en el sistema y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan:



60

Descripción

j Rubros que utiliza

} Razón Circulante: A ctivo Circ./Pasivo Circ.

1y 3

| Prueba del ácido: (ActCirc.-lnvent.)/Pas. Circ.

1-3 y 13

j Apalancamiento: Pasivo Total/Capital

5 y 23

i Rotación C XC: Ventas / Cuentas p o r Cobrar

6 y 12

i Rotación Inventario: Costo Ventas mes / Inventarío

7 y 13

j Rotación Activos Totales: Ventas / A ctivos Totales

6y22

1 Rotación Activos Fijos: Ventas/ A ctivos Fijos

2y 6

¡ Rentabilidad / Capital: U tilida d N eta / Capital

i

5 y 24 22 y 24

) Rentabilidad / Activos: U tilida d N eta/Activos Totales Rentabilidad / Ventas: U tilida d Neta / Ventas

6 y 24

; Margen N eto

6 y 15

Al m om ento de activar esta hoja de cálculo, el sistema solicitará permiso al para actualizar los valores, a lo que se deberá responder afirmativamente: M icro soft E xce lilf! Este libro contiene vínculos a otros or«genes de délos. * Si sctuabía los vsníuios, Excel inte n ta rá recuperar los últim os datos.

flk

« Si n o los a c t u a b a , E x c e ) utiliza rá la in fo rm a ció n a n te rio r.

~=nga en cuenta que los vínculos d e datos pueden utilizarse par¿ obtener' qcczso a inform ación confidencia!, c o m p a rs a sin su petnviso y posiblemente reaazar otras acciones m aünteKionsdas. No actualice los vínculos si no confíe en el origen de este tómo. A ciua ü ?a r

A y ^ ia

N o a c tu a liza r

Figura 8.3-1 Advertencia de seguridad de M icrosoft Excel® para actualizar vínculos

La información que proporciona la hoja de cálculo, es la siguiente:

( M icro s o ft Excel - 'R ázoñésa#?!

í'Z Ú -.-¿’ Chwo;

£díción

Veí

Insertar '¡Fórm alo ./ i

¡Herramientas

í;i: 'AÍíMUtMM'A A ria l

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13

▼if ^ j. ¡

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RAZONES FINANCIERAS

3

T

A ! 31 d e E n e ro de 2010

l 5 Razón Circulante

15 30 veces

Acf/VoCr^7/Pasivopife.

Prueba del ácido

15.76 veces

(Act. Circ. -!?
Apalsnc-smienio íPas/Cap;

0.07 veces

P asivo Tolgr/C apiteí

Rotación CXC

0.43 y«ces

Venías / C uentes p o r O ró /a r

l “ g..

fcJL ii ¡

í 2:

a"j |M

I <

"■}

► m \ RAZONES /

! Listo

Í* JM

Figura 8 .3 -2 Ejem plo de Razones Financieras



61

Razón

: Razón Circulante

1 i

T ¡ P ° de razón

Liquidez

Veces / Proporción

Resultado

Veces

El valor índica que cuanto más alta sea la Razón, m ayor será la capacidad de la empresa para pagar sus cuentas, sin embargo, la Razón tiene que ser considerada com o una medida aproximada de liquidez, debido a que no tom a en cuenta la liquidez de los componentes individuales de los activos circulantes. Una empresa que tenga activos circulantes compuestos principalmente de efectivo y cuentas por cobrar a corto plazo, generalmente tiene m ayor liquidez que una empresa cuyos activos circulantes consisten principalmente en inventarios.

Veces

Esta Razón es similar a la Razón de circulante, excepto que elimina los inventarios. La Razón se concentra en el efectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en relación con los pasivos circulantes, de esta manera proporcionan una medida más penetrante de la liquidez.

Veces

Las razones de apalancamiento ó solvencia se utilizan para analizar la estructura financiera de la empresa y su capacidad de cum plir con compromisos a largo plazo.

Veces

Para el análisis de las cuentas por cobrar se considera las ventas anuales a crédito entre las cuentas por cobrar. La razón del periodo promedio de cobranza o la razón de rotación de las cuentas por cobrar indican la lentitud de estas cuentas.

veces

Esta Razón indica la rapidez con que ios inventarios se convierten en cuentas por cobrar mediante las ventas. El costo de la mercancía vendida utilizada en el num erador es para el período que se está analizando y el denom inador es el promedio del inventario inicial y final del período.

veces

Se relacionan los activos totales con las ventas totales para obtener la razón de rotación. Esta razón indica la eficiencia relativa con la que la empresa utiliza sus recursos con el fin de obtener producción. Cuando la rotación de activos de la empresa se multiplica por el margen de utilidad neta, se obtiene la Razón del rendimiento sobre activos, o capacidad de utilidades sobre los activos totales.

i

Prueba del ácido

Apalancamiento (Pas/Cap)

Rotación CXC

Rotación Inventario

Rotación Activos Totales

Liquidez

Deudas

Liquidez

Liquidez

Rentabilidad



62

Razón

l

Rotación Activos Fijos

i j

Rentabilidad / Capital

Rentabilidad / Activos

t ip o de razón

Rentabilidad

Rentabilidad

Rentabilidad

Veces / Proporción

Resultado

Veces

Esta razón indica la eficiencia relativa con la cual la compañía utiliza sus recursos a fin de generar la producción. La razón de rotación es una función de la eficiencia con que se manejan los diversos componentes de los activos: las cuentas por cobrar según lo muestra el periodo promedio de cobranzas, inventarios como los señalan la razón de rotación de inventarios y los activos fijos com o lo indica el flujo de la producción a través de la planta o la razón de ventas a activos fijos netos.

Proporción

Las razones de rendimiento ó rentabilidad e utilizan para medir la capacidad de la empresa para generar utilidades con base en los recursos invertidos.

i i j 1 í

Proporción

Tasa de rendimiento sobre el capital en acciones comunes: Indica la capacidad de obtener utilidades sobre la inversión en libros de los accionistas y se utiliza con frecuencia al comparar dos o más empresas de una industria.

Proporción

Margen de utilidad neta: Indica la | eficiencia relativa de la empresa después ! de to m ar en cuenta todos los gastos y el 1 impuesto sobre la renta, pero no los i cargos extraordinarios.

Proporción

Esta razón por sí sola no refleja la ; rentabilidad del negocio, sólo determina el j porcentaje que queda en cada venta ; después de deducir todos los gastos | incluyendo los impuestos. Cuanto más grande sea el margen neto de ¡ la empresa tanto mejor.

j

i

Rentabilidad Ventas

/

Margen Neto

Rentabilidad

Rentabilidad

H Práctica 8: Em isión de Hoja de cálculo de Razones Financieras.

a)

Ingresar al mes de Enero de 2010

b)

Desde el menú Reportes / inistrador de hojas de cálculo / Razones Financieras, genera la hoja de cálculo "Razones financieras". El archivo Razones.xls se encuentra en la ruta C:\Archivos de programa \ Archivos comunes \ Aspel \ Sistemas Aspel \ C Q I6.00 \ Datosl



63

;

c)

Indica los valores que muestra cada una de las razones financieras: Razón circulante

j veces

Prueba del ácido

j veces

Apalancamiento

! veces

Rotación CxC

í veces

Rotación Inventario

j veces

Rotación Activos Totales 1

! veces

Rotación Activos Fijos

j veces

Rentabilidad / Capital

! proporción I

Rentabilidad / Activos

] proporción i

Rentabilidad / Ventas

j proporción •

Margen N eto

{ proporción j



64

9. 9.1

EMISIÓN DE REPORTES DIOT/IETU

Reporte de operaciones con terceros

ÍCD Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros.

Una vez registradas las pólizas correspondientes a operaciones con terceros se puede generar este reporte, para ello, se debe ingresar al menú Fiscales / Reportes / Operaciones con terceros / Operaciones con terceros, enviando una ventana en la que se debe especificar la siguiente información: sp o r t # rir 0 |JC ricio í t $ r o n t c r r c r o i

iiílf llü

¡ i H

l s

n

n

s

K

Por el rango de fechas de las Facha « c w i ¡01/1^2807

operaciones.

> Qeifo JipodeQiGVá&dzi

Por el RFC de proveedores. ■s/wj/r/ss///w/s/A

T i p o d e o p e r a c ió n : i 1 üdox

O CW^Pfoveedoi Nadena! ;P «?s»r-ciii|!5ío CJ 1 cifobdl

S V//é

¡ í

Ji^ta

¡

Por el tipo de operación que ¡ se realiza con el | Proveedor.

í

Indicar la tasa de IVA í

íi<; IVA

Cjenerdrd:

V-

KmMMM /y/y//////.//,//////////■'////. ///. Z./M/.V/AZ

í o c iá :

15 G W \4fÁ W M k W M W M á-

1

Con esta opción se genera el archivo de tex to con el form ato correcto para el envío al SAT.

%'J) D zia&itáo

0'P«BMtoSAT

¡

///.'////////////y///////////,-./ti-

|

¿ceftiat

jl

Cortejar

j;

Figura 9.1-1 Reporte de Operaciones con terceros

Sus campos: O pciones Fecha de causación.

Indicar el rango de fechas de causación de IVA de las operaciones con terceros.

Proveedores

Indicar, a través del RFC o ID fiscal, el rango de proveedores a incluir en el reporte.

T ip o de Proveedor

Marcar las casillas de acuerdo al tipo de proveedor que se requiera incluir en el reporte.

T ip o de operación

Marcar las casillas de acuerdo al tipo de operación que se desea incluir en el reporte.

Tasa de IV A

Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , 1 5 % ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ó ambas.



65

Aspel

‘¡ZiMíro da fCtyatiteción

Seleccionar el tipo de reporte con el que quiere que se muestre la información requerida. C on ce n trad o : El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tip o de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí se puede generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al form ato solicitado por el SAT. D etallado: Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros. Form ato S A T: Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia de que éste es el archivo txt que tiene el form ato requerido para el envío a Internet al SAT. A l seleccionarlo se deberá indicar la ruta donde se guardará el archivo. Por omisión, el sistema sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al S A T y se generó el 1 de diciembre del 2004; pero se puede modificar el nombre

T ip o de reporte

Al aceptar la ventana, se presenta la bitácora sugerida por el sistema (Figura 10.1-2) con (a información de los pagos en el orden solicitado para la Declaración. m Con el icono !

se puede exportar la bitácora a un archivo de Excel® para su manipulación, también se

puede generar el archivo para la carga batch a través del icono1

Exportación a M icrosoft Excel y posibilidad de generación del archivo para la carga batch.

VALOR DE LO S A C TO S 0 A C T IV ID A D E S

C U H E E IM O 0 SHEN 1 )0 .

PASADOS A P f iO V E E D O IlE S A T A S A D l

PtlVIl 10

IV A G E N E R A !

A V T 191104 0 3 = P re s la c ió n d e se jvic io s

1 6 .1 0 0

1«no

2 6 .4 5 0

2 3 .0 0 0 j

ESH D111071LY7

p rofesionales 8 5 = 0 lro s 8 5 = 0 Iros

H EB170399Y08

j^

2 3 .0 0 0 ;

T obooloo

M 4P 790899R Y6 P A O 0<10 5 8 1 L01

Figura 9 .1 -2 Bitácora de operaciones con terceros.



66

9.1.1

Barra de herram ientas en M icrosoft Excel

Al instalar Aspel-CO I 6.0, crea una barra de herramientas en Microsoft Excel®, llamada Herramientas AspelOperaciones con terceros, cuya función es generar a partir de la estructura de hoja de cálculo estándar de los sistemas Aspel un archivo de tipo texto, listo para enviarlo al S A T (carga batch). Si después de generar la bitácora, el tiene que manipular la información, puede hacerlo desde Excel ® y posteriormente con el icono de la barra de herramientas podrá generar el archivo de texto con la estructura adecuada (Figura 9.1.1-1).

Figura 9.1.1-1 Barra de herramientas en M icrosoft Excel

H Práctica 9: Generación del reporte de operaciones con terceros a)

Emitir el Reporte de operaciones con terceros detallado, con fecha de causación del 01-E n e -10 al 31Ene-10.

b)

Exportar el reporte a Excel bajo el nombre de R epD IO TEnero.xls en el directorio Datos.

c)

Generar el archivo para la carga batch con el nombre de R e p D IO TE n e ro .tx t en el directorio Datos.

d)

¿Qué información muestra el reporte?________________________________________________________________

e)

¿Cuántos proveedores aparecen?.

9.2

Reportes O peraciones con IE TU

V— J Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU.

En el menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU, se cuenta con dos tipos de reportes, Ingresos IETU y Deducciones IETU.

9.2.1

Ingresos IE TU

C 7 Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Ingresos IETU.

En este reporte el sistema incluye todas las operaciones en las que se indicaron ingresos IETU , se pueden elegir los movimientos a incluir por fecha de póliza y fecha de causación (figura 5.2.1-1).



67

£echa ¡nidal 101/02/2008

i..-.........

Fech a de c a u s a c ió n ............. Facha inicial 0 1 /0 2 /2 0 0 8

¡g j

Fech a final

¡2 3 /0 2 /2 0 0 8

i v jl

Fionletgo:

jTodas

g g j.

Tasa cte IVA Geneial:

\Todas

vi

Figura 9.2.1-1 Filtro del reporte de ingresos IETU

Sus campos: i

O pciones Fecha de póliza

Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica.

Fecha de causación

Indica la fecha de causación de las operaciones (Ingresos) que se desea incluir en el ¡ reporte.

Tasa de IV A

Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar j 1 6 % , 1 5 % ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ó ambas.

La información que se presenta en la ventana del reporte de Ingresos IETU es: Tip o y núm ero de póliza, fecha, tipo de actividad, ingreso gravable, IVA, otras retenciones, IVA retenido y el m onto de la operación registrada. Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por actividad, esto para efectos de su clasificación y análisis.

.

Repqrfcede.Ingresos; IHTU

•

. . . .

.

m n ít _______ _____ I B -

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POLIZA : lg

1

i P O L IZ A : Ig

2

i

lg

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PÓLIZA lg

:

-i

2

3

PÓLIZA lg

4

i- i

PÓLIZA

!

lg -

5

04/02/2008 lg

Rl I

7,(

Agrupar por actividad Contraer reporte

!

0.00

y 1*9®®*»»®™»*.

01 =Ena¡enación de bienes i

16.500.00

2.475.00

0 00=

0.00

01 =Enajenación de bienes :

2.608.70

391.31!

•0.01 i

0.00

86.521.74

12.378.26i

0.00!

0.00

Agrupación de los registros por pólizó o por actividad

5

08/02/2008

PÓLIZA lg

52.173.31

Q

IVA

4

06/02/2008 lg

01 =Enajenación de bienes

3

05/02/2008 lg

(NüWr.tl

IDAD GRAVABJL

01 =Enaienación de bienes

39.500,00

6

272.071.7li

40.810.76;

0.00

0.00 '

312.CB2 50

0

Figura 9 .2 .1 -2 Reporte de ingresos IETU



68

Desde el icono

¿

es posible exportar el reporte a Microsoft Excel® para su manipulación.

