Manual Mm 14jw

MANUAL DEL MODULO MM DE SAP R/3

Modulo de MM de SAP R/3

Manual del módulo MM de SAP R/3

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ÍNDICE 1 INTRODUCCION...........................................................................................................................................4 2 USO DEL SISTEMA SAP EN COMPRAS.................................................................................................5 2.1 ORGANIZACIÓN...................................................................................................................................5 2.1.1 Mandante.......................................................................................................................................5 2.1.2 Sociedad........................................................................................................................................5 2.1.3 Centro............................................................................................................................................5 2.1.4 Almacén........................................................................................................................................5 2.1.5 Organización de compras..............................................................................................................6 2.1.6 Grupo de compras.........................................................................................................................6 2.2 FUNCIONES ESTÁNDAR.....................................................................................................................6 2.3 DOCUMENTOS DE COMPRAS...........................................................................................................6 2.4 DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS.......................................................................7 2.5 PROVISIÓN EXTERNA.........................................................................................................................7 2.6 EL CICLO DE COMPRAS.....................................................................................................................9 3 EL REGISTRO MAESTRO DE COMPRAS...........................................................................................11 3.1 DATOS DEL REGISTRO DE MATERIALES....................................................................................11 3.1.1 Tipos de datos.............................................................................................................................11 3.1.2 Vistas...........................................................................................................................................12 3.1.3 a los datos.......................................................................................................................14 3.2 DATOS DEL REGISTRO DE PROVEEDORES.................................................................................15 3.2.1 Grupo de cuentas.........................................................................................................................15 3.2.2 Vistas...........................................................................................................................................15 4 FUENTES DE APROVISIONAMIENTO.................................................................................................16 4.1 ELEMENTOS DE DETERMINACIÓN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO......................16 4.2 FACTORES DE DETERMINACIÓN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO..........................17 4.3 REGULACIÓN POR CUOTA..............................................................................................................18 4.3.1 .....................................................................................................................................18 4.3.2 CABECERA...............................................................................................................................18 4.3.3 POSICIÓN..................................................................................................................................18 4.4 LIBRO DE PEDIDOS...........................................................................................................................19 4.4.1 .....................................................................................................................................19 4.4.2 RESUMEN.................................................................................................................................19 4.5 CREACIÓN MANUAL DE REGISTRO INFO...................................................................................20 4.5.1 .....................................................................................................................................20 4.5.2 DATOS GENERALES...............................................................................................................21 4.5.3 DATOS ORGANIZACIÓN DE COMPRAS.............................................................................22 4.5.4 CONDICIONES.........................................................................................................................23 5 PLANIFICACIÓN DE MATERIALES.....................................................................................................24 5.1 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................24 5.2 EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN.............................................................................................24 6 SOLICITUD DE PEDIDO...........................................................................................................................26 7 REQUERIMIENTOS DE OFERTA .......................................................................................................27 8 OFERTAS......................................................................................................................................................28 9 ACUERDOS MARCO..................................................................................................................................29 9.1 INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................29 9.2 PEDIDO ABIERTO...............................................................................................................................29 Izaskun Onaindia Página 2 de 37


9.3 PLAN DE ENTREGA...........................................................................................................................29 10 PEDIDO DE COMPRA..............................................................................................................................31 11 GESTIÓN DE STOCKS.............................................................................................................................32 11.1 INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................32 11.1.1 Funcionalidades........................................................................................................................32 11.1.2 Documentos..............................................................................................................................32 11.1.3 Inventario físico........................................................................................................................32 11.1.4 Stocks Especiales......................................................................................................................33 11.1.1 Status de Stock..........................................................................................................................33 11.2 MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS................................................................................................35 11.2.1 Clases de Movimiento...............................................................................................................35 11.2.2 Concepto de tipo de movimiento..............................................................................................35 11.3 VERIFICACIÓN DE FACTURAS.....................................................................................................37



1

INTRODUCCION Vamos a ver las tareas del departamento de compras y demostrar la interacción de los componentes de compras con otros componentes y módulos del sistema Sap. El sistema Sap esta compuesto por varios módulos totalmente integrados entre si. Esto permite que varios departamentos de la compañía almacenen y mantengan la misma información. El modulo de MM esta totalmente integrado con otros módulos del sistema R/3 y soporta todas las fases de gestión de materiales: Planificación y control => compras => entrega de mercancías => Gestión de inventario => verificación de facturas. Las relaciones con otros módulos son las siguientes: CO -> Los materiales y servicios consumidos pueden ser asignados a un centro de coste automáticamente. FI-> tanto MM como FI contienen información sobre los proveedores. El maestro de proveedores representa la cuenta del proveedor en FI. A través de la cuenta de asignación de la orden de compra, el sistema automáticamente va a especificar la cuenta de mayor a la que se va a cargar. SD-> A través del MRP los requerimientos de clientes pueden ser pasados a compras de materias primas o productos necesarios para abastecer al cliente. Así cuando creamos un requerimiento la podemos asignar a una orden de ventas.



2

USO DEL SISTEMA SAP EN COMPRAS

2.1

ORGANIZACIÓN

En el sistema Sap R/3 los niveles de organización son estructuras que reproducen los aspectos jurídicos y/u organizativos de una empresa. La estructura se debe definir basándose en los procesos empresariales de la empresa en cuestión.

Sociedad 1000

Organización de compras 1000

Grupo de compras 100

Organización de compras 1100

Centro 1000

Almacén 0001

Centro 1100

Almacén 0002

Grupo de compras 200

Centro 1200

Almacén 0003

Almacén 0004

2.1.1 Mandante Es el nivel de jerarquía más alto en SAP. Todas las especificaciones realizadas a este nivel son válidas en el resto de las estructuras organizativas 2.1.2 Sociedad Una sociedad representa una entidad jurídica, por ejemplo una empresa dentro de un grupo de empresas o corporación. El balance y la cuenta de Pérdidas y Ganancias exigidos por la Ley se elaboran al nivel de Sociedad. 2.1.3 Centro Un centro es una unidad organizativa dentro de una empresa. Un centro fabrica mercancías, presta servicios o pone mercancías a disposición de expedición. 2.1.4 Almacén Los almacenes son unidades organizativas que permiten diferenciar los stocks dentro de un centro.



2.1.5 Organización de compras Es una unidad organizativa que establece condiciones generales de compra para uno o varios centros de la empresa. 2.1.6 Grupo de compras Es la clave que designa al encargado de compras o al grupo de encargados de compras responsables de determinadas actividades de compra. Internamente el grupo de compras es responsable de procurar material y externamente es el medio a través del cual se a con los proveedores que nos proveen de material. 2.2

FUNCIONES ESTÁNDAR

Las funciones estándar son las siguientes: • • • • 2.3

Crear => Una vez introducidos los datos y salvados, crea los documentos de compras. El documento es almacenado bajo un único número. Modificar => Permite cambiar el documento de compras, se necesita el número del documento para cambiarlo. Ver => Muestra el documento de compras. Mensajes => Permite imprimir o transmitir documentos en forma de mensajes. DOCUMENTOS DE COMPRAS

Los posibles documentos de compras en el sistema SAP son: • • • • •

Solicitud de Compra: Define las necesidades de material. Petición de oferta: Transmite una necesidad definida en una solicitud de compra a uno o varios proveedores. Oferta: Contiene los precios y forma de entrega de un proveedor como respuesta a una petición de oferta. Esto es básico para seleccionar al proveedor que nos va a suministrar el material. Pedido de compra: Es la formalización del pedido de suministro de uno o mas materiales. Contiene datos específicos de fechas y precios. Acuerdos marco: Son acuerdos preestablecidos con el proveedor sobre condiciones. Estos contratos son validos para un periodo de tiempo determinado y para unas cantidades y un valor determinado. Un acuerdo marco puede ser un pedido abierto o un plan de entrega. Un pedido abierto es un compromiso valedero para procurar un cierto material en un periodo determinado y por un proveedor determinado. Un plan de entrega es un acuerdo para la provisión de una serie de entregas especificando las cantidades, las fechas de entrega y el tiempo de entrega de cada una de ellas.

