Gym.sgp.pg.05 - Arranque Y Coordinación Con Oficina Principa 5n165g

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

ARRANQUE Y COORDINACIÓN CON LA OFICINA PRINCIPAL 1.

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OBJETIVO Definir las acciones a tomarse por parte del equipo del Proyecto a fin de arrancar la ejecución del mismo, obteniendo todo el soporte necesario por parte de la Oficina Principal.

2.

DESARROLLO Con base en la información que se va recibiendo durante el proceso de Transferencia1, el Gerente de Proyecto y su equipo revisará y analizará las acciones a ser tomadas y los requerimientos a ser cubiertos para dar inicio a la ejecución del Proyecto. Estas acciones configuran el Plan de Arranque del Proyecto. El Plan de Arranque define las acciones técnicas, istrativas, legales y comerciales que garanticen un inicio fluido de la Ejecución del Proyecto; así mismo, incluirá los responsables y fecha límite de cumplimiento de dichas acciones. Los responsables pueden ser tanto integrantes del equipo del Proyecto como de las Áreas de Soporte de la Oficina Principal.

2.1. Sesiones de Coordinación En función a los requerimientos del Proyecto, el Gerente de Proyecto determinará la necesidad de realizar sesiones de trabajo con las distintas Áreas de Soporte a fin de lograr una coordinación eficaz. Los asistentes a las sesiones serán designados por la Gerencia del Proyecto y las gerencias de las Áreas de Soporte respectivas, y deberán tener capacidad de decisión sobre los temas a tratarse y los acuerdos que deberán ser tomados. En caso se considere necesario, se podrá tener asistentes adicionales a las sesiones, como por ejemplo el Gerente de División o el Responsable de la Propuesta. Todas las sesiones de trabajo deben iniciar con una breve explicación por parte del equipo del Proyecto de las generalidades del mismo, a fin de que las Áreas de Soporte tengan un mejor entendimiento de las características del Proyecto: alcances, plazos, ubicación, s, organigrama, requerimientos para el arranque, etc. Como parte de esta introducción se hará la presentación de los responsables de interacción entre las Áreas de Soporte y el Proyecto. En principio, se sostendrán las siguientes sesiones: Equipos y Logística Es convocada por el Gerente de Equipos y Logística, en coordinación con el Gerente de Proyecto. Los acuerdos tomados definirán los alcances y responsabilidades tanto del equipo del Proyecto como de la Gerencia de Equipos y Logística, y son base para la elaboración del Plan de Arranque y el planeamiento del Proyecto. Agenda: Equipos mayores / menores / herramientas : 9 Monto de Equipos del Proyecto. 9 Listado / Cronograma de Equipos. 9 Exposición de tarifas y sus alcances consideradas en el Presupuesto. 9 Disponibilidad de equipos propios y de terceros. 9 Decisión de alquiler / compra. 9 Determinación de tarifas y alcances. 9 Definición de responsabilidades del Proyecto y de Oficina Principal. 9 Responsable de alquiler / compra en el Proyecto y en Oficina Principal. 9 Requerimientos de infraestructura y movilización. 9 Definición del Jefe de Equipos asignado al Proyecto. 9 Definición de los alcances y responsabilidades del Área de Mantenimiento de Equipos del Proyecto. 9 Definición de la infraestructura requerida por el Área de Mantenimiento de Equipos del Proyecto. 1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 – Transferencia

