Modelo De Plan De Trabajo 6z2c30
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Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
PLAN DE TRABAJO Modelo “Proyecto XXXXXX”
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PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OBRAS
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Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OBRAS
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PLAN DE TRABAJO 1. OBJETIVO El plan de trabajo es un documento “Vivo” que describe como será ejecutado el proyecto y representa la forma como el equipo de proyecto esta pensando que enfrentará el proyecto en ese momento, a través de estrategias y tácticas que serán usadas en el avance del proyecto y en la mitigación de riesgos, los objetivos se resumen a continuación:
Proveer de una declaración clara de los objetivos del proyecto incluyendo los lineamientos y políticas de XXXXXX.
Definir las estrategias y tácticas con las que se enfrentará la materialización del proyecto.
Proveer una línea base de control que permita monitorear el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
1.1. Estructura El Plan de trabajo incluye los siguientes aspectos:
Gestión del alcance del Proyecto. Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para ser completado exitosamente. Esta gestión incluye: Recopilar los requisitos, definir el alcance, crear la estructura de desglose del trabajo (WBS), verificar el alcance y controlar el alcance.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo del proyecto. Esta gestión incluye: Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto, gestionar el equipo del proyecto.
Gestión de Tiempo del proyecto. Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto. La gestión incluye: Definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos para las actividades, estimar la duración de las actividades, desarrollar el cronograma y controlar el cronograma.
Gestión de Costos del Proyecto. Describe los procesos, involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
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presupuesto aprobado. Esta gestión incluye: Estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos.
Gestión de Las Comunicaciones del Proyecto. Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Esta gestión incluye: Identificar a los Interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño.
Gestión de los Riesgos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto. Esta gestión incluye: Planificar la gestión de riesgos, identificar los riesgos, realizar análisis cualitativo de riesgos, realizar análisis cuantitativo de riesgos, planificar la respuesta a los riesgos, dar seguimiento y controlar los riesgos.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para el proyecto. Esta gestión incluye: Planificar las adquisiciones, efectuar las adquisiciones, istrar las adquisiciones, cerrar las adquisiciones.
2. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 2.1 Descripción: El proyecto “xxxxxxxx” es una parte integrante del Programa de xxxxxxxx, cuya finalidad es xxxxxxxxxxxxx. 2.1.1 Trabajo Incluido: Una breve descripción del alcance incluido se presenta a continuación: Realizar un descripción de los alcances Proyecto 2.1.2 Trabajo NO Incluido: Una breve descripción del alcance No incluido se presenta a continuación: - El Material concreto y el Combustible será por cuenta del Cliente.
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2.1.3 Restricciones: Realizar un descripción de las Restricciones de su Proyecto
2.1.4 Suposiciones Realizar un descripción de las Suposiciones de su Proyecto
2.1 WBS: Se define al WBS con la organizacion o agrupamiento de actividades del proyecto orientado a entregables, permitiendo así definir el alcance total del trabajo a ejecutar. Cada nivel descendiente representa un incremento en el detalle de la definición del trabajo del proyecto. El WBS del cronograma ha sido estructurado en base a seis principales Etapas:
Estudios, licencias y permisos.
Logística.
Ingeniería de detalle y construcción.
Pre-comisionamiento.
Comisionamiento.
Cierre.
El esquema WBS del proyecto se muestra en el Gráfico N°1 siguiente:
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Plan de Trabajo 3.0 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO. La estructura organizacional del proyecto se detalla en el organigrama presentado a continuación. Cada puesto propuesto en el organigrama tendrá una función específica pero todos trabajarán en equipo con una coordinación muy estrecha, mediante reuniones diarias entre las diferentes áreas de la organización. Este organigrama refleja los puestos principales necesarios y requeridos para el cumplimiento correcto de las condiciones contractuales, cabe resaltar la importancia que para nuestra empresa tiene la seguridad de personal cuyo directo responsable es el presidente del directorio. Organigrama:
3.1 Personal del Proyecto Nuestra Organización en el sitio cubre las posiciones siguientes: 3.1.1 Gerente de Proyecto La Gerencia del Proyecto será desarrollada por un Ingeniero con amplia experiencia en obras civiles, será la máxima autoridad de xxxx . en el sitio y será responsable de la ejecución del Proyecto. Dentro de sus principales responsabilidades está:
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Representar a la empresa ante el cliente. Llevar a cabo los trabajos de acuerdo a las políticas de seguridad, calidad y medio ambiente. Poner a disposición de la obra con la suficiente anticipación, los recursos y subcontratos y/o servicios más importantes, necesarios para la obra. Es responsable por el nivel de calidad y cumplimiento de la ejecución del proyecto.
3.1.2 Ingeniero Residente La Construcción estará a cargo de un Ingeniero con amplia experiencia en la construcción de XXXX; será responsable de dirigir y organizar los trabajos en el campo de forma de coordinar las obras bajo la responsabilidad de xxxxxi con las obras de responsabilidad de terceros. Para la ejecución de los trabajos el gerente de construcción tendrá a su cargo Un Ingeniero Superintendente con especialidad en movimiento de tierras. El Ingeniero residente reportará al Gerente de Proyecto e interactuará con éste durante los días de descanso. 3.1.3 Ingeniero Superintendente de Campo Ingeniero con especialidad en movimiento de tierras y Obras Civiles, será el responsables de la producción en campo de los trabajos y de que los trabajos se lleven a cabo dentro de los estándares de seguridad y calidad. Deberá organizar y planificar las actividades de todo el Proyecto para optimizar el uso de los recursos en las diversas áreas de trabajo Este ingeniero será asistido directamente por: Un ingeniero de movimiento de tierras para el turno noche Dos supervisores de campo encargados de un frente específico de trabajo cada uno. 3.1.4 Jefe de Oficina Técnica Será el responsable por el funcionamiento de la Oficina Técnica de la Obra. Las funciones de la oficina técnica serán: la programación y el control diario del avance de los trabajos, el control de los costos del Proyecto, la elaboración de las valorizaciones, la evaluación de los costos para los trabajos adicionales. Responde por el control y distribución de toda la documentación técnica utilizada en la obra, elaboración de las informaciones "como construido" para el Cliente, y detalle de los procedimientos de construcción. Este Ingeniero, para cumplir con sus objetivos, será asistido por: - 01 Ingeniero de Planeamiento - 01 Ingeniero de Control de Costos - 02 Asistentes de Oficina - 03 controladores de equipos
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3.1.5 Jefe de Control de Calidad Es el responsable de la Gestión de Calidad en la organización, encargado de la elaboración e implementación del Plan de Calidad, supervisará y preparará las auditorias de calidad a las obras para controlar su cumplimiento. Es responsable de calificar que el producto final atienda a las especificaciones del Proyecto, normas técnicas y directrices contractuales aplicables. Deberá planificar y coordinar todas las actividades de Control de Calidad, incluyendo la programación de los servicios de inspección, análisis y aprobación de informes de inspección y pruebas, control del desempeño de procesos, medición y ensayos, como así también mantendrá al día la información referente a la situación de las inspecciones y pruebas. Reporta operacionalmente al gerente de Proyecto y funcionalmente a la organización de gestión de la empresa. 3.2 REGIMEN LABORAL La jornada de trabajo establecida es de 12 horas por día de lunes a sábado y 8 horas los domingos en dos turnos. La rotación del personal será de 21 días en campo por 7 días de descanso.
4. GESTIÓN DE TIEMPO DEL PROYECTO. 4.1
CONSIDERACIONES USADAS PARA LA PLANIFICACION
a) Ingeniería de Detalle El inicio de las ingenierías de detalles ha sido consideradas en su fecha más tardía para lograr una continuidad con la Construcción. b) Construcción Se considera para la ejecución de los trabajos dos (02) Frente de trabajo; así mismo todas las condiciones climáticas y de seguridad asociada a los trabajos han sido analizadas en los rendimientos propios de las actividades.
4.2
RATIOS O ESTIMADOS USADOS PARA EL CALCULO DEL TIEMPO Para el proceso de cálculo del tiempo de las actividades se han utilizado tres métodos: Juicio Experto, Estimaciones paramétricas (métricas de Producción) y cotizaciones de Proveedores de equipos. (Anexo 1)
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4.3
FUENTES DE ESTIMADOS
a) Juicio de Expertos: En la estimación de la duración de las actividades que no contemplan métricas de productividad como los procesos de compras, pruebas; El equipo del proyecto integrado por profesionales internos y asesores externos, aportaron información referente de los plazos de ejecución, teniendo en cuenta proyectos similares. b) Estimación Paramétrica: (métricas de Producción). En las actividades donde las métricas de productividad son posibles de ser calculadas y son parte del sustento del Presupuesto, la estimación de las duraciones fue determinada cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el ratio de productividad. d) Cotizaciones de Proveedores En la determinación de los plazos de Expediting de los equipos mayores se utilizaron las cotizaciones emitidadas por lo proveedores, agregándose los tiempo no incluidos segun juicio de Experto.
