Importacion De Polizas 6e1ic

POLIZAS Este proceso permite importar las pólizas que se crearon desde una hoja de Excel se puede hacer individual o una exportación masiva.

Archivo de Importación individual Para importar solo una póliza a partir de información en Excel, se debe seguir el siguiente formato en Office Excel TipoPóliza

NumPóliza Cuenta(i) Cuenta(n)

Concepto Depto Depto

Día Concepto Concepto

TipoCambio TipoCambio

Cargo Cargo

Abono Abono

Cabecera del documento    

Tipo de póliza (2 caracteres) debe comenzar en la primera columna de la tercera fila. El número de póliza (5 caracteres) este valor se tomará en cuenta siempre y cuando el parámetro Captura de pólizas/Número secuencial esté activado. El concepto de la póliza (120 caracteres) debe de ir en la segunda columna y tercera fila a continuación del tipo de póliza. La fecha de contabilización va en la tercera columna y tercera fila.

Partidas 

    

Número de cuenta hasta 29 caracteres si están con un formato establecido tomando en cuenta la distribución de niveles de la empresa donde se vaya a contabilizar la póliza. De igual forma cuentas con el botón en las barras de herramientas de Aspel-COI que se encuentran en Excel® que te da la lista con todas las cuentas de del sistema Aspel-COI del ejercicio actual, será necesario que este corriendo Aspel-COI para poder acceder a esta función. Departamento: hasta 3 caracteres numéricos, si no se captura el departamento se entenderá que la cuenta no es departamental. Se cuenta con un botón donde te mostrará los departamentos dados de alta en el sistema. Concepto del movimiento hasta 120 caracteres, este campo puede estar vacío. Tipo de cambio es de tipo numérico. Cargo es de tipo numérico sin formato de moneda. Abono es de tipo numérico sin formato de moneda. Ejemplo

Archivo de importación masiva Para la importación masiva de las pólizas se implementará una instrucción justo debajo de la última partida, indicando así que ha terminado las partidas de la cabecera anterior. Cuando esto ocurra el sistema buscará en la fila siguiente en la posición de los tipos de póliza la siguiente póliza a capturar.

TipoPóliza

TipoPóliza2

NumPóliza Cuenta(i) Cuenta(n) FIN_PARTIDAS NumPóliza Cuenta

Concepto Depto Depto

Día Concepto Concepto

Concepto

Día

TipoCambio TipoCambio

Cargo Cargo

Abono Abono

Nota: En caso de indicar FIN_PARTIDAS en otra celda que no sea la adecuada, el sistema no podrá detectar que ha terminado la póliza, pudiendo ocasionar resultados inesperados. Ejemplo

Para realizar la integración de pólizas: 1.

Crear las pólizas desde Excel®, estás pueden ser una por una, o varias dentro de una hoja de Excel, siempre y cuando hagas la separación de una póliza a otra. 2. Desde el sistema Aspel-COI dirígete al proceso Integración de pólizas y desde la opción del campo Importar desde una hoja en Excel 3. Enseguida de la integración aparecerá una Bitácora donde se mostrará el detalle de la integración o errores en caso que no se realizó la integración correctamente. 4. Dirígete al Catálogo de pólizas para verificar que se hayan integrado las pólizas que importaste desde la hoja de cálculo. Para cargar como póliza modelo: 1.

Crear las pólizas desde Excel®, se recomienda que se cree solo una póliza en la hoja ya que las demás se van a ignorar. 2. Desde el sistema Aspel-COI dirígete al proceso de Alta de la póliza y desde la opción Cargar póliza modelo indica el archivo .xls correspondiente a la póliza creada en Excel®. 3. Graba la póliza para que se guarde en el catálogo de pólizas en el sistema. Excel es la herramienta que utiliza Aspel-COI para crear en este caso las pólizas de acuerdo a un formato antes mencionado y así poder importar esta hoja al sistema. La información que se importa desde Excel se guarda en el Catálogo de pólizas en donde puedes realizar diferentes tareas con la misma. 

Cuando el sistema encuentre en la celda correspondiente a una cuenta, una cadena vacía, el sistema dará por terminada la carga de la póliza desde el archivo Excel®. Si por alguna razón se hubiese dejado una celda de cuenta vacía e inmediatamente después continúa con más cuentas o más partidas, el sistema no cargará estas partidas posteriores a la celda vacía.

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Cuando en la hoja de cálculo escribas una cuenta de una partida en la celda correspondiente y en otra celda de la misma fila coloque la etiqueta de FIN_PARTIDAS, esto haría que el sistema no detecte el final de la póliza anterior y que comience a cargar partidas de otra póliza, generando mal la información, sin embargo, cuando esto ocurra en la carga, el sistema detectará el daño hasta que trate de contabilizar, pues es probable que las partidas no cuadren, ocasionando que el sistema no contabilice ni grabe tal póliza, lo cual se tendrá conocimiento hasta el momento de verse en la bitácora de proceso. En las pólizas desde Excel® las cuentas deben tener el mismo formato que en el Catálogo de cuentas en el sistema Aspel-COI, de lo contrario no se cargarán. Si por alguna razón se intenta cargar una póliza modelo de tipo Excel® y esta contiene varias pólizas, solo se cargará la primera, las demás se ignoran. Para el caso de integración desde archivos de Excel se ignora el parámetro de convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas por lo que el monto capturado el sistema lo interpretará como moneda contable, es decir si alguna cuenta es multimoneda, la cantidad por la que se cargue o abone se considera que es en moneda contable.