Programa De Trazabilidad 5a5m3w
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ALCANCE El siguiente programa está diseñado para ser aplicado en todas las etapas de proceso en PROCESUR F.R. LTDA, con el fin de establecer los criterios generales que puedan dar respuesta a cualquier situación de índole sanitario y de calidad, que pueda presentarse en los resultados de orden microbiológico, fisicoquímico y organoléptico de nuestro producto, una vez en manos del consumidor. Mediante la observación directa y tomando medidas preventivas en las diferentes etapas del proceso, se realizará seguimiento con el fin de asegurar la calidad del producto final, además la toma de datos en cada etapa es importante porque nos permitirá regresarnos y rastrear con evidencias cualquier inconveniente que pueda presentarse en un futuro.
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TABLA DE CONTENIDO PÁG. ALCANCE...............................................................................................2 1 INTRODUCCIÓN....................................................................................4 2 OBJETIVOS...........................................................................................5 2.1 General................................................................................................................5 2.2 Específicos...........................................................................................................5 3.1 Pollo.....................................................................................................................6 3.2 Lote......................................................................................................................6 3.3 Localización del producto.....................................................................................6 3.4 Objetos monitoreados..........................................................................................6 3.5 Producción............................................................................................................6 3.6 Producto...............................................................................................................6 3.7 Rastreo del producto............................................................................................6 3.8 Trazabilidad..........................................................................................................7 4. GENERALIDADES.................................................................................8 4.1 Conceptos generales sobre Trazabilidad..............................................................8 EL CONCEPTO...........................................................................................................12 TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD EN LOS ALIMENTOS .................................................13 TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS FRESCOS................................................................13 5. FUNCIONALIDAD................................................................................14 ACTIVIDAD................................................................................................................16 CONCEPTO...............................................................................................................16 DOCUMENTO ASOCIADO..........................................................................................16 RECEPCIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO......................................................................16 Principalmente esta actividad es realizada por el jefe de control de calidad o en su defecto la asistente de control de calidad, quienes se encargan de recibir los detalles de la queja, ya sea por visita realizada o recibidas en la empresa, características esenciales y específicas de esta que puedan dar el inicio al rastreo del problema.............................................................................................................16 RUTA DE TRAZABILIDAD...........................................................................................16 Identificación de lotes o viajes beneficiados. Esto nos permite realizar el seguimiento de cada etapa de proceso de la cadena productiva, desde la recepción en nuestra planta, hasta que sale de ella y se usa para identificar con mayor rapidez las posibles causas que generaron la queja o reclamo, más cuando se trata de problemas presentados en aspectos de calidad en la canal.....................................16
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REPORTE DE QUEJA O RECLAMO..............................................................................16 Es el documento que sintetiza el resultado de la aplicación de la ruta de trazabilidad, consignándose las acciones correctivas necesarias, las cuales deben ser continuamente monitoreadas y reportadas al cliente.........................................16 5.1 Ruta de trazabilidad...........................................................................................17 5.1.1 Identificación de lotes.....................................................................................17 5.1.2 Documentación de la ruta de trazabilidad......................................................17 6. PROCEDIMIENTOS.............................................................................19 7. VERIFICACIÓN Y REGISTRO................................................................20
1 INTRODUCCIÓN Desde una perspectiva de salud pública y buscando siempre aliviar las preocupaciones del consumidor, caso que se ha convertido en uno de las puntos más críticos y primordiales de la cadena de abastecimiento alimenticia. Un sistema de seguimiento de elaboración del producto “trazabilidad” efectivo y de costo eficiente puede detectar con precisión tal problema, dentro de una región específica, lugar de embalaje, grupo de productores, productor o incluso un área, más que dentro de todo un grupo de producción, Es por esto que como procesadores de alimentos frescos, los problemas de seguridad alimentaría no pueden excluirse por completo; Al mejorar la velocidad y exactitud del rastreo y localización del producto implicado, se puede ayudar a disminuir los riesgos relacionados a la seguridad alimentaría. Según procedimientos y estándares para la identificación y documentación del producto, la trazabilidad permitirá un rastreo rápido de las unidades comerciales del producto. Una adecuada trazabilidad es fundamental para responder rápidamente a las dudas y situaciones que se presentan a lo largo de la cadena de producción, ya sea por los consumidores, compañías, grupos de productos y expendios.
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2 OBJETIVOS
2.1 General •
Presentar registros y procedimientos que permitan detectar, rastrear, reconstruir o establecer de manera sustentada las condiciones de cada etapa de proceso, desde el origen de la materia prima hasta llegar a las manos de los clientes.
2.2 Específicos
•
Contar con un sistema de registros actualizado y adecuado para el proceso, que nos permita conocer todo lo referente al producto, donde se pueda evidenciar todas las especificaciones de las materias primas e insumos y condiciones bajo las cuales ha sido manipulado, procesado, transportado o comercializado el producto, contribuyendo siempre a un mejoramiento continuo de nuestro servicio.
•
Determinar procedimientos operativos estándar del proceso de PROCESUR F.R LTDA.
•
Establecer un sistema de etiquetado, donde se especifique la descripción adecuada de la ruta de seguimiento, mediante la codificación de lotes de producción, fecha de producción, fecha de vencimiento y aprobación del producto para el consumo, cumpliendo con lo establecido en la NTC 512-1.
