Fundamentos De Sistemas Y Registros Contables- Sistemas Contables (1).pdf 241g2

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS Y REGISTROS CONTABLES Curso de Formación a Distancia mediatizado por Tecnología

Unidad III- Sistemas Contables Autores: Eduardo Castillo Cruz Juan C. Salazar Tapia

INSTITUTO DE ESTUDIOS BANCARIOS “GUILLERMO SUBERCASEAUX” Fundado en 1929

 Objetivos Específicos de la Unidad A. Reconocer la contabilidad como un sistema de información istrativo. B. Identificar las distintas maneras de estructurar un sistema contable y sus implicancias en la división del trabajo. C. Elaborar los distintos estados financieros que debe preparar una empresa, para diferenciar la información que éstos proporcionan a los distintos s. D. Identificar los distintos métodos para el tratamiento de las existencias y su aplicación para el control físico de éstas.

79 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


Índice de Contenidos de la Unidad 3. Sistemas Contables 3.1. Concepto 3.2. Sistema de Contabilidad 3.2.1. Libro Diario 3.2.2. Libro Mayor 3.2.3. Balance de Comprobación y de Saldos 3.2.4. Balance Tabular 3.2.5. Estados Financieros 3.2.6. Libro de Inventarios y Balances 3.3. Sistema Jornalizador 3.4. Sistema Centralizador 3.5. Informes Contables 3.5.1. Balance 3.5.2. Estado de Resultados 3.5.3. Estado de Flujo de Efectivo 3.6. Cierre de Cuentas 3.7. Control de Existencias 3.8. Tratamiento Contable de las Mercaderías 3.8.1. Cuenta Mercaderías Única



Actividad de Aprendizaje N° 2 3.8.2. Desdoblamiento Parcial de la Cuenta Mercaderías 3.8.3. Desdoblamiento Integral de la Cuenta Mercaderías con Cuenta Complementaria Costo de Ventas 3.8.4. Control Físico de las Existencias A. Sistema de Inventario Periódico B. Sistema de Inventario Permanente C. Método FIFO D. Método LIFO E. Método Precio Medio Ponderado 3.9. Impuesto al Valor Agregado (IVA) 3.10. Actividades de Autoevaluación



UNIDAD III: SISTEMAS CONTABLES 3. Sistemas Contables 3.1. Concepto Como ya señalamos, la función de la contabilidad, consiste en la medición y registro de las transacciones mercantiles que ocurren en una organización y, su objetivo, es entregar información financiera estructurada a los diversos s de ella. Para transformar datos en información, la contabilidad se estructura como un sistema de información contable, el cual, como todo sistema, se puede esquematizar en los siguientes componentes:

Entorno

Corriente de Entrada (Datos)

Procesamiento

Corriente de Salida (Información) )

Retroalimentación



Entrada: Corresponde a los datos relativos a las diversas transacciones (Hechos Económicos) que ocurren en la empresa y que están sustentados en la documentación fuente. 82 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA










Procesamiento: Se refiere a la clasificación, medición y registro de los hechos económicos. Salida: Información contable estructurada que se entrega mediante los estados financieros a los distintos s. Retroalimentación: Se refiere a las decisiones que se toman sobre la base de la información contable, las cuales, generan nuevas transacciones que, a su vez, serán procesadas por el sistema contable. Entorno: Corresponde al medio en el cual está inserto el sistema de contabilidad y éste, es la propia empresa.

3.2. Sistema de Contabilidad Es un sistema de información istrativo, integrado por elementos materiales y normativos, que tienen por función transformar datos en información económica financiera. Los elementos materiales corresponden a las máquinas y equipos, documentos, comprobantes, libros, registros, etc. Los elementos normativos corresponden al cuerpo de doctrinas, normas y procedimientos establecidos para el funcionamiento integral del sistema. Son parte integrante de estos elementos normativos, tanto el Plan de Cuentas como el Manual de Cuentas, estudiados anteriormente.



Basados en los principales registros que debe contener, podemos esquematizar a un sistema contable de la siguiente forma:

Comprobantes Comprobantes dede Contabilidad Contabilidad

Libro Libro Diario Diario General General

Libro Libro Mayor Mayor

Balance de Balance de Comprobación Comprobación y de Saldos y de Saldos

Balance Balance Tabular, Tabular, Tributario Tributario o de Ocho o de Ocho Columnas Columnas

Estados Financieros Estados Financieros - Balance General - Balance General - Estado de Resultados - Estado de Resultados Libro de Libro de Inventarios y Inventarios y Balances Balances

3.2.1. Libro Diario Conocido también, como ‘libro de primera entrada’. En él, se deja una constancia cronológica, mediante el registro de asientos contables, de las operaciones que ha realizado una entidad.



3.2.2. Libro Mayor Conocido como ‘libro de segunda entrada’. Es el registro que contiene a las cuentas contables y, por lo tanto, en éste se agrupan las operaciones realizadas, traspasando a las cuentas respectivas, el movimiento contabilizado con anterioridad en el Libro Diario. Producto de la agrupación de transacciones, en las cuentas de mayor contenidas en este libro, se tiene para cada una de ellas, el Débito, el Crédito y el Saldo. 3.2.3. Balance de Comprobación y de Saldos. Es una hoja de trabajo que se utiliza para verificar la correcta aplicación del Principio de la Partida Doble, tanto en el registro de los asientos en el libro diario, como en el posterior traspaso a las cuentas de mayor. Verifica, a través de una cuadratura matemática, si el total de cargos efectuados en el período, es igual al total de abonos registrados. Su formato es el siguiente:



Balance de Comprobación y de Saldos Código

Cuentas

Débitos

----Mercaderías ----Maquinarias ----Proveedores ----Capital --------Sumas Iguales

185.000

Créditos

84.000

456.000 100.000

ZZZ

Saldos Deudor Acreedor 101.000 456.000

198.000

98.000

1.000.000

1.000.000

ZZZ

XXX

XXX

3.2.4. Balance Tabular Conocido, también, como Balance de Ocho Columnas o Balance Tributario, debido a que en el pasado se acompañaba a la declaración anual de impuestos. Tampoco corresponde a un Estado Financiero, sino que corresponde a una hoja de trabajo, que se determina a partir de la continuación del Balance de Comprobación y de Saldos. Consiste en separar y clasificar los saldos de las cuentas que forman parte del Balance (Activo, Pasivo y Patrimonio), de aquellas que forman parte del Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias).



A partir de la diferencia que se produce entre la suma de los saldos de las cuentas del Activo con la suma de los saldos de las cuentas de Pasivo y Patrimonio, se conoce el resultado del período, resultado que, necesariamente, debe concordar con el resultado que se obtiene al comparar la suma de los saldos de las cuentas que reflejaron ganancias con la suma de los saldos que reflejaron pérdidas en ese mismo período. Su formato es el siguiente:

Balance Tabular Saldos Código

Cuentas ----Mercaderías ----Maquinarias ----Proveedores Costo de Ventas ----Capital Ventas -----

Débitos Créditos Deudor

185.000

84.000

456.000 100.000

Otros ingresos

Estado Resultados

Acreedor Activo Pasivo Pérdid a

101.000

101.000

456.000

456.000

198.000

280.000

Balance

98.000

Ganancia

98.000

280.000

280.000

1.000.000 400.000

1.000.000 400.000

27.000

27.000

1.000.000 400.000 27.000

----Sumas Resultado Totales Iguales

ZZZ

ZZZ

XXX

XXX

YYY

TTT AAA

VVV AAA

WWW

YYY

YYY

WWW

WWW



3.2.4. Estados Financieros Son el medio a través de los cuales se entrega la información económica financiera, relativa a una empresa, a los distintos s.

Corresponden a un resumen estructurado de los hechos económicos ocurridos en una empresa en un período determinado.

Los estados financieros básicos son:  Balance  Estado de Resultados  Estado de Flujo de Efectivo

3.2.5. Libro de Inventarios y Balances En este libro, se registra el detalle de los recursos y las obligaciones con que la empresa inicia sus actividades comerciales y con los que termina al cierre de cada ejercicio contable anual.



