0.1 Conhecimentos Básicos Em istração 1fj20

CONHECIMENTOS BÁSICOS EM ISTRAÇÃO ÍNDICE 1 Características básicas das organizações, natureza, finalidade, evolução, níveis e departamentalização. Página - 02

2 Funções do processo istrativo: planejamento, organização, direção e controle. Página - 22

3 Conhecimentos básicos em istração Financeira: fundamentos e técnicas; orçamento e controle de custos. Página - 51

4 Conhecimentos básicos em istração de Materiais e logística. Página - 66

5 Técnicas de arquivo e controle de documentos: classificação, codificação, catalogação e arquivamento de documentos. Página -115

6 Elementos de redação técnica: documentos oficiais, ratamento de correspondências, normas e despachos de correspondências e uso de serviços postais. Página - 188

7 Relações Humanas no Trabalho. Página

224

8 Organização do trabalho: prioridades e rotinas de trabalho. Página - 230

Características básicas das organizações, natureza, finalidade, evolução, níveis e departamentalização. Teoria das Organizações O mundo de hoje é uma sociedade composta de organizações. Todas as atividades voltadas para a produção de bens (produtos) ou para a prestação de serviços (atividades especializadas) são planejadas, coordenadas, dirigidas e controladas dentro de organizações. Todas as organizações são constituídas de pessoas e de recursos não-humanos (como recursos físicos e materiais, recursos financeiros, recursos tecnológicos, recursos mercadológicos etc.).

A própria vida das pessoas depende das organizações, e estas dependem do trabalho daquelas. As pessoas nascem, crescem, aprendem, vivem, trabalham, divertem-se, são tratadas e morrem dentro de organizações. As organizações são extremamente heterogêneas e diversificadas, de tamanhos diferentes, de características diferentes, de estruturas diferentes, de objetivos diferentes. Como compreendê-las, então?

Talvez o principal ponto seja entender sua tipologia, visando estudá-las de forma estruturada. Existem organizações lucrativas (chamadas empresas) e organizações nãolucrativas (como o Exército, a Igreja, os serviços públicos de natureza gratuita, as entidades filantrópicas etc.). É a Teoria das Organizações (TO) o campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo das organizações em geral, e de seus princípios que extrairemos a melhor forma de analisá-las.

Pelo seu tamanho e pela complexidade de suas operações, as organizações quando atingem um certo porte precisam ser istradas, e a sua istração requer todo um aparato de pessoas estratificadas em diversos níveis hierárquicos que se ocupam de incumbências diferentes. Assim, a istração nada mais é do que a condução racional das atividades de uma organização, seja ela lucrativa ou não-lucrativa.

A istração trata do planejamento, da organização (estruturação), da direção e do controle de todas as atividades diferenciadas pela divisão de trabalho que ocorrem dentro de uma organização. Assim, a istração é algo imprescindível para a existência, sobrevivência e o sucesso das organizações.

A Teoria Geral da istração (TGA) é o campo do conhecimento humano que se ocupa do estudo da istração em geral, não se preocupando onde ela seja aplicada, se nas organizações lucrativas (empresas) ou se nas organizações não lucrativas.

A istração revela-se, nos dias de hoje, como uma das áreas do conhecimento humano mais impregnado de complexidades e de desafios. O profissional que utiliza a istração como meio de vida pode exercer variados papéis em uma organização: desde o nível hierárquico de supervisão elementar, até o nível de dirigente máximo da organização. Pode trabalhar, também, nas diversas especializações da istração: seja a istração da Produção (dos bens ou dos serviços prestados pela organização), ou a istração Financeira, ou a istração de Recursos Humanos, ou a istração Mercadológica, ou ainda a istração Geral. Em cada nível e em cada especialização da istração, as situações são altamente diversificadas. Não há duas organizações iguais, assim como não existem duas pessoas idênticas. Cada organização tem seus objetivos, o seu ramo de atividade, os seus dirigentes e o seu pessoal, os seus problemas internos e externos, o seu mercado, a sua situação financeira, a sua tecnologia, os seus recursos básicos, a sua ideologia e política de negócios etc. Em cada organização, portanto, o soluciona problemas, dimensiona recursos, planeja sua aplicação, desenvolve estratégias, efetua diagnósticos de situações etc., exclusivos daquela organização. Um "aplicador" bem sucedido em uma organização pode não sê-lo em outra. Toda vez que uma organização pretende itir um executivo em seus quadros istrativos, os candidatos são submetidos a uma infinidade de testes e entrevistas que procuram investigar em profundidade seus conhecimentos, as suas características de personalidade, o seu ado profissional, a sua formação escolar, os seus antecedentes morais, o seu sucesso ou seu fracasso em determinadas atividades e em outras coisas mais (talvez até a sua situação conjugal ou sua estabilidade emocional...). Isso porque o executivo dificilmente pode ser transferido de uma organização para outra sem que algum problema de adaptação deixe de ocorrer.

Mesmo que o executivo tenha profundos conhecimentos de istração e apresente um invejável currículo profissional, ele não é julgado pelo que sabe a respeito das funções que exerce em sua especialidade, mas sim pela maneira com que executa o seu trabalho e os resultados que consegue obter dos recursos disponíveis. Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o possa executar eficazmente o processo istrativo: a habilidade técnica, a humana e a conceitual. . a habilidade técnica consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para a realização de suas tarefas específicas, através de sua instrução, experiência e educação; . a habilidade humana consiste na capacidade e discernimento, para trabalhar com pessoas, compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz; . a habilidade conceitual consiste na habilidade para compreender as complexidades da organização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato. A adequada combinação dessas habilidades varia à medida que um indivíduo sobe na escala hierárquica, de posições de supervisão a posições de alta direção.

A palavra istração vem do latim ad (direção para, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), e significa aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a outro. No entanto, a palavra istração sofreu uma radical transformação no seu significado original. A tarefa atual da istração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional através do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação.

Hoje em dia, a TGA (Teoria Geral da istração) estuda a atuação das empresas e demais tipos de organização do ponto de vista da interação e interdependência, contém cinco variáveis principais, cada qual objeto específico de estudo por parte de uma ou mais correntes da teoria istrativa.

Estas cinco variáveis básicas são: tarefa; estrutura; pessoas; tecnologia e ambiente.

Estas cinco variáveis constituem os principais componentes no estudo da istração das empresas. O comportamento desses componentes é sistêmico e complexo: cada qual influencia e é influenciado pelos outros componentes. Modificações em um provocam modificações em maior ou menor grau nos demais. O comportamento do conjunto desses componentes é diferente da soma dos comportamentos de cada componente considerado isoladamente. A adequação entre essas cinco variáveis constitui o principal desafio da istração e do .

À medida que a istração se defronta com novos desafios e novas situações que se desenvolvem com o decorrer do tempo, as doutrinas e teorias istrativas precisam adaptar suas abordagens -ou modificá-las completamente para continuarem úteis e aplicáveis.

O objeto de estudo da istração sempre foi a ação organizacional inicialmente entendida como um conjunto de cargos e tarefas, e além, como um conjunto de órgãos e funções, desdobrando-se posteriormente em uma complexa gama de variáveis até chegar à concepção de sistema. As mais recentes teorias istrativas têm por objeto o estudo da organização como um sistema composto de subsistemas que interagem entre si e com o ambiente externo.

A istração não é um fim em si mesma, mas um meio de fazer com que as coisas sejam realizadas da melhor forma possível, com o menor custo e com a maior eficiência e eficácia.

Em toda a sua longa história até o início do século XX, a istração se desenvolveu com uma lentidão impressionante. Somente a partir deste século ou por fases de desenvolvimento de notável pujança e inovação.

Enquanto nos dias de hoje a sociedade da maioria dos países desenvolvidos é uma sociedade pluralista de organizações, onde a maior parte das obrigações sociais (como a produção, a prestação de um serviço especializado de educação ou de atendimento hospitalar ou a preservação do meio ambiente) é confiada a organizações (como indústrias, universidades e escolas, hospitais, exército, organizações de serviços públicos) que são istradas por grupos diretivos próprios para poderem se tornar mais eficazes, no final do século ado a sociedade era completamente diferente.

Há 100 anos, as organizações eram poucas e pequenas: predominavam as pequenas oficinas, os artesãos independentes, as pequenas escolas, os profissionais autônomos (como os médicos, os advogados que trabalhavam por conta própria), o lavrador, o armazém de esquina etc. Claro que já existiam grandes corporações, indústrias, etc., mas mesmo este conceito de "grande" deve ser relativizado, se comparássemos estas empresas do ado às multinacionais dos dias de hoje. Apesar de sempre ter existido o trabalho na história da humanidade, a história das organizações e da sua istração é um capítulo que teve o seu início há muito pouco tempo.

Vale a pena uma breve visão desta história. A influência dos filósofos, como Sócrates, Platão e Aristóteles, nas tarefas de istração na antiguidade é remarcável. Sócrates (470 a.C. 399 a.C.), em sua discussão com Nicomaquides, expõe o seu ponto de vista sobre a istração como uma habilidade pessoal separada do conhecimento técnico e da experiência: "Sobre qualquer coisa que um homem possa presidir, ele será, se souber do que precisa e se for capaz de provê-lo, um bom presidente, quer tenha a direção de um coro, uma família, uma cidade ou um exército. Não é também uma tarefa punir os maus e honrar os bons? Portanto, Nicomaquides, não desprezeis homens hábeis em istrar seus haveres; pois os afazeres privados diferem dos públicos somente em magnitude; em outros aspectos são similares; mas o que mais se deve observar é que nenhum deles pode ser gerido sem homens, nem os afazeres privados são geridos por uma espécie de homem e os públicos por outra: pois aqueles que conduzem os negócios públicos não utilizam homens de natureza diferente daqueles empregados pelos que gerem negócios privados; e os que sabem empregá-los, conduzem tanto os negócios públicos, quanto privados, judiciosamente, enquanto que aqueles que não sabem, errarão na istração de ambos".

Platão (429 a.C.-347 a.C.), discípulo de Sócrates, em sua obra A República, expõe o seu ponto de vista sobre a forma democrática de governo e de istração dos negócios públicos.

Aristóteles (384 a.C. - 322 a.C.), discípulo de Platão, no seu livro Política, estuda a organização do Estado e distingue três formas de istração pública, a saber:

Monarquia ou governo de um só (que pode redundar em tirania); Aristocracia ou governo de uma elite (que pode descambar em oligarquia); Democracia ou governo do povo (que pode degenerar em anarquia).

Durante os séculos que vão da Antigüidade até o início da Idade Moderna, a Filosofia voltou-se para uma variedade de preocupações que nada tinham a ver com problemas istrativos.

É com Francis Bacon (1561-1626), filósofo e estadista inglês, e Renê Descartes (1596-1650), filósofo, matemático e físico francês considerado o fundador da Filosofia Moderna, que vamos encontrar alguma preocupação prática na retomada da evolução do pensamento istrativo.

Além desses dois pensadores modernos, a organização eclesiástica da Igreja Católica influenciou e serviu de modelo para muitas organizações, que aram a incorporar uma infinidade de princípios e normas istrativas utilizadas na Igreja. Igualmente, a organização militar trouxe grande influência para a istração. No despontar do século XX, dois engenheiros desenvolveram os primeiros trabalhos pioneiros a respeito da istração. Um era americano, Frederick Winslow Taylor, e veio a desenvolver a chamada Escola da istração Científica, preocupada em aumentar a eficiência da indústria através, inicialmente, da racionalização do trabalho do operário. O outro era europeu, Henri Fayol, e veio a desenvolver a chamada Teoria Clássica, preocupada em aumentar a eficiência da empresa através da sua organização e da aplicação de princípios gerais da istração em bases científicas, Muito embora ambos não tenham se comunicado entre si e tenham partido de pontos de vista diferentes e mesmo opostos, o certo é que suas ideias constituem as bases da chamada Abordagem Clássica ou Tradicional da istração, cujo postulados dominaram aproximadamente as quatro primeiras décadas deste século no panorama istrativo das corporações.

Assim, de um modo geral, a Abordagem Clássica da istração pode ser desdobrada em duas orientações bastante diferentes e, até certo ponto, opostas entre si, mas que se complementam com relativa coerência:

- De um lado a Escola de istração Científica, desenvolvida nos Estados Unidos, a partir dos trabalhos de Taylor. Essa escola era formada principalmente por engenheiros, como Frederick Winslow Taylor (1856-1931), Henry Lawrence Gantt (1861-1919), Frank Bunker Gilbreth (18681924), Harrington Emerson (1853-1931) e outros. Henry Ford (1863-1947) costuma ser incluído entre eles, pela aplicação de seus princípios nos seus negócios.

À preocupação básica era aumentar a produtividade da empresa através do aumento da eficiência no nível operacional, isto é, no nível dos operários. Daí a ênfase na análise e na divisão do trabalho do operário, uma vez que as tarefas do cargo e o ocupante constituem a unidade fundamental da organização. Neste sentido, a abordagem da istração Científica é uma abordagem de baixo para cima (do operário para o supervisor e gerente) e das partes (operários e seus cargos) para o todo (organização empresarial).

Predominava a atenção para o método de trabalho, para os movimentos necessários à execução de uma tarefa, para o tempopadrão determinado para sua execução: esse cuidado analítico e detalhista permitia a especialização do operário e o reagrupamento de movimentos, operações, tarefas, cargos, etc., que constituem a chamada "Organização Racional do Trabalho" (ORT). Foi, acima de tudo, uma corrente de idéias desenvolvida por engenheiros, que procuravam elaborar uma verdadeira engenharia industrial dentro de uma concepção eminentemente pragmática. A ênfase nas tarefas é a principal característica da istração Científica.

De outro lado, a corrente dos Anatomistas e Fisiologistas da organização, desenvolvida na França, com os trabalhos pioneiros de Fayol. Essa escola era formada principalmente por executivos de empresas da época. Dentre eles: Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n. 1891), Luther Gulick e outros. A esta corrente chamaremos Teoria Clássica.

A preocupação básica era aumentar a eficiência da empresa através da forma e disposição dos órgãos componentes da organização (departamentos) e das suas inter-relações estruturais. Daí a ênfase na anatomia (estrutura) e na fisiologia (funcionamento) da organização. Neste sentido, a abordagem da Corrente Anatômica e Fisiologista é uma abordagem inversa à da istração Científica: de cima para baixo (da direção para a execução) e do todo (organização) para as suas partes componentes (departamentos).

Predominava a atenção para a estrutura organizacional, com os elementos da istração, com os princípios gerais da istração, com a departamentalização. Esse cuidado com a síntese e com a visão global permitia a melhor maneira de subdividir a empresa sob a centralização de um chefe principal. Foi uma corrente eminentemente teórica e "istrativamente orientada"4. A ênfase na estrutura é a sua principal característica.

istração Científica (1903) A istração Científica, fundada por Taylor e seus seguidores, constitui a primeira tentativa da Teoria da istração. A preocupação em criar uma Ciência da istração começou com a experiência correta e imediata do trabalho de operários e com a ênfase nas tarefas.

No primeiro período de sua obra, Taylor voltou-se exclusivamente para a racionalização do trabalho dos operários, estendendo-se no segundo período à definição de princípios de istração aplicáveis a todas as situações da empresa. A organização racional do trabalho se fundamenta na análise do trabalho operário, no estudo dos tempos e movimentos, na fragmentação dás tarefas e na especialização do trabalhador. Buscava-se a eliminação do desperdício, da ociosidade operária e a redução dos custos de produção.

A única forma de obter a colaboração dos operários aos planos de incentivos salariais e de prêmios de com base no tempo-padrão (eficiência = 100%), e na que o salário constitui a única fonte de motivação trabalhador (homem econômico).

foi o apelo produção, convicção de para o

O desenho de cargos e tarefas enfatiza o trabalho simples e repetitivo das linhas de produção e montagem, a padronização e as condições de trabalho que assegurassem eficiência. Verificou-se que não adiantava racionalizar o trabalho do operário se o supervisor, o chefe, o gerente, o diretor continuavam a trabalhar dentro do mesmo empirismo anterior. Para envolver esses escalões mais elevados, os engenheiros da istração Científica aram a se preocupar com os princípios de istração capazes de balizar o comportamento dos gerentes e chefes. Inúmeras críticas podem ser feitas à istração Científica: o mecanicismo de sua abordagem que lhe garante o nome de teoria da máquina, a superespecialização que robotiza o operário, a visão microscópica do homem tomado isoladamente e como um apêndice da maquinaria industrial, a ausência de qualquer comprovação científica de suas afirmações e princípios, a abordagem", incompleta envolvendo apenas a organização formal, a limitação do campo de aplicação à fábrica, omitindo o restante da vida de uma empresa, a abordagem eminentemente prescritiva e normativa e tipicamente de sistema fechado, entre outras. Contudo, estas limitações e restrições não apagam o fato de que a istração Científica foi o primeiro o na busca de uma teoria istrativa. E um o pioneiro e irreversível. Resumo Princípios Básicos 1) Cada trabalhador faria, de acordo com suas aptidões, a tarefa mais elevada possível 2) Cada trabalhador deveria produzir igualmente, ou mais, do que um padrão estabelecido (produção de um trabalhador hábil, não excepcional, da sua classe e no horário normal de trabalho) 3) Remuneração por unidades produzidas

Princípios Explícitos 1) Planejamento: Substituir a improvisação pela ciência 2) Preparo: Selecionar os trabalhadores (além das máquinas, equipamentos e ambiente), treinando-os para produzirem mais e melhor 3) Controle: Controlar cientificamente a produção, de acordo com as normais estabelecidas 4) Execução: Dividir atribuições e responsabilidades (preparo/planejamento/controle x execução)

Princípio Implícitos 1) Estudar cuidadosamente o trabalho, antes de determinar como deverá ser executado 2) Decompor o trabalho em seus movimentos elementares e cronometrá-los, para eliminar os inúteis e aperfeiçoar os úteis 3) Selecionar cientificamente os trabalhadores 4) Dar aos trabalhadores instruções técnicas de como trabalhar 5) Separar precisamente as funções de preparação das de execução 6) Treinar os trabalhadores nessas funções específicas 7) Estabelecer remunerações ótimas para a produção padrão e além do padrão 8) Padronizar os utensílios 9) Dividir entre a empresa, os diretores, os executantes e os consumidores as vantagens do aumento da produção 10) Controlar a execução do trabalho, para corrigi-la, aperfeiçoá-la ou premiá-la 11) Classificar as máquinas, equipamentos, processos e materiais a serem utilizados ou produzidos, para tornar mais fácil seu trato

Organização Racional Do Trabalho - ORT 1) Análise dos "tempos e movimentos" 2) Estudo da fadiga humana 3) Divisão do trabalho e especialização (reduzir o trabalho a uma única tarefa, ou a tarefas simples) 4) Desenho de cargos e tarefas 5) Incentivos salariais e prêmios por produção 6) "Homo Econômicus" (o operário movido por recompensas financeiras) 7) Condições ambientais de trabalho 8) Padronização de métodos, máquinas e equipamentos 9) Supervisão funcional (istração funcional): A divisão do trabalho aplicada às chefias

Ford - "Linha de Montagem" Princípios 1) Fazer as coisas da melhor maneira possível 2) Distribuir com clareza as responsabilidades 3) Escolher os trabalhadores mais capazes, não importa a que preço 4) Reduzir os juros na apreciação dos lucros 5) Progredir sempre, para não retrogradar

Racionalização 1) Produzir mais, com a mesma ou melhor qualidade e com o mesmo ou menor custo 2) Remunerar melhor os trabalhadores, com o mesmo ou menor custo 3) Manter o ambiente de trabalho agradável e higiênico, diminuindo o número e a gravidade dos acidentes, com o mesmo ou menor custo 4) Harmonizar ao máximo as chefias com os subordinados 5) Conciliar os interesses de todos

Críticas 1) Mecanicismo: A organização como uma "máquina" 2) Supeespecialização do operário 3) Visão microscópica do homem: Tomando-o individualmente e ignorando-o como ser humano e social 4) Ausência de experimentos: Que a dessem base científica 5) Abordagem incompleta da organização: Omitindo a organização informal 6) Limitação do campo de aplicação: Restringindo-se à produção 7) Abordagem prescritiva e normativa: A organização como ela deveria funcionar (um "receituário"), sem explicações sobre o seu funcionamento 8) Visualização da empresa como um sistema fechado: Sem a influência do meio ambiente

Teoria Clássica da istração (1916) O pioneiro da Teoria Clássica, Henri Fayol, é considerado, juntamente com Taylor, um dos fundadores da moderna istração. Ele se preocupou em definir as funções básicas da empresa, o conceito de istração (prever, organizar, comandar, coordenar e controlar) bem como os chamados princípios gerais de istração, como procedimentos universais a serem

aplicados a qualquer tipo de organização ou empresa. Para Fayol, existe uma proporcionalidade da função istrativa que se reparte proporcionalmente por todos os níveis da empresa.

A Teoria Clássica formulou uma Teoria da Organização, tendo por base a istração como -uma ciência. A ênfase na estrutura faz com que a organização seja entendida como uma disposição das partes (órgãos) que a constituem, sua forma e o inter-relacionamento entre essas partes. Essa teoria da organização restringe-se exclusivamente à organização formal.

Para tratar racionalmente a organização, esta deve se caracterizar por uma divisão do trabalho e correspondente especialização das partes (órgãos) que a constituem. A divisão do trabalho pode dar-se verticalmente (níveis de autoridade) e horizontalmente (departamentalização). Porém, à medida que ocorre divisão do trabalho e especialização, deve ocorrer coordenação para garantir a perfeita harmonia do conjunto e consequentemente, a eficiência da organização. Além do mais, existem órgãos de linha (autoridade linear) e órgãos de staff (autoridade de staff para prestação de serviços e consultoria).

Entretanto, várias críticas podem ser atribuídas à Teoria Clássica: a abordagem extremamente simplificada da organização formal, deixando de lado a organização informal, a ausência de trabalhos experimentais capazes de dar base científica às suas afirmações e princípios, o mecanicismo de sua abordagem (que também lhe valeu o nome de "teoria da máquina"), a abordagem incompleta da organização e a visualização da organização como se esta fosse um sistema fechado. Contudo, todas as críticas feitas à Teoria Clássica não diminuem o fato de que a ela devemos as bases da moderna teoria istrativa.

Departamentalização A especialização decorrente da divisão do trabalho pode ocorrer em duas direções: . Vertical - quando há um aumento no número de níveis hierárquicos. É uma divisão de trabalho em termos de autoridade e responsabilidade. . Horizontal - quando há um aumento no número de órgãos especializados, no mesmo nível hierárquico, cada um em sua tarefa. É também chamada de departamentalização, sendo uma divisão do trabalho em termos de diferenciação de tarefas. É típica das grandes organizações e busca a homogeneidade das tarefas, em cada órgão.

Pode ser feita segundo diversos fatores: . por produtos ou serviços

de acordo com o tipo de trabalho;

Diretoria Depto. Depto. Depto. Sabonetes Cosméticos Xampus

. por clientela de acordo com o tipo de cliente para quem o trabalho é desenvolvido, conforme critérios estabelecidos: idade, classe social, nível profissional; Diretoria Depto. Moda Depto. Moda Depto. Moda Jovem Masculina Feminina

. por projetos utilizada por empresas nas quais as fases de um projeto são longas e especializadas. Diretoria Depto. Depto. Depto. Arquitetura Engenharia Decoração

. por área geográfica é realizado;

de acordo com a local onde o trabalho

Diretoria Zona. Zona. Zona. Zona. Norte Leste Oeste Sul

. por funções - agrupa as atividades e tarefas com as funções desenvolvidas dentro da empresa. Diretoria Depto. Depto. Depto. Depto. Financeiro Marketing Produção Pessoal

Dentro da mesma empresa, a departamentalização de diversos órgãos pode seguir critérios diferentes, originando a departamentalização combinada.

Resumo

Conceitos 1) Aumentar a eficiência da empresa através da forma, disposição e inter-relações dos seus órgãos 2) Ênfase na estrutura e no funcionamento da organização 3) Abordagem de cima para baixo e do todo para sua partes (departamentos) 4) Preocupação com a estrutura

Fayol - "Não importa quem o faça, mas o sistema que utiliza" Princípios 1) Divisão do trabalho: Especialização das tarefas e pessoas, a fim de aumentar a produção 2) Autoridade e responsabilidade: Dar ordens e esperar obediência (poder do cargo = oficial), com responsabilidade, equilibradamente (inteligência = pessoal) 3) Disciplina: Obediência e respeito às normais 4) Unidade de comando: Cada subordinado deve receber ordens de apenas um superior 5) Unidade de direção: Apenas um superior e um plano para atividades com o mesmo fim

6) Subordinação dos interesses individuais aos gerais: Os interesses gerais devem estar acima dos particulares 7) Remuneração de pessoal: Deve haver retribuição satisfatória para empregados e empresa 8) Centralização: Concentração da autoridade no topo da hierarquia da empresa 9) Hierarquia ou cadeia escalar: Linha de autoridade de cima para baixo 10) Ordem: Um lugar para cada coisa 11) Eqüidade: Amabilidade e justiça, para alcançar lealdade do pessoal 12) Estabilidade e duração do pessoal: Pouca rotatividade, para não prejudicar a produtividade 13) Iniciativa: Assegurar o sucesso de um plano, de acordo com sua visualização 14) Espírito de equipe: Harmonia e união entre as pessoas

Seis Funções Básicas De Qualquer Empresa 1) Técnica: Objetivo da organização 2) Financeira: Obtenção, manutenção, controle e restituição de recursos monetários 3) Comercial: Compra, venda, troca e locação de mercadorias, serviços e utilidades 4) Assecuratória: Reduzir os riscos (incêndios, acidentes, ações judiciais, insalubridade, etc) 5) Contábil: Inventário, Balanço, Apuração de Lucros e Perdas, Estatísticas, etc (registros istrativos, documentação, etc) 6) istrativa: Planejar, Organizar, Dirigir, Coordenar e Controlar

Críticas 1) Abordagem simplificada da organização formal: Sem considerar os aspectos psicológicos e sociais da empresa 2) Ausência de experimentos: Que a dessem base científica 3) Extremo racionalismo: Na concepção da istração 4) "Teoria da máquina" (Tempos Modernos" - Charles Chaplin): A organização como uma "máquina" 5) Abordagem incompleta da organização: Omitindo a organização informal 6) Visualização da empresa como um sistema fechado: Sem a influência do meio ambiente

Teoria das Relações Humanas (1932) As origens da Teoria das Relações Humanas remontam algumas décadas antes de seu aparecimento nos Estados Unidos, berço da democracia, do pragmatismo e da iniciativa individual. Efetivamente, porém, esta teoria surgiu com a Experiência de

Hawthorne. Sem o pretender, a Experiência de Hawthorne marca, ao longo de sua duração de cinco anos, o início de uma nova teoria calcada em valores humanísticos da istração, deslocando totalmente a preocupação anteriormente voltada para a tarefa e para a estrutura para a preocupação com as pessoas.

Com as conclusões iniciais tomadas a partir da Experiência de Hawthorne, novas variáveis são acrescentadas ao já enriquecido dicionário da istração: a integração social e o comportamento social dos empregados, as necessidades psicológicas e sociais e a atenção para novas formas de recompensa e sanções não-materiais, o estudo dos grupos informais e da chamada organização formal, o despertar para as relações humanas dentro das organizações, a ênfase nos aspectos emocionais e não-racionais do comportamento das pessoas e a importância do conteúdo dos cargos e tarefas para as pessoas que o realizam e executam.

Dentro dessa abordagem humanística, um quadro maior se depara aos olhos dos pesquisadores: a própria civilização industrializada que leva as empresas a uma preocupação confinada apenas à sua sobrevivência financeira e à necessidade de maior eficiência para o alcance de lucros garantidos.

Assim, todos os métodos convergem para a eficiência e não para a cooperação humana e, muito menos, para objetivos humanos. Daí o conflito industrial (objetivos das organizações versus objetivos individuais dos seus participantes) merecer um tratamento profilático e preventivo.

Assim, torna-se indispensável conciliar e harmonizar as duas funções básicas da organização industrial: a função econômica (produzir bens ou serviços para garantir o equilíbrio externo) e a função social (distribuir satisfação aos participantes para garantir o equilíbrio interno).

Com os primeiros estudos sobre a motivação humana (Teoria de Campo e o levantamento das necessidades humanas básicas), chegou-se à noção do ciclo motivacional e suas resoluções em termos de satisfação, frustração ou compensação, isto é, à noção de objetivos individuais e sua influência sobre o moral e a atitude das pessoas e grupos.

Além do mais, experiências pioneiras sobre liderança e seus resultados quanto ao desempenho dos subordinados mostraram a excelência da liderança democrática. Outros estudos posteriores aram a envolver outras variáveis além das características pessoais do líder e concluíram que o padrão de liderança deve ser escolhido em função de outras variáveis (forças no , nos subordinados e na situação). Também os estudos sobre as comunicações indicaram a importância da comunicação sobre os relacionamentos entre as pessoas e o seu desempenho.

A organização informal ou a ser tanto nas suas características como Praticamente, os autores humanistas formal de lado para se concentrarem informal.

profundamente pesquisada, nas suas origens. deixaram organização unicamente na organização

Como toda corrente de oposição ferrenha, esta teoria apresentou profundas distorções e limitações: uma visão inadequada dos problemas de relações industriais, limitação no campo experimental e parcialidade nas conclusões levou gradativamente essa teoria a um certo descrédito. A concepção ingênua e romântica do operário e a ênfase exagerada nos grupos informais colaboraram rapidamente para que esta teoria fosse repensada. O seu enfoque manipulativo e certamente demagógico não deixou de ser descoberto e identificado pelos operários e seus sindicatos. Recebendo tantas críticas, a Teoria das Relações Humanas precisou ar por uma completa reelaboração a partir da Teoria Comportamental.

Resumo Mayo Conceitos 1) A empresa como um grupo de pessoas 2) Preocupação com as pessoas 3) O homem é um ser social 4) Estudo da organização informal 5) Importância do conteúdo do cargo para o empregado (psicologia) 6) Necessidade de conciliação entre a função econômica e a função social da empresa 7) Recompensas não-materiais

Princípios 1) 2) 3) 4) 5) 6)

Delegação plena de autoridade Autonomia do empregado Confiança e abertura Ênfase nas relações humanas Confiança na pessoas Dinâmica grupal e interpessoal

Teoria Neoclássica da istração (1954) A Teoria Neoclássica (ou Escola Operacional, ou do Processo

istrativo) surgiu da necessidade de se utilizarem os conceitos válidos e relevantes da Teoria Clássica, expurgandoos dos exageros e distorções típicos de qualquer teoria pioneira e condensando-os com outros conceitos igualmente válidos e relevantes oferecidos por outras teorias istrativas.

A Teoria Neoclássica pode ser identificada através de algumas características marcantes: a ênfase na prática da istração, a reafirmação relativa (e não absoluta) dos postulados clássicos, a ênfase nos princípios clássicos da istração, a ênfase nos resultados e objetivos e, sobretudo, pelo ecletismo aberto e receptivo. O ponto fundamental da Teoria Neoclássica é o de ser a istração uma técnica social básica. Isto leva à necessidade de o conhecer, além dos aspectos técnicos e específicos de seu trabalho, também os aspectos relacionados com a direção de pessoas dentro das organizações.

A Teoria Neoclássica surgiu com o crescimento exagerado das organizações. Uma das respostas que procurou dar foi a respeito do dilema centralização versus descentralização. Boa parte do trabalho dos neoclássicos está voltada para os fatores que levam à decisão de descentralização, bem como às vantagens e desvantagens que a centralização proporciona. A descentralização permite que as decisões sejam tomadas pelas unidades situadas nos níveis mais baixos da organização, proporcionando um considerável aumento de eficiência.

VANTAGENS E DESVANTAGENS DA DESCENTRALIZAÇÃO As principais vantagens que a descentralização pode proporcionar são as seguintes: a) os chefes ficam mais próximos do ponto onde se devem tomar as decisões. A descentralização corta os atrasos nas decisões causadas pelas consultas à matriz ou aos superiores distantes. As pessoas que vivem os problemas são as mais indicadas para resolvê-los no local, economizando tempo e dinheiro; b) permite aumentar a eficiência aproveitando melhor o tempo e aptidão dos funcionários, evitando que fujam à responsabilidade, por ser mais fácil recorrer à matriz ou ao chefe; c) permite melhorar a qualidade das decisões à medida que seu volume e complexidade reduzem, aliviando os chefes principais do excesso de trabalho decisório; d) a quantia e os gastos com "papelada" do pessoal dos escritórios centrais podem ser consideravelmente reduzidos; e) os gastos de coordenação podem ser reduzidos devido à maior autonomia para tomar decisões; f) permite a formação & executivos locais ou regionais mais motivados e mais conscientes dos seus resultados operacionais.

A descentralização, contudo, tem suas limitações e pode trazer certas desvantagens, a saber: a) falta de uniformidade nas decisões; b) insuficiente aproveitamento dos especialistas. Geralmente, os maiores especialistas estão concentrados nos escritórios centrais. Com a descentralização, a tendência é pensar que já não se necessita da assessoria da matriz; c) falta de equipe apropriada ou de funcionários no campo de atividades.

A Teoria Neoclássica enfatiza, também, as funções do : . . . .

o a a o

planejamento, organização, direção e controle.

No seu conjunto, essas funções istrativas formam o processo istrativo. Dentro do processo istrativo, a organização formal apresenta cinco características básicas: a) a divisão do trabalho (maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas), b) a especialização, c) a hierarquia (dividida em nível decisorial, intermediário e operacional), d) a distribuição da autoridade e da responsabilidade e o racionalismo da organização formal.

Como decorrência da abordagem neoclássica, e a fim de responder às exigências internas e externas, a organização pode desenvolver uma especialização vertical (proporcionando maior número de níveis hierárquicos) e uma especialização horizontal (proporcionando maior número de órgãos especializados, ou seja, a departamentalização).

O que todas as empresas têm em comum? O que têm em comum, por exemplo, uma companhia aérea, um hospital, uma padaria, uma repartição pública e uma escola comunitária? Em primeiro lugar podemos denominá-las todas como sendo

organizações humanas. Em segundo lugar, vamos encontrar algumas semelhanças muito fortes entre todas estas organizações: Todas elas têm objetivos a serem alcançados; Para alcançar tais objetivos, realizam certo conjunto de atividades; Para executar estas atividades, necessitam mobilizar uma determinada quantidade de recursos (humanos, materiais, tecnológicos, financeiros, etc).

Portanto, podemos perceber que o funcionamento da companhia aérea, do hospital, da padaria, da repartição pública e da escola comunitária dependem de uma espécie de arranjo destas três variáveis: Objetivos, Atividades e Recursos. Os objetivos devem ser bem definidos, para serem alcançáveis; as atividades a serem realizadas devem estar coerentes com os objetivos perseguidos; os recursos devem ser suficientes e precisam ser empregados com sabedoria na execução das atividades.

Essas três variáveis devem ser combinadas de uma forma inteligente; em outras palavras, devem ser istradas. Podemos pensar agora na istração como sendo algo que ocorre no interior das organizações, e representa um processo de tomar decisões sobre objetivos, atividades e recursos.

Vimos que a companhia aérea, o hospital, a padaria, a repartição pública e a escola comunitária podem ser chamadas genericamente de organizações. Uma organização é um agrupamento humano em torno de um determinado objetivo, mobilizando recursos para executar as atividades necessárias ao alcance deste objetivo. O é a pessoa (ou conjunto de pessoas) que toma as decisões sobre a melhor forma de combinar as três variáveis citadas.

Tomar decisões significa basicamente fazer escolhas: Que objetivos nossa organização deve perseguir? Que metas nós vamos buscar? Por quê buscar determinadas metas e não outras? Em que prazo vamos alcançar estes objetivos? Quais são as atividades necessárias? Quem vai executar tais atividades? Em que ordem? Em que ritmo? Como fazer tais atividades? Será preciso mudar as atividades? Que recursos nós vamos usar? Onde nós vamos encontrá-los? Como vamos mantê-los na organização? Como vamos desenvolvê-los? Como vamos motivar os membros da organização? Enfim, como vamos fazer para tomar decisões acertadas sobre as questões anteriores? Como evitar erros no processo de tomada de decisão?

Veja, portanto, que a missão do não é nada fácil.

Vamos examinar alguns conceitos que a literatura existente sobre istração nos apresenta:

A tarefa da istração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação (Idalberto Chiavenato).

Podemos ainda entender a palavra quatro acepções distintas:

istração

dentro de

Como uma forma de Ação; Como um determinado Grupo de Pessoas que dirigem a organização; Como uma Arte que exige certas habilidades na sua execução; Como uma Disciplina, um campo específico do conhecimento humano. Vejamos cada uma destas acepções: 1) istração como Ação Vimos que o processo de istrar se constitui essencialmente na tomada de decisões, sobre como combinar bem os objetivos, atividades e recursos, através do planejamento, da organização, da direção e do controle.

Atenção: Estes são considerados os quatro processos mais importantes da istração: Planejamento processo de definir previamente os objetivos, as atividades e os recursos; correspondem a decisões a serem tomadas sobre quais são os objetivos a serem perseguidos , em que prazo , quais são os resultados esperados , que recursos serão necessários , qual será o caminho a ser trilhado , etc...

Organização processo de dividir o trabalho a ser realizado, bem como as responsabilidades e o poder de decisão e comando; trata-se da distribuição dos recursos de acordo com um determinado critério; o processo de organização dá origem a uma determinada estrutura organizacional, que nas empresas geralmente é representada graficamente através de um organograma.

Direção processo de garantir a execução das atividades que foram planejadas; como fazer com que as atividades sejam de fato executadas dentro das especificações e dos prazos previstos; como manter o pessoal motivado, rumo às metas; como gerenciar as relações humanas e o clima organizacional.

Controle processo de assegurar o cumprimento dos objetivos, e eventualmente identificar a necessidade de modificá-los. São também decisões sobre como medir o desempenho da organização, das

pessoas, dos demais recursos; como perceber a necessidade de mudanças na execução das atividades e como implementar tais mudanças. O controle é um processo que acaba gerando subsídios para o reiniciar novo ciclo de planejamento.

PROCESSOS ISTRATIVOS O Processo istrativo é aceito hoje como as funções básicas do , que é constituído de quatro funções essenciais básicas: Planejar, organizar, dirigir e controlar.

A sequência das funções do forma o ciclo istrativo, a saber: Na medida em que se repete o ciclo istrativo, ocorre uma contínua correção e ajustamento por meio de retroação. Assim, o desenvolvimento de um ciclo permite definir quais as correções que deverão ser introduzidas no ciclo seguinte, e assim por diante.

Na realidade, as funções do que formam o processo istrativo são mais que uma sequência cíclica, pois elas estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica.

Dica: O processo istrativo é cíclico, dinâmico e interativo.

Dica: Fique de Olho: Quando consideradas em um todo integrado, as funções istrativas formam o processo istrativo. Quando consideradas isoladamente, o planejamento, a direção, a organização e o controle constituem funções istrativas.

1

PLANEJAMENTO

O planejamento figura como a primeira função por ser aquela que serve para as demais funções. A final de contas, hoje em dia nenhuma organização trabalha na base do improviso. Planejar significa olhar para a frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito, elaborar bons planos e ajudar as pessoas a fazer hoje ações necessárias para melhor enfrentar os desafios de amanhã. O Processo de planejamento: São seis os os do processo de planejamento: 1- Definição dos objetivos: Para onde queremos ir?

2- Qual a situação atual?: Onde estamos agora?

3- Quais as premissas em relação ao futuro?: O que temos pela frente?

4- Quais as alternativas de ação?: Quais os caminhos possíveis?

5- Qual a melhor alternativa?: Qual o melhor caminho?

6- Implemente o plano escolhido e avalie os resultados: Como iremos percorrê-lo?

O Estabelecimento dos objetivos é muito importante. Objetivos são resultados futuros que se pretende atingir. São pretensões futuras que, uma vez alcançadas deixam de ser objetivos para se tornarem realidade. Há também o desdobramento dos objetivos. A partir dos objetivos organizacionais, a empresa pode fixar suas políticas, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas. Enquanto os objetivos organizacionais são amplos e genéricos, à medida que se desce em seus desdobramentos, a focalização tornase cada vez mais restrita e detalhada.

Tipos de Planejamento: Planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo e abrange toda a organização.

Suas características são: É projetado no longo prazo, tendo seus efeitos e consequências estendidos a vários anos pela frente. Envolve a empresa como uma totalidade, abrangendo todos os recursos e áreas de atividade, e preocupa-se em atingir os objetivos em nível organizacional. É definido pela cúpula da organização (no nível institucional) e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados.

Planejamento tático: É o planejamento que abrange cada departamento ou unidade da organização. Suas características são: É projetado para o médio prazo, geralmente para o exercício anual. Envolve cada departamento, abrange seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os objetivos departamentais. É definido no nível intermediário, em cada departamento da empresa.

Planejamento Operacional: É o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Suas características são:

É projetado para o curto prazo, para o imediatismo. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de metas específicas. É definido no nível operacional, para cada tarefa ou atividade.

