Modul Komunikasi Bisnis 2e6t2p

Modul

Mira Veranita Effendy

Untuk dipergunakan di internal

Politeknik Piksi Ganesha – Bandung Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 1

BAGIAN PERTAMA

KOMUNIKASI Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan sehari-hari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam konunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler 1981). Untuk memahami komunikasi ini dengan mudah, perlu terlebih dahulu mengetahui konsep-konsep dasar komunikasi.

Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 2

1. Definisi Komunikasi Bermacam-macam definisi komunikasi yang dikemukakan orang untukk memberikan batasan terhadap apa yang dimaksud dengan komunikasi, sesuai dari sudut mana mereka memandangnya. Tentu saja masing-masing definisi tersebut ada benarnya dan tidak salah karena disesuaikan dengan bidang dan tujuan mereka masingmasing. Berikut ini disajikan beberapa dari definisi tersebut untuk melihat keanekaragaman yang berguna untuk menarik pengertian yang umum dari komunikasi. a. Definisi Hovland, Janis dan Kelley Hovland, Janis dan Kalley seperti yang dikemukakan oleh Forsdale (1981) adalah sosiologi Amerika, mengatakan bahwa, communication is the process by which an individual transmits stimuli (usually verbal) to modify the behavior of other individual. (komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain.) b. Definisi Forsdale Menurut Louis Forsdale (1981), ahli komunikasi dan pendidikan, communication is the process by which a system is estabilished, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules. (Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu system dapat didirikan, dipelihara dan diubah.) Selanjutnya Forsdale mengatakan, bahwa pemberian signal dalam komunikasi dapat dilakukan dengan maksud tertentu atau denganm disadari dan dapat juga terjaditanpa disadari. Kalau kita Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 3

bandingkan dengan definisi pertama, definisi Forsdale ini kelihatannya lebih umum dari definisi pertama yang mengatakan komunikasi hanya terjadi dengan penuh kesadaran sedangkan pada Forsdale dapat dalam kondisi sadar dan tidak sadar. Begitu juga dalam ruang lingkupnya, kalau definisi pertama lebih menekankan komunikasi hanya di antara manusia, sedangkan pada definisi kedua komunikasi baik di antara manusia maupun komunikasi dalam sistem kehidupan binatang. c. Definisi Brent D. Rubben Brent D. Rubben memberikan definisi mengenai komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut : Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain. d. Definisi William J. Seller Seiler (1998) memberikan definisi komunikasi lebih bersifat universal. Dia mengatakan komunikasi adalah proses dengan mana symbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima, dan diberi arti. e. Pengertian lain  Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara si pengirim dengan si penerima pesan untuk mengubah tingkah laku.  Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 4

baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan 2. Model Komunikasi Yang dimaksudkan dengan model komunikasi adalah gambaran yang sederhana dari proses yang memperlihatkan kaitan antara satu komponen komunikasi dengan komponen lainnya. Model komunikasi dibuat untuk membantu dalam memberi pengertian tentang komunikasi dan juga untuk menspesifikasi bentuk- bentuk komunikasi yang ada dalam hubungan antar manusia. Model komunikasi yang dikenal adalah : Model SMCR (Model Berlo), Model Leary, Model Keyakinan Kesehatan, Model Komunikasi King, Model Schraumn, Model Laswell, Model Shanon, dan sebagainya. Berikut ini akan dijelaskan dua Model di antaranya, yaitu Model lasell danModel Shannnon. a. Model Lasswell Dikemukakan oleh Harold Laswell sebagai salah satu model komunikasi tertua namun masih digunakan. Laswell menggunakan ilmu pertanyaan yang perlu ditanyakan dan dijawab dalam proses komunikasi, yaitu who (siapa), says what (mengatakan apa), in which medium atau dalam media apa, to whom atau kepada siapa, dan dengan what effect atau apa efeknya.


Gambar 1 : Model Komunikasi Laswell

b. Model Shannon Diuraikan oleh Claude Shannon dengan menggunakan istilah-istilah : Information Source, transmiter, encoding, decoding, destination, dan noise. Berikut penjelasannya : a) Sumber Informasi (Information Source) Dalam komunikasi manusia yang menjadi sumber informasi adalah otak. Pada otak ini terdapat kemungkinan message/pesan yang tidak terbatas jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan suatu pesan atau suatu set kecil pesan dari berjuta-juta pesan yang ada. Seringkali dalam kehidupan seharihari pesan itu merupakan tugas yang sederhana bagi otak seperti bila kita berjumpa dengan teman mengucapkan selamat pagi, selamat sore, mau ke mana dan sebagainya. Tetapi dalam keadaan pesan yang kompleks menghendaki otak untuk lebih memikirkan dan mempertimbangkan pesan yang akan dikirimkan seperti menerangkan sesuatu pemacahan masalah kepada orang lain. Dalam setiap kejadian, otak harus memilih pesan yang tepat atau cocok dengan situasi. Proses pemilihan ini seringkali merupakan perbuatan yang tidak disadari manusia. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 6

b) Transmitter Langkah kedua dari model Shannon adalah memilih transmitter. Pemilihan transmitter ini tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan. Kita dapat membedakan dua macam komunikasi yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi menggunakan mesin. Pada komunikasi tatapmuka yang menjadi transmitternya adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan otot-otot serta organ tubuh lainnya yang terlibat dalam penggunaan bahasa nonverbal. Sedangkan pada komunikasi yang menggunakan mesin-mesin alat-alat komunikasi yang berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri seperti telepon, radio, televisi, foto dan film. c) Penyandian (Enconding) Pesan Penyandian (enconding) pesan doperlukan untuk mengubah ide dalam otak ke dalam suat sandi yang cocok dengan transmitter. Dalam komunikasi tatap muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah berbicara. Signal yang cocok dengan otot-otot tubuh dan indera adalah anggukan kepala, sentuhan dan kontak mata. Pada komunikasi yang menggunakan mesin, dimana alat-alat yang digunakan sebagai perluasan dari indera, penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter. Misalnya radio adalah perluasan dari suara manusia, televisi perluasan dari mata dan begitu juga dengan alat komunikasi lainnya.


d) Penerima dan Decoding Istilah Shannon mengenai penerima dan decoding atau penginterpretasian pesan seperti berlawanan dengan istilah penyandian pesan. Pada komunikasi tatap muka kemungkinan transmitter menyandikan pesan dengan menggunakan alat-alat suara dan otot-otot tubuh. Penerimaan dalam hal ini adalah alat-alat tubuh yang sederhana yang sanggup mengamati signal. Misalnya telinga menerima dan menguraikan sandi pembicaraan, mata menerima dan menguraikan sandi gerakan badan dan kepala, kilatan mata dan signal lainnya yang dapat dilihat mata. Jelaslah jika seorang individu pada komunikasi tatap muka kekurangan satu atau lebih organ tubuh maka penerimaan pesan akan menjadi macet. e) Tujuan (Destination) Komponen terakhir dari Shannon adalah destination (tujuan) yang dimaksud oleh si komunikator. Destination ini adalah otak manusia yang menerima pesan yang berisi bermacam-macam hal, ingatan atau pemikiran mengenai kemungkinan dari arti pesan. Penerima pesan telah menerima signal mungkin melalui pendengaran, penglihatan,penciuman dan sebagainya kemudian signal itu diuraikan dan diinterpretasikan dalam otak.


f) Sumber Gangguan (Noise) Dalam model komunikasi Shannon ini terlihat adanya faktor sumber gangguan pada waktu memindahkan signal dari transmitter kepada si penerima, gangguan ini dinamakan noise.

Gambar 2 : Model Komunikasi Shannon


3. Komponen Dasar Komunikasi Dari bermacam-macam model komunikasi yang telah dikemukakan di atas nampak bahwa ada bermacam-macam komponen atau elemen dalam proses komunikasi. Kadang-kadang untuk komponen yang sama digunakan istilah yang berbeda seperti halnya ada yang menggunakan istilah informasi dan pesan untuk menyatakan komponen pesan yang dikirimkan dan begitu juga ada yang memakai istilah sender dan source untuk menyatakan orang yang mengirimkan pesan. Walaupun demikian dapat disimpulkan mana diantara bermacammacam komponen itu yang merupakan komponen dasar komunikasi. Dalam hal ini ada empat komponen yang cenderung sama yaitu : orang yangmengirimkan pesan, pesan yang akan dikirimkan, saluran atau jalan yang dilalui pesan dari si pengirim kepada si penerima, dan si penerima pesan. Karena komunikasi merupakan proses dua arah atau timbal balik maka komponen balikan perlu ada dalam proses komunikasi. Dengan demikian, komponen dasar komunikasi ada lima, yaitu : pengirim pesan, pesan, saluran, penerima pesan dan balikan. Masing-masing komponen tersebut akan dijelaskan kembali secara ringkas.


a. Pengirim Pesan Pengirim pesan adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesan atau informasi yang akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim pesan. Oleh sebab itu sebelum pengirim mengirimkan pesan, si pengirim harus menciptakan dulu pesan yang akan dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah menentukan arti apa yang akan dikirimkan kemudian menyandikan/encode arti tersebut ke dalam suatu pesan. Sesudah itu baru dikirim melalui saluran. b. Pesan Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal. Pesan secara verbal

dapat secara tertulis seperti surat, buku, majalah, memo, sedangkan pesan yang secara Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 11

lisan dapat berupa percakapan tatap muka, percakapan melalui telepon, radio dan sebagainya. Pesan yang nonverbal dapat berupa isyarat gerakan badan, ekspresi muka, dan nada suara. c. Saluran /media Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat kita lihat dan dengar. Akan tetapi alat dengan apa cahaya atau suara itu berpindah mungkin berbeda-beda. Misalnya bila dua orang berbicara tatap muka gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi sebagai saluran. Tetapi jika pembicaraan itu melalui surat yang dikirimkan, maka gelombang cahaya sebagai saluran yang memungkinkan kita dapat melihat huruf pada surat tersebut. Kertas dan tulisan itu sendiri adalah sebagai alat untuk menyampaikan pesan. Kita dapat menggunakan bermacam-macam alat untuk menyampaikan pesan seperti buku, radio, film, televisi, surat kabar tetapi saluran pokoknya adalah gelombang suara dan cahaya. Di samping itu kita juga dapat menerima pesan melalui lat indera penciuman, alat pengecap dan peraba. d. Penerima Pesan Penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 12

e. Balikan /respons/feed Back Balikan adalah respons terhadap suatu pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti komunikasi tersebut efektif. Seringkali respons yang diberikan tidak seperti yang diharapkan oleh si pengirim karena si penerima pesan kurang tepat dalam menginterpretasikan pesan. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor-faktor dalam diri si penerima yang mempengaruhi dalam pemberian arti pesan seperti telah disebutkan dalam model Berlo. 4. Prinsip Komunikasi Untuk dapat memahami hakikat suatu komunikasi perlu diketahui prinsip dari komunikasi tersebut. Menurut Seiler (1988), ada empat prinsip dasar dalam komunikasi yaitu : suatu proses, suatu sistemik, interaksi dan transaksi, dimaksudkan atau tidak dimaksudkan. Masing-masing dasri prinsip ini akan dijelaskan berikut ini : a. Komunikasi adalah Suatu Proses Komunikasi adalah suatu proses karena merupakan suatu seri kehidupan yang terusmenerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu berubah-ubah. Komunikasi juga bukanlah suatu barang yang dapat ditangkap dengan tangan untuk diteliti. Komunikasi menurut Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 13

Seiler (1988) lebih merupakan cuaca yang terjadi dari bermacam-macam variabel yang kompleks dan terus berubah. Kadang-kadang cuaca hangat, matahari bersinar, pada waktu yang lain cuaca dingin, berawan dan lembab. Keadaan cuaca mereflesikan satu variasi saling berhubungan yang kompleks yang tidak ada pernah duplikatnya. b. Komunikasi adalah Sistem Seperti telah bahwa komunikasi terdiri dari beberapa komponen dan masing-masing komponen tersebut mempunyai tugasnya masingmasing. Tugas dari masing komonen itu berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan suatu komunikasi. Misalnya pengirim mempunyai peranan untuk menentukan apa informasi atau arti apa yang akan dikomunikasikan. Setelah tahu apa arti atau informasi apa yang akan dikirimkan, informasi tersebut perlu diubah ke dalam kode atau sandi-sandi tertentu sesuai dengan aturannya sehingga berupa suatu pesan. Jadi komponen pesan ada kaitannya dengan komponen pengirim. Bila pengirim tidak benar menyandikan arti yang akan dikirim maka terjadilah pesan tersebut kurang tepat. Kurang tepatnya pesan yang dikirimkan akan mempengaruhi komponen penerima dalam menginterpretasikan isi pesan sehingga si penerima mungkin juga akan salah dalam menginterpretasikannya. Kaitan komponen pesan dengan saluran misalnya bila pesan disampaikan dengan lisan maka gelombang suara adalah sebagai saluran dan ini juga akan berkaitan dengan si penerima dalam mengikuti pesan yang harus menggunakan pendengarannya dalam menerima Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 14

pesan tersebut. Begitulah, antara satu komponen dengan komponen yang lain saling berkaitan dan bila terdapat gangguan pada satu komponen akan berpengaruh pada proses komunikasi secara keseluruhan. c. Komunikasi Bersifat Interaksi dan Transaksi Yang dimaksud dengan istilah interaksi adalah saling bertukar komunikasi. Misalnya seseorang berbicara kepada temannya mengenai sesuatu, kemudian temannya yang mendengar memberikan reaksi atau komentar terhadap apa yang sedang dibicarakannya itu. Begitu selanjutnya berlangsung secara teratur ibarat orang yang bermain lempar bola. Seorang melemparkan yang lainnya menagkap kemudian yang menangkap melemparkan kembali kepada si pelempar pertama. Dalam kehidupan sehari-hari komunikasi yang kita lakukan tidak seteratur itu prosesnya. Banyak dalam percakapan tatap muka kita terlibat dalam proses pengiriman pesan simultan tidak terpisah seperti contoh di atas. Dalam keadaan demikian komunikasi tersebut bersifat Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 15

transaksi. Sambil menyandikan pesan kita juga menginterpretasikan pesan yang kita terima. Misalnya dalam situasi pengajaran di kelas antara guru dan murud seringkali memperlihatkan komunikasi nteraksi ini. Sambil guru menyampaikan informasi kepada murid atau sedang menjelaskan pengajran, muridpun menyampaikan pesan kepada guru dalam bermacam-macam bentuk. Jadi komunikasi yang terjadi antara manusia dapat berupa interaksi dan transaksi. d. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja Komunikasi yang disengaja terjadi apabila pesan yang mempunyai maksud tertentu dikirimkan kepada penerima yang dimaksudkan. Misalnya seorang pimpinan bermaksud mengadakan rapat dengan kepala-kepala bagiannya. Apabila pimpinan tersebut mengirimkan pesan yang berisi undangan rapat kepada kepala-kepala bagiannya, maka itu dinamakan komunikasi yang disengaja. Tetapi apabila pesan yang tidak sengaja dikirimkan atau tidak dimaksudkan untuk orang tertentu untuk menerimanya maka itu dinamakan komunikasi tidak disengaja. Misalnya sesearang memakai warna pakaian yang agak terang yang tidak mempunyai maksud untuk mengirimkan pesan tertentu, kadang-kadang diterima secara tidak sengaja sebagai pesan oleh orang lain, karena tanpa disadari orang lain melihat warna pakaian yang dipakainya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 16

Komunikasi yang ideal terjadi apabila seseorang bermaksud mengirim pesan tertentu terhadap orang lain yang ia inginkan untuk menerimanya.

