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Técnicas de Almacenamiento y Logística

“Técnicas de Almacenamiento y Logística”

Ing. Luis Tamashiro [email protected]

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Técnicas de Almacenamiento y Logística

TECSUP Lima – Perú 2010

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UNIDAD I

“CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACÉN”

1. INTRODUCCIÓN Por muchos años el almacén ha sido considerado como una carga dentro de las organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer que las empresas sean cada vez más competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado. El concepto de almacén ha ido variando a lo largo de los años, ampliando su ámbito de responsabilidad dentro de la función logística. Actualmente, la Gestión de Almacenes se define como: El Proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados.

2. OBJETIVOS Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son: • • • •

Reconocer la importancia del almacén dentro de la organización. Establecer políticas y normas de funcionamiento del almacén que otorguen una operatividad y control. Diferenciar los tipos de mercancías y poder definir, para cada una, el tipo de almacenaje más apropiado. Determinar las áreas de la empresa con las cuales el almacén deba mantener una constante comunicación y así elaborar los informes de manera oportuna y pertinente.

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3. GENERALIDADES En todo negocio y en cualquier empresa (de carácter industrial, comercial o de servicio), el almacenamiento cumple una función esencial, por cuanto es una actividad que está tomando un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio futuro. Dentro de los órganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el almacén constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerársele como el depósito donde se guardan las existencias, y donde generalmente se envía personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada reúne, además de las cualidades indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la organización, le corresponde cumplir al almacén. Sin embargo, nada más erróneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del almacén en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al invertir su dinero espera obtener. El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnológica en una empresa, hace necesario el servicio de gente preparada técnica y/o científicamente en el manejo de almacenes y en la mecánica de su funcionamiento, que se hace más difícil, cuanto mayor es la responsabilidad económica, generada por el costo o la cantidad de artículos que tienen que istrar.

4. DEFINICIÓN DE ALMACÉN

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Con un ejemplo fácil de comprender, se plantea el de una empresa de producción, cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo; para lo cual es necesario contar con almacenes diseñados y organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta fábrica puede tener procesos parciales que transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez deberán ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de producción, que se inicia con la previsión de insumos y otros materiales y continúa con la adquisición, el almacenamiento, transformación o fabricación y concluye con la entrega al cliente.

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El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación. Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que está al lado del artículo, el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artículos que guarda, sabe dónde se encuentra, quién lo necesita, en qué forma sale, en qué cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las existencias que está obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su almacén, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo. Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los métodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulación de existencias.

5. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa: •

Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde los proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer a los clientes, periodos de entrega más cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos artículos.

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En la economía nacional, el almacenamiento tecnológicamente desarrollado, ha permitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria minera del país, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite también obtener costos unitarios de producción más bajos, sobre todo cuando el proceso de producción se realiza en periodos largos.

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Mantener la continuidad en la producción (cuando se trata de empresas industriales), o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad deseada de un artículo o materia prima que va a intervenir en el proceso de producción, significaría cuantiosa pérdida, ya que podría implicar inclusive, la paralización total o parcial del proceso integral de la producción. Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energía consumida sin ser utilizada convenientemente, así como pago por asuntos istrativos que no se puede paralizar. Y el más importante, se dejará de tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderías no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento. •

La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben 5

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marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa. De allí la importancia que tiene para los Gerentes de Producción y Logística, el tener personal adecuado para el manejo y istración de los almacenes, permitiendo tener un stock óptimo para no incurrir en un costo oculto. •

El almacenaje de materias primas o artículos semi manufacturados o fabricados, visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o consumo. Todas estas razones, hace que al reorganizar una empresa, se comience, generalmente, por el almacén, que constituye el eje o número de las actividades istrativas – contables, razón por la cual debe dedicarse a su organización y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisión y simplicidad en sus labores. 6. FUNCIONES DEL ALMACÉN Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la información precisa y comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia ellos y para que pueda delinear las funciones del almacén. Ejemplos de funciones del almacén: 1. Recibir, para su cuidado y protección, todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricación, para mantenimiento y para la firma. 2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieren. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricación o de las materias primas que se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricación (procesos de maduración). 5. Mantener el almacén limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados según los sistemas aprobados para clasificación y localización.

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6. Mantener las líneas de producción ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo. 7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mínimo de tiempo y costo posible. 9. Llevar registros al día de sus existencias. La manera de organizar y istrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, cada almacén debe organizarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. Recepción de materiales en el almacén: Se contrastan las órdenes de compra contra las guías de remisión.

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2. Registro de entradas y salidas del almacén: Las entradas del material se realizan de acuerdo a la organización del sistema de almacenamiento y las salidas conforme las autorizaciones alcanzadas al almacén.

3. Almacenamiento de materiales: El almacenamiento se lleva a cabo de acuerdo a los tipos de bienes (perecibles, de volumen, frágiles, congelados, etc.).

4. Mantenimiento de materiales y del almacén: Acciones de limpieza y cuidado de acuerdo al tipo de material y la especificación de planta o fábrica.

5. Despacho de materiales: Conforme los programas de despacho.

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6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. Es necesario coordinar con Contabilidad el tipo de material (Materias primas, productos en proceso, repuestos, etc.) y con control de inventario las disponibilidades (deterioros separaciones, etc.).

7. PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la istración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una alta rotación.

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Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencia con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operación. Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: 1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo la responsabilidad de un sola personal de cada almacén. 2. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones específicas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios. 3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas

bajo control.

4. Hay que llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas. 5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacén, y a programación y control de producción de las existencias. 6. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventarios y producción. 7. La identificación debe estar codificada cuando sea posible. 8. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocación en su lugar y la localización cuando haya de buscarse. Esta misma localización debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de las existencias. 9. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. 10. Toda operación de entrada o de salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido. 11. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o al departamento de control de almacenes. 12. Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten. 13. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible, es decir, deberá disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversión mínima adicional. 14. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. 15. El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

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8. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES La clasificación es la siguiente: a. Por el tipo de mercancía que guardan. b. Por el tipo de cobertura. A) POR EL TIPO DE MERCANCÍA QUE GUARDAN La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:

Materias primas y partes componentes. Materiales auxiliares. Productos en proceso. Productos terminados. Herramientas. Refacciones. Materiales de desperdicio. Materiales obsoletos. Devoluciones.

Almacén de materias primas Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de producción. Normalmente requiere tener tres secciones: • Recepción. • Almacenamiento. • Entrega. Las áreas de recepción y entrega pueden estar dentro del almacén o bien fuera de él. Un almacén central de materias primas puede tener uno o varios sub-almacenes en una planta, según las necesidades del departamento de producción, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio. Almacén de materiales auxiliares Los materiales auxiliares, o también llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricación de una mercancía se emplean: • Lubricantes. • Grasa. • Combustible. 11

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• Trapos, etc. Y para envasarlo y empacarlo: • • • • •

Etiquetas. Frascos. Envases de cartón. Papel. Material de empaque, etc.

Este almacén puede ser una sección del almacén de materias primas cuando las necesidades de la organización no necesiten una instalación aparte. La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e información a: • Los departamentos de producción. • La sección de empaque. • Departamento istrativo para el control contable y de reabastecimiento. Almacén de materiales en proceso Si los materiales en proceso o artículos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes según las necesidades de fabricación. Almacén de productos terminados El almacén de productos terminados presta servicio a los departamentos de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.

Almacén de herramientas y equipo Un almacén de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla también las herramientas no durables tales como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc. Almacén de refacciones Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del área de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacén de refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los demás almacenes. Almacén de material de desperdicio 12

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Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control por separado; éste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricación, debe destinársele un almacén de control. Almacén de materiales obsoletos Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón en este caso para tener otro almacén separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que sí es el consumo actual. Almacén de devoluciones Aquí llegan devoluciones de clientes. En él se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacén.

B) POR SU COBERTURA El tipo almacenamiento por su cobertura, está determinado esencialmente por las características de los artículos que se van a almacenar y/o por la manera cómo se encuentran envasados o embalados. Según esto pueden ser: • Almacenes cubiertos (o cerrados). • Almacenes abiertos (o descubiertos), y • Cobertizos. Almacenes cubiertos o cerrados El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo (aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente construidos o adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en forma conveniente, se les adiciona otras instalaciones complementarias para asegurar su buen funcionamiento. Es el tipo de almacenamiento más usado, para propósitos de carácter general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de acondicionamiento ad–hoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados, inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservación de materiales o artículos que determinarían su deterioro de no contar con esas condiciones especiales.

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(a) El área útil de almacenamiento cubierto, es el área determinada por las dimensiones interiores de la construcción. (b) Es área total de almacenamiento cubierto, es el área de terreno necesario para locales de almacenamiento, espaciados a distancias mínimas, incluyendo todas las áreas operativas (camino de , área de estacionamiento, etc.) Almacenes cubiertos o descubiertos El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningún tipo de construcciones. Su perímetro para efectos de seguridad, puede estar constituido por muros de material noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo. En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son afectados por el medio ambiente o cuyo embalaje le da protección del aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podrían deteriorar el artículo o materia prima almacenada. De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en estado natural; en otras ocasiones se efectúan trabajos de semi – mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y por último pueden hacerse trabajos de mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no mejorado, semi mejorado o mejorado. (a) El área útil es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire libre, incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc. (b) El área total comprende el área neta más un espacio adicional necesario para cumplir con las reglas de seguridad y ejecución de las operaciones de almacenamiento. Cobertizo Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo constituyen los “cobertizos”, también llamados “galpones”, los que se caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros perimétricos. En estos ambientes se almacenan generalmente artículos que no requieren protección del aire, de la humedad ni del calor, pero que sí necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve.

9. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA a. Dentro de la empresa El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una división, de una gerencia, un ente más grande dentro de la organización de la empresa.

