Subcontratos 6h6m3p

ESTUDIO DEL SISTEMA DE SUBCONTRATOS DE INCOLUR S.A. 1. INTRODUCCIÓN La realización de subcontratos es realizada a partir de la necesidad de efectuar actividades las cuales no son practicadas por la empresa, por tanto no están dentro de la misión de la misma. Al nacer esta necesidad, el departamento de adquisiciones se pone en o con la empresa subcontratista, la cual prestará el servicio a conveniencia del contratista. 2. DOCUMENTOS INICIALES Al inicio se presentan ciertos antecedentes de los cuales se destacan: 2.1 ORDEN DE COMPRA: Este documento revela información importante de ambos extremos el proceso. -

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Datos Empresa o Nombre o Dirección o Rut o Sucursal o Etc. Nº Recurso Cantidad Descripción Subtotal, Dcto, IVA, Total Fecha de Entrega

2.2 SOLICITUD DE APROVISIONAMIENTO -

Prioridad Recurso Solicitado por Nombre de certificado de recurso

2.3 PRESUPUESTO (Subcontratista) -

Firmado por gerente técnico de la empresa contratista.

2.4 CARTILLA DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS: corresponden a dos documentos los cuales difieren en que si el contrato es de servicios o de arriendo de maquinarias, en ellos se indican los siguientes datos: -

Planos EETT Bases istrativas Competencia del Personal Sanciones y Multas Periodo de Pago Etc.

Al ser recibidos estos documentos se emplea el “contrato de servicios” documento el cual establece todos los alcances entre el trato del contratista y subcontratista, cabe destacar que en este documento se intenta dejar todo explícito. Al inicio del documento se identifican ambas partes y sus representantes, como contratista y subcontratista. Consta te aproximadamente 24 partes las cuales se explicarán brevemente a continuación: PRIMERO: Se definen los procesos a realizar a grandes rasgos y el subcontratista declara el conocimiento en detalle de los servicios contratados. Se mencionan las actividades a realizar por parte del subcontratista (materiales, valor unitario + IVA) SEGUNDO: Se detallan los documentos aplicables al contrato - Orden de compra - Antecedentes para estudio de presupuesto - Normas legales y reglamentos - Propuesta del subcontratista - Etc. TERCERO: Monto del contrato, se define la cotización bajo el régimen de precios unitarios sin IVA. CUARTO: Forma de pago, se definen plazos para que el subcontratista defina el estado de cuenta, el cual de ser aprobado debe emitir factura de servicios. Generalmente los estados de cuenta están dentro de los primeros 5 días de cada mes cumplido. También se aclaran las formas, normas y reglamentos para los cobros. QUINTO: Reajustes SEXTO: Garantías SEPTIMO: Retenciones OCTAVO: Se definen los plazos para la actividad asi como condiciones de aumento de personal y/o turnos adicionales en caso de que la empresa subcontratista presente atrasos en sus actividades. NOVENO: Sanciones y Multas DECIMO: Cambio en servicios y trabajos. Aquí se define el procedimiento para cambios durante el proceso de alguna actividad, donde el contratista debe solicitar estos cambios al subcontratista el cual emite respuesta de vuelta. Luego de esto el contratista pide aprobación de esto al mandante. En caso de supresión de los servicios por parte del contratista se cancela al subcontratista hasta donde se ha efectuado el desarrollo de la actividad en cuestión. DECIMO SEGUNDO: Se enumeran las responsabilidades de ambas partes.

