Job Desc Hrd Ga Manager 2261k

URAIAN TUGAS

HR & GA MANAGER No. Dokumen

:

Tgl. Terbit

:

No revisi

:

Halaman

:

Kami selaku pemegang jabatan tersebut diatas, bersedia memahami dan melaksanakan tugas dengan baik dan benar. Bila dalam pelaksanaan ditemukan penyimpangan, kami bersedia diberikan evaluasi dan sanksi lebih lanjut. Hal-hal yang belum tercantum dalam uraian tugas Tanda Tangan Atasan Tanda Tangan Pemegang Jabatan tersebut ini, akan disampaikan kemudian

Nama : Jabatan : Tanggal : Dibuat oleh

Manajemen Representative

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nama : Jabatan : Tanggal : Diperiksa oleh

Disetujui oleh

HR & GA Director

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Pres. Director

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS HR & GA MANAGER I. IDENTITAS JABATAN Nama Jabatan : HR & GA MANAGER Bertanggung Jawab Kepada : BRANCH MANAGER Departemen : HRD & GA Bagian : HRD & GA Bawahan Langsung : 1. IS Supervisor 2. GA Supervisor 3. HR Supervisor II. STRUKTUR ORGANISASI Branch Manager

HR & GA Manager

IS Supervisor Manager

GA Supervisor

HR Supervisor

III. SASARAN TUGAS Bertanggung jawab atas perencanaan, perumusan, pengembangan, koordinasi dan pelaksanaan serta pengawasan dan pengendalian seluruh kegiatan pengelolaan sumberdaya manusia dan bagian umum perusahaan, mulai dari program pengembangan organisasi dan SDM sampai dengan penyelesaian permasalahan ketenagakerjaan, sehingga bisnis perusahaan berjalan lancar dan dapat menunjang pencapaian sasaran dan target perusahaan, secara aman, efektif dan efisien serta dapat dipertanggungjawabkan.

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS IV. URAIAN TUGAS A 1

2

B 1

2

3

4

URAIAN Perencanaan dan atau Persiapan Kerja Secara periodik (tahunan dan bulanan) bersama-sama dengan atasan (General Manager) koordinasi antar manager menetapkan target kerja dan action plan di bagian HRD sesuai dengan visi, misi dan budget plan yang telah ditetapkan, baik secara kuantitatif maupun kualitatif.

KRITERIA KEBERHASILAN 1

Rencana tahunan disetujui atasan paling lambat bulan .............. dan rencana bulanan tgl. 2.

2a

Kegiatan kerja di bagian HRD berjalan lancar.

2b

Sarana dan prasarana kerja selalu dalam kondisi siap dan layak pakai.

Secara periodik mengikuti meeting rutin bulanan dan Rapat Tinjauan Manajemen bersama-sama dengan atasan, untuk mengevaluasi dan menganalisa pencapaian kinerja di bagian HRD , baik dari aspek finansial maupun non finansial.

1a.

Kedisiplinan dan komitmen dalam menghadiri meeting, serta terlibat aktif.

1b

Laporan kinerja bagian HRD telah disetujui atasan paling lambat satu minggu sebelum meeting.

Secara periodik mingguan mengadakan meeting / briefing bersama-sama bagian lain, untuk membahas permasalahan yang muncul dan diantisipasi dapat muncul serta solusinya, pencapaian target masing-masing bagian.

2a

Notulen meeting dan konsistensi serta komitmen dalam melaksanakan kese-pakatan dalam meeting.

2b

Adanya solusi atas permasalahan yang disampaikan.

Mengkoordinir dan mengatur kelancaran dan kelayakan kerja di departemennya bersama bawahannya, terkait dengan kegiatan operasional di Sumberdaya manusia

3a

Seluruh kegiatan HRD berjalan dengan lancar dan benar sesuai dengan sistem dan ketentuan yang berlaku.

3b

Tidak ada komplain internal maupun eksternal atas penanganan HRD.