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El almacén puede formar parte de la Gerencia Logística, de producción, de Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de éstas. Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual va a ser utilizado por la organización que lo controle en beneficio de su propio interés y el de la empresa. El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la Gerencia de Logística o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de éstas existan en la empresa), sin dejar de tener relación directa o indirecta, con otras dependencias de la empresa. El Almacén debe informar directamente al más alto funcionario logístico de la empresa, por ser el encargado de la función de distribución física; y a la vez, recibe información de Compras, de Tráfico y de otras dependencias de suministro y de control de materiales. Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categoría y si el almacenamiento no tiene el tamaño suficiente, la información debe hacerse al departamento o división que proporcione sus servicios principales. (1) Relación con Producción (Ventas) Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o producción (industria), son de suma importancia, puesto que son estas dependencias las que mueven con sus consumos, los artículos que se encuentran en almacén. En ambos casos (producción o ventas), es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacén y por consiguiente para la empresa. El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicándosele en lo posible: 1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo. 2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición. 3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no), y la fecha en que deberán estar en su poder. Asimismo, el almacén debe dar a conocer a ventas o producción, los datos referente a las existencias, como por ejemplo, existencias críticas de algunos artículos, documentación referente a los artículos y que son enviadas por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que está pidiendo. Sin embargo en un almacén ideal se deben contar con esos datos para simular los volúmenes de inventario que necesitará el área de producción para fabricar un número determinado de productos y prever el tamaño de sus inventarios y sus necesidades de

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reabastecimiento, las áreas de control de inventarios dependiendo de las empresas dependen de los jefes de almacén. (2) Relación con Compras Como se sabe, Compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar. Es decir, que Compras procura los artículos o materias primas que el Almacén debe guardar y por ello sus relaciones se efectúan alrededor de esos artículos que Almacén solicita para reponer sus existencias. Por consiguiente, es de gran interés para ambas dependencias, estar informados del movimiento de los artículos, fluctuaciones del mercado, cantidades económicas, etc., que permitan determinar cómo, cuándo y cuánto adquirir. Los puntos de o entre estas dos dependencias son: a) Determinación de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las existencias y el volumen de adquisición más bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo. b) Información sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades futuras, por parte del almacén, para que Compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores. c) Información sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en condiciones de compra, para que Almacén anticipe sus solicitudes. d) Proporcionar registros de las cantidades más económicas de adquisición, por cada artículo, de manera de determinar con exactitud el máximo de existencias por obtener y la época de efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades estándar. e) Recabar del almacén la autorización de compra, antes de efectuar cualquier adquisición. Esta autorización, consiste en proporcionar los datos correspondientes a existencias de artículos en los depósitos o por llegar, así como los consumos promedios de los meses o años anteriores. f) Acordar la cantidad y el precio que abarcarán, los compromisos de adquisición o los contratos futuros que establezca Compras. g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de las compras y obtener mejores precios. h) Planear las adquisiciones en común acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados. Todos estos puntos de o, son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades de capital.

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Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotación de los artículos y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio. (3) Relación con Contabilidad La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén-contaduría es sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros que lleva, comparándoselos con la realidad, de manera de evitar pérdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido. Para poder determinar si los valores están de acuerdo con las existencias realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso, que el almacén debe proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a: (a) (b) (c) (d)

Ingresos y salidas efectuadas diariamente. Distribución de las existencias dentro del almacén (ubicación). Pérdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento. Ajustes que se efectúen.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta manera a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y dirigir y controlar la marcha de sus negocios. Otro aspecto de las relaciones entre el almacén y la contabilidad, es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cuánto ha costado el producto, se podrá determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su dinero. Los artículos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se efectúan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de él, en seguros, inventarios, interés de capital invertido, etc., que constituyen un costo especial, que se denomina “costo de posesión y almacenaje”, diferente al costo de adquisición de compra. Siendo todos estos gastos propios del almacenamiento, es lógico que a contabilidad le interese este aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de allí nace otro vínculo entre estas dos dependencias. (4) Otras relaciones internas

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A parte de las relaciones ya tratadas, el almacén como toda dependencia, tiene relaciones de subordinación y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados, y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo referente a informar o recibir información en forma periódica sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada. Tiene relaciones también con otras dependencias, como por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad, así como con el área de ingeniería. En conclusión, debemos recordar que una organización que reúne a diversos elementos con una finalidad común y, que todos los que forman parte de ella, y el óptimo funcionamiento sólo se logrará por medio de la coordinación y el planeamiento de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta. b) Fuera de la Empresa Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tienen relaciones directas, pero sí, están tácitamente autorizadas con: 1. Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los materiales o artículos que producen y que proporcionan. 2. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y así mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los medios de transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de vehículos a emplear, etc. 3. Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte, medios disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía que ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos. 4. Con las compañías de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades en los artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo con el informe de los ajustadores es que se procederá a la recepción de las mercancías, para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo. El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacén, para así asegurar una correcta tramitación istrativa y deslindar responsabilidades.

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10. RESUMEN El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el participante la necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacén en la empresa y no identificarlo como un depósito simple de mercancías; sino, todo lo contrario, tiene sus funciones claramente definidas, contribuye al logro de objetivos corporativos y se debe considerar principios para su manejo y control. Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de almacén que se va istrar y ello parte por establecer la mercadería que se va almacenar y ella puede ser: materia prima, productos terminados, productos en proceso, repuestos, mercadería devuelta, etc. Identificada la mercadería nos ayudará a diseñar el tipo de protección que necesitamos darle de ello puede ser que sea un almacén cerrado o un almacén abierto o simplemente un cobertizo. Luego de definir el tipo de almacén, necesitamos establecer los vínculos con las demás áreas de la empresa, esto es, con quienes el almacén mantiene o intercambia comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y ello dependerá del tipo de mercancía que guarda.

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UNIDAD II

“DISPOSICIÓN FÍSICA DE ALMACENES” 1. INTRODUCCIÓN El almacenamiento es una actividad, mediante la cual se asegura en forma directa, la disponibilidad de abastecimientos, en determinadas áreas y en cantidades suficientes, desde que se producen, hasta que son empleadas por la empresa. Consiste en la retención, ordenamiento, control y mantenimiento de los artículos pendientes de entrega. El local almacén, es diseñado o designado específicamente para fines de almacenamiento y hecho con techo y paredes laterales posterior y delantera. Puede tener uno o más pisos, construidos al mismo nivel del suelo a la altura de la plataforma de los vagones o camiones. En la actualidad, el almacén es esencial en todo negocio y su manejo y funcionamiento se considera como una ciencia, motivo de perfeccionamiento y profesionalización, para quienes tienen la responsabilidad de conducirlo.

2. OBJETIVOS Mediante la presente unidad pretendemos que el participante logre desarrollar lo siguiente: • • • •

Establecer en forma clara y debidamente definidas las áreas que constituyen el almacén. Determinar las recomendaciones más apropiadas en función al tipo de mercadería dada en custodia. Definir el diseño más adecuado para el almacén, teniendo en cuenta las especificaciones y normas dadas para un buen funcionamiento. Determinar el espacio óptimo para el almacenaje de un producto en función de la forma, volumen y requerimiento.

3. LAS ÁREAS DEL ALMACÉN Una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener normalmente tres áreas en el almacén, como base de su planeación: • • •

Recepción. Almacenamiento. Entrega.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Éstas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o levantar divisiones.

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a. Área de Recepción El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo rápido: 1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado. 2. Medios de manejo de materiales deficientes. 3. Demoras en la inspección y documentación de entrada. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeación es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mínimo. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.

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Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo): 1. El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye: a) Patios de maniobra de los vehículos. b) Andenes. c) Zona de maniobras de estiba. d) Zona de inspección. e) Zona de la oficina de control, y f) Zona de medición (báscula). 2. Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del área y de su equipo y maquinaria; y b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo. 3. Los gastos indirectos de: a) Personal. b) Registros, y c) Protección de los materiales. Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar la maniobra de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía. En cual esquiera de estas instalaciones los medios más usuales son: • • • • • • •

El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel). La carretilla neumática. La carretilla manual. Las tarimas de madera. Los contenedores. Los carros especiales. Los transportes de rodillos.

Zona de Inspección El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada. Andén y patio de maniobras de los vehículos El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailers. En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén.

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El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente.

b. Área de Almacenamiento La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones. Para aminorar el riesgo de incendio: a) Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tinner, pintura, etc. b) Prevenir la combustión espontánea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre ventilación. c) Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén. d) Revisar periódicamente los extintores. e) Despejar los pasillos de a los extintores; separa los materiales de fácil combustión con un espacio mínimo de 45 cm. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento. a) Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de

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agua o vapor.

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b) Corregir las goteras de techos y tuberías. c) Evitar la humedad en piso y paredes. d) Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases corrosivos. e) Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. f) Colocar productos químicos almacenamiento de aceros.

absorbentes

de

humedad

en

las

áreas

de

g) Evitar derrames de agua o líquidos en el piso. Para que no se estropeen: a) Evitar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales. b) No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos. c) Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro del área de almacenamiento. d) Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela. Para evitar el deterioro: a) Proteger la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminación o productos que se decoloren con la luz.

los materiales

b) Evitar que se ensucien o manchen las mercancías y materiales al manejarlos o almacenarlos. c) Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras. Principios básicos que se deben seguir en el área de almacenamiento 1. Primera entrada, primera salida. 2. Colocar los artículos de mayor demanda más a la mano –cerca de las puertas de recepción y entrega-. La Ley de Pareto o regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artículos. Es a éstos los que se refiere este principio.

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3. Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. 4. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla. 5. Prohibir la entrada al área de almacenamiento a personal extraño a él. Solamente personal autorizado para inventario u otra razón podría entrar. 6. Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación autorizada. 7. Llevar registro de existencias al día. 8. Eliminar el papeleo superfluo. 9. Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena. 10. Área ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. El pasillo principal debe correr a lo largo del almacén. Los transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fácil a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos. 11. El punto de recepción en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el otro.

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Distribución de estantería para un almacén tipo

40 m.

9 m. Área adicional para almacenamiento futuro

S

Tarima s vacías

Almacenaje especial

Oficina

Entrega Recepción

S H

Báscula Acomodar

Poco Consumo

Mucho Consumo

Sin Movimiento

c. Área de entrega La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: a) Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado.

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b) Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura remisión.

factura, o una

c) Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. d) Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad. e) Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

4. RESUMEN En esta segunda unidad se han definido las áreas del almacén, sus funciones y recomendaciones para que se lleven a cabo operaciones eficientes. Los métodos alternativos de almacenamiento pueden ser: basados en el tipo de producto que se almacena y retira, a partir de la colocación de los artículos, por medio de los equipos que se emplea o finalmente se basa en la forma de surtir los pedidos. Se hace mención también a los métodos de ubicación de las mercancías en la que se pueden dar dos métodos: el almacenamiento al azar y el almacenamiento en el lugar asignado. Las áreas de almacén definidas son: la recepción, el almacenamiento y la entrega. Cada una de ellas tiene sus especificaciones para un óptimo desempeño; por ejemplo, el área de recepción comprende una zona de inspección y un patio de maniobras, donde los vehículos han de descargar la mercadería; en esta área es importante la efectividad, es decir que su labor sea rápida y exacta para evitar la demora de la disponibilidad de la mercancía al almacén. Por su parte, el área de almacenamiento está más dedicada al cuidado de la mercancía; que constituye la base para evitar su deterioro o su pérdida por sustracción; para lo cual se hace necesario dar determinadas pautas para asegurarla y mantenerla en el mejor estado posible y ello implica tomar medidas respecto a riesgos de incendio, corrosión y enmohecimiento y definir el área de almacenamiento teniendo en cuenta el área que será destinada a pasillos. El área de entrega tiene también sus normas las cuales deben seguirse estrictamente para evitar los faltantes del almacén.