DECIMO TERCERO: Termino del contrato, se define como el instante en que se terminan las obligaciones de ambas partes. DECIMO CUARTO: Termino anticipado, se la condición de termino anticipado, por incumplimiento de alguna de las obligaciones. Se enumeran las condiciones que provocan esta condición. DECIMO QUINTO: Recepción provisoria y definitiva, corresponde a dar conclusión al trabajo el momento que el mandante estipule. DECIMO SEXTO: Prohibiciones. DECIMO SEPTIMO: Competencia del personal. El subcontratista debe certificar que la actividad será realizada por profesionales competentes y calificados en el tema. DECIMO OCTAVO: RRHH DECIMO NOVENO: Comunicaciones. Se definen los sistemas de comunicaciones a utilizar, tales como: cartas, e-mails, equipos, etc. VIGESIMO: SAC (seguridad ambiente calidad). El subcontratista es responsable de que sus actividades cumplan con los requerimientos de seguridad, impacto ambiental, etc. VIGESIMO PRIMERO: ARBITRAJE VIGESIMO SEGUNDO: GARANTIAS VIGESIMO TERCERO: SEGUROS VIGESIMO CUARTO: Se define que el domicilio legal para ambos lados corresponde a Santiago de Chile, por el cual se regirán bajo la jurisdicción de la ciudad.

3. SUBCONTRATOS FINIQUITADOS Se finiquita un contrato al momento en que las actividades y responsabilidades, definidas al inicio del proceso, se han completado. Se establecen una serie de documentos al momento de finiquitar. 3.1 FINIQUITO DE SUBCONTRATO PRIMERO: en esta sección se reiteran los datos generales del proceso: - Datos del contratista - Fecha de actividad - Datos de Subcontratista - Objeto - Proyecto - Mandante - Orden de compra. SEGUNDO: Se muestra el estado de ejecución de obras y servicio de acuerdo al contrato y se verifican se se han cumplido. TERCERO: Se reafirma el costo estimado. - Pagos a la fecha (anticipos) - Estados de pago cancelados a la fecha - Pagos pendientes - Suministros aportados por INCOLUR S.A. - Total CUARTO: FINIQUITO. Se aclara que no se adeudan ni quedan responsabilidades por cumple por parte de INCOLUR al Subcontratista. También se afirma que no se limitan las garantías con el finiquito. QUINTO: Se recalca que para efectos judiciales, ambas partes se domicilian en Santiago, por lo cual quedan sometidas a la jurisdicción correspondiente.

4. PROCEDIMIENTO DE SUBCONTRATO Este documento revela en primer lugar las responsabilidades y roles que juegan los distintos personajes involucrados en el proceso de subcontratación, así como también se definen términos utilizados y el proceso propiamente tal. 4.1 RESPONSABILIDADES EN OFICINA CENTRAL Gerente de Operaciones: - Responsable de la implementación del procedimiento. - Monitorizar la Obra para suministrar la información de subcontratistas. - Contratos en Obra (menor a $10.000.000 o cuando no superan valores en la propuesta) o Autorizar negociación. o Revisar y Aprobar orden de compra. o Revisar evaluación una vez finiquitado. - Contratos en Oficina Central (igual o mayor a $10.000.000 o que supere el valor de la propuesta) o Solicitar a obra alcances y exigencias técnicas. o Negociar condiciones económicas. o Comunicar a Obra acuerdos técnicos y económicos. o Aprobar orden de compra, contratos. o Revisar evaluación una vez finiquitado. “Pone en marcha los procesos de subcontratación a través de la aprobación de la negociación y aprobación para que, una vez terminado el proceso, revise las evaluaciones correspondientes.” Gerente de Finanzas y Costos: - Revisa condiciones comerciales. - Asegura que en el orden de compra este explícita la necesidad de contrato, factura y/o esté indicado que el pago es contra certificados laborales. - Gestiona el pago de los estados de pago del subcontratista. “Como su nombre lo indica, su rol es netamente respecto del financiamiento y costos. Como gerente revisa la gestión de todo el proceso de elaboración de estados de pagos hacia el subcontratista.” Encargado de Costos - Elaboración, emisión, distribución y archivo de los contratos. - Seguimiento de la evaluación de subcontratistas para pronta revisión de Gerente de Operaciones. - Archivar evaluaciones y actualizar registro de subcontratistas aprobados semestralmente o cuando G.O. lo estime conveniente. - Gestiona finiquitos. - Informa los días 5 de cada mes el estado de contratos (evaluaciones, finiquitos, regulaciones, estado vigente o finiquitado, factura, etc) al G.O., G.A.C.y al G.F.C.

