Estructura General De Un Evento 445r4j

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO (ORGANIGRAMA) Organigrama: Donde se define el orden jerárquico que se establecen en la organización del evento, teniendo en cuenta quien será el líder y que comités colaboraran en la realización del evento.

 Coordinador General Es el ejecutivo responsable de liderar el equipo de trabajo que comparte el compromiso de planificar, organizar... Funciones: Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de istración y ejecución. Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador. Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias.  Comité organizador Está integrado por los coordinadores de cada comité. Tiene la responsabilidad de definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conllevan a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma de decisiones. Así mismo tiene a su cargo la elaboración y coordinación del programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros.  Comité Financiero Le corresponde elaborar el presupuesto general de gastos. Es responsable de la consecución de fondos y aportes para financiar el evento. Tiene a su cargo el movimiento de cuentas,

facturaciones, entre otros. También debe llevar el balance financiero y asignar personas para el manejo del dinero.  Comité istrativo Se encarga de istrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios. Facilita los medios económicos, materiales y controla su adecuada utilización. Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento dependiendo directamente del Director General.  Comité de Relaciones Públicas Es el de mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación y atención directa de los participantes; por consiguiente, debe constituir internamente subcomités tales como: 1. Subcomité de promoción, divulgación y publicidad: Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria, que incluya: afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa, radio y televisión. La promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público. Tiene la responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción, diseño de instintivo para plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en general. 2. Subcomité de Inscripciones: La inscripción es la vinculación formal de los participantes al evento.

 Comité de Logística Se encarga específicamente de: Elegir el sitio apropiado para el evento. Montaje de tarimas. Montaje de luces y sonidos. Decoración y ambientación del sitio del evento. Revisar que el protocolo se cumpla. Distribución de los diferentes objetos como sillas y mesas.  Comité Académico Se encargará de hacer los os con los conferencistas, exponentes, participantes y relatores. Por otra parte, deberá coordinar la recepción de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales serán parte de las memorias del evento. Por último, Deberá acordar con el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas. Objetivos: General y Específicos. Directrices para la organización de eventos en la Unidad istrativa: Pre evento, evento y post evento.

Proceso istrativo Es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. “Si los es o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o es se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso istrativo”. (Hurtado, p.47) La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso istrativo, nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:

 Fases Se plantean dos fases en el proceso istrativo, una mecánica y otra dinámica. En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización. La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.  Actividades que lo componen Como ya se ha mencionado, el proceso istrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación, una breve introducción a cada una. 1. Planeación: Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado. 2. Organización: Es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso

en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos. 3. Dirección: La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación. 4. Control: El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua. Existen algunas otras actividades o funciones que han sido adicionadas por diversos autores, entre ellas se tienen: 5. Integración: Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal. 6. Previsión: Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización se encontrará. Población Objeto Se clasifica como el número de personas a las cuales va dirigida la prestación del servicio o la venta de un producto según el tipo de necesidades, también conocidas como clientes son uno de los componentes esenciales en el desarrollo de cada una de las acciones económicas que realiza una organización. Conjunto de individuos de los que se quiere obtener una información. La población objeto se ve como el grupo de personas al cual va a ser destinado determinada investigación, proyecto o evento a realizar. Tipos de participantes de acuerdo con la clase de evento: – Roles vinculados al programa de actividades: 

Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado tema invitados para dar conferencias especiales dentro del evento. Generalmente, son invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas actividades y que cuentan con una trayectoria importante, por lo que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo principal de convocatoria.

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Oradores, disertantes o speakers: También son especialistas en algún tema y son invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad dentro del evento.

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istas: Especialistas invitados para desarrollar un tema y debatir diferentes cuestiones, en el marco de un Foro, un o una Mesa Redonda.

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Coordinadores y Moderadores: Pueden también llamarse presidentes de mesa haber co-coordinadores y secretarios. Son quienes se encargan de presentar una sesión (simposio, curso, taller, mesa redonda, etc), presentar a los oradores, moderar los tiempos de las conferencias, abrir el debate, regular las preguntas y respuestas y a veces dar una conclusión de las presentaciones al finalizar.