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UNIDAD III

“LOS EQUIPOS Y LA SEGURIDAD DEL ALMACÉN” 1. INTRODUCCIÓN Es indudable que todo almacén requiere de equipos para un funcionamiento eficiente, y estos pueden ser equipos de manejo de materiales, equipos de almacenaje o equipos diversos. La selección de estos equipos requiere revisar ciertos principios de modo que su adquisición sea debidamente justificada y prevean los cambios futuros que sufrirá los artículos que contendrá el almacén y de esta manera evitar que los equipos adquiridos sean dejados de lados por los cambios producidos en el almacén. Otro aspecto importante considerado en esta unidad es la seguridad del almacén no sólo para la conservación de los artículos sino también para evitar accidentes al personal que labora en él.

2. OBJETIVOS En esta unidad se ha previsto que al terminar el participante estará en condiciones de: • • • •

Definir políticas acerca de selección sobre cualquier equipo para el almacén. Efectuar la debida justificación económica para la adquisición de un equipo. Decidir acerca del grado de automatización del almacén. Adoptar medidas de seguridad aplicadas ala almacén.

3. TIPOS BÁSICOS DE EQUIPO Una investigación completa de todos los distintos tipos de equipo de almacenamiento, sería una tarea casi interminable. Sin embargo, afortunadamente, la mayor parte del equipo puede clasificarse en una lista bastante manejable de tipos básicos o grupos de equipo. Dentro de cada grupo hay muchas variaciones, que son muy importantes, y que habrá que considerar antes de hacer una selección final. A continuación damos una lista general de equipos que se emplea en el almacenamiento. Cuando abordemos cada uno de los tipos de equipo detallaremos las variedades dentro de cada grupo, que definitivamente no será completa, por que hay muchos artículos nuevos o variaciones a los ya existentes, que llegarán rápidamente al mercado. Dejamos a cada istración de almacén el investigar las clase de equipo que más adecuado sea para los materiales que se manipularán en su respectivo almacén.

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Equipo de manejo de materiales 1. Camiones elevadores • • • •

Aditamentos y rios para camiones elevadores Camiones y carretillas de mano Transportadores Grúas

2. Equipo de almacenaje • Armazones • Camillas y patines 3. Equipo misceláneo A este equipo pertenecen: • Canales • Ascensores • Mesas hidráulicas • Escaleras • Báscula • Cables de remolque

a. Equipo de manejo de materiales Estudiaremos aquí las características importantes de este tipo de equipo de manejo que se usan en almacenamiento: 1. Montacargas El montacargas, llamado a veces camión de horquilla o elevador mecánico, es el “caballito de batalla” del almacenamiento. Casi todas las operaciones de almacenaje tienen por lo menos un montacargas en su lista de equipo y muchas lo usan exclusivamente. Es probable que el montacargas sea la pieza de equipo más flexible que se use en el almacenamiento. Puede mover artículos en sentido horizontal y vertical; moverse libremente, y con ciertos aditamentos, levantar, voltear, empujar y arrastrar objetos de cualquier tipo y forma. Una gran parte del valor de almacenamiento, depende de su equipo de manejo, y el montacargas es el “núcleo” de ese equipo. En la actualidad, hay una amplia selección de diseño distintos para escoger, así como muchos rios y aditamentos que aumentan la utilidad y flexibilidad de las máquinas básicas. Mencionamos algunos de ellos:

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Montacargas.

2. rios para montacargas La utilidad y eficacia del montacargas básico, puede aumentarse por medio de rios. Por ejemplo, hay muchos tipos distintos de mecanismos para el manejo de materiales, que pueden emplearse en vez de horquillas convencionales, y pueden formar parte permanente del montacargas especializando su uso, o puede removerse, de modo que el montacargas pueda utilizarse con rios o con las horquillas ordinarias si es necesario. Casi todos los rios pueden hacerse de tal modo que se instalen o se remuevan en un periodo de tres a cinco minutos. Un rio muy común para montacargas es un aditamento de grúa. En vez de invertir en una grúa móvil, que sólo puede usarse como grúa, con frecuencia es más económico obtener un aditamento para el montacargas, y cuyo costo será tan sólo una fracción de los que importaría una grúa separada.

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Otros rios comunes para montacargas son los que se usan para manejar cargas sin camillas, o unitarias, entre los que se incluyen sujetadores, horquillas de dientes múltiples, empujadores y mecanismos para arrastrar y empujar. Encontramos rios que incluyen también transportadores laterales para mover las cargas unos cuantos metros a la izquierda o la derecha, palas para mover materiales sueltos, pértigas para recoger varias unidades enrolladas a la vez, garfios de barril para manejar objetos cilíndricos.

rios para montacargas.

3. Camiones y carretillas Una lista completa del equipo manual para el manejo de materiales sería interminable. Aparentemente el equipo es relativamente barato, se ha desarrollado una gran variedad de artículos. Los catálogos de equipo suministrados por los fabricantes a sus agentes de ventas son una buena fuente de información. En el almacenamiento moderno, hay un sitio bien definido para el equipo manual. Muchas tareas pueden efectuarse más rápidamente y con menos esfuerzo, usando un camión o carretilla de mano, que si se usara equipo mecánico. Cuando el trabajo es liviano y de poco volumen, existe la posibilidad de que pueda llevarse a cabo más económicamente con herramientas de mano. Todas las funciones del

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almacenamiento deben considerarse, primero, como operaciones manuales y, luego, se examinarán para ver si podrían efectuarse mejor con equipo mecanizado.

Camiones y carretillas. 4. Transportadores Casi todos los sistemas de transportadores se diseñan para llevar a cabo ciertas funciones específicas de almacenamiento para las que se destinan. Sin embargo, hay algunos tipos que son normales y que pueden compararse como artículos ordinarios de catálogo. Son principalmente las variedades portátiles, que tiene amplias aplicaciones en las operaciones de carga y descarga. Este tipo de sistema puede diseñarse para operaciones en gran escala, que incluyan muchos millares de metros de transportadores, y muchas estaciones de control y de acumulación, o para operaciones mucho más pequeñas, ya que el principio es el mismo. Esos sistemas son especialmente valiosos cuando hay un gran volumen de artículos relativamente pequeños que hay que clasificar y acumular. No es necesario que los artículos tengan el mismo tamaño, porque cualquier artículo que pueda moverse con un transportador, puede manejarse de ese modo.

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Los transportadores pueden moverse por gravedad o con motores, o con una combinación de ambos. Cuando se muevan por gravedad, se requerirá una caída de media 3 centímetros por cada 30 centímetros para mantener la carga en movimiento. Si se mueven con motores eléctricos o de gas, los requerimientos de fuerza dependerán del tipo de transportador, las cargas que haya de mover, y el plano en que deban hacerlo.

Transportadores.

5. Grúas Junto con los camiones elevadores y los transportadores, las grúas constituyen, uno de los tres tipos principales de equipo para el manejo de materiales en el almacenamiento. La ventaja principal de las grúas, es que pueden funcionar en forma completamente independiente del piso del almacén. No requieren pasillos para maniobras del equipo como el caso de los camiones elevadores. Otra ventaja importante, es que puede manejar cargas a mayores alturas, con más seguridad y mayor eficiencia, lo que permite una mejor utilización del espacio de almacenamiento vertical. Puede darse el crédito a las grúas, con toda justicia, por haber permitido obtener todos los beneficios de la dimensión vertical en el almacenamiento. Una ventaja adicional de las grúas que realmente nada tiene que ver con la altura, es su capacidad de manejo de cargas voluminosas y difíciles. Las grúas tienen la capacidad exclusiva de levantar y mover las cargas desde arriba, lo que las hace indispensables en ciertas operaciones de almacenamiento.

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Grúas.

b. Equipo de almacenamiento A menudo el equipo de almacenaje es tan importante para el costo total y para el éxito de las operaciones de almacenamiento, como el equipo de trabajo. Las compañías darán más atención, normalmente, a la forma en que se manejan sus artículos que a la forma en que se almacenen. 1. Armazones Aunque es probable que la mejor utilización del espacio sea la razón principal para adquirir armazones de almacenaje, hay otras dos muy importantes, que son el mejoramiento de la eficiencia de manejo, y el evitar daños a los materiales. En cualquier valoración de los armazones de almacenaje, es muy importante considerar tres factores: la utilización del espacio, la eficiencia de manejo, y los daños a los materiales. Las decisiones de almacenamiento relacionadas con el equipo de almacenaje, deben basarse en el mejoramiento neto de las operaciones de almacenamiento.

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Exhibición 23, (continuación).

Exhibición 24, Bastidores de almacenamiento.

Los bastidores son los armazones de almacenaje o racks considerados en la definición, sus formas y sus usos dependerán del tipo de almacén y de los bines que custodia.

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2. Tarimas y Patines Hay tantos tipos de tarimas y patines, algunas de las primeras se asemejan mucho a los segundos. La diferencia esencial es que la tarima se construye para permitir el apilamiento, lo que no ocurre con un patín. Es posible que el tipo de tarima que se llama patín más a menudo, es la tarima de una sola cara, que consiste de uno o más patines sujetos a una plataforma superior. Hasta aquí esa definición conviene tanto a una tarima como a un patín. Sin embargo, si los patines se construyen y se espacian para permitir el apilamiento, la unidad será una camilla. Si los patines sólo tienen por objeto elevar la carga sin apilarla, la unidad será un patín. Tarimas: La gran variedad de artículos que se asemejan y los muchos tipos distintos de equipo de manejo, han hecho que se desarrolle una gran variedad de tarimas. Las ventajas en el uso de tarimas son: a) La reducción de maniobras y manipulaciones sucesivas en las operaciones de traslado, almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra, y; b) la posibilidad de utilizar más racionalmente la altura de las zonas de almacenamiento, o sea un mayor aprovechamiento cúbico del espacio del almacén. El material de construcción que se más comúnmente es la madera, pero cada vez más las tarimas se fabrican en aluminio, magnesio y acero, para aprovechar la mayor resistencia y larga vida de los metales. Se usa también una combinación de cartón acanalado y madera para tarimas desechables de un solo viaje, su uso dependerá del tipo material. Las dimensiones más comunes en las tarimas son de 0.80 x 1.2 m cuya área será de 0.96 m2 o de 1.20 x 1.20 m cuya área será de 1.44 m2 y la altura es de 15 cm. Es por ello que una de las desventajas de su uso es el espacio que ocupa, además de su costo. Las medidas de las cajas o paquetes deben ser un submúltiplo de las dimensiones de las tarimas. Por ejemplo: Cálculo de cajas por tarima Tarima de: 0.80 x 1.20 0.40 x 0.80 0.96 / 0.32 0.20 x 0.80 0.96 / 0.16 0.20 x 0.60 0.96 / 0.12 0.20 x 0.40 0.96 / 0.08 0.20 x 0.30 0.96 / 0.06

= = = = = = = = = = =

Tarima de: 1.20 x 1.20 0.40 x 0.80 1.44 / 0.32 0.20 x 0.80 1.44 / 0.16 0.20 x 0.60 1.44 / 0.12 0.20 x 0.40 1.44 / 0.08 0.20 x 0.30 1.44 / 0.06

0.96 m2 0.32 m2 3 cajas 0.16 m2 6 cajas 0.12 m2 8 cajas 0.08 m2 12 cajas 0.06 m2 16 cajas

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= = = = = = = = = = =

1.44 m2 0.32 m2 4 cajas 0.16 m2 6 cajas 0.12 m2 12 cajas 0.08 m2 18 cajas 0.06 m2 24 cajas

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Los diseños más comunes son:

Patines: La variedad de los diseños de patines es mucho mayor que la de los diseños de tarimas. A menudo los patines se diseñan para desempeñar alguna función especial, y para las dimensiones de un artículo específico. Pueden hacerse casi cualquier forma que permita elevar la carga para su transportación. Cuando los patines tienen ruedas, se conocen comúnmente como semivivos o vivos. Un patín semivivo tiene patas o patines rígidos en un extremo, y una o más ruedas en el otro. Un patín vivo se asemeja a una carretilla de plataforma plana, aunque su diseño y construcción permiten que se maneje con una grúa o camión elevador, o que se empuje sobre el suelo.