Es un libro en el que se registra, sólo una vez en el año cuando termina el ciclo contable, una copia detallada del Balance Final, contenido en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio. Dicho detalle final, constituyen los datos iniciales para el siguiente período, reanudándose, de esta manera, el ciclo contable.

Para efectos y objetivos de este curso y, basados en la secuencia del registro de las transacciones, clasificaremos a los sistemas de contabilidad en: 

Sistema Jornalizador y



Sistema Centralizador

3.3. Sistema Jornalizador

Conocido como el sistema contable básico, consiste en el registro cronológico de las operaciones, a medida que se van realizando, en el Libro Diario y su posterior traspaso al Libro Mayor, desde el cual se obtienen los saldos de cada una de las cuentas, para la posterior confección del Balance de Comprobación y de Saldos, Balance Tabular y Estados Financieros.



Esquemáticamente, la secuencia de registro bajo este sistema es la siguiente:

Comprobantesdede Comprobantes Contabilidad Contabilidad (Transacciones) (Transacciones)

LibroDiario Diario Libro (Mediante (Mediante Asientos) Asientos)

LibroMayor Mayor Libro (Cuentascon con (Cuentas susSaldos) Saldos) sus

Este sistema básico, es aplicable sólo a contabilidades de reducido movimiento ya que, como todas las operaciones deben ser registradas en el libro diario en forma cronológica, se dificulta la división del trabajo en el registro contable. Del mismo modo, su reducida aplicación práctica se explica, también, por la existencia de una serie de disposiciones de carácter legal, que obligan a las empresas a llevar registros auxiliares para el control de operaciones específicas como, por ejemplo, el control del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el control de las remuneraciones. A estos registros obligatorios, se les da el carácter de auxiliares del Libro Diario, en los cuales, se registran las operaciones correspondientes de manera independiente de éste, facilitándose, de este modo, la división del trabajo.



3.4. Sistema Centralizador

A diferencia del Sistema Jornalizador, en este sistema, se establecen registros auxiliares del Libro Diario para operaciones o transacciones que son de carácter repetitivo en la empresa.

De este modo, el efectúa, en forma cronológica, establecidos, traspasándose o generalmente, una vez al mes, al asiento contable resumen.

registro de las transacciones se en los Libros Diarios Auxiliares centralizándose periódicamente, Libro Diario General, mediante un

Todas aquellas operaciones para las cuales no se ha establecido un registro auxiliar, se contabilizan directamente en el Libro Diario. Aún cuando la empresa puede establecer los registros auxiliares que se desprendan de sus particulares necesidades de información, los Diarios Auxiliares de utilización más frecuente son:



Diario Diario Auxiliar Auxiliar de deCaja Caja

Diario Diario Auxiliar Auxiliar de deBancos. Bancos.

Diario Diario Auxiliar Auxiliarde de Compras Compras

Diario Diario Auxiliar Auxiliarde de Ventas Ventas

Para registrar el movimiento de efectivo de la empresa. Generalmente, este registro se encuentra separado en ingresos y egresos.

Para llevar un registro detallado de los cheques girados por la empresa.

Registro exigido por disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, para controlar el IVA involucrado en las compras que realiza la empresa.

Registro exigido por disposiciones del Servicio de Impuestos Internos, para controlar el IVA involucrado en 92 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


las ventas empresa.

Diario DiarioAuxiliar Auxiliar de de Remuneraciones Remuneraciones

que

realiza

la

Registro de carácter legal establecido en el Código del Trabajo.



Esquemáticamente, la secuencia de registro en un sistema contable descentralizado es la siguiente:

Comprobantes de Comprobantes de Contabilidad Contabilidad

Libro Diario Libro Diario (Mediante Asientos) (Mediante Asientos)

(Transacciones) (Transacciones)

Libro Mayor Libro Mayor (Cuentas con sus (Cuentas con sus Saldos) Saldos)

Diario Auxiliar Diario Auxiliar Caja Ingresos Caja Ingresos

Diario Auxiliar Diario Auxiliar Caja Egresos Caja Egresos

Diario Auxiliar Diario Auxiliar Bancos Bancos

Diario Auxiliar Diario Auxiliar Compras Compras

Diario Auxiliar Diario Auxiliar Ventas Ventas

“Otros que determine “Otros que determine la empresa” la empresa” Ventas Ventas



Como puede observarse, la principal diferencia entre ambos sistemas, es que en el Jornalizador existe un único Libro Diario, en el cual, se registran todas las transacciones que realiza la empresa. En cambio, en el Centralizador se establecen registros Auxiliares del Libro Diario, en los cuales se registran, primeramente, las transacciones, traspasándolas posteriormente al Libro Diario General, como un resumen en un asiento contable.

3.5. Informes Contables Los informes contables corresponden a la corriente de salida del Sistema de Contabilidad. Son el medio, a través de los cuales, se entrega información estructurada a los distintos s de dicha información. Corresponden a un resumen de las transacciones efectuadas por una empresa durante un período determinado.



3.5.1. Balance Es un informe de contabilidad de carácter estático que muestra la situación económica y financiera de una empresa a una fecha determinada.

Consiste en la presentación de los saldos de las cuentas que integran el activo, el pasivo y el patrimonio de una empresa, a la fecha que se está informando. Es por ello, que el Balance es un informe de carácter estático.

El Balance muestra la situación económica de la empresa, al presentar el detalle de los recursos económicos que ésta posee, para generar ingresos económicos en el futuro, lo cual, se visualiza en las partidas que conforman los activos. Muestra la situación financiera al relacionar los recursos de que dispone la empresa con las obligaciones que ésta tiene. En resumen, muestra los recursos que posee la empresa para generar ingresos económicos y para hacer frente a sus obligaciones, todo esto, referido a una fecha determinada.



Como ejemplo, a continuación se muestra un Balance Horizontal o en forma de cuenta, donde se clasifican los recursos, desde los más líquidos por el lado del activo y, las obligaciones, desde las más exigibles por el lado del pasivo y patrimonio. Dada su característica de informe estático, es importante que, en el encabezamiento, se haga referencia clara a la fecha que se refiere dicho estado financiero.

COMERCIAL TOTORAL LTDA. Balance Al 31 de diciembre de 20XX (Cifras en miles de $)

ACTIVOS Caja y Banco Cuentas y Doctos x cobrar Mercaderías Maquinarias Edificios

2.800 14.000 7.200 1.300 6.700

PASIVOS Y PATRIMONIO Proveedores 4.200 Cuentas y Doctos x pagar 8.800 Préstamo por pagar 6.400 Capital 10.000 Resultado del Ejercicio 2.600

Total Activo

32.000

Total Pasivo y Patrimonio

32.000

3.5.2. Estado de Resultados Es un informe de contabilidad, de carácter dinámico, que muestra ordenados sistemáticamente los saldos de las cuentas que han generado ganancias y pérdidas para la empresa, en un período de tiempo determinado. 97 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


Si bien, en el Balance se conoce el resultado del ejercicio, éste se muestra sólo como una línea de dicho informe, donde se conoce cómo varió el aporte de los dueños a la empresa. Es en el Estado de Resultado donde se conoce, detalladamente, cuáles fueron los conceptos que generaron Ganancias y cuáles los que generaron Pérdidas. Como ejemplo, a continuación se muestra un Estado de Resultados, en forma de cuenta. Dada su característica de informe dinámico, que refleja el movimiento ocurrido en el ejercicio en los ingresos económicos y los gastos incurridos, es importante que en el encabezamiento se haga referencia clara al período que está referido.