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bi-HCifívSl •• M i jf ó f ó o f t Kv5Ev I

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h f u w ib o

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'~ '.:

1

0 3 /0 2 /2 0 0 8

O Í “ E najenación d e b e n e s i

304 3.4 8

4 58 522;

0

0

3500;

0l= E n a jen a c*ón de tá e n e s :

52173.91

7828.0865;

0.

0

6 0000;

01 “ Enajenación d e b ie n e s :

i 650 0

2475j

0

0

18975.

01 ®E najenación do bienes j

2 60 8.7

331.305;

•0.01

0

4 P O LIZA : l g

'j

lg

2

2

0 4 /0 2 /2 0 0 8

6 7

:

P O L IZ A : Ir, lg

(5 9 •

3

P O L IZ A : lg lg

<1

3

0 5 /0 2 /2 0 0 8 4

06/0 27 20 0 8

3COO;

10 H 4 > >M b w < x o ¿ i n \ }

w m

*

Si Figura 9.2.1-3 Exportación a Excel del reporte de Ingresos IETU

9.2.2

Deducciones IE TU

iZzy Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con IETU / Deducciones IETU.

Para obtener el reporte de Deducciones IETU, se deben indicar las fechas de las pólizas y el período de causación a reportar.

ffe fio rte d e íje d u p c io i es IL 1 U

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MN

#*: :

- ■ :« í p l

Fiitor p«:-i Fecha de la póliza £echa inicial 101/02/2008 1

Fecha final

! 29/02/2003

0 !

B

Fecha final

j 29/02/2008

B ll

Péíiodc: de causación Fecha inicial; 01 /02/2009

I

m

|

Taca de iV A General:

| ; T odas

V :j

FiontciÍ2o:

|

y ]

[Todas

ácspiar

j||

Cancelar

1

Anuda

¡

Figura 9.2.2-1 Filtro del reporte de Deducciones IETU



69

Sus campos: O pciones Fecha de j póliza


Fecha de causación

Indica la fecha de causación de las operaciones (Deducciones) que se desea incluir en el reporte.

Tasa de IV A

Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 1 6 % , ! 1 5 % ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ó ambas.

La información que envía el reporte es: póliza, cuenta asociada a la deducción, concepto, m onto deducible y no deducible, así com o el total del gasto asociado. Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por concepto, esto para efectos de su clasificación y análisis.

Re porte do deducciones I H U

P Ú L IZ A -

P Ó L IZ A : Eg

A!

CUENTA

CO NCEPTO

MONTO DEDUCIBLE

j

M O N T O NO D E D U C IB L E

GASTO A S O C IA D O

1 04/02/2008

E g " 1 04/02/2006i6000-033-000

G A S TO S D E '

Í4 ¿ b b .o o | f

14,000.00!

:V IA JE

-

PÚLIZA Eg Eg

2 05/02/2008......................................

2 05/02/2008fGOOO-028-000

3 P Ú L IZ A : Eg

¡HONORARIOS A í " ! PROFESION ISTA;

10 .000 .0 0 !

A g r u p a r p o r c o n c e p to

3 08/02/2008

Eg 30G/02/2008:¡Üica-SKi

¡RÉÑTADE....

1 0 ,0 0 0 .0 0 i

C o n tra e r

4.500.00:

0 .0 0 :

S =

j EQUIPO

’§"p0uá:Ég 407/02/2008 Eg

4 07/02/2008 i 1160 001-CCO

A LM ACEN D E i M ATERIALES

20.700.00

7 7 .2 0 0 .0 0

0.0 0 !

i

0 .0 0 i

20,70

Agrupación de los registros por póliza o por concepto

7 7 .2 0 0 .0 0

Figura 9.2 .2 -2 Reporte de Deducciones IETU

Desde el icono : ¿ es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.



70

„ é x" d -*? ■: * ó» ‘«íf¿íi«í"Ef?.úis. íMíÁte<.1* K!¡?íf?siíb!i;rfií!; ■Mfóróitftpscd í ' i itti#.* 1 tm&tx O&zhv?$pé<xim' rón-iufc Datiw Ktñnf yuta tsííiplsmeníos ' & MSSartiSeni • Í3 ss Stmnt - 4 §-».lB>ért#í •• >: w ar § a ' ¿' j g S 3¡ári3-;- > % úm: S* airaínsf - J • í j í; ÍÜX fanviñtQ - ¿ ' ” •/ C¿V.Í3í i í.¡;íí.ü:::.; .;-ííí¡ i{ ? !1 Atestó*'. ..... *■ ( ■ I 1 w ,,,,A F ¡g j .

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A i

p ó l iz a

s

4

¥ ü U 2 A :E g Eg

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h

10^02/2003

1 0 4 / 0 2 / 2 0 0 3 6 0 0 0 0 3 3 -0 0 0

P O L IZ A : E g Eg

D

2 0 5 / 0 2 /2 0 0 3

2 0 5 / 0 2 / 2 0 0 3 6 0 0 0 0 2 3 -0 0 0

i ;

G A S T O S D E V IA JE

H O N O R A R IO S A

1

¿ 3

c

0:

14000

10000

0

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4500

0

4500

I

P R O F E S IO N IS T A S

á

6 ■ P O L IZ A Eg

Eg

3 0 6 / 0 2 /2 0 0 8

3 0 6 /02/2008 600 0 0 5 0 0 0 0

R E N T A D E E Q U IP O

7 .8

;

9

P O IJ Z A Eg

14 1 > H

■E g

4 0 7 / 0 2 /2 0 0 8

4 0 7 / 0 2 / 2 0 0 8 1 1 6 0 -0 0 1 -0 0 0

A L M A C E N D E M A T E R IA L E S

.... 20700

.... Ó

Jûectonesffirw .

20700

... . :. ..w m m ñ

?{Hl

Figura 9.2 .2 -3 Exportación a Excel del reporte de Deducciones IETU

9.2.3

IV A D e vue lto

t— / Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Operaciones con Terceros y/o Operaciones con IETU / IV A Devuelto.

Este reporte está disponible tanto para Operaciones con terceros como para operaciones con IETU y muestra los valores de IVA pagado a los proveedores que puede ayudar en el llenado del form ato 32 de Devolución de IVA.

F iltra |v m F e c h a d-s la p ófea F e c h a inicial

.0 1 / 0 2 / 2 0 0 8

a

F e c h a inicial

; 0 1 /02/2008

m

j

F e c h a final

F e c h a final

¡¡

m m

2 9 / 0 2 /2 0 0 8

i

j 2 9 / 0 2 /2 0 0 8

A c e p ta

jjl

C a n c e le !

íj

A]¿uda

j

Figura 9.2.3-1 Filtro para la emisión del Reporte de IVA devuelto



71

^ jA s p é ll^ Sus campos: O pciones Fecha de póliza


Periodo de causación

Indica la fecha de causación de las operaciones que se desea incluir en el reporte.

9.3 Desglose IV A ICD Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado.

En el menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado, se cuenta con dos tipos de reportes, IVA acreditable e IVA Trasladado.

9.3.1 &

IV A acreditable

Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA Acreditable

Para em itir este reporte se puede filtrar (a información por fecha de póliza y periodo de causación.

: ¡18 ■RliléfpCíí ■■ F e c h a d e la póliza

Fecha inicial i 01 /02/2008

F e c h a fina!

i29/0 2 /2 0 0 8

F e c h a final

j 2 9/02/2008

P e ríod o d e c a u s a c ió n ........................ F e c h a inicial

i 01 /0 2 /2 00 6

T a se d e !V Á G e n e ra l:

i T o d as

¡m ¡

Fro nterizo :

|

¡T o d a s

¿ c e p t a r ~'j| [

C a n c e la r

||

Aj¿uda

Figura 9.3.1-1 Filtro del reporte de IV A Acreditable

Sus campos: O pciones Fecha de póliza

Filtra la consulta de acuerdo a u n rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica.

Fecha de causación

Despliega en el reporte las pólizas que tengan un período de causación de acuerdo a lo especificado en el campo.

Tasa de IV A



Guia Curso Avanzado A spel-CO I 6.0

72

La información que envía el reporte es: póliza, tipo de operación, valor de los actos o actividades, IVA acredítable por cada tasa de causación, IVA no acreditable e IVA retenido. Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por operación, esto para efectos de su clasificación y análisis.

1 1Reporte tíe ív a acrediltmJe

, VALO R DE A C TO S A CTO S

P Ó L IZ A

IV A A C R E D IT A S !.

A CTO S

OPERACl

D E IV A

D E IV A

ACTO S

ACTO S

ÓN

GENERA

FR O N TE

o z

E X E N TO

L

R IZ O

TA SA DE TO TA L

IV A G EN ERAL

TA SA DE IV A

TA SA OZ

FR O N TER IZ O

O P E R A C IÚ N : O íro s O tros : 0 4 /0 2 /2 0 C O íro s

4 ,5 0 0 .0 0

0.00

0 .0 0

0 .0 0

Eg

4

O íro s

1 3 ,0 0 0 .0 0

0.00

0.00

Eg

6

O íro s

í , 5 0 0 .0 0

0.00

0.00

3 ,5 0 0 .0 0

0.00

0.00

0.00

0 .0 0

0 .0 0

Eg

3

4 .5 0 0 .0 0 ÍI1 IIM

s s ¡f f P

06/0 2 /2 0 C

0.00

1 8 ,0 0 0 .0 0 i

2 ,7 0 d

0.00

1 ,5 0 0 .0 0 !

225

0.00

0.00:

A g ru p a r p o r póliza A g ru p a r por o p e ra c ió n C o n tra e r

09/02/2011 O íro s

3 ,4 5 0 .0 0

afcjj

000.

1 5 /02/20C Eg

8

O íro s

i

\ 3 ,5 0 0 .0 0 ;

5 2 5 .0 0

0.00

5 0 0 .0 0

0.00

1 6/02/20C O P E R A C I Ó N : P re sta ción d e s e iv ic io s proíesionafes Eg 2 P r e s ta c ió n d e 0 5 /0 2 /2 0 C se ivicio s

10.000.00

00 0

10.00000

1

por póliza o por operación

p (c (e sioii¿ !e s

'4 .5 0 0 .0 0

0 .0 0

o.óo

0 .0 0

7 4 .5 0 0 .0 0 10 1 7 5 .0 0

0 .0 0

..........

Figura 9 .3 .1 -2 Reporte de IV A Acreditable

■ m Desde el icono '

9.3.2 l&

es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.

IV A trasladado

Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Impuesto al valor agregado / IVA trasladado

El hecho de llevar el control de los ingresos efectivamente cobrados, dio pauta además para llevar el registro del IVA trasladado efectivamente cobrado, de esta forma junto con el IVA acreditable, el podrá calcular su IVA a pagar o a favor del periodo. Para em itir este reporte se puede filtrar la información por fecha de póliza y período de causación.



73

F e c h a inicial

101/02/2(008................. |

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F g c h a final

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F e c h a d e t a u s ü o ió it ...................................................i.....;...,..,..;....... ................................. F e c h a ¿nicial

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F e c ^ a final

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Fronterizo:

¡29/02/2008''

T a $ a d e IV A G e n e ra l:

j Todas

|

i Todas

¿ c e p ta r

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C a n c e la r

A iju d a

Figura 9.3.2-1 Filtro del reporte de IV A trasladado



Fecha de causación


Tasa de IV A


La información que envía el reporte es: póliza, fecha, tipo de actividad, valor de los actos o actividades e IVA trasladado, ambos por cada tasa de causación.. Desde el menú contextual se puede agrupar la información, ya sea por póliza o por actividad, esto para efectos de su clasificación y análisis. R e po rte tí6 IVA trasladado

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FECHA

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0 .0 0

2 7 2 .0 7 1 .;

4 0 .8 1 0 .7 ^

Agrupación de los registros por póliza actividad

Z H T™ ™ Figura 9.3 .2 -2 Reporte de IV A trasladado

m Desde el ¡cono I--?.'" es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación. Notas del asistente:


74

9.4

Retenciones

(CÜ7 Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Retenciones.

Se cuenta con dos reportes para obtener los montos de IVA e ISR retenido en los m ovim ientos de D IO T, así como los montos de impuestos que nos han retenido en el registro de Ingresos IETU.

9.4.1

Reporte de IV A e ISR retenido en D IO T

\r ~l Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en D IO T.

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con D IO T.

FSs'áí pQÍ . Fecha de la pólfea F e c h a inicial01/02/2008

g j

F e c h a final

29/02/2008

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Periodo de causación F e c h a jnicial

= 0 1 / 0 2/2 0 0 8

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F e c h a final

29/0 2 /2 0 0 8

Todas

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Fronterizo:

; Todas

T a sa d e I V A G e n e ra l:

|

¿ c e p la r

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C ance la r

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Aj¿uda

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Figura 9.4.1-1 Filtro del reporte de IV A e ISR retenido para D IO T

Sus campos: O pciones Fecha de Póliza Fecha de causación Tasa de IV A

.

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■

■

Filtra la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Despliega en el reporte las pólizas que tengan un período de causación de acuerdo a lo especificado en el campo. Seleccionar el porcentaje de IVA a mostrar, para el caso del General es posible indicar 16% , 1 5 % ó ambas, para el caso del Fronterizo, se puede indicar 1 1 % , 1 0 % ó ambas.



75

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R e p o r t e d e I V A e IS R rttfe n ic to m i D i O T

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IV A

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R E T E N ID O

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8 5 = 0 tros

PA0040581L01

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0 .0 0

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715/02/2008

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8 5 = 0 lío s

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0 .0 0

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1 0 0 .0 0 0 0 0

Figura 9.4 .1 -2 Reporte de IV A e ISR retenido para D IO T

Desde el icono

9 .4.2 l&

es posible exportar el reporte a Excel ® para su manipulación.

Reporte de IV A e ISR retenido en IE TU

Rutas de : •

Menú Fiscales / Reportes / Retenciones / IVA e ISR retenido en IETU.

Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con IETU.

.Repone de IVA e lSR retenido en II.UJ'

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F e c h a d e ia p ó lize F e c h a inicial

i 01 / 0 2 / 2 0 0 8

F e c h a final

; 29/0 2 /2 0 0 8

F e c h a final

=2 9 / 0 2 / 2 0 0 8

P ifia d o d e causación F e c h a inicial

Tasa

\ 01 / 0 2 / 2 0 0 8

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G e n e ra l:

! Todas

•. F ro n te ro :

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| Todas

¿ c e p ia r

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C a n c e la r

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Aguda

Figura 9.4.2-1 Filtro del reporte de IV A e ISR retenido para IETU



Fecha de causación


Tasa de IV A




76

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5 0 8 /0 2 /2 0 0 8

01 = E n a je n a c ió n d e bie n e s

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610/02/2008

01 = E n a ¡e n a c ió n d e bie ne s

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712/02/2008

01 = E n a je n a c ió n d e bie ne s

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0 .0 0

lg

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:

lg

814/02/2008

0 1 = E n a ¡e n a c ió ii d e bie ne s

0 .0 0

0 .0 0 :

0 .0 0

lg

918/02/2008

01 = E n a je n a c ió n d e b ie n e s

0 .0 0

0 .0 0 ;

0 .0 0

lg

1014/02/2008

0 1 = E n a ¡e n a c ió n d e bie ne s

0 .0 0

0 .0 0 :

0 .0 0

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Figura 9.4 .2 -2 Reporte de IVA e ISR retenido para IETU

Desde el ¡cono

¡m t A

es posible exportar el reporte a Excel® para su manipulación.

