Format Fail Meja Terkini 484339

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN GRED U29 JABATAN KECEMASAN DAN TRAUMA HOSPITAL LAHAD DATU

DISEDIAKAN OLEH: NAMA: MUHAMAD TARMIZI BIN TALIB JAWATAN: PEN. PEG. PERUBATAN U29 TARIKH DISEDIAKAN: 11 NOVEMBER 2013

DISEMAK OLEH: NAMA: DR MOHD ZAKI FADZIL BIN SENEK JAWATAN: PAKAR PERUBATAN KECEMASAN UD54 TARIKH DISEMAK: 11 NOVEMBER 2013

DILULUSKAN OLEH: NAMA: DR TAN HEE TING JAWATAN: DR TAN HEE TING TARIKH DILULUSKAN:

TARIKH KEMASKINI: PERTAMA: 11.11.2013 KEDUA: 12.11.2013 KETIGA: 14.11.2013

NOVEMBER 2013

KANDUNGAN PERKARA

MUKA SURAT

1.

Objektif, Visi & Misi Kementerian

2.

Carta Organisasi Kementerian

3.

Objektif, Visi & Misi Bahagian

4.

Carta Organisasi Bahagian

5.

Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai

6.

Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan PegawaiPegawai Lain

7.

Peraturan-Peraturan Pentadbiran

8.

Proses Kerja & Carta Aliran Kerja

9.

Senarai Semak (Checklist)

10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan 11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 13. Norma Kerja 14. Senarai Tugas Harian

OBJEKTIF, VISI DAN MISI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

VISI KEMENTERIAN (NOTA : Seperti di dalam MPK)

CARTA ORGANISASI MISI KEMENTERIAN (NOTA : Seperti di dalam MPK)

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF KKM

VISI KKM

CARTA ORGANISASI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF, VISI DAN MISI (BAHAGIAN / UNIT)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT

VISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNIT CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI (Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan & lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN JAWATAN: BAHAGIAN: UNIT: TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

KUASA YANG DIBERI

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN (CONTOH) JAWATAN:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BAHAGIAN:

PENTADBIRAN & KEWANGAN

UNIT:

KEWANGAN

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN 1. Timbalan Setiausaha Bahagian (Kewangan) Menandatangani surat penggilan mesyuarat , laporan

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

1.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

2.

Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

KUASA YANG DIBERI Tiada

TUGAS PEGAWAIPEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN 1. Penolong Pegawai Tadbir (K) 2 Mendapatkan maklumat berhubung dengan JPKA Kelulusan Perakuan -1 (baucer bayaran)

audit dan suratsurat lain yang berkaitan.

3.

2. Ketua Penolong Setiausaha (K) 1

4.

..

5.

..

6.

..

7.

..

8.

..

9.

..

Semua perkara berhubung dengan tugas-tugas yang berkaitan. 3. Penolong Setiausaha (K) 1 Kelulusan Perakuan ke-2 (baucer bayaran). Perkara-perkara yang berhubung dengan tugas yang berkaitan.

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan

2. Ketua Pembantu Tadbir (KPT) 1 Urusan tempahan bilik mesyurat, makan minum dan senarai kehadiran mesyuarat. 3. Pembantu Am Pejabat Membantu membuat salinan surat dan mengedarkan surat.

10. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai atasan dari masa ke semasa.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________ 1. 2. 3. 4.

AKTIVITI: ____________________________________________________ 1.

2. 3. 4.

AKTIVITI: ________________________________________________ 1. 2. 3. 4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN (CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) 1.

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari – Mac, April – Jun, Julai –

2.

September, Oktober – Disember). Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember

3.

2009. Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.

4.

Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan

5.

pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun. Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi

6.

Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan. Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat

7.

diadakan. Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari

8.

sebelum mesyuarat bermula. Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9.

Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat

PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA

Pengurusan

Bajet,

PROSES KERJA AKTIVITI: __________________________________________________ BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

PROSES KERJA (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) BIL.

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

1

Sediakan perancangan tarikhtarikh mesyuarat untuk setahun.

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008

2

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit.

Ketua Penolong Setiausaha / Penolong Setiausaha

3

Dapatkan tandatangan TSUB.

4

Edarkan surat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit yang berkaitan.

Surat Kementerian Kewangan bertarikh 29 Disember 2009. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991. (Seksyen / Para ……)

BIL.