COMERCIAL TOTORAL LTDA. Estado de Resultados Desde el 1° de enero al 31 de diciembre de 20XX

PÉRDIDAS Costo de ventas 24.600 Gastos de istración 18.500 Gastos financieros 4.200 Impuesto a la Renta 1.300 Utilidad del Ejercicio 2.600 Totales

51.200

GANANCIAS Ventas Intereses ganados Otros Ingresos

Totales

44.200 5.600 1.400

51.200

El Colegio de Contadores de Chile, en su Boletín Técnico N° 1, emitido en el año 1973 estableció, tanto para el Balance como para el Estado de Resultados, la condición de 98 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


estados financieros básicos, por cuanto, en conjunto permitían conocer la situación financiera de una empresa. No obstante, a partir del año 1995, el mismo organismo, en su Boletín Técnico N° 50, estableció la presentación de un nuevo estado financiero conocido con el nombre de Estado de Flujo de Efectivo. 3.5.3. Estado de Flujo de Efectivo

Es un Estado financiero de carácter dinámico, que tiene por objetivo proveer de información relevante, acerca de los ingresos y egresos de efectivo (dinero) de una entidad o empresa, durante un período determinado. Esta información en conjunto con antecedentes revelados en los otros estados financieros, ayuda a los s de esta información a: -

Evaluar la capacidad de una empresa para generar flujos de efectivo positivos

-

Evaluar la capacidad de una empresa para cumplir con sus obligaciones y repartir utilidades en efectivo

-

Determinar las necesidades de efectivo externo



-

Identificar las partidas que explican la diferencia entre el resultado neto contable y el flujo de efectivo neto relacionado con las actividades operacionales

-

Conocer los efectos que producen en la posición financiera de una empresa las actividades de financiamiento e inversión que involucran efectivo y aquellas que no lo involucran.

3.6. Cierre de Cuentas Al cierre anual, al 31 de diciembre de cada año y, con posterioridad a la preparación del Balance y del Estado de Resultado, se debe proceder al cierre de las cuentas que se utilizaron en el ejercicio. Sabemos que las ganancias incrementan el aporte de los dueños a la empresa y que las pérdidas lo disminuyen. Por otra parte, sabemos también que el resultado del ejercicio corresponde a la comparación de los saldos que se verificaron en las cuentas de resultado ganancias con los saldos de las cuentas de resultado pérdida. Es decir, aun cuando, el resultado afecta al patrimonio, no está representado, hasta ahora, en una cuenta patrimonial.



Por cuanto, el resultado es propio de cada ejercicio anual, las cuentas que lo determinan, deben iniciar el ejercicio siguiente saldadas, es decir, con sus saldos en cero.

El cierre de las cuentas de resultados consiste en cargar por su saldo las cuentas que reflejaron ganancias en el período y abonar, por el monto de su saldo, las cuentas que reflejaron pérdidas, trasladando el resultado a la cuenta patrimonial Utilidad del Ejercicio o Pérdida del Ejercicio, según sea el caso.

Para el cierre de las cuentas de resultado utilizaremos la cuenta puente Pérdidas y Ganancias, lo cual, visualizaremos en el siguiente ejemplo: - La empresa Distribuidora Canto Limitada le presenta, al cierre anual al 31 de diciembre de 20XX, los siguientes estados financieros para que le practique el cierre de las cuentas.



DISTRIBUIDORA CANTO LIMITADA Balance General Al 31 de diciembre de 20XX Cifras en miles de $

ACTIVOS Caja y Banco Cuentas y Doctos x cobrar Mercaderías Maquinarias Edificios

3.800 4.100 3.600 9.800 10.700

PASIVOS Y PATRIMONIO Proveedores 2.700 Cuentas y Doctos x pagar 3.800 Préstamo por pagar 6.400 Capital 16.000 Resultado del Ejercicio 3.100

Total Activo

32.000

Total Pasivo y Patrimonio

32.000

DISTRIBUIDORA CANTO LIMITADA Estado de Resultados Desde el 1° de enero hasta el 31 de diciembre de 20XX

PÉRDIDAS Costo de ventas Gastos de ventas Gastos de istración Gastos financieros

Total

GANANCIAS 73.100 9.200 6.400 1.900

90.600

Ventas Ingresos financieros Otros ingresos

84.600 5.400 3.700

Utilidad del Ejercicio

3.100

Total

90.600

Con los datos anteriores procederemos, en primer término, al cierre de las cuentas de resultado pérdidas, utilizando como contracuenta la cuenta Pérdidas y Ganancias:



31/12

---------- x ----------Pérdidas y Ganancias 90.600 Costo de ventas Gastos de ventas Gastos de istración Gastos financieros G: Para saldar las cuentas que reflejaron pérdidas en el periodo

73.100 9.200 6.400 1.900

Al traspasar este asiento a las cuentas de mayor respectivas, veremos que el total de los costos y gastos del período, están ahora acumulados en la cuenta Pérdidas y Ganancias:

COSTO DE VENTAS S. D.

73.100 73.100

73.100

GASTOS DE VENTAS 31/12

S.D.

GASTOS IST. S. D.

6.400 6.400

9.200 9.200

9.200

31/12

GASTOS DE VENTAS

6.400 31/12

S. D.

1.900 1.900

1.900

31/12

PÉRDIDAS Y GANANCIAS 31/12

90.600



Por el cierre de las cuentas de resultado ganancias, se registra el siguiente asiento:

31/12

---------- x ----------Ventas Ingresos financieros Otros ingresos Pérdidas y Ganancias

84.600 5.400 3.700 93.700

G: Para saldar las cuentas que reflejaron ganancias en el periodo

Al traspasar este asiento a las cuentas de mayor, veremos que el total de los ingresos del período, se acumulan en la cuenta “Pérdidas y Ganancias”, donde ya se habían traspasado las pérdidas del período:

VEN TAS 31/12

84.600

INGRESOS FINANCIEROS 84.600 84.600

S.A.

31/12

OTROS INGRESOS 3.700

S.A.

PÉRDIDAS Y GANANCIAS

3.700 31/12

5.400

5.400 5.400

3.700

31/12

90.600

S.A.

93.700

31/12

3.100

S.A.



Como se observa, el saldo de la cuenta transitoria Pérdidas y Ganancias, corresponde al resultado del ejercicio, el cual, hasta antes del cierre de las cuentas de resultado, estaba determinado por la diferencia entre los saldos de las cuentas de resultado ganancia y las de resultado pérdida. Corresponde ahora saldar esta cuenta transitoria y traspasar el resultado del ejercicio terminado a diciembre de 2001 al patrimonio.

31/12

---------- x ----------Pérdidas y ganancias Utilidad del Ejercicio G: Para trasladar el resultado al patrimonio

3.100 3.100

Por último y, para cerrar las cuentas de Balance, se cargan las cuentas de pasivo y patrimonio (incluyendo al resultado del ejercicio recién incorporado a una cuenta patrimonial) y se abonan las cuentas de activo. La contrapartida a este asiento de cierre será el primer registro del año siguiente, para de esta manera iniciar las actividades de ese nuevo período con los saldos de las cuentas que reflejan recursos y obligaciones.

Entonces, el asiento de cierre es el siguiente: 105 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


31/12

---------- x ----------Proveedores Cuentas y Doctos por pagar Préstamo por pagar Capital Utilidad del ejercicio Caja y Banco Cuentas y doctos por cobrar Mercaderías Maquinarias Edificios G: Para cerrar las cuentas de Balance

2.700 3.800 6.400 16.000 3.100 3.800 4.100 3.600 9.800 10.700

3.7. Control de Existencias

La cuenta existencias se refiere a un recurso, a un activo que, en su sentido amplio, incluye las materias primas, los productos en proceso y los productos para la venta. Es necesario destinar una sección en este curso al estudio de las existencias, por cuanto, en muchos casos, constituyen el rubro principal, en torno al cual, se desarrolla la actividad fundamental de la empresa. En el presente texto y, por cuanto, no se trata de un estudio de la contabilidad de costos, nos limitaremos al estudio de las existencias de mercaderías, es decir, de los bienes que han sido 106 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


adquiridos con el objeto de venderlos en su mismo estado, sin sufrir transformaciones. En la práctica, se aceptan diferentes métodos de contabilización de las compras, de las ventas y de la valorización de las existencias, lo cual, depende del tipo de empresa, del tipo de producto, o bien, de cómo se organicen para efectuar la función de venta. 3.8. Tratamiento Contable de las Mercaderías Como se señaló, la compra y venta de artículos, constituye la principal actividad de las empresas comerciales. Por lo tanto, uno de los principales problemas que enfrentan este tipo de empresas, es determinar cuál será el método a utilizar para el registro contable de la compra y venta de mercaderías, por cuanto, ello constituye su principal fuente de ingresos.