B Práctica 10: Generación de reportes IE TU

Observar y validar las cantidades que se proponen. a) Estando en el mes de Enero 2010, obtener el reporte de Ingresos IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU / Ingresos IETU con fecha de causación del 0 1 -En e -10 al 31-Ene-10. El resto de los filtros dejar los predeterminados por el sistema. b) ¿A cuánto asciende el m onto total de los ingresos gravables y el IVA?

c)

Ingresar al menú Fiscales / Operaciones con terceros-IETU /Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU. Indica que tipo de m ovim iento tiene asociado la cuenta 2 1 1 0 -0 0 1 -0 0 0 Office Depot:

d)

Ingresar a Fiscales / Operaciones con terceros/IETU / Datos fiscales de terceros, ubicar al proveedor Office Depot. Indica el número de cuenta asociada de gastos deducibles IETU:



77

e)

Realizar las siguientes pólizas, para el registro de deducciones IETU: i T ip o de póliza: Dr N o . C ue n ta

C o n ce p to de póliza: Com pra a crédito F-10

¡ D epto

1 1 6 0 -0 0 1 -0 00

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1200-001-001

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N o . Cuenta 2 1 1 0 -0 0 1 -0 00

i Com pra a crédito F-10

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D epto 7

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1200-001-001

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Descripción

3

T ip o de póliza: Eg

|

F e c h a :15/01/10

Debe

i

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1,000.00

I Com pra a crédito F-10

I

160.00

I Com pra a crédito F-10

j

I 1,160.00

C o n ce p to de póliza: Pago a proveedores F-10 Descripción j Pago a proveedores F-10

H aber

\

Fecha: 16/01/10 Debe

Haber

J 1,160.00

¡

i Pago a proveedores F-10

(

1

í Pago a proveedores F-10

j

1,160.00

| Pago a proveedores F-10

j

160.00

160.00

Observar que en ambas pólizas se hace uso de la cuenta 2 1 10 -0 0 1 -0 00 . ¿Qué diferencia existe en la generación de dichas pólizas y por qué?

g) Dejar los montos tal y com o se proponen en la ventana "Captura de operaciones con terceros/IETU” y grabar a póliza. h) O btener el reporte de Deducciones IETU, que se encuentra en Reportes / Fiscales / Operaciones con IETU. ¿Se incluye el registro de deducciones IETU realizados anteriormente?

i)

¿Por qué?



78

10. MANEJO DE ACTIVOS 10.1

Depreciación C ontable y Fiscal de A ctivos

La depreciación es el reconocimiento cuantitativo de la pérdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea por el uso norm al del activo o por el transcurso del tiempo. a)

Depreciación histórica o contable. Es la depreciación que com únm ente se lleva en libros de contabilidad {Diario y M ayor). A spel-CO I maneja tres tipos de depreciación histórica, los cuales se describen a continuación: •

Línea recta. Se basa en aplicar un porcentaje fijo al m onto de la inversión. Este m étodo es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta. Este tipo de depreciación es requerido por la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Utiliza la siguiente fórmula: Depreciación = V a lo r del A c tiv o * Porcentaje de la depreciación

•

Sum a de años dígitos. Se deprecia el activo a un cierto número de años. El porcentaje de depreciación varía año con año y se calcula dividiendo los años restantes por depreciar entre la suma total de los números que correspondan a cada año. Utiliza la siguiente fórmula: Depreciación =

Años a D e p re c ia r___________ To ta l de la sum a de años a depreciar

Por ejemplo: Se tiene un activo que se depreciará al 2 0 % anual (es decir, a 5 años), el sistema realiza el siguiente cálculo: Suma los números 5 + 4+ 3 + 2 + 1 , que dan un total de 15. Entonces, para el prim er año de depreciación será de 5/15= .3333, esto es 3 3 .33 % . Para el segundo año, 4/15= 26 .66 % ; El tercero 3 / 1 5 = 2 0 % ; El cuarto 2/15= 13.33% y El quinto 1/15= 6 .6 6 % . •

Doble saldo declinante. Se deprecia al doble de la tasa norm al de depreciación, y no sobre el costo original de la inversión, sino sobre el saldo pendiente de depreciar. Utiliza la siguiente fórmula. Depreciación = M o n to a Depreciar * Porcentaje de Depreciación. Por ejemplo, a una tasa de depreciación del 2 0 % anual, se depreciará en 5 años. El prim er año se depreciará al doble, es decir al 4 0 % . El siguiente año se depreciará el m ismo 4 0 % pero sobre el saldo a depreciar de 6 0 % (1 0 0 -4 0 % ). Esto resulta en una tasa real de depreciación del segundo año del 2 4 % . El siguiente año se depreciará el 14.4% (1 0 0 -4 0 -2 4 % ), etc. Con este m étodo, al term inar el plazo de depreciación todavía quedará un saldo por depreciar, este valor teórico de rescate permanece en libros



79

b)

D epreciación Fiscal. Este tipo de depreciación utiliza el m étodo de Línea Recta y requiere tener capturados los índices Nacionales de Precios al Consum idor (IN P C), ya que en base a ellos se calcula el factor de actualización que se aplicará a la depreciación por activo. Utiliza la siguiente fórmula: Facto r de ajuste = Facto r de actualización = (IN P C u m / IN P C m a ) Donde: IN P C u m = índice nacional de precios al consumidor del últim o mes de la primera mitad del período de utilización del bien en el ejercicio a depreciar. IN P C m a = índice nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisición del activo V a lo r actualizado del activo = Factor de ajuste * V a lo r original del activo Depreciación para el período = ((V a lo r actualizado del activo * Porcentaje establecido por la LISR /12) * Meses en que se utilizó el activo)

10.1.1

Póliza de depreciación

í z y Rutas de : •

Menú Procesos / Póliza de Depreciación.

•

O desde el icono

Él

.

Este proceso genera una póliza con los m ovim ientos de depreciación del período indicado en el diálogo del proceso, esta póliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese m om ento si se tiene activo el parámetro Contabilizar en línea. Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General.

P ó t i/ .d d e d e p r e d a c i ó

Tipo depóliza - Convaloreshistóricos Ejerciciofiscal Desde :01/Ene/2v10

Hasta [317díc/20101

Periodo de depreciación

Fechainicial

;¡íí§ I3 ¡lL 4 ít i

í

Fechafinal ¡31/12/2010 I

Aceptar i Cancelar

Aûda

Figura 10.1.1-1 Póliza de depreciación Sus campos: O pciones T ip o de póliza

Cam po inform ativo ya que es la depreciación con valores históricos.

¡

Ejercicio Fiscal

Cam po inform ativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1° de enero al 31 de diciembre del año de trabajo.


Fechas del período de depreciación que se considerarán en el proceso.



80

Para calcular los montos de depreciación, el sistema aplica el m onto original de la inversión en valores históricos el porcentaje de depreciación establecido en cada tipo de activo, el cual se asigna al dar de alta los activos, el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el número de meses que se indican al generar la póliza y en los cuales sea valida la depreciación del activo. El m onto calculado es el importe del cargo a la cuenta de Gastos de Depreciación y el abono a la cuenta de Depreciación, que dependerá de los tipos de activo. Los datos para el cálculo de las depreciaciones, son los que se definen en la pestaña de cada una de las depreciaciones al m om ento de dar de alta el activo y que se relacionan con el tipo de activo.

10.1.2

Parám etros de depreciación

Rutas de : • •

Menú Archivo / Depreciación / Edición / Parámetros / Depreciación. E>1 Menú Archivo / Depreciación / con el ¡cono ! ^ .

Con esta opción se pueden definir nuevos parámetros para el periodo fiscal y de depreciación para que sean considerados en los cálculos de depreciación y valores actualizados, es m uy im portante definirlos correctamente, ya que los cálculos de la consulta de depreciación y detalle de la depreciación se visualizan en base a estos parámetros.

IB Ü f e ,

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1 1

1

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Penodo de. depíseiacrón Fecha inicial p í i l c á & M '3 [ilaiii

Fecha final

31/12/2010 g ¡ |

Fecha final

31/12/2010 í f j

Periodo riscal Fecha inicial

01/01/2010 ¡ g §

|__ Aceptai

j|

Cancelar

j

Ayuda

Figura 10.1.2-1 Parámetros de Depreciación

10.1.3

Consulta de depreciación contable y fiscal

( C J Ruta de : •

Menú Archivo / Depreciación.

En esta consulta se muestran los datos del activo com o son: clave, descripción, m onto original, depreciación acumulada, depreciación del período y depreciación actualizada de cada uno de los activos.



81

% . D e p r e c i a c i ó n <\v ¿ i c f i w s

D i b 'c m b r c / 7 ü t O

B B S i f

m m m í EQUIPO DE OFICINA

¿ A c tiv a

; EQUIPO DE COMPUTO

T ip o de D e s c r ip c ió n ;

3 ÍC A M I0 N E T A P A M 1 5 0 |V A N

M

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!EQUIPO DE TRANSPORTE EDIFICIOS

C0M DCÜ 071

2ÍC Ó M P D ELL CORE DUO

13.600 O h 3.600.0 12.920 0•

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340.0 13.260.0

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13.600 0 ; 1 3 .6 0 0 0 12.240 O;

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3 4 0 0 12.580 0

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9.500 00 3,500 Ü0 9 .5 0 0 0 -

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0 0 1 ; 3.319 33. V : |

... Figura 10.1.3-1 Consulta de Depreciación Contable y Fiscal

La consulta de depreciación se puede personalizar a través del menú contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.

v XycÁtífyzdfa ■ j - Vxxtfr c ítótf QBQMÍt&g tíX&ZVdXi Wfym&átí&x&te v vsfat-é&mxMáif Düpatt&tiW-to oezrzci&o&i a tUéhodoib s Tasada íte fe&j? á^'^¿ílaád!í&££á «/ 4- fo p t& W '

✓Fáí.S6?t^íiWAX&'M&JX
| I

Figura 10.1.3-2 Opciones del Menú Contextual de Depreciación

10.1.4 l&

D etalle de depreciación contable y fiscal

Ruta de : •

Menú Archivo / Depreciación / Edición / Detalles. / Depreciación

•

Menú Archivo / Depreciación / con el icono l=¿áv

El sistema proporciona una ventana donde se observa un listado con información de los cambios resultantes en la depreciación del activo en el período, esta depreciación se aplica según lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al m étodo de depreciación contable y fiscal del activo seleccionado.



82

Los datos que muestra la ventana se divide en tres secciones: •

General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, localización, núm ero de serie, fecha de adquisición, fecha de baja, m étodo de depreciación, m onto original, máxim o deducible, porcentaje de vida útil remanente, periodo fiscal y periodo de depreciación.

•

Depreciación C ontable: Muestra la fecha de inicio depreciación, porcentaje de depreciación contable, depreciación acumulada, depreciación del periodo, total restante a depreciar y depreciación total del periodo.

•

Depreciación Fiscal: Muestra la fecha de inicio de depreciación, porcentaje de depreciación fiscal, factor de ajuste, valor actualizado, depreciación acumulada, depreciación acumulada actualizada, depreciación total y depreciación total actualizada.

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Máximo deducible

110,000.00

P a c e n la je vida útil rem áronte

25.00

Periodo fiscal Periodo depreciación

Del Ql/Er.e /1 0 al 31/Dic/10 Del 0 1 /D ic/IQ a !3 l/ D ic / IO

| Depreciación conlable Fe cha inicio ctepjeciación conlable Porcentaje depreciación conlable

01/May/06 2 5 00

Depieciación acum ulada al 3 0 / N o v / l 0

107.708.33

Depieciación del periodo T otal resiente a depreciar

000

Depie cia ció n tolal al 31 /Dic/10

110.000. GG

2.291.67

i Depreciación liscal Fe cha inicio depreciación fiscal

01/May/06 25.00

Porcentaje depreciación fiscal Faclor d e ajuste Valor actualizado Depreciación acumulada ¿! 30 /N ov/10

00085 935.00 107.700.33

Depreciación acumulada actualizada

3 15.52

Depreciación del peitodo Depreciación del peicodo actualizada Depreciación total

2.291.67 T 9 48 110.000.00

Depreciación totd actualizada

935.00

■jj I: :

¡

.. |

Cerra'

jj

A guda

]

Figura 10.1.4-1 Datos del Detalle de la Depreciación.

10.1.5

Baja contable del activo

\~7 Ruta de : •

Menú Archivo/ Activos / Edición / Baja Contable del Activo

•

Menú Archivo / Activos / con el icono

En esta opción se indica al sistema que el Activo fue vendido, robado o perdido y debe ser eliminado contablemente. A l ejecutar la opción, A spel-CO I envía un mensaje com o el siguiente:

L

D e se a s dar de baja a este activo?

i

Sí

;

fto

]

Figura 10.1.5-1 Baja Contable de Activos.



83

Al presionar el botón i— I — J, muestra el detalle con los datos del activo, los cuales no se pueden modificar, posteriormente solicita la fecha de baja del activo y sugiere elaborar la póliza de baja correspondiente con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciación el total del remanente por depreciar del activo a valor histórico. Los activos dados de baja siguen apareciendo en el catálogo de activos, pero con status de baja. A l crear el prim er período de un nuevo Ejercicio Fiscal estos activos se eliminan del catálogo.

H Práctica 11: M anejo de D epreciación de A ctivos a) b) c)

Ingresar al período de Enero 2010. Acceder a la opción Archivo / Depreciación. ¿Qué m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas? Depreciación periodo

A c tiv o

Depreciación to ta l

Depreciación actualizada

| ESCCONOI ! COMPESCRH1

.............................

1 IMPLASAL01

....................

d)

¿ P o rq u é ? _________

e) f) g)

Ingresar al periodo de Febrero 2010. Acceder a la opción Archivo / Depreciación. ¿Qué m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas? Depreciación periodo

A c tiv o



| ES C C O N O I | COMPESCRH1

{

í IMPLASAL01

f

.................

........

......

h)

¿ P o rq u é ? _____________________________________________________________________________________________

i)

Generar la póliza de depreciación de activos, indicando com o periodo de depreciación del 1-Feb-10 al 2 8-Feb-10, con fecha de póliza 28-Feb-10, pasar el cursor por todas las partidas y contabilizarla. Crear el periodo de Marzo 2010 e ingresar a él. ¿Qué m ontos presentan los siguientes activos de acuerdo a las columnas indicadas?

j) k)

.. Depreciación periodo

A c tiv o i ESC C O N O I

I)

j I


l

¡ COMPESCRH1 | IMPLASAL01


|

...í ..................................... ...í......................................