Gambar 3 : Bagan Poses Komunikasi

Di dalam komunikasi selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi. Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver. Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatanhambatan yang menyebabkankomunikasi tidak efektif yaitu adalah (1992:0-11) : a. Status effect Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 17

takut mengemukakan pendapatnya.

aspirasinya

atau

b. Semantic Problems Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). c. Perceptual distorsion Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya. d. Cultural Differences Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 18

e. Physical Distractions Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. f. Poor choice of communication channels Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputusputus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas. g. No Feed back Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang siasia. 5. Tipe Komunikasi a. Komunikasi dengan Diri Sendiri (intrapersonal Communication) Yaitu proses komunikasi yang terjadi di dalam individu, atau dengan kata lain proses berkomunikasi dengan diri sendiri. Terjadinya proses komunikasi karena adanya seseorang yang memberi arti terhadap sesuatu obyek yang diamatinya atau terbetik dalam pikirannya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 19

Dalam proses pengambilan keputusan, seringkali seseorang dihadapkan pada pilihan Ya atau Tidak. Keadaan semacam ini membawa seseorang pada situasi berkomunikasi dengan diri sendiri, terutama untuk mempertimbangkan untung-ruginya suatu keputusan yang diambil. Beberapa kalangan menilai bahwa proses pemberian arti terhadap sesuatu yang terjadi dalam diri individu belum dapat dinilai sebagai proses komunikasi, melainkan suatu aktivitas internal monolog. b. Komunikasi antar Pribadi (Interpersonal Communication) Komunikasi antarpribadi yang dimaksud di sini ialah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap muka. Menurut sifatnya, komunikasi antar pribadi dapat dibedakan menjadi : o komunikasi diadik (dyadic communications), ialah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang dalam situasi tatap muka, baik itu percakapan, dialog maupun wawancara. o komunikasi kelompok kecil (small group communications), ialah proses komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara tatap muka, dimana anggotaanggotanya saling berinteraksi satu sama lainnya. c. Komunikasi Publik (Public Communications) Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 20

Biasa disebut komunikasi pidato, komunikasi kolektif, komunikasi retorika, public speaking dan komunikasi khalayak (audience communications), yaitu suatu proses komunikasi dimana pesan-pesan disampaikan oleh pembicara dalam situasi tatap muka di depan khalayak yang lebih besar. Komunikasi publik memiliki ciri komunikasi interpersonal (pribadi), karena berlangsung secara tatap muka, tetapi pada komunikasi ini sumber dan penerima dapat teridentifikasi dengan jelas. Komunikasi publik biasanya ditemui dalam berbagai aktivitas seperti kuliah umum, khotbah, rapat akbar, pengarahan, ceramah dan semacamnya. d. Komunikasi Massa (Mass Communications) Komunikasi massa adalah proses komunikasi yang berlangsung dimana pesannya dikirim dari sumber yang melembaga kepada khalayak yang sifatnya massal melalui alat-alat yang bersifat mekanis seperti radio, televisi, surat kabar dan film. Komunikasi massa memiliki ciri : sifat pesannya terbuka dengan khalayak yang variatif, sumber dan penerima dihubungkan oleh saluran yang telah diproses secara mekanik, sumber juga merupakan suatu lembaga atau institusi yang terdiri dari banyak orang, misalnya reporter, penyiar, editor, teknisi dan sebagainya, ciri lainnya adalah pesan komunikasi massa berlangsung satu arah dan tanggapan baliknya lambat (tertunda) dan sangat terbatas dan cirri terakhir adalah penyebaran pesan melalui media massa berlangsung begitu cepat, serempak dan luas. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 21

Komunikasi dapat berlangsung setiap saat, dimana saja, kapan saja, oleh siapa saja dan dengan siapa saja. Komunikasi sangat penting bagi manusia dalam kehidupan sosial, terutama dalam kegiatan perkantoran. Paling tidak ada tiga aspek yang perlu diperhatikan dalam komunikasi: 

 

Komunikasi harus dipandang sebagai suatu proses, hal ini berarti bahwa komunikasi merupakan aliran informasi, melalui serangkaian kegiatan (tahap-tahap, langkahlangkah) yang harus dilalui dalam penyampaian informasi. Aspek manusia dan bukan manusia. Aspek informasi, ialah segala sesuatu yang mempunyai arti dan mempunyai kegunaan. Informasi dapat terdiri atas berbagai bentuk, misalnya dalam bentuk kata-kata, tanda-tanda, gambar, kode dan lain-lain.

6. Media Komunikasi Media Komunikasi adalah : alat / sarana yang digunakan dalam menyampaikan pesan/ informasi. Macam-macam Media Komunikasi : a) Media Audio : Sarana atau alat komunikasi yang hanya mengaktifkan indera pendengaran saja (hanya dapat di dengar). Misalnya : Radio, Telepon, dan sebagainya. b) Media Visual :


Sarana atau alat komunikasi yang dapat mengaktifkan indera penglihatan, misalnya : Surat, Buku Pelajaran, komik, dan sejenisnya. c) Media Audio Visual : Sarana atau alat komunikasi yang dapat mengaktifkan indera penglihatan dan sekaligus indera pendengaran, misalnya : Televisi, Wawancara, Seminar, dan sebagainya.


BAGIAN KEDUA

KOMUNIKASI VERBAL & NON VERBAL Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis sering kita amati kegiatan dilakukan yang membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada didalamnya seperti : 1. Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai, 2. Menyusun rencana kerja, 3. Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya. 4. Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi. Komunikasi biasanya dilakukan tidak hanya secara individu namun juga dapat dilakukan secara team atau kelompok. Komunikasi yang dilakukan secara individu memerlukan keterampilan tersendiri bagi individu yang bersangkutan.


Hal-hal yang perlu diperhatikan agar komunikasi individu dapat berjalan secara efektif antar lain : a. Terbuka (transparan), setiap pesan atau informasi harus disampaikan secara apa adanya atau objektif sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Hindari usaha menutup-nutupi pesan atau informasi, hendaknya pesan atauinformasi disampaikan salam kondisi apapun walau terkadang akibat yang ditimbulkannya dirasakan kurang baik. b. Tidak arogan, dalam penyampaian pesan atau informasi sebaiknya sikap sombong dan merasa bahwa dirinya adalah yang paling benar perlu dihindari. c. Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi. d. Kompeten, keahlian komunikasi memang menjadi hal dasar yang wajib dimiliki oleh individu, terlebij jika menyampaikan informasi di depan khalayak ramai. e. Antusias, selalu menginginkan hal-hal baru yang akan menambah khasanah pengetahuan dan keterampilan dalam berkomunikasi, juga selalu mencari hal-hal yang belum pernah dijumpai. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 25

f. Penuh perhatian, selain memiliki kemampuan dalam berbicara setiap individu dituntut pula memiliki keahlian dalam mendengar atau menyimak. Juga selalu concern terhadap apa yang ia sampaikan. g. Cerdas, kaya bahan pertimbangan yang sehat dalam memilih topik atau fakta yang perlu dikemukakan selama komunikasi. h. Sabar dan penuh pengertian ; bahkan pada saatsaat menghadapi orang-orang yang perangainya tidak terpuji sekalipun. i. Jujur, mempunyai integritas yang tinggi j. Menguasai subyek dan bahasa yang dipergunakan selama berkomunikasi k. Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif. 1. Komunikasi Verbal Komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk percakapan atau tertulis. Setiap orang dalam suatu komunitas berkomunikasi secara verbal dalam menyampaikan pesan atau informasi. Komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata untuk menyatakan ide. Gaya dalam berlomunikasi disesuaikan dengan situasi, dan lawan komunikasi. Penggunaan gaya Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 26

bicara sangat berpengaruh terhadap minat lawan komunikasi. Mengungkapkan pesan verbal diperlukan keterampilan menggunakan kata-kata sederhana dan dapat dipahami oleh lawan komunikasi. Berbicara dan mendengarkan merupakan bentuk komunikasi yang paling sering dilakukan. Hal ini menjadikan orang lebih memilih berbicara daripada menulis dalam berkomunikasi. Dengan komunikasi lisan orang dapat langsungmendapat umpan balik, sedangkan pada komunikasi tertulis orang harus menyusun pesan, menulis , mengirim, dan menunggu tanggapan sebagai umpan balik. Bentuk komunikasi verbal selain berbicara atau komunikasi lisan dapat dilakukan dengan cara lain seperti dibawah ini : 1. Membuat dan mengirim surat klaim 2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga kepada pihak lain 3. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain 4. Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan 5. Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain 6. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru 7. Berdiskusi dalam suatu tim kerja (team work) 8. Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan 9. Mengadakan briefing dengan staf karyawan 10 Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 27

11. Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji 12. Melakukan teleconference dengan pihak lain. 13. Melalui komunikasi lisan dan tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. 2. Peran Komunikasi Non Verbal Dalam Dunia Bisnis Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang menggunakan pesan-pesan nonverbal. Istilah nonverbal biasanya digunakan untuk melukiskan semua peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis. Secara teoritis komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal dapat dipisahkan. Namun dalam kenyataannya, kedua jenis komunikasi ini saling jalin menjalin, saling melengkapi dalam komunikasi yang kita lakukan seharihari. 3. Klasifiasi Pesan Nonverbal Klasifikasi pesan nonverbal. Jalaludin Rakhmat (1994) mengelompokkan pesanpesan nonverbal sebagai berikut: a. Pesan kinetik. Pesan nonverbal yang menggunakan gerakan tubuh yang berarti, terdiri dari tiga komponen utama: pesan fasial, pesan gestural, dan pesan postural.  Pesan fasial menggunakan air muka untuk menyampaikan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 28

makna tertentu. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa wajah dapat menyampaikan paling sedikit sepuluh kelompok makna: kebagiaan, rasa terkejut, ketakutan, kemarahan, kesedihan, kemuakan, pengecaman, minat, ketakjuban, dan tekad. Leathers (1976) menyimpulkan penelitian-penelitian tentang wajah sebagai berikut: a. Wajah mengkomunikasikan penilaian dengan ekspresi senang dan taksenang, yang menunjukkan apakah komunikator memandang objek penelitiannya baik atau buruk; b. Wajah mengkomunikasikan berminat atau tak berminat pada orang lain atau lingkungan; c. Wajah mengkomunikasikan intensitas keterlibatan dalam situasi situasi; d. Wajah mengkomunikasikan tingkat pengendalian individu terhadap pernyataan sendiri; dan wajah barangkali mengkomunikasikan adanya atau kurang pengertian.  Pesan gestural menunjukkan gerakan sebagian anggota badan seperti mata dan tangan untuk mengkomunikasi berbagai makna.  Pesan postural berkenaan dengan keseluruhan anggota badan, makna yang dapat disampaikan adalah: a. Immediacy yaitu ungkapan kesukaan dan ketidak sukaan terhadap individu yang lain. Postur yang condong ke arah yang diajak bicara menunjukkan kesukaan dan penilaian positif; b. Power mengungkapkan status Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 29

yang tinggi pada diri komunikator. Anda dapat membayangkan postur orang yang tinggi hati di depan anda, dan postur orang yang merendah; c. Responsiveness, individu dapat bereaksi secara emosional pada lingkungan secara positif dan negatif. Bila postur anda tidak berubah, anda mengungkapkan sikap yang tidak responsif. b. Pesan proksemik disampaikan melalui pengaturan jarak dan ruang. Umumnya dengan mengatur jarak kita mengungkapkan keakraban kita dengan orang lain. c. Pesan artifaktual diungkapkan melalui penampilan tubuh, pakaian, dan kosmetik. Walaupun bentuk tubuh relatif menetap, orang sering berperilaku dalam hubungan dengan orang lain sesuai dengan persepsinya tentang tubuhnya (body image). Erat kaitannya dengan tubuh ialah upaya kita membentuk citra tubuh dengan pakaian, dan kosmetik. d. Pesan paralinguistik adalah pesan nonverbal yang berhubungan dengan dengan cara mengucapkan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 30

pesan verbal. Satu pesan verbal yang sama dapat menyampaikan arti yang berbeda bila diucapkan secara berbeda. Pesan ini oleh Dedy Mulyana (2005) disebutnya sebagai parabahasa.

e. Pesan sentuhan dan bau-bauan. Alat penerima sentuhan adalah kulit, yang mampu menerima dan membedakan emosi yang disampaikan orang melalui sentuhan. Sentuhan dengan emosi tertentu dapat mengkomunikasikan: kasih sayang, takut, marah, bercanda, dan tanpa perhatian. Bau-bauan, terutama yang menyenangkan (wewangian) telah berabad-abad digunakan orang, juga untuk menyampaikan pesan –menandai wilayah mereka, mengidentifikasikan keadaan emosional, pencitraan, dan menarik lawan jenis. 4. Fungsi Pesan Non Verbal Mark L. Knapp (dalam Jalaludin, 1994), menyebut lima fungsi pesan nonverbal yang dihubungkan dengan pesan verbal: a. Repetisi, yaitu mengulang kembali gagasan yang sudah disajikan secara verbal. Misalnya setelah mengatakan penolakan saya, saya menggelengkan kepala. b. Substitusi, yaitu menggantikan lambang-lambang verbal. Misalnya tanpa sepatah katapun kita berkata, kita menunjukkan persetujuan dengan menganggukanggukkan kepala. c. Kontradiksi, menolak pesan verbal atau memberi makna yang lain terhadap pesan verbal. Misalnya anda ’memuji’ prestasi teman dengan mencibirkan bibir, seraya berkata ”Hebat, kau memang hebat.” Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 31

d. Komplemen, yaitu melengkapi dan memperkaya makna pesan nonverbal. Misalnya, air muka anda menunjukkan tingkat penderitaan yang tidak terungkap dengan kata-kata. e. Aksentuasi, yaitu menegaskan pesan verbal atau menggarisbawahinya. Misalnya, anda mengungkapkan betapa jengkelnya anda dengan memukul meja.

Sementara itu, Dale G. Leathers (1976) dalam Nonverbal Communication Systems, menyebutkan enam alasan mengapa pesan verbal sangat signifikan. Yaitu: a. Faktor-faktor nonverbal sangat menentukan makna dalam komunikasi interpersonal. Ketika kita mengobrol atau berkomunikasi tatamuka, kita banyak menyampaikan gagasan dan pikiran kita lewat pesan-pesan nonverbal. Pada gilirannya orang lainpun lebih banya ’membaca’ pikiran kita lewat petunjuk-petunjuk nonverbal. b. Perasaan dan emosi lebih cermat disampaikan lewat pesan noverbal ketimbang pesan verbal. c. Pesan nonverbal menyampaikan makna dan maksud yang relatif bebas dari penipuan, distorsi, dan kerancuan. Pesan nonverbal jarang dapat diatur oleh komunikator secara sadar. d. Pesan nonverbal mempunyai fungsi metakomunikatif yang sangat diperlukan untuk mencapai komunikasi yang berkualitas tinggi. Fungsi metakomunikatif artinya memberikan informasi tambahan yang memeperjelas maksud dan makna pesan. Diatas telah kita paparkan pesan verbal mempunyai fungsi repetisi, substitusi, kontradiksi, komplemen, dan aksentuasi. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 32

e. Pesan nonverbal merupakan cara komunikasi yang lebih efisien dibandingkan dengan pesan verbal. Dari segi waktu, pesan verbal sangat tidak efisien. Dalam paparan verbal selalu terdapat redundansi, repetisi, ambiguity, dan abtraksi. Diperlukan lebih banyak waktu untuk mengungkapkan pikiran kita secara verbal. f. Pesan nonverbal merupakan sarana sugesti yang paling tepat. Ada situasi komunikasi yang menuntut kita untuk mengungkapkan gagasan dan emosi secara tidak langsung. Sugesti ini dimaksudkan menyarankan sesuatu kepada orang lain secara implisit (tersirat).

