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Pablo Cruzat P. Relator Excel

MANUAL DE EXCEL INTERMEDIO Y AVANZADO

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Pablo Cruzat P. Relator Excel

INDICE

INDICE............................................................................................................................. 2 LA VENTANA DE EXCEL .................................................................................. 4 Columnas y filas ...................................................................................................... 4 Calibrar las columnas ............................................................................................ 4 Ajustar las filas ....................................................................................................... 5 Cómo moverse dentro de la hoja ........................................................................... 6 Nombrar y seleccionar celdas y rangos ................................................................ 7 INGRESANDO DATOS .............................................................................................. 7 Texto ........................................................................................................................ 7 FORMATO DE CELDAS .......................................................................................... 11 Utilizar la barra de formato ................................................................................ 11 Utilizar el cuadro de diálogo de Formato /Celdas ............................................. 12 COPIAR FÓRMULAS ............................................................................................... 14 Cambiar entre referencias relativas y absolutas ..................................................... 15 AUTOLLENADO ................................................................................................. 15 NOMBRES ................................................................................................................. 17 DEFINIR NOMBRES .......................................................................................... 17 FUNCIONES .............................................................................................................. 18 REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES ..................................................... 18 Funciones más usadas: ............................................................................................... 18 SUMA .................................................................................................................... 19 MAX, MIN, PROMEDIO .................................................................................... 19 FECHA / HOY ...................................................................................................... 21 EL ASISTENTE PARA FUNCIONES ...................................................................... 22 Función: BÚSQUEDA Y REFERENCIA .......................................................... 23 SI ............................................................................................................................ 26 INTRODUCCION A TABLAS DINÁMICAS.......................................................... 27 TABLAS DINAMICAS........................................................................................ 27 MACROS ................................................................................................................... 38 ¿Qué es una macro? ............................................................................................. 38 Fono: 95155727 Mail: [email protected] twitter @p12loc

Pablo Cruzat P. Relator Excel ¿Cuándo debe construirse una macro? .............................................................. 38 El ejemplo más simple .......................................................................................... 38 Ejecutar una macro .............................................................................................. 39 Otro ejemplo muy simple ..................................................................................... 40 Referencias relativas............................................................................................. 41 Asignación de una macro a un botón en la barra de herramientas. ................ 43 Asignación de una macro a una nueva opción del Menú. ................................. 45 DICCIONARIO .......................................................................................................... 47

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Pablo Cruzat P. Relator Excel

LA VENTANA DE EXCEL Comenzamos a trabajar con Excel. Lo primero será trabajar en el libro abierto o abrir uno nuevo. Cada libro tendrá varias hojas y a su vez, cada hoja puede ocupar varias páginas. No debemos confundir, por tanto, el concepto de hoja con página (normalmente tamaño DIN 4)

Trabajar con las hojas del libro Normalmente, los libros de Excel, comienzan con 3 hojas, sin embargo esto es lo de menos, pues en cualquier momento podemos añadir o eliminar hojas.

Las operaciones que pueden realizar con las hojas de Excel son:  Moverse por las hojas, basta con hacer clic encima de la pestaña de la hoja a la que queramos movernos 

Insertar hojas nuevas, con la opción del menú Insertar/ Hoja de cálculo. La hoja se insertará delante de la hoja en la que estemos situados.



Seleccionar hojas, cuando nos movemos a una hoja, ésta queda seleccionada. Si queremos seleccionar varias hojas a la vez, haremos lo mismo pero manteniendo la tecla Ctrl. presionada.



Eliminar hojas, una vez hayamos seleccionado las hojas que queramos eliminar, elegimos la opción eliminar hoja de cálculo del menú Edición .



Mover y copiar hojas, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja del menú Edición.

Columnas y filas Calibrar las columnas Una de las tareas de nunca acabar en la hoja es el ajuste de la amplitud de la columna. Pareciera que, tan pronto como termina de poner todas las columnas en orden, hiciera un cambio en la hoja (como formatear una tabla de figuras) y este cambio requiriera un nuevo ajuste en la am-plitud de la columna. Afortunadamente, Excel hace que los cambios en la amplitud de la columna sean sencillos. La forma más fácil para ajustar una columna es hacerle un

ajuste perfecto, utilizando la

característica de Ajustar a la selección (AutoFit). A través de este método, Excel determina automáticamente cuánto ampliar o angostar la columna para que la entrada actual más larga de todas se ajuste a dicha columna.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Aquí le mostramos cómo utilizar Ajustar a la selección (AutoFit) para lograr el ajuste perfecto en una columna: 1. Coloque el indicador sobre el recuadro de la columna que necesita ajuste en su borde derecho. El indicador se convierte en una flecha de doble cabeza que señala hacia izquierda y derecha. 2. Dar doble clic al botón del ratón. Excel amplia o angosta la columna para que se ajuste a la entrada más larga de todas. Puede utilizar esta característica de ajuste perfecto en más de una columna a la vez. Simplemente seleccione todas las columnas que necesita ajustar (si estas columnas están una al lado de la otra, desplácese a través de las letras de las columnas en el recuadro; si no lo están, presione Ctrl. mientras le da clic a las letras de columnas individuales). Una vez que se seleccionan las columnas, dele doble clic a cualquiera de los bordes derechos en el recuadro. Cuando el arreglo perfecto de Ajustar a la selección no funciona, en vez de darle doble clic, arrastre el borde derecho de la columna hasta que tenga el tamaño que usted necesita. Esta técnica manual para calibrar la amplitud de la columna funciona también cuando se selecciona más de una columna. Sólo dese cuenta de que todas las columnas seleccionadas asuman el tamaño de aquella que está arrastrando.

Ajustar las filas El ajuste de la altura de las filas es parecido al ajuste de las columnas, excepto porque se hace menos frecuentemente. Esto ocurre porque Excel cambia automáticamente la altura de las filas para acomodar cambios en sus entradas (tales como seleccionar un estilo de letra mas grande o resumir el texto en una celda). La mayoría de los ajustes en la altura de las filas aparece cuando se quiere aumentar la cantidad de espacio entre el titulo de la tabla y la misma o entre una fila de encabezados de columna y la tabla de información, sin añadirle realmente una fila en blanco. Para aumentar la altura de una fila, arrastre el borde inferior del recuadro de la fila hacia abajo hasta que ésta sea lo suficientemente alta y luego suelte el botón del ratón. Para reducirla haga el proceso inverso y arrastre el borde inferior de la fila hacia arriba. Si quiere utilizar Ajustar a la selección para crear un ajuste perfecto en las entradas de una fila, dar doble clic al borde inferior del recuadro de la fila.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Cómo moverse dentro de la hoja Para introducir datos en una celda o cambiar el contenido de ésta, debe seleccionar primero la celda desplazando el selector de celda hasta ella. Puede realizarlo tanto con el ratón como con el teclado.