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4. MEDIDAS DE SEGURIDAD Un programa de seguridad eficaz es un requisito indispensable de la buena istración de las bodegas. La alta eficiencia requerida para competir en el almacenamiento moderno, abarca los riesgos del rápido movimiento del equipo, el almacenaje a gran altura, y el manejo de una gran cantidad de productos distintos. Hay que dar prioridad a la salud y a la seguridad del personal en cada función de manejo y de almacenamiento. Un alto grado de eficiencia y la seguridad en las condiciones de trabajo son incompatibles. La prevención de un solo accidente serio, puede compensar el costo y el esfuerzo adicionales para mantener en vigor un programa de seguridad durante muchos años. Las características principales de un buen programa de seguridad para los almacenes comprenden: • Las asignaciones de trabajo. • Cuidado y limpieza del almacén. • Mecanismos de advertencia y protección

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4.1 ASIGNACIONES DE TRABAJO La actitud de la istración de la bodega es sumamente importante para un programa eficaz de seguridad. Debe haber un genuino interés por la salud y la seguridad, y ese interés debe ser lo primero. El supervisor debe ser conocedor de cómo se realiza un trabajo a fin de tener la mayor seguridad posible de que se llevarán a cabo sin peligro. Deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones y consideraciones: VALORACIÓN DE LOS TRABAJOS Antes de asignar un trabajo el supervisor debe valorar los factores de seguridad ¿Qué clase y número de personal se necesita? ¿Conocen las prácticas de seguridad aplicables? ¿Qué equipo deberá usarse? ¿Está el personal adiestrado en el empleo seguro del equipo? SELECCIÓN DE PERSONAL El supervisor debe emplear un buen criterio para asignar los trabajos a fin de cerciorarse de que está dentro de las competencias del personal. Por lo menos una persona de cada cuadrilla debe estar capacitada y tener experiencia necesaria para cada trabajo especial. Se debe hacer una cuidadosa selección de cualquier persona que tenga que trabajar sola y hay que cuidar de que informa periódicamente de su estado o que se le vigile en forma intermitente. INSTRUCCIONES El supervisor debe decidir primero lo que hay que hacer y cómo quiere que se haga, y luego transmitirlo claramente a los que reciban la asignación. Si hay que usar algún equipo. Deberá estar en buenas condiciones de seguridad, y los operadores deberán saber utilizarlo sin peligro. Si es necesario algún equipo de protección, cada empleado debe tenerlo, conocer su objeto, y usarlo. INFORMES Una regla básica es que hay que informar inmediatamente al supervisor cuando ocurra cualquier accidente. El supervisor se encargará rápidamente de cualquier lesión, por trivial que sea, y tomará las medidas correctivas para evitar que el accidente se repita. Hay que hacer un registro formal de cualquier lesión debida a un accidente, con la finalidad de establecer la naturaleza de la lesión, el tratamiento istrado, le fecha, la causa y las medidas correctivas aplicadas.

4.2 CUIDADO Y LIMPIEZA DE LOS ALMACENES Una bodega limpia, ordenada y bien dispuesta, es indispensable para la salud y la seguridad del personal. El encargado del almacén tendrá la responsabilidad de mantener esas condiciones, además deberá establecer normas muy elevadas de cuidado y limpieza y exigir que se cumplan. Los requerimientos básicos son:

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DISPOSICIÓN APROPIADA El almacén debe diseñarse para permitir el manejo y almacenaje seguro y eficiente de los materiales. Habrá que designar y marcar zonas específicas para la recepción, embarque, almacenaje, recuperación, empaquetado y otras funciones del almacenamiento. Se usarán líneas rectas en todo el plan de disposición porque permiten la mayor claridad de la visión. ALMACENAJE ORDENADO Los materiales deben almacenarse de acuerdo con las normas de seguridad y eficiencia. El almacenaje debe ser ordenado, compacto y a escuadra. Los pasillos y zonas de trabajo no se utilizarán para almacenar materiales. Deberán conocerse los límites de capacidad de los pisos, tarimas, armazones y otras clases de almacenaje, y se exigirá en estricto cumplimiento de las prácticas relacionadas con ellos. Se corregirán inmediatamente los almacenajes que se inclinen. Se destinará un sitio fijo y seguro para almacenar las herramientas y éstas se devolverán a su sitio inmediatamente después de usarse. LIMPIEZA El mantenimiento de la limpieza deberá ser un programa continuo en todo el almacenamiento. La istración debe encabezar ese programa estableciendo normas de limpieza exigiendo que se cumplan. Entre los métodos de mantenimiento de la limpieza se incluyen el empleo de la pintura, la reparación rutinaria de pisos, la jardinería, el empleo de desviadores de polvo, las instalaciones sanitarias convenientes para lavarse las manos y el uso de uniformes para el personal. DISPOSICIÓN ADECUADA DE DESECHOS El almacén deberá tener una cantidad suficiente de depósitos para desechos situados en lugares estratégicos, para dar un servicio sistemático de recolección, remoción y disposición de los desechos. Los desechos de empaque, estibas, bandas de alambre, etc., son muy comunes en todo almacenamiento, se depositarán inmediatamente en los recipientes aprobados por la primera persona que los encuentre. Los recipientes deberán estar también limpios y bien pintados, de acuerdo con el programa de limpieza. SEPARACIÓN DE PRODUCTOS DAÑADOS Los materiales que se reciban dañados y los que se dañen en el proceso de manejo de la bodega, se separarán de los inventarios vendibles. Por lo general los materiales dañados más peligrosos que los vendibles, por lo cual deben manejarse con más cuidado y almacenarse en una zona marcada claramente, y alejada del almacén regular. RÓTULOS DE IDENTIFICACIÓN Se usarán rótulos para identificar ciertas zonas clave de la bodega así como las localizaciones de productos específicos. Hay que cuidar que los rótulos estén bien hechos, y que sean atractivos y de fácil lectura. El programa de rótulos debe mantenerse actualizado, removiendo los que caigan en desuso y reemplazándolo luego con otros que reflejen las condiciones actuales. MARCAS DE PASILLOS Se marcarán con líneas amarillas los pasillos, los muelles y las zonas de armazones. En las áreas de mucho tráfico, las columnas, postes y otras obstrucciones, se pintarán de color

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amarillo. El a válvulas de control, tableros eléctricos, estaciones de primeros auxilios y otras zonas importantes semejantes, se marcará en forma apropiada en los pisos y los muros, y también con rótulos. ALUMBRADO ADECUADO El tipo y la cantidad de alumbrado dependerán de la naturaleza del almacenamiento. Una bodega con pasillo muy anchos y con artículos de tamaño grande y de fácil manejo, requerirá alumbrado que otra que tenga pasillo y productos y difíciles de manejar. Un alumbrado adecuado es indispensable para la seguridad de las operaciones de la bodega y no hay que economizar en él.

4.3 MECANISMOS DE ADVERTENCIA Y PROTECCIÓN El viejo refrán, “más vale prevenir que lamentar”, se aplica especialmente al concepto de mecanismos de advertencia y protección, porque tiene por objeto prevenir accidentes y lesiones en los almacenes. Deben diseñarse de tal modo que protejan a los visitantes y a los nuevos empleados que tengan pocos conocimientos de las operaciones de almacenaje, y también al personal experimentado. El único enfoque práctico para lograr un programa eficaz de seguridad, consiste en que haya medios eficaces para evitar accidentes y lesiones, aquí mostramos sólo algunos: BARANDALES DE PROTECCIÓN Se instalarán barandales sólidos de protección a lo largo de los andadores que requieren protección contra el equipo peligroso que haya cerca de ellos. Si el personal se limita a emplear los andadores bien definidos, se sentirá y estará relativamente seguro. Los barandales son indispensables en algunos puntos críticos para lograr esa seguridad. DEFENSAS DE EQUIPO Habrá que poner defensas protectores en todas las parte movibles del equipo que sean peligrosas. Las defensas deben diseñarse de tal modo que no estorben demasiado a los que desempeñan el trabajo, porque de lo contrario muy pronto se removerán y desecharán. Casi todos los trabajadores dan mayor importancia a llevar a cabo el trabajo que a usar mecanismos de seguridad, especialmente cuando esos mecanismos estorban. DEFENSAS SUPERIORES Todos los camiones elevadores deberán tener defensas superiores. Si son de tipo removible, se diseñarán de tal modo que se facilite su remoción y reemplazo. El diseño de las defensas es muy importante porque debe tener la solidez suficiente para resistir los golpes más fuertes, y no debe estorbar la visión del operador del vehículo. Los postes que sostengan la defensa deben colocarse de tal modo que no haya peligro de que el operador se coja los brazos, las piernas o el cuello en ellos, o en algún otro obstáculo cuando maneje el camión. BLOQUES DE SEGURIDAD PARA RUEDAS DE LOS CAMIONES Otra causa de accidentes serios es que un camión transportador se aleje del muelle mientras un camión elevador trata de entrar o salir. Esta clase de accidentes puede prevenirse usando bloques de seguridad para las ruedas. El operador del camión elevador o 41

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un almacenero, pueden encargarse de colocar los bloques pero se establecerá la estricta disposición de que la remoción de los bloques será responsabilidad del almacenero. El operador del camión no siempre puede saber sin el almacenero ha terminado su trabajo y está fuera de peligro.

5. ORILLAS REMOVIBLES DE MUELLES Se usarán orillas removibles en el muelle de carga si hay una gran actividad en esas zonas. Un accidente muy frecuente en las bodegas que causa serias lesiones, consiste en que los camiones elevadores se salgan de los muelles.