“Encargado fundamentalmente de la gestión de documentos para los contratos, ademas de realizar seguimientos de control y de actualizar el registro de subcontratistas aprobados” Jefe de Adquisiciones: - Recepciona desde la obra la SDA por servicio de subcontratista junto a la primera parte de la cartilla de elaboración de subcontratos tanto F-7.4-07 para subcontratación de servicios como F-7.4-06 para el subcontrato para arriendo de maquinaria. - Participa en la negociación del subcontratista cuando se realiza por oficina. - Completa la 2da parte del formato de cartilla de elaboración de subcontratos o cartilla de arriendo de equipos. - Emite orden de compra y entrega la cartilla al encargado de costos de oficina y al jefe de ingeniería de la Obra. - Para el caso de arriendo de maquinaria emite orden de compra y envía copia al proveedor junto con cartilla de arriendo F-7.4-06. - Maneja el listado de subcontratistas aprobados para la 1era elección. - Entrega reglamento especial para empresas contratistas y subcontratistas. 4.2 OBRA RESPONSABILIDADES EN OBRA Gerente de Proyecto: - Responsable de implementar de y de hacer cumplir el procedimiento en sus obras. - Responsable en conjunto con el gerente G.O. por definir que subcontratistas se determinen por oficina central y cuales por obra (Todo subcontrato de valor superior a $10.000.000 o cuando el monto de la propuesta es superado debe ser sometido a aprobación de G.O.) - Participa en la negociación de las condiciones técnicas y económicas. - Asegura que los subcontratos y arriendos estén con cartilla emitida. - Analiza la gestión del subcontratista. “Personaje responsable de que los procesos se lleven a cabo en su obra, define lugar físico donde se determinan los subcontratistas en conjunto con el G.O. Participante de la negociación de condiciones” Ingeniero de Obra. - Realiza SDA de todo subcontrato (obra u oficina) - Elabora la primera parte de la cartilla F-7.4-07. - Entrega antecedentes técnicos al G.O. y/o G.P. cuando la negociación es por oficina central. - Autoriza finiquito de subcontrato F7.4-08. - Autorizar el pago de las retenciones o último estado de pago. - Asegurar que todo subcontratista inicie trabajos solo cuando la orden de compra esta aprobada por gerente de operaciones. - Definir un responsable de los subcontratos (Jede de Ingeniería por defecto) - Asegurar la emisión y firma por ambas partes del contrato. “Encargado entregar antecedentes del subcontratista, autoriza sus finiquitos y estados de pago.”

Jefe de Ingeniería (Oficina Técnica) - Realiza SDA de todo subcontrato (obra u oficina) - Elabora primera parte de cartilla para subcontrato de servicio. - Entrega antecedentes técnicos al G.O. y/o G.P. cuando la negociación es por oficina central. - Mantener contratos y finiquitos. - Verificar las condiciones técnicas y istrativas y proceder a su evaluación final una vez terminado el proceso. “Encargado de elaborar la SDA de todo subcontrato y la primera parte de la cartilla para subcontrato de servicio. Personaje verificador de las condiciones establecidas en ambos lados del contrato, tales condiciones serán verificadas para su posterior evaluación por lo cual es importante en términos observativos” Jefe de Terreno - Se interioriza del alcance y las exclusiones del contrato. - Establece prioridades y frentes de trabajo. - Establece requerimientos técnicos con procedimientos, planos, protocolos. - Establece los requerimientos de seguridad y medio ambientales acorde el sistema de gestión de la empresa. - Implementa programa trimestral y su control. - Comunica a encargado de calidad y encargado de prevención de riesgos para inspección y recepción de trabajos. - Comunica al Jefe de Ingeniería el requerimiento de un subcontrato. - Emite SDA de arriendo de maquinaria. “Personaje encargado de los alcances de las tareas a realizar tales como frentes de trabajo, requerimientos técnicos, protocolos, seguridad, etc. Mantiene comunicación con Prevención de Riesgo para coordinar inspecciones. Su rol en la subcontratación es el de comunicar al Jefe de Ing. la necesidad de este.” Jefe istrativo: - Controla procesos istrativos en relación a la Revisión Laboral. - Coordina la ejecución de todas las charlas al ingreso de personal. - Verificar control de la asistencia del personal subcontratista. - Informe mensual al Jefe de Ingeniería sobre la situación laboral de los subcontratistas. - Verificación de no deuda a terceros. - Informar mensualmente al Jefe de Ingeniería entrega de materiales, EPP, combustible, alimentación y cualquier otro concepto que no sea cargo INCOLUR S.A. y deba ser facturado al subcontratista. “Ente encargado de los aspectos istrativos, controla, coordina y verifica los procesos de subcontratos. Realiza informes respecto de los estados actuales de subcontratistas tanto laboral como remuneraría. Gestiona los insumos aportados por INCOLUR S.A.”

