Dar Formato Como Tabla 4z263b
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“Dar formato como tabla” “Y Ordenar y filtrar” en Excel Segundo Balcázar Naranjo. Herramientas de Microsoft Excel 2010, que nos permite generar formatos de tipo tabla profesional, orientados
al
tratamiento
información o clasificación. Ing. Bernard Macías Primero “B” 02/08/2013
de
presentación
de
Universidad Técnica de Machala-Facultad de Ingeniería Civil
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DAR FORMATO COMO TABLA Después de crear una tabla en Excel 2013 tendremos un formato predeterminado para las celdas de la tabla sin embargo es posible aplicar un estilo diferente e inclusive crear nuestro propio estilo de tabla para utilizarlo posteriormente. Estas opciones de estilo de tablas las puedes encontrar en Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
Cuando expandimos todo el menú de dar formato como tabla podrás notar que están organizados en tres categorías: Claro, Medio y Oscuro. Es posible mover el puntero del ratón sobre alguno de los estilos para tener una vista previa de la tabla con el estilo seleccionado y para hacer permanentes los cambios debemos hacer clic sobre el estilo. Antes de aplicar esta opción previamente resaltaremos las celdas que contengan los datos, si poseen un encabezado, automáticamente será tomado en cuenta por la opción, sino, creará uno por defecto, ya que la función está directamente organizada para las columnas, los nombres por defecto serán columna 1, columna 2, etc. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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Se observa que al principio teníamos los datos y al dar clic en un formato preestablecido de formato como tabla nos sale el mensaje adjunto diciéndonos donde están los datos de la tabla y una opción no resaltada por defecto que dice la tabla tiene encabezados, la diferencia es que si esta escogida, el primer dato de todas las columnas resaltadas será considerada como encabezado, caso contrario el programa creará el nombre por defecto como en la siguiente gráfica
Cada encabezado posee un botón, que tiene la particularidad de proveer opciones necesarias para el ordenamiento de información en esa columna, estas opciones de ordenamiento se describen más adelante en el presente trabajo realizado
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También es posible variar un poco el estilo aplicado a una tabla utilizando las cajas de selección que se encuentran en Herramientas de tabla > Diseño > Opciones de estilo de tabla:
Fila de encabezado: Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla. Fila de totales: Activa o desactiva la fila de totales de la tabla. Filas con bandas: Muestra filas con bandas, es decir, aplica un formato especial donde las filas pares tienen un fondo diferente al de las filas impares. Primera columna: Aplica un formato especial a la primera columna de la tabla. Última columna: Aplica un formato especial a la última columna de la tabla. Columnas con bandas: Aplica un fondo especial a las columnas impares de manera que se distingan de las columnas pares. Botón de filtro: Activa o desactiva el botón de filtro de los encabezados de columna. Nuevo estilo de tabla Si ninguna de las opciones anteriores es de tu agrado, entonces puedes crear tu propio estilo de tabla y para eso debes expandir el menú de estilos y seleccionar la opción Nuevo estilo de tabla y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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En medio de la ventana se mostrará una lista de todos los elementos de la tabla y para cada uno de ellos podrás pulsar el botón Formato y definir el estilo deseado. Si lo deseas, puedes marcar el nuevo estilo como predeterminado de manera que se aplique automáticamente al momento de crear una tabla en Excel. De todos modos el estilo aparecerá en una nueva categoría llamada Personalizada de donde podrás elegirlo para aplicarlo a cualquier tabla. Si después de crear tu propio estilo deseas eliminarlo es tan sencillo como hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Eliminar.
ORDENAR Y FILTRAR EN EXCEL
FILTRAR DATOS Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
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Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos. Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Filtrar texto Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de valores de texto En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.
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Crear criterios Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado. Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana. Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín. Cómo utilizar los caracteres comodín Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación para filtros de texto. UTILICE ? (signo de interrogación)
PARA BUSCAR Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)
Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"
Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
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Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista. Filtrar números Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de números En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar. La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) O en Filtro personalizado.
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Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50. También puede filtrar por más de un criterio. Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista. Filtrar fechas u horas Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de fechas u horas En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por
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ejemplo, si selecciona 2010, los meses se enumeran bajo 2010 y los días se enumeran debajo de cada mes. La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Filtro común Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.). Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2010" y posterior al "6/1/2010", escriba 3/1/2010 y 6/1/2010. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m. Filtro dinámico Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.