También puede moverse a una celda especificada introduciendo la referencia de la celda en el cuadro de nombres y apretando la tecla [Intro]. Queda claro, que para seleccionar una celda, basta con estar situados en ella, sin embargo también podemos seleccionar varias celdas (que estén seguidas) con el típico método de “pinchar y arrastrar”, o bien (si no están seguidas) manteniendo presionada la tecla Crtl. y haciendo clic en aquellas celdas que queramos seleccionar.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Nombrar y seleccionar celdas y rangos Para nombrar una sola celda basta con poner el nombre de la columna en la que está junto al nombre de la fila (A3, J6, AB10,...) Sin embargo muy a menudo interesa nombrar varias celdas que están seguidas formando un área rectangular. A esto se llama rango de celdas (a la hora de utilizar funciones, son muy usados), se nombran con el nombre de la primera celda situada en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (“:”) y el nombre de la última celda, situada en la esquina inferior de la derecha del rango (A3:C5, B12:C9,...) Otra opción muy interesante consiste en nombrar celdas y rangos de celdas, que no están en la hoja activa (hoja en la que estamos trabajando). Pues bien para hacer esto basta con dar el nombre completo de la celda o el rango: Si la celda (o rango) está en otra hoja del libro activo(en el que estamos trabajando): {nombre de la hoja}!{nombre de la celda o rango} o Ejemplo: hoja1!A4, prueba!B6:C8, ... 

Si la celda (o rango) está en otra hoja de otro libro: {[nombre del libro]}{nombre de la hoja}!{nombre de la celda} o

Ejemplo: [libro1]hoja1!C6, [ejercicio1]hoja1!B8:C6

INGRESANDO DATOS Para introducir datos en una hoja, posicione el apuntador en la celda en donde quiere los datos, y luego comience a escribir la entrada. Mientras continúa escribiendo, Excel muestra su progreso tanto en la barra de fórmula como en la celda activa en la hoja. Sin embargo, el punto de inserción (la barra vertical destellante que actúa como su cursor) se visualiza sólo al final de los caracteres visibles en la celda. Al terminar de introducir los datos debe validar lo que acaba de introducir, para ello basta con moverse a otra celda (presionando enter, con los cursores del teclado, con el ratón,...)

Texto Al comenzar a trabajar en Excel, utilizamos un formato predefinido llamado formato General. Entre otras características, hace que al introducir texto, este se alinee a la izquierda de la celda. De modo que siempre que introduzcamos datos y se alineen a la izquierda al validarlos, significará que hemos introducido texto.

Números Algo parecido ocurre con los números cuando comenzamos a trabajar utilizando el formato General, en este caso cuando introduzcamos números en una celda, se alinearán a la derecha.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel A veces intentamos dar un aspecto más vistoso a los números escribiéndolos con los puntos de millares, añadiéndoles el símbolo de alguna moneda. Pues bien, no debemos hacer nada de eso manualmente. Cuando introduzcamos un número lo haremos sin ningún tipo de adorno, para que Excel no pueda confundirlo con texto (después veremos que podemos adornar de diversas formas los números utilizando el formato).

Fechas, horas, porcentajes. En Excel podemos introducir fechas y horas. Para que Excel sepa que se trata de una fecha o una hora se pueden introducir utilizando estos métodos: 

Fechas: [día]/[mes]/[año] (11/5/2001)



Horas: [hora]:[minutos]:[segundos] (5:02:08)

Ambos tipos de datos, realmente son lo mismo. Es decir tanto las fechas como las horas son números. Simplemente se trata de números a los que se les ha cambiado el formato, para hacer que se muestren con el aspecto de fechas u horas. Así pues, podemos realizar todo tipo de operaciones entre fechas, horas y números, ya que realmente todo es lo mismo. Muy a menudo, en Excel interesa calcular el porcentaje de cualquier cantidad. Calcular el X% de algún número, es lo mismo que multiplicar dicho número por 0,0X. Para Excel X% y 0,0X es el mismo número. Realmente lo único que cambia es el formato (0,05=5% ; 0,2 = 20% ;...)

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Fórmulas Una fórmula consiste en dos elementos: operandos y operadores. Un operando representa el dato que se usará en el cálculo y puede incluir constantes, y/o referencias de celdas; un operador indica la operación que se realizará con los diferentes operandos y puede incluir cualquiera de las siguientes funciones:

Para introducir una fórmula en una hoja de cálculo: Seleccione la celda donde deba aparecer la fórmula. Teclee el signo igual ( = ). (De este modo se activa la barra de fórmulas). Especifique una constante u operador tecleándolo.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Especifique una referencia de celda bien por el teclado o bien usando el ratón para situarse sobre ella. Haga clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas o apriete la tecla [Intro]. (Si fuera necesario, puede Cancelar la fórmula antes de introducirla haciendo clic en el botón cancelar de la barra de fórmulas o apretando la tecla [Esc].

Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La estructura o sintaxis de toda función es: (ponemos como ejemplo la función SUMA)

Como se puede observar en la figura anterior, los argumentos deben ir entre paréntesis, separados por “;”. Desde el botón pegar función

situado en la barra de herramientas Estándar, podemos

abrir el cuadro de pegar función, esta opción nos ayudará a introducir funciones utilizando un asistente.

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FORMATO DE CELDAS Hay dos formas para dar formato a las celdas de Excel: 

Un modo sencillo y rápido, utilizando la barra de formato



Más complicado, pero con muchas más opciones, sería utilizar el menú Formato/Celdas

Utilizar la barra de formato La barra de formato está situada normalmente en la parte superior de la pantalla de Excel. Contiene varios botones para dar formato al texto (como en Microsoft Word) y otros cuantos para dar formato a los números, son:

Sirve para cambiar el tipo de fuente de las celdas

 seleccionadas

Con este botón podemos cambiar el tamaño del texto para la celda o celdas



seleccionadas. los utilizamos a menudo, para aplicar los efectos de negrita, cursiva y

 subrayado

Como no, también podemos cambiar la alineación horizontal de los



datos introducidos en las celdas seleccionadas. Alinean a la izquierda, centrado y, derecha. 

