Manual Sisalm 6c6c5i

Software de Almacenes

MANUAL DEL Versión Visual 6.x

Especialistas en Software Empresarial Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro  440-5440

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CONTENIDO A.- CARACTERISTICAS DEL SISTEMA  Facilidad de Operación  Operación descentralizada  Operación Centralizada  Controles  Valorización contable.  Seguridad del sistema  Flexibilidad del sistema  Ingreso al sistema B.- EXPLICACION DE LOS MODULOS I Base de datos. 1 Artículos. a) Mantenimiento. b) Emisión catálogo. c) Mantenimiento de artículos – proveedores. d) Mantenimiento de artículos – datos logísticos. 2 Clientes. a) Mantenimiento. b) Emisión del catálogo. 3 Proveedores. a) Mantenimiento . b) Emisión del catálogo. 4 Tablas generales. a) Mantenimiento. b) Emisión de las tablas. 5 Transportistas. a) Mantenimiento. b) Emisión del catálogo. 6 Códigos de almacenes. a) Mantenimiento. b) Emisión del catálogo. 7 Códigos de movimientos. a) Mantenimiento. b) Emisión del catálogo. 8 Transferencia de códigos. a) Mantenimiento. 9 Tablas de cajas. 10 Mantenimiento de tipos de cambio. 11 Mantenimiento de cuentas de existencia. II Movimiento 1 Selección de almacén y fecha. 2 Registro de entradas. 3 Registro de salidas. 4 Registro de guías de remisión. 5 Registro de guías de remisión valoradas. 6 Registro de transferencia directa. 7 Registro de transferencia de código. 8 Registro de regularización. 9 Devolución de guía de remisión. 10 Consulta de movimientos de almacén. 11 Relación de movimientos de almacén. 12 Anulación de guías de remisión. 13 Modificación cabecera de documentos. 14 Reimpresión de documentos. 15 Guías pendientes por cliente. 16 Reporte de guías facturadas.

1

III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 IV 1 2 3 4 5

6

7

V 1 2 3 4 5 6 7 8

9

Consultas y Reportes. Stock del almacén. Artículos en los almacenes. Movimientos de un artículo. Kardex del almacén. Reporte stock del almacén. Reporte stock columnado por almacén. Reporte stock por antigüedad de compra. Análisis por tipo de movimiento. Consumo y proyección stock por artículo. Reporte de stock máximo. Reporte de reposición de stock. Stock con precio de compra o venta. Emisión movimientos entre fechas. Proceso Mensual Valorización de partes manuales. Valorización masiva por código. Cierre mensual de valorización. Restaura saldos mensuales. Reportes de valorización. a) Kardex valorizado en una moneda. b) Kardex valorizado en bimoneda. c) Resumen por cuenta. d) Valorización por cuenta artículo. e) Resumen por grupo. f) Análisis movimiento por cuentas. g) Partes de entrada / salida valorizadas. h) Stock valorizado almacén. i) Resumen por familia – artículo. Reportes de rentabilidad. a) Rentabilidad por grupo – artículo. b) Rentabilidad por cliente. c) Rentabilidad por vendedor. d) Rentabilidad por cliente. Reporte de consumos. a) Consumo valorizado por centro de costo - artículo. b) Consumo valorizado por solicitante - artículo c) Consumo valorizado por Centro de Costo - artículo. d) Consumo por orden de trabajo. e) Consumo artículo acumulados. Utilitarios. Reindexar archivos. Mantenimiento de s. Mantenimiento de formatos de documentos. Datos de control. Back up de facturación. Recálculo de stock. Eliminación de guías de remisión. Asientos contables. a) Costo de ventas. b) Consumo por centro de costo. c) Consulta asientos contables. d) In – Out de movimientos. e) Configuración de movimientos. f) Transferencias. g) Carga. h) Transferencia por tipo de cliente. Tabla de numeración.

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A - CARACTERISTICAS DEL SISTEMA El principal objetivo del software de Control de Almacenes, es mantener actualizados los stocks físicos y valorizados de los artículos en los diferentes almacenes de la compañía. El sistema permite manejar los stocks de Materias Primas, Repuestos, Suministros diversos, Envases y embalajes, Productos Terminados y Mercaderías. El sistema ha sido desarrollado tomando en cuenta las necesidades de las empresas de utilizar herramientas que permitan controlar las existencias, simplificar las operaciones, procesar grandes volúmenes de documentos, ejecutar cálculos precisos y en base a esta información, proveer a la Gerencia de informes sobre los inventarios. 

FACILIDAD DE OPERACION El sistema es completamente interactivo, lo cual permite registrar los datos directamente en el terminal y visualizar los resultados en forma inmediata, lo que simplifica el trabajo del . Por ejemplo, es posible visualizar los partes de entrada o salida así como los stocks de artículos actualizados en línea en todos los almacenes.



OPERACION DESCENTRALIZADA El sistema puede trabajar en forma descentralizada si es que se dispone de un computador en el almacén, esté conectado o no a una red. Para esto el encargado del almacén, puede operar el software directamente en el mismo almacén, registrando las entradas y salidas. En este caso el sistema puede emitir automáticamente el respectivo parte de entrada o salida, eliminándose de esta manera la preparación de vales manuales y el mantenimiento del kardex en tarjetas.



OPERACION CENTRALIZADA El sistema también puede ser operado en forma centralizada, para lo cual, los diferentes almaceneros pueden emitir sus partes de entrada y salida manualmente y luego deben enviar sus documentos a una oficina central en donde se digitarán y valorizarán los documentos para mantener actualizados los stocks.



CONTROLES Para lograr un mejor control del movimiento del almacén, el sistema permite clasificar mediante códigos los diferentes tipos de entradas o salidas al almacén, los centros de costo de destino y los almacenes. También se puede controlar mediante números de serie determinados artículos, tales como artefactos, repuestos y motores. Se puede controlar el consumo de artículos por órdenes de trabajo y/o centros de costo. Es posible emitir reportes de análisis del movimiento de almacenes, así como kardex por cada articulo en stock.



VALORIZACION CONTABLE Luego de registrarse las entradas físicas, el personal contable debe asignar los valores de las compras unitarias por artículo, así como los costos unitarios de fabricación, para que el sistema valorice automáticamente las salidas.

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

SEGURIDAD DEL SISTEMA Para salvaguardar la integridad de la información que diariamente se ingresa al sistema y por las funciones que cada persona del área de almacenes cumple ; el sistema permite definir los perfiles o niveles de que cada de almacenes tendrá. Se asigna claves de seguridad para cada (s).



FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El Sistema está orientado a trabajar en una red o en una sola PC, permitiendo trabajar hasta con 99 almacenes, registrando para cada uno sus movimientos y su respectivo Stock. El diseño modular de Menús permite al un rápido a los diferentes módulos del Sistema , éstos se encuentran ordenados de acuerdo a las operaciones normales de cualquier almacén permitiendo su fácil entendimiento y operación.

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INGRESO AL SISTEMA

Debe ingresar el y el con mayúsculas. Como inicial el predeterminado es SIST y como NORTON hasta que se creen los s reales. Para ingresar al sistema deberá ingresar el código de la compañía o pulsar el botón con la flecha para seleccionar. En este caso aparecerá la ventana de ayuda para seleccionar el código.

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B- EXPLICACION DE LOS MODULOS I - BASE DE DATOS PRINCIPALES El Sistema de Almacenes está compuesto por un conjunto de archivos (Base de Datos), en los cuales se guarda la información de los movimientos diarios, archivos maestros, tablas y valorizaciones mensuales. La base de datos principal esta conformada por los archivos que mantienen datos de carácter permanente, como son los artículos o productos que maneja la empresa, códigos de proveedores, tablas de control, códigos de movimiento. Esta base de datos principal es usada para validar el movimiento de entradas y salidas, y controlar la forma en que se realizará la valorización. A través de este módulo, con las opciones de mantenimiento pueden ser actualizados los diferentes archivos maestros y tablas. Este mantenimiento de datos, consiste en adicionar, modificar, eliminar y consultar los datos de los mismos. El puede obtener la información de las Base de Datos principales de diferentes formas ya sea por la pantalla o en forma de listados para un mejor control y documentación de los mismos. Las bases de datos principales son: Artículos Clientes Proveedores Tablas generales Transportistas Códigos de almacenes Códigos de Movimiento de almacenes Transferencia de códigos Tablas de cajas Mantenimiento de tipo de cambio Mantenimiento de cuentas de existencia

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1.

ARTICULOS. - Esta es la Base de Datos principal del Sistema y por el cual se inscriben los artículos que conformarán las existencias que facturará la empresa. El sistema identifica cada artículo con un código que es asignado por única vez al momento de registrar el artículo. El código de artículo es un dato que puede contener hasta un máximo de 20 caracteres de tipo alfanumérico, es decir conformado por números, letras o en combinación de ambos. Este código deberá ser definido por el debiendo uniformizar el número de caracteres a utilizar según sus necesidades para todos los artículos que registre. Además del código de artículo el sistema requiere de un conjunto de datos que definirán las características de cada Artículo durante los procesos del sistema, algunos de estos determinan el requerimiento de datos por parte del sistema para la facturación y el control de los stocks (en caso de disponer del Sistema de Almacén RSSISALM). Es necesario tener presente que el adecuado registro de los datos del artículo permitirá evitar distorsiones en la información que emita el sistema y que podrían ser mal interpretadas como fallas de operación del mismo. La base de datos de artículos permitirá al las opciones que se detallan en la siguiente pantalla:

7

1.a. MANTENIMIENTO DE ARTICULOS i Seleccionar el menú Base de Datos ii Seleccionar el menú de Artículos iii Seleccionar la opción Mantenimiento de Artículos iv Seleccionada esta opción el sistema mostrara la siguiente pantalla:

v

Desde esta pantalla se podrán realizar: 

Crear

: Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt C



Modificar : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt M



Eliminar : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt E



Consultar: Seleccionar el icono



Buscar. : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt B



Ordenar : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt O

o presionar las teclas Alt T

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1.b. CREACIÓN DE UN NUEVO ARTICULO Al seleccionar el icono de creación de un nuevo artículo el sistema mostrara la pantalla siguiente: DATOS GENERALES DE ARTICULOS.- Son los datos principales de artículo

En esta pantalla se deberán ingresar los datos siguientes:

CODIGO:Identificación del Artículo con una longitud máxima de 20 caracteres alfanuméricos. DESCRIPCION: Nombre o definición del Artículo. Esta descripción puede tener hasta 50 caracteres como máximo. UNIDAD: Es la unidad de medida del Artículo. Las unidades de medida deben previamente ser creadas en la Tabla General 05, se recomienda que estos códigos sean a 3 caracteres alfanuméricos que identifiquen el tipo de unidad. Este dato es obligatorio para el Sistema. CODIGO REF. Código referencial o alterno con una longitud máxima de hasta 15 caracteres. CUENTA: Es la asignación que en Contabilidad se le da a una serie de grupos o artículos a fin de ser valorizados para determinar a través de sus movimientos el monto de sus operaciones y existencias. Se recomienda tener presente el código de Cuenta Contable que se le da en Contabilidad para tener uniformizados los valores y unidades que de estos se determina en ambos. Las cuentas contables deben ser creadas previamente en la Tabla General 07, siendo dato obligatorio su registro.