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Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida. Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente. Haga clic en Aceptar. Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años. Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida. También puede filtrar por más de un criterio. Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano. Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año. Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha. Filtrar por números superiores o inferiores Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior. En el cuadro del medio, escriba un número. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente: Para filtrar por número, seleccione Elementos. Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje. Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Filtrar por encima del promedio de números o por debajo Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
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Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio. Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio. Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Filtrar por vacías y por no vacías Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacías). Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacías). La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contienen al menos una celda vacía. Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
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Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección). Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.
Filtrar por selección Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada. Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro
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Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica. Haga clic en la pestaña de Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro. ORDENAR DATOS Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear. Ordenar texto Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar. Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas. Haga clic dos veces en Aceptar. Comprobar si todos los datos están almacenados como texto. Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto. En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Ordenar números Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Comprobar que todos los números están almacenados como números
Si los resultados no le
ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Ordenar fechas u horas Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
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En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes. Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos. Comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas
Si los
resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
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Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente. Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas. No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco. Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar. Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación. Ordenar por una lista personalizada Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el . Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas. También puede crear una lista personalizada. Cómo crear una lista personalizada En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
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A 1 Máximo 2 Medio 3 Mínimo Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionaría las celdas A1:A3. Haga clic en la pestaña de Archivo, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Populares y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuación, en Aceptar dos veces. Sólo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, número, fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono). La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada. En Ordenar, seleccione Lista personalizada. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior, haría clic en Alto, Medio, Bajo. Haga clic en Aceptar. Ordenar filas Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.
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En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. Haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic enOrdenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Por valor En Ordenar según, seleccione Valores. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos. Por color de celda, color de fuente o icono de celda En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha. Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas. Ordenar por más de una columna o fila Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo
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departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas. Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores. Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuenteo Icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos. Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel. Debe conservar al menos una entrada en la lista. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas. Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila. El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar. Seleccione Continuar con la selección actual. Haga clic en Ordenar. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer. CONCLUSIONES Con el botón dar formato como tabla podemos obtener una presentación profesional predefinida de nuestros datos, pero a más de eso obtenemos en cada encabezado opciones que nos permite ordenar la información, es decir tenemos un completo control del ordenamiento de los datos incluidos en cada celda, estas opciones se aplican mediante las columnas, es decir el ordenamiento está determinado por estas, es por eso que la información en Excel se debe manejar o incluir de forma en que los datos estén de forma jerárquica o en otras palabras de arriba abajo, además de todos estos aspectos como la presentación y el ordenamiento, nosotros podemos predefinir un estilo propio, el que podemos modificar a nuestro antojo la forma en que nuestra tabla se va a presentar y el orden en el que estableceremos los datos, esto se logra con la opción de nuevo estilo de tabla. En el ordenamiento y filtrado de información, nosotros encontraremos opciones que nos permiten organizar, es decir dividir o separar información por categorías ya sea por letra o de Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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mayor a menor, etc. y el filtrado de información que es en sencillas palabras dejar a la vista solo cierta información y no toda la tabla, lo que nos permite apreciar de forma selectiva datos desde una aglomeración, que incluso puede afectar la apreciación de toma de decisiones considerando el caso de la información que se maneje o que se esté tratando BIBLIOGRAFIA Extractos de “Ordenar y Filtrar” obtenidos del centro de asistencia técnica de Microsoft online en el área de office.microsoft.com, subdirección Excel, como manejarlo mediante pequeñas tutorías. Información de “Dar formato como tabla” obtenida del compendio online Curso de Excel 2010 de www.aulaclic.es, aprobado por el Ministerio de Educación. Extractos obtenido del blog de aprendizajeexel.blogspot.com, dedicado a las herramientas de formato de tabla de Excel 210, publicado el martes, 15 de marzo de 2011 por el autor Fernando García.
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al
tratamiento
información o clasificación. Ing. Bernard Macías Primero “B” 02/08/2013
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presentación
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DAR FORMATO COMO TABLA Después de crear una tabla en Excel 2013 tendremos un formato predeterminado para las celdas de la tabla sin embargo es posible aplicar un estilo diferente e inclusive crear nuestro propio estilo de tabla para utilizarlo posteriormente. Estas opciones de estilo de tablas las puedes encontrar en Inicio > Estilos > Dar formato como tabla.