4a

Permasalahan HRD dapat terselesaikan dengan cepat dan tepat, serta tidak merugikan perusahaan.

4b

Berita acara atau pencatatan setiap permasalahan dan penyelesaiannya.

Memastikan dan menjamin bahwa seluruh sarana dan prasarana kerja di bagian HRD telah siap tersedia dan layak pakai.

Koordinasi dan atau Pelaksanaan Kerja

Mengetahui, mempelajari dan menyelesaikan setiap permasalahan yang muncul dan diantisipasi akan muncul berkenaan dengan kegiatan pengembangan organisasi dan SDM, kepersonaliaan, perselisihan tenaga kerja dengan melakukan koordinasi pada bagian terkait.

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS URAIAN B Koordinasi dan atau Pelaksanaan Kerja 5

KRITERIA KEBERHASILAN

Melakukan koordinasi dengan bawahan berkenaan dengan penyusunan, pengembangan dan pelaksanaan sistem dan prosedur pengadaan karyawan dengan melakukan proses rekrutmen, seleksi dan evaluasi, sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.

5a

Pengadaan tenaga kerja dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan , yaitu sesuai dengan kualifikasi yang diminta dan dapat tersedia tepat waktu.

5b

Tidak ada komplain berkenaan dengan proses pengadaaan tenaga kerja.

6

Membuat Surat Pengukuhan / Pengangkatan atas karyawan baru yang telah lolos masa percobaan 3 (tiga) bulan.

6

Tidak ada penyimpangan atas pelaksanaan Pengangkatan karyawan yang telah lolos masa percobaan.

7

Melakukan koordinasi dengan bawahan berkenaan dengan penyusunan, pengembangan dan penerapan organisasi perusahaan serta job description secara tertulis sesuai dengan perubahan dan arah perusahaan.

7

Struktur organisasi dan job description up to date sesuai dengan perkembangan dan perubahan perusahaan.

8

Membuat Surat Keputusan untuk Mutasi karyawan sebelum karyawan yang bersangkutan dimutasi.

8

Surat Keputusan mutasi karyawan akan diterbitkan paling lambat 1 (sat) minggu sebelum karyawan yang bersangkutan dimutasi.

9

Melakukan koordinasi dengan bawahan berkenaan dengan penyusunan, pengembangan dan penerapan sistem penilaian kinerja dan kompetensi karyawan sesuai dengan sistem dan ketentuan yang ditetapkan.

9a

Tidak ada penyimpangan atas pelaksanaan penilaian kinerja dan kompetensi karyawan.

9b

Tidak ada komplain berkenaan dengan pelaksanaan penilaian kinerja dan kompetensi.

Melakukan koordinasi dengan masing-masing departemen berkenaan dengan program pelatihan Memastikan dan menjamin tercapainya target kerja yang telah ditetapkan dalam sasaran mutu, terkait dengan target Management Representative.

10

Program pelatihan dapat terealisasi sesuai dengan rencana.

11

Target dan sasaran yang telah ditetapkan tercapai. Kalau tidak tercapai dilakukan evaluasi dan analisa untuk tindakan koreksi.

12

Melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan, secara cepat dan tepat.

12

Tidak ada penyimpangan atas sistem dan prosedur kerja dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya.

13

Melaporkan segera setiap permasalahan yang tidak dapat diselesaikan atau harus segera diputuskan oleh Branch Manager.

13

Setiap permasalahan terselesaikan dengan segera dan tepat.

10 11

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS C

Pengawasan dan atau Pelaporan

1

Mengawasi dan memeriksa kebenaran dan ketepatan pengelolaan data dan kegiatan istrasi kepersonaliaan dan umum yang dibuat oleh bawahan, antara lain meliputi data rekap kedisiplinan karyawan, data penilaian kinerja karyawan, data karyawan, dll.

1

Kelengkapan, kebenaran dan ke up to date an pencatatan dan data seluruh kegiatan operasional HRD & Umum di perusahaan.