Tipos de Planos: O planejamento produz um resultado imediato: o plano. O Plano é o produto do planejamento e constitui o evento intermediário entre os processos de elaboração e de implementação do planejamento. Existem quatro tipos de planos: os relacionados a métodos, denominados procedimentos; os relacionados a dinheiro, denominados orçamentos, os relacionados com o tempo, denominados programas ou programações, e, por fim, os relacionados com comportamento, denominados normas ou regulamentos.

2

ORGANIZAÇÃO

Estaremos estudando aqui, a organização como a segunda função istrativa, que depende do planejamento, da direção e do controle para formar o processo istrativo. Assim, organizar consiste em: a) Determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especialização). b) Agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização).

c) Designar às atividades específicas posições e pessoas (cargos e tarefas).

Estrutura Organizacional A estrutura organizacional e a maneira pela qual as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. Funciona como a espinha dorsal da organização, o esqueleto que sustenta e articula suas partes integrantes. A função istrativa de organizar conduz necessariamente à criação da estrutura organizacional, que pode ser definida como o conjunto de tarefas formais atribuídas às unidades organizacionais; as relações de subordinação e as comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas ao longo das unidades organizacionais.

Estrutura vertical A estrutura vertical refere-se ao aparato que envolve três fatores principais: a hierarquia istrativa, a amplitude do

controle e o grau de centralização ou descentralização do processo de tomada de decisões da organização. Esses três fatores são estreitamente relacionados entre si. Se uma organização adiciona mais um nível istrativo, sua amplitude de controle fica mais estreita, a estrutura istrativa mais elevada e o grau de centralização/descentralização é afetado. Se ela reduz um nível istrativo, sua amplitude de controle fica mais larga, sua estrutura istrativa mais achatada e o grau de centralização/descentralização é também é afetado.

Amplitude istrativa A amplitude istrativa ou amplitude de controle significa o número de empregados que se devem reportar a um . Determina quanto um deve monitorar estreitamente seus subordinados. Quanto maior a amplitude de controle, maior é o número de subordinados para cada , e vice-versa. A amplitude istrativa estreita provoca custo istrativo maior, porque existem mais es para cuidar de um número menor de pessoas.

Organizações altas e organizações achatadas A amplitude de controle média utilizada por uma organização determina se sua estrutura organizacional será alta ou achatada. Estrutura alta Produz uma estrutura geral estreita e muitos níveis hierárquicos, apresentando um formato verticalizado.

Uma estrutura achatada Tem uma amplitude geral ampla, dispersada e tem poucos níveis hierárquicos, apresentando um formato horizontalizado.

Centralização/Descentralização O grau de centralização/descentralização refere-se ao quanto a autoridade para tomar decisão está centrada no topo ou dispersa na base da organização.

A centralização significa: A autoridade que decide está localizada no topo da organização.

A descentralização significa: A Autoridade para decidir está dispersa nos níveis operacionais mais baixos.

Dica: Há hoje uma forte tendência para a descentralização nas empresas. As principais vantagens da centralização são um melhor método de

controle e redução de custos. As principais vantagens da descentralização são a agilidade no processo decisório, a estimulação de independência e criatividade nas pessoas e as novas tecnologias, que tem permitido uma maior descentralização da autoridade, uma vez que a TI )tecnologia de Informação) permite que a autoridade seja delegada aos níveis inferiores, enquanto a alta istração recebe informação em tempo real.

Dica: Descentralizam-se as decisões de operações e centraliza-se o controle dos resultados.

Desenho Departamental O Desenho departamental refere-se à especialização horizontal da organização e o seu desdobramento em unidades organizacionais que recebem o nome de departamentos ou divisões. Departamentalização significa o agrupamento de atividades em unidades organizacionais e o agrupamento dessas unidades em uma organização total.

3

DIREÇÃO

Esta terceira função istrativa está relacionada com a maneira pela qual os objetivos devem ser alcançados através da atividade das pessoas e da aplicação dos recursos que compõem a organização.

Dirigir significa interpretar os planos para as pessoas e dar instruções e orientações sobre como executá-los e garantir o alcance dos objetivos.

A Direção envolve a focalização nos membros organizacionais, como as pessoas e abordagem de assuntos como liderança, motivação, comunicação, solução de conflitos, além do desenvolvimento de boas relações entre as pessoas e a criação de um excelente ambiente de trabalho.

Dica: Alguns autores preferem substituir a palavra direção por liderança ou influenciação. Outros ainda preferem o coaching. A direção é uma função istrativa que se distribui por todos os níveis hierárquicos. No nível institucional, denomina-se direção, no nível intermediário denomina-se gerência, e no nível operacional recebe o nome de supervisão de primeira linha.

Os sistemas istrativos Sistemas de punições e recompensas: o pode adotar um esquema de punições que obtenha a obediência através da imposição de castigos e medidas disciplinares (ênfase nas punições e nos medos) ou pode adotar um esquema de recompensas

materiais e simbólicas para obter a aceitação, a motivação positiva e o comprometimento das pessoas.

Likert, após estudos, chegou a conclusão que existem quatro sistemas istrativos:

a) Sistema 1: autoritário-coercitivo: O sistema mais fechado, duro e arbitrário de istrar a organização. Para incentivar as pessoas a trabalharem, utiliza punições e castigos a motivação negativa de modo a impor intimidação e medo e reforçar a obediência cega.

b) Sistema 2: autocrático-benevolente: É também um sistema autoritário, mas benevolente e menos coercitivo e fechado que o anterior. O sistema utiliza punições e castigos, mas já se preocupa com recompensas, que são estritamente materiais e salariais, frias e calculistas.

c) Sistema 3: Consultivo: É mais aberto do que os anteriores. Deixa de ser autocrático e impositivo para dar alguma margem de contribuição das pessoas. Utiliza mais recompensas, que são predominantemente materiais e ocasionalmente sociais, e poucas punições.

d) Sistema 4: Participativo: O mais aberto e democrático de todos. Incentiva total descentralização e delegação das decisões aos níveis mais baixos da organização, exigindo apenas um controle dos resultados por parte da cúpula. O sistema utiliza amplamente as recompensas salariais como parte do seu esquema de remuneração variável ao alcance de metas e resultados, bem como recompensas sociais ou simbólicas. As punições são raras, e, quando acontecem, são decididas e istradas pelas equipes ou grupos de trabalho.

Dica: As organizações bem-sucedidas estão migrando rapidamente para o sistema 4 e adotando posturas altamente participativas e democráticas com relação às pessoas que nela trabalham.

O sistema 4 tem se revelado como o melhor meio de incrementar e impulsionar as habilidades, atitudes, valores e necessidades das pessoas em direção aos objetivos organizacionais. A direção e as pessoas As mais recentes abordagens istrativas enfatizam que são as pessoas que fazem a diferença nas organizações. Em outras palavras, em um mundo onde a informação é rapidamente disponibilizada e compartilhada pelas organizações sobressaem aqueles que são rapidamente capazes de transforma-las em oportunidades em termos de produtos e serviços antes que outras organizações o façam.

Bons funcionários requerem um investimento muito mais longo em termos de capacitação quanto a habilidade e conhecimentos e, sobretudo, de confiança e comprometimento pessoal.

Teoria Z: Ouchi deu o nome de teoria Z pata descrever o estilo de istração adotada pelos japoneses, cujos princípios são: Filosofia de emprego a longo prazo. Poucas promoções verticais e movimentos em cargas laterais. Ênfase no planejamento e desenvolvimento da carreira. Participação e consenso na tomada de decisões. Envolvimento dos funcionários.

4

CONTROLE

Como as organizações não operam no improviso e no acaso, elas precisam ser devidamente controladas. Controlar significa garantir que o planejamento seja bem executado e que os objetivos estabelecidos sejam alcançados da melhor maneira possível. O controle verifica se a execução está de acordo com o que foi planejado: quanto mais completos, definidos e coordenados forem os planos, mais fácil será o controle.

O controle é um processo pelo qual são fornecidas as informações e retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. Dica: Quando falamos em controle, queremos dizer que o nível institucional efetua o controle estratégico, o nível intermediário faz os controles táticos e o nível operacional, os controles operacionais.

Fases do Controle O Controle é um processo cíclico composto de quatro fases, a saber:

1) Estabelecimento de objetivos ou padrões de desempenho: Os padrões representam o desempenho desejado. Os critérios representam as normas que guiam as decisões.

2) Avaliação ou mensuração do desempenho atual: É a observação do desempenho, pois para controlar um desempenho, deve-se pelo menos

conhecer algo a respeito dele.

3) Comparação do desempenho atual com os objetivos ou padrões estabelecidos: É importante determinar os limites dentro dos quais as variações, erros ou desvios podem ser aceitas como normais ou desejáveis.

4) Ações Corretivas: É a tomada de ação corretiva para corrigir possíveis desvios ou anormalidades. Visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente como aquilo que se pretendia fazer.

Tipos de Controle Cada organização requer um sistema básico de controles para aplicar seus recursos financeiros, desenvolver pessoas, analisar o desempenho financeiro e avaliar a produtividade operacional.

Dica: O desafio é saber como utilizar tais controles e aprimoralos para, com isso, melhorar gradativa e incessantemente o desempenho de toda organização.

Controles estratégicos: São denominados controles organizacionais: constituem o sistema de decisões de cúpula que controla o desempenho e o resultado da organização como um todo, tendo por base as informações externas e as internas. Existem vários tipos de controles estratégicos, tais como: Balanço e relatórios financeiros e análise do retorno sobre o investimento (RSI).

Controles Táticos: São feitos no nível intermediário e referemse a cada uma das unidades organizacionais, sejam departamentos, divisões ou equipes. Geralmente são orientados para o médio prazo, isto é, para o exercício anual.

Os tipos de controles táticos mais importantes são: Controle orçamentário e a Contabilidade de custos (envolvendo custos fixos e variáveis)

Controles Operacionais: São feitos no nível operacional e projetados ao curto prazo. Nas organizações bem-sucedidas, o autocontrole e a autodisciplina das pessoas são sempre preferidos ao controle externo ou disciplina imposta pela força. Outros pontos importantes nos controles operacionais, além da disciplina, são o controle eficaz do estoque, o planejamento de requisitos de materiais e o controle de qualidade.

istração por Objetivos (APO) A istração por Objetivos (APO) ou istração por resultados constitui um modelo istrativo bastante difundido e plenamente identificado com o espírito pragmático e democrático da Teoria Neoclássica. Seu aparecimento é recente: em 1954, Peter F. Drucker publicou um livro, no qual caracteriza, pela primeira vez, a istração por Objetivos,

sendo considerado o criador da APO.

A APO é uma técnica de direção de esforços através do planejamento e controle istrativo fundamentado no princípio de que, para atingir resultados, a organização precisa antes de definir - em que negócio está atuando e aonde pretende chegar. Inicialmente se estabelecem os objetivos ais da empresa, formulados na base de um plano de objetivos a longo prazo, e os objetivos de cada ge ente ou departamento são feitos na base dos objetivos anuais da empresa.

A APO é um processo pelo qual os gerentes, superior e subordinado de uma organização identificam objetivos comuns, definem as áreas de responsabilidade de cada um em termos de resultados esperados e usam esses objetivos como guias para a operação dos negócios.

Características principais da APO: 1. Estabelecimento conjunto de objetivos entre o executivo e o seu superior; 2. Estabelecimento de objetivos para cada departamento ou posição; 3. Interligação dos objetivos departamentais; 4. Elaboração de planos táticos e de planos operacionais, com ênfase na mensuração e no controle; 5. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos; 6. Participação atuante da chefia; 7. Apoio intenso do staff durante os primeiros períodos. Os critérios para escolha dos objetivos devem ser estabelecidos de acordo com a prioridade e a sua contribuição para o alcance dos resultados-chave da empresa. Eis alguns critérios: a) procurar as atividades que têm maior impacto sobre os resultados; b) o objetivo deve ser específico quanto aos dados concretos: o que, quanto, quando. Os resultados esperados devem ser enunciados em termos mensuráveis e bastante claros; c) focalizar objetivos no trabalho e não no homem; d) detalhar cada objetivo em metas subsidiárias; e) usar linguagem compreensível para os gerentes; f) manter-se dentro dos princípios de istração. Concentrar-se nos alvos vitais do negócio e não se dispersar em atividades secundárias; g) o objetivo deve indicar os resultados a serem atingidos, mas não deve limitar a liberdade de escolha dos métodos. Indicar o quanto, mas não o como; h) o objetivo deve ser difícil de ser atingido, requerendo um esforço especial, mas não a ponto de ser impossível; i) o objetivo deve representar uma tarefa suficiente para todo o exercício fiscal da empresa; j) o objetivo deve ter alguma ligação remota com o plano de lucros da empresa, que é geralmente o objetivo último. É bastante sensata a intenção da APO em esclarecer as funções de um cargo e medir o desempenho em relação às próprias metas do funcionário, fazer com que ambos, superior e subordinado, examinem as mesmas questões ao avaliar o desempenho do último e tentar para que haja acordo mútuo quanto às obrigações do subordinado.

Segundo Levinson, o processo "ideal" da APO deve desenvolver-se em cinco etapas: 1. "discussão do funcionário com seu superior a respeito da descrição de funções feita pelo próprio subordinado"; 2. fixação de alvos de desempenho a curto prazo; 3. entrevistas com o superior para discussão do progresso alcançado até certo momento; 4. estabelecimento de pontos de verificação para aferir o progresso; 5. discussão entre o superior e o subordinado, ao fim de determinado prazo, para avaliar resultados dos esforços desenvolvidos pelo subordinado. O ideal é que esse processo seja acompanhado de contatos mais frequentes, até mesmo diários, e esteja separado da análise salarial.

Teoria da Burocracia (1940) A Teoria da Burocracia desenvolveu-se dentro da istração ao redor dos anos 40, em função principalmente dos seguintes aspectos: a) A fragilidade e parcialidade tanto da Teoria Clássica como da Teoria das Relações Humanas, ambas oponentes e contraditórias entre si, mas sem possibilitarem uma abordagem global, integrada e envolvente dos problemas organizacionais; b) Tornou-se necessário um modelo de organização racional capaz de caracterizar todas as variáveis envolvidas, bem como o comportamento dos membros dela participantes, e aplicável não somente a fábrica, mas a todas as formas de organização humana e principalmente às empresas;

O crescente tamanho e complexidade das empresas aram a exigir modelos organizacionais mais bem definidos. Alguns historiadores verificaram que a "indústria em grande escala depende de sua organização, da istração e do grande número de pessoas com diferentes habilidades. Milhares de homens e mulheres devem ser colocados em diferentes setores de produção e em diferentes níveis hierárquicos: os engenheiros e es no alto da pirâmide e os operários na base. Devem executar tarefas específicas, devem ser dirigidos e controlados"11. Tanto a Teoria Clássica como a Teoria das Relações Humanas se mostraram insuficientes para responder à nova situação que se tornava mais complexa;

O ressurgimento da Sociologia da Burocracia, a partir da descoberta dos trabalhos de Max Weber, o seu criador.

Segundo essa teoria, um homem pode ser pago para agir e se comportar de certa maneira preestabelecida, a qual lhe deve ser explicada exatamente, muito minuciosamente e, em hipótese alguma, permitindo que suas emoções interfiram no seu desempenho.

A burocracia é uma forma de organização humana e que se baseia na racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim de garantir a máxima eficiência possível no alcance desses objetivos. As origens da burocracia como forma de organização humana remontam à época da Antiguidade.

Contudo, a burocracia tal como ela existe hoje, como a base do moderno sistema de produção - teve sua origem nas mudanças religiosas verificadas após o Renascimento.

Aliás, Weber salienta que o sistema moderno de produção, eminentemente racional e capitalista, não se originou das mudanças tecnológicas, nem das relações de propriedade, como afirmava Karl Marx, mas de um novo conjunto de normas morais, às quais denominou "ética protestante" o trabalho duro e árduo como dádiva de Deus, a poupança e o ascetismo que proporcionaram a reaplicação das rendas excedentes, ao invés do seu dispêndio e consumo em símbolos materiais e improdutivos de vaidade e prestígio. Verificou que o capitalismo, a burocracia (como forma de organização) e a ciência moderna constituem três formas de racionalidade que surgiram a partir dessas mudanças religiosas ocorridas inicialmente nos países protestantes - como a Inglaterra e a Holanda - e não em países católicos. Weber não considerou a burocracia como um sistema social, mas principalmente como um tipo de poder.

Segundo o conceito popular, a burocracia é visualizada geralmente como uma empresa ou organização onde a "papelada" se multiplica e se avoluma, impedindo as soluções rápidas ou eficientes. O termo também é empregado com o sentido de apego dos funcionários aos regulamentos e rotinas, causando ineficiência à organização. O leigo ou a dar o nome de burocracia aos defeitos do sistema (disfunções) e não ao sistema em si mesmo. O conceito de burocracia para Max Weber é exatamente o contrário.

A burocracia é a organização eficiente por excelência. E para conseguir essa eficiência, a burocracia precisa detalhar antecipadamente e nos mínimos detalhes como as coisas deverão ser feitas.

Segundo Weber, a burocracia tem as seguintes características principais: 1) Caráter legal das normas e regulamentos; 2) Caráter formal das comunicações; 3) Caráter racional e divisão do trabalho; 4) Impessoalidade nas relações; 5) Hierarquia de autoridade; 6) Rotinas e procedimentos estandardizados; 7) Competência técnica e meritocracia; 8) Especialização da istração que é separada da propriedade; 9) Profissionalização dos participantes; 10) Completa previsibilidade do funcionamento.

Vejamos, separadamente, cada uma dessas características da burocracia.

Caráter legal das normas e regulamentos A burocracia é uma organização ligada por normas e regulamentos previamente estabelecidos por escrito. Em outros termos, é uma organização baseada em uma espécie de legislação própria que define antecipadamente como a organização burocrática deverá funcionar. Essas normas e regulamentos são escritos. Também são exaustivos porque procuram cobrir todas as áreas da organização, prever todas as ocorrências possíveis e enquadrá-las dentro de um esquema previamente definido capaz de regular tudo o que ocorra dentro da organização. As normas e regulamentos são racionais porque são coerentes com os objetivos visados. Neste sentido, a burocracia é uma estrutura social racionalmente organizada. As normas e regulamentos são legais porque conferem às pessoas investidas da autoridade um poder de coação sobre os subordinados e também os meios coercitivos capazes de impor a disciplina. As normas e regulamentos são escritos para assegurar uma interpretação sistemática e unívoca. Desta maneira, economizam esforços e possibilitam a padronização dentro da organização.

Caráter formal das comunicações A burocracia é uma organização ligada por comunicações escritas. As regras, decisões e ações istrativas são formuladas e registradas por escrito. Daí o caráter formal da burocracia: todas as ações e procedimentos são feitos por escrito para proporcionar comprovação e documentação adequadas. Além disso, a interpretação unívoca das comunicações também é assegurada.

Caráter racional e divisão do trabalho A burocracia é uma organização que se caracteriza por uma sistemática divisão do trabalho. Essa divisão do trabalho atende a uma racionalidade, isto é, ela é adequada aos objetivos a serem atingidos: a eficiência da organização. Daí o aspecto racional da burocracia. Há uma divisão sistemática do trabalho, do direito e do poder, estabelecendo as atribuições de cada participante, os meios de obrigatoriedade e as condições necessárias. Cada participante a a ter o seu cargo específico, as suas funções específicas e a sua específica esfera de competência e de responsabilidade.

Impessoalidade nas relações Essa distribuição de atividades é feita impessoalmente, ou seja, é feita em termos de cargos e funções e não de pessoas envolvidas. Daí o caráter impessoal da burocracia. A istração da burocracia é realizada sem considerar as pessoas como pessoas, mas como ocupantes de cargos e funções. O poder de cada pessoa é impessoal e deriva do cargo que ocupa. Também a obediência prestada pelo subordinado ao superior é impessoal. Ele obedece ao superior, não em consideração à sua pessoa, mas ao cargo que o superior ocupa. A burocracia precisa garantir a sua continuidade ao longo do tempo: as pessoas vêm e se vão, os cargos e funções permanecem. Cada cargo abrange uma área ou setor de competência e de responsabilidade.

Hierarquia da autoridade A burocracia é uma organização que estabelece os cargos segundo o princípio da hierarquia. Cada cargo inferior deve estar sob controle e supervisão de um posto superior. Nenhum cargo fica sem controle ou supervisão. Daí a necessidade da hierarquia da autoridade para fixar as chefias nos diversos escalões de autoridade.

Esses escalões proporcionarão a estrutura hierárquica da organização. A hierarquia é a ordem e subordinação, a graduação de autoridade correspondente às diversas categorias de participantes, funcionários, classes etc. Todos os cargos estão dispostos em graduações hierárquicas que encerram determinados privilégios e obrigações, estreitamente definidos por meio de regras limitadas e específicas.

Rotinas e procedimentos estandardizados A burocracia é uma organização que fixa as regras e normas técnicas para o desempenho de cada cargo. O ocupante de um cargo - o funcionário - não pode fazer o que quiser, mas o que a burocracia impõe que ele faça. As regras e normas técnicas regulam a conduta do ocupante de cada cargo, cujas atividades devem ser executadas de acordo com as rotinas e procedimentos fixados pelas regras e normas técnicas.

Toda a estrutura no trabalho e o desempenho no cargo são assegurados por um conjunto de regras e normas que ajustam completamente o funcionário às exigências do cargo e às exigências da organização: a máxima produtividade.

Competência técnica e meritocracia A burocracia é uma organização na qual a escolha das pessoas é baseada no mérito e na competência técnica e não em preferências pessoais. A issão, a transferência e a promoção dos funcionários são baseadas em critérios, válidos para toda a organização, de avaliação e de classificação e não em critérios particulares e arbitrários. Esses critérios universais são racionais e levam em conta a competência, o mérito e a capacidade do funcionário em relação ao cargo ou função considerados. Daí a necessidade de exames, concursos, testes e títulos para a issão e promoção dos funcionários.

Especialização da istração A burocracia é uma organização que se baseia na separação entre a propriedade e a istração. Os membros do corpo istrativo devem estar completamente separados da propriedade dos meios de produção. Em outros termos, os es da burocracia não são os seus donos ou proprietários. O dirigente não é necessariamente o dono do negócio ou um grande acionista da organização, mas um profissional especializado na sua istração.

Profissionalização dos participantes A burocracia é uma organização que se caracteriza pela profissionalização dos seus participantes.

Cada funcionário da burocracia é um profissional, pelas seguintes razões:

a) É um especialista: cada funcionário é especializado nas atividades do seu cargo. Sua especialização varia conforme o nível em que está situado. Enquanto os que ocupam posições no topo da organização (vértice da pirâmide organizacional) são generalistas, à medida que se desce nos escalões hierárquicos, os que ocupam posições mais baixas vão se tornando gradativamente mais especialistas;

b) É assalariado: os funcionários da burocracia participam da organização e, para tanto, recebem salários correspondentes ao cargo que ocupam. Quanto mais elevado o cargo na escala hierárquica, maior o salário, e obviamente o poder;

c) É ocupante de cargo: o funcionário da burocracia é um ocupante de cargo e seu cargo é a sua principal atividade dentro da organização, tomando todo o seu tempo de permanência nela;

d) É nomeado por superior hierárquico: o funcionário é um profissional selecionado e escolhido por sua competência e capacidade, nomeado (itido), assalariado, promovido ou demitido da organização pelo seu superior hierárquico;

e) Seu mandato é por tempo indeterminado: quando um funcionário ocupa um cargo dentro da burocracia, o seu tempo de permanência nesse cargo é indefinido e indeterminado;

f) Segue carreira dentro da organização: na medida em que um funcionário demonstre mérito, capacidade e competência, ele pode vir a ser promovido para outros cargos superiores. Em outros termos, o funcionário na burocracia também é recompensado por uma sistemática promoção, através de uma carreira dentro da organização;

g) Não possui a propriedade dos meios de produção e istração: o istra a organização em nome dos proprietários, enquanto o funcionário, para trabalhar, precisa das máquinas e dos equipamentos fornecidos pela organização. O istra a organização, mas não é o proprietário dos meios de produção. O funcionário utiliza as máquinas e equipamentos mas, não é-o dono delas;

h) É fiel ao cargo e identifica-se com os objetivos da empresa: o funcionário a a defender os interesses do seu cargo e da sua organização, em detrimento dos demais interesses envolvidos.

Completa previsibilidade do funcionamento

A consequência desejada da burocracia é a previsibilidade do comportamento dos seus membros. O modelo burocrático de Weber parte do pressuposto de que o comportamento dos membros da organização é perfeitamente previsível: todos os funcionários deverão comportar-se de acordo com as normas e regulamentos da organização, a fim de que esta atinja a máxima eficiência possível. Tudo na burocracia é estabelecido no sentido de prever antecipadamente todas as ocorrências e rotinizar sua execução, para que a máxima eficiência do modelo seja plenamente alcançada.

Teoria Estruturalista da istração (1947) A Teoria Estruturalista surgiu por volta da década de 50, como um desdobramento das análises dos autores voltados para a Teoria da Burocracia que tentaram conciliar as teses propostas pela Teoria Clássica e pela de Relações Humanas. Os autores estruturalistas procuram inter-relacionar as organizações com seu ambiente externo, que é a sociedade maior, ou seja, a sociedade de organizações, caracterizada pela interdependência entre as organizações. Daí um novo conceito de organização e um novo conceito do homem: o homem organizacional, que desempenha papéis concomitantes em diversas organizações diferentes.

A análise das organizações sob o ponto de vista estruturalista é feita dentro de uma abordagem múltipla e globalizante: tanto a organização formal como a informal devem ser compreendidas, bem como as recompensas e sanções materiais e sociais devem ser consideradas no comportamento das pessoas; todos os diferentes tipos de organizações devem ser levados em conta (empresas industriais, comerciais, de serviços, organizações de serviços, exército, igrejas, partidos políticos, universidades, hospitais etc.), os diferentes níveis hierárquicos devem ser abrangidos pela análise organizacional, bem como as relações externas da organização com outras organizações (análise Inter organizacional).

A análise organizacional, dentro dessa abordagem múltipla e globalizante, é extremamente facilitada com a utilização de tipologias organizacionais, assunto em que os estruturalistas são mestres: Etzioni, Blau e Scott sugerem tipologias simples e unidimensionais. Não existem duas organizações iguais. As organizações são diferentes entre si e apresentam enorme variabilidade. Contudo, elas apresentam certas características que permitem classificá-las em certos grupos ou tipos. Essas classificações permitem uma análise comparativa das organizações do ponto de vista de uma determinada característica comum ou de uma variável relevante.

Com a tipologia a individualidade é sacrificada para alcançar um razoável número de agrupamentos genéricos que facilitam a comparação.

Segundo Etzioni, as organizações possuem as seguintes características: 1. Divisão de trabalho e atribuição de poder e responsabilidades: de acordo com um planejamento intencional, a fim de intensificar a realização de objetivos específicos;

2. Centros de poder: controlam os esforços combinados da organização e os dirigem para seus objetivos; esses centros de poder precisam também reexaminar continuamente a realização da organização e, quando necessário, reordenar sua estrutura, a fim de aumentar sua eficiência;

3. Substituição de pessoal: as pessoas com desempenho pouco satisfatório podem ser demitidas e substituídas por outras pessoas para as suas tarefas. A organização também pode recombinar seu pessoal, através de transferências e promoções.

É necessário considerar que as organizações existem para proporcionar benefícios. Assim, Blau e Scott apresentam uma tipologia das organizações baseada no benefício principal, ou seja, de quem se beneficia com a organização. Para Blau e Scott, há quatro categorias de participantes que podem se beneficiar com uma organização formal: os próprios membros da organização, os proprietários ou dirigentes da organização, os clientes da organização e o público em geral.

Em função dessas quatro categorias, existem quatro tipos básicos de organizações: 1. associações de benefícios mútuos: onde o beneficiário principal são os próprios membros da organização, como as associações profissionais, as cooperativas, os sindicatos, os consórcios etc.,

2. organizações de interesses comerciais: onde os proprietários ou acionistas são, os principais beneficiários da organização, como a maior parte das empresas privadas, sejam sociedades anônimas ou sociedades de responsabilidade limitada;

3. organizações de serviços: onde um grupo de clientes é o beneficiário principal. Exemplos: hospitais, universidades, escolas, organizações religiosas e agências sociais;

4. organizações de Estado: onde o beneficiário é o público em geral. Exemplo: a organização militar, correios, instituições jurídicas e penais, segurança pública, saneamento básico etc.

Para melhor avaliar a realização das organizações, os objetivos

organizacionais representam as intenções das organizações e o seu alcance mostra até que ponto as organizações são eficazes. Um objetivo organizacional é uma situação desejada que a organização tenta atingir. É uma imagem que a organização pretende para o seu futuro. Porém, se o objetivo é atingido, ele deixa de ser a imagem orientadora da organização e é assimilado à organização como algo real e atual. Quando um objetivo se torna realidade, deixa de ser o objetivo desejado. Nesse sentido, um objetivo nunca existe; é um estado que se procura e não um estado que se possui.

A Teoria Estruturalista inaugura os estudos acerca dos ambientes dentro do conceito de que as organizações são sistemas abertos em constante interação com seu meio ambiente. Até então, a teoria istrativa havia se confinado aos estudos dos aspectos internos da organização dentro de uma concepção de sistema fechado. Os diversos estratos do ambiente são traçados; o ambiente geral e o ambiente operacional, constituídos das partes relevantes do ambiente geral, são devidamente definidos. Todavia, as organizações não funcionam dentro de um mar de rosas. Existem conflitos e dilemas organizacionais que provocam tensões e antagonismos envolvendo aspectos positivos e negativos, mas cuja resolução conduz a organização à inovação e à mudança.

Resumo Max Weber (1909) Conceitos 1) Enfatiza a estrutura formal 2) A empresa é um sistema fechado

Princípios 1) Normas e regulamentos escritos 2) Comunicações formais, documentadas por escrito 3) Racionalização da divisão do trabalho, de acordo com o objetivo da empresa 4) Impessoalidade das relações: "As pessoas mudam, mas os cargos permanecem" 5) Hierarquia de autoridade 6) Rotinas padronizadas, conforme regras e normas técnicas 7) Competência técnica e meritória: Testes para issão e promoção 8) Especialização da istração: Os donos não são diretores (surgimento dos es profissionais) 9) Profissionalização do participante: Especialista, ocupante de cargo, segue carreira

Vantagens 1) Precisão na operação 2) Rapidez nas decisões: Devido à clareza das atribuições 3) Univocidade de interpretação: Devido à normatização por escrito 4) Uniformidade das rotinas 5) Continuidade da organização: Independentemente das pessoas 6) Redução de atritos entre as pessoas: Devido à clareza das comunicações 7) Constância: As mesmas decisões são tomadas nas mesmas situações, conforme a normatização escrita 8) Subordinação dos mais novos aos mais antigos 9) Confiabilidade: Uma vez que a empresa é dirigida segundo normas padronizadas (se confia que as decisões devidas sejam tomadas, graças à normatização, pode-se fazer previsões) 10) Benefícios pessoais: Com a hierarquia, racionalização da divisão do trabalho, treinamentos de especialização, progresso individual conforme méritos pessoais dentro do plano de carreira

Disfunções 1) Internacionalização das regras e exagerado apego aos regulamentos: Os regulamentos am a ser objetivos, e não meios 2) Excesso de formalismo e de papelório 3) Resistência a mudanças: Tudo o que foge às normas não são bem vindo 4) Despersonalização do relacionamento 5) Categorização como base do processo decisório: Sempre quem toma a decisão é o superior hierárquico, independentemente se conhece ou não o problema 6) Superconformidade às normas e procedimentos 7) Exibição de sinais de autoridade: Devido à valorização da hierarquia formal, usa-se uniformes, crachás, tipos de mesa, tipos de sala, etc 8) Dificuldade no atendimento a clientes e conflitos com o público: O funcionário atende às normas e ao seu superior, padronizando o atendimento aos clientes, que desejam tratamento diferenciado.

Teoria Comportamental da istração (1947) A Teoria Comportamental marca a mais profunda influência das ciências do comportamento na istração. Para muitos, representa a aplicação da Psicologia Organizacional à istração. Surgiu em 1947 nos Estados Unidos, dentro de uma fundamentação amplamente democrática. Esta teoria se assenta em novas proposições acerca da motivação humana, notadamente as contribuições de McGregor, Maslow e Herzberg.

O precisa conhecer os mecanismos motivacionais para poder dirigir adequadamente as pessoas. Maslow22, um psicólogo e consultor americano, apresentou uma teoria da motivação23, segundo a qual as necessidades humanas estão organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e de influência.

Essa hierarquia de necessidades pode ser visualizada como uma pirâmide. Na base da pirâmide estão as necessidades mais baixas (necessidades fisiológicas) e no topo as necessidades mais elevadas (as necessidades de auto realização)24. As necessidades fisiológicas constituem o nível mais baixo de todas as necessidades humanas, mas de vital importância.

Neste nível estão as necessidades de alimentação (fome e sede), de sono e repouso (cansaço), de abrigo (frio ou calor), o desejo sexual etc.

As necessidades fisiológicas estão relacionadas com a sobrevivência do indivíduo e com a preservação da espécie. São necessidades instintivas e que já nascem com o indivíduo, e são as mais prementes de todas as necessidades humanas: quando alguma dessas necessidades não está satisfeita, ela domina a direção do comportamento (por ex: o homem com o estômago vazio não tem outra preocupação maior do que se alimentar; porém quando come regularmente e de maneira adequada, a fome deixa de ser uma motivação importante).

As necessidades de segurança constituem o segundo nível das necessidades humanas. São as necessidades de segurança ou de estabilidade, a busca de proteção contra a ameaça ou privação, a fuga ao perigo. Surgem no comportamento quando as necessidades fisiológicas estão relativamente satisfeitas.

As necessidades de segurança têm grande importância no comportamento humano, uma vez que todo empregado está sempre em relação de dependência à empresa, onde as ações istrativas arbitrárias ou decisões incoerentes podem provocar incerteza ou insegurança no empregado quanto à sua permanência no emprego.

As necessidades sociais surgem no comportamento, quando as necessidades mais baixas (fisiológicas e de segurança) se encontram relativamente satisfeitas. Dentre as necessidades sociais estão a necessidade de associação, de participação, de

aceitação por parte dos companheiros, de troca de amizade, de afeto e amor. Quando as necessidades sociais não estão suficientemente satisfeitas, o indivíduo se torna resistente, antagônico e hostil com relação às pessoas que o cercam.

As necessidades de estima são as necessidades relacionadas com a maneira pela qual o indivíduo se vê e se avalia. Envolvem a auto apreciação, autoconfiança, a necessidade de aprovação social e de respeito, de status e de prestígio, e de consideração. Envolvem ainda o desejo de força e de adequação, de confiança perante o mundo, independência e autonomia.

As necessidades de auto realização são as necessidades humanas mais elevadas e que estão no topo da hierarquia. São as necessidades de cada pessoa realizar o seu próprio potencial e de continuamente autodesenvolver-se. Essa tendência geralmente se expressa através do impulso de a pessoa tornar-se sempre mais do que é e de vir a ser tudo o que pode ser. Essas necessidades tomam formas e expressões que variam enormemente de pessoa para pessoa. Sua intensidade ou manifestação também são extremamente variadas, obedecendo às diferenças individuais.

Frederick Herzberg formulou a chamada teoria dos dois fatores para melhor explicar o comportamento das pessoas em situação de trabalho.

Para Herzberg existem dois fatores que orientam o comportamento das pessoas: 1. Fatores higiênicos ou fatores extrínsecos, pois se localizam no ambiente que rodeia as pessoas e abrange as condições dentro das quais elas desempenham seu trabalho. Como essas condições são istradas e decididas pela empresa, os fatores higiênicos estão fora do controle das pessoas. Os principais fatores higiênicos são: o salário, os benefícios sociais, o tipo de chefia ou supervisão que as pessoas recebem de seus superiores, as condições físicas e ambientais de trabalho, as políticas e diretrizes da empresa, o clima de relações entre a empresa e as pessoas que nela trabalham, os regulamentos internos etc. Quando os fatores higiênicos são ótimos, eles apenas evitam a insatisfação dos empregados, pois não conseguem elevar consistentemente a satisfação e, quando a elevam, não conseguem sustentá-la elevada por muito tempo. Porém, quando os fatores higiênicos são péssimos ou precários, eles provocam a insatisfação dos empregados. Por causa dessa influência mais voltada para a insatisfação, Herzberg chama-os de fatores higiênicos, pois são essencialmente profiláticos e preventivos: eles apenas evitam a insatisfação, mas não provocam a satisfação;

2. Fatores motivacionais ou fatores intrínsecos, pois estão relacionados com o conteúdo do cargo e com a natureza das tarefas que o indivíduo executa. Assim sendo, os fatores motivacionais estão sob o controle do indivíduo, pois estão relacionados com aquilo que ele faz e desempenha. Os fatores motivacionais envolvem os sentimentos de crescimento individual, de reconhecimento profissional e as necessidades de auto realização.

Outro aspecto importante da Teoria Comportamental é o Processo Decisorial (ou `processo decisório"). Todo indivíduo é um tomador de decisão, baseando-se nas informações que recebe do seu ambiente, processando-as de acordo com suas convicções e assumindo atitudes, opiniões e pontos de vista em todas as circunstâncias.

A organização, neste sentido, é vista como um sistema de decisões onde todos se comportam racionalmente apenas em relação a um conjunto de informações que conseguem obter a respeito de seus ambientes. Para que os participantes tomem decisões consentâneas com as da organização, esta lança mão de uma série de artifícios para orientar as decisões. A idéia de um tomador de decisões, dentro de uma racionalidade limitada pela escassez de informações que pode obter e processar, conduz ao conceito do homem istrativo, que se comporta buscando soluções satisfatórias e não soluções ótimas.

Para abastecer o processo decisorial, a organização precisa coletar e processar uma enorme variedade de informações para permitir a escolha de alternativas, em situações que nunca revelam todas as opções disponíveis, nem os possíveis resultados dessas alternativas. A capacidade da organização de coletar e processar tais informações para proporcionar às pessoas que decidem, no tempo hábil, as bases para que possam ser bem sucedidas na escolha, é bastante limitada. Assim, o tomador de decisão não tem condição de analisar integralmente todas as situações nem de procurar todas as alternativas possíveis. Muito menos de buscar a melhor alternativa ou a alternativa mais adequada entre todas. Desta maneira, o comportamento istrativo não é otimizaste nem procura a melhor maneira, mas é satisfaciente, pois procura a maneira satisfatória entre aquelas que conseguiu comparar.

A análise descritiva (que mostra o que é) e a análise prescritiva (que mostra o que deve ser) são também aspectos importantes no estudo do comportamento organizacional.

Enquanto a abordagem da Teoria Clássica e Neoclássica e da Teoria das Relações Humanas era prescritiva e normativa (preocupação em prescrever como lidar com os problemas istrativos, ditando princípios ou normas de alteração, o que deve e o que não deve ser feito), a abordagem da Teoria Comportamental é predominantemente descritiva e explicativa (preocupação em explicar apenas, sem ditar princípios ou normas de atuação). Os "behavioristas" preocupamse muito mais em explicar e descrever as características do comportamento organizacional do que em construir modelos e princípios de aplicação prática. A Teoria Comportamental privilegia as organizações mais democráticas, menos estruturadas hierarquicamente e menos autocráticas, baseadas na equalização do poder.

Princípios gerais 1) Processo decisório diante de uma série de alternativas, os decisores selecionam (conscientemente ou não) a que representa a melhor opção. Seguindo a hierarquia organizacional, as decisões particulares são reflexos de decisões globais. Os processos istrativos são, por isso, basicamente processos decisórios.

2) Liderança a capacidade de fazer a melhor escolha é característica dos líderes, que imprimem essa característica à empresa como um todo. O tipo de líder ideal existe e é aquele cuja autoridade flexibiliza a divisão da tarefa de tomada de decisões.

3) Autoridade e aceitação de normas a autoridade como fenômeno psicológico determina que as pessoas aceitem ordens de outras, sob determinadas circunstâncias, entre elas: por confiança no líder; por identificação com o líder; por medo de receber sanções; por legitimação, buscando "seguir a regra do jogo".

4) Homem istrativo os homens são racionais diante de uma situação com vários dados.. eventos futuros e distribuição de probabilidades desses eventos, alternativas de ação disponíveis e suas consequências, princípios próprios de ordem de preferência. Baseando-se em tomada de decisões, o homem istrativo tem um comportamento apenas satisfatório e não otimizante.

5) Conflito de objetivos as pessoas que integram uma organização devem ser igualmente eficazes (atingindo os objetivos organizacionais com sua participação) e eficientes (atingindo suas necessidades individuais).

