Informe Pasantias 5s6o5q
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD
INFORME FINAL DE PASANTIAS SUPERVISADAS
Autor: José Miguel López G. Tutora Académico: Lic. Rosa González V.
CARACAS, AGOSTO DE 2009
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CONTABILIDAD INTEGRAL.COM, C.A. Final de Boulevard de Sabana Grande, Edificio Unión, PH, Oficina PH 96, Coordinación de Comercialización.
PERIODO DE PASANTIAS SUPERVISADAS 03 del Mes de agosto del año 2009
Realizado con la Asesoría de: TUTOR ACADEMICO: Lic. Rosa González Villarroel. TUTOR EMPRESARIAL: Lic. Zuleidy Azuz. Por: TSU. JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA Cedula de identidad: 15.930.614 Carrera: Publicidad
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Caracas, 03 del Mes de Agosto de 2009 Ciudadano: Prof. José Gregorio Alfonso Coordinador de Pasantitas Vicerrectorado Académico Universidad Alejandro de Humboldt Presente-
CARTA CERTIFICACION DEL TUTOR EMPRESARIAL Por medio de la presente me dirijo a usted, con el fin de certificar que he leído y revisado el presente INFORME FINAL DE LAS PASANTIAS SUPERVISADAS, elaborado por el ciudadano Bachiller JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA, C.I Nº 15.930.614, como requisito exigido por la Universidad Alejandro de Humboldt para poder aprobar la asignatura Pasantías IV. Dicho informe revela que dicho Bachiller cumplió con los objetivos previstos por lo cual autorizo su consignación ante la Coordinación de Pasantías de la Universidad Alejandro de Humboldt.
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Lic. Zuleidy Azuz C.I, 14.689.899
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD Caracas, 03 del Mes de Agosto de 2009 Ciudadano: Prof. José Gregorio Alfonso Coordinador de Pasantitas Vicerrectorado Académico Universidad Alejandro de Humboldt Presente-
CARTA CERTIFICACION DEL TUTOR ACADEMICO Por medio de la presente me dirijo a usted, con el fin de certificar que he leído y revisado el presente INFORME FINAL DE LAS PASANTIAS SUPERVISADAS, elaborado por el ciudadano Bachiller JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA, C.I Nº 15.930.614, como requisito exigido por la Universidad Alejandro de Humboldt para poder aprobar la asignatura Pasantías IV. Dicho informe revela que dicho Bachiller cumplió con los objetivos previstos por lo cual autorizo su consignación ante la Coordinación de Pasantías de la Universidad Alejandro de Humboldt.
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Lic. Rosa González Villarroel C.I, 3.726.495
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INDICE GENERAL
RESUMEN.............................................................................................................ii INTRODUCCION……………………………………………………………….1 CAPÍTULO I. LA PRÁCTICA OCUPACIONAL Objetivos de la actividad………………………….……………………………….3 Justificación………..………………………………………………………………3 Alcance y Limitaciones……………………………………………………………4 CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL Contexto organizacional……………………………………………………...........5 Reseña Histórica…………………………………………………………………...6 Estructura Organizativa……………………………………………………………7 Bases Legales……………………………………………………………………...8 Definición de Términos Básicos…………………………………………………12 CAPÍTULO III. PLAN DE ACTIVIDADES Formato Nº1. Formalización Pasantías….………………………………….........14 Formato Nº2. Cronograma Actividades de pasantía…………….……………….15 Formato Nº3. Control Asistencia Pasantías……………………………………...19 Formato Nº4. Control Visita a la empresa……………………………………….20 Fases, Tareas, Recursos, Tiempos y Controles…………………………….….…21 CAPÍTULO IV. INFORME DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS……………….…......25 CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………….……29 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………..32 ANEXOS………………………………………………………………………...33 Carta de Aceptación……………………………………………………………...34 Plataforma de CRM Vtiger (imagen)…………………………………………….35 Pagina web www.contabilidadintegral.com.ve (imagen)......................................35 Evaluación y propuesta pagina web……………………………….……………..36 Brifing……………………………………………………………………………37 Logo rediseñado para Membrete (imagen)………………………………………39 Boletín (imagen)………………………………………………………………….39
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD TITULO DEL TRABAJO Autor: José Miguel López G. Tutora: Lic. Rosa González V. Fecha: Agosto de 2009 RESUMEN
El informe de Pasantías Supervisadas de la Carrera de Publicidad, realizado en la empresa Contabilidad Integral.Com, C.A, en el departamento de Comercialización durante seis semanas, se realizaron actividades de telemercadeo para atraer nuevos clientes, envió de brochure por mail, diseño de boletín informativo, propuesta de mercadeo y pagina web, Brifing, se recibieron inducciones de telemercadeo, Profit en los modulos de Cuentas por Cobrar y Facturación, durante la practica ocupacional se manejaron términos como el telemercadeo, marketing directo, contabilidad, inventarios, asesorías fiscales y financieras, Pyme, CRM. Se destaco el uso del Excel para la gestión de los os, Photoshop para actividades relacionadas al diseño, la realización de distintas materias cursadas dentro de la carrera que sirvieron de referencia para realizar actividades propuestas como por ejemplo: Computación, Mercadeo, Publicidad, Analisis Organizacional y Redacción Publicitaria. Con las practicas ocupacionales se logro el aprendizaje en el área laboral, aplicación del mercadeo directo, telemercadeo, se aportaron conocimientos y trabajos para mejorar las practicas de mercadeo y ventas a la empresa, logrando una satisfacción personal y motivación. La conclusión derivo en unas recomendaciones en para la empresa como Buscar las ventajas y fortalezas de cada servicio beneficios para clientes, Mejorar pagina Web haciéndola mas atractivas, Realizar material impreso con los servicios, Mantener Boletines con informaciones de interés y novedades, Rediseñar el brochure fortalecer la presencia de SAN en la oferta y tomar en cuenta las sugerencias de parte de los clientes para los servicios.
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INTRODUCCION Este Informe Final de Pasantías Supervisadas es un requisito necesario para los estudiantes cursantes del 10mo semestre, de la carrera de Publicidad en la Universidad Alejandro de Humboldt, las practicas ocupoacionales tienen una duración de seis semanas y 240 horas, dichas actividades de pasantías se justifican ya que es una manera en la cual se puede comparar y aplicar los conocimientos adquiridos durante el estudio de la carrera de publicidad en el área laboral, y obtener experiencia útil así como también la adquisición de nuevo conocimiento. En el caso de este informe la pasantías ocupacionales, fueron realizadas en la
empresa
Contabilidad
Integral.Com,
C.A
en
el
departamento
de
Comercializacion. A continuación se presenta la estructura de este informe consta de cinco Capítulo I: Correspondiente a la práctica ocupacional, en este se mencionan los objetivos generales y específicos, la justificación, alcance y limitaciones. Capítulo II: referente al marco contextual este contiene las bases teóricas, y legales, información de la empresa y su organización, misión, visión, historia. Capítulo III: Plan de actividades, en este capitulo se muestra cuadros con las actividades desarrolladlas, las fases, tareas, controles, recursos, tiempos y controles. Capítulo IV: Informe de las actividades desarrolladas, en este capitulo el pasante describe la situación de aprendizaje y la relaciona con los conocimientos adquiridos en su proceso de formación universitaria, así como también describirá los aportes de conocimiento y experiencia dejados en el proceso de pasantías.
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Capítulo V: Conclusiones y recomendaciones. El pasante mostrara sus conclusiones referentes a el proceso de pasantías y al informe, además dará algunas recomendaciones y propuesta con referencia a la empresa Contabilidad Integral.com, C.A.
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CAPITULO I LA PRÁCTICA OCUPACIONAL
OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD:
GENERAL: •
Realizar las practicas ocupacionales para obtener el titulo de licenciado en publicidad en la Universidad Alejandro de Humboltd en la empresa Contabilidad integral.com en el departamento de comercialización.
ESPECIFICOS: •
Captar potenciales clientes y agregarlos al sistema de base de datos de la empresa.
•
ar potenciales clientes y envió de correo electrónico con información de la empresa.
•
Investigar sobre Inventario y control de inventarios para realizar informe.
•
Rediseño y redacción de boletín informativo
•
Culminación de informes y archivos pendientes
JUSTIFICACION Las practicas ocupacionales se basan en poner en practica los conocimientos adquiridos en durante la carrera de publicidad, adicionalmente se adquiere la experiencia y nuevos conocimientos relacionados directa o indirectamente con la carrera
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ALCANCE •
ESPACIAL: Final de Boulevard de Sabana Grande, Edificio Unión, PH, Oficina PH 96, Coordinación de Comercialización.
•
TEMPORAL: desde el 1º de junio de 2009 hasta 10 de julio de 2009. de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 a.m. hasta 1:00 p.m. a 5:00 p.m., cumpliéndose las 240 requeridas.
LIMITACIONES •
Las funciones que tenia el que se me fue asignado en el sistema de CRM, se desactivaron por mantenimiento en el sistema por lo que no se pudo aprender e interactuar el potencial de este tipo de aplicaciones.
•
Debido a que la Tutora empresarial fue la Presidenta de la Empresa y este cargo demanda una gran cantidad de actividades y reuniones no se tomo una tutoría más cercana y directa.
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CAPITULO II MARCO CONTEXTUAL
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Presentación de la empresa: Contabilidad Integral es una empresa de contadores públicos con proyección nacional dedicada a la prestación de los siguientes servicios: •
Contabilidad y istración externa (outsourcing)
•
Nomina (outsorcing)
•
Auditoria (interna y externa)
•
Control de inventarios
•
Asesoría fiscal, financiera, laboral y legal.