Cuando expandimos todo el menú de dar formato como tabla podrás notar que están organizados en tres categorías: Claro, Medio y Oscuro. Es posible mover el puntero del ratón sobre alguno de los estilos para tener una vista previa de la tabla con el estilo seleccionado y para hacer permanentes los cambios debemos hacer clic sobre el estilo. Antes de aplicar esta opción previamente resaltaremos las celdas que contengan los datos, si poseen un encabezado, automáticamente será tomado en cuenta por la opción, sino, creará uno por defecto, ya que la función está directamente organizada para las columnas, los nombres por defecto serán columna 1, columna 2, etc. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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Se observa que al principio teníamos los datos y al dar clic en un formato preestablecido de formato como tabla nos sale el mensaje adjunto diciéndonos donde están los datos de la tabla y una opción no resaltada por defecto que dice la tabla tiene encabezados, la diferencia es que si esta escogida, el primer dato de todas las columnas resaltadas será considerada como encabezado, caso contrario el programa creará el nombre por defecto como en la siguiente gráfica
Cada encabezado posee un botón, que tiene la particularidad de proveer opciones necesarias para el ordenamiento de información en esa columna, estas opciones de ordenamiento se describen más adelante en el presente trabajo realizado
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También es posible variar un poco el estilo aplicado a una tabla utilizando las cajas de selección que se encuentran en Herramientas de tabla > Diseño > Opciones de estilo de tabla:
Fila de encabezado: Activa o desactiva la fila de encabezado de la tabla. Fila de totales: Activa o desactiva la fila de totales de la tabla. Filas con bandas: Muestra filas con bandas, es decir, aplica un formato especial donde las filas pares tienen un fondo diferente al de las filas impares. Primera columna: Aplica un formato especial a la primera columna de la tabla. Última columna: Aplica un formato especial a la última columna de la tabla. Columnas con bandas: Aplica un fondo especial a las columnas impares de manera que se distingan de las columnas pares. Botón de filtro: Activa o desactiva el botón de filtro de los encabezados de columna. Nuevo estilo de tabla Si ninguna de las opciones anteriores es de tu agrado, entonces puedes crear tu propio estilo de tabla y para eso debes expandir el menú de estilos y seleccionar la opción Nuevo estilo de tabla y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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En medio de la ventana se mostrará una lista de todos los elementos de la tabla y para cada uno de ellos podrás pulsar el botón Formato y definir el estilo deseado. Si lo deseas, puedes marcar el nuevo estilo como predeterminado de manera que se aplique automáticamente al momento de crear una tabla en Excel. De todos modos el estilo aparecerá en una nueva categoría llamada Personalizada de donde podrás elegirlo para aplicarlo a cualquier tabla. Si después de crear tu propio estilo deseas eliminarlo es tan sencillo como hacer clic derecho sobre él y seleccionar la opción Eliminar.
ORDENAR Y FILTRAR EN EXCEL
FILTRAR DATOS Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
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Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos. Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Filtrar texto Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de valores de texto En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar. La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.
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Crear criterios Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado. Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana. Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín. Cómo utilizar los caracteres comodín Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación para filtros de texto. UTILICE ? (signo de interrogación)
PARA BUSCAR Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)
Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~
Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"
Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
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Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista. Filtrar números Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de números En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar. La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) O en Filtro personalizado.
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Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista. Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50. También puede filtrar por más de un criterio. Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista. Filtrar fechas u horas Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Seleccionar de una lista de fechas u horas En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar. De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por
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ejemplo, si selecciona 2010, los meses se enumeran bajo 2010 y los días se enumeran debajo de cada mes. La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar. Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior. Crear criterios Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Filtro común Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.). Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2010" y posterior al "6/1/2010", escriba 3/1/2010 y 6/1/2010. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m. Filtro dinámico Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.
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Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida. Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente. Haga clic en Aceptar. Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años. Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida. También puede filtrar por más de un criterio. Cómo agregar más criterios Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y. Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, después, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha. Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano. Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año. Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha. Filtrar por números superiores o inferiores Siga uno de los procedimientos siguientes:
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Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior. En el cuadro del medio, escriba un número. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente: Para filtrar por número, seleccione Elementos. Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje. Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Filtrar por encima del promedio de números o por debajo Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
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Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio. Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio. Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos. Filtrar por vacías y por no vacías Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla. Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacías). Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacías). La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contienen al menos una celda vacía. Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.
