Manual Control Lenox Web u4666

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istración s

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Alta de y asignación de sectores

3

Asignar y Modificar roles

4

¿Qué es un rol?

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Empleados

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Alta y modificación de empleados

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Alta de huellas dactilares con relojes biométricos

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Alta de empleados con relojes de proximidad

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Conceptos básicos de altas y modificaciones de empleados

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Datos personales del empleado

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Alta de sectores

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Concepto y alta de empresas

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Concepto y alta de novedades

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Horarios Concepto y creación de jornadas

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Concepto y creación de calendarios

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Concepto de vacaciones y feriados

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Control Concepto de fichadas y ausencias

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Módulos opcionales

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Reportes Reportes

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Conceptos y funciones de Control Lenox servidor

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Programación de tarea de Backup automático

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Dentro del módulo “s” se crean los s que utilizan el software. Una vez creados los s, a través del menú interactivo, se podrán modificar/eliminar datos, asignar roles y sectores. Desde aquí visualizará el nombre de los s que acceden al sistema, su fecha de alta y su condición: si es o no .

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Cuando se crea un debe ingresar su Nombre, Apellido, Nombre de y contraseña (estos dos últimos dos datos le serán solicitados para acceder al software). La fecha de alta se genera automáticamente. Agregar un nuevo : 1. 2. 3. 4.

Presione “Agregar”. Se desplegará un cuadro de “Nuevo ”. Cargue el nombre y apellido del . Tilde la casilla de “” si desea que el creado tenga permisos para ver y modificar los datos de la base de datos. Caso contrario, tendrá que asignarle al el rol correspondiente. 5. Cuando el nuevo ingrese por primera vez al sistema deberá hacerlo con su nombre como “” y su Apellido como “Contraseña”. 6. Finalmente le pedirá generar el “” y “Contraseña” que el desee para sus próximos ingresos al sistema. Nota: si desea cambiar posteriormente su y contraseña diríjase al menú “Preferencias”.

Asignar sectores: permite asignarle uno o varios sectores al . Esto permite visualizar solo la información de los sectores asignados.

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Asignar Roles: permite asignar qué rol va a cumplir el en el software.

Modificar/ Eliminar: si desea modificar/eliminar un dato, lo podrá hacer siempre y cuando sesa del sistema.

Buscar: permite realizar la búsqueda de un a través del buscador avanzado.

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Roles: el rol permitirá restringir las acciones que puede realizar cada . Simplemente haga clic en Agregar, asigne un nombre y habilite los permisos disponibles.

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Empleados: en este módulo se dan de alta las personas que van a fichar. Podrá cargar el nombre apellido, discriminar a qué sector pertenece, en qué horario trabaja, si computa o no horas extras, además de otros datos laborales y personales.

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Alta de Empleados Agregar un nuevo empleado: 1. Diríjase al menú “Empleados” 2. Presione el Botón “Agregar” 3. Cargue los datos del nuevo empleado.

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Alta de Huellas Dactilares (Relojes Biométricos) 1. Seleccione de la lista, los equipos en los que se registrará al empleado. Si no le aparecen relojes por favor vea el siguiente link que lo guiará para dar de alta equipo en el servidor http://www.relojeslenox.com.ar/videos.html

2. Seleccione del menú desplegable el reloj que usará para enrolar al empleados y luego el dedo que desea capturar.

3. Realice tres tomas de la huella del mismo dedo (el mismo reloj guiará el proceso).

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Asignación de tarjetas (Reloj por Proximidad) 1. Ingrese al menú del reloj. Para ello presione la tecla Menú e ingrese el y seña (Digite el “10000”, presione OK y luego la contraseña “4000”.)