TIPO DE ARTICULO Este dato indica la procedencia del Artículo: - N Nacional - Importado - S Servicio Esta información es obligatoria para el Sistema. Se ubica este código en la Tabla General 08 FAMILIA familias.

Según el género o característica de los artículos estos se pueden agrupar en

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MODELO modelos.

Según el género o característica de los artículos estos se pueden agrupar en

GRUPO Los Grupos deben ser previamente creados en las Tablas Generales en la Tabla General 06, el código para los grupos debe ser a 3 caracteres alfanuméricos que identifiquen al Grupo, ejemplo SUM MAP

= =

Suministros. Materias Primas.

Es obligatorio que un Artículo sea asignado a un grupo, por la razón de emitir reportes de ventas ordenados por Grupos. CASILLERO omitido.

Ubicación o lugar físico del artículo donde se le ubica. Este dato puede ser

PROVEEDOR Por medio de este campo se registra la persona o Empresa que provee el Artículo a la Compañía. Los Proveedores deben ser previamente creados en la opción de Bases de Datos Proveedores. La opción de ayuda que permite mostrar los proveedores existentes en la base de datos se visualiza presionando las teclas Shift y F1 PESO TOTAL Dato referencial, permite colocar el peso del artículo.

DECIMAL (S/N) Condición que indica si el artículo registra sus movimientos en unidades enteras o con fracción de decimales al momento de facturar. Es decir si la cantidad de su movimiento será expresada en enteros o con decimales de 3 dígitos. SERIE (S/N) Este dato indica al sistema que el artículo debe ser facturado indicando adicionalmente el número de serie o código electrónico del mismo. El numero de serie se utiliza generalmente para artefactos, máquinas o repuestos. Después de ingresados los datos generales del artículo; se deben seleccionar la opción DATOS DE VENTAS como se detalla en la pantalla siguiente:

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DATOS DE VENTAS.-

En esta pantalla se ingresarán los datos siguientes:

CODIGO: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. DESCRIPCION: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. MONEDA DE VENTA Tipo de moneda, SOLES o DOLARES con el que se vende el artículo. Este código de moneda puede ser ubicado en la Tabla General 03. Permite al sistema saber en que moneda está el precio de venta y poder efectuar las conversiones según la moneda en que se emita la factura. PORC. I.G.V. Porcentaje establecido por la istración tributaria para efectos de determinar el IGV. Es obligatorio ingresar un valor en este campo debido a que el Sistema toma este dato para calcular y registrar el IGV del Artículo. PRECIO PUBLICO Es el Valor de venta (no incluye IGV) El programa que genera la factura utiliza este precio cuando al cliente se le ha definido TIPO DE PRECIO 1 al momento de crearlo. PRECIO DISTRIB. Valor de venta especial para generar la factura a un cliente mayorista o distribuidor que tenga definido como precio de venta el TIPO DE PRECIO 2. PRECIO 3 el tipo de precio 3.

Valor de venta para todos aquellos clientes a los cuales se les ha definido

PRECIO 4 el tipo de precio 4.


PRECIO 5 el tipo de precio 5.


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PRECIO IMPORTAC. Es el valor de venta cuando se quiere generar el importe a tres decimales. El programa que genera la factura utiliza este precio cuando al cliente se le ha definido tipo de precio importación. % DE COMISION

Indica el porcentaje de comisión por artículo.

% DE DISTRIB.

Indica el porcentaje de distribución del artículo.

% DE DESCUENTO Indicar el porcentaje de descuento adicional que tiene el artículo al momento de facturar. CONTROL STOCK Condición o estado por el cual se le indica al sistema si un artículo está sujeto al control de stocks. Si se dispone del Sistema de Control de Almacenes RS-ALMACEN el Sistema restará del stock disponible la factura emitida e incrementará al stock disponible en caso de nota de crédito por devolución. Esto se indica un check en la casilla de verificación. En caso de solo haber adquirido el Sistema de Facturación no deberá marcar la casilla para ningún artículo. PRECIO LIBRE Condición o estado que le indica al sistema si a un artículo se le puede modificar su precio al momento de facturar. Esto se le indica con un check en la casilla de verificación. DESCUENTO IMP. Es una condición que le indica al sistema que al momento de facturar el valor de este artículo se volverá negativo, restando dicho importe del total de la factura. Puede utilizarse si se desea para descontar o restar adelantos realizados previamente con boleta o factura y si se desea rebajar dicho adelanto al emitir la factura o boleta definitiva. Si la empresa otorga descuentos debe crearse en el Maestro de Artículos un código que podría denominarse DESCUENTO y que tendría como valor ¨S¨ , los demás Artículos deben tener este valor en ¨N¨. ESTADO Situación del artículo en el sistema, es decir si se encuentra vigente o anulado, estos se expresan a través de los códigos V vigente o A anulado y que se pueden ubicar en la Tabla General 15 (estado de Registros).

Terminados de ingresar los datos de Ventas se selecciona la opción de DATOS DE COMPRAS como se detalla en la pantalla siguiente:

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DATOS DE COMPRAS

CODIGO

Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales.

DESCRIPCION

Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales.

MONEDA DE COMPRA Es el tipo de moneda, SOLES o DOLARES con el que ingresó al Almacén al momento de su inscripción. Este código de moneda puede ser ubicado en Tablas Generales 03. Este dato es referencial. PRECIO DE COMPRA Indica el último precio de compra de valorización del artículo FECHA DE COMPRA Indica la última fecha de valorización de compra para el artículo. PART. ARANCEL

Es la partida arancelaria del artículo

CLAS. ARTICULO

Es la clasificación ABC del artículo

MONEDA F.O.B.

Moneda F.O.B. del artículo

PRECIO F.O.B.

Precio F.O.B. del artículo

ESTADO

Indica el estado del artículo

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DATOS COMPLEMENTARIOS DE ARTICULOS

CODIGO: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. DESCRIPCION: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. CATALOGO:Dato opcional ingresar en que catalogo esta registrado el producto ARTICULO ROTABLE No llenar INFORMACION TÉCNICA Dato opcional referido a las características técnicas del artículo TIPO DE CONTROL

No llenar

UNI. REFERENCIA

Marcar con check si el producto tiene unidad de referencia

FACTOR CONVERSIÓN Poner el dato referido a la proporción de conversión entre la unidad de medida y la de referencia OBSERVACIONES comerciales etc. ESTADO

Dato opcional se puede ingresar datos adicionales ya sean técnicos

Estado del artículo, (vigente, saldado, anulado)

Finalizado el ingreso de los datos presionar el botón

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1.c. MODIFICACIÓN Y CONSULTA ARTICULOS.- Para consultar o modificar un artículo i

se deberá proceder de la forma siguiente: Ubicar el cursor en el artículo a ser consultado o modificado; utilizar la opción de búsqueda

ii iii iv v

y luego digitar el código del artículo deseado.

Presionar el botón para modificar o el botón para consultar El sistema mostrara la pantalla de datos generales del producto. Ubicarse en la opción de datos (generales, venta, compra, complementarios) que se desea consultar o modificar Para el caso de modificar ubicar el cursor en el campo a ser modificado y

presionar el botón

para grabar

1.d. ELIMINACIÓN DE ARTICULOS i ii

Para eliminar un artículo se procederá de la forma siguiente Ubicar el cursor en el artículo a ser consultado o modificado; utilizar la opción de búsqueda

iii iv

y luego digitar el código del artículo deseado.

Presionar el botón El sistema eliminara el producto seleccionado, En caso el artículo haya tenido movimiento (en almacén o venta) la eliminación no será posible mostrándose en pantalla el mensaje de “Artículos tuvo movimientos, No se elimina”

1.e. EMISION DEL CATALOGO DE ARTICULOS i ii iii iv

v

vi vii

El podrá emitir el catalogo de artículos para lo cual deberá: Seleccionar el menú Base de Datos Seleccionar el menú de Artículos Seleccionar la opción Emisión Catalogo de Artículos El sistema mostrará la pantalla siguiente:

viii ix

Seleccionar si se desea ordenar el reporte por código o descripción Seleccionar la opción Resumen (solo datos principales : código, descripción código referencial y unidad de medida) o detallado (datos principales + datos de ventas + datos de compra y complementarios) Ingresar el código inicial del articulo desde el cual se desea emitir el reporte. Ingresar el código final del artículo hasta el cual se desea emitir el reporte.

x

Presionar el botón

para imprimir el reporte o el botón

reporte por pantalla o el botón

para ver el

si se quiere generar un archivo.

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1.f. MANTENIMIENTO ARTÍCULOS – PROVEEDOR.- Permite asignar a los artículos registrados en la base de datos que proveedores venden este artículo, y los datos relativos a su última cotización. Para poder accesar a esta opción se procederá de la forma siguiente: i Seleccionar el Menú de artículos ii Seleccionar la opción de mantenimiento artículo – proveedor iii El sistema muestra una pantalla en la cual se pueden ver los artículos creados en la base de datos. iv Ubicar el cursor en el artículo al cual se le asignará el proveedor y los datos de la cotización. v Presionar el botón de modificación y el sistema muestra la siguiente pantalla:

vi

Si se desea registrar un nuevo proveedor / cotización para el artículo presionar el botón de crear. El sistema mostrará la siguiente ventana :

vii

viii

En esta ventana se ingresará : Código del proveedor que vende el producto Fecha de cotización Nro. De cotización Moneda en la que es cotizado el producto Precio unitario Orden de compra Presionar botón de grabar La opción de modificar permitirá renovar la cotización del proveedor, para lo cual se procederá de la forma siguiente:  Ubicar en la pantalla “Artículo” el proveedor al cual se modificará la cotización  Presionar el botón de modificar  Aparecerá la ventana igual a la de creación pero con los datos registrados inicialmente.       

ix

16

  x

xi

Modificar los datos de la cotización. Presionar el botón grabar. La opción de eliminación permite eliminar al proveedor para el artículo:  Ubicar el cursor en el cliente a eliminar  Presionar el botón de eliminar. La opción de impresión permite al imprimir un reporte de los proveedores que venden el producto, mostrando los datos de la última cotización ingresada

1.g. MANTENIMIENTO DE DATOS LOGÍSTICOS.- Esta opción permite al ingresar por artículo datos relacionados al manejo logístico como por ejemplo punto máximo, mínimo, punto de reposición. i Seleccionar el menú de Artículos ii Seleccionar la opción de Mantenimiento de artículos – datos logísticos. iii El sistema mostrará una pantalla en la que se muestran los artículos ingresados en la base de datos. iv Ubicar el cursor en el artículo al cuál se ingresarán o modificarán los datos logísticos. v Presionar el botón de modificar. vi El sistema mostrará la siguiente pantalla:

vii

En esta pantalla se ingresarán los siguientes datos:       

Tipo de reposición (manual o automática) Stock mínimo.- indicar lo mínimo que se puede tener del producto en el almacén Stock máximo.- Indicar el máximo de stock que se puede tener del producto en el almacén. Punto de reposición. – En que punto de stock se debe hacer pedido de reposición del producto Semanas de reposición.- Con cuantas semanas de anticipación se debe hacer el pedido de reposición Tipo de compra (compra local, importación, o de las dos formas). Presionar el botón de grabar.