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Logística: 9 Monto de Materiales del Proyecto. 9 Listado / Cronograma de Materiales Críticos y No Críticos. 9 Exposición de costos de materiales y sus alcances considerados en el Presupuesto. 9 Disponibilidad de proveedores establecidos y por establecer. 9 Definición de suministros a ser comprados por el Proyecto y por Oficina Principal (Matriz de Alcance2). 9 Mecanismos de selección de proveedores. 9 Niveles de aprobación de compras. 9 Responsable de compras en el Proyecto y en Oficina Principal. 9 Responsable de generación de Órdenes de Compra en el Proyecto y en Oficina Principal. 9 Responsable del Control Logístico en el Proyecto (Matriz de Responsabilidades3). 9 Acuerdos ya establecidos de Órdenes de Compra. 9 Requerimientos de transportistas. istración y Finanzas Es convocada por el Gerente de istración y Finanzas, en coordinación con el Gerente de Proyecto. En esta sesión se toman acuerdos para la aplicación de la normatividad contable y tributaria, de los procedimientos y lineamientos de istración de personal, gestión de servicios generales, responsabilidad social y istración financiera. Previamente, el equipo del Proyecto llenará el registro adjunto GYM.SGP.PG.05-F.03 – Lista de Verificación de istración y Contabilidad, y lo enviará al Gerente de istración y Finanzas quien, en coordinación con el Contador General y el Jefe de istración, analizarán la información proporcionada en el Check List y definirán los procedimientos a seguir en las situaciones no estándares identificadas. Finalmente, en la sesión de coordinación se definirán los lineamientos a seguir en los temas detallados en la agenda y en las situaciones no estándares identificadas. Adicionalmente, en caso se identifiquen de temas controversiales, se analizará en conjunto la particularidad del Proyecto y se definirán los procedimientos a seguir en dichos temas. Agenda: istración: 9 Listado / Cronograma de Mano de Obra por categoría / especialidad. 9 Requerimientos de personal local. 9 Convenio Colectivo. 9 Manejo de sindicatos. 9 Generación de poderes. 9 Requerimientos de permisos / certificados / licencias. 9 Requerimientos de Sistemas y Comunicaciones del Proyecto. 9 Requerimientos de servicios generales del Proyecto. 9 Definición de organización de la istración del Proyecto. 9 Participación del en el control del Costo Indirecto. Finanzas: 9 Flujo de caja presupuestal. 9 Requerimientos de fianzas y/o garantías. 9 Requerimientos de seguros. 9 Manejo de adelantos, amortizaciones y/o retenciones. 9 Apertura de cuentas. 9 Procedimiento de requerimiento de fondos. 9 Solicitud de emisión de facturas para cobro de valorización. 9 Capital de trabajo. Contabilidad: 9 Temas tributarios. 9 Contingencias tributarias. 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 – Sistema Logístico 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.36 – Sistema Logístico

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Pago de detracciones de acuerdo a cronograma establecido. Sustentos documentarios de operaciones. Estados financieros.

Responsabilidad Social: 9 Requerimientos del Cliente. 9 Requerimientos de personal local. 9 Evaluación del frente interno. 9 Evaluación del frente externo. 9 Identificación de factores principales. 9 Definición de acciones a tomar y asignación de responsables. 9 Definición de necesidad de elaboración de un Plan de Responsabilidad Social. Sistemas y Comunicaciones Es convocada por el Gerente de Sistemas y Comunicaciones, en coordinación con el Gerente de Proyecto. En esta reunión se coordinan los recursos de soporte requeridos por el Proyecto para la adecuada ejecución del mismo. Agenda: 9 Establecimiento del cronograma de entrega e instalación de los equipos y sistemas informáticos. 9 Definición del sistema de comunicación a utilizar en el Proyecto. 9 Establecimiento del cronograma de entrega e instalación de los equipos y sistemas de comunicación. 9 Coordinar la adquisición o alquiler de equipos de comunicación, servicios de operadores de comunicación radial, telefónica o de datos. Control de Gestión de Proyectos Es convocada por el Jefe de Control de Gestión de Proyectos, en coordinación con el Gerente de Proyecto. El objetivo es ayudar al equipo de Proyecto a determinar los componentes del Sistema de Gestión de Proyectos de GyM que deberán adoptar para su ejecución, y a identificar los factores claves de éxito del mismo4. En función a la complejidad e importancia del Proyecto, el Gerente de División puede requerir que CGP lleve a cabo un proceso de Implementación en el Proyecto, lo cual deberá ser aprobado por el Gerente General. Agenda: 9 Aplicabilidad inicial del Sistema de Gestión de Proyectos de GyM. 9 Identificación de factores claves de éxito. 9 Mecanismos de seguimiento y monitoreo. 9 Identificación de procesos especiales que deban ser diseñados. 9 Definición de herramientas de gestión necesarias. 9 Definición de capacitaciones necesarias. 9 Definición de hitos de gestión: primer look ahead, primer IP, primer de Control. Recursos Humanos Es convocada por el Gerente de Recursos Humanos, en coordinación con el Gerente de Proyecto. Agenda: 9 Requerimientos de personal empleado. 9 Requerimientos de personal externo. 9 Requerimientos de especialistas. 9 Requerimientos de capacitación. 9 Coordinación de fechas programadas de capacitación del personal (por ejemplo: Semana de Inducción para Ingenieros Jóvenes, CAME, Formación de Gerentes de Proyecto, etc) 9 Mecanismos y fechas de evaluación de desempeño. Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental Es convocada por el Jefe de Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental, en coordinación con el Gerente de Proyecto.