¿Por qué?



84

m)

Dar de baja los siguientes activos con fecha del 1 de Marzo de 2010, indicando el núm ero inicial de todas las pólizas en 1. C lave del A c tivo :

j ESCSIS01.......................................................j

Descripción:

i Escritorio Mod. Ejecutivo 1402

Indicar que sí se desea dar de alta la cuenta 1 3 63 -000-000 en el departamento 4 y la cuenta 1 3 50 -0 0 0 -0 00 direccionarla a dicho ' departamento.

? C lave del A c tiv o :

> COM PESCTROI

i Descripción:

¡ Com putadora Escritorio Dell G X

Indicar que sí se desea dar de alta la cuenta 1 3 62 -0 0 0 -0 00 en el departamento 8 y la cuenta 1340-000-000 direccionarla a dicho i ; departamento. n)

Contabilizar las pólizas correspondientes de cada caso.

10.2 10.2.1

Reportes de depreciación contable Reporte de depreciación contable

ÉZ7 Ruta de : • O

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Depreciación contable Tipo: Interno

Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación: valor del activo, la depreciación acumulada hasta el período anterior de depreciación indicado, la depreciación del período y el m onto total de las depreciaciones. j p

Ü

Ü

P

Ü

S

W

W

C la v e í-3 a c tiv o

Desde

jl :

:

:

:

:

:

:

.....: a

F e c h a d * a d q u is ic ió n .........................

f e c h a inicia! i

É ll

F g c h a final

B

F e c h a final

jaai|;

P e í iod o d e d e p re c a c ió n

F e c h a inicial j 0 1 / 1 2 / 2 0 1 0

l i p o d e a c tiv o

0

31/1 2 /2 0 1 0

| ¡| ¡

L,o<:a lÍ2a c ¡ó n I

O e fiá f tóm e n lo s í í ¿ ] N in g ú n d e p a rta m e n to

a

| H D e s g lo s e por m es

O

¿ i}

f

T o d os los d e p a rta m e n to s

j S ó lo c u a d io de res u m e n

IL...11 V e n ta s [ j O rd e n a r por

i l . J 2 P e d id o s jt_j 3 M ostrador :! i á M

¡

| 1 . - T i p o y lo c a k a c ió n a

T ít¿¡!o d e l reporte : D e p re c ia c ió n co n ta b le

j

A c e p ta r ............

:|[

C a n c e la r

]j

Ayuda

|

............. ............................................................

Figura 10.2.1-1 Reporte de Depreciación Contable



85

Sus Campos: ! O pciones | C lave del activo

Rango de claves de activos que se requieren en el reporte.

j Fecha de i adquisición

Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

í Periodo de : depreciación

Indica el período cuya depreciación se calculará en el reporte.

i T ip o de activo

Sólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

Localización

Localización de los activos a incluir en el reporte. EÍ uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

i D e pa rtam e n to

Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

I Desglose p o r mes

Al activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

i Sólo cuadro I resum en

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

O rd e n a r p or I T itu lo del reporte

10.2.2 l&

Se puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición. El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.

Reporte activos que ya no se deprecian

Ruta de : •

Menú Reportes/ Activos Fijos/ Depreciación contable / Activos que ya no se deprecian

•

O con el icono í'fe

O

Tipo: Interno

Se genera un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminado del catálogo. Este reporte se puede em itir tanto en la depreciación contable com o en la fiscal.

R e p o rte d e activos, q u e ya no se d e p re c ia n t.ech$

de ?¡n de

depreciación

T ít u t o d e l rep o rte

i A c tiv o s q u e y a n o se d e p re cia n

A c e p ta r

C ancelar

Aj¿uda

Figura 10.2.2-1 Activos que ya no se deprecian

Sus Campos: O pciones Fecha de depreciación

Fecha a la que se desea conocer qué activos se han depreciado completamente.

T ítu lo del reporte

El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.



86

10.2.3

Reporte proyección de depreciación

\£D Ruta de : •

Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Proyección de Depreciación

•

O con el icono

O

3'

Tipo: Interno

Este reporte permite obtener una proyección de la depreciación sobre los activos de la empresa.

CÉ-áV-j (teactivo • Desde

:EOSÜ02

Hasta

i C H R A M 1 5 0 -2 0 D B

recfcálíe^dquisidón F e c h a inicial í 01 / 1 1 / 2 0 0 8

F e c h a final i 22/11 / 2 0 1 0

P e rio d o fó c a l

F e c h a inicial ¡ 01 '0 1 /2 G 1 0

l ^ j l i F e c h a fjnal i 31 ^ 1 2 / 2 0 1 0

Períodode F e c h a inicial 10 1 / 0 1 / 2 0 1 0

T ip o d a a c tiv o i|Í

F e c h a final

¡í| | j :

D e p a rta m e n to s

L o ca liza c ió n

[ ” j D e s g lo s e por roes

1 0 N in g ú n d epartam enN •í

3 0 /06/2010

j T o d o s lo s de pártem e

Q S ó l o c u a d ro d e ie s u m e n . □

I j J 1 V e n ia s i j _ j 2 P e d id o s

C o n a c u m u la d o histórico

T ip o 1 1 .- Prcy. c / v a lo re s históricos

¡

ls I 3 M ostrador O

A M e rc a d o te c n ia

IR

5 A té n c ió n a C lie n te ;

f

.....

□

0 tdenar por

i 1 .- T i p o y Jocalisación

i I ufo d í! reporto

i P r o y e c c ió n d e d e p re c ia c ió n

A c e p ta r " j [

C a n c e la r

|j

Aüuda

j

Figura 10.2.3-1 Reporte Proyección de Depreciación

Sus Campos: | O pciones f Clave del activo Fecha de adquisición j Periodo Fiscal

í Rango de claves de activos que se requieren en el reporte. : Indica la fecha de adquisición del activo o activos que se incluirán en el reporte de proyección de depreciación. i Período fiscal que tomará en cuenta el reporte para actualizar la depreciación.


i Es el período de depreciación del que se desea conocer la proyección. El sistema sugiere i un período semestral.

T ip o de activo

j Sólo se incluirán en el reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.



87

; Localización

Localización de íos activos a incíuir en el reporte. El uso de este campo dependerá de ía clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

| D e pa rtam e n to


Desglose por mes

Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada activo la depreciación mensual histórica.

Sólo cuadro

Áí activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

i resum en j C on acum ulado i histórico

A l marcar esta opción se indica aí sistema la forma de calcular eí m onto de ía depreciación acumulada; si la toma del catálogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciación desde la fecha de adquisición.

i O rd e n a r por

Se puede ordenar por: tipo y localización, Localización y tipo, por mes y año de adquisición.

i

Tip o

Se puede presentar el reporte de tres formas: Proyección de depreciación con valores históricos, Proyección de depreciación con valores actualizados, Proyección de depreciación con valores históricos y actualizados.

T itu lo del reporte


10.2.4

Reporte conciliación de activos

'\ E j Ruta de : • Menú Reportes / Activos Fijos / Depreciación contable / Conciliación de Activos O Tipo: Interno En este reporte se pueden com parar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los m ovim ientos de depreciación. Tam bién permite revisar que los activos dados de alta en el catálogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de la empresa. Los valores que presenta el sistema los tom a de los catálogos de cuentas y de activos fijos respectivamente. La información que presenta el reporte es la siguiente: Nom bre de la empresa, núm ero de página, fecha y título (conciliación de activos). •

Tip o de activo con su descripción.

•

Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo.

•

Cuenta de depreciación (cuenta contable asignada a la depreciación del tipo de activo), su valor o saldo.

•

M onto del Activo y Monto de la depreciación del activo.

•

Valor de los activos, que corresponde al m onto original del catálogo de activos.

•

Depreciación acumulada del catálogo de activos más la depreciación de los períodos comprendidos desde el inicio del ejercicio fiscal hasta el mes de emisión del reporte.

•

Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catálogo de activos.



88

X

i B

i3 ; í 3

í ¿ : -v

s a - r - B

ítót?

•>

AS PE L DE M EX IC O {E M PR ES AS) C o n c ilia c ió n d e a c tiv o s R « i í
C u e n ta < lcl A ctivo C t í . cíe c te p ie c ra ció n

1

1245-000-000

M o n to
2 0,2 8 0 0 0

000

EQUIPO DE OFICINA

1252-000-000

57650

9,649.83

-9,073.33

2 EÚUIPO DE COMPUTO

1240-000-000 1256-000-000

7 2 ,7 0 0 0 0 5,452.50

72,700.00 71,340.00

000 -6 5 ,8 0 7 5 0

3 EQIJPO DE TRANSPORTE

1230-000-000 1254-OCO-OOO

1 8 3 ,0 0 0 0 0 11,437.50

183,000.00 183,000.00

0.00 -171,562.50

4 EDIFICIOS

1220-000-000 1250-000-000

1,503,000.00 1 8 ,7 5 0 0 0

1,500,000 00 300.000.00

0.00 -281.250.00

5 M AQ UNARIA

1246-000-000 1237-000.000

284,375.00 21,515.90

235JOOO.OO 235.000.00

29.375.00 -213.464.02

2 ,0 4 8 ,3 3 5 .0 0

2 .0 1 0 ,0 6 0 .0 0

2 9 ,3 7 5 .0 0

5 7 ,7 3 2 .4 8

7 9 8 ,9 8 9 .8 3

-7 4 1 .2 5 7 .3 5

TO TALES:

V a lo i <1
| < ¡

D if é ie r ic i. ^

M

y

;>'•

Página l d= 1

Figura 10.2.4-1 Reporte Conciliación de Activos

S

Práctica 12: Em itiendo reportes de depreciación contable a) Generar el reporte de depreciación contable en el periodo del 1 al 3 1 -M a r-1 0 . b) Indica el m onto de depreciación de los activos siguientes: •

E S C C O N O I :_________________________________

•

C O M P ES C R H 1 :_______________________________

•

IMPLASAL01: _________________________________

c) ¿Qué estatus tiene el activo con clave C O M P ES C R H 1 ?_____________________________________

10.3 10.3.1

Reportes de depreciación fiscal Reporte con valores actualizados (fa c to r anual)

ÍCD Ruta de : •

Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Con valores actualizados (factor anual)

• O con el icono ¡ ó Tipo: Interno Este reporte presenta la depreciación sobre el valor actualizado de activos por la inflación, y se incluyen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los límites en cuanto a m onto se refiere, establecidos en la ley y que se deprecian en el período de depreciación indicado. A diferencia del reporte de depreciación con valores contables, este reporte sí aplica el factor de actualización en su cálculo.



89

Se identifica com o período de uso del activo, el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el últim o mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal y el factor corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualización de la depreciación, no del saldo pendiente de deducir, este últim o lo calcula internamente Aspel-CO I.

R e p o rte de d e p rc c m c iS r D

....................... OIOVC CH1VS..........................

¡

Desde

..

.

ÍC O M D C D Q 7 2

H -I .. \ r

" '1 1

Hasta

ÍS E TP M L 0 7

'

m

ú

............................................................................................................................... ..

F e c h a d * ¿dquisidór!

fe c h a inicial. 130/10/2008

¡¡J i

l-'schñ linal ; 30/11 /2010

S :j

F e c h a (jn a l 131/12/2010

m

■P ^|ri(}¡] lí&Oól

Fe cha inicial i 0170172010

■! ; 1

F e c h a Ricial ;0170172010

T ipo de a ctivo |IH

, ■... iÜ I;

; !'i

" " 'm

-'y ■••;;-j

FechaM

\

■

..

g

j

131/12^2010 ~

Localigacíon j

D ega ite m e nlo ; N ingún departamento

. J Todos los departamentos O

1 Ventos 2 Pedidos ¡ O 3 M o slia do r O 4 M ercadotecnia : Q 5 Aterveión a Clientes 16 'Almacén 7 Tráfico

D Desglose p a mes O S cío cuadro d e resumen 1 3 1n cluyevigentes Q 'ln c lu jie d a d p s 'd é ^ a ia Q J fird e n á i poi |.1>* T ipoyTocalisadón

•fíybdísTreíiGi» ..... I D epreciación fiscal co n vafcres actualizados (fa c ta anuaí)

A c e p ta r

j

Cancelar

jí

Ajruda

Figura 10.3.1-1 Reporte con Valores Actualizados (factor anual)

Sus Campos: ; O pciones Clave del activo


Fecha de adquisición

Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, adquiridos antes de una fecha, etc.

Período Fiscal

Éste campo no es capturable, ya que el reporte elabora un cálculo de actualización con base en el ejercicio fiscal en el que se está trabajando.


Indica el período de depreciación que se desea reportar.

Tip o de activo


Localización

Localización de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

D e pa rtam e n to


i

los



90

Desglose p or mes


Sólo cuadro resum en

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los m ontos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

Incluye vigentes

Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que están vigentes en el catálogo.

Incluye dados de baja

Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que fueron dados de baja.

O rd e n a r por

Se puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

Titu lo del reporte


10.3.2

Reporte con valores actualizados (A ju ste ISR)

í l l / Ruta de : • Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Con valores actualizados (Ajuste ISR) ¿ y Tipo: Interno Este reporte presenta por omisión las depreciaciones actualizadas por los primeros seis meses del año, para la obtención de los valores de ajuste de ISR con pagos adicionales, pero se puede solicitar la depreciación actualizada de cualquier período. A diferencia del reporte de depreciación con valores actualizados (factor anual), el período fiscal de este reporte considera los doce meses del año. El período de depreciación por omisión será del 1 de Enero al 30 de Junio de cada ejercicio, debido a que sólo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el período antes mencionado, aunque puede ser modificado.

i CUr/e «o í«íiyo Desde

;CÜMDP4ÜD3

Ü l H .-*a

jSETPMLO?

S i

Fecha ¿a ¿dcn'toMWi Eecha ¡recial j

m

F cchafhal j

Pttfúífc» |i-.r.-x Fecha nc'id

g |

Focha it]ici:l j 01 /OI /2010

P

I ipo iáe activo •0

j3 V ÍM W >

Feché lina! 30/06/2010

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instotodo,

£‘ i ? 'rel

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, 'C:- " P ° r fl!es Q Sób cuadto de teiumén

i i „ \ Incluye dados ce baja

ÍQ 5 A te n c id n a C lic rt0 3

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in

U céfijación i

pefiailamertOS : S Ningún departamento :|_j fúdo sljsd ep óila intT ío s I G 1 Veri, as

y BAUnftf

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Oidsnsi 1)01

.............

l - Tipoy btafcacipn

it f i fts50i»i

Depreciación liscal con vá'cres « tfiia k ó ík c («tirstw iSRJ

í

Aceplar

jj

C a té te r

jj

Anuía

I

Figura 10.3.2-1 Reporte con Valores Actualizados (Ajustes ISR).



