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UNAD – UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Escuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería
ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO UNIDAD 2 FUNDAMENTOS DE ISTRACION CODIGO 100500 Ingeniería de Sistema Cead UDR - Cúcuta
Preparado por CARLOS ANDRÉS ESCOBAR CRISTIAN MAURICIO MEJIA KAREN ANDREA JARDIM CASTRO TATIANA ALEJANDRA MONSALVE GRUPO: 100500_265
Tutor OSCAR LUIS MARTINEZ Colombia 01 DE NOVIEMBRE DE 2012
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
CONTENIDO INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4 Objetivos ........................................................................................................... 6 1.
Generales ............................................................................................. 6
2.
Específicos ........................................................................................... 6
ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 .................................................... 8 1.
Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas............................................ 8
Misión: ............................................................................................... 8
Visión: ............................................................................................... 8
Objetivo: ............................................................................................ 9
Metas: ............................................................................................... 9
Política: ........................................................................................... 10
2.
Planeación:......................................................................................... 10
3.
Organización ...................................................................................... 13
Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama). ............................................................. 13
Establecer claramente los deberes de cada empleado. .................. 15
Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. ..................... 16
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo. .............................................................................. 16 4.
Dirección ............................................................................................ 17
Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente. .............................................................. 17
Mantener una comunicación eficaz con los empleados. ................. 17
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Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal. ............. 17
Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. ................................. 18
5.
Control ................................................................................................ 18
Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. 18
Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) ...................... 19
(Cómo)
Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. 19
Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) .............................................................................................. 19 6.
Comunicación..................................................................................... 20
Identificar la comunicación a utilizar. ............................................... 20
CONCLUSIÓN ................................................................................................ 22 REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y DE INTERNET .................................... 23
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INTRODUCCIÓN La istración es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en diferentes áreas, en lo relacionado a las ciencias sociales y técnicas podemos decir que se encarga de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, entre los cuales a profundaremos los recursos financieros, los recursos técnicos y/o tecnológicos, los recursos humanos y los recursos físicos. Estos procedimientos se plantean con el fin de maximizar los beneficios, estos pueden ser de económicos y/o social, esto depende de los fines perseguidos por la organización. Por este motivo es muy importante el estudio de la istración, este trabajo aborda un ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta presta servicios profesionales en el sector de la contabilidad a pequeñas y medianas empresas (PYMES). Igualmente indagaremos en la formulación de conceptos que ayudaran a proyectar la estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misión, la visión, los objetivos, las metas, la política y las estrategias de la empresa en cuestión. Para alcanzar los objetivos propuestos por los puntos anteriores lo primero que toda organización debe realizar es una planeación detallada de los recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de herramientas como por ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta manera se puede posteriormente realizar estadísticas de los procesos por ende saber si la planeación fue eficiente o eficaz. Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y servicios, debido a que los clientes no intervienen directamente en los procesos de producción sino que visualizan el resultado de estos, por lo tanto es este resultado que ellos analizan y critican. Todos los organismos esperan buenas críticas para alcanzarlo se necesita de una excelente planeación y organización de los recursos necesarios para su funcionamiento (personal, capital, materia prima y tecnología). En otras palabras podemos decir que una forma de mejorar la calidad del servicio radica en la organización, o sea en la adecuada utilización de los recursos como en el caso de la capacitación del personal permitiéndoles especializarse en un área concreta de su trabajo. Asimismo tanto los organismos empresariales como sus líderes se beneficiaran de una reducción significativa de gastos, aprovecharan de manera eficiente los recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por ende los trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales y un mejoramiento de sus condiciones laborales.
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Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que sufre constantes y profundos cambios, como la multiculturalización y la globalización, que todos los organismos empresariales se istran siguiendo los conceptos de planificación, organización, dirección y control, debido a que se logran alcanzar las metas propuestas de una manera eficiente por otro lado también para mejorar la interacción con los clientes se archivó el antiguo modelo empresarial estricto por uno más dinámico e innovador de esta manera le brindamos a los clientes una experiencia de compra inolvidable y placentera.
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Objetivos 1. Generales El presente trabajo tiene como objetivo aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II del curso Fundamentos de istración (planeación, organización, dirección y control) a una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, mediante la interacción de los integrantes del grupo colaborativo usando el foro designado para la realización de dicha actividad. 2. Específicos Ejecutar las actividades propuestas en la guía de trabajo colaborativo 2. Identificar los principios e analizar la importancia de la istración. Establecer la misión, la visión, los objetivos, las metas, y políticas de la empresa Gestionando el cambio. Mostrar paso a paso el proceso istrativo y como es su aplicación dentro de una empresa, en este caso en la organización Gestionando el cambio. Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los pormenores necesarios para llevar a cabo el proceso istrativo dentro de una organización. Establecer los principios de la planeación a la empresa Gestionando el cambio. Hacer el organigrama, la planeación estratégica, definir los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la empresa gestionando el cambio. Establecer los principios esenciales de la organización aplicadas a la empresa Gestionando el cambio. Establecer las especificidades esenciales de la dirección aplicadas a la empresa Gestionando el cambio.
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Establecer los diferentes aspectos del control que se llevaran a cabo en la empresa Gestionando el cambio. Establecer los medios de comunicación que se llevaran a cabo en la empresa Gestionando el cambio. Realizar una conclusión sobre los temas desarrollados al aplicar las funciones istrativas que tiene lugar en la empresa Gestionando el cambio.
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ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad 2, en el siguiente caso: Ustedes (Pequeño grupo colaborativo) están contratados para istrar la empresa Gestionando el Cambio, su actividad económica es prestar los servicios profesionales de Contabilidad a las pequeñas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogotá - Colombia. Deben realizar la: 1. Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas Misión: En Gestionando el cambio nos especializamos en la prestación personalizada de servicios contables a pequeñas y medianas empresas (PYMES) de la localidad de Kennedy de la ciudad de Bogotá, en nuestra amplia gama de servicio pueden encontrar derechos comerciales y de negocios, materia de impuesto, seguridad social, entre otros. Para nosotros la comunicación es un factor importante por este motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo con nuestros clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades del proyecto contable. En nuestra organización nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro personal se encuentra capacitándose permanentemente en búsqueda de una mejor y mayor calidad profesional. Además, nos distinguimos por transmitirles conocimiento a nuestros clientes. Visión: La organización Gestionando el cambio en el 2016 será la empresa que ofrece servicios contables mejor posicionada en la ciudad de Bogotá, seremos reconocidos por nuestra innovando usando los últimos avances tecnológicos en nuestros proyectos contables, de este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios pero sin descuidar nunca nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo más importante para nosotros. Realizaremos diferentes convenios con pequeñas y medianas empresas de la ciudad para incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las necesidades de la población.