Este botón debe ser utilizado cuando tengamos varias celdas seleccionadas. Sirve para combinar las celdas seleccionadas y centrar el contenido. (al seleccionar las celdas debemos asegurarnos que como máximo una de ellas contenga datos).



Ambos botones dan formato de moneda a los números. El primero añade Ptas y el segundo Euros (no divide el número entre 166), además ponen los puntos de millares y quitan decimales.



Se trata de aplicar el formato de porcentaje, multiplica el número por 100, quita decimales y añade el símbolo del %.



Formato de millares. Pone los puntos de los millares y quita decimales.



Aumentar decimales y disminuir decimales, siempre redondeando



Disminuir sangría y aumentar sangría. Desplazan el texto hacia la izquierda o la derecha (según el botón) dentro de la celda

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Los bordes que observamos en la tabla, normalmente no se imprimen, por tanto si queremos imprimir algún borde, podemos utilizar este botón.

 

Da color de fondo a la celda o celdas seleccionadas. Cambia el color del texto de los datos que aparecen en las celdas seleccionadas.

Utilizar el cuadro de diálogo de Formato /Celdas El comando de celdas de Excel en el menú de Formato (Ctrl+1 Para hacerlo más corto) hace que sea rápido el aplicar un movimiento ágil de diferentes clases de formato a una selección de celda. El cuadro de diálogo de Formato Celdas que llama este comando contiene seis pestañas: Número, Alineación, Fuentes, Bordes, Diseño y Protección.

En la pestaña Número, podemos dar distintos formatos a los datos numéricos, e incluso cambiar algunas opciones dentro de cada formato. 

La segunda pestaña Alineación, sirve para cambiar la alineación dentro de las celdas seleccionadas tanto horizontalmente como verticalmente, también podemos cambiar la orientación de los datos (en grados)



La pestaña Fuente, es muy conocida para todos los que conozcan cualquier procesador de textos, ahí aparecen las opciones para cambiar el formato del texto.



En Bordes, tenemos la posibilidad de dar bordes a las celdas seleccionadas, e incluso cambiar el estilo y el color del borde

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La última pestaña que nos interesa es Tramas, utilizada para cambiar el color de fondo de la celda o celdas seleccionadas, con la posibilidad de utilizar tramas (colores no uniformes).

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COPIAR FÓRMULAS Es muy corriente encontrarse con que se quiere realizar el mismo cálculo sobre distintas celdas y posiblemente con distintos valores. Es aquí donde resulta útil usar la copia inteligente, en concreto la copia de fórmulas.

En esta tabla se ha introducido una fórmula en la celda A4 y posteriormente se ha copiado a las celdas B4 y C4. Para conseguirlo, primero seleccionamos la celda donde aparece la fórmula que se quiere copiar, nos situamos en su esquina inferior de la derecha (donde aparece el punto negro) y con el cursor de la cruz sencilla (+) “pinchamos y arrastramos” hasta llegar a la última celda donde se quería copiar la fórmula. En esta ocasión se han utilizado referencias relativas. Sin embargo en otras ocasiones puede ser necesario el uso de referencias absolutas, o referencias mixtas

Referencias relativas Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la fórmula=A5; Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6. Este método se denomina referencias relativas.

Si se copia una fórmula que utiliza referencias relativas, Excel ajustará automáticamente las referencias en la fórmula pegada para hacer referencia a diferentes celdas relativas a la posición de la fórmula. En el siguiente ejemplo, la fórmula en la celda B6, =A5, que corresponde a una celda por encima y a la izquierda de B6, se ha copiado en la celda B7. Excel ha ajustado la fórmula en la celda B7 a =A6, que hace referencia a la celda que está una celda por encima y a la izquierda de la celda B7.

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Referencias absolutas Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, si la fórmula multiplica la celda A5 por la celda C1 (=A5*C1) y puede copiarse la fórmula en otra celda, Excel ajustará ambas referencias. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación:

=A5*$C$1 Cambiar entre referencias relativas y absolutas Si ha creado una fórmula y desea cambiar las referencias relativas a absolutas (y viceversa), seleccione la celda que contenga la fórmula. En la barra de fórmulas, seleccione la referencia que desee cambiar y, a continuación, presione F4. Cada vez que presione F4, Excel alterna las combinaciones: columna absoluta y fila absoluta (por ejemplo, $C$1); columna relativa y fila relativa (C$1); columna absoluta y fila relativa ($C1); y columna relativa y fila relativa (C1). Por ejemplo, si se selecciona la dirección $A$1 en una fórmula y se presiona F4, la referencia será A$1. Al presionar de nuevo F4, la referencia será $A1 y así sucesivamente.

AUTOLLENADO Muchas de las hojas que se crean con Excel requieren la entrada de una serie de fechas o números secuenciales. Por ejemplo, una hoja puede requerir que usted le ponga titulo a las columnas con los 12 meses, desde Enero hasta Diciembre, o numerar las filas de 1 a 100. La característica de Autollenado de Excel hace que esta repetitiva tarea se vuelva corta. Todo lo que tiene que introducir usted son los valores iniciales para las series. En la mayoría de los casos, Autollenar es lo suficientemente listo para descifrar cómo extender las serie por usted cuando arrastra el asa de Ilenar hacia la derecha (para llevar las series a lo largo de las columnas a la derecha) o abajo (para extender las series a las filas de abajo). Recuerde que el asa de Autollenado se ve como un signo + y aparece (únicamente cuando usted pone el indicador del ratón en la esquina inferior - derecha de la celda (o de la última celda, cuando usted ha seleccionado un bloque de celdas). Tenga en cuenta que si usted arrastra una selección de celda con el indicador del ratón de la cruz blanca en vez de hacerlo con el asa de Autollenado, Excel simplemente extiende la selección de celda a aquellas celdas