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2.

CLIENTES.- En esta base de datos se inscribirán a todos los clientes de la empresa y toda la información necesaria para la facturación, así como también otros datos referenciales necesarios para efectuar los descuentos especiales, otorgamiento de créditos y otros datos referidos al proceso comercial. Este archivo será utilizado por el sistema al momento de facturar, emitir notas de crédito, notas de débito y letras por cobrar; así como también será necesario para la emisión de estadísticas, reportes y consultas de ventas por cliente que se deseen realizar. 2.a. MANTENIMIENTO DE CLIENTES. i Para acceder a la base de datos de clientes se seguirán los pasos siguientes: ii Seleccionar el menú Base de Datos iii Seleccionar el menú de Clientes iv Seleccionar la opción Mantenimiento de Clientes v Desde esta pantalla el podrá crear, modificar, consultar o eliminar un cliente

vi

Crear



vii

Modificar

viii



ix



x



xi


o presionar las teclas Alt O



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COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS PRINCIPALES DE CLIENTES

CODIGO CLIENTE Es la identificación del Cliente en el Sistema cuya longitud es de hasta 8 dígitos alfanuméricos. NOMBRE

Descripción o Nombre del Cliente.

R.U.C.

Código del Registro Unico de Contribuyente.

DIRECCION

Dirección Legal del cliente.

DISTRITO

Distrito donde se ubica la dirección del cliente.

PAIS

País donde se ubica

DEPTO.

Departamento donde se ubica

PROVINCIA

Provincia donde se ubica

TELEFONO

Número telefónico de la Empresa y se puede ingresar hasta 3 teléfonos.

FAX

Número de fax

VENDEDOR cliente

Indicar el código del vendedor que se hará cargo de la atención permanente del

ZONA DE VENTA: Indicar a la zona de venta (definida por la empresa) a la que pertenece el cliente. DIA DE ATENCION

Indicar día de la semana en el que se visitará al cliente: 1 Lunes 2 Martes 3 Miércoles

TIPO DE CLIENTE

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FORMA DE VENTA Código de la forma de Venta : Contado o Crédito que se le asignará al Cliente cuando se le facture pudiendo además ser modificada al momento de facturar. TIPO DE PRECIO Precio con el cual se le factura al Cliente. Este valor está relacionado con el Tipo de Precio que se le asigna a cada Artículo. DESCUENTO S/N Condición que indica al Sistema si se aplica descuento al Cliente. Esta configuración se realiza con un check si aplica descuento. PORCENTAJE Es el importe o porcentaje que se va aplicar al Cliente si se le otorga descuento. FECHA INSCRIPCION Fecha de la Creación en el Sistema.

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS COMPLEMENTARIOS DE CLIENTES

CODIGO DE CLIENTE

Código del cliente ya ingresado en la pantalla principal

GIRO DE NEGOCIO

Tipo y giro de negocio de la empresa

TIPO DE ATENCION

El tipo de atención asignado para esa empresa

CODIGO DE BANCO Banco con el que trabaja la empresa NUMERO DE CTA Número de cuenta del banco TERRITORIO Zona asignada para la empresa RUTA Ruta asignada para la empresa SEGMENTO

Segmento asignado para la empresa

UBICACIÓN SGMNTO HORA DE ATENCION Horario de atención de la empresa

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ZONA POSTAL

Código postal

E-MAIL

Correo electrónico de la empresa o o

HOST

Página web del cliente

REPRESENTANTE

Nombre del Representante de la Empresa.

REFERENCIA

Ingresar referencia del cliente (banco, aval )

FRECUECIA VISITA

Frecuencia de visita a la empresa

DIRECCION ENTREGA Dirección de la entrega en caso difiera a la dirección de la compañía

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2.b. EMISION DEL CATALOGO DE CLIENTES.- El sistema permitirá al emitir reportes de la base de datos de clientes ordenados por los siguientes campos: i

Por Código.- Listara el catálogo de clientes por código . Se indicara al sistema el código inicial y final estableciéndose un rango de impresión. (Es necesario imprimir en impresora de carro ancho). El reporte puede visualizarse por pantalla si no se desea imprimir.- Esto será para todos los reportes que se nombran :  Por Descripción.- Lista el catálogo por nombre o razón social del cliente en orden alfabético.  Por RUC.- Lista el catálogo por numero de RUC y en orden ascendente.  Por Distrito.- Lista el catálogo por distrito donde reside le cliente. Para la emisión de este reporte será necesario indicar al sistema los códigos inicial y final de distritos.  Por Zona de venta.- Imprimirá el catálogo por zona de venta asignadas a los clientes. Igual que en el caso anterior indicar zona inicial y zona final.  Por Vendedor.- Imprimirá el catálogo de clientes ordenado por código de vendedor asignado.  Por Zona vendedor .- Lista el catalogo por zona y vendedor. Para la emisión de este reporte será necesario indicar al sistema el código inicial y final de la zona.  Por Vendedor Zona .- Lista el catalogo por vendedor y zona para la emisión de este reporte será necesario indicar al sistema el código inicial y final del vendedor.

ii    

El podrá emitir el catalogo de clientes para lo cual deberá: Seleccionar el menú Base de Datos Seleccionar el menú de Clientes Seleccionar la opción Emisión Catalogo de clientes El sistema mostrará la pantalla siguiente:

iii iv

Ingresar el código inicial del cliente desde el cual se desea emitir el reporte. Ingresar el código final del cliente hasta el cual se desea emitir el reporte.

v

Presionar el botón


para ver el


22

3.

PROVEEDORES.- Esta Base de datos contiene información con los datos de las empresas proveedoras de un artículo. Este archivo es complementario a la información de cada artículo que se registra. Esta base de datos es independiente del Sistema de Contabilidad CONCAR. 3.a. MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES Esta opción permite al actualizar, y/o consultar el catálogo de proveedores. Mediante los botones de función nos será posible :

i

Crear



ii

Modificar



iii

Eliminar



iv


v



vi


o presionar las teclas Alt O.


23

COMPOSICION DE LAS BASES DE DATOS DE PROVEEDORES

CODIGO PROVEEDOR Proveedor.

Código de 8

caracteres alfanumérico para identificar a un

NOMBRE

Razón Social o Nombre de la Empresa Proveedora.

R.U.C.

Número de identificación del Proveedor ante la istración Tributaria.

DIRECCION

Lugar de funcionamiento o distribución de la Empresa.

LOCALIDAD

Local de origen

PAIS

País de origen

TELEFONO

Número de Teléfono del Proveedor.

FAX

Número de Fax de la Empresa Proveedora.

REPRESENTANTE

Nombre de la persona que representa al Proveedor para la Compañía

CARGO

Cargo del representante o o

TELEFONO

Teléfono adicional

SITUACION Estado o condición de vigencia del Proveedor para la Empresa. Este puede ser V vigente o A anulado. Estos códigos pueden ser ubicados en Tablas General 15 ( Estado de Registros ).

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3.b. EMISION DEL CATALOGO.- Emite un reporte por pantalla, impresora o disco el Maestro de Proveedores ordenado por alguna de las siguientes formas :  1 = Ordenado por código,  2 = Ordenado alfabéticamente.

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4.

TABLAS GENERALES.- La Tabla General permite crear parámetros con los cuales trabaja el sistema en sus diferentes procesos, pudiendo ser estos variados por el de acuerdo a sus necesidades. Esta Base de Datos puede contener hasta 99 tablas diferentes, las que comprenden del 00 al 99, el código de tabla 00 identifica al índice general de tablas. 4.a. MANTENIMIENTO DE LA TABLA GENERAL i Para poder tener al mantenimiento de las tablas generales se procederá de la forma siguiente: ii Seleccionar el menú Base de Datos iii Seleccionar el sub menú de Tablas Generales iv Seleccionar la opción Mantenimiento tabla general v El sistema mostrara la pantalla siguiente

vi vii viii

Ubicar el cursor en la tabla a la cual se hará mantenimiento Presionar enter o dar doble clic El sistema mostrara la pantalla que se muestra a continuación, desde la cual se podrá hacer cambios a la tabla seleccionada

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ix

En esta pantalla se podrá 

Crear







 

Eliminar : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt E Después de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botón

para grabar

27

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS TABLAS GENERALES CLAVE Es el código de hasta 8 caracteres, que sirve para identificar a un elemento de la tabla. DESCRIPCION

Dato de 40 caracteres que identifica el nombre del elemento de la tabla.

Crear un tipo de tabla.- Para crear un tipo de tabla debe digitar 00 que corresponde al índice de Tablas Mantenimiento a los elementos de un tipo de tabla .- Para ver o dar mantenimiento a los códigos de un tipo de tabla debe digitar el respectivo tipo de tabla. Emisión de las tablas .- Permite obtener un listado de todas las tablas digitando XX o de algún tipo de tabla digitando su respectivo código. El listado podrá ser emitido por impresora o pantalla.

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RELACION DE TABLAS GENERALES TABLA Nro. 00

INDICE DE TABLAS

Aquí se codificarán todas las tablas que se mantendrán como parte de la Tabla General. Este código tendrá un campo de 2 caracteres.

