Doman Pengorganisasian Diklat Rs 1p1l11

PEDOMAN PENGORGANISASIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN

RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA Jl. Ir. H. Juanda No.326, Bekasi Timur

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

1

BAB II GAMBARAN UMUM RS GRAHA JUANDA

2

BAB III

VISI

MISI FALSAFAH DAN TUJUAN RS

3

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RS BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT & PERPUSTAKAAN

5 6

BAB VI URAIAN JABATAN

7

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA

9

BAB VIII PERTEMUAN RAPAT

13

PELAPORAN

14

BAB IX

BAB I PENDAHULUAN

Diklat dan Perpustakaan Rumah Sakit merupakan salah satu bentuk pelayanan yang diberikan kepada seluruh personil Rumah Sakit Graha Juanda dan juga sebagai suatu unit yang membantu pengembangan dan peningkatan mutu kualitas SDM dalam rangka upaya pencapaian target dan sasaran berdasarkan Visi Misi Rumah Sakit. Unit diklat memberikan pelayanan berupa pendidikan dan pelatihan serta perpustakaan sebagai kebutuhan bagi setiap SDM dalam upaya peningkatan mutu dan kualitas pengetahuan juga keterampilan. Terkadang sasaran maupun fungsi pendidikan dan pelatihan tidak hanya menghasilkan manfaat bagi peningkatan kualitas mutu SDM tetapi juga dapat memberikan manfaat sebagai media informasi pengetahuan bagi pasien, keluarga pasien maupun pengunjung. Melalui berbagai strategi pelayanan yang diberikan oleh unit Diklat dan perpustakaan. Secara tidak langsung, peningkatan kualitas SDM juga berdampak pada pelayanan yang bermutu terhadap pasien, keluarga pasien maupun pengunjung lainnya. dengan demikian

kegiatan pelayanan

unit diklat melalui

program

pendidikan dan pelatihan yang terarah dan tepat sasaran, adalah menjadi salah satu strategi utama guna menciptakan kualitas pelayanan disemua bagian.

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA

Rumah Sakit Graha Juanda merupakan salah satu rumah sakit umum yang berada di kota Bekasi dibawah naungan PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI yang mempunyai visi menjadi rumah sakit rujukan di kota Bekasi dengan pelayanan unggulan dalam bidang kebidanan, perinatologi dan traumatologi. Dalam sejarah berdirinya RS Graha Juanda berawal dari sebuah klinik 24 jam yang berdiri pada bulan Agustus tahun 1992 , kemudian berkembang menjadi Rumah Bersalin pada tahun 1993. Tahun 1995 berkembang menjadi Rumah Sakit Bersalin ( RSB ) dengan keadaan pada saat itu : Luas tanah 6600 m2, luas bangunan 500 m2, tempat tidur 15 buah , kamar bersalin, kamar praktek dan kamar bayi , kemudian secara bertahap dikembangkan menjadi sebuah rumah sakit umum . Tahun 2002 RSB berubah menjadi Rumah Sakit Umum berdasarkan SK Walikota Bekasi Nomor : 445.1/006/ Diskes / 2002 tentang Izin Mendirikan Rumah Sakit menjadi type C yang berarti mempunyai kemampuan pelayanan 4 ( empat ) spesialis dasar , yaitu pelayanan spesialis anak, bedah, penyakit dalam serta kebidanan dan kandungan. Pada tahun 2004 dilakukan penambahan beberapa fasilitas yang sampai saat ini kapasitas TT mencapai 71 tempat tidur. Pada tahun 2011 berdasarkan Surat Izin Walikota

Bekasi

Nomor

:

445.1/1677/YANKES/VIII/2011

tentang

Izin

Tetap

menyelenggarakan Rumah Sakit . Saat ini luas tanah mencapai 6.610 m2 dan luas bangunan mencapai 3.185 m ² berlantai tiga dengan kapasitas jumlah tempat tidur 105 tempat tidur. Rumah Sakit Graha Juanda terletak di perbatasan antara Kota Bekasi dengan Kabupaten Bekasi. Tepatnya di Jl. Ir.H Juanda no. 326 Bekasi. Lokasi ini sangat strategis , mudah dijangkau dari pintu tol Bekasi Timur , Tambun dan Cikarang . Terletak di pinggir jalan utama dan dikelilingi oleh kawasan industri dan perumahan. Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai dokter spesialis yang cukup lengkap antara lain dokter kebidanan dan kandungan, dokter anak, dokter penyakit dalam, dokter bedah, dokter saraf, dokter bedah orthopedic, dokter mata, dokter THT, dokter kulit dan kelamin , dokter jantung dan pembuluh darah dan dokter paru yang kompeten dibidangnya. Sesuai dengan fungsi rumah sakit yaitu mewujudkan derajat kesehatan masyarakat, khususnya kota Bekasi dan sekitarnya melalui upaya preventif, promotif, kuratif dan rehabilitative. Selain melakukan upaya pelayanan kesehatan yang merupakan tugas pokoknya, rumah sakit juga tidak melupakan fungsi sosialnya ( CSR ) .Hal ini dibuktikan dengan upaya rumah

sakit melakukan beberapa kegiatan sosial antara lain pengobatan massal dan khitanan massal untuk masyarakat sekitar yang kurang mampu, operasi katarak gratis bekerja sama dengan dinas kesehatan, pembagian sembako gratis untuk kaum duafa, dan penyuluhan kesehatan gratis sebagai upaya promosi kesehatan untuk anak sekolah dan lansia.

BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS

VISI Visi Rumah Sakit Graha Juanda dalam Rencana Jangka Panjang 2009-2014 adalah : “ Menjadi Rumah Sakit Rujukan Kebidanan, Perinatologi dan Traumatologi terbaik di Bekasi dengan memberikan pelayanan bermutu yang berorientasi pada kepuasan pelannggan pada tahun 2014. MISI 1. Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, professional dan ramah kepada pelanggan serta mempunyai loyalitas dan dedikasi yang tinggi terhadap 2. 3. 4. 5.

rumah sakit. Menjalin kemitraan dengan fasilitas –fasilitas kesehatan dan instansi lain. Menjadi pusat rujukan kebidanan, perinatologi dan traumatologi Memberikan tarif yang kompetitif. Menyediakan fasilitas peralatan kebidanan, perinatologi dan traumatologi yang lengkap dan modern FALSAFAH

Rumah Sakit Graha Juanda mempunyai Falsafah/ Motto : “ Kesehatan Anda Adalah Kebahagaian Kami “ TATA NILAI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA Tata nilai secara organisasi di Rumah Sakit Graha Juanda harus dimiliki oleh seluruh

karyawan

dalam

melaksanakan

pelayanan

prima

kepada

para

pelanggan/ pasien, karena itu setiap karyawan diharapkan dapat memahami pentingnya

peran

mereka

dalam

memberikan

pelayanan

prima

kepada

pelanggan untuk mencapai kepuasan pelanggan. Adapun tata nilai Rumah Sakit Graha Juanda dalam melayani agar pelanggan dapat terpuaskan adalah : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Senyum tulus Wajah hangat dan bersemangat Menomor satukan pelanggan Dengarkan kebutuhannya Menyebut namanya Bahasa tubuh yang menunjukan perhatian Bicarakan yang diminati pelanggan

8. Gunakan bahasa yang jelas 9. Proses yang sudah dikerjakan 10. Produck knowledge 11. Tampil yang rapih TUJUAN RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA 1. Mendukung

pemerintah

kesehatan masyarakat 2. Mewujudkan derajat

dalam

meningkatkan

kesehatan

yang

optimal

kualitasi

pelayanan

melalui

pedekatan

pemeliharaan kesehatan, pencegahan penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan. 3. Mewujudkan pelayanan kesehatan

bermutu

dengan

mengutamakan

kepuasan kepada pelanggan 4. Mengembangkan pelayanan unggulan 5. Membentuk sumber daya manusia yang memiliki kompentensi tinggi, integritas dan komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui pendidikan dan pelatihan 6. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan 7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT GRAHA JUANDA PT. CIPTA MEDIKA MANDIRI DEWAN DIREKSI DIREKTUR RS GRAHA JUANDA SPI