Los documentos de compras son clasificados por el tipo de documento, este determina cual es el número de documento (y si es asignado interna o externamente) y los campos que salen en las pantallas. El tipo de documento aparece por defecto cuando lo creas. Aunque cada empresa puede crear los suyos propios. La numeración de los documentos puede ser: • •

Interna: El sistema automáticamente asigna un número al documento, el sistema te permite iniciar la numeración en un determinado número, así como establecer el rango de numeración de los documentos. Externa: El debe introducir los caracteres alfanuméricos que definirán el documento.



La estructura de los documentos se divide en: • •

Cabecera del documento: Contiene información relevante en lo referente al documento, como datos organizativos, fechas… Posiciones del documento: Contiene información relativa a cada posición del documento. Como puede ser el material, el tipo de imputación, los niveles organizativos (centro, almacén…).

2.4

DETALLES DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS

Los valores por defecto introducidos en un documento de compras son copiados al documento de compra que se crea con referencia a este. Por ejemplo, si en una solicitud de pedido ponemos unos determinados valores por defecto, en la petición de oferta con referencia a esta solicitud de pedido saldrán estos valores por defecto. 2.5

PROVISIÓN EXTERNA

Podemos ver dos áreas diferenciadas, estas son la provisión de materiales de almacén o de consumo. •

La distinción entre provisión de material de almacén o de consumo. La provisión de un material de almacén hace que cuando entra o sale esta mercancía del almacén, el stock existente es incrementado o reducido automáticamente. Cuando se pide un material de almacén el sistema no requiere una cuenta de asignación, esto es porque es automáticamente validado en las cuentas de existencias. La provisión de un material de consumo es distinta ya que cuando se produce la provisión de este material se debe especificar el destino de este consumo (proyecto, centros de costes, inmovilizado…) introduciendo la cuenta de asignación. Si el material es para consumo directo, al producirse la entrada de mercancías, la cuenta de consumo en FI es validada y la cuenta de material contabiliza como que ha sido consumido.

•

Las cuentas de asignación para el material de almacén y de consumo. Pueden ser introducidas o no en un documento de compras (dependiendo de que tipo de imputación tenga el material necesitado). A cada posición le puedes asignar una cuenta de asignación diferente. Estas cuentas son posibles en los siguientes documentos: - Solicitudes de compras - Pedidos - Acuerdos marco.

La provisión externa para stock: -

Solicitudes de pedido automáticas. * Vía planificación de Materiales (MRP). Los materiales son pedidos en base a consumos pasados y a niveles de stock existentes. El sistema determina también la cantidad del pedido y la fecha de entrega. * Vía grafo.Desde el módulo PS de SAP



* Vía pedido de Mantenimiento.Desde el módulo PM de SAP * Vía pedido de ventas a terceros. Desde el módulo SD de SAP -

Pedido Standard. Representa la transacción de compra aprobada con el proveedor.

-

Pedido para consignación. * Ud.. pide a los proveedores, materiales que siguen siendo propiedad del proveedor tras la entrega. *Sólo con el consumo de las mercancías, éstas pasan a ser propiedad de su empresa. *La liquidación con el proveedor de la cantidad consumida ó tomada se produce transcurrido un periodo estipulado.

-

Pedido de subcontratación. *Su proveedor recibe componentes a partir de los cuales fabrica un producto. *El producto acabado es pedido por su empresa mediante un pedido

-

Pedido de traslado. *Los traslados entre centros en la misma sociedad son solicitados por el centro receptor, mediante el pedido de traslado. *La salida de mercancías, es contabilizada en el stock en tránsito del centro receptor (valorada a nivel de centro, pero no utilizable).

-

Pedido a terceros. * Recibimos un pedido del cliente. * Hacemos un pedido al proveedor. * El proveedor suministra la mercancía al cliente. * El proveedor nos pasa factura a nosotros. * Nosotros presentamos una factura por la cantidad suministrada al cliente.

La provisión externa para consumo: -

Solicitud de pedido manual. La persona de cada departamento encargada de determinar en la solicitud, qué, cuánto pedir y la fecha de entrega.

-Pedido imputado. Cuando Ud.. crea un pedido de un material por consumo debe especificar a donde se imputa. *Pedido imputado a centro de coste.es necesario el centro de coste y el nº de cuenta. *Pedido imputado a inmovilizados.es necesario el número del inmovilizado principal.



El siguiente esquema muestra la diferente imputación de los materiales de almacén y de consumo: Material de almacén

Con registro maestro de materiales

Material de consumo

Sin registro maestro de materiales

Introducir el tipo de imputación

Imputación

Imputación manual Es necesario que el introduzca los datos

Imputación automática Datos del registro maestro de materiales

Cuenta de existencias

2.6

Con registro maestro de materiales

Cuenta de consumo Centro de coste, inmovilizado…

EL CICLO DE COMPRAS

A. Determinación del requerimiento Los requerimientos o necesidades de material son identificados vía planificación o control. La planificación puede basarse en: El propio MRP La demanda basada en los datos de inventario Las necesidades de compras se pueden entrar manualmente o generarse automáticamente por el MRP y el sistema de control (nivel de stock y previsiones). B. Determinación del origen de provisión Es el componente de compras que te ayuda a identificar los posibles orígenes de provisión basado en ordenes pasadas. La lista de provisión te permite mantener una lista de proveedores preferidos. Esto facilita el proceso de creación de solicitudes de oferta. C. Selección del proveedor Se puede desarrollar un escenario de precios y comparar unas ofertas con otras. D. Procesar pedidos de compras El sistema copia la información desde el requerimiento y la oferta, para ayudarte a crear una orden de compra, de esta manera introduce los datos tanto del material como del proveedor.



E. Continuación del pedido de compras Se pueden ver las entradas que se han creado para un material o para un proveedor. La historia de las ordenes de compra te muestra las cantidades y las fechas para todos los requerimientos, ofertas y ordenes de compras. F. Entrega de mercancías y gestión de inventario El personal del departamento de recepción de materiales debe confirmar la llegada de material, entrando el número del material. Las cantidades entradas pueden sobrepasar o no llegar al limite especificado. G. Verificación de facturas El sistema soporta el manejo y chequeo de facturas. Las cuentas de proveedores tienen a las cantidades y precios y a sus variaciones, porque el sistema tiene a las ordenes de compras y a las recepciones de mercancías. Esto acelera el proceso de auditoria y compensación de facturas a pagar.