4.4
ESTIMACIÓN DE LA SECUENCIA LÓGICA Las actividades de la estructura del programa, se han secuenciado con el fin de crear un programa alcanzable y realista. Las características del proyecto definen la secuencia lógica. Las relaciones entre actividades se caracterizan por los tipos de dependencia entre ella: Dependencia Absoluta: Son inherentes a la naturaleza del trabajo, condicionadas por limitaciones físicas. Denotan la obligación de que una actividad debe seguir a otra, sin poder adelantar su ejecución hasta que la anterior esté terminada. Deben ser las primeras en ser identificadas. Dependencia Relativa: Definida por el grupo de trabajo, en donde se establece la secuencia de actividades que no tienen necesariamente un orden absoluto.
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Plan de Trabajo 4.5
CONSIDERACIONES DE PRODUCTIVIDAD USADOS PARA EL CALCULO DEL TIEMPO: Los rendimientos promedios de las actividades de construcción (sustento del Presupuestos), han sido calculados en base a jornales de 8 horas siendo ajustados para el cálculo del tiempo a 10 horas. Así mismo se han trabajado en base a dos tipos de calendario: Calendario 5x2: Aplicado a las actividades de Estudio, Permisos y Licencias donde las duraciones están ligadas a labores de oficina con días laborables de lunes a viernes. Calendario 7x0: Aplicado a las actividades de Procura, Construcción y Pruebas donde las actividades serán ejecutadas en días calendarios.
4.6
PRINCIPALES VARIACIONES QUE PUEDEN EXISTIR Las principales variaciones que puden existir en el proyecto han sido reflejadas en las siguientes restricciones asumidas en la elaboración del cronograma:
4.7
Se considera, a solicitud de XXXXX, iniciar el proceso de licitación del contrato del EPC y de las compras de Equipos Principales, a partir del 01 de Noviembre del 2009.
LISTA DE HITOS Y SUBHITOS DE CONTROL Para el control de proyecto se establecen los siguiente Hitos:
Item 1 2 3 4 5 6
HITOS DE CONTROL Inicio de la Ingeniería Aprobación del Contrato EPC Inicio de la Licitación de la Construcción Fin de la Licitación de la Construcción Inicio de Construcción Fin de Construcción
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Fecha 18-ene-10 01-marz-10 16-abril-10 16-mayo-10 16-junio-09 22-dic-10
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4.8
RUTA CRÍTICA DEL CRONOGRAMA
Se define con la ruta de las actividades que determinan la terminación temprana del proyecto. La ruta crítica puede cambiar a medida que las actividades se adelantan o retrasan de lo programado. La ruta crítica para el presente proyecto se define como las actividades con holgura menor a 7 dias además de aquellas que por los posibles cambios del proyecto puedan convertirse en críticas, en este segundo caso el equipo del proyecto fue el responsable de determinar cuales actividad puede ser considerada como críticas.
La ruta Crítica del Cronograma se muestra en el Anexo N°.3
4.9
REPORTE DEL PROGRAMA FINAL El Reporte Final del cronograma se muestra en el Anexo N°2.
4.10
CURVA S DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES La curva de Construcción se muestra en el Anexo N°4.
4.11
HISTOGRAMA DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES El Histograma de Recursos de la Construcción se muestra en el Anexo N°5.
4.12
FUENTES DE INFORMACIÓN DEL CRONOGRAMA
a.
Juicio de Experto: Se contó con el aporte de los siguientes Ingenieros: Ing. XXXXXXX
b.
Métricas de Productividad La métricas de productividad corresponden a los análisis de costos sustento del Presupuesto
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4.13
PLAN DE ARRANQUE DEL PROYECTO
Todas las actividades correspondientes a la construcción del XXXXX se ejecutarán en conformidad a los planos emitidos y a las especificaciones técnicas proporcionados por la XXXXX Se ejecutarán los trabajos de cortes y rellenos en forma simultánea de manera de optimizar recursos y compensar los cortes con rellenos para alcanzar los niveles de cimentación indicados en los planos. Permanentemente se llevarán a cabo las actividades para mitigar el impacto ambiental, las cuales consisten en el control de polvo, de ruidos, de humos de los equipos, mantenimiento de los s y el manejo del botadero.
4.14
PLAN DE MOVILIZACIÓN
Reclutamiento de Personal: Esta gestión se realizará desde la oficina principal para la contratación de la mano de obra calificada priorizando al personal con experiencia en este tipo de obras, así mismo se contratará, desde la oficina de obra, todo el personal no calificado procedente de las localidades anexas al lugar de los trabajos Antes de iniciar cualquier actividad de ejecución en campo realizaremos las coordinaciones necesarias para habilitar las facilidades de oficinas, almacenes y talleres entregadas por XXXX. en obra, así mismo se realizarán las coordinaciones para disponer del servicio de campamento y comedores para el personal en las instalaciones de XXXXX. Preparación del Equipo Los equipos destinados para la obra pasarán una revisión técnica y se pondrán a punto antes de la movilización al sitio de los trabajos. La movilización de equipos pesados, como tractores y excavadoras será usando traylers cama baja, debidamente escoltados. Los volquetes, cisternas, camiones, buses para el personal y camionetas se movilizarán por sus propios medios. Topografía (Trazo y Replanteo Preliminar y Acompañamiento de Ejecución) Como primera actividad se hará el levantamiento topográfico del terreno existente, se solicitará autorización a XXXXX y se solicitará la línea base topográfica validada. Este trabajo servirá para una mejor estimación de las cantidades del proyecto y así revisar el programa de obra Propuesto.
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Inicialmente se identificará todos los puntos de referencia y línea base existente, y se hará el levantamiento horizontal y vertical, respecto a los hitos mostrados en los planos. Se trazará y delimitará el área de trabajo.
5. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO. Presupuesto de Obra
6. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. 6.1 Identificación de Stakeholders. Este proceso consiste en identificar a todas las personas impactadas por el proyecto y evaluar su participación o grado de influencia sobre el mismo. La importancia de este proceso que debe realizarse al inicio de la planificación, determina muchas veces el éxito o el fracaso de los proyectos que en muchos casos se han visto truncados por la aparición de un Stakeholder no identificado o cuya influencia no había sido evaluada. Por esta razón este proceso es un documento “vivo” que deberá ser revaluado cada vez que se detecte alguna nueva influencia importante departe de algún stakeholder, este proceso pertenece también al proceso integrado de cambios.
A continuación presentamos la primera evaluación de los stakeholders del proyecto.
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Plan de Trabajo 6.2 Plan de Comunicaciones. Es el proceso de definir las necesidades de información de los interesados. Una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a una audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados. El presente plan, permitirá establecer un mecanismo de reglamentación a ser adoptada durante la ejecución del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de información de todos los involucrados en el proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificación, ejecución, control, cierre e integración del presente proyecto. Es importante determinar quienes son los principales involucrados, que información es mas relevante para ellos, cuando se les debe informar, con que frecuencia y de que forma, con que documento. Muchas decisiones a ser adoptadas durante la ejecución del proyecto dependerán del nivel y del contenido de los informes que fluyen en el proyecto, los cuales deben de estar bien definidos y organizados a fin de no caer en problemas de falta de comunicación o comunicación inapropiada. La información que se le alcanzará a los stakeholders mencionados incluyendo periodos se detalla a continuación.
Planeamiento de ejecución del proyecto.
Actualización del plan del proyecto.
Reporte durante la Etapa de Ingeniería
o
Reporte Semanal
o
Reporte Mensual Flash
o
Reporte Mensual
Reporte durante la Etapa de Construcción y Cierre. o
Reporte Diario
o
Reporte Semanal
o
Reporte Mensual Flash
o
Reporte Mensual
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Plan de Trabajo
Reporte Durante la Etapa de Ingeniería Contenido
Formato
Reporte
Información El
Definición de
El alcance de este reporte cubre las actividades
Semanal
Proyectos del EPCM emitirá
relevantes de la semana que concluyó el mes anterior
un
a la fecha del reporte. El contenido del presente
Formato Nativo Word/Excel distribuido por correo electrónico
área
de
Control
reporte
semanal
al
propietario los lunes antes de las 10:00 am. El reporte deberá ser por subprograma y por Contrato.
programa será: Actividades relevantes de la semana Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por áreas o disciplinas) Trabajo Planeado para la próxima semana (Por áreas por disciplinas) Progreso (adelanto y atraso versus línea base) Ítems críticos/ Áreas de preocupación Acciones Clave KPI’s y estadísticas clave Asunto pendiente semana anterior
Reporte Mensual
El
Resumen ejecutivo
En
Flash
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
formato
nativo
un Reporte Mensual Flash al
Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por área o disciplinas)
vía
correo
área
de
Propietario.