KOMITE MEDIS

SMF I

WADIR BIROH/HUMAS

   

IGD POLIKLINIK OK VK

  

SMF II

WADIR MEDIS

PENUNJANG MEDIS

PELAYANAN MEDIS

IFRS LAB GIZI  RM DAN PENDAFTARAN  FISIOTERAFI

SIRS MANAJEMAN RISIKO RS

SMF III

WADIR PELAYANAN UMUM

KEPERAWATAN

    



VIP KELAS 1 KELAS 2 KELAS 3 ICU/NICU PERINA

       

Logistik IPSRS RT/ Kesling CS Laundry Driver Kurir Parkir

WADIR KEUANGAN & PEMBUKUAN

  

Keuangan Kasir Penagihan RI/RJ Akuntansi  Pelaporan  Costing

WADIR PERSONALIA

 Penggajian  Recruitmen  Diklat  Operator  Security

WADIR MARKETING

         

Perusahaan PT JPKM Asuransi MCU Rujukan Pelatihan Public Relation Service Exelence Kotak Saran

BAB V STRUKTUR ORGANISASI DIKLAT

DIREKTUR Dr. Yuli Restiyanti, MARS

KA. BAG. UMUM & KEUANGAN ALIANSI, SE.

KA. SUBAG. SDM JAMIT, SE.

PELAKSANA DIKLAT & PERPUSTAKAAN Mohamad Syarief Abd. SKM.

BAB VI URAIAN JABATAN

PELAKSANA DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN PELAKSANA DIKLAT 1

Nama

Mohamad Syarief Abdullah

2

Unit Kerja

SDM

3

Jabatan

Pelaksana Diklat

4

Kualifikasi

Minimal D-III dengan pengalaman bidang SDM khususnya mengenai Diklat dan Perpustakaan Pelatihan Manajemen Diklat Pengalaman >2Thn

5

Waktu Kredensial Terakhir

Tugas Pokok 1. Membuat program pelatihan 2. Melaksanakan pelatihan 3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda 4. Pengistrasian dan termasuk daftar pusataka

Pengarsipan

dokumen-dokumen

pelatihan

5. Membuat laporan bulanan dan tahunan Uraian Tugas 1. Membuat program pelatihan Mengkoordinir kebutuhan-kebutuhan pelatihan dari setiap bagian, serta membuat program pelatihan untuk pengembangan kualitas kinerja karyawan yang dapat meningkatkan mutu pelayanan. 2. Melaksanakan pelatihan -

Menyelenggarakan pelatihan pengembangan kualitas kinerja karyawan secara internal.

-

Menyelenggarakan diklat Customer Service secara periodic baik internal maupun eksternal untuk semua karyawan secara bertahap.

-

Mengirim karyawan untuk mengikuti pelatihan yang bermanfaat bagi peningkatan mutu pelayanan Rumah Sakit.

3. Mengawasi dan Mengevaluasi pelaksanaan program pendidikan dan pelatihan karyawan RS Graha Juanda -

Membuat evaluasi hasil pelatihan yang kemudian dilaporkan kepada manajer Sumber Daya Manusia (SDM)

-

Mengevaluasi karyawan yang telah mengikuti pelatihan berikut program pasca pelatihannya.

-

Melaporkan hasil kegiatan kepada Kepala Bagian SDM dan Diklat

4. Pengistrasian dan pengarsipan dokumen-dokumen pelatihan -

Mengarsipkan sertifikat pelatihan dan buku-buku pelatihan

-

Mengumpulkan dokumentasi pelatihan.