MRP automático

Necesidad puntual (manual) Necesidades de materiales Solicitud de compras Petición de oferta Oferta Determinación de fuentes Selección de proveedor

Pedido de compras

Gestión de almacén Recepción de mercancías

Verificación de facturas



3

EL REGISTRO MAESTRO DE COMPRAS

3.1

DATOS DEL REGISTRO DE MATERIALES

3.1.1

Tipos de datos

Toda información necesaria para manejar un material está contenida en el registro maestro de materiales. Es posible entrar y modificar la mayor parte de los datos registrados, además el sistema actualiza automáticamente la información cuando se realiza alguna operación con el material. La información del registro maestro de materiales puede tener dos categorías, datos de naturaleza descriptiva y datos que el sistema usa para realizar funciones de control. A nivel de mandante:

Codificación de Materiales Clave alfanumérica que identifica el material de forma unívoca. Puede ser de asignación externa e interna. A cada material le corresponde un único código. Tipo de material El registro de materiales contiene toda la información que la empresa necesita sobre los materiales, todo material debe estar asignado aun tipo de material, este determinará la secuencia de pantallas y los datos departamentales que hay que introducir. Hay tipos de materiales estándar en SAP pero se pueden crear nuevos tipos de materiales adaptados a las necesidades de la empresa. Los tipos de materiales agrupan a materiales que tienen las mismas propiedades. El tipo de material determina,  que departamento puede actualizar el registro maestro de materiales  si tendrá lugar o no actualizaciones de cantidades  si esta previsto el aprovisionamiento interno o externo  que cuentas de mayor (por ejemplo, cuenta de existencias) se actualizan. Ramo Ramo industrial en él que se encuadra el material, según la compañía y su actividad. Grupo de Artículos Agrupación de las materiales de acuerdo a sus características técnicas. Clave con la que se pueden agrupar varios materiales con las mismas propiedades para su asignación a una determinada familia. Con los grupos de artículos, puede  realizar selecciones para evaluación e informes  buscar registros de maestros de materiales de forma sistemática a  través de matchcode Sector Posibilidad de agrupar materiales, productos o servicios, de tal forma que el sistema pueda determinar el área de ventas y la división a las que se ha asignado un material, producto o servicio. Un sector puede representar, por ejemplo, un grupo de productos.



Unidad de Medida Base Unidad de medida en la que se gestiona el stock de material. En la unidad de medida base, el sistema convierte todas las cantidades que el registra en otras unidades de medida. Texto breve del Material. Descripción Texto de hasta 40 posiciones que designa más detalladamente al material. El texto breve del material equivale a la denominación del material.

A nivel de centro:

Grupo de Compras Clave de un comprador o grupo de compradores responsable(s) para determinadas actividades de compras del material en cuestión. Parámetros de Planificación Establecen la forma en la que un material se va a planificar en un centro determinado. Categoría de Valoración La clase de valoración determina, junto con otros factores, las cuentas de mayor que se actualizan tras una operación relevante para valoración (p.ej. movimiento de mercancías). 3.1.2 Vistas Al registrar un nuevo material, nos encontraremos con varias vistas que debemos rellenar, las vistas que nos salen a elegir dependen del tipo de material que estemos introduciendo, esto es, no saldrán las mismas vistas al crear una materia prima que un producto acabado. En todos los casos tendremos una pantalla de Datos generales donde describiremos la mercancía a nivel técnico. Los campos más importantes son: Unidad de medida básica Sector: Relacionado con el área de ventas. Campo obligatorio para materiales que se vayan a vender Número de material antiguo Grupo de artículos: Campo importante para la estrategia de liberación y ejecución posterior de informes. Código EAN/UPC: Número que identifica internacionalmente un material. También puede aparecer una vista de Compras donde introducimos el grupo de compras, el grupo de material, los intervalos de días a partir de los cuales vamos a recordar al proveedor que nos debe hacer la entrega del pedido, la cantidad mínima a entregar para contabilizar la entrega de mercancías, los días que deben pasar desde que el material es entregado hasta que es utilizable… Los campos más importantes son: Grupo de Compras: Clave que identifica a los responsables del acopio y establece posible nivel de selección de informes Indicador de Sujeción a Lote: Indica que este material se gestionará por lotes Clave de Valores de Compras: Clave que define los plazos de reclamación y límites de tolerancia En la vista de Almacenamiento aparecerán datos relativos al manejo de la mercancía tales como su localización física exacta en el almacén, su posible peligrosidad, las condiciones de Izaskun Onaindia Página 12 de 37


temperatura, su periodo de vida en el almacén, sus medidas y pesos…Los campos más importantes son: Ubicación: En caso de ubicación fija sin gestión física Unidad de Medida de Salida Número de Substancia Peligrosa Datos de Etiquetado En la vista de Gestión de almacén aparecerán datos sobre la forma de almacenamiento, esto es, la unidad de medida usada para almacenar el material, la posibilidad de apilar unos sobre otros… Los campos más importantes son: Instrucciones de Paletización Estrategias de Almacenamiento En la vista de Gestión de calidad establecemos las características de una posible inspección de calidad de los materiales introducidos en el almacén. En la vista de Contabilidad aparecen todos los datos necesarios para una correcta contabilización, esto es todos los detalles de valoración del material. Los campos más importantes son: Categoría de Valoración: Clave para la determinación de cuentas en las operaciones relevantes para la contabilidad Control de Precios: Precio medio variable, Precio Standard. En las vistas de Planificación de necesidades, podemos meter la totalidad de datos manualmente o también crear un perfil de planificación, que lo que hará será rellenarnos la pantalla con los datos relativos al perfil. En esta vista debemos establecer también cual va a ser el tipo de planificación de necesidades y los datos necesarios para este tipo de planificación, los días que tarda el material en estar disponible en el almacén desde su entrega, el nivel de stock de seguridad que puede ser introducido manualmente o calculado automáticamente por el sistema, el nivel de servicio, esto es, el porcentaje que especifica que proporción de los requerimientos debe ser cubierto con el stock de almacén, tiempo que tarda el material en recorrer el proceso de producción, el planificador del MRP que es la persona encargada de la planificación de materiales en un centro determinada…Los campos más importantes son: Grupo Planificador: Engloba parámetros de planificación comunes Característica de Planificación: Modo de planificación de un material concreto. Ej.: Punto de Pedido Planificador: Identificación del responsable de seguimiento de las necesidades de acopio Tamaño de Lote de Pedido Parámetros de Planificación por Almacén En la vista de Previsión se establecen los datos necesarios para llevar a cabo una previsión de la demanda futura, entre los datos a introducir esta el modelo de previsión que se debe basar en los consumos pasados, si se realiza la previsión de forma semanal, quincenal, mensual…, el número de periodo para los cuales se realiza la previsión, los periodos de consumo pasados necesarios para realizar la previsión, así como también los valores de consumo pasados. En el caso de la previsión también podemos establecer un perfil de previsión que facilite la introducción de datos.