4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.10 – Personalización del Sistema de Gestión GyM al Proyecto

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Agenda: 9 Requerimientos de PdR y GA del Cliente. 9 Identificación de actividades / requerimientos críticos. 9 Definición del Jefe de PdR y GA asignado al Proyecto. 9 Definición de los lineamientos para la elaboración del Plan de PdR y GA del Proyecto5. Control de Calidad Es convocada por el Jefe del Área de Control de Calidad, en coordinación con el Gerente de Proyecto. Agenda: 9 Requerimientos de Control de Calidad del Cliente. 9 Identificación de actividades / requerimientos críticos. 9 Definición del Jefe de Control de Calidad asignado al Proyecto. 9 Definición de los lineamientos para la elaboración del Plan de QA/QC del Proyecto6. Comercial y Legal Es convocada por el Gerente de Proyecto, en función a la evaluación los Riesgos y Oportunidades Comerciales y Legales. Asistirán el Asesor Legal y/o el Gerente Comercial. Se deberá coordinar también la información a ser presentada por el Gerente Comercial en la Reunión de Transferencia y Arranque7. Agenda: 9 Requerimientos del Cliente. 9 Legislación pertinente. 9 Necesidad de asesoría / soporte en la negociación del Contrato. En caso lo amerite, se deberá dejar constancia de los acuerdos tomados por medio de un acta, la cual será distribuida a los involucrados al día siguiente de la sesión de trabajo. El encargado de elaborar esta acta es el Responsable del Proyecto designado.

2.2. Plan de Arranque El Plan de Arranque debe cubrir un plazo adecuado, no menor a 4 semanas. La definición de actividades, fechas y responsables se registrará en el formato GYM.SGP.PG.05-F.01 – Plan de Arranque, el cual se adjunta, y el estado de su cumplimento será revisado de manera semanal por el Gerente de Proyecto. Los temas que debe cubrir el Plan de Arranque se detallan a continuación. Esta relación debe ser considerada como referencial y adecuarse a las características y necesidades de cada Proyecto: Trámites ante el Cliente: 9 Orden de Proceder / Carta de Intención. 9 Cobranza de adelantos. 9 Preparar los documentos que son exigencias contractuales: Plan de Seguridad, Plan de Calidad, Medio Ambiente, etc 9 Permisos y trámites para ingreso al sitio (exámenes médicos, inducciones, emisión de fotochecks, etc). 9 Temas a tratar en posible Reunión de Inicio con el Cliente (KOM) Temas Organizativos: 9 Organigrama del Proyecto y plan de ingreso al Proyecto. 9 Gestión Contractual (Estudio del contrato, Análisis FODA y Guía de Gestión Contractual). 9 Gestiones istrativas: Código interno del Proyecto; fianzas, seguros, poderes; permisos ante el Ministerio de Trabajo; licencias municipales u otras, etc.; inscripciones en AFP, ONP, ESSALUD, etc.; cuentas corrientes; etc.

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.52 – Prevención de Riesgos y Gestión Ambiental 6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.50 – Aseguramiento y Control de Calidad 7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.06 – Reunión de Transferencia y Arranque

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Requerimientos de servicios y campamentos iniciales. Instalaciones provisionales. Instalación de sistemas informáticos y de comunicación.

Temas de Construcción: 9 Relación de equipos propios y de terceros considerados y posibilidades de movilización. 9 Reclutamiento de personal obrero local y foráneo. 9 Relación de Suministros Principales y Proveedores considerados. 9 Inicio de la gestión de compra de suministros críticos. 9 Inicio de la construcción. Se dejará constancia del cumplimiento de las coordinaciones descritas líneas arriba en el registro GYM.SGP.PG.05-F.02 – Verificación de Coordinación con Áreas de Soporte, el cual se adjunta al presente documento.

2.3. Matriz de Responsabilidades GD 1. Dar inicio al proceso de Arranque

GAS

√

√

√

2. Realizar coordinación con Áreas de Soporte 3. Elaborar el Plan de Arranque 4. Revisar y aprobar el Plan de Arranque

GP

√ √

GD: Gerente de División GP: Gerente de Proyecto GAS: Gerentes de Áreas de Soporte

3.

REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prácticas 9

La Carta de Intención emitida por el Cliente debe contener los compromisos y garantías mínimos necesarios para poder iniciar con la ejecución del Proyecto, en caso se prevea que la firma del Contrato pueda tomar un tiempo considerable. Para dar inicio a las actividades del Arranque, se debe solicitar al Cliente que la Carta de Intención contenga, entre otras cosas, el compromiso de pago de las valorizaciones8 que se vayan generando durante la negociación del contrato. En caso se considere necesario, se podrá solicitar soporte al Área Legal y/o a la Gerencia Comercial.

3.2. Documentos Relacionados 9 9

GYM.SGP.PG.04 Transferencia GYM.SGP.PG.06 Reunión de Transferencia y Arranque

3.3. Anexos 9 9 9

GYM.SGP.PG.05-F01 – Plan de Arranque GYM.SGP.PG.05-F02 – Coordinación con Áreas de Soporte GYM.SGP.PG.05-F03 – Lista de Verificación de istración y Contabilidad

8 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.42 – Valorizaciones con el Cliente