Existen diferentes métodos para registrar el movimiento de las mercaderías, para efectos de este curso estudiaremos los siguientes:





Cuenta Mercaderías Única Desdoblamiento Parcial de la Cuenta Mercaderías

Desdoblamiento Integral de la Cuenta Mercaderías, o con cuenta complementaria Costo de Ventas. 3.8.1. Cuenta Mercaderías Única 



La cuenta mercaderías única, es uno de los métodos más rudimentarios para el tratamiento de las mercaderías que, sin embargo, todavía es utilizado por muchas empresas, especialmente, en aquellas del comercio minorista.

Consiste en utilizar sola una cuenta, denominada mercaderías, para registrar las compras de productos para la venta y su posterior enajenación.

Como se puede observar, se trata de una cuenta de carácter mixto, que puede ser de activo o resultado, cuyo saldo, por si solo, no tiene un significado claro, por cuanto, registra indistintamente transacciones a precio de costo y a precio de venta. El tratamiento de la cuenta Mercaderías Única es el siguiente: MERCADERÍAS ÚNICA DEBE

HABER

Inventario Inicial Compras a Precio de Costo Devoluciones de Venta a Precio de Venta Gastos de Flete Gastos de Seguros Gastos de Embalaje

Ventas a Precio de Venta Devoluciones de Compra a Precio de Costo Retiros de los dueños Castigos (Mermas) Donaciones Muestras gratis



Si, a una fecha determinada, la existencia de productos para la venta es cero, significa que la cuenta no tiene componente de activo y, por lo tanto, su saldo representa el resultado en ventas. Si es deudor, se trata de una pérdida y, si es acreedor, se trata de una ganancia. Lo normal, sin embargo, es que la empresa siempre mantenga un saldo o stock de productos para la venta, en este caso, para conocer el significado del saldo, se deberá practicar un inventario de existencias y compararlo con el saldo de la cuenta. Considerando lo anterior, se pueden presentar las siguientes situaciones: Cuando no hay existencia de productos para la venta.







El Saldo Deudor de la cuenta Mercaderías representa una Pérdida. El Saldo Acreedor de la cuenta Mercaderías representa una Ganancia. Si la cuenta Mercaderías está saldada, no hay resultado.



Cuando hay existencia de productos para la venta. 







Si la cuenta Mercaderías tiene Saldo Deudor menor que la existencia final el resultado es una Ganancia. Si la cuenta Mercaderías tiene Saldo Deudor mayor que la existencia final el resultado es una Pérdida. Si la cuenta Mercaderías tiene Saldo Acreedor, este saldo más la existencia final es igual a la Ganancia. Si la cuenta Mercaderías está saldada, la existencia final es igual a la Ganancia.

Expresaremos lo anterior, en ecuaciones matemáticas, para obtener el resultado en ventas, efectuando las siguientes consideraciones: a) Siempre que la cuenta presente saldo acreedor ocurrirá



Saldo Acreedor + Existencia Final = Resultado Ganancia

b) Si la cuenta presenta saldo deudor y éste es menor a la existencia final tendremos

Existencia Final - Saldo Deudor = Resultado Ganancia

c) Si la cuenta presenta saldo deudor y éste es mayor a la existencia final tendremos Saldo Deudor - Existencia Final = Resultado Pérdida

Ejemplo1 Considerando un saldo inicial de $24.000 en mercaderías, registre las siguientes transacciones realizadas por la empresa “ÚNICA”: 1. Compra mercaderías por $260.000 que cancela al contado. 2. Los gastos de fletes y seguros, por el traslado de los productos, alcanzan a $13.600 que cancela girando cheque al día. 3. Devuelve mercaderías por $12.400 de las adquiridas en el punto 1, ya que se encontraban en mal estado. 1

Cifras en miles de pesos 111 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


4. Vende mercaderías en $263.000 que le cancelan en efectivo. 5. Recibe devolución de clientes por $ 42.000 6. El dueño de la empresa retira, para su consumo, mercaderías por un valor de $8.750 7. Se sabe que el inventario final de existencias del período es $ 84.300 LIBRO DIARIO Fecha

Detalle ---------- 1 ----------Mercaderías Caja G: Compra de mercaderías en efectivo ---------- 2 ----------Mercaderías Banco G: Gastos de seguros y fletes ---------- 3 ----------Caja Mercaderías G: Devolución de productos defectuosos ---------- 4 ----------Caja Mercaderías G: Venta de mercaderías a precio de venta

Debe

Haber

260.000 260.000 13.600 13.600

12.400 12.400

263.000 263.000

---------- 5 -----------

Mercaderías Caja G: Devolución de Venta ---------- 6 ----------Cuenta Personal Mercaderías

42.000 42.000

8.750 8.750



G: Retiro de mercaderías por el dueño

D

MERCADERÍAS ÚNICA

H

Inventario Inicial 1) 2) 5)

24.000 260.000 13.600 42.000

12.400 (3 263.000 (4 8.750 (6

Débito Saldo Deudor

339.600 55.450

284.150 Crédito

Como ya sabemos, el saldo de la cuenta mercaderías tiene un carácter mixto, por cuanto, ésta no ha sido cargada y abonada por valores homogéneos, es decir, tiene componentes de activo y de resultado. Para determinar el resultado en ventas se pueden aplicar, indistintamente, los siguientes tres procedimientos: 

Mediante la determinación del costo de ventas Inventario Inicial de Existencias + Compras del periodo + Gastos de compras - Devoluciones de compras - Retiros, mermas, etc. Disponible para Venta - Inventario Final de Existencia Costo de Ventas Ventas del periodo - Devoluciones de ventas

24.000 260.000 13.600 (12.400) (8.750) $ 276.450 (84.300) $ 192.150 263.000 (42.000)



Ventas netas

$ 221.000

Ventas netas del periodo - Costo de ventas Resultado en ventas

221.000 (192.150) $ 28.850 (Ganancia)

Mediante el análisis del saldo de la cuenta

 mercaderías única

Débito Crédito Saldo Acreedor

339.600 284.150 55.450

Como sabemos, cuando el inventario final de existencias es distinto de cero, esta cuenta tiene carácter mixto, es decir, tiene un componente de resultados y otro de activo. De acuerdo con el tratamiento de cuentas ya estudiado, sabemos que el componente de activo forma parte del débito de la cuenta, por lo cual, si depuramos de éste, extra contablemente y sólo para análisis, el valor de la existencia o inventario final, tendremos una cuenta sólo con componentes de resultado, que será pérdida o ganancia, dependiendo de la comparación entre el “nuevo débito” y el crédito de la cuenta.

Débito de la cuenta - Inventario final de Existencia “Nuevo Débito” “Nuevo Débito” Crédito de la cuenta Resultado en venta

339.600 84.300 $ 225.300 225.300 284.150 $ 28.850

(Ganancia)





Mediante fórmula matemática Respecto de la cuenta, tenemos que presenta Saldo Deudor de $55.450, que es menor al Inventario Final de Existencias que asciende a $84.300, por lo tanto, corresponde aplicar la fórmula:

Existencia final - Saldo Deudor = Resultado Ganancia

$ 84.300 – $ 55.450 = $ 28.850 Ganancia

A continuación, desarrolle la actividad de aprendizaje que se le propone, que le permitirá medir el nivel de logro alcanzado en la comprensión y aplicación de los contenidos desarrollados.



Recuerde que siempre puede consultar con su tutor, aquellos aspectos que le presentan dificultad para su comprensión.