6. SUPERFICIES A PRUEBA DE RESBALONES Las superficies resbaladizas causan muchos accidentes tanto en los hogares como en los almacenes. Ese tipo de accidentes es especialmente importante en el almacenamiento debido a que es un trabajo en el que hay que andar y trepar mucho. Como prevención, hay que instalar superficies que no sean resbaladizas en todas las zonas donde haya peligro de resbalones, tales como andadores, plataformas, rampas, etc. Esas superficies pueden hacerse antirresbalantes de varios modos (preparar una superficie de concreto dura y áspera en la que no resbalen los zapatos cuando está húmeda o cubierta con aceite).

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7. ROPAS PROTECTORAS El uso apropiado de ropas protectoras puede ser de gran ayuda para evitar accidentes y lesiones. Hay que establecer como práctica normal que se usen guantes, cascos, anteojos y zapatos de seguridad en toda clase de trabajos que requieran dicha protección. La ropa maltratada o sucia se considerará como un riesgo para la seguridad. Bota alta, forrada, para agua y frío

Bota para ácidos

8. RÓTULOS DE ADVERTENCIA Y CLAVES DE COLORES Los rótulos que se usan para llamar la atención del personal a ciertas situaciones peligrosas, son muy eficaces para prevenir accidentes. Esos rótulos deben diseñarse de tal modo que mejoren el aspecto general del almacén además de llamar la atención. Casi todos los rótulos que se necesitan en un almacén pueden hacerse a la orden por cualquier especialista en esos trabajos. Hay que evitar los rótulos mal hechos, porque aparentemente invitan a violar el mensaje que llevan. Las siguientes claves de colores son aceptadas en las operaciones de almacenaje: Amarillo: es el color más común para indicar precaución. Debe utilizarse en zonas donde haya peligro de tropezones y caídas. Se usarán como alternativas las líneas amarillas sólidas intercaladas con líneas negras o los cuadros amarillos y negros para llamar la atención. Rojo: Es el color más común para indicar peligro. Se usará selectivamente para llamar la atención a ciertas cosas que se consideren muy peligrosas. Verde: Este color básico sirve para indicar seguridad. Se usa comúnmente con el blanco para dar mayor contraste que el que obtendría aisladamente con cualquiera de ellos. Negro y blanco: Se usan estos colores para indicar zonas de limpieza y de tráfico. El negro sólido, el blanco sólido, o las combinaciones de ambos en forma de rayas o cuadros, se usarán para lo siguiente:

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• • • •

Rótulos de cuidado y limpieza. Rótulos de direcciones. Fondos de pasillos o pasadizos. Recipientes de basura.

9. RESUMEN En esta unidad se ha tratado los siguientes temas relativos las condiciones de seguridad que deberán tenerse en cuenta en el almacén, para ello se reviso lo siguiente: Se ha revisado los tipos básicos de equipo los que podemos diferenciar en tres grupos: a)El equipo de manejo de materiales, que está dado por los montacargas, con sus aditamentos y rios, las carretillas de mano, los transportadores y las grúas, b) El equipo de almacenaje, básicamente compuesto por los armazones o andamios y las tarimas o paletas y los patines, y c) El equipo misceláneo que está dado por ascensores, mesas hidráulicas, escaleras, básculas, etc. Para terminar, se hace una enumeración de condiciones de seguridad, las cuales han sido conducidas hacia las asignaciones apropiadas de trabajo, el orden y la limpieza, los sistemas de protección y las comunicaciones en función al uso de colores que tienen por finalidad resaltarla.

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Anotaciones:

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UNIDAD V

“PROCEDIMIENTOS DE ALMACÉN” 1. INTRODUCCIÓN Los procedimientos de almacén que constituye el tema tocado en esta unidad se refiere a la necesidad, en primer lugar, de identificar los artículos y que esta identificación sea empleada en toda la empresa, por ende se hace necesaria la creación de códigos de reconocimiento de materiales. Los procedimientos de almacén se refieren a los procesos de recepción y despacho y las consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta para que dichas transacciones se efectúen sin tropiezos y sean debidamente registradas, sea para dar ingreso a mercancías o para su entrega o despacho. Un aspecto resaltante en el almacén es el control y su control es el inventario, el cual tiene una importancia no sólo a nivel de almacén, donde se ha registrado adecuadamente las transacciones y está cumpliendo con uno de sus principios básicos: conservar y custodiar los artículos entregados, sino también a nivel de estados financieros para la determinación de la utilidad de una empresa, esto es la valorización de las mercancías almacenadas.

2. OBJETIVOS Los objetivos que se persiguen con esta unidad son: A. Establecer un código de identificación a los artículos que se deben almacenar en el almacén. B. Definir los procedimientos y documentos pertinentes para registrar las transacciones por medio de las cuales se reciben o despachan artículos en el almacén. C. Preparar adecuadamente el almacén para la toma de inventarios periódicos y al azar.

3. ORGANIZACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL ALMACÉN En una gran mayoría de empresas industriales, el almacén de productos terminados se encuentra bajo el control del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de producción, y las refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento. La istración moderna ha hecho desaparecer esta división por su falta de integración en todo el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se puede pensar que el gerente de ventas y el de producción no saben istrar ni controlar los almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus actividades específicas están encaminadas a su especialidad.

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El sistema logístico de abastecimiento, almacenamiento, producción y distribución ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral las operaciones productivas de la empresa industrial. Este departamento maneja las necesidades del mercado, las capacidades de planta, las existencias de cada almacén y los medios de distribución y así lleva un control completo de la inversión en los inventarios con un mínimo de riesgo de faltantes. El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad independiente y responsable directamente ante la alta gerencia, o bien una parte o sección de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc. Para determinar la distribución y dependencia de los almacenes no puede haber un patrón, pues cada empresa en particular deberá tener su organización de acuerdo a sus necesidades. Una organización de las funciones que es ahora común en muchas empresas industriales, es que las funciones de abastecimiento y almacenamiento están integradas en un solo departamento. DIRECCIÓN DE VENTAS

DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO S Y ALMACENES

DEPARTAMENTO DE COMPRAS, TRÁFICO Y RECIBO

Materias Primas

Herramientas y Equipo

Producción

Producción

DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN

OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Materiales en Proceso

Materiales de desecho

Refacciones y otros

Ventas

Programación

Control de Calidad

Mantenimiento

Productos Terminados

Organigrama de las funciones del almacén. 4. FUNCIÓN DEL ALMACÉN EN EL INVENTARIO El almacenamiento necesita característicamente controles más rígidos de contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o división de operaciones de una compañía, porque es el departamento que, por un lado, mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de otro, es el último departamento que maneja los artículos antes de que se envíen a los clientes internos o externos.

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Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o productos son básicos para la función contable de cuentas por cobrar o cuentas por pagar y control de activos de la compañía. Muchas empresas tienden a descuidar los controles de contabilidad en este punto. Esto puede deberse por un lado a los materiales en su estado no le son atractivos a nadie y su deterioro es mínimo y de otro, en el caso de productos sus costos han sido registrados antes de que lleguen a la bodega. La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad básica del almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos y comunicaciones que se relacionan con el almacenamiento, deben tender a cumplir con ella independientemente de que se lleven a cabo otras cosas. La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que éste tiene que responder ante la compañía de todos los artículos recibidos en la bodega. El concepto básico que establece la responsabilidad es sencillo y directo. Todo lo que se recibe en una bodega deberá estar en ella, o se dispondrá de ello con medios aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna. Puede considerarse legítima cierta cantidad de pérdidas debidas a esos motivos, pero esto no hace desaparecer la responsabilidad del almacén por esas pérdidas, ni constituye una excusa de las mismas. El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el departamento de contabilidad reciba de dos fuentes los documentos que amparen todas las transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para cerciorarse de que están de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier discrepancia. 5. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO Hemos analizado los materiales y productos únicamente para calcular los espacios que ocuparán según su cantidad y tamaño, así como el tipo y tamaño de sus envases. Ahora debemos investigar sus características para darles el tratamiento adecuado en su manejo, su almacenamiento y su control. Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar en el departamento técnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad, temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc. Puede convenir separar las distintas mercancías en áreas especiales según sus características; y en algunos casos, en salas o cuartos herméticos.

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Algunos ejemplos de clasificación son: 1. Por sus características:

Explosivo Acabado delicado De combustión Líquido Con olor desagradable Gaseoso Perecedero 2. Por condiciones de lugar: Seco Húmedo Cálido 3. 4. 5. 6. 7.

Por Por Por Por Por

Polvo En cuarentena En espera de inspección Aduanera Cortante Inflamable Alto costo

Frío Iluminado Oscuro

línea de producto. máquina. frecuencia de uso. peso. tipo de envase.

Otra manera es la separación por la clasificación A, B y C (el método se revisa en la siguiente unidad), por cualquiera de los sistemas de selectividad: precio unitario, utilización y valor, criterio o alta rotación. En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar un lugar o estantería para cada máquina. De manera que cuando uno requiere mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Sólo los tornillos y refacciones comunes se encuentran aparte. 6. ARTÍCULOS QUE SE DEBEN ALMACENAR Se necesitan conocer: 1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada así como la tara del envase. 2. La cantidad usualmente solicitada al almacén y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. 3. El sitio de recepción y punto de entrega. 4. El número máximo de unidades que se almacenarán (tamaño del lote o máximo de pedido de compra o de orden de producción). 5. La cantidad mínima que hay que almacenar. 49

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6. El espacio necesario para la manipulación y transporte, así como las deben observar.

precauciones que se

A continuación se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo único, sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los objetivos que se persiguen alcanzar con la recolección de datos. Número

Artículo

Unidad

Clase

Características

Tamaño unitario

Cantidad envasada

Peso Unitario

Peso envasado

Tamaño de envase

Tara de envase

Localización Actual Cantidad Máxima

Fecha

Forma envase

Tamaño Paleta

Localización Propuesta Cantidad Mínima

Cantidad Promedio

Observaciones

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los espacios necesarios en el almacén. Anotaciones en la tarjeta: 1. En el primer renglón se anota el nombre del artículo; su número clave (contabilidad), y la fecha del estudio. 2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar, producto, parte componente, herramienta, refacción, etc.; la unidad: metros, kilos, toneladas, litros, etc.; y características físicas: frágil, delicado, corrosivo, etc.

las

3. En el tercer renglón se anota el tamaño unitario: medias de ancho, grueso, altura total o circunferencia, de manera que se pueda conocer el espacio cúbico que habrá de ocupar en un estante, caja, cajón o recipiente; la cantidad envasada; tamaño del envase y forma del envase. 4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artículo antes de su envase final; el peso envasado: de las unidades de artículos; la tara de envase: el peso del tambor, cuñete,

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caja o recipiente vacíos y el tamaño de la tarima: si se han de colocar los artículos o materiales sobre éstas, se requiere su largo, ancho y altura. 5. En el quinto se anota la localización actual y la localización propuesta. 6. En el sexto renglón se anota la cantidad máxima: la cantidad de unidades que se espera recibir en el almacén como máxima; la cantidad promedio: la calculada como existencia promedio entre la cantidad máxima de llegada y el punto de reorden. 7. SISTEMA DE CODIFICACIÓN La codificación es el proceso mediante el cual se asigna un código a cada artículo. El código es la denominación que corresponde a cada uno de los artículos del inventario, lo que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fácilmente, mediante la simbología asignada. Esta asignación del código resulta indispensable cuando se trata del procedimiento electrónico de datos. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compañía que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificación del proveedor sirve para usarla en las órdenes de compra; la del negocio para identificar cada artículo por su nombre y número en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran y venden. El nombre dado a los artículos debe conocerse en toda la planta o negocio. Además de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artículo por el número de clave dado en la codificación interna de la compañía. Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al área de recepción con el número dado en la codificación interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al solicitante. Algunas partes pequeñas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compañía ha de tener su propia codificación de acuerdo con sus necesidades. El establecimiento de un sistema de identificación de los materiales directos o sea materias primas, es la función principal del departamento de ingeniería, de compras, de almacenes o de producción. La identificación de los productos terminados es la función principal del departamento de ventas. El sistema de identificación debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la producción y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fábrica y las previsibles, con un criterio razonable. • Código de ubicación En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de codificación, que permitan simplificar las labores de sus almacenes.