Encargado de la Calidad - Establece al inicio de la obra los controles a implementar junto con el subcontratista. - Verificar calidad de servicio mediante inspecciones y protocolos. - Verificar, en caso de ausencia en lista de subcontratistas aprobados y en caso de que lo amerite, por auditoría de 2da parte. - Realizar visitas de verificación a subcontratistas nuevos. “Responsable de las verificaciones de calidad en obra a través de inspecciones. Verifica registro de subcontratistas aprobados en caso de ausencia” Jefe de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente. - Verificar cumplimiento de la normativa contractual y legal vigente a subcontratistas. - Revisión de áreas de trabajo y asesoramiento de los riesgos de los riesgos y las medidas. - Verificación de las condiciones ambientales, evaluación de sus impactos ambientales y planes de acción para los más significativos. “Verifica que se cumplan las normativas relacionadas en todo aspecto en la tarea a realizar por el subcontratista”

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1 Datos de entrada: - Registro de subcontratistas aprobados. - Modelo de contrato tipo de subcontrato. 5.2 Proceso de manejo de subcontratistas: a) Generalidades Se deben definir en primer lugar aquellas actividades las cuales se proponen realizar por subcontrato, generalmente las que no se practican y no van junto con la misión de la empresa, esto es cotizado por Ing. y Jefe de Ing. De gestionarse en la Oficina Central la cotización corresponde al Jefe de Adquisiciones con las recomendaciones y asesoría del Grte. De Operaciones y/o de Proyecto. Primer recurso es la revisión del Registro de Subcontratistas Aprobados, se no encontrarse se cotiza a otros que tengan relación con el servicio buscado, con referencias de experiencia y cumplimiento. Durante la cotización el Jefe de Ing. entregará la información de servicio y exigencias por parte del mandante, descritas en las Disposiciones Técnicas y istrativas entre otras: seguros, antigüedad, certificaciones de equipos.

b) Decisión del Subcontrato En Obra: El Ing. istrados y el Jefe de Ing. deciden la elección para pronta aprobación de parte del Grte. de Proyecto, posteriormente se envía la requisición y la cartilla a Oficina Central para la aprobación de orden de compra y posterior contrato. Oficina Central: La obra realiza la requisición y la 1era parte de la cartilla de condiciones para un subcontrato (F-7.4-07). Con esto el Grte. de Operaciones, Jefe de Adquisiciones y una persona en Obra, participan en la negociación. El Jefe de Adquisiciones completa la 2da parte de la cartilla con las condiciones acordadas, emite orden de compra mencionando si corresponde a contrato, si aplica factura de compra o venta y que el pago es contra presentación de los certificados laborales subcontratista. Posteriormente enviar copias a la Obra y al Encargado de costos en Oficina Central. 5.3 Preparación del Subcontrato Sobre la base de la SDA y la cartilla con las condiciones para la emisión del contrato, el Encargado Adquisiciones debe elaborar el subcontrato y someterlo a revisión del Ing. istrados y visto bueno del Gerente de Proyecto. Para la preparación debemos disponer de información entregada por los siguientes documentos: SDA, Cartilla de condiciones para la confección de contratos, Bases técnicas y istrativas de contrato de obra. 5.4 Control del Subcontratista.  A inicio de cada obra, el Ing. junto con el representan de del subcontratista, establecerán las autoridades y responsabilidades de todo el personal participante.  El Jefe de Ing. (Oficina Técnica) recibirá información sobre los avances de los trabajos del subcontratista semanalmente salvo indicaciones.  Se establecerán reuniones de coordinación semanales para revisión de avances y cumplimiento de plazos en función al programa.  El Jefe de Ing. (Oficina Técnica) informará al Ing. istrados de cualquier desviación de cumplimiento por parte del subcontratista.  Antes de iniciar cualquier actividad el Subcontratista debe recibir por el Encargado de Calidad la Documentación Requerida.  La forma de pago será a 30 días y cuando se pacte en condiciones distintas previamente se debe informar al Grte. de Finanzas y Costos.  Las actividades de inspección establecidas para el subcontratista serán efectuadas de acuerdo a lo indicado en Planes de Calidad, Prevención de Riesgos y Medio Ambiente.