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Nosotros siempre tenemos nuestros ojos puestos en el futuro, y nos proyectamos en un plazo no mayor a 12 años en ser reconocidos como una organización líder a nivel nacional, en las áreas de revisión fiscal, auditoría y consultoría, de este modo nuestro servicio integral y profesional será una herramienta muy valiosa para el crecimiento profesional de nuestros clientes. Objetivo: En Gestionando el cambio tenemos como objetivos ser una empresa líder en auditoría contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases fundamentales de la empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el área contable, istrativo y fiscal, de este modo podremos crear soluciones acordes a la dimensión y a la complejidad de los proyectos propuestos por nuestros distinguidos clientes. Metas:
En Gestionando el cambio deseamos primero que nada darnos a conocer a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en el sector de Kennedy, destacándonos por ofrecer un excelente servicio en la parte contable.
Para nosotros es muy importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento económico de nuestros clientes, por lo tanto les brindaremos el mejor servicio, es por esto que para mejorar nuestra calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio.
Gestionando el cambio tiene como meta principal es responder a las múltiples necesidades de nuestros clientes de forma estratégica. Por eso prestamos servicios integrales que complementan la asesoría de la mejor manera.
Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atención al cliente, dado que nunca está de más mejorar nuestra comunicación integrándonos con las nuevas tecnologías y redes sociales de esta manera estaremos más cerca de nuestros clientes. Esto permitirá mantener nuestra posición en el sector de Kennedy y a futuro ampliarnos a nuevos sectores.
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Política:
Todo el personal que labore en la empresa debe tener el título profesional en el área contable o en áreas afines.
El gerente de la empresa debe tener experiencia mínima de 1 año al igual que los contadores que prestan los servicios profesionales de asesoría a los s.
El personal de la empresa tiene que estar en constante capacitación ya que esto permite ofrecer servicios innovadores lo cual tendría muchas ventajas para el crecimiento y sostenimiento de la empresa
El personal debe ser proactivo, manteniendo a la orden del día todos los documentos y papeles (archivo) que reposan en la empresa, ya que periódicamente se están realizando auditorias y esto permite un mejor control y manejo empresarial.
La empresa mejorará continuamente la calidad de sus servicios para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus clientes.
Para mantener la calidad de nuestros servicios todo empleado sea nuevo o antiguo deberá comparecer a las capacitaciones que la empresa determine importantes para el área en cuestión.
En el caso de generarse una vacante se dará preferencia al personal de la compañía, no se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya cumplido con el proceso de selección.
La información de la empresa es confidencial y contara con todos los aspectos de seguridad necesarios, no está permitido transportar estos documentos en el espacio externo a la empresa.
2. Planeación: (De acuerdo con el objetivo y las metas. Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas.) En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente:
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Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos financieros con que cuenta la empresa. Recursos técnico y/o tecnológico: Es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Estos pueden ser tangibles (como un computador, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual). Recurso humano: Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización. En este caso este recurso hace parte de todo lo relacionado con la empresa, ya que sin estos la compañía no existiría en el mercado, no tendría razón de ser. Recursos físicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma. Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o gráfica de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso está representado en la columna trimestres y las estrellas representan las la ejecución de dicha actividad en el trimestre especifico. Estas actividades son realizadas durante el primer año de la empresa y están representados los costos que se necesitaron para la creación y manutención de una empresa. Cuando la organización comience a laborar se presentaran circunstancias imprevistas como inversiones necesarias para brindar una mejor atención y mantener la calidad de los servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con clientes o conferencias que se realizaran durante el año. Recursos financieros Actividad Arriendo del local comercial Certificado de cámara de comercio Pago nómina (6 personas - $1.800.000) Pago de seguridad social
Valor
Total Anual
$2.000.000
$24.000.000
$4.000
$4.000
$10.800.000
$129.600.000
$918.000 (Salud*6) $1.296.000 (pensión*6) $24.000
$26.856.000
Trimestres 1 2 3 4
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(Riesgos*6) $2.238.000 (Total) Recursos técnico y/o tecnológico Actividad 6 computadores 6 teléfonos Impresora Multifuncional Uniformes Licencia del software contable ContaPyme Mantenimiento de equipos Gastos publicitarios
Valor
Total Anual
$1.800.000 $80.000
$10.800.000 $480.000
$499.900
$499.900
$500.000
$500.000
$1.725.000
$1.725.000
$455.000
$910.000
$1.000.000 – $5.000.000 (aprox.)
$1.000.000 – $5.000.000 (aprox.)
1
Trimestres 2 3 4
Recurso Humano Actividad
Valor
Capacitaciones
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.)
Marketing
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.)
Bonificaciones
$100.000
Gratificaciones
$100.000
Incremento de remuneraciones
$100.000
Total
Trimestres 1 2 3 4
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.) $1.000.000 – $6.000.000 (aprox.) $100.000 (el valor varia) $100.000 (el valor varia) $100.000 (el valor varia)
Las tres últimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difíciles de cuantificar, dado que este tipo de premiación al personal se utiliza a lo largo del año y la cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del éxito del proyecto asignado. Recursos Físicos Actividad
Valor
Total
Material para conferencias Cafetín para clientes
$100.000 – $varia $100.000 –
$100.000 – $varia $400.000 –
1
Trimestres 2 3 4
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Escritorios (6) Mesa para las reuniones de junta directiva Sillas para computadores (6) Implementos de aseo
Implementos de papelería
Implementos de almacenamiento (Estanterías – archivo) Señalización (Placas áreas de la empresa – ruta de evacuación) Extintor Muebles sala de espera Tándem para sala de espera (2)
(aprox.) $300.000
(aprox.) $1.800.000
$500.000
$500.000
$80.000
$480.000
$250.000 $150.000 (toner) $40.000 (carta y oficio) $100.000 (otros gastos) $290.000 (Total aprox.)
$1.000.000
$1.160.000 (valor aprox.)