contra-

2. Dentro del Menú presione “OK” en las primeras 3 opciones, luego asigne un número de ID al azar para que pueda visualizar el número de tarjeta, presione “OK” y, a continuación, pase una tarjeta por el lector. Anote el número y vuelva a pasar otra tarjeta. (Notará que el número de tarjeta visualizado en el reloj es el mismo que tiene impreso en la tarjeta solo que con menos cantidad de dígitos) 3. Realice este paso con todas las tarjetas para luego seguir la carga en nuestro sistema

4. A continuación seleccione a qué reloj enviará el número de tarjeta.

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Conceptos básicos, altas y modificaciones en empleados

ID: es el número que se asigna automáticamente al dar de alta a un nuevo empleado (también se utiliza para que el empleado fiche con ID+ Huella o ID + Contraseña). Precio: si desea contabilizar las horas que trabajan los empleados podrá ingresar el valor de la hora a cada empleado. Ingreso: es la fecha en la que el empleado se vincula a la empresa. Clave: si el empleado no pudiera fichar con su huella, puede optar para que el empleado fiche con su contraseña + número de ID. Legajo: el número de legajo del empleado. Remoto: contraseña que se usa para fichar a través de nuestro módulo de “Fichadas remotas”. E-Mail Corporativo: permite agregar el e-mail de cada empleado. Si tuviera habilitado el módulo de Alertas por mail habilitado, este le enviará a cada empleado sus llegadas tardes del día, con sus acumulados en el mes y año. Calendario / Sectores / Empresa: se le asignará al empleado el dato que previamente haya creado en el módulo calendarios. Si aún no lo creo, le aparecerá como NO ASIGNADO.

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Computar horas extras: si tilda este casillero verá, automáticamente, en el reporte reflejado que el empleado computa horas extras. Excluir de los reportes: si tilda este casillero, no verá incluido en los reportes al empleado. Se utiliza muchas veces para, por ejemplo, excluir a técnicos que trabajan a domicilio y no se controla la cantidad de horas que están en la empresa, pero sí su horario de entrada o salida. Enviar mail por llegada tarde: si tilda este casillero al empleado le llegará el e-mail con sus llegadas tardes del día, y acumulados mensuales y anuales.

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Agregar Datos personales del empleado 1. Diríjase a la pestaña “Datos Personales”. 2. Cargue (opcional): número de documento, dirección, teléfono localidad, etc.

Baja de Empleados 1. Seleccione la persona a dar de baja y presione el botón “Eliminar cartel de confirmación.

”. Aparecerá un

Una vez eliminado el empleado desaparecerá de la carilla de empleados activos. Si desea también puede “Eliminar todos sus registros”.

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Esta opción permite reincorporar empleados eliminados al software. De esta forma se pueden recuperar los datos personales, las fichadas y las huellas. En este menú se istran los sectores y las empresas. Las empresas estarán conformadas por

sectores. 1. Presione el botón "Agregar" y cargue el nombre del sector.

Mail: puede asignarle a cada sector un mail. Esto se utiliza para que al e-mail que este asignado el sector le llegue un reporte de tardes y ausentes de los empleados que estén asignados a ese sector. (Esta función corresponde al módulo de “Alertas por e-mail“ ).

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En el módulo empresas se cargan las diferentes empresas o sucursales. De esta forma se asignan diferentes sectores a diferentes empresas y esto permitirá sacar reportes de una empresa en particular. Ejemplo: puede obtener un reporte de fichadas de la sucursal de Olivos, el que tiene asignados los sectores de Producción y istración.

Agregar: podrá asignar el nombre que diferenciará una empresa de otra; la misma se puede modificar o eliminar. Una vez creadas, se le pueden asignar sectores.

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Este módulo permite crear cualquier tipo de novedad que justifique, por ejemplo, licencias, llegadas tardes, ausencias, salida temprana, cambio de horario, accidentes, etcétera.

Al momento de agregar una novedad debe asignar un código para que las diferencie en el reporte. Además, ese código, se utiliza para compatibilizar el reporte con el programa liquidador de sueldos. Cada novedad se puede eliminar o modificar.