Control
Este
de
reporte
tendrá una extensión máxima de 03 páginas y será emitido
Trabajo planeado para el próximo periodo (por áreas o disciplinas)
al tercer día hábil del cierre
Progreso (Adelanto y atraso versus línea base)
de fin de mes
Ítem críticos/Áreas de Preocupación
Word
electrónico
Acciones Clave KPI’s y estadísticas Clave Reporte Mensual
El
área
de
Control
de
Proyectos del EPCM emitirá un
Reporte
Mensual
al
propietario. Este reporte no tendrá limitación de páginas y será emitido como máximo al décimo
días
siguiente.
del
mes
La finalidad de este reporte es complementar el
En
Reporte Flash con cifras y valores precisos.
formato
nativo
vía
correo
Resumen Ejecutivo (esta sección será en inglés) Asuntos HSEC incidentes)
(estadísticas,
resumen
Trabajo planeado en el periodo de reporte áreas y disciplinas)
de (por
Ítems críticos/Áreas de preocupación Costos (planeado, real pronóstico, tendencias, desviaciones) Curvas de Costos (flujos de caja y compromisos) Cronograma (planeado, tendencias, desviaciones)
real,
pronósticos,
Curvas de Progreso (comparativo con línea base) Curvas de Personal (histogramas) KPI’s y estadísticas clave
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Word
electrónico
Plan de Trabajo Registro Fotográfico (de ser el caso)
Reporte Durante la Etapa de Construcción y Cierre Información Reporte Diario
Definición
Contenido
Formato
El Jefe de Supervisión emitirá un reporte diario del día anterior antes de las 10:00 am. al grupo de control de proyecto y Lider de cada subprograma.
El objetivo es registrar diariamente los eventos HSEC, principales ocurrencias, principales frentes de trabajo y actividades de construcción, recursos utilizados y cualquier otra información
Word con apoyo de Excel de ser necesario, formato nativo vía correo electrónico
Control de Proyectos del EPM revisará y emitira informe diario al cliente en formato PDF por correo. área
de
Control
El
Semanal
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
un
Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por áreas o disciplinas)
reporte
semanal
de
Actividades relevantes de la semana
Reporte
al
propietario los lunes antes de las 10:00 am. al domingo previo de la fecha de emisión
Trabajo Planeado para la próxima semana (Por áreas por disciplinas)
El reporte deberá ser por
Progreso (adelanto y atraso versus línea base)
subprograma y por Contrato.
Ítems críticos/ Áreas de preocupación
El último reporte semanal del
Acciones Clave
mes
KPI’s y estadísticas clave
deberá
incluir
el
pronostico del desembolso o facturación del mes por los servicios
realizados
o
ejecutados en mes por los contratistas del construcción del EPCM. La fecha límite para emitir esta información es el 30 de cada mes o el último día hábil del mes y debe ser considerada en el reporte mensual del EPCM
En Word formato nativo vía correo electrónico.
Cronograma contractual actualizado a la fecha (Barras Gant) Cronograma ejecución
resumen
de
los
contratos
en
Cronograma 3 semanas en adelante (3-week look ahead Schedule) Curvas de progreso por contrato/contratista y consolidados (Overall progress curves) Reporte de Principales comodities (progreso real vs planeado)
de
obra
Curvas de H-H e histogramas de Manpower planeados y reales Reporte semana de equipos Cronograma de equipos (Programado y Real) Reporte semanal de personal Cronograma de personal (Programado y Real) Reporte de contratación local (Mano de Obra Calificada y No Calificada) Reporte de Compras/Adquisiciones Locales
Reporte Mensual
El
Resumen ejecutivo
En
Flash
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
formato
nativo
un Reporte Mensual Flash al
Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por área o disciplinas)
vía
correo
área
Propietario.
de
Control
Este
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OBRAS
de
reporte
Word
electrónico
Plan de Trabajo
de 03 páginas y será emitido
Trabajo planeado para el próximo periodo (por áreas o disciplinas)
al tercer día hábil del cierre
Progreso (Adelanto y atraso versus línea base)
de fin de mes
Ítem críticos/Áreas de Preocupación
tendrá una extensión máxima
Acciones Clave KPI’s y estadísticas Clave Reporte Mensual
El
área
de
Control
de
Proyectos del EPCM emitirá un
Reporte
Mensual
al
propietario. Este reporte no
La finalidad de este reporte es complementar el
En
Reporte Flash con cifras y valores precisos.
Word
1.
Resumen Ejecutivo : Breve descripción que explique la situación general del Sub-Programas
tendrá limitación de páginas y
que estén a cargo del EPCM.
será emitido como máximo al
(incluir progreso por cada área del EPCM) 1.2 Temas
de
preocupación
apoyo de hojas Excel Primavera
y
Riesgos
copia
actual. Asuntos HSEC 2.1 Estadísticas Clave: Número de Personas, horas acumuladas , horas del mes e indicadores HSEC 3. Ingeniería de Detalle 3.1 Actividades principales en el periodo 3.2 Curvas de progreso general y por disciplinas 3.3 Cronograma actualizado documentación
emitida
por
revisiones planeadas y real
3.5
Reporte de control de documentos (que incluya un listado de lo emitido a la fecha y en el periodo en formato Excel por revisiones).
6.3 Distribución de Información. En este proceso es necesario establecer como se distribuirá la información entre los stakeholders.
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física
electrónica.
1.4 Control de Hitos y KPI’s establecidos, plan vs
de
P6, idioma
castellano, será
1.3 Actividades previstas para el siguiente periodo
3.4 Estadística
y
distribuido
Identificados
2.
con
en
1.1 Principales actividades y logros del mes
décimo día del mes siguiente.
Formato
en y
Plan de Trabajo
Plan de Reuniones: Establecidas a lo largo de todo el proyecto indistintamente de la fase en la que nos encontremos.
Reuniones Semanales Reunión interna del equipo de proyecto Reunión establecida los días Jueves, participan de la misma todos los integrantes del equipo de proyecto, tiene por objeto informar al equipo de lo acontecido durante la semana. La información que circula es registrada en un acta de reunión. Reuniones con el Owner Team Reuniones establecidas para los días Lunes, participan de la misma control de proyectos del proyecto y del Owner´s Team. El objetivo de la misma es coordinar semanalmente los avances de la gestión con el cliente. La información que circula es registrada en un acta de reunión. Reuniones con Contratistas Reuniones establecidas para los días Miercoles, participan el equipo de proyecto y el contratista correspondiente. El objetivo de esta reunión es coordinar tocarlos diferentes problemas que se han suscitado en la semana y su seguimiento. La información que circula es registrada en un acta de reunión.
Reuniones Mensuales Steering Committe Reuniones establecidas para el segundo viernes de cada mes, participan el equipo de proyecto y el Owner´s Team. El objetivo de esta reunión es presentar el informe mensual. La información que circula es registrada en un acta de reunión.
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7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO. La identificación y evaluación de riesgos se realizan en diversas instancias: En cada etapa y fase de los Sub-proyectos, existen requerimientos y objetivos específicos, los cuales han sido identificados en el programa del proyecto y se controlará durante la ejecución del mismo. Se elaborará la matriz de riesgos donde se considera los aspectos siguientes: Riesgos externos Técnicos Contractuales Financieros Contratistas o terceras partes Humanos o de Recursos Humanos Otros Las desviaciones o incumplimiento de estos requerimientos deben generar acciones correctivas para cumplir con lo establecido. De la misma forma, si el impacto de la desviación o incumplimiento de este requerimiento es crítico para el proyecto, la gerencia debe tomar parte para asegurar su cumplimiento. El Registro de Riesgo, serán actualizados junto con el Informe mensual y como resultado de otras iniciativas o actividades que permitan identificar riesgos y oportunidades durante el desarrollo del proyecto.
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8. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO.
La Gestión de Las Adquisiciones reconoce 4 procesos los cuales son: 1. Planificar las Adquisiciones. 2. Efectuar las Adquisiciones. 3. istrar las Adquisiciones. 4. Cerrar las Adquisiciones. Bajo este marco estableceremos las estrategias y lineamientos para poder hacer la Gestión de las Adquisiciones. 8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles proveedores. Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto. Se establece que prioritariamente se manejarán los Contratos de Ingeniería y Construcción con los proveedores existentes, los cuales han brindado servicios similares y poseen el “expertise” necesario para lograr el producto con la calidad requerida. 8.1.1 Plan de Contratos Para la contratación de la Ingeniería y construcción se ha establecido inicialmente grupos de contratación en base a Entregables estableciendo lo siguiente:
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8.1.2 Tipo de Contratación El riesgo compartido entre el Proyecto y el proveedor está determinado por el tipo de contrato. Si se prevé utilizar un tipo de contrato diferente al de precio fijo, corresponde al equipo del proyecto justificar su uso, esta justificación se dará en el momento de originar la requisición del servicio o al convocar el concurso. Para la Gestión de Contratos tanto de Ingeniería como Construcción se establecerá de manera inicial las siguientes modalidades de contratación: Precios Unitarios Suma Alzada Time and Materials.
