Asistente De Información Y Control Estudiantil va9

TITULO DEL CARGO ASISTENTE DE INFORMACIÓN Y CONTROL ESTUDIANTIL CÓDIGO: 02012 NIVEL: 4 DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES OBJETIVO GENERAL Atender eficiente y eficazmente tanto al personal docente, istrativo, estudiantes y público en general, realizando las tareas y/o actividades asignadas en las Secciones de isión, Graduación y Registro y Control Estudiantil, a fin de garantizar la integridad del proceso que incluye desde el ingreso hasta el egreso del estudiante de la Institución. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS



Recibe y revisa los documentos para inscripción y ratificación de alumnos nuevos, regulares, por convenio, traslados, reincorporaciones, equivalencias, cambios de escuela, etc.



Recibe listado del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y de estudiantes seleccionados por baremos de las facultades.



Revisa en los listados del Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.) y baremo si el bachiller a ingresar ha sido asignado.



Participa en la ejecución de operativos especiales tales como: la aplicación de la Prueba de Aptitud Académica y otros.



Elabora listado de alumnos y sus respectivos documentos consignados y lo entrega en archivo.



Llena ticket de conformación de documentos.



Llena planilla de ingreso por caja y la entrega al solicitante.



Desglosa, firma y sella planillas de inscripción de alumnos nuevos, regulares, por convenio, cambios de escuela, equivalencias, traslados y reincorporaciones.



Ordena y distribuye horarios.



Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.



Entrega horarios modificados.



Recibe solicitudes de adición, retiro de asignaturas, tickets y planillas de depósitos bancarios.



Lleva control de los alumnos inscritos por el Consejo Nacional de Universidades (C.N.U.), baremo y convenio.



Organiza y cuantifica las planillas de inscripción para su envío a la Dirección de Información y Control Estudiantil (DICES).



Informa a los estudiantes, profesores y personal istrativo los requisitos exigidos para la elaboración de carnets.



Chequea planillas de inscripción para ser procesadas.



Transcribe información al sistema.



Participa en las jornadas de carnetización de estudiantes, personal docente, istrativo y obrero.



Opera la filmadora para la captura de imagen



Transcribe al computador los datos del personal que solicita los carnets.



Procesa en el computador la imagen capturada e imprime los carnets.



Opera el equipo de plastificación de carnets.



Entrega al personal de la Institución los carnets, cumpliendo con la planificación estructurada por su supervisor inmediato.



Opera equipo para fotocopiar documentos.



Recibe y revisa solicitud de certificaciones, constancias, legalizaciones, cartas de buena conducta, convalidaciones, reválidas, equivalencias y otros.



Revisa documentos entregados por el solicitante.



Elabora expediente del solicitante para revalidaciones, convalidaciones y equivalencia para luego ser enviado a la comisión correspondiente.



Tramita solicitudes y elabora certificaciones, constancias, legalizaciones y otros.



Archiva temporalmente y/o permanentemente las constancias, certificaciones, legalizaciones y otros.



Entrega al solicitante constancias, certificaciones, legalizaciones y otros.



Elabora, actualiza y revisa el récord académico del graduando.



Opera el computador para obtener el promedio de notas del graduando y determina el lugar del graduando en la promoción.



Transcribe notas de las actas en el computador.



Recibe y revisa lista de expedientes para llevar el control de egresados.



Recibe pre-actas de calificaciones.



Elabora y corrige pre-actas de calificaciones.



Recibe actas y documentos de las diferentes escuelas o departamentos.



Verifica actas y documentos de las diferentes escuelas o departamentos.



Clasifica, revisa y desglosa las actas de exámenes enviadas por las escuelas, los departamentos o cátedras de asignaturas.



Organiza las actas para su envío a Dirección Central de Información y Control de Estudios Superiores.



Suministra información al Centro de Estudiantes respecto a los casos que sean requeridos.



Elabora y actualiza el registro de datos académicos de los estudiantes.



Mantiene actualizado el archivo de actas de exámenes de los estudiantes.



Verifica las notas de los graduando para pre y postgrado.



Elabora listados de graduando.



Recibe y envía correspondencia de la sección.



Recibe y procesa cualquier reclamo sobre error o corrección en calificaciones y otras constancias.



Atiende graduando suministrándole información sobre recaudos para grados.



Recibe y chequea lista de graduando.



Recibe solicitud de título, toga y birrete.



Elabora inventario de togas, birretes, portatítulos, álbumes y otros.



Limpia togas y birretes.



Entrega fotos de graduando.



Elabora oficio de control de graduaciones.



Chequea notas de graduando.



Transcribe datos de graduando.



Elabora acta, decretos y juramentaciones de graduando.



Entrega al supervisor actas, decretos, juramentaciones y otros documentos elaborados, para la revisión respectiva.



Envía actas de graduando para la firma de las autoridades respectivas.



Atiende graduando en la firma del libro de actas.



Elabora informes solicitados por dependencias de la Institución y empresas públicas o privadas, sobre datos académicos de los estudiantes y/o egresados.



Prepara los títulos.



Entrega documentos originales a los egresados.



Elabora listados de títulos para caligrafiar.



Recibe solicitud de portatítulos, álbumes de graduaciones, instructivos y otros.



Atiende estudiantes y público en general.



Revisa documentos de los solicitantes del servicio.



Tipea oficios y memorándum.



Ordena expedientes de los solicitantes.



Revisa, firma y sella la solicitudes formuladas ante la sección.



Archiva documentos.



Llena formato de requisición de material.



Opera máquina fotocopiadora.



Transcribe y accesa información operando el microcomputador.



Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.



Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.



Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.



Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN: RESPONSABILIDAD: MATERIALES: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. DINERO: Es responsable indirecto de títulos y/o valores. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo. TOMA DE DECISIONES: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. SUPERVISIÓN: El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión. RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS: RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades istrativas de la Institución y con estudiantes y profesores, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con los s del servicio, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO: AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene o con agentes contaminantes, tales como polvo. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo. 3.- PERFIL DEL CARGO: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) EDUCACIÓN: Bachiller, más curso básico de oficina de un (1) año de duración y curso de manejo de microcomputador de por lo menos un (1) año de duración. EXPERIENCIA: Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de Información y Control Estudiantil. B) EDUCACIÓN: Educación Básica EXPERIENCIA: Nueve (9) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de Información y Control Estudiantil. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: Técnicas de mecanografía. Técnicas de oficina. Técnicas básicas de archivo e inventario. Leyes, tratados, disposiciones y reglamentos que rigen la actividad de Información y Control Estudiantil. Terminología y práctica de información estudiantil. Transcripción de datos. Procesadores de palabras, sistemas operativos, hojas de cálculo. HABILIDAD PARA: Redactar informes. Tratar en forma cortés y efectiva con estudiantes y público en general. Revisar documentos y listados con precisión y rapidez. Manejar asuntos de Información, Registro y Control Estudiantil. Manejar procesadores de palabras. DESTREZAS EN: El manejo de equipo común de oficina. El manejo de microcomputador. El manejo y ubicación de documentos. El manejo de filmadora El manejo de equipos de plastificación. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: Relaciones humanas. Entrenamiento en el sistema de su unidad. Técnicas modernas de archivo. Actualización en los programas de computación.