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3. DEFINICIONES 3.1 Pollo La carne de pollo o pollo en canal, está definida como la parte muscular de los animales de abasto constituido por los tejidos blandos que rodean el esqueleto, incluyendo nervios y aponeurosis, y que haya sido declarada apta para consumo humano antes y después del beneficio y faenado por la inspección veterinaria oficial. Además se considera carne al diafragma, no así, los músculos del aparato hioides, esófago y lengua. 3.2 Lote Grupo de unidades de un producto, fabricado en iguales condiciones, con la finalidad de su inspección y control. 3.3 Localización del producto Es la capacidad de identificar el origen de una unidad particular y de un lote de productos ubicados dentro de la cadena productiva, de acuerdo a referencia de registros que tuvieron lugar en dicha cadena. Los productos se localizan con propósitos de investigación de quejas y reclamos. 3.4 Objetos monitoreados La trazabilidad sin una adecuada definición de evidencias no logra alcanzar sus objetivos (rastrear, reconstruir o establecer). El monitoreo es un prerrequisito para darle sentido a la trazabilidad, Es importante aclarar que es posible no tener monitoreo definido formalmente, pero sí, registros propios de los procesos que pueden ser útiles para rastrear, reconstruir o establecer relaciones. 3.5 Producción Conjunto de actividades que consumen energía, tiempo y materia para transforma esta desde una forma hasta a otra, utilizando tecnología e instalaciones apropiadas, sin afectar negativamente el medio ambiente y terminar al menor costo un producto físico o de otro tipo, solicitado, demandado o necesitado por alguien. 3.6 Producto En el resultado de la realización de un conjunto de actividades que consumen energía, tiempo y materia para transformar esta desde una forma hasta a otra. 3.7 Rastreo del producto Es la capacidad de seguir el camino de una unidad específica de un producto a través de la cadena productiva, mientras éste se mueve en las diferentes etapas de la cadena agroalimentaria.
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3.8 Trazabilidad Es la capacidad que tiene una organización o sistema para rastrear, reconstruir o establecer relaciones entre objetos monitoreados, para identificar y analizar situaciones específicas o generales en los mismos
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4. GENERALIDADES 4.1 Conceptos generales sobre Trazabilidad ¿Qué entendemos por trazabilidad? La trazabilidad es el conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar un determinado producto desde su nacimiento hasta su destino final, consiste en la capacidad para reconstruir la historia, recorrido o aplicación de un determinado producto, identificando: •
Origen de sus componentes.
•
Historia de los procesos aplicados al producto.
•
Distribución y localización después de su entrega.
Al contar con esta información es posible entregar productos definidos a mercados específicos, con la garantía de conocer con certeza el origen y la historia del mismo. El concepto de trazabilidad está asociado, sin duda, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final. Hoy en día existe la tecnología que permite rastrear con precisión el camino que recorre un producto en la cadena productiva y de comercialización. El Comité de Seguridad Alimentaría define: “Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas”. Es importante aclarar que la trazabilidad exige algunas características básicas en la arquitectura para lograr “rastrear, reconstruir o establecer,” como lo son: •
Sincronización
•
Control y aseguramiento de registros de monitoreo
•
Confiabilidad de la generación de registros de monitoreo
Basado en estas características presentadas, es primeramente necesario establecer una clasificación básica para la trazabilidad:
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Nivel de trazabilidad alta: está asociado con la necesidad que tiene la empresa de crear, almacenar y recuperar información confiable que sea reconocida como evidencia válida en cualquier proceso. Nivel de trazabilidad media: está relacionado con el requisito de las organizaciones por mantener evidencia de las acciones realizadas por s o procesos en el uso de los sistemas de información y las posibles relaciones entre ellos. Nivel de trazabilidad baja: los registros de los eventos en los sistemas no requieren mayores exigencias más allá del debido registro de las acciones de los s para efectos de estadísticas y proyecciones de uso. También se puede considerar la trazabilidad interna o trazabilidad de procesos (es decir, la capacidad de trazar a lo largo del proceso de producción). Por lo tanto, desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de asociar los lotes de producto acabado que produce con: • •
Los destinos a los que se han enviado dichos lotes de producto (trazabilidad descendente). Los lotes de materias primas con los que fueron producidos (trazabilidad interna y ascendente). Por lo tanto, para que se pueda lograr la trazabilidad en los dos sentidos es necesario:
• •
Recibir la información de proveedores y transmitirla a clientes. Controlar los lotes en el proceso productivo u operativo de almacén y de expedición.
Dado que el ámbito de la trazabilidad es el de la cadena de suministros global y no el de un actor individual de la cadena, para poder llevar a cabo una iniciativa de trazabilidad, se considera necesaria la intervención y colaboración entre todos los agentes de la cadena. La solución de trazabilidad aplicada debe ser estándar y entendible por todos los agentes de la cadena de suministros. Y, al mismo tiempo, y con el ánimo de conseguir la máxima eficiencia, debe facilitar la automatización de los procesos de captura, registro y transmisión de la información necesaria. Desde el punto de vista de la gestión de la información, la trazabilidad consiste en asociar sistemáticamente un flujo de información a un flujo físico de mercancías de manera que se pueda recuperar en un instante determinado la información requerida relativa a los lotes o grupos de productos determinados.
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A continuación se muestra un ejemplo de sistema de trazabilidad asociado con lo anteriormente mencionado.