Resumo

Conceitos 1) O precisa conhecer os mecanismos motivacionais humanos, para dirigir melhor as pessoas 2) Sempre existe conflito entre os objetivos individuais e organizacionais, o que deve ser minimizado 3) Processo decisorial: Cada indivíduo é um tomador de decisões, conforme as informações que coleta do seu ambiente 4) Comportamento organizacional: O relacionamento entre os indivíduos e a organização

Princípios 1) 2) 3) 4) 5)

As pessoas O trabalho As pessoas As pessoas As pessoas

são esforçadas e gostam de ter o que fazer é uma atividade natural procuram e aceitam responsabilidades podem ser automotivadas e autodirigidas são criativas e competentes

Pirâmide Das Necessidade De Maslow 1) Fisiológicas: Instintivas, inatas básicas (sobrepõem-se sobre as demais), relacionam-se com a sobrevivência e preservação. Alimentação, sono e repouso, abrigo, sexual, etc (primárias) 2) De segurança: Segurança e estabilidade e proteção. (primárias) 3) Sociais: Associação, participação, aceitação, amizade, afeto e amor 4) De estima: Auto-apreciação, autoconfiança, reconhecimento, prestígio e status 5) De auto-realização: Auto-satisfação

Princípios 1) Apenas quando um nível de necessidades é satisfeito é que o nível seguinte surge no comportamento 2) Nem todos chegam ao topo da pirâmide das necessidades 3) As necessidade inferiores, mais importantes, podem voltar a ficarem insatisfeitas, motivando novamente o comportamento do indivíduo, sobre as demais 4) Sempre possuímos mais de uma motivação e seu efeito sempre é em conjunto

Teoria do Desenvolvimento Organizacional (DO) (1960) D.O. nasceu na década de 60 em função da intensa mudança que ocorre no mundo e em função da inadequação das estruturas convencionais às novas circunstâncias. O D.O. tem sua origem na Teoria Comportamental e nos pesquisadores que, ao final da Teoria das Relações Humanas, haviam-se dedicado a estudos de dinâmica de grupos e modificação de comportamento grupai.

Aos poucos, o D.O. foi ampliando sua área de atuação até que, ao abordar a organização como um todo, assumiu a abordagem sistêmica. Neste ponto, ou a ganhar ares de teoria istrativa.

O D.O. apresenta conceito dinâmico de organização, de cultura organizacional e de mudança organizacional dentro de pressupostos bastante avançados para a nossa prática istrativa. O conceito de organização para os autores especialistas em D.O. é tipicamente behaviorista: "uma organização é a coordenação de diferentes atividades de contribuintes individuais com a finalidade de efetuar transações planejadas com o ambiente".

Esse conceito utiliza a noção tradicional de divisão do trabalho ao se referir às diferentes atividades e à coordenação existente na organização e se refere às pessoas como contribuindo para as organizações, em vez de estarem elas próprias, as pessoas, totalmente nas organizações. As contribuições de cada participante à organização variam enormemente em função não somente das diferenças individuais, mas também do sistema de recompensas e contribuições pela organização. Toda organização atua em determinado meio ambiente e sua existência e sobrevivência dependem da maneira como ela se relaciona com esse meio. Assim, ela deve ser estruturada e dinamizada em função das condições e circunstâncias que caracterizam o meio em que ela opera.

Conceito de "cultura organizacional" procura explicar que a única maneira viável de mudar as organizações é mudar sua "cultura", ou seja, mudar os sistemas dentro dos quais os homens trabalham e vivem29. Cultura Organizacional significa um modo de vida, um sistema de crenças e valores, uma forma aceita de interação e de relacionamento típicos de determinada organização. Para que as organizações possam sobreviver e se desenvolver, para que exista a revitalização e a renovação, devese mudar a respectiva cultura organizacional.

O Clima organizacional constitui o meio interno de uma organização, a atmosfera psicológica característica que existe em cada organização. A dificuldade na conceituação do clima organizacional reside no fato de que o clima é percebido de maneiras diferentes por diferentes indivíduos.

Alguns indivíduos são mais ou menos sensíveis do que outros em relação a aspectos desse clima. Além do mais, uma característica que parece ser positiva para um membro e uma organização pode ser percebida como negativa ou insatisfatória por outros30. Assim, o clima é constituído por "aquelas características que distinguem a organização de outras organizações e influenciam o comportamento das pessoas na organização".

O conceito de clima organizacional envolve diferentes aspectos da situação, que se sobrepõem mutuamente em graus diversos, como o tipo de organização, a tecnologia envolvida, as políticas da companhia, as metas operacionais formais, os regulamentos internos, além de atitudes, sistemas de valores, formas de comportamento social que são encorajadas, ou sancionadas. Assim, o clima organizacional resulta de um complexo envolvimento. de componentes relacionados com aspectos formais e, informais da estrutura, dos sistemas de controle, regras e normas e relações interpessoais existentes na organização.

Cada organização é um sistema complexo e humano, com características próprias, coma sua própria cultura e com um sistema de valores e que determinam os sistemas de informações e os procedimentos de trabalho. Todo esse conjunto de variáveis deve ser continuamente observado, analisado e aperfeiçoado para que resultem produtividade e motivação ótimas.

Para mudar o clima organizacional, a organização precisa ter capacidade inovadora, ou seja, deve ter as seguintes características: a) adaptabilidade, como a capacidade de resolver problemas e de reagir de maneira flexível às exigências mutáveis e inconstantes do meio ambiente. Para ser adaptável, a organização deve ser flexível, para poder adaptar e integrar novas atividades, e ser receptiva e transparente a novas ideias, venham elas tanto de dentro como de fora da organização; b) senso de identidade, ou seja, o conhecimento e a compreensão do ado e do presente da organização, bom como a compreensão e compartilhamento dos

objetivos da organização por todos os seus participantes. Aqui não há lugar para a alienação do empregado, mas para o comprometimento do participante;

c) perspectiva exata do meio ambiente, ou seja, uma percepção realista aliada a uma capacidade de investigar, diagnosticar e compreender o meio ambiente; d) integração entre os participantes, de tal forma que a organização possa se comportar como um todo orgânico.

O mundo de hoje caracteriza-se por um constante ambiente de mudança. O clima geral que envolve as organizações é extremamente dinâmico, exigindo delas uma elevada capacidade de adaptação como condição básica de sobrevivência. O processo de mudança organizacional começa com o aparecimento de forças que vêm de fora ou de algumas partes da organização. Essas forças podem ser exógenas ou endógenas à organização.

As forças exógenas provêm do ambiente, como as novas tecnologias, mudança em valores da sociedade e novas oportunidades ou limitações do ambiente (econômico, político, legal e social).

Essas forças externas criam a necessidade de mudança organizacional interna. As tentativas de mudança interna podem ser conscientemente planejadas para que o ajustamento às novas condições externas se processe com a mínima perturbação do equilíbrio estrutural e de comportamento existente dentro da organização32. As forças endógenas que criam necessidade de mudança estrutural e comportamental provêm da tensão organizacional: tensão nas atividades, interações, sentimentos ou resultados de desempenho no trabalho. Estas forças de mudança representam condições de equilíbrio já perturbado dentro de uma ou mais partes da organização.

O desenvolvimento organizacional é necessário sempre que a organização concorra e lute pela sobrevivência em condições de mudança. Toda mudança é um problema que deve ser solucionado de forma racional e eficiente. Cada época desenvolve uma forma organizacional mais adequada e característica à sua natureza.

As mudanças que estão ocorrendo no mundo moderno tornam necessário revitalizar e reconstruir as nossas organizações.

Estas têm de se adaptar às mudanças do ambiente. As mudanças organizacionais não devem ser feitas ao acaso, ao sabor da inércia e da improvisação, mas têm de ser planejadas.

Enquanto a mudança genérica envolve alterações no ambiente em

geral, a mudança organizacional é um conjunto de alterações estruturais e comportamentais dentro de uma organização. Esses dois tipos fundamentais de alterações estruturais e comportamentais - são interdependentes e se interpenetram.

Conceitos 1) O homem é essencialmente bom 2) Os indivíduos são sobretudo seres humanos 3) O homem é um ser em processo de crescimento 4) Aceitação plena e utilização das diferenças individuais 5) Indivíduo com uma personalidade integral 6) Possibilidade ampla de expressão, adequada ao uso eficaz dos sentimentos 7) Adoção de comportamento autêntico 8) Uso do status para o alcance dos objetivos relevantes da organização 9) Confiança nas pessoas 10) Desejo e aceitação de riscos 11) O plano de trabalho é essencial ao cumprimento de uma tarefa 12) Ênfase na colaboração entre as pessoas

Princípios 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Ênfase nos relacionamentos entre e dentro dos grupos Confiança e crença recíprocas Interdependência e responsabilidade compartilhada Participação e responsabilidade multigrupal Tomada de decisões descentralizada Amplo compartilhamento de responsabilidades e controle Soluções de conflitos negociadas ou resolvendo-se problemas

Etapas 1) Colheita de dados 2) Diagnóstico organizacional 3) Ação de intervenção

QUADRO COMPARATIVO ÊNFASE ESCOLA PRINCIPAIS ENFOQUES Tarefas Científica Racionalização do Trabalho a Nível Operacional Estrutura Clássica e Neoclássica Organização Formal Princípio Gerais do Funções do Burocracia Organização Formal Burocrática Racionalidade Organizacional Estruturalista Múltipla Abordagem: Organização Formal e Informal Análise Intra-Organizacional e Análise Interorganizacional Pessoas Humanística Organização Informal Motivação, Liderança, Comunicações e Dinâmica de Grupo Comportamental Estilos de istração Teoria das Decisões Integração dos Objetivos Organizacionais e Individuais Desenvolvimento

Organizacional (DO) Mudança Organizacional Planejada Abordagem de Sistema Aberto Ambiente Estruturalista e NeoEstruturalista Análise Intra-Organizacional e Análise Ambiental Abordagem de Sistema Aberto Sistêmica Análise Comportamental (Imperativo Ambiental) Abordagem de Sistema Aberto Tecnologia Contingencial istração da Tecnologia (Imperativo Tecnológico)

Conhecimentos básicos em istração Financeira: fundamentos e técnicas; orçamento e controle de custos. 1. INTRODUÇÃO A istração financeira está estritamente ligada à Economia e Contabilidade, e pode ser vista como uma forma de Economia aplicada, que se baseia amplamente em conceitos econômicos, como também em dados contábeis para suas análises.

2. COMPARATIVO ENTRE ISTRAÇÃO FINANCEIRA E CONTABILIDADE Embora haja uma relação estreita entre elas, a função contábil pode ser mais bem visualizada como um insumo indispensável à istração Financeira. Diferença básica de perspectiva entre a istração Financeira e a Contabilidade: Enquanto a primeira enfatiza a Tomada de Decisão, a segunda tem como objetivo o Tratamento dos Fundos.

Tratamento dos Fundos A função básica do Contador é desenvolver e fornecer dados para avaliar o desempenho da empresa, apurar sua situação financeira, bem como atender às exigências legais e tributárias. Neste sentido, são elaborados normas e princípios padronizados de atuação (princípios contábeis aceitos) que determinam o método contábil, e dos quais o Contador não pode desviar. O Regime de Competência determina que as receitas devem ser reconhecidas por ocasião da venda e as despesas somente quando incorridas.

Tomada de Decisão O de Empresas preocupa-se em manter a solvência da empresa e tem toda a flexibilidade para trabalhar as informações da forma que melhor lhe convier, sem se preocupar com normas contábeis. Assim, interessa-lhe receita e despesa quando estas representam entradas e saídas de Caixa. O Regime de Caixa é, pois a base para a tomada de decisão do financeiro .

3. ESTRUTURA E PAPEL DA ISTRAÇÃO FINANCEIRA NA EMPRESA O papel e a importância da função financeira dependem, em grande parte, do tamanho da empresa. Nas MPE s a função financeira é geralmente vinculada aos próprios donos ou à área contábil.

Para boa gestão das MPE s há necessidade, além dos controles internos de contas a receber, contas a pagar, bancos, caixa,

receitas e despesas, de uma adequada formação do preço de venda, da apuração de resultados periódicos corretamente, do acompanhamento da rentabilidade, da istração do caixa e da análise desses resultados voltada para o diagnóstico financeiro, de forma que possibilite a visão pelo Proprietário ou Sócios da empresa da sua performance econômico-financeira.

4. CONTROLES INTERNOS FINANCEIROS

a) CONTAS A RECEBER A cada operação de venda a prazo gera-se um documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrança bancária, ou uma planilha de venda em que registre pelo menos o nome do cliente, o valor e a data de vencimento:

Data . TiposSaldo Anterior(+) Vendas a Prazo(-) Recebimentos(=) Saldo AtualNota Fiscal100,00 100,00 50,00 150,00 Duplicata500,00 500,00 Cheque Pré-Datado50,00 50,00 Total650,00 100,00 50,00 700,00 Controle Diário de Contas a ReceberAss. do responsável

b) CONTAS A PAGAR A cada compromisso que a empresa assume perante a terceiros deve ser gerado um documento, podendo ser uma cópia da nota fiscal, duplicata, bloquete de cobrança bancária, ou uma planilha em que conste pelo menos o nome do credor, o valor e a data do compromisso:

Data . TiposSaldo Anterior(+) Entradas(-) Saídas(=) Saldo AtualFornecedores100,00 10,00 9 0,00 Impostos Diversos250,00 20,00 2,00 268,00 Outras Contas50,00 20,00 30,00 Total400,00 20,00 32,00 388,00 Ass. do responsávelControle Diário de Contas a Pagar

c) CONTROLE DE BANCOS Todas as contas bancárias que a empresa movimenta devem ser controladas através de um livro de contas correntes ou com a utilização de softwares específicos, que na maioria das vezes, são disponibilizados pelas próprias instituições financeiras (ex: Itaú Banking Line, BB Personal Banking, Microsoft Money, etc.).

d) CONTROLE DIÁRIO DE CAIXA Quando houver um intenso movimento de vendas à vista e recebimentos de contas a receber por caixa, ou seja, na empresa, esta deve elaborar um fechamento diário de caixa através de controle de entradas e saídas de numerário.

Data . ObservaçõesDinheiro100,00 Cheques150,00 Outros250,00 Saldo da Composição500,00 10,00 255,00 351,00 214,00 402,00 1.000,00 200,00 1.200,00 (798,00) Func. ResponsávelComposiçãoTotal Entregue(-) Troco Anterior........................... ........................ (+) Pagamentos Efetuados..................................... (+) Vales de Retirada............................................. (+) Valor para troco que ficou............................... Diferença do Caixa ( A - B )......(+) ou (-)................................... ConferenteMovimento Diário de CaixaMovimento de Recebimentos( A ) Valor Recebido n o Caixa......................................... Vendas à Vista.................................................................... ................ Recebimento Vendas a Prazo...................................................... ....... (B) Total de Recebimentos....................................................... .....................

Dependendo do volume de operações da empresa, faz-se necessário um fechamento geral de tesouraria, consolidando todo o movimento diário de caixa e bancos no Movimento Diário de Tesouraria.

Data . Recebimento de Venda à Vista10,00 Recebimento de Venda a Prazo10,00 Recebimento de Venda a Prazo pelo Banco10,00 Outros15,00 45,00 Pagamentos a Fornecedores5,00 Pagamento de Despesas3,00 Pagamento de Investimentos5,00 13,00 Saldo Anterior do Caixa15,00 (+) Entradas no Caixa20,00 (-) Saídas do Caixa10,00 25,00 Saldo Anterior de Bancos10,00 (+) Depósitos em Conta Corrente25,00 (+) Depósitos Efetuados35,00 (+) Créditos em Conta Corrente10,00 (-) Cheques Emitidos10,00 (-) Outros Débitos5,00 65,00 EntradasMovimento Diário de TesourariaTotal das EntradasSaídasTotal das SaídasPosição de C aixa e BancosSaldo Atual do CaixaSaldo Atual em BancosVisto do Responsável

e) CONTROLE DE DESPESAS As despesas devem ser registradas em controle específico, independentemente se as notas forem à vista ou a prazo.

Dia 01Dia 02...Dia 03Total- - - - - TotalOutros.... Vale-TransportesFGTS / INSSMaterial de ConsumoFreteControle de DespesasCorreioTe lefoneEnergia Combustíveis

f) CONTROLE FINANCEIRO DE ESTOQUE Apesar de não ser uma boa prática istrativa e financeira trabalhar com estoques, nas empresas onde a política e metodologia just-in-time não são adotadas, deve-se acompanhar diariamente seus níveis de estocagem a preço de venda.

Data . Ord.DescriçãoSaldo Anterior(+) Compras(-) VendasSaldo Atual- - - - TotaisControle de Estoque

5. CONTROLES DE CUSTOS E ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO

a) INVESTIMENTO FIXO É aquele destinado aos bens necessários para a empresa operar. Por exemplo:

1. 2. 3. 4.

Imóveis e instalações; Máquinas e equipamentos; Móveis e utensílios; Veículos.

Qtd.DiscriminaçãoDataValor unitárioValor TotalInvestimento FixoTotal Geral .

b) CUSTO DOS RECURSOS HUMANOS NECESSÁRIOS O elemento humano é de fundamental importância para a empresa. Assim, os problemas de istração dos recursos humanos (recrutamento, seleção, salários, preparação para o trabalho, etc.) podem invalidar o sucesso do empreendimento. Para calcular

o custo da mão-de-obra é necessário:

1. Quantificar o número de pessoas necessárias por área de trabalho;

2. Estimar os salários mensais (levar em conta os salários de mercado); 3. Calcular os encargos sociais que incidem sobre os salários.

QuantidadeSalário Unitário (ao mês) Total Mês- - Área / FunçãoDesenvolvimentoVendasTotal GeralistraçãoSomaEncargos Sociais

c) ESTIMATIVA DE CUSTOS Custos Fixos

São aqueles que ocorrem, independentemente da produção ou das vendas. Os custos fixos são chamados também de custos istrativos e podem ser: pró-labore, honorários do contador, salários e encargos de pessoal istrativo, depreciação, aluguéis, água e telefone, etc.

Ord. 123456789101112Valor / Mês ( R$ ) DepreciaçãoDespesas de ManutençãoAmortização Investimento em MarketingOutrosSomaAmortização nvolvimento do ProdutoTotalDiscriminaçãoSalários + Encargos (MOD /Com) Retirada Pró-LaboreHonorários do ContadorÁgua, Luz e TelefoneAluguéisMaterial de Expedie nteOutros ( 3% sobre a soma )

Custo Total

Total- Custo TotalServiços de TerceirosValor Horas dos Sócios (B) Total .... (A) x (B) Quantidade de horas trabalhadas Sócios (A) Discriminação

Amortização Desenvolvimento Produto

Custo TotalN = Número de meses a ser amortizadoN

Custos Variáveis

São aqueles que variam proporcionalmente ao volume de produção e vendas. Por exemplo, custos com matéria -prima, com materiais secundários, com embalagens, com comissões sobre as vendas, com os fretes, com os impostos. Deste modo, quando a produção aumenta, estes custos também aumentam e, quando a produção diminui, os custos caem.

Para facilitar o cálculo dos custos variáveis, sugerimos a classificação desses custos em duas categorias:

1) Custos de produção - diretamente ligados aos produtos que se quer fabricar - materiais diretos, embalagens, mão-de-obra direta;

2) Custos de vendas - incidem sobre as vendas - comissões, impostos, despesas de expedição.

Custo Unitário de Produção

ReferênciaValor Total em R$ Valor de Aquisição10,00 Valor de Aquisição5,00 Orçamento2,00 -20,00 -37,00 Unidade (Meta)15 -2,466666667Matéria-PrimaEmbalagemDescriminaçãoCustos de EdiçãoMão-de-Obra (excluir MOD nistrativa) Custo Total (A) Quantidade a ser Produzida (B)

Custo Unitário .... ( A/B )

Custo de Vendas/Comercialização

Em %Em R$ . . - Valores após ter calculado preço de vendaCustoComissão de VendaICMTotalPISExpediçãoOut ros

Custos Variáveis por Unidade

R$ / UnidadeCustos de ComercializaçãoCustos UnitáriosCustos de Produção

d) DETERMINAÇÃO DO PREÇO DE VENDA

Efetue os seguintes cálculos, conforme formulário abaixo:

1Custo Fixos / Mês (A) R$ Quantidade Produzida/Mês (B)Unidades(A) / (B)R$ 2Custo Unitário de Produção (A)R$ Custo Fixo Unitário (p/rateio) (B)R$ (A) + (B) - R$ 3Margem de Lucro Desejada% A margem de lucro desejada é definida de acordo com a política de venda da empresa, que deve levar em conta, entre outros fatores, a situação da concorrência. Rateio dos Custos Fixos por UnidadeCusto do Produto por UnidadeMargem de Lucro

Com base nos dados acima mencionados, calcular o Preço de Vendas conforme fórmula abaixo:

Pr. de Venda a ser Praticado R$Preço de Venda Calculado R$

e) PONTO DE EQUILÍBRIO Ponto de Equilíbrio é a quantidade de unidades a ser vendida para começar a ter Lucro. Neste ponto, o lucro é zero.

f) DETERMINAÇÃO DAS RECEITAS OPERACIONAIS Considerando um período de 12 meses: multiplique a quantidade de produtos a serem fabricados, projetada para o período considerado, pelo preço de venda estimado:

1º TrimestreAno . ProdutoQuantidadePreço 2º TrimestreAno . ProdutoQuantidadePreço 3º TrimestreAno . ProdutoQuantidadePreço 4º TrimestreAno . ProdutoQuantidadePreço -

UnitárioTotal / R$ UnitárioTotal / R$ UnitárioTotal / R$ UnitárioTotal / R$

g) APURAÇÃO DOS RESULTADOS

Tomando por base os dados levantados, preencha o formulário abaixo:

ItemValor 1º Trimestre% Valor 2º Trimestre% Valor 3º Trimestre% Valor 4º Trimestre% 1.1.01.1.02.1.03.1.04.2.2.01.2.02.2.03.2.04.3.4.4.01.4.02.4.03.4.04.4.05.4.06.4. 07.4.08.4.09.4.10.4.11.5.6. DiscriminaçãoRECEITAS TOTAISVendas à VistaVendas a PrazoServiços à VistaServiços a PrazoCUS OS VARIAVEISMáteria-PrimaEmbalagensMão-de-Obra DiretaDespesas com ComercilizaçãoMARGEM D E CONTRIBUIÇÂOÁgua, Luz e TelefoneAluguéisMaterial de ExpedienteCUSTOS FIXOSSaláriosEncarg os SociaisHonorários da DiretoriaLUCRO OPERACIONALPONTO DE EQUILIBRIODespesas de M anutençãoAmortização Desenv. de ProdutosAmotização Invest. MarketingOutrosContador

h) FLUXO DE CAIXA

É a previsão de entradas e saídas de recursos monetários, por um determinado período. Essa projeção deve ser feita com base nos dados levantados nas projeções econômico financeiras realizadas anteriormente.

O principal objetivo dessa projeção é fornecer informações para a tomada de decisões, bem como prever os períodos em que haverá sobras ou necessidades de recursos. Considere para a montagem da projeção do fluxo de caixa os seguintes dados básicos:

Entradas a) vendas/serviços à vista b) recebimento de vendas/serviços à prazo c) dinheiro dos sócios e) empréstimos

Saídas a) fornecedores b) despesas gerais de istração (custos fixos) c) pagamento de empréstimos d) compras à vista e)despesas de comercialização

Projeção do Fluxo de Caixa

1.2.2.1.2.2.2.3.2.4.2.5.3.3.1.3.2.3.3.3.4.3.5.4. Valor 4º TrimestreDiscriminaçãoValor 1º TrimestreValor 2º TrimestreValor 3º TrimestreSaldo nicialENTRADASSOMASAIDASCompras à VistaFornecedoresDespesas FixasServiços a PrazoEmpretimosDinheiro dos SóciosVendas/Serviços à VistaRecebimento Vendas- SOMADespesas de ComercializaçãoPagamento de Empretimos- - SALDO DO TRIMESTRE (1+2)-(3)- -

i) ESTIMATIVA DO CAPITAL DE GIRO

O Capital de Giro é o instrumento de gestão financeira que complementa as funções do Fluxo de Caixa. Ao comprar materiais e serviços para atender a produção, ou prestação de serviços, o caixa diminui. O mesmo ocorre com o caixa quando são pagas as contas dos fornecedores. Uma vez formado o estoque, que será vendido no mercado, são gerados recursos para o caixa ou direitos para a empresa (contas a receber). Quando os clientes pagam estas contas, diminui o saldo das contas a receber e aumenta o saldo de caixa. Assim, há dois conjuntos de contas: os direitos e as obrigações de caixa. Os direitos são os recursos de caixa e aqueles que podem ser convertidos em caixa no período de um ano, dentro de um ciclo normal de negócio, o que inclui o próprio dinheiro em caixa, os títulos negociáveis, as contas a receber, os estoque e outros direitos a receber. Os direitos de curto prazo constituem o Ativo Circulante da empresa. As obrigações são aquelas devidas no período de um ano, em um ciclo normal de negócio, incluindo duplicatas, títulos a pagar, despesas acumuladas a pagar e outras obrigações. As obrigações de curto prazo constituem o ivo Circulante. Partindo destes dois conceitos, o capital de giro significa a diferença entre os direitos atuais e as obrigações atuais. A mudança neste valor de um período para outro, é o capital de giro líquido .

Por exemplo: (-) Obrigações AtuaisCapital de GiroCapital de Giro Liquido65.000,00 Direitos Atuais150.000,00 85.000,00 20x220x1250.000,00 175.000,00 75.000,00 10.000,00

Quando o capital de giro líquido aumenta durante o ano, é necessário identificar o tipo de aumento, ou seja, pode ter sido em dinheiro ou estoque ou ainda o resultado de uma redução nas contas a pagar.

Assim, o capital de giro líquido mostra as mudanças na posição atual quanto aos direitos e obrigações, enquanto o fluxo de caixa explica as variações ocorridas em qualquer conta durante qualquer momento do período.

Portanto, o capital de giro é constituído de recursos próprios da empresa que não serão absorvidos pelos investimentos fixos e assim, estarão disponíveis para financiar as operações de curto prazo (até um ano) da empresa. Com base nas projeções do fluxo de caixa, considerando um período de 12 meses, é possível calcular as necessidades de giro do período utilizando o modelo ilustrado no quadro abaixo. Para calcular o capital de giro líquido, basta fazer o mesmo processo para o período seguinte e seguir o exemplo anteriormente citado. Quando a necessidade de capital de giro é positiva, significa que a empresa tem condições de financiar suas operações com o seu capital próprio. Quando se torna negativa, o empreendedor pode identificar as causas através da análise de cada conta do fluxo de caixa, tentando eliminar ou pelo menos minimizar tais necessidades de cobertura, através do capital de terceiros (crédito de fornecedores ou empréstimos bancários).

1º Período

EstoquesATIVO CIRCULANTE4º Trimestre3º TrimestreDiscriminação1º Trimestre2º TrimestreDuplic tas a ReceberAdiantamento aos FornecedoresCréditos de ImpostosOutros Títulos a Receb erOutras Contas a ReceberTOTAL D ATIVO CIRCULANTE- - - Adiantamento de ClientesIVO CIRCULANTEImpostos a PagarFornecedores(A) - (B) = Necessidade de Capital de Giro- - - - Outras Contas a PagarTOTAL D ATIVO CIRCULANTE-

2º Período

Conhecimentos básicos em istração de Materiais e logística.

INTRODUÇÃO São três, os alicerces da istração: a) finanças: mola propulsora; b) material: condição para o processo produtivo; c) pessoal: aciona o processo produtivo.

Para que exista uma istração perfeita, é necessária uma harmonia entre essas três áreas. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra, porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo istrativo.

Nada se pode fazer sem capital, bem como sem material. Entretanto, somente com esses dois não temos condições de istrar, pois há a falta do elemento humano, que irá acionar todo o processo produtivo. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre essas áreas, pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa.

ISTRAÇÃO DE MATERIAIS A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção, quando é adequadamente entendida e executada. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização.

Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados, sendo responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa, chegando, em alguns casos, a 85%. O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa.

istrar materiais é fazer um exercício de provedor, analista, pesquisador e programador. É, acima de tudo, colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam.

Definição de istração de Materiais A istração de materiais visa a abastecer, de modo contínuo, a empresa com material que seja necessário às suas atividades. São cinco os requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material; b) quantidade necessária; c) prazo de entrega; d) preço; e) condições de pagamento.

Qualidade do material O material deverá apresentar qualidade que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado).

Quantidade necessária Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque, evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa, bem como o excesso em estoque.

Prazo de entrega Deverá ser o menor possível, a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.

Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado, proporcionando à empresa um lucro maior.

Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis, para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto.

ISTRAÇÃO DE COMPRAS E ALMOXARIFADO

Competência do Departamento de Compras A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos um jogo de sorte . Henry Ford A função de comprar implica a aquisição de materiais de qualidade certa, na época adequada, ao preço conveniente, na quantidade correta e da fonte certa.

Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado, de forma que nos permita obter informações no tempo adequado. Deverá conter todos os dados e o histórico do fornecedor junto à empresa.

Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço, que poderão vir nos atender no futuro.

São dois tipos de compras : a) adquiridas no mercado interno; b) adquiridas no mercado externo (importação).

Compra no mercado interno. O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores istrativos da empresa, principalmente com a contabilidade geral, para classificar os produtos nas devidas contas.

O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa a acompanhar, mediante as notas de conhecimento, o percurso dos bens, desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. Devemos levar em consideração as condições de segurança e, principalmente, o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria.

(Follow Up To Follow = mesmo instante )

seguir, acompanhar ; Up =

na mosca, no

ISTRAÇÃO DE ESTOQUES A istração de estoques constitui um componente importante da istração de capital de giro, principalmente quando a empresa utiliza grandes quantidades de materiais e/ou quando precisa manter um alto volume de estoques.

A istração de estoques está intimamente ligada à gestão das contas a pagar e à preservação do fluxo de caixa, que dependem fundamentalmente da política e prática de compras da empresa.

A despesa com suprimentos é um fator significativo, que pode resultar em custos desnecessários quando a política de compras e armazenamento de materiais for inadequada, observando-se que para muitas empresas ainda existe outra agravante que é a perecibilidade e o prazo de validade de muitos materiais. Fica patente que os estoques representam um item importante para a istração financeira.

Os princípios que regem a istração de estoques são semelhantes àqueles que orientam a istração de caixa. Realmente, istrar estoques consiste essencialmente em determinar, como no caso do caixa, qual o nível médio do estoque a ser mantido para que a segurança seja garantida, minimizando o custo total.

Devemos ter sempre o produto de que se necessita, mas não podemos estourar o caixa com estoque em excesso, essá é uma frase que descreve bem o dilema da istração de estoques. A istração de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem absorver de 25% a 40% dos custos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa.

Olhando apenas pelo prisma financeiro, podemos ser induzidos a erros que se contrapõem às razões para manter estoques, tais como: jamais perder uma venda; melhorar o nível do serviço oferecido; incentivar a economia na produção; permitir melhores compras e transporte; proteger-se contra alteração de preços; precaver-se contra oscilações na demanda ou no tempo de ressuprimento; proteger-se contra contingências; etc.

Para istrar os estoques, foram desenvolvidas várias técnicas, algumas de difícil aplicação nas micro- e pequenas empresas: o sistema ABC; o modelo do lote econômico de compra; o MRP (Material Requirement Planning); o Just-in-Time, dentre outros. A mais simples e, portanto, mais ível ao segmento é o sistema ABC, que comumente já é instintivamente praticado pela maioria das empresas de alguma forma.

Os estoques representam custos acumulados de matéria- prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro.

Eles têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado).

Os estoques são formados para: 1. separar os segmentos individuais nas linhas de matéria-prima, manufatura e distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relação ao fluxo da linha de produção;

2. criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo de serviço compatível com seu nível de operação;

3. permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, por meio das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total. O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção. Antigamente, a manutenção de altos estoques era considerada demonstração de poder econômico ou requinte . Atualmente, o estoque é considerado uma necessidade para garantir a alta taxa de rentabilidade do capital.

1. Função do Controle de Estoque A função do controle de estoque é maximizar o efeito lubrificante no de vendas não realizadas, ajudando no ajuste do planejamento de produção.

A istração do controle de estoque deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque, pois sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto.

O controle de estoque é de suma importância para a empresa, posto que controla os desperdícios e desvios, bem como apura o demasiado investimento, que prejudica o capital de giro. Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa.

Os objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas

e financeiro deverão ser conciliados pela istração de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da divisão de estoques já é antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposições necessárias.

Na istração moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma única pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres dessa responsabilidade e podem dedicar-se à sua função primária.

2. Objetivo do Controle de Estoque O objetivo do controle de estoque é otimizar o investimento em estoque, aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as necessidades de capital investido.

Os estoques do produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes.

Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque influenciarão os outros tipos. Às vezes, acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras.

O controle de estoque tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa.

3. Política de Estoque A istração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoque o programa de objetivos a ser atingidos, isto é, estabelecer certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do departamento.

As políticas de estoques são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes:

a) metas de empresas quando há tempo de entrega dos produtos ao cliente;

b) definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a ser estocados nele;

c) controle do nível em que deverão flutuar os estoques para atender a uma alta ou baixa demanda ou a uma alteração de consumo.

As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da istração de estoques.

Os estoques representam custos acumulados de matéria-prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro.

Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado).

Classificação dos Estoques Em sua grande maioria, os estoques destinam-se à produção. Devese fazer um estudo dos vários tipos de estoque, a fim de classificá-los e de determinar a finalidade de cada um.

Tipos de Produtos em Estoque a) Matéria-prima: é o material básico necessário para a fabricação de um determinado produto. Seu consumo é proporcional ao volume da produção.

b) Produtos em Processo: são aqueles que estão nas diferentes etapas (fases) de elaboração do produto final, que estão na transformação da matéria-prima em produtos semiacabados (nas máquinas).

c) Produtos Semiacabados: são aqueles saídos da produção que, para ser considerados acabados, arão ainda por diversas fases do processamento (nos estoques intermediários).

d) Produtos Acabados: artigos produzidos ou comprados destinados à venda, distribuição ou consumo final.

Sistemas de Controle de Estoques a) Sistema de Duas Gavetas: consiste na separação física em duas partes. Uma parte será utilizada totalmente até a data da encomenda de um novo lote, e a outra será utilizada entre a data da encomenda e a data do recebimento do novo lote. A grande vantagem deste sistema está na substancial redução do processo burocrático de reposição de material. A denominação duas gavetas decorre da ideia de guardar um mesmo lote em duas gavetas distintas.

b) Sistema de Estoque Mínimo: é usado principalmente quando a separação entre as duas partes do estoque não é feita fisicamente, mas apenas registrada na ficha de controle de estoque, com o ponto de separação entre as partes. Enquanto o estoque mínimo estiver sendo utilizado, o departamento de Compras terá prazo suficiente para adquirir e repor o material no estoque.

c) Sistema de Renovação Periódica: consiste em fazer pedidos para reposição dos estoques em intervalos de tempo pré-estabelecidos para cada item. Esses intervalos, para minimizar o custo de estoque, devem variar de item para item. A quantidade a ser comprada em cada encomenda é tal que, somada com a quantidade existente em estoque, seja suficiente para atender à demanda até o recebimento da encomenda seguinte. Logicamente, este sistema obriga a manutenção de um estoque reserva.

Deve-se adotar períodos iguais para um grande número de itens em estoque, pois procedendo à compra simultânea de diversos itens, pode-se obter condições vantajosas na transação (compra e transporte).

d) Sistema de Estocagem para um Fim Específico:

Estocagem para atender a um programa de produção prédeterminado: É utilizada nas indústrias de tipo contínuo ou estabelecem, com antecedência de vários meses, produção. A programação (para vários períodos, elaborada pelo P.C.P. deverá ser coerente para segmentos, desde o recebimento do material até produto acabado;

semicontínuo que os níveis de semanas e meses) todos os o embarque do

Estocagem para atender especificamente a uma ordem de produção ou a uma requisição: É o método empregado nas produções do tipo intermitente, em que a indústria fabrica sob encomenda, sendo justificável no caso de materiais especiais ou necessários esporadicamente. Os pedidos de material neste sistema são baseadas principalmente na lista material (Row Material) e na programação geral (AP = Annual Planning). Existem casos em que o pedido para compra precisa ser feito mesmo antes do projeto do produto estar detalhado, ou seja, antes de a listagem do material estar pronta, pois os itens necessários podem ter um ciclo de fabricação excessivamente longo. Ex.: grandes motores, turbinas e navios.

CUSTOS DE ESTOQUE Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos, que são: a) juros; b) depreciação; c) aluguel; d) equipamentos de movimentação; e) deterioração; f) obsolescência; g) seguros; h) salários; i) conservação.

Todos eles podem ser agrupados em diversas modalidades: a) custos com pessoal (salários, encargos sociais); b) custos de capital (juros, depreciação); c) custos com edificação (aluguel, impostos, luz, conservação); d) custos de manutenção (deterioração, obsolescência, equipamento).

Existem duas variáveis que aumentam esses custos: a) quantidade em estoque;

b) tempo de permanência em estoque.

Todos esses custos relacionados podem ser chamados de custo de armazenagem. São calculados com base no estoque médio e geralmente indicados em percentual (%) do valor em estoque (fator armazenagem).

Os custos de armazenagem são proporcionais à quantidade e tempo que um item de material permanece em estoque.

Custo de armazenagem ( I ) Motivada pela concorrência entre as empresas, têm-se dedicado intensa atenção à minimização de custos.

Dentre os tipos de custos que afetam a rentabilidade da empresa, o custo de estocagem ou armazenamento é um dos mais importantes.

Em tempos ados, o foco principal era dado à produção, relegando a segundo plano as atividades ligadas à guarda, à movimentação e à estocagem de materiais.

Verificou-se que os custos decorrentes de armazenagem representavam grande entrave para a concorrência entre as empresas, e que sua redução representaria o meio de diminuir consideravelmente os custos globais da empresa.

Fórmula para cálculo de custo de armazenagem: Custo de armazenagem = (Q/2)x t x p x i em que: Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado; P = preço unitário do material; I = taxa de armazenamento, expressa geralmente em porcentagem do custo unitário; (*) T = tempo considerado de armazenagem. (*) Não há impedimento para que seja expresso em valores unitários.

Para validação dessa fórmula, torna-se necessária a verificação de duas hipóteses:

a) O custo de armazenagem é proporcional ao estoque médio.

Na figura abaixo temos uma justificativa da hipótese tomada. Com efeito, no ponto x , quando o estoque é máximo, o custo de armazenagem é máximo.

No ponto y, quando o estoque é zero, o custo de armazenagem é mínimo. Matematicamente ele seria zero, mas, na realidade, existem despesas fixas que fazem que ele seja diferente de zero.

ESTOQUE MÉDIO

b) O preço unitário deve ser considerado constante no período analisado. Se não for, deve ser tomado um valor médio. O valor de I taxa de armazenamento é obtido através da soma de

diversas parcelas.

Assim, temos:

a) Taxa de retorno de capital IA = 100 x LUCRO VALOR.ESTOQUES

O capital investido na compra do material armazenado deixa de render juros.

b) Taxa de armazenamento físico IB = 100 x SxA CxP Em que: s = área ocupada pelo estoque; a = custo anual do m2 de armazenamento; c = consumo anual; p = preço unitário. Portanto, CxP = valor dos produtos estocados.

c) Taxa de seguro IC = 100 x VALOR ESTOQUE EDIFÍCIOS CUSTO ANUAL DO SEGURO

d) Taxa de transporte, manuseio e distribuição

ID = 100 x VALOR DO ESTOQUE DEPRECIAÇÃO ANUAL DE EQUIPAMENTO

e) Taxa de obsolescência

IE = 100 x VALOR DO ESTOQUE PERDAS ANUAIS POR OBSOLESCÊNCIA

f) Outras taxas Taxas como: água, luz, etc. Conclui-se que a taxa de armazenamento é: I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If

Os valores acima podem ser obtidos pela contabilidade ou podem-se utilizar valores mencionados no último balanço, sem a preocupação de precisão.

Para determinação do valor da taxa de armazenagem, deve-se levar em conta os tipos de materiais estocados.

Em certas empresas, algumas parcelas de I tem um peso tão grande que torna desnecessário o cálculo da outra.

Por exemplo:

a) Para algumas empresas, a taxa de retorno de capital e a de seguro são as mais importantes por se referirem a materiais de grande valor. É o caso de joalherias, empresas que trabalham com materiais eletrônicos, etc.

b) Para outras, o espaço ocupado é o fator que pesa mais. Por exemplo, as que trabalham com espuma de poliuretano e papel.

c) Para outras, ainda, é a segurança o mais importante, razão pela qual suas taxas de seguro são altas (caso de empresas que trabalham essencialmente com inflamáveis e explosivos).

Analisando a fórmula do custo de armazenagem, deduzimos que esse custo nada mais é do que a soma de diversos custos, ou seja:

Custo de armazenagem = (Q/2) x t x p x i

Mas.: i = ia + ib + ic + id + ie + if

Portanto, temos que o custo de armazenagem é = (Q/2)x p x ia).t + (Q/2)x p x ib).t + (Q/2)x p x ic).t + (Q/2)x p x id). t + (Q/2)x p x ie).t + (Q/2) x p x if).t

Custo de armazenagem é a soma de custos de capital, custos de seguros, custos de transportes, custos de obsolescência, custos de despesas diversas.