 El estado de pago emitido por el subcontratista debe considerar el precio del servicio pactado sin descuentos por materiales, elementos de seguridad, almuerzos etc. Estos deben ser facturados por INCOLUR S.A.  El Jefe de Ing. debe controlar mensualmente todos los procesos de subcontratista y lo registra en el formato Doc-65 para el caso de evaluación final debe aprobar dicho registro el Ing. . 5.5 Finiquito del Subcontrato El Jefe de Ing. de acuerdo a las verificaciones previas con Ing. istrados y Gerente de Proyecto, debe comunicar al Encargado de Adquisiciones o Gerente de Operaciones y al Gerente de Finanzas y Costos, sobre el término de un Subcontrato, para proceder a su finiquito. Para tal tarea debe asegurarse que la parte técnicas y istrativa este debidamente regularizada verificando. Cierre Técnico (Responsable el Jefe de Ing.)     

Estados de Pago Completos (Ingeniería) Protocolización y Recepción de los trabajos (Calidad) Limpieza de Áreas y Saneamiento (Prev. De Riesgos) Descuento por préstamos, arriendos o servicios (Ingeniería) Cuadro que refleje los valores pagados realizados y los montos por pagar, así como el monto total del subcontrato y sus retenciones pendientes (Jefe Ingeniería)  Revisión de Incidentes saneados de personal subcontratista (Prevención de Riesgos)  Evaluación del Subcontrato (Ing. istrados) Cierre istrativo (Responsable Jefe istrados)  Devolución de Materiales y Cargos de Bodega.  Certificado de cumplimiento de las obligaciones laborales y provisionales. El Jefe de Adquisiciones o responsable de subcontratos de la oficina central una vez recepcionada la información entregada por el Jefe de Ing. mediante el F-7.4-08 procede a confeccionar el finiquito modelo de subcontrato y avisa a Grte. de Finanzas y Costos para que proceda a cancelar la última factura del proveedor una vez firmado el Finiquito. Esta verificación debe estar acompañada de su evaluación de Subcontratista y registrado en formato F-7.4-08. 5.6 Registro de Subcontratistas Aprobados El Grte. de Operaciones mantiene actualizado el registro de subcontratistas aprobados sobre la base de lo informado por Obras. Así mismo sobre aquellos proveedores de servicio (subcontratistas) que no es recomendable su utilización serán informados con el fin de preservar o alertar su uso. Cuando se requiera integrar dentro de la lista a un subcontratista que no ha realizado trabajos previos para la empresa, el Grte. de Operaciones indicará un responsable para su evaluación a través de una inspección o verificación en las instalaciones del subcontratista.