$500.000
$500.000
$100.000
$100.000
$100.000 $700.000
$100.000 $700.000
$369.000 (unidad)
$738.000
3. Organización Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama). En la actualidad es muy difícil encontrar organismos que no siga el principio general de división del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la estructura de una compañía es de mucha utilidad la redacción de un organigrama. De este modo se puede observar la autoridad y responsabilidades del personal.
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500 GESTIONANDO EL CAMBIO
JUNTA DIRECTIVA
ASESORÍA JIRÍDICA
SECRETARIA GENERAL
GERENTE GENERAL
DPTO ISTRATIV O
DPTO FINANCIERO
DPTO COMERCIAL
DPTO DE MARKETING
SOPORTE Y DESARROLO
DPTO DE RECURSOS HUMANOS
PERSONAL Y NOMINA
CONTADOR
ASISTENTE COMERCIAL
IMAGEN Y COMUNICACION
NUEVOS PROYECTOS
JEFE DE GESTION HUMANA
AUXILIAR ISTRATIV O
ASISTENTE COMERCIAL
ASESOR COMERCIAL
COMERCIAL
INFORMATICA HUMANA
FORMACION Y CAPACITACION
SERVICIOS GENERALES
FACTURACION Y REPORTES
ATENCIÓN AL CLIENTE
CONFERENCIAS
TESORERO
ASESORIAS
PERSONAL DE ASEO Y OFICIOS VARIOS
MENSAJERO
DPTO DE PRODUCCIÓN
JEFE DE CONTROL DE CALIDAD
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Establecer claramente los deberes de cada empleado. En lo referente a la organización se puede decir que es el punto más importante, dado el caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no existiría una jerarquía en la organización, esto causaría que el personal hiciera lo que quisiera como si estuvieran de vacaciones, de este modo la organización está condenada al fracaso. Deberes de cada empleado Gerente: Ser un buen líder, tomar decisiones asertivas, tener motivación y sentido de pertenencia por la empresa. Auxiliar istrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismático y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo. Contadores: Deben ser profesionales e idóneos para ocupar el cargo, tener muy buena motivación y comunicación con los demás compañeros, deben poseer mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los compañeros de trabajo como a los clientes. Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismáticas, amables, excelente a la hora de brindarle la atención a los clientes, honestas y con gran sentido de pertenencia. Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de pertenencia por la empresa, muy buena organización, dirección y control de todos los documentos que están a su cargo. Atención al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho sentido de pertenencia por la empresa. Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegría, proactivas y con gran sentido de pertenencia Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superación personal y laboral. Mensajeros: Colaboradores, carismáticos, muy buena atención a los clientes y con los compañeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas, honestos.
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Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. Las áreas de autoridad y responsabilidad de cada empleado: Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado, cuando se dice autoridad es saber hasta qué punto un empleado tiene la capacidad de realizar un trabajo. A continuación se nombran la autoridad y responsabilidad de cada empleado. EMPLEADO Gerente Auxiliar istrativo
Contador
Secretaria
Tesorero
Atención al cliente
Aseadora Oficios varios
Mensajero
AUTORIDAD Tiene las facultades para tomar decisiones Es el puente de comunicación entre empleados y jefes Manejar la parte contable de la empresa. Dar orientación a los clientes (En este caso las pequeñas y medianas empresas) Asistente del gerente Dar cumplimiento a la parte contable (Financiera) de la empresa. Entradas y salidas de dinero. Recibir quejas y sugerencias, así mismo brinda información a los clientes. Mantener el sitio de trabajo ordenado Contribuir al buen funcionamiento de los enseres de la empresa Cumplir a tiempo con entrega y recibo de información de la empresa
RESPONSABILIDAD Funcionamiento de la empresa Eficaz y eficiente en el manejo de la información entre empleados y jefes
Contabilidad
Manejo de agenda del gerente, realización de cartas, apoyo a otras áreas de la empresa Manejo monetario de la empresa
Dar y recibir buena información Aseo Buen funcionamiento de la planta física de la empresa Llevar y recibir documentos o paquetes
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo.
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Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa, todos los empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus labores entre estos están. Recursos Humanos: El grupo de trabajo está conformado por: Gerente, auxiliar istrativo, contadores, secretaria, tesorero, atención al cliente, aseadoras, oficios varios, mensajeros Recurso técnico y tecnológico: Local, computadores, impresoras, teléfonos, fax, equipos de oficina (escritorios, sillas, papelería, etc.) implementos de aseo, etc. Recursos físicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepción (Información). 4. Dirección Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente. Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armónica y eficiente, ya que esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y por ende contribuyen al sostenimiento y crecimiento de la empresa. Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los empleados deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos los procesos y se pueda dar una muy buena atención a todos los s brindando una atención rápida y oportuna a las diferentes empresas que se tienen como clientes. Mantener una comunicación eficaz con los empleados. Es fundamental en toda empresa la comunicación. En la empresa Gestionando el cambio la comunicación será muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como externo, todos los empleados deben manejar un dialogo permanente en cada una de sus dependencias, así mismo deben hacer muy buen uso de las herramientas comunicativas con que cuenta la empresa como lo es el correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicación interna. Una buena comunicación es fundamental en la empresa ya que esta permite mantener al tanto de lo que está sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los clientes (Empresas medianas y pequeñas) Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal.
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El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de pertenencia muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades, porque lo más importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con ganas, con interés de hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan. Adicionalmente a esto la empresa a través de sus dueños tiene como incentivo motivar a los empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeño laboral y al cumplimiento de metas de cada uno de ellos, así mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan los empleados para el beneficio de la organización. Esta empresa se caracteriza por tener en cuenta la participación de todos ya que así se logran y se consiguen con mayor facilidad todos los objetivos y logros propuestos por la compañía. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la empresa. Dentro de la organización hay que tener un grupo de trabajo que tenga madurez y una ética profesional alta, esto permite adquirir una confianza por parte de los cliente hacía la empresa y le da un mejor posicionamiento en el sector y a futuro se verá reflejado en nuevos negocios o cuando se abran otras sucursales. La disciplina, la constancia y el buen servicio serán valores agregados que la empresa generando el cambio les brindará a sus clientes en todo el sector de Kennedy. 5. Control Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente: Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Antes de iniciar un trabajo con las diferentes empresas (Pequeñas y medianas) la empresa debe recoger información necesaria para ejecutar sus trabajos, hay que hacer uso de la investigación, los métodos de recolección de información como la encuesta o la entrevista para adquirir la mayor información posible y así poder realizar un excelente trabajo que le permita a los clientes quedar satisfechos con lo que se les realizó, de esta forma Gestionando el cambio adquiere un reconocimiento y posicionamiento en todo el sector de Kennedy.