-

Merekap data penilaian pelajar/mahasiswa

dan

membuat

sertifikat

bagi

para

5. Mengkoordinir kepengurusan perpustakaan RS Graha Juanda Mendata dan mengarsipkan buku-buku perpustakaan Rumah Sakit Graha Juanda. 6. Membuat Laporan Bulanan dan Tahunan -

Melaporkan hasil kegiatan program diklat yang berjalan setiap bulan

-

Melaporkan hasil kegiatan program diklat selama 1 (satu) tahun

Mengetahui, Kepala bagian istrasi Umum dan keuangan

Pelaksana Diklat

A L I A N S I, SE. ABD.SKM.

MOH.SYARIEF

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA I. Tata Hubungan Kerja Dengan Unit Lain BAGIAN KEPERAWATAN & KEBIDANAN

BAGIAN UMUM & KEUANGAN

BAGIAN MEDIS

BAGIAN PENUNJANG MEDIS

Diklat dan Perpustakaan

TIM K3RS

TIM PATIENT SAFETY TIM PPI

UMUM/ TEKNISI OPERATOR

TIM MUTU

SECURITY LOGISTIK

II. Keterkaitan Hubungan Kerja dengan unit lain 1. BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN : Dalam kaitannya dengan bagian umum dan keuangan terbagi menjadi dua hubungan sbb : a. hubungan keuangan pembiayaan

pelatihan

:

segala dan

hal

kebutuhan

pembelian

bagian

kebutuhan

diklat

pelatihan

terkait lainnya,

dilakukan koordinasi dengan bagian keuangan. b. hubungan diklat : segalahal yang menyangkut diklat untuk bagian umum dan keuangan, seperti pelatihan orientasi umum dan khusus untuk karyawan baru di bagian keuangan adalah tanggung jawab bagian Diklat&perpustakaan,

selain

itu

juga

adanya

kebutuhan

akan

pengembangan SDM di bagian umum & keuangan melalui pengiriman untuk mengikuti pendidikan atau pelatihan diluar lingkungan Rumah Sakit juga menjadi tanggung jawab bagian diklat & perpustakaan. 2. BAGIAN KEPERAWATAN DAN KEBIDANAN Pelaksanaan kegiatan Diklat terkait bidang keperawatan dan kebidanan baik itu Orientasi karyawan, pendidikan dan pelatihan keperawatan dan kebidanan baik dalam bentuk internal maupun pengiriman untuk mengikuti pendidikan ataupun pelatihan diluar lingkungan rumah sakit. Bagian diklat juga membutuhkan kerjasama dengan bagian keperawatan dan kebidanan dalam hal pelatihan terkait bidang tersebut dalam mencari narasumber pelatihan internal rumah sakit graha juanda dan kepanitian pelatihan dibidang terkait. 3. BAGIAN MEDIS

Dalam hubungannya dengan bagian pelayanan medis, Diklat memfasilitasi kebutuhan pelatihan bidang medis. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang medis 4. BAGIAN PENUNJANG MEDIS Mengadakan Orientasi bagi seluruh karyawan baru di bagian penunjang medis, juga memfasilitasi kebutuhan pelatihan di bagian tersebut. Dan bekerjasama dalam kepanitian pelatihan dibidang penunjang medis 5. TIM K3 RUMAH SAKIT Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait K3 Rumah sakit seperti kegiatan pelatihan K3 RS, Pelatihan Penanggulangan Bencana & Kebakaran dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang K3 RS 6. TIM PATIENT SAFETY Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait Patient Safety Rumah sakit seperti kegiatan-kegiatan pelatihan Patient Safety dan juga bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang Patient Safety. 7. TIM PPI Bekerja sama pada pelaksanaan Orientasi Umum, untuk memberikan materi terkait PPI seperti kegiatan pelatihan Pencegahan dan pengendalian Infeksi, pelatihan Hand hygiene serta pelatihan lainnya, dan bekerja sama dalam hal kepanitiaan untuk lingkup pelatihan bidang tersebut 8. TIM MUTU RS Bekerja sama dalam pengendalian mutu rumah sakit khususnya melalui pendidikan dan pelatihan. 9. OPERATOR Apabila bagian diklat membutuhkan sambungan telpon keluar, ataupun pengiriman berkas melalui Fax maka bagian diklat akan berhubungan dengan bagian Operator. 10. LOGISTIK