El sistema se basa pues en un registro de información a tres niveles:
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La información que se añade en la mercancía mediante una etiqueta y que viaja físicamente con ella. En el caso de agrupaciones de producto, habrá parte de esta información que irá en código de barras para permitir su lectura automática. La información que debe ser registrada en las bases de datos de cada agente de la cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad puntual. La información adicional que se transmite vía electrónica entre los distintos agentes de la cadena de suministros. El sistema sólo funciona si cada actor tiene unas bases de datos y sistemas de información preparados para poder almacenar la información necesaria requerida para conseguir trazabilidad en cada momento. El esquema lógico en el que se basa la revisión de procesos de trazabilidad se sustenta en el cumplimiento de los siguientes principios:
Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de suministro debe disponer de un sistema informático preparado para poder generar, gestionar y registrar la información de trazabilidad necesaria en cada momento (entendiendo como información de trazabilidad los lotes y/o fechas asociados a cada producto). Transmisión: La transmisión de la información de trazabilidad necesaria (número de lote, fecha de fabricación o consumo preferente u otra información adecuada) al siguiente eslabón de la cadena de suministros. Productores, consumidores y istración están interesados en poder afirmar, con toda seguridad, cuando un alimento es de excelente calidad e inocuo. Para ello, es imprescindible controlar toda la cadena de producción, a lo largo de cada uno de sus etapas. Así hablamos de Trazabilidad; poder remontarnos a lo largo de toda la cadena de producción hasta su comienzo y conocer cualquiera de las incidencias que hayan podido influir en la calidad e inocuidad del alimento. Los sistemas de Trazabilidad se usan para lograr una identificación exacta y a tiempo de los productos, su origen, ubicación dentro de la cadena productiva. Más aún ayudan a determinar el origen de un problema de seguridad alimentaría, acatar los requisitos legales y satisfacer las expectativas de los consumidores por la seguridad y calidad de los productos adquiridos.
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La trazabilidad exige un método verificable para identificar productores, campos y productos, en todas las etapas, de la cadena de abastecimiento. Los números de identificación deben aplicarse y registrarse con exactitud, garantizando un vínculo entre ellos. La eficiencia de cualquier sistema de trazabilidad depende del vínculo más débil dentro de la cadena productiva. La composición de un determina la exactitud de todo sistema de trazabilidad. Los estándares de trazabilidad transportan datos, lo que permite a los integrantes de la cadena, rastrear y localizar productos. La aplicación de estos estándares requiere que los proveedores y productores, empacadores, transportadores y distribuidores, guarden registros de los números de lote, para que números de identificación asignen información sobre las unidades comerciales y los números de localización de su origen. El hecho de guardar registro, les permite a los integrantes de la cadena, suministrar los datos de trazabilidad necesarios a los clientes. La habilidad para convertir esta capacidad en beneficios prácticos, requiere acuerdos bilaterales, para compartir la información de inventario correspondiente. Existen normas de Trazabilidad para los productos frescos, como la identificación de las localizaciones que requiere la identificación de todas las entidades físicas (ubicaciones), donde se origina el producto fresco y donde se almacena. Estas incluyen (aunque no están limitadas) a los campos, productores, embaladores, transportadores, mayoristas y minoristas. La identificación de localizaciones también se requiere para permitir un flujo eficiente de mercaderías e información entre las partes, para identificarlas cuando están involucradas en una transacción (Comprador, proveedor, lugar de entrega, lugar de partida). EL CONCEPTO La palabra ha sido tomada casi literalmente del inglés, donde la conjunción de las dos palabras “trace y ability” da lugar a una sola, traceability cuyo significado es el que igualmente se acepta en español. Dada la necesidad de iniciar un proceso que responda a los nuevos requerimientos de orden zoosanitario y que permita a la vez, garantizar la protección de este patrimonio en el ámbito nacional, se ha estimado necesario reforzar los sistemas de trazabilidad presentes en el país para las distintas especies animales de interés pecuario, una de esas especies es sin duda las aves. La trazabilidad o rastreabilidad, como componente fundamental de los mecanismos de garantía sanitaria, es la capacidad de mantener identificados los animales o sus productos, a lo largo de las cadenas de producción, comercialización y transformación hasta su origen, con el fin, de realizar investigaciones epidemiológicas o establecer acciones correctivas en beneficio de la comunidad consumidora.
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TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD EN LOS ALIMENTOS En búsqueda de la seguridad alimentaría, en todas las etapas de la producción, primaria, la transformación y la distribución deberá asegurarse la trazabilidad de los alimentos, los piensos, los animales destinados a la producción de alimentos y de cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o un pienso, o con probabilidad de serlo. Para la instrumentación de ello, establece lo siguiente. Los alimentos o los piensos comercializados o con probabilidad de comercializarse en la Comunidad deberán estar adecuadamente etiquetados o identificados para facilitar su trazabilidad.. TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS FRESCOS Componentes: De acuerdo a esta guía, la trazabilidad debe permitir: •
Identificar a los agentes que participan en las distintas etapas de la producción, transformación y distribución de los productos.
•
Contar con a la información asociada a cada etapa.
¿Cómo empezar? Cada agente o empresa en la cadena de suministro de alimentos, debe preparar un catálogo de sus productos, agruparlos si fuese posible, y asignar un código a cada unidad, en el cual también está la identificación de la propia empresa. Recuerde que es posible distinguir una unidad de consumo (la que se ofrece al consumidor), la unidad comercial (en un envase con un grupo de unidades de consumo), y la unidad logística (como en el caso de los contenedores). Las etiquetas: La etiquetas que se adhieren a cada unidad muestran directamente parte de la información sobre el producto. El respectivo código de barras establece el vínculo a una base de datos con información más amplia. Adicionalmente, cada agente en los distintos procesos debe contar con un sistema de registros con las evidencias de sus propias actividades.
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5. FUNCIONALIDAD PROCESUR F.R. LTDA, ha plasmado en la siguiente tabla el funcionamiento del programa de trazabilidad:
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CONCEPTO Principalmente esta actividad es realizada por el jefe de control de calidad o en su defecto la asistente de control de calidad, quienes se encargan de recibir los detalles de la queja, ya sea por visita realizada o recibidas en la empresa, características esenciales y específicas de esta que puedan dar el inicio al rastreo del problema.
