Pedoman Pelayanan Bagian istrasi 6mu2l

PEDOMAN PELAYANAN BAGIAN ISTRASI RS. BAPTIS BATU TAHUN 2013

RS BAPTIS BATU JL RAYA TLEKUNG NO 1 JUNREJO – BATU

DAFTAR ISI

Halaman Judul ......................................................................................................

i

Daftar Isi ...............................................................................................................

ii

BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................

1

1.1. Latar Belakang...............................................................................................

1

1.2. Tujuan Pedoman ............................................................................................

2

1.3. Ruang Lingkup Pelayanan .............................................................................

2

1.4. Batasan Operasional ......................................................................................

3

1.5. Landasan Hukum ...........................................................................................

3

BAB II. STANDAR KETENAGAAN .................................................................

4

2.1. Kualifikasi Sumber Daya Manusia ................................................................

4

2.2. Distribusi Ketenagaan ...................................................................................

4

BAB III. STANDAR FASILITAS .......................................................................

6

3.1. Denah Ruangan .............................................................................................

6

3.2. Standar Fasilitas.............................................................................................

6

BAB IV. TATA LAKSANA PELAYANAN.......................................................

10

4.1. Pelayanan Surat Menyurat Dan Ekspedisi ....................................................

10

4.2. Pelayanan Tamu ............................................................................................

22

BAB V. LOGISTIK..............................................................................................

25

BAB VI. KESELAMATAN PASIEN ..................................................................

28

BAB VII. KESELAMATAN KERJA ..................................................................

29

BAB VIII. PENGENDALIAN MUTU ................................................................

32

BAB IX. PENUTUP .............................................................................................

42

ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

LATAR BELAKANG. Tata usaha sebagai pusat istrasi mulai sirkulasi istrasi, penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian istrasi sebagai salah satu bagian di RS Baptis Batu memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan istrasi, direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian istrasi. Pengertian istrasi seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. istrasi dalam arti yang laus, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

istrasi

perkantoran

adalah

proses

perencanaan,

pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RS Baptis Batu. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya istrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. istrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada istrasi. Definisi istrasi perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan

1

istratif. Segala sesuatu ;yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.

Tugas pokok bagian istrasi adalah

memberikan pelayanan istrasi baik di kantor maupun di Komite Medik RS Baptis Batu

1.2.

TUJUAN PEDOMAN. Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian istrasi dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian istrasi dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.

1.3.

RUANG LINGKUP PELAYANAN. Sebagaimana

telah

disebutkan

sebelumnya,

bahwa

pelayanan

istrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada istrasi perkantoran dan istrasi komite medik. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.

istrasi perkantoran / Sekretaris Perkantoran istrasi

perkantoran

bertanggungjawab

dalam

memenuhi

semua

kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor. 2.

istrasi Komite Medik istrasi Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib istrasi dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.

2

1.4.

BATASAN OPERASIONAL. Batasan operasional pedoman ini terbagi menjadi 2 (dua) tugas pokok yaitu istrasi Perkantoran/ Sekretaris Direksi dan istrasi Komite Medik. Yang dirinci lagi sebagai berikut : 1. istrasi Perkantoran / Sekretaris Direksi  Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi  Pelayanan tamu  Pelayanan untuk Direksi  Melakukan perjanjian  Memfasilitasi pertemuan  Memberikan laporan (rapat dan notulen)  Menyusun dan menyimpan dokumen 2. istrasi Komite Medik  Kelengkapan dokumen dokter  Kebutuhan Komite Medik sehari-hari  Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah

1.5.

LANDASAN HUKUM. Landasan hukum bagian strasi di RS Baptis Batu diantaranya : 1. Undang-Undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit 2. Undang-Undang RI Nomor 36 tahun 2004 tentang Kesehatan 3. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 014/SK/YBI/VIII/2009 tentang Penunjukan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu 4. Keputusan Ketua Badan Pengurus Yayasan Baptis Indonesia Nomor 047/YBI/VII/2011 tentang Struktur Organisasi Rumah Sakit Baptis Batu

3

BAB II STANDAR KETENAGAAN

2.1.

KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian istrasi diantaranya :

NAMA JABATAN

Ka. Bag. istrasi istrasi

Kantor/

KUALIFIKASI

TENAGA YANG

FORMAL & INFORMAL

DIBUTUHKAN

D3 Sekretaris Sekretaris D3 Sekretaris

Direksi istrasi Komite Medik

D3 Sekretaris / Komputer

Jumlah

2.2.