Además de los datos introducidos en las vistas podremos introducir datos adicionales en las pantallas de detalles, datos de gestión, de documentos, consumo, unidades de medida…

El siguiente gráfico muestra los diferentes niveles de introducción de datos en el sistema:

compras

---

3.1.3 a los datos La política de la empresa podría restringir el a los datos del registro maestro. La restricción de pretende evitar que s no autorizados cambien el registro maestro de un material. Generalmente el personal del departamento de compras puede ver todos los datos del material pero normalmente solo puede cambiar los datos de compras. De la misma manera que a los planificadores y los planificadores de inventario solo les está permitido cambiar los datos relativos a la planificación de materiales y el control de inventarios. Ciertos s podrían tener autorización para cambiar los datos centralmente. Esto significa que ellos tienen autorización para introducir o cambiar todo tipo de datos en el registro maestro de materiales, incluyendo los datos de compras. El del sistema será el encargado de dar las autorizaciones.



3.2

DATOS DEL REGISTRO DE PROVEEDORES En el registro de proveedores metemos los datos mas relevantes del proveedor, desde el menú de compras tendremos unas vistas y desde contabilidad otras.

3.2.1 Grupo de cuentas El grupo de cuentas del proveedor determina el intervalo de números al cual es asignada la cuenta del proveedor, si el número de cuenta es asignado por el o por el sistema y que campos son obligatorios, opcionales o suprimidos en el registro maestro del proveedor. 3.2.2 Vistas Los tipos de datos que introducimos en el registro maestro de proveedores se dividen en tres: • Datos generales: Se refieren a datos como la dirección, la forma de o (teléfono, fax, mail…) los datos de control, tales como la información sobre impuestos, y los datos relativos al pago, como los datos bancarios. • Datos de contabilidad: En esta vista aparecerán campos tales como la cuenta de mayor correspondiente al proveedor (cuenta de reconciliación), la forma de pago y el método de pago y todo lo relativo a las reclamaciones. • Datos de compras: Los datos que aparecen aquí, se refieren a la moneda, la forma de pago, los inco, los datos personales del vendedor…



4 4.1

FUENTES DE APROVISIONAMIENTO ELEMENTOS DE DETERMINACIÓN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO El sistema asigna solicitudes y pedidos en base a la siguiente información: • Regulación por cuota: En la regulación por cuota se especifica la porción de un requerimiento total que va a ser asignado a una fuente de aprovisionamiento en un periodo determinado. • Libro de pedidos: En el libro de pedido se especifica que fuente de aprovisionamiento es valida para un determinado periodo. Una fuente de aprovisionamiento puede ser un proveedor, un contrato marco o un registro info. • Contrato marco: Si un requerimiento es asignado aun contrato marco, el sistema puede generar ordenes de entrega en base a las formas de pago y a las condiciones de precio del contrato marco. • Registro info: este maestro también representa una posible fuente de aprovisionamiento, los precios y condiciones del registro info son sugeridas cuando creas un pedido con referencia a una solicitud de pedido.



4.2

FACTORES DE DETERMINACIÓN DE FUENTE DE APROVISIONAMIENTO Los factores para determinar la fuente de aprovisionamiento son los siguientes: 1º Regulación de cuota: Si existe una regulación por cuota, el sistema determina cual es el proveedor que va a aprovisionar el material teniendo en cuenta el periodo de validez y las cuotas asignadas al proveedor. En el maestro de materiales se debe determinar que el material se aprovisiona por regulación por cuotas. 2º Libro de pedidos: Si no existe regulación por cuota, el sistema determina el proveedor que le corresponda basandose en el libro de pedidos para el material donde la fecha de entrega del requerimiento caiga dentro del periodo de validez. Si existiendo regulación por cuota se desea que se proponga el proveedor del libro de pedido se debe marcar el campo “Suj. Libro pedido” del maestro de materiales. 3º Contrato marco y registro info: En caso de no existir o no estar activa la regulación por cuota y que no exista un libro de pedido y si existen un contrato marco o un registro info, a la hora de asignar fuente de aprovisionamiento a una solicitud de pedido, el sistema propone como fuentes los proveedores con los que el material tiene contrato marco o/y registros info.



4.3

REGULACIÓN POR CUOTA

El acuerdo de una cuota especifica que porción de las necesidades totales de material para un cierto periodo van a ser asignadas a determinados proveedores en base a unas cuotas. 4.3.1

Material: Número que identifica unívocamente el material. Centro: Clave que identifica unívocamente a un centro. 4.3.2

CABECERA

Periodo de validez: Fecha que especifica desde y hasta cuando es válida la regulación por cuotas. Se pueden definir diferentes periodos de validez. Cantidad mínima: La cantidad mínima especifica la cantidad mínima que tiene que tener un lote en la cuota de partición para que se pueda llevar a cabo la partición para varias fuentes de adquisición en la planificación de necesidades. 4.3.3

POSICIÓN

Clave de aprovisionamiento: Indicador que especifica la clase de acopio, (es decir, fabricación propia o acopio externo) para la posición de regulación por cuotas. Proveedor: Nº que identifica unívocamente a un proveedor. Cuota: Cifra que fija que parte de una necesidad aparecida, debe acopiarse de una fuente de acopio. Cantidad máxima: Una determinada posición objeto de la regulación por cuotas ya no será propuesta como fuente de adquisición al ser la cantidad regulada por cuotas mayor o igual a la cantidad máxima.



4.4

LIBRO DE PEDIDOS

Genera una lista de posibles proveedores de un material, debe establecer su periodo de validez y nos ayudará a seleccionar el mejor proveedor para un material. Los registros en el libro de pedidos permiten por un lado la determinación de las fuentes de aprovisionamiento y, por otro, la verificación de las fuentes de aprovisionamiento. Si debe realizarse una gestión obligatoria de libro de pedidos, solo es posible abastecerse de un material con la fuente de aprovisionamiento especificada en el libro de pedidos. 4.4.1

Material: Número que identifica unívocamente el material. Centro: Clave que identifica unívocamente a un centro. 4.4.2

RESUMEN

Periodo de validez: Fecha que especifica desde y hasta cuando es válido el libro de pedido. Se pueden definir diferentes periodos de validez. Proveedor: Nº que identifica unívocamente a un proveedor. Org. Compras: Organización de compras. La lista de pedidos además ofrece las siguientes opciones: Definición de una fuente de aprovisionamiento como “Fijo”. Definición de una fuente de aprovisionamiento como “Bloqueado”.



4.5

CREACIÓN MANUAL DE REGISTRO INFO

Se puede crear un registro info de las siguientes maneras: Manualmente => Se crea un registro info para una organización de compras o un centro. Automáticamente => Se actualiza el registro info si en los documentos de compras (ofertas, pedidos o contratos marco) se activa el indicador de actualización del registro info. Nos relaciona a los proveedores con los materiales, las vistas a rellenar en el registro info son los datos generales y datos de compras, la mayoría de los campos saldrán por defecto ya que son cogidos de los registros maestros del material y del proveedor. Mediante los registros info de compras es posible confeccionar valoraciones, por ejemplo: • ¿Qué proveedores ofrecen un material determinado? • ¿Qué materiales ofrece un determinado proveedor? Los registros info se pueden actualizar manualmente o automáticamente partiendo de ofertas, pedidos o contratos marco. 4.5.1

Proveedor: Se introduce el código del proveedor. Número de material: • Para un material registrado en el maestro, únicamente se necesita el código del material. • Para un material sin registrar en el maestro de materiales, se requiere la siguiente información: • Texto breve para info de compras • Grupo de artículos • Concepto de clasificación Organización de compras: En el caso de que Ud. introduzca una organización de compras, el registro info se basará en esta organización. Determinados datos podrán ser entrados solamente si se ha introducido la organización de compras. Centro: El registro info puede definirse por centro, si se introduce una clave de centro. Una vez introducida la clave de centro, será necesario indicar la correspondiente organización de compras. Esta a su vez debe estar a cargo del centro especificado. Registro info: Se introduce el número del registro info si se utiliza la asignación de números de registros info externa. Si se deja el campo en blanco, el sistema asigna un número automáticamente.