EPORTE DE QUEJA O RECLAMO
RUTA DE TRAZABILIDAD
ACTIVIDAD RECEPCIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO
FECHA
DOCUMENTO ASOCIADO
Formato de recepción y seguimiento de quejas y reclamos. (FO.TRZ-09)
Identificación de lotes o viajes beneficiados. Formato control de descargue Esto nos permite realizar el seguimiento de (FO.TRZ-02) cada etapa de proceso de la cadena Formato control de insensibilizado productiva, desde la recepción en nuestra y escaldado planta, hasta que sale de ella y se usa para (FO.TRZ-03) Formato de control descartes identificar con mayor rapidez las posibles (FO.TRZ-04) causas que generaron la queja o reclamo, Formato de control de chiller más cuando se trata de problemas (FO.TRZ-05) presentados en aspectos de calidad en la Formato control empaque y canal.
temperatura de vísceras. (FO.TRZ-06) Control línea de evisceración (FOTRZ-09)
Formato control entrega de pollo (FO.TRZ-07) Control diario de proceso y de subproductos (FO.TRZ-10) Es el documento que sintetiza el resultado de la aplicación de la ruta de trazabilidad, consignándose las acciones correctivas Formato de quejas y reclamos. necesarias, las cuales deben ser (FO.TRZ-09) continuamente monitoreadas y reportadas al cliente.
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5.1 Ruta de trazabilidad 5.1.1 Identificación de lotes En PROCESUR F.R LTDA, un lote corresponde al grupo de unidades de pollos beneficiados o procesado en iguales condiciones, con la finalidad de su inspección y control. Los viajes independientemente de sus proveedores, se hace su seguimiento como producto procesado bajo el nombre del cliente al cual va ser entregado, siendo esta la ruta de trazabilidad a seguir, teniendo en cuenta el concepto del medico veterinario de aceptabilidad para el consumo humano, estos productos terminados (pollo entero en canal refrigerado y sus vísceras comestibles), son empacados en bolsa tina o bolsa víscera respectivamente, las cuales han sido previamente marcadas con un número que corresponde al lote de producción del día. Este # de lote corresponde al numero de la planilla, ya sea adicional u oficial que se registra en la zona de descargue, este numero de planilla ya se ha asignado a un viaje especifico dentro de la programación que se elabora en las horas matinales, de la cual se encarga el departamento de programación y facturación. Con esta planilla tenemos los datos principales de la procedencia y condiciones con los que llega la materia prima, complementado con la remisión de granja quien debe tener el concepto y sello del veterinario de la granja. 5.1.2 Documentación de la ruta de trazabilidad La ruta de trazabilidad configura un sistema de seguimiento de las características de procesamiento del pollo en canal de PROCESUR F.R LTDA Este seguimiento se realiza por medio de una codificación establecida y documentos específicos que permiten monitorear el proceso, previniendo y corrigiendo fallas durante el proceso y después de este.
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Formato Control de
ZONA DESCARGUE Y COLGADO
Descargue FO.TRZ- 02
Formato Control de Insensibilización y Temperatura de escaldado FO.TRZ- 03
ZONA DE MAQUINAS 1 ZONA EMPAQUE VISCERA
Formato Control Descartes FO.TRZ- 04
ZONA DE PRECHILLER / CHILLER
Formato Control de Enfriamiento Víscera FO.TRZ- 05 Formato Control de chiller FO.TRZ- 06
ZONA DESPACHO
Formato Control Entrega de Pollo FO.TRZ-07
TODAS LAS ZONAS Formato de recepción de quejas y reclamos FO.TRZ-09
ENTREGA DEL PRODUCTO
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6. PROCEDIMIENTOS El programa de trazabilidad de PROCESUR F.R LTDA se sustenta en sus formatos y en los procedimientos operativos estándar, por tanto no cuenta con procedimientos propios para realizar las tareas que el programa exige. El programa de trazabilidad constituye de esta manera, un procedimiento de seguimiento del producto que se procesa en PROCESUR F.R LTDA. Esto permite estrechar los controles sobre los proveedores y así prestar un mejor servicio a sus clientes.
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7. VERIFICACIÓN Y REGISTRO La evaluación se realizará a partir del registro realizado en los formatos de control de proceso, de cada una de las zonas de la planta; como lo son formato para seguimiento de quejas y reclamos codificado como FO.TRZ-09; Quien lo llevara el jefe de Control de Calidad o la persona asignada para realizar visita a los clientes y atender la queja o reclamo; Para el control del proceso de descargue se recurre al formato FO.TRZ-02 donde se deja constancia de las condiciones de descargue de la materia prima, este formato será diligenciado por el pesador o supervisor de esta misma área; Para el control de los procesos de insensibilización y escaldado se utiliza el formato FO.TRZ-03 de este llevará registros el operario designado para esta zona. Las etapas que involucran el pollo al ingresar a la hidratación y temperatura final para empaque (hidratación y enfriamiento) se llevaran bajo los formatos FO.TRZ-04 y FO.TRZ-05. El primero lo diligencia el operario encargado del manejo de los prechillers y el segundo, así como el formato FO.TRZ-07 que especifica la cantidad de pollo entregado y a quien se le entrega lo diligencia el supervisor de empaque de pollo. El formato control enfriamiento de víscera codificado como FO.TRZ-06, lo ejecutara el supervisor de empaque de vísceras. El conjunto de estos formatos y con los generados en los demás programas de que constituyen el sistema HAC, permiten controlar el proceso, manteniendo un seguimiento continúo de cada una de las etapas de nuestra cadena productiva.
