Panduan Pencatatan Dan Pelaporan 3h11v

BAB I DEFINISI A.

Pendahuluan Indikator merupakan suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan, merupakan variable yang digunakan untuk menilai perubahan. Indikator mutu digunakan untuk menilai setiap dari struktur, proses dan outcome / hasil dari setiap upaya kilis, manajemen dan menilai setiap dari sasaran keselamatan pasien Indikator mutu merupakan ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi kualitas suatu proses baik asuhan pasien, kinerja manajemem maupun sasaran keselamatan pasien dan berdampak terhadap pelayanan yang mengarah adanya suatu masalah spesifik dan memerlukan monitoring serta evaluasi. Pencatatan dan Pelaporan indikator mutu, meliputi kegiatan pengumpulan data, validasi data, pelaporan dan analisa data indikator mutu. Pencatatan adalah pencatatan kegiatan , bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau dokumentasi suatu kegiatan dibuat. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan pelaksanaan , dan dalam kurun waktu kapan laporan tersebut harus dibuat dan kepada siapa laporan tersebut diberikan. Pencatatan dan pelaporan indikator/ sasaran mutu adalah kegiatan mencatat, mengawasi dan melaporkan indikator / sasaran mutu yang dilakukan oleh semua unit terkait. Pelaporan adalah bagaimana membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut, dalam hal ini terkait indikator mutu rumah sakit dan kapan laporan tersebut harus dibuat.

B.

Tujuan Pencatatan dan Pelaporan Indikator Mutu 1. Mengontrol pencapaian indikator yang ditetapkan di masing masing unit,

terutama indikator mutu prioritas. 2. Mengetahui apabila terdapat penyimpangan pencapaian indikator mutu

sehingga dapat dilakukan tindakan atau upaya perbaikan

3. Mendorong keterlibatan semua unit dalam program peningkatan mutu dan

keselamatan pasien. 4. Sentralisasi koordinasi upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien

BAB II RUANG LINGKUP

A.

Kriteria Pemilihan Indikator

Dalam memilih indikator mutu harus memperhatikan kriteria yaitu kriteria SMART yaitu spesifik, measurable, Achieveable, Reliable, timely. atau kriteria sebagai berikut: 1.

Shahih (valid) yaitu benar benar dapat dipakai untuk mengukur aspek yang akan dinilai

2.

Dapat dipercaya (reliable), yaitu mampu menunjukkan hasil yang sama pada saat berulangkali, untuk waktu sekarang maupun yang akan datang.

3.

Sensitive yaitu cukup peka untuk mengukur, sehingga jumlahnya tidak perlu banyak

4.

Spesifik, yaitu memberikan gambaran perubahan ukuran yang jelas, tidak bertumpang tindih.

B.

Macam Indikator Mutu 1. Indikator area klinis

Indikator area klinis merupakan indikator kunci untuk monitor struktur, proses dan hasil setiap upaya klinik, meliputi : a. Asesmen terhadap area klinik b. Pelayanan laboratorium c. Pelayanan radiologi dan diagnostic imaging d. Prosedur bedah e. Penggunaan antibiotika dan obat lainnya f. Kesalahan medis ( medication error) dan Kejadian Nyaris Cedera g. Anestesi dan Penggunaan sedasi h. Penggunaan darah dan produk darah

i. Ketersediaan, isi dan penggunaan catatan medic j. Pencegahan dan control infeksi, surveilans dan pelaporan k. Riset klinik ( jika ada) 2. Indikator area manajemen:

Indikator area manajemen merupakan indikator yang dipilih terkait upaya manajemen untuk menilai setiap dari struktur, proses dan hasil dari upaya manajemen yang penting meliputi: a. Pengadaan rutin peralatan kesehatn dan obat untuk memenuhi

kebutuhan pasien b. Pelaporan yang diwajibkan oleh peraturan perundangan c. Manajemen resiko d. Manajemen penggunaan sumber daya manusia e. Harapan dan kepuasan pasien dan keluarga f. Harapan dan kepuasan staf g. Demografi pasien dan diagnosis klinik h. Manajemen keuangan dan i. Pencegahan dan pengendalian dari kejadian yang dapat menimbulkan

masalah bagi keselamatan pasien, keluarga dan staf. 3. Indikator sasaran Keselamatan Pasien

Indikator sasaran keselamatan pasien, memilih indikator kunci untuk menilai setiap dari 6 sasaran keselamatan pasien internasional, meliputi 6 sasaran dari keselamatan pasien yaitu: a. Ketepatan identifikasi pasien b. Peningkatan komunikasi yang efektif c. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai (high-alert medications) d. Kepastian tepat-lokasi, tepat-prosedur, tepat-pasien operasi sasaran e. Pengurangan risiko infeksi terkait pelayanan kesehatan

f. Pengurangan risiko pasien jatuh

BAB III TATA LAKSANA

A. Pengumpulan dan Pencatatan Data Pengumpulan data meliputi pencatatan dan pengambilan data yang diperlukan untuk pemantauan indikator mutu.Pengumpulan data dilakukan oleh petugas yang ditunjuk dibawah tanggung jawab PIC pengumpul data dengan mengacu pada profil/ kamus indikator mutu masing masing. Pencatatan dilakukan oleh PIC pengumpul data dengan mengisi formulir pencatatan dan monitoring indikator mutu. Formulir pencatatan indikator mutu dapat berupa sensus harian ataupun bentuk lain sesuai kebutuhan dan profil masing masing indikator mutu. Pengumpulan data harus dilakukan dengan pencatatan yang jelas dan rinci dengan mengacu pada profil indikator masing masing indikator mutu, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Judul indikator 2) Definisi oprasional