Kebutuhan bagian diklat seperti alat tulis, dan kebutuhan lainnya yang menyangkut dengan bagian logistik maka akan berkoordinasi dengan bagian tersebut. 11. TEKNISI Apabila ada kerusakan terkait peralatan Diklat dan juga kebutuhan akan perlengkapan dalam pelaksanaan diklat maka akan berkoordinasi dengan bagian teknisi. 12. SECURITY Terkait masalah keamanan saat pelaksanaan diklat serta hal-hal lain yang dibutuhkan

bagian

diklat

yang

ada

hubungannya

dengan

bagian

keamanan. STANDAR KUALIFIKASI BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN N

Jabatan

Kualifikasi

Pengalaman

Jumlah

o 1

Pelaksana Diklat

Pendidikan : Minimal D-III dengan pengalaman di bidang SDM khususnya mengenai diklat dan Perpustakaan

Pelatihan : Pelatihan Manajemen Diklat

Diperlukan Pengalaman : Diatas 2 Tahun

& Perpustakaan

POLA KETENAGAAN BAGIAN DIKLAT DAN PERPUSTAKAAN N

Nama

o 4

Mohamad Syarief Abd.

Pendidi

Pangkat/Golo

Tgl.La

kan

ngan

hir

S1

P. Yunior Grade

15/08/8

2/2B

6

Jenis

Lama

Kelami Kerja n L

3 Th

Pelatih an

BAB VIII PERTEMUAN / RAPAT A. Pengertian Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu masalah tertentu. B. Tujuan I. Umum Dapat membantu terselenggaranya

pelaksanaan

pendidikan

pelatihan yang professional di bagian diklat RS Graha Juanda II. Khusus :

dan



Dapat menggali segala permasalahan terkait dengan diklat dan



perpustakaan Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait

dengan diklat & perpustakaan C. Kegiatan Rapat Rapat dilakukan dan diadakan oleh bagian dIklat yang dipimpin oleh pelaksana diklat itu sendiri dan di hadiri oleh unit terkait. Rapat yang diadakan ada 2 macam yaitu : 1. Rapat Terjadwal : Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh bagian diklat setiap akan melaksanakan kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi karyawan. Untuk jadwal kegiatan mengikuti yang ada pada program kerja diklat. 2. Rapat tidak terjdwal: Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh Bagian Diklat untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan diklat yang bersifat insiden. BAB IX PELAPORAN A. Pengertian Pelaporan merupakan

sistim

atau

metode

yang

dilakukan

untuk

melaporkan segala bentuk yang ada terkait dengan Diklat B. Jenis laporan Laporan dibuat oleh Pelaksana Diklat & Perpustakaan. Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari : 1. Laporan Kegiatan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap selesai dalam melaksanakan kegiatan pelatihan dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah pelaksanaan kegiatan pelatihan tersebut dan juga evaluasinya 2. Laporan Triwulan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tiga bulan dan diserahkan kepada kasubag. SDM. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada) d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Rencana kegiatan pelatihan 3 bulan kedepan

f. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan g. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama 3 bulan 3. Laporan Tahunan Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap akhir tahun dan diserahkan kepada kasubag. SDM juga Direktur. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah : a. Laporan pelatihan inhouse yang telah dilaksanakan b. Laporan pelatihan dan pendidikan ekshouse (jika ada) d. Laporan kegiatan siswa magang/ praktek kerja lapangan e. Daftar inventaris barang diklat & perpustakaan f. Evaluasi pelaksanaan kegiatan diklat selama satu tahun (berdasarkan program kerja)