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Esta información debe ser confidencial a nivel interno de la empresa para mostrar el profesionalismo que caracteriza la organización, debe ser veraz y verídica ya que esto da una mejor y mayor confiabilidad por parte de los clientes. Una vez recogida toda la información necesaria para realizar la actividad se debe controlar muy bien y analizarla de la mejor manera posible para ejecutar un excelente trabajo y así poder asegurar la satisfacción de los clientes por el servicio que se les brindo por parte de la empresa. Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) Definir quiénes serán los encargados de realizar el control durante los trabajos que se le realicen a las diferentes pequeñas y medianas empresas. Una vez conocida la persona encargada, este deberá tener conocimiento del trabajo que se está realizando para que realice los controles pertinentes y necesarios para que se dé un buen servicio a los clientes. Un buen control en el momento oportuno se puede realizar a través de auditorías e investigaciones para conocer cómo se están realizando los diferentes trabajos a los clientes que buscan los servicios ofrecidos por la empresa Gestionando el cambio. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cómo) Sí, todo proceso que se lleve a cabo dentro de la empresa será basado en hechos y fundamentos reales para esto se cuenta con un grupo de profesionales encargados de realizar estos procesos, indagando, investigando y realizando las auditorias necesarias en todos los servicios prestados por la empresa. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) Cuando no se estén realizando los procesos adecuados o cuando los clientes no estén satisfechos con el trabajo o servicio que se les está prestando por parte de los empleados de la empresa, si esto llega a suceder hay que tomar medidas drásticas que permitan el mejoramiento continuo de la empresa. Adicionalmente a esto hay que tomar medidas cada vez que sea necesario, y cuando las situaciones lo ameriten (Insatisfacción de los clientes, trabajos mal realizados, trabajos que no cumplan con los logros u objetivos de los clientes), lo importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional que se caracterice
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por la buena prestación de los servicios contables y que marque la diferencia en el sector donde este posicionada en este caso Kennedy. 6. Comunicación En una organización se entienden diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada política comunicacional, se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común, y se optimiza la participación del personal a través de una positiva motivación, en todos sus niveles. Identificar la comunicación a utilizar. Es importante utilizar los 2 niveles de comunicación tanto el vertical como el horizontal, ya que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel interno (Horizontal). A continuación se menciona como se utilizarían estos 2. Comunicación vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de comunicación, ya que es el más utilizado en la mayoría de las empresas, se puede realizar de la siguiente manera • • • • •
Medios de comunicación La prensa La radio La televisión Volantes
Comunicación horizontal: Se utilizaría para manejar la comunicación interna de la empresa, entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos están: • • • • •
Redes sociales Grupos de interés Correo institucional Buzón de sugerencias Carteleras
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•
Información y comunicación interna
Como se mencionó anteriormente ambas son de gran utilidad para la empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporción lo más importante de la comunicación es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verídica y eficaz.
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CONCLUSIÓN Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de desarrollar métodos que nos ayudaran a istrar de mejor manera los recursos que teníamos a nuestra disposición, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como “istración”, este concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los individuos que se especializan es este tema “es” estos se basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploración. Los estudiantes involucrados en la estructuración del presente trabajo comprendieron la importancia de la istración y ampliaron su visión sobre las principales etapas istrativas, de este modo tienen más claros los conceptos de planificación, organización, dirección y control. Por consecuente se aplicaron dichos conceptos en una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como resultado una planificamos y organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles. Asimismo concluimos que la istración es muy importante para la estructuración empresarial dado que nos permite istrar de manera eficiente los recursos disponibles y desarrollar método y estrategias que facilitaran la ejecución de los procesos de este modo se alcanzara los objetivos planteados.
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REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y DE INTERNET Apuntes materia introducción a la istración de empresas recibidos en la Universidad de Medellín. Bolsa de Valores de Panamá, 2004, Glosario Bursátil – Guía del inversionista. Recuperado el 1 de Noviembre de 2012 de: http://www.uv.mx. Consultoria-pyme.com, Principios http://www.consultoria-pyme.com.
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istración.
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ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO UNIDAD 2 FUNDAMENTOS DE ISTRACION CODIGO 100500 Ingeniería de Sistema Cead UDR - Cúcuta
Preparado por CARLOS ANDRÉS ESCOBAR CRISTIAN MAURICIO MEJIA KAREN ANDREA JARDIM CASTRO TATIANA ALEJANDRA MONSALVE GRUPO: 100500_265
Tutor OSCAR LUIS MARTINEZ Colombia 01 DE NOVIEMBRE DE 2012
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
CONTENIDO INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 4 Objetivos ........................................................................................................... 6 1.
Generales ............................................................................................. 6
2.
Específicos ........................................................................................... 6
ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 .................................................... 8 1.
Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas............................................ 8
Misión: ............................................................................................... 8
Visión: ............................................................................................... 8
Objetivo: ............................................................................................ 9
Metas: ............................................................................................... 9
Política: ........................................................................................... 10
2.
Planeación:......................................................................................... 10
3.
Organización ...................................................................................... 13
Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama). ............................................................. 13
Establecer claramente los deberes de cada empleado. .................. 15
Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. ..................... 16
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo. .............................................................................. 16 4.
Dirección ............................................................................................ 17
Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente. .............................................................. 17
Mantener una comunicación eficaz con los empleados. ................. 17
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Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal. ............. 17
Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. ................................. 18
5.
Control ................................................................................................ 18
Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. 18
Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) ...................... 19
(Cómo)
Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. 19
Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) .............................................................................................. 19 6.