Fatores que influem no custo de armazenagem: a) otimização do aproveitamento da área ocupada, por motivo de tempo gasto em transporte e obsolescência dos materiais;

b) layouts adequados e utilização de meios de movimentação compatíveis.

Custo de pedidos (B) É o custo em ($) de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual de todos os pedidos colocados no período de um ano, é necessário multiplicarmos o custo de cada pedido pelo numero de vezes que, em um ano, foi processado.

Se (n) for o número de pedidos efetuados durante um ano, o resultado será:

Custo total anual (CTA) de pedidos = B x N

O total das despesas que compõem o Custo Anual de Pedidos é: a) mão-de-obra: para emissão e processamento;

b) material: utilizado na confecção do pedido (papel, lápis, borracha, envelope, etc.);

c) custos indiretos: despesas ligadas indiretamente com o pedido (telefone, luz, escritório de compra, etc.).

Após a apuração anual dessas despesas, teremos o custo total anual dos pedidos. Para calcular o custo unitário, basta dividir o CTA pelo número total anual de pedidos.

Custo total anual de pedidos (CTA) B = = Custo Unitário do Pedido Número anual de pedidos (n)

Temos de considerar um item de compra para cada pedido. Se normalmente a empresa utiliza um pedido de compra para vários itens, deve-se calcular a quantidade média de itens por pedido.

Representamos abaixo a curva do custo de pedido:

Custo total de estoque Sendo considerado fixo o preço de determinado item, a equação do custo total é: Custo total = Custo Total de Armazenagem + Custo Total do Pedido

A figura abaixo mostra a curva da equação do custo total.

Vamos agora detalhar a equação para o custo total:

a) o estoque médio em unidades de um item é = Q , sendo Q o 2 número de itens comprados por pedido;

b) o estoque médio em $ mantido em estoque é P = Q , sendo P o 2 preço unitário do material;

c) o custo total de armazenagem por ano é (P.Q / 2 ) . I, sendo I a taxa de armazenagem anual.

d) o número de pedidos colocados no fornecedor por ano é C / Q, sendo C o consumo total anual;

e) o custo total de pedido por ano (CTA) é (C / Q).B, sendo B o custo unitário do pedido.

A fórmula do custo total de estoque é: CT = (C/ Q). B + P. Q/ 2

LOTE ECONÔMICO Introdução A decisão de estocar ou não determinado item é básica para o volume de estoque em qualquer momento. Ao tomar tal decisão, há

dois fatores a considerar: a) É econômico estocar o item?

b) É interessante estocar um item indicado como antieconômico a fim de satisfazer um cliente e, portanto, melhorar as relações com ele?

O primeiro fator pode ser analisado matematicamente.

Em geral, não é econômico estocar um item se isso excede o custo de comprá-lo ou produzi-lo.

Também pode ser demonstrado que não é econômico estocar itens quando as necessidades dos clientes, ou a média de consumo da produção, tenham um excesso correspondente à metade da quantidade econômica do pedido.

Com a finalidade de prestar o melhor serviço ao cliente, mesmo em condições antieconômicas para a empresa, torna-se necessária a criação de estoques de determinados itens, com o intuito de não criar uma ruptura com o cliente.

Quanto deve ser comprado ou produzido de cada vez?

Existem custos que aumentam à medida que a quantidade do material pedido aumenta, porque, em média, considerando consumo uniforme, metade da quantidade pedida estará em estoque. Tais custos são aqueles vinculados a armazenagem dos materiais, incluindo espaço, seguro, juros, etc.

Existem custos que diminuem à medida que a quantidade de material pedido aumenta, com a distribuição dos custos fixos por quantidade maiores.

No gráfico abaixo, podemos perceber um aumento dos custos de armazenagem à medida que a quantidade dos produtos comprados ou produzidos aumenta, em razão da maior quantidade que deve ser armazenada.

A curva mais baixa indica o custo total para encomendar material, custo esse que diminui à medida que aumenta a quantidade de produtos pedidos de uma só vez.

Essa redução se deve ao fato de que poucos pedidos terão de ser emitidos durante determinado espaço de tempo e, como resultado, haverá despesas menores de emissão de pedidos de compra. A curva superior representa o custo total do estoque, que é obtido ao adicionarem-se os custos de armazenagem aos custos de pedido.

A curva mais baixa indica o custo total para encomendar material, custo esse que diminui à medida que aumenta a quantidade de produtos pedidos de uma só vez.

Essa redução se deve ao fato de que poucos pedidos terão de ser emitidos durante determinado espaço de tempo e, como resultado, haverá despesas menores de emissão de pedidos de compra. A curva superior representa o custo total do estoque, que é obtido ao adicionarem-se os custos de armazenagem aos custos de pedido.

Lote Econômico de Compra Condições: 1) o consumo mensal é determinístico e com uma taxa constante;

2) a reposição é instantânea quando os estoques chegam a nível zero.

Considerando um pedido de um ano (t), o custo total seria formado de três componentes.

CT = Custo unitário do item (ano) + custo do pedido (ano) + custo de armazenagem (ano).

Custo total do ano pode ser apresentado também da seguinte maneira: CT = Custo total do período (t)x número de períodos (ano)

O custo unitário por período é o custo de aquisição das q unidades, ou seja: p x q, em que p é o preço unitário do item.

Em cada período, faz-se apenas uma compra, o custo de pedido é o custo de se fazer uma compra, isto é, b. O estoque médio por período é : Q/2 . Então, o custo de armazenagem por período é:

I x t x Q/2

Sendo i = Custo de armazenagem em $/unidade/ano, t= Duração de um período (ano), então o custo total por período é: CT = P.Q + B + I. Q/2

O número de pedido por ano é: PEDIDOS = C/Q

Substituindo a equação de custo total pelas duas equações anteriores, temos:

CT = P.C + B. C/Q + I. Q/2

em que: P = Preço unitário de compra, C = Consumo do item, B = Custo do pedido, Q = Quantidade do lote, I = Custo de armazenagem.

Quando vimos custo de armazenagem, foi dito que o índice i poderia ser indicado de duas maneiras: em percentual ao valor total do estoque ou em valor unitário.

Essa fórmula apresentada é para quando i for dado como valor unitário; para valor percentual, teríamos a seguinte alteração:

Restrições ao Modelo do Lote Econômico a) Ajustes nas taxas de frete: fretes não-lineares; descontos por volume.

b)Descontos para grandes compras.

c) Outros ajustes: lote econômico de produção; múltiplos itens na compra; limitação de orçamento; frota própria

Exemplo: aplicação da fórmula do lote econômico de compras.

O consumo de determinada peça é de 20.000 unidades por ano. O custo de armazenagem por peça por ano é R$ 1,90, e o custo de pedido é de R$ 500,00. O preço unitário de compra é R$ 2,00. Determine: a) o lote econômico de compra; b) o custo total anual; c) o número de pedidos por ano; d) a duração entre os pedidos.

O lote econômico é:

3,245 peças por pedido

O custo total anual é:

O número de pedidos é:

O intervalo entre os pedidos é:

GESTÃO DE ESTOQUE Por gestão de estoque, entendemos o planejamento do estoque, o seu controle e sua retroação sobre o planejamento. O critério básico da gestão de estoque é a minimização dos custos de ter e/ou não ter estoque.

Avaliação dos Estoques A avaliação do estoque anual deverá ser realizada em termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e informações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias, dos produtos em fabricação e dos produtos acabados. Para se fazer uma avaliação desse material, tomamos por base o preço de custo.

Métodos de avaliação de estoques Na prática, quando produtos iguais são comprados a preços e em épocas diferentes e vendidos a preços e épocas diferentes, os problemas de custeamento e das saídas de mercadorias do estoque tornam-se complexos, existindo vários critérios que procuram apresentar soluções satisfatórias.

A fórmula do lucro é: LUCRO BRUTO (Lb) = VENDAS (V) LB = V

CUSTO DAS VENDAS (Cv)

Cv

A fórmula para determinar o custo de vendas é: CUSTO DE VENDAS (Cv) = ESTOQUE INICIAL(Ei) + COMPRAS (C) ESTOQUE FINAL (Ef) Cv = Ei + C

Ef : . Lb = V

(Ei + C

Ef)

Podemos observar que uma avaliação maior ou menor dos estoques afetará o lucro do período.

. avaliação por meio do custo específico: é uma avaliação pouco usual. É utilizada pelas indústrias que produzem equipamentos de grande porte, fabricando apenas sob encomenda e não em série. Exs.: pontes rolantes, guindastes, navios, tanques reservatórios, etc. Nesses casos, a apuração do custo contábil é exatamente igual ao representado na avaliação do estoque;

. avaliação pelo custo médio: é a mais frequente e tem por base o preço médio móvel (para inventário permanente) de todas as movimentações no estoque. A longo prazo, apresenta custos mais realistas. Após cada nova entrada, um novo custo deve ser calculado;

. avaliação pelo método PEPS ou FIFO: a avaliação por este método é feita pela ordem cronológica das entradas, isto é, o primeiro a entrar é o primeiro a sair. FIFO = (FIRST IN, FIRST OUT indicado para períodos de deflação; o lucro fica supervalorizado e o Estoque Final fica supervalorizado também. O CMV fica subavaliado. . Avaliação pelo método UEPS ou LIFO: este método considera os últimos lotes que foram incorporados ao estoque, como os que devem sair em primeiro lugar, com apenas um fluxo de custo e não necessariamente de mercadorias. LIFO = (LAST IN, FIRST OUT) Indicado para períodos de inflação e apresenta como principais características o fato de os custos ficarem supervalorizados e consequentemente os lucros ficam menores. O Estoque Final fica subavaliado.

. Avaliação pelo custo de reposição: esta avaliação tem por base a elevação dos custos a curto prazo em relação à inflação decorrente. Ex.: possuímos um estoque de 400 peças de um determinado item ao preço unitário de $ 2.500,00. Espera-se para os próximos três meses uma inflação de 35%. Logo, haverá um reajuste de $ 875,00 no custo unitário de reposição, ando para $ 3.375,00.

Temos: CUSTO DE REPOSIÇÃO (CR) = PREÇO UNITÁRIO (PU) + PERCENTUAL DE INFLAÇÃO CR = $ 2.500,00 + 35%CR = $ 3.375,00

OBJETIVOS DA GESTÃO DE ESTOQUE . Objetivos financeiros: manter investimentos em estoque dentro do limite dos fundos disponíveis, de modo a não comprometer o caixa e não desequilibrar seriamente o capital de giro, reduzindo consequentemente a liquidez.

. Objetivos de proteção à propriedade: salvaguardar o material contra roubo e desperdício possíveis de prever, danos seguráveis ou uso sem autorização;

assegurar que dentro de tolerâncias razoáveis o valor desses materiais estejam corretamente registrados nos livros e mapas contábeis.

. Objetivos operacionais: obter maior equilíbrio possível entre, de um lado, a produção e os custos de manutenção do estoque e, do outro, o serviço prestado ao cliente;

minimizar as perdas resultantes da deterioração, obsolescência ou declínio do valor dos produtos em estoque.

Benefício dos Objetivos a) Relacionamento, manutenção e localização: melhoria da relação com os clientes (entrega rápida da mercadoria); manutenção de um maior equilíbrio das quantidades de itens em estoque; melhor localização geográfica de estoque em depósitos regionais.

b) Aumento da eficiência do pessoal chave: o controle eficiente de estoque pode poupar tempo aos executivos, que não terão de apressar entregas de matéria-prima, corrigir repetidas interrupções na produção e resolver sérios problemas de dilatação com clientes;

a eficiência dos vendedores externos também é aumentada por uma redução de tempo que eles gastariam em acompanhar a execução de pedidos ou de dar explicações ao cliente.

c) Redução nos custos de fabricação: eliminação das paradas, causadas por falta de matéria-prima; minimização das paradas das máquinas pela falta de peças sobressalentes essenciais; produção de lotes econômicos em lugar de lotes pequenos.

d) Redução dos custos de material comprado: redução de compras de emergência: redução dos custos de obtenção em virtude de menor freqüência de compras.

e) Redução dos custos e perdas de estoque: mediante a manutenção de um estoque conveniente de cada produto e, portanto, reduzindo-se a quantidade total de artigos acabados, necessários para proporcionar uma distribuição competitiva; por meio da manutenção de um equilíbrio mais econômico entre os custos de armazenamento e os custos de obtenção; por intermédio do impedimento da acumulação de produtos em processamento em razão da falta imprevista de matéria prima ou peças compradas.

f) Redução dos custos de escritórios: nas atividades de acompanhamento das compras expedição; na verificação física dos estoques; no tempo gasto para istrar complexas rotinas de modificação e localização das ordens, reprogramação Q ou atividades similares, essenciais para fazer verificação das ordens em processamento e para expedir ordens urgente para clientes importantes.

g) Fortalecimento da posição financeira: na preservação de uma liquidez maior do capital de giro; na redução das necessidades totais de capital para depósitos regionais e outros espaços de armazenamento, para fábrica e equipamentos, para ar picos na demanda e na produção.

ROTATIVIDADE DE ESTOQUES A rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio do produto.

consumo médio anual Rotatividade = estoque médio

A rotatividade é expressa no inverso de unidades de n tempo ou em vezes , isto é vezes por dia, por mês ou por ano.

Exemplo: o consumo anual de um item foi de 800 unidades e o estoque médio de 100 unidades. O giro seria:

800 unid/ano R = = 8 vezes/ano 100 unid.

Pode ser também calculada pela relação: CMV/EM, em que EM é o estoque médio. Sendo calculado pela relação: (EI + EF)/2

Antigiro = Taxa de Cobertura: a rotatividade indica quantas vezes rodou o estoque no ano. O antigiro indica quantas vezes de consumo equivalem ao estoque real ou estoque médio.

estoque médio Antigiro = consumo

Exemplo: um item que tem um estoque de 3.000 unidades é consumido a uma taxa de 2.000 unid./mês. Por quantos meses o estoque cobre a taxa de consumo?

3.000 Antigiro = = 1,5 mês 2.000

O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representa um parâmetro fácil para a comparação de estoques entre empresas do mesmo ramo de atividade e entre classes de material do estoque.

Para fins de controle, deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à empresa e então compará-la com a taxa real. É bastante recomendável, ao se determinar o padrão de rotatividade, estabelecer um índice para cada grupo de materiais que corresponda a uma mesma faixa de preço ou consumo.

O critério de avaliação será determinado pela política de estoques da empresa. Não devemos esquecer, porém, que: a) a disponibilidade de capital para investir em estoque é que vai determinar a taxa de rotatividade-padrão; b) não se devem utilizar taxas de rotatividade iguais para materiais de preços muito diferentes. Use de preferência a classificação ABC, indicando cada classe com seu índice; se não for suficiente, subdividida em D, E, etc; c) baseado na política da empresa, nos programas de produção e na previsão de vendas, determine a rotatividade que atenda às necessidades ao menor custo total; d) estabeleça uma periodicidade para comparação entre a rotatividade-padrão e a rotatividade real.

PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA O CONTROLE DE ESTOQUES Para se organizar um setor de controle de estoque, inicialmente devemos descrever suas principais funções, as quais se seguem: . determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens;

. determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;

. determinar a quantidade de estoque que será necessária para um período pré-determinado;

. acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;

. receber, armazenar e os materiais estocados de acordo com as necessidades;

. controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição;

. manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;

. identificar e retirar do estoque os itens danificados.

Existem determinados aspectos que devem ser especificados antes de se montar um sistema de controle de estoque.

Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoque existentes em uma fábrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial são: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.

ESTOQUE MÍNIMO O estoque mínimo, também chamado estoque de segurança, determina a quantidade mínima que existe no estoque destinada a cobrir eventuais atrasos no suprimento e objetivando a garantia do funcionamento eficiente do processo produtivo, sem o risco de faltas.

Dentre as causas que ocasionavam essas faltas, pode-se citar as seguintes: oscilações no consumo; oscilações nas épocas de aquisição, ou seja, atraso no tempo de reposição; variação na quantidade, quando o controle de quantidade rejeita um lote e diferenças de inventário.

O estoque mínimo é a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. Entretanto, se a quantidade de material representada como margem de segurança não for usada, torna-se uma parte permanente do estoque; a armazenagem e os outros custos serão elevados.

Ao contrário, se se estabelecer uma margem de segurança demasiado baixa, isso acarreta custo de ruptura, que são os custos de não possuir os materiais disponíveis quando necessários, isto é, a perda de vendas, paralisação da produção e despesas para apressar entregas.

Estabelecer uma margem de segurança, ou estoque mínimo, é um risco que a empresa assume na ocorrência da falta de estoque.

A determinação do estoque mínimo pode ser feita por meio da fixação de determinada projeção mínima, estimada no consumo, e por cálculo com base estatística.

Nesses casos, parte-se do pressuposto de que deve ser atendida uma parte do consumo, isto é, que deve ser alcançado o grau de atendimento adequado e definido.

Esse grau de atendimento nada mais é que a relação entre a quantidade necessitada e a quantidade atendida.

ESTOQUE MÁXIMO O estoque máximo é igual à soma do estoque mínimo com o lote de compra.

O lote de compra poderá ser econômico ou não.

Em condições normais de equilíbrio entre a compra e o consumo, o estoque oscilará entre os valores máximo e mínimo.

O estoque máximo é uma função do lote de compra e do estoque mínimo e, evidentemente, variará todas as vezes que uma ou as duas parcelas acima variarem. O estoque máximo sofrerá também limitações de ordem física, como espaço para armazenamento. É possível ainda diminuir tanto o tamanho do lote como o de estoque mínimo, quando a falta de capital torna-se maior. É preferível diminuir o tamanho do lote e diminuir o estoque mínimo, a fim de evitar a paralisação da produção por falta de estoque.

CURVA ABC A mais importante técnica para istrar os estoques é a chamada análise ABC.

A forma prática da aplicação de análise ABC obtém-se por ordenação dos itens em função do seu valor relativo.

A técnica ABC é a única que traz resultados imediatos em face de sua simplicidade de aplicação.

Uma vez que se consegue ordenar todos os itens pelo seu valor relativo, a-se a classificá-los em três grupos chamados A, B e C, conforme exemplo a seguir:

a) Classe A: neste grupo, incluem-se todos os itens de valor elevado e, portanto, são os que requerem maior cuidado por parte do de matéria-prima;

b) Classe B: incluem-se os itens de valor intermediários;

c) Classe C: mantêm-se os itens de menos valor relativo.

Assim, divide-se o inventário em três classes: a) Classe A: requer controle rigoroso; b) Classe B: requer um controle menos rigoroso;

d) Classe C: requer um controle apenas rotineiro.

ROTATIVIDADE DAS MATÉRIAS-PRIMAS A rotatividade ou giro do estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio do produto.

A rotatividade é expressa no inverso de unidade de tempo ou em vezes, isto é, vezes por dia ou por mês ou por ano.

O índice de giro pode também ser obtido por meio de valores monetários de custos ou de venda.

O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representa um parâmetro fácil para a comparação do estoque entre empresas do mesmo ramo de atividade e entre classes de material do estoque.

Para fins de controle, deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à empresa e, então, comprá-la com a taxa real. É bastante recomendável ao se determinar o padrão de rotatividade e se estabelecer um índice para cada grupo de materiais que corresponda a uma mesma faixa de preço ou consumo.

Os estoques representam custos acumulados de matéria-prima e material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro.

Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado).

Os estoques são formados para: a) separar os segmentos individuais nas linhas de matériaprima, manufatura e distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relação ao fluxo da linha de produção;

b) criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo de serviço compatível com seu nível de operação;

c) permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, por meio das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total. O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção.

JUST-IN-TIME Just-in-time é uma filosofia de istração que se apóia em princípios que priorizam o aumento da produtividade e da lucratividade, reduzindo retrabalhos, refugos e desperdícios.

Um termo que recentemente se tornou popular para descrever o tipo de sistema que resulta da adoção de uma abordagem ITS é just-intime (JIT). O termo pretende transmitir a ideia de que os três principais elementos de manufatura recursos financeiros,

equipamento e mão-de-obra são colocados somente na quantidade necessária e no tempo requerido para o trabalho.

A Filosofia do Just-In-Time A filosofia Just-In-Time consiste em operar um sistema de manufatura simples e eficiente, capaz de otimizar o uso dos recursos de capital, equipamentos e mão-de-obra. Isso resulta em um sistema de produção capaz de atender às exigências de qualidade e de entrega de um cliente, ao menor custo.

A meta do Just-In-Time é eliminar qualquer função desnecessária no sistema de manufatura que traga custos indiretos, que não acrescente valor para a empresa e que impeça a melhor produtividade ou agregue despesas desnecessárias no sistema operacional do cliente.

O Just-In-Time pode ser descrito como: a) uma filosofia de istração que está constantemente enfocando a eficiência e integração do sistema de manufatura utilizando o processo mais simples possível;

b) dedicação ao processo de esforçar-se continuamente para minimizar os elementos no sistema de manufatura que restrinjam a produtividade.

A seguir, nos temos os cinco princípios básicos que orientam uma empresa e seus empregados no desenvolvimento de um sistema JIT. a) Cada funcionário ou posto de trabalho é tanto um cliente como um fornecedor.

b) Clientes e fornecedores são uma extensão do processo de manufatura.

c) Deve-se procurar continuamente simplificação.

d) É mais importante prevenir problemas do que resolvê-los.

e) Deve-se obter ou produzir algo somente quando for necessário (just-in-time). Um dogma do JIT é sempre otimizar e integrar o sistema de manufatura (eliminando estoques, inspeção, retrabalho, equipamento e mão-de-obra em excesso) a fim de que os problemas relacionados com a produção venham à tona.

Essa técnica é usada para superar os problemas relacionados com a produção na linha e para reduzir os custos indiretos até que o sistema de produção (qualidade, índices e custos) tenha sido equilibrado em termos de níveis de qualidade. O processo de produção está equilibrado quando a última remoção de excessos resulta em perda de qualidade de produção. O resultado desse equilíbrio será uma produção mais suave e livre de problemas. É somente por meio de um processo de contínua melhoria que o sistema de manufatura pode atingir seu nível ótimo de produtividade e alcançar seu pleno potencial de lucros.

Abaixo, temos os cinco elementos principais que reduzem a produtividade e, dessa forma, aumentam os custos de produção: a) projeto falho; b) sistemas improdutivos; c) problemas de produção; d) tempo de preparação para produzir (SETUP); e) excesso de equipamentos, mão-de-obra e estoques.

O resultado líquido de se operar um sistema JIT é a redução do desperdício, e isso pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso da empresa. Colocado em termos simples, o JIT é ter somente o que é necessário, exatamente quando é necessário.

Os lucros obtidos com a redução do desperdício são, provavelmente, os mais significativos, na medida em que eles se traduzem em benefícios diretos para a base financeira;

Uma vez que o desenvolvimento de processos e produtos de alta qualidade é uma responsabilidade de toda a empresa, e não somente de uma única área, a palavra manufatura inclui todas as funções da empresa (isto é, engenharia, produção, vendas, finanças, controle de qualidade, etc.).

Para se obter o máximo de benefício de um sistema de manufatura Just-In-Time, é necessário criar uma nova mentalidade de gestão empresarial.

Os Fabricantes JIT Obtêm uma Vantagem Competitiva Obter uma vantagem competitiva significa ser mais eficiente, ter um produto melhor ou fornecer um serviço melhor que o dos competidores. A manufatura Just-In-Time persegue cada um desses valores para desenvolver uma vantagem competitiva por meio da melhor istração de todo o sistema de manufatura.

Desenvolver uma vantagem competitiva significa explorar ou tirar vantagem de algo que os concorrentes negligenciarem ou forem incapazes de desenvolver. Normalmente, o desenvolvimento e a manutenção de uma vantagem competitiva é uma tarefa árdua; se fosse fácil, a vantagem seria fugaz, com as outras empresas

também o conseguindo. Dessa forma, em razão da natureza da competição, o processo de melhoria precisa ser contínuo.

Os sistemas Just-In-Time são desenvolvidos para trabalhar continuamente pelas metas de melhoria do desempenho.

Integrar e otimizar o sistema de manufatura é um processo constante em uma empresa JIT, à medida que ela evolui com o desenvolvimento de novos mercados, novos produtos e processos mais eficientes.

A istração JIT permite obter uma vantagem competitiva mediante o uso de três ferramentas gerenciais simples: a) integralização e otimização: reduzindo a necessidade de funções e sistemas desnecessários, como inspeção, retrabalho e estoque;

c) melhoramento contínuo: desenvolvendo sistemas internos que encorajem a melhoria constante nos processos e procedimentos;

d) compreensão do cliente: atendendo às necessidades do cliente e reduzindo o custo total do cliente na aquisição e uso de um produto.

Integralização e Otimização Talvez a maneira mais fácil e rápida de uma empresa melhorar a sua situação financeira seja reduzir as despesas, integrando e otimizando o sistema de manufatura.

Muitas das funções improdutivas que existem atualmente em uma empresa foram criadas em razão da ineficiência ou incapacidade da função inicial ou das funções que as tornaram necessárias. Por exemplo, a inspeção é um serviço de produção que não seria necessário se todas as peças que chegassem à linha de montagem fossem boas e se todas as operações de montagem executadas com essas peças fossem feitas corretamente. A tese do JIT é que o desempenho melhorado nas funções iniciais de um sistema de manufatura engenharia, produção e vendas podem tornar possíveis reduções significativas nos custos globais.

Para reduzir a carga de custos indiretos, uma empresa deve: a) entender por que as atividades que os originaram existem;

b) corrigir quaisquer problemas nas funções iniciais que tornem essa atividade indireta necessária.

Quanto menos recursos são dirigidos para funções indiretas, mais recursos são economizados, aumentando o lucro potencial da

empresa.

Além do estágio de projeto, alguns dos elementos dos sistemas de produção que representam oportunidades para reduzir despesas gerais são: 1. Estoques 2. Testes 3. Inspeção 4. Retrabalho 5. Expedição 6. Manuseio de materiais

Melhoramento Contínuo Muito freqüentemente, as empresas se concentram na produção do produto e ignoram os efeitos que o sistema de manufatura tem na produção e nos custos do mesmo.

Entretanto, no mundo atual, de intensa competição internacional, o enfoque somente em cima de ter o produto entregue é uma abordagem não competitiva. A filosofia corporativa que busca uma vantagem competitiva deve incluir a contínua melhoria do sistema como um dos seus sustentáculos. A atitude gerencial deve ser Nossa missão é a melhoria contínua , à medida que desenvolvem as políticas e processos para reduzir os custos de fabricação. Coletivamente, a tarefa gerencial na manufatura JIT consiste em desenvolver ao longo de toda a organização a consciência de sempre procurar uma oportunidade de reduzir o desperdício e a ineficiência que estejam presentes no sistema de manufatura.

Deve ser dada atenção especial ao desenvolvimento de sistemas internos para o uso eficiente de recursos e na melhoria contínua de: a) projeto de novos produtos tendo em vista o processo de manufatura;

b) desenvolvimento da participação do empregado na definição e na obtenção das metas globais da empresa;

c) simplificação e otimização do processo de manufatura.

Compreensão do Cliente Poucos gerentes ou funcionários consideram a redução dos custos internos dos clientes como parte de suas responsabilidades de trabalho. Entretanto, para o cliente (particularmente se ele for um fabricante em regime de OEM), o preço de aquisição não é o custo total de um dado produto. Adicionalmente aos custos óbvios, existe uma série de custos internos que o cliente deve considerar ao usar um componente. Abaixo temos a lista de cinco categorias de custos operacionais internos associados ao uso de materiais (adquiridos ou fabricados). Todos os itens (até um certo limite) são resultado da aceitação de desempenho fraco de um fornecedor. Sob condições iguais, um fornecedor que possa reduzir os custos operacionais internos de um cliente terá uma vantagem competitiva.

a) Expedição, recepção, contagem, reembalagem.

b) Inspeção, rejeição, devolução.

c) Armazenamento, manuseio de materiais.

d) Obsolescência, refugo.

e) Garantia e assistência técnica.

Os sistemas JIT encorajam o desenvolvimento de estruturas intra e interempresas necessárias para entregar o produto diretamente na linha de produção do cliente. Esses programas de entrega na linha são desenvolvidos para reduzir os custos internos de operação do cliente, fornecendo um produto que possa ser utilizado diretamente na sua linha de produção, e significam que o fabricante alcançou o mais alto grau de competência e ganhou a confiança do cliente em sua capacidade de entregar a quantidade e a qualidade planejadas do produto.

O Guarda-chuva JIT O Just-In-Time pode muito bem ser representado como uma filosofia guarda-chuva , com subsistemas de manufatura integrados em um sistema global. O JIT não é uma colcha de retalhos de sistemas; entretanto, ele deve incorporar aspectos importantes de outros sistemas e fundi-los em um sistema sinergístico. Algumas das principais técnicas de manufatura que exercem influência em cima de um sistema JIT são: a) sistemas kanban dos japoneses; b) controle total da qualidade; c) controle estatístico do processo; d) tecnologia de grupo.

Como o Just-In-Time Relaciona-se com outros Sistemas de Manufatura O relacionamento de sistemas JIT com outros tipos de sistemas de manufatura ou de qualidade é sinergístico.

Não existe um sistema único que possa atender adequadamente a todas as necessidades dentro de uma empresa.

Os sistemas JIT selecionam as técnicas e procedimentos de vários outros sistemas conseguindo, assim, a melhor aplicação global.

O sistema Just-In-Time é um desenvolvimento japonês, mas alguns dos seus princípios foram concebidos nos Estados Unidos. Algumas pessoas creditam à Ford Motor Company a primeira empresa ocidental a desenvolver e usar alguns dos conceitos do JIT nas linhas focalizadas dos primeiros automóveis Ford. Em seu primeiro nível, o JIT é uma combinação de produção puxada (o kanban japonês), controle total de qualidade (EUA) e um compromisso de custos totais para baixo (japoneses).

Os sistemas mais prováveis que podem ser associados ao JIT são: a) sistemas kanban; b) estoque zero; c) planejamento de necessidades de materiais e planejamento da capacidade de manufatura (MRP e MRPII)

Sistemas kanban. A palavra kanban significa registro visual e refere-se ao sistema de controle de manufatura desenvolvido e usado no Japão.

O kanban, ou cartão, como é normalmente chamado, é um mecanismo pelo qual um posto de trabalho informa a sua necessidade de mais peças para a seção precedente. O tipo de sinal usado como kanban não é importante. Cartões, bolas coloridas, luzes e sistemas eletrônicos têm sido usados como sinais kanban. O único fato que separa o verdadeiro sistema kanban de outros sistemas de cartão, como as ordens de produção usados na maioria das empresas, é a incorporação do sistema de produção

puxada .

Produção puxada refere-se a um sistema de demanda em que os produtos são produzidos somente de acordo com a demanda do setor que os usa.

Nota: O Dr. Armand V. Feigenbauen é o criador do termo controle total de qualidade e autor de um livro com o mesmo nome.

Nota: O termo custos totais para baixo pode ser relacionado ou derivado de outro termo japonês, gorika, que significa produção racionalizada, livre de desperdícios, simplificada .

Estoque zero. Estoque zero, fortemente divulgado pela American Pro and Inventory Control Society (APICS), define as metas de redução dos níveis de estoque para próximo do zero. Muito da filosofia do estoque zero é compatível com a filosofia e conceitos do JIT.

Planejamento das Necessidades de Materiais (MRP). É um sistema de planejamento baseado na explosão da estrutura dos produtos, visando controlar as necessidades de materiais. Consiste de um planejamento mestre aberto em suas necessidades de peças individuais (explosão) e empurrado através do ciclo de produção. Durante muitos anos acreditou-se que o uso de computadores permitiria aos sistemas MRP dominar o campo de sistemas de controle de produção. Entretanto, o sistema MRP tem dois grandes obstáculos.

Primeiro, ele funciona baseado em um planejamento mestre, feito em função das necessidades estimadas dos clientes e, segundo, ele utiliza um sistema de produção empurrada . Os sistemas MRP geram necessidades de materiais baseados na demanda estimada dos clientes. Prevêem a manufatura de grandes lotes, mesmo sabendo que o material pode não ser necessário. O resultado é que o MRP empurra materiais de uma estação de trabalho para outra, não importando as necessidades da produção no momento.

Alguns autores referem-se ao MRP como controle de materiais na embalagem certa (just-in-case material control). O resultado desses dois fatores é que o MRP é um sistema que necessita de muitos custos indiretos e excessos de estoques para atender ao plano mestre, que pode mudar com frequência, atendendo a compromissos de planejamento flexíveis, levando a um grande estoque de materiais que fica armazenado quando o plano muda.

Adicionalmente, o MRP não contribui na solução do problema básico de melhorar o sistema global de produção.

Como resultado de empurrar a produção em grandes quantidades, o MRP permite que o estoque fique acumulado quando as necessidades de produção mudam.

Alguns sistemas MRP permitem controle chão de fábrica e fazem ajustes na produção diariamente. Entretanto, as enormes quantidades de dados necessárias e geradas tornam as explosões diárias do planejamento mestre do MRP uma tarefa enorme.

A maioria dos fabricantes ocidentais que está mudando para o JIT acha que é necessário manter o MRP somente para istração dos materiais comprados. Apesar de o processo de pedidos ser baseado em planejamento derivado de um processo MRP, os planos de entrega serão baseados nas necessidades reais e poderão ser ajustados nas entregas diárias pelo uso de um sistema kanban.

O planejamento de produção também é controlado por meio do uso de um sistema kanban.

Planejamento de Capacidade de Manufatura (MRP II) É uma extensão do planejamento de necessidades de materiais e usa um banco de dados comum para fornecer informações de carga de máquina, custos e mão-de-obra. Para fins de planejamento, esses são recursos valiosos e devem ser mantidos em um sistema JIT.

Os Três Maiores Erros de Julgamento a Respeito do JIT O maior erro de julgamento a respeito do JIT é achar que ele é um sistema estruturado de controle de estoques.

Apesar do fato de um sistema estruturado de JIT controlar estoques, essa não é a sua principal função. O esforço somente no controle de estoques não cria um sistema JIT.

Entretanto, um sistema de produção puxada somente permite que exista uma pequena quantidade de estoque em um dado ponto do processo de manufatura. Materiais adicionais não podem ser pedidos enquanto não forem necessários. Isso tem como efeito manter baixos os níveis de estoque.

Deve-se notar que, a menos que fornecedores e clientes estejam ligados em um sistema JIT coordenado, pode haver um excesso de estoque. Esse estoque serve como segurança, visando a permitir a duas seções independência funcional.

Um segundo erro de julgamento é que o JIT é um método usado pelas áreas de materiais para manter os estoques nos depósitos do fornecedor, forçando-o, dessa forma, a arcar com o ônus do estoque. Apesar disso acontecer eventualmente, livrar-se do encargo dos estoques não é a intenção de um sistema JIT bem desenvolvido.

Normalmente, quando isso ocorre, é consequência do desconhecimento das duas empresas que não sabem como trabalhar com o JIT.

O cliente que permite que um fornecedor armazene materiais não está fazendo qualquer favor a sua empresa.

O local onde os bens estão armazenados fisicamente é irrelevante. Os materiais e recursos necessários para a manufatura foram comprometidos. A mão-de-obra, despesas gerais, materiais e subcontratantes necessários para produzir o material devem ser pagos, não importa onde eles estejam. Consequentemente, os recursos que poderiam ter sido usados para produzir algo necessário foram dispersados em estoques não produtivos.

Quando os estoques começam a se acumular, os custos decorrentes começam a cobrar a sua taxa. O custo de manutenção de estoques não está limitado ao valor do produto e ao custo do espaço ocupado. Os custos associados a estoques são o custo financeiro, o armazenamento do material e o seguro de estoques. O menos óbvio, mas talvez o mais caro, é a perda de flexibilidade que o fabricante experimenta como resultado de materiais estocados, no que se refere a qualidade, mudanças de projeto ou obsolescência.

A redução dos níveis de estoques diminui o impacto do custo se algum desses assuntos acima vier a ocorrer.

Foi estimado que cerca de 15 a 20 por cento dos custos ligados a materiais são atribuídos a fatores relacionados com estoques. Será uma significativa contribuição para os lucros de qualquer empresa se os estoques puderem ser reduzidos. Aspectos adicionais que devem ser considerados na avaliação de uma política de redução de estoques são o uso de estoques de segurança, intermediários e de produtos acabados.

O terceiro erro de julgamento da lista é que os sistemas JIT são programas de controle de qualidade.

Nada pode estar mais longe da verdade. O Just-In-Time é uma filosofia operacional e deve ser tratada como tal.

A qualidade do produto é sempre consequência do processo de manufatura (isto é, vendas, engenharia, produção etc.). O velho

ditado A qualidade se faz e não se controla verdadeiro.

continua

Para que a manufatura JIT se torne uma realidade, os sistemas de manufatura devem funcionar em níveis próximos do defeito zero. Essa necessidade torna a qualidade um assunto chave e inegavelmente uma meta que deve ser atingida antes que a conversão para a manufatura JIT se torne uma consideração séria.

As Metas da Manufatura Just-In-Time Existem cinco metas básicas associadas a um sistema JIT. Essas metas têm a intenção de promover a otimização de todo o sistema de manufatura, desenvolvendo políticas, procedimentos e atitudes requeridos para ser um fabricante responsável e competitivo.

Resumidamente, essas metas são: 1. projetar para otimização da qualidade/custo e facilidade de fabricação;

2. minimizar a quantidade de recursos dispendida no projeto e manufatura de um produto;

3. entender e responder às necessidades do cliente;

4. desenvolver a confiança e relações abertas com fornecedores e clientes;

5. desenvolver o comprometimento de melhorar todo o sistema de manufatura.

O projeto Ótimo para a Fabricação O projeto do produto é a primeira e provavelmente a mais importante etapa no desenvolvimento de um produto que seja fabricável. Fabricabilidade significa que um produto pode ser produzido em um ambiente de produção com um alto grau de confiança de que o produto final irá atender aos requisitos de engenharia, padrões de qualidade e margens de lucro.

1. Projetar o produto para a finalidade solicitada.

2. Simplificar o projeto do produto tanto quanto possível. (Estimou-se que, tipicamente, somente 20 por cento do projeto de um produto são ditados por necessidades

funcionais e que os outros 80 por cento do projeto são ditados pela preferência do projetista.)

3. Projetar n produtos levando em conta facilitar a sua produção/montagem.

4. Definir os requisitos de produção de modo que os processos usados tenham condições para atender aos padrões de qualidade de partes por milhão (ppm).

5. Manter o fornecedor e a produção avisados quanto a mudanças que possam afetar as metas de qualidade, redução de custos e melhoria no desempenho do produto.

6. Revisar as especificações do fornecedor para detectar possíveis reduções de custo para ambas as partes.

O processo de projetar para fabricação requer que os setores de projetos e engenharia trabalhem junto com o cliente, com a produção e com os fornecedores de peças, durante a fase de projeto. A meta é produzir um produto que tenha sido projetado para tirar vantagem dos processos de produção e montagem e funcionar de acordo com esses.

Minimizar os Recursos Dispendidos para Fabricar um Produto Aloca-se para a confecção de um produto, como elementos básicos, recursos financeiros, equipamento e mão-de-obra. A maneira como esses elementos são alocados determina a quantidade requerida de cada um deles. Em um sistema JIT existe uma pressão constante para se usar o mínimo de recursos. O melhor método para desenvolver esse processo é estabelecer uma política na empresa sobre o uso dos recursos e então treinar os empregados para questionar constantemente o que é necessário, e por que é necessário? .

Um forte elemento no desenvolvimento da técnica de utilização mínima de recursos é o processo de planejar adequadamente e com tempo suficiente para tal. Se for gasto muito pouco tempo em planejamento, sempre haverá uma tendência para aumentar o uso de recursos.

Existe uma afirmação a respeito das diferenças nas técnicas de planejamento entre os es japoneses e os ocidentais. No Japão, o planejamento do projeto ocupa 90 por cento do tempo total, e a implementação ocupa os restantes 10 por cento. Nas empresas ocidentais, o planejamento do projeto ocupa somente 10 por cento e a implementação ocupa os outros 90 por cento.

Com efeito, os japoneses estão dizendo que um planejamento completo simplifica e reduz a fase de implementação de um projeto. Algumas das tentativas e erros ou desajustes podem ser eliminadas com o uso de boas técnicas de planejamento.

Seja Responsável Para com o Cliente É responsabilidade do fornecedor desenvolver a capacidade de atender às necessidades do cliente.

Ter responsabilidade com o cliente significa também: 1. Produzir com qualidade em lotes menores;

2. Reduzir os custos de manufatura dos produtos; reduzir o custo de preparação da produção (set-up); reduzir o custo de retrabalho e refugo.

3. Reduzir o tempo do ciclo de produção.

4. Reduzir a quantidade de estoque de um cliente. (Alguns clientes e fornecedores consideram necessário que o fornecedor mantenha um estoque, de modo que possa ser responsável . O argumento é que se as regras de redução do ciclo

de manufatura e tempo de separação forem seguidas, a razão para arcar com excesso de estoques é removida.)