KOMUNIKASI NON VERBAL

KREDIBILITAS

POTENSI

KEPEMIMPINAN SESEORANG

KOMUNIKATOR YANG BAIK

PENGELOLAAN PESAN BISNIS

Gambar 5 : Peran komunikasi non verbal Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 33

Dari gambar tersebut terlihat bahwasannya selain kemampuan verbal seseorang juga harus memiliki kemampuan nonverbal dalam melakukan komunikasi. Ternyata kemampuan nonverbal seseorang akan berdampak pada kredibilitas dan potensi seseorang. Seseorang akan dianggap mampu dalam menyampaikan pesan dan informasi kepada khalayak jika ditunjang dengan kemampuan diri yang memadai dalam menafsirkan pesan nonverbal. Hal ini juga akan menjadi barometer seseorang dalam mengukur potensi dirinya, apakah ia mampu untuk menyampakan pesan atau informasi secara baik dan benar, tidah hanya terlihat dari isi materi pesan yang disampaikan tetapi juga teknik atua metode cara penyampaian pesan tersebut. Apabila hal ini dapat dilakukan maka ia akan termasuk dalam komunikator yang baik yang mampu menyampaikan dan mengelola pesan atau informasi secara efektif, terlebih dalam menyampaikan pesan bisnis.


BAGIAN KETIGA

KOMUNIKASI ORGANISASIONAL Komunikasi dalam hampir semua organisasi secara jelas merupakan suatu proses dinamik. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi dari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) tidak hanya vital dalam perumusan dan implementasi tujuan-tujuan organisasional tetapi juga merupakan peralatan dan sarana penting melalui mana kegiatan-kegiatan oraganisasional lainya di laksanakan. Komunikasi juga berfungsi juga sebagai peralatanperalatan utama dengan mana suatu organisasi secara sukses atau tidak sukses berhubungan dengan lingkungan tugasnya. Sistem komunikasi yang dikembangkan secara baik adalah mekanisme utama yang tersedia bagi orang organisasi untuk memonitor kondisi-kondisi lingkungan eksternal dan kemudian menyesuaikan atau merubah operasi-operasinya. Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut. 1. Komunikasi Organisasi Organisasi jelas memerlukan informasi. Dengan berkembangnya organisasi kebutuhan informasi juga Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 35

bertambah. Perkembangan komunikasi biasanya mulai dengan fase ekstensif di mana terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif. Kemudian baru tercapai fase intensif. Yaitu perkembangan cepat secara kualitatif. a. Komunikasi internal. Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggotaanggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dengan bawahan, antara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi internal ini bisa berujud komunikasi antarpribadi ataupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi internal ini lazim dibedakan menjadi dua, yaitu:  Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertikal, pimpinan memberikan instruksi-instruksi, petunjuk-petunjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 36

saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan. 

Komunikasi horizontal atau lateral, yaitu komunikasi antara sesama seperti dari karyawan kepada karyawan, manajer kepada manajer. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antarbagian. Komunikasi lateral ini memperlancar pertukaran pengetahuan,

pengalaman, metode, dan masalah. Hal ini membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan yang lainnya, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. b. Komunikasi eksternal. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 37

Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:  Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.  Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 38

pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi manajemen ambigu. a. Fungsi perintah berkenaan dengan angotaanggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. b. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggotaanggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 39

hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb. c. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.

2. Pengaruh Komunikasi dalam Organisasi Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer, atau para pelaku bisnis harus memilih salah satu dari berbagai metode dan teknik komunikasi yang disesuaikan dengan situasi pada waktu komunikasi dilancarkan. Sebagai komunikator, seorang manajer harus menyesuaikan penyampaian pesannya kepada peranannya yang sedang dilakukannya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 40

Dalam hubungan ini, Henry Mintzberg menyatakan wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan: peranan antarpersona; peranan informasi; dan peranan memutuskan. 1. Peranan antarpersona seorang manajer meliputi tiga hal: a. Peranan tokoh. Kedudukan sebagai kepala suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakuan tugas yang bersifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpim berbagai upacara di kantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara. Dalam peranan ini seorang manajer berkesempatan untuk memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan, dan lain-lain. b. Peranan pemimpin. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar-tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Beberapa kegiatan bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian. Ada juga kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berkaitan dengan kepemimpinannya, antara lain memotivasi para karyawan agar giat bekerja. Untuk melaksanakan kepemimpinannya secara efektif, maka ia harus mampu melaksanakan komunikasi secara efektif. Dalam konteks kepemimpinan, seorang manajer berkomunikasi efektif bila ia mampu membuat para karyawan melakukan kegiatan tertentu dengan kesadaran, Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 41

kegairahan, dan kegembiraan. Dengan suasana kerja seperti itu akan dapat diharapkan hasil yang memuaskan. c. Peranan penghubung. Dalam peranan sebaga penghubung, seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang-orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara tidak formal. 2. Peranan informasi. Dalam organisasinya, seorang manajer berfungsi sebagai pusat informasi. Ia mengembangkan pusat informasi bagi kepentingan organisasinya. Peranan informasional meliputi perananperanan sebagai berikut: a. Peranan monitor. Dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungan sebagai sumber informasi. Ia mengajukan berbagai ertanyaan kepada rekan-rekannya atau kepada bawahannya, dan ia menerima informasi pula dari mereka tanpa diminta berkat kontak pribadinya yang selalu dibinanya. b. Peranan penyebar. Dalam peranannya sebagai penyebar ia menerima dan menghimpun informasi dari luar yang penting artinya dan bermanfaat bagi organisasi, untuk kemuian disebarkan kepada bawahannya c. Peranan juru bicara. Peranan ini memiliki kesamaan dengan peranan penghubung, yakni dalam hal mengkomunikasikan informasi kepada khalayak luar. Perbedaannya ialah dalam hal caranya: jika dalam peranannya sebagai penghubung ia menyampaikan informasi secara antarpribadi dan tidak selalu resmi, namun dalam perananya sebagai juru bicara tidak selamanya secara kontak pribadi, Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 42

tetapi selalu resmi. Dalam peranannya sebagai juru bicara itu ia juga harus mengkomunikasikan informasi kepada orang-orang yang berpengaruh yang melakukan pengawasan terhadap organisasinya. Kepada khalayak di luar organisasinya ia memberikan informasi dalam rangka pengembangan organisasinya. Ia meyakinkan khalayak bahwa organisasi yang dipimpinnya telah melakukan tanggung jawab sosial sebagaimana mestinya. Ia meyakinkan pula para pejabat pemerintah bahwa organisasinya berjalan sesuai dengan peratruran sebagaimana harusnya. 3. Peranan memutuskan. Seorang manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan yang dicakup pada peranan ini: a. Peranan wiraswasta. Seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan mengadakan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya. Ia senantiasa memandang ke depan untuk mendapatkan gagasan baru. Jika sebuah gagasan muncul, maka ia mengambil prakarsa untuk mengembangkan sebuah proyek yang iawasinya sendiri atau didelegasikannya kepad bawahannya. b. Peranan pengendali gangguan. Seorang manajer berusaha sebaik mungkin menanggapi setiap tekanan yang menimpa organisasi, seperti buruh mogok, para pelanggan menghilang, dsb. c. Peranan penentu sumber. Seorang manajer bertanggung jawab untuk memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan. Manajer juga mempunyai Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 43

kewenangan mengenai pengambilan keputusan penting sebelum implementasi dijalankan. Dengan kewenangan itu, manajer dapat memastikan bahwa keputusan-keputusan yang berkaitan semuanya berjalan melalui pemikran tunggal. d. Peranan perunding. Manajer melakukan peranan perunding bukan saja mengenai hal-hal yang resmi dan langsung berhubungan dengan organisasi, melainkan juga tentang hal-hal yang tidak resmi dan tidak langsung berkaitan dengan kekaryaan. Bagi manajer, perundingan merupakan gaya hidup karena hanya ialah yang mempunyai wewenang untuk menanggapi sumber-sumber organisasional pada waktu yang tepat, dan hanya ialah yang merupakan pusat jaringan informasi yang sangat diperlukan bagi perundingan yang penting.


BAGIAN KEEMPAT

KOMUNIKASI BISNIS 1. Pengertian Komunikasi Bisnis Seperti telah dibahas pada bab sebelumnya, pengertian komunikasi dapat dilihat dari berbagai sudut pandang yang pada dasarnya merupakan bagian yang tak terpisahkan antara sudut pandang tertentu dengan sudut pandang lainnya. Adapun mengenai pengertian bisnis dapat diungkapkan sebagai : segala kegiatan atau upaya yang bertujuan untuk menciptakan keuntungan atau laba. Bisnis merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh dunia rumah tangga perusahaan yang mengkombinasikan faktor-faktor produksi dalam rangka menciptakan produk (barang atau jasa) sehingga dapat memperoleh keuntungan yang diharapkan. Bisnis juga berarti pemanfaatan sumber daya baik sumber daya alam, sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya untuk dapat mencapai tujuan tertentu yang biasanya berupa laba. Berdasarkan pengertian komunikasi dan pengertian bisnis maka dapat dirumuskan mengenai pengertian Komunikasi Bisnis adalah sebagai berikut:  Komunikasi yang diterapkan pada bidang bisnis. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 45

 Proses interaksi sejak didirikannya bisnis hingga perkembangannya yang mencakup segala permasalahannya.  Proses interaksi antara perusahaan dengan lembaga lain yang terkait seperti konsumen, pemasok, pedagang perantara, pesaing, lembagai pemerintah, lembaga keuangan, stock holder dan lingkungannya.

2. Peranan Komunikasi Bisnis Komunikasi bisnis terjadi karena adanya kebutuhan dunia usaha dalam mewujudkan tujuannya selalu membutuhkan pihak lain agar tujuan bisnis dapat tercapai secara lebih efektif dan efisien. Perbaikan komunikasi bisnis selalu diperlukan karena masih adanya berbagai hambatan, kendala atau masalah dalam menyelenggarakan kegiatan bisnis sebagai akibat kurang baiknya komunikasi dengan pihak lain yang terkait. Komunikasi bisnis diselenggarakan dalam rangka memenuhi kebutuhan dunia usaha dalam rangka mengikuti perkembangan lingkungan seperti perkembangan teknologi, perluasan usaha sehingga perusahaan dapat menyesuaikan diri yang pada akhirnya perusahaan dapat merealisir tujuannya secara lebih efektif dan efisien. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 46

Peranan komunikasi dalam dunis bisnis cukup besar bahkan dapat merupakan bagian yang dominan dalam mendukung tercapainya tujuan bisnis, hal itu terlihat pada berbagai hal sebagai berikut : a. Untuk memperoleh informasi yang diperlukan oleh manajer dalam mengelola bisnisnya atau dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan bisnisnya. b. Untuk mendukung terwujudnya terealisasinya tujuan perusahaan baik melalui interaksi intern (sesama karyawan perusahaan), maupun interaksi ekstern dengan pihak-pihak lain di luar perusahaan. c. Untuk menjalin hubungan antara perusahaan atau dunia usaha dengan para nasabah atau konsumen, menjalin hubungan dengan para pemasok, menjalin hubungan dengan para pedagang perantaranya, bahkan menjalin kerjasama dengan berbagai pihak seperti dengan penyandang dana (stock holder), termasuk hubungan dengan pesaingnya. d. Untuk menjaga eksistensi perusahaan dengan perubahan lingkungan, karena perusahaan dapat selau berkomunikasi dengan pihak lain dilingkungannya dengan demikian dapat secara cepat pula melakukan perubahan yang diperlukan. e. Untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada di perusahaan. Ini berarti karena keputusan yang diambil dapat lebih cepat maka pelaksanaan bisnis dapat lebih efektif dan efisien.


f. Untuk menciptakan saling pengertian antar unsur-unsur terkait terutama sumber daya manusia, baik intern maupun ekstern. 3. Tujuan Komunikasi Bisnis Tujuan komunikasi bisnis dapat dilihat dari tujuan umum dan tujuan secara khusus. Tujuan Komunikasi Bisnis secara umum adalah untuk mendukung tujuan bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan bisnis. Sedangkan secara khusus Tujuan Komunikasi Bisnis adalah menciptakan interaksi atau hubungan di dalam perusahaan, hubungan antara perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan lembaga pemerintah, sesama dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis. 4. Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis Ruang lingkup komunikasi bisnis sedemikian luas dan komplek yang meliputi komunikasi sejak berdirinya perusahaan bahkan sebelumnya hingga pengelolaan bahkan pengembangannya serta dimungkinkan komunikasi pada saat perusahaan di likwidasi atau dibubarkan. Berkaitan dengan hal tersebut ruang lingkup komunikasi bisnis dapat diungkapkan sebagai berikut: Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 48

 Komunikasi pada saat penentuan jenis bisnis (inovasi untuk menentukan jenis bisnis)  Komunikasi pada saat penentuan badan usaha, atau pada saat perusahaan didirikan sejak komunikasi dalam memenuhi syarat-syaratnya hingga komunikasi melalui prosedur tertentu untiuk memperoleh izin usaha dengan bentuk badan usaha tertentu.  Komunikasi pada saat penentuan lokasi, baik dalam pemenuhan syarat-saratnya maupun prosedur untuk memperoleh izin tempat usaha.  Komunikasi pada saat pengadaan prasarana dan sarana yang diperlukan dalam menyelenggarakian bisnis.  Komunikasi pada saat pembentukan organisasi dan manajemen yang akan mengelola perusahaan.  Komunikasi pada saat penentuan pengelolaan bisnis yang meliputi berbagai bidang, seperti pengelolaan produksi, pengelolaan pemasaran, pengelolaan personalia, dalam pengelolaan keuangan, pengeloaan kantor atau istrasi, komunikasi pada bidang-bidang lain baik intern maupun ekstern, saat pengembangan bisnis atau ekspansi, saat perusahaan dibubarkan atau dilikuidasi, dan lain-lain.

Beberapa hal yang membuat komunikasi sangat penting dalam bisnis yakni dalam hal pelatihan dan rekrutmen karyawan, hubungan dengan karyawan (employee relations), penjualan dan promosi, pelaporan pada manajemen, pelaporan pada pemegang saham dan sejenisnya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 49

5. Prinsip-prinsip Komunikasi Bisnis Menurut Murphy dan Hildebrandt, ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan kegiatan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dikenal dengan nama 7C, yaitu : a. Completeness, memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Informasi yang lengkap akan memberikan ketenangan, kepercayaan dan kepastian. b. Consiceness, komunikasi disampaikan dengan jelas, singkat dan padat. c. Concreteness, pesan yang dikomunikasikan disusun secara spesifik, dan tidak bersifat abstrak. d. Consideration, pesan yang disampaikan harus mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. e. Clarity, pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan. f. Courtesy, sopan santun dan tata krama merupakan hal penting dalam berkomunikasi yang merupakan penghargaan kepada komunikan. g. Correctness, pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan mengingat kemampuan berbahasa komunikan. Menurut Djoko Purwanto, penyebab pesan-pesan bisnis tak terorganisasi dengan baik sehingga pesan-pesan tersebut tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya, adalah sebagai berikut :  Bertele-tele Pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 50







memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan. Informasi yang tidak relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Menyajikan ide-ide secara tidak logis. Dapat menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiensi akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 51

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting. 6. Kendala dalam Komunikasi Bisnis Untuk melakukan praktek bisnis ini para pelaku bisnis perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis. Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan.


Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu : a. Struktur komunikasi yang buruk Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. b. Penyampaian yang lemah Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan ” yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 53

c. Penggunaan media yang salah Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televisi, radio, majalah, koran dan lain sebagainya. d. Pesan yang campur aduk Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas. e. Salah Audience Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 54

f. Lingkungan yang mengganggu Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan. 7. Kaitan antara Komunikasi Bisnis dan Pemasaran Philip Kotler (1990 : 5) menyebutkan bahwa Pemasaran adalah proses sosial dimana individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dengan menciptakan dan mempertukarkan produk dan nilai dengan individu dan kelompok lainnya. Definisi tersebut bertumpu pada konsep pokok : kebutuhan, keinginan dan permintaan terhadap produk atau nilai, yang tergantung pada tingkat kepuasan tertentu, kemudian menimbulkan transaksi. Pelembagaan atas transaksi menimbulkan pasar. Secara sederhana mekanisme pemasaran digambarkan oleh Redi Panuju (200:32) sebagai berikut :


PRODUK

FEED BACK

KEBUTUHAN KEINGINAN

NILAI & KEPUASAN

PERMINTAAN

PRODUK

NILAI & KEPUASAN

SOSIALISASI & PROMOSI

FAKTOR SOSIO-KULTURAL

TRANSAKSI & JUAL BELI PASAR & PEMASAR

Gambar 7 : Mekanisme Pemasaran

Dalam manajemen pemasaran, Komunikasi Pemasaran (Marketing Communication) menjadi poin yang cukup penting, sebagai sarana yang digunakan perusahaan dalam upaya untuk menginformasikan, membujuk dan meningkatkan konsumen langsung atau tidak langsung tentang produk dan merk yang mereka jual. Komunikasi pemasaran dapat diidentifikasikan sebagai hal berikut:  Mengidentifikasikan pasar dan kebutuhan konsumen atau persepsi konsumen.  menggambarkan dan mengoperasionalkan gambar atau persepsi tujuan target group.  Mengevaluasikan sejumlah perilaku yang tergambar diyakini dapat mencapai tujuan. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 56

Strategi mempromosikan sebuah produk atau perusahan merupakan strategi pembangunan atribut yang akan dan terus dikenal oleh konsumen. Tujuan Komunikasi Pemasaran adalah untuk Membangkitkan keinginan akan suatu kategori produk, Brand Awarness, Intention dan memfasilitasi pembelian Fungsi Komunikasi Pemasaran adalah yang pertama, agar Konsumen dapat diberitahu atau ditunjuk bagaimana dan mengapa sebuah produk digunakan oleh orang seperti apa dan bagaimana serta kapan. Fungsi yang kedua adalah agar Konsumen dapat belajar tentang siapa yang membuat produk dan apa yang dipertahankan perusahaan dan fungsi lainnya adalah agar konsumen dapat diberikan suatu insentif atau imbalan untuk percobaan atau penggunaan. Komunikasi Pemasaran adalah sarana yang digunakan perusahaan dalam upaya untuk menginformasikan, membujuk dan meningkatkan konsumen langsung atau tidak langsung tentang produk dan merk yang mereka jual. Kegiatan Komunikasi Pemasaran meliputi :promosi, Iklan, Pemasaran Langsung, Penjualan Pribadi, Hubungan Masyarakat dan Pemerintahan, dan Acara khusus (Special event) dan Pengalaman. Dari uraian pada bagian ini, jelas nampak bahwa dari sudut Manajemen Pemasaran (Marketing Management), Komunikasi memegang peranan yang sangat penting, Terlebih lagi dengan semakin maraknya persaingan bisnis di segala sektor usaha. Hal ini membuat setiap perusahaan wajib membina komunikasi dan hubungan dengan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 57

pelanggannya supaya tetap dapat bertahan. Oleh karena itu, masalah komunikasi tidak lagi hanya menjadi beban pemikiran divisi pemasaran saja, melainkan menjadi tugas dan tanggung jawab seluruh divisi. Bisa dikatakan, komunikasi pemasaran merupakan bagian dari solusi bisnis dan bukan hanya solusi pemasaran belaka.


BAGIAN KELIMA

MEDIA KOMUNIKASI BISNIS Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan. Fungsi media komunikasi diantaranya sebagai berikut : a. Mempermudah penyampaian pesan b. Sebagai alat untuk membangkitkan motivasi c. Mempersingkat waktu penyampaian informasi d. Membangkitkan daya tarik pesan yang akan disampaikan e. Mengkonkretkan isi berita yang bersifat abstrak f. Mempelajari isi dan maksud informasi yang akan disampaikan g. Merupakan alat hiburan dan mendidik para komunikan

Untuk memenuhi fungsi media komunikasi, terdapat 5 hal yang harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan media komunikasi, yaitu sebagai berikut : a. Tanda atau lambang yang digunakan Tanda atau lambang yang digunakan mudah untuk dimengerti b. Unsur realitas yang digunakan Media tersebut masih digunakan untuk saat ini Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 59

c. Indra yang digunakan Penyampaian psan tertentu hendaknya menggunakan media yang tepat d. Kemampuan untuk mengontrol media yang digunakan Ganti media yang digunakan jika memang sudah tidak tepat lagi e. Respon di dalam memanfaatkan media Respon dari setiap media yang digunakan berbedabeda 1. Jenis-jenis Media Komunikasi Bisnis Menurut jenisnya, media komunikasi dikelompokkan menjadi : a. Media komunikasi audio Adalah media komunikasi yang dapat di dengar dan dipahami dengan pendengaran. Contohnya: radio, telepon, tape recorder, dan lain-lain. b. Media komunikas visual Adalah media komunikasi yang dapat ditangkap melalui penglihatan. Contohnya: surat transparasi, chart, koran. c. Media komunikasi audio visual Adalah media komunikasi yang dapat dipahami melalui pendengaran dan penglihatan. Contohnya: televisi, DVD, VCD, dan lain-lain. Memilih media komunikasi bisnis sangatlah penting. Komunikasi yang efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas media komunikasi yang dipilih. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 60

Pilihan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan. Media yang dimaksud adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim pesan kepada penerima pesan. Dilihat dari cara melaksanakan komunikasi, dibagi menjadi : a. Komunikasi lisan ( oral comunnication ) b. Komunikasi tertulis (written communication ) c. Komunikasi visual

2. Komunikasi Lisan ( Oral Communication ) Dalam dunia bisnis komunikasi lisan (oral communication) merupakan komunikasi yang paling banyak digunakan, misalnya melalui telepon, wawancara, pidato, seminar, presentasi bisnis dan lain-lain. Komunikasi ini disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memilik kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan . Komunikasi lisan dapat digunakan sebagai : a. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti b. Pesan tidak memerlukan catatan permanen c. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis d. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan dan pengambilan keputusan e. Diperlukan umpan balik secara lansung dari penerima Jenis media komunikasi lisan yang digunakan sehari-hari: a. Telepon Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 61

Adalah media komunikasi audio yang dipergunakan dalam komunikasi antar individu, telepon banyak digunakan dilingkungan kantor dan kehidupan seharihari. b. Pertemuan Adalah jenis media komunikasi audio dalam komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan adalah jenis media yang sangat pentingdalam organisasi untuk membentuk saling pengertian antar anggota organisasi, baik secara vertikal atau horizontal.

c. Wawancara Adalah media komunikasi audio karena komunikasi berlangsung dengan tatap muka dan dua arah. Jenis media ini banyak digunakan dalam organisasi secara vertikal yaitu antara atasan dengan bawahan. d. Kunjungan Adalah media komunikasi audio dalam suatu kelompok. Bentuk media komunikasi ini lebih menitikberatkan pada hubungan antar manusia (human relation ). Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 62

3. Komunikasi Tertulis ( Written Communication ) Komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi yang sifatnya singkat dan jelas, tetapi dipandang perlu untuk ditulis denganmaksud atau tuuan tertentu. Komunikasi ini juga digunakan untuk menyampaikan infromasi yang bersifat kompleks, untuk mengirimkan gambar dan foto karena tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata serta untuk menyampaikan informasi kepada banyak orang seperti spanduk dan brosur. Dalam komunikasi ini perlu ditimbangkan maksud dan tujuan komunikasi tersebut dilakukan. Perlu diketahui resiko dari komunikasi tersebut misalnya aman, mudah dimengerti dan tidak menimbulkan pengertian yang berbeda dari yang dimaksud. Komunikasi ini dapat dibuat dalam bentuk surat, faksimile, e-mail, memo, proposal ,laporan. Pilihan kata dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat. Komunikasi tertulis bisa dengan ditulis tangan atau menggunakan media elektronik seperti telegram, mesin faks dan e-mail. Komunikasi tertulis tepat digunakan bila :  Pesan terinci dan kompleks  Pesan memerlukan perencanaan yang saksama  Pesan melakukan catatan prmanen  Penerima dalam jumlah banyak  Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 63

 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima

Bentuk-bentuk media tertulis yang sering dipakai dalam dunia bisnis adalah sebagai berikut : a. Perintah tulis b. Peraturan kerja c. Memorandum d. Buku penuntun e. Laporan kerja f. Buku pegangan g. Formulir h. Catatan i. Kuesioner j. Pengumuman k. Iklan 4. Komunikasi Visual Komunikasi visual adalah komunikasi melalui penglihatan. Komunikasi ini merupakan sebuah rangkaian proses penyampaian kehendak atau maksud tertentu kepada pihak lain dengan penggunaan media penggambaran yang hanya terbaca oleh indera penglihatan. Komunikasi ini mengkombinasikan seni, lambang, tipografi, gambar, desain grafis, ilustrasi, dan warna dalam penyampaiannya. Fungsi komunikasi visual : a. Sarana informasi dan intruksi yang bertujuan menunjukkan hubungan antara suatu hal denga hal yang lain dalam bentuk petunjuk, posisi dan skala, misalnya peta, diagram, simbol dan penunjuk arah. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 64

b. Sebagai sarana presentasi dan promosi untuk menyampaikan pesan, mendapatkan perhatian (atensi) dari mata ( secara visual ) dan membuat pesan tersebut dapat diingat contohnya poster. c. Sebagai sarana identifikasi. Identitas seorang dapat menatakan tentang siapa orang itu, dari mana asalnya. Demikian juga dengan benda, produk ataupun lembaga, identitas akan dapat mencerminkan kualitas produk atau jasa tersebut dan mudah dikenali, baik oleh produsen maupun konsumen.

5. Keuntungan Dan Kekurangan Media Komunikasi Bisnis Media komunikasi adalah alat atau sarana yang digunakan unutk berkomunikasi, selain untuk mempermudah penyampaian informasi dan sebagai alat motivasi, juga dapat memperjelas isi dan maksud informasi yang akan disampaikan. Keuntungan dan kelemaha media komunikasi dilihat dari efektifitas pemakaiannya : a. Media audio : Keuntungan : · Harganya relatif murah · Dapat membangkitkan fantasi pendengaran · Mudah dibuat dan digunakan · Alatnya sangat sederhana Kelemahan : · Sulit di kontrol · Kualitas suara cenderung menurun dan berkurang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 65

· · b.

c.

Apabila ada kesalahan harus membuat naskah baru Tidak dapat ditampilkan secara visual

Media visual : Keuntungan : · Informasi yang disampaikan lebih jelas · Biaya pembuatannya relatif murah · Pelaksanaannya dapat menghemat biaya · Pembuatan dan penggunaannya lebih mudah Kelemahan : · Perlu waktu untuk menafsirkan pengertiannya · Menimbulkan rasa bosan atau jenuh · Menimbulkan gangguangangguan yang tida diinginkan Media audio visual : Keuntungan : · Pemakaiannya tidak membosankan · Hasilnya lebih mudah untuk dimengerti dan dipahami · Informasi yang diterima lebih jelas dan cepat dimengerti · Informasi yang disampaikan dapat diterima sesuai pemakaian Kelemahan : · Kualitas suara tidak tetap Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 66

· · ·

Pelaksanaannya perlu waktu cukup lama Pelaksanaannya memakai tempat yang luas Biayanya relatif mahal

Media komunikasi adalah suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain, untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Kecakapan dalam penggunaan media komunikasi yang ada akan membuat pesan akan lebih mudah tersampaikan dan dimengerti oleh penerima pesan. Keuntungan dan Kerugian relatif atas Media Iklasn/Karakteristik Media Periklanan MEDIA KEUNTUNGAN KERUGIAN Surat Kabar

Televisi

1. Luwes dan berkala 2. Peliputan intensif atas pasar lokal 3. Penerimaan dan penggunaan luas 4. Kata-kata yang terctak sulit terhapus 5. Dapat menjangkau daerah yang luas kepada penduduk 6. Advertising sangat luas dengan berbagai kesempatan untuk iklan mini besar dan berwarna, jadual yang tepat, memilih surat kabar dan halaman. 7. Bisa didokumentasikan 1. Kombinasi antara penglihatan, suara dan gerak 2. Merangsang 3. Peliputan penonton 4. Psikologi perhatian

1. Umurnya pendek, cepat basi 2. Tergesa-gesa dibaca 3. Pembaca sambil lalu sedikit 4. Rata-rata orang baca surat kabar kurang dari 30 menit 5. Anak remaja kurang berminat 6. Beberapa produk sulit diiklankan dengan baik atau yang menuntut peragaan

1. Penontonnya tidak selektif 2. Kesan cepat berlalu/selintas 3. Umurnya pendek 4. Mahal/biaya tinggi


Radio

5. Sangat kreatif dan luwes 6. Menjangkau audiensi massa 7. Menawarkan prestise 1. Penggunaan massal 2. Selektif melalui format pemancar 3. Biaya relatif rendah (per unit waktu) 4. Keluwesan geografis 5. Segmen audiensi selektif 6. Memberikan suasana dekat bagi pengiklan dengan penjualan

Majalah

1. Selektifitas tinggi secara geografis dan demografis 2. Psikologi perhatian 3. Kualitas reproduksi 4. Pembaca sambil lalu banyak 5. Julah kisaran majalah memberian kesempatan pada pengiklan untuk menyempitkan sasaran audiensi 6. Memberi lingkungan yang bergengsi dan berkualitas bagi pengiklan 7. Bisa berumur panjang/koleksi

Outdoor

1. Luwes 2. Relatif kurang persaingan iklan 3. Dapat diulang kembali 4. Relatif tidak mahal

5. Kontraversial bagi sebagian masyarakat

1. Hanya penyajian audio saja 2. Tidak ada komponen visual 3. Kurang menarik dibandingkan TV 4. Pembelian yang kacau (struktur tarif tidak dilakukan) 5. Umurnya pendek 6. Perlu frekuensi tinggi 7. Penelitian tidak selalu ada 1. Jangka waktu penutupan lama (68minggu ke publikasi) 2. Punya deadline iklan yang relatif lama yang menurunkan keluwesan pengiklan 3. Ada peredaran yang terbuang 4. Tidak ada jaminan posisi (kecuali premi dibayar) 5. Lebih mahal bisa didasarkan jangkauan medium lainnya 6. Kurang menjangkau sebagian besar segmen pasar/sasaran 1. Pembatasan kreativitas 6. Banyak kekacauan bagi peninjau 7. Kriti masyarakat (implikasi ekologis) 8. Tiada selektivitas peninjau


Direct mail

1. Selektivitas audiensi 2. Luwes 3. Tidak ada persaingan dari iklan yang bersaing 4. Bersifat perseorangan

1. Biaya relatif tinggi 2. Konsumen sering kali sedikit menaruh perhatian mereka, karena mereka menerima penawaran yang banyak


BAGIAN KEENAM

KETERAMPILAN KOMUNIKASI LISAN (MENERIMA TELEPON, PRESENTASI, WAWANCARA, RAPAT, NEGOSIASI) 1. Menelepon dan Menerima Telepon Saat ini telepon sudah merupakan alat komunikasi yang umum digunakan dan dimiliki oleh setiap orang untuk dapat berhubungan dengan orang lain. Etika bertelepon adalah tata cara atau aturan - aturan yang baik mengenai cara menelepon. Ketika menerima telepon, kita harus menjadi penerima telepon yang baik. ramah, dan menyenangkan. Meskipun mimik muka atau ekspresi muka tidak terlihat bila berbicara melalui telepon, namun bila seseorang menerima telepon dengan sikap yang ketus, wajah cemberut, maka hal itu akan terpantul lewat intonasi suara. Tentu saja suara yang ketus dan tidak ramah akan dapat dirasakan oleh orang yang menelepon. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 70