2

Memeriksa, mengevaluasi dan menganalisa bukti-bukti pengeluaran / biaya untuk kegiatan operasional di bagian HRD & Umum.

2

Biaya sesuai dengan anggran dan tidak ada penyimpangan / kesalahan pengeluaran biaya.

3

Mengawasi dan memonitor seluruh kegiatan operasional dan pelaksanaan sistem dan prosedur HRD & Umum sesuai dengan ketentuan.

3

Sistem dan prosedur HRD & Umum berjalan dengan tepat, tidak ada penyimpangan.

4

Memonitor tingkat kedisiplinan, pengembangan dan kinerja sumberdaya manusia yang berada di bawah tanggung jawabnya.

4

Kinerja dan tingkat kedisiplinan karyawan mencapai 95%.

V. INTERAKSI DALAM PEKERJAAN Jabatan

Uraian

1. Seluruh Karyawan dan Departemen

1. Koordinasi dan konfirmasi berkaitan dengan penyusunan, penerapan dan pengembangan serta pendistribusian sistem manajemen mutu.

2. Seluruh Manager dan Supervisor

2. Koordinasi dan Konfirmasi berkaitan dengan kegiatan pembinaan, pengembangan dan penilaian bawahan serta pemberian sanki

3. Managemen Representative

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

3. Koordinasi dan konfirmasi berkaitan dengan penyususan, penerapan dan perbaikan / pengembangan sistem dan prosedur kerja di bagian HRD & Umum

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS VI. KEWENANGAN SDM 1. Menegur / memperingatkan karyawan yang tidak bersedia atau tidak konsisten dalam penerapan sistem manajemen mutu. 2. Memberi motivasi bagi segenap karyawan khususnya yang melakukan indisipliner atau yang mempunyai kinerja yang kurang memuaskan atau yang melanggar Peraturan Perusahaan dan pemberian sangsi 3. atau penghargaan. 3. Memastikan bahwa kebutuhan Sumber Daya Manusia telah sesuai dengan kriteria dan standard yang ditentukan oleh Perusahaan. 4. Mengusulkan penambahan dan penempatan tenaga kerja. Memastikan bahwa seluruh karyawan telah dilindungi oleh Asuransi Jamsostek,

Lokasi Sistem

Operasional / Teknis 1. Memperbaharui Peraturan Perusahaan secara berkala dengan mengacu kepada Undang-undang Tenaga Kerja untuk menciptakan hubungan yang dinamis antara perusahaan dan karyawan.

istrasi

Keuangan

1. Menandatangani berkas sesuai dengan kewenangan 2. Mengkonfirmasikan berkas yang tidak benar/ menyimpang.

2. Mengkoordinasi dan mengontrol program pelatihan dan anggaran di HRD agar dapat digunakan dengan efektif dan efisien. 3. Menjaga kerahasiaan atas compensation & benefit karyawan yang diberikan oleh Perusahaan. 4. Melaksanaan hubungan Industrial antara Perusahaan dengan instansi2 external seperti Depnaker, Jamsostek

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman

URAIAN TUGAS VII. KOMPETENSI YANG DIPERSYARATKAN Pendidikan - S1 Hukum / Psikologi

Pengalaman - Min 2 th

Ketrampilan - Paham tentang manajemen mutu ISO 9001:2008 - Paham tentang Sistem Manajemen Perusahaan dan sistem prosedur SDM

Sikap/Kepribadian - Teliti dan detai - Tegas dan konsisten - Analistis - Ramah dan mudah bergaul - Tanggap dan perduli - Proatif dan antisipatif - Dinamis - Bersih dan rapi

Pelatihan - ISO 9001:2008 - Internal Auditor - Product Knowledge ( Freight Forwarding)

- Paham tentang UU dan peraturan ketenagakerjaan - Paham tentang masalah umum - Menguaai komputer MS Office

Lokasi Sistem

Proses Kepemilikan

Nomer Dokumen

Nomer Versi

Tanggal Versi

Tanggal Cetak

Halaman