TABLA Nro. 03 MONEDAS Aquí corresponderá la identificación del tipo de Moneda que será requerido en todos los reportes correspondientes a Estadística de Ventas y al momento de Facturar. Estas monedas son: CODIGO MN US

DESCRIPCION Moneda Nacional Dólares

TABLA Nro. 04 TIPOS DE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se refieren al tipo de documento que será solicitado por el Sistema al momento de registrar los documentos de Facturación. Esta tabla es actualizada por el de acuerdo a los documentos que en su Empresa utiliza Ejemplo: CODIGO BV FT GU NC

DESCRIPCION Boleta de Venta Factura Guía de Remisión Nota de Crédito

TABLA Nro. 05 UNIDAD DE MEDIDA Corresponde a las formas de medición en la cual se expresan los Artículos, este código debe ser de 3 caracteres y será creado por el de acuerdo a las necesidades de cada Empresa. Para poder crear los Artículos de la Empresa necesariamente esta tabla debe haber sido ya actualizada por el operador el Sistema. Ejemplo : CODIGO UNI BOL

DESCRIPCION Unidades Bolsas

TABLA Nro. 06 GRUPOS DE ARTICULOS Esta tabla permite registrar los diferentes grupos o familias de Artículos que serán asignados a cada Artículo a fin de poder ser utilizados como orden de consultas o reportes. Para crear los Artículos de la Empresa necesariamente esta tabla debe haber sido ya actualizada por el operador del Sistema.. Estos códigos deben ser a 3 caracteres. Ejemplo: CODIGO MTP SUM

DESCRIPCION Materia Primas Suministros

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TABLA Nro. 07 CUENTAS CONTABLES Aquí se codificará las Cuentas Contables que serán asignadas a cada artículo , éstas Cuentas deben ser de la Clase 2 de Existencias. Esta tabla al igual que las tablas 05 y 06 deben haber sido actualizadas de manera que nos permita registrar para el artículo su respectiva Cuenta Contable. Ejemplo: CODIGO 20101

DESCRIPCION MERCADERIAS

TABLA Nro. 08 TIPOS DE ARTICULOS Corresponde a la procedencia del Artículo, este se codifica a 1 dígito. Ejemplo : CODIGO I N S

DESCRIPCION Importado Nacional Servicios

Nota : El código S Servicio no debe ser variado pues es usado en el Sistema de Facturación. TABLA Nro. 10 CENTRO DE COSTO Identifica el código del centro de costo CODIGO ISTRACION FINANZAS

DESCRIPCIÓN

TABLA Nro. 11 RESPONSABLE DE CREDITO Indica por el limite de crédito autorizar. CODIGO SIST 6000

TABLA Nro. 13

DESCRIPCION U$

DISTRITOS

Identifica el código postal de cada distrito, se codifica a 2 dígitos . Ejemplo : CODIGO Lima Ancón

DESCRIPCION

TABLA Nro. 14 CODIGO DE AGENCIAS Las diferentes agencias con las que cuenta la Agencia deben ser registrados en esta Tabla, pues el Sistema lo solicitará cuando necesite crear los s y asignarle la agencia sobre la cual tendrá . El código de la agencia debe ser a 2 dígitos alfanuméricos, de preferencia numérico . Ejemplo : CODIGO Tienda Miraflores. Oficina San Isidro.

DESCRIPCION

30

TABLA Nro. 15 ESTADO DE REGISTROS Corresponde al estado de actividad que el asignará a los Artículos y Proveedores y que se codificará a 1 dígito. Esta tabla no debe ser variada. Ejemplo : CODIGO A V

DESCRIPCION Anulado Vigente

TABLA Nro. 19 TIPO DE MONEDA PARA FACTURACION Esta Tabla es importante ya que le indica al Sistema de Facturación con que tipo de moneda se registrarán los Documentos. El Código asignado para esta Tabla es MON cuyo valor podrá ser US ( permite facturar solo en Dólares ), MN ( permite facturar solo en Soles ) y XX ( el tipo de moneda será a elección del operador ). Ejemplo : CODIGO MON

DESCRIPCION US

TABLA Nro. 21 Nro. DE ITEMS A REGISTRAR Aquí se le indica al Sistema el número de Items que registrarán las Facturas, Boletas, Notas de Crédito y Nota de Débito y que se imprimirán en los mismos . El código que debe registrarse deberá ser a 2 dígitos que indique el tipo de Documentos. Ejemplo : CODIGO FT BV

DESCRIPCION 15 10

TABLA Nro. 22 SISTEMAS DE VENTA En esta tabla se codificarán los diferentes tipos de venta con los cuales efectuará sus operaciones de facturación la Empresa. Estos códigos deben ser a 2 dígitos que pueden ser numéricos o caracteres. En el Sistema existen como valores Predeterminados el tipo de venta Contado y Crédito. Ejemplo : CODIGO

DESCRIPCION

Contado Crédito

TABLA Nro. 23 TIPO DE PRECIO Esta tabla es requerida al seleccionar el Tipo de precio que se asignará a cada Artículo y Cliente al momento de crearlos. Esta Tabla no debe ser modificada por el por ser de uso interno del Sistema. Ejemplo : CODIGO

DESCRIPCION

Precio Publico o de Lista Precio Distribuidor o de Promoción.

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TABLA Nro. 25 CODIGO DE TARJETAS DE CREDITO En esta Tabla se registrarán los diferentes tipos de tarjetas de Crédito con los cuales trabaja la Empresa, estos códigos deben ser a 2 dígitos alfanuméricos . Ejemplo : CODIGO LA

DESCRIPCION Tarjeta Latino

TABLA Nro. 27 VENDEDORES Los diferentes vendedores que trabajan para la Empresa serán inscritos en esta Tabla. El código a crear debe ser a 2 dígitos alfanuméricos, que serán registrados en cada documento y que le permitirá al Sistema emitir los reportes de Ventas por Vendedores. Ejemplo : CODIGO

DESCRIPCION

Hernán Enríquez TABLA Nro. 30 TIPO DE PROVEEDOR Identifica para el Sistema la procedencia del Proveedor. Estos se codifican a 2 dígitos. Ejemplo : CODIGO AF EX PA

DESCRIPCION Afiliado Del Exterior Del País

TABLA Nro. 89 CODIGOS DE ALMACEN Si la Empresa dispone del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN podrá en esta tabla registrar los Almacenes de la Empresa para poder Seleccionarlos al momento de registrar la factura . El código debe ser a 2 dígitos igual al creado en Tablas de Almacén del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN. Ejemplo : CODIGO

DESCRIPCION

Planta 1 TABLA Nro. . 91 TIPOS DE S Estos códigos no pueden ser modificados por servir de parámetro para determinar el perfil que tendrá cada al accesar al Sistema. Ejemplo : CODIGO M Operador S

DESCRIPCION Master Supervisor

TABLA Nro. 93 PARAMETRO DE CONFIGURACION PARA FACTURACION Esta tabla permite definir parámetros para la facturación. CLAVE

DESCRIPCION

ALMLIB FECLIB BOLLIB

S S S

( Ingreso del almacén al momento de facturar) ( Ingreso libre de la fecha de facturación) ( Ingreso del nombre del cliente al emitir boletas)

32

TABLA Nro. 94 FORMATOS DE DOCUMENTOS Esta tabla permite definir el código del programa de emisión del documento de venta. Ej.: CLAVE FAC BOL NOT

DESCRIPCION FT0041 FT0042 FT0043

33

4.b. EMISION DE LA TABLA GENERAL.- Permite al imprimir o ver en pantalla una o todas las tablas generales creadas para el sistema. El podrá emitir las tablas del sistema siguiendo los pasos siguientes: i Seleccionar el menú Base de Datos ii Seleccionar el menú de Tablas Generales iii Seleccionar la opción Emisión de la tabla general iv El sistema mostrará la pantalla siguiente:

v

Presionar el botón



para ver el

para crear un archivo

34

5.

TRANSPORTISTAS.- En esta base de datos se registrarán a los transportistas o empresas de transporte que trabajan con la compañía. 5.a. MANTENIMIENTO DE TRANSPORTISTAS. i Para tener al mantenimiento se deberá ii Seleccionar el menú Base de datos iii Seleccionar el Sub – menú Transportistas iv Seleccionar opción mantenimiento v El sistema mostrará la pantalla siguiente:

vi


Crear





Modificar





Eliminar



vii

Después de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botón para grabar.

viii

Para el caso de creación de un nuevo registro seleccionada la opción correspondiente, el sistema mostrará la ventana que se muestra a continuación; en la cual se deberá registrar:

  

Código asignado al transportista Nombre del transportista Dirección

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     ix

Número de RUC Localidad del domicilio del transportista Teléfono del transportista Número de licencia de conducir Después de ingresar los datos indicados presionar el botón de grabar. Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botón correspondiente

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6.

CODIGOS DE ALMACENES.- Como se mencionó anteriormente el Sistema soporta trabajar hasta con un máximo de 99 almacenes en forma independiente, pudiendo para cada Almacén indicarle algunas características de trabajo. Este archivo registra los datos de los Almacenes con los que cuenta la Empresa. 6.a. MANTENIMIENTO.- Permite actualizar la base de datos de almacenes que funcionan en una empresa . El sistema mostrará seleccionada la opción los almacenes generados en la empresa. Mediante las teclas de función el sistema permitirá : i

Crear



ii



iii



iv


v


o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS DE CODIGOS DE ALMACENES

CODIGO DE ALMACEN :Es un campo de 2 caracteres alfanumérico que identifica al Almacén. DESCRIPCION :Identificación, nombre o descripción que caracteriza al Almacén por los Artículos que registra. DIRECCION

:Lugar o ubicación física del almacén.

DISTRITO

:Distrito de ubicación del almacén.

TELEFONO

: Número telefónico del almacén.

NUM. AUT. S/N Por medio de este campo el le indica al sistema si la numeración de los documentos de Entrada o Salida será automática o ingresada por el

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. Es decir si la condición es S el Sistema se encargará de asignarle al documento de Entrada o Salida un número correlativo continuo que empieza con el número que se indica en el campo NRO DE ENTRADA. Si la condición es N el ingresará el respectivo número del documento. NRO. ENTRADA Es el número de inicio para los documentos de Entrada. Si la condición para el campo NUM. AUT. S/N , fue S el deberá ingresar el número de documento de inicio menos 1 para que el sistema genere el correspondiente correlativo, si la condición fue N este dato no será necesario inicializarlo. La longitud del número de documento es 10 números. NRO. SALIDA Es el número de inicio para los documentos de Salida. El criterio de uso es el mismo del indicado en NRO. ENTRADA. La longitud del número de documento es 10 números. 6.b. EMISIÓN DEL CATÁLOGO DE ALMACENES.- Permite al emitir el catálogo de almacenes i Seleccionar el menú de códigos de almacén ii Presionar la opción de impresión iii El sistema emitirá un reporte en el que se muestran los almacenes de la empresa, dirección, último número utilizado ya sea de partes de entrada, salida o guías de remisión.

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7.