Dalam dunia bisnis, kemampuan dan keterampilan menerima telepon merupakan hal yang cukup penting. Sama halnya dengan menerima tamu, tata cara menerima telepon sebuah perusahaan akan mempengaruhi image perusahaan tersebut. Dewasa ini teknologi komunikasi dan pesawat telepon sudah semakin canggih dan kompleks. Pesawat telepon saat ini sudah berbeda dengan di masa lampau, karena fungsi answering machines, loudspeaking, ID caller , kemampuan merekam (recording), menyimpan data, grouping, audio & video conference dan sebagainya, sudah menjadi hal yang biasa. Penerima telepon sebaiknya bukan hanya memahami etiket bertelepon dan menerima telepon, tetapi juga beradaptasi dengan kemajuan teknologi komunikasi. Berikut disampaikan etiket menelepon secara umum yang perlu diperhatikan : 1) Siapkan terlebih dulu nomor telepon yang hendak dituju, perhatikan bahwa nomor telepon sudah tepat. 2) Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan alat tulis. 3) Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju. 4) Tekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan yang dimaksud. 5) Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan kertas yang telah disiapkan ( kertas atau block note ). 6) Bila ada kesalahan menelepon, misalnya salah sambung segeralah minta maaf. Bila telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 71

7) Kemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat. 8) Akhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam. 9) Letakkan gagang telepon dengan pelan. 10) Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi 11) Hindari berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon 12) Hindari berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen 13) Hindari berbicara langsung menuju sasaran, tidak terlalu banyak basa-basi 14) Hindari berbicara dengan nada kasar apalagi membentak, memerintah. 15) Hindari membiarkan penelepon menunggu terlalu lama,tanpa penjelasan,hanya terdengar bunyi musik 16) Hindari mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru Bahasa ketika bertelepon harus santun pula,artinya meskipun kita telah mengenal dekat orang yang menelepon tetapi ketika bertelepon harus sopan,hormat,tidak menggunakan kata-kata yang kurang baik atau memanggil dengan sebutan yang tidak pada tempat nya atau tidak pantas (sekalipun maksudnya hanya bercanda). Ciri orang yang profesional ialah mampu mengendalikan diri,termaksud mengendalikan emosi berupa rasa kesal. Ketika seseorang bertelepon,apa yang dikatakan dan bagaimana sikap yang muncul, mencerminkan kepribadiannya. Hal lain yang harus diperhatikan ketika bertelepon ialah tidak berbicara dengan orang lain (kecuali telekonferensi). Pada saat bertelepon, selain penggunaan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 72

bahasa harus efektif dan efisien, maka intonasi suara pun harus diperhatikan. Kata-kata diucapkan secara jelas,tekanan pada kata-kata yang penting volume suara (rendah dan nyaring). Nada suara tidak boleh datar (perhatikanlah jeda antar kata). 2. Presentasi Bisnis Presentasi bisnis saat ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap kegiatan bisnis. Seorang pembicara yang melakukan presentasi di hadapan audiens tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk melaksanakan hal tersebut dibutuhkan kesiapan mental dan pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan serta pemahaman yang baik terhadap audiens. Setiap presentasi yang dilakukan memiliki tujuannya tersendiri, tergantung pada kondisi serta maksud dilakukannya presentasi tersebut. Secara umum tujuan dari suatu presentasi bisnis antara lain: a. Menginformasikan pesan-pesan bisnis. Pesan-pesan bisnis yng disampaikan haruslah menarik, sederhana ,mudah dipahami ,dan enak didengar oleh audiens. Hal yang perlu dihindari adalah melakukan presentasi yang sifatnya membosankan , monoton, tidak jelas dan penggunaan bahasa yang sulit dipahami. b. Menghibur’ Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk menghibur audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seseorang pembicara perlu menyelipkan humorhumor yang segar yang mampu menghidupkan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 73

suasana. Namun demikian, suasana yang sebenarnay perlu tetap dijaga agar tidak lepas kendali dan tujuan presentasi yang sebenarnya tidak tercapai. Seorang pembicara yang ahli dan berpengalaman tentunya tahu kapan ia harus berlaku serius dalam menyampaikan presentasinya, serta kapan ia harus menyisipkan humor-humor kecil yang dapat membuat audiens lebih fresh dan tidak bosan. c. Menyentuh emosi. Prensentasi akan mampu menyentuh emosi dan perasaan audiens apabila pembicara mampu mengkombinasikan kemampuan ekspresi, intonasi suara, sikap sehingga mampu membuat audiens terhanyut dalam pemahamannya. d. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. artinya apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Presentasi yang baik haruslah didahului dengan persiapan yang matang, meliputi :  Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan. Penguasaan terhadap materi yang akan disampaikan merupakan hal terpenting dalam sebuah presentasi. Berhasil atau tidaknya sebuah presentasi bergantung pada kemampuan pembicara dalam memahami setiap detail hal-hal yang terkandung dalam isi materi presentasi. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan akan menghambat penyampaian Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 74







pesan kepada audiens, serta akan memberikan kesan yang kurang baik bagi pembicara tersebut. Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik. Presentasi yang baik bukan hanya terlihat dari isi materi yang disampaikan tetapi juga dipengaruhi oleh bagaimana cara membawakannya. Apabila penyampaian presentasi dilakukan secara menarik, maka audiens akan merasa senang. Terlebih jika pada saat presentasi pembicara menggunakan berbagai macam alat bantu sebagai penunjang presentasi, seperti OHP, LCD pojector, slide serta penggunaan audio visual. Menganalisis siapa audiens. Agar tujuan presentasi dapat tercapai, maka pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Metode yang digunakan adalah dengan menggunakan kata tanya seperti apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka pembicara akan dapat menidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi. Seorang pembicara harus mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana ia akan melakukan presentasi. Pengenalan terhadap lokasi ataupun tempat akn sangat membantu pembicara dalam menyampaikan presentasi, penggunaan alat serta menentukan teknik penyampaian presentasi.

Presentasi yang dilakukan secara lisan haruslah disampaikan secara sistematis. Hal ini untuk mencegah agar apa yang telah dan akan disampaikan tidak keluar dari Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 75

topik utama pembicaraan, setidaknya dalam melakukan presentasi lisan harus memperhatikan tahapan-tahapan sebagai berikut :  Persiapan berbicara (presentasi) yang berisi penetapan tujua, analisis audiens, perencanaan isi, panjang dan gaya bicara.  Pengembangan presentasi meliputi pembukaan, pokok-pokokpresentasi, penutup, tanya jawab dan alat bantu visual.  Penyampaian presentasi atu pidato. Biasanya presentasi lisan yang dilakukan dengan baik ditunjang atau ditentukan oleh kemahirann seorang pembicara dalam menyampaikan presentasinya. Kemampuan pembicara dalam menyampaikan presentasinya terlihat pada kriteria yang dimiliki oleh pembicara tersebut antara lain : a. Mempunyai wawasan, mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan yng ada pada dirinya. b. Dapat mengetahui dan mengenal audiens, berusaha memahami sifat pihak yang telah memberikannya kesempatan untuk menyampaikan presentasi dan menunjukkan kepedulian kepada mereka. c. Mengetahui alasan sehingga mereka perlu berbicara dan berharap dapat memenuhi alasan tersebut melalui presentasi yang disampaikan. d. Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan perubahan kebutuhan informasi di pihak audiens dan bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang mungkin diajukan oleh audiens. e. Menganggap penyajian suatu presentasi sebagai sebuah prestasi. Menyadari bahwa ia harus berusaha Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 76

keras untuk dapat menarik perhatian audiend terhadap materi yang sisampaikan, mampu memahami sikap audiens yang tidak selalu konsisten. f. Dapat menerima kritik atau analisis purna presentasi mengenai berbagai hal berkenaan dengan presentasinya.

Sedangkan syarat untuk menjadi seorang pembicara yang handal meliputi :  Mengetahui dengan jelas tujuan presentasi  Menguasai subjek presentasi  Yakin bahwa subyek yang dipresentasikan bermanfaat bagi pendengarnya  Mengetahu latar belakang audiens  Menguasai bahasa pengantar yang juga dikuasai audiens  Jujur, sabar, ramah, dan penuh percaya diri  Mengusai teknik dasar berkomunikasi bisnis yang efektif Keberhasilan presentasi juga didukung oleh empat macam faktor lain yaitu : a. Paralaguage Cara pembicara menyampaikan pesan, termasuk di dalamnya kecepatan berbicara, nada, volume suara serta artikulasi kata. b. Body language Sering disebut juga dengan komunikasi non verbal, badan dan bagian badan tertentu dapat dipergunakan sebagai alat pendukung efektifitas presentasi. Bagian badan yang dapat membantu efektifitas Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 77

presentasi terutama wajah, mata, tangan dan posisi badan selama presentasi. c. Kondisi ruangan presentasi Tata ruang dan kondisi ruangan presentasi dapat membantu atau menghambat efektifitas presentasi. Ruangan yang luasnya sepadan dengan jumlah audiens dirasakan nyaman oleh pembicara dan audiens. d. Faktor-faktor lain Termasuk dalam faktor lain yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi adalah penampilan pembicara dan pakaian yang dikenakan. Presentasi yang baik dapat disampaikan dengan mengikuti pola-pola tertentu, sehingga apa yang akan disampaikan dapat dengan mudah dimengerti oleh orang yang mendengar atau menyimak presentasi tersebut. Ada beberapa pola yang dapat digunakan dalam mengorganisasikan suatu presentasi antara lain: a. Pola Kronologis Pola penyampaian presentasi yang berisi urutanurutan tentang isi dari presentasi mulai dari membahas tentang latar belakang, kondisi yang terjadi saat ini, kemudian dilanjutkan dengan inti atau maksud presentasi tersebut. b. Pola Spasial Pola ini lebih praktis untuk ringkasan informasional, tetapi pola ini dapat diadaptasi untuk membuat proposal persuasif. Bila hal pokok suatu presentasi berhubungan dengan promosi suatu produk atau jasa, dengan menekankan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 78

struktur atau fungsi tiam item, maka menyajikan gagasan spasial terbukti akan bermanfaat. c. Pola Topikal Pola yang berhubungan dengan topik, topik utama dibagi ke dalam dua halatau kategori utama. Seringkali, hal ini melibatkan pembuatan daftar alasan yang membenarkan penerimaan proposal. Makasud utama tidak memiliki hubungan yang logis selain hubungan dengan tujuan atau topik utama. Pola ini dapat digunakan pada hampir setiap persoalan, tujuan atau khalayak, pola topikal ini merupakan metode yang berguna untuk organisasi presentasi. d. Pola Kausal Cara lain untuk menyusun gagasan adalah membahas penyebab suatu masalah dan mempertimbangkan akibat atau hasil berikutnya. Atau dapat membaliknya dengancara memeriksa kondisi yang sudah diketahui (akibat) dan kemudian memberikan penjelasan mengenai penyebab-penyebabnya. e. Pola Pemecahan Masalah Dalam pola ini membagi topik menjadi dua hal utama merupakan cara yang paling sederhana dalam menggunakan pola ini. Hal yang pertama menunjukkan atau mendiagnosis masalah, dan dalam hal kedua memberikan suatu cara.

3. Wawancara Dalam kegiatan bisnis, sering kali kita dilakukan semacam dialog, perundingan atau wawancara dalam memutuskan suatu bisnis. Dalam organisasi teknik wawancara dapt dijumpai terutama pada kegiatan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 79

Manajemen Sumber Daya Manusia, yang salah satu kegiatan didalamnya adalah melakukan wawancara kerja. Tujuan dilakukannya wawancara adalah untuk mengumpulkan data atau informasi yang akan sangat berguna bagi kegiatan perusahaan. Pada kegiatan pemasaran adanya bagian riset memungkinkan untuk memperoleh indfirmasi mengenai konsumen, pasar produk yang sedang booming, kepuasan pelanggan, kelangsungan produk dan sebagainya, yang kesemua itu dapat dilakukan dengan melakukan wawancara dengan pihak terkait. Dalam setiap kegiatan wawancara terdapat dua pihak yang terlibat didalamnya yaitu pewawancara (interviewer) dan yang diwawancarai (interviewee). Pada komunikasi timbal balik Interviewer mempunyai peranan yang lebih menentukan terhadap keberhasilan wawancara. Tujuan bisnis dari kegiatan wawancara biasanya lebih bersifat formal, jika dibandingkan hanya dengan sekedar bercakap-cakap saja. Bagi seorang interviewer bisnis, ia harus memiliki prosedur tertentu dalam melakukan wawancara antara lain pembukaan (opening), inti wawancara (body), dan penutup (closing). Wawancara bisnis merupakan keterampilan manajemen (management skill) yang wajib dipelajari dan dilatih apabila seseorang ingin menjadi interviewer yang profesional. Wawancara bisnis yang dilakukan dapat dibagi ke dalam beberapa sifat yang menyangkut interaksi antara pewawancara dan yang diwawancarai, yaitu : a. Direktif (perintah), dalam hal ini pewawancara menetapkan tujuan-tujuan situasi pada awal interaksi. Sehingga pewawancara memegang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 80

kendali sepenuhnya atas kegiatan wawancara tersebut. Hal-hal yang menyangkut isi dari materi wawancara sepenuhnya berada pada pihak pewawancara, serta pewawancara berhak menentukan kapan wawancara tersebut mulai dan berakhir dengan membuat suatu kesimpulan (resume) dari wawancara tersebut. b. Non direktif (non perintah), dalam hal ini pewawancara membiarkan orang yang diwawancarai mengendalikan tujuan, langkah dan masalah pokok suatu wawancara.

Wawancara yang dilakukan dalam kegiatan bisnis dapat diketegorikan menjadi beberapa jenis wawancara, antara lain : 1. Wawancara seleksi pelamar pekerjaan (personnel selection interview) Wawancara ini biasanya dilakukan oleh bagian dari organisasi khususnya bagian sumber daya manusia dalam hal mencari atau melakukan perekrutan karyawan. Dengan wawancara ini, pihak terkait akan memperoleh gambaran mengenai kualitas dari calon pelamar pekerjaan yang nantinya diharapkan dapat berguna bagi perusahaan. 2. Wawancara evaluasi kinerja karyawan (performance appraisal interview) Wawancara ini dilakukan sebagai tindak lanjut dari proses penilaian atau evaluasi hasil yang telah dikerjakan oleh karyawan. Wawancara ini biasanya dilakukan di tiap-tiap bagian dalam suatu organisasi. Dengan wawancara seperti ini, organisasi dapat mengetahui seberapa besar kinerja serta prospek dari karyawan yang bersangkutan. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 81

3. Wawancara pemberian nasehat (coucelling interview) Wawancara ini biasanya dilakukan untuk mencari solusi dari suatu permasalahan yang dihadapi oleh seseorang dengan cara meminta bantuan kepada orang yang ahli di bidangnya (councelor/psikiater). 4. Wawancara peringatan (correction interview) Wawancara yang dilakukan dengan tujuan yang bersifat mengingatkan seseorang akan sesuatu hal, biasanya wawancara ini terjadi diakibatkan adanya pelanggaran-pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku. Wawancara ini bertujan untuk membuat pihak-pihak yang diberi peringatan dapat kembali menjalankan aktivitas sesuai dengan peraturan. 5. Wawancara untuk tujuan khusus (specific purpose interview) Wawancara ini biasanya dilakukan pada peristiwaperistiwa yang sifatnya khusus seperti wawancara kenegaraan, perundingan-perundingan khusus serta pembahasan masalah-masalah yang dianggap khusus.