DISTRIBUSI KETENAGAAN. SDM bagian istrasi RS Baptis Batu berjumlah 2 orang dan sesuai dengan struktur organisasi instalasi rekam medis terbagi menjadi 2 bagian yaitu istrasi Kantor/Sekretaris Direksi dan istrasi Komite Medik. Bagian istrasi RS Baptis Batu dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan D3 Sekretaris yang sudah berpengalaman minimal 3 tahun, dan bersertifikat. Adapaun pendistribusian SDM bagian istrasi adalah sebagai berikut :

4

NAMA JABATAN

Kepala

Bagian

istrasi

istrasi Kantor / Sekretaris Direksi

istrasi Komite Medik

KUALIFIKASI

Waktu

JML

FORMAL & INFORMAL

Kerja

SDM

DIII

Sekretaris

(Pengalaman 1 Shift

minimal 2 tahun + Pelatihan 07.00 – 1 Customer Service)

15.30 1 Shift 07.00 – 1

DIII

15.30 1 Shift 07.00 – 1

DIII

15.30

Jumlah

3

5

BAB III STANDAR FASILITAS

3.1.

DENAH RUANGAN. (Terlampir)

3.2.

STANDAR FASILITAS. Daftar Inventaris Peralatan di istrasi Kantor : No

Nama Alat

Jumlah

1

Lemari Arsip

2 set

2

Lemari Kotak Surat

1 set

3

Maket RS Baptis Batu

1 set

4

Sofa Tamu

2 set

5

Meja Komputer

1 buah

6

Meja kerja

2 buah

7

Vas Bunga

3 buah

8

Lemari kayu

1 buah

9

Rak besi susun 3

1 buah

10

kursi

4 buah

11

Komputer

1 set

12

Printer Epson L100

1 buah

EPSON

13

Scanner

1 buah

Canon

14

Tempat sampah

2 buah

15

Mesin Fax

1 buah

16

Pemotong Kertas

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Meja kotak

1 buah

19

Meja bundar

1 buah

20

Jam Dinding

2 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

6

Keterangan

Panasonic

Seiko

23

Laci kecil

1 buah

24

Mesin fotokopi

1 buah

25

Salib

2 buah

26

lukisan

2 buah

27

LCD

1 buah

28

UPS

2 buah

29

Struktur organisasi RSBB

1 buah

Kebersihan

&

Toshiba

Rumah

Tangga 1

Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan

1 set

2

Dispenser

1 buah

3

Kulkas

1 buah

4

Tempat Tissue

1 buah

ATK

Jumlah

1

Rak kecil

1 buah

2

Tempat Isolasi

1 buah

3

Perfurator

1 buah

4

Kalkulator

1 buah

5

Steples / Hecter

1 buah

6

Tempat pensil

1 buah

7

Stempel

2 buah

RS / Nama Direktur

8

Cutter

1 buah

Joyko

9

Gunting

1 buah

10

Penggaris plastik

1 buah

7

Miyako

Keterangan

Daftar Inventaris Peralatan di istrasi Komite Medik: No

Nama Alat

Jumlah

1

Bufet Ruang Dokter

2

2

Kaca Washtafel

4

3

Lampu X-Ray R. Dokter

1

4

Meja Pasien Besar R. Dokter

1

5

Meja Pasien Kecil R. Dokter

1

6

Meja Rapat R. Dokter

2

7

Struktur

Organisasi

Komite

Medik

Keterangan

1

8

Wireless R. Dokter

1

9

TV LG R. Dokter

1

10

Meja Kaca bentuk L R. Dokter

1

11

Komputer

1 set

12

Printer Epson T11

1 buah

EPSON

13

Rak Besi ss 5

1 buah

Canon

14

Tempat sampah

1 buah

15

Lemari buku laci 3

2 buah

16

Lemari kaca arsip

1 buah

17

Telpon

1buah

18

Meja kotak

1 buah

19

Meja bundar

1 buah

20

Jam Dinding

1 buah

21

Whiteboard

2 buah

22

Penghapus board

1 buah

23

Salib

2 buah

24

Fan Regency

1

Kebersihan

&

Rumah

Tangga 1

Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan

1 set

8

Seiko

2

Dispenser

1 buah

3

Kulkas

1 buah

4

Tempat Tissue

1 buah

5

Gorden

4 set

ATK

Jumlah

1

Tempat Isolasi

1 buah

2

Kalkulator

1 buah

3

Steples / Hecter

1 buah

4

Tempat pensil

1 buah

5

Cutter

1 buah

6

Gunting

1 buah

7

Penggaris plastik

1 buah

9

Miyako

Keterangan

Joyko

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN

Tata cara pelayanan yang ada di bagian istrasi Kantor/ Sekretaris Direksi diantaranya : 4.1.

PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.  Pelayanan surat menyurat  Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya : a.

Kebijakan Direktur Kebijakan Direktur Rumah Sakit Baptis Batu adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.

b.

Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka

ketatalaksanaan,

penyelenggaraan

tugas

umum

dan

pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c.

Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.

d.

Pedoman / Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan

10

e.

Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau istratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.

f.

Perjanjian. Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

g.

Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.

h.

Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

i.

Surat Perintah/Tugas; Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.

j.

Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.

k.

Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.

l.

Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara

11

tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. m. Memo Internal; Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. n.

Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.

o.

Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas

p.

Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi

suatu permasalahan

baik berupa perencanaan,

pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. q.

Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.

12

r.

Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.

 Prosedur surat menyurat : a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat 1) Surat Dinas a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas  Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen dan menggunakan bahasa yang baik dan benar  Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia  Gunakan kata-kata yang nyata dan positif  Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama  Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir  Untuk

keperluan

intern

dalam

RS

Baptis

Batu

agar

menggunakan nota dinas  Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”  Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut  Sebutan untuk pengganti diri RS Baptis Batu (yang mengirimi surat) yaitu “KAMI”  Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan  Surat

diakhiri

cukup

dengan

menyebutkan

jabatan

penandatanganan surat dan namanya b) Bagian-bagian Surat Dinas Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :  Kepala Surat

13

Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini RS Baptis Batu) Kepala surat terdiri dari : 

Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs



Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.



Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut



Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud singkat surat tersebut



Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat yang dituju.

 Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup  Penutup Surat Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. c) Bentuk Surat Dinas Bentuk surat dinas dalam lingkungan RS Baptis Batu yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4 d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan 

Penyusunan Konsep

14

Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya

sendiri

yang

kemudian

diajukan

kepada

pimpinannya untuk memperoleh persetujuan 

Pembuatan Konsep Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :  Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat langsung diproses di bag. istrasi untuk diketik  Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat persetujuan  Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas disebaliknya



Pengetikan Surat  Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan  Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai dengan surat selesai  Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12  Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri  Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm

15

 Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari atas ke bawah  Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat penandatangan surat  Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.  Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur supaya serasi 2) Surat Keputusan a) Kepentingan Surat

keputusan

dikeluarkan

oleh

pimpinan

untuk

memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas b) Ketentuan Umum  Surat

Keputusan

berisikan

menimbang,

mengingat,

memperhatikan dan memutuskan  Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan  Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan  Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi ketentuan sebagai berikut : 

Memperhatikan hirarki perundang-undangan



Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi Surat Keputusan



Mencantumkan berlaku

16

perundang-undangan

yang

masih

 Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung surat keputusan tersebut  Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam surat keputusan tersebut c) Macam surat keputusan Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian

3) Surat Perintah Dinas (SPD) Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas 4) Surat Perjanjian Kerjasama Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum 5) Surat Lainnya Surat-surat

lain

misalnya

pengumuman,

surat

keterangan/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RS Baptis Batu

b. Sistem Penomoran Surat Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RS Baptis Batu yaitu sebagai berikut : 1) Surat Keputusan 2) Surat Peraturan 3) Surat Kebijakan 4) SOP 5) Edaran 6) PKS 7) Surat keluar

17

c. Stempel Dinas 1) Bentuk Stempel dinas RS Baptis Batu berbentuk bulat Logo Rumah Sakit Baptis Batu yaitu berbentuk lingkaran dengan ukuran diameter lingkaran luar 28,2 mm, diameter lingkaran dalam 18,7 mm, tebal garis luar 0,5 mm, tebal garis dalam 0,3 mm. ukuran logo tengah 13 x 14 mm, dan ukuran salib 4 x 6 mm . Rumah Sakit Baptis Batu ditulis dengan ukuran huruf 8,45pt dan jenis huruf Arial; Rumah Sakit diposisikan mengelilingi logo dengan penulisan rumah sakit di baris pertama dan Baptis Batu di baris ke dua.