91

Se identifica com o período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el últim o mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. En el caso de activos a los cuales la SH les haya establecido límites para su deducción y el valor histórico exceda dichos límites, se considerará com o m onto original de la inversión para actualizar el importe del límite establecido, el cual se multiplicará por los porcentajes máximos de depreciación establecidos en los artículos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciación mensual actualizada y determ inar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas. Sus Campos:

i O pciones i C lave del activo


i Fecha de adquisición

Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, adquiridos antes de una fecha, etc.

i Periodo Fiscal

Elige el período a considerar; para realizar el cálculo del factor de actualización.

i Periodo de depreciación

Indica el período de depreciación que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la depreciación del prim er semestre de 2010, indica de Enero a Junio de dicho año.

| T ip o de a ctivo


i Localización

Localización de los activos a incluir en ei reporte. Él uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

los

I D e pa rtam e n to

Departam ento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

| Desglose p o r mes

A l activarla, se desglosará la depreciación mensual por cada activo.

i Sólo cuadro resum en

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los m ontos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

!

Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que están vigentes en el catálogo.

i Incluye dados de baja

Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que fueron dados de baja.

Incluye vigentes

O rd e n a r por

j T itu lo del reporte

Se puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición. El sistema sugiere un título, pero puede ser modificado.



92

10.3.3

Reporte deducción inm ediata

E D ' Ruta de : • Menú Fiscales/ Reportes / Depreciación Fiscal / Deducción Inmediata ¿ y Tipo: Interno Este reporte muestra los cálculos para aquellos activos que se deprecian por el m étodo de Deducción inmediata.

up O o v* rife pí.V'O Qesds

jCHRAM150-2006 g g !

SETPML07

M

Feché S i Fecha incidí :

¡m

Fecha final i

P ft» A { !ftlU e g

F e c h a ¡ric ia l | 0 1 /0 1 /2 0 1 0 ...........

5$j! F c c h a M

3 1 /1 2 /2 0 1 0 ........... • .

P s ííllitó t!« ¿ ¿ p ttC & C & J

Fecha fina] 31/12/2010

Fechó ‘r ic ia l ; 01 /O I / 2 0 l 0

Ip D de activo 0

Locofeación i

Degatcfnento: IjjjpjÑingún depWurnenlo J ^ Desglosa p :r mes ÍL j Todos los desflémenlos Sólo cu ad o dé ifeiunen i[ i 1 Ventas p 2 P e d ¡c b í In c k /y vigentes 3Mosltadc* Incb'/'j dado: do baja I1.J 4 Méfeadolecria I G 5 Mención a Cíenles i [ ” j Qicfcrra por 6 Ahtaeén I G 7 T lá fco & , i |1.- Tipoy localización 5iV.ifj dfcl lájX liá ; Depreciación lircol con deducción inmediata

\

¿ce|)tái

j | Canceló!

Aguda

|

Figura 10.3.3-1 Reporte Deducción Inmediata.

M anejo de la deducción inm ediata M onto Original de la Inversión actualizado: Se ajusta multiplicándolo por el factor de actualización resultante de la división del INPC del últim o mes de la primera mitad del período que transcurra desde que se efectuó la inversión hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC del mes en que se adquirió el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de Deducción Inmediata que le corresponda al bien según el Artículo 220 de la ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaña de depreciación fiscal del alta de activos, dando como resultado el importe de la deducción inmediata aplicable.



93

Consideraciones im p o rta n te s de la Ley de ISR • La Deducción inmediata sólo podrá aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en México. Esta deducción no podrá ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automóviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones. • La opción a que se refiere este artículo, sólo se puede ejercer tratándose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las áreas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas áreas se trate de empresas que sean intensivas en m ano de obra, que utilicen tecnologías limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinará tanto las características de las empresas a que se refiere este párrafo, com o las zonas de influencia de las citadas áreas metropolitanas, exceptuándose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. • Esta deducción podrá efectuarse en el ejercicio en el que se efectúe la inversión, en el que se inicie su utilización o en el siguiente. Sus Campos: O pciones Clave del activo

Indicar el rango de claves de activos que se requieren en el reporte.


Se puede em itir el reporte de los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

: Periodo de ; depreciación

Se indica el período en el que se va a aplicar ía deducción inmediata. En consecuencia sólo se incluirán en el reporte aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado.

T ip o de activo

Sólo se incluirán en eí reporte los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

Localización

Localización de los activos a incluir en el reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

i D epa rtam e n to s


Desglose p or mes


Sólo cuadro resum en

Al activarla, sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte.

i O rd e n a r por

Se puede ordenar por: tipo y localización, localización y tipo, por mes y año de adquisición.

f T itu lo del reporte


10.4

Revaluación de activos

La revaluación es el reconocimiento de los efectos de la inflación sobre el valor de los activos, por medio de la revaluación se calculan los valores actualizados de los activos. La revaluación tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualización por revaluación. La consulta y el reporte son preliminares que permiten analizar la revaluación que se va a llevar a cabo, mientras que la actualización es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados. La revaluación permite calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación se calcula de la siguiente manera: V a lo r neto = (V a lo r de m ercado) * (Porcentaje de vida útil re m anente).



94

El porcentaje de vida útil remanente se tom a del catálogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tenía a principios de año, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el periodo de revaluación solicitado. Por ello, en parámetros de revaluación y en el diálogo de emisión del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida útil, con el cual se le indica a A spel-CO I si considera el porcentaje tal y como está en el catálogo de activos o si lo actualiza. El sistema cuenta con tres métodos para revaluar activos: a) Facto r para v a lo r de m ercado. Este método consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catálogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluación". Este factor puede partir de una estimación del con respecto de la evolución del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuación de activos. Este método utiliza la siguiente fórmula: M o n to revaluado = V a lo r de m ercado x fa cto r de revaluación A partir de lo anterior se puede verificar que es más exacto el m onto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida útil. Por otro lado, es importante mencionar que la actualización sobre el porcentaje de vida útil, sólo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. b) C on IN PC desde la últim a revaluación: Este m étodo consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la última revaluación (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluación entre el INPC de la fecha de la última revaluación. Ejemplo: Para comprender más a fondo en qué consiste este método, tom em os com o ejemplo un activo con un valor de adquisición de $120,000.00 con fecha de 2 de Noviem bre de 2002 y fue revaluado en Diciembre de 2002, dando como resultado lo siguiente: Valor de mercado: 170,000.00 Se requiere revaluar en Febrero de 2003 Se tiene un porcentaje de vida útil remanente a Febrero de 2003 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la última revaluación = Factor de actualización M o n to revaluado = Facto r de actualización x v a lo r de m ercado. c) C on IN P C desde la ú ltim a fecha de adquisición: Consiste en multiplicar el valor original del activo por el índice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo. Ejemplo: Se tiene un mobiliario con valor de adquisición de $ 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2002. Se requiere revaluar en el mes de Enero de 2003 (periodo de trabajo). La fórm ula que se utilizará será: (IN P C del m es a revaluar / IN PC del mes de adquisición ) x V a lo r de adquisición = M o n to revaluado 98.253 (INPC Enero 2003) / 93.765 (INPC Febrero 2002) = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). Al mes de Enero de 2003 tiene una vida útil remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciación es del 1 0 % anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado)



95

10.4.1

Proceso de revaluación

IC 7 Ruta de : •

Menú Procesos / Revaluación de Activos

El proceso de revaluación de activos consiste en el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados en el sistema, por lo que es recomendable realizar un respaldo de la información, antes de realizar este proceso. Este proceso calcula el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación, lo calcula como: V a lo r N e to = (V a lo r de M ercado)* (Porcentaje de vida ú til rem anente).

E s te p ro c e s o a fe c te los a rc h iv o s d e a c tiv o s , si n o tienes res p a ld a d o s e sto s a rc h iv o s ¡N O C O N T I N U E S C O N E S T E P R O C E S O !

: C la v e d e a c tiv o fie s d e

:

........................

| Í C H R A M I 5 0 -2 0 0 6 ............ | | ¡

H a s ta

tt e a d q u is ic ió n ................................................................

:

F e c h a inicial

i

l i p o d e a c tiv o

101/09/2009

jp | j:

; S .......................... g

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i

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O

O

|

D £ o r d e p a rta m e n to

ll.® !? .™ ......................

L o c a liz a c ió n

[p jji

¡po d e -e v a lu a c ió n

F a c to r p a ra v d o r a e r e a d o C o n I N P C d e s d e última re v a lu a c ió n C ° n I N P C d e s d e fe c h a a d g u isic ió n

;..........F e c h a d e r e v a lu a c ió n

................................................................... i

................................

F jgcha final i 0 1 / 1 2 / 2 0 1 0

................................

\

[ S E T P M L O ? ..........................| J ¡

»3 1 /1 2 /20 1 0

W M f

F a c to r d e re v a lu a c ió n

{1 .0 0 0 0

I

|

^ t a í j j |

£ a n ce ta r

|[

R e s p a ld o

||

A ¿ ¡u d a

[

Figura 10.4.1-1 Proceso de Revaluación de Activos Fijos

Sus Campos: ! O pciones

i

Clave del activo

Rango de claves de activos que a revaluar.


Indica los activos que por su fecha de adquisición serán revaluados.

T ip o de activo

Sólo se revalúan los activos del tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

D e p a rta m e n to

Departam ento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte.

Localización

Localización de los activos a revaluar. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.



96

El sistema cuenta con tres tipos de Revaíuación: J Consiste en m ultiplicar un factor por el M onto Original que se captura al dar de alta el activo, este factor se debe anotar en el campo de “Factor de revaluación" y puede definirse a partir de una estación del con respecto de la evolución del precio de los activos o por una agencia de valuación de Activos. T ip o de revaluación

) Con INPC desde última revaíuación Consiste en calcular el valor actualizado del activo considerando el valor del Mercado de la última revaluación (el sistema almacena esa fecha y valor) y se multiplica por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC del mes de la última revaluación. 0 con inpc desde fecha adauisidor.

| c ons¡st e en multiplicar el M onto original del activo por

el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC de la fecha de adquisición del activo. Fecha de revaluación Factor de revaluación

10.4.2

Fecha para la que se desea la revaluación ! Sólo si se eligió el Tipo de revaluación “Con factor de mercado” se debe anotar el Factor I de revaluación.

Parámetros de revaluación

ÉZ7 Ruta de : •

Menú Archivo / Revaluación / Edición / Parámetros / Revaluación

Se define la forma en la que se revaluarán los Activos dados de alta en el catálogo. Los parámetros son aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular.

P
C o n IN P C d e s d e últim a [e v a lu a c ió n

O

C o n IN P C d e s d é fe c h a d e a d q u isició n

F e c h a d e .¡e v a lu a c ió n i 01 ^ 1 2 /2 0 1 0 F a c to r d e re v a íu a c ió n j 1 [ 2 ] A c tu a liza r

A c e p ta r

X

d e v id a útil

j

C a n c e la r

A jiu d a

Figura 10.4.2-1 Parámetros de Revaíuación de activos fijos



97

^ jA

s

p

é

ll^

Sus Campos: | O pciones Se debe elegir una de las siguientes opciones: T ip o de revaluacíón

; Fecha de revaluación Factor de revaluación j A ctu a liza r el % \ de vida ú til

10.4.3

•

Factor para valor del mercado

•

Con INPC desde última revaluación

•

Con INPC desde la fecha de adquisición

Fecha a la que se desea la revaluación de los activos Sólo si se eligió el Tip o de revaluación “Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluación. Se puedes elegir si se requiere que se actualice el porcentaje de vida útil del activo fijo de forma automática cada vez que se realice La revaluación, con lo que se determina el cálculo del Valor neto.

Consulta de revaluación

Ruta de : •

Menú Archivo / Revaluación

En la consulta de Revaluación se muestran los datos del Activo como son: clave, descripción, m onto original, valor de mercado, revaluación del periodo, así como los montos que calcula el sistema para la revaluación. La consulta de revaluación se puede personalizar a través del menú contextual / Configura Columnas, seleccionando los campos que se desean visualizar en la consulta actual de acuerdo a los campos disponibles.

W B O B aaam ECttj^'lDKúmNA SQWPQ&ECaWftJTíl

Eftifjqas

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cafe: Sí# «a »* ic b i¿ > í:c 0 .... :DÜO kw&mii m i w í im

•fáj»3<:Jifero v1B&%t%xástí VfACWoCfijíTKlí fSw'-áíSíí^jmí^.

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«OBTE resaca" sitiicówbRí f^ i sísele m m ;S¿LUC0ftfdR? Sií i

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Opciones del m enú contextual

............... :

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J

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30/2 5&2G28

STSCtC

EflSfite

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s a o jé a i s & t á

... •

Figura 10.4.3-1 Consulta de Revaluación

Se puede volver a la consulta original a través del menú contextual / Restaurar configuración original.



98

10.4.4

D etalle de revaluación

Ruta de : • •

Menú Archivo / Revaíuación / Edición / Detalles / Revaluación [FJyiMenú Archivo / Revaluación / con el ¡cono l«B

El sistema envía una ventana donde se observa un listado con información de los cambios resultantes en la revaluación del activo en el período. Los datos que muestra la ventana se divide en dos secciones: •

General: Muestra el nombre y clave y tipo del activo, método de depreciación, localización, número de serie, fecha de adquisición, fecha de inicio de depreciación contable, fecha de baja, porcentaje de depreciación fiscal, porcentaje de depredación contable, porcentaje vida útil remanente contable y porcentaje vida útil remanente fiscal.

•

Revaluación: Muestra el m étodo de revaluación, factor de actualización, valor original, fecha de última devaluación, fecha revaluación, valor de mercado, valor de mercado actualizado, valor neto y valor neto actualizado.

W SS^m m Sm

■ General T í^ d Método d i dtrpicciaciin Local ración Nú-neto de ie«¡e Fecha de adquisición Fecha inicio dcjxociocwn conl Fecha de baja Pccccnloic dccciación liscal Porcentaje depredación ccrtablc Pcrccnlejc vida C*il remanente c enlabie Porcentaje vida wtñ lenranente fiscal Revolución Método de revotase ón Factor de ¿ctualzadón Valoi original Fecha últirna levaluacto Fccha rcvaluacico VeJoi de meicocb Valoi de meicads actualizado Valoi nelo Valoi neto adualcadD

0 3 E Q U IP O D E T R A N S P O R T E L in e o R c c i o e s t a j:

C H 2416-3254K I-2I2

20/Abr/06 Ol/May/OG

2&00 2500 25 l00 25.00 FocIoí paro voloi macado 1.GGOO

110.000.Ü0

30/D ÍC /23 O I/ D ic / IO 110 .000.00

110.000.00 000 0.ÚÜ

Figura 10.4.4-1 Datos del Detalle de la Revaluación

Esta consulta permite verificar el m onto de la Revaluación, los datos que considera A spel-CO I para el cálculo son definidos en los parámetros de revaluación.

10.4.5 i&

Reporte de revaluación de activos fijos

Ruta de : • Menú Reportes / Activos Fijos / Activos Fijos/ Revaluación de activos fijos e Tipo: Interno

Este reporte permite conocer el valor de los activos con el efecto de la inflación, la emisión de este reporte no afecta los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos.