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ALCANCE El siguiente programa está diseñado para ser aplicado en todas las etapas de proceso en PROCESUR F.R. LTDA, con el fin de establecer los criterios generales que puedan dar respuesta a cualquier situación de índole sanitario y de calidad, que pueda presentarse en los resultados de orden microbiológico, fisicoquímico y organoléptico de nuestro producto, una vez en manos del consumidor. Mediante la observación directa y tomando medidas preventivas en las diferentes etapas del proceso, se realizará seguimiento con el fin de asegurar la calidad del producto final, además la toma de datos en cada etapa es importante porque nos permitirá regresarnos y rastrear con evidencias cualquier inconveniente que pueda presentarse en un futuro.
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TABLA DE CONTENIDO PÁG. ALCANCE...............................................................................................2 1 INTRODUCCIÓN....................................................................................4 2 OBJETIVOS...........................................................................................5 2.1 General................................................................................................................5 2.2 Específicos...........................................................................................................5 3.1 Pollo.....................................................................................................................6 3.2 Lote......................................................................................................................6 3.3 Localización del producto.....................................................................................6 3.4 Objetos monitoreados..........................................................................................6 3.5 Producción............................................................................................................6 3.6 Producto...............................................................................................................6 3.7 Rastreo del producto............................................................................................6 3.8 Trazabilidad..........................................................................................................7 4. GENERALIDADES.................................................................................8 4.1 Conceptos generales sobre Trazabilidad..............................................................8 EL CONCEPTO...........................................................................................................12 TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD EN LOS ALIMENTOS .................................................13 TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS FRESCOS................................................................13 5. FUNCIONALIDAD................................................................................14 ACTIVIDAD................................................................................................................16 CONCEPTO...............................................................................................................16 DOCUMENTO ASOCIADO..........................................................................................16 RECEPCIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO......................................................................16 Principalmente esta actividad es realizada por el jefe de control de calidad o en su defecto la asistente de control de calidad, quienes se encargan de recibir los detalles de la queja, ya sea por visita realizada o recibidas en la empresa, características esenciales y específicas de esta que puedan dar el inicio al rastreo del problema.............................................................................................................16 RUTA DE TRAZABILIDAD...........................................................................................16 Identificación de lotes o viajes beneficiados. Esto nos permite realizar el seguimiento de cada etapa de proceso de la cadena productiva, desde la recepción en nuestra planta, hasta que sale de ella y se usa para identificar con mayor rapidez las posibles causas que generaron la queja o reclamo, más cuando se trata de problemas presentados en aspectos de calidad en la canal.....................................16
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REPORTE DE QUEJA O RECLAMO..............................................................................16 Es el documento que sintetiza el resultado de la aplicación de la ruta de trazabilidad, consignándose las acciones correctivas necesarias, las cuales deben ser continuamente monitoreadas y reportadas al cliente.........................................16 5.1 Ruta de trazabilidad...........................................................................................17 5.1.1 Identificación de lotes.....................................................................................17 5.1.2 Documentación de la ruta de trazabilidad......................................................17 6. PROCEDIMIENTOS.............................................................................19 7. VERIFICACIÓN Y REGISTRO................................................................20
1 INTRODUCCIÓN Desde una perspectiva de salud pública y buscando siempre aliviar las preocupaciones del consumidor, caso que se ha convertido en uno de las puntos más críticos y primordiales de la cadena de abastecimiento alimenticia. Un sistema de seguimiento de elaboración del producto “trazabilidad” efectivo y de costo eficiente puede detectar con precisión tal problema, dentro de una región específica, lugar de embalaje, grupo de productores, productor o incluso un área, más que dentro de todo un grupo de producción, Es por esto que como procesadores de alimentos frescos, los problemas de seguridad alimentaría no pueden excluirse por completo; Al mejorar la velocidad y exactitud del rastreo y localización del producto implicado, se puede ayudar a disminuir los riesgos relacionados a la seguridad alimentaría. Según procedimientos y estándares para la identificación y documentación del producto, la trazabilidad permitirá un rastreo rápido de las unidades comerciales del producto. Una adecuada trazabilidad es fundamental para responder rápidamente a las dudas y situaciones que se presentan a lo largo de la cadena de producción, ya sea por los consumidores, compañías, grupos de productos y expendios.
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2 OBJETIVOS
2.1 General •
Presentar registros y procedimientos que permitan detectar, rastrear, reconstruir o establecer de manera sustentada las condiciones de cada etapa de proceso, desde el origen de la materia prima hasta llegar a las manos de los clientes.
2.2 Específicos
•
Contar con un sistema de registros actualizado y adecuado para el proceso, que nos permita conocer todo lo referente al producto, donde se pueda evidenciar todas las especificaciones de las materias primas e insumos y condiciones bajo las cuales ha sido manipulado, procesado, transportado o comercializado el producto, contribuyendo siempre a un mejoramiento continuo de nuestro servicio.
•
Determinar procedimientos operativos estándar del proceso de PROCESUR F.R LTDA.
•
Establecer un sistema de etiquetado, donde se especifique la descripción adecuada de la ruta de seguimiento, mediante la codificación de lotes de producción, fecha de producción, fecha de vencimiento y aprobación del producto para el consumo, cumpliendo con lo establecido en la NTC 512-1.