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La jornada es aquella que define cómo debe contabilizarse el tiempo de presencia o ausencia para un día. Deberá cargar todas las combinaciones posibles: diurna, nocturna, partida, flexible, etc. Cada día de trabajo, de cada empleado, debe tener asignada una jornada. La asignación del día/jornada se realiza al crear los calendarios. Si todos los empleados hacen el mismo horario solo necesitará una jornada para los días laborables.

Se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos: •

Dedicar unos minutos a recopilar la información de cada uno y plasmarlos en un papel con sus correspondientes características.

•

Recopilar la información para definir las diferentes jornadas que necesitará.

•

Siempre que varíe alguno de los elementos de una jornada deberá definir otra, por ejemplo: hay dos grupos que ingresan a las 8 y se retiran a las 15hs. Ambos tienen un descanso, pero la gran diferencia entre ellos es que en el grupo uno, descansan entre las 10:00 y las 11:00hs; mientras que en el grupo dos el es de 12:00 a 13:00hs. Al tener esta alteración entre ambos grupos, es obligatorio configurar dos jornadas diferentes.

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Creación de una Jornada A cada jornada es importante asignarle un color; esto es útil para implementarla en el calendario. Para ilustrar la creación de una jornada se usará el siguiente ejemplo: Flexible (Verde): rango en el que las fichadas son válidas. En este ejemplo es de 7 a 21hs, dentro del mismo se podrán computar horas excedentes o extras, como también compensar horas en caso haber llegado tarde o de tener que retirarse temprano. En este rango solo se carga el horario de comienzo y de finalización de la jornada como muestra la siguiente imagen:

Normal (Azul): rango/s obligatorio/s de trabajo. En este ejemplo es de 9 a 18hs (9 horas obligatorias) donde, si hubiese, se computarán llegadas tardes y ausencias. En este rango se carga el horario obligatorio de la jornada, además se configura la tolerancia de llegada tarde, como muestra la siguiente imagen. •

Tolerancia de tarde: es la cantidad de minutos que se asignan como tolerancia para que el empleado pueda llegar tarde. Es decir, si el horario de entrada es a las 9:00 e indica “5” minutos tarde, al empleado se le computarán llegadas tardes a partir de 9:06.

•

Suma minutos: es la cantidad de minutos que se le suman a las horas normales trabajadas.

Ejemplo: si el empleado tiene que cumplir 9 horas trabajadas, pero ficha una hora para almorzar, en el reporte tendrá 8 horas trabajadas. Pero, si ingresa “60” minutos en “Suma minutos” va a sumar 1 hora más a las trabajadas. De este modo cuando genere un reporte le aparecerán las 9 horas normales.

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Extras (Rojo): rango/s en donde se define/n el cómputo de las horas extras. En este ejemplo están definidas de la siguiente manera: de 18 a 20hs al 50%. Aquí se carga: el horario que se considera extras, el “disparo del redondeo”, el “múltiplo de redondeo” y “tipo de redondeo”. Disparo del redondeo: es la cantidad de tiempo que debe transcurrir para que empiece a funcionar el “Múltiplo de redondeo” y para que, efectivamente, se empiecen a computar las horas extras. Múltiplo del redondeo: se redondea según el múltiplo del redondeo y se especifica si ese redondeo es para arriba, perfecto o para abajo. Por ejemplo, si el redondeo es 30 minutos para abajo y el empleado hizo 12, se redondea a 0. Tipo de redondeo: existen 3 tipos de redondeo diferentes. •

Hacia arriba: si el múltiplo es cada 10 minutos, y el empleado trabaja hasta las 20:29, se aplicará la regla de redondeo hacia arriba, llevando el horario trabajado extra del empleado a 20:30.

•

Hacia abajo: repitiendo el caso anterior, en vez de subir el redondeo, este va a bajar. Es decir, de 20:29 baja a 20:20 para redondear en ese horario.