CODIGOS DE MOVIMIENTO.- Los diferentes conceptos por los que se realizan Salidas o Entradas a los almacenes son especificados en esta base de datos. Un código de movimiento esta compuesto por 2 caracteres alfanuméricos, se recomienda que al crear los códigos estos reflejen o den a entender el tipo movimiento de este a través de sus iniciales. Ejemplo : Un movimiento de AJUSTE para entrada o salida sería AJ, para inventario sería IN, etc. Estos códigos de movimientos tienen datos de control adicionales que deben ser definidos al momento de crearlos. Estos datos de control permiten controlar el registro de las entradas y salidas, definiendo que datos deben ingresarse al registrar el parte de entrada o salida. También con estos datos de control se indicará al sistema como se efectuará la valorización contable. Las condiciones para el registro de los partes de entrada o salida se definen con la letra S (Si) o N (No). Por todo lo indicado que el debe tener presente el cuidado que tendrá para crear los códigos de movimientos a fin de que el sistema emita la información de valores de movimientos y existencias en forma correcta. 7.a. MANTENIMIENTO.- Permite hacer mantenimiento a la tabla de tipos de movimiento de entrada y salida de artículos de un almacén. Las teclas de función permite al : i

Crear



ii



iii



iv


v


o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B

39

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS DE MOVIMIENTOS

TIPO MOVIMIENTO: Dato de un carácter alfanumérico que indica el tipo de documento a crear : E Entrada S Salida CODIGO MOVIM. :Es un dato de 2 caracteres alfanumérico. Código de Movimiento para el Tipo de Entrada o Salida. Ejemplo : IN Inventario. AJ Ajuste. CO Compra. CM Consumo. TR Transferencia. Este código debe crearse apropiadamente ya que el sistema lo usará para efectos de valorización Mensual. El código RE, esta reservado para regularizaciones contables y no será aceptado al registrar los parte de entradas o salidas normales. DESCRIPCION Es la descripción del movimiento creado, con una longitud de 30 caracteres. Los siguientes campos se caracterizan por indicar al Sistema una condición o estado de solicitud del dato al momento de registrar un documento con un código de movimiento. Estas condiciones son a través del tipo S o N, para indicar estas condiciones el deberá tener en cuenta la necesidad del dato dependiendo del tipo de movimiento, siendo esta a libertad y criterio del mismo, así como de su responsabilidad al valorizar el Sistema los movimientos de Almacén Datos de control que indican que datos se ingresarán al registrar los partes de entrada o salida. PROVEEDOR S/N Código del proveedor que se obtiene del archivo de Proveedores. DOCUMENTO S/N Tipo y número del documento de Referencia. Los tipos de Documento de referencia deben ser creados en las Tablas General 04 (Tipos de

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Documento de Referencia ) , el código debe ser a 2 caracteres que identifiquen al tipo de documento, ejemplo : - BV Boleta de Venta - FT Factura SOLICITA S/N Código de Solicitante, es decir una persona autorizada a solicitar existencias al almacén estas personas pueden ser de cualquier área de la Empresa. Los códigos de solicitantes son creados en la Tabla General 12 ( Solicitante Autorizado), éstos deben ser codificados con 2 caracteres que pueden corresponder a su código de trabajador o por su nombre que lo identifique. C. COSTOS S/N Código del Centro de Costos que solicita los artículos. Estos Centros de Costos deben ser creados en Tablas General 10 ( Centro de Costos). Se recomienda que se utilice este dato para los partes de salida por consumo o devolución de producción, ya que se podrán obtener reporte valorizados del consumo. GLOSA S/N se va a registrar.

Breve comentario o característica resaltante del documento que

ALMAC.REF S/N Código del Almacén al que se realizará la transferencia de artículos. Este sólo debe ser indicado para movimientos de Entrada o Salida por Transferencias CODIGO DE CLIENTE Para indicar al sistema que se ingresará el código del cliente. Los valores pueden ser S o N. ORDEN DE CONS. Solicitud del número de Orden de Consumo, en caso de que el artículo sea solicitado para el consumo de alguna área para producción. Otros datos de control: STOCK AFECTADO Permite definir que stock se afectará al momento de registrar los partes de entrada o salida. El sistema tiene dos tipos de Stock : Comprometido.- Por ejemplo para separar existencias. Disponible .- El stock que dispone la empresa. TIPO DE COSTEO: Hay tres opciones para elegir : Manual .- Es cuando el valor para este movimiento va a ser registrado por el . Ejemplo el valor de compra para entrada por compras. Automático .- Los movimientos de salidas por consumo o venta normalmente serán valorizados por el sistema para calcularle su respectivo costo de salida. Las salidas por transferencia entre almacenes no deben valorizarse por ser movimientos internos de la empresa. No se valoriza .- Por medio de este se le indica al sistema que este movimiento no será valorizado. Por ejemplo las transferencias. PRIORIDAD DE VALORIZACION: Este dato permite indicarle al sistema el orden de los movimientos de entrada o salida, para realizar en costeo automático promedio. Normalmente debe indicarse 2 para las entradas y 4 para las salidas. En caso excepcional si deseamos que algún ajuste ya sea de entrada o salida se valorice primero que otros movimientos podemos asignarle 1 o 3.

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7.b. EMISION DE LOS CODIGOS.- Permite imprimir la tabla de movimiento y sus datos. i Seleccionar el menú de códigos de movimiento ii Presionar la opción de impresión iii El sistema emitirá un reporte en el que se muestran los movimientos de entrada y salida del almacén creados y sus características específicas.

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8.

TRANSFERENCIA DE CÓDIGO.- Esta opción permite al crear una correspondencia de equivalencia entre artículos similares pero que tienen presentaciones diferentes. Así por ejemplo se tiene que un artículo que se puede manejar en forma indistinta en unidades, docenas o cientos. Mediante esta equivalencia se podrá convertir un artículo que se maneja en docenas a otro que se maneje en unidades. 8.a. MANTENIMIENTO.- Permite hacer mantenimiento a la tabla de transferencias entre códigos. Las teclas de función permiten al : i

Crear



ii



iii



iv



v vi

Buscar. : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt B Para crear una equivalencia o correspondencia entre códigos se deberá seleccionar el botón de creación El sistema mostrará la siguiente pantalla

vii

viii

Se ingresarán los datos siguientes: Código de origen : Indicar el código del artículo que se convertirá en otro artículo.  Código destino: Indicar el código del artículo en que se convertirá el artículo de origen  Factor de conversión : Indicar el factor que marca la proporcionalidad entre uno y otro código.  Por. Variación : Indicar el porcentaje máximo de variación al momento de hacer el calculo de equivalencia  Presionar el botón de grabar. 

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9.

TABLAS DE CAJAS.- El módulo de Mantenimiento de Tablas de Cajas perteneciente a la opción principal de Bases de Datos - Tabla de Cajas, le permite al crear:  s autorizados a utilizar el sistema de facturación  Los números de serie de facturas, boletas, guías, notas de crédito y débito por .  La mecánica para el mantenimiento es igual al que se utiliza para la tabla general.

9.a. MANTENIMIENTO DE TABLA DE CAJAS .- Para realizar el mantenimiento de las tablas se deberá proceder igual que para el mantenimiento de la tabla general. RELACION DE TABLAS DE CAJAS TABLA Nro. 00 INDICE DE TABLAS.- Aquí se codificarán todas las tablas de Cajas. TABLA Nro. 18 IDENTIFICACION DE CAJAS.- Le permite crear a los cajeros o facturadores asignándole a cada uno un código de 2 dígitos y un comentario que identifica a la caja que pertenece. Ejemplo: CODIGO 01 02

DESCRIPCION CAJA 1 CAJA 2

TABLA Nro. 20 RELACION DE S.- Permite asignar a cada del sistema un código de caja y a la cual se le asignará posteriormente su numeración de documentos. La clave que se le asigne deberá ser la misma con la cual el ingresa al Sistema, luego se le indica la caja sobre la que tendrá . Ejemplo: CODIGO CIRO

DESCRIPCION 01

TABLA Nro. 21 RELACION DE CAJAS - SERIE DE BOLETAS.- Una vez asignado para cada un número de caja, el supervisor debe indicarle al Sistema el número de serie que cada cajero hará uso para facturar, no se puede asignar a un cajero diferentes números de series para Boleta, pero sí que dos cajeros tengan el mismo número de serie para Boleta pero diferente numeración de Documento. Ejemplo: CODIGO 02

DESCRIPCION 002 SERIE DE BOLETAS

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TABLA Nro. 23 RELACION DE CAJAS - SERIE PARA NOTAS DE CREDITO.- Permite que asignemos a los diferentes cajeros sus correspondientes números de serie para el documento Nota de Crédito, el criterio de registro es similar al de Boleta. Ejemplo: CODIGO 01 02

DESCRIPCION 001 SERIE DE N/C 002 SERIE DE BOLETAS

TABLA Nro. 25 RELACION DE CAJAS - SERIE DE FACTURAS.- Permite que asignemos a los diferentes cajeros sus correspondientes números de serie para el documento Factura, el criterio de registro es similar al de Boleta. CODIGO 02

DESCRIPCION 002 SERIE DE FACTURAS

TABLA Nro. 26 RELACION DE CAJAS - SERIE DE NOTAS DE DEBITO VARIAS.- En esta tabla se deberá indicar que número de serie de Notas de Débito Varias se le asigna a cada caja. El número de caja debe existir en la Tabla 18 y el número de serie de Notas de Débito varias, en la tabla de numeración de documentos, este campo debe tener 02 dígitos. CODIGO 02

DESCRIPCION CAJA 02 - SERIE PARA N/DEBITO

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10. MANTENIMIENTO TIPO DE CAMBIO.- Mediante esta opción se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada día. Esta opción será usada por el sistema para convertir cada registro a soles y dólares. Para registrar el tipo de cambio del dólar se debe usar el código US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer día (01) del mes cuyo cierre se desea procesar. i Para tener al mantenimiento se deberá ii Seleccionar el menú Base de datos iii Seleccionar opción mantenimientos TIPO DE CAMBIO iv El sistema mostrará la pantalla siguiente

v


Crear






Eliminar


o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M



vi

Después de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botón para grabar vii Para ingresar el tipo de cambio del día se deberá ingresar:  Año y mes que se trabajara,  Día, Cambio compra y cambio venta  Presionar el botón de grabar.  Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botón correspondiente.

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11. MANTENIMIENTO DE CTA. – EXISTENCIAS.- Por medio de esta opción se relacionan las Cuentas de Existencias con las de Ventas, devoluciones y Anexos o Clientes para posteriormente a través del módulo de ASIENTO AUTOMATICO DE VENTAS del Menú Principal de ESTADISTICAS generar en el Sistema de Contabilidad CONCAR la información de las Facturas, Boletas, Notas de Crédito y Notas de Débito ; a fin de cumplir con la función de Valorización Contable. Las Cuentas con las cuales se debe trabajar corresponden a la clase 20 para las existencias o mercaderías, la clase 701 para las Ventas de Mercadería, la clase 707 para la prestación de servicios, la clase 709 para las devoluciones sobre venta de mercadería y la 77 para las N/Débito por ingresos financieros, intereses sobre letras. Para poder efectuar el Asiento de Ventas a Contabilidad primero debe haberse ingresado información en este módulo, esta información debe ser correcta para evitar datos falsos en Contabilidad . i Para tener al mantenimiento se deberá ii Seleccionar el menú Base de datos iii Seleccionar opción mantenimiento CUENTAS DE EXISTENCIA iv El sistema mostrará la pantalla siguiente:

v


Crear







Eliminar





vi

Después de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botón para grabar vii Para ingresar una cuenta de EXISTENCIAS, presionar el botón de creación; el sistema mostrará la pantalla que se muestra en la página siguiente, en la cual se ingresará  Código de la cuenta de existencia que se desea ingresar  Ingresar las cuentas de ventas, descuento, compra, flete, descuento, costo de venta, consumo, promoción con la cual trabajara la cuenta de existencia  Anexo (no obligatorio) poner el código del anexo con el cual trabajara la cuenta de existencia ingresada  Presionar el botón de grabar.  Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botón correspondiente.