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Siga uno de los procedimientos siguientes: Rango de celdas Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar. Tabla Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección). Haga clic en la flecha del encabezado de columna. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.
Filtrar por selección Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes: Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada. Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada. Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada. Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada. Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro
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Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica. Haga clic en la pestaña de Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro. ORDENAR DATOS Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas. Los criterios de ordenación se guardan en el libro para que pueda volver a aplicarlos cada vez que lo abra para una tabla de Excel, pero no para un rango de celdas. Si desea guardar los criterios de ordenación para poder volver a aplicar periódicamente una ordenación al abrir un libro, entonces lo mejor es utilizar una tabla. Esto es especialmente importante para ordenaciones de varias columna o para las que se tarda mucho tiempo en crear. Ordenar texto Seleccione una columna de datos alfanuméricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar. Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z. Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A. También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas. Haga clic dos veces en Aceptar. Comprobar si todos los datos están almacenados como texto. Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto. En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios a la izquierda delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. Ordenar números Seleccione una columna de datos numéricos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene datos numéricos. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de números más bajos a números más altos, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Para ordenar de números más altos a números más bajos, haga clic en Ordenar de mayor a menor. Comprobar que todos los números están almacenados como números
Si los resultados no le
ofrecen lo que esperaba, es posible que la columna contenga números almacenados como texto y no como números. Por ejemplo, los números negativos importados de algunos sistemas de contabilidad o los números con un apóstrofo inicial (') se almacenan como texto. Ordenar fechas u horas Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla que contiene fechas u horas. Seleccione una columna de fechas u horas en un rango de celdas o en una tabla.
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En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar de una hora o fecha anterior a una posterior, haga clic en Ordenar de más antiguos a más recientes. Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en Ordenar de más recientes a más antiguos. Comprobar que las fechas y las horas están almacenadas como fechas y horas
Si los
resultados obtenidos no son los que esperaba, es posible que la columna contengan fechas u horas almacenadas como texto y no como fechas u horas. Para que Excel las ordene correctamente, todas las fechas y las horas de una columna deben estar almacenadas como números de serie de fecha u hora. Si Excel no puede reconocer un valor como fecha u hora, significa que la fecha o la hora está almacenada como texto. Si desea ordenar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea ordenar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, la operación de ordenación estará basada en datos alfanuméricos. Ordenar por color de celda, color de fuente o icono Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla, por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la columna que desea ordenar. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por color de celda, seleccione Color de celda.
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Para ordenar por color de fuente, seleccione Color de fuente. Para ordenar por un conjunto de iconos, seleccione Icono de celda. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas. Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior para una ordenación de columnas y A la derecha para una ordenación de filas. No hay ningún color de celda, color de fuente ni criterio de ordenación de iconos predeterminados. Debe definir el orden que desea para cada operación de ordenación. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono por el que desea ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco. Asegúrese de que selecciona la misma columna en el cuadro Luego por y de que realiza la misma selección en Ordenar. Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que desea incluir en la ordenación. Ordenar por una lista personalizada Puede utilizar una lista personalizada para ordenar en un orden definido por el . Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas. También puede crear una lista personalizada. Cómo crear una lista personalizada En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que desee, de arriba abajo. Por ejemplo:
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A 1 Máximo 2 Medio 3 Mínimo Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior seleccionaría las celdas A1:A3. Haga clic en la pestaña de Archivo, haga clic en Opciones de Excel, en la categoría Populares y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y, a continuación, en Aceptar dos veces. Sólo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, número, fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono). La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número. Seleccione una columna de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que desea ordenar mediante una lista personalizada. En Ordenar, seleccione Lista personalizada. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. En el ejemplo anterior, haría clic en Alto, Medio, Bajo. Haga clic en Aceptar. Ordenar filas Seleccione una fila de datos en un rango de celdas o asegúrese de que la celda activa está en una columna de tabla.