3) Tujuan, dimensi mutu 4) Dasar pemikiran/pemilihan indikator 5) Numerator 6) Denomerator 7) Formula pengukuran 8) Kriteria inklusi 9) Kriteria ekslusi 10) Metodelogi pengumpulan data a. Retrospective b. Sensus harian 11) Cakupan datanya 12) Frekuensi pengumpulan data a. Harian b. Mingguan c. Bulanan 13) Frekuensi analisa data a. Harian b. Mingguan c. Bulanan 14) Nilai ambang/ standar/ target 15) Metodologi analisa data 16) Sumber data/ area monitoring 17) Penanggung jawab pengumpul data 18) Publikasi data 19) Format pencatatan

B.

Pelaporan Pelaporan data indikator mutu meliputi: 1. Data sensus harian maupun data restropektif 2. Rekapitulasi bulanan 3. Validasi dan Analisa 4. Rekomendasi

Rekapitulasi dan data pencatatan monitoring indikator mutu beserta analisisnya dilaporkan setiap bulan sesuai dengan alur pelaporan indikator mutu. Dalam laporan harus dicantumkan pencapaian monitoring indikator mutu beserta target / standar yang ingin dicapai, bulan pelaporan, nama pelapor dan hal hal lain yang diperlukan. Data laporan bulanan dibandingkan dengan indikator standard an laporan bulan sebelumnya serta dibuat grafik jika diperlukan, serta dilakukan analisis, evaluasi dan selanjutnya diberikan rekomendasi jika diperlukan. Beberapa tahapan yang harus dilalui pada waktu menerima data-data dari lapangan, yaitu: 1.

Pemeriksaan tentang kelengkapan dan kebenaran laporan yang diterimanHal ini penting untuk menjamin validitas dan akurasi data secara statistik.

2.

Adanya pemahaman bahwa yang diperhatikan adalah pelayanan yang jelek saja sedang yang baik tidak perlu diperhatikan.

3.

Untuk mendapatkan gambaran umum dari data yang terkumpul, perlu disusun tabel umum, Bar Chart dan Line Graph untuk seluruh bulan. Pada visualisasi data tersebut dapat dipilih kecenderungan dari tingkat mutu pelayanan yang diukur.

4.

Untuk dapat mengetahui apakah tingkat mutu pelayanan yang dicapai pada bulan tertentu perlu diketahui beberapa angka sederhana yang ada pada statistik deskriptik , antara lain: a. Angka rata-rata = Mean b. Angka simpangan = SD (Standar Deviasi)

c. Rentang (Range). Pengukuran cara sederhana ini disebut Time Series Analysis (analisis kecenderungan menurut waktu). C. Alur dan Jangka Waktu Pelaporan Indikator Mutu Unit Kerja /PIC

Tim PMKP

Direktur RSIY PDHI

Pemilik Yayasan

Jangka waktu pelaporan mengacu pada masing masing profil indikator. Secara umum jangka waktu pelaporan indikator mutu adalah sebulan sekali pada awal bulan sebelum tanggal 10, sedangkan periode analisisnya adalah setiap 3 bulan sekali.

BAB IV DOKUMENTASI

Dokumentasi pelaporan indikator mutu dibuat per masing masing indikator mutu dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Laporan dibuat dengan memperhatikan ketentuan dalam masing masing profil indikator mutu dan dikumpulkan sesuai dengan alur pelaporan indikator mutu. 1. Tabel sensus harian

Tabel sesuai dengan masing-masing unit yang berkaitan per indikator mutu. 2. Tabel rekapitulasi indikator mutu

Tabel rekapitulasi setiap bulannya dari masing-masing indikator mutu. 3. Contoh Laporan Indikator mutu

Laporan indikator mutu berupa diagram berapa persen pencapaian masingmasing indikator, kemudian dibuat analisa dan dibandingkan dengan target pencapaian, setelah itu dibuat rekomendasi dari analisa tersebut. Contoh laporan indikator mutu: Indikator 1 Pasien terpasang gelang Identitas (target 100%) Jml pasien terpasang gelang identitas

Persentase

1000

100%

900 800

90% 80%

715

700

70% 60% 50% 40% 30% 20%

100 Jan Feb Mar April Mei Juni Juli Jumlah Pasien Baru Memakai Gelang

715

548

Agust

549

715 548 549 491 546 507 504 442

491

us 546

507

504

443

10% Jan Feb Mar April Mei Juni Juli tus Jumlah Pasien Baru terpasang gelang identitas 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 99,77%

Analisa : pemasangan gelang identitas pasien telah mencapai target. Semua pasien yang masuk dalam ruang perawatan sudah terpasang gelang identitas. Recomendasi : 1. Pertahankan pemasangan gelang identitas untuk semua pasien yang sedang di rawat. 2. Jika ada tindakan prosedur sehingga terjadi pelepasan gelang identitas, harus segera di pasang lagi.

Agus