Naturaleza legal: Registro Mercantil V, Caracas, 6 de enero del 2004, inscrito bajo el Nro. 87 Tomo 853 A, Denominación de la Sociedad: Contabilidad Integral.com. Objeto de la Sociedad y especie de negocio a la que se dedica la misma: Llevar Libros y registros de contabilidad; Realizar balances de comprobación o estados financieros, actuar como auditor interno; preparar informes con fines internos; preparar e instaurar sistemas de contabilidad; preparar e instaurar sistemas de contabilidad; revisar cuentas y métodos contables con el propósito de determinar la eficiencia de los mismos; la realización de toda especie de toda especie de actos lícitos o negocios jurídicos y con la realización de todas aquellas actividades que pueda desempeñar una sociedad mercantil de acuerdo a la ley.
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Reseña Histórica
Contabilidad Integral.com, C.A es una Empresa perteneciente al grupo Empresarial SIGE. Nace en enero 2004 de la mano de Héctor Azuz Sánchez y Zuleidy Azuz Sánchez, que tuvieron como idea crear una firma de Contadores Públicos que integrase todos los elementos y áreas del saber que estén relacionados, siempre en concordancia con los nuevos tiempos donde el uso de las establecidas y cambiantes tecnologías de comunicación e información es cada vez mas vital para el mundo empresarial y los clientes. Actualmente esta formada por personal de staff y complementado por asesores de primera línea en materia fiscal, istrativa, laboral, económica y legal, lo cual garantiza la prestación de servicios, estos profesionales especializados y actualizados están ubicados en el rango de la excelencia en todas las áreas ofertadas, lo cual garantiza soluciones ético - profesionales, integrales y eficientes.
Auxiliar I
Auxiliar I
Auxiliar I
Auxiliar II
Semi Senior I
Auxiliar II
Semi Senior II
Auxiliar I
Senior
Coordinador Contable
Auxiliar II
Auxiliar III
Gestor I
Auxiliar II
Gestor II
Coordinador Gestoría
Supervisor Gestoría
Gestor III
Asistente cuentas x pagar
Coordinador General
Gerencia General
Presidencia
Asistente nomina
Coordinador istración
Supervisor istración
Asistente istrativo
Ejecutivo Ventas I
Ejecutivo Ventas II
Gerente Ventas
Ejecutivo Ventas III
Pasante II
Coordinador Comercialización
Supervisor Comercialización
Pasante I
Gerente Mercadeo
Gerente Comercialización
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Estructura organizativa: (organigrama)
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Misión: Ofrecer soluciones integrales de calidad en los Servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financiera, orientado hacia la pequeña y mediana empresa, contando con un gran equipo de profesionales de primera línea, que conoce y se adapta a las necesidades del cliente, teniendo como objetivo primordial generar el mejor desempeño en el registro y control de documentos generados de la actividades empresariales, ayudando también en la toma de decisiones vitales para nuestros clientes. Visión: Ser una empresa líder e innovadora en los servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financieras con alcance Nacional e Internacional, orientado a satisfacer las necesidades de nuestros clientes con una amplia mezcla de soluciones integrales adaptada a cada cliente y a las nuevas tecnologías de la comunicación e información.
BASES LEGALES
Constitución nacional Artículo 112. ° Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras de interés social. El Estado promoverá a iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para
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dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país. Artículo 117. ° Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen; a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de estos derechos Código del Comercio: Artículo 10.- Son comerciantes los que teniendo capacidad para contratar hacen del comercio su profesión habitual, y las sociedades mercantiles. 3. De la Contabilidad Mercantil Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
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Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Cortesía de: http://marval.tripod.com.ve Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Artículo 36.- Se prohíbe a los comerciantes: 1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
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4º Borrar los asientos o partes de ellos. 5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artículo 37.- Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artículo 38.- Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin itir también lo adverso que ellos contengan. Artículo 39.- Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artículo 40.- No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código. Artículo 41.- Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso. Artículo 42.- En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.
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Artículo 43.- Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquellos estuvieren llevados en debida forma. Artículo 44.- Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.
DEFINICION TERMINOS BASICOS
CRM: La istración basada en la relación con los clientes. CRM, es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado según otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional, teniendo mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing directo de base de datos, etc.
TELEMERCADEO: Según los reconocidos autores Stanton, Etzel y Walker, el telemarketing (telemercadeo) es el uso innovador de equipos y sistemas de telecomunicaciones como parte de la categoría de ventas personales que va al cliente Marketing directo: El marketing directo es un diálogo directo. Las empresas quieren establecer un "diálogo" mutuo entre ellas y los clientes (potenciales) y mantener este o el tiempo que sea posible. A través del marketing directo, las empresas pueden ajustarse a los deseos del cliente de acuerdo con ofertas adaptadas a sus necesidades y ofrecer un trato individual.
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PYME: empresa es pequeña si tiene entre 11 y 50 empleados y factura anualmente entre 9.001 y 100.000 unidades tributarias, es decir un máximo de 3,8 millones de bolívares. La empresa mediana, según la legislación vigente, debe facturar menos de 9,4 millones de bolívares al año y contar con 100 empleados o menos. Contabilidad: es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico. Inventario: son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización, Comprenden también, las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y rios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. Brochure: es toda aquella folletería que sea propia de una compañía y que la represente. El Brochure abarca desde trípticos publicitarios de un nuevo producto o servicio que su compañía ofrezca hasta las carpetas de presentación de proyectos que circulan de manera interna o externa. Es decir, el Brochure abarca casi todo el material impreso propio de una empresa.
Briefing: es el documento en que se basa una campaña de publicidad comercial o institucional y ha de ser creado por la empresa cliente como respuesta a la información de mercado y los objetivos de mercadotecnia de la marca. Este documento es en esencia un resumen muy sintético que le tiene que facilitar la labor de la agencia.
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CAPITULO III PLAN DE ACTIVIDADES
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 2
CRONOGRAMA DE PASANTIAS SUPERVISADAS DATOS DEL PASANTE NOMBRE Y APELLIDOS C.I PASANTIAS José Miguel López García 15930614 IV ESPECIALIDAD EMPRESA DONDE EFECTUARA PASANTIAS PUBLICIDAD Contabilidad Integral OBJETIVO GENERAL: Realizar las pasantías ocupacionales en la empresa Contabilidad Integral.com, C.A en el departamento de Comercialización
LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa Introductorio para uso del sistema CRM, y pautas para construir el dialogo
del 1 al 6 de Junio
Captar potenciales clientes y agregarlos al sistema de base de Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos datos de la empresa (telemercadeo)
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica Investigar sobre Asesoría Fiscal y Financiera
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Elaborar Brifing de la empresa envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amada para verificar que recibieron ar potenciales clie ntes y la información y si se interesan por del 8 al 12 de Junio envió de correo electrónico con los servicios información de la empresa Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) indagar sobre el servicio SAN y sobre las PYME y tecnología envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amar para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios corregir y mejorara borrador del brochure control de inventarios Mejorar membrete del brochure con Photoshop Investigar sobre Inventario y del 15 al 19 de junio control de inventarios para realizar Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos informe (telemercadeo)
Buscar en prensa clientes potenciales
Introductorio para realizar facturas en Profit Plus
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
del 22 al 29 de junio
envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y ar potenciales clientes y l amada para verificar que recibieron envió de correo electrónico con la información y si se interesan por información de la empresa los servicios Realizar presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa Indagar sobre los servicios de nomina y istración Inducción de Profit: registro de cobro de cuentas por cobrar Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y Rediseño y redacción de boletín l amada para verificar que recibieron del 30 de julio al 6 julio la información y si se interesan por informativo los servicios Buscar información de interés par realizar boletín informativo Diseño y redacción de boletín informativo Elaboración de nueva propuesta de mercadeo
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
del 7 al 13 de julio
Realizar plantil a para futuros boletines Elaboración de nueva propuesta de mercadeo Culminación de informes y Realizar resumen del servicio SAN archivos pendientes (soluciones istrativas y de negocio) envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios Culminación de presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa
Firma del Tutor Empresarial y Sello de la Empresa:
Firma del Pasante:
Fecha de consignación:
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 3
CONTROL DE ASISTENCIA A TUTORÍAS
NOMBRE Y APELLIDOS José Miguel López García ESPECIALIDAD PUBLICIDAD
Asesoría 1 2 3
Lapso
15-jun al 21-jun
5
22-jun al 28-jun
6
29-jun al 05-jul
8 9
10 11
06-jul al 12-jul
Actividades Desarrolladas
Sugerencia del Tutor comprar manual de pasantías ir desarrollando capítulos I y II ir desarrollando capítulos I y II enfocarse en objetivos generales y específicos, tener cuidado con las fechas y los días no laborables corregir capítulos y agregar información necesaria
resolver dudas sobre capítulos I,II y III resolver dudas sobre formatos del Capitulo II revisión y corrección de capítulos I,II y III, para corregir antes de la entrega corregir capítulos
entrega Capítulos I,II y III entrega de informas corregidos, discutir dudas individualmente con cada alumno resolver dudas sobre capítulos I,II, III, IV y V
verificar los documentos y la entrega de carta de aceptación a coordinación de pasantías
mejorar y evitar las fallas del informe seguir las indicaciones para 20-jul al 26-jul desarrollar capitulo IV preparara informe final para la entrega y exposición el 3 de 27-jul al 02-ago resolver dudas sobre capitulo IV agosto entrega y presentaciones de 03-ago al 09-ago informe final de pasantías 13-jul al 19-jul
PASANTIAS IV
TUTOR ACADÉMICO Lic. Rosa González
25-may al 31-may Presentación de la materia Guía sobre como desarrollar 01-jun al 07-jun capítulos I, II y III Guía sobre como desarrollar 08-jun al 14-jun capítulos I, II y III
4
7
DATOS DEL PASANTE C.I 15930614
Firma Tutor
Firma Pasante
20
UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 4
CONTROL DE VISITAS A LA EMPRESA NOMBRE Y APELLIDOS Rosa Gonzalez Vil ar oel
DATOS DEL TUTOR ACADEMICO C.I 3726495
DATOS DE LA VISITA NOMBRE DE EMPRESA Y TUTOR FECHA VISITA NOMBRE DEL PASANTE ACADEMICO OBSERVACIONES EMPRESA: Contabilidad Integral.Com, C.A Jose Miguel Lopez Garcia TUTORA EMPRESARIAL: Zuleidy Azuz EMPRESA: Contabilidad Integral.Com, C.A Jose Miguel Lopez Garcia TUTORA EMPRESARIAL: Zuleidy Azuz
ESPECIALIDAD Licenciada en Educacion
FIRMA Y SELLO
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Fases Tareas Tiempos y Controles Fases
Tarea
1
Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa
Recursos Lápiz y libreta
Tiempos horas
programas ofimático: Word Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa
Controles
4
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por el sistema (No hay sugerencias)
4
Revisión por parte de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
105
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
Tiempos
Controles
Impreso del brochure de la empresa
2
2
Introductorio para uso del sistema CRM, y pautas para construir el dialogo
Charla y material informativo contenido en un documento pdf Lápiz y libreta
Introductorio para telemercadeo
Charla y material informativo contenido en un documento pdf Lápiz y libreta
Programa CRM VTIGER
Programa CRM VTIGER Internet: www.contabilidadintegral.com.ve 3
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica
Lápiz y libreta programas ofimática: Word Correo electrónico
4
Investigar Internet: Búsqueda en Google sobre Asesoría Fiscal y programas ofimática: Word Financiera Lápiz y libreta
5
Programa CRM VTIGER Realizar llamadas programas ofimática: Excel telefónicas y registro en Internet base de datos (telemercadeo) programas ofimática: wordpad teléfono
Fases
Tarea
Recursos
22
horas Lápiz y libreta Impreso del brochure de la empresa
6
Elaborar Brifing de la empresa
Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa
4
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial, presidencia grupo SIGE y Socio perteneciente a Flash Factory Studio
62
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial, presidencia grupo SIGE y Socio perteneciente a Flash Factory Studio
3
Revisión por parte de la tutora empresarial.