2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RS Baptis Batu. Hanya diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait dengan kedinasan RS Baptis Batu 3) Penyimpanan dan tanggung jawab Stempel dinas dengan ukuran 28,2 mm disimpan pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian keuangan 4) Cara pemakaian Pemakaian stempel dinas diatur sebagai berikut :

18

a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan sedikit pada tanda tangan) b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan.

d. Wewenang penandatanganan surat 1) Surat Dinas Rutin Surat ini ditanda tangani oleh Direktur dan Wakil Direktur. Apabila surat tersebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan atau Wakil Direktur dan berhalangan, maka akan ditandatangani perwakilan Manajer. 2) Surat Keputusan Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang

tidak

menyangkut

kepegawaian)

ditandatangani

oleh

Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh Wakil Direktur Umum Keuangan dan Kepala Bagian SDM 3) Surat Perintah Dinas Surat ini ditandatangani oleh Direktur dan Wakil Direktur sesuai dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan dinas 4) Surat Perjanjian Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih dahulu diparaf oleh Wakil Direktur dan atau Manajer terkait.

e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh Direktur

dan

Wakil

Direktur.

Apabila

Direktur

berhalangan,

penandatanganan surat bisa dilakukan oleh Wakil Direktur dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur, Wakil Direktur. Misalnya :

19

a.n

Direktur

RSBB

Wakil Direktur Umum Keuangan, Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan kata i.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya : Kepada Yth. Direktur RS Baptis Batu u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan di tempat f. Pengelolaan surat – menyurat 1) Pengurusan Surat Masuk a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian istrasi diperiksa dan diteliti kebenaran alamat tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya atau Kantor Pos b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :  Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat masuk  Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan kepada Direktur / Wakil Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)  Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut  Lembar disposisi dan surat asli dikopi  istrasi mendistribusikan kopi surat sesuai dengan bagian yang dituju  Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli akan dikopi sebanyak jumlah disposisi

20

 Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing penerima 2) Pengurusan Surat Keluar a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat yaitu sebagai berikut : Nomor : 01/19/XI/RSBB_DIR/Wa.Dir.UK/Wa.Dir.Yan/2013 Keterangan :  01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua digit kecuali lebih dari 99  19 : tanggal dibuatnya surat  XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi  RSBB : singkatan dari RS Baptis Batu  DIR : Singkatan dari Direktur  Wa.Dir. UK : Singkatan dari Wakil Direktur Umum Keuangan  Wa.Dir. Yan : Singkatan dari Wakil Direktur Pelayanan  2013 : adalah tahun pembuatan surat b) Surat dibuat pada kop surat RS Baptis Batu dengan dibubuhi stempel RS Baptis Batu c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada bagian istrasi

g. Mengirim surat/ ekspedisi Sistem pengiriman surat yang ada di RS Baptis Batu ada beberapa macam, diantaranya :  Melalui pos/kiriman kilat  Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi

21

Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara tersebut diatas

h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian istrasi akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian istrasi. Terkecuali untuk SPO, maka distribusi serta sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO.

i. Revisi dan Penghapusan dokumen Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RS Baptis Batu.

4.2. PELAYANAN TAMU. Tamu di RS Baptis Batu dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke bagian nistrasi. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi : a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi. Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke bag. istrasi, akan diarahkan oleh bag. istrasi ke Direksi. 1.

Pelayanan untuk Direksi

22

Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi (alat tulis, dst). Selain itu bag. istrasi juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat 2.

Melakukan perjanjian Bag. istrasi memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. istrasi akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian

3.

Memfasilitasi pertemuan Sama dengan perjanjian, maka bag. istrasi memiliki wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RS Baptis Batu terpusat pada bag. istrasi, maka semua unit/orang yang akan mengadakan pertemuan, harus mengatur jadwal melalui bag. istrasi, terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur RS Baptis Batu. Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian istrasi akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka unit terkait harus berkorrdinasi dengan bag. istrasi.

4.

Memberikan laporan (rapat dan notulen) Bagian istrasi memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan kegiatan bag. istrasi selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS). Selain itu bag. istrasi juga menyusun dan berkoordinasi dengan unit lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Rumah Sakit Baptis Indonesia (YRSBI) yang dikoordinir oleh Wakil Direktur Umum Keuangan

5.