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3. DEFINICIONES 3.1 Pollo La carne de pollo o pollo en canal, está definida como la parte muscular de los animales de abasto constituido por los tejidos blandos que rodean el esqueleto, incluyendo nervios y aponeurosis, y que haya sido declarada apta para consumo humano antes y después del beneficio y faenado por la inspección veterinaria oficial. Además se considera carne al diafragma, no así, los músculos del aparato hioides, esófago y lengua. 3.2 Lote Grupo de unidades de un producto, fabricado en iguales condiciones, con la finalidad de su inspección y control. 3.3 Localización del producto Es la capacidad de identificar el origen de una unidad particular y de un lote de productos ubicados dentro de la cadena productiva, de acuerdo a referencia de registros que tuvieron lugar en dicha cadena. Los productos se localizan con propósitos de investigación de quejas y reclamos. 3.4 Objetos monitoreados La trazabilidad sin una adecuada definición de evidencias no logra alcanzar sus objetivos (rastrear, reconstruir o establecer). El monitoreo es un prerrequisito para darle sentido a la trazabilidad, Es importante aclarar que es posible no tener monitoreo definido formalmente, pero sí, registros propios de los procesos que pueden ser útiles para rastrear, reconstruir o establecer relaciones. 3.5 Producción Conjunto de actividades que consumen energía, tiempo y materia para transforma esta desde una forma hasta a otra, utilizando tecnología e instalaciones apropiadas, sin afectar negativamente el medio ambiente y terminar al menor costo un producto físico o de otro tipo, solicitado, demandado o necesitado por alguien. 3.6 Producto En el resultado de la realización de un conjunto de actividades que consumen energía, tiempo y materia para transformar esta desde una forma hasta a otra. 3.7 Rastreo del producto Es la capacidad de seguir el camino de una unidad específica de un producto a través de la cadena productiva, mientras éste se mueve en las diferentes etapas de la cadena agroalimentaria.
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3.8 Trazabilidad Es la capacidad que tiene una organización o sistema para rastrear, reconstruir o establecer relaciones entre objetos monitoreados, para identificar y analizar situaciones específicas o generales en los mismos
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4. GENERALIDADES 4.1 Conceptos generales sobre Trazabilidad ¿Qué entendemos por trazabilidad? La trazabilidad es el conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar un determinado producto desde su nacimiento hasta su destino final, consiste en la capacidad para reconstruir la historia, recorrido o aplicación de un determinado producto, identificando: •
Origen de sus componentes.
•
Historia de los procesos aplicados al producto.
•
Distribución y localización después de su entrega.
Al contar con esta información es posible entregar productos definidos a mercados específicos, con la garantía de conocer con certeza el origen y la historia del mismo. El concepto de trazabilidad está asociado, sin duda, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final. Hoy en día existe la tecnología que permite rastrear con precisión el camino que recorre un producto en la cadena productiva y de comercialización. El Comité de Seguridad Alimentaría define: “Se entiende como trazabilidad aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas”. Es importante aclarar que la trazabilidad exige algunas características básicas en la arquitectura para lograr “rastrear, reconstruir o establecer,” como lo son: •
Sincronización
•
Control y aseguramiento de registros de monitoreo
•
Confiabilidad de la generación de registros de monitoreo
Basado en estas características presentadas, es primeramente necesario establecer una clasificación básica para la trazabilidad:
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Nivel de trazabilidad alta: está asociado con la necesidad que tiene la empresa de crear, almacenar y recuperar información confiable que sea reconocida como evidencia válida en cualquier proceso. Nivel de trazabilidad media: está relacionado con el requisito de las organizaciones por mantener evidencia de las acciones realizadas por s o procesos en el uso de los sistemas de información y las posibles relaciones entre ellos. Nivel de trazabilidad baja: los registros de los eventos en los sistemas no requieren mayores exigencias más allá del debido registro de las acciones de los s para efectos de estadísticas y proyecciones de uso. También se puede considerar la trazabilidad interna o trazabilidad de procesos (es decir, la capacidad de trazar a lo largo del proceso de producción). Por lo tanto, desde el punto de vista de una empresa, la trazabilidad consiste en la capacidad de asociar los lotes de producto acabado que produce con: • •
Los destinos a los que se han enviado dichos lotes de producto (trazabilidad descendente). Los lotes de materias primas con los que fueron producidos (trazabilidad interna y ascendente). Por lo tanto, para que se pueda lograr la trazabilidad en los dos sentidos es necesario:
• •
Recibir la información de proveedores y transmitirla a clientes. Controlar los lotes en el proceso productivo u operativo de almacén y de expedición.
Dado que el ámbito de la trazabilidad es el de la cadena de suministros global y no el de un actor individual de la cadena, para poder llevar a cabo una iniciativa de trazabilidad, se considera necesaria la intervención y colaboración entre todos los agentes de la cadena. La solución de trazabilidad aplicada debe ser estándar y entendible por todos los agentes de la cadena de suministros. Y, al mismo tiempo, y con el ánimo de conseguir la máxima eficiencia, debe facilitar la automatización de los procesos de captura, registro y transmisión de la información necesaria. Desde el punto de vista de la gestión de la información, la trazabilidad consiste en asociar sistemáticamente un flujo de información a un flujo físico de mercancías de manera que se pueda recuperar en un instante determinado la información requerida relativa a los lotes o grupos de productos determinados.
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A continuación se muestra un ejemplo de sistema de trazabilidad asociado con lo anteriormente mencionado.
El sistema se basa pues en un registro de información a tres niveles:
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La información que se añade en la mercancía mediante una etiqueta y que viaja físicamente con ella. En el caso de agrupaciones de producto, habrá parte de esta información que irá en código de barras para permitir su lectura automática. La información que debe ser registrada en las bases de datos de cada agente de la cadena de suministros para ser rescatada en caso de necesidad puntual. La información adicional que se transmite vía electrónica entre los distintos agentes de la cadena de suministros. El sistema sólo funciona si cada actor tiene unas bases de datos y sistemas de información preparados para poder almacenar la información necesaria requerida para conseguir trazabilidad en cada momento. El esquema lógico en el que se basa la revisión de procesos de trazabilidad se sustenta en el cumplimiento de los siguientes principios:
Registro de Información: cada agente involucrado en la cadena de suministro debe disponer de un sistema informático preparado para poder generar, gestionar y registrar la información de trazabilidad necesaria en cada momento (entendiendo como información de trazabilidad los lotes y/o fechas asociados a cada producto). Transmisión: La transmisión de la información de trazabilidad necesaria (número de lote, fecha de fabricación o consumo preferente u otra información adecuada) al siguiente eslabón de la cadena de suministros. Productores, consumidores y istración están interesados en poder afirmar, con toda seguridad, cuando un alimento es de excelente calidad e inocuo. Para ello, es imprescindible controlar toda la cadena de producción, a lo largo de cada uno de sus etapas. Así hablamos de Trazabilidad; poder remontarnos a lo largo de toda la cadena de producción hasta su comienzo y conocer cualquiera de las incidencias que hayan podido influir en la calidad e inocuidad del alimento. Los sistemas de Trazabilidad se usan para lograr una identificación exacta y a tiempo de los productos, su origen, ubicación dentro de la cadena productiva. Más aún ayudan a determinar el origen de un problema de seguridad alimentaría, acatar los requisitos legales y satisfacer las expectativas de los consumidores por la seguridad y calidad de los productos adquiridos.