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Pablo Cruzat P. Relator Excel que usted arrastra. Si usted arrastra una selección de celda con el indicador de cabeza de flecha, Excel mueve la selección de celda. Cuando se crea una serie con el asa de Ilenar, usted sólo puede arrastrar en una dirección a la vez. Por ejemplo, puede extender la serie o Ilenar el rango a la izquierda o a la derecha del rango de celda que contiene los valores iniciales, o puede extender la serie o Ilenar el rango encima o debajo del rango que contiene los valores iniciales. No puede, en cambio, extender la serie o Ilenar el rango en las dos direcciones al mismo tiempo (tal como hacia abajo y a la derecha al arrastrar el asa de Ilenar diagonalmente). Cuando usted suelta el botón del ratón después de extender el rango con el asa de Ilenar, Excel crea una serie en todas las celdas que usted seleccionó o Ilena el rango entero con el valor inicial. Las figuras siguientes ilustran cómo utilizar Autollenado para introducir una fila de meses, comenzando con enero en la celda B2 y terminando con junio en la celda G2. Para hacer esto, simplemente introduzca enero en la celda B2, y luego coloque el indicador del ratón en el asa de llenar en la esquina inferior derecha de esta celda antes de que se arrastre hasta la celda G2 a la derecha. Cuando usted suelta el botón del ratón, Excel llena los nombres del resto de los meses (febrero a junio) en las celdas seleccionadas (como se muestra en la figura 2-13). Note que Excel mantiene las celdas con las series de los meses seleccionados, dándole a usted otra oportunidad para modificar dichas series (si se fue muy lejos, puede arrastrar el asa de Ilenar a la izquierda para reducir la lista de los meses; si no se fue muy lejos, puede arrastrarla a la derecha para extender la lista de los meses adicionalmente).

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NOMBRES Un nombre es un identificador fácil de recordar que se crea para referirse a una celda, a un grupo de celdas, a un valor o a una fórmula. El utilizar nombres ofrece las siguientes ventajas: 

Cada libro de trabajo puede compartir sólo un conjunto de nombres. Los nombres que se crean para hacer referencia a celdas en una hoja de cálculo pueden usarse en todo el libro de trabajo, eliminando la necesidad de tener que volver a crear nombres para cada hoja nueva o escribir las referencias de las hojas en fórmulas.



Pueden crearse nombres especiales para una hoja en particular. Esta característica permite utilizar nombres comunes para definir las celdas relacionadas en las distintas hojas de cálculo de un mismo libro de trabajo.



Las referencias con nombre pueden usarse en casi todos los lugares en que se usaría una referencia regular, incluyendo fórmulas y cuadros de diálogo.



Las fórmulas que usan nombres son más fáciles de leer y recordar que las que usan referencias de celda; por ejemplo: la fórmula =Precio_unitario*Cantidad+IVA es más fácil de leer que la fórmula =D5*A5+E5.



Si se cambia la estructura de la hoja de cálculo, puede actualizarse la referencia en un solo lugar y todas las fórmulas que usan ese nombre se actualizan automáticamente.



Pueden pegarse nombres en las fórmulas rápida y fácilmente usando el cuadro de nombres en la barra de fórmulas.



Excel puede crear automáticamente nombres para las celdas basados en los títulos de las filas o de las columnas en la hoja de cálculo, o pueden escribirse los nombres para las celdas o las fórmulas.

DEFINIR NOMBRES Dar nombre a las celdas 1. Seleccionar la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a las que se desea dar nombre. 2. Hacer clic en el cuadro de nombres situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 3.

Escribir el nombre para las celdas.

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FUNCIONES Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos extensos y complejos. Una función es una fórmula especial que ya está escrita y que acepta un valor o valores, que realiza una operación y devuelve un valor o valores. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulas más extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos extensos y complejos. Los paréntesis indican a Microsoft Excel dónde comienzan y terminan los argumentos. Siempre deberá existir un paréntesis de apertura y otro de cierre, sin espacios antes ni después de cada uno. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices, valores de error o referencias, y deben producir un valor válido. Los argumentos también pueden ser constantes o fórmulas, y las fórmulas pueden contener otras funciones. Cuando el argumento para una función es otra función, se dice que está anidado. En Microsoft Excel, podrán anidarse hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

REGLAS PARA EL USO DE FUNCIONES  Antes y después de cada argumento deberá incluirse un paréntesis, sin dejar espacios antes y después de cada uno de ellos. Los paréntesis indican a Excel dónde comienzan y dónde terminan los argumentos.  No usar puntos para separar los miles en los valores numéricos.  Los argumentos deberán especificarse dentro de los paréntesis de una función; éstos pueden ser números, referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error, algunas funciones aceptan argumentos opcionales que no son necesarios para que la función realice los cálculos. 

Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Si se usa una función, ésta puede contener otras funciones. Cuando el argumento de una función es una función, se le denomina función anidada, en Excel es posible anidar hasta siete niveles de funciones en una fórmula.

Funciones más usadas: Como se puede observar en el cuadro de diálogo pegar función, hay muchas funciones distintas, y además cada una de ellas se maneja de forma diferente. Para poder manejarlas

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Pablo Cruzat P. Relator Excel tendremos que recurrir a la ayuda de Office (es muy completa), no obstante creemos conveniente tratar detenidamente las más usadas. Las siguientes funciones que trataremos, son las más utilizadas y además pueden servir de ejemplo para manejar funciones similares.

SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...) Ejemplo: SUMA(3; 2; A7; C5:E8) Es igual a la suma de 3 + 2 + el contenido de la celda A7 + el contenido de las celdas del rango C5:E8 Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

MAX, MIN, PROMEDIO Estas tres funciones son muy parecidas a la función SUMA: 1. MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2; ...) Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: MAX(A1:A5) es igual a 27 MAX(A1:A5;30) es igual a 30

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 2. MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto.. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2: MIN(A1:A5) es igual a 2 MIN(A1:A5; 0) es igual a 0

3. PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2; ...) Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Sugerencia Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificación Valores cero de la ficha Ver (comando Opciones del menú Herramientas. Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero. Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2: PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5; 5) es igual a 10

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Pablo Cruzat P. Relator Excel FECHA / HOY

1. FECHA: Devuelve una fecha a partir de tres argumentos (numéricos) Sintaxis: FECHA (año; mes; día)

Los argumentos deben ir en ese orden, a diferencia de las funciones anteriores, en las que el orden no importaba. Además vemos como el número de argumentos es limitado (no puede haber más de tres argumentos) Ejemplo: FECHA( A3;1;B7) dónde los tres argumentos deben ser numéricos. El resultado será una fecha “[contenido de A3]/01/[contenido de B7]”

2. HOY : Devuelve la fecha actual del sistema. Además esta fecha se irá actualizando, según vayan transcurriendo los días Sintaxis. HOY() Aunque no necesita ningún argumento, es necesario abrir y cerrar paréntesis. Esta claro que basta con introducir la sintaxis anterior en cualquier celda para que aparezca la fecha actual de nuestro sistema.