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Plan de Trabajo Para establecer el Plan de contratación se ha establecido en función a los requerimientos de proveedores en función al tiempo de ejecución de los diversos entregables del Proyecto. 8.1.3 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición El enunciado del Trabajo se establecerá de las siguientes maneras: En la Etapa de Ingeniería Inicialmente se establecerá e identificará los requerimientos de ingenierías complementarias o definitivas para los diversos Entregables del Proyecto. En la Etapa de Construcción Una vez concluida la Ingeniería de detalle, se establecerá las métricas correspondientes a la Construcción, se indicarán los plazos e Hitos para estos trabajos, así como los estándares y normas a cumplir durante su ejecución. Esta ingeniería de detalle compuesta por Planos, documentos de memoria descriptiva, listado de equipos etc. Será parte del enunciado del trabajo a adquirir. Documentos de la Adquisición Los documentos de adquisición para los proveedores serán los utilizados por la Organización, así como el procedimiento de emisión de los mismos. Entre estos documentos podemos mencionar los siguientes: Solicitud de información (RFI) Invitación a licitación (IFB) Solicitud de propuesta (RFP), Solicitud de presupuesto (RFQ), Etc.
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Plan de Trabajo 8.1.4 Efectuar las Adquisiciones. Para Efectuar las Adquisiciones emplearemos las siguientes herramientas usadas en la Organización para la estandarización y evaluación de las Ofertas. a) Bases de Licitación En este documento contiene la descripción exacta del enunciado del trabajo y los alcances del mismo, este documento será entregado a los oferentes para su evaluación y consultas, las cuales serán contestadas de manera abierta a todos los postores. En las Bases de Licitación deben figurar claramente los siguientes alcances El enunciado del trabajo o los entregables La línea base del cronograma Los informes de desempeño Período de ejecución Los roles, responsabilidades y obligaciones del Cliente y Postor, tales como contratación de personal de la zona y empresas de la zona. Lugar de desempeño del vendedor Condiciones de pago Lugar de entrega o sitio de los trabajos. Los criterios de inspección y aceptación Las garantías Los límites de responsabilidad Retenciones Sanciones Incentivos Seguro y las fianzas de ejecución La aprobación de los subcontratistas subordinados El tratamiento de solicitudes de cambio
b) Conferencias de Oferentes Después de haber cursado las invitaciones a los Postores y de asistir a la visita de obra, se establecerá una Conferencia de Oferentes de manera de asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme la necesidad de adquisición (requisitos técnicos y contractuales), y que ningún oferente reciba tratamiento preferencial Las respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la adquisición en forma de enmiendas e incluidas en el documento de
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Plan de Trabajo respuestas a consultas. Para que haya equidad, los postores deben tener especial cuidado en asegurar que todos los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los demás vendedores potenciales particulares, así como cada respuesta proporcionada por el comprador. c) Técnicas de Evaluación de Propuestas Para la evaluación de propuestas se conformará una comisión integrada por del Equipo de Proyecto, los cuales verificarán que los requerimientos técnicos y hayan sido contemplados en las propuestas. La propuesta tendrá dos partes, la técnica y la económica. Para poder evaluar la propuesta económica se tendrá el estimado de los costos (Documento Interno) este estimado debe ser calculado en base al enunciado de los trabajos, de manera de poder comparar las ofertas. Es dable la verificación de las referencias financieras de los postores para poder determinar su solvencia económica que podría dar cierta garantía a los trabajos contratados a estos postores. d) Juicio de Expertos El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto. Esto puede incluir conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como ingeniería, diseño, estudios de pre factibilidad, y fabricación. e) Negociación de Adquisiciones Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros términos relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas cubiertos deberían incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección comercial, los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser realizado por ambas partes, la compradora y la vendedora.
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Plan de Trabajo
f) Adquisiciones Directas En determinados casos, por condiciones de espacio o especialidad en algún trabajo se efectuaran compras directas de servicios o materiales, esta modalidad se denomina SOLE SOURCE, la cual deberá estar debidamente sustentada según los procedimientos establecidos por la Organización. 8.1.5 istrar las Adquisiciones istrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en istrar las relaciones contractuales con los proveedores seleccionados para brindar un determinado servicio, de manera de velar por el cumplimiento de las obligaciones del vendedor y comprador. La istración de las Adquisiciones monitorea el desempeño del proveedor e inicia el control de cambios respectivo en caso sea necesario. Esta supervisión contractual del proveedor garantiza que se cumpla con los requisitos de adquisición y que el comprador respete las obligaciones contractuales para con el proveedor. istrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al proveedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el contrato y que la compensación del proveedor se corresponda con su avance, según lo establecido en el contrato. Una de las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relación entre los pagos efectuados y el trabajo realizado. El proceso istrar las Adquisiciones revisa y documenta de qué manera se está desempeñando o se ha desempeñado un proveedor basándose en el contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. Esta revisión del desempeño puede utilizarse para medir la competencia del proveedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos. También se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un proveedor no está cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones correctivas. istrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalización anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la cláusula de rescisión del contrato.
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Plan de Trabajo Para istrar las Adquisiciones usaremos la siguiente documentación pero que no estará limitada a:
Bases de Licitación. Contrato y adendas al mismo. Plan de Adquisiciones Informe de desempeño del proveedor. Gestión de medio ambiente y seguridad del proveedor. Solicitud de cambio aprobado. Cuaderno de Obra o reportabilidad definida en el contrato. Correspondencia Oficial. Consolidado de requisiciones, ordenes de servicio, ordenes de compra y contratos
Para la istración de las Adquisiciones usaremos algunas técnicas y/o procedimientos que a continuación describo, a) Sistema de Control de Cambios del Contrato Para gestionar los cambios nos remitiremos a los procedimientos y lineamientos establecidos en este documento. b) Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones Para establecer el desempeño del proveedor nos remitiremos al control de plazo, cumplimientos de documentación de control y seguridad, así como al performance en seguridad y medio ambiente c) Sistemas de Pago Se establecerá un formato para la elaboración de los EDP (estados de Pago), las fechas de presentación de los EDP y pago de los mismos se establecerán de manera particular para cada proveedor, dependiendo de su contrato. Para la gestión de adelantos se ha definido que no se podrán atender en menos de 10 días. Todo pago será documentado por el proveedor según lo requerido por el Departamento de Finanzas del Proyecto, el cual alcanzará un check list de documentación necesaria a presentar por el proveedor, de manera de emitir la conformidad de servicio, según procedimiento de la organización.
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Plan de Trabajo d) Control de Solicitudes de Compra Se establecerá un formato para el seguimiento de las solicitudes de compra, de manera de determinar los gastos comprometidos y las gestiones de compra que se encuentran en proceso.
8.1.6 Cerrar las Adquisiciones Para el Cierre de las Adquisiciones estableceremos dos modalidades a)
Por Resolución de Contrato
Para cerrar una Adquisición en caso resolución de contrato, se hará de acuerdo a lo establecido en el contrato. Esta puede darse por conveniencia o incumplimiento de cualquiera de las partes. b)
Por Fin de Servicio
Para cerrar la adquisición se verificarán que los entregables estén de acuerdo a los criterios de aceptación, para esto se convocará al Comprador para verificar estos criterios, de existir observaciones el proveedor estará en la obligación de levantar estas observaciones, cuando estas observaciones estén levantadas se citará nuevamente al Comprador para una nueva inspección. Durante el tiempo de levantamiento de observaciones hasta la entrega de conformidad final de servicio, el proveedor tendrá la custodia del entregable. Una vez obtenida el acta de recepción de obra o la conformidad final de servicio el proveedor podrá liberar las garantías comprometidas según contrato.
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Plan de Trabajo De existir alguna discrepancia en el cierre de la Adquisición se podrá someter a conciliación o arbitraje según lo estipulado en el contrato.
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PLAN DE TRABAJO Modelo “Proyecto XXXXXX”
APROBADO POR: Propuesta Cliente Revisión
Hecho Por
A
COMENTARIOS DEL CLIENTE:
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Descripción
Fecha
Revisado
Aprobado
Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
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Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
PLAN DE TRABAJO 1. OBJETIVO El plan de trabajo es un documento “Vivo” que describe como será ejecutado el proyecto y representa la forma como el equipo de proyecto esta pensando que enfrentará el proyecto en ese momento, a través de estrategias y tácticas que serán usadas en el avance del proyecto y en la mitigación de riesgos, los objetivos se resumen a continuación:
Proveer de una declaración clara de los objetivos del proyecto incluyendo los lineamientos y políticas de XXXXXX.
Definir las estrategias y tácticas con las que se enfrentará la materialización del proyecto.
Proveer una línea base de control que permita monitorear el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
1.1. Estructura El Plan de trabajo incluye los siguientes aspectos:
Gestión del alcance del Proyecto. Muestra los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y únicamente) el trabajo requerido para ser completado exitosamente. Esta gestión incluye: Recopilar los requisitos, definir el alcance, crear la estructura de desglose del trabajo (WBS), verificar el alcance y controlar el alcance.
Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la planificación, adquisición, desarrollo y gestión del equipo del proyecto. Esta gestión incluye: Desarrollar el plan de recursos humanos, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto, gestionar el equipo del proyecto.