Tiempos
Controles
programas ofimática: Word registro mercantil empresa teléfono
7
Envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y llamada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios
Lápiz y libreta teléfono programas ofimática: Excel
Correo electrónico Outlook
Lápiz y libreta Impreso del brochure de la empresa
8
Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa
Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa programas ofimática: Word registro mercantil empresa teléfono Lápiz y libreta
9
Investigar sobre Inventario
programas ofimática: Word
Internet: Búsqueda en Google
Fases
Tarea
Recursos
23
horas
10
11
12
indagar sobre el servicio SAN y sobre las PYME y tecnología corregir y mejorara borrador del brochure control de inventarios Mejorar membrete del brochure con Photoshop
Lápiz y libreta programas ofimática: Word, Excel
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
3
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
1,5
revisión por parte de la tutora empresarial.
13,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
1,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
Internet: Búsqueda en Google
Programas ofimática: Word.
Programas ofimática: Word. programa diseño (No hay sugerencias) tutorial en Internet
13
introductorio para facturar en profit
Lápiz y libreta computador programa Profit plus
14
programas ofimática: Excel buscar en prensa clientes prensa escrita potenciales Internet
15
computador realizar presentación en PowerPoint con los servicios de la programas ofimática: PowerPoint empresa programas ofimática: Word
16
computador indagar sobre los servicios de nomina y istración programas ofimática: Word Internet
17
inducción Profit: registro Lápiz y libreta de cobro de computador cuentas por cobrar programa Profit plus
24
Fases
18
19
20
21
22
Tarea
Recursos
buscar información de interés par Internet realizar boletín informativo programa ofimática: Word diseño y redacción de programa ofimática: Word boletín informativo (No hay sugerencias) elaboración de nueva propuesta de mercadeo programa ofimática: Word Realizar resumen del servicio SAN (soluciones istrativas y de negocio) programa ofimática: Word Culminación programa ofimática: Word de presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa programa ofimática: PowerPoint total horas
Tiempos horas
Controles
1,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
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Revisión por parte de la tutora empresarial.
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Revisión por parte de la tutora empresarial.
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Revisión por parte de la tutora empresarial.
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Revisión por parte de la tutora empresarial. 240
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CAPITULO IV INFORME ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Actividades: •
Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa: consistió en la lectura de los materiales que describían la empresa y los servicios que prestaban, la actividad sirvió para conocer la empresa permitiendo mejorar algunos aspectos, así como también de base para realizar en el futuro el brifing, misión, visión, dialogo de telemercadeo, propuesta de pagina web, entre otros, cabe destacar que para cualquier realizar cualquier actividad de publicidad o mercadeo lo primero es conocer la empresa, producto o servicio
•
Investigar sobre Asesoría Fiscal y Financiera, Inventario, Nomina y istración: esta actividad fue motivada por la necesidad por parte de la empresa corregir y adaptar los brochures de estos servicios, para ofrecer y promocionar estos servicios, aunque ya realizan estos servicios para algunos clientes.
•
Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa: La empresa no contaba con una misión y visión en los documentos revisados, su misión y visión estaba regida por la de el consorcio SIGE, según la materia Análisis Organizacional cada empresa debe tener su identidad su misión actual y que quiere llegar a ser (visión).
•
Presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa: con la intención de mostrar de forma resumida los servicios de la empresa, se pusieron en practica los conocimientos adquiridos en diagramación y artes graficas y redacción publicitaria, lenguaje de la imagen, por el uso de
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programas de diseño para realizar el fondo grafico de la presentación, el uso de los colores, y el escribir concreto y ordenado.
•
Indagar sobre el servicio SAN, sobre las PYME y tecnología, finalizando en resumen del servicio: SAN esta orientado a la PYME y el uso de la tecnología para su gestión con la intención de organizar y facilitar las actividades de istración, inventario y comercial, se trato de buscar información relacionada para poder crear una reorientación a el servcio y como promocionarlo, ya que tiene potencial y no ha sido explotado como debe ser, también se hizo matrices para ver cuales son sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, en cuanto a las materias cursadas en la universidad esta relacionada con mercadeo, investigación de mercado, análisis organizacional.
•
Buscar en prensa clientes potenciales: Simplemente es una forma de obtener información del mercado actualizada y una lista de potenciales clientes para promover los servicios contables.
•
Introductorio para telemercadeo y al sistema de CRM , construcción del dialogo, Realizar llamadas telefónicas y registro en base de datos: El telemercadeo es una forma de promoción y ventas por teléfono, en este caso se realizo para captar clientes usando un dialogo como guía, se demostró que a pesar de ser una técnica valida, requiere de gran preparación y no es fácil, el telemercadeo esta relacionado dentro del mercadeo y la publicidad dentro de la técnicas de marketing directo y relacional, en cuanto al sistema de CRM (istración de relaciones con clientes) este servía para registrar la gestión, en mi caso este gestor tuvo problemas con el y opte por el uso de Excel (aprendido en Computacion II), con el uso de formulas y filtros funciono perfectamente para gestionar y controlar los os y llamadas.
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•
Envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y llamada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios: Dentro del Marketing directo y la Promoción, el envió de correos para la promoción se llama Mailing, este método, genero un nivel de respuesta casi nulo por la vía del correo, la llamada telefónica sirvió para tener una respuesta favorable o no, sobre si la persona o empresa estaba interesada en los servicios que ofrece Contabilidad Integral.com, CA.
•
Elaborar Brifing de la empresa: Todo producto, servicio o empresa que quiera ser publicitarce, requiere un brifing con información básica y relevante sobre la empresa y marca, que guie y unifique la estrategia publicitaria, Contabilidad no contaba con uno, se decidió realizarlo para poder tener una base para los proyectos de la elaboración de la pagina web, el rediseño del brochure y hasta para la presentación de powerpoint, aunque también servirá si la empresa decide realizar otro material de promoción como folletos, etc.
•
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica: La pagina web cuenta requiere un diseño mas funcional y atractivo tanto en la parte grafica como de contenido
•
Mejorar membrete del brochure con Photoshop: se decidió unificar el logo, con el slogan, por que es mas practico para su uso, para esto se uso photoshop y los conocimientos adquiridos en diagramación y artes graficas mas la búsqueda de tutoriales al respecto en internet ayudaron a concretar la mejora de el membrete de forma grafica y su incorporación al documento de Word, que de principio no era resultaba fácil, se adquirió el conocimiento y ayudo bastante, además de ofrecer una alternativa mas atractiva y creativa para la preparación de documentos.
28
•
introductorio para facturación y registro de cobro de las cuentas por cobrar en Profit: los conocimientos sobre facturación y cuentas por cobrar fueron adquiridos en las materias de contabilidad, y otra parte en análisis de estados financieros, la enseñanza sobre el Profit, permitió tener un pequeño conocimiento sobre este programa istrativo y su uso para estos dos modulos, a pesar de que la carrera de publicidad es mas orientada a la creatividad nunca esta de mas la adquisición de conocimientos contables y de istración, para el
crecimiento
personal y profesional. •
buscar información de interés par realizar boletín informativo, diseño y redacción de boletín informativo: la información buscada esta basada en el área fiscal y contable, pero que fuere de interés y atractiva para los clientes actuales de la empresa, el boletín es una forma de mantener la recordación y crear empatía, la actividad no solo se baso en la redacción sino también en el diseño grafico de el documento, su diagramación, con la intención de presentar un material de causar mayor agrado y llamar la atención para la lectura, con este diseño se creo una plantilla con especificaciones para la realización de un nuevos boletines.