5. Reduzir os custos internos do cliente.

6. Trabalhar junto com a engenharia de projetos em produtos futuros.

7. Trabalhar junto com a istração do cliente em sistemas de futuras necessidades.

Desenvolver a Confiança e Transparência O termo confiança é muito usado em sistemas JIT.

Não significa confiança como acredite em mim, você irá gostar , mas confiança que é obtida pela verdade, honestidade e transparência.

O Just-In-Time precisa que tanto o fornecedor como o cliente definam metas de longo prazo, visando a benefícios mútuos. O uso de comprometimento de longo prazo permite o desenvolvimento de relações que irão conduzir à confiança.

Em sistemas JIT, um fornecedor deve mostrar capacidade de honrar compromissos e seguir em frente na execução de um contrato. As responsabilidades do cliente devem ser executadas com o mesmo profissionalismo.

Se o fornecedor está seguindo um planejamento preciso, o mesmo deve fazer o cliente. Um cliente não pode esperar que o fornecedor entregue diariamente e, por seu lado, arbitrariamente pagar o fornecedor de acordo com a conveniência do fluxo de caixa.

Desenvolver o Comprometimento para Melhorar todo o Sistema de Manufatura

Os sistemas JIT são estruturados para expor continuamente os problemas de manufatura, para receber e avaliar as sugestões de melhoria de processos de seus empregados.

É responsabilidade gerencial encorajar e apoiar. Muito frequentemente, gerentes ocupados permitem que problemas conhecidos ocorram e aumentem porque esses problemas não são considerados importantes ou porque não têm tempo suficiente para resolvê-los. Sob um sistema JIT, investigar e remover sistematicamente as deficiências no sistema de manufatura tornase parte integrante do processo.

Existem duas coisas para se fazer um trabalho corretamente. Primeiro, o planejamento do projeto.

Planejamento apropriado e intensivo é necessário para que o projeto seja levado ao seu término. Normalmente, o responsável por defeitos de manufatura é o sistema de produção. Não se pode

esperar que os operadores do sistema compensem um sistema operacional inadequado.

Em segundo lugar, permite que as pessoas possam parar a produção no evento da ocorrência de um problema.

Essa abordagem permite a correção do problema antes que muitas unidades defeituosas tenham sido produzidas e fecha o ciclo da contínua melhoria do processo.

A manufatura Just-In-Time é baseada no princípio de se fazer os trabalhos sempre de forma correta. Não é mais difícil fazer as coisas direito em 98 de cada 100 vezes.

Entretanto, é difícil desenvolver um sistema de manufatura que seja capaz de produzir sempre um bom produto. Os sistemas de manufatura devem incluir elementos projetados para expor e remover a causa dos problemas que provocam a produção do material defeituoso. É inquestionável que existe uma considerável vantagem de custo na eliminação do refugo, retrabalho e perdas de produção, associados à necessidade de parar e consertar um processo que esteja produzindo peças defeituosas.

As Vantagens da Manufatura Just-In-Time Os sistemas Just-In-Time desenvolvem redução de custo em todas as áreas da manufatura. Para esta discussão, o sistema de manufatura será aberto em três seções: 1. Materiais. Inclui o fornecedor, o sistema de aquisição e as atividades de controle de qualidade do fornecedor.

2. Produção. Inclui engenharia de projeto, produção e montagem, engenharia de produção e atividades internas de controle de qualidade.

3. Vendas. Inclui a base de cliente e serviços de assistência técnica.

Redução do Custo de Materiais

As reduções diretas de custo em um sistema de materiais JIT são significativas em termos de redução de aquisição, recepção, inspeção e custos de armazenagem.

As reduções oriundas somente dessas áreas podem ficar numa faixa de 30 a 50 por cento dos custos operacionais agregados.

Os custos relacionados com materiais são reduzidos em um sistema JIT de diversas maneiras: 1. Reduzindo o número de fornecedores com os quais a empresa opera.

2. Desenvolvendo contratos de longo prazo.

3. Eliminando a expedição.

4. Reduzindo planejamento de pedidos.

5. Obtendo melhores preços por unidades.

6. Eliminando a necessidade de contagem individual das peças.

7. Simplificando os sistemas de recebimento.

8. Eliminando inspeção de recebimento.

9. Eliminando maior parte da reembalagem.

10. Eliminando os desarranjos causados por grandes lotes.

11. Eliminando a armazenagem dos estoques.

12. Eliminando o excesso de materiais refugados.

Reduzindo Custos de Produção A função produção inclui atividades de engenharia (tanto de projeto como de produção), produção e controle de qualidade. Em sistemas JIT, a engenharia, a produção, o controle de qualidade e os fornecedores interagem mais no projeto de produtos visando à fabricação. Isso é verdadeiro tanto no nível de componentes como no de montagem. Os produtos que são projetados, tendo em vista a facilidade de fabricação, têm uma chance melhor de trazer lucro durante o seu ciclo de vida.

Otimizar o processo de produção para obter a meta de nível de

qualidade de 100 por cento, resulta em redução dos custos internos de inspeção, retrabalho e teste. Soma-se a isso a vantagem da redução de custos externos para serviços de assistência técnica e reparos de garantia.

Adicionalmente às reduções acima, existem economias a serem obtidas em outras áreas mais obscuras que coletivamente integram os custos da qualidade. Esse é um termo usado por perito do controle de qualidade para se referir às despesas incorridas e receitas perdidas com resultados de qualidade menores que 100 por cento em qualquer material ou atividade. Dessa forma, o custo da qualidade incluiria itens como o funcionamento de seções de conserto, refugos internos e retrabalho, parada de linha, vendas perdidas e perda de reputação do fornecedor.

Nota: (retrabalho) Seções de conserto são áreas onde os materiais com defeitos são retidos esperando uma solução.

O custo da qualidade pode representar mais do que 15 a 25 por cento do faturamento da empresa.

Se uma parte do dinheiro perdido como custo de qualidade for usado para evitar falhas na qualidade, estima-se que o retorno na forma de economias de longo prazo será múltiplo da quantia investida na prevenção de problemas de qualidade.

Redução do Custo nas Vendas As economias obtidas por vendas como resultado de se usar o JIT vêm na forma de estabilização do plano mestre e redução das sobreposições de sistemas (como inspeção e teste) entre o fabricante e o cliente. Quanto mais clientes JIT o departamento de vendas puder estabelecer, tanto mais a empresa poderá otimizar os seus próprios recursos.

Os clientes que possuem uma necessidade de produtos mais estáveis, por seu lado, também serão fabricantes JIT. Pela natureza de seu próprio sistema operacional, o cliente JIT irá precisar de fornecedores que aceitem as responsabilidades de comprometimento de longo prazo. A meta do departamento de vendas torna-se então o desenvolvimento de uma base de clientes JIT.

Os Atuais Sistemas de istração Os executivos se veem à frente de uma gama variada de assuntos desde responsabilidade social até ética em relação à produtividade e lucratividade de uma empresa.

Entretanto, a realidade é que o desempenho de um executivo ou gerente é baseado em resultados de curto prazo. A eficiência com que um executivo manuseia os fatores sociais e de produtividade determina o seu nível de sucesso nos negócios. A gerência irá manter os compromissos do mês?

A empresa irá obter lucros no trimestre? Em alguns casos, a realidade pode ser que se não houver lucros este ano, poderá não haver no ano seguinte. Dessa forma, os gerentes são encorajados a enfocar assuntos que irão ter um impacto direto e assegurar lucros de curto prazo.

Lucros de curto prazo é frequentemente o resultado de decisões que resolvem ou escondem os problemas atuais, mas não levam em conta que o custo da qualidade pode representar mais do que 15 a 25 por cento do faturamento da empresa. Se uma parte do dinheiro perdido como custo de qualidade for usado para evitar falhas na qualidade, estima-se que o retorno na forma de economias de longo prazo será múltiplo da quantia investida na prevenção de problemas de qualidade.

Decisões baseadas no enfoque de curto prazo geralmente não levam a soluções permanentes, de modo que soluções para contornar os

mesmos problemas precisam ser utilizadas com freqüência a fim de manter o controle.

A implantação de medidas que enfocam a melhoria de desempenho descobrindo e eliminando as deficiências e ineficiências do sistema é a abordagem que irá ter os maiores efeitos a longo prazo.

Melhorar a eficiência da produção implica usar menos materiais, menos mão-de-obra e reduzir as tarefas indiretas para obter o mesmo resultado.

Adicionalmente, melhorias na eficiência ou qualidade tendem a reduzir os custos em mais de uma área ao mesmo tempo. Por exemplo, mudar o projeto de um produto para torná-la menos complexo não somente irá melhorar o custo de produção das peças como também irá reduzir a inspeção e o tempo de montagem. Da mesma forma que a chance de falhas em componentes e no produto como um todo é reduzida, a reposição e o tempo de teste também serão reduzidos.

O Maior Fator Unitário no Custo do Produto A tendência atual em muitas indústrias, e certamente na indústria eletrônica, é ser menos integrada verticalmente, adquirindo maior quantidade de subconjuntos de fornecedores.

Dessa forma, a percentagem de custo do produto alocado para aquisição de materiais ou serviços tem aumentado; os materiais são agora o maior fator unitário nos custos totais de manufatura para algumas empresas.

Nas indústrias mais técnicas, o custo da matéria pode variar de 60 a 90 por cento do custo total de manufatura.

Com até 90 por cento do custo total em matéria-prima, é fácil verificar o impacto que o custo de materiais e a qualidade terão na lucratividade.

Nota: Para os propósitos deste assunto, matéria-prima será vista como qualquer material adquirido, de chapas a subconjuntos (peças).

Nota: Nem todas as empresas têm altos custos de materiais.

Algumas, como os fabricantes de semicondutores ou máquinas ferramentas, têm altos custos de mão-de-obra.

Em tais casos, os sistemas JIT internos são mais importantes e a

matéria-prima fica numa posição secundária.

A alteração na escolha fazer/comprar numa percentagem maior de decisões por comprar é em parte devido aos maiores níveis de tecnologia necessários para confeccionar um produto. À medida que os custos de tecnologia aumentam, as empresas são forçadas a concentrar os seus recursos financeiros em segmentos específicos, a fim de permanecerem competitivas.

Nível de Qualidade no Mercado Mundial como Referência As grandes corporações fizeram o nível de referência da qualidade e desempenho de vendas no mercado mundial durante algum tempo.

Empresas de utilização de mão-de-obra intensiva, como as da indústria eletrônica, produziram no exterior durante 10 a 15 anos para tirar proveito dos menores custos de mão-de-obra. Entretanto, faz somente uns poucos anos que o nível de referência da qualidade no mercado mundial ganhou popularidade nas corporações americanas. A penetração nos mercados americanos não se limitou aos japoneses. Muitos dos países do Pacífico estão participando como fornecedores de empresas americanas.

Os custos de mão-de-obra no Japão estão começando a se tornar iguais aos americanos. Dessa forma, ir para o Japão estritamente por causa dos custos está se tornando menos atrativo. A força dos fabricantes japoneses está no valor do produto e no desempenho.

Os países que estão competindo com o Japão em mão-de-obra são Cingapura, Hong Kong, Taiwan, Coréia e China. Quase todos os tipos de mercadorias podem ser adquiridos desses países de 15 a 35 por cento abaixo dos preços da maioria dos fabricantes americanos. A lista inclui mercadorias como equipamentos de computação, estamparias, plásticos injetados ou moldados, fundidos, molas, etiquetas e muitos outros.

Quem Vence com o Just-In-Time? O Just-In-Time é definitivamente um programa ganha/ganha tanto para o cliente como para o fornecedor.

Qualquer programa que resolva de modo transparente os problemas de duplicidade do sistema operacional e da falta de confiança irá reduzir os custos operacionais tanto para o cliente como para o fornecedor.

Quando se desenvolve uma relação cliente-fornecedor que permite depender do fornecimento de um produto sem os controles internos normais, proporciona-se ao cliente uma economia substancial de custos de auditagem, avaliação e estocagem. Os fornecedores que puderem reduzir as taxas internas de refugo e retrabalho irão conseguir economias substanciais nos custos de produção.

É de se esperar que essas economias sejam adas para o cliente. Quando duas empresas dentro deste espírito trabalham juntas, ambas irão economizar de acordo com a confiança que desenvolveram e a responsabilidade que elas depositaram em: 1. Quanto mais clientes e fornecedores possam ser incorporados

em um sistema JIT, maiores as economias que podem ser compartilhadas.

2. Tanto o cliente como os fornecedores podem compartilhar a redução de custos operacionais de programas de entrega na linha de montagem.

3. Tanto o cliente como os fornecedores podem compartilhar a redução de custos operacionais decorrentes de contratos JIT.

Conclusão Não é fácil selecionar um setor em uma empresa e dizer que o JIT pode ser incorporado sem considerar o processo de manufatura como um todo. Em primeiro lugar, não há razão para se ter um programa de fornecedor JIT sem produção JIT, ou produção JIT sem vendas JIT. Um sistema de controle de produção puxado não pode se alimentar de um sistema de produção empurrado. O resultado de tentar fornecer para um cliente com entregas JIT sem usar o JIT na produção é um excesso de estoque que não é usado e uma falta de produtos que não é planejada.

A manufatura JIT não pode existir sem matérias-primas de qualidade. A falta de peças ou baixa qualidade de materiais resulta em perdas de produção não recuperáveis.

Algumas técnicas do JIT podem ser usadas durante um programa inicial. Entretanto, para ter um completo sistema de manufatura JIT, é preciso um comprometimento empresarial (total da empresa).

No modo de manufatura JIT, os materiais apropriados, as pessoas e os equipamentos devem estar disponíveis quando necessários.

Como se pode verificar agora, as necessidades e técnicas para desenvolver um sistema JIT descritas aqui aplicam-se da mesma forma a qualquer área da empresa.

O uso do JIT no âmbito da empresa deve ser esperado e encorajado. À medida que se descobrem aplicações bem-sucedidas, irão emergir novas ideias a respeito de como aplicar os princípios do JIT. Adicionalmente, as políticas e procedimentos desenvolvidos junto com um sistema JIT interno devem ser estendidos para os clientes e fornecedores até que todas as duplicidades de esforços e desperdícios tenham sido removidas. Não é difícil imaginar um fornecedor produzindo uma peça no dia anterior ao qual ela será necessária, entregando-a diretamente na linha de produção do cliente no dia em que será necessária, e o fabricante montando ou processando a peça e entregando o produto pronto para o usuário final no término do ciclo de produção (no dia que ele precisa dela).

Dessa forma, os fabricantes, fornecedores e clientes tornam-se uma extensão única do processo de produção.

As regras dos padrões de produtividade mudaram e, manter competitivo nos dias de hoje, cada empresa aberta a essa mudança. Os japoneses desenvolveram tão afinados que a produção e as entregas diárias padrões de desempenho esperados.

a fim de se deve estar sistemas JIT são rotinas e

Conjeturava-se, no ado, o quanto a cultura exercia um papel no desenvolvimento de relações profundas necessárias para se ter sistemas JIT bem-sucedidos. Na maioria das vezes, essa questão tem sido respondida com: Não existem segredos ou necessidades

especiais para se desenvolver filosofias JIT; tudo o que é necessário é dedicação para se fazer o trabalho corretamente todas as vezes .

LOGÍSTICA CONCEITO Conforme a origem da palavra, logística, do francês logistique (fins do século XVIII, reinado de Luis XIV, havia o posto de Marechal General de logis responsável pelo suprimento e transporte de material bélico), tem seu significado relacionado a parte da arte da Guerra referente ao projeto, desenvolvimento, obtenção, armazenamento, transporte, distribuição, manutenção e evacuação de material (para fins operativos ou istrativos) .

Observando essas funções, verificamos que são inerentes àquela das atividades da istração de Material, com um apoio maior à distribuição, transportes, retiradas de materiais, etc.

Definição (Enfoque Materiais ) Logística pode ser definida como sendo a istração e a operação dos sistemas físicos, informacionais e gerenciais necessários para que insumos e produtos superem as barreiras espaciais e temporais de forma econômica. a) Aspectos Físicos Armazém Equipamentos Veículos

b) Aspectos Informacionais Processamento de Dados Tele informática

c) Aspectos Gerenciais Processos de Controle Mão-de-obra

Sua missão é responder a:

O QUE COMPRAR - QUANTO SUPRIR MATERIAIS - QUANDO TRANSPORTAR PRODUTOS - ONDE ARMAZENAR - COMO ATENDER A DEMANDA Uma outra definição (mais clássica) seria: (Logística) ...é o termo que define a integração de duas ou mais atividades para planejar, implantar e controlar o fluxo eficiente de insumos, estoque em processo e produtos acabados a partir do seu ponto de origem até o ponto de seu consumo.

Essas atividades incluem, entre outras, o nível de serviço oferecido ao cliente, a previsão de demanda, a rede de comunicações de distribuição, o controle de estoques, a manipulação de materiais, o processamento de pedidos, a rede de e de peças e serviços, a localização de fábricas e depósitos, o suprimento, a embalagem, o manuseio de retornos, a disposição de refugos e restos, o transporte e a armazenagem dos

estoques. (National Council of Physical Distribution Management, 1979)

A Logística não se constitui um processo com fim em si próprio, por isso, para a operação adequada dos processos logísticos, torna-se necessária a utilização de diversas disciplinas, que auxiliará no desenvolvimento da Cadeia de Suprimentos, tais como:

Movimentação de Materiais, Pesquisa Operacional, Teoria da Localização, Informática, Economia dos Transportes, Planejamento e Controle da Produção, Rede PERT / M, Gráfico de Gantt, Gestão de Estoques.

Além disso, a Logística tem interfaces com diversas áreas da empresa, ou seja, além de usar conhecimento de diferentes disciplinas, também interfere (e é sujeita às) nas atividades de outras partes da organização.

ALGUMAS INTERFACES DA LOGÍSTICA COM ATIVIDADES DE OUTRAS ÁREAS Uma Definição da Visão Logística As funções logísticas são o conjunto de atividades orientadas à istração estratégica da movimentação e armazenamento das matérias-primas, peças, componentes, sobressalentes e produtos acabados, dos fornecedores, até os consumidores, ando através das instalações e da estrutura da empresa.

Tradicionalmente, essas atividades logísticas estão divididas em dois setores diferenciados: 1. Distribuição, consistente na movimentação eficiente dos produtos acabados do fim da linha de produção até o consumidor. Essas atividades incluem transporte, estocagem, manuseio, conservação, controle físico e contábil, localização de depósitos, processamento de pedidos, previsões do mercado consumidor e assistência ao comprador.

2. istração de Materiais, incluindo o mesmo conjunto anterior de atividades, orientadas, porém, ao suprimento de matérias-primas e componentes e à programação das atividades de produção.

Essa divisão pode ser visualizada na Figura a seguir:

ISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Ainda que existam muitas e importantes diferenças operacionais entre istração de Materiais e Distribuição, é interessante observar que os princípios básicos para o projeto dos sistemas istrativos e de informações e para a avaliação do desempenho são os mesmos.

Porém, a separação entre essas duas áreas istrativas pode ser justificada, ainda na atualidade, com base em limitações inerentes aos sistemas de informações disponíveis e, também, nas próprias peculiaridades estratégicas e operacionais da empresa e seu mercado.

É importante lembrar, porém, que o entendimento do conceito logístico integrado é importante, pelas seguintes razões:

1. Existe, na maioria das empresas, uma grande interdependência operacional, com a utilização de recursos comuns (e frequentemente duplicados) entre essas duas atividades.

2. Do ponto de vista da gestão estratégica da empresa, é importante uma grande coordenação entre os dois tipos de movimentações físicas dentro da empresa (de matérias-primas e de produtos acabados). Essa coordenação (logística) é obtida em muitos casos de forma mais eficientemente, se é possível uma condução única, aproveitando os efeitos sinergéticos latentes.

Transporte Estoque

Transporte Estoque

Processamento Compras

Programação de entregas

Embalagem Armazenagem Manuseio

Processamento de pedido de pedido

Embalagem protetora Armazenagem Manuseio

Comunicações /Informações

Comunicações /Informações

ATIVIDADES LOGÍSTICAS EM UMA EMPRESA A logística exerce a função de responder por toda a movimentação de materiais, dentro do ambiente interno e externo da empresa, iniciando pela chegada da matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. Suas atividades podem ser divididas da seguinte forma:

Atividades Logísticas (Principais) São atividades essenciais para o cumprimento da função logística e contribuem com o maior montante do custo total da logística:

a)Padrões de nível de serviço determinar necessidades dos clientes e serviço logístico requerido determinar curva de resposta do cliente ao serviço efetuado definir os padrões de nível de serviço

b) Transportes seleção de modo e serviço de transporte consolidação roteiro programação de veículos

c) Gestão de Estoques políticas de estoque de insumos e produtos análise da previsão de vendas no curto prazo mix de produtos nos pontos de estoque quantidade, dimensão e localização de pontos de estoque estratégia tipo push ou pull

d) Processamento de pedidos procedimentos de ligação estoque

pedido de venda

métodos de transmissão das informações de pedidos regras de formação de pedidos

Atividades Logísticas (Outras) São atividades que exercem a função de apoio às atividades principais na obtenção dos níveis de bens e serviços requisitados pelos clientes: a) Armazenagem necessidade de área layout do armazém localização do estoque

b) Manuseio seleção de equipamento política de reposição de equipamento procedimentos de retirada por pedido colocação e recuperação do estoque

c) Compras / Suprimento seleção de fornecedores programação de compras lotes de compra

d) Embalagem protetora manuseio armazenagem proteção de perdas e danos

e) Programação de produção especificar lotes de produção sequenciação da produção

f) Informações coleta, armazenagem e manipulação de informações análise de dados procedimentos de controle

Fluxo de Informações Existem dois fluxos importantes no sistema e ambiente logístico: fluxo físico fluxo de informações

Esses fluxos ligam consumidores e fornecedores, sendo que a empresa faz a tradução entre os dois mercados.

SUBSISTEMA LOGÍSTICO DA EMPRESA E AMBIENTE PRÓXIMO

INDICADORES LOGÍSTICOS Os indicadores de desempenho utilizados pela logística servem para medir o desempenho físico e econômico de um processo. É a medida de capacidade de um processo produzir consistentemente conforme requerido pelo cliente, na quantidade, qualidade e no tempo previsto.

A confiabilidade do processo é importante pelas seguintes razões: 1. Mede a capacidade do processo em produzir consistentemente conforme a demanda;

2. Identifica as perdas, isto é, a capacidade perdida e as ineficiências operacionais, categorizando os diversos tipos de perdas;

3. Permite o acompanhamento do processo, permitindo gerenciar as metas/real;

4. Permite a identificação de responsabilidade, caso o processo demonstre um desempenho não compatível com os níveis estabelecidos.

Gráfico de controle: tem como objetivo permitir a fácil visualização do desempenho de um processo dentro de um sistema logístico.

EXEMPLOS DE INDICADORES DE DESEMPENHO LOGÍSTICOS

Nível de Serviço Disponibilidade (% de pedidos atendidos do estoque primário) Proporção de pedidos entregues em 48 horas (%)

Processamento do Pedido Tempo médio de processamento Proporção de pedidos processados em 24 horas (%) Homens/Hora por pedido (HH/Pedido) Custos de proc. do pedido pela quant. total de pedidos processados ($/Pedido)

Estoques Rotação do estoque Proporção de estoque obsoleto (%)

Armazenagem Proporção de espaço utilizado (%) Tonelagem por homens/hora (T/HH)

Transporte Custos do frete como porcentagem dos custos de suprimento (%) Custos de danos e extravios como porcentagem dos custos de frete (%)

Equipamento Disponibilidade (% do tempo total teórico) MTBF (Tempo médio entre falhas) MTTR (Tempo médio para reparo)

Distribuição Física A logística de distribuição trata das relações empresa-clienteconsumidor, sendo responsável pela distribuição física de matéria- prima, produto em processo e produto acabado até o ponto de seu consumo e deve assegurar que os pedidos sejam pontualmente entregues, precisos e completos.

Distribuição física é fazer o produto chegar aos consumidores, isto é, ligar a empresa aos seus clientes.

Objetivo do Sistema de Distribuição Física Prover o nível de serviço estrategicamente definido ao mínimo custo total.

Conceitos Estratégicos da Distribuição (Bowersox, 1986): 1. Postergação 2. Consolidação de carga 3. Roteirização

Postergação: Minimizar riscos da estocagem de produtos acabados. Produzir ou transportar o produto de acordo com o planejamento logístico, podendo incluir o retardamento da produção e/ou

transporte, em atendimento à estratégia traçada no canal logístico.

Postergação de Montagem: Manter produto em estado neutro tanto quanto possível potencial para atender diferentes requisitos de clientes. Pode usar depósitos para executar tarefas industriais simples.

Postergação de Transporte: Produtos acabados apenas em poucas facilidades centrais até pedido ser realizado pelo consumidor; uma vez iniciado processo logístico, a entrega é feita por sistema direto.

Baseado em sistema de informações logístico capaz de transmitir pedidos com alta precisão e velocidade.

Conforme o caso, posterga-se a fabricação do produto até chegada de pedido.

Exemplo: sistema EDI + entrega rápida; esquemas Inter organizacionais: Sears + Whirlpool = tempo de resposta para entrega de geladeiras de 5 dias.

Consolidação de Carga: É a técnica de otimização do transporte visando unicamente à diminuição do custo total logístico de transporte; consiste em puxar os produtos dos fornecedores para um local que consolida e, então, movimentá-lo até o cliente final. Esse tipo de armazém pode ter objetivo somente de consolidação sem manter nenhum estoque. Conseguir economia de escala em transporte;

Consolidar por área geográfica;

Entrega consolidada em local intermediário e posterior distribuição;

Segurar entregas até surgir volume mínimo;

Juntar-se a outras empresas e formar um pool;

Distribuição programada;

Limitar entrega a dias predeterminados;

Pool de empresas para distribuição;

Há limites para consolidação: última fase pode ser justamente a entrega de carga parcelada.

Localização de Depósitos Uma rede logística pode ser uma interação complexa dos pontos de fornecimento, estocagem e demanda final.

As decisões sobre localização envolvem dois níveis de pensamento. Primeiro, uma localização geral precisa ser determinada com base nas considerações de custo e serviço. Em seguida, isso pode ter um ajuste fino utilizando seleção de locais dentro da área geralmente definida.

São variáveis intrínsecas a um problema de localização as questões relativas a: Número de depósitos Local geográfico Dimensionamento

A decisão é baseada em critérios: Qualitativos Quantitativos

Critérios qualitativos: São utilizados quando as variáveis são de difícil quantificação e o não cumprimento de um critério pode desqualificar uma alternativa de qualificação.

Muitos critérios qualitativos relacionam-se com questões ambientais que geralmente podem ser feitas em forma de perguntas, tais como: Existe mão-de-obra qualificada e em quantidade suficiente?

Mercado de transporte pode suprir as necessidades?

Existe infraestrutura de transportes?

Existe infraestrutura urbana e de serviços (telecomunicações, bancos, manutenção, hospitais, restaurantes, etc.) ?

Há disponibilidade no que tange a utilidades e energia?

Existem terrenos disponíveis?

O mercado de construção civil é adequado?

Existem facilidades para alugar?

Como é a topologia dos mercados de fornecedores e de consumo?

Muitas vezes, a avaliação desses critérios já oferece um conjunto de alternativas de localização bastante enxutas .

Critérios quantitativos: São tomadas decisões baseadas em informações relativas a clientes e fornecedores; incluem-se a essas, a demanda por produtos, as necessidades de insumos para o processo fabril e as distâncias e tempos em relação ao mercado fornecedor e consumidor.

Utiliza-se modelos matemáticos para a determinação dos locais: conhecimento de pesquisa operacional e uso de computadores são requisitos básicos;

Existem diversos modelos de otimização, em que o objetivo é minimizar o custo total;

Em muitos desses modelos, algumas parcelas de custo não são levadas em conta explicitamente, devendo ser agregadas exogenamente aos custos calculados pelos modelos para a avaliação das alternativas;

O nível de serviço geralmente é considerado como restrição; por exemplo, tempo ou distância máxima do depósito ao fornecedor;

Normalmente trabalha-se com produtos agregados, não item a item (pela própria natureza da decisão);

O modo de transporte pode ser uma variável, pois os custos dos diversos modos podem ser determinados.

Técnicas de arquivo e controle de documentos

Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda dos documentos.

Inspeção Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.

Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas.

Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo.

Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.

Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.

Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito.

Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.

Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. Deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade istrativa, índice da pasta, de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo.

Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua follow-up para controle de prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades. O ciclo vital dos documentos Arquivos Correntes Arquivo de primeira idade ou corrente guarda a documentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil o para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso. Arquivo de segunda idade ou intermediário Inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas, eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.

Exemplos: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de

pessoal de uma empresa.

Arquivo de terceira idade ou permanente Nele se encontram os documentos que perderam o valor istrativo e cujo uso deixou de ser frequente, é esporádico.

Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do inicio do século.

De acordo com a extensão da atuação os arquivos se dividem em:

Arquivo setorial Estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.

Arquivo central ou geral Destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas.

Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.

De acordo com a natureza de seus documentos

Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:

Arquivo especial Guarda documentos de variadas formas físicas como:

-

discos fitas disquetes fotografias microformas (fichas microfilmadas) slides filmes, entre outros.

Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia.

Arquivo especializado Tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como: -

hospitalar medicina engenharia imprensa, entre outros.

São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.

Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.

Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo?

O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual, porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com frequência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas, o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo?

Classificação dos documentos Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda.

Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados.

Só para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com

os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;

- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;

- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;

- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;

- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;

- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;

- certidões de um modo geral.

Documento de arquivo

Documento É todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação.

Ele é arquivado e conservado por essas instituições e seus sucessores, para efeitos futuros. Um documento de arquivo também pode ser aquele produzido ou recebido por pessoa física, no decurso de sua existência.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdos e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos:

Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero d os documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como: - Documento escrito ou textual; - Documento Iconográfico; - Documento cartográfico.

É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais.

Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores: - contratos

-

folhas de pagamento livros contábeis requisições diversas atas relatórios regimentos regulamentos editais certidões tabelas questionários correspondências

Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:

Ostensivo Cuja divulgação não prejudica a istração. Exemplos: - notas fiscais de uma loja; - escala de plantão de uma imobiliária

Sigiloso De conhecimento e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia.

Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular:

Ultrassecreto Seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: - documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor cientifico.

- negociações para alianças militares e políticas.

- planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível.

Secreto Seu assunto exige algo grau de segurança, mas pode ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Exemplos: - planos, programas e medidas governamentais;

- assuntos extraídos de matéria original necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares);

- planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras;

- projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes;

- dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos;

- materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.

Confidencial Seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um individuo ou criar embaraços istrativos.

Exemplos: - informações relativas à pessoal, finanças e material de uma entidade ou um individuo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes.

- radiofrequência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas.

- cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.

Reservado Seu assunto não deve ser do conhecimento do publico em geral.

Exemplos: a) partes de planos.

b) programas projetos e suas respectivas ordens e execução.

c) Cartas.

d) fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

Métodos básicos de arquivamento O arquivamento é uma das tarefas mais importante, uma vez que, a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.

A tarefa de classificar documentos para o arquivamento exige do arquivista, conhecimentos não só da istração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados.

Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado às suas finalidades.

Daí o problema difícil, quando se quer organizar um arquivo, da escolha de um método ideal para que a finalidade precípua do arquivo, que é o o aos documentos, seja plenamente atingida.

O método de arquivamento é definido pela natureza dos documentos a serem arquivos e pela estrutura da instituição.

Dessa forma, foram criados vários métodos de classificação de documentos.

Esses métodos são divididos em duas classes: a) básicos b) padronizados.

Métodos básicos Este método subdivide-se em: - Alfabético - Geográfico - Numéricos c) Ideográfico (por assunto)

Método Alfabético - Por nome e sobrenome Regras de alfabetação: 1. Este método é o mais simples de todos e, é muito usado. Tem como elemento principal o nome. Há empresas que optam pela classificação por nome e outras por sobrenome. A classificação por sobrenome pode trazer a vantagem de diminuir o número de classificações em relação à de nome.

Observação: . A classificação por NOME, obviamente, subentende a classificação por CLIENTE, FORNECEDOR, etc.

1. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo: Armando Teixeira Paulo Teixeira Marcela Teixeira Vítor Teixeira

Arquivam-se: Teixeira, Armando Teixeira, Marcela Teixeira, Paulo Teixeira, Vítor

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos

Arquivam-se Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou são seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldilson Santo Cristo Ademar Santa Rita Carlos São Paulo

Arquivam-se Santa Rita, Ademar Santo Cristo, Waldilson

São Paulo, Carlos

4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação sobrenomes iguais.

Exemplo: J. Vieira. Jonas Vieira Joaquim Vieira Vieira, Jonas

Arquivam-se Vieira, J. Vieira, Joaquim Vieira, Jonas

5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d',da, do, e, um, uma, não são considerados (ver regra nº9).

Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d'Andrade

Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto

Arquivam-se Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d' Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto

Arquivam-se Almeida filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto

Jorge de Abreu Filho

Arquivam-se Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de

7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Peterson Taques

Arquivam-se Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Taques, Peterson (Dr.)

8. Os nomes estrangeiro são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. (ver regras ns. 10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Muller Jorge Schmidt

Arquivam-se Aubert, Georges Churchill, Winston Muller, Paul Schmidt, Jorge

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O'Brien

Arquivam-se Capri, Giulio di De Penedo, Esteban

Du Pont, Charles Mac Adam, John O'Brien, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos

Arquivam-se Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Ríos, Antonio de los

11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes - são registrados como se apresentam.

Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang

Arquivam-se Al Ben-Hur Li Yutang

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. ite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Líbrary of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara

Embratel Fundação Getúlio Vargas Líbrary of Congress (The)

13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Congresso de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia

Arquivam-se Congresso de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º)

Método Geográfico Este método é preferido quando o elemento principal a ser considerado em um documento é a Procedência ou Local. Por necessidade de classificação geográfica, pode-se considerar a Cidade ou Estado, onde uma pessoa reside, trabalha, nasceu, etc. Isto facilita roteiros de entrega, trabalhos de estatística, etc. As melhores ordenações geográficas são: a) Nome do estado, cidade e correspondente. b) Nome da cidade, estado e correspondente. a) Nome do estado, cidade e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Neste caso é necessário utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos estados.

b) Nome da cidade, estado e correspondente. Quando o principal elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.

Neste caso não é necessário utilizar guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pela Cidade.

É imprescindível, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, por há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Exemplo: Brasília (Distrito Federal) - Silva, Jackson Brasília (Minas Gerais) - Leite, Edson Itabaiana (Paraíba) - Santos, Terezinha Itabaiana (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e

Método Numérico Simples Este método constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente - pessoa física ou jurídica -, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo.

Exemplo:

Método numérico cronológico 04/0328/99 04/0328/99 04/0328/99 - Adotado em quase todas as repartições públicas. - Segue uma ordem numérica. - Deve-se observar a data. - Numera-se o documento - não a pasta. - Na entrada do documento no protocolo - recebe um número de registro.

Exemplo:

d) Após autuação - reunião em forma de processo (capa de cartolina, número de protocolo e outras informa ções, assunto ou matrícula) - documento a a se denominar processo.

e) Processo - é arquivado em ordem numérica.

Método Ideográfico (por assunto) Quase toda organização dispõe de certo número de documentos devem ser arquivados por 'ASSUNTO' - referentes à istração interna e suas atividades-fim;

Dependendo do volume dos documentos a serem guardados por assunto -define-se os métodos mais ou menos complexos - adequados para atender às exigências.

Arquivamento por assunto Não é um método de fácil aplicação: f) depende da interpretação dos documentos analisados g) vasto conhecimento das atividades institucionais h) é o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.

Geralmente encontram-se pessoas físico (espécie dos documentos) assuntos: atas, correspondência acordos, pareceres, telegramas,

que confunde assunto por tipo - adotando como classificação de recebida e expedida, contratos, telex, etc...

As espécies documentais (tipo físico) - são importantes devem ser adotadas como subdivisões auxiliares.

Exemplo: Assistência jurídica Correspondência Pareceres Edifícios e salas Contrato de locação Atas de reuniões de condomínio

O responsável pela elaboração do plano de classificação deve ter

cautela na elaboração do plano de classificação para evitar distorções.

Não existem esquemas padronizados de classificação por assunto como na biblioteconomia.

Cada instituição de acordo com a sua peculiaridade elabora seu próprio plano de classificação.

Os assuntos devem ser grupados sob títulos principais e estes subdivididos em títulos específicos, partindo dos conceitos gerais para os particulares.

O maior ou menor grau de detalhamento a ser estabelecido obedecerá às necessidades do próprio serviço.

Para elaborar um esquema, índice, plano ou código de assuntos é necessário:

i) um estudo completo da organização/instituição a que se destina - finalidades, funcionamento etc.

j) deve ser complementado por um levantamento detalhado da documentação arquivada.

O levantamento deve ser feito em fichas para facilitar a reunião dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de termos significativos para representá-los e finalmente optar pelo método a ser adotado(alfabético e numérico).

O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

DEFINIÇÕES E CONCEITOS O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades.

A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e o a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

No código de classificação, as funções, atividades, espécies e tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontramse hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.

Para este instrumento adotou-se o modelo de código de

classificação decimal.

Como o próprio nome indica, o sistema decimal de classificação por assuntos constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente.

As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300

Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900

As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: CLASSE 000 ISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. Esta subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados.

O Código de classificação de documentos de arquivo para a istração pública: atividades-meio, possui duas classes comuns a todos os seus órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS.

As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera específica de competência.

Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à classificação, no qual os assuntos são ordenados alfabeticamente e remetidos ao código numérico correspondente.

Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e suas respectivas subclasses.

1.1

CLASSE 000

ISTRAÇÃO GERAL

Nesta classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas à istração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados.

A Classe 000, ISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 010

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

020

PESSOAL

030

MATERIAL

040

PATRIMÔNIO

050

ORÇAMENTO E FINANÇAS

060

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

070

COMUNICAÇÕES

080

(vaga)

090

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ISTRAÇÃO GERAL

010

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.

020

PESSOAL

Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

030

MATERIAL

São classificados os documentos referentes à istração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição e a conservação e reparo.

040

PATRIMÔNIO

Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

050

ORÇAMENTO E FINANÇAS

Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.

060

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e o à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as atividades de reprodução, conservação e informática.

070

COMUNICAÇÕES

Classificam-se os documentos relacionados com a instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da informação.

080

(VAGA)

Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e inserção de documentos referentes à ISTRAÇÃO GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.

090

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ISTRAÇÃO GERAL

Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à ISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no Código de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após a verificação da não-existência de outras subclasses nas quais possam ser inseridos.

O mesmo se aplica aos últimos grupos: 019

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

029

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL

039

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

049

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO

059

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS

069

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

079

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES

Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação.

1.2

CLASSE 900

ASSUNTOS DIVERSOS

Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão.

A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910

SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS

920 CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930

FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

940

VISITAS E VISITANTES

950

(vaga)

960

(vaga)

970

(vaga)

980

(vaga)

990

ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

910

SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS

Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à organização de solenidades, comemorações, homenagens, bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, servidores ou convidados.

920

CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS.

CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS

Classificam-se os documentos referentes a eventos, promovidos ou não pelo órgão.

930

FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem como material de divulgação.

940

VISITAS E VISITANTES

Classificam-se os documentos referentes a solicitações de visitas, orientação e assessoramento a visitantes.

950 a 980

(VAGAS)

Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS DIVERSOS.

990

ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e recomendação; comunicações de posse, endereço e afastamento; convites; felicitações e congratulações; protestos, reivindicações e oferecimentos diversos.

APLICAÇÃO DO CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações.

Desta forma, para que o Código de classificação de documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para classificação e arquivamento de documentos.

2.1 2.1.1

CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO

A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes operações.

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO 1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;

4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência (ver item 2.2), para os assuntos secundários.

OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) correspondente(s).

2.1.2

ARQUIVAMENTO

Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser arquivado, obedecendo às seguintes operações:

a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação atribuída será mantida ou alterada.

b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas

suspensas ou em caixas, de acordo com suas dimensões. Esta operação possibilita: 1. racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.

Exemplo: Pasta: 061

PRODUÇÃO EDITORIAL

Dossiês: 061.1 061.2

EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL

DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO

1. organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto.

Exemplo: Pasta: 021.2

EXAMES DE SELEÇÃO

Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, ordenados alfabeticamente.

c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se Ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidades de recuperação quando solicitado posteriormente.

ROTINAS CORRESPONDENTES ÀS OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO 1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);

2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia;

4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas;

6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação sempre que chegar um novo número.

d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: 2. emprestar aos usuários; 3. prestar informações; 4. efetuar uma juntada.

Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, do servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem como finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua frequência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento.

Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 5. 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da devolução do documento;

6. 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo de devolução.