Gestión de Tiempo del proyecto. Se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusión a tiempo del proyecto. La gestión incluye: Definir las actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos para las actividades, estimar la duración de las actividades, desarrollar el cronograma y controlar el cronograma.
Gestión de Costos del Proyecto. Describe los procesos, involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
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Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
presupuesto aprobado. Esta gestión incluye: Estimar los costos, determinar el presupuesto y controlar los costos.
Gestión de Las Comunicaciones del Proyecto. Identifica los procesos involucrados en garantizar que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento y disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Esta gestión incluye: Identificar a los Interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información, gestionar las expectativas de los interesados e informar el desempeño.
Gestión de los Riesgos del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la identificación, análisis y control de los riesgos para el proyecto. Esta gestión incluye: Planificar la gestión de riesgos, identificar los riesgos, realizar análisis cualitativo de riesgos, realizar análisis cuantitativo de riesgos, planificar la respuesta a los riesgos, dar seguimiento y controlar los riesgos.
Gestión de las Adquisiciones del Proyecto. Describe los procesos involucrados en la compra o adquisición de productos, servicios o resultados para el proyecto. Esta gestión incluye: Planificar las adquisiciones, efectuar las adquisiciones, istrar las adquisiciones, cerrar las adquisiciones.
2. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 2.1 Descripción: El proyecto “xxxxxxxx” es una parte integrante del Programa de xxxxxxxx, cuya finalidad es xxxxxxxxxxxxx. 2.1.1 Trabajo Incluido: Una breve descripción del alcance incluido se presenta a continuación: Realizar un descripción de los alcances Proyecto 2.1.2 Trabajo NO Incluido: Una breve descripción del alcance No incluido se presenta a continuación: - El Material concreto y el Combustible será por cuenta del Cliente.
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Plan de Trabajo _____________________________________________________________________________________
2.1.3 Restricciones: Realizar un descripción de las Restricciones de su Proyecto
2.1.4 Suposiciones Realizar un descripción de las Suposiciones de su Proyecto
2.1 WBS: Se define al WBS con la organizacion o agrupamiento de actividades del proyecto orientado a entregables, permitiendo así definir el alcance total del trabajo a ejecutar. Cada nivel descendiente representa un incremento en el detalle de la definición del trabajo del proyecto. El WBS del cronograma ha sido estructurado en base a seis principales Etapas:
Estudios, licencias y permisos.
Logística.
Ingeniería de detalle y construcción.
Pre-comisionamiento.
Comisionamiento.
Cierre.
El esquema WBS del proyecto se muestra en el Gráfico N°1 siguiente:
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Plan de Trabajo 3.0 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO. La estructura organizacional del proyecto se detalla en el organigrama presentado a continuación. Cada puesto propuesto en el organigrama tendrá una función específica pero todos trabajarán en equipo con una coordinación muy estrecha, mediante reuniones diarias entre las diferentes áreas de la organización. Este organigrama refleja los puestos principales necesarios y requeridos para el cumplimiento correcto de las condiciones contractuales, cabe resaltar la importancia que para nuestra empresa tiene la seguridad de personal cuyo directo responsable es el presidente del directorio. Organigrama:
3.1 Personal del Proyecto Nuestra Organización en el sitio cubre las posiciones siguientes: 3.1.1 Gerente de Proyecto La Gerencia del Proyecto será desarrollada por un Ingeniero con amplia experiencia en obras civiles, será la máxima autoridad de xxxx . en el sitio y será responsable de la ejecución del Proyecto. Dentro de sus principales responsabilidades está:
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Plan de Trabajo -
Representar a la empresa ante el cliente. Llevar a cabo los trabajos de acuerdo a las políticas de seguridad, calidad y medio ambiente. Poner a disposición de la obra con la suficiente anticipación, los recursos y subcontratos y/o servicios más importantes, necesarios para la obra. Es responsable por el nivel de calidad y cumplimiento de la ejecución del proyecto.
3.1.2 Ingeniero Residente La Construcción estará a cargo de un Ingeniero con amplia experiencia en la construcción de XXXX; será responsable de dirigir y organizar los trabajos en el campo de forma de coordinar las obras bajo la responsabilidad de xxxxxi con las obras de responsabilidad de terceros. Para la ejecución de los trabajos el gerente de construcción tendrá a su cargo Un Ingeniero Superintendente con especialidad en movimiento de tierras. El Ingeniero residente reportará al Gerente de Proyecto e interactuará con éste durante los días de descanso. 3.1.3 Ingeniero Superintendente de Campo Ingeniero con especialidad en movimiento de tierras y Obras Civiles, será el responsables de la producción en campo de los trabajos y de que los trabajos se lleven a cabo dentro de los estándares de seguridad y calidad. Deberá organizar y planificar las actividades de todo el Proyecto para optimizar el uso de los recursos en las diversas áreas de trabajo Este ingeniero será asistido directamente por: Un ingeniero de movimiento de tierras para el turno noche Dos supervisores de campo encargados de un frente específico de trabajo cada uno. 3.1.4 Jefe de Oficina Técnica Será el responsable por el funcionamiento de la Oficina Técnica de la Obra. Las funciones de la oficina técnica serán: la programación y el control diario del avance de los trabajos, el control de los costos del Proyecto, la elaboración de las valorizaciones, la evaluación de los costos para los trabajos adicionales. Responde por el control y distribución de toda la documentación técnica utilizada en la obra, elaboración de las informaciones "como construido" para el Cliente, y detalle de los procedimientos de construcción. Este Ingeniero, para cumplir con sus objetivos, será asistido por: - 01 Ingeniero de Planeamiento - 01 Ingeniero de Control de Costos - 02 Asistentes de Oficina - 03 controladores de equipos
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3.1.5 Jefe de Control de Calidad Es el responsable de la Gestión de Calidad en la organización, encargado de la elaboración e implementación del Plan de Calidad, supervisará y preparará las auditorias de calidad a las obras para controlar su cumplimiento. Es responsable de calificar que el producto final atienda a las especificaciones del Proyecto, normas técnicas y directrices contractuales aplicables. Deberá planificar y coordinar todas las actividades de Control de Calidad, incluyendo la programación de los servicios de inspección, análisis y aprobación de informes de inspección y pruebas, control del desempeño de procesos, medición y ensayos, como así también mantendrá al día la información referente a la situación de las inspecciones y pruebas. Reporta operacionalmente al gerente de Proyecto y funcionalmente a la organización de gestión de la empresa. 3.2 REGIMEN LABORAL La jornada de trabajo establecida es de 12 horas por día de lunes a sábado y 8 horas los domingos en dos turnos. La rotación del personal será de 21 días en campo por 7 días de descanso.
4. GESTIÓN DE TIEMPO DEL PROYECTO. 4.1
CONSIDERACIONES USADAS PARA LA PLANIFICACION
a) Ingeniería de Detalle El inicio de las ingenierías de detalles ha sido consideradas en su fecha más tardía para lograr una continuidad con la Construcción. b) Construcción Se considera para la ejecución de los trabajos dos (02) Frente de trabajo; así mismo todas las condiciones climáticas y de seguridad asociada a los trabajos han sido analizadas en los rendimientos propios de las actividades.
4.2
RATIOS O ESTIMADOS USADOS PARA EL CALCULO DEL TIEMPO Para el proceso de cálculo del tiempo de las actividades se han utilizado tres métodos: Juicio Experto, Estimaciones paramétricas (métricas de Producción) y cotizaciones de Proveedores de equipos. (Anexo 1)
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4.3
FUENTES DE ESTIMADOS
a) Juicio de Expertos: En la estimación de la duración de las actividades que no contemplan métricas de productividad como los procesos de compras, pruebas; El equipo del proyecto integrado por profesionales internos y asesores externos, aportaron información referente de los plazos de ejecución, teniendo en cuenta proyectos similares. b) Estimación Paramétrica: (métricas de Producción). En las actividades donde las métricas de productividad son posibles de ser calculadas y son parte del sustento del Presupuesto, la estimación de las duraciones fue determinada cuantitativamente multiplicando la cantidad de trabajo a realizar por el ratio de productividad. d) Cotizaciones de Proveedores En la determinación de los plazos de Expediting de los equipos mayores se utilizaron las cotizaciones emitidadas por lo proveedores, agregándose los tiempo no incluidos segun juicio de Experto.
4.4
ESTIMACIÓN DE LA SECUENCIA LÓGICA Las actividades de la estructura del programa, se han secuenciado con el fin de crear un programa alcanzable y realista. Las características del proyecto definen la secuencia lógica. Las relaciones entre actividades se caracterizan por los tipos de dependencia entre ella: Dependencia Absoluta: Son inherentes a la naturaleza del trabajo, condicionadas por limitaciones físicas. Denotan la obligación de que una actividad debe seguir a otra, sin poder adelantar su ejecución hasta que la anterior esté terminada. Deben ser las primeras en ser identificadas. Dependencia Relativa: Definida por el grupo de trabajo, en donde se establece la secuencia de actividades que no tienen necesariamente un orden absoluto.