Menyusun dan menyimpan dokumen Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya. Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur maupun

23

prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya. Tata cara pelayanan yang ada di bagian istrasi Komite Medik diantaranya : 1.

Kelengkapan dokumen dokter Kelengkapan dokumen dokter ini meliputi, berkas-berkas istrasi bagi dokter yang praktek di RS Baptis Batu. Diantaranya pengurusan SIP, STR, keanggotaan IDI/PDGI, dst. istrasi Komite Medik bekewajiban untuk mengecek dan melengkapi berkas-berkas dokter dan bekerjasama dengan SDM untuk pengurusan dan penyimpanannya.

2.

Kebutuhan Komite Medik sehari-hari istrasi Komite Medik bertanggung jawab atas segala kebutuhan di kegiatan Komite Medik, melalui Sekretaris Komite Medik, istrasi Komite Medik melakukan pengebonan untuk kebutuhan Komite Medik (ATK, keperluan Rumah Tangga & Kebersihan).

3.

Memfasilitasi dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah Selain itu istrasi Komite Medik bertanggung jawab untuk memfasilitasi dokter RS Baptis Batu yang mengikuti kegiatan ilmiah, mulai dari informasi kegiatan ilmiah, pendaftaran, transportasi dan akomodasi dokter tersebut. Yang kemudian akan dicatat dalam laporan istrasi Komite Medik.

24

BAB V LOGISTIK

NO

PERSEDIAAN

JUMLAH HARGA

BARANG

BARANG SATUAN

HARGA SATUAN + 10%

TOTAL HARGA

ATK

1

Bolpoin standart

2

917

1.008,7

12.104,4

Kertas Foto copy 70 g 115

26.100

28.710

3.301.650

3

Materai

70

6.000

6.600

462.000

4

Lakban hitam

3

11.000

12.100

36.300

5

Spidol Board Marker hitam

10

5.750

6.325

63.250

6

Stipo Kiriko

4

4.000

4.400

17.600

7

Isolasi 2 cm

4

4.400

4.840

19.360

8

Isi staples

10

1.500

1.650

16.500

9

Binder Clip 200

10

708,33

779,16

7.791,63

10

Spidol Marker hitam

3

4.750

5.225

15.675

11

Penghapus pensil

1

1.500

1.650

1.650

12

Clear Holder

20

12.000

13.200

264.000

13

Klip besar

6

2.350

2.585

15.510

14

Klip kecil

15

800

880

13.200

15

Buku ekspedisi

5

4.800

5.280

26.400

17

Kertas fax

22

13.000

14.300

314.600

18

Otner Folio

50

11.000

12.100

605.000

19

Tinta stempel

1

5.500

6.050

6.050

20

Tinta printer Epson 4

69.000

75.900

303.600

3

69.000

75.900

227.700

L100 hitam 21

12

Tinta printer Epson L100 biru

25

22

Tinta printer Epson L100 kuning

3

69.000

75.900

227.700

L100 merah

3

69.000

75.900

227.700

24

Stabilo

1

5.200

5.720

5.720

25

Kertas A4

6

31.000

34.100

204.600

27

Spidol Board Marker Merah

3

5.750

6.325

18.975

29

Map Kertas Bufalo

50

1.100

1.210

60.500

30

CD Blank

15

2.500

2.750

41.250

31

DVD Blank

15

2.500

2.750

41.250

35

Amplop Kecil

1

7.000

7.700

7.700

Program filling

1

4.000.000

4.400.000

4.400.000

TOTAL

10.965.336,03

23

36

Tinta printer Epson

Kosongan

RUMAH TANGGA

1

Sedotan bengkok

10

700

770

7.700

2

Baterai abc kecil

12

1.500

1.650

19.800

3

Wash Hand

10

3.500

3.850

38.500

4

Tissue NB

10

10.000

11.000

110.000

7

Sunlight

5

6.000

6.600

33.000

8

Kresek Hitam Besar

10 pak

19.000

20.900

209.000

TOTAL

418.000

kotak

Reff

CETAKAN

1

2

Amplop kop RSBB besar

6

45.000

49.500

297.000

Kertas Kop RSBB

10

125.000

137.500

1.375.000

26

TOTAL

1.672.000

TOTAL

13.055.336,03

BENGKEL

27

BAB VI KESELAMATAN PASIEN

Keselamatan pasien di Bagian istrasi yakni dengan Peningkatan Komunikasi Efektif.