•

Perfecto: no sube, ni baja, se mantiene igual, en este caso 20:29.

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Un calendario es la relación día/jornada durante un periodo. Es aquí donde se le asignan al calendario las jornadas creadas previamente. Es, entonces, el calendario el que se le asigna a uno o más empleados. Creación de un Calendario Una vez creadas las jornadas necesarias se deben asignar al calendario anual. En este ejemplo se asignó a todos los días hábiles del 2014, la jornada de 9 a 18hs creada anteriormente con el color naranja. Selección de Días La forma básica de hacerlo consiste en seleccionar un día (haciendo clic sobre el mismo) y a continuación hacer clic sobre la jornada que se desea asignar. Como para periodos largos ese sistema puede resultar tedioso, se han incorporado varios métodos para facilitar la tarea de definir los calendarios: • • • •

Para seleccionar todo el año se hará doble clic sobre año del calendario. Para seleccionar un mes entero se hará clic sobre su nombre. Para seleccionar todos los lunes de un mes se hará clic sobre su abreviatura. Lo mismo con el resto de días. Para seleccionar todos los lunes del año se hará doble clic sobre su abreviatura. Lo mismo con el resto de días.

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Horarios rotativos Dentro del módulo “Calendarios” encontrará una opción para crear rápidamente un calendario con jornadas rotativas.

En este ejemplo verá un horario que se repite durante el periodo del 01/10/2014 hasta el 31/10/2014. En este caso ambas jornadas se asignan durante 2 días en las fechas mencionadas para que quede de la siguiente forma.

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Aquí se cargan las vacaciones y las licencias de cada empleado. Podrá observarlas discriminadas por empleado, le indicará el periodo en que se las tomó y si tiene alguna novedad asignada.

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Aquí se agregan todos los feriados del año con fecha y descripción del feriado; además el software posibilita computar horas extras a quienes asistan a trabajar ese día y elegir el porcentaje adecuado. Cada uno de los feriados se puede eliminar o modificar.

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En el siguiente módulo visualizará las fichadas de entrada y salida de todo el personal registrado en el software.

Desde aquí verá el nombre y apellido del empleado, seguido de la fecha en el que se generó la fichada, si la fichada es entrada “E” o salida “S” con su respectivo horario, el tipo de la misma, el cual puede ser “Por Reloj” o “Manual”. En caso que sea “Por Reloj” en el campo Reloj visualizará el nombre del equipo donde fichó el empleado, en el caso que sea “Manual”, la misma se podrá adjuntar un comentario, en este caso “Novedad” que define el por qué esa fichada es manual. La misma puede representar, por ejemplo, una llegada tarde o que el empleado se haya retirado antes.

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Cada una de las fichadas se pueden modificar o eliminar, la primer fichada del día será entrada la siguiente salida, y así sucesivamente.

Desde el software podrá filtrar las fichadas del día, del mes actual, o elegir las fichadas de un periodo determinado. Si quisiera ver una fichada particular podrá utilizar el Buscador avanzado, el que permite discriminar por Empresa / Sector / Apellido, Nombre o Legajo.

Si utiliza el reloj de fichada de personal de forma offline, podrá descargar las fichadas por pendrive a través de este módulo. En el siguiente Link podrá encontrar como descargar las fichadas a un Pendrive http://descargas.relojeslenox.com.ar/manual_tft.pdf

En el módulo de Ausencias verá reflejadas las ausencias del personal. Las características de este módulo son similares a las de Fichadas.

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Con el módulo “Fichadas Remotas” podrá controlar al personal que no ficha en la empresa. A través de un smartphone, el empleado podrá realizar la fichada, obteniendo así, las horas y el lugar en el que se encuentra el empleado. En la imagen se visualiza que el empleado está conectando al software para fichar. Este se conecta con la IP pública y el puerto que apunta la aplicación. Luego ingresa el nombre de la aplicación y sus datos para poder fichar. En el monitor del software verá las fichadas que realizar el empleado desde su celular. Aparecerá detallado: ubicación, horario y tipo de fichada, además del comentario de la misma.