Comunicación..................................................................................... 20
Identificar la comunicación a utilizar. ............................................... 20
CONCLUSIÓN ................................................................................................ 22 REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS Y DE INTERNET .................................... 23
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
INTRODUCCIÓN La istración es un concepto muy globalizado y se puede encontrar en diferentes áreas, en lo relacionado a las ciencias sociales y técnicas podemos decir que se encarga de la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización, entre los cuales a profundaremos los recursos financieros, los recursos técnicos y/o tecnológicos, los recursos humanos y los recursos físicos. Estos procedimientos se plantean con el fin de maximizar los beneficios, estos pueden ser de económicos y/o social, esto depende de los fines perseguidos por la organización. Por este motivo es muy importante el estudio de la istración, este trabajo aborda un ejemplo de una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, esta presta servicios profesionales en el sector de la contabilidad a pequeñas y medianas empresas (PYMES). Igualmente indagaremos en la formulación de conceptos que ayudaran a proyectar la estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misión, la visión, los objetivos, las metas, la política y las estrategias de la empresa en cuestión. Para alcanzar los objetivos propuestos por los puntos anteriores lo primero que toda organización debe realizar es una planeación detallada de los recursos necesarios para alcanzarlos, y con el uso de herramientas como por ejemplo diagrama de Gantt nos ayudara a esquematizar de esta manera se puede posteriormente realizar estadísticas de los procesos por ende saber si la planeación fue eficiente o eficaz. Un factor importante para todo organismo es la calidad de sus bienes y servicios, debido a que los clientes no intervienen directamente en los procesos de producción sino que visualizan el resultado de estos, por lo tanto es este resultado que ellos analizan y critican. Todos los organismos esperan buenas críticas para alcanzarlo se necesita de una excelente planeación y organización de los recursos necesarios para su funcionamiento (personal, capital, materia prima y tecnología). En otras palabras podemos decir que una forma de mejorar la calidad del servicio radica en la organización, o sea en la adecuada utilización de los recursos como en el caso de la capacitación del personal permitiéndoles especializarse en un área concreta de su trabajo. Asimismo tanto los organismos empresariales como sus líderes se beneficiaran de una reducción significativa de gastos, aprovecharan de manera eficiente los recursos escasos lo que causara un aumento en las utilidades y por ende los trabajadores se beneficiaran con compensaciones, prestaciones sociales y un mejoramiento de sus condiciones laborales.
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Podemos concluir teniendo en cuenta lo anterior y el escenario actual que sufre constantes y profundos cambios, como la multiculturalización y la globalización, que todos los organismos empresariales se istran siguiendo los conceptos de planificación, organización, dirección y control, debido a que se logran alcanzar las metas propuestas de una manera eficiente por otro lado también para mejorar la interacción con los clientes se archivó el antiguo modelo empresarial estricto por uno más dinámico e innovador de esta manera le brindamos a los clientes una experiencia de compra inolvidable y placentera.
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Objetivos 1. Generales El presente trabajo tiene como objetivo aplicar los conceptos aprendidos en la unidad II del curso Fundamentos de istración (planeación, organización, dirección y control) a una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, mediante la interacción de los integrantes del grupo colaborativo usando el foro designado para la realización de dicha actividad. 2. Específicos Ejecutar las actividades propuestas en la guía de trabajo colaborativo 2. Identificar los principios e analizar la importancia de la istración. Establecer la misión, la visión, los objetivos, las metas, y políticas de la empresa Gestionando el cambio. Mostrar paso a paso el proceso istrativo y como es su aplicación dentro de una empresa, en este caso en la organización Gestionando el cambio. Realizar el montaje y seguimiento minucioso de los pormenores necesarios para llevar a cabo el proceso istrativo dentro de una organización. Establecer los principios de la planeación a la empresa Gestionando el cambio. Hacer el organigrama, la planeación estratégica, definir los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la empresa gestionando el cambio. Establecer los principios esenciales de la organización aplicadas a la empresa Gestionando el cambio. Establecer las especificidades esenciales de la dirección aplicadas a la empresa Gestionando el cambio.
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Establecer los diferentes aspectos del control que se llevaran a cabo en la empresa Gestionando el cambio. Establecer los medios de comunicación que se llevaran a cabo en la empresa Gestionando el cambio. Realizar una conclusión sobre los temas desarrollados al aplicar las funciones istrativas que tiene lugar en la empresa Gestionando el cambio.
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ACT 10: TRABAJO COLABORATIVO NO. 2 El trabajo colaborativo van aplicar los conocimientos adquiridos en la Unidad 2, en el siguiente caso: Ustedes (Pequeño grupo colaborativo) están contratados para istrar la empresa Gestionando el Cambio, su actividad económica es prestar los servicios profesionales de Contabilidad a las pequeñas y medianas empresas del barrio Kennedy de la ciudad de Bogotá - Colombia. Deben realizar la: 1. Misión, Visión, Objetivo, metas y políticas Misión: En Gestionando el cambio nos especializamos en la prestación personalizada de servicios contables a pequeñas y medianas empresas (PYMES) de la localidad de Kennedy de la ciudad de Bogotá, en nuestra amplia gama de servicio pueden encontrar derechos comerciales y de negocios, materia de impuesto, seguridad social, entre otros. Para nosotros la comunicación es un factor importante por este motivo nos dedicamos a desarrollar relaciones cercanas y a largo plazo con nuestros clientes, esto nos permite comprender el verdadero alcance de las necesidades del proyecto contable. En nuestra organización nunca estamos satisfechos, Por este motivo nuestro personal se encuentra capacitándose permanentemente en búsqueda de una mejor y mayor calidad profesional. Además, nos distinguimos por transmitirles conocimiento a nuestros clientes. Visión: La organización Gestionando el cambio en el 2016 será la empresa que ofrece servicios contables mejor posicionada en la ciudad de Bogotá, seremos reconocidos por nuestra innovando usando los últimos avances tecnológicos en nuestros proyectos contables, de este modo incrementaremos la calidad de nuestro servicios pero sin descuidar nunca nuestro servicio al cliente, ya que ustedes son lo más importante para nosotros. Realizaremos diferentes convenios con pequeñas y medianas empresas de la ciudad para incrementar nuestra cobertura en el medio y de esta forma atender y cumplir con las necesidades de la población.
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Nosotros siempre tenemos nuestros ojos puestos en el futuro, y nos proyectamos en un plazo no mayor a 12 años en ser reconocidos como una organización líder a nivel nacional, en las áreas de revisión fiscal, auditoría y consultoría, de este modo nuestro servicio integral y profesional será una herramienta muy valiosa para el crecimiento profesional de nuestros clientes. Objetivo: En Gestionando el cambio tenemos como objetivos ser una empresa líder en auditoría contable, por este motivo consolidaremos y estructuraremos las bases fundamentales de la empresa para brindad servicios integrales y de calidad en el área contable, istrativo y fiscal, de este modo podremos crear soluciones acordes a la dimensión y a la complejidad de los proyectos propuestos por nuestros distinguidos clientes. Metas:
En Gestionando el cambio deseamos primero que nada darnos a conocer a las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en el sector de Kennedy, destacándonos por ofrecer un excelente servicio en la parte contable.