Tujuan dari setiap wawancara adalah memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan, yang nantinya akan sangat berguna untuk pengambilan keputusan. Tujuan tersebut dapat tercapai apabila wawancara yang dilakukan berpedoman pada tahapan-tahapan sebagai berikut : Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 82

a. Menentukan tujuan wawancara Setiap kegiatan yang dilakukan sudah semestinya memiliki maksud dan tujuan, begitu pula halnya dengan wawancara. Para pihak utama dalam proses wawanvara ini harus mampu menentukan tujuan tersebut. Maksud dan tujuan wawancara di sesuaikan dengan kondisi atau keadaan yang sedang dihadapi. b. Membaca dan mengulas apa yang diketahui dan dipelajari mengenai suatu topik Agar proses wawancara memiliki makna dan arti penting, maka perlu diperhatikan mengenai topik atau bahasan yang akan dijadikan pokok pembahasan dalam wawancara tersebut. Wawancara yang tidak berisikan suatu topik uang jelas hanya akan menjadi pembicaraan yang “ngalor ngidul” tidak jelas maksud dan tujuannya. c. Menyeleksi sumber yang tepat Setelah kita menemukan bahan atau topik yang sesuai, langkah berikutnya adalah mencari sumber atau referensi dari pokok bahasan tersebut. Untuk mendapatkan sumber yang tepat dirasakan perlu menyeleksi beberapa alternatif sumber agar nantinya menghasilkan nilai wawancara yang berbobot. Penyeleksian sumber ini dapat dilakukan dengan mencari atau menentukan sumber-sumber yang dirasakan cocok sebagai bahan acuan dalam wawancara. d. Membuat janji Wawancara biasanya melibatkan dua pihak, masing-masing pihak harus dapat memahami pihak yang lain dan menyadari pentingnya wawancara dilakukan bagi mereka. Oleh karena itu, perlu adanya kesepakatan dalam penentuan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 83

kapan wawancara dilakukan, dimana tempat dilakukannya serta waktu pelaksanaan wawancara. Hal ini penting agar nanti dalam pelaksanaannya tidak menimbulkan kekecewaan di salah satu pihak dikarenakan pihak yang lain tidak hadir pada saat wawancara dilakuan. e. Merencanakan bentuk pertanyaan Untuk menggali informasi dari yang diwawancarai, biasanya pihak pewawancara harus sudah menyiapkan pertanyaan sedemikian rupa agar tujuan ter sebut dapat tercapai. Bentuk pertanyaan yang diajukan disesuaikan dengan apa yang hendak diketahui oleh pewawancara. Pertanyaan dapat bersifat umum sampai dengan pertanyaan yang bersifat khusus. f. Membuat kesan yang positif Selama wawancara berlangsung pewawancara harus mampu menciptakan suasana yang menyenangkan dan bersahabat. Perlu dihindari suasana yang sifatnya kaku, agar yang diwawancarai tidak merasa jenuh dan bosan. Usahakan menghindari memberikan pertanyaan yang bersifat mendikte yang diwawancarai, karena hanya kan membuat orang yang diwawancarai terpojok dan akan menjawab seadanya saja. Berikan pertanyaan yang sifatnya menggali keterangan dari yang diwawancarai, biarkan orang yang diwawancarai berekspresi dengan jawabann, juga jangan pernah membatasi jawaban orang yang diwawancarai. g. Merencanakan perekaman/ mencatat Agar pewawancara memiliki gambaran tentang isi dari wawancara yang telah dilakukan, ada baiknya dalam wawancara tersebit pewawancara mencatat Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 84

hal-hal penting yang menjadi jawaban orang yang diwawancara. Atau dapat juga dengan merekam hasil dari wawancara tersebut untuk kemudian dilakukan proses penganalisaan hasilnya. h. Menutup wawancara Setelah dirasakan cukup memperoleh data-data atau informasi yang dibutuhkan, pewawancara dapat segera menutup wawancara. Pada menutup wawancara tersebut jangan lupa mengucapkan ucapan terimakasih kepada yang diwawancarai atas kehadirannya melakukan wawancara, juga yang perlu diperhatikan adalah memberikan menyampaikan harapan yang mungkin diinginkan oleh orang yang diswawncarai. i. Melakukan evaluasi hasil wawancara Tahap terakhir dari wawancara adalah mengevaluasi hasil wawancara, hal ini merupakan bahan perimbangan untuk menindak lanjuti (follow up) hasil dari wawancara serta sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Pertanyaan merupakan hal mendasar pada sebagian besar wawancara, apakah itu pada saat memimpin survey, menyeleksi pegawai, melakukan penjualan, atau mengumpulkan informasi untuk artikel surat kabar. Kunci keterampilan komunikasi yang harus selaku dikembangkan adalah kemampuan menggunakan pertanyaan-pertanyaan secara efektif. Bentuk pertanyaan dalam wawancara, antara lain :  Pertanyaan terbuka (open questions) Pertanyaan ini akan memberikan kebebasan yang lebih banyak kepada yng diwawancarai untuk menjawab pertanyaan, dan ruang lingkup Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 85









pertanyaan ini juga cukup luas. Orang yang diwawancarai diberikan kesempatan untuk menjawab pertanyaan sesuai dengan persepsi dan informasi yang mereka miliki. Pertanyaan tertutup (closed questions) Pertanyaan ini membatasi jawaban yang diberikan orang yang diwawancari. Dengan pertanyaan tertutup arah jawaban berada dalam kendali pewawancara. Biasanya bentuk pertanyaan seperti ini digunakan untuk memperoleh informasi yang berdasarkan hasil questioner, angket ataupun survey. Pertanyaan yang Mengarah (leading questions) Pertanyaan semacam ini mengandung jawaban yang diarahkan pada suatu maksud atau tujuan tertentu. Pertanyaan ini terutama digunakan untuk menjajaki persamaan pendapat antara pewawancara dengan yang diwawancarai tentang sesuatu hal. Pertanyaan ini juga digunakan untuk menguji konsistensi jawaban yang duberikan sebelumnya. Pertanyaan bermuatan (loaded questions) Jawaban yang diinginkan pewawancara dengan pertanyaan bermuatan lebih menjurus dibandingkan dengan pertanyaan mengarah. Pertanyaan ini biasanya bersifat keras dan sensitif. Tujuan digunakannya pertanyaan ini untuk menguji daya tahan orang yang diwawancara menghadapi berbagai macam tekanan mental. Wawancara dengan menggunakan pertanyaan model ini lebih mirip interogasi. Pertanyaan lanjutan (mirror questions) Pertanyaan lanjutan merupakan pertanyaan terhadap jawaban dari pertanyaan sebelumya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 86

Tujuannya adalah menggali lebih dalam informasi yang telah diberikan orang yang diwawancarai.

4. Rapat Rapat memegang peranan penting dalam dunia bisnis modern. Pengambilan keputusan dan aktivitas pelaku bisnis dikoordinasikan melalui rapat. Interaksi peserta rapat harus menuju pada suatu keputusan yang menguntungkan berdasarkan perpaduan pemikiran kelompok. Rapat bisnis mengembangkan rasa memiliki dan tanggung jawab bersama diantara para personel sebuah perusahaan karena mereka berbagi ide dan informasi dalam pengambilan keputusan. Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan, sebaliknya rapat yang tidak efektif hanya menyia-nyiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Selain merupakan pembiayaan yang sia-sia, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan biaya. Untuk mewujudkan rapat yang demikian diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti dan penyusunan agendayang rinci. Pada saat rapat berakhir setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya. Rapat yang baik menghasilkan ide, keputusan dan reaksi langkah lanjut yang sempurna. Perusahaan dan setiap orang yang terlibat di dalamnya mendapatkan hasil sesuai dengan yang diinginkan. Ketika peserta rapat berkumpul terjadi interaksi pemikiran dan kepribadian di ruang rapat. Ketika interaksi berakhir informasi, konsep dan pemikiran Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 87

telah teruji dan bercampur menjadi satu membentuk pemikiran baru yang terpadu. Rapat dalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Tahapan-tahapan tersebut antara lain : a. Menetapkan perlu atau tidaknya rapat Rapat adlah aktivitas yang memerlukan biaya dan waktu. Sebelum undangan disampaikan, perlu ditetapkan bahwa rapat merupakan satu-satunya cara yang terbaik untuk mencapai rujuan. Penyelenggaraan suatu rapat dipertimbangkan atas dasar perlu atau tidakinya interaksi kelompok untuk membahas suatu subjek. Jika subjek yang akan dibicarakan cukup disampaikan secara tertulis dengan menggunakan memo, atau dengan suatu oercakapan mka rapat tidak perlu diselenggarakan. b. Menetapkan tujuan rapat Rapat secara umum digolongkan sebagai rapat informasional atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan dari rapat informasional adalah untuk berbagai informasi dan mengkoordinasikan suatu tindakan. rapat pengambilan keputusan biasanya berkenaan dengan persuasi, analisis dan pemecahan masalah. Pada rapat ini peserta diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapatnya dalam suatu perdebatan. c. Memilih peserta rapat Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah persrtatidak banyak. Rapat yang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 88

ideal maksimal diikuti oleh tujuh orang perserta. Semakin banyak peserta rapat, maka semakin banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien. d. Menyusun agenda Meskipun subjek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan rincian materi yang akan dibahas dan membagikannya kepada peserta beberapa hari sebelum rapay dilaksanakan. e. Memimpin rapat Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektifitas pimpinan. Rapat dikatakan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih secara cermat Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggungjawab atas berlangsungnya rapat. Seorang pimpinan rapat yasng bsik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga membatasi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi juga tidak bersikap pasif sehingga kendali atas rapat yang dipimpinnya. Penyelenggaraan rapat biasanya didasarkan pada bermacam-macam alasan serta maksud dan tujuan, diantaranya : a. Untuk Menerima Laporan dari Peserta Rapat Laporan yang disampaikan dalam rapat akan lebih jelas apabila diuraikan dengan menggunakan alat bantu visual yang berupa grafik dan gambar sehingga lebih nyata dan mudah diingat. Juga membuka kesempatan berdiskusi untuk menentukan langkah selanjutnya. b.Untuk Mencapai Keputusan Bersama Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 89

Rapt ini memberi kesempatan kepada setiap peserta rapat untuk menyatakan pendapat. Kesepakatan berkembang dari berbagai masukan yang disampaikan oleh peserta melalui persetujuan bersama. c. Untuk Menganalisis dan Memecahkan Masalah Pada saat permasalahan teridentifikasikan, diskusi kelompok menyumbangkan wawasan dan pengalaman yang berkaitan dengan permasalahan. Rapat akan efektif jika terdapat keseimbangan antara interaksi ide, pengalaman, informasi, dan wawasan. d.Untuk mencapai Kesamaan Pemikiran, Program, atau Keputusan Ide, program, dan keputusan beru merupakan ”komoditi” yang dapat ditawarkan kepada pihak lain. Tolak ukur tingkat kualitasnya adalah kesediaan audiens dalam rapat untuk menerimanya. Apabila rapat secara aklamasi dapat menerima, hal ini membuktikan ” komoditi” tersebut mempunyai daya jual. e. untuk Mencapai Tujuan Pelatihan. Rapat merupakan tempat pelatihan bagi pesertanya. Dalam rapat, perserta rapat dapat belajar dari orang-orang yang telah mahir dalam menyampaikan informasi. f. Untuk Menyatukan Pandangan yang Berbeda Perbedaan pendapat yang tajam merupakan sesuatu yang wajar terjadi dan dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Pertukaran pemikiran dan ide merupakan sesuatu yang kreatif dan dinamis. Rapat yang memberikan kesempatan peserta untuk mengutarakan pendapat mereka membantu terciptanya kesempatan untuk mengajukan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 90

pertanyaan dan peluang untuk pengembangan pandangan atau penilaian peserta. g.Untuk Menyampaikan Informasi Kepada Audiens. Informasi yang disampaikan dengan penyampaian yang baik dan dengan dibantu oleh sarana penunjang akan menghasilkan informasi yang dapat mengundang penafsiran yang luas dipresentasikan dalam rapat. Pembicara dapat menjawab setiap pertanyaan dan menghindarkan Audiens dari salah penafsira. h.Untuk Memastikan Bahwa Audiens Sependapat Dengan Informasi yang Disampaikan Presentasi dalam suatu rapat atau pertemuan memungkinkan terjadinya kesalahan pemahaman informasi dapat diperkecil atau dinetralisir. Dalam forom rapat seorang audiens dapat mengajukan pertanyaan untukk mendapat jawaban yang tepat sehingga kesalahan pemahaman dapat dihindari. Agar rapat dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan maksud dan tujuan dari rapat itu sendiri, ada beberapa hal yang perlu dihindari yang akan menjadi faktor kesalahan dalam rapat, yaitu : a. Monopoli oleh pimpinan rapat, perserta rapat tidak diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat yang mungkin saja pendapat mereka itu berisi hal-hal yang dapat membantu perkembangan perusahaan. Adanya monopoli dari pimpinan rapat akan membatasi kreativitas dari tiap peserta, dan mungkin saja dari sebagaian mereka akan kecewa dan tidak akan memperhatikan materi rapat yang ada. Hal semacam ini sebaiknya dihindari agar suasana rapat menjadi lebih mengarah pada tujuan yang sebenarnya. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 91

b. Melawak, jika rapat hanya diisi dengan obrolanobrolan yang tidak berguna seperti melawak, tentunya tidak akan membawa dampak yang baik bagi pelaksanaan rapat itu sendiri. Memang dalam penyampaian materi kadang kala perlu adanya ungkapan humor yang dapat menghilangkan kejenuhan. Namun jika seluruh pembahasan rapat diisi dengan humor, tentunya akan mengurangi arti dan makna dari rapat itu sendiri. c. Lepas kendali, apabila terjadi perdebatan dalam rapat, hendaknya masing-masing orang yang terlibat dalam rapat tersebut harus mampu menahan diri serta tidak lepas kendali dan emosional. Suasana rspat yang ysng dipenuhi dengan situasi emosional dan tidak terkendali hanya akan membuat kisruh rapat saja, sehingga tujuan rapat yang sebenarnya tidak tercapai. d. Mengumpat, terkadang dalam memimpin rapat, seorang pemimpin menggunakan teknik atau metode rapat yang mungkin kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh peserta rapat. Bagi perserta rapat hendaknya tidak langsung appriory atau mengumpat-umpat karena tidak menyukainya. Peserta rapat hendaknya sabar dan tetap mengikuti rapat sampai selesai. Dalam hal keputusan rapat telah ditetapkan, dan terkadang kurang sesuai dengan keinginan khalayak, maka bagi peserta rapat dapat menerimanya secara lapang dada atau ”legowo” karena keputusan tersebut merupakan hasil akhir yang menjadi keputusan bersama. e. Memberi keleluasaan terlalu longgar, hendaknya peserta rapat tidak diberikan keleluasaan yang longgar karena hanya akan menyebabkan ”hujan pendapat” yang tidak akan menimbulkan suatu titik Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 92

temu. Perlu adanya pembatasan terhadap keinginan para peserta yang ingin menyampaikan pendapat, saran atau kritikan. f. Menjawab pertanyaan dengan nada jengkel, memang bagi pemimpin rapat sering harus menjawab pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta rapat. Apabila pertanyaan yang diajukan tersebut mungkin kurang berkenan pada dirinya ada baiknya ia menahan diri dan menjawab dengan menggunakan kata-kata yang persuasif, tidak merasa jengkel, emosi apalagi sampai marah-marah. g. Tidak siap, matangnya persiapan sebelum, pada saat, dan sesudah rapat akan sangat menunjang kelancaran rapat itu sendiri. Persiapan disini menyangkut, materi, alat bantu, undangan bagi peserta, ruangan dan persiapan pemimpin rapat itu sendiri dalam menyampaikannya. Kesemuanya itu harus diperhatikan agar rapat yang berlangsung dapat berjalan dengan lancar. Masalah-masalah yang membuat orang-orang enggan mengikuti rapat hingga selesai antara lain karena:  Rapat terlalu lama.  Agenda rapat terlalu padat.  Peserta rapat terlalu banyak.  Orang yang berkompeten tidak hadir.  Orang yang tidakdiperlukan hadir dan merusak suasana rapat.  Rapat diselenggarakan tanpa perencanaan yang baik.  Rapat diselenggarakan dengan alasan yang kurang tepat. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 93