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El código de ubicación del material es un símbolo que permite localizar rápidamente los artículos almacenados, facilita el despacho, la inspección y el control. Para poder confeccionar un Código de Ubicación, es necesario dar los siguientes pasos: Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacén, a escala apropiada. Zonificar, es decir establecer áreas que se puedan diferenciar ya sea por su ubicación, tamaño o forma de construcción. Señalizar las diferentes áreas de almacenamiento, estantes, anaqueles o espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderías, previniendo los espacios de circulación necesarios. Igualmente, a nivel andamio, será necesario determinar el número de columnas y niveles que debe tener estos elementos. Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, áreas y estantes o ambientes de almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el número de dígitos. Letras o símbolos que serán necesarios para identificar cada uno de ellos. Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacén con las siguientes características: Espacios Cantidad

Símbolo N. de elementos Zonas

Áreas o Andamio Por zona 10 a 14

01 – 09

7 a 9 A – Z 1 letra

2 dígitos

Columnas por Andamio 8 a 12 01 – 09 2 dígitos Niveles de columna 5 a 10 A – Z 1 letra Asumamos que se requiere codificar la ubicación de un artículo que ha sido depositado en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C. El código resultante será: A 01 08 C

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• Codificación de materiales Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las características siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestión dentro de nuestras fábricas. Estas características importantes se mencionan únicamente como ejemplo en el cual se ha dado un número a cada una: 1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una lámina; diámetro, en el caso de una flecha. 2. Material del que está hecho: hierro, acero, cobre, latón, níquel, plástico, madera, etc. 3. Acabado: rolado en caliente, rolado en frío, niquelado, cromado, esmaltado, etc. 4. Composición química: aceros aleados, sustancias químicas, mezclas, etc. 5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la fábrica. 6. Casa vendedora y marca de fábrica: en algunos casos. La identificación del material debe tomar en cuenta solamente las características antes mencionadas que sean utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de identificación se complicaría innecesariamente. EL CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN Al diseñar un código se procura que éste sea sencillo y práctico de usar. No deberá ser ambiguo, deberá ser preciso y tendrá que poder distinguir un artículo de otro. Es decir, debe de singularizar un artículo con respecto a los demás casos. El código tiene que facilitar la clasificación de los datos referentes. El código presentará la suficiente flexibilidad como para permitir la expansión del archivo de datos. Si en el archivo hay categorías, es necesario prever la extensión en cada categoría, ya sea al final o en medio. O sea extensión o intercalación. Existen diversos métodos de codificación, que sugerimos como posible uso:

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Codificación Secuencial: Todos los artículos ordenados numéricamente en orden creciente. Este método es sencillo, pero de aplicación limitada. Codificación por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento secuencial se asignan bloques de números consecutivos que representen categorías de datos. Este método es significativo ya que conociendo los límites de los bloques, podemos determinar para un número a qué categoría pertenece. Codificación por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los artículos de un archivo iten la subdivisión en clasificación mayores o menores que pueden ser representados por dígitos sucesivos. Ejemplo:

Alta (11X) Sillas (1XX)

Mesas (2XX)

111

Reclinable

112

Extensible

121

Reclinable

Baja (12X)

122

Plegable

Cuadradas (21X)

211 212

Chica Grande

Redondas (22X)

221 222 223

Chica Mediana Grande

Ovaladas (23X)

231 232

Sencilla Extensible

Como se puede ver la selección y clasificación es fácil, pero se requiere de una clave de muchas posiciones. Por mucho que se ampliará el registro, los 110 primeros números no quedarían afectados a ningún artículo. Codificación por Partes Jerarquizadas: En este método la clave se forma por partes significativas jerarquizadas.

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XX -

XX -

XXX - XXXX

Almacén Grupo Sub Grupo Subensambles Ejemplo: 01 -

02 -

003 -

0025

Almacén de Materia Prima Madera Láminas de 1/4 Espesor de 2,5 mm Al igual que la codificación por grupos, la codificación por partes facilita la selección y clasificación, pero requiere de una clave de muchas posiciones. EL CÓDIGO DE BARRAS Un código de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un número único a cada artículo, con caracteres reconocibles por el sistema alfa – numérico. Así se forma un patrón de barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribución, se pueden usar varias simbologías, tales como UPC, Código Universal de Productos (Universal Products Code); EAN simbología europea (European Article Numbering) y otros que cada empresa puede desarrollar de acuerdo a sus necesidades. Cada vez hay más empresas que usan el sistema de código de barras, combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia, para dirigir las actividades de almaceneros e identificar los materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del almacén. El sistema activa lo siguiente: a. b. c. d. e. f.

Pedido. Recibido. Inventariado. Surtido. Empacado. Embarcado.

Un sistema de código de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el número de errores típicos en el sistema manual convencional, además reduce un considerable número de horas de entrada manual de datos y de corrección de errores. Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se pueden controlar desde la recepción hasta el embarque. Con el uso del código de barras y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo:

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a. b. c. d. e.

Lectores. Terminales de radiofrecuencia. Aplicaciones de software. Computadora de aplicaciones. Computadora de negocios.

Finalmente, respecto al uso de métodos de codificación y registro de artículos, debemos decir que están en constante evolución a fin de hacer más fáciles las tareas para que: • • • • •

La entrega de los pedidos a cliente sea más rápida y completa. Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles más bajos posibles. Menor ocupación de los espacios. Las operaciones del almacén se hagan con el mínimo de personal. Localizar a proveedores en cualquier zona del país.

8. OPERACIÓN DE OBTENCIÓN O RECEPCIÓN a. Conceptos Generales Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser más que la demanda de abastecimiento en determinados artículos. Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepción apropiada de los artículos, ya que los procedimientos incorrectos de recepción dan origen a: • Cuentas inexactas. • Identificación incorrecta de los artículos. • Recepción de artículos dañados, etc. Si estos errores se producen en la recepción, permanecerán durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasión de efectuar inventarios físicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artículos. b. Definición de Recepción Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesión física de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarán el material.

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Más que la simple aceptación de dichos bienes, se requiere de una constante preparación para contribuir a la operación continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe. Las actividades de recepción u obtención no se consideran completas hasta que las mercaderías se hayan clasificado correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribución en los almacenes. En caso de mercaderías deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedición de la documentación necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamación, devolución, etc.). Almacenamiento

Artículo utilizable Recepción De Artículo

Inspec. Recep y

Recuperación

Artículo no utilizable

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Devolución

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Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar algunos datos tales como: 1. 2. 3. 4.

Tipo general del artículo. Los problemas que han presentado. Algunas normas para su reclamación. Sugerencias para evitar que se repita.

c. Tareas que se realizan Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtención, son las siguientes: 1. Supervisión y planificación Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. Consiste en prever, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepción y control de mercaderías. Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadería por recibir, en relación a la documentación que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deberá prepararse con los medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepción ágil y un control adecuado. Tendrá en cuenta el volumen, las características y el momento en que la mercadería va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. 2. Recepción física (descarga y desembalaje) La recepción física, comprende la descarga del material y el desembalaje de los artículos que se reciban. La actividad fundamental de esta dependencia, puede estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparación, conocimientos de la mercadería y sus características y experiencia, lo faculten a relacionarse con una variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran características de honestidad. Es frecuente observar en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable número de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la descarga o no se efectuó la medición, pesaje o verificación del contenido de los artículos. Cuando se reciba la mercadería asegurada, que llega en malas condiciones, es posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se reciba el material. a. Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recibidos. Ella puede realizarse manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos, sepa con anticipación cuál es la mercadería que

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llega, cómo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo tiempo con los medios adecuados y con seguridad. Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mínimo los gastos de recepción, evitar pérdidas de tiempo y maltrato en los bultos. Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, evitando recorridos y maniobras innecesaria de los vehículos que conducen las cargas. Debe contar con personal experto para esta operación a fin de lograr un buen manipuleo de los bultos. Algunas veces ésta labor es realizada por el personal de los transportistas, debiendo en este caso, ser preocupación de quien recibe, que esta operación de descarga se realice en las mejores condiciones. b. Desembalaje: Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artículos exteriores, en que han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frágiles. Al sacar los artículos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se confunda con otros y permita una buena verificación. 3. Verificación o control de calidad (chequeo) Otra actividad de importancia, la constituye el control de las características o especificaciones de la mercadería solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente se trata de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad es la correcta. 4. Registro de entrada Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercadería, (notas de entrada), con los datos de la mercadería recibida. Igualmente esta labor deberá estar dirigida a cancelar las órdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos totales o parciales de la mercadería. 5. Entrega Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la mercadería al almacén correspondiente, comunicándolo al interesado y al jefe de almacén. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni “debe” realizarse al final del proceso de recepción. En muchos casos será necesario solicitar la presencia del almacenero, a fin de que la recepción se efectúe en el lugar del almacenamiento, principalmente cuando su volumen o características hacen difícil la manipulación y el control de las cantidades. Este aspecto de la recepción requiere de la formulación de un informe, en el que se consideran datos diferentes, para que compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el

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pago y la utilización de la mercadería llegada. Este parte, es remitido al jefe de almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados. c. Documentos de Recepción Con mayor o menor complejidad, en gran número de empresa, se requieren básicamente de los siguientes documentos para la recepción y verificación de materiales: Solicitud de compra (pedidos) Es la información previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de adquisiciones que se formule y apruebe. Esta solicitud de compra o pedido se hace normalmente en formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama o verbal a veces. Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos: a. De completamiento: a fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de pedido. b. Especiales: para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto). c. De emergencia: para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones contables en la producción y ocasionalmente por desastres. Orden de compra Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadería a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la adquisición, a veces sin formato (una carta). Información técnica Según las características de la empresa, puede ser conveniente contar con un archivo de planos y especificaciones o catálogos en esta dependencia. Con ella se simplifica la redacción de las órdenes de compras y se facilita el control de la mercadería. En todo caso, el recibidor deberá disponer oportunamente de dicha información para efectuar las consultas técnicas del caso. Información comercial Cuando la complejidad de una adquisición requiere de la formulación de contratos, negociaciones, bases de licitación y condiciones generales de compra, es indispensable contar con toda esta documentación, a fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los convenios: garantías, plazos de entrega, penalidades, repuestos, instrucción, etc.