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La trazabilidad exige un método verificable para identificar productores, campos y productos, en todas las etapas, de la cadena de abastecimiento. Los números de identificación deben aplicarse y registrarse con exactitud, garantizando un vínculo entre ellos. La eficiencia de cualquier sistema de trazabilidad depende del vínculo más débil dentro de la cadena productiva. La composición de un determina la exactitud de todo sistema de trazabilidad. Los estándares de trazabilidad transportan datos, lo que permite a los integrantes de la cadena, rastrear y localizar productos. La aplicación de estos estándares requiere que los proveedores y productores, empacadores, transportadores y distribuidores, guarden registros de los números de lote, para que números de identificación asignen información sobre las unidades comerciales y los números de localización de su origen. El hecho de guardar registro, les permite a los integrantes de la cadena, suministrar los datos de trazabilidad necesarios a los clientes. La habilidad para convertir esta capacidad en beneficios prácticos, requiere acuerdos bilaterales, para compartir la información de inventario correspondiente. Existen normas de Trazabilidad para los productos frescos, como la identificación de las localizaciones que requiere la identificación de todas las entidades físicas (ubicaciones), donde se origina el producto fresco y donde se almacena. Estas incluyen (aunque no están limitadas) a los campos, productores, embaladores, transportadores, mayoristas y minoristas. La identificación de localizaciones también se requiere para permitir un flujo eficiente de mercaderías e información entre las partes, para identificarlas cuando están involucradas en una transacción (Comprador, proveedor, lugar de entrega, lugar de partida). EL CONCEPTO La palabra ha sido tomada casi literalmente del inglés, donde la conjunción de las dos palabras “trace y ability” da lugar a una sola, traceability cuyo significado es el que igualmente se acepta en español. Dada la necesidad de iniciar un proceso que responda a los nuevos requerimientos de orden zoosanitario y que permita a la vez, garantizar la protección de este patrimonio en el ámbito nacional, se ha estimado necesario reforzar los sistemas de trazabilidad presentes en el país para las distintas especies animales de interés pecuario, una de esas especies es sin duda las aves. La trazabilidad o rastreabilidad, como componente fundamental de los mecanismos de garantía sanitaria, es la capacidad de mantener identificados los animales o sus productos, a lo largo de las cadenas de producción, comercialización y transformación hasta su origen, con el fin, de realizar investigaciones epidemiológicas o establecer acciones correctivas en beneficio de la comunidad consumidora.
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TRAZABILIDAD Y SEGURIDAD EN LOS ALIMENTOS En búsqueda de la seguridad alimentaría, en todas las etapas de la producción, primaria, la transformación y la distribución deberá asegurarse la trazabilidad de los alimentos, los piensos, los animales destinados a la producción de alimentos y de cualquier otra sustancia destinada a ser incorporada en un alimento o un pienso, o con probabilidad de serlo. Para la instrumentación de ello, establece lo siguiente. Los alimentos o los piensos comercializados o con probabilidad de comercializarse en la Comunidad deberán estar adecuadamente etiquetados o identificados para facilitar su trazabilidad.. TRAZABILIDAD DE PRODUCTOS FRESCOS Componentes: De acuerdo a esta guía, la trazabilidad debe permitir: •
Identificar a los agentes que participan en las distintas etapas de la producción, transformación y distribución de los productos.
•
Contar con a la información asociada a cada etapa.
¿Cómo empezar? Cada agente o empresa en la cadena de suministro de alimentos, debe preparar un catálogo de sus productos, agruparlos si fuese posible, y asignar un código a cada unidad, en el cual también está la identificación de la propia empresa. Recuerde que es posible distinguir una unidad de consumo (la que se ofrece al consumidor), la unidad comercial (en un envase con un grupo de unidades de consumo), y la unidad logística (como en el caso de los contenedores). Las etiquetas: La etiquetas que se adhieren a cada unidad muestran directamente parte de la información sobre el producto. El respectivo código de barras establece el vínculo a una base de datos con información más amplia. Adicionalmente, cada agente en los distintos procesos debe contar con un sistema de registros con las evidencias de sus propias actividades.
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5. FUNCIONALIDAD PROCESUR F.R. LTDA, ha plasmado en la siguiente tabla el funcionamiento del programa de trazabilidad:
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CONCEPTO Principalmente esta actividad es realizada por el jefe de control de calidad o en su defecto la asistente de control de calidad, quienes se encargan de recibir los detalles de la queja, ya sea por visita realizada o recibidas en la empresa, características esenciales y específicas de esta que puedan dar el inicio al rastreo del problema.