PROSES KERJA

Sebelum Mesyuarat 5 Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. 6 Tempah bilik mesyuarat dan makan/minum. 7 Sedia dan edarkan surat jemputan mesyuarat kepada agensi berkaitan untuk mendapatkan maklum balas mesyuarat dan laporan JPKA mengikut suku tahun yang berkaitan. 8 Kemukakan maklum balas dan laporan JPKA ke Cawangan Kewangan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. 9 Terima dan semak maklum balas serta laporan. 10 Sediakan maklum balas mengikut format yang ditetapkan :- Laporan Perbelanjaan Pembangunan - Laporan Perbelajaan Mengurus - Laporan Pengurusan Perolehan - Laporan Pengurusan Aset Alih/ Asset Hidup - Laporan Pengurusan Stor 11 Kemukakan maklum balas dan laporan untuk semakan KPSU (K) 1. 12 Susun dan serah kepada Pembantu Am untuk dibuat

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

BIL.

PROSES KERJA salinan.

13 Sediakan format kehadiran untuk ahli mesyuarat. 14 Pastikan Pengerusi Mesyuarat atau Pengerusi Ganti dapat hadir. 15 Tempah makan/minum. Semasa Mesyuarat 16 Dapatkan tandatangan kehadiran ahli mesyuarat. 17 Catatkan minit mesyuarat.

Selepas Mesyuarat 18 Sediakan draf minit mesyuarat. 19 Kemukakan kepada KPSU untuk semakan. 20 Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.

PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG /PERATURAN

CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI: __________________________________________________ (Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

Tamat

CARTA ALIRAN KERJA (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit Dapatkan tandatangan TSUB Edarkan surat kepada Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) AKTIVITI: ________________________________________________

BIL. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

TINDAKAN

TANDA (  )

CATATAN

8.

9.

10.

11.

SENARAI SEMAK (CHECKLIST) (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) BIL.

TINDAKAN

1.

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.

2.

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

3.

Dapatkan tandatangan TSUB

4.

Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang berkaitan: a)

Jabatan Pertanian

b)

Jabatan Perikanan

TANDA (  )

CATATAN

c)

Jabatan Veterinar

d)

Cawangan Pentadbiran

5.

……………..

6.

……………..

1. 2.

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN AKTIVITI 1: 1. 2. 3. 4. AKTIVITI 2: 1. 2. 3. 4. AKTIVITI 3: 1. 2. 3.

4.

(Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN (CONTOH) AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT 1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. ……… 3. ……… 4. ……… AKTIVITI

2:

MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

PENGURUSAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009. 3. …….. 4. ……..

AKTIVITI

3:

MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN PERBENDAHARAAN

LAPORAN

JPKA

KE

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009. 3. ………. 4. ……….

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI JAWATAN: _______________________________

BIL 1. 2. 3. 4. 5. 6.

NAMA JAWATANKUASA JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI (CONTOH) JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

BIL

NAMA JAWATANKUASA

JAWATAN

KEKERAPAN MESYUARAT

1.

Jawatankuasa Pembuka Tender

Ahli

4 kali setahun

2.

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S

Ahli

3 kali setahun

3.

Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa Fail Meja/ MPK

Ahli

3 kali setahun

4.

Jawatankuasa Pertandingan KIK

Ahli

2 kali setahun

5.

……………………..

6.

……………………..

SENARAI BORANG BORANG YANG DIGUNAKAN

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________ Nama Borang

Kod Borang

1. 2. 3. AKTIVITI 2: ________________________________________________________ Nama Borang

Kod Borang

1. 2. 3. AKTIVITI 3: _________________________________________________________ Nama Borang 1. 2.

Kod Borang

3.

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan)

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN (CONTOH) AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR Nama Borang 1. Borang pengeluaran barang stor

Kod Borang KEW.PS-11

2. ………… 3. ………… 4. ………… AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab) Nama Borang

Kod Borang

1. ……….. 2. ……….. 3. ……….. AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

Nama Borang 1. ……….. 2. ……….. 3. ………..

NORMA KERJA

Kod Borang

NORMA KERJA JAWATAN: ____________________________________________

BIL.

1. 2. 3. 4. 5.

JENIS KERJA

NORMA KERJA (MASA/KUANTITI)

NORMA KERJA (CONTOH) JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 BIL.

JENIS KERJA

NORMA KERJA (MASA/KUANTITI)

1.

Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

2.

Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun (JPKA)

3.

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan

4.

Menyediakan surat rasmi

1 jam/ surat

5.

Menyediakan minit mesyuarat

4 jam/ minit

6.

…………..

…………..

7.

…………..

…………..

8.

…………..

…………..

Pengurusan

1 bulan / jawapan 1 - 2 minggu / mesyuarat 1 minggu / laporan

SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

:

JAWATAN

:

TARIKH

:

BIL. 1. 2. 3.

TUGAS SAYA HARI INI (kemaskini setiap hari)

CATITAN

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)

SENARAI TUGAS HARIAN (CONTOH)

NAMA

:

SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN

:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH

:

2 JUN 2013

BIL.

TUGAS SAYA HARI INI

1.

Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2.

Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil. 1/2013

3.

Menyediakan senarai jemputan mesyuarat

CATITAN