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48

II- MOVIMIENTOS Este proceso es la partida inicial para el funcionamiento del Sistema. Este proceso permite registrar en el sistema los movimientos de Entrada y Salida del Almacén que se encuentra en ese momento activo y con la fecha del día de trabajo. Debe recordarse y tener presente siempre en caso de que se trabaje con varios almacenes seleccionar el Almacén correcto en la opción MODIFICA ALMACEN ACTUAL y la fecha con la que se registrará el documento en la opción MODIFICA FECHA DE PROCESO, estos en el Menú de SELECCION DE ALMACEN. Este módulo a su vez permite consultar o imprimir los documentos de entrada o salida históricos y/o del día de trabajo que se registraron para el Almacén activo.

1.

SELECCION DE ALMACEN Y FECHA.- Esta opción permite al lo siguiente: 1.a. Seleccionar almacén actual.- El almacén consignado como almacén actual determinará que todos los movimientos de entrada y salida, consultas y reportes se realizarán sobre este almacén. 1.b. Fecha.- Todas los movimientos de entrada y salida se ejecutarán tomando como base la fecha registrada. 1.c. Seleccionar almacén principal.- Esta opción permite que sea este almacén el que aparezca por defecto cada vez que se ingresa al sistema. Si se cuenta con el sistema de facturación este almacén será el afectado al momento de facturar.

49

2.

REGISTRO DE ENTRADAS .- Esta opción permite al registrar las transacciones de entrada de artículos a los almacenes. Seleccionada la opción de registro de entradas el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cuál se registrarán los datos siguientes:

i

ii

iii iv v vi vii viii ix x xi xii

Código de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (Presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrará los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuración del movimiento el sistema desactivará campos de la pantalla mostrada.) Número de documento: Este número será puesto automáticamente por el sistema si al momento de haberse creado el almacén se haya consignado como SI el campo de numeración automática; caso contrario habrá que ingresar el número del parte a registrar. Proveedor: Ingresar el código del proveedor que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados). Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El número del documento de referencia que origina el ingreso. Orden de compra: Ingresar el número de la orden de compra que origina el ingreso. Solicitante: Código del solicitante que origina el ingreso. (shift F1 muestra los proveedores registrados) Centro de costo: Centro de costo al que afecta el ingreso. Glosas (1, 2, 3): glosa en la que se ingresan referencias adicionales al ingreso registrado. Amacén de referencia: Almacén de procedencia de la mercadería cuando se trate de transferencias. Cliente: Código del cliente que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados) Presionar el botón de grabar; y el sistema mostrará la siguiente ventana:

50

xiii    xiv

xv xvi

En esta ventana se registrara: Artículo a ingresar Serie si el artículo se maneja con numero de serie Cantidad a ingresar Presionar el botón de grabar, y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Presionar el botón F para terminar el registro. Siempre será posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo ítem, eliminar o insertar un ítem en el parte que se está trabajando.

51

3.

REGISTRO DE SALIDAS.- Esta opción permite al registrar las transacciones de salida de artículos de los almacenes. Seleccionada la opción de registro de salidas el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cuál se registrarán los datos siguientes:

i

ii

iii iv v vi vii viii ix x xi xii

Código de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrará los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuración del movimiento el sistema desactivará campos de la pantalla mostrada.) Número de documento: Este número será puesto automáticamente por el sistema si al momento de haberse creado el almacén se haya consignado como SI el campo de numeración automática; caso contrario habrá que ingresar el número del parte a registrar. Proveedor: Ingresar el código del proveedor que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El número del documento de referencia que origina la salida. Orden de compra: Ingresar el número de la orden de compra que origina la salida. Solicitante: Código del solicitante que origina la salida. (shift F1 muestra los proveedores registrados) Centro de costo: Centro de costo al que afecta la salida. Glosas (1, 2, 3): glosa en la que se ingresan referencias adicionales a la salida registrada. Amacén de referencia: Almacén de destino de la mercadería cuando se trate de transferencias. Cliente: Código del cliente que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados) Presionar el botón de grabar; y el sistema mostrará la siguiente ventana:

52

xiii    xiv

xv xvi

En esta pantalla se registrará: Artículo a ingresar Serie si el artículo se registra con número de serie Cantidad. Presionar el botón de grabar y el sistema mostrará la pantalla siguiente:

Presionar el botón F para terminar el registro. Siempre será posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo ítem, eliminar o insertar un ítem en el parte que se está trabajando.

53

4.

REGISTRO DE GUÍAS DE REMISIÓN.- Esta opción permite al registrar las transacciones de salida de artículos (que generan guías de remisión) de los almacenes. Seleccionada la opción de registro de salidas el sistema mostrará la siguiente pantalla, en la cuál se registrarán los datos siguientes:

i

ii iii iv v vi vii viii ix x xi xii xiii xiv xv xvi xvii

Código de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrará los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuración del movimiento el sistema activará los campos a ser llenados.) Proveedor: Ingresar el código del proveedor que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Cliente: Código del cliente que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados) Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El número del documento de referencia que origina la salida. RUC. Número del ruc del cliente/proveedor Agencia: agencia que afecta la guía generada. Forma de pago: Indicar la forma de pago (sólo si la guía es por venta) Moneda de venta Vendedor responsable de la venta. Centro de costo que afecta la salida. Solicitante: código de la persona que solicita los artículos Código de transportista: Transportista que llevará la mercadería. Código vehicular: Vehículo que llevará la mercadería. Dirección de entrega Almacén referencial. Presionar el botón de grabar, y el sistema mostrará la ventana siguiente:

54

xviii En esta ventana se ingresarán:  Código de artículo a despachar  Serie su tuviera  Cantidad.  Los otros datos como unidad por envase y número de envases se darán si el producto se embala en presentación diferente a la de control siempre que el artículo este definido de esa forma  Precio y descuento siempre que sea una guía por facturar. xix Presionar el botón de grabar y el sistema mostrará la siguiente pantalla

xx

xxi

Presionar el botón F para terminar el registro. Siempre será posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo ítem, eliminar o insertar un ítem en el parte que se está trabajando

55

5. 6.

REGISTRO GUIA DE REMISION VALORADA.- Esta opción es similar a la de guía de remisión estándar con la diferencia que generará una guía de remisión valorizada. REGISTRO TRANSFERENCIA DIRECTA.- Esta opción permite hacer una transferencia directa entre dos almacenes; es decir permite hacer la transacción de salida del almacén de origen y la transacción de entrada en el almacén destino en forma simultánea. Selecciona la opción el sistema mostrará la pantalla siguiente:

i   

En esta pantalla se deberá ingresar: Glosa Almacén destino Presionar el botón de grabar, y el sistema mostrará la siguiente ventana:

 

En esta ventana se registrará: Código del artículo a transferir Cantidad.

ii

56

iii

Presionar el botón de grabar y el sistema mostrará la siguiente pantalla:

iv v

Presionar el botón F para terminar el registro. Siempre será posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo ítem, eliminar o insertar un ítem en el parte que se está trabajando

57

7.

REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE CODIGO.- Permite al transformar un artículo en otro regularizando el stock. Para poder realizar esta operación ambos productos deberán tener registrada la equivalencia en la base de datos de “Transferencias de código”. i Seleccionar la opción de transferencia de código. ii El sistema muestra la ventana “Registro de salida por transferencia de código” ALMOVI58 en la cual se registrará:  Glosa.  Almacén de referencia (puede ser el mismo almacén que se esta rebajando)  Presionar el botón de grabar.  En la ventana que mostramos a continuación se deberá ingresar  Artículo de origen  Cantidad  Artículo destino  El sistema mostrará la cantidad a ser convertida del artículo de origen de acuerdo al factor de conversión registrado en el archivo de “Transferencia de código”

58

8.

REGISTRO DE REGULARIZACIÓN.- Este movimiento permite al realizar ajustes de valorización o cantidad de un artículo. Asimismo esta transacción permitirá generar partes de entrada o salida según el tipo de transacción especificada. Seleccionada la opción el sistema muestra la siguiente ventana, en la cuál se ingresará: i Tipo de movimiento (Entrada o Salida) ii Glosa del documento iii Presionar el botón de grabar

iv

El sistema mostrará la siguiente ventana en la cual se registrará lo siguiente:

v vi vii viii ix x xi

Código de artículo Cantidad Moneda de valorización Tipo de cambio Valor total. Presionar el botón de grabar y el sistema mostrará la pantalla de detalles. Finalmente presionar el botón F para culminar la operación

59

9.

DEVOLUCION DE GUIAS DE REMISION.- Permite registrar la devolución total o parcial de una guía de remisión por venta. i Seleccionar la opción “Devolución de guías de remisión” ii El sistema mostrará la siguiente pantalla:

   iii iv

v

En esta pantalla se registrarán los datos siguientes: Número de guía de la cual se hará la devolución Glosa Presionar el botón de grabar y el sistema mostrará en pantalla los datos de artículo y cantidad despachados en la guía seleccionada. Seleccionar el ítem que será devuelto y presionar el botón de modificación, como se muestra a en la página siguiente

El sistema mostrará la siguiente ventana:

60

vi

Ingresar la cantidad a devolver y presionar el botón de grabar.

61

10. CONSULTA MOVIMIENTOS ALMACEN.- Muestra el kardex de almacén ordenado fecha como se muestra a continuación:

i

Si se desea consultar algún documento especifico del kardex Ubicar el cursor en el documento consultar Presionar el botón de consulta, el sistema mostrará la cabecera del documento seleccionado. RELACION MOVIMIENTOS DE ALMACEN.- Reporte en donde aparecen todos los documentos de entrada y salida (partes, guías) generados en el almacén seleccionado. Este reporte puede generarse para un rango de fechas, un tipo de documentos específico o todos. ANULACION GUIAS DE REMISION.- Permite anular las guías de remisión generadas en el sistema, asimismo esta opción permite restituir el stock del almacén. MODIFICA CABECERA DE DOCUMENTO.- Esta opción permite modificar datos de cabecera de un documento de almacén (parte o guía) como por ejemplo código de movimiento, documento de referencia, etc. REIMPRESION DE DOCUMENTOS.- Permite reimprimir un documento de almacén (guía, parte) i Seleccionar la opción de reimpresión ii Ubicar el cursor en el documento a reimprimir iii Presionar botón de impresión. GUIAS PENDIENTES POR CLIENTE.- Reporte que muestra las guías de remisión pendientes de facturar para un cliente en un rango de fechas seleccionada. REPORTE DE GUIAS FACTURADAS.- Muestra para el almacén seleccionado las guías de remisión facturadas para un rango de clientes en un intervalo de fechas seleccionada. Este reporte puede ser impreso al detalle o en resumen.  