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Plan de Trabajo 4.5
CONSIDERACIONES DE PRODUCTIVIDAD USADOS PARA EL CALCULO DEL TIEMPO: Los rendimientos promedios de las actividades de construcción (sustento del Presupuestos), han sido calculados en base a jornales de 8 horas siendo ajustados para el cálculo del tiempo a 10 horas. Así mismo se han trabajado en base a dos tipos de calendario: Calendario 5x2: Aplicado a las actividades de Estudio, Permisos y Licencias donde las duraciones están ligadas a labores de oficina con días laborables de lunes a viernes. Calendario 7x0: Aplicado a las actividades de Procura, Construcción y Pruebas donde las actividades serán ejecutadas en días calendarios.
4.6
PRINCIPALES VARIACIONES QUE PUEDEN EXISTIR Las principales variaciones que puden existir en el proyecto han sido reflejadas en las siguientes restricciones asumidas en la elaboración del cronograma:
4.7
Se considera, a solicitud de XXXXX, iniciar el proceso de licitación del contrato del EPC y de las compras de Equipos Principales, a partir del 01 de Noviembre del 2009.
LISTA DE HITOS Y SUBHITOS DE CONTROL Para el control de proyecto se establecen los siguiente Hitos:
Item 1 2 3 4 5 6
HITOS DE CONTROL Inicio de la Ingeniería Aprobación del Contrato EPC Inicio de la Licitación de la Construcción Fin de la Licitación de la Construcción Inicio de Construcción Fin de Construcción
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Fecha 18-ene-10 01-marz-10 16-abril-10 16-mayo-10 16-junio-09 22-dic-10
Plan de Trabajo
4.8
RUTA CRÍTICA DEL CRONOGRAMA
Se define con la ruta de las actividades que determinan la terminación temprana del proyecto. La ruta crítica puede cambiar a medida que las actividades se adelantan o retrasan de lo programado. La ruta crítica para el presente proyecto se define como las actividades con holgura menor a 7 dias además de aquellas que por los posibles cambios del proyecto puedan convertirse en críticas, en este segundo caso el equipo del proyecto fue el responsable de determinar cuales actividad puede ser considerada como críticas.
La ruta Crítica del Cronograma se muestra en el Anexo N°.3
4.9
REPORTE DEL PROGRAMA FINAL El Reporte Final del cronograma se muestra en el Anexo N°2.
4.10
CURVA S DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES La curva de Construcción se muestra en el Anexo N°4.
4.11
HISTOGRAMA DE PRINCIPALES AREAS Y ENTREGABLES El Histograma de Recursos de la Construcción se muestra en el Anexo N°5.
4.12
FUENTES DE INFORMACIÓN DEL CRONOGRAMA
a.
Juicio de Experto: Se contó con el aporte de los siguientes Ingenieros: Ing. XXXXXXX
b.
Métricas de Productividad La métricas de productividad corresponden a los análisis de costos sustento del Presupuesto
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4.13
PLAN DE ARRANQUE DEL PROYECTO
Todas las actividades correspondientes a la construcción del XXXXX se ejecutarán en conformidad a los planos emitidos y a las especificaciones técnicas proporcionados por la XXXXX Se ejecutarán los trabajos de cortes y rellenos en forma simultánea de manera de optimizar recursos y compensar los cortes con rellenos para alcanzar los niveles de cimentación indicados en los planos. Permanentemente se llevarán a cabo las actividades para mitigar el impacto ambiental, las cuales consisten en el control de polvo, de ruidos, de humos de los equipos, mantenimiento de los s y el manejo del botadero.
4.14
PLAN DE MOVILIZACIÓN
Reclutamiento de Personal: Esta gestión se realizará desde la oficina principal para la contratación de la mano de obra calificada priorizando al personal con experiencia en este tipo de obras, así mismo se contratará, desde la oficina de obra, todo el personal no calificado procedente de las localidades anexas al lugar de los trabajos Antes de iniciar cualquier actividad de ejecución en campo realizaremos las coordinaciones necesarias para habilitar las facilidades de oficinas, almacenes y talleres entregadas por XXXX. en obra, así mismo se realizarán las coordinaciones para disponer del servicio de campamento y comedores para el personal en las instalaciones de XXXXX. Preparación del Equipo Los equipos destinados para la obra pasarán una revisión técnica y se pondrán a punto antes de la movilización al sitio de los trabajos. La movilización de equipos pesados, como tractores y excavadoras será usando traylers cama baja, debidamente escoltados. Los volquetes, cisternas, camiones, buses para el personal y camionetas se movilizarán por sus propios medios. Topografía (Trazo y Replanteo Preliminar y Acompañamiento de Ejecución) Como primera actividad se hará el levantamiento topográfico del terreno existente, se solicitará autorización a XXXXX y se solicitará la línea base topográfica validada. Este trabajo servirá para una mejor estimación de las cantidades del proyecto y así revisar el programa de obra Propuesto.
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Inicialmente se identificará todos los puntos de referencia y línea base existente, y se hará el levantamiento horizontal y vertical, respecto a los hitos mostrados en los planos. Se trazará y delimitará el área de trabajo.
5. GESTIÓN DE COSTOS DEL PROYECTO. Presupuesto de Obra
6. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO. 6.1 Identificación de Stakeholders. Este proceso consiste en identificar a todas las personas impactadas por el proyecto y evaluar su participación o grado de influencia sobre el mismo. La importancia de este proceso que debe realizarse al inicio de la planificación, determina muchas veces el éxito o el fracaso de los proyectos que en muchos casos se han visto truncados por la aparición de un Stakeholder no identificado o cuya influencia no había sido evaluada. Por esta razón este proceso es un documento “vivo” que deberá ser revaluado cada vez que se detecte alguna nueva influencia importante departe de algún stakeholder, este proceso pertenece también al proceso integrado de cambios.
A continuación presentamos la primera evaluación de los stakeholders del proyecto.
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Plan de Trabajo 6.2 Plan de Comunicaciones. Es el proceso de definir las necesidades de información de los interesados. Una planificación incorrecta de las comunicaciones conducirá a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, la comunicación de información sensible a una audiencia equivocada o falta de comunicación con algunos de los interesados involucrados. El presente plan, permitirá establecer un mecanismo de reglamentación a ser adoptada durante la ejecución del proyecto con el fin de definir en forma clara y precisa los requerimientos de información de todos los involucrados en el proyecto y como esas necesidades van a ser satisfechas durante la planificación, ejecución, control, cierre e integración del presente proyecto. Es importante determinar quienes son los principales involucrados, que información es mas relevante para ellos, cuando se les debe informar, con que frecuencia y de que forma, con que documento. Muchas decisiones a ser adoptadas durante la ejecución del proyecto dependerán del nivel y del contenido de los informes que fluyen en el proyecto, los cuales deben de estar bien definidos y organizados a fin de no caer en problemas de falta de comunicación o comunicación inapropiada. La información que se le alcanzará a los stakeholders mencionados incluyendo periodos se detalla a continuación.
Planeamiento de ejecución del proyecto.
Actualización del plan del proyecto.
Reporte durante la Etapa de Ingeniería
o
Reporte Semanal
o
Reporte Mensual Flash
o
Reporte Mensual
Reporte durante la Etapa de Construcción y Cierre. o
Reporte Diario
o
Reporte Semanal
o
Reporte Mensual Flash
o
Reporte Mensual
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OBRAS
Plan de Trabajo
Reporte Durante la Etapa de Ingeniería Contenido
Formato
Reporte
Información El
Definición de
El alcance de este reporte cubre las actividades
Semanal
Proyectos del EPCM emitirá
relevantes de la semana que concluyó el mes anterior
un
a la fecha del reporte. El contenido del presente
Formato Nativo Word/Excel distribuido por correo electrónico
área
de
Control
reporte
semanal
al
propietario los lunes antes de las 10:00 am. El reporte deberá ser por subprograma y por Contrato.
programa será: Actividades relevantes de la semana Asuntos HSEC (MASSC) Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por áreas o disciplinas) Trabajo Planeado para la próxima semana (Por áreas por disciplinas) Progreso (adelanto y atraso versus línea base) Ítems críticos/ Áreas de preocupación Acciones Clave KPI’s y estadísticas clave Asunto pendiente semana anterior
Reporte Mensual
El
Resumen ejecutivo
En
Flash
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
formato
nativo
un Reporte Mensual Flash al
Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por área o disciplinas)
vía
correo
área
de
Propietario.