4.5.2

DATOS GENERALES

Datos proveedor En esta vista aparecen datos por defecto, propuestos del maestro del proveedor. Datos de reclamación: Número de días que indica el intervalo de tiempo en el que debe reclamarse o recordarse al proveedor. Los intervalos de reclamación o recordatorio están referidos a la fecha de entrega o a la fecha final del plazo para la presentación de oferta. Número del material en el proveedor Subd. Prov.: Subdivisión de la gama total de productos de un proveedor según diferentes criterios. Por cada subdivisión de la gama de productos de un proveedor: • se llevan datos maestros en común • tienen validez determinadas condiciones. Se utiliza cuando el proveedor es un grupo de empreesas. VSR sort nº: Número por el cual son ordenados los materiales en el proveedor. Se utiliza para que en los pedidos a este proveedor las posiciones salgan ordenadas según el criterio del proveedor. Vend.mat.group: Grupo de materiales del proveedor al cual pertenece el material. Puntuación: Si al realizar la liquidación posterior de condiciones no trabaja con cifras o porcentajes de ventas, sino con un sistema de puntos. Vendedor: Vendedor responsable para información aclaratoria. Teléfono



Datos originarios Se pueden almacenar información concerniente al origen del material, como puede ser el nº de tarifa arancelaria, el país de origen, tipos de certificados y su validez. Posibilidad de entrega Suministrado desde: Fecha a partir de la cual el proveedor puede suministrar el material. Suministrado hasta: Fecha hasta la cual el proveedor puede suministrar el material. Prov. Reg.: Si se fija el indicador, sólo se propondrá el proveedor estándar como fuente única de aprovisionamiento. Unidad de medida del pedido La Unidad de medida del pedido , el sistema propone por defecto la unidad de medida del material. Si la unidad de medida del material y del pedido es diferente se tendrá que introducir la conversión entre una y otra. 4.5.3

DATOS ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

Solo se deben introducir los datos de organización de compras en el caso en que se haya introducido organización de compras en la pantalla de . Control Plazo de entrega previsto en días: Número de días que se requieren para adquirir el material o servicio mediante aprovisionamiento externo. Grupo de compras: Al crear el registro info, se propone un valor proveniente del maestro de materiales, en el caso de que el registro info haga referencia a un registro maestro de materiales. Este valor se propone al entrar una posición de pedido o contrato marco. Cant. Estánd.ped.: Cantidad de material pedida normalmente a este proveedor. Se utiliza para la determinación de precios cuando existen escalas. Cant. Mínima: Cantidad más pequeña del material que se permite pedir. Normas de envío: Clase que designa las condiciones de embalaje y envío a cumplir por el proveedor. Tolerancias: Valor en porcentaje (referido a la cantidad de pedido), hasta el cual se aceptarán faltas o excesos en la entrega para esta posición. Ind. IVA: Si se introduce el indicador de IAV el sistema los propondrá en las posiciones del pedido. Condiciones Precio neto: El precio neto se puede introducir de dos maneras:  En el campo de Precio Neto, se introduce el precio neto del proveedor incluyendo los descuentos y recargos.



 En el campo de Precio Neto, se introduce el precio bruto y después se mantienen las condiciones de precio en la vista Condiciones, el sistema luego reemplaza el precio bruto por el calculo del precio neto. TipoFechaPrecio: Campo que controla qué fecha debe aplicarse para la determinación del precio. En el caso de existir varios periodos de validez del precio, se puede establecer que fecha determinará el calculo del precio. Inco: Las fórmulas usuales de contrato corresponden a las reglas establecidas por la cámara de comercio internacional (ICC). Solo es necesario si se va a utilizar el fichero del intrastat de SAP. Referencia En esta pantalla se puede introducir el número de oferta que ha ocasionado el registro info. 4.5.4

CONDICIONES

En esta pantalla definimos las condiciones aplicadas para la determinación de precio, así como la fecha de validez de estas condiciones y también se puede definir un escalado de precios.



5

PLANIFICACIÓN DE MATERIALES

5.1 INTRODUCCIÓN La planificación de materiales determina cuanto se necesita de cierto material y cuándo. Esto es responsabilidad del responsable de la planificación de materiales. Hay dos maneras de planificar las futuras necesidades de material: • Determinística: Determina las necesidades de material en base a la demanda externa y los componentes necesarios para la fabricación del producto acabado. Esta forma de planificar necesidades de materiales se realiza desde el modulo PP. • Basada en consumo: La aplicación basada en consumo forma parte de la aplicación de MM de SAP. Determina los requerimientos en función de los consumos pasados. En el sistema sap las dos formas son referidas como MRP. La • • •

planificación basada en consumo ayuda al responsable de planificación a determinar: Qué materiales hay que adquirir La cantidad requerida Cuando se deben recibir los materiales para hacer frente a las necesidades presentes y futuras.

Como se ha mencionado anteriormente, basa las decisiones en consumos pasados. El sistema detecta las escaseces de materiales de dos maneras distintas: • Por punto pedido: La empresa se limita a determinar el nivel de stocks mínimo, cuando el stock disponible sea inferior a este nivel se lanza una orden de pedido automáticamente mediante un MRP. • Por modelo de previsiones: El objetivo de los modelos de previsiones es identificar la cantidad de material que se necesita en un futuro dado. El modelo utiliza tres modelos de previsión: constante, de tendencia y estacional. Hay tres factores que influyen en la determinación de la fecha de entrega: • Tiempo de entrega planeado: Esto es, el tiempo que tarda el proveedor en entregarnos una mercancía después de haber recibido el pedido. • Tiempo en procesar la recepción de mercancías: el tiempo en días de trabajo necesario para la recepción de materiales. • Tiempo en procesar la compra: Tiempo que necesita el departamento para gestionar la compra de materiales. 5.2

EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN

Modo de Ejecución Como la planificación se realiza casi siempre al nivel de centro, todo el stock disponible en el centro se tiene en cuenta durante la planificación. Sin embargo, los stocks de almacenes individuales pueden ser excluidos y ser planeados independientemente, estos stocks no son entonces incluidos en el MRP al nivel de centro. Por otra parte, los stocks en consigna son siempre incluidos en el MRP. Indicador de Creación El tipo de pedido generado automáticamente durante la planificación depende del tipo de aprovisionamiento del material. • Para materiales producidos internamente, siempre se crea un pedido provisional. • Para materiales provistos externamente, el planificador del MRP tiene que elegir entre crear un pedido provisional o una solicitud de pedido. Si decide crear un pedido provisional, después debe convertir este en una solicitud de pedido para hacerlo disponible para el Izaskun Onaindia Página 24 de 37


departamento de compras. La ventaja de crear un pedido provisional es que el planificador tiene mas control sobre las propuestas de pedido, ya que debe comprobar los pedidos planeados y convertirlos en solicitudes de pedido, pero si se crea en una primera instancia la solicitud de pedido es el departamento de compras quien tiene la responsabilidad sobre la disponibilidad de material y los stocks almacenados. Clave de Tratamiento NETCH: Cambio neto en el horizonte completo NETPL: Cambio neto en el horizonte de planificación Repartos del Plan de Entregas Repartir Planes de Entrega existentes Comparación Stock Real - Stock teórico Continuo seguimiento de la situación de los stocks Fichero de Peticiones de Planificación Planificación en base a los indicadores de Petición de Planificación, para cada uno de los Materiales Indicadores NETCH ó NETPL Determinación de Tiempos de Acopio Tiempo de Tratamiento de Compras Plazos de Entrega Tiempo de Tratamiento de Entrada de Mercancías Plazo Total de Reaprovisionamiento Determinación de Cantidad de Pedido Estrategias de Tamaño de Lote de Pedido Nivel de Redondeo Cantidad Máxima y Mínima de Pedido Reprogramación Modificaciones en las Propuestas no fijadas, cuando por una determinada Necesidad, es conveniente variar la fecha prevista de entrega. Determinación de la Fuente de Acopio En base a los datos maestros de compras Generación de Propuestas de Aprovisionamiento Solicitudes de Pedido Órdenes Previsionales Lista de Planificación de Necesidades Lista estática que refleja la situación de los stocks tras la ejecución de una Planificación. Lista de Necesidades de Stock Lista dinámica que muestra las necesidades de stock, actualizada con cada una da las operaciones relevantes para la situación de estos stocks. Elementos de Planificación Propuestas de aprovisionamiento generadas por el sistema, que deben ser objeto de análisis por parte del responsable de compras.



6

SOLICITUD DE PEDIDO

Una solicitud de compra define las necesidades de un material o un servicio. Tiene las siguientes características: • Identifica los productos que deben ser provistos externamente • Autoriza al departamento de compras a comprar una determinada cantidad en un tiempo especifico. • Es un documento interno Los requerimientos se pueden crear de dos maneras: • Indirectamente Vía planificación y control de materiales Vía network (PS) Vía mantenimiento de centro (PM) • Directamente Ya en la posición de pedido puede establecerse si debe procederse al aprovisionamiento para el almacén o para un destino de consumo (imputado) esto se hace por medio del tipo de imputación. También se pueden crear solicitudes de pedido para materiales que no tienen registro maestro de materiales. Esto es utilizado para materiales que se van a consumir inmediatamente, en este caso se debe determinar una cuenta de asignación para cada posición. La determinación de la fuente de aprovisionamiento es una función propia, en ella al encargado de compras se le hacen propuestas, en caso, por ejemplo de que se conozcan proveedores fijos o exista un contrato marco para el material. También puede realizar una simulación de precios entre todos los proveedores de un mismo material, siempre y cuando tenga ofertas de todos ellos para las mismas posiciones. Existe un procedimiento propio de liberación para solicitudes de pedido, los procedimientos de liberación sirven para corregir y aprobar la solicitud de pedido, comprueba los datos de materiales, cantidad y fechas para que sean exactas al ser especificadas a la cuenta de asignación y al origen de provisión. Se debe identificar que personas deben aprobarlo y en que orden, existe la posibilidad de reemplazar la firma manuscrita por la firma electrónica. También puede declarase que una solicitud sea presentada de nuevo a Compras, en caso de que no haya sido tratada en un tiempo establecido. Planificación de necesidades

Solicitud de pedido

Solicitud de pedido

Pedido provisional

Manual

Automática

Automática

Izaskun Onaindia

Solicitud de pedido Solicitud de pedido Página 26 de 37 Manual Automática


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REQUERIMIENTOS DE OFERTA

Un requerimiento de oferta es una invitación a los proveedores para que nos indiquen sus condiciones en especial, su precio) y formas de pago que nos dan para un determinado pedido. Como en el caso de la solicitud de pedido, la petición de oferta identifica el material, la cantidad y la fecha de entrega. Además la petición de oferta contiene información acerca del proveedor a quien se le solicita la oferta y una serie de importantes fechas para la petición de oferta, tales como la fecha limite de entrega de la oferta. La petición de oferta también puede estar sujeta a un procedimiento de liberación. La estructura de un requerimiento de ofertas es igual que la de un documento de compras. La cabecera contiene información general acerca de la solicitud, como por ejemplo la dirección del proveedor y cada posición identifica los materiales individualmente. La única diferencia con otros documentos de compras es el hecho de que no puedes asignarle una cuenta de asignación. Antes de la creación de una solicitud de pedido se tiene que tener en cuenta lo siguiente: • Proveedor: Se debe tener una lista de proveedores con sus cuentas. • Fecha limite: Se debe saber si son importantes las fechas limites y cuales son importantes y cuales no. • Número de asignación: Si la compañía usa un número de asignación externa o el sistema asigna un número automáticamente • Número colectivo: Sap recomienda asignar a la petición de oferta un número colectivo. Determinar a que proveedores se va a mandar la petición de oferta es el primer y mas importante paso en el proceso de ofertas, en algunos casos determinar que proveedores deberían recibir una petición de oferta es obvio. Sin embargo, para ciertos materiales o servicios encontrar el proveedor correcto es una tarea complicada. El sistema Sap te puede ayudar a elegir los proveedores que van a recibir tu solicitud si una o ambas de los siguientes registros existen: • Registro info: Puedes listar los registros info que existen para un material o un grupo de materiales. • Lista de pedidos: Identifica una fuente de aprovisionamiento aprobada para un material en particular. Si la lista de pedidos ha sido mantenida, identificará la fuente del material (proveedor, acuerdo marco, o centro interno) y el periodo de tiempo en el cual puedes pedir el material a esa fuente de aprovisionamiento.

Solicitud de pedido

¿FUENTE DE APROVISIONAMIENTO?

Petición Petición de oferta de oferta 1

¿?

Proveedor A Proveedor B Proveedor C

OFERTA OFERTA OFERTA Izaskun Onaindia

¡! ¡!

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8

OFERTAS

Una oferta contiene los precios y condiciones de un proveedor para los materiales o servicios especificados en la petición de oferta. En MM, la petición de oferta y la oferta se realizan en un mismo documento. Los precios y condiciones indicadas por el proveedor se registran en el documento de petición de oferta. Las posibilidades que te ofrece el sistema son: • Usar la lista de comparación de precios para ayudarte a determinar la mejor oferta. La comparación de precios de oferta puede tener una columna adicional en la que aparezcan los valores promedio, estos valores pueden grabarse como precio de mercado • Mandar automáticamente cartas de rechazo de ofertas a los proveedores cuyas ofertas no nos resulten interesantes. • Almacenar los precios y las formas de entrega de ciertas ofertas en el registro info para futuras referencias.