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EL ASISTENTE PARA FUNCIONES El Insertar una función simplifica la introducción de fórmulas. Para iniciar el Asistente para funciones: 1. Hacer clic en el botón Insertar función 2. Se desplegará el siguiente cuadro:

3. Seleccionar en el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, la categoría a la que pertenezca la función deseada

4. Elegir en el cuadro de lista Seleccionar una función:, el nombre de la función deseada. Nota: Cuando se seleccione una función del cuadro de lista, la definición de la función y de sus argumentos aparecerá automáticamente; así como la posición correcta de los puntos, comas (,) y paréntesis [( )].

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Se desplegará el siguiente cuadro:

7. Introducir en los cuadros de edición para argumentos: números, referencias, nombres, fórmulas, texto u otras funciones. 8. Hacer clic en el botón Aceptar

Función: BÚSQUEDA Y REFERENCIA Busca valores en una referencia o matriz. La función BUSCAR tiene dos sintaxis, vectorial y matricial. Sintaxis 1 (vector) Un vector es una matriz que contiene una sola fila o una sola columna. La forma vectorial de BUSCAR busca un valor en un vector, se desplaza a la posición correspondiente en un segundo vector y devuelve ese valor. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando se necesite especificar el rango que contiene los valores que se desea hacer coincidir. Forma vectorial BUSCAR(valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado)

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 

Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, utilizará el mayor valor de vector_de_comparación que sea menor o igual al valor_buscado.



Si valor_buscado es menor que el valor más bajo de vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A.

Sintaxis 2 (matriz) La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz, se desplaza vertical u horizontalmente hasta la última celda y devuelve el valor de esta celda. Esta forma de búsqueda se utiliza cuando los valores que se desee hacer coincidir se encuentren en la primera fila o en la primera columna de la matriz. Forma matricial BUSCAR(valor_buscado,matriz)

La forma matricial de BUSCAR es muy parecida a la de las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR busca de acuerdo a las dimensiones de la matriz. Si la matriz es cuadrada o cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que filas), la función buscará valor_buscado en la primera fila. 

Si la matriz es más alta que ancha (más filas que columnas), BUSCAR buscará en la primera columna.



BUSCARH y BUSCARV permiten especificar una celda buscando hacia abajo o a través de filas o de columnas pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o columna.

Importante: Los valores deben colocarse en orden ascendente: ...;-2; -1; 0; 1; 2; etc.; A-Z; FALSO; VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Para usar la función BUSCAR seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic en la celda en la cual se desea insertar la función 2. Hacer clic en el botón Insertar función de la barra de herramientas Estándar Excel mostrará el cuadro de diálogo Insertar función

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 3. En el cuadro de lista O seleccionar una categoría:, seleccionar Búsqueda y referencia 4. En el cuadro de lista Seleccionar una función:, seleccionar BUSCAR 5. Hacer clic en el botón Aceptar 6. Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

7. Seleccionar la opción deseada 

Valor_buscado,vector_de_comparación,vector_resultado



Hacer clic en el botón Aceptar



Se desplegará la siguiente ventana:



Ingresar en el cuadro de edición: Valor_buscado, el valor que se desea encontrar



Ingresar en el cuadro de edición: Vector_de_comparación, el rango en el que se desea buscar, el cual deberá contener sólo una columna o una fila



Ingresar en el cuadro de edición: Vector_resultado, el rango en el que se desea que se muestren los resultados, el cual deberá contener sólo una columna o una fila



Hacer clic en el botón Aceptar.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica esFALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido".

SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido")

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INTRODUCCION A TABLAS DINÁMICAS Cualquier más o menos experto sabe como se hace una planilla : cargar datos, definir fórmulas, aplicar formatos, grabar, imprimir, etc. Esto es solamente la primera parte del trabajo con Excel. Lo que se obtiene luego de estas operaciones es una planilla que muestra exactamente la información que se le puso. Ni más ni menos. Sin embargo, en Excel hay otros comandos que permiten sacarle a una planilla más información de la que se le colocó. Uno de estos comandos es ordenar, cuando una planilla está ordenada dice más cosas que cuando no lo está. El ejemplo puede parecer trivial, sin embargo es así, y en el resto del esta parte de los apuntes se verán otros comandos más interesantes, entre ellos las llamadas Tablas Dinámicas.

TABLAS DINAMICAS La planilla de la Figura siguiente es un listado de pagos realizados a distintos proveedores, en diferentes meses e imputables a distintas obras.

Esta lista de gastos puede analizarse desde diferentes puntos de vista. Por lo que puede verse, la información fue cargada en la planilla de forma completamente desordenada. Sería interesante saber cuanto se le pagó a cada proveedor, o por cada obra, o que monto se le pagó a un determinado proveedor en concepto de trabajos realizados en una obra específica. Lo que se está buscando es, por ejemplo, una tabla como la de la Figura que se muestra a continuación.

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En esta tabla se puede organizar la información de la planilla de la Figura Anterior de modo que resulta más útil. En cierta forma las dos planillas contienen la misma información. Pero la segunda esta organizada en forma tal que resulta más útil. La tabla de la Figura anterior es lo que se llama una tabla dinámica, la cual se obtiene con ayuda de un asistente.

Crear una tabla dinámica – El Asistente La creación de una tabla dinámica se hace con la ayuda de un asistente, y comprende varias etapas. Primero hay que llamar al asistente : Ponemos el cursor en cualquier celda de la tabla a analizar (la de la Primera Figura) Se abre la opción Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece el cuadro de la Figura siguiente.

Este cuadro de diálogo es el primer paso del Asistente para crear una tabla dinámica. Este cuadro de diálogo pregunta de donde saldrán los datos que se desea analizar, se marca Lista o base de datos de Microsoft Excel y se da un clic en Siguiente como lo muestra la Figura siguiente.

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El segundo paso del asistente. Aquí se debe indicar el rango donde está la lista a analizar.

En el siguiente cuadro de diálogo el asistente pregunta por el rango ocupado por los datos a analizar. Normalmente, Excel identifica el rango en forma automática. En cualquier caso : Se selecciona, arrastrando el mouse, el rango de la tabla. Debe incluir la fila de títulos, Se hace clic en Siguiente. El paso siguiente es indicar la estructura de la tabla que se desea. Se hace de la siguiente forma: Al dar el clic en Siguiente en el paso anterior aparece el cuadro de la Figura que se muestra a continuación :

En este cuadro se “arma” la tabla ubicando cada campo en el lugar que se desea. 1. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Obra a donde dice Columna. 2. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Concepto a donde dice Fila. 3. Se lleva el pequeño rectángulo que dice Importe a donde dice Datos. 4. Al final el cuadro debe quedar como se muestra en la Figura siguiente. 5. Se da un clic en Siguiente.