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Con este módulo podrá configurar alertas que lleguen a uno o varios email determinados indicando los tardes y ausentes del momento, además de los acumulados mensuales y anuales.

Podrá habilitar el envío diario de ausencias y tardes en un horario determinado. También podrá decidir si quiere recibir las horas acumuladas mensuales y anuales. Podrá optar por recibir un e-mail por jornada (por cada jornada de trabajo asignada en el softwre recibirá un correo electrónico). Al tildar la opción “Aviso de vencimiento”, el software enviará un correo con la anticipación programada en la que un empleado está por cumplir su fecha de vencimiento. Esto se utiliza por lo general para vencimientos de ART o para empleados temporales. El aviso de ausencia permite configurar el software para que llegue un email por cada ausencia que tenga en el día. parametrizará los datos de Dentro de su correo electrónico. Como se muestra en la siguiente imagen.

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Este módulo permite asignar rápidamente, entre otras cosas, los sectores, relojes, calendarios, empresa a los empleados. Con pocos clics se puede hacer una carga masiva y ahorrar tiempo.

En la imagen observará seleccionados diferentes empleados, a los que se les asignará una nueva empresa o sector. De esta misma forma podrá cambiar o asignar rápidamente jornadas, calendarios, sectores, etcétera.

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Desde aquí se visualizan y exportan los reportes. Podrá saber si el empleado cumplió con la cantidad de horas laborales, cuántos minutos llegó tarde, si tiene horas extras trabajadas, la cantidad de horas totales. Información básica de cada uno de ellos, etcétera. A continuación verá los diferentes tipos de reportes que puede obtener a través del Software Control Lenox Web. Cada reporte se puede generar filtrando por Empresa, Sector, Empleado; además puede seleccionar cómo ordenar la información y elegir el formato de salida. A su vez podrá filtrar y extraer un reporte del día en curso, del mes actual, o elegir las fechas (por ejemplo una quincena).

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Diferentes reportes: Empleados: este reporte brinda información de cada empleado. Se puede parametrizar eligiendo qué datos personales quiere obtener, como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Novedades: este reporte muestra todas las novedades que fueron asignadas a los empleados al igual que los tardes (justificados e injustificados), ausentes (justificados e injustificados) y feriados, como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Fichadas completo: como indica el nombre, este reporte es el más completo y muestra información de diferentes reportes, de forma unificada. Aquí visualizará el horario de entrada y salida, la cantidad de horas trabajadas, las novedades, etcétera.

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Este reporte es similar al reporte de fichadas completo pero, en vez de ver las horas trabajadas, visualizará, expresado en pesos, lo que debe percibir el empleado. El resultado se da de la multiplicación de la cantidad de horas trabajadas, por el valor hora que le haya asignado al empleado.

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Desde aquí visualizará fácilmente, a través de gráficos de barra, las horas trabajadas normales, extras, etc, así como también, las ausencias y llegadas tardes. Podrá filtrar por sector, empresa o empleado. Además podrá seleccionar el periodo en que quiere sacar el reporte. Los gráficos los puede exportar en diferentes formatos: jpg, png, pdf, etc.

Semanales: representa el total de las horas que trabajó el empleado por semana dentro del mes. A diferencia de los otros reportes, este no se discrimina por dia, sino que acumula y suma horas por semana.

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Exportación por mascara nos permite emitir un reporte a medida, el mismo a través del sub modulo Exportación, nos permitirá elegir que planilla de las ya creadas se puede elegir para emitir el reporte entre fechas.

A través del sub modulo istración, podrá crear las diferentes plantillas a medida, es decir, cada planilla se puede crear a través de los datos que el software emite. Estos datos se detallan en una lista al momento de crear la planilla. Puede optar por realizar un reporte completo y realizar una planilla detallada, como también puede optar por configurar una planilla básica. Una vez creada en el sub módulo Exportación podrá elegir su planilla y obtener el reporte en formato TXT.