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Autorización de devolución Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolución o reclamación que previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de gestión donde se sugiere la devolución, pero con el visto bueno de una autoridad competente. d. Normas y procedimientos Como una guía práctica para el recibidor, se menciona aquí las principales normas y procedimientos de recepción y verificación: 1. Para facilitar la tramitación rápida de artículos y documentos de ingreso, es conveniente revisar la documentación que da origen a las entregas, para prever, programar, y tomar acción que eviten cualquier contratiempo al momento de la recepción. 2. Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (orden de compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que esté autorizado este procedimiento. Cada pedido debe hacerse incluyendo artículos suministrados por un solo proveedor; es decir, que deben hacerse tantos pedidos como proveedores que se tenga, a fin de facilitar el despacho y evitar confusiones. 3. Cuando la documentación está incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o defectos, que pongan en duda la conformidad del artículo, se recomienda una acción rápida de consulta con los diseñadores, solicitantes o s, a fin de proponer la aceptación, modificación o devolución de los materiales según sea el caso. 4. Los encargados de la recepción de los materiales, deberán recomendar a través de sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las características del embalaje o presentación de los materiales para facilitar el chequeo de las especificaciones, el control en general, la entrega rápida y el acomodo en los almacenes. 5. El personal de esta dependencia deberá proponer y fundamentar todas las mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepción, simplificar los procedimientos y aumentar la eficiencia. 6. La desconfianza sirve más en la recepción de artículos, que la excesiva confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspección concienzuda de los materiales que llegan. 7. Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se esté seguro de que es exactamente lo solicitado.

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8. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del , para ingresar los artículos sin una buena revisión. 9. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que debe contarse. No fiarse de facultades innatas para “calcular al ojo”, ya que la responsabilidad es muy grande. 10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando muchas precauciones, sobre el vehículo o medio en que llega el artículo. Dar conformidad a la entrega luego de descargar la mercadería. 11. Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar el control de recepción. 12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artículo que se está recibiendo. 13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que evidencien alteraciones. 14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga líquidos, para evitar que se reciban incompletos por haberse derramado. 15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artículos peligrosos. 16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificación, realizar ésta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. 17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar un artículo; con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe es conforme. 18. Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora. 19. Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por ello descuidar el control. 20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptará como que los daños se ocasionaron en el almacén.

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9. OPERACIÓN DESPACHO O DISTRIBUCIÓN a. Conceptos Generales Esta actividad es la última etapa del almacenamiento y previa al transporte y entrega de las mercaderías, que es importante, por que de la eficiencia con que se realice permitirá entre otras cosas: 1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de acuerdo con el orden de prioridad o presentación. 2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y eventualmente, controlar los saldos físicos de aquellos, cuyos artículos se han despachado en parte; 3. Evitar el congestionamiento en las horas más críticas (de punta). La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad de los artículos, a los clientes o s. Consecuentes con dichos propósitos, la preparación y despacho de mercaderías, deberían hacerse, en lo posible, previa presentación anticipada de los pedidos, con un tiempo razonablemente establecido. Esta recomendación no siempre es fácil de aplicar, y es casi ignorada cuando se trata de almacenes comerciales, donde se atiende directamente al público; pero, cualquiera sea el caso, y dado que todo pedido requiere un tiempo de preparación, es necesario nombrar el orden en que estos deben ser atendidos y en lo posible comunicar al , el tiempo de espera que se requiere. b. Definición Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del o cliente, encargándose de la distribución o entrega de las mercancías solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artículos que guarda el almacén, a cambio de una orden o vale de salida (Nota de Entrega) y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. Es preciso que los requerimientos de los s sean atendidos con prontitud, razón por la cual dentro del proceso general, es necesario que se cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el embalaje o empacado, asegurándose que las cantidades y calidad de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente, importante en esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despacha, así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados. c. Entrega de materiales o artículos En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el almacén central o en locales de dependencias auxiliares fuera de la ciudad.

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En entrega de materiales o artículos sea a los clientes o s, requiere de: 1. La expedición de directivas y el establecimiento de normas que incluyan procedimientos para el movimiento de los artículos, así como responsabilidades de entrega; 2. Definir las misiones de distribución en las instalaciones de los clientes o s, así como el lugar hasta el cual la empresa tiene la responsabilidad de la distribución, (importante para efectos de seguros). 3. Establecer procedimientos de control de stock para mantener los niveles adecuados. 4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega, transferencia, devolución o cualquier otra operación. En general para efectos de transporte, la entrega de materiales puede realizarse sea: a. Por cuenta de la empresa. b. Por cuenta del cliente o s. En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte, el sistema de embalaje responsabilidades de seguros, etc. Así como para definir si estos medios van a ser por cuenta de la empresa del comprador, o de terceros. De acuerdo a estas condiciones, se efectuarán las coordinaciones y controles necesarios que permitan asegura una correcta entrega de los materiales o artículos, respetando la rotación de los artículos y aplicando el sistema de que “lo que entre primero, sale primero”, para así evitar el deterioro o inutilización de algunos artículos, por que han llegado al límite de su conservabilidad. d. Organización del área de despacho Como en el caso de recepción y de almacenamiento, para el despacho se requiere disponer de espacios adecuados para el estacionamiento provisional y entrega de mercaderías a los s o clientes. La disposición y tamaño del área, variará de acuerdo al tipo de mercaderías, y el volumen de las operaciones. Por lo general es preciso disponer de ventanas con mostrador y/o puertas, que permitan la salida directa de las mercaderías al medio de transporte, empleando si fuera necesario un desnivel adecuado, que facilite la carga. Se debe tener en consideración, áreas de estacionamiento exterior adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderías, y explotando al máximo los frentes para poder atender simultáneamente a varios clientes. Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo de manipuleo y elevación, a fin de facilitar la carga de las mercaderías. e. Embarque, transporte y flete Después del proceso de producción y almacenamiento, se continúa con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden hacerse dentro del proceso de almacenamiento y que comprende:

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1. Embarque Es el eslabón físico entre el producto (vendedor) y el cliente (comprador); de esta actividad dependen las futuras relaciones entre ambos. A partir del embarque es que se proporcionan los documentos necesarios con que contabilidad iniciará sus funciones y responsabilidades de facturación y cobro. En esta operación hay que asegurarse que: a. Las mercaderías se manejen de modo tal, que su entrega se realice a tiempo y en buenas condiciones de seguridad. b. La documentación se prepare en forma tal, que elimine al almacén de cualquier responsabilidad contable. c. Las relaciones entre productos y cliente continúen siendo favorables, y que... d. Contabilidad no tenga problemas en su responsabilidad de facturación Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se preparen las normas y procedimientos a seguir, así como los principios generales a aplicarse en estas operaciones, teniendo en cuenta que es primordial para la empresa, la eficiencia con que debe atenderse en este servicio, a todos los clientes. Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que debe planificarse y programarse a fin de asegurarse una carga equilibrada de trabajo dentro del límite que nos permita el suministro de este servicio, manteniendo el orden progresivo de prioridades establecidas para el embarque. Este aspecto de embarque tiene estrecha relación con todo un sistema de control y manejo de cargas. 2. Transporte En general, el almacén es directamente responsable de la elección y istración de los transportes que acarrean la carga de salida. Por lo general los almacenes manejan sus propios medios de transporte. Cuando estas operaciones son de mucha magnitud, se convierte en un aspecto propio de la función logística de transporte, sujeta a modalidades y principios independientes y que requiere una técnica especial. Estos medios pueden ser diversos: terrestres, aéreos, marítimos, por ferrocarriles, por tuberías, a campo traviesa, etc., y pueden ser proporcionados por la empresa productora, por el cliente o por empresas especializadas de terceros. En general hay que tener en cuenta los factores que afectan la transportación para armonizarlos con el tiempo de entrega y el costo.

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3. Flete Es el pago que se efectúa por el transporte de bienes. Cuando el almacén es encargado de esta actividad se designa un empleado para que se responsabilice del pago de aquellos artículos que salgan o lleguen al almacén. Toma como documento base, las órdenes de embarque, buscará que obtener los mayores ahorros posibles y archivará o tramitará las reclamaciones relacionadas con los embarques que salen. f. Documentos La documentación básica con que se trabaja en despacho, es la siguiente: 1. Pedido de materiales (o mercaderías) Se emplea normalmente en las empresas industriales y de servicio. Normalmente es un documento contable que emite el , al cual se le entrega la mercadería, tiene la importancia equivalente a un cheque. En las empresas de comercialización, el pedido del cliente no tiene valor contable y sirve únicamente para preparar la mercadería que éste desea adquirir. 2. Vale de salida En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este documento, de menor valor formal que el pedido, para casos de urgencia y cuando no es posible obtener el Vo. Bo. Oficialmente establecido para toda salida de materiales del almacén. Debe tomarse como un documento provisional. 3. Transferencia Se utiliza para despachos de un almacén (principal) a otro (secundario) o viceversa. 4. Nota de venta o factura Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente. 5. Guía de remisión Este documento sirve principalmente para remitir y acompañar la mercadería que se entrega a un cliente. El original acompañará a la factura para su cobranza. 6. Registros y control El volumen y complejidad de las actividades de despacho, puede demandar el establecimiento de normas y procedimientos de control y seguimiento de la documentación, dando origen a la formulación de documentos de control de pedidos, entregas y devoluciones, entre los que se pueden citar como más comunes: Registro de pedidos Se registra la fecha, y numeración de los pedidos que hacen los clientes, así como de su procedencia.