99

Aspe!

¡C e n tre &

jCkipüí'.fi&dún

R e p o rte d e r c y a lu a c iS n d e o ctfv o s

' Datosdel ictivo Llave fie s d e

m m

IC H R A M 150-2006

F e cha ¿e edc|iiiíic«ón F echa inicial 0 1 /1 1 /2 0 1 0

H a sla

SETPM L07

.a:

F echa final j 3 0 /1 1 /2 0 1 0 ......... ü

Tipo do a ctivo i '3

L ocalización:

Dej>s>flanwn&í.

Tipo de i e vo ca ció n

N ingún departamento I D Todos Io í departamentos l í ~ l 1 .-V enias ; 0 2.- Peddos

a’i

O

v*i

3 -M o jír a d o i

0

\\

Factor para valo» ra te a d o

O X o n INPC desda ú&irna re v e la c ió n Q Con INPC desde fech a adquisición 5 31 /12 /20 10

□ O r d e n a r po,

Ú

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....i..

...

i 1.00

i

m m

(¿ jA d u a fe a i % de vida útil T íti/o del «aporto

! RevaJüación de a clivos

» Acepta; ]| Cancelar

Ai¿uda

Figura 10.4.5-1 Reporte de revaluacíón de activos

Sus Campos: O pciones Clave del activo

Rango de claves de activos que a revaluar.

Fecha de adqu./oper.

Indica los activos que por su fecha de adquisición serán revaluados.

T ip o de activo

Sólo se revaíúan los activos deí tipo que se especifique en este campo. Si se deja vacío, se incluirán todos los tipos de activo.

; Localización

Localización de los activos a revaluar. Él uso de este campo dependerá de la clasificación de activos realizada en el Catálogo de activos.

j D e pa rtam e n to

Departamento al cual pertenecen los activos a incluir en el reporte. En esta opción se puede elegir entre 3 criterios de ordenamiento:

¡ O rd e n a r por

5

•

Por tipo y localización.

•

Por localización y tipo.

•

Por mes y año de adquisición.

Se debe elegir una de las siguientes opciones:

i T ip o de revaluación

•

Factor para valor del mercado.

•

Con INPC desde última revaluación.

•

Con INPC desde la fecha de adquisición.

Fecha de i revaluación

Fecha para la que se desea la revaluación.

Factor de 1 revaluación

Sólo si se eligió el Tipo de revaluación “Con factor de mercado" se debe anotar el Factor de revaluación.

: A ctu a liza r el % de ¡ vida ú til

Indica al sistema la forma en la que se calculará el porcentaje de vida útil, si no se marca la casilla en el reporte aparecerá el porcentaje que se encuentra en el Catálogo de activos. Si se marca, el sistema lo actualizará a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal.

¡ T itu lo del reporte




100

11. REPORTES 11.1

A d m in is tra d o r de Reportes

I S ' Ruta de : •

Reportes / inistrador de reportes

El inistrador de Reportes, es un m ódulo que permite organizar por medio de grupos los reportes personalizados, los cuales, dependen de un archivo para su emisión. Estos archivos, se copian de forma predeterminada en el directorio de Datos, que se crea al instalar A spel-CO I 6.0 y se distinguen por tener las extensiones F TO y QR2. •

Form atos de tip o F T O : Este tipo de reportes utiliza un conjunto de comandos, campos y operadores definidos internamente en A spel-CO I. Tam bién es posible definir fórmulas y expresiones dentro de dicho formato. Se recomienda tener conocimientos de programación para el manejo de este tipo de formatos.

•

De tip o Q u ick Report (Q R 2 ): Este tipo de reportes, tienen una gran flexibilidad y mayores alcances en la edición y personalización de los datos. Una de las características principales es la generación de consultas en lenguaje SQL que permiten la obtención de información de las diferentes tablas que componen la base de datos, por lo que se recomienda el conocimiento de este tipo de sentencias.

de grupos de reportes

;■ ; ;ir.:

íie ifs

A d m ín i's fa s d e r tf e reportes:-

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•> :,/ .jas- ‘ ¿ Y: '

i

T o rm a to

T ít u lo

BALANCE G ENERAL 5

l e n t a s d epartam ento

B A ÍA N C E G ñ A L EN MO NE DA EXT RAHJ ERA

W.Pólizas S Rybio?

II E S TA D O d e r e s u l t a d o s E N m o n e d a

ii E S Ü A D D D E R E S U L T A D O S

PO R lix T U R A L E Z ^ D F C U E N

Ü & R d M A Y d R ..................................................

Ruta donde se encuentra alm acenado el archivo R u la dei a id iiv o aclual.

A r c h iv o

M 'f lf lf f íf M m E M FTO BG RALV FTO

9 G R A IM O V /

FTO

EDOREW

FTO

EDOREMOW

FTO

E D O R E W .N A T

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S o lo le c t i m

m

m

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C :\ P R 0 G R A M B L E S S C O M M O N F lLE S \A S P E LS S ¡sl«n a sA c íiw l\ C O l6 .0 0 \ D a lo s 1 V

Figura 11.1-1 Vista del inistrador de Reportes

Para ver la presentación preliminar del reporte, se debe dar doble clic sobre el nombre del reporte, en ese m om ento se desplegará el filtro correspondiente para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el reporte. Esta ventana incluye una barra de herramientas, la cual contiene opciones y comandos que permitirán realizar los cambios necesarios en los reportes, dichos iconos se mencionan a continuación. Icono

Función Al dar activar este botón, se mostrarán 2 opciones:

i Reporte N u e vo

•

N u e vo reporte Q R 2 : Esta opción permite al crear un reporte desde cero o vacío de tipo QR2.

•

N u e vo reporte F T O : Permite crear un reporte nuevo de tipo FTO .

i1 ) Es importante to m ar en cuenta que no se podrá agregar un reporte que haya sido creado desde otro grupo ya que éste se relaciona m uy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado.



101

¡

Permite agregar un reporte sencillo por medio del asistente.

Asistente de Reportes

Permite agregar un archivo de reporte al listado previamente generado. A gregar

Para realizar cambios, se debe seleccionar el reporte y activar este com ando para abrir el editor y poder modificar dicho reporte.

i rr.íñ !__ .'.I Editar reporte

Elim inar

Esta opción se utiliza para eliminar de forma permanente el reporte, tanto el registro de la lista como el archivo del directorio.

Se utiliza para m ostrar una vista previa del reporte seleccionado. Presentación Prelim inar

Envía el reporte directamente a la impresora predeterminada. Im p rim ir

Preparar Inform ación para Internet

Prepara el reporte para su envío y/o publicación en A spel-IN FO W EB , dicho reporte podrá ser enviado en form ato PDF o HTM L.

Publica el reporte previamente preparado en Aspel-IN FO W EB . P ublicar info rm ació n en Inte rn et

Lista de com andos y fórm ulas

:j\ 7jI '" " - -

.

Enviar reporte por e m ail

Permite consultar la lista de Com andos y fórmulas del editor para reportes de tipo F TO .

Esta opción genera el reporte en form ato PDF para su envío por correo electrónico. A l seleccionar este botón, primero se desplegará un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, posteriormente se generará el archivo en form ato PDF con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un archivo en la aplicación de correo predeterminado de la PC..

En este tem a sólo se menciona de forma general la forma de modificar reportes, para un manejo mas profundo de los mismos, se recomienda to m ar el curso "Editores".



102

11.2

Asistente de Reportes

ÉZ7 Ruta de : •

Reportes / inistrador de reportes y el ¡cono 1 - /

Se cuenta con un asistente para la elaboración de nuevos reportes QR2, el cual ayudará a que el genere sus propios reportes de forma rápida y sencilla. El asistente consta de 3 pasos los cuales se describen a continuación: a) O pciones Generales del reporte: En este primer paso se debe definir a que Grupo pertenecerá el reporte, los cuales pueden ser: Cuentas, Cuentas departamentales, Activos, Rubros o Pólizas. De acuerdo al Grupo seleccionado, será el Tipo de reporte que se genere.

Figura 11.2-1 Pasol. Opciones generales del reporte

b) Selección de partes del reporte a ser creadas: Aquí se especifica el diseño general del reporte, los datos que lo conformarán, la orientación de la hoja (vertical u horizontal), así como si se requieren líneas de división en los datos.

P o r f a v o i , s e l e c c i o n a lo s p a i t e s d e ! í e p o i t e a s e » o t e a d a s

'] V e rtical [Cf] E n c a b e z a d o d e p á gina [ 3 Id u lo D a to s 0

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TITULO

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Siguiente

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C ó n c i-K ít n

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Aüuda

Figura 11.2-2 Paso2. Selección de las partes que conform arán el reporte



103

c)

V is t a p re lim in a r

Finalizar: En esta ventana se cuenta wcon el botón « i w l w i i ----------------------------------------------------------i i tel L lcual u q i se p u c u c visualizar v n u a u ia i J wcon puede cómo quedará el reporte diseñado. En caso de requerir hacer algún cambio, se de podrá dar clic en el . —

Fin aliza r

botón — — enor— J para hacer las modificaciones necesarias. Al dar clic en el botón I 5 deberá indicar el nombre con el que se guardará el reporte, term inando así con el asistente.

se

Figura 11.2-3 Paso3. Vista previa y Finalizar el asistente

H Práctica 13: Creación de reporte desde el asistente •

Ingresar al asistente de reportes

•

Crear un reporte en el grupo de Cuentas

•

Modifica los datos del encabezado colocando el nombre del asistente

•

En los datos, seleccionar todos los campos y que los muestre de forma Centrada.

•

Realizar las sumas de los campos numéricos disponibles

•

Q u e muestre bordes en el reporte

•

Guardar el reporte con el nom bre de "Mi Reporte.qr2"

•

Em itir el reporte y observar el resultado

11.3

Edición de Reportes de tip o Q R2 Ruta de :

•

Desde el inistrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono

: ■.

Al editar un reporte de tipo QR2, se abrirá una ventana en la cual se mostrará el diseño del reporte y se podrán realizar los cambios necesarios como agregar etiquetas, alinear información, realizar operaciones y Q uery's entre otros.



104

Ü CÁMtO O KAM FUES-COMMOH H L K V iS M ÍtíS ^ tfm a !A -.p s fiC O íS íO -.B i'o s iiR .p d .Ie C u t.-.U s .q .J A rchivo

Edición

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Reporte

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Herram ientas de edición

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ASPEL CWIO

C A TA LO G O DE C U E N TA S

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Tvíñl cíe ca.-jcs

|ls u á ría que lo genera

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Tciaideñtsr

| Fecho y hora? £echa en quedara e r que se genera

ra S te ra '

•Ti DATOS DEL REPORTE :■ Ú-waiio q -k k) gener ! : Fecha en que s e g e r j : : H « a en que se ger* ~ é-CATÁLOGO DE CUENT, • Cuerna ; • Descapoto de la c u " " i- Tipo do cuenta

Trtalttecj^s

. rc f al de obdbo;

Lista de tabtas y campos

...4$í.

disponibles Figura 11.3-1 Edición y elem entos del reporte

11.4 l&

Edición de Reportes de tip o F T O

Ruta de : •

Desde el inistrador de reportes, seleccionar el archivo y dar clic en el icono ^

.

Al editar un reporte de tipo F TO , se abre el Bloc de Notas y mostrará los comandos e instrucciones necesarias para la impresión del reporte.

Archivo Edicon Feimato Ver Ayuda

¡lOlll------------------------------------------------------------C on - - C O lll C o í ii — ¡Cotii — jC o m

V

A S P E L -------F o rm a to

p a ra

la

Im p re s ió n

de

la

B a la n z a

6 G R A L W .F T O

G e n e ra l

M a rzo

1999

— —

I c o r n ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------iC o n i

S o lic it a fe c h a p a ra re p o rte . . . » > D a to < 1 > , 9 , "F e c h a d e l r e p o r t e : (D D

jC o m P a r a P a n t a lla C o ra

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d ire c ta m e n te

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Wmni A A ) " Im p re s o ra

< < < ... D e f in ic ió n de E n c a b e za d o s ...> > > D e f in e E n c a b e z a d o s M a s ca ra "# # # " S a lt a 2 Fon " A r ia l " , 11 E s c rib e 1 , " D ir e c c ió n :" , 10, <21> \\ E s c rib e D ir e c c ió n de l a E s c rib e 5 3 , " P .e g . f e d . : " , 6 1 , < 2 B > \\ P o b la c ió n de la e m p re s a E s c rib e 1 , " P o b la c ió n :" , 1 0 , <22> \\ P ..F .C . de l a e m p re s a E s c rib e 5 3 , " C é d u la :" , 6 1 , <24> \ \ C é d u l a de e m p a d r o n a m ie n t o S a lt a 2 A s ig n a < 9 1 > , <91> + 1 \ \ c o n t a d o r d e l n u m e ro de p a g in a E s c rib e 6 9 , " P á g in a " , 7 6 , <91> \ \ E s c r ib e e l n u m e ro de p a g in a

■■■

■■■<

■

;

enif

v

>\

Figura 11.4-1 Ejem plo del contenido de un form ato de tipo F T O

A continuación se mencionan los elementos que conforman a este tipo de reportes.



105

11.4.1

Cam pos del e d ito r

Ruta de : •

Archivos /Editor de formatos / Lista de campos del editor

Cada uno de los campos disponibles en el editor hacen referencia a un dato específico del sistema, por ejemplo: tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), m onto del Debe y Haber de una cuenta, número de cuenta, tipo de póliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisición del activo, etc. Estos campos se pueden incluir en cualquiera de los reportes fto según se requiera. Cada campo se identifica con un núm ero escrito entre signos de o , como se observa en la siguiente figura:

irB iíjri

" l ista d e « iin p tis d e le d jto r I M i s ¿ M & b É tí; <001 > al <019> Cam pos libres alfanum éricos <020> Nom bre de la em presa <021 > Dirección de la em presa <022> Población <023> R.F.C. de la em presa <024> Cédula de Empadronam iento <025> Fecha de Trabajo (MMAA) <026> Número de cuenta <027> Descripción de la cuenta <028> Tipo (Detalle = 1, Acum. = 0) Nivel (del 1 al 9) <029> <030> Presupuesto m ensual <031 > Presupuesto anual <032> Presupuesto acumulado <033> Saldo inicial <034> Debe <035> Haber Saldo Final <036> <037> (- Saldo Inicial) <038> (- Debe) (- Haber) I <039>

::& !? «1 £

[

Variable 60 30 30 15 15 6 Variable 40 t

M.

?

1 Según Según Según Según Según Según Según Según Según Seaún

m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara m ascara

Figura 1 1 .4 1 -1 Lista de cam pos del editor

Cada campo que se encuentra en la lista tiene una longitud específica (cantidad de caracteres que puede incluir), la cual se debe considerar para que en el reporte el valor de cada campo no se imprima fuera del margen de la hoja y se incluya la m ayor cantidad posible de información. Cada m ódulo del programa cuenta con su propia lista de campos, dentro de los cuales existe un rango de campos libres de tipo numéricos y alfanuméricos.