 Actividad de Aprendizaje N° 2 - Para el ejemplo anterior, calcule para cada caso, cuál sería el resultado, si la existencia final valorizada en pesos es:

a)$ 0 b)$ 94.200 c)$ 84.300 d)$ 55.400





Pauta de Respuesta Actividad de Aprendizaje. Cómo se dijo anteriormente, para determinar el resultado en ventas se pueden aplicar los siguientes métodos alternativos: 

Mediante la determinación del costo de ventas



Mediante el análisis del saldo de la cuenta mercaderías única



Mediante fórmula matemática

A continuación, se muestra su aplicación en el desarrollo de la respuesta, para la actividad de aprendizaje propuesta: a)

Mediante la determinación del costo de ventas Inventario Inicial de Existencias + Compras del periodo + Gastos de compras - Devoluciones de compras - Retiros, mermas, etc. Disponible para Venta - Inventario Final de Existencia Costo de Ventas

24.000 260.000 13.600 (12.400) (8.750) $ 276.450 0 $ 276.450

Ventas del periodo - Devoluciones de ventas Ventas netas

263.000 (42.000) $ 221.000

Ventas netas del periodo - Costo de ventas Resultado en ventas

221.000 (276.450) $ ( 55.450) (Pérdida)



b)

Mediante el análisis del saldo de la cuenta mercaderías única Débito Crédito Saldo Acreedor

339.600 284.150 55.450

Como sabemos, cuando el inventario final de existencias es distinto de cero, esta cuenta tiene carácter mixto, es decir, tiene un componente de resultados y otro de activo. De acuerdo con el tratamiento de cuentas ya estudiado, sabemos que el componente de activo forma parte del débito de la cuenta, por lo cual, si depuramos de éste, extra contablemente y sólo para análisis, el valor de la existencia o inventario final, tendremos una cuenta sólo con componentes de resultado, que será pérdida o ganancia, dependiendo de la comparación entre el “nuevo débito” y el crédito de la cuenta.

Débito de la cuenta - Inventario final de Existencia “Nuevo Débito” “Nuevo Débito” Crédito de la cuenta Resultado en venta

339.600 94.200 $ 245.400 245.400 284.150 $ 38.750

(Ganancia)

c) Mediante fórmula matemática Respecto de la cuenta, tenemos que presenta Saldo Deudor de $55.450, que es menor al Inventario Final de Existencias que asciende a $84.300, por lo tanto, corresponde aplicar la fórmula:



Existencia final - Saldo Deudor = Resultado Ganancia

$ 84.300 – $ 55.450 = $ 28.850 Ganancia

d) Mediante fórmula matemática Respecto de la cuenta, tenemos que presenta Saldo Deudor de $55.450, que es menor al Inventario Final de Existencias que asciende a $55.400, por lo tanto, corresponde aplicar la fórmula:

Saldo Deudor - Existencia final = Resultado Pérdida

$ 55.450 – $ 55.400 = $ (50) Resultado Pérdida



3.8.2. Desdoblamiento Parcial de la Cuenta Mercaderías Por lo visto anteriormente, la cuenta mercaderías única, tiene algunas objeciones de carácter técnico, ya que su condición de cuenta mixta, que contiene componentes de activo y de resultado, impide que su saldo tenga un significado claro y concreto. Para evitar esta situación, es recomendable separarla en una cuenta de activo y otra de resultado. Para esto, se debe abrir una cuenta de activo denominada ‘Mercaderías’, o bien, ‘Existencias’, en la cual, se registrarán las compras de productos para la venta a su precio de costo y una cuenta de resultado denominada ‘Ventas’, para registrar las ventas a precio de venta. Para conocer el valor de los productos disponibles para la venta en el siguiente período (Saldo de la cuenta Mercaderías) y el resultado por ventas (Saldo de la cuenta Ventas), se debe efectuar un ajuste contable periódico por el costo de los productos vendidos (Costo de Ventas).



El tratamiento de la cuenta Mercaderías y de la cuenta Ventas es el siguiente:

MERCA DERÍAS DEBE

VEN TAS HABER

Inventario Inicial

Devoluciones de Compra

Compras a precio de costo Gastos de Flete Gastos de Seguros Gastos Embalaje

Retiros de dueños Castigos (Mermas) Donaciones Muestras gratis Costo de ventas

DEBE Devoluciones de Ventas

HABER Ventas a precio de Venta

Costo de ventas

Ajuste contable

Ejemplo

Utilizando las mismas operaciones contabilizadas bajo el método de la mercadería única, desarrollaremos el método del desdoblamiento parcial de la cuenta mercaderías. Se debe considerar que las anotaciones registradas en el Libro Diario son las mismas, salvo que las ventas y las devoluciones de ventas se registran en la cuenta de resultados ‘Ventas’. Bajo esa consideración, los saldos de las cuentas serían: 122 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


D

MERCADERÍAS

H

Inv. Inicial 1) 2)

24.000 260.000 13.600

12.400 (3 8.750 (6

Débito S. Deudor

297.600 276.450

21.150 Crédito

VEN TAS 5)

42.000

263.000 (4

Débito

42.000

263.000 Crédito 221.000 S. Acreedor

Hasta acá y, por cuanto, no se ha contabilizado el costo de los productos vendidos, el saldo de la cuenta Mercaderías, refleja el total de los productos que estuvieron disponibles para la venta en el período y la cuenta Ventas, las ventas realizadas. Al contabilizar el costo de los productos vendidos, ya calculado en el análisis del ejemplo anterior, se dará de baja de la cuenta Mercaderías, los productos que ya no están en la empresa por haber sido vendidos y, se incorporará a la cuenta Ventas, el costo incurrido en la venta, reflejando así, el resultado obtenido en estas transacciones. El asiento correspondiente en el libro diario sería el siguiente: LIBRO DIARIO Fecha

Detalle ---------- 7 ----------Ventas

Debe

Haber

192.150 Mercaderías

192.150



Y, por lo tanto, el detalle de la cuenta de mayor de cada cuenta sería ahora:

D

MERCADERÍAS

H

Inv. Inicial 1) 2)

24.000 260.000 13.600

12.400 (3 8.750 (6 192.150 (7

Débito S. Deudor

297.600 84.300

213.300 Crédito

VEN TAS 5)

42.000

7)

192.150

Débito

234.150

263.000 (4


Como se observa, después de contabilizar el costo de ventas, el saldo deudor de la cuenta mercaderías, corresponde al inventario final y refleja los productos de que dispone la empresa, para las ventas del siguiente período y, el saldo acreedor de la cuenta ventas, muestra la ganancia neta por las ventas realizadas en el período. En este método, la cuenta Ventas corresponde a cuenta de resultado, que puede ser pérdida o ganancia. En efecto, si el costo de ventas hubiese sido mayor a las ventas realizadas, la cuenta ventas presentaría un saldo deudor y correspondería, en ese caso, a una pérdida por ventas. 3.8.3. Desdoblamiento Integral de la Cuenta Mercaderías con Cuenta Complementaria Costo de Ventas Como ya vimos, el desdoblamiento parcial de la cuenta mercaderías, consiste en separar el control de las existencias del resultado que éstas generan. Es por ello, que se 124 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


abre una cuenta de activo ‘Mercaderías’ o ‘Existencias’ y otra de resultado ‘Ventas’ que puede reflejar una utilidad o una pérdida.

El objetivo del método del desdoblamiento integral de la cuenta Mercaderías, el más utilizado en la práctica, es proveer información más detallada, en cuanto, a los resultados obtenidos en las ventas.

Es por ello que, en este método, se utilizan tres cuentas: -

una cuenta de activo que puede denominarse ‘Mercaderías’, o bien, ‘Existencias’, en la cual, se registran las compras y devoluciones de productos para la venta a su precio de costo,

-

una cuenta de resultado ganancia cuyo nombre puede ser ‘Ventas’, en la que se registran los ingresos por ventas a precio de venta y,

-

una tercera cuenta, que puede denominarse Costo de Ventas, para registrar el costo de las mercaderías vendidas.