2.2

FOLHA DE REFERÊNCIA (MODELO I)

. ESPECIFICAÇÕES: Cor BRANCA Via- UMA Formato A-4 Utilização ANVERSO . INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO: a) CÓDIGO DO ASSUNTO: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual a folha de referência estará arquivada, e que corresponde realmente ao assunto secundário do documento. b) RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento. c) DADOS DO DOCUMENTO: . NÚMERO: indicar o número do documento a ser arquivado. Se não houver, indicar s.n. . DATA: indicar a data do documento. . ESPÉCIE: indicar a espécie do documento: ofício, carta, memorando, relatório, aviso ou outra. . REMETENTE: indicar o nome completo e a sigla do órgão de origem do documento, ou seja, do órgão onde foi assinado o documento. . DESTINATÁRIO: indicar o setor para onde foi destinado o documento. d) VER: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está arquivado.

2.3

RECIBO DE EMPRÉSTIMO (MODELO II)

. ESPECIFICAÇÕES: Cor BRANCA Via DUAS Formato 11 x 15,5cm Utilização ANVERSO . INSTRUÇÕES PARA PREENCHIMENTO: e) CLASSIFICAÇÃO: indicar o código de classificação referente ao assunto do documento a ser emprestado.

f) RESUMO DO ASSUNTO: descrever resumidamente o conteúdo do documento.

g) REQUISITADO POR: indicar o nome do órgão/unidade istrativa e do servidor responsável pela solicitação.

h) DATA: indicar a data do empréstimo.

i) ENCAMINHADO POR: indicar o nome completo do servidor do arquivo que está efetuando o empréstimo e a deste.

j) RECEBIDO POR: indicar o nome completo do servidor que está recebendo o documento e a deste.

k) DEVOLVIDO EM: indicar a data da devolução do documento.

3

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

CLASSE 000

ISTRAÇÃO GERAL

010

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

020

PESSOAL

030

MATERIAL

040

PATRIMÔNIO

050

ORÇAMENTO E FINANÇAS

060

DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

070

COMUNICAÇÕES

080

(vaga)

090

OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ISTRAÇÃO GERAL

000 ISTRAÇÃO GERAL

001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ISTRATIVA l) Incluem-se documentos referentes aos projetos, estudos e normas relativos à organização e métodos, reforma istrativa e outros procedimentos que visem à modernização das atividades dos órgãos da istração pública federal.

002 PLANOS, PROGRAMAS E PROJETOS DE TRABALHO m) Incluem-se documentos referentes ao planejamento e aos planos, programas e projetos de trabalho gerais.

n) Quanto aos demais planos, programas e/ou projetos de trabalho, classificar no assunto específico. o) Quanto à programação orçamentária, ver 051.1.

003 RELATÓRIOS DE ATIVIDADES

004 ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS p) Incluem-se documentos referentes a um acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, implementados ou não, tais como projetos, relatórios técnicos, prestações de contas e aditamentos, que abranjam a execução de várias atividades ao mesmo tempo.

q) Quanto aos demais acordos, ajustes, contratos e/ou convênios, classificar no assunto específico.

r) Sugere-se abrir uma pasta para cada acordo, ajuste, contrato e/ou convênio, sempre que tal procedimento se justificar.

010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO s) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.

010.1 REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES

010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS.

ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS 010.3 AUDIÊNCIAS. DESPACHOS. REUNIÕES t) Ordenar por unidade organizacional, quando necessário.

011 COMISSÕES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS. COMITÊS u) Incluem-se documentos referentes à criação de comissões, conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comitês, no próprio órgão ou em órgãos colegiados e de deliberação coletiva, bem como aqueles relativos ao exercício de suas funções, tais como: atas e relatórios técnicos.

v) Sugere-se abrir uma pasta para cada comissão, conselho, grupo de trabalho, junta e/ou comitê, sempre que tal procedimento se justificar.

012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 012.12 ENTREVISTAS. NOTICIÁRIOS. REPORTAGENS.

EDITORIAIS 012.2 DIVULGAÇÃO INTERNA 012.3 CAMPANHAS INSTITUCIONAIS. PUBLICIDADE - Incluem-se cartazes, folhetos, anúncios, folders e outros documentos de caráter promocional.

019 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 019.01 INFORMAÇÕES SOBRE O ÓRGÃO w) Incluem-se documentos referentes aos pedidos de informações sobre as funções e atividades do órgão e os serviços que presta.

020 PESSOAL 020.1 LEGISLAÇÃO x) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, estatutos, regulamentos, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral e boletins istrativo, de pessoal e de serviço.

020.2 IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL (inclusive carteira, cartão, crachá, credencial e aporte diplomático)

020.3 OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ISTRAÇÃO PÚBLICA.LEI DOS 2/3. RAIS

020.31 RELAÇÕES COM OS CONSELHOS PROFISSIONAIS y) Quanto aos documentos cujas informações gerem contenciosos istrativos ou judiciais, classificar no assunto específico.

020.4 SINDICATOS. ACORDOS. DISSÍDIOS z) Quanto à contribuição sindical do servidor, classificar em 024.141. aa) Quanto à contribuição sindical do empregador, classificar em 024.153.

020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO bb) Incluem-se documentos referentes à vida funcional do servidor, bem como os registros e/ou anotações a ele referidos.

cc) Ordenar as pastas de assentamento individual alfabeticamente pelo nome do servidor.

dd) Sugere-se abrir uma pasta para os documentos de caráter geral, sempre que tal procedimento se justificar.

021 RECRUTAMENTO E SELEÇÃO 021.1 CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS: INSCRIÇÃO E CURRICULUM VITAE 021.2 EXAMES DE SELEÇÃO ee) Incluem-se documentos referentes aos concursos públicos: provas e títulos, constituição de bancas examinadoras, testes psicotécnicos, exames médicos, editais, exemplares únicos de provas, gabaritos, resultados e recursos. ff) Ordenar pelo tipo de exame e título do concurso, em ordem alfabética.

022 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO 022.1 CURSOS (inclusive bolsas de estudo) 022.11 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados)

022.12 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022.121 NO BRASIL 022.122 NO EXTERIOR

022.2 ESTÁGIOS (inclusive bolsas de estágio) 022.21 PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO (inclusive estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio) 022.22 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES 022.221 NO BRASIL 022.222 NO EXTERIOR 022.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO gg) Incluem-se documentos referentes às palestras e reuniões de caráter informativo geral promovidas pelo órgão.

023 QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL 023.01 ESTUDOS E PREVISÃO DE PESSOAL 023.02 CRIAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, TRANSFORMAÇÃO, TRANSPOSIÇÃO E REMUNERAÇÃO DE CARGOS E FUNÇÕES 023.03 REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS (inclusive ascensão e progressão funcional; avaliação de desempenho; enquadramento; equiparação, reajuste e reposição salarial; promoções) 023.1 MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL - Quando se tratar de atos específicos e individuais de servidores, classificar em 020.5.

023.11 ISSÃO. APROVEITAMENTO. CONTRATAÇÃO. NOMEAÇÃO. REISSÃO. READAPTAÇÃO. RECONDUÇÃO. REINTEGRAÇÃO. REVERSÃO 023.12 DEMISSÃO. DISPENSA. EXONERAÇÃO. RESCISÃO CONTRATUAL. FALECIMENTO 023.13 LOTAÇÃO. REMOÇÃO. TRANSFERÊNCIA. PERMUTA 023.14 DESIGNAÇÃO. DISPONIBILIDADE. REDISTRIBUIÇÃO. SUBSTITUIÇÃO 023.15 REQUISIÇÃO. CESSÃO - Incluem-se documentos referentes às requisições e cessões internas e/ou externas de servidores para a realização de serviços temporários.

024 DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 024.1 FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS 024.11 SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024.111 SALÁRIO-FAMÍLIA 024.112 ABONO OU PROVENTO PROVISÓRIO. ABONO DE PERMANÊNCIA EM SERVIÇO 024.119 OUTROS SALÁRIOS, VENCIMENTOS, PROVENTOS E REMUNERAÇÕES 024.12 GRATIFICAÇÕES (inclusive incorporações) 024.121 DE FUNÇÃO 024.122 JETONS 024.123 CARGOS EM COMISSÃO 024.124 NATALINA (décimo terceiro salário) 024.129 OUTRAS GRATIFICAÇÕES 024.13 ADICIONAIS 024.131 TEMPO DE SERVIÇO (anuênios, biênios e quinquênios) 024.132 NOTURNO 024.133 PERICULOSIDADE 024.134 INSALUBRIDADE 024.135 ATIVIDADES PENOSAS

024.136 SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO (horas extras) 024.137 FÉRIAS: ADICIONAL DE 1/3 E ABONO PECUNIÁRIO - Quanto ao afastamento para gozo de férias, ver 024.2. 024.139 OUTROS ADICIONAIS 024.14 DESCONTOS 024.141 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO SERVIDOR 024.142 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL 024.143 IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF) 024.144 PENSÕES ALIMENTÍCIAS 024.145 CONSIGNAÇÕES 024.149 OUTROS DESCONTOS 024.15 ENCARGOS PATRONAIS. RECOLHIMENTOS 024.151 PROGRAMA DE FORMAÇÃO DO PATRIMÔNIO DO SERVIDOR PÚBLICO (PASEP). PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL (PIS) 024.152 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) 024.153 CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DO EMPREGADOR 024.154 CONTRIBUIÇÃO PARA O PLANO DE SEGURIDADE SOCIAL (inclusive contribuições anteriores) 024.155 SALÁRIO MATERNIDADE 024.156 IMPOSTO DE RENDA

024.2 FÉRIAS hh) Quanto ao pagamento de adicional de 1/3 de férias e abono pecuniário, ver 024.137. 024.3 LICENÇAS - Incluem-se documentos referentes aos estudos, normas e procedimentos sobre todas as licenças concedidas aos servidores. - Ordenar por: acidente em serviço adotante afastamento do cônjuge/companheiro atividade política capacitação profissional desempenho de mandato classista doença em pessoa da família gestante paternidade prêmio por assiduidade serviço militar tratamento de interesses particulares tratamento de saúde (inclusive perícia médica) - Ver também 024.4, 024.91 e 029.11. 024.4 AFASTAMENTOS - Quanto ao afastamento para missões fora da sede e viagens a serviço no país ou no exterior, classificar em 029.21 e 029.22, respectivamente. - Ordenar por: para depor para exercer mandato eletivo para servir ao Tribunal Regional Eleitoral (TRE) para servir como jurado

suspensão de contrato de trabalho (CLT) - Ver também 024.3, 024.91 e 029.11. 024.5 REEMBOLSO DE DESPESAS 024.51 MUDANÇA DE DOMICÍLIO DE SERVIDORES 024.52 LOCOMOÇÃO - Incluem-se documentos referentes às despesas efetuadas com a utilização de meio próprio de locomoção para a execução de serviços externos. 024.59 OUTROS REEMBOLSOS 024.9 OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS 024.91 CONCESSÕES ii) Ordenar por: alistamento eleitoral casamento (gala) doação de sangue falecimento de familiares (nojo) horário especial para servidor estudante horário especial para servidor portador de deficiência - Ver também 024.3, 024.4 e 029.11. 024.92 AUXÍLIOS - Ordenar por: alimentação/refeição assistência pré-escolar/creche

fardamento/uniforme moradia vale-transporte - Ver também 026.12.

025 APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADE E AÇÃO DISCIPLINAR 025.1 DENÚNCIAS. SINDICÂNCIAS. INQUÉRITOS 025.11 PROCESSOS DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes à acumulação ilícita de cargos, empregos e funções públicas, afastamento preventivo, instauração do inquérito (ato de constituição da comissão de sindicância), inquérito istrativo (instrução, defesa, relatório e julgamento) e revisão do processo disciplinar. - Quando se tratar de acumulação lícita de cargos, empregos e funções públicas, classificar em 020.5. 025.12 PENALIDADES DISCIPLINARES - Incluem-se documentos referentes à advertência, suspensão, demissão, cassação de aposentadoria, disponibilidade, destituição de cargo em comissão e destituição de função comissionada. jj) O registro das penalidades disciplinares deverá ser feito na pasta de assentamento individual do servidor 020.5.

026 PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL - Quanto às licenças, ver 024.3. 026.01 PREVIDÊNCIA PRIVADA - Incluem-se documentos referentes aos planos privados de concessão de pecúlios ou de rendas, de benefícios complementares ou assemelhados aos da previdência social. 026.1 BENEFÍCIOS 026.11 SEGUROS 026.12 AUXÍLIOS - Ordenar por: acidente doença

funeral natalidade reclusão - Ver também 024.92. 026.13 APOSENTADORIA - Quanto ao abono ou provento provisório, ver 024.112. 026.131 CONTAGEM E AVERBAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO 026.132 PENSÕES: PROVISÓRIA, TEMPORÁRIA E VITALÍCIA 026.19 OUTROS BENEFÍCIOS 026.191 ADIANTAMENTOS E EMPRÉSTIMOS A SERVIDORES 026.192 ASSISTÊNCIA À SAÚDE (inclusive prontuário médico do servidor e planos de saúde) 026.193 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS 026.194 OCUPAÇÃO DE PRÓPRIOS DA UNIÃO 026.195 TRANSPORTES PARA SERVIDORES 026.2 HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO - Quanto ao pagamento de adicionais de periculosidade, insalubridade e atividades penosas, classificar em 024.133, 024.134 e 024.135, respectivamente.

026.21 PREVENÇÃO DE ACIDENTES DE TRABALHO. COMISSÃO INTERNA DE PREVENÇÃO DE ACIDENTES (CIPA) 026.22 REFEITÓRIOS, CANTINAS E COPAS (fornecimento de refeições) 026.23 INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE

029 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 029.1 HORÁRIO DE EXPEDIENTE (inclusive escala de plantão) 029.11 CONTROLE DE FREQUÊNCIA (livros, cartões, folhas de ponto, abono de faltas, cumprimento de horas extras) - Ver também 024.3, 024.4 e 024.91. 029.2 MISSÕES FORA DA SEDE. VIAGENS A SERVIÇO - Sugere-se abrir uma pasta para cada missão e/ou viagem, sempre que tal procedimento se justificar. - Quanto aos relatórios técnicos das missões e/ou viagens, classificar no assunto específico. 029.21 NO PAÍS - Incluem-se documentos referentes às ajudas de custo, diárias, agens (inclusive devolução), prestações de contas e relatórios de viagem. - Quanto à ajuda de custo para mudança de domicílio de servidores, ver 024.51. 029.22 NO EXTERIOR (afastamento do país) 029.221 SEM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO 029.222 COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO - Incluem-se documentos referentes à autorização de afastamento, diárias (inclusive compra de moeda estrangeira), lista de participantes (no caso de comitivas e delegações), agens, aportes, prestações de contas, relatórios de viagem e reservas de hotel. 029.3 INCENTIVOS FUNCIONAIS 029.31 PRÊMIOS (concessão de medalhas, diplomas de honra ao mérito e elogios) 029.4 DELEGAÇÕES DE COMPETÊNCIA. PROCURAÇÃO 029.5 SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES (inclusive licitações) 029.6 AÇÕES TRABALHISTAS. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS

029.7 MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS: GREVES E PARALISAÇÕES

030 MATERIAL kk) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 030.1 CADASTRO DE FORNECEDORES

031 ESPECIFICAÇÃO. PADRONIZAÇÃO. CODIFICAÇÃO. PREVISÃO. CATÁLOGO. IDENTIFICAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO (inclusive amostras)

032 REQUISIÇÃO E CONTROLE DE SERVIÇOS REPROGRÁFICOS (inclusive s autorizadas e reprodução de formulários)

033 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 033.1 MATERIAL PERMANENTE ll) Incluem-se documentos referentes a equipamentos, mobiliário, aparelhos, ferramentas, máquinas, instrumentos técnicos e obras de arte.

mm) Quanto à documentação bibliográfica, classificar em 062. 033.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 033.12 ALUGUEL. COMODATO. LEASING 033.13 EMPRÉSTIMO. DOAÇÃO. CESSÃO. PERMUTA 033.2 MATERIAL DE CONSUMO 033.21 COMPRA 033.22 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA 033.23 CONFECÇÃO DE IMPRESSOS - Incluem-se documentos referentes à impressão de formulários, convites, cartazes, cartões e outros.

034 MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (permanente e de consumo) 034.01 TERMOS DE RESPONSABILIDADE (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Móveis-RMB ou RMBM) 034.1 CONTROLE DE ESTOQUE (inclusive requisição, distribuição e Relatório de Movimentação de Almoxarifado-RMA) 034.2 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO - Quando se tratar de apuração de responsabilidade de servidor, classificar em 025. 034.3 TRANSPORTE DE MATERIAL 034.4 AUTORIZAÇÃO DE SAÍDA DE MATERIAL 034.5 RECOLHIMENTO DE MATERIAL AO DEPÓSITO

035 ALIENAÇÃO. BAIXA (material permanente e de consumo) 035.1 VENDA (inclusive leilão) 035.2 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA

036 INSTALAÇÃO E MANUTENÇÃO - Incluem-se documentos referentes aos serviços de instalação, conservação, recuperação e consertos de equipamentos e mobiliário. 036.1 REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (inclusive licitações)

036.2 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ÓRGÃO

037 INVENTÁRIO - Quanto aos inventários de documentação bibliográfica, classificar em 062.5. 037.1 MATERIAL PERMANENTE 037.2 MATERIAL DE CONSUMO

039 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL

040 PATRIMÔNIO nn) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.

041 BENS IMÓVEIS - Incluem-se escrituras, plantas e projetos relativos aos edifícios, terrenos, residências e salas. - Sugere-se abrir uma pasta para cada bem imóvel, sempre que tal procedimento se justificar. 041.01 FORNECIMENTO E MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS - Quanto à instalação, conservação e reparo de rádio, telex, telefone e fac-símile, ver 072.1, 073.1 e 074.1, respectivamente.

041.011 ÁGUA E ESGOTO 041.012 GÁS 041.013 LUZ E FORÇA 041.02 COMISSÃO INTERNA DE CONSERVAÇÃO DE ENERGIA (CICE) 041.03 CONDOMÍNIO 041.1 AQUISIÇÃO 041.11 COMPRA 041.12 CESSÃO 041.13 DOAÇÃO 041.14 PERMUTA 041.15 LOCAÇÃO. ARRENDAMENTO. COMODATO 041.2 ALIENAÇÃO 041.21 VENDA 041.22 CESSÃO 041.23 DOAÇÃO 041.24 PERMUTA 041.3 DESAPROPRIAÇÃO. REINTEGRAÇÃO DE POSSE. REIVINDICAÇÃO DE DOMÍNIO. TOMBAMENTO 041.4 OBRAS 041.41 REFORMA. RECUPERAÇÃO. RESTAURAÇÃO 041.42 CONSTRUÇÃO 041.5 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (inclusive licitações) 041.51 MANUTENÇÃO DE ELEVADORES 041.52 MANUTENÇÃO DE AR CONDICIONADO 041.53 MANUTENÇÃO DE SUBESTAÇÕES E GERADORES 041.54 LIMPEZA. IMUNIZAÇÃO. DESINFESTAÇÃO (inclusive para jardins) 041.59 OUTROS SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

042 VEÍCULOS - Sugere-se abrir uma pasta para cada veículo.

042.1 AQUISIÇÃO (inclusive licitações) 042.11 COMPRA (inclusive compra por importação) 042.12 ALUGUEL 042.13 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042.2 CADASTRO. LICENCIAMENTO. EMPLACAMENTO.TOMBAMENTO 042.3 ALIENAÇÃO (inclusive licitações) 042.31 VENDA (inclusive leilão) 042.32 CESSÃO. DOAÇÃO. PERMUTA. TRANSFERÊNCIA 042.4 ABASTECIMENTO. LIMPEZA. MANUTENÇÃO. REPARO 042.5 ACIDENTES. INFRAÇÕES. MULTAS 042.9 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A VEÍCULOS 042.91 CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS 042.911 REQUISIÇÃO 042.912 AUTORIZAÇÃO PARA USO FORA DO HORÁRIO DE EXPEDIENTE 042.913 ESTACIONAMENTO. GARAGEM 043 BENS SEMOVENTES - Esta classificação poderá ser ampliada de acordo com a necessidade.

044 INVENTÁRIO (inclusive Relatório de Movimentação de Bens Imóveis-MBI)

049 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 049.1 GUARDA E SEGURANÇA 049.11 SERVIÇOS DE VIGILÂNCIA 049.12 SEGUROS (inclusive de veículos) 049.13 PREVENÇÃO DE INCÊNDIO oo) Incluem-se documentos referentes ao treinamento de pessoal, instalação e manutenção de extintores, inspeções periódicas, constituição de brigadas de incêndio, planos, projetos e relatórios. 049.14 SINISTRO pp) Incluem-se documentos referentes às vistorias, sindicâncias e perícias técnicas relativas a arrombamento, desaparecimento, extravio, incêndio e roubo. 049.15 CONTROLE DE PORTARIA qq) Incluem-se documentos referentes ao controle de entrada e saída de pessoas, materiais e veículos; permissão para entrada e permanência fora do horário de expediente; controle de entrega e devolução de chaves; e registro de ocorrências. rr) Quanto ao controle de uso de veículos, ver 042.91. 049.2 MUDANÇAS 049.21 PARA OUTROS IMÓVEIS 049.22 DENTRO DO MESMO IMÓVEL 049.3 USO DE DEPENDÊNCIAS ss) Incluem-se documentos referentes à utilização de auditório e demais dependências do imóvel, pelo órgão ou por terceiros.

050 ORÇAMENTO E FINANÇAS tt) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral. 050.1 AUDITORIA

051 ORÇAMENTO 051.1 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051.11 PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA 051.12 PROPOSTA ORÇAMENTÁRIA 051.13 QUADRO DE DETALHAMENTO DE DESPESA (QDD) uu) Incluem-se documentos referentes às metas e destinação de recursos e receitas por fontes. 051.14 CRÉDITOS ADICIONAIS vv) Incluem-se documentos referentes aos créditos suplementar, especial e extraordinário. 051.2 EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA 051.21 DESCENTRALIZAÇÃO DE RECURSOS (DISTRIBUIÇÃO ORÇAMENTÁRIA) ww) Incluem-se documentos referentes às transferências, provisão, destaques, estornos e subvenções. 051.22 ACOMPANHAMENTO DE DESPESA MENSAL (PESSOAL/DÍVIDA) 051.23 PLANO OPERATIVO. CRONOGRAMA DE DESEMBOLSO

052 FINANÇAS 052.1 PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA DE DESEMBOLSO 052.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA

xx) Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital. 052.21 RECEITA yy) Incluem-se documentos referentes aos créditos do Tesouro Nacional (cota, ree e sub-ree), taxas cobradas por serviços, multas, emolumentos e outras rendas arrecadadas. 052.22 DESPESA - Incluem-se documentos referentes às despesas correntes e de capital, bem como adiantamentos, subvenções, suprimento de fundos e restos a pagar.

053 FUNDOS ESPECIAIS

054 ESTÍMULOS FINANCEIROS E CREDITÍCIOS zz) Incluem-se documentos referentes aos subsídios, incentivos fiscais e investimentos.

055 OPERAÇÕES BANCÁRIAS 055.01 PAGAMENTOS EM MOEDA ESTRANGEIRA 055.1 CONTA ÚNICA (inclusive s autorizadas e extratos de contas) 055.2 OUTRAS CONTAS: TIPO B, C e D (inclusive s autorizadas e extratos de contas)

056 BALANÇOS. BALANCETES

057 TOMADA DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS (inclusive parecer de aprovação das contas)

059 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS 059.1 TRIBUTOS (IMPOSTOS E TAXAS)

060 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 060.1 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NO DIÁRIO OFICIAL 060.2 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ISTRATIVO, DE PESSOAL E DE SERVIÇO 060.3 PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS EM OUTROS PERIÓDICOS

061 PRODUÇÃO EDITORIAL (inclusive edição ou co-edição de publicações em geral produzidas pelo órgão em qualquer e) 061.1 EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO VISUAL - Incluem-se documentos referentes à composição, copidesque e revisão de textos. 061.2 DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO - Incluem-se documentos referentes à doação, permuta e venda. - Quanto à permuta de documentação bibliográfica, ver 062.13.

062 DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (livros, periódicos, folhetos e audiovisuais) 062.01 NORMAS E MANUAIS - Incluem-se estudos e textos referentes à elaboração de metodologias e procedimentos técnicos adotados para o tratamento da documentação bibliográfica. 062.1 AQUISIÇÃO (no Brasil e no exterior)

062.11 COMPRA (inclusive s de periódicos) 062.12 DOAÇÃO 062.13 PERMUTA - Quanto à permuta da produção editorial do órgão, ver 061.2. 062.2 REGISTRO - Incluem-se documentos referentes à incorporação de livros e periódicos ao acervo. 062.3 CATALOGAÇÃO. CLASSIFICAÇÃO. INDEXAÇÃO 062.4 REFERÊNCIA E CIRCULAÇÃO aaa) Incluem-se documentos referentes às consultas, pesquisas bibliográficas, bibliografias, empréstimos e intercâmbio entre bibliotecas. 062.5 INVENTÁRIO

063 DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMA DE ARQUIVOS 063.01 NORMAS E MANUAIS bbb) Incluem-se estudos e orientações referentes à elaboração de documentos, metodologias e procedimentos técnicos. 063.1 PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS. LEVANTAMENTO. DIAGNÓSTICO. FLUXO 063.2 PROTOCOLO: RECEPÇÃO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS 063.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA 063.4 CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO (inclusive códigos de classificação de documentos) 063.5 POLÍTICA DE O AOS DOCUMENTOS 063.51 CONSULTAS. EMPRÉSTIMOS 063.6 DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS 063.61 ANÁLISE. AVALIAÇÃO. SELEÇÃO (inclusive tabelas de temporalidade) 063.62 ELIMINAÇÃO (inclusive termos, listagens e editais de ciência de eliminação) 063.63 TRANSFERÊNCIA. RECOLHIMENTO (inclusive guias e termos de transferência; guias, relações e termos de recolhimento; e listagens descritivas do acervo)

064 DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA ccc) Esta classificação poderá ser subdividida quando houver necessidade.

065 REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS ddd) Incluem-se documentos referentes à reprodução, em qualquer e, de material arquivístico, bibliográfico e museológico. eee) Quanto à requisição de cópias eletrostáticas, ver 032.

066 CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 066.1 DESINFESTAÇÃO. HIGIENIZAÇÃO 066.2 ARMAZENAMENTO. DEPÓSITOS 066.3 RESTAURAÇÃO (inclusive encadernação)

067 INFORMÁTICA 067.1 PLANOS E PROJETOS 067.2 PROGRAMAS. SISTEMAS. REDES (inclusive licença e registro de uso e compra) 067.21 MANUAIS TÉCNICOS

067.22 MANUAIS DO USUÁRIO 067.3 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

069 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

070 COMUNICAÇÕES fff) Incluem-se normas, regulamentações, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral.

071 SERVIÇO POSTAL 071.1 SERVIÇOS DE ENTREGA EXPRESSA 071.11 NACIONAL 071.12 INTERNACIONAL 071.2 SERVIÇOS DE COLETA, TRANSPORTE E ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA AGRUPADA MALOTE 071.3 MALA OFICIAL 071.9 OUTROS SERVIÇOS POSTAIS

072 SERVIÇO DE RÁDIO 072.1 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO

073 SERVIÇO DE TELEX 073.1 INSTALAÇÃO. MANUTENÇÃO. REPARO

074 SERVIÇO TELEFÔNICO (inclusive autorização para ligações interurbanas). FAC-SÍMILE (fax) 074.1 INSTALAÇÃO. TRANSFERÊNCIA. MANUTENÇÃO. REPARO 074.2 LISTAS TELEFÔNICAS INTERNAS 074.3 CONTAS TELEFÔNICAS

075 SERVIÇO DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM

079 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES

090 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ISTRAÇÃO GERAL

091 AÇÕES JUDICIAIS

CLASSE 900 910

ASSUNTOS DIVERSOS

SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS

920- CONGRESSOS.CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS 930

FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS

940

VISITAS E VISITANTES

950

(vaga)

960

(vaga)

970

(vaga)

980

(vaga)

990

ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

900 ASSUNTOS DIVERSOS ggg) Incluem-se documentos de caráter genérico referentes à istração geral cujos assuntos não possuem classificação específica nas demais classes do código. 910 SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS (inclusive discursos e palestras) - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 920 - CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS - Incluem-se documentos referentes tanto aos eventos promovidos pelo órgão, quanto à participação e apresentação de trabalhos por técnicos do órgão. - Ordenar por evento, em ordem alfabética ou cronológica. 930 FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS. FESTAS 940 VISITAS E VISITANTES - Incluem-se documentos referentes às solicitações de audiência, assistência, orientação e assessoramento a visitantes. 990 ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 991 APRESENTAÇÃO. RECOMENDAÇÃO - Incluem-se documentos referentes a cartas de apresentação e recomendação. 992 COMUNICADOS E INFORMES - Incluem-se documentos referentes às comunicações de posse, afastamento de cargos e alterações de endereços e telefones. 993 AGRADECIMENTOS. CONVITES. FELICITAÇÕES. PÊSAMES 994 PROTESTOS. REIVINDICAÇÕES. SUGESTÕES

995 PEDIDOS, OFERECIMENTOS E INFORMAÇÕES DIVERSAS 996 ASSOCIAÇÕES: CULTURAIS, DE AMIGOS E DE SERVIDORES

TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO DA ISTRAÇÃO PÚBLICA: TABELA BÁSICA

1

INTRODUÇÃO

A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para fins istrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a istração que os gerou e para a sociedade.

Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos no serviço público datam do final do século ado, em países da Europa, nos Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de documentos públicos não é recente, mas o primeiro o para sua regulamentação ocorreu efetivamente com a lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência .

Estudos vêm sendo realizados, no setor público e privado, com o objetivo de estabelecer critérios e parâmetros para a avaliação documental, já desde a década de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de PréArquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer prazos de guarda com vista à eliminação e, consequentemente, à redução do volume documental e racionalização do espaço físico.

A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a prescrição de documentos istrativos, e entrevistas com historiadores e servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que forneceram as informações relativas aos valores primário e secundário dos documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins istrativos e de pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que à documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo Nacional, foi constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os prazos de guarda e destinação propostos.

Com o objetivo de elaborar uma tabela de temporalidade para documentos da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN), foi criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos às atividades-meio, serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para os documentos da istração pública federal. A tabela, elaborada com base nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi encaminhada, em 1994, à Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação.

Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de 1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos (Ctad) para dar e às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi analisar e discutir a tabela de temporalidade elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos documentos produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como orientação a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para elaboração de tabelas referentes às atividades-meio do serviço

público, podendo ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos. Vale ressaltar que a aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação por

instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

A tabela de temporalidade deverá contemplar as atividades-meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas, complementando a tabela básica aqui apresentada. Posteriormente, esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

2

CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE

A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o o à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final eliminação ou guarda permanente , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento: 1. Assunto Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização na tabela.

2. Prazos de guarda Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades da istração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode

ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação exemplos: até aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à istração,

porém com menor frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da istração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária foi definida a partir das seguintes variáveis:

I Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário: Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos, considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores arquivísticos:

hhh) arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade organizacional);

iii) arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de arquivo geral/central da instituição);

jjj) arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal).

II Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.

III Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de arquivamento intermediário:

Nesta variável, as unidades organizacionais também funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos após cessado o prazo previsto para esta fase para o arquivo intermediário, que promoverá o recolhimento ao arquivo permanente.

IV Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de arquivamento intermediário: Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá assumir tais funções.

3. Destinação final Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.

A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo o às informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.

4. Observações Neste campo são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do e da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

3 - METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO Para a elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.

O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário), segundo o seu potencial de uso.

O valor primário refere-se ao uso istrativo para o órgão, razão primeira da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente. Relacionase, portanto, ao período de utilidade do documento para o cumprimento dos fins istrativos, legais ou fiscais.

O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não

aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) Probatório quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da instituição;

b) Informativo quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p. 152-154).

A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos, tomando-se por base o conteúdo da informação contida

nos documentos, pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança.

Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comissão Permanente de Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos relativos às atividades-meio. Deverá, ainda, promover a avaliação dos documentos relativos às atividades-fim, complementando a tabela básica e submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública.

A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de: arquivista ou responsável pela guarda da documentação; servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão. Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução dos procedimentos metodológicos descritos a seguir: a) levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na área de istração geral, bem como naquelas específicas do órgão (atividades-fim);

b) definição dos conjuntos documentais;

c) entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informações referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os prazos de prescrição, à existência de outras fontes recapitulativas, à frequência de uso dos documentos, e aos prazos de precaução, cuja necessidade é

ditada pelas práticas istrativas;

d) levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;

e) processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela;

f) encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para apreciação dos prazos de guarda e destinação.

Cessados os trabalhos, a Comissão Permanente de Avaliação deverá: a) analisar a proposta, procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra;

b) encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de competência para aprovação;

c) providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistência desta, em outro veículo de divulgação local.

Para que a tabela seja aplicada com êxito, será necessário promover o treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados de analisar e propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação.

No intuito de fornecer orientação para a definição de valores, apresentam-se, a seguir, alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela básica de temporalidade relativa às atividades-meio da istração pública.

Dos documentos relativos à istração geral, foram considerados permanentes aqueles que dizem respeito a políticas, planos, projetos, programas de modernização e reforma istrativa; relatórios de atividades; ajustes, acordos e convênios; ações judiciais, bem como normas, regulamentações e diretrizes.

No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento, foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos, organogramas e estruturas, além dos documentos relacionados às campanhas institucionais e divulgação das atividades do órgão.

No que se refere aos documentos relativos à pessoal, adotouse o prazo de 52 (cinquenta e dois) anos para os que contêm informações íveis de consulta no momento da homologação

da aposentadoria, sendo: kkk) 35 anos . período correspondente ao tempo de contribuição do servidor; lll) 17 anos . período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos, conforme a Constituição Federal em vigor.

Para assentamentos individuais, aposentadoria e pensões definiuse prazo de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de pensionistas e prováveis descendentes.

Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais: quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas pelo serviço público na composição de seus quadros; documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a exames de seleção, cursos e estágios; apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que reflete hábitos e costumes do período; prêmios, por refletirem uma possível política de valorização dos servidores; reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o relacionamento empregadores/empregados no serviço público; documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores.

Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem do julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros permaneçam na fase corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco) anos na fase intermediária previamente à destinação, conforme a legislação em vigor.

Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos à execução financeira (prestação de contas, tomada de contas, balanços, balancetes, estímulos creditícios), os quais comprovam a receita e despesa do órgão.

No que tange aos documentos orçamentários, atribuiu-se valor permanente para os conjuntos documentais que refletem: a) a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pelos órgãos e setores específicos da istração pública; b) o orçamento aprovado pelo governo, mediante lei orçamentária, que redefine as prioridades estabelecidas nas propostas; c) a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos, redirecionando o orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades.

Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram considerados de valor permanente os seguintes

conjuntos documentais, que resguardam direitos patrimoniais: inventários de material permanente; inventários de bens imóveis, veículos e semoventes; escrituras de bens imóveis; desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de domínio; projetos, plantas e obras de bens imóveis.

Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação, considerados permanentes, refletem a política de tratamento, controle e o à informação do órgão. São eles: inventários de documentação bibliográfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; política interna de o aos documentos de arquivo; análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade; termos de eliminação e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informática.

Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão, no que tange ao seu planejamento e programação, bem como os discursos, palestras e trabalhos apresentados por seus técnicos em eventos promovidos por outras instituições.

No caso de inexistência, no órgão, do original dos documentos permanentes, a cópia será recolhida na condição de fonte única de informação.

4

APLICAÇÃO DA TABELA

A aplicação da tabela refere-se aos procedimentos adotados para seleção e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:

4.1

ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE

a) Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

b) Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

c) Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental

que possui maior prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;

d) Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

e) Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo conjunto ou dossiê;

f) Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

g) Proceder à eliminação;

h) Elaborar termo de eliminação;

i) Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência);

j) Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário.

4.2

ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIÁRIA

a) Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;

b) Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

c) Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

d) Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda (ver item 4.4 TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA);

e) Proceder à alteração de e, se for o caso (ver item 4.3 ALTERAÇÃO DO E DA INFORMAÇÃO);

f) Proceder ao registro dos documentos eliminados;

g) Proceder à eliminação;

h) Elaborar termo de eliminação;

i) Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento

(guia/relação/listagem de recolhimento);

j) Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente.

4.3

ALTERAÇÃO DO E DA INFORMAÇÃO

A adoção de recursos tecnológicos para alteração do e da informação requer a observância de determinados critérios que levem em consideração os preceitos técnicos da arquivologia, a legislação em vigor e a relação custo/benefício de sua implantação. Conquanto tais recursos permitam a redução das necessidades de armazenamento da informação, podem, por outro lado, acarretar elevada despesa para o órgão, sem que se obtenha resultados positivos.

Dentre as vantagens da alteração do e, destacam-se: mmm) agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio;

nnn) garantir a preservação de documentos originais íveis de destruição pelo manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações etc;

ooo) preencher lacunas nos acervos arquivísticos;

ppp) substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos destinados à eliminação, mas de prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espaço, reduzindo o custo de manutenção, concentrando as informações e facilitando o seu manuseio.

No entanto, qualquer decisão quanto à alteração do e da informação deve estar fundamentada nos seguintes critérios: a) avaliar as questões legais concernentes à alteração do e, observando-se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais. Cada órgão necessita encontrar a solução que melhor atenda às suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens que envolvem a adoção desses recursos, bem como o custo global e os benefícios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que: a) a atual legislação de microfilmagem não permite a eliminação de documentos públicos ou oficiais destinados à guarda permanente, mesmo após microfilmados;

b) o microfilme tem validade em juízo desde que obedecidos os critérios e padrões estabelecidos em lei;

c) a atual legislação brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica encontra-se em processo de regulamentação, sendo aconselhável a observância da legislação em vigor no momento da adoção deste e.

b) os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a recuperação das informações neles contidas antes e depois de processar a alteração do e;

c) os documentos devem ser previamente avaliados, identificandolhes valor que justifique o custo da operação;

d) os documentos devem ter características físicas que se prestem ao uso do recurso, dando preferência às grandes séries e não a peças isoladas, observado o estado de conservação, para que a reprodução ocorra dentro de parâmetros técnicos adequados;

e) o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo e e o o à informação;

f) o órgão que adotar tais recursos deve contar com depósitos e equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo e.

Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de

pessoal, espaço e recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e órios necessários. Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e o às informações.

4.4

TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA

O conceito de triagem se confunde com o de avaliação, na medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística, eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja para fins istrativos ou de pesquisa histórico-científica. A tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais à eliminação, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se encontram preservados.

No entanto, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao conteúdo das informações.

Nestes casos, os responsáveis pela destinação dos documentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou informativo.

É igualmente recomendável a seleção por amostragem, processo que permite a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à eliminação, com o objetivo de resgatar procedimentos istrativos vigentes em determinada época ou lugar. Para isso, alguns critérios deverão ser observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo orientações da instituição arquivística pública na respectiva esfera de competência.

Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção para o recolhimento, porém, em todos os casos, o arquivo intermediário deverá elaborar listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a à aprovação da instituição arquivística pública na sua esfera de competência, em conformidade com o art. 9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Análise, avaliação, seleção e eliminação

O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em consequência de suas múltiplas atividades. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Além disso, os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita.

O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente, redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.

A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão somente pela exatidão de suas determinações. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso istrativo, legal ou fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins.

A microfilmagem, dado o seu alto custo, só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos.

Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão-somente à identificação de corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo.

Um documento preparado com esse objetivo chama-se lista de descarte ou lista de eliminação . Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. São, pois, um importante instrumento de istração.

Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se tabela de descarte .

Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminação, seja a transferência para

um arquivo de custódia permanente.

Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se plano de destinação ou tabela de temporalidade . Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos.

Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificação dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e

quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição.

Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, é um processo de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificação, portanto, tem estreita ligação com as práticas de destinação.

Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte.

Contudo, se os documentos forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho, podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação, maceração etc.

A incineração processo condenado , quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais.

Valor dos documentos Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:

Permanentes vitais - aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância vital para a

organização.

Permanentes - são os que, pela informação que contêm, devem ser conservados indefinidamente.

Temporários - quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. Distinção entre valores primários e secundários

Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias:

1. valores primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e

2. valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados.

Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos:

a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos à origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão documentos probatórios ou demonstrativos, que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão; e

b) a informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições etc. com que o órgão governamental haja tratado.

Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores informativos .

A informação pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (físicas e jurídicas), coisas ou fenômenos, sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente.

Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas item que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e

séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão.

Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: o que era o negócio? , como era conduzido, por quem e com que resultados? .

As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais.

Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades istrativas que os criaram; não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer.

Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições.

A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa, menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições, problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação.

Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos que órgão os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação que contêm.

Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais.

São eles: a) unicidade; b) forma; e c) importância.

Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação, quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. O termo unicidade , aplicado à informação, significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um

dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.

O arquivista alemão Meissner formulou a máxima a idade avançada deve ser respeitada nos documentos. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Na Alemanha é o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na França, 1830; e na Itália, 1861.

A data italiana corresponde aproximadamente, por coincidência histórica, à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.

Forma Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos, e

b) a forma dos documentos.