REGISTRO DE PRECIOS Y CONDICIONES

Proveedor A Oferta para la petición de oferta 1. Posición 10 Precio bruto: 400 /t Descuento: 50 pts

Proveedor B Oferta para la petición de oferta 2. Posición 10 Precio bruto: 400/t Recargo: 20%

350/t

Proveedor C Oferta para la petición de oferta 3. Posición 10 Precio bruto: 500/t Costes fijos: 40 pts

480/t

540/t

457/t

COMPARACIÓN DE PRECIOS OFERTA 1

Proveedor A

Pedido RESULTADOS

OFERTA 2

Registro info Condiciones Precio


OFERTA 3

Proveedor B y C

Rechazo Les agradecemos la oferta que nos han remitido. Lamentamos comunicarles que por ahora no formularemos ningún pedido

Oferta media

Precio de mercado

450/t


9 9.1

ACUERDOS MARCO INTRODUCCIÓN

Un acuerdo marco es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para que nos suministre un material o nos preste un determinado servicio, de acuerdo a unas condiciones predeterminadas, los acuerdos marco en MM están divididos en pedidos abiertos y planes de entrega. La estructura en el sistema R/3 de un acuerdo marco es la misma que otros documentos de compras: • Cabecera: Contiene información especifica del acuerdo, por ejemplo, información sobre el proveedor • Posiciones: Contienen información especifica del material o del servicio, por ejemplo, las cantidades y precios de cada posición. Las condiciones son mantenidas y negociadas de forma individual para cada organización de compras, aunque puedes usar las condiciones negociadas para varias organizaciones de compras. Las condiciones especificadas en los acuerdos marco se llaman condiciones maestras. Basándose en ellas se establece el precio efectivo de los pedidos abiertos y planes de entrega. Para simplificar la entrada de condiciones, existe la opción de que el sistema sugiera por defecto todas las condiciones ya determinadas para la posición. De esta manera solo necesitas introducir datos como el precio o los importes a descontar. Es obligatorio introducir un periodo de validez para las condiciones de precio. Existe la opción de introducir una escala de precios que dependan de la cantidad comprada, si así lo establece el proveedor. 9.2

PEDIDO ABIERTO

Un contrato es un acuerdo a largo plazo con un proveedor para suministrar un material o proveer de un servicio. Los contratos pueden ser de valor y de cantidad. El contrato de valor es considerado completo cuando en la totalidad de los pedidos abiertos un valor dado ha sido sacado. El contrato de cantidad se considera terminado cuando en la totalidad de los pedidos abiertos una cantidad dada ha sido sacada. Los contratos se pueden crear manualmente o por referencia a una solicitud de pedido, a una solicitud de oferta o una oferta o a otro contrato. 9.3

PLAN DE ENTREGA

El plan de entrega tiene características similares al contrato de cantidad, establece la cantidad objetivo que de un material vamos a pedir a un proveedor en un periodo de tiempo, y el precio. Para cada material se debe crear un plan de entregas, para cada posición del plan de entregas se crea un reparto de entregas con un cierto número de líneas de reparto. El reparto de entregas especifica las cantidades a ser entregadas, las fechas de entrega e incluso podría Izaskun Onaindia Página 29 de 37


contener datos de recepciones de mercancías anteriores. Un plan de entrega podría contener la firma o las fechas de entrega planeadas mediante la previsión. Las cantidades repartidas pueden supervisarse en el reparto del plan de entregas con ayuda de las cantidades acumuladas. De esta forma la suma acumulada de cantidades repartidas se visualiza e imprime en cada reparto. El reparto del plan de entregas se puede crear manualmente a través de un plan de entregas o automáticamente vía MRP.

automático

Planificación de necesidades de material Reparto

manual

Plan de entregas ------------------------------------------


Posición 10 100 20 50 …


10 PEDIDO DE COMPRA Un pedido de compras es un documento externo, es el documento que se transmite al proveedor con los datos exactos de lo que queremos que nos provea, en que cantidad y cuando. Pero el pedido de compras no solo es un documento con el que el departamento de compras pide mercancías sino también es una importante herramienta de planificación para otros departamentos: Compras, MRP, Gestión de inventario, y verificación de facturas. Un pedido de compra puede hacerse con referencia a una solicitud de pedido o crearse directamente. La estructura de un documento de pedido de compra es similar a los demás documentos de compra. En la cabecera vienen los datos que se aplican a todo el pedido, tales como proveedor, condiciones de pago y moneda. En cada posición vienen datos detallados que se aplican específicamente al material o servicio en cuestión tales como el tipo de posición, la cantidad, el precio, los datos organizativos, la fecha de entrega… A través del tipo de posición se determina si una posición de pedido exige o no lo siguiente: • Número de material • Imputación • Entrada de mercancías y/o de facturas. Una vez creado el pedido el sistema Sap te permite transmitirlo automáticamente al proveedor vía EDI, por impresión, por Fax…

Planificación de necesidades

Solicitud de pedido Solicitud de pedido Solicitud de pedido Material Material Cantidad Material Cantidad Fecha Cantidad Fecha (Fuente de Fecha (Fuente de aprovisionamiento (Fuente de aprovisionamiento aprovisionamiento

Libro de pedidos

Pedido Pedido Pedido

Proveedor Proveedorde mensajes Parámetros Proveedorde mensajes Parámetros Material Parámetros de mensajes Material Cantidad Material Cantidad Fecha Cantidad Fecha Precio Fecha Precio Precio

Reg. Info de compras Contrato marco Oferta


Registros de mensajes


11 GESTIÓN DE STOCKS 11.1 INTRODUCCIÓN 11.1.1 Funcionalidades Gestión de stock por cantidad En el sistema de gestión de stocks, los stocks físicos reflejan los resultados de las transacciones que provoquen cambios en el stock y de esta manera actualizarlo en los niveles de inventario. El puede obtener una vista de los stocks reales de cualquier material. Para cada material, no solo se pueden ver los stocks en el almacén sino también ,los stocks pedidos pero no entregados, los reservados para producción, o para un cliente, o para inspección de calidad. Si además el material requiere una subdivisión por lotes, es posible verlo también. Los stocks especiales de un proveedor o de un cliente (por ejemplo, stocks en consignas) son gestionados separadamente del stock propio de la compañía. Gestión de stock por valor Los stocks son gestionados no solo por cantidad sino también por valor (este es un requisito para la contabilidad de costes). Los siguientes valores son actualizados con los movimientos de mercancías: • El valor del stock para gestión de stocks • La cuenta de asignación para la contabilidad de costes. • La cuenta de mayor correspondiente para la contabilidad financiera. Tanto la cantidad como el valor son actualizados automáticamente al introducir movimientos de mercancías. 11.1.2 Documentos Los movimientos de mercancías incluyen, movimientos externos (recepción de mercancías de aprovisionamiento externo, salida de mercancías de pedidos de ventas) y movimientos internos (recepción de mercancías de producción, retiradas de material para propósitos internos, traspaso de stocks…). Para cada movimiento de mercancías se crea un documento que es usado en el sistema para actualizar las cantidades y valores y sirve como prueba del movimiento. Los formularios de entrada y salida de mercancías son imprimidos para facilitar los movimientos físicos y ver los stocks individualmente en el almacén. 11.1.3 Inventario físico La concordancia entre el inventario físico y el libro de inventario puede ser realizado independientemente del método de inventario físico seleccionado. El sistema SAP soporta los siguientes métodos de inventario físico: • Inventario periódico. • Inventario por muestreo • Por ciclos Izaskun Onaindia Página 32 de 37