Para nosotros es muy importante que nuestras soluciones contribuyan al fortalecimiento económico de nuestros clientes, por lo tanto les brindaremos el mejor servicio, es por esto que para mejorar nuestra calidad intercambiaremos experiencias y nos apoyaremos mutuamente con los despachos contables de mayor prestigio.
Gestionando el cambio tiene como meta principal es responder a las múltiples necesidades de nuestros clientes de forma estratégica. Por eso prestamos servicios integrales que complementan la asesoría de la mejor manera.
Nuestro objetivo es mantener o mejorar nuestra calidad en lo referente a la atención al cliente, dado que nunca está de más mejorar nuestra comunicación integrándonos con las nuevas tecnologías y redes sociales de esta manera estaremos más cerca de nuestros clientes. Esto permitirá mantener nuestra posición en el sector de Kennedy y a futuro ampliarnos a nuevos sectores.
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Política:
Todo el personal que labore en la empresa debe tener el título profesional en el área contable o en áreas afines.
El gerente de la empresa debe tener experiencia mínima de 1 año al igual que los contadores que prestan los servicios profesionales de asesoría a los s.
El personal de la empresa tiene que estar en constante capacitación ya que esto permite ofrecer servicios innovadores lo cual tendría muchas ventajas para el crecimiento y sostenimiento de la empresa
El personal debe ser proactivo, manteniendo a la orden del día todos los documentos y papeles (archivo) que reposan en la empresa, ya que periódicamente se están realizando auditorias y esto permite un mejor control y manejo empresarial.
La empresa mejorará continuamente la calidad de sus servicios para asegurar su permanencia en el negocio y aumentar la satisfacción de sus clientes.
Para mantener la calidad de nuestros servicios todo empleado sea nuevo o antiguo deberá comparecer a las capacitaciones que la empresa determine importantes para el área en cuestión.
En el caso de generarse una vacante se dará preferencia al personal de la compañía, no se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya cumplido con el proceso de selección.
La información de la empresa es confidencial y contara con todos los aspectos de seguridad necesarios, no está permitido transportar estos documentos en el espacio externo a la empresa.
2. Planeación: (De acuerdo con el objetivo y las metas. Determinar cuáles son las actividades necesarias para llegar a cumplir con el objetivo y metas.) En cuanto a los recursos de la empresa se puede afirmar lo siguiente:
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Recursos financieros: Son el efectivo y el conjunto de activos financieros con que cuenta la empresa. Recursos técnico y/o tecnológico: Es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Estos pueden ser tangibles (como un computador, una impresora u otra máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual). Recurso humano: Es el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de la organización. En este caso este recurso hace parte de todo lo relacionado con la empresa, ya que sin estos la compañía no existiría en el mercado, no tendría razón de ser. Recursos físicos: Son todos los bienes tangibles, en poder de la empresa, que son susceptibles de ser utilizados para el logro de los objetivos de la misma. Diagrama Gantt: El diagrama de Gantt o gráfica de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. En este caso está representado en la columna trimestres y las estrellas representan las la ejecución de dicha actividad en el trimestre especifico. Estas actividades son realizadas durante el primer año de la empresa y están representados los costos que se necesitaron para la creación y manutención de una empresa. Cuando la organización comience a laborar se presentaran circunstancias imprevistas como inversiones necesarias para brindar una mejor atención y mantener la calidad de los servicios. Por otro lado no se pueden prever la cantidad de reuniones con clientes o conferencias que se realizaran durante el año. Recursos financieros Actividad Arriendo del local comercial Certificado de cámara de comercio Pago nómina (6 personas - $1.800.000) Pago de seguridad social
Valor
Total Anual
$2.000.000
$24.000.000
$4.000
$4.000
$10.800.000
$129.600.000
$918.000 (Salud*6) $1.296.000 (pensión*6) $24.000
$26.856.000
Trimestres 1 2 3 4
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(Riesgos*6) $2.238.000 (Total) Recursos técnico y/o tecnológico Actividad 6 computadores 6 teléfonos Impresora Multifuncional Uniformes Licencia del software contable ContaPyme Mantenimiento de equipos Gastos publicitarios
Valor
Total Anual
$1.800.000 $80.000
$10.800.000 $480.000
$499.900
$499.900
$500.000
$500.000
$1.725.000
$1.725.000
$455.000
$910.000
$1.000.000 – $5.000.000 (aprox.)
$1.000.000 – $5.000.000 (aprox.)
1
Trimestres 2 3 4
Recurso Humano Actividad
Valor
Capacitaciones
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.)
Marketing
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.)
Bonificaciones
$100.000
Gratificaciones
$100.000
Incremento de remuneraciones
$100.000
Total
Trimestres 1 2 3 4
$1.000.000 – $6.000.000 (aprox.) $1.000.000 – $6.000.000 (aprox.) $100.000 (el valor varia) $100.000 (el valor varia) $100.000 (el valor varia)
Las tres últimas actividades relacionadas a los recursos humanos son difíciles de cuantificar, dado que este tipo de premiación al personal se utiliza a lo largo del año y la cantidad asignada a cada trabajador dependiendo del éxito del proyecto asignado. Recursos Físicos Actividad
Valor
Total
Material para conferencias Cafetín para clientes
$100.000 – $varia $100.000 –
$100.000 – $varia $400.000 –
1
Trimestres 2 3 4
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Escritorios (6) Mesa para las reuniones de junta directiva Sillas para computadores (6) Implementos de aseo
Implementos de papelería
Implementos de almacenamiento (Estanterías – archivo) Señalización (Placas áreas de la empresa – ruta de evacuación) Extintor Muebles sala de espera Tándem para sala de espera (2)
(aprox.) $300.000
(aprox.) $1.800.000
$500.000
$500.000
$80.000
$480.000
$250.000 $150.000 (toner) $40.000 (carta y oficio) $100.000 (otros gastos) $290.000 (Total aprox.)
$1.000.000
$1.160.000 (valor aprox.)
$500.000
$500.000
$100.000
$100.000
$100.000 $700.000
$100.000 $700.000
$369.000 (unidad)
$738.000
3. Organización Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores (Realizar el organigrama). En la actualidad es muy difícil encontrar organismos que no siga el principio general de división del trabajo, por este motivo para explicar y entender mejor la estructura de una compañía es de mucha utilidad la redacción de un organigrama. De este modo se puede observar la autoridad y responsabilidades del personal.