A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que:

a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenômenos (informação extensa);

b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenômenos (informação intensa); ou

c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). Em geral, os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística, pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos.

O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. A condição física é importante, pois, se os documentos vão ser preservados num arquivo, devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que não os próprios criadores, usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos.

Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do público em geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao contrário, referem-se a fatores ponderáveis a assuntos que são íveis de ser

avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.

Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos, tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas, dois critérios são possíveis. . O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações, tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa, intensa ou diversa, em forma concentrada.

. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados.

Na última alternativa, isto é, naquela de selecionar, para retenção, um número limitado de processos sobre indivíduos, dois princípios podem ser adotados:

a) o de seleção especial; e

b) o de amostra estatística.

Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.

Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os fenômenos são antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos, aos sociólogos, economistas ou estudiosos de istração. Um arquivista, não importa qual seja sua experiência, ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico.

A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas, episódios ou acontecimentos importantes.

Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos, deve- se aplicar o princípio da seleção especial.

Esse princípio significa, simplesmente, que alguns documentos são selecionados para preservação, porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de um

acontecimento ou ação importante ou significativa, ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas.

É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística. Este último, adotado no início do século XX, requer um conhecimento do método que o arquivista, em geral, não possui. As técnicas de coleta, classificação e análise estatística, de correlação de dados, cômputo de médias e probabilidades, previsões, curvas e compilação de números-índices são técnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.

Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. Deve ser, ao contrário, baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. A análise é a essência da avaliação arquivística. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu.

Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos documentos, o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação, e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável.

Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois: a) reduzir o seu volume;

b) garantir a sua durabilidade. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendose, por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria.

O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas.

Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.

As microformas podem apresentar-se em três modos: filme, jaqueta ou microficha;

Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses documentos são chamados de fotogramas.

Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta.

Entretanto, esse segundo formato a por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Utilizase o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das informações. Como esse processo é mais trabalhoso, somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse e.

Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador para a microficha, através da fita spool, sem ar pelo papel. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples unicamente para a leitura ou conjugados (leitoras/ copiadoras) para a leitura e cópia em papel.

Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatório dos registros contidos em es informáticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessária a transferência periódica das informações para outros es; obsolescência, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas; falta de padronização na fabricação de equipamentos e es.

Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. 1º, § 1º e art 1º, § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ.

Transferência e recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e não do valor do documento.

A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza recursos materiais, lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e istrativamente ao arquivo permanente.

As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário atendem no mínimo, a três necessidades bem definidas:

a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo;

b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades; e

c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos regulares ou especiais, de valor e sem valor ao se iniciar um programa de istração de documentos ou arquivístico. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que é sua finalidade primordial.

A maior desvantagem de um plano de depósito tipo limbo , reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato.

Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários, faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens istrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar sua avaliação.

Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação, as descrições, por escrito, de documentos, raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.

Quanto aos arquivos de custódia, devem-se observar alguns preceitos básicos:

1- Primeiro - um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos frequentes à repartição de origem, embora um centro intermediário possa tomar tais

encargos.;

2- segundo - devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente;

3- terceiro - os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas, acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes, devem estar em boa ordem e, tanto quanto possível, destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados.

4- por último - um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público.

Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos:

. istrativa e

. histórica.

Os documentos avam diretamente de um a outro estágio, não sendo prevista nenhuma fase de transição.

Com o aumento da massa documental, surgiu a teoria da idade intermediária e com ela a noção de depósitos intermediários, cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente.

Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por es e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados, utilizados pela istração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de prova ou de pesquisa.

Há dois tipos básicos de transferência:

. permanente e

. periódica.

Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais. Periódica é a remoção de documentos, em intervalos determinados.

Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.

. Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento.

. Na transferência periódica em duas etapas também conhecida por dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo os documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem durante determinado período e, posteriormente, se julgados de valor, são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos.

Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão, de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e tornálos disponíveis para serem usados.

Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública.

O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à istração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi ( art. 17, § 4º, Decreto 4.073/2002 ), que foi traduzido como contra o rei não há prescrição (vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).

A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os documentos públicos

poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da istração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado.

Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física, no que diz respeito ao seguinte:

a) Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

b) Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).

Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente istrativos amanhã, por diversas circunstâncias, devido à sua utilização.

Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. A istração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

· arranjo - reunião e ordenação adequada dos documentos;

· descrição e publicação - o aos documentos para consulta e divulgação;

· conservação - medidas de proteção aos documentos e, consequentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruição;

· referência - política de o e uso dos documentos.

Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.

O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo, e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos:

. intelectuais e

. físicas.

. As atividades intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e conteúdo.

. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc.

Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente.

Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicamse apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários.

Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição, como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões istrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus documentos para uso não-corrente, em contraposição ao uso corrente, e arranja-os

de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento.

Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande o teórico, que diferia do velho método arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados, ocorreu quando Guizot (1787-1874), ministro Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos departamentos que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796.

de da a dos

O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de 1841.

Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et communales, estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que, embora modificado por dois suplementos posteriores, ainda está em vigor.

Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os documentos originários de uma determinada instituição, tal como uma entidade istrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição;

b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos, e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos;

c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as circunstâncias, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect dês fonds, pelo qual todos os documentos originários de uma autoridade istrativa, corporação ou família devem ser agrupados, constituindo fundos.

Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e após, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos.

Quando se tratar, por exemplo, de uma coleção de decretos ou leis, ou de decisões judiciais, as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica, visto que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos.

Se, por outro lado, se tratar de assuntos de municipalidades, é preferível o arranjo geográfico, visto que os pesquisadores

habitualmente indicam o nome da municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas.

O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto, é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme.

Tal classificação apresenta várias vantagens. Em primeiro lugar,é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema, pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem.

Num grande número de casos, essa classificação é feita com mais facilidade, porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio de inventários existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao invés de seguir esse método, se propõe uma ordem teórica, baseada na natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.

O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado, ao menos teoricamente, e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral.

Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam.

O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia, onde se decidiu, primeiro, que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades istrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram, como na França) e, em segundo lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente.

O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos istrativos é chamado princípio da proveniência.

O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos, por assuntos, foi então reconhecido como um método impraticável, especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo serviço de registro do órgão, e não reorganizados por grupos de assuntos.

Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível, tampouco desejável, que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. A ordem original do registro , explicaram, não foi criada arbitrariamente, não resulta do acaso, mas, ao contrário, é consequência lógica da organização do corpo istrativo de cujo funcionamento o registro é produto .

A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha, consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões:

a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, através da função e da organização istrativa, assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos, sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão;

b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária, pode-se tornar obscuro ou até se perder;

c) o princípio dá ao arquivista um guia exequível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos documentos sob sua custódia.

Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria, inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero.

Os documentos modernos são conservados pelo seu conteúdo informativo sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas, lugares ou sobre matéria social, econômica, científica etc. Tais documentos devem ser arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na repartição.

A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios:

a) Estrutural, constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos;

b) Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido, porém, o princípio da proveniência.

Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo, e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental.

Além de tornar o acervo ível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos.

Os documentos, quanto à substância, são descritos fazendo-se referência ao órgão istrativo que os criou, às funções, ou às atividades.

Os documentos são descritos estruturalmente, dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados.

. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria, que é indicada mencionando-se o nome da unidade istrativa, dentro do órgão governamental, que os criou;

. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos correspondência, relatórios, ordens, tabelas e outros;

. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita;

. o quarto é a estrutura física da unidade partes de um grupo classificado de documentos, volumes encadernados, maços de documentos ou caixas.

Tipos básicos de instrumentos de pesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direção de seu presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos.

Considerando que as maiorias dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação, o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:

1234-

guia, inventário, catálogo e repertório.

Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. É o instrumento de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo.

Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, por exemplo. Sua finalidade é descrever a composição do fundo ou parte dele, pela enumeração de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos:

. modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo;

. breve notícia histórica sobre a instituição, a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente;

. explicação sobre o modo de consulta do inventário.

O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos constituídos de documentos de caráter oficial quanto para os de arquivos privados.

Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua finalidade é propiciar ao usuário um

conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos.

Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos, quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra.

Índice

instrumento de pesquisa auxiliar

É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto.

Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo.

ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação.

O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o o aos mesmos. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida.

As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos.

Por exemplo, o princípio de que a descrição arquivística procede

do geral para o particular é uma consequência prática do princípio do respeito aos fundos.

Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição.

O fundo constitui o nível mais geral de descrição; as partes constituem níveis subsequentes, cuja descrição, com frequência, só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma descrição no nível do fundo, no nível da série, no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item. Níveis intermediários, tais como seções ou subséries, podem ocorrer. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura istrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização.

No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões istrativas da agência ou instituição produtora ou, quando tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade istrativa subordinada primária.

Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele deverá ser representado numa só descrição, utilizando-se os elementos descritivos apropriados. Se é necessária a descrição das suas partes, estas podem ser descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma total de todas as descrições assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições.

Para as finalidades destas regras, tal técnica de descrição é denominada descrição multinível.

Regras para descrição multinível

· DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes.

Regra: No nível do fundo, dê informação sobre ele como um todo. Nos níveis seguintes e subsequentes, dê informação sobre as partes que estão sendo descritas.

Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo, procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular.

· INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito. Por exemplo, não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo; não forneça a história istrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção.

· RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia.

Regra: Relacione, se aplicável, cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição, e identifique o nível de descrição.

· NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.

Regra: No mais alto nível apropriado, dê a informação que é comum às partes componentes. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior.

Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: -

área área área área área área área

de de de de de de de

identificação, contextualização, conteúdo e estrutura, condições de o e uso, fontes relacionadas, notas e controle da descrição.

ISAAR(F) Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias

Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G).

A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas, pessoas e famílias, permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições, como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos.

Glossário de termos associados ao ISAAR(F) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade.

Controle de autoridade (authority control) - controle de termos normalizados, incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos), utilizados como pontos de o.

Dados de autoridade (authority data) - informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade.

Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de o normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável.

Ponto de o (access point) - nome, palavra-chave, entrada de índice, pelo qual uma descrição possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.

Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva, pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade

Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda.

Há dois fatores apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo:

Agentes externos e internos de deterioração. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que

preservem os materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.

A luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração.

Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5).

A poluição ácida do ar, bem como outros fatores externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis, somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica, os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de arcondicionado.

O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização.

As atividades relacionadas com o arranjo, descrição e consulta ficam em plano secundário, em face do importante problema da preservação dos documentos.

A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental.

A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento, porque não só acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia.

O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel.

A umidade, além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvimento de mofo. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.

A temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22º. O calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal prática, devese empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes plásticos, no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade.

A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis.

As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel.

Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou caseína, mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento, pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem.

São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação;

b)limpeza;

c) alisamento;

d) restauração ou reparo.

Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância química a ser empregada nesse processo deve ar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. Com a fumigação os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.

Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck, a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos.

Limpeza É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa operação, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.

Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, são ados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.

Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a restauração por qualquer método.

A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. Vários são os métodos aumenta a resistência agressões externas do quanto à legibilidade e o peso.

existentes. O método ideal é aquele que do papel ao envelhecimento natural e às meio ambiente, sem que advenha prejuízo e flexibilidade, e sem que aumente o volume

Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a agem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do executor.

Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade.

Silking Este método utiliza tecido crepeline ou musseline de seda de grande durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria prima é de alto custo.

Laminação Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocandoo numa prensa hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado na restauração não impede a agem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal.

Laminação manual Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são substituídos pela acetona. A laminação manual, também chamada laminação com solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados.

Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos.

Elementos de redação técnica: documentos oficiais, tratamento de correspondências, normas e despachos de correspondências e uso de serviços postais.

CORRESPONDÊNCIA INFORMAL a) Particular, familiar ou social São os bilhetes, cartas, cartões quando trocados entre particulares sobre assuntos pessoais, íntimos, de amor, de amizade, de cortesia, de pêsames, etc.. Nesse tipo de correspondência a linguagem usada é mais literária ou coloquial.

CORRESPONDÊNCIA FORMAL Possui uma linguagem técnica, pois precisa ser rápida e exata para poupar tempo. São elas: a) Bancária: é a correspondência ligada a assuntos bancários. b) Comercial: é quando ela se ocupa com qualquer transação comercial ou industrial. c) Oficial: é aquela enviada por órgãos de serviço público para se manterem relações de serviço de istração pública, civil ou militar de fundações ou associações.

CORREÇÃO: evite os erros gramaticais, as gírias e a linguagem complicada. Consulte um dicionário e/ou uma boa gramática sempre que tiver dúvidas.

OBJETIVIDADE e IMPESSOALIDADE: use somente as palavras necessárias ao perfeito entendimento da mensagem. Cada frase deve ter sua presença justificada. Evite as palavras vazias e as bajulações. O objetivo é expressar e não impressionar.

PRECISÃO: cuidado com o uso de sinônimos. Na redação técnica, as palavras geralmente têm um significado diferenciador. Sua troca pode trazer outro entendimento.

CLAREZA: faça períodos curtos e diretos. Procure se expressar de uma forma que não deixe dúvidas na interpretação.

HARMONIA: evite o emprego de cacofonias ( Ex.: "la tinha" "latinha"), de palavras rimadas ou ecos (repetição sucessiva de finais idênticos). São falhas desagradáveis que se percebe lendo o texto em voz alta.

POLIDEZ: faça uma redação simples e respeitosa, sem intimidades ou ironias. Evite palavras agressivas e sem cordialidade.

Até as censuras são feitas com elevação, sem insultos.

É importante lembrar que qualquer correspondência é sigilosa e a discrição, ou seja, os comentários desnecessários, dentro ou fora do serviço, devem ser evitados.

Além de uma redação bem feita e de uma datilografia ou digitação cuidadosa, procure, ao escrever, distribuir o texto de forma agradável visualmente. É importante que você verifique, num bom livro de Correspondência Comercial e Oficial, a forma correta para o registro final de seu texto, de acordo com as normas de leitura dos diversos documentos

Apresentação dos papéis usados na correspondência

A apresentação correta e agradável dos papéis é fator decisivo numa correspondência formal para o estabelecimento de relações favoráveis. Assim, aquele que pretende comunicar a sua mensagem escrita deverá zelar pela(o): a) disposição geral do texto no papel. b) observância dos espaços, margens e parágrafos. c) tamanho das letras ora discreto, ora em destaque. d) limpeza do documento: sem borrões, letras rebatidas ou superpostas. e) forma correta de se dobrar um documento. f) preenchimento correto do envelope.

Obs.: Dobrar o papel o mínimo de vezes possível.

Os ofícios e outros papéis do mesmo tamanho, quando enviados em envelopes de tamanho oficial ( 23 cm x 11,5 cm ), são dobrados horizontalmente, de modo que se obtenham três partes iguais em forma de Z, ficando visível a parte que contém o timbre.

Disposição do Texto no Papel

Observe um dos exemplos de estrutura de Ofício:

ESQUEMA Timbre

Procure sempre apresentar seu texto com boa estética, deixando espaços entre as partes para que, no final, o documento fique bem distribuído e claro.

Envelope

1 - Na frente do envelope ( destinatário ) você usará: a) a forma adequada de tratamento ao destinatário Ex.: Ao Senhor ( ou: Excelentíssimo Senhor, etc. ) b) o nome do destinatário Ex.: JONAS MEDEIROS c) o cargo ou a função dele Ex.: Chefe do 3º Distrito Sanitário d) o endereço completo dele ( rua, número, bairro, etc) Ex.: Rua Pedro Ivo, 881 - Centro e) o local e a sigla do Estado ( UF ) Ex.: Curitiba - PR f) o CEP ( um número em cada quadrícula ) Ex : 8 0 0 0 0 - 0 3 0

Observações:

a) Se você não souber o nome do destinatário, escreva só o cargo que ele ocupa. Assim: Ao Senhor SECRETÁRIO DOS SERVIÇOS PÚBLICOS

b) Além do cargo que ele ocupa, você pode usar ( no lugar ) o nome do órgão ou empresa. Assim: À FÁBRICA DE MOLAS HIVEN

c) Se o destinatário for qualquer dos sócios ou todos, use o

tratamento no plural. Assim: Aos Senhores J. PEREIRA & CIA.

2 - No verso do envelope você usará: LEMBRETES a) Remetente é o responsável pela mensagem. Aquele que envia e assina a mensagem ( presidente, diretor, gerente, prefeito, etc). b) Redator é o que escreve a mensagem, o responsável pela redação. c) Destinatário é a quem a correspondência se destina.

Nada impede, entretanto, que o remetente e o redator sejam a mesma pessoa. Eis aqui exemplos de envelopes sobrescritados: a) nome do remetente b) endereço c) CEP (Não deve colocar ponto para separar os números. Ex: 86050-130) d) local e sigla do Estado. ( A sigla do Estado deve ser maiúscula. Ex: PR)

A expansão do computador e da Internet marca o final do século XX. A comunicação ficou mais rápida, simples e objetiva. Assim, os profissionais da área da comunicação, com a intenção de acompanhar as mudanças, resolveram simplificar e modernizar, também, a tão antiga e repetitiva padronização das comunicações oficiais.

Na COMUNICAÇÃO MODERNA, como fica ?

Na identificação do destinatário ( envelope ) e no endereçamento ( dentro da carta ) das comunicações:

Visando à simplificação e à padronização, apenas dois fechos diferentes podem ser utilizados para todas as modalidades de comunicação oficial: respeitosamente e atenciosamente. Veja:

Esses fechos nada acrescentam à comunicação e é muito provável que nem sequer sejam lidos pelo destinatário.

Abreviaturas e Siglas

S I G L A S Atualmente as siglas são muito usadas em jornais, livros, revistas e nos mais diversos documentos, onde aparecem em grande quantidade.

Aliás, muitas instituições são mais conhecidas pelas siglas do que pelas suas denominações completas.

Vale a pena rever algumas: CAN = Correio Aéreo Nacional CDB = Certificado de Depósito Bancário CEP = Código de Endereçamento Postal CEEBJA= Centro Estadual de Educação Básica de Jovens e Adultos CES = Centro de Estudos Supletivos CGC = Cadastro Geral dos Contribuintes CIC = Cadastro de Identificação do Contribuinte I = Comissão Parlamentar de Inquérito CUT = Central Única dos Trabalhadores DNER = Departamento Nacional de Estradas de Rodagem EMBRATEL = Empresa Brasileira de Telecomunicações FBI = "Federal Bureau of Investigation" (Serviço Federal de Investigação) FGTS = Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FIFA = "Fedération Internationale de Foot-Ball Association" (Federação Internacional de Futebol IBGE = Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IBOPE = Instituto Brasileiro de Opinião Pública e Estatística ICMS = Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços ONU = Organização das Nações Unidas PROCON = Procuradoria e Defesa do Consumidor RG = Registro Geral

SEED = Secretaria de Estado de Educação SENAC = Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial SENAI = Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial SESI = Serviço Social da Indústria SESC - Serviço Social do Comércio SPC = Serviço de Proteção ao Crédito SINE = Sistema Nacional de Emprego UF = União Federativa ( = Estado ) UNICEF = "United Nations International Children's Emergency Fund" ( Fundo Internacional de Emergência das Nações Unidas em prol da Criança ) e outras...

Quando você escrever, cuide no momento de empregar uma sigla. Às vezes, por ser do desconhecimento do leitor, ela precisa da tradução que se faz, escrevendo a expressão por extenso e em seguida a sigla entre parênteses. Assim: "Consolidação das Leis do Trabalho ( CLT ).

Os nomes de Estados e o Distrito Federal aparecem representados pelas suas siglas. Note que as duas letras são sempre maiúsculas.

DF = Distrito Federal AC = Acre AL = Alagoas AM = Amazonas AP = Amapá BA = Bahia CE = Ceará ES = Espírito Santo GO = Goiás MA = Maranhão MG = Minas Gerais MS = Mato Grosso do Sul MT = Mato Grosso PA = Pará PB = Paraíba PE = Pernambuco PI = Piauí PR = Paraná RJ = Rio de janeiro RN = Rio Grande do Norte RO = Rondônia RR = Roraima RS = Rio Grande do Sul SC = Santa Catarina SE = Sergipe SP = São Paulo TO = Tocantins

São essas as siglas das Unidades Federais ( UF ). No texto aparecem assim: Curitiba

PR

REDAÇÃO OFICIAL É todo ato normativo e toda comunicação do Poder Público. Deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. 1. PECULIARIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL 1.1. Impessoalidade

A redação oficial deve ser isenta da interferência da individualidade. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado.

1.2. Linguagem O texto oficial requer o uso do padrão culto da língua. Padrão culto é aquele em que: a) se observam as regras da gramática formal, b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. A obrigatoriedade do uso do padrão culto na redação oficial procede do fato de que ele está acima das diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais, dos modismos vocabulares, das idiossincrasias linguísticas, permitindo, por essa razão, que se atinja a pretendida compreensão por todos os cidadãos. A linguagem técnica deve ser empregada apenas em situações que a exijam.

1.3. Formalidade As comunicações oficiais devem ser sempre formais. Não só ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento, mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez e à civilidade.

1.4. Padronização A clareza de digitação, o uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis à padronização.

1.5. Concisão A concisão é uma qualidade do texto, principalmente o do oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. A concisão é, basicamente, economia linguística. Isso não quer dizer economia de pensamento, isto é, não se devem eliminar agens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis, redundâncias, agens que nada acrescentem ao que já foi dito. Deve-se perceber a hierarquia de ideias que existe em todo texto de alguma complexidade: ideias fundamentais e ideias secundárias. Essas últimas podem esclarecer o sentido daquelas, detalhá-las, exemplificá-las; mas existem também ideias secundárias que não acrescentam informação alguma ao texto, nem têm maior relação com as fundamentais, podendo, por isso, ser dispensadas.

1.6. Clareza A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Claro é aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. A clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.

É pela correta observação dessas características que se redige com clareza. Contribuirá, ainda, a indispensável releitura de todo texto redigido. A ocorrência, em textos oficiais, de trechos obscuros e de erros gramaticais provém principalmente da falta da releitura que torna possível sua correção. A revisão atenta exige, necessariamente, tempo. A pressa com que são elaboradas certas comunicações quase sempre compromete sua clareza. Não se deve proceder à redação de um texto que não seja seguida por sua revisão. Não há assuntos urgentes, há assuntos atrasados , diz a máxima. Evite-se, pois, o atraso, com sua indesejável repercussão no redigir.

1.7. Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução e não com o pronome. Vossa Senhoria nomeará o substituto ; Vossa Excelência conhece o assunto . Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomeará seu substituto (e não Vossa ... vosso... ). O gênero gramatical dos adjetivos referidos deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Vossa Excelência está atarefado. , Vossa Senhoria deve estar satisfeito. Vossa Excelência está atarefada , Vossa Senhoria deve estar satisfeita .

O emprego dos pronomes de tratamento obedece à secular tradição. São de uso consagrado: Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo Presidente da República Vice-Presidente da República Ministros de Estado Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal Oficiais-Generais das Forças Armadas Embaixadores Secretários-Executivos de Ministérios Secretários de Estado dos Governos Estaduais Chefe da Casa Civil da Presidência da República Chefe do Gabinete de Segurança Institucional Chefe da Secretária-geral da Presidência da República Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União Prefeitos Municipais

b) do Poder Legislativo Deputados Federais e Senadores Ministros do Tribunal de Contas da União Deputados Estaduais e Distritais Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais

c) do Poder Judiciário Ministros dos Tribunais Superiores Membros de Tribunais Juízes Auditores da Justiça Militar

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República, Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justiça 70064-900

Brasília. DF

A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70165-900

Brasília. DF

A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10a Vara Cível Rua ABC, no 123 01010-000

São Paulo. SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD). A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação..

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal,

No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 12345-000

Curitiba. PR

1. Fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

2. Doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem defendido tese de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Para quem não tem o título de doutor, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Correspondelhe o vocativo: Magnífico Reitor, Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa Santidade, em comunicações dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre, Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais. Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos. 1.8. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui, óbvia de arrematar o texto, a de saudar o modelos que vinham sendo utilizados foram somente dois fechos diferentes para todas comunicação oficial:

além da finalidade destinatário. Os quinze simplificados para as modalidades de

a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente,

b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,

1.9. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua . A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para ) NOME Chefe da Secretária-geral da Presidência da República (espaço para ) NOME Ministro de Estado da Justiça

1. Para evitar equívocos, recomenda-se não deixar a em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho.

2. O PADRÃO OFÍCIO Há dois tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício e o memorando. Nos dois adota-se uma diagramação única.

2.1. Partes do documento no Padrão Ofício O ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede : Exemplos: Mem. 123/2002-MF Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília, 22 de outubro de 2008.

c) assunto: resumo do teor do documento Exemplos: Assunto: Curso de redação oficial. Assunto: Necessidade de aquisição de material.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: Tenho a honra de , Tenho o prazer de , Cumpreme informar que , empregue a forma direta;

desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Os parágrafos do texto devem ser numerados, exceto nos casos em que esses estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento não tiver sido solicitada, deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, que é encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data, origem ou signatário, e assunto de que trata), e a razão pela qual está sendo encaminhado, segundo a seguinte fórmula: Em resposta ao Aviso nº 12, de 1º de fevereiro de 2007, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº 34, de 3 de abril de 2007, do Departamento Geral de istração, que trat a da requisição do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cópia do telegrama no 12, de 10 de fevereiro de 2007, do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura, a re speito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento; em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento.

f) fecho

g) do autor da comunicação; e

h) identificação do signatário

2.2. Forma de diagramação Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poderse-ão utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas páginas pares ( margem espelho ); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos; o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo Ex.:

Of. 123 - relatório produtividade ano 2006

2.3. Ofício Definição e Finalidade Ofício é a comunicação que é expedida exclusivamente para tratar assuntos oficiais entre órgãos da istração Pública ou a particulares. Forma e Estrutura Quanto à sua forma, o ofício segue o modelo do padrão ofício, com acréscimo do vocativo, que invoca o destinatário, seguido de vírgula. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico.

2.4. Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades istrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Tratase, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Forma e Estrutura Quanto à sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de istração Ao Sr. Subchefe para Assuntos Jurídicos

2.5. Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico ( e-mail ), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo assunto do formulário de correio eletrônico deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.

Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar pedido de confirmação de recebimento.

Valor documental Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

3. EXPOSIÇÃO DE MOTIVOS Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. 4. MENSAGEM É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da istração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. 5. AVISO São atos emanados dos Ministros de Estado a respeito de assuntos afetos aos ministérios. Aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao o que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades

6. ATA É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de assembleia, sessão ou reunião. Tem valor jurídico. Características: Por ser um documento de valor jurídico, não pode haver erros. Caso haja erros constatados durante a redação, usa-se a palavra digo e, em seguida, corrija o erro. Mas se constatar erro após a redação, escreva a expressão: Em tempo : Na linha xxx, onde se lê xxx, leia-se xxx. Obs: ata só pode ser assinada depois de aprovada e feita correção se houver. - A ata é redigida por um secretário ou por um eventual, na sua falta.

ad hoc ,

- Não há parágrafos, se houver, só no primeiro. - É um texto narrativo. Partes: - Dia, mês, ano e hora da reunião por extenso. - Local e dada; - Pessoas presentes; - Pauta; Fecho: - Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a sessão. E ,para constar, eu, xxxxx, secretário, lavrei a presente ata, que após lida e aprovada, será assinada. - Nada mais havendo a tratar, o Senhor Presidente agradeceu a presença de todos e deu por encerrados os trabalhos às vinte horas .... - Esgotada a pauta, foram encerrados os trabalhos às 20 horas .....

Exemplo de ata: Aos vinte e cinco dias do mês de junho do ano de dois mil e sete, na sala dois do curso Fortium, unidade Rádio Center, Asa Norte, às oito horas e trinta minutos, reuniram-se os alunos do preparatório para concurso público e a professora Graziely para tratarem de assuntos relacionados à redação oficial. Inicialmente a professora expôs os assuntos que regem o texto ( colocar aqui as narrações do que houve na aula). Nada mais havendo a tratar, eu, Fulano de Tal, secretário, lavrei a presente ata que será assinada por mim e demais pessoas presentes. XXXXXXXXXXXXXXXX 1 2 3 7. REQUERIMENTO é o instrumento por meio do qual o signatário pede, a uma autoridade pública, algo que lhe pareça justo ou legal. Generalidades: - Pode ser feito por qualquer pessoa que tenha interesse no serviço público, seja, ou não, servidor público. - Convém que se faça o requerimento na terceira pessoa não na primeira: FULANO DE TAL, ..., requer .... Partes: Vocativo título( tratamento e nome do cargo ou função) do destinatário. Sem saudações. Ex: Senhor Delegado Regional da SE, Preâmbulo Nome do requerente ( todo em caracteres maiúsculos, de preferência), sua qualificação: nacionalidade, estado civil, idade, filiação, naturalidade, domicilio, residência. No caso de servidor inclui matricula e lotação. Obs: O número de dados sobre o requerente pode ser maior ou menor, tudo irá depender da finalidade do pedido. Texto exposição do pedido em termos claros, simples, precisos e concisos. Podem-se invocar leis, decretos e outros documentos em que se fundamenta o pedido.

Fecho: São usuais os seguintes: Nesses temos, pede deferimento Ou Nestes termos, aguarda deferimento. Ou Pode ser abreviado: N. T. P. D. Exemplo: Vocativo, NOME DO REQUERENTE, (dados pessoais e profissionais), requer dispensa no ponto com remuneração ordinária para participar de congresso... Nestes termos, Pede deferimento. Local e data



8. CIRCULAR Texto enviado a vários destinatários com um único conteúdo. Pode ser interna ou externa. Linguagem que deve ser evitada na redação oficial: No início de textos: Informamos que a senhora Graziely Aparecida de Souza assumiu o excelente cargo ( subjetivo e prolixo) Vimos informar que

No fecho: Nada mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo e colocamo-nos a inteira disposição para esclarecimentos ou Nada mais havendo para o momento, aproveitamos o ensejo para desejarlhe um feliz aniversário

RESUMINDO: CARACTERÍSTICAS E OU QUALIDADES DA REDAÇÃO OFICIAL Impessoalidade Uso de termos e expressões impessoais. O tratamento impessoal refere-se à (ao): 1. ausência de impressões individuais de quem comunica; 2. impessoalidade de quem recebe a comunicação; 3. caráter impessoal do próprio assunto tratado.

Formalidade Uso adequado de certas regras formais. A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na correspondência e no próprio enfoque dado ao assunto da comunicação. Concisão Uso de termos estritamente necessários. Texto conciso é aquele que transmite o máximo de informação com o mínimo de palavras. Clareza Uso de expressões simples e objetivas, de fácil entendimento, e utilização de frases bem construídas que evitem interpretação dúbia. Precisão Emprego de termos próprios e adequados à expressão de uma idéia. Correção Emprego de termos de acordo com as normas gramaticais. A utilização dos elementos citados resultará na objetividade, característica básica de uma comunicação técnica. Estilo A escolha dos termos e expressões que comuniquem com seriedade e imparcialidade a mensagem é fator de grande relevância. Assim, os adjetivos devem ser evitados, principalmente os flexionados no grau superlativo.

A concordância verbal relativa às formas de tratamento utilizadas (Ex.: V.Sa., V.Exa., etc.) é feita na 3ª pessoa do singular. Exemplos: V.Exa. solicitou... V.Sa. informou... O emissor da mensagem, referindo-se a si mesmo, poderá utilizar a 1ª pessoa do singular ou a 1ª pessoa do plural (o chamado plural de modéstia). Exemplos: 1. 2. 1. 2.

Comunico a V.Sa. ... Esclareço a V. Exa. ... ou Comunicamos a V.Sa. ... Cabe-nos, ainda, esclarecer a V. Exa. ...

Observação: Feita a opção pelo tratamento no singular ou pela utilização do plural de modéstia, deve-se observar a uniformidade, isto é, ou se usará apenas a 1ª pessoa do singular ou apenas a 1ª pessoa do plural. SIGLAS Salvo nos casos em que a sigla é bastante vulgarizada, ou seja, quando a instituição a que ela se refere é mais conhecida pela própria sigla do que pelo nome completo (Petrobras, SBT, etc.), o nome da instituição deve ser escrito por extenso, antes da sigla (que deve vir a seguir, entre parênteses), na primeira menção, usando-se apenas a sigla nas menções seguintes O Mercado Comum e Comunidade do Caribe (Caricom) é um bloco de cooperação econômica e política, criado em 1973, formado por catorze países e quatro territórios da região caribenha. Em 1998, Cuba foi itida como observadora do Caricom. Observações 1. No caso de a sigla não se referir a uma instituição, só se escreverá o seu significado por extenso se o contexto o exigir: O imposto foi estabelecido em 500 Ufirs. A Aids (do inglês Acquired Immunodeficiency Syndrome) é conhecida em Portugal como Sida (de Síndrome de Imunodeficiência Adquirida). 2. Não se usam aspas nem pontos de separação entre as letras que formam a sigla.

3. Com sigla empregada no plural, ite-se o uso de s (minúsculo) de plural, sem apóstrofo: os TREs (Tribunais Regionais Eleitorais), 300 UPCs, 850 Ufirs (não: *TRE s, *Ufir s). Regras para o emprego de maiúsculas e minúsculas: a. Siglas formadas por até três letras são grafadas com maiúsculas: ONU, PIS, OMC. b. Siglas formadas por quatro ou mais letras, cuja leitura seja feita letra por letra, são grafadas com maiúsculas: PMDB, INPC, INSS. c. Siglas formadas por quatro ou mais letras, que formem palavra pronunciável, são grafadas como nome próprio (apenas a primeira letra é maiúscula): Otan, Unesco, Inamps, Petrobras. d. Siglas em que haja leitura mista (parte é pronunciada pela letra e parte como palavra) são grafadas com todas as letras em maiúsculas: DNIT (Departamento Nacional de Infra-Estrutura de Transportes), MDIC (Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior), DPVAT (Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Via Terrestre), HRAN (Hospital Regional da Asa Norte). Exemplo de texto: PADRÃO-OFÍCIO:

(TIMBRE) Tipo no /ano/setor Local e data. A Sua Excelência o Senhor Deputado [Nome] Câmara dos Deputados 70.160-900

Brasília

DF

Assunto: Resumo do teor do texto Vocativo, 2,5 cm 1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão amparadas pelo procedimento i strativo de demarcação de terras indígenas instituído pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 19 91 (cópia anexa).

2. Em sua comunicação, Vossa Excelência ressalva a necessidade de que na definição e demarcação das terras indígenas fossem levadas em consideração as característ sócio-econômicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcação de terras indígenas deverá ser precedida de estudos e levantamentos técnicos que atendam ao disposto no art. 231, § 1o, da Constituição Federal. Os estudos deverão incluir os aspectos etno-históricos, sociológicos , cartográficos e fundiários. O exame deste último aspecto deverá ser feito conjuntamente com o órgão federal ou estadual competente. 4. Os órgãos públicos federais, estaduais e municipais deverão encaminhar as informações que julgarem pertinentes sobre a área em estudo. É igualmente assegurada a manifestação de entidades representativas da sociedade civil. 5. Os estudos técnicos elaborados pelo órgão federal de proteção ao índio serão publicados juntamente com as informações recebidas dos órgãos públicos e das entidades civ is acima mencionadas.

Respeitosamente, Fulano de Tal Secretário do Conselho

Relações Humanas no Trabalho

I - O INDIVÍDUO Sendo o grupo composto de indivíduos, é evidente que o seu êxito depende, estreitamente, das atitudes dos indivíduos que o compõe.

São várias as condições pessoais necessárias ao indivíduo, a fim de que o Grupo venha a ter êxito na sua produção.

1) A SIMPATIA: Os fatores que levam dois indivíduos a se simpatizarem são ainda pouco conhecidos.

Segundo alguns, eles dependem do ponto de vista pelo qual se encara a pessoa.

Assim, uma senhora pode ser antipática a um pintor porque é feia, mas, pode ser considerada simpática a um pianista porque ambos gostam das mesmas músicas.

Para alguns psicólogos, as nossas simpatias antipatias estão guiadas, inconscientemente, por amigos e parentes parecidos com as pessoas com as quais se formou o sentimento.

O fato é que a simpatia existe e, por conseguinte, precisa ser considerada como uma das condições individuais indispensáveis ao trabalho coletivo.

2) PREPARO DO INDIVÍDUO: Há vários pontos de vista a considerar para que os indivíduos tenham êxito no trabalho em equipe:

1. Ponto de vista linguístico:

É necessário o perfeito entendimento entre os indivíduos, principalmente em se tratando de trabalho intelectual, esclarecendo-se então as palavras sobre o seu real significado ou a ainda a terminologia mais utilizada no serviço. Desentendimentos graves têm surgido entre indivíduos que, em demoradas discussões, deram significados diferentes à mesma palavra ou termo.

2. Ponto de Vista psicossocial: As pessoas integrantes do grupo devem estar conscientes das principais dificuldades sociais que podem surgir durante o trabalho e, principalmente, saber superar as frustrações provenientes do atrito das tendências ou instintos dos componentes dos grupos. Devem conhecer-se suficientemente, de maneira que não provoquem problemas originários do temperamento ou dos próprios complexos. Evitar discussões em plano pessoal, excluindo expressões tais como: "eu acho que", "na minha opinião", "de acordo com a minha experiência", etc.

3. Ponto de vista econômico-istrativo: Antes de iniciar qualquer trabalho de equipe devem ser esclarecidos e combinados entre os membros do grupo, ou com a direção, conforme o caso, os seguintes pontos: 1. repartição das responsabilidades e hierarquia; 2. condições econômicas do trabalho (salário, regalias, etc.)

3) O INTERESSE PELA ATIVIDADE DO GRUPO: A produção dos indivíduos está estreitamente ligada ao INTERESSE que têm pelo trabalho e os objetivos do grupo. Na origem destes interesses podem existir MOTIVOS diferentes, tais como:

1. A necessidade de contato social e o desejo de servir ou de ser agradável a outrem. Este último tipo é o que encontra maiores motivos de satisfação no trabalho em coletividade.

2. O desejo de ser irado e aprovado pelo grupo dificilmente compatível com o espírito de cooperação necessário nas relações humanas. Este, em geral, é individualista.

3. O desejo de posse, de ganhar dinheiro, que leva os indivíduos a formar sociedade cujo único objetivo é o lucro.

4. A necessidade de atividade e de realização que leva os indivíduos a promoverem reformas e tomarem iniciativas.

5. O instinto sexual capaz de estimular os indivíduos para enfrentarem as difíceis situações e resolverem os mais sérios problemas, como também para criar embaraços e situações perigosas.

6. O instinto de conservação, de sobrevivência, que se encontra na formação dos grupos, e existe, ainda hoje, em muitos casos.

7. O instinto maternal leva muitas mulheres que não puderam Ter filhos a fazer parte de patronatos, clubes de assistência à infância ou, a cuidar pessoas com carinho especial.

8. O instinto combativo pode levar, por exemplo, à formação de grupos de indivíduos com o único fim de lutar contra os outros. É "socializado" nas equipes esportivas (futebol, etc.) e em certos grupos profissionais (polícia, exército, etc.)

9. Os "metamotivos" ou "motivos transpessoais" são talvez os mais poderosos e no entanto os mais ignorados. Trata-se dos grandes ideais da humanidade contidos em valores tais como: Verdade, Justiça, Beleza, Integridade, Simplicidade, Totalidade, Alegria, Perfeição, Honestidade, Transcendência, Paz, Amor.

Observa-se, por exemplo, que filmes ou peças de teatro que contêm estes valores no seu script são justamente os que alcançam recordes de bilheteria. Assim também as organizações que cultivam estes valores em relação ao público interno e externo são as que maior êxito conseguem: os dirigentes que os cultivam em si mesmos são os mais seguidos; os funcionários ou empregados que deles vivem imbuídos jamais são dispensados, pois fazem do seu trabalho uma verdadeira missão, vivem em paz e transmitem esta paz aos outros.

É claro que estes valores têm que ser aplicados com sinceridade absoluta; se forem apenas objetos de representação, máscara para manipulação das pessoas, um dia ou outro serão descobertos. Mais do que nunca se aplica neste caso a famosa afirmação de Bernard Shaw: "Podes enganar a um todo o tempo; podes enganar a alguns, algum tempo; mas não podes enganar a todos, todo o tempo".

Temos, desenvolvidos dentro de nós, todos estes instintos, ou tendências, ou vários deles, dosados harmonicamente ou com predominância de algum, de acordo com o temperamento individual e a educação recebida. Neles está fixada a razão de nossa atividade diária, dela podendo originar-se trabalho construtivo ou destrutivo.

Um indivíduo, por exemplo, pode fazer parte de uma equipe de

policiais, levado pelo prestígio do uniforme ou por ter ocasiões de entrar em combate, ou então para ver seu nome citado no jornal.

Uma enfermeira se interessará pela sua profissão, ou para ganhar dinheiro, ou pelo desejo de se casar com um médico, ou pelo instinto maternal, ou pelo prestígio que oferece a profissão, ou por necessidade de contato social, ou ainda por interesse em combater certo de tipo de doença.