– Roles vinculados a una exposición paralela: 

Stands de patrocinadores o sponsors que son las empresas relacionadas con la temática del evento que lo apoyan económicamente a cambio de publicidad.

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Stands de otras instituciones que pueden ser ONG, fundaciones o futuros eventos de la misma espacialidad o subespecialidad que necesiten difusión.

– Asistentes: Son los participantes o visitantes del evento, quienes asisten a las diferentes actividades. Este es el grupo al que vamos a tratar de segmentar y en consecuencia interesar a través de diferentes acciones de difusión y promoción para que se inscriban y participen del evento. Esta clasificación es importante para poder reconocer cada una de las participaciones dentro del evento y al finalizar el mismo, poder otorgar diplomas o certificados por cada tipo. Esta práctica si bien no se suele realizar en todos los eventos, sería importante implementarla, desde un curso hasta un congreso, ya que también es uno de los motivos de participación de las personas que cumplen los distintos roles. ¿Qué información debe incluir un diploma o un certificado? 

Logo del evento

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Logo de la entidad que organiza

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Nombre, fecha y lugar del evento

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Nombre del participante

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Rol o cargo que ocupó (asistente, moderador, invitado especial, patrocinador, etc.). En caso de ser orador incluir el tema que desarrolló.

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Firma de él o los del comité organizador

Generalmente se tienen prediseñados y se completan con el nombre y el rol que ocuparon en el marco del evento (a mano, o por computadora). Perfil de los asistentes Fecha y duración del Evento. Cronograma De Actividades También llamado carta gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la

organización y seguimiento en la preparación de eventos. El cronograma tiene un aspecto similar al timming, pero abarca un tiempo muchísimo mayor, desde el encargo ale equipo producto hasta terminadas todas las actividades relacionadas con el evento. Este desarrollo cronológico se separa en días, semanas y meses en la coordenada horizontal. En la coordenada vertical, se enumeran todas las actividades necesarias, ordenadas por rubros y con el mayor grado de desglose posible. Para preparar un cronograma comenzaremos entonces por hacer un listado detallado de actividades. A continuación, definiremos el tiempo necesario para cada una de ellas. Con estos antecedentes, podemos construir las series de actividades sucesivas y sus entrelazamientos. El paso siguiente será la compatibilización de las distintas series y la asignación de fechas de ejecución, priorizando las tareas más largas y complejas y cautelando los pasos críticos. Los rubros habituales en el cronograma de un evento son: a) Infraestructura: Obtención del local. Acondicionamiento. Levantamiento. Proyecto. Ejecución. Equipos audiovisuales. Iluminación. Ambientación corporativa. Mobiliario. Decoración. b) Entrega del mensaje: Discursos. Folletería. Exposición. Piezas audiovisuales. Regalos y premios. c) Animación y entretención: Actividades participativas. Animadores. Música en vivo y/o grabada. Números artísticos y de variedades. Proyecciones. d) Gastronomía e) Recursos humanos: Promotoras. Contratación. Entrenamiento. Supervisores. Guardias de seguridad. f) Aspectos complementarios: Embalaje y transporte. Vestuario. Peluquería y maquillaje. Invitaciones. g) Utilización promocional del evento: Fotografía, grabación y/o filmación. Invitaciones a la prensa. Inserciones y publicaciones. h) Evaluación del evento El cronograma no termina el día del evento. Habrá actividades posteriores, entre las que se encuentra la evaluación, tanto interna como con el mandante, la entrega del local, pagos, etc. Cada evento presenta características diferentes y requerirá que su cronograma se más detallado en aspectos específicos. Ejemplo tipo: Se adecuará a la magnitud del evento LANZAMIENTO DE PRODUCTOS – INAUGURACIONES – FERIAS – JORNADAS – SEMINARIOS – CONGRESOS - EXPOSICIONES