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A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento del estado de atención de los mismos, a fin de evitar demoras indeseables para los s y clientes. Control de entregas Independientes o combinado con el registro de pedidos, se debe efectuar un control de las entregas o envíos de mercaderías, a fin de cerrar el circuito de su responsabilidad. Registro de devoluciones De modo similar a los pedidos, se puede llevar un control de las devoluciones de los s o clientes, con el propósito de prestar un servicio eficiente y restituir aquello que el solicitante requiere. Es una medida de control de calidad (a veces). Partes o informes diversos Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar los controles de facturación y de inventario, puede ser necesario que la dependencia encargada del despacho emita con regularidad, (diaria o semanalmente), reportes sobre lo despachado y de lo pendiente, mediante la medida de control de eficiencia. Coordinación con la garita de vigilancia Con el fin de evitar la fuga de mercaderías, es necesario establecer un procedimiento coordinado mediante el cual se verifique que la salida de mercadería que sale de los almacenes, sea controlada en la garita, mediante la retención de una copia de la guía de salida; la misma que posteriormente será entregada en contabilidad o facturación para cerrar el circuito de control correspondiente.

10. DEFINICIÓN DE INVENTARIO El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa. En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si los bienes están en una situación de poder venderse fácilmente, se hace una estimación o valorización de los artículos en su costo original o en el precio a que podría comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el más bajo de estos precios. El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a través de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la relación final de los artículos que se mantienen en existencia.

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Conceptos Generales Los inventarios deben realizarse periódicamente, a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de las gestiones. Contribuye a reducir al mínimo las posibilidades de fricciones entre las relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa. El control de inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo y mediano plazo, así como una buena programación de la producción y los métodos de control. El inventario en una empresa, en un momento dado, es difícil de estimar, debido a que deben efectuarse los cálculos mientras se van realizando transacciones, y por lo tanto, constantemente están en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta causa, razón por la cual, algunas empresas prefieren paralizar las transacciones, a pesar de la supuesta pérdida que pueda ocasionar. Plan de inventario El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relación a los planes de producción y de ventas. En un mercado de vendedores, el plan de producción debe tener prioridad para establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe darse prioridad a los requerimientos de las ventas. En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artículos y del almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa. Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habrá que establecer controles de inventario para todos los productos.

Responsabilidad de los inventarios La responsabilidad física de los inventarios, es una función netamente de almacenamiento, razón por la cual se hace indispensable: a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepción, la distribución y la como, b. Mantener al día, registros completos y exactos de los artículos.

seguridad; así

Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los artículos recibidos en el almacén, a no ser que se hayan dispuesto de ellos, previa aplicación de medidas aceptadas y autorizadas. Los artículos de un almacén “no desaparecen” sin explicación alguna; pueden dañarse irreparablemente, evaporarse, ser robados, etc., pero el almacén sigue siendo responsable de ello. Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artículos, debe hacer que el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos fuentes diferentes, a

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fin de conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La fórmula general, que debe guiar los controles, es:

I donde:

=

R

- D

I

=

Inventario, en existencia,

R

=

Recepción, y

D

=

Despacho o Distribución

De esta fórmula, lógicamente se deduce: R=

I + D; y

D=

R-I

Registro de existencias Tanto el almacén, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario, por cuanto son indispensables para: a. Almacenes, a fin de: • Presentar la situación de los artículos. • Determinar la disponibilidad de las existencias. • Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposición de la existencia. b. Contabilidad, a fin de: • Proporcionar datos básicos, para determinar los activos de la empresa; • Conciliar los registros de los artículos del almacén; • Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento, con respecto a los inventarios físicos. En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes: 1. Para los artículos que llegan: a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Fecha en que se colocó el pedido. Fecha de embarque. Fecha de recepción. Número del pedido (orden de compra). Nombre del proveedor. Nombre del transportista. Cantidad pedida. Cantidad recibida. Número de factura del flete. 69

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2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una información similar, haciendo los cambios de términos, que fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir adicionalmente otro tipo de información, referentes a costos, precios, facturación, etc. Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de acuerdo al diseño que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el sistema de almacenamiento se ajuste al diseño del formato que se puede tener. Tipos de inventarios Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales: a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artículos existentes en un almacén; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia Logística (o Contabilidad), para asegurar que cada artículo sea verificado dentro del período prescrito. b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artículo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artículo muestra un balance de cero, a pesar de haber existencias o cuando determinado artículo es denegado en el almacén y la tarjeta de registro indica que existen disponibilidades para la entrega. Los inventarios y el control físico Los inventarios, entendidos como la relación de los artículos que se mantienen en existencia, deben ser controlados periódicamente a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de la gestión. Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura adecuada, se establece una clasificación de los tipos de inventarios que responde a la clase de mercancías existentes. a. Los inventarios regulares Pueden ser a su vez: 1. De alta rotación Cuando son mercaderías periódicamente.

u

objetos

de

transacciones

continuas,

renovándose

2. De baja rotación Cuando se trata de mercaderías (generalmente repuesto), cuya permanencia en el almacén permite asegurar la continuidad y eficiencia del servicio, pero cuyo movimiento es lento y/o aleatorio.

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b. Inventarios irregulares Se denominan así, aquellos inventarios que contienen mercaderías que la empresa adquiere y utiliza sólo en casos específicos o muy eventuales y por lo tanto se justifica mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderías que generalmente constituyen lo que se llama inventarios irregulares: 1. Transitorias Son mercaderías adquiridas con un fin específico, por ejemplo la ampliación de una planta industrial o de oficinas de cierta envergadura. Estas se almacenan provisionalmente y se espera agotarlas al término del trabajo. Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos excedentes o sobrantes que pasarán a formar parte del inventario regular o a la venta si resulta más conveniente. 2. Cargo directo Estas mercaderías no pasan por almacén. Son adquiridos y entregadas (previo control adecuado) directamente al . Algunas son de poco valor o importancia y otras veces de características tan particulares que no se justifica almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina). También excepcionalmente algunas de estas mercaderías son devueltas al almacén; generalmente cuando se ha cometido un error en su adquisición y se almacenan hasta que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna aplicación o destino. Procedimientos de control físico de inventarios El control físico del inventario, es la comprobación, (mediante el recuento), de que las existencias están de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad. Existen diversos métodos de control físico de las existencias; los más empleados son: a. Inventario rotativo permanente Este método implica la revisión continua de las existencias, mediante un equipo de inventariadores que actúan en función a una programación específica. El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depósitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacén. A lo más, sólo se debe efectuar un bloqueo temporal de la documentación y del despacho de un reducido número de artículos, máximo por un día; la mayor parte de las veces por algunas horas.

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Son dos formas de efectuar el inventario: 1. Al barrer: En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto determinado del depósito o estante y continuando con el control de toda la mercadería allí almacenada, sin excepción. Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y encontrar algunos “tapados” (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averías o malas condiciones de conservación de la mercadería. 2. Selectivo: Aquí se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en cuenta su ubicación, algunos artículos específicos, utilizando los diversos criterios de selección. Este método se emplea para realizar inventarios de tipo especial o parcial. b. Inventario Masivo Periódico Es el método más común de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las operaciones del almacén por varios días, generalmente 2 veces por año y requiere una adecuada preparación y planificación a fin de evitar la prolongación excesiva del cierre y la paralización de las actividades de la empresa. Sirve principalmente a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderías. Requiere la participación de todo el personal estable del almacén y algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines. Este método se aplica para efectuar inventarios de tipo general o completo. Preparación del inventario físico En ambos métodos, el rotativo y el masivo, la ejecución de inventario físico requiere de una preparación adecuada. Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en consideración los aspectos siguientes: a. Ordenamiento del almacén Esta condición es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se hace imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor de los inventariadores. b. Personal necesario Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que requieren los inventariadores, debe conocer el material y estar en condiciones de ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad física. Este personal puede ser el que trabaja a

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diario en los almacenes pero deberá además, instruírsele sobre los procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar la documentación. c. Documentación Igualmente importante es preparar la documentación para la toma de inventario. Son dos los aspectos a considerar en relación con la documentación: 1. La puesta al día de los Registros Contables y del Almacén que facilitará la conciliación. 2. El bloqueo de la documentación de entrada y salida durante el control físico para evitar omisiones y/o duplicidad en el conteo. d. Medios Físicos De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, será necesario disponer de herramientas o equipos que permitan manipular (subir, bajar, desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o rotular, etc.). Igualmente será necesario disponer de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente. Programa y Presupuesto La programación del inventario físico, es decir, la determinación del número de veces que un artículo debe ser controlado en un período dado deberá basarse en los siguientes elementos de juicio y criterios: a. Variedad y cantidad de artículos existentes. b. Horas-Hombre disponibles. En especial el número de inventariadores disponibles en forma permanente o periódica. c. Valor de consumo de cada ítem del inventario, en función a la clasificación A, B, C. (Los ítems de un stock se clasifica por orden decreciente del volumen anual en dólares, separado en 3 niveles A – B - C). d. Frecuencia de salida de cada ítem.

11. RESUMEN Organizar las funciones del almacén consiste en primer lugar, en integrarlas en base a un departamento que pueda coordinar todas las actividades que se realizan, este departamento puede ser independiente o ser parte de otro. Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un amplio conocimiento del producto y esto implica conocer las necesidades ideales de almacenamiento, además de su Clasificación ABC que puede ser por precio, utilización, rotación y valor. Además, sobre los artículos a almacenar ha de conocerse: las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar de recepción y entrega, número máximo de unidades que el almacén deberá contener, la cantidad mínima y el espacio necesario. 73

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Una vez obtenida la información sobre los artículos a almacenar, debemos considerar la codificación de los mismos, de modo que se pueda identificar a cada artículo fácilmente y para ello debe tomarse en cuenta: las dimensiones, el material del que está hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc. Luego de identificado el artículo y codificado, podemos estar en condiciones de recibirlo, para lo cual se ejecutarán las siguientes tareas: recepción física (descarga y desembalaje), verificación, registro de entrada y entrega al almacén, contando con los siguientes documentos: solicitud (orden) de compra, información técnica, información comercial y autorización de devolución, pero teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos. Una vez ingresada la mercadería y en poder del almacén, el siguiente paso es transferir su propiedad a los clientes o s y se debe considerar el embarque el transporte y el flete, conjuntamente con sus documentos como pedido de mercaderías, vale de salida, transferencia, nota de venta o factura, guía de remisión, con el fin de llevar el respectivo control. El inventario es la lista detallada del contenido de un almacén o instalación, que se valora periódicamente, para verificar o corregir la información contenida en los listados de registro de stock, a fin de preparar los estados financieros de la empresa. Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacén deberá estar en él o se dispondrá de ello con medios aceptables y autorizados, los inventarios no desaparecen sin explicación. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos químicos o dañarse irreparablemente, pero no se pierden sin razón alguna. El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que ingresa y la que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un control físico, los que pueden ser a través de inventarios regulares (de alta rotación y de baja rotación) o inventarios irregulares (transitorios y con cargo directo). En cuanto a los procedimientos, estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario masivo periódico el que deberá prepararse haciendo un ordenamiento del almacén asignando personal necesario, preparar la documentación, los medios físicos y el presupuesto respectivo.

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