•
Elaboración de nueva propuesta de mercadeo: se me entrego una propuesta que realizo la antigua coordinadora de mercadeo, que no estaba ajustado en su totalidad a los servicios prestados por Contabilidad Integral.com, C.A, esta propuesta fue orientada mas al target de empresarios y dueños de negocios, y al mercadeo directo y relacional, que es mas usado por los Outsoursing de servicios.
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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Las pasantías ocupacionales fueron una oportunidad de medir el conocimiento adquirido en los estudios formales universitarios de la carrera de Publicidad y la adquirida por iniciativa propia comparado con la realidad de una empresa en este caso un Outsoursing de servicios Contables, lo cual en parte significo un reto por que se trato de algo totalmente a una agencia, o una empresa de productos o servicios masivos que tienen un trato en el area de mercadeo totalmente distinto. Se obtuvo un conocimiento y practicas, areas como el mercadeo directo, telemercadeo, se aportaron conocimientos y trabajos para mejorar las practicas de mercadeo y ventas a la empresa, que se puede incluir como una satisfacción personal y motivación para continuar en la búsqueda de la superación en los caminos del mercadeo y la publicidad que si bien no son tomados a veces muy en cuenta por algunas pequeñas y medianas empresas por que no generan utilidades a corto plazo, al largo plazo contribuyen fuertemente al crecimiento y en la toma de decisiones de las organizaciones. RECOMENDACIONES: Las recomendaciones a nivel organizacional en cuanto para los pasantes son las siguientes: •
Entrega de material con información de la empresa como visión, misión, valores, organigrama, actividades y objetivos preparados y adaptados mas a la carrera.
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•
Mayor atención y disponibilidad para los pasantes.
RECOMENDACIONES DE MERCADEO
La empresa Contabilidad Integral, cuenta con una serie de servicios como lo son outsorsing de contabilidad, istración y nomina, auditoria (interna y externa), control de inventarios, asesorías (fiscal, financiera, laboral y legal), entre otros servicios, enfocados a satisfacer las necesidades principalmente de las PYME, por lo que se requiere llegar y atraer de forma efectivamente a este target. A continuación alguna recomendaciones: 1. Buscar las ventajas y fortalezas de cada servicio, junto los beneficios que le ofrece a los clientes, ya sea de forma global como por cada servicio. 2. Mejorar la pagina Web para hacerla mas atractivas para atraer potenciales clientes, inclusive hacerla mas interactiva y convirtiéndola en otro canal de comunicación entre la empresa-cliente. 3. Realizar material impreso en donde se describa los servicios y las ventajas de su uso para los clientes. Este material debe ser lo mas concreto posible, que logre captar el interés de los potenciales clientes, que inclusive sea una fuente de consulta para los clientes actuales. Pueden ser folleteria o volantes, que serán destinado preferiblemente al target, fijándose una estrategia o lineamientos básicos para su distribución y elaboración. 4. Mantener el sistema de Boletines con informaciones de interés y novedades de nuevos servicios. 5. Rediseñar el brochure o carta de presentación de la empresa, basándose en la descripción de los servicios junto sus beneficios y justificación dirigida al cliente, también es impórtate el uso de imágenes o recursos para hacer mas fácil e interesante la lectura. El diseño debe basarse en la estética y
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funcionalidad de la diagramación, así como de la presentación de la información. 6. fortalecer la presencia en el brochure de SAN (soluciones istrativas y de negocio) 7. Tomar en cuenta cada sugerencia de parte de los clientes en cuanto a los servicios para lograr una mejora continua, inclusive crear o adaptar un nuevo servicio.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Asamblea Constituyente (1999). Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. [Documento en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://www.constitucion.ve/constitucion.pdf Brochure design Team (2009). Que es el Brochure. [en línea] [Consulta: 25 julio 2009]
Disponible:
http://espana.brochuredesignteam.com/Que-Es-El-
Brochure.aspx. Congreso de la Republica De Venezuela (1955). Codigo de Comercio. [Documento en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: www.mintra.gov.ve/legal/codigos/codigodecomercio.html Colaboradores de Wikipedia. Customer relationship management [en línea]. Wikipedia, La enciclopedia libre, 2009 [consulta: 6 de julio del 2009]. Disponible: http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Customer_relationship_management&ol did=27811247. Ivan Thompson (Junio 2005). El Telemercadeo. Promonegocio.net [en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/varios_telemercadeo.htm Marketingdirecto.com (2009). Marketing directo [en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://marketingdirecto.com/glosario/datos_termino.php?termino=Marketing+Dire cto+(MD) ORLANDO UGUETO.( marzo 2007). Pymes Deben invertir en tecnología. Guia.com.ve, La guía de Venezuela. t[en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: gíwww.guia.com.ve/noticias/?id=3630 Registro Mercantil V, Caracas, 6 de enero del 2004, inscrito bajo el Nro. 87 Tomo 853 A,
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ANEXOS
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Vtiger, Plataforma de CRM
Pagina web actual
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Evaluación y propuestas de la pagina Web Contabilidad Integral Pro: • •
Cuenta con la información para ar: teléfonos, correo electrónico, dirección de oficina. (corregir dirección a la actual). Breve reseña de la firma y de sus servicios básicos.
Contra: • El sitio Web esta en flash, por lo que en algunos equipos la carga es lenta o no tienen el plugins ni están dispuesto a instalarlo. • Hay un botón que indica servicios y empleo, solo se logra ver al apretar el botón los servicios, al le cuesta percatarse de que sigue un botón para ver la sección de empleo. • El a retroceder en el navegador, la página va al inicio directamente en vez de ubicarse en la sección que estaba observando anteriormente. • El logo de la empresa se pierde entre el texto de la información • Al entrar en la descripción de cada servicio el lector debe bajar la barra para poder apreciarla en su totalidad. • Por que la tv y el control (no se sinónimo de trabajo). Propuestas y Soluciones: • • • • • • •
Usar un leguaje de diseño y programación web lijero y atractivo. Puede ser css o html. Lograr un diseño atractivo y funcional, basado en los intereses de los s. Se puede cambiar la intro por un banner en la parte superior del sitio. Agregar en la información de la compañía la misión, visión y valores. Incluir una sección o blog donde se publiquen informaciones de interés para los s, darle al opción a los encargados de informar a los clientes de publicar cuando sea necesario (mercadeo y ventas, presidencia) Incluir la opción de insertar widgets externos de servicios webs como (youtube, slideshare, flickr…). Incluir la opción de compartir la información publicada en el blog.
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BRIEFING
Nombre de la Empresa: Contabilidad Integral.com, C.A. Rif: J-31098663-0 Descripción de la empresa: Firma de Contadores Públicos Actividad: Servicios de outsorcing y asesoría: contables, istrativa, financiera, legal, laboral y fiscal. Historia: Contabilidad Integral.com, C.A es una Empresa perteneciente al grupo Empresarial SIGE. Nace en enero 2004 de la mano de Héctor Azuz Sánchez y Zuleidy Azuz Sánchez, que tuvieron como idea crear una firma de Contadores Públicos que integrase todos los elementos y áreas del saber que estén relacionados, siempre en concordancia con los nuevos tiempos donde el uso de las establecidas y cambiantes tecnologías de comunicación e información es cada vez mas vital para el mundo empresarial y los clientes. Actualmente esta formada por personal de staff y complementado por asesores de primera línea en materia fiscal, istrativa, laboral, económica y legal, lo cual garantiza la prestación de servicios, estos profesionales especializados y actualizados están ubicados en el rango de la excelencia en todas las áreas ofertadas, lo cual garantiza soluciones ético - profesionales, integrales y eficientes. Misión: Ofrecer soluciones integrales de calidad en los Servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financiera, orientado hacia la pequeña y mediana empresa, contando con un gran equipo de profesionales de primera línea, que conoce y se adapta a las necesidades del cliente, teniendo como objetivo primordial generar el mejor desempeño en el registro y control de documentos generados de la actividades empresariales, ayudando también en la toma de decisiones vitales para nuestros clientes. Visión: Ser una empresa líder e innovadora en los servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financieras con alcance Nacional e Internacional, orientado a satisfacer las
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necesidades de nuestros clientes con una amplia mezcla de soluciones integrales adaptada a cada cliente y a las nuevas tecnologías de la comunicación e información. Productos y/o servicios: • • • • • •
Contabilidad y istración externa (outsourcing) Nomina (outsorcing) Auditoria (interna y externa) Control de inventarios Asesoría fiscal, financiera, laboral y legal. Soluciones tecnológicas (Web, cliente servidor, escritorio)
Ventaja Competitiva: Asesoría Constante y personalizada. Target: Pequeña y medina empresa, que necesitan servicios de outsorcing y asesoría en el área contable, istrativa, laboral y financiera Slogan: “Soluciones Integrales Definitivas”
Tipo de letra: Times New Roman en cursiva, en color vinotinto. Ubicar siempre debajo del logo. Logo:
Elementos representativos de marca: Colores: Vinotinto, bronce. ACTIVIDADES PUBLICITARIAS / COMUNICACIÓN DE LA MARCA • • • •
Telemercadeo Mailing (boletines y oferta de servicio) Tarjetas de presentación Pagina Web www.contabilidadintegral.com.ve
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Logotipo rediseñado para usar como membrete en documentos.
Boletín informativo
UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD
INFORME FINAL DE PASANTIAS SUPERVISADAS
Autor: José Miguel López G. Tutora Académico: Lic. Rosa González V.
CARACAS, AGOSTO DE 2009
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CONTABILIDAD INTEGRAL.COM, C.A. Final de Boulevard de Sabana Grande, Edificio Unión, PH, Oficina PH 96, Coordinación de Comercialización.