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En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. Haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic enOrdenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Por valor En Ordenar según, seleccione Valores. En Criterio de ordenación, siga uno de los procedimientos siguientes: Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos. Por color de celda, color de fuente o icono de celda En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda. Haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda. En Ordenar, seleccione A la izquierda o A la derecha. Al ordenar filas que forman parte de un esquema de hoja de cálculo, Excel ordenará los grupos de nivel más alto (nivel 1) de modo que las filas o las columnas de detalle permanezcan juntas, aunque estén ocultas. Ordenar por más de una columna o fila Puede ordenar por más de una columna o fila cuando tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y ordenar después otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y empleado, puede ordenar primero por Departamento (para agrupar a todos los empleados del mismo
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departamento) y, después, ordenar por nombre (para escribir los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar hasta un máximo de 64 columnas. Para obtener resultados óptimos, el rango de celdas que se ordene debe tener encabezados de columna. Seleccione un rango de celdas con dos o más columnas de datos, o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla con dos o más columnas. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Personalizar ordenación. Se mostrará el cuadro de diálogo Ordenar. En Columna, en el cuadro Ordenar por, seleccione la primera columna que desea ordenar. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para ordenar por texto, número o fecha y hora, seleccione Valores. Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuenteo Icono de celda. En Ordenar, seleccione el modo en que desea ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A. Para los valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor. Para los valores de fecha y hora, seleccione De más antiguos a más recientes o De más recientes a más antiguos. Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel. Para eliminar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Eliminar nivel. Debe conservar al menos una entrada en la lista. Para cambiar el orden en el que se ordenan las columnas, seleccione una entrada y, a continuación, haga clic en la flecha Arriba o Abajo para cambiar el orden. Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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Las entradas más altas de la lista se ordenan antes que las más bajas. Ordenar una columna en un rango de celdas sin afectar a las demás Tenga cuidado cuando utilice esta característica. Ordenar por una columna en un rango puede producir resultados que no desea, por ejemplo trasladar celdas de dicha columna lejos de las otras celdas de la misma fila. El siguiente procedimiento no se puede realizar en una tabla. Seleccione una columna en rango de celdas que contenga dos o varias columnas. Para seleccionar la columna que desea ordenar, haga clic en el encabezado de columna. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, haga clic en uno de los comandos de ordenación que haya disponibles. Aparecerá el cuadro de diálogo Advertencia antes de ordenar. Seleccione Continuar con la selección actual. Haga clic en Ordenar. Seleccione las demás opciones de ordenación que desea en el cuadro de diálogo Ordenar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si el resultado no es el que desea, haga clic en Deshacer. CONCLUSIONES Con el botón dar formato como tabla podemos obtener una presentación profesional predefinida de nuestros datos, pero a más de eso obtenemos en cada encabezado opciones que nos permite ordenar la información, es decir tenemos un completo control del ordenamiento de los datos incluidos en cada celda, estas opciones se aplican mediante las columnas, es decir el ordenamiento está determinado por estas, es por eso que la información en Excel se debe manejar o incluir de forma en que los datos estén de forma jerárquica o en otras palabras de arriba abajo, además de todos estos aspectos como la presentación y el ordenamiento, nosotros podemos predefinir un estilo propio, el que podemos modificar a nuestro antojo la forma en que nuestra tabla se va a presentar y el orden en el que estableceremos los datos, esto se logra con la opción de nuevo estilo de tabla. En el ordenamiento y filtrado de información, nosotros encontraremos opciones que nos permiten organizar, es decir dividir o separar información por categorías ya sea por letra o de Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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mayor a menor, etc. y el filtrado de información que es en sencillas palabras dejar a la vista solo cierta información y no toda la tabla, lo que nos permite apreciar de forma selectiva datos desde una aglomeración, que incluso puede afectar la apreciación de toma de decisiones considerando el caso de la información que se maneje o que se esté tratando BIBLIOGRAFIA Extractos de “Ordenar y Filtrar” obtenidos del centro de asistencia técnica de Microsoft online en el área de office.microsoft.com, subdirección Excel, como manejarlo mediante pequeñas tutorías. Información de “Dar formato como tabla” obtenida del compendio online Curso de Excel 2010 de www.aulaclic.es, aprobado por el Ministerio de Educación. Extractos obtenido del blog de aprendizajeexel.blogspot.com, dedicado a las herramientas de formato de tabla de Excel 210, publicado el martes, 15 de marzo de 2011 por el autor Fernando García.
Autor: Segundo Balcázar Naranjo.
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