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¿ERP vs. WMS?

Equilibrio de Sistemas vs. Activos Formulando la Pregunta del Millón de Dólares: ERP vs. WMS? Como líder en el sector de la cadena de suministros, a menudo se nos pide comentar los temas candentes en el sector; ¿qué temas está discutiendo la gente? A lo largo del último año, nos han pedido muchas veces que opinemos acerca de si una empresa debiese usar el módulo de bodegas de su ERP existente para correr sus operaciones o si debiese buscar una solución que sea la mejor de su clase. Como ocurre con la mayoría de las decisiones de negocios, finalmente se trata de equilibrar vuestras necesidades de sistemas con vuestros activos; dinero. Pocas decisiones de la cadena de suministros afectarán dramáticamente vuestras actividades diarias, la salud financiera general de la empresa y las relaciones con los clientes, más que la selección e implementación de un sistema de gestión de bodegas o un sistema de ejecución de cadenas de suministro. Hoy por hoy, la división entre los proveedores tradicionales “ERP” y “WMS” se está desdibujando. Los proveedores ERP, tradicionalmente arraigados en sistemas de gestión financiera y de pedidos, están expandiendo las capacidades de su funcionalidad “entre las cuatro paredes”. Además, los mejores proveedores WMS de su clase, se están expandiendo a áreas de aplicaciones que antes eran delgadas, de visibilidad de la cadena de suministros, gestión de pedidos, planificación de cadenas de suministros y otras.

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¿Quién Encabeza el Desfile? Cuando se nos pregunta “¿qué debo hacer?” nuestra primera respuesta es averiguar acerca de quien toma la decisión. Si el CFO se está preguntando si invertir millones en un Nuevo WMS o quedarse con la funcionalidad ERP de la cual ya es partidario, las probabilidades están a favor del ERP. Sin embargo, si el COO es quién toma la decisión, tenemos criterios diferentes. Operaciones busca la amplitud de la funcionalidad, adaptabilidad y aversión al riesgo; este enfoque generalmente inclina la decisión a favor del mejor WMS de su clase. Finalmente, si el CIO está en el asiento del conductor, él está más preocupado con su personal actual de TI, sus destrezas, las inversiones existentes de hardware y cuán dispuestos estén a recibir un agregado a su gran carga existente. Francamente, TI puede inclinar la balanza en cualquiera dirección.

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¿ERP vs. WMS? Lamentablemente, la decisión ERP vs. WMS no es tan simple como quién dirige el asunto; hay tanto en juego que se debe evaluar las opciones en profundidad e indudablemente se deberán hacer algunas concesiones. El Costo Total de Propiedad (TCO) debe ir a la delantera en su evaluación.

¿Qué es el TCO? El Costo total de Propiedad se determina considerando todos los costos asociados a la implementación inicial del sistema y también los costos continuados de soporte y mantenimiento. Los costos iniciales de implementación incluyen no sólo los cargos por licencia y los costos de hardware y tecnológicos, sino que también los cargos por modificaciones e integración. Los costos continuados incluyen el mantenimiento y cargos por servicios estándares, las actualizaciones y la capacidad de escalar y adaptar sus sistemas a medida que el negocio evolucione. También es necesario agregar algunas cifras estimativas al TCO, tales como el impacto en la satisfacción de los clientes e implicaciones competitivas, como también el enorme impacto de tiempo en sus recursos existentes.

Entonces ¿Dónde Comenzamos? En primer lugar, todos los del equipo deben comprender que la evaluación de un sistema de ejecución de la cadena de suministro es un esfuerzo colaborativo para equilibrar las metas de finanzas, operaciones y de TI. El proceso de selección debe enfocarse en proporcionar metas clave de rendimiento y en mejorar el valor del negocio. Se debe definir clara y completamente los objetivos de largo plazo del negocio y los requerimientos funcionales del sistema. ¿Qué operaciones desea mejorar gracias a la inversión? ¿Qué medidas específicas de rendimiento deben mejorar gracias a esta inversión? Algunas consideraciones clave incluyen la capacidad de respuesta a los requerimientos cambiantes del cliente, aspectos de cumplimiento de regulaciones, el ambiente técnico interno y los estándares nuevos del sector o de la empresa, por nombrar unos pocos ejemplos.

El TCO de ERP Cualquiera sea la decisión, ERP o WMS, hay costos esperados de implementación, ya sea que se use personal interno, al proveedor del software o a un tercero. También se puede esperar un monto sustancial de costos de integración. Sin embargo, no se puede

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asumir que el costo de implementación de un módulo existente de bodegaje en su ERP será bajo. Tampoco se puede asumir que el módulo se integrará en forma segura al resto del ERP ni que tocará otros puntos de o, tales como el equipamiento de manejo de materiales. El mayor factor de costo a examinar es el costo de las soluciones alternativas que compensen la funcionalidad menos robusta o faltante y el potencial impacto en la satisfacción de los clientes. Puede que usted descubra que el módulo “gratuito” de bodegaje que usted recibió con su ERP no es realmente gratuito.

