Panduan Pendelegasian Wewenang 4ad6

PANDUAN PENDELEGASIAN WEWENANG

RUMAH SAKIT ISLAM NAMIRA PANCOR 2015

Panduan Pendelegaasian Wewenang

LAMPIRAN SK DIREKTUR NOMOR : 004/SPO/08/I/2014 TENTANG : Panduan Kredensial Dan Re-Kredensial Staf Medis PANDUAN PENDELEGASIAN WEWENANG STAFF RUMAH SAKIT ISLAM NAMIRA BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Pendelegasian wewenang dan koordinasi merupakan sesuatu yang sangat penting dan vital dalam organisasi manajemen / kantor. Atasan perlu melakukan pendelegasian wewenang dan koordinasi agar mereka bisa menjalankan operasi manajemen dengan baik. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan delegasi. Pendelegasian juga dilakukan agar manajer dapat mengembangkan bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Koordinasi jua merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan kegiatankegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Yang penting disadari adalah di saat kita mendelegasikan wewenang dan mengkoordinasikannya kita memberikan otoritas pada orang lain, namun kita sebenarnya tidak kehilangan otoritas orisinilnya. Ini yang sering dikhawatirkan oleh banyak orang. Mereka takut bila mereka melakukan delegasi, mereka kehilangan wewenang, padahal tidak, karena tanggung jawab tetap berada pada sang atasan. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Koordinasi akan lebih membantu manajemen pekerjaan lebih efisien.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

2. Tujuan Pendelegasian Wewenang Adapun tujuan dilakukannnya pendelegasian wewenang yaitu untuk: 1. Pelimpahan wewenang memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang baru tersebut. 2. Bahwa pelimpahan wewenang mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai hal. 3. Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepat sekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimana mestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab. 4. Melatih bawahan memikul tanggungjawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kesediaan untuk berinisiatif 5. Untuk menjamin kelancaran dalam pelayanan

3. Ruang Lingkup Pendelegasian Ruang lingkup pendelegasian wewenang yaitu mencakup seluruh staff di Rumah Sakit Islam Namira baik staff klinis maupun Non Klinis yang membutuhkan pendelegasian sesuai kebutuhan. Pendelegasian bisa tejadi antara direksi sampai manager atau kepala unit, manager ke kepala unit atau staff lainnya dan dari kepala unit sampai staff di bawahnya 4. Kebijakan Pendelegasian Pendelegasian ini dilakukan antara pemberi wewenang dengan penerima wewenang yang sesuai dengan kompetensi/ kemampuan yang dimiliki untuk menjamin kelancara pelayanan.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

BAB II DEFINISI

1. Pengertian a. Pendelegasian 

Pendelegasian adalah

kegiatan

seseorang

untuk

menugaskan

stafnya / bawahannya untuk melaksanakan bagian dari tugas manajer yang bersangkutan dan pada waktu bersamaan memberikan kekuasaan kepeda staf/bawahan tersebut, sehingga bawahan itu dapat melaksanakan tugas tugas itu sebaik baiknya serta dapat mempertanggung

jawabkan

hal

hal

yang

didelegasikan

kepadanya, ( Manulang,1988) 

Pendelegasian merupakan proses penugasan, wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan. ( Sujak, 1990)

b. Wewenang Pengertian Wewenang adalah hak yang dimiliki seseorang atau badan hukum yang dimana dengan hak tersebut seseorang atau badan hukum dapat memerintah atau menyuruh untuk berbuat sesuatu. c. Pendelegasian Wewenang 

Pendelegasian

merupakan

proses

penugasan,

wewenang

dan



tanggung jawab kepada bawahan. ( Sujak, 1990) Delegasai wewenang adalah proses yang paling fundamental dalam



organisasi, sebab pimpinan tak kan sanggup melakukan segala sesuatu dan membuat setiap keputusan. Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer perawat dan bidan menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

BAB II TATA LAKSANA

Pendelegasian Tugas 1. Cara Efektif Pendelegasian Prinsip atau aturan dasar dalam mendelegasikan tugas: a. Delegasikan pekerjaan yang disukai b. Delegasikan secara bertanggung jawab c. Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang paling mampu d. Percayalah kepada karyawan e. Tekankan pada sasaran buka prosedur

a. b. c. d. e. f.