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Control Lenox Servidor 1. Ejecute el directo en el escritorio de Windows, llamado “Lenox Servidor”.

2. Aparecerá un reloj analógico blanco en la barra de tareas.

3. Haga doble clic sobre el reloj blanco. Se abrirá la ventana que se muestra a continuación.

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Alta del Reloj en el software Control Lenox 1. Haga doble clic en el reloj blanco de lenox junto a la hora de su PC.

Nota: En caso de que no esté el reloj analógico blanco vea "Ejecutar y abrir el Servidor". 2. Se abrirá una ventana con dos solapas. 3. Diríjase a la solapa "Relojes Huella". 4. Presione aceptar para finalizar el alta del equipo.

Pantalla: selecione si el reloj es pantalla color / facial o blanco y negro. Avanzada / Opc. Avanzadas / Soporte: permite modificar configuraciones de los equipos, herramienta para el área de soporte técnico. Descarga fichadas: permite forzar al equipo a que descargue las fichadas manualmente

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Backup de la Base de Datos Se recomienda hacer un resguardo de la base de datos periódicamente para proteger la información en caso de que tuviera una falla en su computadora. 1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora de la PC. 2. Haga clic en el botón “Backup”.

1. Le aparecerá un cuadro que le indicará que es necesario desconectar los clientes mientras se realiza el backup. Es decir, debe cerrar los “Lenox Cliente” que estén en uso. Luego presione “SI”. 2. Selecione una ruta donde guardar este backup. Asegúrese que sea un lugar donde lo pueda ubicar en el caso que tenga un problema con la base de datos. 3. Por defecto el backup se guardará con la fecha en el que fue creado, de esta manera podrá reconocerlo en el caso que lo necesite más adelante. 4. Si se guarda correctamente le aparecerá un último cartel que le dirá que se ha guardado correctamente y la ruta en donde se guardó.

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Restauración de un Backup 1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora del sistema. 2. Haga clic en el botón “Restaurar”.

1. Le aparecerá un cuadro que le indicará que es necesario desconectar los clientes mientras restaura el backup. Es decir, debe cerrar los “Lenox Cliente” que estén en uso. Luego presione “SI”. 2. Le aparecerá una advertencia que le indica que esta base restaurada sobrescribirá la que actualmente este en uso. En el caso de ser una instalación del software por primera vez en una computadora donde nunca estuvo cargado el sistema, esta base de datos sobrescribirá la que está en blanco. En el caso que sea una restauración por base de datos corrupta, sobrescribirá dicha base de datos. Presionar “Si”. 3. Le aparecerá un cuadro que le indica que el servidor se cerrará para hacer las Actualizaciones correspondientes. Deberá volver a abrirlo desde “Lenox Servidor”.

Importante: al realizar una restauración asegúrese que el reloj esté desconectado de la PC o bien de la fuente de alimentación, de manera que le sea imposible al reloj descargar las fichadas en una base de datos en blanco o corruta. Habilitar Backup Diario: esta opción habilita los backup automáticos.

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1. Habilite la casilla de Backup automático. 2. Seleccione cuándo quiere realizar ese backup (todos los días o algún día particular en la semana). 3. Seleccione la ruta/carpeta donde se guardarán las copias. Importante: La PC donde se encuentre instalado el Lenox Servidor debe está encendida para que el backup se realice en la hora configurada. Limpieza base de datos: El software eliminará datos posteriores a la fecha seleccionada. Contraseña: puede asignarle una contraseña al servidor para que solo determinadas personas puedan ingresar al Lenox Servidor.

www.sistemaslenox.com.ar :: [email protected] :: +54 11 4108-8400 Int.2 Manual Realizado por Tejeda Emanuel Damián, soporte técnico Lenox

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