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El cuadro de la Figura anterior, una vez definida la estructura.

Al dar el clic en Siguiente, aparece el cuadro que se muestra a continuación:

El Asistente pregunta donde se desea ubicar la tabla dinámica, si en una hoja nueva o en la misma hoja. En este caso le indicamos una hoja de cálculo nueva.

La Tabla dinámica aparecerá en una hoja de cálculo nueva, como se muestra en la Figura siguiente.

La tabla dinámica terminada, también aparece también una barra de herramientas especial.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Esta tabla se puede mejorar dándole un formato más adecuado a los datos, como se muestra en la Figura que se muestra a continuación.

Corresponde a los datos de la Figura anterior, sólo que se le cambió el formato para permitir verlos mejor (sobre todo si se van a presentar a la Gerencia).

Como era de esperar, la tabla de la Figura de más arriba muestra información que no se podía visualizar con los datos de la lista original. Por ejemplo, ahora nos podemos dar cuenta que no hubo pagos al electricista por la obra de San Ignacio 1041, también se dispone de los subtotales por concepto y por obra. Además, se puede observar que el mayor gasto corresponde al electricista y que la obra que produjo un mayor gasto es la de Brasil 678.

Actualizar la tabla Contra lo que sugiere su nombre, la tabla de la Figura anterior no es verdaderamente dinámica, en el sentido de que no se actualiza automáticamente cuando se cambia algún dato en la lista original. Pero se puede hacer de la siguiente forma : 

Se cambia algún dato en la lista original (la de la primera figura).



Se da un clic en el botón actualizar datos, en la barra de herramientas de que apareció con la tabla Figura de más arriba. El botón Actualizar datos es el que tiene el signo de exclamación en color rojo. Si la tabla de herramientas no existe se puede obtener con Ver/Barras de Herramientas/Tablas Dinámicas.

Un clic en el botón actualizar datos (el del signo de exclamación en color rojo) actualiza la tabla dinámica luego de modificar algún dato en la lista original.

El botón de la Figura anterior, hace lo mismo que la opción Datos/Actualizar datos del menú de Excel. Tanto el botón como la opción aparecen desactivados si no está el cursor colocado sobre la tabla.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Cambiar la operación La tabla dinámica que se obtuvo totaliza los importes pagados en cada concepto y obra. Es decir que usa la operación de suma. Podría ocurrir que nos interesara saber cuantos pagos se hicieron, independientemente de sus valores. Como en la tabla de la Figura siguiente.

Esta tabla dinámica indica cuantos pagos se hicieron por cada concepto y obra, independientemente de los importes.

Esta tabla puede hacerse a partir de la anterior, de la siguiente forma: 

Se coloca el cursor sobre la tabla dinámica inicial.



Se hace un clic en el botón Campo de tabla (es el botón que tiene una letra i en un círculo y es el tercero en la fila superior) dentro de la barra de herramientas Tabla dinámica. Aparece en el cuadro de la Figura anterior.



Entonces aparece el cuadro de la Figura que se muestra más abajo.

. El botón para cambiar la operación de sumarización en la tabla dinámica.

Este cuadro ofrece diversas operaciones de sumarización (Cálculos) para la tabla dinámica.



Se selecciona la opción Contar números.



Se hace clic en Aceptar.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Aplicar filtros a la tabla dinámica Todas las tablas obtenidas hasta el momento muestran toda la información contenida en la lista original. En cambio la tabla de Figura siguiente muestra solamente la información del rubro Plomería. Es como si se hubiera filtrado la primera tabla dinámica.

Esta tabla dinámica muestra solamente la información del Concepto Plomería.



Se coloca el mouse sobre el campo Concepto y se da un clic con el botón derecho del mouse, aparece un menú donde se elige Campo.



Entonces aparece la lista de conceptos, aparte de otros elementos, como se muestra en la Figura siguiente.

Este cuadro de dialogo permite filtrar los conceptos que no se desean marcándolos en “Ocultar Elementos”.



En el cuadro de diálogo de la Figura anterior se marcan los elementos que no se desea que aparezcan, y se da un clic en Aceptar.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Ahora la tabla deberá mostrar solamente la información especificada, como en la Figura de más arriba.

Obtención de sub-tablas En la Tabla dinámica de la Figura de más arriba se vio como se pagó $ 36.500 por concepto de plomería de la obra de calle San Ignacio 1041. Pero ese es el total, y la tabla no detalla los pagos individuales. Se puede obtener una sub-tabla a partir de ese total. Se hace de la siguiente forma : En la tabla dinámica se hace doble clic sobre el total (o sub-total) que se desea “abrir”, entonces Excel creará una nueva hoja en el libro y pondrá el listado de la Figura que se muestra.

Esta lista indica como se compone el total de pagos por concepto de plomería de la obra de la calle San Ignacio 1041.

Tablas dinámicas de tres dimensiones

Una tabla dinámica de tres dimensiones.

La Figura muestra una tabla dinámica más compleja que las anteriores. Permite analizar los pagos clasificados no sólo por obra y concepto, sino también por mes. Es una tabla de tres dimensiones. Se construye de la misma forma que las tablas anteriores; sólo cambia la parte del diseño : 1. Hay que ubicarse en la lista de datos a partir de la cual se obtendrá la tabla. La lista básica de datos. 2. Se toma la opción Datos/Asistente de tablas dinámicas. Aparece otra vez un cuadro de diálogo como el de una de las figuras anteriores, que ya debe tener marcadas las opciones correctas. 3. Se hace un clic en Siguiente. 4. El segundo paso del Asistente debe señalar el rango de la lista. Si no está marcado o señalamos. 5. Se hace un clic en Siguiente.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 6. Es posible que aparezca un cuadro como el de la Figura que se vio más arriba, sugiriendo que se haga la nueva tabla a partir de la anterior. Se responde No.

Cuando se crea una segunda tabla dinámica a partir de la misma lista, el asistente sugiere tomar como base la primera tabla.

7. En el tercer paso se debe diseñar la tabla, para eso se maniobra con los cartelitos que identifican los campos de la lista (tomándolos y llevándolos con el mouse) hasta que el cuadro de diseño se vea como en la Figura siguiente. El campo Mes se lleva a donde dice Página.

Así debe quedar el cuadro de diálogo que define la tabla dinámica.