12 meses Antes: Selección de la sede. Fecha aproximada o exacta. Presupuesto. Cotización de precios. Contratar transportadora oficial. 11 meses Antes: Contratación de la sede. Fijar los fondos. Selección de los expositores (para una feria) o de disertantes (para un congreso). Difusión específica. Elección del logotipo, del color, del eslogan, etc. Toda la parte de comunicación interna y externa, se puede hacer basándose en un concurso de diseñadores gráficos y artistas 10 Meses Antes: Redactar el reglamento (congresos, concursos, exposiciones). Estudiar costos más precisos. Pedir presupuestos de todos los servicios, personal, auxiliar, alquiler de elementos. 8 Meses Antes: Si hay extranjeros, reserva de los hoteles, pasajes. Si es un congreso, seleccionar los temas propuestos. Si es una exposición, enviar información a los expositores. Determine el objetivo de la reunión y elabore un programa y un presupuesto. Reserve el lugar del evento y los servicios de apoyo. (Verifique el calendario de eventos locales para evitar un conflicto con días inapropiados) Envíe cartas con el acuerdo de los hoteles y de los proveedores. Organice una cuenta principal con el hotel para realizar los débitos de las reuniones (autorice a quien podrá firmar por estos cobros) Invite a los oradores e infórmeles sobre los participantes y las instalaciones del hotel, incluyendo la capacidad audiovisual. Notifique a los participantes. Prepare los obsequios de los viajes. 6 a 8 Meses Antes: Confirmar expositores. Confirmar temas a tratar. 2 a 6 Meses Antes: Programa tentativo de actividades sociales. Programa de acompañantes. Contratación de espectáculos, shows. Promoción y difusión directa. os con la prensa. Selección del menú para cocktail, banquete, coffee break, etc. Turismo pre y post evento. Diseño de uniformes. os con agentes de ceremonial. Impresión de documentación: reglamentos, programas, credenciales, diplomas, contratos tipo. Envío de documentación a los expositores y o participantes. 1 a 2 Meses Antes: Seleccionar, capacitar, contratar al personal auxiliar. Probar uniformes. Elaborar el programa final. Determinar exactamente horarios y tareas a desempeñar. Verifique con los oradores la marcha de sus presentaciones y los arreglos audiovisuales y logísticos. Entréguele al hotel la lista de hospedaje y confirme cualquier regalo u obsequio. Envíe los materiales para que arriben 24 horas antes de su llegada y confirme la llegada antes de salir de su oficina. Confirme todos los pedidos audiovisuales y organice las diapositivas. Haga los trámites necesarios para que después del evento se envíen los materiales a su oficina. Confirme (con 72 horas de antecedencia) la cantidad de alimentos y de bebidas para los eventos del primer día. Lleve un juego original de todos los comunicados que serán distribuidos. (En el caso de que los materiales que envió se pierdan o extravíen, usted podrá copiarlos del juego original). Inspeccione personalmente los materiales enviados y compruebe que todo haya llegado en buenas condiciones. Verifique que las fajas y la recepción estén de acuerdo con los horarios y lugares de sus eventos.

Hasta el día “D”: Controlar instalaciones. Chequear todas las necesidades. Ensayar los actos, calcular tiempos. Verificar hasta tres veces los equipos electrónicos. Verificar tiempos de entrega de mercadería. Verificar el armado de stands. Preparar carpetas y material para participantes. Supervisar la decoración. Calcular imprevistos económicos. Estudiar alternativas. Prepararse para adecuarse a lo inesperado. Tener suplentes para lugares estratégicos. Confirmar hora y lugar de entrega de productos, mercadería, etc. Verifique una hora antes los lugares de los eventos. Notifique inmediatamente al gerente de eventos si hubiera cambios en sus planes y necesidades. Firme diariamente las cuentas de los banquetes y guarde un registro de todos sus gastos en la propiedad. Posterior al evento: Indispensable para una evaluación. Devolución de elementos. Envío de material a la prensa. Envío de material a los participantes, fotos, grabaciones, fotocopias, diplomas. Enviar una carta con sus opiniones, o invitación para otros eventos. Agradecimientos. Arqueo de caja. Cierre de cuentas provisorias, etc. Informe crítico sobre los resultados. Análisis de la proyección social del evento y el rédito económico y si se cumplieron las expectativas.