11.

12. 13.

14.

15. 16.

62

III – CONSULTAS Y REPORTES – 1. 2. 3. 4.

5.

6.

7.

8.

STOCK DE ALMACEN.- Esta consulta reporte muestra los stock disponibles del almacén seleccionado. ARTICULO EN LOS ALMACENES.- Muestra el stock de un artículo seleccionado en todos los almacenes de la empresa. MOVIMIENTO DE UN ARTICULO.- Consulta que muestra los movimientos de un artículo a la fecha de realizada la consulta. KARDEX DE ALMACEN.- Imprime el kardex de artículos de almacén. Para generar el reporte se deben registrar los siguientes parámetros: i Almacén ii Artículo inicial iii Artículo final iv Fecha inicial v Fecha final vi Tipo de kardex (resumen = sólo muestra saldos) o detallado. REPORTE STOCK DEL ALMACEN.- Imprime el stock de los artículos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Este reporte muestra el stock disponible, comprometido y físico. Para generar el reporte se ingresarán los siguientes parámetros: i Listar por : Artículos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artículo, proveedor / artículo etc. iii Rangos: ya sea de artículo, grupo proveedor, etc. Ingresar el código inicial y el final. iv Almacén inicial. v Almacén final vi Presentación de interlineado. REPORTE STOCK COLUMNADO POR ALMACEN.- Imprime el stock de los artículos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Para generar el reporte se ingresarán los siguientes parámetros: i Listar por : Artículos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artículo, proveedor / artículo etc. iii Rangos: ya sea de artículo, grupo proveedor, etc. Ingresar el código inicial y el final. iv Almacén inicial. v Almacén final vi Presentación de interlineado. REPORTE STOCK POR ANTIGÜEDAD DE COMPRA.- Imprime el stock de los artículos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Adicionalmente muestra la fecha de la última compra realizada. Para generar el reporte se ingresarán los siguientes parámetros: i Listar por : Artículos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artículo, proveedor / artículo etc. iii Rangos: ya sea de artículo, grupo proveedor, etc. Ingresar el código inicial y el final. iv Almacén inicial. v Almacén final vi Presentación de interlineado. ANALISIS POR TIPO DE MOVIMIENTO.- Muestra ya sea por artículo o tipo de movimiento el análisis de del almacén seleccionado. Para generar el reporte se deben ingresar los siguientes parámetros: i Listar por : documento o artículo ii Código de inicio y fin si el parámetro anterior es por artículo. iii Tipo de movimiento: Indicar si es entrada salida o todos los de entrada o todos los de salida. iv Tipo de movimiento específico si se seleccionó entrada o salida. v Almacén motivo del análisis vi Rangos de fechas.

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9.

10.

11.

12.

13.

CONSUMO Y PROYECCION DE STOCK POR ARTICULO.- Muestra las salidas de un producto en un rango de fechas seleccionada, el saldo actual y la proyección de stock por artículo. Se deberán ingresar los siguientes parámetros: i Año mes inicial ii Año mes final iii Artículo inicial iv Artículo final v Grupo inicial vi Grupo final vii Familia inicial viii Familia final ix Almacén x Códigos de movimiento: se pueden ingresar hasta 5 códigos de movimiento distintos. REPORTE DE STOCK MAXIMO.- Reporte que muestra los artículos, stock disponible, stock máximo según datos logísticos ingresados y el dato de exceso o falencia del producto de acuerdo a la diferencia entre el stock máximo y el stock disponible. Se ingresarán los siguientes parámetros: i Opción : Listar artículos con stock mayor a cero o todos ii Orden: Si el reporte se desea ordenado por grupo/artículo, Proveedor/artículo, o artículo iii Seleccionar el grupo si el orden incluye este parámetro REPORTE DE REPOSICION DE STOCK.- Reporte que muestra por artículo el consumo promedio mensual, semanal, el punto de reposición, los stocks mínimo y máximo, y el stock de reposición sugerido por el sistema. Para la generación del reporte se deberán ingresar los siguientes parámetros: i Opción: Si el reporte se desea ordenado por artículo, familia/artículo, grupo/artículo, modelo/artículo o clase/artículo. ii Sólo críticos si se desea que muestre sólo aquellos artículos que tienen un stock por debajo del stock de reposición. iii Fecha inicial y final. iv Artículo inicial y final. STOCK CON PRECIO DE COMPRA O VENTA .- Muestra el stock valorizado de un almacén ya sea al valor de compra o de venta. Para la generación del reporte se deben registrar los siguientes parámetros: i Orden : Por grupo/código, proveedor/código, proveedor/grupo, Tipo de artículo/grupo descripción, Familia/modelo o modelo/código ii A que valor se desea el reporte venta o compra iii Espaciado iv Almacén v Moneda vi Tipo de cambio vii Poner check en el campo de incluye stock = cero (si se desea que salgan en el reporte los artículos que no tienen saldo en el almacén; caso contrario dejar en blanco. viii Grupo inicial ix Grupo final. EMISION MOVIMIENTOS ENTRE FECHAS.- Muestra los movimientos del almacén ordenados por tipo de movimiento / fecha. Para generar el reporte es necesario ingresar: i Fecha inicial y final de la información que se mostrará en el reporte. ii Documentos que se mostrarán en el reporte (partes de entrada, partes de salida, guías de remisión o todos) iii Si no se escogieron todos los documentos será necesario especificar que tipos de movimiento deberán mostrarse.

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IV.- PROCESO MENSUAL Por este módulo se procesan y valorizan los movimientos de existencias de un mes determinado. El método de Costeo es de Costo Promedio, a fin de determinar el costo unitario de las existencias. Luego de realizado el proceso mensual el podrá consultar y emitir reportes sobre los saldos y movimientos en cantidad y valor de las operaciones realizadas durante el mes de manera que apoye y sirva a la empresa en la toma de decisiones. Los saldos en cantidad y valor que se obtengan de las existencias serán acumulados para el mes siguiente. El Cierre Mensual tiene 2 opciones (Proceso Previo y Definitivo) que tienen el mismo fin pero solo el Proceso Previo puede ser realizado en forma diaria, estos procesan los movimientos de Entrada y Salida registrados hasta la fecha de su proceso, permitiendo de esta manera disponer de información de saldos hasta dicha fecha. Para la realización del proceso mensual, debe estar registrado el tipo de cambio del dólar del mes de proceso. Si se dispone del Sistema de Contabilidad CONCAR, el Sistema de Almacenes, usará el mismo tipo de cambio de la contabilidad, en caso contrario se deberá actualizar los tipos de cambio por la opción disponible en el módulo de Base de Datos principales. Es importante que se hayan valorizado todos los partes de entrada o salida con valorización manual, para obtener saldos correctos. El sistema se encarga de validar y consistenciar que la información del mes de proceso este completa de lo contrario no podrá acumular los movimientos.

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1.

VALORIZACION DE PARTES MANUALES.- En esta opción el sistema permite que se valoricen todos aquellos partes de almacén cuya valorización se realiza en forma externa al sistema. i Seleccionar la opción de valorización de partes manuales ii El sistema muestra la pantalla en la cual aparecen todos los partes generados. iii Seleccionar el parte a valorizar y el sistema muestra la ventana siguiente:

iv      v

En esta pantalla se deberán ingresar los siguientes datos: Moneda de valorización Tipo de conversión Tipo de cambio Precio unitario Presionar botón de grabar Finalizada la valorización de todos los ítems del parte presionar el botón F De esta forma quedará valorizado el parte. Siempre será posible corregir la valorización realizada siempre que no se haya ejecutado el proceso definitivo de valorización.

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2.

VALORIZACION MASIVA POR CODIGO.- Mediante esta opción se podrán valorizar todos aquellos partes de almacén según motivo seleccionado en la parte correspondiente al artículo seleccionado. i Seleccionar la opción Valorización masiva por código, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

ii            iii

En esta pantalla se ingresarán los siguientes datos: Artículo a valorizar Fecha inicial: a partir de que fecha se valorizarán los partes Fecha final: hasta que fecha se valorizarán los partes. Código de movimiento: código de movimiento de los partes a valorizar Almacén Seleccionar si se desea valorizar partes pendientes o revalorizar. Moneda de valorización Tipo de conversión Tipo de cambio Precio unitario Presionar botón de grabar De esta forma se valorizarán todos aquellos partes que cumplan con las condiciones señaladas en la parte correspondiente al artículo seleccionado.

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3.

PROCESO MENSUAL.- Este es el proceso de valorización de todos aquellos partes que se valorizarán en forma automática. Consta de dos procesos, que son los siguientes: 3.a. PROCESO PREVIO.- Esta opción nos permite ejecutar el proceso mensual en "BORRADOR". Esto quiere decir que las cifras que se emitan no son las definitivas sino las obtenidas hasta el momento y se puede continuar con el registro o modificación de movimientos de Almacén. Este proceso puede ser efectuado varias veces en la fecha que sea requerida sin restricción alguna. Terminado de realizar el Proceso Previo el podrá disponer de reportes de cantidad y valor por artículos, movimientos, Cuentas Contables y otros. 3.b. PROCESO DEFINITIVO.- Este proceso nos permite ejecutar el Cierre Definitivo del mes, a diferencia del Cierre Previo este procedimiento solo puede ser realizado cuando no haya documentos pendientes de valorización o correcciones a realizar para algún artículo. El Cierre Definitivo se encarga de verificar que todos las movimientos de almacén registradas y que tengan valorización manual tengan su respectivo costo unitario. Si hay movimientos pendientes de valorización el Cierre Definitivo no se concluirá. De igual manera costeará los artículos cuya valorización haya sido indicada como automática generando el sistema su respectivo costo promedio unitario para cada artículo. Acumulará los movimientos y saldos de los artículos para el mes siguiente. Este proceso solo puede ser realizado una vez no pudiendo volver a reprocesar un mes anterior, es por ello que el dispone de un conjunto de reportes a fin de tenerlos como documentos de respaldo. Estos reportes solo corresponderán al mes de Cierre Definitivo. El sistema determina el costo promedio a nivel empresa, es decir que consolida para la valorización automática los saldos y movimientos de todos los almacenes. Para el cálculo del costo promedio el sistema utiliza en siguiente procedimiento: i Obtiene el saldo del mes anterior del artículo (Cantidad y Valor). ii Le adiciona las cantidades y valores de las entradas o salidas con valorización Manual (de acuerdo a la Tabla de Códigos de movimiento) del mes de proceso. iii Determina el costo promedio. iv Valoriza los movimientos de entradas o salidas con valorización automática (de acuerdo a la Tabla de Códigos de movimiento) del mes de proceso. v Determina el saldo final en cantidad y valor por cada artículo a nivel empresa vi Determina el saldo final en cantidad de cada artículo por almacén.