El Registro de Subcontratistas Aprobados debe ser permanentemente utilizado por el Jefe de Adquisiciones por el Grte. de Operaciones y en la Obra por Grte. de Proyecto, Ing. istrados y por el Jefe de Ingeniería al momento de seleccionar subcontratistas. Cuando el Subcontratista no se encuentra en esa lista, deben tomar todas las medidas correspondientes para garantizar el plazo y la calidad de los servicios y cuando los servicios a subcontratar en la Obra son críticos se debe ejecutar una revisión o inspección a las instalaciones del subcontratista y registrarlo en el formato F-7.4-08, Aceptación de Subcontratistas por Inspección. 5.7 Control Operacional Medio Ambiental El Jefe de Prevención de Riesgos y Medio ambiente debe verificar la gestión ambiental por parte del subcontratista y establecer responsabilidades específicas en materia ambiental. Así mismo establecerá el flujo de comunicación ambiental y los planes relevantes ambientales tales como:  Plan de Emergencias y sus medidas de control.  Impactos ambientales significativos y sus medidas de control  Manejo de residuos y su disposición final.  Cumplimiento a los requerimientos contractuales y a los legales ambientales. 5.8 Datos de Salida  Contratos de Subcontratistas.  Evaluación de los Subcontratistas.  Registro de Subcontratistas Aprobados. 6. PROXIMOS PROCESOS Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para los procesos de adquisiciones, control de obra y cierre de Obra. 7. MONITOREO DEL PROCESO El proceso de Subcontratos es monitoreado permanente por el Gerente de Operaciones y Gerentes de Proyecto y por el Ing. y periódicamente en cada proceso de auditoría interna o externa y revisiones por la gerencia. 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS Independiente de los documentos como antecedentes, orden de compra, finiquitos, etc. Existen una serie de cartillas las cuales se han mencionado y se incluirán como documento anexo en este informe.  F-7.4-06 Cartilla para arriendo de maquinaria.  F-7.4-07 Cartilla para elaboración de Subcontrato (Suministro de servicio)  F-7.4-08 Formato de Control y Autorización de finiquito de subcontratistas.

9. BASE DE DATOS A continuación se presenta el análisis singular de cada parte de la base de datos, división adquisiciones, de INCOLUR S.A. la cual ha sido previamente estudiada en cada contexto. Consta de carpetas y subcarpetas las cuales almacenan el historial de subcontratos actuales y finiquitados, donde se emplazan todos los documentos emitidos o que se han de emitir en su proximidad. También contiene el Registro de Subcontratistas Aprobados, el cual se ha mencionado con anterioridad.

A continuación se detallaran cada una de estas carpetas, su contenido y opinión del autor al respecto. 1. Auditoría Departamento de Subcontratos. Corresponden a los informes de auditoría interna y/o externa las cuales revelan detalles o errores a corregir en el sistema de subcontratos. 2. Carátulas de Estados de Pago. Se destacan las carátulas de estados de pagos para subcontratación de servicios y de arriendos de maquinarias. Las cuales desglosan los valores a pagar del subcontrato en sus distintas etapas, aplicando retenciones acumuladas y presentes, valor neto, I.V.A. y Total a pagar.

3. Cartas y Memorándum. Historial de las cartas y memorándum que se han enviado adjuntando contratos, declarando finalización de servicios y avisos varios. 4. Cartillas. Corresponden a las cartillas ya mencionadas, las cuales se utilizan para la contratación de servicios o maquinarias. Se han separado en subcarpetas para las correspondientes obras efectuadas o actuales. 5. Control de avances de los Subcontratos. Como su nombre lo indica corresponde al control de los avances monetarios efectuados hasta la fecha, estados de pago, facturación y pago final. Se lleva el conteo del porcentaje correspondiente pagado en referencia al total a pagar al final del servicio. 6. Destinatario de Informe final. Lista de nombres con respectivos cargos e e-mails, los cuales han sido desglosados por obra, con propósito de facilitar la destinación de documentos hacia los distintos agentes en la gestión de subcontratos. 7. Documentos Firmados Escaneados Imágenes escaneadas de los distintos documentos, ya sean contratos o finiquitos, los cuales están firmados por sus respectivos destinatarios, a modo de respaldo. 8. Estado de los subcontratos INCOLUR S.A. Cartillas las cuales resumen el estado de contratos tanto vigentes como finiquitados periodos anteriores o actuales de contratos. Se especifican datos como nombre, tipo de servicio, obra respectiva, ordenes de compra, etc. Contiene para cada subcontrato hipervínculos hacia contratos, finiquitos y evaluaciones escaneadas ubicadas en carpetas anexas. 9. Evaluación Final Corresponde al historial de cartillas tipo F-7.4-08 las cuales han sido completadas separadas por obra y por firma. 10. Finiquitos Como su nombre lo indica corresponden a los finiquitos realizados por obra, los cuales ya se ha explicado su estructuración anteriormente en este documento.