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500 GESTIONANDO EL CAMBIO
JUNTA DIRECTIVA
ASESORÍA JIRÍDICA
SECRETARIA GENERAL
GERENTE GENERAL
DPTO ISTRATIV O
DPTO FINANCIERO
DPTO COMERCIAL
DPTO DE MARKETING
SOPORTE Y DESARROLO
DPTO DE RECURSOS HUMANOS
PERSONAL Y NOMINA
CONTADOR
ASISTENTE COMERCIAL
IMAGEN Y COMUNICACION
NUEVOS PROYECTOS
JEFE DE GESTION HUMANA
AUXILIAR ISTRATIV O
ASISTENTE COMERCIAL
ASESOR COMERCIAL
COMERCIAL
INFORMATICA HUMANA
FORMACION Y CAPACITACION
SERVICIOS GENERALES
FACTURACION Y REPORTES
ATENCIÓN AL CLIENTE
CONFERENCIAS
TESORERO
ASESORIAS
PERSONAL DE ASEO Y OFICIOS VARIOS
MENSAJERO
DPTO DE PRODUCCIÓN
JEFE DE CONTROL DE CALIDAD
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
Establecer claramente los deberes de cada empleado. En lo referente a la organización se puede decir que es el punto más importante, dado el caso los trabajadores no tengan claras sus funciones no existiría una jerarquía en la organización, esto causaría que el personal hiciera lo que quisiera como si estuvieran de vacaciones, de este modo la organización está condenada al fracaso. Deberes de cada empleado Gerente: Ser un buen líder, tomar decisiones asertivas, tener motivación y sentido de pertenencia por la empresa. Auxiliar istrativo: Debe ser una persona proactiva, emprendedora, que genere nuevas ideas, colaborador en todos los quehaceres de la empresa, ser carismático y tener buenas relaciones interpersonales con el grupo de trabajo. Contadores: Deben ser profesionales e idóneos para ocupar el cargo, tener muy buena motivación y comunicación con los demás compañeros, deben poseer mucho sentido de pertenencia, proactivos y con capacidad de ayuda a los compañeros de trabajo como a los clientes. Secretarias: Deben ser muy serviciales, carismáticas, amables, excelente a la hora de brindarle la atención a los clientes, honestas y con gran sentido de pertenencia. Tesorero: Debe ser una persona leal, honesta, honrado, que tenga sentido de pertenencia por la empresa, muy buena organización, dirección y control de todos los documentos que están a su cargo. Atención al cliente: Serviciales, honestos, amabilidad, deseos de trabajar y tener mucho sentido de pertenencia por la empresa. Aseadoras: Limpieza, aseo, amabilidad, alegría, proactivas y con gran sentido de pertenencia Oficios varios: Colaborador, honesto, servicial, con deseos de superación personal y laboral. Mensajeros: Colaboradores, carismáticos, muy buena atención a los clientes y con los compañeros del grupo de trabajo manejar buenas relaciones humanas, honestos.
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
Establecer las áreas de autoridad y responsabilidad. Las áreas de autoridad y responsabilidad de cada empleado: Esto se refiere a las funciones y responsabilidades que tiene cada empleado, cuando se dice autoridad es saber hasta qué punto un empleado tiene la capacidad de realizar un trabajo. A continuación se nombran la autoridad y responsabilidad de cada empleado. EMPLEADO Gerente Auxiliar istrativo
Contador
Secretaria
Tesorero
Atención al cliente
Aseadora Oficios varios
Mensajero
AUTORIDAD Tiene las facultades para tomar decisiones Es el puente de comunicación entre empleados y jefes Manejar la parte contable de la empresa. Dar orientación a los clientes (En este caso las pequeñas y medianas empresas) Asistente del gerente Dar cumplimiento a la parte contable (Financiera) de la empresa. Entradas y salidas de dinero. Recibir quejas y sugerencias, así mismo brinda información a los clientes. Mantener el sitio de trabajo ordenado Contribuir al buen funcionamiento de los enseres de la empresa Cumplir a tiempo con entrega y recibo de información de la empresa
RESPONSABILIDAD Funcionamiento de la empresa Eficaz y eficiente en el manejo de la información entre empleados y jefes
Contabilidad
Manejo de agenda del gerente, realización de cartas, apoyo a otras áreas de la empresa Manejo monetario de la empresa
Dar y recibir buena información Aseo Buen funcionamiento de la planta física de la empresa Llevar y recibir documentos o paquetes
Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeñen su trabajo.
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Es claro que para poder llevar a cabo todas las funciones de la empresa, todos los empleados deben contar con los elementos necesarios para ejecutar sus labores entre estos están. Recursos Humanos: El grupo de trabajo está conformado por: Gerente, auxiliar istrativo, contadores, secretaria, tesorero, atención al cliente, aseadoras, oficios varios, mensajeros Recurso técnico y tecnológico: Local, computadores, impresoras, teléfonos, fax, equipos de oficina (escritorios, sillas, papelería, etc.) implementos de aseo, etc. Recursos físicos: Oficinas, sala de reuniones, sala de espera, recepción (Información). 4. Dirección Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente. Las actividades en la empresa se deben desarrollar de forma armónica y eficiente, ya que esto permite el logro de metas tanto individuales como colectivas y por ende contribuyen al sostenimiento y crecimiento de la empresa. Para que la empresa realice las actividades de una manera eficiente todos los empleados deben ser muy proactivos porque de esta forma se pueden realizar todos los procesos y se pueda dar una muy buena atención a todos los s brindando una atención rápida y oportuna a las diferentes empresas que se tienen como clientes. Mantener una comunicación eficaz con los empleados. Es fundamental en toda empresa la comunicación. En la empresa Gestionando el cambio la comunicación será muy asertiva y precisa tanto a nivel interno como externo, todos los empleados deben manejar un dialogo permanente en cada una de sus dependencias, así mismo deben hacer muy buen uso de las herramientas comunicativas con que cuenta la empresa como lo es el correo institucional, las diferentes carteleras y la comunicación interna. Una buena comunicación es fundamental en la empresa ya que esta permite mantener al tanto de lo que está sucediendo a todo el personal humano de la empresa y a los clientes (Empresas medianas y pequeñas) Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal.