Control
Este
de
reporte
tendrá una extensión máxima de 03 páginas y será emitido
Trabajo planeado para el próximo periodo (por áreas o disciplinas)
al tercer día hábil del cierre
Progreso (Adelanto y atraso versus línea base)
de fin de mes
Ítem críticos/Áreas de Preocupación
Word
electrónico
Acciones Clave KPI’s y estadísticas Clave Reporte Mensual
El
área
de
Control
de
Proyectos del EPCM emitirá un
Reporte
Mensual
al
propietario. Este reporte no tendrá limitación de páginas y será emitido como máximo al décimo
días
siguiente.
del
mes
La finalidad de este reporte es complementar el
En
Reporte Flash con cifras y valores precisos.
formato
nativo
vía
correo
Resumen Ejecutivo (esta sección será en inglés) Asuntos HSEC incidentes)
(estadísticas,
resumen
Trabajo planeado en el periodo de reporte áreas y disciplinas)
de (por
Ítems críticos/Áreas de preocupación Costos (planeado, real pronóstico, tendencias, desviaciones) Curvas de Costos (flujos de caja y compromisos) Cronograma (planeado, tendencias, desviaciones)
real,
pronósticos,
Curvas de Progreso (comparativo con línea base) Curvas de Personal (histogramas) KPI’s y estadísticas clave
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Word
electrónico
Plan de Trabajo Registro Fotográfico (de ser el caso)
Reporte Durante la Etapa de Construcción y Cierre Información Reporte Diario
Definición
Contenido
Formato
El Jefe de Supervisión emitirá un reporte diario del día anterior antes de las 10:00 am. al grupo de control de proyecto y Lider de cada subprograma.
El objetivo es registrar diariamente los eventos HSEC, principales ocurrencias, principales frentes de trabajo y actividades de construcción, recursos utilizados y cualquier otra información
Word con apoyo de Excel de ser necesario, formato nativo vía correo electrónico
Control de Proyectos del EPM revisará y emitira informe diario al cliente en formato PDF por correo. área
de
Control
El
Semanal
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
un
Trabajo ejecutado en la semana por reporte (por áreas o disciplinas)
reporte
semanal
de
Actividades relevantes de la semana
Reporte
al
propietario los lunes antes de las 10:00 am. al domingo previo de la fecha de emisión
Trabajo Planeado para la próxima semana (Por áreas por disciplinas)
El reporte deberá ser por
Progreso (adelanto y atraso versus línea base)
subprograma y por Contrato.
Ítems críticos/ Áreas de preocupación
El último reporte semanal del
Acciones Clave
mes
KPI’s y estadísticas clave
deberá
incluir
el
pronostico del desembolso o facturación del mes por los servicios
realizados
o
ejecutados en mes por los contratistas del construcción del EPCM. La fecha límite para emitir esta información es el 30 de cada mes o el último día hábil del mes y debe ser considerada en el reporte mensual del EPCM
En Word formato nativo vía correo electrónico.
Cronograma contractual actualizado a la fecha (Barras Gant) Cronograma ejecución
resumen
de
los
contratos
en
Cronograma 3 semanas en adelante (3-week look ahead Schedule) Curvas de progreso por contrato/contratista y consolidados (Overall progress curves) Reporte de Principales comodities (progreso real vs planeado)
de
obra
Curvas de H-H e histogramas de Manpower planeados y reales Reporte semana de equipos Cronograma de equipos (Programado y Real) Reporte semanal de personal Cronograma de personal (Programado y Real) Reporte de contratación local (Mano de Obra Calificada y No Calificada) Reporte de Compras/Adquisiciones Locales
Reporte Mensual
El
Resumen ejecutivo
En
Flash
Proyectos del EPCM emitirá
Asuntos HSEC (MASSC)
formato
nativo
un Reporte Mensual Flash al
Trabajo ejecutado en el periodo del reporte (por área o disciplinas)
vía
correo
área
Propietario.
de
Control
Este
PLANEAMIENTO Y CONTROL DE OBRAS
de
reporte
Word
electrónico
Plan de Trabajo
de 03 páginas y será emitido
Trabajo planeado para el próximo periodo (por áreas o disciplinas)
al tercer día hábil del cierre
Progreso (Adelanto y atraso versus línea base)
de fin de mes
Ítem críticos/Áreas de Preocupación
tendrá una extensión máxima
Acciones Clave KPI’s y estadísticas Clave Reporte Mensual
El
área
de
Control
de
Proyectos del EPCM emitirá un
Reporte
Mensual
al
propietario. Este reporte no
La finalidad de este reporte es complementar el
En
Reporte Flash con cifras y valores precisos.
Word
1.
Resumen Ejecutivo : Breve descripción que explique la situación general del Sub-Programas
tendrá limitación de páginas y
que estén a cargo del EPCM.
será emitido como máximo al
(incluir progreso por cada área del EPCM) 1.2 Temas
de
preocupación
apoyo de hojas Excel Primavera
y
Riesgos
copia
actual. Asuntos HSEC 2.1 Estadísticas Clave: Número de Personas, horas acumuladas , horas del mes e indicadores HSEC 3. Ingeniería de Detalle 3.1 Actividades principales en el periodo 3.2 Curvas de progreso general y por disciplinas 3.3 Cronograma actualizado documentación
emitida
por
revisiones planeadas y real
3.5
Reporte de control de documentos (que incluya un listado de lo emitido a la fecha y en el periodo en formato Excel por revisiones).
6.3 Distribución de Información. En este proceso es necesario establecer como se distribuirá la información entre los stakeholders.
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física
electrónica.
1.4 Control de Hitos y KPI’s establecidos, plan vs
de
P6, idioma
castellano, será
1.3 Actividades previstas para el siguiente periodo
3.4 Estadística
y
distribuido
Identificados
2.
con
en
1.1 Principales actividades y logros del mes
décimo día del mes siguiente.
Formato
en y
Plan de Trabajo
Plan de Reuniones: Establecidas a lo largo de todo el proyecto indistintamente de la fase en la que nos encontremos.
Reuniones Semanales Reunión interna del equipo de proyecto Reunión establecida los días Jueves, participan de la misma todos los integrantes del equipo de proyecto, tiene por objeto informar al equipo de lo acontecido durante la semana. La información que circula es registrada en un acta de reunión. Reuniones con el Owner Team Reuniones establecidas para los días Lunes, participan de la misma control de proyectos del proyecto y del Owner´s Team. El objetivo de la misma es coordinar semanalmente los avances de la gestión con el cliente. La información que circula es registrada en un acta de reunión. Reuniones con Contratistas Reuniones establecidas para los días Miercoles, participan el equipo de proyecto y el contratista correspondiente. El objetivo de esta reunión es coordinar tocarlos diferentes problemas que se han suscitado en la semana y su seguimiento. La información que circula es registrada en un acta de reunión.
Reuniones Mensuales Steering Committe Reuniones establecidas para el segundo viernes de cada mes, participan el equipo de proyecto y el Owner´s Team. El objetivo de esta reunión es presentar el informe mensual. La información que circula es registrada en un acta de reunión.
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7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO. La identificación y evaluación de riesgos se realizan en diversas instancias: En cada etapa y fase de los Sub-proyectos, existen requerimientos y objetivos específicos, los cuales han sido identificados en el programa del proyecto y se controlará durante la ejecución del mismo. Se elaborará la matriz de riesgos donde se considera los aspectos siguientes: Riesgos externos Técnicos Contractuales Financieros Contratistas o terceras partes Humanos o de Recursos Humanos Otros Las desviaciones o incumplimiento de estos requerimientos deben generar acciones correctivas para cumplir con lo establecido. De la misma forma, si el impacto de la desviación o incumplimiento de este requerimiento es crítico para el proyecto, la gerencia debe tomar parte para asegurar su cumplimiento. El Registro de Riesgo, serán actualizados junto con el Informe mensual y como resultado de otras iniciativas o actividades que permitan identificar riesgos y oportunidades durante el desarrollo del proyecto.
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8. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO.
La Gestión de Las Adquisiciones reconoce 4 procesos los cuales son: 1. Planificar las Adquisiciones. 2. Efectuar las Adquisiciones. 3. istrar las Adquisiciones. 4. Cerrar las Adquisiciones. Bajo este marco estableceremos las estrategias y lineamientos para poder hacer la Gestión de las Adquisiciones. 8.1 PLANIFICAR LAS ADQUISICIONES Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar la forma de hacerlo e identificar posibles proveedores. Identifica qué necesidades del proyecto pueden satisfacerse de mejor manera, o deben satisfacerse, mediante la adquisición de productos, servicios o resultados fuera de la organización del proyecto, y qué necesidades del proyecto pueden ser resueltas por el equipo del proyecto. Se establece que prioritariamente se manejarán los Contratos de Ingeniería y Construcción con los proveedores existentes, los cuales han brindado servicios similares y poseen el “expertise” necesario para lograr el producto con la calidad requerida. 8.1.1 Plan de Contratos Para la contratación de la Ingeniería y construcción se ha establecido inicialmente grupos de contratación en base a Entregables estableciendo lo siguiente:
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8.1.2 Tipo de Contratación El riesgo compartido entre el Proyecto y el proveedor está determinado por el tipo de contrato. Si se prevé utilizar un tipo de contrato diferente al de precio fijo, corresponde al equipo del proyecto justificar su uso, esta justificación se dará en el momento de originar la requisición del servicio o al convocar el concurso. Para la Gestión de Contratos tanto de Ingeniería como Construcción se establecerá de manera inicial las siguientes modalidades de contratación: Precios Unitarios Suma Alzada Time and Materials.