PERIODO DE PASANTIAS SUPERVISADAS 03 del Mes de agosto del año 2009
Realizado con la Asesoría de: TUTOR ACADEMICO: Lic. Rosa González Villarroel. TUTOR EMPRESARIAL: Lic. Zuleidy Azuz. Por: TSU. JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA Cedula de identidad: 15.930.614 Carrera: Publicidad
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Caracas, 03 del Mes de Agosto de 2009 Ciudadano: Prof. José Gregorio Alfonso Coordinador de Pasantitas Vicerrectorado Académico Universidad Alejandro de Humboldt Presente-
CARTA CERTIFICACION DEL TUTOR EMPRESARIAL Por medio de la presente me dirijo a usted, con el fin de certificar que he leído y revisado el presente INFORME FINAL DE LAS PASANTIAS SUPERVISADAS, elaborado por el ciudadano Bachiller JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA, C.I Nº 15.930.614, como requisito exigido por la Universidad Alejandro de Humboldt para poder aprobar la asignatura Pasantías IV. Dicho informe revela que dicho Bachiller cumplió con los objetivos previstos por lo cual autorizo su consignación ante la Coordinación de Pasantías de la Universidad Alejandro de Humboldt.
_________________________________________________
Lic. Zuleidy Azuz C.I, 14.689.899
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD Caracas, 03 del Mes de Agosto de 2009 Ciudadano: Prof. José Gregorio Alfonso Coordinador de Pasantitas Vicerrectorado Académico Universidad Alejandro de Humboldt Presente-
CARTA CERTIFICACION DEL TUTOR ACADEMICO Por medio de la presente me dirijo a usted, con el fin de certificar que he leído y revisado el presente INFORME FINAL DE LAS PASANTIAS SUPERVISADAS, elaborado por el ciudadano Bachiller JOSE MIGUEL LOPEZ GARCIA, C.I Nº 15.930.614, como requisito exigido por la Universidad Alejandro de Humboldt para poder aprobar la asignatura Pasantías IV. Dicho informe revela que dicho Bachiller cumplió con los objetivos previstos por lo cual autorizo su consignación ante la Coordinación de Pasantías de la Universidad Alejandro de Humboldt.
_________________________________________________
Lic. Rosa González Villarroel C.I, 3.726.495
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INDICE GENERAL
RESUMEN.............................................................................................................ii INTRODUCCION……………………………………………………………….1 CAPÍTULO I. LA PRÁCTICA OCUPACIONAL Objetivos de la actividad………………………….……………………………….3 Justificación………..………………………………………………………………3 Alcance y Limitaciones……………………………………………………………4 CAPÍTULO II. MARCO CONTEXTUAL Contexto organizacional……………………………………………………...........5 Reseña Histórica…………………………………………………………………...6 Estructura Organizativa……………………………………………………………7 Bases Legales……………………………………………………………………...8 Definición de Términos Básicos…………………………………………………12 CAPÍTULO III. PLAN DE ACTIVIDADES Formato Nº1. Formalización Pasantías….………………………………….........14 Formato Nº2. Cronograma Actividades de pasantía…………….……………….15 Formato Nº3. Control Asistencia Pasantías……………………………………...19 Formato Nº4. Control Visita a la empresa……………………………………….20 Fases, Tareas, Recursos, Tiempos y Controles…………………………….….…21 CAPÍTULO IV. INFORME DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS……………….…......25 CAPÍTULO V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………….……29 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………..32 ANEXOS………………………………………………………………………...33 Carta de Aceptación……………………………………………………………...34 Plataforma de CRM Vtiger (imagen)…………………………………………….35 Pagina web www.contabilidadintegral.com.ve (imagen)......................................35 Evaluación y propuesta pagina web……………………………….……………..36 Brifing……………………………………………………………………………37 Logo rediseñado para Membrete (imagen)………………………………………39 Boletín (imagen)………………………………………………………………….39
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION DE PASANTIAS CARRERA PUBLICIDAD TITULO DEL TRABAJO Autor: José Miguel López G. Tutora: Lic. Rosa González V. Fecha: Agosto de 2009 RESUMEN
El informe de Pasantías Supervisadas de la Carrera de Publicidad, realizado en la empresa Contabilidad Integral.Com, C.A, en el departamento de Comercialización durante seis semanas, se realizaron actividades de telemercadeo para atraer nuevos clientes, envió de brochure por mail, diseño de boletín informativo, propuesta de mercadeo y pagina web, Brifing, se recibieron inducciones de telemercadeo, Profit en los modulos de Cuentas por Cobrar y Facturación, durante la practica ocupacional se manejaron términos como el telemercadeo, marketing directo, contabilidad, inventarios, asesorías fiscales y financieras, Pyme, CRM. Se destaco el uso del Excel para la gestión de los os, Photoshop para actividades relacionadas al diseño, la realización de distintas materias cursadas dentro de la carrera que sirvieron de referencia para realizar actividades propuestas como por ejemplo: Computación, Mercadeo, Publicidad, Analisis Organizacional y Redacción Publicitaria. Con las practicas ocupacionales se logro el aprendizaje en el área laboral, aplicación del mercadeo directo, telemercadeo, se aportaron conocimientos y trabajos para mejorar las practicas de mercadeo y ventas a la empresa, logrando una satisfacción personal y motivación. La conclusión derivo en unas recomendaciones en para la empresa como Buscar las ventajas y fortalezas de cada servicio beneficios para clientes, Mejorar pagina Web haciéndola mas atractivas, Realizar material impreso con los servicios, Mantener Boletines con informaciones de interés y novedades, Rediseñar el brochure fortalecer la presencia de SAN en la oferta y tomar en cuenta las sugerencias de parte de los clientes para los servicios.
1
INTRODUCCION Este Informe Final de Pasantías Supervisadas es un requisito necesario para los estudiantes cursantes del 10mo semestre, de la carrera de Publicidad en la Universidad Alejandro de Humboldt, las practicas ocupoacionales tienen una duración de seis semanas y 240 horas, dichas actividades de pasantías se justifican ya que es una manera en la cual se puede comparar y aplicar los conocimientos adquiridos durante el estudio de la carrera de publicidad en el área laboral, y obtener experiencia útil así como también la adquisición de nuevo conocimiento. En el caso de este informe la pasantías ocupacionales, fueron realizadas en la
empresa
Contabilidad
Integral.Com,
C.A
en
el
departamento
de
Comercializacion. A continuación se presenta la estructura de este informe consta de cinco Capítulo I: Correspondiente a la práctica ocupacional, en este se mencionan los objetivos generales y específicos, la justificación, alcance y limitaciones. Capítulo II: referente al marco contextual este contiene las bases teóricas, y legales, información de la empresa y su organización, misión, visión, historia. Capítulo III: Plan de actividades, en este capitulo se muestra cuadros con las actividades desarrolladlas, las fases, tareas, controles, recursos, tiempos y controles. Capítulo IV: Informe de las actividades desarrolladas, en este capitulo el pasante describe la situación de aprendizaje y la relaciona con los conocimientos adquiridos en su proceso de formación universitaria, así como también describirá los aportes de conocimiento y experiencia dejados en el proceso de pasantías.
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Capítulo V: Conclusiones y recomendaciones. El pasante mostrara sus conclusiones referentes a el proceso de pasantías y al informe, además dará algunas recomendaciones y propuesta con referencia a la empresa Contabilidad Integral.com, C.A.
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CAPITULO I LA PRÁCTICA OCUPACIONAL
OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD:
GENERAL: •
Realizar las practicas ocupacionales para obtener el titulo de licenciado en publicidad en la Universidad Alejandro de Humboltd en la empresa Contabilidad integral.com en el departamento de comercialización.
ESPECIFICOS: •
Captar potenciales clientes y agregarlos al sistema de base de datos de la empresa.
•
ar potenciales clientes y envió de correo electrónico con información de la empresa.
•
Investigar sobre Inventario y control de inventarios para realizar informe.
•
Rediseño y redacción de boletín informativo
•
Culminación de informes y archivos pendientes
JUSTIFICACION Las practicas ocupacionales se basan en poner en practica los conocimientos adquiridos en durante la carrera de publicidad, adicionalmente se adquiere la experiencia y nuevos conocimientos relacionados directa o indirectamente con la carrera
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ALCANCE •
ESPACIAL: Final de Boulevard de Sabana Grande, Edificio Unión, PH, Oficina PH 96, Coordinación de Comercialización.
•
TEMPORAL: desde el 1º de junio de 2009 hasta 10 de julio de 2009. de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 a.m. hasta 1:00 p.m. a 5:00 p.m., cumpliéndose las 240 requeridas.
LIMITACIONES •
Las funciones que tenia el que se me fue asignado en el sistema de CRM, se desactivaron por mantenimiento en el sistema por lo que no se pudo aprender e interactuar el potencial de este tipo de aplicaciones.
•
Debido a que la Tutora empresarial fue la Presidenta de la Empresa y este cargo demanda una gran cantidad de actividades y reuniones no se tomo una tutoría más cercana y directa.
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CAPITULO II MARCO CONTEXTUAL
CONTEXTO ORGANIZACIONAL
Presentación de la empresa: Contabilidad Integral es una empresa de contadores públicos con proyección nacional dedicada a la prestación de los siguientes servicios: •
Contabilidad y istración externa (outsourcing)
•
Nomina (outsorcing)
•
Auditoria (interna y externa)
•
Control de inventarios
•
Asesoría fiscal, financiera, laboral y legal.
Naturaleza legal: Registro Mercantil V, Caracas, 6 de enero del 2004, inscrito bajo el Nro. 87 Tomo 853 A, Denominación de la Sociedad: Contabilidad Integral.com. Objeto de la Sociedad y especie de negocio a la que se dedica la misma: Llevar Libros y registros de contabilidad; Realizar balances de comprobación o estados financieros, actuar como auditor interno; preparar informes con fines internos; preparar e instaurar sistemas de contabilidad; preparar e instaurar sistemas de contabilidad; revisar cuentas y métodos contables con el propósito de determinar la eficiencia de los mismos; la realización de toda especie de toda especie de actos lícitos o negocios jurídicos y con la realización de todas aquellas actividades que pueda desempeñar una sociedad mercantil de acuerdo a la ley.