11.1.4 Stocks Especiales Los stocks localizados en el centro de tu compañía pero que son externos (por ejemplo, stocks en consigna del proveedor), los stocks localizados externamente (por ejemplo, stock de material subcontratado/ facilitado al proveedor, embalajes retornables en el cliente) y también los stocks tratados en transacciones (stocks de pedidos de ventas, stocks de proyectos) son gestionados de forma separada al stock normal. Para estos stocks especiales, hay un registro maestro separado en el sistema. Como resultado de su no pertenencia a la compañía o su almacenamiento en un lugar determinado, tiene que ser manejado de forma separada. En el sistema SAP hay dos tipos de stock especial:

Stocks especiales propios Los stocks especiales propios son stocks pertenecientes a tu compañía que están almacenados en el proveedor o cliente. En el sistema SAP los siguientes tipos de stock especial están disponibles:  Material facilitado al proveedor  Stock en consigna de cliente  Embalajes retornables del cliente. Estos stocks son gestionados a nivel de centro y no de almacén. Estos stocks especiales pueden ser asignados a dos tipos de stocks diferentes: • Stock de uso no restringido • Stock en inspección de calidad Todos los tipos de stocks pueden ser inventariados.

· Stocks especiales externos Los stocks especiales externos son stocks pertenecientes al proveedor o al cliente que se almacenan en tu compañía. En el sistema SAP los siguientes tipos de stock especial externo están disponibles: · En consigna del proveedor · Embalajes de transporte retornables · Stock de pedido de ventas · Stock de proyecto Estos stocks que se sitúan en tu compañía son gestionados a nivel de almacén. Este stock especial puede ser asignado a tres tipos de stock diferentes: · Stock de uso no restringido · Stock en inspección de calidad · Stock bloqueado Todos los tipos de stock pueden ser inventariados. 11.1.1 Status de Stock Para la gestión de stocks es importante conocer no solo la cantidad de material que esta en cierto almacén sino también que cantidad de este material esta en cada tipo de stock. Parte del stock podría estar en inspección de calidad, por ejemplo. Hay varios tipos de stocks. Los tipos de stocks son gestionados a nivel de centro y de almacén en el registro maestro de materiales. Valoración total del stock Izaskun Onaindia Página 33 de 37


Suma del valor del stock de un material. Cubriendo todos los tipos de stock de la compañía. Stock de uso no restringido El stock propio de la compañía localizado físicamente en el almacén, valorado, y no sujeto a restricción. Stock inspección de calidad Es el stock propio de la compañía que esta en inspección de calidad, este stock es valorado pero no cuenta como stock de uso no restringido. Para MRP puede estar o no disponible depende de cómo se mantenga el sistema. Stock bloqueado Es el stock propio de la compañía que no debería ser usado. Este no cuenta como stock de uso no restringido para la gestión de stocks y normalmente no esta disponible para el MRP. Stock de uso restringido Es el stock valorado de un material gestionado en lotes guardado por la compañía (y perteneciente a la compañía), cuyo uso esta sujeto a ciertas restricciones. Esta categoría de stock solo es usado cuando la gestión de lotes esta activa. Stock bloqueado por devolución Es el stock devuelto por el cliente y aceptado condicionalmente. No será valorado ni cuenta como stock de uso no restringido. Stock en traspaso Es la cantidad de stock que fue retirada a una zona de salida durante un traspaso de stock en dos pasos pero que no ha llegado a la zona de recepción. Los stock en traspaso son gestionados como stock valorado en la zona de llegada pero no cuentan aún como stock de uso no restringido. Stock en transito Es el stock en traspaso que es creado en el caso de un traspaso de stock vía pedido de traspaso de stock.



11.2 MOVIMIENTOS DE MERCANCÍAS 11.2.1 Clases de Movimiento Los movimientos de mercaderías se dividen en entradas de mercancías, salida de mercancías y traspasos. Un movimiento de mercancías es un evento que provoca un cambio de stock. El sistema SAP permite realizar los siguientes tipos de movimientos: Entrada de mercancías Una entrada de mercancías es el movimiento de mercancías que contabiliza la recepción de mercancías de un proveedor o de producción. Una entrada de mercancías provoca un incremento en el stock de almacén. Salida de mercancías Una salida de mercancías es el movimiento de mercancías que contabiliza una salida o retirada de material, un material de consumo, el embarque de mercancías para un cliente. Una salida de mercancías provoca un descenso en el stock de almacén. Traspaso de stock Un traspaso de stock es el cambio de material de un almacén a otro. El traspaso puede ser dentro de la misma centro o entre dos centros. Traspaso contable Un traspaso contable es una forma general para traspasar stocks, cambiar el tipo de stock, o la categoría del stock de un material. Es irrelevante si el cambio ocurrido provoca también un movimiento físico de stock o no. Ejemplos de traspasos contables son: · Traspaso contable de material a material · Sacar de inspección de calidad · Traspaso de material en consigna a material propio de la compañía 11.2.2 Concepto de tipo de movimiento ¿Qué es un tipo de movimiento? Cuando introduces un movimiento de mercancías en el sistema, debes introducir un tipo de movimiento que diferencia entre varios movimientos de mercancías. Un tipo de movimiento tiene tres dígitos identificativos. Por ejemplo, Entrega de mercancías por pedido de compras => 101. Las funciones de control del tipo de movimiento El tipo de movimiento tiene importantes funciones de control en la gestión de stocks. Por ejemplo, juega un importante papel en:  La actualización de los campos de cantidad  Actualización del stock y las cuentas de consumo.  Determina que campos son mostrado al introducir el documento en el sistema Resultados en el sistema de un movimiento de mercancías Cuando introduces un movimiento de mercancías, se producen los siguientes eventos en el sistema: · Un documento de material es generado, el cual se usa como prueba del movimiento y como origen de información para otras aplicaciones. · Si el movimiento es relevante para contabilidad se generan uno o más documentos contables. · Las cantidades de stocks se actualizan Izaskun Onaindia Página 35 de 37


· La valoración del stock en el registro maestro de materiales se actualiza, tanto en las cuentas de stock como de consumo.

POSIBLES ORIGENES DE LAS ENTRADAS

Sistema existente

Proveedor

Fabricac. propia

Entrada de mercancías

Almacén 1 ooo ooo oo

Traspaso

Almacén 2 ooo ooo oo

Salida de mercancías Desguace


Consumo


11.3 VERIFICACIÓN DE FACTURAS La verificación de facturas, es una operación empresarial que relaciona tanto temas logísticos, como temas financieros. Por esa razón , en SAP, la verificación de facturas aparece en el modulo de Gestión de materiales. La verificación de facturas consiste en comprobar lo siguiente: • Importe : El importe facturado debe corresponder con el precio del pedido por las unidades entradas • Cantidad: La cantidad facturada debe haber entrado en la empresa.


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