28

BAB VII KESELAMATAN KERJA

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja.

Program keselamatan dan

kesehatan kerja di bagian istrasi bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian istrasi

dan

perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja.

Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang

Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a.

Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.

b.

Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.

c.

Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.

Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat digolongkan pada tiga kelompok, yaitu : a.

Kondisi dan lingkungan kerja

29

b.

Kesadaran dan kualitas pekerja, dan

c.

Peranan dan kualitas manajemen

Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : -

Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;

-

Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;

-

Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin;

-

Tidak tersedia alat-alat pengaman;

-

Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip: -

Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.

-

Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.

-

Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.

Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran. Sedangkan untuk petugas bagian istrasi yang melakukan kegiatan dikantor harus : 1. Didalam bekerja bagian istrasi harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik 2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api” 3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar 4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakair dideakt sumber api atau listrik 5. Matikan komputer setekah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi sebelum meninggalkan ruangan

30

6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja

31

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : Definisi Indikator adalah : Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. Kriteria : Adalah spesifikasi dari indikator. Standar : 

Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.



Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.



Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu.

Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan 

Keprofesian



Efisiensi



Keamanan pasien



Kepuasan pasien



Sarana dan lingkungan fisik

2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit

32

d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian istrasi sesuai dengan ketentuan : 1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit Judul

Peraturan Internal Rumah Sakit

Dimensi mutu

Efektivitas

Tujuan

Kelancaran istrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis

Definisi operasional

Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit

frekuensi

6 bulan

pengumpulan data Periode analisis

6 bulan

Numerator

Peraturan Internal Rumah Sakit

Denominator

Tidak ada

Sumber data

Sekretariat

33

Standar

Ada ditetapkan oleh pemilik

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

2. Adanya Perencanaan Strategis RS Judul

Perencanaan Strategis Rumah Sakit

Dimensi mutu

Efektivitas

Tujuan

Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi

Definisi operasional

Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi

frekuensi

6 bulan

pengumpulan data Periode analisis

6 bulan

Numerator

Perencanaan Strategi

Denominator

Tidak ada

Sumber data

Sekretariat

Standar

Ada dokumen rencana strategis

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi Judul

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi

Dimensi mutu

Efektivitas

34

Tujuan

Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit

Definisi operasional

Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.

frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

3 bulan

Numerator

Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan

Denominator

Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan

Sumber data

Notulen rapat

Standar

100 %

Penanggung jawab

Direktur Rumah Sakit

35

4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja Judul

Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja

Dimensi mutu

efektivitas, efisiensi

Tujuan

Tergambarnya

kepedulian

istrasi

rumahsakit

dalam

menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan Definisi operasional

Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah. Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali

Frekuensi

1 tahun

pengumpulan data Periode analisis

1 tahun

Numerator

Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun

Sumber data

Bagian Tata Usaha

Standar

100 %

Penanggung jawab

Direktur

36

5. Memelihara arsip korespondensi Judul

Memelihara Arsip Korespondensi

Dimensi mutu

Ketertiban dan kerapian

Tujuan

Tergambarnya kepedulian istrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi

Definisi operasional

Memelihara

Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban

bagian istrasi untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk dokumen yang beredar .

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

1 bulan

Numerator

Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan

Denominator

Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data

Bagian istrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

37

6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas Judul

Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Dimensi mutu

Ketertiban dan Keteraturan

Tujuan

Tergambarnya Kinerja Bagian istrasi dalam kegiatan kedinasan RS

Definisi operasional

Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian istrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan

Denominator

Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan

Sumber data

Bagian istrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

38

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS. Judul

Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS

Dimensi mutu

ketertiban

Tujuan

Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib

Definisi operasional

Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan

Denominator

Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan

Sumber data

Informasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

39

8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen Judul

Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Dimensi mutu

Ketertiban dan kerapian

Tujuan

Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS

Definisi operasional

Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan

Denominator

Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun

Sumber data

Bagian istrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

40

9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat Judul

Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Dimensi mutu

efektivitas, efisiensi

Tujuan

Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS

Definisi operasional

Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di lingkungan RS

Frekuensi

1 bulan

pengumpulan data Periode analisis

1 bulan

Numerator

Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan

Denominator

Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan

Sumber data

Bagian istrasi

Standar

100 %

Penanggung jawab

Sekretariat

41

BAB IX PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian istrasi ini dibuat sebagai dasar untuk pelayanan. Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian istrasi ini.

42