11.4.2 &

Fórm ulas del e d itor

Ruta de : •

Archivos / Editor de Formatos / Lista de comandos del editor

En este apartado se podrán consultar todas las fórmulas o comandos que se utilizan en el sistema, así como la descripción de cada uno de ellos:



106

AJUSTA ANCHO.CARACTER ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS CONTROL DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZAOOS FIN________________

AJUSTA 50 AN CH O..CARACTER 10 ASIGNA <100>, f100-001 F| + <43> /12 BRINCA CARACTERES 60 CENTRA 80. <27> COMENTARIOS - ESTE ES NUESTRO BALANCE CONTROL "014“ DATO <10>, "CUENTA INICIAL DEFINE D IS C O " R E S U L T .R E P "

ENCABEZADOS ESCRIBE 5, "DESCRIPCION*, 15, «27> FENCABEZADOS FIN_________________________________ _

Figura 11.4.2-1 Lista de com andos del editor

Hay que considerar to siguiente dentro del uso de los comandos: • Un campo o una variable específica deberá ir entre signos de < y >, por ejemplo: <049>. • Los textos que es necesario que se impriman deberán de ir entre comillas, por ejemplo: "Reporte Final". • El número de columna o longitud de un comando se indica únicamente con un número. • Los comandos de impresión se escribirán indistintamente con mayúsculas o minúsculas.

B Práctica 14: M odificando un form ato. Se requiere obtener el Balance General de forma detallada, es decir, que incluya cuentas tanto del segundo como tercer nivel, para ello, se iniciará con el siguiente procedimiento: a)

Ingresar a Aspel-CO I al periodo de Enero 2010.

b)

Activar el menú Reportes / Balance General / Moneda Contable y dar clic en el botón "Editar”.

c)

Localizar las líneas asignadas para im prim ir el Activo Circulante como se muestra a continuación.

Wlnicia [< 4 6 > , < 4 7>] \\ Inicia ciclo de cuentas Inicia S R A N [1 ] Si < 2 9 > = 1 \\ Si la cuenta es de prim e r nivel Si < 9 6 > = 0 Asigna < 9 6 > , 1 Escribe 5, " A C T IV O C IR C U L A N TE Salta 2 Sifin Escribe 5, < 2 7>, 80, < 3 6 > \\ Escribe la descripción Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ Acum u la los totales Sifin Te rm in a

d)

Agregar las siguientes instrucciones entre los comandos SIFIN y TER M INA.



107

Í

,

M

Cmtm ík

s p e l iCapjutedón

Inicia S R A N [1 ] Si < 2 9 > = 1 \\ Si la cuenta es de p rim e r nivel Si < 9 6 > = O Asigna < 9 6 > , 1 Escribe 5, " A C T IV O C IR C U L A N TE Salta 2 SIFIN Escribe 5, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe la descripción de la cuenta y su saldo final Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A cum u la los to tales para el activo circulante SIFIN SI < 0 2 9 > = 2 \\ Si la cuenta es de segundo nivel Escribe 8, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe... Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A c u m u la ... SIFIN SI < 0 2 9 > = 3 \\ Si la cuenta es de te rce r nivel Escribe 10, < 2 7 > , 80, < 3 6 > \\ Escribe... Asigna < 9 2 > , < 9 2 > + < 3 6 > \\ A cu m u la .. SIFIN J Te rm in a

e)

Guardar el reporte con el nombre de B gralw l.fto en la carpeta CursoC2CO I y mostrar la vista preliminar del reporte.

B A L A N C E G E N E R A L AL

31/01/10.

A C T I V O

ACTIS/IO C IR C U LA N TE :

|

C AJA Caja Chica Caja Chica M .E . BANCOS M ín ed a Nacional B anam ex 741107-1 Suc 201 B anoom er 1257919069 Moneda Extranjera C ity Bank Banco M jn d ia l CLIENTES M ayoreo M ateriales Industriales S .A d e C.V. G njas y Maniobras Madrid S .A R efaccio n aria de O riente S .A de C .V M sga C onstructoras S .A M aderería Española S .A de C.V. M ch e lle Machuca López lib e rto Gringas Castro A rq uite ctos A sociad os S.C . M ateriales W a S .A de C .V . D iego C u eva s R ive ra fofecánica P rofesional SA d e C .V T ransportes P a cifico -S u r S .A de C.V. S istem as Bnpnesariales O m ega S .A Papelera E scolar P aperS oft S .A Menudeo M 0 S T R A spel-S A E

4.380.70 2.000.00 2 .380.70 8 .438.056.76 3 .942.370.79 2.946.301.58 998,069.23 2.495.685.97 1,580,298.34 915,387.03 387,560.37 382,774.87 197,819.29 3,074.23 18.923.75 0.00 48.269.98 3.3 2 5.8 4 0.00 0.00 58,416.97 4,938.75 2,704.68 25.301.40 0.00 0.00 24.785.50 24.785.50

Figura 11.4.2-2 Ejemplo del resultado de la vista prelim inar del reporte

f)

Realizar las modificaciones para que el resto de los rubros se muestren de la misma forma.

g)

¿Qué modificaciones realizaste para que se cumpliera el punto anterior?___________________



108

12. ACTUALIZACIÓN EN LÍNEA 12.1

Generalidades

En Aspel, el térm ino Actualización contiene dos vertientes: •

Actualización a una versión superior, por ejemplo, de A spel-CO I 5.7 a Aspel-CO I 6.0. Dicha actualización implica un costo de acuerdo a las políticas comerciales vigentes.

•

Actualización en Línea (Aspel-AL), cuya finalidad es mantener a los sistemas Aspel de versiones vigentes en condiciones adecuadas de trabajo, permitiendo descargar de Internet de una forma segura y automática, una serie de archivos que permiten al sistema trabajar de forma óptima.

12.2

Servicio de actualización por A sp e l-A L

É 3 ' Ruta de : •

Ayuda / Servicio de actualización en línea.

El servicio de actualización en línea (Aspel-AL) es una herramienta que asegurará estar trabajando con las últimas mejoras de cada versión de los sistemas Aspel. Esta modalidad de actualización está disponible únicamente para las versiones vigentes de los sistemas de la línea.

-

A s p e i - A c t ú a íis 'ó c íó r V e n Ú h W

-'-r^&siéír

m

|m% i S is te m a :

f-'

Sistema d» i

Contabilíé ü . á ¡V e r s i ó n :

htf&grzl

IU b ic a c ió n :

A s p e J-C O I 6 .0 0 Siste m a d e C o n tab ilid ad Integral

V ie rn e s . 1 0 d e D icie m b re d e 2 0 1 0 C:\Prograrf» F ile s V A s p e lS A s p é lC O I 6 .0 \ w w w .a c o e l.c o m m x/coi

s t e in a :

A s p e l-F T E I.O O A s p e l-F a c t u r e

% ^

V e rs ió n O rigin a l ' V e rs ió n : U b ic a c ió n :

0

V e is tó n Original

¿

M iérco le s, 0 2 d e M a rz o d e 2011 C :\ U s e rs \ R IC \ A s p e l-F c tc iu re 1.0\ w w w . aspel. com . mx/lac(*.»e

S is te m a :

A s p e l-s a e 4 .6 0 Sistem a inistrativo Em presarial

V e rs ió n :

M a rte s , 2 2 d e F e bre ro d e 2011

Reinsta la ble N o . 4

í l l f t o ifn i'M X r t lt o zumo* m-ipim*i ¡«*

U b ic a c ió n :

CrSP rogrern FilesS AspelSAspel - S A E 4 .6 \ w w w .a s o e i.c o m m s/sae

aspeLcorn Figura 12.2-1 Actualización en Línea Aspel.

La figura 12.2-1 muestra el que permite descargar las actualizaciones para el sistema que se haya elegido, cuya forma de uso se explica a continuación. j"" Para realizar el proceso de actualización se debe elegir el producto y oprim ir el botón

(buscar

actualizaciones) o pulsar íüJ o dando doble clic sobre el producto seleccionado.



109

En ese m om ento A spel-Al comenzará a buscar en el servidor de descarga de Aspel las actualizaciones disponibles para el sistema indicado., en caso de encontrar alguna actualización disponible el sistema lo notificará mandando el siguiente mensaje: *spef Actualización en Linea

;

'

'

U

H ay une actualización disponible para CAJA ¿Desea actualizarse en este m om ento?

'JfM ütAlwjtrtr/.rfirureM futjy s .... .... 1 ■. I Sj -ÜO ym\vxKrMy.vmv.Wí.'MÍM>tÍI t:.':.':.:.':.'..'..'..

j

Figura 12.2-2 Información sobre una actualización d is p o n ib le .

<j i Es im portante mencionar que Aspel-Al está preparado para actualizarse a sí m ismo, esto es, si existe una mejora para esta aplicación, se realizará su actualización, asegurando así una operación óptima. Si durante el proceso de actualización se elige la opción Cancelar, al ejecutar nuevamente Aspel-Al enviará un mensaje, el cual indicará que se tiene una actualización pendiente por concluir, com o lo muestra el siguiente mensaje:

. .. í“" ’fj

S e encontraron archivos que indican que una actualización lúe suspendida o interrumpida. ¿ D e s e a le a n u d a r la a c tu a liz a c ió n ? Si

B

No

Conservar los archivos para leanudai la próxima vez

Figura 12.2-3 Reanudación de una actualización interrum pida.

A l seleccionar

, se inicia continua y concluye con el proceso de actualización.

Una vez que el proceso de actualización ha concluido se puede verificar la actualización del sistema consultando los datos del "Reinstalable N o ." y "Fecha de versión" que aparecen en la ventana de Aspel-Al (figura 12.2-1), ya que después de la sustitución y actualización de archivos estos datos se actualizan. Dado que una de las funcionalidades de Aspel-Al es estar m onitoreando la existencia de actualizaciones para los sistemas, si en el equipo donde se instaló A spel-CO I se cuenta con una conexión activa a Internet, de forma automática al acceder al sistema, mediante una pantalla emergente se enviará el aviso de que se encuentra una actualización disponible, com o lo muestra la siguiente figura:

H a y un a n u e v a actualización p a ra s u siste m a A sp e l¿Q u é d e se a h a ce r? @ 1 A ctu a liza r a hora .¿i; R e c o rd a r m añana

"
Figura 1 2 .2 -4 Mensaje em ergente indicador de que existe una actualización para el sistema.



110

Este mensaje, permite actualizar el sistema de acuerdo a las opciones siguientes. O pció n !

@

Al dar clic en este botón, el sistema abre la ventana de Actualización en línea e iniciará con la descarga y actualización del sistema.

Actualizar ahora

]} r. R e c o rd a r m añana

Con esta opción, se volverá a m ostrar el aviso hasta el día siguiente.

Í Q Program ar la tarea d e actualización

Se podrá programar la actualización para que esta se ejecute por un tiem po predeterminado a través de un asistente.

^

Si no se desea que el mensaje se muestre, al activar esta opción se oculta de manera definitiva el mensaje.

N o volver a m ostrar este m ensaje

Bajo esta forma de actualización Aspel de México S. A. de C. V. mantendrá a los s informados de las últimas actualizaciones o mejoras disponibles para los sistemas.

12.3

Servicio de actualización p o r m edio de instalador

En algunas ocasiones la configuración de la red o las políticas de seguridad de la misma impiden que se puedan descargar los archivos de actualización ya que Aspel-Al se conecta a un sitio FTP para realizar la descarga, por ello se pone a disposición de los s un centro de descarga, en donde se podrán encontrar los reinstalables más recientes de todos los sistemas. Para poder obtener el instalador de la versión más actual se debe acceder a la dirección www.aspel.com/descarga. seleccionar el sistema y el reinstalable requerido.

Centro de Descarga Oe'scary.i {¡¿ira e l S is te m a de C u n to b ifcijd t o te a ra ! A s j í s í •!.'££

-Í T - n - *>.•■> tí >

i Fecha i0 -D ¿ -2 0 i0

C o n c e pto Instalación de Aspsí-CGI 6 .0 poi 20 días

Fecha iO-Dc-rsoio

Fecha de publicación, sistema y reinstalable

C o n ce pto Aspei-COl 6 .0 e r-Aentc

Fecha

C oncepto

i0-0íC-2010

Aspel-COI c.Q - (rS . ? M8>

C<5-feb-2D10

Aspeí-COI 5.7Re¡ratelahS¡r 2 - ;S 2.3 MB)

>%f

iv .i

::

w T ie m p o E stim a d o IQQ - í2 0 n v ’s . -*

m

m m D e s c a rg a r

é

T ie m p o E stim a d o

D e s c a rg a r

IDO - 120 íWW.’4

é

T ie m p o Estim a d o

D e s ca rg a r

- 120 ífms. 4

j

j I

O pción para descargar el instalador

©

100 - 12ú ír-ins.*

Figura 12.3-1 C entro de descarga en aspel.com.

Al finalizar la descarga se debe ejecutar el instalador, mostrando una ventana con las opciones de "Reparar” o “Eliminar”, debiendo seleccionar la opción de Reparar.



111

}

I I

M a n t e n im ie n t o d e l p i o g i a m a R e p g ra r o eliminar e! program B .

R e pa ra r e n e re s e n ú sistem a. E sta o p d c n re stau ra a rc h iv o s dañados o q ue fe ite o . s d ire ctos y l i r a d a s d ej re g ls t'o ,

■ 0 E lim in a r

sá2-Cí¥.. y-a . A t a s

. J | l S ig u ie n t e > -j

|¡ C a n te r; J

Figura 12.3-2 Actualizando el sistema con la opción Reparar.

■9 Si el sistema se encuentra instalado en una red, T O D O S LOS EQ UIPOS DEBERÁN TENER LA MÍSMA VERSIÓN DE REINSTALABLE, ya que de lo contrario se presentarán anomalías en el funcionamiento del sistema.

H

Práctica 15: A ctu a liza ció n del sistem a

Si se cuenta con conexión a Internet, verificar que A spel-CO I 6.0 se encuentre actualizado al últim o re in sta la re disponible.



112

13. MANEJO EN MICROSOFT SQL-SERVER 2008® 13.1

Definición

Microsoft SQL Server es un SMDB el cual brinda características que permiten crear y istrar las bases de datos de diversas aplicaciones entre las cuales encontramos los sistemas Aspel, además brinda la posibilidad de interactuar con el corporativo de SQL. Esto permitirá establecer propiedades para secuencias de comandos, configuraciones regionales, tipos de datos, instrucciones Transact-SQ L m ultilingüe y otras características que permitirán explotar la información de los sistemas al máximo. Antes de realizar la exportación de la base de datos a MS-SQL® se debe contar con los siguientes requisitos: •

Contar con licencias suficientes de Microsoft SQL Server 2005 ó 2008.

•

Tener instalado SQL-Server en alguna plataforma de Microsoft W indows® que soporte los Servicios.