Num trabalho social, estes instintos, quando mal aproveitados, podem desintegrar a própria equipe. A ambição, aliada a forte instinto combativo, arrisca a criar rivalidades prejudiciais, no caso de dois indivíduos pretenderem disputar o mesmo cargo. Diferentes mulheres, trabalhando sob a direção do mesmo chefe, podem, consciente ou inconscientemente, vir a se odiar, tendo o ciúme por origem, travando luta velada entre si, procurando cada uma se aproximar o mais possível do chefe.

Os componentes de qualquer equipe de trabalho devem ter em mente que, atrás dos contatos entre indivíduos, se enfrentam INSTINTOS muito potentes, primitivos como os do tempo dos trogloditas, mas que podem hoje em dia, quando inteligentemente canalizados, tornar harmonioso o trabalho em grupo, e, por conseguinte, produtivo.

Quando prejudicado o trabalho em equipe, baixa o rendimento até parar a produção.

Cabe ao líder reconhecer, harmonizar e aproveitar esses instintos, a fim de que o rendimento do grupo seja o máximo, graças à criação de ambiente de amizade, de ajuda recíproca e de compreensão mútua.

Por este fato, o líder, dentre os indivíduos componentes da equipe, é especial.

4) "OS 10 MANDAMENTOS de UM MEMBRO de GRUPO": I

II

Respeitar o próximo como ser humano;

Evitar cortar a palavra a quem fala, espere sua vez;

III Controlar as suas reações agressivas, evitando ser indelicado ou irônico;

IV Evitar o "pular" por cima de seu chefe imediato, quando o fizer dar uma explicação;

V Procurar conhecer melhor os membros de seu grupo, a fim de compreendê-los e de se adaptar à personalidade de cada um;

VI Evitar o tomar a responsabilidade atribuída a outro, a não ser a pedido deste ou em caso de emergência;

VII

VIII

Procurar a causa das suas antipatias, a fim de vencê-las;

Estar sempre sorridente;

IX Procurar definir bem o sentido das palavras no caso de discussões em grupo, para evitar mal-entendidos;

X Ser modesto nas discussões, pensar que talvez o outro tenha razão e, se não, procurar compreender lhe as razões.

II - COMO PARTICIPAR de UM GRUPO de TRABALHO Viver com os outros nem sempre é coisa fácil. Mais difícil, ainda, é trabalhar com pessoas estranhas, em contato quase diário, sobretudo quando não estamos preparados para isto. Na maioria das vezes, os jovens recém-saídos das escolas ingressam no ambiente de trabalho, seja no escritório ou na usina, sem que lhes fosse informado sobre como se conduzirem com os colegas. Que fazer quando chega um novo colega? Que deve fazer o novo trabalhador para se tornar logo amigo de todos? Como ser promovido? Em caso de briga, divergência, que fazer e como evitar conflitos? São estes e outros problemas que iremos tratar a seguir.

1) Conheça a sua empresa: Conheça seu regulamento e as funções desenvolvidas por cada uma das pessoas.

2) Conheça os seus chefes: Não basta somente estar ciente da função de cada uma das pessoas da empresa, indispensável conhecer-se o temperamento de cada um, principalmente de seu chefe.

3) Conheça os seus colegas: O mesmo acontece com os colegas, nada como conhecê-los para compreendê-los e ser mais tolerante quando, um dia ou outro, se mostram diferentes do costume. Nunca devemos esquecer que a vida de nossos colegas, como a nossa também não se limita só ao trabalho. Estamos influenciados na conduta diária pelos parentes, pela esposa ou marido, pelas crianças, pela temperatura, pela nossa saúde, pelos nossos problemas econômicos, etc. O "mau humor" tem sempre uma razão. Muitas pessoas quando encontram um colega mal-humorado, quase sempre pensam que foram a causa desse mau humor, mas, na realidade, não tiveram nenhuma relação com esse estado de espírito; quantas inimizades se formaram assim! Há, também, os com tendência de emprestar aos outras intenções que nunca tiveram.

4) Conheça a si mesmo: Antes de culparmos os outros, numa situação de conflito, é recomendável analisar-se com o cuidado necessário, a fim de verificar se a causa do atrito não provém de nosso próprio temperamento ou da nossa formação. [Acusar outrem de coisas que não fez, é sinal de uma natureza desconfiada; quem possui esta característica e sabe reconhecê-la, deverá desconfiar, antes de

tudo, de si mesmo.]

O mais difícil é justamente conhecer a si mesmo; para isto é indispensável muita sinceridade, pois temos a tendência a só procurar nossas qualidades e estarmos convencidos de que os outros é que erram; quantas vezes vemos a palha no olho do vizinho, mas não enxergamos o tijolo que está no nosso! Por que estou sentindo isto ? Por que estou agindo assim? Por que não gosto de João ou de Pedro? Por que estou aborrecido hoje ? É respondendo a estas perguntas com sinceridade e franqueza, que

podemos evitar muitos problemas para nós mesmos e para os outros. Este reconhecimento de si mesmo abrange vários aspectos de nossa Personalidade: a) A nossa capacidade intelectual; b) A nossa cultura; c) As nossas aspirações; d) Os nossos interesses; e) O nosso temperamento e o nosso caráter;

5) Como ser promovido: Nada melhor, para o progresso de nossa vida profissional, que fazermos a autocrítica de nós mesmos. Quando isto ocorre, e a empresa em que trabalhamos está bem organizada e o empregado colocado de acordo com suas aptidões e interesses, então o entusiasmo e a eficiência são maiores, dando margem, assim, para que os mestres ou diretores deem todas as oportunidades de melhoria salarial ou promoção na hierarquia. Também é estudando e esforçando-nos que conseguimos vencer na vida.

6) Como participar de uma reunião: Muitos chefes ou mestres, a fim de permitir a cada um de seus empregados emitirem opiniões sobre o trabalho da semana ou da quinzena ada, ou mesmo resolver melhor os problemas de trabalho, reúnem, periodicamente, os seus empregados. Saber participar de uma reunião, não é coisa tão fácil como parece à primeira vista.

A seguir, será citada a adaptação feita por José Arthur Rios de sugestões do Departamento da Agricultura dos EUA, para os membros de um grupo de discussões: a) Fale francamente; b) Ouça cuidadosamente o que os outros dizem; c) Fique sentado durante todo o tempo; d) Nunca interrompa quem estiver com a palavra; e) Não monopolize a discussão; f) Não fuja da discussão; g) Se discorda de alguma coisa, diga; h) Não deixe sua observação para depois;

i) Traga perguntas para a reunião; j) Leve os problemas do grupo para casa.

7) Saber calar e saber falar: A linguagem é a arma mais poderosa e mais eficiente que o homem possui. Uma palavra pode agradar ferir, convencer, estimular, entristecer, instruir, enganar, louvar, criticar ou aborrecer as pessoas a quem for dirigida. Pela sua importância, convém cercála de todos os cuidados possíveis. A palavra é de prata, o silêncio é de ouro, diz um provérbio. Igualmente, ou mais importante, ainda, é saber quando ficar calado.

8) O controle de si mesmo: O controle de si mesmo é difícil inicialmente, mas, aos poucos, se torna um hábito, muito útil para melhorarmos as relações humanas. (Pierre Weil)

Organização do trabalho: prioridades e rotinas de trabalho

Organização

CONCEITOS:

A organização de trabalho nasceu com o homem. Quando dois homens ou mais, se agrupam e se associam, surge a organização, a divisão do trabalho, as atribuições de cada um, a necessidade de controle.

Nas sociedades complexas, o homem, em todas etapas de sua vida, desde o nascimento até a morte, depende das organizações. É controlado por elas onde a a maior parte de seu tempo. Vários autores conceituam organização dentro da visão individual.

Para Henry Dutian a organização é a arte de empregar eficientemente todos os recursos disponíveis afim de alcançar um determinado objetivo.

Para James Mooney a organização é a forma que assume toda associação humana para alcançar um objetivo comum.

1.1

Racionalização

Alguns autores substituem o termo organização por racionalização do trabalho. A racionalização é apenas um processo mental básico presente nas fases da organização e da istração.

Jules Moch assim define: A racionalização constitui um esforço sistemático tendo por fim a melhor utilização dos recursos humanos e naturais .

A organização internacional do trabalho define: A racionalização é um esforço sistemático para obter o máximo rendimento dos recursos em forças de trabalho e em materiais, investido nas diferentes atividades econômicas.

A racionalização é um método de ação tendo por lei básica a lei do menor esforço.

2

Departamentalização

A departamentalização é uma característica típica das grandes organizações. Ela é diretamente relacionada com o tamanho da organização e com a natureza das organizações.

2.1

Tipos de departamentalização

A departamentalização reflete e enfatiza o ponto de vista com que alguns autores clássicos abordaram a organização. Para esses autores, o procedimento de departamentalização envolve duas etapas:

1. Identificação de todas as atividades inerentes à organização; 2. A combinação e o agrupamento destas atividades em departamentos específicos.

Exemplo:

1)

Presidente

Diretor Diretor Diretor Diretor Diretor Vendas Produção Tesoureiro RH Filial

2)

Gerente Vendas

Divulgação Assistência Concorrências

Filial Filial A B

1. POR QUÊ A DEPARTAMENTALIZAÇÃO ?

É o processo de formação de grupos especializados de pessoas que desempenham atividades correlatas e a sua colocação sob a direção de es ou ainda o processo de reunir as atividades em grupos para fins istrativos.

Observações: Este processo ocorre em todos os níveis da empresa.

2. CAUSAS DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Uma vez que nenhuma pessoa pode istrar um número ilimitado de subordinados, torna-se necessário agrupar as atividades numa formação homogênea. (amplitude istrativa)

3. QUAL A FINALIDADE DE UMA ORGANIZAÇÃO E DE SUAS UNIDADES ?

Desempenhar tarefas que são combinadas em atividades. As atividades são, agrupadas em áreas semelhantes para formar departamentos.

Nota: A maneira pela qual as atividades e tarefas são agrupadas em departamentos deve refletir o padrão que melhor contribui para atingir os objetivos da organização.

2.2 - Padrões de agrupamento

2.2.1

Agrupamento por produto ou serviço

São aqueles que estão diretamente relacionados com um serviço ou produto.

Envolvem conhecimentos especializados sobre produtos, como também promovem a coordenação das atividades que com eles se relacionam, como as atividades de compras, produção, armazenagem, vendas, etc.

Exemplo: Diretório

Divisão Divisão Divisão Farmacêutica Veterinária Química

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Analgésicos Antibióticos Xaropes Pigmentos Inseticidas Fosfatos

Departamento Departamento Vacinas Medicamentos

2.2.2

Agrupamento por localização

Surge da necessidade de agrupar atividades amplamente diversas, canalizando-as para uma istração local.

Exemplo: A divisão em zona de vendas adotada por uma companhia que distribui seus produtos em vários estados.

Obs.: Este padrão de agrupamento exige um conhecimento íntimo da istração quanto as condições locais.

Exemplo:

Divisão De Operações

Região Região Região Centro Norte Sul

Agência Agência Agência Agência Brasília Belo Horizonte São Paulo P.Alegre

Agência Agência Recife Belém

2.2.3

Agrupamento por período de tempo

Ocorre quando em certas empresas as operações diárias excedem em muito o horário de normal trabalho de um indivíduo acrescentandose por vezes um segundo turno.

Exemplo: As companhias de utilidades públicas, os restaurantes, as indústrias de processo contínuo, os centros de processamento de dados, etc.

Exemplo:

Unidade X

1° Turno 2° Turno 3° Turno

2.2.4

Agrupamento por cliente

Diz respeito aos consumidores, usuários ou clientes que se utilizam dos serviços ou prestam serviços.

Este estilo de agrupamento leva em conta certas características dos personagens, tais como: idade, sexo, nível socioeconômico, hábitos de compra, etc. Utilizem uma estratégia centrada na figura do cliente.

Exemplo: Empresas essencialmente comerciais, escritórios de corretagem, serviços da istração pública (imigrantes, veteranos, índios, crianças, agricultores e pequenos comerciantes).

Obs.: Esta modalidade de agrupamento exige conhecimentos especializados e detalhados, na coordenação de atividades relativas aos clientes.

Exemplo:

Divisão Vendas

Departamento Departamento Departamento Feminino Masculino Infantil

Seção Seção Seção Seção Seção Perfumaria Lingerie Modas Roupas Brinquedos

Seção Seção Roupas Calçados

2.2.5

Agrupamento por processo

Ocorre quando alocamos em um mesmo departamento pessoas que utilizam determinado tipo de equipamento ou fazem parte de uma sequência do processo produtivo ou operacional de uma indústria.

Obs.: É característica dos níveis mais baixos da estrutura organizacional das áreas produtivas ou de operações das empresas industriais.

Exemplo:

Departamento de Fiação

Seção Seção Seção Seção Mat.Prima de Lavagem Cardagem de Espulas

2.2.6

Agrupamento por projetos

É característico de empresas de grande parte que produzem produtos que envolvam grandes concentrações de recursos e prolongado tempo para sua produção.

Exemplo: Estaleiros navais, obra de construção civil ou industrial.

Exemplo:

Gerente de Projeto

Engenheiro Encarregado Engenheiro Contador Chefe de Projetos de Compras de Controle do Projeto de Execução do Projeto

Conclusão: Não se pode definir o padrão ideal, pois cada organização tem suas tomadas de decisões antecipadas. A maior parte das organizações adota um padrão misto, ou seja, agrupa da maneira que lhe foi mais conveniente.

2.3

Critérios básicos de processo de departamentalização

Existem dois critérios básicos:

1. Por divisão de trabalho. 2. Por agrupamento de atividades homogêneas.

3

Estruturas

3.1

Conceito

É o arranjo dos elementos constitutivos de uma organização, representando:

3. Um conjunto de órgãos / funções; 4. Suas relações de interdependência; 5. A via hierárquica.

3.2

Representação

A estrutura é representada de forma gráfica e abreviada, pelo organograma.

Organograma empresa.

3.3

é a representação gráfica da estrutura de uma

Tipos de organograma

É clássico, circular, barra, vertical, setorial ou radial.

Exemplo:

Clássico Circular

A

C1 C3 B A1 B A B1

C1 C2 A2 C2 C4

A3

Barra

A

B C1

C2

3.4

Técnicas de montagem

1. Manter a maior simplicidade. 2. Evitar o cruzamento de linhas. 3. No primeiro nível deverá figurar os órgãos deliberativos (todos). 4. No segundo nível deverá figurar os órgãos executivos. 5. No terceiro nível deverá figurar os órgãos técnicos. 6. No quarto nível deverá figurar os órgãos operacionais.

Hierarquia

quem está subordinado a quem.

Órgãos de linha são os órgãos pelos quais a empresa atinge seus objetivos (são os órgãos de produção).

Órgãos de staff são órgãos de assessoramento que orientam e aconselham os órgãos de linha. São puramente especializados (departamento financeiro, engenharia industrial, etc.).

3.5 Processo prático para se projetar estruturas organizacionais 1. 2. 3. 4. 5.

Definição dos objetivos da empresa / órgãos internos. Identificação dos pontos críticos. Montar estruturas alternativas. Testar as opções quanto as vantagens. Optar pela solução que utilize os objetivos.

3.6

Tipos de estruturas

3.6.1

Estrutura linear

I - Características 6. 7. 8. 9.

Direção singular : um só chefe em cada órgão. A chefia é fonte exclusiva de autoridade. As ordens e informações seguem pela via hierárquica. Os empregados recebem ordem de um só chefe imediato.

II - Vantagens 10. Aplicação simples.

11. 12. 13. 14. 15.

III 16. 17. 18. 19.

IV

Fácil transmissão de ordens e recebimento de informações. Definição clara dos deveres e responsabilidade. Decisões rápidas. Fácil manutenção da disciplina. Baixo custo de istração.

Desvantagens Organização rígida. Não favorece a especialização. Sobre carregar a direção. Exigir chefes excepcionais, tornando difícil a substituição.

Aplicações

20. Organizações de pequeno e médio porte. 21. Organizações militares e religiosas. 22. Níveis mais baixos das organizações complexas.

Exemplo:

Diretor

Supervisor Supervisor

Operador Operador Máq. A Máq. B

3.6.2

Organização linha-staff

I - Características Os dirigentes, em quaisquer níveis, podem dispor, segundo suas necessidades de um órgão de estudos, pesquisas, informações, sugestões, planejamento e coordenação, etc. Estes órgãos são denominados staff e tem a finalidade de prestar assessoramento, exercendo somente a autoridade das ideias.

II

Vantagens

23. Facilitar a participação de especialistas em qualquer ponto da via hierárquica. 24. Tornar a organização mais facilmente adaptável às necessidades. 25. Favorecer a execução dos trabalhos dos órgãos de linha. 26. Utilizar em maior grau a divisão do trabalho.

III

Desvantagens

27. Exigir, por parte do executivo, hábil coordenação das orientações emanadas do staff. 28. Sugestões, às vezes, se confunde com as ordens, ou podem

entrar em conflito com estas. 29. O staff tende a usurpar (tirar, roubar) autoridade dos chefes de linha. 30. Os órgãos de linha reagem contra as sugestões de staff.

IV

Aplicações

31. Organização de porte médio de caracter técnicos-científicas. 32. Níveis intermediários das organizações complexa.

Exemplo:

Presidente

STAFF

Diretor Diretor Diretor de Operações Financeiro de Planejamento

3.6.3

Organização ou estrutura colegiada

I - Características 33. Direção plural ou colegiada : a tomada de decisões pertence ao grupo. 34. A responsabilidade da execução é impessoal. 35. Situa-se em nível hierárquico superior. 36. Embora as ordens partam de um colegiado, os empregados se reportam à um único chefe. 37. Denominações características : junta, comissão, conselho, tribunal, diretoria, etc.

II

Vantagens

38. Julgamento impessoal. 39. Pontos-de-vista mais gerais. 40. Facilita a participação de especialistas. 41. Melhoria na manipulação dos processos políticos : conselho istrativo e diretoria executiva.

III

Desvantagens

42. Responsabilidade mais diluída. 43. Decisões mais demoradas. 44. Dificuldades ou falta de segurança.

IV

Aplicações

Cúpula das organizações complexas. Decisões de matérias controvertidas (tribunais).

Exemplo :

Direção Geral Conselho de istração

Comissão Comissão Consultiva RH

Diretoria Executiva

Assessoria Assessoria

3.6.4

Organização ou estrutura funcional

I - Características A principal característica deste tipo de agrupamento é a natureza das atividades dos trabalho. Cada empregado pode receber simultaneamente ordens de mais de um supervisor. Ela dá ênfase à técnica e à especialização.

II

Vantagens

45. Promover a especialização e o aperfeiçoamento. 46. Possibilitar melhores salários e maior rendimento.

47. Promover a cooperação e o trabalho em equipe. 48. Tornar a organização da produção bem mais flexível. 49. É mais econômico à médio e longo prazo.

III 50. 51. 52. 53.

IV

Desvantagens Difícil aplicação exigindo grande habilidade gerencial. Exige maior cuidado no processo de coordenação. Difícil manutenção da disciplina. Elevado custo de implantação.

Aplicações

Organizações de natureza industrial, especialmente em linhas de produção e montagem.

3.6.5

Organização ou estrutura divisional

I - Características A estrutura divisional é caracterizada por várias atividades mas vinculadas a um objetivo comum, ou melhor específico dentro da unidade organizacional, geralmente denominada divisão de produção. Esta divisão pode ser constituída como uma verdadeira empresa no plano gerencial, como um autêntico centro de lucro, devendo seus dirigentes dispor dos recursos indispensáveis ao pleno atendimento das responsabilidades que lhes são conferidas pela direção superior da empresa.

II

Justificativas

54. É um excelente instrumento de descentralização operacional. 55. As empresas norte-americanas adotam profit-center (centro de lucro) englobando estrategicamente a ideia de divisionalização e da descentralização operacional controlada, sendo o gerente divisional inteiramente responsável pelos resultados da unidade. 56. Cada estrutura divisional deve ser auto suficiente devendo gozar de ampla competência, para conceber, desenvolver, produzir e distribuir o respectivo produto, assim como, se for o caso, comprar sua matéria prima, contratar seu pessoal e outras atividades correlatas. 57. O gerente divisional, dentro do conceito de profitcenter , é inteiramente responsável pelos resultados de sua unidade.

III

Tipos de estrutura

divisional

58. Por produto. 59. Por área geográfica. 60. Por função.

Exemplo : General Eletric Company

Conselho de istração

Grupo de Grupo de Grupos de Grupo Grupo de Astronomia Produtos de Aplicação de Industrial Serviços Consumo Eletricidade

Divisão de Eletrônica

Divisão de Propulsores

Conselho 3.6.6

Organizações ou estruturas com base em função

I - Características 61. Sua base é exclusivamente a função. 62. Cada departamento desenvolve uma única função. 63. Dá ênfase na técnica e no processo de trabalho (especialização). 64. Objetivo permanente. Longo prazo. Rotinizada.

II 65. 66. 67. 68. 69. 70.

III

Vantagens Solidificação da especialização. Flexibilidade no uso da mão de obra. Uniformidade em normas e procedimentos. Centralização de recursos similares à cada função. Conhecimentos são transferidos de um projeto para outro. Perspectiva de carreira para profissionais.

Desvantagens

71. Surgimento de conflitos pela disputa de recursos. 72. Ênfase na especialidade em detrimento de projetos e produtos. 73. Do ponto de vista de projetos a organização é considerada inflexível e pouco eficiente. 74. Pode gerar no corpo de profissionais falta de motivação.

Exemplo :

Direção Geral

Diretoria Executiva

Vice Presidente Vice Presidente Técnico istrativo

Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Departamento Engenharia Produção Pesquisa e R.H. Informática O&M Desenvolvimento

3.6.7

I

Organização por projeto

Pressupostos ou Características

75. Estão engajados em planejar e construir grandes fábricas ou maquinaria pesada segundo especificações de clientes. 76. Dependem das inovações dos produtos dado que os fabricados se tornam obsoletos em pouco tempo. 77. Os produtos projetados são tecnicamente complexos, demandando uma grande dose de trabalho de desenvolvimento que deve ser feito por um certo número de especialistas e técnicos. 78. Os produtos / projetos devem ser desenvolvidos dentro de rígidos cronogramas, para satisfazer as especificações dos clientes ou a procura do mercado.

II

Outras Características

79. Unidimensionais. Cada unidade da organização está voltada para o desenvolvimento de um único projeto, sob uma única gerencia. 80. A base da estrutura é o projeto, desenvolvido segundo especificações dos clientes. 81. Objetivos e prazos bem definidos. 82. Prazo relativamente curto, sendo, portanto estrutura de natureza temporária. 83. Depende de inovações do produto que se torna obsoleto em pouco tempo. 84. A sua departamentalização interna é funcional.

III

Vantagens

85. Unidade de direção, voltada para o objetivo único que é o desenvolvimento do projeto. 86. Desenvolvimento do espírito de corpo, através da identificação com o projeto. 87. O gerente controla todos os recursos de que necessita para desenvolver o projeto.

IV

Desvantagens da estrutura

88. Não é bem aceita pela organização permanente devido ao seu caráter temporário. 89. Os meios são duplicados porque cada projeto existe uma subestrutura funcional. 90. Os recursos são utilizados sem eficácia. 91. Insegurança no emprego, quando do término do projeto.

Diretoria Executiva Vice presidente Projeto

B

Vice presidente Projeto

A

Vice presidente Marketing

Vice presidente Engenharia

Vice presidente Produção

Vice presidente Serviços

Grupo de engenharia de sistema Grupo de planejamento e controle da produção e do produto

Direção Geral Conselho de istração

Comissão Comissão Consultiva Salários

Comissão Comissão Técnica Finanças

Pesquisa e Assessoria e Desenvolvimento Planejamento

Supervisão Supervisão Supervisão Supervisão

Engenharia de Produção Marketing de Finanças

3.6.8

Estrutura Matricial

I - Características 92. É uma excelente alternativa principalmente para as organizações que desenvolvem projetos. 93. Multidimensional, por se utilizar de características de estruturas permanentes, por função e por projeto. 94. É permanente, sendo temporário apenas os grupos de cada projeto. 95. Proporciona a empresa condição de flexibilidade e de funcionalidade adequada para atender as mudanças ambientais.

96. Combina a estrutura hierárquica, vertical, tradicional, com uma estrutura superposta horizontal de coordenadores de projetos. A estrutura matricial é uma solução mista em que normalmente se combinam a estrutura com base em função e projetos.

II - Vantagens 97. Equilíbrio de objetivos tanto pela atenção dispensadas às áreas funcionais quanto às coordenações de projetos. 98. Grande flexibilidade para enfrentar ambientes organizacionais de alta complexidade envolvendo riscos, incertezas e conflitos. 99. Visão dos objetivos dos projetos através das coordenações. 100. Desenvolvimento de um forte e coeso trabalho de equipe que se identificam com as metas dos projetos. 101. A utilização de mão de obra pode ser flexível, porque se mantém uma reserva de especialistas nas estruturas permanentes. 102. O conhecimento e a experiência podem ser transferidos de um projeto para outro.

III - Desvantagens 103. Sub utilização de recursos, com objetivo de se obter a cobertura completa dos projetos, gerando insucesso na obtenção de economias. 104. O homem do meio geralmente trabalha para dois chefes : verticalmente se reporta ao seu gerente funcional e, horizontalmente ao coordenador de projetos, ficando em posição incômoda em caso de conflito. 105. O gerente funcional julga que o coordenador de projeto interfere em seu território e esse por sua vez julga que tem pouca autoridade nas áreas funcionais.

Para se minimizar estes problemas devem ser bem definidas as áreas de cada gerente.

Gerente de Projetos: 106. Atividade gerencial de direção e avaliação do projeto. 107. Planejamento, proposição e implementação da política de gerência do projeto. 108. Assegurar a compatibilidade de projeto com os compromissos da organização.

Gerentes Funcionais 109. Manter as tarefas dentro do cronograma e do orçamento. 110. Estabelecer a política funcional, e as normas de procedimento. 111. Selecionar elementos de direção devidamente capacitados.

112. Manter a qualidade técnica dos serviços prestados por seus órgãos.

Vice Presidente de Serviços Vice Presidente de Produção Vice Presidente de Finanças Vice Presidente de Engenharia Vice Presidente de Projetos Supervisor de Serviços

Supervisor de Produção

Supervisor de Finanças

Supervisor de Engenharia Projeto A Projeto B

Projeto C

Diretoria Executiva

Assessoria Assessoria Pesquisa e Planejamento desenvolvimento

3.7

Tipo de estrutura segundo a ambiência das organizacionais

Mercado Governo Mão de Obra Concorrência Consumidor

Fornecedores Empresa Comunidade

Sistema Sindicatos Tecnologia Financeiro

CARACTERÍSTICAS ESTRUTURA POR ORGANIZACIONAIS FUNÇÃO PRODUTO MATRIZ PROJETO Ambiente Estável Relativa instabilidade Instável Muito Estável Incerteza Baixa Média Alta Muito Alta Complexidade Baixa Média Alta Muito Alta Diferenciação Baixa Alta Alta Média

Dimensão Pequena Média Média Grande Tecnologia Tradicional Complexa Muito Complexa Nova Duração Curta Média Média Longa Cliente Diversos Diversos Médio Único Importância Pequena Média Elevada Muito Elevada Tempos Críticos Baixo Médio Relativamente Elevado

Elevadíssimo Natureza da Estrutura Permanente Permanente Mista Temporária

4.0 - Produtividade

113. Competitividade = Produtividade + Qualidade + Inovação 114. Produtividade pode significar :

4.1

Eficiência é função do recurso

Produtividade = Produção (P) Recurso (R)

4.2

Eficácia é função do resultado

Produtividade = Produção (P) Resultado (Re)

4.3

Efetividade é o somatório da eficácia e eficiência

Produtividade = Produção Recurso + Resultado

Nota : Na crise, a istração deverá ser ágil, criativa e flexível.

4.4 - Produtividade

Definições da European Productivity Agency Japan Productivity Center

Produtividade é, acima de tudo, uma questão de atitude.

É a mentalidade de progresso, da constante melhoria daquilo que existe.

É a certeza de ser capaz de fazer hoje melhor do que ontem e amanhã melhor que hoje.

É a vontade de melhorar a situação presente, não importa quão boa possa aparecer ou realmente ser.

É a constante adaptação da vida econômica e social às mudanças de condições.

É o esforço continuado de aplicar novas técnicas e novos métodos.

É a fé no progresso e na competência do homem.

5

O que é um cliente ?

115. O cliente é a pessoa mais importante em qualquer tipo de negócio. 116. O cliente não depende de nós, nós é que dependemos dele. 117. O cliente não interrompe o nosso trabalho. Ele é o propósito do nosso trabalho. 118. O cliente nos faz um favor quando entra. Nós não estamos lhe fazendo um favor esperando por ele. 119. O cliente é uma parte essencial do nosso negócio e não uma parte descartável. 120. O cliente não significa só dinheiro na caixa registradora. É um ser humano com sentimentos que precisa ser tratado com todo respeito. 121. O cliente merece toda atenção e cortesia possível.

122. Ele é o sangue de qualquer negócio. É ele que paga o seu salário. 123. Sem o cliente você fecharia as suas portas. 124. Nunca se esqueça disso. Autor desconhecido

6

Desenvolvimento da função controle

É uma função do processo istrativo que mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações com a finalidade de alimentar um processo decisório de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou simplesmente interferir em funções do processo istrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos.

É sinônimo de istração e gerência e tem como objetivo final a informação.

6.1

Conceitos básicos

O papel da função é basicamente acompanhar o desempenho dos sistemas de informações, da estrutura organizacional, das rotinas e dos procedimentos istrativos, através da comparação entre situações alcançadas e previstas. Esta avaliação é destinada à assegurar que o desempenho real possibilite o alcance dos padrões que foram anteriormente estabelecidos. 20/06/97

6.2 - Adequação

O sistema deverá permitir :

125. Constante e efetiva avaliação da estrutura organizacional. 126. Constante e efetiva avaliação das normas e procedimentos. 127. Verificar se o nível de avaliação está adequado ao processo. 128. Verificar se há todos os dados e informações necessários ao controle. 129. Verificar se os formulários atendam a real conceituação e aplicação dos sistemas istrativos.

6.3

Finalidades do controle

130. Identificar: problemas, falhas e erros que se transformam em desvio do planejamento. A identificação tem a finalidade de corrigi-los e evitar sua reincidência. 131. Fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível, próximo dos resultados e possibilitem o alcance dos objetivos previamente estabelecidos. 132. Fazer com que a empresa trabalhe da forma mais adequada possível. 133. Proporcionar informações gerenciais periódica para que seja rápida a intervenção no desempenho do processo.

A partir daí a função controle poderá ser utilizada como instrumento gerencial para: 134. Alterar funções istrativa de planejamento, organização e direção quando necessários. 135. Projetar os ativos da empresa (financeiro, tecnológico e humano). 136. Garantir, manter ou aumentar a eficiência ou eficácia na consecução dos objetivos e metas.

Esses itens podem ser prejudicados: 137. 138. 139. 140. 141. 142.

7

Lentidão e deficiência das informações. Insuficiência de informações. Sistemas de controle complicados. Planos mal elaborados e implantados. Estrutura organizacional inadequada. Incapacidade dos recursos humanos.

7.1

Planejamento em rede PERT e M

1. 2. 3. 4.

Objetivo

7.2

Tornar o controle mais eficaz. Melhorar os acertos nas decisões. Reduzir o tempo do projeto. Melhorar a utilização dos recursos.

Consequências

1. Reduzir os custos. 2. Aumentar a produtividade. 3. Diminuir o tempo.

7.3

O uso das técnicas

1. Um dos principais fatores de progresso das nações do presente século foi a transformação da arte de istrar. 2. À cerca de 100 anos as decisões empresariais eram tomadas com base na intuição, na coragem e quando muito em meiadúzia de regras empíricas (fictícias) de avaliação de alternativas. 3. Hoje, essas decisões, tendem a fluir de uma série de cálculos, dimensionamentos, procedimentos e alternativas, medindo custos, índices e redistribuindo recursos.

7.4

A transformação na arte de istrar

1. O alto custo dos investimentos. 2. Necessidade de substituição da intuição pela pesquisa coletiva. 3. Necessidade de certeza da decisão.

7.5

1. 2. 3. 4. 5. 6.

A função do planejamento e os principais fundamentos

Os princípios da istração são : Prever Organizar Comandar Coordenar Controlar

Um bom planejamento pode contribuir para a melhoria dos resultados obedecendo os princípios acima citados.

O que foi feito para melhorar o planejamento ?

Para auxiliar as funções de coordenações e controle foi criado primeiramente em 1918 por Henry L. Gantt (engenheiro americano) o gráfico de Gantt ou cronograma que é um diagrama de barras por meio do qual se tem uma ideia bem simples e clara da programação desde seu ponto inicial até o seu término. Ele se adapta muito bem para projetos simples porém, quando deparamos com projetos complexos começam a surgir falhas motivadas pelas seguintes razões: c1) Não mostra a interdependência entre as tarefas ou atividades. c2) Não posiciona a cada instante os desvios em relação ao programa. c3) Não orienta de maneira eficaz as ações durante a execução do projeto. c4) Não deixa muita margem para revisão. c5) Não mostra as atividades críticas do projeto. c6) Deixa vaga as noções de data e folga das atividades do cronograma. c7) Aparentemente apresentado de uma forma correta ele pode esconder erros grosseiros.

7.6

Uso das técnicas PERT e M

Na procura de uma ferramenta eficaz para gerenciar os grandes projetos (projeto do foguete Polaris) foram desenvolvidos em 1957 por I. R. Kelly da Cia. Remington e R. Walber da Du Pont, um diagrama de ramos dirigidos e recebeu o nome de método do caminho crítico (M critical path method).

Em Janeiro de 1958 a marinha norte-americana estabeleceu um grupo de estudo dirigido por W. Fazar com assistência da firma Booz Alen para desenvolver um método que permitisse a avaliação do projeto do foguete Polaris. Este estudo recebeu o nome de PERT (program evaluation research task programa de avaliação e revisão de tarefas). A diferença entre os dois sistemas é que o primeiro usa um tempo fixo para cada atividade ao o que o

segundo método usa três estimativas de tempo para cada atividade (tempo normal, otimista e pessimista). Essas técnicas serviram para auxiliar os supervisores do planejamento e controle de três variáveis pertencentes à um projeto-custo, tempo e recursos. Não há limitação de dimensões dos projetos para a sua aplicação.

7.7

O que consiste essas técnicas

Fases:

1. Listar as atividades estimando a duração e recursos necessários. 2. Grupar e organizar as atividades em uma sequência lógica de execução. 3. Identificar as interdependências das tarefas ou atividades. 4. Montar a rede que poderá ser um gráfico de ramos dirigidos obedecendo à determinadas regras e normas de montagem chamado de rede ou diagrama de flecha (método americano) ou então uma rede de precedência ou diagrama de precedência (método dos potenciais desenvolvido pelo francês B. Roy). 5. Cálculo das datas PDI

IC

Primeira data para iniciar ou início cedo.

PDA

TC

Primeira data para acabar ou término cedo.

UDI

IT

Última data para iniciar ou início tarde.

UDA

TT

Última data para acabar ou término tarde.

6. Cálculo das folgas FT

Folga total.

FL

Folga livre.

FD

Folga dependente.

FI

Folga Independente.

7. Identificar o caminho crítico mostrando todas atividades que fazem parte dele. 8. Construir o cronograma na data mais cedo.

9. Analisar os recursos, e caso haja limitações, adotar os seguintes procedimentos: 10. Lançar no cronograma a mão de obra diária por função. 11. Montar o gráfico de distribuição (histograma).

12. Redistribuir os recursos até a data mais tarde evitando os pontos altos, procurando atingir uma distribuição uniforme.

7.8

Vantagens do método

1. Visão do conjunto do projeto e sua análise detalhada (pontos críticos). 2. Dar um tratamento preciso e matemático ao planejamento e uma flexibilidade permitindo o replanejamento à qualquer instante. 3. Fixação das responsabilidades dentro do projeto. 4. Enumera com precisão as atividades críticas e permite um controle altamente eficaz na busca de resultados.

5. Facilidade de comunicação entre os diversos grupos de execução auxiliando a coordenação. 6. Permite avaliar alternativas. 7. Permite a istração por exceção . 8. Pode ser usado em projeto de mísseis, casas, em partes como a reforma de uma cozinha. 9. O método pode ser introduzido em qualquer fase do projeto, entretanto seu potencial se realiza melhor quando implantado no início. 10. O objetivo do método consiste na determinação do caminho crítico do diagrama.

7.9

Restrições ao uso de rede

11. Não se aplica à processos repetitivos (fabricação em série).

7.10

12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Áreas de aplicação

7.11

Pesquisas. Todos os tipos de construção. Projeto, plano ou programa novo. Manutenção. Planejamento militar. Montagem em geral. Projetos istrativos em geral. Controle de custos.

Os relatórios

O método permite a emissão de relatórios dando as seguintes posições em um intervalo de tempo.

20. 21. 22. 23. 24. 25.

Situação do projeto (adiantado ou atrasado). Atividades críticas à serem iniciadas. Atividades concluídas. Atividades não críticas à serem iniciadas. Relatório de atividades por ordem crescente de folga total. Relatório por tipo de recurso.

7.12

Definição dos elementos

1. Operação, projeto, obra ou empreendimento É um controle de atividades, envolvendo recursos (homens, máquinas e materiais) com um propósito definido.

2. Atividades ou tarefas É uma ação ou um conjunto de ações definidas por uma duração de tempo e recursos.

3. Evento, etapa ou acontecimento É um instante no tempo, caracterizado por uma data assinalando o início ou o fim de uma ou mais atividades.

Obs.: Toda atividade é proposta de dois eventos.

4. Evento inicial. 5. Evento final.

B 1 2

6. Diagrama ou rede É um gráfico de ramos dirigidos, obedecendo a determinadas regras e normas de montagem.

7.13

Regras para montagem de diagramas

CONCEITOS E NORMAS

Todo projeto é composto de tarefas ou atividades em certa lógica ou sequência, e que exige tempo para execução. Essas tarefas podem ser operações elementares ou grupo de operações, conforme o detalhe que se deseja dar ao planejamento. Em um projeto quanto maior o detalhe do projeto maior será a dificuldade na fase de controle.

Uma tarefa ou atividade não pode ser iniciada sem que a anterior tenha sido completada. A tarefa ou atividade que se segue não pode ser realizada até que a presente esteja completa. Reduzimos assim, que uma listagem de tarefas deve conter as tarefas precedentes e as que seguem imediatamente e as que podem ser feitas ao mesmo tempo.

Após estabelecer as relações ou interdependência damos início a montagem do diagrama.

Para situar uma tarefa no diagrama as seguintes perguntas devem ser respondidas:

1. 2. 3. 4. 5.

Qual a tarefa que precede imediatamente ? Qual a que segue imediatamente ? Quais as que podem ser feitas ao mesmo tempo ? O que controla o início da tarefa ? O que controla o fim da tarefa ?

7.14

Regras para a construção ou montagem de diagrama

1. Cada tarefa ou atividade é definida por dois nós (etapas) que correspondem ao seu início e a seu término.

Nó I

Nó J

Atividade

Nó

O comprimento do seguimento não tem significado, isto é, o diagrama não é desenhado em escala. O que importa é a orientação, pois a tarefa ou atividade é irreversível.

2. Toda tarefa ou atividade chegando ao mesmo nó, tem subsequentes idênticos.

3. Todas as tarefas ou atividades saindo do mesmo nó, tem precedentes idênticos.

4. O nó descreve completamente a relação entre todas as tarefas que chegam e todas as que partem.

A D B E

C

Em um evento N caracterizado pelo nó podem chegar ou sair mais de uma atividade, porém, D e E só podem ser iniciadas após o término do A,B e C.

Não pode haver duas tarefas ou atividades paralelas, começando e terminando em um mesmo nó.

A

1 2 1 3

B 2

Errado Atividade fictícia ou fantasma (tempo ou duração igual a .)

Outro caso em que será necessário a aplicação de uma atividade fictícia.

Precedente Atividade A C AB D

A C A C

B D B D

Errado Certo

Quando uma atividade A é composta de muitas operações pode acontecer a que outras, podem ser iniciadas, quando A está parcialmente completa. Neste caso, devemos dividir a tarefa em subtarefas ou atividades.

Nota: Evento ou nó

5. Todo evento ou nó não consome tempo ou recurso. 6. A atividade consome tempo e recurso. 7. Todo evento está ligado à uma conquista. 8. A conexão evento-atividade é o componente fundamental do diagrama. 9. O desenvolvimento de diagrama é sempre da esquerda para direita. 10. Entre dois eventos só pode haver uma atividade.

7.15

Numeração da rede

Facilita bastante o cálculo à numeração dos nós dos diagramas, obedecendo os seguintes critérios: nenhuma etapa será numerada sem que todas etapas precedentes já a tenham sido, consequentemente cada tarefa será representada por um par de números (I,J) onde I é o evento inicial e J o evento final.

O critério de numeração será da esquerda para direita e de cima para baixo.