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4.

RESTAURA SALDOS MENSUALES.- Permite recuperar los saldos de almacén a antes del cierre seleccionado. Esta opción deberá ser procesada cuando se detecten errores en la valorización seleccionada debido a la no inclusión de movimientos o partes manuales mal valorizados en su momento. Después de realizados los ajustes y correcciones se deberá ejecutar el proceso de cierre del mes procesado y de todos los meses subsiguientes si los hubiere. i Seleccionar la opción de restauración de saldos ii El sistema muestra la siguiente pantalla:

iii iv

Seleccionar el archivo a restaurar Presionar el botón de RESTAURAR

69

5.

REPORTES DE VALORIZACION.- Una vez que se ha realizado la valorización de los movimientos del Mes el Sistema le proporcionará un conjunto de Reportes con información valorizada de cada Articulo y que pueden ser emitidos en Soles o en Dólares, por Cuenta Contable, Grupos de Artículos, Centros de Costos, etc. 5.a. KARDEX VALORIZADO POR UNA MONEDA.- Este reporte muestra el movimiento valorizado que ha tenido un artículo durante el mes, determinando el costo de salida y el precio unitario con el cual se valorizarán los movimientos del artículo para el siguiente mes. Este reporte es emitido tanto en soles como en dólares, de uno o varios artículos a elección el . Los artículos consultados estarán ordenados por la fecha del documento por la cual tuvieron movimiento. Los movimientos por cada artículo consultados no serán por almacén, por el contrario el saldo final del artículo corresponderá a todos los almacenes. 5.b. KARDEX VALORIZADO - BIMONEDA.- Este reporte cumple la misma función que el reporte de E/S VALORIZADAS POR MONEDA, la diferencia con el anterior radica en la presentación de los movimientos valorizados que será tanto en soles como en dólares para su mejor comparación al momento de analizar los resultados de las operaciones del mes. 5.c. RESUMEN POR CUENTA.Cada artículo se asigna a una cuenta contable al momento de crearse en el Maestro de Artículos, este reporte muestra el total acumulado por cada Cuenta Contable tanto en Soles como en Dólares durante el mes que se haya valorizado, emitiendo el Saldo Final de cada Cuenta y totalizando en forma general las entradas, salidas y saldos del mes. 5.d. REPORTE VALORIZACIÓN POR CTA/ART.- Este reporte tiene la misma finalidad del reporte mencionado anteriormente, se diferencia del anterior en ser más detallado, específico y permitir la elección del tipo de moneda por la cual se emitirá la valorización de las Cuentas y de los Artículos que las agrupan así como el costo unitario del respectivo mes y con el cual se valorizarán los movimientos del siguiente período. Por cada cuenta el sistema mostrará los respectivos artículos que la agrupan así como su saldo anterior, movimientos efectuados, saldos finales tanto en moneda y unidades físicas y el costo unitario de cada uno, además totalizará por Cuenta el saldo que tenía el período anterior, los importes totales de movimientos del período que se concluye y el saldo financiero ya sea en soles o dólares con el que iniciará el siguiente período de operaciones. Y por último un total general de existencias e importes monetarios del período de operaciones. 5.e. RESUMEN POR GRUPO.- Este reporte es similar al denominado ¨Reporte por Cuenta Valorizado¨ y muestra ordenado por Grupo o familia el importe en Soles o Dólares del movimiento mensual registrado hasta el momento de la valorización, informando el Saldo anterior y los totales de Entrada, Salidas y el saldo con el cual finaliza cada Grupo. 5.f. ANALISIS MOVIMIENTO POR CUENTA CONTABLE.Muestra reporte de movimientos (en valor monetario) de artículos, agrupados según su cuenta contable por cada almacén. 5.g. PARTES DE ENTRADA / SALIDA VALORIZADOS.- Este reporte muestra todos los partes de entrada o de salida valorizados ordenados por documento o por artículo o por proveedor de un tipo de movimiento seleccionado en un rango de fechas. Se debe haber corrido el proceso mensual antes de ejecutar el reporte. 5.h. STOCK VALORIZADO DE ALMACENES.- Muestra los saldos valorizados a la fecha del último cierre realizado. El reporte puede ser ordenado por - Grupo y código o - Por artículo o - Por proveedor artículo o - Por cuenta contable Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Código de almacén - Moneda - Grupo inicial y grupo final Se puede escoger el resultado en valores monetarios, unidades o en ambos datos.

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5.i. RESUMEN POR FAMILIA ARTICULO.- Muestra el resumen de movimientos de entrada y salida y el saldo final a la fecha del último cierre realizado El reporte puede ser ordenado por - Familia - Por modelo - Por grupo Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Moneda - Familia o modelo o grupo inicial y final

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6.

REPORTES DE RENTABILIDAD.- Si se cuenta con el sistema de facturación y se realizan los cierres mensuales correspondientes, después de ejecutado el proceso mensual de valorización el sistema proporcionará los siguientes reportes: 6.a. RENTABILIDAD POR GRUPO / ARTICULO.- Muestra la rentabilidad de los artículos vendidos ordenados por grupo. Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Moneda - Agencia - Grupo inicial y final 6.b. RENTABILIDAD POR CLIENTE / ARTICULO.- Muestra la rentabilidad de los artículos vendidos a la fecha del último cierre realizado ordenado por cliente artículo Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Moneda - Agencia - Cliente inicial y final 6.c. RENTABILIDAD POR VENDEDOR.- Muestra la rentabilidad a la fecha del último cierre ordenado por vendedor / artículo. Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Moneda - Agencia - Vendedor inicial y final 6.d. RENTABILIDAD POR CUENTA CONTABLE.- Muestra la rentabilidad por cuenta contable de existencias a la fecha del último cierre realizado. Se deberán ingresar los siguientes parámetros - Moneda - Agencia

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7.

REPORTES DE CONSUMO.- Si se trata de almacenes no comerciales de la empresa desde los cuales salen productos orientados al consumo interno, el sistema cuenta con reportes que serán de utilidad en el análisis de los consumos ya sean por centro de costo, cuenta contable, solicitante o artículo. Se tienen los siguientes reportes: 7.a. Consumo valorizado por centro de Costo / artículo.- Muestra los consumos valorizados por centro de costo. Se deben ingresar los siguientes parámetros: i Orden del reporte.- Por familia, modelo, grupo. ii Código de familia modelo o grupo iii Centro de costo inicial y final 7.b. Consumo valorizado por solicitante / artículo.- Muestra los consumos valorizados por solicitante. Ingresar el almacén a analizar o todos los almacenes. 7.c. Consumo valorizado por Centro de costo / cuenta.- Muestra los consumos según las cuentas de existencia por cada centro de costo. 7.d. Consumo valorizado por artículo / centro de costo.- Muestra los consumos valorizados por familia o modelo o grupo por cada centro de costo.. Se deben ingresar los siguientes parámetros: i Opción de la agrupación.- Por familia o modelo o grupo ii Centro de costo inicial y final

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8.

UTILITARIOS.8.a. Reindexar archivos.- Este proceso nos permite reordenar todos los archivos del sistema y se debe ejecutar sólo cuando se haya producido un a interrupción del fluido eléctrico que hubiese ocasionado la caída del sistema o en caso de red cuando se haya ésta interrumpido. Para poder ejecutar esta opción se recomienda que ningún esté utilizando el sistema. 8.b. MANTENIMIENTO S.- Los diferentes s que harán uso del sistema de facturación deberán ser creados en esta opción indicando para cada uno las siguientes características: Iniciales.- Este código alfanumérico de 5 dígitos que será su clave de para acceder al sistema Nombre.- Es la descripción o nombre del . Tipo de .- El sistema de facturación establece 3 tipos de s que tendrán al sistema: M - Master

: Es el máximo del sistema y que tendrá a todos los niveles del sistema. O - Operador: El a la istración del sistema estará Restringido a este tipo de . S - Supervisor: Este tipo de tiene los máximos alcances que el Master Número Almacén.- El sistema de Facturación tiene como facilidad al momento facturar poder afectar el stock de un determinado almacén siempre en cuando la empresa disponga del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN. Por medio de este valor el al momento de ingresar al Sistema tendrá como Almacén predeterminado el indicado por el Supervisor. Para poder establecer las claves de que el tendrá para acceder al sistema, El podrá por medio de la combinación de teclas ALT + K establecer dicha clave de identificación. 8.c. MANTENIMIENTO FORMATOS DOCUMENTOS.- Permite configurar las posiciones de la estructura de los campos de los documentos factura, boleta de venta, nota de crédito, nota de débito, guía de remisión etc. 8.d. DATOS DE CONTROL.- Esta opción nos permite inscribir a la empresa usuaria del Sistema registrándole sus datos como dirección y número de RUC. Estos datos son creados sólo al momento de instalarse el sistema. 8.e. BACKUP FACTURACIÓN.- Permite guardar información de la empresa en cualquier dispositivo magnético ya sea diskette, disco duro, zip o CD para prever la pérdida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar trabajando en el sistema (versión redes). Es responsabilidad del el generar esta copia de seguridad regularmente. 8.f. RECALCULO DE STOCK.- Recalcula los stocks de los almacenes sobre la base de los movimientos de almacén y facturación. Antes de correr el proceso es necesario haber realizado el cierre diario de facturación si se cuenta con este sistema. 8.g. ELIMINACION DE GUIAS DE REMISION.- Elimina físicamente del archivo de guías de remisión una guía seleccionada. 8.h. ASIENTOS CONTABLES.- Permite generar y emitir los siguientes asientos contables: i Costo de ventas ii Consumo por centro de costo La opción de consulta que se presenta en este submenu permite consultar e imprimir los asientos generados. 8.i. INP- OUT DE MOVIMIENTOS.i Configuración de movimientos ii Transferencia iii Carga iv Transferencia por tipo de cliente 8.j. TABLA DE NUMERACION.- Esta opción permite registrar, modificar o eliminar la numeración asignada a un documento cuya numeración de Serie ya fue establecida en el módulo de TABLA DE CAJAS del Menú Principal BASE DE DATOS. Cuando se tiene creados los diferentes cajeros y asignado a cada uno un número de

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serie, el siguiente paso, es darle la numeración de documento a cada serie creada, de la siguiente manera: ALT + C = Crear. : Permite crear una numeración para un documento. ALT + M = Modificar: Permite modificar la numeración a uno ya existente ALT + E = Eliminar: Permite eliminar una numeración Datos de Registro: Código de Doc. : Registrar el tipo de documento al cual se le asignará un número de serie. Serie.Se inscribe la serie a la cual daremos numeración Descripción.- Descripción textual de lo que registramos Número de inicio.Asignamos el número con el que iniciará el Sistema a Autogenerarlo. Número final.Le indicamos con que número finalizará la serie Ult. Nro. Imp: Se indica el número sobre el cual el Sistema comenzará a incrementar la Numeración.

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