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Reseña Histórica
Contabilidad Integral.com, C.A es una Empresa perteneciente al grupo Empresarial SIGE. Nace en enero 2004 de la mano de Héctor Azuz Sánchez y Zuleidy Azuz Sánchez, que tuvieron como idea crear una firma de Contadores Públicos que integrase todos los elementos y áreas del saber que estén relacionados, siempre en concordancia con los nuevos tiempos donde el uso de las establecidas y cambiantes tecnologías de comunicación e información es cada vez mas vital para el mundo empresarial y los clientes. Actualmente esta formada por personal de staff y complementado por asesores de primera línea en materia fiscal, istrativa, laboral, económica y legal, lo cual garantiza la prestación de servicios, estos profesionales especializados y actualizados están ubicados en el rango de la excelencia en todas las áreas ofertadas, lo cual garantiza soluciones ético - profesionales, integrales y eficientes.
Auxiliar I
Auxiliar I
Auxiliar I
Auxiliar II
Semi Senior I
Auxiliar II
Semi Senior II
Auxiliar I
Senior
Coordinador Contable
Auxiliar II
Auxiliar III
Gestor I
Auxiliar II
Gestor II
Coordinador Gestoría
Supervisor Gestoría
Gestor III
Asistente cuentas x pagar
Coordinador General
Gerencia General
Presidencia
Asistente nomina
Coordinador istración
Supervisor istración
Asistente istrativo
Ejecutivo Ventas I
Ejecutivo Ventas II
Gerente Ventas
Ejecutivo Ventas III
Pasante II
Coordinador Comercialización
Supervisor Comercialización
Pasante I
Gerente Mercadeo
Gerente Comercialización
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Estructura organizativa: (organigrama)
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Misión: Ofrecer soluciones integrales de calidad en los Servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financiera, orientado hacia la pequeña y mediana empresa, contando con un gran equipo de profesionales de primera línea, que conoce y se adapta a las necesidades del cliente, teniendo como objetivo primordial generar el mejor desempeño en el registro y control de documentos generados de la actividades empresariales, ayudando también en la toma de decisiones vitales para nuestros clientes. Visión: Ser una empresa líder e innovadora en los servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financieras con alcance Nacional e Internacional, orientado a satisfacer las necesidades de nuestros clientes con una amplia mezcla de soluciones integrales adaptada a cada cliente y a las nuevas tecnologías de la comunicación e información.
BASES LEGALES
Constitución nacional Artículo 112. ° Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta Constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras de interés social. El Estado promoverá a iniciativa privada, garantizando la creación y justa distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para
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dictar medidas para planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral del país. Artículo 117. ° Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa sobre el contenido y características de los productos y servicios que consumen; a la libertad de elección y a un trato equitativo y digno. La ley establecerá los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de defensa del público consumidor, el resarcimiento de los daños ocasionados y las sanciones correspondientes por la violación de estos derechos Código del Comercio: Artículo 10.- Son comerciantes los que teniendo capacidad para contratar hacen del comercio su profesión habitual, y las sociedades mercantiles. 3. De la Contabilidad Mercantil Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.
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Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas. Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Cortesía de: http://marval.tripod.com.ve Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Artículo 36.- Se prohíbe a los comerciantes: 1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
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4º Borrar los asientos o partes de ellos. 5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artículo 37.- Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artículo 38.- Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin itir también lo adverso que ellos contengan. Artículo 39.- Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artículo 40.- No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código. Artículo 41.- Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso. Artículo 42.- En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.
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Artículo 43.- Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquellos estuvieren llevados en debida forma. Artículo 44.- Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.
DEFINICION TERMINOS BASICOS
CRM: La istración basada en la relación con los clientes. CRM, es un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente (u orientación al mercado según otros autores), el concepto más cercano es Marketing relacional, teniendo mucha relación con otros conceptos como: Clienting, Marketing 1x1, Marketing directo de base de datos, etc.
TELEMERCADEO: Según los reconocidos autores Stanton, Etzel y Walker, el telemarketing (telemercadeo) es el uso innovador de equipos y sistemas de telecomunicaciones como parte de la categoría de ventas personales que va al cliente Marketing directo: El marketing directo es un diálogo directo. Las empresas quieren establecer un "diálogo" mutuo entre ellas y los clientes (potenciales) y mantener este o el tiempo que sea posible. A través del marketing directo, las empresas pueden ajustarse a los deseos del cliente de acuerdo con ofertas adaptadas a sus necesidades y ofrecer un trato individual.
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PYME: empresa es pequeña si tiene entre 11 y 50 empleados y factura anualmente entre 9.001 y 100.000 unidades tributarias, es decir un máximo de 3,8 millones de bolívares. La empresa mediana, según la legislación vigente, debe facturar menos de 9,4 millones de bolívares al año y contar con 100 empleados o menos. Contabilidad: es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico. Inventario: son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización, Comprenden también, las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y rios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. Brochure: es toda aquella folletería que sea propia de una compañía y que la represente. El Brochure abarca desde trípticos publicitarios de un nuevo producto o servicio que su compañía ofrezca hasta las carpetas de presentación de proyectos que circulan de manera interna o externa. Es decir, el Brochure abarca casi todo el material impreso propio de una empresa.
Briefing: es el documento en que se basa una campaña de publicidad comercial o institucional y ha de ser creado por la empresa cliente como respuesta a la información de mercado y los objetivos de mercadotecnia de la marca. Este documento es en esencia un resumen muy sintético que le tiene que facilitar la labor de la agencia.
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CAPITULO III PLAN DE ACTIVIDADES
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 2
CRONOGRAMA DE PASANTIAS SUPERVISADAS DATOS DEL PASANTE NOMBRE Y APELLIDOS C.I PASANTIAS José Miguel López García 15930614 IV ESPECIALIDAD EMPRESA DONDE EFECTUARA PASANTIAS PUBLICIDAD Contabilidad Integral OBJETIVO GENERAL: Realizar las pasantías ocupacionales en la empresa Contabilidad Integral.com, C.A en el departamento de Comercialización
LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa Introductorio para uso del sistema CRM, y pautas para construir el dialogo
del 1 al 6 de Junio
Captar potenciales clientes y agregarlos al sistema de base de Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos datos de la empresa (telemercadeo)
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica Investigar sobre Asesoría Fiscal y Financiera
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Elaborar Brifing de la empresa envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amada para verificar que recibieron ar potenciales clie ntes y la información y si se interesan por del 8 al 12 de Junio envió de correo electrónico con los servicios información de la empresa Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) indagar sobre el servicio SAN y sobre las PYME y tecnología envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amar para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios corregir y mejorara borrador del brochure control de inventarios Mejorar membrete del brochure con Photoshop Investigar sobre Inventario y del 15 al 19 de junio control de inventarios para realizar Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos informe (telemercadeo)
Buscar en prensa clientes potenciales
Introductorio para realizar facturas en Profit Plus
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
del 22 al 29 de junio
envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y ar potenciales clientes y l amada para verificar que recibieron envió de correo electrónico con la información y si se interesan por información de la empresa los servicios Realizar presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa Indagar sobre los servicios de nomina y istración Inducción de Profit: registro de cobro de cuentas por cobrar Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y Rediseño y redacción de boletín l amada para verificar que recibieron del 30 de julio al 6 julio la información y si se interesan por informativo los servicios Buscar información de interés par realizar boletín informativo Diseño y redacción de boletín informativo Elaboración de nueva propuesta de mercadeo
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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LAPSO
PLANIFICACIÓN OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ACTIVIDADES Realizar l amadas telefónicas y registro en base de datos (telemercadeo) Buscar en prensa clientes potenciales
del 7 al 13 de julio
Realizar plantil a para futuros boletines Elaboración de nueva propuesta de mercadeo Culminación de informes y Realizar resumen del servicio SAN archivos pendientes (soluciones istrativas y de negocio) envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y l amada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios Culminación de presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa
Firma del Tutor Empresarial y Sello de la Empresa:
Firma del Pasante:
Fecha de consignación:
FIRMA
CONTROL OBSERVACIONES
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 3
CONTROL DE ASISTENCIA A TUTORÍAS
NOMBRE Y APELLIDOS José Miguel López García ESPECIALIDAD PUBLICIDAD
Asesoría 1 2 3
Lapso
15-jun al 21-jun
5
22-jun al 28-jun
6
29-jun al 05-jul
8 9
10 11
06-jul al 12-jul
Actividades Desarrolladas
Sugerencia del Tutor comprar manual de pasantías ir desarrollando capítulos I y II ir desarrollando capítulos I y II enfocarse en objetivos generales y específicos, tener cuidado con las fechas y los días no laborables corregir capítulos y agregar información necesaria
resolver dudas sobre capítulos I,II y III resolver dudas sobre formatos del Capitulo II revisión y corrección de capítulos I,II y III, para corregir antes de la entrega corregir capítulos
entrega Capítulos I,II y III entrega de informas corregidos, discutir dudas individualmente con cada alumno resolver dudas sobre capítulos I,II, III, IV y V
verificar los documentos y la entrega de carta de aceptación a coordinación de pasantías
mejorar y evitar las fallas del informe seguir las indicaciones para 20-jul al 26-jul desarrollar capitulo IV preparara informe final para la entrega y exposición el 3 de 27-jul al 02-ago resolver dudas sobre capitulo IV agosto entrega y presentaciones de 03-ago al 09-ago informe final de pasantías 13-jul al 19-jul
PASANTIAS IV
TUTOR ACADÉMICO Lic. Rosa González
25-may al 31-may Presentación de la materia Guía sobre como desarrollar 01-jun al 07-jun capítulos I, II y III Guía sobre como desarrollar 08-jun al 14-jun capítulos I, II y III
4
7
DATOS DEL PASANTE C.I 15930614
Firma Tutor
Firma Pasante
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UNIVERSIDAD ALEJANDRO DE HUMBOLDT VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE PASANTIAS
Formato 4
CONTROL DE VISITAS A LA EMPRESA NOMBRE Y APELLIDOS Rosa Gonzalez Vil ar oel
DATOS DEL TUTOR ACADEMICO C.I 3726495
DATOS DE LA VISITA NOMBRE DE EMPRESA Y TUTOR FECHA VISITA NOMBRE DEL PASANTE ACADEMICO OBSERVACIONES EMPRESA: Contabilidad Integral.Com, C.A Jose Miguel Lopez Garcia TUTORA EMPRESARIAL: Zuleidy Azuz EMPRESA: Contabilidad Integral.Com, C.A Jose Miguel Lopez Garcia TUTORA EMPRESARIAL: Zuleidy Azuz
ESPECIALIDAD Licenciada en Educacion
FIRMA Y SELLO
21
Fases Tareas Tiempos y Controles Fases
Tarea
1
Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa
Recursos Lápiz y libreta
Tiempos horas
programas ofimático: Word Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa
Controles
4
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por el sistema (No hay sugerencias)
4
Revisión por parte de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
105
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
Tiempos
Controles
Impreso del brochure de la empresa
2
2
Introductorio para uso del sistema CRM, y pautas para construir el dialogo
Charla y material informativo contenido en un documento pdf Lápiz y libreta
Introductorio para telemercadeo
Charla y material informativo contenido en un documento pdf Lápiz y libreta
Programa CRM VTIGER
Programa CRM VTIGER Internet: www.contabilidadintegral.com.ve 3
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica
Lápiz y libreta programas ofimática: Word Correo electrónico
4
Investigar Internet: Búsqueda en Google sobre Asesoría Fiscal y programas ofimática: Word Financiera Lápiz y libreta
5
Programa CRM VTIGER Realizar llamadas programas ofimática: Excel telefónicas y registro en Internet base de datos (telemercadeo) programas ofimática: wordpad teléfono
Fases
Tarea
Recursos
22
horas Lápiz y libreta Impreso del brochure de la empresa
6
Elaborar Brifing de la empresa
Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa
4
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial, presidencia grupo SIGE y Socio perteneciente a Flash Factory Studio
62
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial
3
Revisión por parte de coordinadora de comercialización y mercadeo y de la tutora empresarial, presidencia grupo SIGE y Socio perteneciente a Flash Factory Studio
3
Revisión por parte de la tutora empresarial.