MERCADERÍAS DEBE

HABER

Inventario Inicial Compras a precio de costo Gastos de Flete Gastos de Seguros Gastos Embalaje

Devoluciones de Compra Retiros de los dueños Castigos (Mermas) Donaciones Muestras gratis Costo de Ventas

Saldo Deudor : Valor de las existencias o productos para la venta Ajuste Contable COSTO DE VENTAS DEBE

VEN TAS HABER

DEBE Devoluciones de Venta

HABER Ventas a precio de venta

Costo de ventas

Saldo Acreedor: Costo de las mercaderías vendidas

Saldo Acreedor: Ventas Acumuladas

Ejemplo Si consideramos las mismas operaciones contabilizadas bajo los métodos anteriores, observaremos que la única variación, respecto del método del desdoblamiento parcial, consiste en el ajuste por el costo de ventas. En efecto, bajo este método, se carga la cuenta de resultado pérdida ‘Costo de Ventas’ para registrar este concepto en una cuenta distinta, a diferencia del anterior, en se cargaba la cuenta de resultado ganancia ‘Ventas’. 126 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


El asiento correspondiente en el libro diario sería el siguiente: LIBRO DIARIO

Fecha

Detalle ---------- 7 ----------Costo de Ventas Mercaderías

Debe

Haber

192.150 192.150

Después de contabilizar el costo de ventas, el saldo deudor de la cuenta Mercaderías, corresponde al inventario final y muestra el valor de los productos de que dispone la empresa, para las ventas del siguiente período, el saldo deudor de la cuenta Costo de Ventas, refleja el costo de los productos vendidos en el período y, el saldo acreedor de la cuenta Ventas, muestra los ingresos por ventas del período. Para conocer el resultado pérdida o ganancia producto de las ventas, se debe comparar ambas cuentas de resultado (Saldo Acreedor de la cuenta Ventas menos Saldo Deudor de la cuenta Costo de ventas)

D

MERCADERÍAS

H

Inv. Inicial 1) 2)

24.000 260.000 13.600

12.400 (3 8.750 (6 192.150 (7

Débito S. Deudor

297.600 84.300

213.300 Crédito

VEN TAS 5)

42.000

263.000 (4

Débito

42.000




D COSTO DE VENTAS H 7)

192.150

Débito S. Deudor

192.150 192.150

0 Crédito

En este ejemplo tenemos: Saldo Acreedor de la cuenta Ventas Saldo Deudor de la cuenta Costo de ventas

221.000 192.150

Ganancia por ventas

$

Saldo Deudor de la cuenta mercaderías (Ex. Final)

$

28.850

84.300

3.8.4. Control Físico de las Existencias Como ya vimos en el tratamiento contable de las existencias, ya sea, que se utilice el método de la mercadería única o un método desdoblado, se requiere de un inventario físico de existencias, para conocer el resultado en ventas. El inventario de existencias consiste en un detalle de los productos que están disponibles para la venta, de los que están en proceso de producción y de las materias primas que serán utilizadas en la fabricación de otros productos. Este detalle debe contener el nombre de los productos, el número de unidades en existencia, el



valor unitario y el valor total por cada tipo de producto. Para el control de los inventarios, estudiaremos dos métodos, conocidos con los nombres de: -

Inventario periódico

-

Inventario permanente

La utilización de uno u otro método, dependerá del tipo de empresa y del tipo de productos que conforman su existencia. A. Sistema de Inventario Periódico En este sistema, dada su condición de periódico, no es posible contar, en forma diaria, con una información detallada, respecto de las unidades que conforman el stock de mercaderías ni de sus respectivos costos. Para conocer estos datos, es necesario practicar un inventario físico de las existencias, al término del ejercicio contable o a una fecha intermedia, determinada de acuerdo con las necesidades de información que tenga la empresa. Este inventario físico de existencias o inventario final de existencias, debidamente valorizado, se 129 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


compara con el valor total de las existencias que la empresa adquirió, en ese mismo período, para determinar por simple diferencia el costo de los productos vendidos. La metodología de esta comparación, se presentó cuando efectuamos el análisis de la cuenta mercaderías única y su formato es el siguiente: Inventario Inicial de Existencias + Compras del período - Devoluciones de compras Disponible para Venta - Inventario Final de Existencia Costo de Ventas

25.000 280.000 (14.600) $ 290.400 (84.300) $ 192.150

Esta metodología de control de inventarios, es de utilidad sólo para empresas con volúmenes bajos de inventario y, cuyo control exhaustivo, no sea relevante. En efecto, la gran ventaja del sistema es la sencillez de su aplicación, sin embargo, el costo de ventas determinado puede contener errores, por ejemplo, en la toma y valorización del inventario, o bien, puede haber salidas de mercaderías que no correspondan precisamente a ventas, como robos o mermas que no han sido detectadas y, por lo tanto, bajo este método, pasan a formar parte del costo de los productos vendidos. B. Sistema de Inventario Permanente Cuando una empresa requiere mayor y mejor información, respecto sus productos para la venta, puede adoptar el sistema de control de inventarios conocido 130 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


como ‘permanencia de inventario’ o ‘inventario permanente’, que consiste en establecer un registro auxiliar conocido como ‘tarjeta de existencias’ o ‘mayor auxiliar de la cuenta mercaderías’. Bajo un sistema de inventario permanente, es posible conocer, en todo momento y para cada tipo de producto que maneje la empresa, las existencias disponibles en unidades y en valores, la cantidad y costo de los productos vendidos y el margen operacional obtenido en cada venta realizada. Para ilustrar lo anterior, consideraremos las siguientes operaciones de compra y venta de su único producto ‘Beta’, realizadas por una empresa durante el mes de marzo:

06/03

Inicio de actividades, aportando 170 unidades a un costo unitario de $ 860

07/03

Compra 300 unidades $ 860 cada una

14/03

Vende 280 unidades

19/03

Compra 450 unidades en $ 860 precio unitario

21/03


25/03

Vende 240 unidades

30/03

Vende 300 unidades

Detalle

Unida des

Valores

Costo



Fec.

Precio Compra Unitario

6 7

Inicio act. Compra

14

Venta

19

Entrada

Salida

Saldo 170 470

Entrada

Salida

860 860

170 300

190

0

Compra

860

450

640

387.000

21

Compra

860

180

820

154.800

25

Venta

240

580

0

30

Venta

300

280

0

280

146.200 258.000

Saldo

Unitario

146.200 404.200

860 860

163.400

860

550.400

860

705.200

860

206.400

498.800

860

258.000

240.800

860

240.800

Como podemos observar, el mayor auxiliar de la cuenta mercaderías, permite conocer, en todo momento o permanentemente, la cantidad de productos en existencia, sin necesidad de efectuar un inventario físico. Esta información es de gran utilidad para los distintos niveles de la empresa que están relacionados con los movimientos de mercaderías. En el ejemplo desarrollado, tanto el aporte inicial de mercaderías, como las posteriores compras, se realizaron a un mismo precio de costo unitario, por lo cual, la determinación del costo de ventas no ofreció ninguna dificultad. En la práctica, es normal que los precios presenten variaciones, es por ello, que deberá optarse por un determinado método de valorización de existencias. Para este efecto estudiaremos los métodos conocidos por las siglas FIFO, LIFO y PMP, considerando las siguientes transacciones: 132 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


Es evidente que en la práctica, el registro de las transacciones debe seguir la secuencia del sistema contable que utilice la empresa, es decir, se deberán registrar en el libro diario y, posteriormente, traspasadas al libro mayor. En esta sección y para el siguiente ejemplo, nos limitaremos a analizar, aisladamente, el efecto de las transacciones en la tarjeta de existencias respectiva. Ejemplo

Una empresa inicia sus actividades en el mes de enero y, durante ese período, realiza las siguientes operaciones relativas a su único producto “Gamma”: 02/01

Inicio de actividades, aportando 700 unidades del producto a un costo unitario de $ 120

04/01

Compra 420 unidades en $ 130 cada una

07/01

Compra 350 unidades en $ 115 cada una

12/01

Vende 960 unidades en $ 150, precio unitario de venta

19/01


23/01


28/01

Vende 370 unidades en $ 155, precio unitario de venta

C. Método FIFO



Este método, cuyo nombre deriva de la frase en inglés ‘First-in, firstout’, es conocido también como PEPS (primero en entrar, primero en salir) y consiste en considerar que las primeras unidades adquiridas son las primeras en ser vendidas o, dicho de otro modo, las mercaderías salen de bodega en el mismo orden en que entraron. Este supuesto es válido, sólo para efecto de valorización de las existencias que se venden, es decir, no implica que, físicamente, el orden de salida deba ser el mismo. Bajo este método de valorización la tarjeta de existencias presentaría el siguiente movimiento: MAYOR AUXILIAR DE EXISTENCIAS

Método FIFO Detalle Fec.