 Pembahasan materi rapat terlalu panjang karena lemahnya kepemimpinan.  Waktu rapat bersamaan dengan rapat yang lain.  Rapat berakhir tanpa kesimpulan.  Peserta rapat hadir tanpa persiapan yang memadai Fungsi rapat adalah untuk mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan antara lain penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan dan perencanaan. Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau penyempurnaan kebijakan. Untuk mengantisipasi arus masuk informasi yang demikian cepat, menuntut diselenggarakannya rapat yang efektif. Rapat harus diselenggarakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dengan tepat. 5. Negosiasi Dalam suatu proses negosiasi, selalu ada dua belah pihak yang berlawanan atau berbeda sudut pandangnya. Agar dapat menemukan titik temu atau kesepakatan, kedua belah pihak perlu bernegosiasi. Menurut Hartman dalam buku karya Purwanto yang berjudul Komunikasi Bisnis, pengertian negosiasi dapat berbeda-beda tergantung dari sudut pandang siapa yang terlibat dalam bernegosiasi. Dalam hal ini, ada dua pihak yang berkepentingan dalam bernegosiasi, yaitu Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 94

pembeli dan penjual. Hartman menegaskan bahwa “negosiasi merupakan suatu proses komunikasi antara dua pihak, yang masing-masing mempunyai tujuan dan sudut pandang mereka sendiri, yang berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak mengenai masalah yang sama.” Menurut Oliver, negosiasi adalah “sebuah transaksi dimana kedua belah pihak mempunyai hak atas hasil akhir”. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak sehingga terjadi proses yang saling memberi dan menerima sesuatu untuk mencapai kesepakatan bersama. Sementara itu menurut Casse, “negosiasi adalah proses dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, dan motivasi yang berbeda mencoba untuk bersepakat tentang suatu hal demi kepentingan bersama.” Berdasarkan ketiga pengertian negosiasi tersebut, dapat dikemukakan bahwa suatu proses negosiasi selalu melibatkan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi. Selain untuk memperoleh kesepakatan kedua belah pihak, menurut Thong, alasan bernegosiasi adalah untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain. Untuk mendapatkan suatu kesepakatan kedua belah pihak, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain (Purwanto, 2006: 251) a. Persiapan yang cermat. b. Persentasi dan evaluasi yang jelas mengenai posisi kedua belah pihak. c. Keterampilan, pengalaman, motivasi, pikiran yang terbuka. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 95

d. Pendekatan yang logis untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling menguntungkan dan saling menghormati. e. Kemauan untuk membuat konsensi untuk mencapai kesepakatan melalui kompromi bila terjadi kemacetan.. Proses Negosiasi Menurut Hartman, ada empat poin penting yang perlu diperhatikan sebelum bernegosiasi, antara lain pencarian fakta terutama dari pihak lain (lawan negosisasi), menaksir posisi lawan negosisasi, membuat perencanaan yang baik, dan memilih serta mengatur tim negosiasi. Sementara itu, menurut Casse, ada tiga tahapan penting dalam bernegosiasi, yaitu tahap perencanaan (sebelum negosiasi), tahap implementasi (selama negosiasi), dan tahap peninjauan (setelah negosiasi). a. Tahap perencanaan. Tahap perencanaan negosiasi membutuhkan tiga tugas utama, yaitu merencanakan sasaran negosiasi, memutuskan strategi, dan memperjelas proses negosiasi. Sasaran negosiasi adalah apa hasil yang diharapkan dalam bernegosiasi. Hal ini merupakan salah satu alasan utama mengapa seseorang bernegosiasi. Penentuan sasaran atau target dalam bernegosiasi sangatlah penting sebagai arahan atau petunjuk dalam bernegosiasi. Ada dua jenis sasaran dalam bernegosiasi, yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar (batas minimal yang dapat dicapai). Komponen kedua adalah strategi negosiasi yang merupakan cara atau teknik untuk mencapai tujuan bernegosiasi. Untuk mencapai kesepakatan kedua belah pihak memang diperlukan strategi yang tepat. Ada Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 96

beberapa strategi negosiasi yang dapat anda gunakan dalam bernegosiasi, antara lain : strategi kooperatif, strategi kompetitif, dan strategi analitis. a) Strategi Kooperatif  Sasarannya mencapai kesepakatan kedua belah pihak  Memakai semboyan win-win solution  Mempercayai pihak lawan  Melakukan kompromi jika diperlukan dan timbal balik  Menciptakan landasan dan kepentingan bersama b) Strategi Kompetitif  Sasaran strateginya adalah mengalahkan lawan  Tidak mempercayai lawan dan siap bertarung  Menuntut sebuah konsesi, menegaskan posisi, dan melancarkan tekanan  Tidak memberikan apa-apa dan menghabiskan semuanya c) Strategi Analitis · Mempunyai filosofi bahwa seorang negosiator adalah pemecah masalah, bukan seorang petarung  Memandang negosiasi sebagai bentuk latihan dalam memecahkan masalah, dan bukannya sebagai permainan  Berusaha kreatif dan bersama-sama mencari alternatif solusinya  Menggunakan kriteria yang objektif dalam mengambil keputusan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 97

 Membuat alasan yang rasional dan bukan atas dasar perasaan Komponen ketiga adalah proses negosiasi. Sebelum mencapai tujuan yang anda tentukan sebelumnya, perlu diketahui bahwa dalam negosiasi sangat diperlukan yang namanya proses negosiasi yang melibatkan kedua belah pihak. Proses negosiasi merupakan proses suatu proses tawar-menawar yang diharapkan mampu menghasilkan suatu kesepakatan di kedua belah pihak yang saling menguntungkan. b. Tahap Implementasi. Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi memiliki komponen penting antara lain : taktik negosiasi, ketrampilan negosiasi, dan perilaku negosiasi. a) Macam-macam taktik negosiasi. Taktik dengan cara anda. Taktik bekerja sama. Taktik tidak bertindak apa-apa. Taktik melangkah ke tujuan lain. b) Ketrampilan bernegosiasi. Persiapan. Memulai negosiasi. Strategi dan teknis. Kompromi. Menghindari kesalahan taktis. c. Tahap peninjauan negosiasi. Tahap ini merupakan tahapan setelah berlangsungnya suatu proses negosiasi. Tahapan ini memiliki arti yang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 98

sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi. Ada beberapa alasan penting mengapa tahap peninjauan negosiasi perlu dilakukan, antara lain :  Untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan anda.  Jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaligus pengalaman yang sangat berharga bagi seorang negosiator.  Jika ya, maka pastikan apa yang sudah anda lakukan dengan baik dan bangunlah kesuksesan anda. Peran Negosiator Seorang negosiator dapat melakukan berbagai peran penting dalam bernegosiasi, antara lain : a) Berperan sebagai seorang pemimpin b) Faktual c) Analitis d) Reliasional e) Intuitif Macam-macam Negisiator 1) Negosiator curang Harus berhati-hati berhadapan dengan seorang negosiator yang curang karena pada dasarnya yang terlintas dalam benak pikirannya adalah bagaimana memenangkan negosiasi dan mengalahkan anda. Yang penting bagi negosiator curang adalah dapat memenangkan negosiasinya. 2) Negosiator Profesional Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 99

Seorang negosiator yang profesional akan tahu apa yang sedang dinegosiasikan, dan tahu bagaimana memperoleh apa yang diinginkannya. Ia memiliki pengetahuan dan ketrampilan bernegosiasi dengan baik. Yang tak kalah pentingnya adalah ia tahu banyak hal tentang lawan negosiasinya. 3) Negosiator bodoh Seorang negosiator yang bodoh cenderung menghendaki kekalahan untuk kedua belah pihak. Tidak peduli apapun yang anda lakukan, ia akan berusaha sekuat tenaga agar tidak ada yang bisa menang. Yang penting baginya tidak ada yang menang dalam negosiasi. Oleh karena itu, untuk menghadapi negosiator macam ini, anda harus memahami apa yang sebenarnya terjadi di balik perilaku pihak lawan yang berpura-pura bodoh tersebut. Jika ia takut kalah, yakinkanlah agar ia memiliki motivasi yang kuat untuk bernegosiasi dengan baik. Jika ia tidak tahu, berilah pengertian yang sejelas-jelasnya, sehingga ia memahaminya dengan baik. Jika ia merasa terancam, maka bersikaplah arif dan bijak dalam bernegosiasi. 4) Negosiator Naif Pada umumnya ia adalah negosiator yang tidak siap bernegosiasi, tidak tahu pokok persoalan yang


akan dinegosiasikan, bahkan cenderung percaya begitu saja pada pihak lawan negosiasinya. Kalau perlu, ia bersedia memberikan apa saja yang diminta oleh pihak negosiasinya. Dengan seorang negosiator yang naïf, pihak lawan jelas dapat menang dengan mudah. Namun, pihak lawan sebaiknya tetap harus lebih berhati-hati, karena bukan tidak mungkin ia sedang

menyembunyikan sesuatu yang tidak diketahui pihak lawan negosiasinya. Ia bisa juga menyetujui apa yang diinginkan pihak lawan negosiasi, karena ia mempunyai tujuan lain yang menurutnya sangat berarti baginya.


BAGIAN KETUJUH

KETERAMPILAN KOMUNIKASI TERTULIS (SURAT, E-MAIL, LAPORAN BISNIS) 1. Surat Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Sepintas lalu memang pekerjaan penangan surat sepertinya mudah dan sederhana. Akan tetapi bila direnungkan lebih mendalam, persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu diperhatikan bukan saja pengurusan surat-surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupa lembaran-lembaran kertas saja, tetapi yang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 102

perlu diperhatikan juga adalah masalah-masalah yang terkandung di dalam surat. Suatu surat yang ditujukan kepada suatu instansi Pemerintah misalnya, tentu berisi masalah-masalah yang bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas Pemerintah. Oleh karena itu mengurus sepucuk surat yang ditujukan kepada suatu instansi bukan hanya mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya mengurus sebagian tugas-tugas Pemerintahan. Dalam kaitan ini pengurusan surat yang baik, selain akan membawa nama baik instansi dimaksud, tetapi juga akan menyangkut nama baik Pemerintah. Sebaliknya bila pengurusan surat itu tidak baik, bukan saja mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap instansi itu, tapi lebih jauh dapat mengakibatkan penilaian tidak baik terhadap Pemerintah. Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi. Dengan surat diharapkan tujuan berkomunikasi dapat berhasil dengan baik, oleh karena itu harus dipenuhi prinsip-prinsip penulisan surat yaitu :  Completeness (lengkap)  Conciseness (ringkas)  Considerations (pertimbangan)  Concreteness (konkrit)  Clarity (jelas)  Courtesy (sopan)  Correctness (benar) Surat adalah : Suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis yang dibuat oleh Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 103

seseorang atau pejabat kepada pihak lain, baik atas nama sendiri maupun jabatan dalam organisasi, antara lain dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, keputusan atau buah pikiran. Tujuan menulis surat adalah untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, dan untuk menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan dan sebagainya. Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, seseorang harus mengetahui pengetahuan dan keterampilan surat menyurat. Penulisan surat yang kurang baik akan mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian sehingga tujuan penulisan surat tidak tercapai. Fungsi surat adalah :  Barometer kemajuan kantor  Media Komunikasi  Dokumen Tertulis  Duta atau wakil penulis  Alat tata usaha  Alat mengingat atau berpikir Jenis surat adalah : a. Berdasarkan sifat Surat :  Surat Pribadi, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat menyurat perorangan timbul dalam kehidupan sehari-hari antara anak dengan orang tua, kerabat, sahabat dan sebagainya.  Surat Dinas, yaitu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 104

pemerintah atau swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan yang dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan. Surat Dinas terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu : - Surat Dinas Pemerintah : yang berhubungan dengan masalah pemerintah dan pemerintahan. - Surat Dinas Swasta, yakni surat dinas yang berhubungan dengan masalah swasta, biasanya disebut juga surat niaga. b. Berdasarkan Wujud Surat :  Surat Biasa, yaitu surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dikirim dan dimasukkan ke sampul surat.  Surat Memo (Memorandum), yaitu surat singkatan dari seorang pejabat kepada bawahannya atau rekannya yang berisi pokokpokok masalah untuk pelaksanaan aktivitas rutin.  Telegram, yaitu surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.  Kartu Pos, yaitu benda pos yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.  Warkat Pos, digunakan apabila isi surat lebih panjang dari Kartu Pos, isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum di dalamnya (alamat surat). c. Berdasarkan Keamanan Isi Surat : Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 105

 Surat Biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan

organisasi/pejabat yang bersangkutan walaupun isinya diketahui atau dibaca orang lain.  Surat Rahasia, yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui opleh orang lain, sebab akan menimbulkan hal yang buruk atau kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya ditandai dengan kode : “RHS” atau “R”.  Surat Sangat Rahasia, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu saja yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan, karena itu perlu dijaga agar tidak jatuh ke tangan orang lain yang tidak berkepentingan. Biasanya diberi kode : “SRHS” atau “SR” d. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya :  Surat Biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urusan surat yang diterima.  Surat Segera, yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera, lebih cepat daripada surat biasa.  Surat Sangat Segera, yaitu surat yang isinya memerlukan tanggapan dan penyelesaian yang Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 106

secepatnya (sangat segera dan kilat), harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama (dengan prioritas utama). e. Surat Dinas Pos  Surat Biasa, yaitu surat yang dalam pengirimannya tidak harus dikirim paling dulu, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu (secepatnya).  Surat Kilat, surat ini harus ditanggapi oleh penerima paling dahulu dan kalau surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.  Surat Kilat Khusus, yaitu surat yang dikirim paling dahulu atau mendapat prioritas utama dalam pengirimannya, dan biasanya dibuatkan resinya sebagai tanda bukti pengiriman.  Surat Tercatat, yaitu surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tandatangan pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.  Surat Berharga, yaitu surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti sertifikat, akte, surat perjanjian dan lain-lain. f. Pengiriman Surat dapat dilakukan dengan :  Kartu Pos : dipakai apabila isi surat singkat dan tidak rahasia, boleh dibaca atau diketahui oleh siapapun yang menerimanya.  Warkat Pos : dipakai bila isi surat lebih panjang daripada Kartu Pos dan isinya hanya boleh dibaca atau diketahui oleh orang yang berhak.  Surat Bersampul : digunakan bila isi surat itu panjang dan rahasia. Dengan surat bersampul bisa Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 107

dimasukkan beberapa helai kertas ke dalamnya, misalnya lampiran-lampiran yang menyertai surat ini. Bahasa Surat Syarat Penulisan Bahasa Surat yang baik adalah : 1) Nada Bahasa Surat Harus Tepat. Nada dan gaya bahasa surat berpengaruh terhadap makna isi surat. Tentunya nada beberapa jenis surat berbeda sesuai dengan inti surat. Surat keterangan berbeda denga surat teguran, surat tagihan dan surat permintaan. Apapun yang ditulis hendaknya tidak meninggalkan sopan santun dan berbahasa sehingga surat memperoleh tanggapan yang baik dan pembaca tidak berpaling kepada masalah lain, atau persaudaraan tetap terjaga. Nada surat akan lebih hidup jika dalam menuangkan buah pikiran ke dalam isi surat memilih kata-kata dengan cermat lalu disusun dalam kalimat yang menarik tetapi tidak terlalu panjang. Sebaiknya hindari kata-kata atau kalimat majemuk, perhatikan aturan tata bahasa dan terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim. 2) Penggunaan Bahasa/ Kalimat-kalimat yang sederhana Kalimat-kalimat surat hendaknya singkat, tetapi padat dan jelas serta bertatabahasa yang benar, tidak panjang apalagi berulang-ulang, sehingga mudah dipahami pembacanya. 3) Rumusan Isi Surat Hendaknya dirumuskan secara singkat dan menegaskan seluruh isi surat. Pokok-pokok masalah yang akan dituangkan dalam isi surat hendaknya direncanakan terlebih dahulu sebelum menulis surat, lalu dirangkai Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 108

dalam susunan kalimat yang berisi kata-kata pilihan yang tepat. 4) Kejelasan Makna Agar tidak terjadi salah penafsiran, maka hendaknya :  Hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang.  Pilihlah kata-kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat.  Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa atau umum dipakai. 5) Pengaturan Alinea Dalam sebuah surat, isi surat terdiri dari :  Alinea Pembuka, merupakan pengantar isi surat, juga untuk menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.  Alinea Isi Surat, memuat isi surat yang sesungguhnya, seperti apa yang diberitahukan, ditanyakan, diminta dan lain-lain yang disampaikan kepada penerima.  Alinea Penutup, merupakan penegasan atau kesimpulan isi surat, juga dapat mengandung suatu harapan.