Karyawan juga menghadapi keraguan ketika mereka harus menerima pendelegasian. Keraguan tersebut diantaranya disebabkan oleh : Karyawan takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu Karyawan takut dikritik jika membuat kesalahan Pada saat karyawan kurang memiliki data yang lengkap, biasanya ia bertanya kepada pemberi delegasi untuk menghindari kesalahan Ada Kalanya karyawan menolak pendelegasian karena ketidaktersediaan waktu Ketidak percayaan diri karyawan Kurangnya motivasi karyawan

2. Langkah-langkah Efektif Sebelum Melakukan pendelegasian a. Menentukan terlebih dahulu tugas atau masalah yang akan didelegasikan dan mempersiapkan untuk diserahkan kepada karyawan b. Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi c. Mempersiapkan dan member mmotivasi kepada karyawan yang menerima delegasi d. Membuat persetujuan dan mendelegasikan e. Memantau perkembangan pekerjaan karyawan yang menerima wewenang, ketika kedua belah pihak setuju terjadinya pendelegasian agar atasan tidak dikatakan lepas tangan. 3.

Langkah-langkah Mendelegasikan Tugas dan wewenang a. Petugas pemberi wewenang menghubungi bagian kepegawaian untuk melihat kompetensi calon petugas yang sesuai yang akan diberi delegasi wewenang b. Petugas pemberi wewenang membuat surat delegasi wewenang c. Petugas pemberi wewenang menghubungi calon petugas yang diberi delegasi wewenang untuk meminta persetujuan

Panduan Pendelegaasian Wewenang

d. Petugas pemberi wewenang menyerahkan surat delegasi wewenang ke istrasi surat untuk diberikan nomor surat e. Petugas istrasi surat meminta persetujuan kepada manager f. Petugas istrasi surat menyerahkan surat delegasi wewenang yang telah disetujui kepada petugas pemberi wewenang dan calon petugas yang diberi wewenang g. Petugas yang diberi wewenang melaksanakan tugas sesuai dengan wewenang yang dilimpahkan 5.

Proses Pelaksanaan Delegasi Salah satu langkah utama yang harus dilakukan ketika memutuskan hal yang harus didelegasikan adalah mengadakan suatu analisis lengkap tentang aktivitas suatu pekerjaan.

4.

Waktu Pelaksanaan Pendelegasian Tugas rutin : a. Tugas yang dapat didelegasikan kepada staf b. Tugas yang tidak mencukupi waktunya : Staf didelegasikan untuk menyelesaikan tugas manajer c. Peningkatan kemampuan : Pendelegasian bertujuan meningkatkan kemampuan staf dan tim melalui proses pembelajara d. Delegasi sebaiknya tidak diberikan untuk tugas-tugas yang terlalu teknis (membutuhkan keahlian tertentu) dan tugas yang berhubungan dengan kepercayaan/kerahasiaan institusi

a. b. c. d.

Ada 4 Kegiatan Terjadi Ketika Delegasi Dilakukan Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai ujuan atau tugas. Penerimaan delegasi, yang menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.

5. Cara Agar Berhasil Dalam Pendelegasian a. Membuat perencanaan ke depan dan mencegah masalah. b. Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis c. Menyetujui standar kerja

Panduan Pendelegaasian Wewenang

d. Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan e. Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan. f.

Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai.

g. Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan-keluhannya. h. Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat. i.

Memberikan ‘reward’ atas hasil yang dicapai.

j.

Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan. Teknik Pendelegasian staff pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan

tugas- tugas yang dapat didelegasikan dari eksekutif

sampai eksekutif

departemen atau kepala unit, dan dari kepala unit sampai staff di bawahnya. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan

untuk

melaksanakannya

dan

sebaiknya

satu

kewajiban

didelegasikan pada satu waktu . 6. Kapan Tidak Dilakukan Delegasi Hindari mendelegasikan kekuasaan dan tetap mempertahankan moral dalam pelaksanaannya. Kontrol dilakukan khusus pada pekerjaan yang sangat teknis atau tugas tugas yang melibatkan kepercayaan. Hal ini merupakan hal yang kompleks, sehingga memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang khusus. Manajer yang akan menangani hal tersebut seharusnya

memiliki

kemampuan

ilmu

manajemen

dan

perilaku.

Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab dapat menyebabkan staff berasumsi bahwa manajer tidak mampu untuk menangani tanggung jawab kepemimpinannya.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

Fungsi

Manajer

Dalam

Pendelegasian

Agar

Lebih

Efektif

Dalam

pendelegasian untuk hasil yang lebih efektif, manajer harus mengetahui tentang : a. Pendidikan dan pengalaman setiap staf b. Peran dan fungsi staff yang ditetapakan di RS tersebut c. Mengetahui ruang lingkup tugas manajer dan kedudukan dalam organisasi d. Mengetahui batas wewenang dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya e. Mengetahui hal-hal yang dapat didelegasikan kepada staf dan tenaga non keperawatan. Keberhasilan Dalam pendelegasian agar dapat behasil manajer harus memperhatikan sebagai berikut : a. Komunikasi yang jelas dan lengkap b. Ketersediaan sumber dan sarana

c. Perlunya suatu monitoring atau control d. Adanya pelaporan mengenai perkembangan tugas yang dilimpahkan e. Disiplin dalam pemberian wewenang f. Bertanggung jawab dalam pembinaan moral staf g. Menghindari kesalahan penyampaian dalam pendelegasian 6. Penyebab gagalnya delegasi a. Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan. b. Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya. c. Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya. d. Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan. e. Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

f.

Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas-tugas dengan benar dan dikatakan gagal.

g. Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar. Hambatan pendelegasian 1) Hambatan hambatan pada delegator 2)

Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri

3)

Meyakini bahwa seseorang “mengetahui semua rincian”

4)

Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri” buah pikiran yang keliru

Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan Rasa tidak sama Takut tidak disukai Penolakan untuk mengakui kesalahan Kurangnya kepercayaan pada bawah Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebiha Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan

tanggung

jawab.

Keseganan

untuk

mengembangkan

Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif

Panduan Pendelegaasian Wewenang

bawahan

BAB III PENUTUP

Penedelegasian adalah bagian dari manajemen yang memerlukan latihan manajemen professional dan dikembangkan untuk dapat menerima pendelegasian tanggung jawab secara structural. Ciptakan budaya kerja yang membuat orang bebas dari perasaan takut gagal/salah. Keengganan seorang atasan/manajer untuk mendelegasikan wewenang biasanya dikarenakan mereka takut kalau-kalau tugas mereka gagal dikerjakan dengan baik oleh orang lain. Ini perlu diatasi dengan mendorong mereka untuk berani menanggung resiko. Hanya dengan berani menanggung resikolah perusahaan akan mendapatkan manajer-manajer yang handal dan berpengalaman. Ciptakan budaya bahwa pendelegasian wewenang adalah upaya agar manajer anda menjadi semakin matang. Pendelegasian wewenang bukan sebuah hukuman yang mengurangi kekuasaan manajer, namun membuka kesempatan bagi pengembangan diri mereka dan bawahan.Jadikan pendelegasian wewenang sebagai bagian dari proses perbaikan. Salah satu efek pendelegasian wewenang adalah pengungkapan kelemahankelemahan dalam suatu pekerjaan. Tentu akan sangat tidak mengenakkan bagi seorang manajer bila kelemahan kerja mereka diketahui. Karenanya, yakinkan bahwa pendelegasian wewenang sama sekali bukan untuk menghukum mereka, namun sebagai bagian dari proses perbaikan kerja secara keseluruhan.

Panduan Pendelegaasian Wewenang

PENDELEGASIAN WEWENANG Yang Bertanda tangan dibawah ini : Nama

: ………………………………………………

NIK

:………………………………………………

Unit Kerja

:………………………………………………

Jabatan

:………………………………………………

Menyatakan tidak dapat melaksanakan tugas sebagai ………………. pada hari, tanggal :……………………………………………… Demi kelancaran pelaksanaan tugas tersebut, saya mendelegasikan pelaksanaan tugas beserta kewenanganya kepada : Nama

: ………………………………………………

NIK.

:………………………………………………

Unit Kerja

:………………………………………………

Jabatan

:………………………………………………

Demikian surat pendelegasian ini saya buat dengan sungguh-sungguh.

Pancor, .................................

Yang Mendelegasikan tugas

(…………………………………)

Panduan Pendelegaasian Wewenang

Penerima delegasi

(…………………………….)