Unidades Precio Entrada Salida Saldo Compra Unitario

Valores Entrada

2 4

Inicio act. Compra

120 130

700 420

700 1.120

84.000 54.600

7

Compra

115

350

1.470

40.250

12 Venta

960

19 Compra

125

280

23 Compra

132

180

28 Venta

370

510

Control

Salida

Saldo

Orden

Saldo

84.000 138.600

1 2

700 420

0

178.850

3

350

117.800

61.050

2

160

96.050

4

280

790

35.000

970

23.760

0

119.810

5

180

600

0

44.950

74.860

3

140

Al momento de realizarse la primera venta, día 12, el stock de los productos para la venta, tenía la siguiente composición:



Orden N° 1 2 3 Total unidades

Unidades en stock 700 420 350 1.470

Costo unitario 120 130 115

Por lo tanto, para determinar el costo de las 960 unidades vendidas, se procedió a conformar la orden de compra desde los productos que primero habían ingresado a la bodega, hasta los más nuevos. Bajo este procedimiento, se estableció la siguiente valorización:

Orden Unidades Costo N° vendidas unitario 1 2

700 260 960

Totales

120 130

Costo Total 84.000 33.800 117.800

Al momento de realizarse la segunda venta, día 28, el stock de los productos para la venta, tenía la siguiente composición:

Orden N°

Unidades en stock

Costo unitario

2 3

160 350

120 115



4 5 Totales

280 180 970

125 132

Por lo tanto, la valorización de las 370 unidades vendidas fue la siguiente:

Orden Unidades Costo N° vendidas unitario 2 3 Totale s

160 210 370

130 115

Costo Total 20.800 24.150 44.950

Y el saldo final de los productos para la venta queda con la siguiente composición:

Orden Unidades Costo N° en stock unitario 3 4 5 Totale s

140 280 180 600

115 125 132

Costo Total 16.100 35.000 23.760 74.860

Por su parte, las cuentas del Libro Mayor, considerando la utilización del método del desdoblamiento integral de la cuenta mercaderías, presentan los siguientes movimientos y saldos: 136 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


D MERCADERÍAS H 2/1 4/1 7/1 19/1 23/1

84.000 54.600 117.800 40.250 44.950 35.000 23.760

S. D.

237.610 162.750 74.860

VEN TAS 144.000 12/1 57.350 28/1

12/1 28/1

0

201.350 201.350 S. A.

COSTO VENTAS 12/1 28/1

S. D.

117.800 44.950

162.750 162.750

0

El saldo de la cuenta mercaderías alcanza a $74.860, el mismo que señala la tarjeta de existencia. Si las transacciones se hubiesen referido a distintos tipos de productos, el saldo de la cuenta mercaderías sería igual a la suma de los saldos de las tarjetas de cada artículo. Por último, el resultado en ventas se determina mediante la comparación de la cuenta ventas menos el saldo de la cuenta costo de ventas. Bajo el método FIFO el resultado sería:

-

Saldo Cuenta Ventas Saldo Cuenta Costo de Ventas Resultado en Ventas

201.350 162.750 38.600

D. Método LIFO



Este método, cuyo nombre deriva de la frase en inglés ‘Last-in, firstout’, que es conocido también como UEPS (último en entrar, primero en salir), consiste en considerar que las últimas unidades adquiridas son las primeras en ser vendidas o, dicho de otro modo, las mercaderías salen de bodega en orden inverso al que entraron2. Bajo este método de valorización y, siguiendo con el ejemplo planteado, la tarjeta de existencias presentaría el siguiente movimiento:

MAYOR AUXILIAR DE EXISTENCIAS Método LIFO Precio Unidades Valores Fec Detalle Compra Entrada Salida Saldo Entrada Salida Unitario 2 Inicio 120 700 700 84.000 act. 4 Compra 130 420 1.120 54.600 7 Compra 115 350 1.470 40.250 0 12 Venta 960 510 117.650 19 Compra 125 280 790 35.000 23 Compra 132 180 970 23.760 0 28 Venta 370 600 0 47.510

Saldo

Control Orden Saldo

84.000

1

700

138.600 178.850 61.200 96.200 119.960 72.450

2 3 1 4 5 4

420 350 510 280 180 90

Al momento de realizarse la primera venta, día 12, el stock de los productos para la venta tenía la siguiente composición: 2

Este supuesto es válido sólo para efecto de valorización de las ventas, es decir, no implica que físicamente el orden de salida deba ser el mismo.



Orden Unidades N° en stock 1 2 3 Total unidades

Costo unitario

700 420 350 1.470

120 130 115

Por lo tanto, para determinar el costo de las 960 unidades vendidas, se procedió a conformar la orden de compra desde los últimos productos que ingresaron a la bodega hasta los más antiguos. Bajo este procedimiento, se estableció la siguiente valorización:

Orden Unidades N° vendidas 3 2 1

350 420 190 960

Totales

Costo unitario

Costo Total

115 130 120

40.250 54.600 22.800 117.650

Al momento de realizarse la segunda venta, día 28, el stock de los productos para la venta, tenía la siguiente composición:

Orden

Unidades

Costo



N° 1 4 5 Totales

en stock 510 280 180 970

unitario 120 125 132


Orden Unidades Costo N° vendidas unitario 5 4 Totales

180 190 370

132 125

Costo Total 23.760 23.750 47.510

Y, el saldo final de los productos para la venta, queda con la siguiente composición:

Orden Unidades N° en stock 1 4 Totale s

510 90 600

Costo unitario

Costo Total

120 125

61.200 11.250 72.450

Por su parte, las cuentas del Libro Mayor, considerando la utilización del método del desdoblamiento integral de la cuenta mercaderías, presentan los mismos 140 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


movimientos que en el método FIFO, salvo en la determinación del costo de cada una de las ventas:

D MERCADERÍAS H 2/1 4/1 7/1 19/1 23/1

84.000 54.600 117.650 40.250 47.510 35.000 23.760

S. D.

237.610 165.160 72.450

VEN TAS 144.000 12/1 57.350 28/1

12/1 28/1

0

201.350 201.350 S. A.


117.650 47.510

S. D.

165.160 165.160

0

Con este método de valorización, el saldo de la cuenta mercaderías, alcanza a $72.450, el mismo que señala la tarjeta de existencia. Por último, el resultado en ventas se determina mediante la comparación de la cuenta ventas menos el saldo de la cuenta costo de ventas. Bajo el método LIFO el resultado sería:

Saldo Cuenta Ventas - Saldo Cuenta Costo de Ventas Resultado en Ventas

201.350 165.160 36.190

E. Método Precio Medio Ponderado



En este método, tal como su nombre lo indica, se determina el costo de los productos para la venta, en base, al costo promedio ponderado de todas las unidades disponibles y consiste en dividir la columna saldo en valores por la columna saldo en unidades. Cada vez, que se realiza una compra a un precio distinto del promedio, se deberá determinar un nuevo costo promedio, el cual, será utilizado para valorizar las siguientes ventas. Bajo este método de valorización, la tarjeta de existencias que hemos estado analizando, sufre una pequeña modificación en su formato, por cuanto, ya no es relevante llevar un control de los precios de costo de cada orden de compra. En base, al ejercicio antes planteado, dicho registro presentaría el siguiente movimiento:

MAYOR AUXILIAR DE EXISTENCIAS Método PMP



Fec.