11. Ley de Subcontratación Presentación Power Point la cual indica las características de la ley de subcontratación aplicables al proceso a aplicar en INCOLUR S.A. 12. Lista de subcontratistas aprobados Como su nombre lo indica, incluye la lista de los subcontratistas los cuales se han desempeñado de forma satisfactoria a través de sus servicios hacia INCOLUR S.A. Se indica la fecha de ingreso a la tal y el tipo de servicio prestado. 13. Modelos de Contrato Modelos varios de tipos de contratos empleados a distintos tipos de servicios. 14. Procedimiento de Subcontrato Documento explicativo el cual se ha mencionado y opinado a respecto anteriormente en este documento. 15. Subcontratos finalizados Subcontratos de periodos anteriores los cuales contiene subcontratos con respectivos finiquitos. 16. Subcontratos años anteriores Ídem anterior. 17. Subcontratos Vigentes Subcontratos los cuales no se ha terminado el periodo de servicio o no se han finiquitado. “Cabe destacar que las planillas de resumen elaboradas hacen referencia a muchos de los documentos contenidos en estas carpetas o subcarpetas, para una mayor facilidad en el manejo de referencias se aplican hipervínculos los cuales recurren a dichos documentos. No se presenta un orden cronológico dentro de esta base de datos, lo cual para alguien externo es complicado de entender el proceso de documentación. Varios de los documentos están duplicados, lo cual desordena la base de datos. Independiente del respaldo entregado por la base de datos, existe material contenido físicamente el cual se archiva en carpetas donde se ordenan los subcontratos por orden alfabético, existentes en la oficina de adquisiciones.”

ESTANDARIZACIÓN DE PROCESOS INTRODUCCIÓN El proceso de estandarización se especificará para una parte de la gran gama de subcontratos elaborados en obra. Se busca como objetivo central crear un subcontrato especificando las necesidades básicas y requeridas por el mandante, de tal manera de establecer claramente los tratos de ambas partes del contrato. PROCEDIMIENTO Se trataran los distintos procesos de subcontratos agrupados en 3 grandes clases, las cuales son: Servicios, Maquinarias y Procesos. Se ordenarán los tipos de contratos en estos, tal información se realizará a modo de malla para poder exportarla a futuro. Por ejemplo, para el tema del arriendo de maquinarias, se desglosará en las responsabilidades básicas y exigidas específicamente, tales como: Combustible, Operario, Licencias, Datos de la máquina, etc. Cada una de estas cualidades debe estar estandarizada y respaldada por normas y leyes correspondientes. Se ha de estudiar en primera parte, para esta memoria, una cantidad determinada de procesos en la subcontratación de empresas, ya que el número es masivo y la estandarización debe ser personalizada para cada una de estas. Para cada área de estandarización se realizará una investigación individual la cual evaluará la situación de incluirla o no dentro del subcontrato, de ser así debe ser respaldada. Para primera instancia se desarrollara una planilla Excel la cual contendrá toda la información relacionada con los procesos habituales subcontratados por INCOLUR S.A. La cual se subdividirá en los 4 grandes grupos mencionados. ETAPA INVESTIGATIVA Para los distintos subcontratos se debe investigar las características básicas de cada proceso, el cual debe ser respaldado por normas y leyes asociadas. Hay gran cantidad de historial dentro de INCOLUR S.A. no obstante se debe indagar individualmente en cada tema ya sea por cotizaciones a través de internet como visitas personales.