El TCO de WMS Puede que le sea difícil venderle la idea a su CFO que la licencia inicial y los cargos de modificación de un WMS sirvan para alcanzar las metas de negocios; estos cargos pueden ser sustanciales como también ser un blanco móvil si usted pierde el control de las personalizaciones. Al igual que el ERP, no asuma que la integración WMS a otros sistemas será sin problemas; puede haber costos ocultos allí. Usted también podría considerar agregar un sistema de control de bodegaje, para apoyar mejor la integración del WMS a las inversiones existentes de manejo de materiales. Otro aspecto a considerar es el costo inicial de actualización del hardware y de la tecnología, como también los cargos continuados de mantenimiento y apoyo.

Entonces ¿Qué Evaluamos? 1. Adecuación Funcional. Investigue a su proveedor ERP o a los proveedores WMS conocidos en su sector para crear una lista corta. Cree una lista “debo tenerlo” vs. una lista “sería bueno tenerlo”. Insista en que todos los proveedores demuestren su capacidad de satisfacer la lista “debo tenerlo”. No acepte demostraciones aún no implementadas ni la funcionalidad descrita en PowerPoint. Aunque las empresas ERP están aumentando sus capacidades, sus módulos de bodegaje tradicionalmente fuerzan compromisos operacionales significativos en operaciones grandes y complejas. Algunos ERP también son livianos en sus capacidades de seguimiento detallado de productos que se requiere en algunos sectores. Usted debe equilibrar eso preguntándose: ¿realmente necesitamos toda esa funcionalidad que provee un WMS que es el mejor de su clase, o es un exceso para nuestra operación? ¿Se requerirá esa profunda funcionalidad en el futuro para alcanzar sus

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¿ERP vs. WMS? metas de negocios? Si las respuestas a esas preguntas es sí, usted necesita evaluar las mejores opciones de la clase.

Para Resumir

2. Flexibilidad. La mayoría de los sistemas le entregará opciones funcionales manejadas mediante parámetros para permitir la creación de un aspecto “personalizado; además, la mayoría de los sistemas proporciona generadores de informes y son escalables hasta una variedad de tamaños de empresas y diferentes volúmenes. Sin embargo, respecto a la flexibilidad, la base de los ERP es la lógica basada en transacciones, como en los sistemas de gestión financiera y de pedidos. Aunque los recursos de sus empresas les ha permitido agregar considerable funcionalidad en el último año, los sistemas ERP tienden a funcionar mejor en un ambiente lineal con actividades secuenciales y pocas excepciones. Si su negocio tiende a tener cambios diarios en prioridades, puede que usted se incline por un WMS, por su enfoque de tiempo real en la realidad operacional. 3. Adecuación Técnica. ¿Qué es lo que su grupo de TI puede manejar y que entrenamiento adicional se requerirá? ¿Cuál es la inversión de hardware que se requerirá?¿Cómo se puede integrar este sistema a inversiones existentes en equipamiento de manejo de materiales? ¿Se puede usar el hardware RF existente o requiere actualización? Aquí es donde usted puede obtener valiosa información de las referencias de proveedores; intente obtener respuestas honestas de otros clientes que hayan experimentado una actualización. ¿Ha sido dolorosa? ¿Cuál ha sido la frecuencia? ¿Con qué sorpresas se encontraron?

Cómo se puede ver, no hay una respuesta fácil a la pregunta del millón de dólares; se requiere una evaluación honesta de necesidades y una lista detallada de requerimientos funcionales y de sistemas para enmarcar la mejor respuesta. El consejo más sólido que le podemos dar a cualquiera que transite por esta ruta es que decida cuánto está dispuesto a transigir en términos de funcionalidad y cuanto está dispuesto a gastar para tener esa funcionalidad. ¡Buena suerte!

Acerca de Fortna Durante más de 60 años, nos hemos asociado con las principales marcas del mundo: empresas tales como ASICS, O’Reilly Auto Parts y MSC, ayudándoles a mejorar sus operaciones de distribución y a transformar sus negocios Las empresas con operaciones complejas de distribución confían en Fortna para ayudarles a cumplir con las promesas hechas a sus clientes y a enfrentar los desafíos competitivos en forma rentable. Somos una empresa de servicios profesionales que se basa en una promesa: desarrollamos un sólido caso de negocios y nos hacemos responsables de esos resultados. Nuestra experticia cubre la estrategia de cadenas de suministro, las operaciones de centros de distribución, el manejo de materiales, los sistemas de cadenas de suministro, la excelencia organizacional y el software de control de bodegas.

4. Adecuación Financiera. Finalmente, las demandas del presupuesto pueden inclinar la decisión final; al quedarse con su módulo ERP, usted puede proteger su inversión actual en hardware y mantener a su personal actual de TI. Sin embargo, en su análisis de ROI, usted debe equilibrar los ahorros aparentes con una difícil pregunta: ¿Qué se gana al invertir en este software mejor de su clase como diferenciador competitivo?

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¿ERP vs. WMS? ¿Cómo podemos ayudar? Fortna ayuda a las empresas a desarrollar el caso de negocio para la inversión, incluyendo los análisis de puntos de inflexión que crean confianza. Para obtener más información, pida hablar con uno de nuestros consultores.

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