Precio Unidades Valores Detalle Compra Entrad Salida Saldo Entrada Salida Unitario a

2 4

Inicio act. Compra

120 130

700 420

115

350

700 1.120

84.000 54.600

1.470

40.250

Saldo

Precio Medio Ponderado

84.000 138.600

120,000 123,750

0

178.850

121,667

116.800

62.050

121,667

7

Compra

12

Venta

19

Compra

125

280

790

35.000

97.050

122,848

23

Compra

132

180

970

23.760

120.810

124,546

28

Venta

600

0

74.728

124,547

960

370

510

46.082

Al momento de realizarse la primera venta, día 12, el stock de los productos para la venta, tenía la siguiente composición:

Unidades en stock 1.470

Costo unitario promedio 121,667

Costo Total 178.850

Por lo tanto, para determinar el costo de las 960 unidades vendidas, se procedió a conformar el costo de la orden de compra, sin considerar el orden en que éstos ingresaron a la bodega. Bajo este procedimiento, se estableció la siguiente valorización:



Unidades vendidas 960


Costo de Venta Total 116.800

Al momento de realizarse la segunda venta, día 28, el stock de los productos para la venta tenía la siguiente composición:

Unidades en stock 970


Costo Total 120.810


Unidades vendidas 370


Costo de Venta Total 46.082

Y, el saldo final de los productos para la venta, queda con la siguiente composición:



Unidades en stock 600


Costo Total 74.728

Por su parte, las cuentas del Libro Mayor, considerando la utilización del método del desdoblamiento integral de la cuenta mercaderías, presentan los siguientes movimientos y saldos:

D MERCADERÍAS H 2/1 4/1 7/1 19/1 23/1

84.000 54.600 40.250 35.000 23.760

S. D.

237.610 74.728

116.800 46.082

166.282

VEN TAS 144.000 57.350

12/1 28/1

0


201.350 201.350 S. A.

12/1 28/1

S. D.

116.800 46.082

162.882 162.882

0

El saldo de la cuenta mercaderías, alcanza a $74.728, el mismo que señala la tarjeta de existencia. Si las transacciones se hubiesen referido a distintos tipos de productos, el saldo de la cuenta mercaderías, sería igual a la suma de los saldos de las tarjetas de cada artículo. Por último, el resultado en ventas se determina mediante la comparación de la cuenta ventas menos el saldo de la cuenta costo de ventas. Bajo este método el resultado sería:



Saldo Cuenta Ventas - Saldo Cuenta Costo de Ventas Resultado en Ventas

201.350 162.882 38.468

3.9. Impuesto al Valor Agregado (IVA) Hasta este punto y, con el objeto de simplificar el estudio de las compras y ventas de mercaderías, consideramos a éstas como libres de impuestos. Sin embargo, el Decreto Ley N° 825 sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, establece que toda venta de bienes o prestación de servicios, estará afecta a un impuesto, conocido como Impuesto al Valor Agregado (IVA) cuya tasa actual es 19%. Este impuesto es de cargo del consumidor final de los bienes y servicios, sin embargo, las empresas, en su condición de consumidores intermedios o productores, deberán pagarlo en las compras realizadas y podrán imputarlo, en su condición de comerciante, al impuesto recibido en las ventas. Es decir, las empresas actúan de intermediarios entre los consumidores finales, quienes son los que soportan el IVA y el Fisco. Para poder imputar el impuesto pagado en las compras, contra el impuesto recibido de sus clientes en las ventas, la empresa debe respaldar sus compras con facturas, ya que éste, es un documento probatorio fehaciente de la transacción realizada. En el 146 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


caso de recibir una boleta por la compra, pierde su condición de consumidor intermedio y asume la de consumidor final y, por lo tanto, no puede recuperar el impuesto pagado. Por el contrario, en el caso de las ventas, siempre se genera un pasivo con el Fisco, ya que la empresa recibe el IVA, por parte del cliente, independiente que en ésta emita una factura o una boleta. Entre las distintas normas que establece el Decreto Ley N° 825, señalaremos las siguientes, por cuanto, se relacionan directamente con el tratamiento contable de las operaciones de compra y venta que realiza una empresa: El monto del impuesto que se aplica sobre el precio de venta en la transacción, debe indicarse separadamente en la factura que emite el vendedor, o bien, incluirse en el precio de venta cuando emite una boleta. El vendedor recibe, junto con el monto de la venta, el impuesto derivado de ésta. Dicho impuesto, debe registrarlo en una cuenta de pasivo denominada ‘IVA Débito Fiscal’. Del mismo modo, debe detallar todas las ventas realizadas en un libro o registro de ventas. Cada vez, que una empresa, en su condición de consumidor intermedio o productor, realiza la compra de un bien o de un servicio, paga el correspondiente IVA. Este impuesto debe registrarlo en una cuenta de activo denominada ‘IVA Crédito Fiscal’ y detallar todas las compras realizadas en un libro o registro de compras. 147 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


Mensualmente, dentro de los doce días del mes siguiente al de generado el impuesto, la empresa vendedora deberá cancelar al Fisco, enterando en Tesorería, el monto del impuesto recargado en sus ventas (IVA Débito Fiscal), descontando el impuesto que ha pagado en las compras realizadas (IVA Crédito Fiscal). En el caso inverso, la empresa puede reclamar al Fisco el saldo a su favor o aplicarlo contra el IVA recibido en el mes siguiente. De lo expuesto anteriormente, se derivan algunos conceptos que es necesario tener en cuenta:

Valor Neto

Corresponde al precio de venta unitario o total, sin incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

IVA

Impuesto al Valor Agregado, corresponde actualmente al monto que se determina a partir del 19%, sobre el precio de venta neto.

Valor Bruto

Corresponde al precio de venta incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Ejemplo 148 PROGRAMA DE FORMACIÓN A DISTANCIA


Considerando, la aplicación del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el ejemplo planteado para el análisis de los Mayores Auxiliares de Existencias en el Sistema de Inventario Permanente y, bajo el supuesto que las compras y ventas son al crédito simple, que los precios indicados corresponden a valores netos y que por todas las ventas se ha recibido una factura del proveedor, tendremos las siguientes anotaciones en el libro diario:



FECHA 04/01

DETALLE ---------- 1 ----------Mercaderías IVA Crédito Fiscal

DEBE 54.600 9.828

Proveedores G: Compra mercaderías al crédito simple con factura 07/01

HABER

64.428

---------- 2 ----------Mercaderías

40.250 7.245

IVA Crédito Fiscal Proveedores

47.495

G: Compra mercaderías al crédito simple con factura 12/01

---------- 3 ----------Clientes

169.920 Ventas IVA Débito Fiscal

144.000 25.920

G: Venta mercaderías al crédito simple 19/01

---------- 4 ----------Mercaderías IVA Crédito Fiscal

35.000 6.300

Proveedores

41.300


---------- 5 ----------Mercaderías

23.760 4.277

IVA Crédito Fiscal Proveedores

28.037


---------- 6 ----------Clientes

67.673 Ventas IVA Débito Fiscal

57.350 10.323

G: Venta mercaderías al crédito simple

Considerando estas únicas transacciones en el periodo, las cuentas IVA Crédito Fiscal e IVA Débito Fiscal, resumirán la siguiente información:



IVA CRÉDITO FISCAL 1) 2) 4) 5)

9.828 7.245 6.300 4.277

S. D.

27.650 27.650

IVA DÉBITO FISCAL 25.920 10.323

0

0

(3 (6

36.243 36.243 S. A.

A fin de mes y, para reflejar, adecuadamente, si se posee un activo contra el Fisco (IVA por recuperar), o bien, se tiene una obligación con éste (IVA por pagar), se realiza el siguiente asiento de ajuste:

FECHA

DETALLE

31/01

---------- 7 ----------IVA Débito Fiscal

DEBE

HABER

36.243

IVA Crédito Fiscal IVA por pagar

27.650 8.593

G: Ajuste cuentas IVA



3.10. Actividad de Autoevaluación

1. Señale qué tipo de información revelan los estados financieros de la empresa. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son los estados financieros básicos de la contabilidad? _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________

3. Explique qué ventajas tiene para la empresa llevar un sistema de inventario permanente de sus existencias. _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________



Pauta de Respuestas Correctas Actividad de Autoevaluación

1. Los estados financieros revelan la información económica y financiera de la empresa, es decir, de qué manera se han constituido las inversiones y cómo han sido financiadas en el período. 2. Los estados financieros básicos de la contabilidad son: el balance, el estado de resultados o de Pérdidas y Ganancias y el estado de flujo de efectivo. 3. La principal ventaja radica en que, bajo un sistema de inventario permanente, es posible conocer en todo momento y para cada tipo de producto que maneje la empresa, las existencias disponibles en unidades físicas y en valores monetarios, la cantidad y costo de los productos vendidos y el margen operacional obtenido en cada venta realizada.


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