Asas-asas Tata Persuratan Surat dinas harus disiapkan dengan memperhatikan beberapa asas, agar surat itu memenuhi syarat, yaitu: a) Asas Dayaguna dan Hasilguna Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 109

Penyelenggaraan tata persuratan perlu dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. b) Asas Pembakuan Di atas sudah dijelaskan bahwa surat dinas harus memenuhi persyaratan baik bentuknya, penandatanganannya, penomorannya, dan sebagainya. Dalam kaitan ini, ketentuan mengenai tata cara dan bentuk persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaan pembuatan surat. Penggarisan akan dapat dicapai, demikian juga akan membawa manfaat yaitu efisiensi dan efektivitas kerja. c) Asas Pertanggungjawaban Asas ini didasarkan kepada pemikiran bahwa surat dinas merupakan wakil organisasi/instansi pembuatan surat yang memberikan informasi kepada pihak lain tentang pendapat atau peraturan atau keputusan yang bertalian dengan materi yang tertera di dalam surat. Oleh karena itu surat harus dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi isinya, formatnya maupun prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahannya. Isi surat harus dapat dipertanggungjawabkan, artinya isinya harus sesuai dengan materi yang sebenarnya dan sesuai dengan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 110

peraturan yang berlaku. Demikian juga format dan prosedur pembuatannya, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan harus sesuai dengan tata cara yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan. d) Asas Keterkaitan Tata persuratan dalam suatu instansi berkaitan dengan istrasi perkantoran pada umumnya. Dengan demikian semua kegiatan tata persuratan harus merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tatalaksana perkantoran lainnya, misalnya tatalaksana kearsipan. Dalam kaitan ini setiap kali dibuat surat harus diperhatikan bahwa surat itu harus ada arsipnya. e) Asas Kecepatan dan Ketepatan Pembuatan surat tidak lain merupakan salah satu pelaksanaan tugas dan fungsi dari suatu organisasi atau suatu instansi. Oleh karena itu untuk menunjang kelancaran tugas tersebut pembuatan surat harus dilaksanakan secara tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi. f) Asas Keamanan Isi surat dinas harus aman, artinya isi surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang lain yang tidak berhak. Dalam kaitan ini, para petugas yang menangani surat dinas tidak diperkenankan memberitahukan isi surat tersebut kepada siapapun yang tidak Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 111

berhak. Dalam peraturan kedinasan hal ini biasa disebut rahasia jabatan.

Bagian-bagian Surat Setelah kita lihat bentuk-bentuk surat, apabila kita amati lebih seksama mulai dari bagian paling atas sampai bagian paling bawah, maka akan tampak bagian-bagian yang ada pada surat. Bagian-bagian dimaksud adalah : a. Kop Surat Bagian ini biasa disebut juga Heading atau Letterhead atau Cope surat, dan mempunyai fungsi : o Sebagai alat pengenal atau identitas instansi; o Sebagai alat pemberian informasi. o untuk kantor tertentu kop surat dapat digunakan sebagai iklan. b. Tanggal Surat Bagian ini menunjukkan kapan surat itu dibuat/ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, dan mempunyai fungsi : o Sebagai referensi; o Sebagai alat pemberi informasi. c. Nomor Surat. Nomor surat menunjukkan urutan dari surat, dan mempunyai fungsi : o Sebagai alat petunjuk bagi petugas filing; o Sebagai pengukur kegiatan suatu instansi yang bertalian dengan kegiatan surat-menyurat pada suatu periode tertentu; o Menunjukkan unit asal surat; Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 112

o Sebagai referensi. d. Lampiran Surat Lampiran surat menunjukkan tentang surat lain atau dokumen lain yang harus disertakan kepada surat asli.

e. Hal Hal surat menunjukkan mengenai intisari surat secara keseluruhan, dan di samping itu mempunyai fungsi lain ialah : o Sebagai referensi; o Sebagai petunjuk bagi petugas filing. f. Alamat Dalam Yang dimaksud alamat dalam yaitu bagian surat yang menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : o Sebagai petunjuk bagi petugas filing; o Sebagai alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela. g. Salam Pembuka Bagian ini menunjukkan bahwa pembicaraan akan dimulai. Bagian ini tidak digunakan dalam surat dinas. h. Isi Surat Pada bagian ini diuraikan hal-hal yang ingin disampaikan penulis surat kepada pihak yang dituju. i. Salam Penutup


Bagian ini menunjukan bahwa pembicaraan telah selesai. Seperti halnya salam pembukaan, salam penutup tidak digunakan dalam surat dinas. j. Penutup Surat Pada bagian ini dicantumkan nama jabatan, nama pejabat, nomor induk pejabat, dan sesuai dengan kebiasaan di Indonesia pada bagian ini diterakan juga cap jabatan. Bagian ini juga mempunyai fungsi : o Sebagai identitas penanggung jawab; o Sebagai petunjuk bagi petugas filing. k. Tembusan Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. l. I n i s i a l Yang dimaksud initial yaitu kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetikan, dan digunakan untuk mempermudah pemeriksaan kembali apabila diperlukan. Inisial biasanya ditempatkan di kelompok bagian penutup surat yaitu di sebelah kiri atau sebelah kanan nama jabatan.


Uraian bagian-bagian surat seperti di atas adalah uraian dengan cara yang lebih rinci, karena ada juga yang menggunakan uraian yang lebih singkat (cara personifikasi) yaitu bagian-bagian surat hanya dikelompokkan ke dalam tiga macam ialah Kepala Surat yang terdiri dari kop surat, tanggal surat, nomor, sifat, lampiran, hal, dan alamat yang dituju. Tubuh Surat terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi dan paragraf penutup, dan Kaki Surat yang terdiri dari nama pejabat, tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap dinas, tembusan. Apabila kita membuat surat, kop surat hanya pada halaman pertama.

2. Surat Elektronik (Electronic Mail / E-Mail) Surat elektronik atau pos elektronik (electronic mail atau e-mail) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (internet). Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.


Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting: a. Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya, b. Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. c. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong. d. Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima. Selain itu, dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya. e. Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK. f. Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

3. Laporan Bisnis Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 116

Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. Laporan bisnis juga dapat diartikan sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 117

Penulisan laporan bisnis biasanya digunakan untuk beberapa keperluan atau maksud tertentu, antara lain: 1. Mengawasi dan mengendalikan operasional perusahaan. 2. Membantu mengimplementasikankebijakankebijakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi perusahaan. 4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun eksternal perusahaan. 5. Menganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas hal-hal tertentu. Laporan bisnis yang dibuat baik secara periodik maupun secara spontanitas harus selalu dikembangkan baik dari sisi penampilan maupun isi atau materi yang disajikan. Tujuan pengembangan laporan untuk menjadikan informasi yang disampaikan jelas dan mudah dipahami. Materi laporan yang disampaikan harus sebatas yang perlu diketahui oleh pihak pembaca, disampaikan secara tertulis dalam bentuk cetakan atau secara elektronis melalui bantuan komputer. Ditinjau dari bermacam jenisnya laporan memiliki bentuk serta klasifikasi yang berbeda-beda. Klasifikasi dari setiap laporan dapat dikelompokkan sebagai berikut : 1. Laporan individu dan laporan resmi Laporan ini dibuat atas inisiatif seseorang dan oleh karenanya memerlukan rincian dan pendukung yang lebih banyak daripada laporan resmi yang dibuat berdasarkan permintaan pihak lain. pada waktu Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 118

menyusun laporan individu, pembuat laporan lebih banyak menyampaikan latar belakang pokok laporannya, dan menerangkan tujuan laporan. 2. Laporan rutin dan laporan khusus Laporan rutin atau laporan berkala diajukan berdasarkan aktivitas yang rutin dilakukan. Laporan rutin biasanya telah dibuat dalam bentuk tetap dengan beberapa kolom kosong pada bagian-bagian tertentu. 3. Laporan internal dan laporan eksternal Laporan internal pada umumnya bersifat tidak seperti laporan eksternal yang dibuat kebih formal. Gambaran umum sebuah laporan bisnis terdiri dari beberapa bagian yaitu pendahuluan, teks, dan penutup. 1. Pendahuluan Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untukm diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis. a. Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan b. Layout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis. c. Masalah yang biasanya diletakkan pada awalawal pendajuluan sebelum maksud dan tujuan. d. Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran. e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis. f. Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi. g. sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 119

perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya. h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan. i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim. j. Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia. k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis. 2. Teks Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan halhal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut. 3. Penutup Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang ttidak dibahas pada bagian sebelumnya.


Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain : a. Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh. b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi. c. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. d. Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan. Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi, tanpa upaya untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut : a) Laporan pemantauan dan pengendalian Aplikasi lporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Laporan ini didasarkan pada data. Laporan ini terbagi dalam beberapa jenis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan aktivitas perorangan. b) Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan. c) Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan.Laporan ini merupakan laporan pemantauan atau pengawasan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 121

bagi pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah. Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi. d) Laporan dokumentasi perkembangan Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan tersebut, baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan serta hasil yang lain. Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya, yang dapat dijadikan catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang.

Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari anggota staf bawahannya yang memberikan informasi, analisis dan rekomendasi.


BAGIAN KEDELAPAN

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI BISNIS 1. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perusahaan dan Dunia Bisnis Istilah teknologi informasi mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data processing).Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 123

Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan. Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan Internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet Banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo,pemindahbukuan, pembayaran tagihan, dan informasi rekening. Teknologi pembelajaran terus mengalami perkembangan seiring perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari sering dijumpai kombinasi teknologi audio/data, video/data,audio/video, dan internet. Internet merupakan alat komunikasi yang murah dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orangatau lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya proses belajar mengajar jarak jauh (E-Learning) menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat diperoleh hasil yang lebih baik. Sistem berbasis kartu cerdas (smart card) dapat digunakan juru medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien yang datang ke rumah sakit karena dalam kartu tersebut para juru medis dapat mengetahui riwayat penyakit pasien. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 124

Digunakannya robot untuk membantu proses operasi pembedahan serta penggunaan komputer hasil pencitraan tiga dimensi untuk menunjukkan letak tumor dalam tubuh pasien. Layanan Teknologi Informasi dan Komunikasi sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang costeffective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat. Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring Teknologi Informasi dan Komunikasi sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaanperusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada Teknologi Informasi dan Komunikasi Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 125

mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial. Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi telah berkembang luar biasa hebatnya baik dari sisi perangkat keras, perangkat lunak, atau sumber daya manusia yang mendayagunakannya. Saat ini kehidupan manusia mulai bergeser ke kehidupan komputasi persasif, suatu kehidupan yang meletakkan teknologi informasi sebagai bagian dari kehidupan manusia kapan dan dimana saja. Hal ini dapat diilihat dari prilaku manusia yang sudah mulai terbiasa dengan komputer, sudah mulai terbiasa dengan internet, dan sudah mulai merasakan bahwa sekumpulan kebutuhannya dapat dibantu oleh teknologi informasi. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi. Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 126

bisnis tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ). Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam menghadapi persaingan. 2. Telepon dan Internet Sebagai media Komunikasi Bisnis Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya. Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia, yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia, dimana di dalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif.


Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet .Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet: a. Informasi untuk kehidupan pribadi :kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani, sosial. b. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja :sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas, berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi. Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara, ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat pertukaran pikiran. Internet adalah suatu komunitas dunia yang sifatnya sangat demokratis serta memiliki kode etik yang dihormati segenap anggotanya. Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antar pribadi atau kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu. Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia. Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini menggunakan situs web unutk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan balik pelanggan dan menerima karyawan. Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 128

Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi dengan kelompok terpilih (pilihan). Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan.

3. E-Commerce dalam Komunikasi Bisnis Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini adalah e-commerce. Secara umum, ecommerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik.Di dalam ecommerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu : a. Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 129

informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. b. Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksitransaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standar yang telah disepakati, yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. c. Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 130

antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan. Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hirarkis antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Dalam praktek komunikasi bisnis diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media. Perkembangan bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka membutuhkan Komunikasi Bisnis ǁ Mira Veranita Effendy| 131

komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif, di manapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai akses lainnya. Kesediaan prasarana dan sarana informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai (volume) terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam kehidupannya sehari – hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.


DAFTAR PUSTAKA Chan, Syafruddin.2003. Relationship Marketing Inovasi pemasaran yang Membuat Pelanggan Bertekuk Lutut. Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama Effendy, Onong Uchjana. 1993. Dinamika Komunikasi, Bandung, Remaja Rosdakarya ----------------------------------. 2005. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar, Bandung, Remaja Rosdakarya. ---------------------------------, 1994. Ilmu Komunikasi: Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Rosdakarya. Johannesen, Richard L.1996. Etika Komunikasi,Bandung, Remaja Rosdakarya Kasali, Rhenald. 1994. Komunikasi Bisnis Praktis, Penerjemah Soeharsono, Pustaka : Benaman Presindo Liantand, Bernard. 2001, E-Business Inteligence, Turning Information Knowledge in Profit, New York : McGrawHill Panuju, Redi. 2000. Komunikasi Bisnis : Bisnis sebagai Proses Komuniasi, Komunikasi sebagai Kegiatan bisnis, Jakarta., PT Gramedia Pustaka Utama Purwanto, Djoko Drs. 2006. Komunikasi Bisnis, Jakarta., Erlangga Rakhmat, Jalaludin. 1994, Psikologi Komunikasi, Bandung, Remaja Rosdakarya.


Siegel, David.1999,. Future Your Enterprise: Business Strategy in The Age of The E- Customers, New York, John Wiley & Sons.Inc. Susanto, Astrid. 1985, Komunikasi Sosial di Indonesia, Jakarta, Bina Cipta Thoha, Miftah. 1990. Perilaku Organisasi Konsep dasar dan Aplikasinya, Jakarta, Remaja Pers Tondowidjojo, John.1993. Bisnis Informasi Petunjuk Praktis berkomunikasi, Jakarta, Grasindo Tubbs, Stewart L. – Moss, Sylvia,2005. Human Communication: Konteks-Konteks Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya Widjaja, HAW.2002. Komunikasi dan Hubungan Masyarakat., Bandung, Bumi Aksara Wiryanto, 2005, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta: Gramedia Indonesia.


Modul Komunikasi Bisnis 2e6t2p

Overview 26281t

More details 6y5l6z

Related Documents 3h463d

Modul Komunikasi Bisnis 2e6t2p

Komunikasi Bisnis 6c6z25

Modul Matakuliah Komunikasi Bisnis Terdiri Dari Sembilan Modul 1h133q

Dasar-dasar Komunikasi Bisnis 1r2j2v

Definisi Komunikasi Bisnis 5e6w4h

Modul Matematika Bisnis t241o