Tiempos
Controles
programas ofimática: Word registro mercantil empresa teléfono
7
Envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y llamada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios
Lápiz y libreta teléfono programas ofimática: Excel
Correo electrónico Outlook
Lápiz y libreta Impreso del brochure de la empresa
8
Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa
Cd con presentaciones de los servicios e información de la empresa programas ofimática: Word registro mercantil empresa teléfono Lápiz y libreta
9
Investigar sobre Inventario
programas ofimática: Word
Internet: Búsqueda en Google
Fases
Tarea
Recursos
23
horas
10
11
12
indagar sobre el servicio SAN y sobre las PYME y tecnología corregir y mejorara borrador del brochure control de inventarios Mejorar membrete del brochure con Photoshop
Lápiz y libreta programas ofimática: Word, Excel
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
3
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
1,5
revisión por parte de la tutora empresarial.
13,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
1,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
Internet: Búsqueda en Google
Programas ofimática: Word.
Programas ofimática: Word. programa diseño (No hay sugerencias) tutorial en Internet
13
introductorio para facturar en profit
Lápiz y libreta computador programa Profit plus
14
programas ofimática: Excel buscar en prensa clientes prensa escrita potenciales Internet
15
computador realizar presentación en PowerPoint con los servicios de la programas ofimática: PowerPoint empresa programas ofimática: Word
16
computador indagar sobre los servicios de nomina y istración programas ofimática: Word Internet
17
inducción Profit: registro Lápiz y libreta de cobro de computador cuentas por cobrar programa Profit plus
24
Fases
18
19
20
21
22
Tarea
Recursos
buscar información de interés par Internet realizar boletín informativo programa ofimática: Word diseño y redacción de programa ofimática: Word boletín informativo (No hay sugerencias) elaboración de nueva propuesta de mercadeo programa ofimática: Word Realizar resumen del servicio SAN (soluciones istrativas y de negocio) programa ofimática: Word Culminación programa ofimática: Word de presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa programa ofimática: PowerPoint total horas
Tiempos horas
Controles
1,5
Revisión por parte de la tutora empresarial.
4
Revisión por parte de la tutora empresarial.
6
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial.
2
Revisión por parte de la tutora empresarial. 240
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CAPITULO IV INFORME ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Actividades: •
Lectura y corrección de material informativo y servicios de la empresa: consistió en la lectura de los materiales que describían la empresa y los servicios que prestaban, la actividad sirvió para conocer la empresa permitiendo mejorar algunos aspectos, así como también de base para realizar en el futuro el brifing, misión, visión, dialogo de telemercadeo, propuesta de pagina web, entre otros, cabe destacar que para cualquier realizar cualquier actividad de publicidad o mercadeo lo primero es conocer la empresa, producto o servicio
•
Investigar sobre Asesoría Fiscal y Financiera, Inventario, Nomina y istración: esta actividad fue motivada por la necesidad por parte de la empresa corregir y adaptar los brochures de estos servicios, para ofrecer y promocionar estos servicios, aunque ya realizan estos servicios para algunos clientes.
•
Elaboración de borrador de Misión, visión e historia de la empresa: La empresa no contaba con una misión y visión en los documentos revisados, su misión y visión estaba regida por la de el consorcio SIGE, según la materia Análisis Organizacional cada empresa debe tener su identidad su misión actual y que quiere llegar a ser (visión).
•
Presentación en PowerPoint con los servicios de la empresa: con la intención de mostrar de forma resumida los servicios de la empresa, se pusieron en practica los conocimientos adquiridos en diagramación y artes graficas y redacción publicitaria, lenguaje de la imagen, por el uso de
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programas de diseño para realizar el fondo grafico de la presentación, el uso de los colores, y el escribir concreto y ordenado.
•
Indagar sobre el servicio SAN, sobre las PYME y tecnología, finalizando en resumen del servicio: SAN esta orientado a la PYME y el uso de la tecnología para su gestión con la intención de organizar y facilitar las actividades de istración, inventario y comercial, se trato de buscar información relacionada para poder crear una reorientación a el servcio y como promocionarlo, ya que tiene potencial y no ha sido explotado como debe ser, también se hizo matrices para ver cuales son sus fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, en cuanto a las materias cursadas en la universidad esta relacionada con mercadeo, investigación de mercado, análisis organizacional.
•
Buscar en prensa clientes potenciales: Simplemente es una forma de obtener información del mercado actualizada y una lista de potenciales clientes para promover los servicios contables.
•
Introductorio para telemercadeo y al sistema de CRM , construcción del dialogo, Realizar llamadas telefónicas y registro en base de datos: El telemercadeo es una forma de promoción y ventas por teléfono, en este caso se realizo para captar clientes usando un dialogo como guía, se demostró que a pesar de ser una técnica valida, requiere de gran preparación y no es fácil, el telemercadeo esta relacionado dentro del mercadeo y la publicidad dentro de la técnicas de marketing directo y relacional, en cuanto al sistema de CRM (istración de relaciones con clientes) este servía para registrar la gestión, en mi caso este gestor tuvo problemas con el y opte por el uso de Excel (aprendido en Computacion II), con el uso de formulas y filtros funciono perfectamente para gestionar y controlar los os y llamadas.
27
•
Envió de Brochure a los potenciales clientes vía correo electrónico y llamada para verificar que recibieron la información y si se interesan por los servicios: Dentro del Marketing directo y la Promoción, el envió de correos para la promoción se llama Mailing, este método, genero un nivel de respuesta casi nulo por la vía del correo, la llamada telefónica sirvió para tener una respuesta favorable o no, sobre si la persona o empresa estaba interesada en los servicios que ofrece Contabilidad Integral.com, CA.
•
Elaborar Brifing de la empresa: Todo producto, servicio o empresa que quiera ser publicitarce, requiere un brifing con información básica y relevante sobre la empresa y marca, que guie y unifique la estrategia publicitaria, Contabilidad no contaba con uno, se decidió realizarlo para poder tener una base para los proyectos de la elaboración de la pagina web, el rediseño del brochure y hasta para la presentación de powerpoint, aunque también servirá si la empresa decide realizar otro material de promoción como folletos, etc.
•
Análisis de pagina Web y entrega de propuesta básica: La pagina web cuenta requiere un diseño mas funcional y atractivo tanto en la parte grafica como de contenido
•
Mejorar membrete del brochure con Photoshop: se decidió unificar el logo, con el slogan, por que es mas practico para su uso, para esto se uso photoshop y los conocimientos adquiridos en diagramación y artes graficas mas la búsqueda de tutoriales al respecto en internet ayudaron a concretar la mejora de el membrete de forma grafica y su incorporación al documento de Word, que de principio no era resultaba fácil, se adquirió el conocimiento y ayudo bastante, además de ofrecer una alternativa mas atractiva y creativa para la preparación de documentos.