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El personal que labora en la empresa Gestionando el cambio tiene un sentido de pertenencia muy alto, esto permite ofrecer servicios acordes a las necesidades, porque lo más importante que existe en un trabajo es que se haga con amor, con ganas, con interés de hacer las cosas bien y de servir a los que lo necesitan. Adicionalmente a esto la empresa a través de sus dueños tiene como incentivo motivar a los empleados con bonificaciones de acuerdo al desempeño laboral y al cumplimiento de metas de cada uno de ellos, así mismo se tienen en cuenta todas las sugerencias e ideas que tengan los empleados para el beneficio de la organización. Esta empresa se caracteriza por tener en cuenta la participación de todos ya que así se logran y se consiguen con mayor facilidad todos los objetivos y logros propuestos por la compañía. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. En todo momento se busca la seriedad y disciplina de parte de todo el grupo de trabajo, generando un buen ambiente laboral entre todos los empleados de la empresa. Dentro de la organización hay que tener un grupo de trabajo que tenga madurez y una ética profesional alta, esto permite adquirir una confianza por parte de los cliente hacía la empresa y le da un mejor posicionamiento en el sector y a futuro se verá reflejado en nuevos negocios o cuando se abran otras sucursales. La disciplina, la constancia y el buen servicio serán valores agregados que la empresa generando el cambio les brindará a sus clientes en todo el sector de Kennedy. 5. Control Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente: Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. Antes de iniciar un trabajo con las diferentes empresas (Pequeñas y medianas) la empresa debe recoger información necesaria para ejecutar sus trabajos, hay que hacer uso de la investigación, los métodos de recolección de información como la encuesta o la entrevista para adquirir la mayor información posible y así poder realizar un excelente trabajo que le permita a los clientes quedar satisfechos con lo que se les realizó, de esta forma Gestionando el cambio adquiere un reconocimiento y posicionamiento en todo el sector de Kennedy.
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Esta información debe ser confidencial a nivel interno de la empresa para mostrar el profesionalismo que caracteriza la organización, debe ser veraz y verídica ya que esto da una mejor y mayor confiabilidad por parte de los clientes. Una vez recogida toda la información necesaria para realizar la actividad se debe controlar muy bien y analizarla de la mejor manera posible para ejecutar un excelente trabajo y así poder asegurar la satisfacción de los clientes por el servicio que se les brindo por parte de la empresa. Realizar el control en el momento oportuno. (Cómo) Definir quiénes serán los encargados de realizar el control durante los trabajos que se le realicen a las diferentes pequeñas y medianas empresas. Una vez conocida la persona encargada, este deberá tener conocimiento del trabajo que se está realizando para que realice los controles pertinentes y necesarios para que se dé un buen servicio a los clientes. Un buen control en el momento oportuno se puede realizar a través de auditorías e investigaciones para conocer cómo se están realizando los diferentes trabajos a los clientes que buscan los servicios ofrecidos por la empresa Gestionando el cambio. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. (Cómo) Sí, todo proceso que se lleve a cabo dentro de la empresa será basado en hechos y fundamentos reales para esto se cuenta con un grupo de profesionales encargados de realizar estos procesos, indagando, investigando y realizando las auditorias necesarias en todos los servicios prestados por la empresa. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. (Cuándo) Cuando no se estén realizando los procesos adecuados o cuando los clientes no estén satisfechos con el trabajo o servicio que se les está prestando por parte de los empleados de la empresa, si esto llega a suceder hay que tomar medidas drásticas que permitan el mejoramiento continuo de la empresa. Adicionalmente a esto hay que tomar medidas cada vez que sea necesario, y cuando las situaciones lo ameriten (Insatisfacción de los clientes, trabajos mal realizados, trabajos que no cumplan con los logros u objetivos de los clientes), lo importante es generar y consolidar un grupo de trabajo profesional que se caracterice
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por la buena prestación de los servicios contables y que marque la diferencia en el sector donde este posicionada en este caso Kennedy. 6. Comunicación En una organización se entienden diferentes niveles de comunicación: la comunicación vertical, entre diferentes niveles de jerarquías y, la comunicación horizontal, en el mismo nivel, entre pares. Estos niveles se desarrollan a su vez siguiendo canales formales (los organigramas) a través de encuentros, reuniones, y entrevistas. El desarrollo de una adecuada política comunicacional, se propicia la integración de los distintos niveles de la organización a través de construir un código común, y se optimiza la participación del personal a través de una positiva motivación, en todos sus niveles. Identificar la comunicación a utilizar. Es importante utilizar los 2 niveles de comunicación tanto el vertical como el horizontal, ya que ambos se necesitan para darle publicidad a la empresa, darla a conocer y posicionarla en el mercado (Vertical) y la otra se puede utilizar a nivel interno (Horizontal). A continuación se menciona como se utilizarían estos 2. Comunicación vertical: Es de gran importancia para la empresa utilizar este nivel de comunicación, ya que es el más utilizado en la mayoría de las empresas, se puede realizar de la siguiente manera • • • • •
Medios de comunicación La prensa La radio La televisión Volantes
Comunicación horizontal: Se utilizaría para manejar la comunicación interna de la empresa, entre los empleados, quejas sugerencias e ideas de los clientes, entre estos están: • • • • •
Redes sociales Grupos de interés Correo institucional Buzón de sugerencias Carteleras
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•
Información y comunicación interna
Como se mencionó anteriormente ambas son de gran utilidad para la empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporción lo más importante de la comunicación es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verídica y eficaz.
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CONCLUSIÓN Con el surgimiento de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de desarrollar métodos que nos ayudaran a istrar de mejor manera los recursos que teníamos a nuestra disposición, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como “istración”, este concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los individuos que se especializan es este tema “es” estos se basan en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploración. Los estudiantes involucrados en la estructuración del presente trabajo comprendieron la importancia de la istración y ampliaron su visión sobre las principales etapas istrativas, de este modo tienen más claros los conceptos de planificación, organización, dirección y control. Por consecuente se aplicaron dichos conceptos en una empresa ficticia llamada Gestionando el cambio, dando como resultado una planificamos y organizamos de la estructura de la empresa por lo tanto se lograr que los procesos se ejecuten de una manera eficiente o eficaz, utilizando los recursos disponibles. Asimismo concluimos que la istración es muy importante para la estructuración empresarial dado que nos permite istrar de manera eficiente los recursos disponibles y desarrollar método y estrategias que facilitaran la ejecución de los procesos de este modo se alcanzara los objetivos planteados.
Act.10 Trabajo colaborativo Unidad 2 UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA Fundamentos de istración. Código 100500
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