•

Definir en W indows® y MS-SQL® los perfiles de s necesarios, los cuales accederán a la base de datos desde las terminales.

13.2

Paso 1: C reando y contenedor en M icrosoft S Q L Server®

a) En el servidor ingresar a SQL Management Studio. b) Al iniciar el programa, se mostrará una ventana donde solicita el nombre del servidor, el y la contraseña, los cuales se indican de acuerdo a lo que se tenga definido. c) Se deberá definir primero el para acceder a la base de Datos, esto es dentro de la carpeta Seguridad / Inicio de sesión / Clic derecho / Nuevo inicio de sesión. u f a A rch iv o

1

Editar

Ver

Herram ientas

Ventana

i C o m u n id a d

S *»«» «>«**» . % ,i w ., Seilbjaoi . ' . Vx: C o n - n jr -

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£,

i,

:"d Bases de datos & Be-es de datos del sistema Ui ■i’.

Puncic-nes del se; Credenciales Proveedores d e i A uditcna»

& íjj Especificaciones ;

ÜÁGUH* * , . : $tifClfllfltffiiMlli

:J¿ Instantánea:; d e b aset de dalos ReportSer.e? ReportScrv ctTem pD B Seguridad

¡ ii !?.: :T.- C ji <£ C j

A

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ÍÜWÜÍÍAÍrcSQLs«
A yu d a

1 1 1

i

N u t / o inicio d e cesión,., filtro

Iniciar P oweiS hell inform es

O b jete :-de servidor; Actualizar

.. 5 Sí ■ Ii yy:yy.:.'-yyyy g B i m fé § ® r ■4 ' J íW f11iÍ 1f * { ■; "yyyyt --y". 4t i 1?f --y ^m yyT ^M^yy:-:.:'J P Í ! f e j ■ -y •• W É ÍM :¿ M cM ü 'yy: í

Figura 13.2-1 Agregando un nuevo inicio de sesión

d)

En la ventana que se muestra a continuación, se deberá definir lo siguiente: I. En la sección "General":

II.

III.

•

Nom bre del .

•

Autenticación de SQL Server y definir contraseña.

• Desactivar la opción "El debe cambiar la contraseña". En la sección "Funciones del Servidor”, activar: • dbcreator. • public. Aceptar los cambios.



113

Sñi&'sziííjisr ^ ‘Genera!

jxígtna

; . í f Funciones d d swvssgí

i- " 4 A sg ra a o rj de usuanos ■J& Elamertos q jc pueden p r ie s a jíír* E síaíc

N’<xnb;c ce ¡riojo d e aescn

¿i&tr&Gsoóc, cte Windows

O

. & A jte rtio a q d rjd e SQj. Serv±r C&iügsesÍB. C-dinnar ccnifaseía: U

S¡ i& g r& s iir-

«

\ZÍ;£<¿£&!&'ú&W

W¡. E ó g ii c irs -rlrv a s d í r c o n lfs s c r ic . W.\ E^gtr expiradcií de co^ru se ía

E l E úsúáno d»be cambiar !a eopüssans en el ¡&uleírtftJrfcfó do sesión . Asignado a te d ije a d o

..........

:

•

¿signado a clave asíi«í

0

Astcnar a cre<>sr«sd

' ; ....

r_-

11 (■

Credenciales asertadas

I Servidor.

Rtem/fí i Ccwíov RAG U I L /. R tí sueno

j •

•.$/ V s rg -^g a ftif^ & d ft ca»sxfefo

i;

B s íe ite ds£cs ttfcceíofnunaia

i mesier •, • :

.

.Idíowa pradasfiréricdo:

j ^pi,Bdet«pTOTadq^. : . . -

|

-r j , ■ . - ■T ,|

:!*í.tA9>#/MwwiVwAí : Aceptar 0 j: ?C ^ c e ¡ar. J

Figura 13.2-2 Agregando un para acceder a la BD

e)

El siguiente paso es crear la Base de Datos, para ello hay que seleccionar del izquierdo de la ventana la opción Base de Datos / Clic derecho / Nueva base de datos.

;M w osqft SQL: S e r í t r M a n á g ^ s n $ í i } H

A rc h iv e

E ditar

Ver

Herram ientas

V entana

C o m u n id a d

A yu d a

•.UlWa consulta £j ¡£ i l S 0¿ £í >3 .i Í ¡SÍ * C o n e cta r'- I ' $ / ^

ir

T

¿Jj $ £

i.-J Í Ü RÁGU1LAR (SQL Se.'veríO¿A6¿D - R A ó U IL '•

SwüB :Y? Bases d e dp (.{■ i¿ í in s ta u ta ne*

. N u eró;Jpse.dé dates,.. A d ju n ta r ...

8 ! t Sí R«póitServs ít; y j ReportSeiVj B ÍÜ2 Se gu rid a d =rJ L¿ j Inicios de ?

>£! Q¿j Fiincicnes ?j[? ü j£ C re d a n o d >Jt: CLá P icve e d crj í;V; A u d ito ria s I.

Restaurar base d e d3to=v. Restaurar arch ivos y g rupos d e archives,-, fnicíar P o-//« 5h e ll Info rm e s

Actualizar

[■ti :' 2 í Especificaciones de a ud itoria de se ft l tíiái O b je o s d e servidor !?

«

J

Iwifiís ^mxeizxxsr/eacKxm

Figura 13.2-3 Creando una nueva base de datos

f)

A continuación, se debe indicar el nombre de la base de datos (por ejemplo ASPEL_COI). Para poder asignarle un propietario a la base se debe dar clic en el botón

D.



114

i & tp x c it.v tx s !:weii pcsgcnn

Generar sssia

...: \í¿íüA¡m& & Ojenes Gtupos de «chivo s

■»' l i j ^ v ó a

Ncmb-s de !a base de ¡datos-

AS P=L_COl

25

3

prl=l K ’.

ij£ j !i&

A r c h iv o s -2e !& b a s e efe e s íe s .

Jfcmbre ¡íjs c c

7¡oc de archivo

ASPSL.COí

C'aio*do:¿as

ASPEL_COí..

Resistí;-

Gpjoó de a x w c s

TcniaSe- irjcial (H8>

P?.¡f»1AfiY

[1

R&gpfcaJfe

1

Crecimiento auto.-K

~ “ ] en 1 E nun ID ^.cxaort.

C0!V=x>i-r:; RÁG UiLAñ^suado 1 / Vr«í.úfiPÍó5^«_d

Vm&ivim. Uito ¿5'¿^cr

Aceptar

.iWtiXM*; -T Figura 13.2-4 Propiedades de la base de datos

g) En el izquierdo seleccionar “Opciones" y definir lo siguiente: •

13.3

Intercalación: Latin1_General_BIN.

•

Modelo de Recuperación: Completa.

•

Aceptar los cambios.

Paso 2: Creando la conexión en A s p e l-C O I 6.0

a) En Aspel-CO I 6.0, ingresar a Configuración / Parámetros del sistema / Configuración de DB / botón: “Configuración avanzada de base de datos". b) Activar el ¡cono Nuevo Alias (el lo define).

e indicar como nombre del Driver "D e vartS Q LS e rve r" y el nombre del

N om b re d e l driver

! DevartSÜLServer N o m b r e d e l a lia s SQL

¡¡mY.nwr.v.vMtMH/mv^” ....................... - -•>¿------------------------- <

I

á c e p ta r

jj|

C a n c e la i

J

. A üuda

j

Figura 13.3-1 Creando un nuevo Alias



115

íCmto&ite iCapaoizáón

c)

A continuación, se deben indicar los valores de HostNam e, DataBase, Ñam e y .

: J...Í «

Íi:

•N o m b re d e l.d rjva r !Todos.

' C o n fig u ra c ió n b á s i c a : . C o n fig u ra c ió n a v a n z a d a j:

N o m b re d e l a te s

i P ro p ie d a d

V a lor

•

I g lo t i S g a .,.,..,..........................

AT0SEM PR ESAÜ 1 A T 0 S P R A C T IC A _ C 1 a m p io s

H o stN a m e

i raguilar

D a ta B a s e

UEBA

A S P E L COI

U s e r_N a m e

:

p a s s w o rd

123456 : D e v a rtS Q L S e rv e ;

L o n g S trin g s

í T íu ó

E n a b te 8 C D

IT iu e

F e tc h A H

’ T rü e

i

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D r iv e iN a m e

1

:£ c e p fo ,

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... C e r r a i ..

J;

j

G u ard a r

jj.

O p c io n e s ^p re d e te rm in a d as .

i ).

Aüuda,

j

Figura 1 3.3-2 Definiendo las propiedades el Alias.

d)

gtof Se guarda la conexión utilizando el icono siguiente respuesta:

y se debe probar con el icono

, obteniendo la

Aspet-coJ 6.0

¡Conexión exitosa! ¡| : A c e p ta r

1

Figura 13.3-3 Respuesta de la conexión

jsS En caso de trabajar con estaciones de trabajo, bastará con tener instalado Microsoft SQ L Server en el Servidor.

13.4

Paso 3: Inicio de operaciones en el fo rm a to M icro so ft S Q L Server®

Para realizar la migración de la Base de datos, se puede realizar de 2 formas: a)

Por m edio de una N ue va C on ta b ilid a d : Se utiliza cuando se van a crear los catálogos por primera vez, para ello se debe ingresar al inistrador de Periodos y activar el icono "Crear nuevos periodos" y seleccionar la opción “Nueva contabilidad". Posteriormente se selecciona el nombre de la conexión creada en la configuración de Aspel-CO I 6.0.



116

d* periodos ;

D ire cto rio de trabe

Crear nuevos-peno<

...

E i t j e la o p c i ó n a d e c u a d a

|í) EJERCÍGO : 2f -

E JE R C IC IO

2( C r e a r s ig u ie n t e p e r io d o . U n b a s e a lo s s a ld o s fin a le s d e u n p e rio d o a n t e iio r .

A s í s e m a n t ie n e c o n t in u id a d d e

s a ld o s p e rio d o a p e rio d o .

N u e v o c o n t a b ilid a d . E s a d e c u a d o s i n o t ie n e s p e r io d o s a n t e rio r e s c r e a d o s y q u ie t e s c r e a r u n o p o r p iim e r a v e z , c o n s a ld o s e n c e ro s .

Iniciar nueva contab&tíad;

: '?'. í

’ít

Periodo

E je rc ic io

C o n e x ió n

SQL

Directo rio d e d a lo s D rive r

D e v a ilS Q L S e r v e i

A c e p ta r

¡j

C a n c e la j

Figura 13.4-1 Creando una nueva contabilidad utilizando M icrosoft SQ L Server

Finalmente, el sistema solicitará la información sobre la creación de los catálogos (estándar o en blanco) y creará tas tablas necesarias para trabajar. b)

Por m edio de la exportación de datos: Con este proceso, se podrá realizar la migración de la base de datos utilizada actualmente al form ato de Microsoft SQL Server®, para ello se deberá ingresar al sistema y activar la opción Utilerías / Control de archivos. Posteriormente se deben seleccionar todas las tablas y activar la el ¡cono "Exportar todas las tablas" s: . Finalmente, se debe indicar el nombre de la conexión que se va a utilizar para la exportación y realizar el proceso. Control de archivos:

i v 'j S eleccionar todas las tablas T a b lo s d is p o n i b le s

tes la b ia s ,}

C onexión d e d a to : destino: íi
■■

i N o m b re d e ta b ia : C U É N T A S lO O liÑ o . d e r e g iilrc á : 2 39

C A P ro g re m F ile s \C c m m c u F ile i'iíX & p e lN S iite rriB ; Aipe1\O G tó;0<

Figura 13.1-2 Exportando la base de datos actual a M icrosoft SQ L Server



117



118

Sistemas Aspel Aspel de México es una empresa 1 0 0 % mexicana y líder en el mercado de software inistrativo que desarrolla y comercializa sistemas de cóm puto y servicios relacionados que automatizan la istración de las micro, pequeñas y medianas empresas favoreciendo la correcta tom a de decisiones, simplificando sus actividades istrativas e integrándolas fácilmente a la era digital. Aspel actualmente cuenta con más de 450,000 empresas usuarias en México y Latinoamérica.

Figura 1 Interface de los sistemas Aspel

Asp el-SA E A d m in istra ció n Em presarial • istra el ciclo de compra - venta y relaciones con clientes utilizando herramientas que optimizan los esfuerzos de las áreas istrativas y comerciales. •

Integra autom áticam ente a la istración los pedidos creados desde Internet (tienda virtual) a través de Aspel-SAE Com ercio Electrónico.

•

Facilita la creación, envío y almacenamiento de documentos fiscales digitales (factura electrónica).

A s p e l-C O I C ontabilidad Integral • Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa. •

Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización y generar oportunam ente las diferentes declaraciones fiscales.

•

Interactúa con hojas de cálculo enviando a Microsoft Excel® la información contable manteniéndola actualizada automáticamente.

A s p e l-N O I N ó m in a Integral •

Autom atiza el control de todos los aspectos de la nómina empresarial: percepciones y

•

deducciones de los trabajadores, así como las declaraciones y aportaciones de la empresa.

•

Incluye las últimas disposiciones fiscales y laborales vigentes.

•

Envío de m ovimientos afilíatenos al IMSS por Internet, sin necesidad de recapturas o aplicaciones intermedias.

A s p e l-B A N C O C o n tro l Bancario • •

Manejo de ingresos y egresos. Conciliación electrónica con las principales instituciones financieras.

•

Interfase en línea con Aspel-SAE y Aspel-CO I, para una afectación simultánea de la istración y contabilidad de la empresa.



119

A s p e l-P R O D C o n tro l de Producción •

Planea y controla los procesos de producción optimizando el consumo de materiales.

• •

Integración total con el inventario de Aspel-SAE para un seguimiento en línea de existencias, m ovimientos, números de serie, lotes, entre otros.

•

Consultas de implosión y explosión de materiales para la correcta tom a de decisiones.

A s p e l-C A JA Punto de V e n ta y A d m in istra ción de Com ercios •

Controla y istra las ventas de mostrador e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crédito e impresoras de tickets, entre otros.

A s p e l-IN F O W E B Info rm ación Em presarial •

Con solo un clic, publica las consultas, estadísticas y reportes seleccionados de los sistemas Aspel en un sitio seguro en Internet.

•

La información se organiza por sitios, sistemas Aspel, carpetas y fechas, logrando clasificaciones tan sencillas o sofisticadas com o se requiera.

•

Proporciona control y seguridad en la información publicada, el al sitio está restringido mediante claves y perfiles de .

a a nuestros distribuidores certificados en: aspel.com /distribuidores Encuentra información útil y oportuna en aspel.com/base Para asesoría técnica, foro de s, preguntas frecuentes y soporte en línea visita nuestro sitio de soporte técnico: aspel.com .m x/soporte Asistencia telefónica: México: (5 5 ) 5325-2350 Guadalajara: (3 3 ) 3123-1653 Monterrey: (81) 8352-5661

aspel.com

Aspel de México S. A. de C. V. agradece su participación en este curso...



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