8. Se da un clic en Aceptar. 9. Para indicar la ubicación de la tabla marcamos la opción Hoja de cálculo existente y se indica, por ejemplo, la celda F10, debajo de la tabla anterior, pero dejando tres filas en blanco como separación.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 10. Se un clic en Finalizar. En la Figura siguiente aparece la tabla como la que se planteó más arriba.

Una tabla dinámica de tres dimensiones.

Manejo de la tercera dimensión En realidad, la tabla obtenida más arriba es igual a la primera que se creó, aunque incluye la variable Mes, muestra la información global de todos los meses. Sin embargo, es posible operar sobre la tercera dimensión para mostrar, por ejemplo, sólo la información de Febrero:

Aquí se elige el mes que se desea mostrar en la tabla.

Forma de Operar 1. En la variable Mes, se descuelgan las opciones con clic, como se muestra en la Figura anterior. 2. Se marca el mes de Febrero. 3. Se da un clic en Aceptar. 4. Aparece la tabla como en la Figura siguiente, con sólo la información de Febrero.

La tabla dinámica de la Figura anterior, limitada al mes de Febrero.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Crear un gráfico a partir de una tabla dinámica Para crear un gráfico a partir de una tabla dinámica, se deja activa la hoja en que está la tabla dinámica y a continuación se da un clic en el botón de gráfico de la barra de herramientas de tablas dinámicas, de inmediato aparece un gráfico, tal como se muestra en la Figura siguiente.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel

MACROS ¿Qué es una macro? Una macro es un supercomando: un comando que hace, a través de una sola orden, lo que normalmente requeriría de varios pasos. En otras palabras, una macro es un programa: una lista de instrucciones u operaciones que se ejecutan cuando el da la orden adecuada.

¿Cuándo debe construirse una macro? Cuando hay tareas repetitivas que se ejecutan varias veces al día, o diariamente, o semanalmente es mucho más conveniente hacer una macro que con sólo un comando pueda ejecutar esa tarea eliminando mucho esfuerzo. En caso de que deba ejecutarse una tarea muy compleja o que exija demasiado esfuerzo, también puede ser más conveniente construir una macro.

El ejemplo más simple El ejemplo más simple que pude encontrar es cambiar el tipo de letra, tamaño y color a una celda determinada. Haga lo siguiente: 

En la Celda A1 escriba su nombre,



En la Celda B1 escriba su apellido paterno,



En la celda C1 escriba su apellido materno, y



Seleccione la celda A1.

Debe quedar como se muestra a continuación:

A continuación se abre : Herramientas/Macro/Grabar nueva Macro Aparece el cuadro de diálogo:

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 2

La macro ofrece como nombre de la nueva macro el nombre de “Macro1” , aquí usted puede cambiarle el nombre a la macro, colóquele como nombre: “CambioFuente” y oprima Enter para empezar a grabar la macro. Observe que aparece la palabra Grabando en la barra de estado de la venta y normalmente aparece la barra de Herramientas “Detener grabación”. 

Seleccione Formato/Celdas y se desplegará el cuadro de diálogo “Formato de Celdas”. Seleccione la ficha Fuente.



Establezca a 16 el tamaño de la fuente, el color azul y tipo de letra “Courier New”. Haga click en Aceptar.



Haga click en el botón “Detener grabación” de la barra de herramientas. Con esto finaliza la sesión de grabación de la macro.

Después de que se haya grabado la macro se puede ejecutarla.

Ejecutar una macro Para ejecutar la macro dé los siguientes pasos : 

Seleccione la celda B1.



Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegará el cuadro de diálogo que se muestra a continuación :



Seleccione CambioFuente y, después, Ejecutar. La fuente para la celda B1 adquirirá un tamaño de 16 puntos, color azul y tipo de letra Courier New.



Seleccione la celda C1 y vuelva a ejecutar la macro CambioFuente. Observe que también se produjo el cambio de fuente, a pesar de que cuando se grabó la macro sólo cambio una celda.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Otro ejemplo muy simple Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razón, debe escribirse muy a menudo el nombre de quien la hace. Podría escribirse la primera vez en una celda y luego, cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo, y a modo de ejemplo, en este caso se construirá una macro, que hará que el nombre aparezca “mágicamente”, en la celda en que está el cursor cuando se construyó la macro. Se hace de la siguiente forma: Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1. Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se muestra a continuación. Donde dice nombre de la macro escriba “su_nombre” o cualquier otro que le parezca más adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales. Donde dice método abreviado, oprima Shift N. Dé un click en Aceptar.

Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botón “Detener Grabación” de la barra de herramientas de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro está funcionando, por lo tanto, continuemos: 

Escriba su nombre,



Dé enter,



Apague el grabador, dando un click en el botón “Detener Grabación” de la barra de herramientas de la macro.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Si se hizo todo bien, ya está lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior : se coloca en cualquier celda y 

Seleccione : Herramientas/Macro/Macros y se desplegará el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, ya mostrado donde usted selecciona la macro “su_nombre” y, después, Ejecutar. Entonces aparece su nombre.

Otra forma de hacerlo es colocar el cursor en una celda y oprimir la combinación : control + shift + n y el nombre aparece en esa celda.

Referencias relativas Supongamos que se tiene una planilla en la que, por alguna razón, debe escribirse muy a menudo el nombre de quien la hace. Podría escribirse la primera vez en una celda y luego, cada vez que se necesita repetirlo, usar las opciones de copiar y pegar. Sin embargo se desea que el nombre aparezca donde está el cursor en la momento de la ejecución, para eso se usan las referencias relativas. Se hace de la siguiente forma : Se ubica en la celda donde se desea aparezca el nombre. Por ejemplo : A1. Se toma las opciones Herramientas/Macros/Grabar nueva macro. Aparece el cuadro que se muestra a continuación. Donde dice nombre de la macro escriba “su_nombre” o cualquier otro que le parezca más adecuado, sin espacios en blanco ni caracteres especiales. Dé un click en Aceptar.

Lo que se acaba de hacer es echar a andar el grabador de la macro, desde ahora en adelante, hasta que se oprima el botón “Detener Grabación” de la barra de herramientas de la Macro, todo lo que se haga se graba en la macro. A continuación se muestra la barra de herramientas de la macro:

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La barra de herramientas de la macro tiene dos botones, el primero de ellos de izquierda a derecha (el que tiene el cuadro en azul) es para detener la ejecución de la macro, el segundo es para darle a la macro una referencia relativa, es decir que se ejecute a partir de la celda en donde esta posicionado el cursor en el momento de la ejecución. Ahora debe dar un clic el botón de referencia relativa, una vez hecho esto continúe con la construcción de la macro. Mientras usted lee esto el grabador de la macro está funcionando, por lo tanto: 

Escriba su nombre,



Dé enter,



Apague el grabador, dando un click en el botón “Detener Grabación” de la barra de herramientas de la macro.