28
•
introductorio para facturación y registro de cobro de las cuentas por cobrar en Profit: los conocimientos sobre facturación y cuentas por cobrar fueron adquiridos en las materias de contabilidad, y otra parte en análisis de estados financieros, la enseñanza sobre el Profit, permitió tener un pequeño conocimiento sobre este programa istrativo y su uso para estos dos modulos, a pesar de que la carrera de publicidad es mas orientada a la creatividad nunca esta de mas la adquisición de conocimientos contables y de istración, para el
crecimiento
personal y profesional. •
buscar información de interés par realizar boletín informativo, diseño y redacción de boletín informativo: la información buscada esta basada en el área fiscal y contable, pero que fuere de interés y atractiva para los clientes actuales de la empresa, el boletín es una forma de mantener la recordación y crear empatía, la actividad no solo se baso en la redacción sino también en el diseño grafico de el documento, su diagramación, con la intención de presentar un material de causar mayor agrado y llamar la atención para la lectura, con este diseño se creo una plantilla con especificaciones para la realización de un nuevos boletines.
•
Elaboración de nueva propuesta de mercadeo: se me entrego una propuesta que realizo la antigua coordinadora de mercadeo, que no estaba ajustado en su totalidad a los servicios prestados por Contabilidad Integral.com, C.A, esta propuesta fue orientada mas al target de empresarios y dueños de negocios, y al mercadeo directo y relacional, que es mas usado por los Outsoursing de servicios.
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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES Las pasantías ocupacionales fueron una oportunidad de medir el conocimiento adquirido en los estudios formales universitarios de la carrera de Publicidad y la adquirida por iniciativa propia comparado con la realidad de una empresa en este caso un Outsoursing de servicios Contables, lo cual en parte significo un reto por que se trato de algo totalmente a una agencia, o una empresa de productos o servicios masivos que tienen un trato en el area de mercadeo totalmente distinto. Se obtuvo un conocimiento y practicas, areas como el mercadeo directo, telemercadeo, se aportaron conocimientos y trabajos para mejorar las practicas de mercadeo y ventas a la empresa, que se puede incluir como una satisfacción personal y motivación para continuar en la búsqueda de la superación en los caminos del mercadeo y la publicidad que si bien no son tomados a veces muy en cuenta por algunas pequeñas y medianas empresas por que no generan utilidades a corto plazo, al largo plazo contribuyen fuertemente al crecimiento y en la toma de decisiones de las organizaciones. RECOMENDACIONES: Las recomendaciones a nivel organizacional en cuanto para los pasantes son las siguientes: •
Entrega de material con información de la empresa como visión, misión, valores, organigrama, actividades y objetivos preparados y adaptados mas a la carrera.
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•
Mayor atención y disponibilidad para los pasantes.
RECOMENDACIONES DE MERCADEO
La empresa Contabilidad Integral, cuenta con una serie de servicios como lo son outsorsing de contabilidad, istración y nomina, auditoria (interna y externa), control de inventarios, asesorías (fiscal, financiera, laboral y legal), entre otros servicios, enfocados a satisfacer las necesidades principalmente de las PYME, por lo que se requiere llegar y atraer de forma efectivamente a este target. A continuación alguna recomendaciones: 1. Buscar las ventajas y fortalezas de cada servicio, junto los beneficios que le ofrece a los clientes, ya sea de forma global como por cada servicio. 2. Mejorar la pagina Web para hacerla mas atractivas para atraer potenciales clientes, inclusive hacerla mas interactiva y convirtiéndola en otro canal de comunicación entre la empresa-cliente. 3. Realizar material impreso en donde se describa los servicios y las ventajas de su uso para los clientes. Este material debe ser lo mas concreto posible, que logre captar el interés de los potenciales clientes, que inclusive sea una fuente de consulta para los clientes actuales. Pueden ser folleteria o volantes, que serán destinado preferiblemente al target, fijándose una estrategia o lineamientos básicos para su distribución y elaboración. 4. Mantener el sistema de Boletines con informaciones de interés y novedades de nuevos servicios. 5. Rediseñar el brochure o carta de presentación de la empresa, basándose en la descripción de los servicios junto sus beneficios y justificación dirigida al cliente, también es impórtate el uso de imágenes o recursos para hacer mas fácil e interesante la lectura. El diseño debe basarse en la estética y
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funcionalidad de la diagramación, así como de la presentación de la información. 6. fortalecer la presencia en el brochure de SAN (soluciones istrativas y de negocio) 7. Tomar en cuenta cada sugerencia de parte de los clientes en cuanto a los servicios para lograr una mejora continua, inclusive crear o adaptar un nuevo servicio.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Asamblea Constituyente (1999). Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. [Documento en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://www.constitucion.ve/constitucion.pdf Brochure design Team (2009). Que es el Brochure. [en línea] [Consulta: 25 julio 2009]
Disponible:
http://espana.brochuredesignteam.com/Que-Es-El-
Brochure.aspx. Congreso de la Republica De Venezuela (1955). Codigo de Comercio. [Documento en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: www.mintra.gov.ve/legal/codigos/codigodecomercio.html Colaboradores de Wikipedia. Customer relationship management [en línea]. Wikipedia, La enciclopedia libre, 2009 [consulta: 6 de julio del 2009]. Disponible: http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Customer_relationship_management&ol did=27811247. Ivan Thompson (Junio 2005). El Telemercadeo. Promonegocio.net [en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://www.promonegocios.net/mercadotecnia/varios_telemercadeo.htm Marketingdirecto.com (2009). Marketing directo [en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: http://marketingdirecto.com/glosario/datos_termino.php?termino=Marketing+Dire cto+(MD) ORLANDO UGUETO.( marzo 2007). Pymes Deben invertir en tecnología. Guia.com.ve, La guía de Venezuela. t[en línea] [Consulta: 25 de julio 2009] Disponible: gíwww.guia.com.ve/noticias/?id=3630 Registro Mercantil V, Caracas, 6 de enero del 2004, inscrito bajo el Nro. 87 Tomo 853 A,
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ANEXOS
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Vtiger, Plataforma de CRM
Pagina web actual
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Evaluación y propuestas de la pagina Web Contabilidad Integral Pro: • •
Cuenta con la información para ar: teléfonos, correo electrónico, dirección de oficina. (corregir dirección a la actual). Breve reseña de la firma y de sus servicios básicos.
Contra: • El sitio Web esta en flash, por lo que en algunos equipos la carga es lenta o no tienen el plugins ni están dispuesto a instalarlo. • Hay un botón que indica servicios y empleo, solo se logra ver al apretar el botón los servicios, al le cuesta percatarse de que sigue un botón para ver la sección de empleo. • El a retroceder en el navegador, la página va al inicio directamente en vez de ubicarse en la sección que estaba observando anteriormente. • El logo de la empresa se pierde entre el texto de la información • Al entrar en la descripción de cada servicio el lector debe bajar la barra para poder apreciarla en su totalidad. • Por que la tv y el control (no se sinónimo de trabajo). Propuestas y Soluciones: • • • • • • •
Usar un leguaje de diseño y programación web lijero y atractivo. Puede ser css o html. Lograr un diseño atractivo y funcional, basado en los intereses de los s. Se puede cambiar la intro por un banner en la parte superior del sitio. Agregar en la información de la compañía la misión, visión y valores. Incluir una sección o blog donde se publiquen informaciones de interés para los s, darle al opción a los encargados de informar a los clientes de publicar cuando sea necesario (mercadeo y ventas, presidencia) Incluir la opción de insertar widgets externos de servicios webs como (youtube, slideshare, flickr…). Incluir la opción de compartir la información publicada en el blog.
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BRIEFING
Nombre de la Empresa: Contabilidad Integral.com, C.A. Rif: J-31098663-0 Descripción de la empresa: Firma de Contadores Públicos Actividad: Servicios de outsorcing y asesoría: contables, istrativa, financiera, legal, laboral y fiscal. Historia: Contabilidad Integral.com, C.A es una Empresa perteneciente al grupo Empresarial SIGE. Nace en enero 2004 de la mano de Héctor Azuz Sánchez y Zuleidy Azuz Sánchez, que tuvieron como idea crear una firma de Contadores Públicos que integrase todos los elementos y áreas del saber que estén relacionados, siempre en concordancia con los nuevos tiempos donde el uso de las establecidas y cambiantes tecnologías de comunicación e información es cada vez mas vital para el mundo empresarial y los clientes. Actualmente esta formada por personal de staff y complementado por asesores de primera línea en materia fiscal, istrativa, laboral, económica y legal, lo cual garantiza la prestación de servicios, estos profesionales especializados y actualizados están ubicados en el rango de la excelencia en todas las áreas ofertadas, lo cual garantiza soluciones ético - profesionales, integrales y eficientes. Misión: Ofrecer soluciones integrales de calidad en los Servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financiera, orientado hacia la pequeña y mediana empresa, contando con un gran equipo de profesionales de primera línea, que conoce y se adapta a las necesidades del cliente, teniendo como objetivo primordial generar el mejor desempeño en el registro y control de documentos generados de la actividades empresariales, ayudando también en la toma de decisiones vitales para nuestros clientes. Visión: Ser una empresa líder e innovadora en los servicios de asesoría y outsorcing en las áreas contables, istrativa, fiscales y financieras con alcance Nacional e Internacional, orientado a satisfacer las
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necesidades de nuestros clientes con una amplia mezcla de soluciones integrales adaptada a cada cliente y a las nuevas tecnologías de la comunicación e información. Productos y/o servicios: • • • • • •
Contabilidad y istración externa (outsourcing) Nomina (outsorcing) Auditoria (interna y externa) Control de inventarios Asesoría fiscal, financiera, laboral y legal. Soluciones tecnológicas (Web, cliente servidor, escritorio)
Ventaja Competitiva: Asesoría Constante y personalizada. Target: Pequeña y medina empresa, que necesitan servicios de outsorcing y asesoría en el área contable, istrativa, laboral y financiera Slogan: “Soluciones Integrales Definitivas”
Tipo de letra: Times New Roman en cursiva, en color vinotinto. Ubicar siempre debajo del logo. Logo:
Elementos representativos de marca: Colores: Vinotinto, bronce. ACTIVIDADES PUBLICITARIAS / COMUNICACIÓN DE LA MARCA • • • •
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