EPORTE DE QUEJA O RECLAMO
RUTA DE TRAZABILIDAD
ACTIVIDAD RECEPCIÓN DE LA QUEJA O RECLAMO
FECHA
DOCUMENTO ASOCIADO
Formato de recepción y seguimiento de quejas y reclamos. (FO.TRZ-09)
Identificación de lotes o viajes beneficiados. Formato control de descargue Esto nos permite realizar el seguimiento de (FO.TRZ-02) cada etapa de proceso de la cadena Formato control de insensibilizado productiva, desde la recepción en nuestra y escaldado planta, hasta que sale de ella y se usa para (FO.TRZ-03) Formato de control descartes identificar con mayor rapidez las posibles (FO.TRZ-04) causas que generaron la queja o reclamo, Formato de control de chiller más cuando se trata de problemas (FO.TRZ-05) presentados en aspectos de calidad en la Formato control empaque y canal.
temperatura de vísceras. (FO.TRZ-06) Control línea de evisceración (FOTRZ-09)
Formato control entrega de pollo (FO.TRZ-07) Control diario de proceso y de subproductos (FO.TRZ-10) Es el documento que sintetiza el resultado de la aplicación de la ruta de trazabilidad, consignándose las acciones correctivas Formato de quejas y reclamos. necesarias, las cuales deben ser (FO.TRZ-09) continuamente monitoreadas y reportadas al cliente.
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5.1 Ruta de trazabilidad 5.1.1 Identificación de lotes En PROCESUR F.R LTDA, un lote corresponde al grupo de unidades de pollos beneficiados o procesado en iguales condiciones, con la finalidad de su inspección y control. Los viajes independientemente de sus proveedores, se hace su seguimiento como producto procesado bajo el nombre del cliente al cual va ser entregado, siendo esta la ruta de trazabilidad a seguir, teniendo en cuenta el concepto del medico veterinario de aceptabilidad para el consumo humano, estos productos terminados (pollo entero en canal refrigerado y sus vísceras comestibles), son empacados en bolsa tina o bolsa víscera respectivamente, las cuales han sido previamente marcadas con un número que corresponde al lote de producción del día. Este # de lote corresponde al numero de la planilla, ya sea adicional u oficial que se registra en la zona de descargue, este numero de planilla ya se ha asignado a un viaje especifico dentro de la programación que se elabora en las horas matinales, de la cual se encarga el departamento de programación y facturación. Con esta planilla tenemos los datos principales de la procedencia y condiciones con los que llega la materia prima, complementado con la remisión de granja quien debe tener el concepto y sello del veterinario de la granja. 5.1.2 Documentación de la ruta de trazabilidad La ruta de trazabilidad configura un sistema de seguimiento de las características de procesamiento del pollo en canal de PROCESUR F.R LTDA Este seguimiento se realiza por medio de una codificación establecida y documentos específicos que permiten monitorear el proceso, previniendo y corrigiendo fallas durante el proceso y después de este.
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Formato Control de
ZONA DESCARGUE Y COLGADO
Descargue FO.TRZ- 02
Formato Control de Insensibilización y Temperatura de escaldado FO.TRZ- 03
ZONA DE MAQUINAS 1 ZONA EMPAQUE VISCERA
Formato Control Descartes FO.TRZ- 04
ZONA DE PRECHILLER / CHILLER
Formato Control de Enfriamiento Víscera FO.TRZ- 05 Formato Control de chiller FO.TRZ- 06
ZONA DESPACHO
Formato Control Entrega de Pollo FO.TRZ-07
TODAS LAS ZONAS Formato de recepción de quejas y reclamos FO.TRZ-09
ENTREGA DEL PRODUCTO
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6. PROCEDIMIENTOS El programa de trazabilidad de PROCESUR F.R LTDA se sustenta en sus formatos y en los procedimientos operativos estándar, por tanto no cuenta con procedimientos propios para realizar las tareas que el programa exige. El programa de trazabilidad constituye de esta manera, un procedimiento de seguimiento del producto que se procesa en PROCESUR F.R LTDA. Esto permite estrechar los controles sobre los proveedores y así prestar un mejor servicio a sus clientes.
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PROGRAMA DE CONTROL DE TRAZABILIDAD
P.TRZ-01
06
20 DE 20
FECHA
ELABORADO POR:
Febrero 2011
Control de Calidad
REVISADO POR:
APROBADO POR:
ACTUALIZADO POR:
EQUIPO HAC
EQUIPO HAC
Control de Calidad
7. VERIFICACIÓN Y REGISTRO La evaluación se realizará a partir del registro realizado en los formatos de control de proceso, de cada una de las zonas de la planta; como lo son formato para seguimiento de quejas y reclamos codificado como FO.TRZ-09; Quien lo llevara el jefe de Control de Calidad o la persona asignada para realizar visita a los clientes y atender la queja o reclamo; Para el control del proceso de descargue se recurre al formato FO.TRZ-02 donde se deja constancia de las condiciones de descargue de la materia prima, este formato será diligenciado por el pesador o supervisor de esta misma área; Para el control de los procesos de insensibilización y escaldado se utiliza el formato FO.TRZ-03 de este llevará registros el operario designado para esta zona. Las etapas que involucran el pollo al ingresar a la hidratación y temperatura final para empaque (hidratación y enfriamiento) se llevaran bajo los formatos FO.TRZ-04 y FO.TRZ-05. El primero lo diligencia el operario encargado del manejo de los prechillers y el segundo, así como el formato FO.TRZ-07 que especifica la cantidad de pollo entregado y a quien se le entrega lo diligencia el supervisor de empaque de pollo. El formato control enfriamiento de víscera codificado como FO.TRZ-06, lo ejecutara el supervisor de empaque de vísceras. El conjunto de estos formatos y con los generados en los demás programas de que constituyen el sistema HAC, permiten controlar el proceso, manteniendo un seguimiento continúo de cada una de las etapas de nuestra cadena productiva.
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