Si se hizo todo bien, ya está lista la macro. Para ejecutarla se repite el procedimiento anterior: se coloca en cualquier celda y 

Seleccione: Herramientas/Macro/Macros y se desplegará el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, ya mostrado donde usted selecciona la macro “su_nombre” y, después, Ejecutar. Entonces aparece su nombre a partir de la celda donde se colocó el cursor.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Asignación de una macro a un botón en la barra de herramientas. Las barras de herramientas son configurables, es decir, se pueden agregar botones o eliminar botones. En este caso se puede incluir un botón asociado a la macro Pago. Para esto se hace lo siguiente: 1) Se abre la opción Ver/Barras de Herramientas/Personalizar y se selecciona la ficha comandos, tal como se muestra a continuación.

2) En la lista de categorías de la izquierda, buscamos y hacemos un clic en macros Aparecerá en el lado derecho una lista de comandos disponibles, como se muestra a continuación:

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Pablo Cruzat P. Relator Excel 3) En esta lista se toma el botón Personalizar botón y se arrastra a donde están las barras de herramientas. El botón quedará ubicado donde se lo suelte. 4) Se hace un clic en Cerrar. El botón queda en la barra de herramientas tal como se muestra a continuación:

Con esto se tiene un nuevo botón en la barra de herramientas, pero no hay ningún comando asignado al mismo. Para asignarle un comando se hace lo siguiente: 1. Se hace un clic sobre este botón, aparece el cuadro de diálogo que se muestra a continuación, donde aparecen todas las macros asociadas a este libro de excel (en este caso sólo muestra la macro “Pago” :

2. Se presiona sobre la macro que se quiere asignar al botón. 3. Se da un clic en asignar. La próxima vez que se de un clic en el nuevo botón se ejecutará la macro que se le haya asignado.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Asignación de una macro a una nueva opción del Menú. Así como se puede asignar una macro a un nuevo botón, también es posible asignar una macro a una nueva opción en el menú. Por ejemplo, se va a crear una opción en el menú Edición para la macro Pago. Se hace de la siguiente forma: 1) Se abre la opción Ver/Barras de herramientas/Personalizar y se selecciona la opción comandos. 2) En la lista de Categorías de la izquierda se busca y se hace un clic en Macros. 3) En la lista de la derecha se toma la opción Personalizar elemento del menú y se arrastra a la opción Edición del Menú. Se descolgará el submenú correspondiente. 4) Se lleva coloca la opción Personalizar elemento del menú y se coloca donde uno lo desee, en este caso se colocó después de Mover o copiar hoja.

5) Dar un clic en cerrar.

Como en el caso del botón se tiene la nueva opción, pero no hay ninguna macro asignada a ella, para solucionar esto hacemos lo siguiente: 1) Se abre la opción Edición/Personalizar elemento del Menú (es decir la nueva opción), vuelve a aparecer el cuadro para asignar la macro:

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2) Se da un clic sobre la macro que queremos asignarle a la nueva opción. 3) Se da un clic en asignar.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel DICCIONARIO Archivo: Conjunto de datos de un mismo tipo (llamado también Tabla), que permite guardar información. Ejemplos : Archivo de Proveedores, Tabla de Ordenes de Compra, Archivo de Clientes, etc ... Archivo de Respaldo : Llamado también Respaldo, es un conjunto de Tablas o Archivos que, por razones de seguridad, se guardan en medios magnéticos ajenos al computador mismo, por ejemplo en disquetes o CD. Byte : Mínima información disponible en un archivo o memoria del computador. Un byte puede contener sólo un carácter, ya letra, número o carácter especial. Evento : Acción de un sistema o que determina una o más reacciones en el sistema o en otro sistema. Ejemplo: El marcaje de una tarjeta de ingreso o salida de un funcionario a una empresa, en un sistema conectado a un computador. El marcaje puede ser mediante tarjeta clásica de cartulina, tarjeta magnética, detección de huella digital o detección de fondo de retina. Giga Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Mb, se abrevia “G” o “Gb”. Equivale un poco más de mil millones de caracteres. Interfase : Hardware o Software que cumple la función de “puente” o “enlace” entre dos sistemas confeccionados en lenguajes diferentes o en hardwares diferentes y con estructuras y bases de datos distintas, a fin de lograr la compatibilidad entre ambos. Kilo Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 bytes, se abrevia “K” o “Kb”. Mega Byte : Unidad de medida de capacidad disco o memoria equivalente a 1024 Kb. Se abrevia “M” o “Mb”. Equivale a un poco más de un millón de caracteres. Manual de Procedimientos : Documento confeccionado por el analista que diseñó el sistema o por un especialista en hacer manuales, que el debe conocer y tener a mano cada vez que efectúe los procesos del Sistema respectivo. Nivel o Nivel de Seguridad : Código del sistema asignado por el , que el sistema reconoce y que, según dicho código, permite efectuar determinadas labores a los funcionarios que operan el sistema. Porotra parte, no les permite la entrada para que efectúen labores a las cuales no están autorizadas. : Llamada también “Palabra Clave” o “contraseña”, es un código secreto del que sólo el mismo debe conocer y usar. En combinación con el Código del permite ingresar al sistema. Se compone de un mínimo de 3 a un máximo de 30 caracteres, que pueden ser números, letras o caracteres especiales. Cada es responsable de su . Tera Byte : Unidad de medida de capacidad de disco o memoria, equivalente a 1024 Gb, se abrevia “T” o “Tb”. Equivale un poco más de un billón de caracteres.

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Pablo Cruzat P. Relator Excel Windows : Sistema operativo que maneja el computador y todos sus componentes. Puede ser Windows 3.11, Windows 95, Windows 98, Windows 2000, Windows XT o Windows NT. Windows NT : Sistema operativo en red, que maneja el computador con todos sus programas y permite conexión con otros computadores, produciéndose un intercambio de información. Win Zip : Programa de Windows que se encarga de comprimir archivos a solicitud del , esto permite tener hasta 4 ó 5 Megabytes en un disquete, cuya capacidad normal es de 1.44 Mb.

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