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Plan de Trabajo Para establecer el Plan de contratación se ha establecido en función a los requerimientos de proveedores en función al tiempo de ejecución de los diversos entregables del Proyecto. 8.1.3 Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición El enunciado del Trabajo se establecerá de las siguientes maneras: En la Etapa de Ingeniería Inicialmente se establecerá e identificará los requerimientos de ingenierías complementarias o definitivas para los diversos Entregables del Proyecto. En la Etapa de Construcción Una vez concluida la Ingeniería de detalle, se establecerá las métricas correspondientes a la Construcción, se indicarán los plazos e Hitos para estos trabajos, así como los estándares y normas a cumplir durante su ejecución. Esta ingeniería de detalle compuesta por Planos, documentos de memoria descriptiva, listado de equipos etc. Será parte del enunciado del trabajo a adquirir. Documentos de la Adquisición Los documentos de adquisición para los proveedores serán los utilizados por la Organización, así como el procedimiento de emisión de los mismos. Entre estos documentos podemos mencionar los siguientes: Solicitud de información (RFI) Invitación a licitación (IFB) Solicitud de propuesta (RFP), Solicitud de presupuesto (RFQ), Etc.
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Plan de Trabajo 8.1.4 Efectuar las Adquisiciones. Para Efectuar las Adquisiciones emplearemos las siguientes herramientas usadas en la Organización para la estandarización y evaluación de las Ofertas. a) Bases de Licitación En este documento contiene la descripción exacta del enunciado del trabajo y los alcances del mismo, este documento será entregado a los oferentes para su evaluación y consultas, las cuales serán contestadas de manera abierta a todos los postores. En las Bases de Licitación deben figurar claramente los siguientes alcances El enunciado del trabajo o los entregables La línea base del cronograma Los informes de desempeño Período de ejecución Los roles, responsabilidades y obligaciones del Cliente y Postor, tales como contratación de personal de la zona y empresas de la zona. Lugar de desempeño del vendedor Condiciones de pago Lugar de entrega o sitio de los trabajos. Los criterios de inspección y aceptación Las garantías Los límites de responsabilidad Retenciones Sanciones Incentivos Seguro y las fianzas de ejecución La aprobación de los subcontratistas subordinados El tratamiento de solicitudes de cambio
b) Conferencias de Oferentes Después de haber cursado las invitaciones a los Postores y de asistir a la visita de obra, se establecerá una Conferencia de Oferentes de manera de asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme la necesidad de adquisición (requisitos técnicos y contractuales), y que ningún oferente reciba tratamiento preferencial Las respuestas a las preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de la adquisición en forma de enmiendas e incluidas en el documento de
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Plan de Trabajo respuestas a consultas. Para que haya equidad, los postores deben tener especial cuidado en asegurar que todos los posibles vendedores escuchen cada una de las preguntas de los demás vendedores potenciales particulares, así como cada respuesta proporcionada por el comprador. c) Técnicas de Evaluación de Propuestas Para la evaluación de propuestas se conformará una comisión integrada por del Equipo de Proyecto, los cuales verificarán que los requerimientos técnicos y hayan sido contemplados en las propuestas. La propuesta tendrá dos partes, la técnica y la económica. Para poder evaluar la propuesta económica se tendrá el estimado de los costos (Documento Interno) este estimado debe ser calculado en base al enunciado de los trabajos, de manera de poder comparar las ofertas. Es dable la verificación de las referencias financieras de los postores para poder determinar su solvencia económica que podría dar cierta garantía a los trabajos contratados a estos postores. d) Juicio de Expertos El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las propuestas de los vendedores. La evaluación de las propuestas puede ser realizada por un equipo multidisciplinario de revisión con experiencia en cada una de las áreas cubiertas por los documentos de la adquisición y el contrato propuesto. Esto puede incluir conocimientos especializados en disciplinas funcionales tales como ingeniería, diseño, estudios de pre factibilidad, y fabricación. e) Negociación de Adquisiciones Las negociaciones aclaran la estructura, los requisitos y otros términos relativos a las compras, para que se logre establecer un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos obtenidos. Los temas cubiertos deberían incluir las responsabilidades, la autoridad de efectuar cambios, los términos y la legislación aplicables, los enfoques técnicos y de dirección comercial, los derechos de propiedad exclusiva, el financiamiento del contrato, las soluciones técnicas, el cronograma general, los pagos y el precio. Las negociaciones se cierran con un documento contractual que puede ser realizado por ambas partes, la compradora y la vendedora.
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f) Adquisiciones Directas En determinados casos, por condiciones de espacio o especialidad en algún trabajo se efectuaran compras directas de servicios o materiales, esta modalidad se denomina SOLE SOURCE, la cual deberá estar debidamente sustentada según los procedimientos establecidos por la Organización. 8.1.5 istrar las Adquisiciones istrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en istrar las relaciones contractuales con los proveedores seleccionados para brindar un determinado servicio, de manera de velar por el cumplimiento de las obligaciones del vendedor y comprador. La istración de las Adquisiciones monitorea el desempeño del proveedor e inicia el control de cambios respectivo en caso sea necesario. Esta supervisión contractual del proveedor garantiza que se cumpla con los requisitos de adquisición y que el comprador respete las obligaciones contractuales para con el proveedor. istrar las Adquisiciones también tiene un componente de gestión financiera que implica el monitoreo de los pagos efectuados al proveedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones de pago definidas en el contrato y que la compensación del proveedor se corresponda con su avance, según lo establecido en el contrato. Una de las consideraciones principales a tener en cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relación entre los pagos efectuados y el trabajo realizado. El proceso istrar las Adquisiciones revisa y documenta de qué manera se está desempeñando o se ha desempeñado un proveedor basándose en el contrato y establece acciones correctivas cuando sean necesarias. Esta revisión del desempeño puede utilizarse para medir la competencia del proveedor para llevar adelante trabajos similares en futuros proyectos. También se llevan a cabo evaluaciones similares cuando se debe confirmar que un proveedor no está cumpliendo con sus obligaciones contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones correctivas. istrar las Adquisiciones incluye gestionar la finalización anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento) de conformidad con la cláusula de rescisión del contrato.
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Plan de Trabajo Para istrar las Adquisiciones usaremos la siguiente documentación pero que no estará limitada a:
Bases de Licitación. Contrato y adendas al mismo. Plan de Adquisiciones Informe de desempeño del proveedor. Gestión de medio ambiente y seguridad del proveedor. Solicitud de cambio aprobado. Cuaderno de Obra o reportabilidad definida en el contrato. Correspondencia Oficial. Consolidado de requisiciones, ordenes de servicio, ordenes de compra y contratos
Para la istración de las Adquisiciones usaremos algunas técnicas y/o procedimientos que a continuación describo, a) Sistema de Control de Cambios del Contrato Para gestionar los cambios nos remitiremos a los procedimientos y lineamientos establecidos en este documento. b) Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones Para establecer el desempeño del proveedor nos remitiremos al control de plazo, cumplimientos de documentación de control y seguridad, así como al performance en seguridad y medio ambiente c) Sistemas de Pago Se establecerá un formato para la elaboración de los EDP (estados de Pago), las fechas de presentación de los EDP y pago de los mismos se establecerán de manera particular para cada proveedor, dependiendo de su contrato. Para la gestión de adelantos se ha definido que no se podrán atender en menos de 10 días. Todo pago será documentado por el proveedor según lo requerido por el Departamento de Finanzas del Proyecto, el cual alcanzará un check list de documentación necesaria a presentar por el proveedor, de manera de emitir la conformidad de servicio, según procedimiento de la organización.
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Plan de Trabajo d) Control de Solicitudes de Compra Se establecerá un formato para el seguimiento de las solicitudes de compra, de manera de determinar los gastos comprometidos y las gestiones de compra que se encuentran en proceso.
8.1.6 Cerrar las Adquisiciones Para el Cierre de las Adquisiciones estableceremos dos modalidades a)
Por Resolución de Contrato
Para cerrar una Adquisición en caso resolución de contrato, se hará de acuerdo a lo establecido en el contrato. Esta puede darse por conveniencia o incumplimiento de cualquiera de las partes. b)
Por Fin de Servicio
Para cerrar la adquisición se verificarán que los entregables estén de acuerdo a los criterios de aceptación, para esto se convocará al Comprador para verificar estos criterios, de existir observaciones el proveedor estará en la obligación de levantar estas observaciones, cuando estas observaciones estén levantadas se citará nuevamente al Comprador para una nueva inspección. Durante el tiempo de levantamiento de observaciones hasta la entrega de conformidad final de servicio, el proveedor tendrá la custodia del entregable. Una vez obtenida el acta de recepción de obra o la conformidad final de servicio el proveedor podrá liberar las garantías comprometidas según contrato.
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Plan de Trabajo De existir alguna discrepancia en el cierre de la Adquisición se podrá someter a conciliación o arbitraje según lo estipulado en el contrato.
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