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Trucos para PowerPoint Consejos y Tips al hacer presentaciones

• Las presentaciones de diapositivas son una de las formas más populares para comunicar y transmitir información, presentar un proyecto, exponer ideas, etc., debido a la facilidad de creación y que se reproducen en cualquier equipo que tenga instalado el programa apropiado.

• Microsoft PowerPoint es el programa favorito de la gran mayoría para crear, editar y reproducir presentaciones, aunque existen otros que son totalmente gratuitos y libres. • El primer uso de las presentaciones fue como su nombre indica, auxiliar a un presentador u orador durante la presentación y exposición de una idea, todo de forma interactiva a un auditorio.

• Hoy la gran mayoría de las presentaciones se crean para diseñar archivos que permitan comunicar y transmitir información ya sea en Internet o usando la facilidad que brindan los dispositivos portables USB.

REGLAS PARA CREAR UNA PRESENTACIÓN DE DIAPOSITIVAS EXITOSA

Simplicidad y sencillez de las presentaciones • Para comunicar de forma efectiva, mantener la atención y el interés, reduce el número de diapositivas de la presentación al mínimo. • Limítate a una idea central por cada una de ellas. • De ser posible deja que las imágenes o gráficos cuenten la historia, reduce el uso del texto.

Simplificad y sencillez de las presentaciones • La llamada «Regla de Guy Kawasaki» de 10-20-30, específica que una presentación no debe tener más de 10 diapositivas, durar más de 20 minutos y no tener ningún texto con menos de 30 puntos de tamaño. • La Regla «20-20» dice que una presentación debe tener 20 diapositivas con una duración exacta de 20 segundos por cada una, para ser precisos y evitar fatigar y aburrir al lector.

Simplificad y sencillez de las presentaciones • La «Regla del 6» dice que no debe haber más de seis líneas por pantalla, con no más de seis palabras cada una.

• La «Regla 33» indica un máximo de 33 palabras por diapositiva. • Por supuesto ninguna de ellas es exacta, ni se aplican a todas las presentaciones.

Estilo de las presentaciones • Podemos usar uno de los temas que incluye la aplicación, aunque lo ideal es crear uno personal, que sea único. Para eso personaliza la primera página y copia el estilo al resto. • Usa fondos atractivos pero que no sean demasiado vistosos. • Evita que desvíen la atención del contenido.

El tamaño y la fuente • Los expertos aconsejan lo siguiente: – El tamaño de la letra no debe ser menor a 34 puntos para el título.

– En el cuerpo de la diapositiva debe ser mayor de 24 puntos. – En el título usar mayúsculas y preferentemente minúsculas en el cuerpo.

El tamaño y la fuente • Los expertos aconsejan lo siguiente: – El tipo de fuente usada en el cuerpo debe ser clara, sencilla y limpia, aunque en los títulos se puede usar alguna más sofisticada.

– No se deben de emplear más de tres tipos de fuentes.

El tamaño y la fuente • Siempre se debe usar las fuente incluidas en Windows, para evitar al reproducirla

en otro equipo que sean reemplazadas por otra, lo que generalmente es desastroso.

El tamaño y la fuente • No obstante si se quiere usar otra fuente, es necesario incrustarla en el archivo (siempre requiere espacio extra). – Para eso en las Opciones escoge: Guardar. – Marca la casilla: «Incrustar fuentes en el archivo». – Se deben usar las fuentes de la familia SansSerif, son las que se leen más fáciles en la pantalla.

El tamaño y la fuente • Evita totalmente la fuentes en

cursivas y las que incluyen bordes decorativos, como Times.

El tamaño y la fuente • Fuentes aconsejadas: Arial, Verdana, Tahoma, Lucida Sans Unicode, Comic Sans MS, Calibri, Helvetica. – Alinea el texto a la izquierda o a la derecha cuando sea imprescindible, el texto centrado es más difícil de leer y se considera de novatos.

– Simplifica en lo posible el texto. Elimina de ser posible las expresiones cortas como: «un», «a», «el», etc.

El tamaño y la fuente • Un ejemplo de la simplificación del texto: ORIGINAL: «Usa los símbolos que están incluidos en el programa». REDUCIDO: «Usa símbolos incluidos en el

programa»

El tamaño y la fuente • Existe una prueba para comprobar la visibilidad de una diapositiva: – Imprime una diapositiva en una hoja, déjala caer al piso y comprueba si de pie se puede leer correctamente.

El color del fondo y el del texto en las diapositivas • Para que la diapositiva se vea correctamente debe existir contraste entre el fondo y la letra. • La mejor combinación es el texto oscuro sobre un fondo claro, aunque se puede usar lo inverso. • Siempre trata que los colores sean complementarios.

El color del fondo y el del texto en las diapositivas • Se deben evitar colores muy brillantes como el amarillo o naranja, además es mejor evitar el uso de muchos colores diferentes. • No se debe combinar: rojo/verde, amarillo/violeta o azul/naranja.

El formato del texto en las diapositivas • Evita largos párrafos y bloques de texto. El exceso de texto que sea necesario, no lo desperdicies, déjalo para las notas. • Evita el subrayado para resaltar texto, déjalo solo a los links, para resaltar usa negrita o cursiva. • Para hacer las listas más atractivas usa los gráficos SmartArt. Solo selecciona el texto y en la ficha Inicio, en la sección Párrafo, da un clic en el botón: «SmartArt». Escoge uno de los estilos.

Las imágenes y elementos gráficos en las presentaciones • Las imágenes y fotografías, son un medios poderoso de comunicación. • Debe ser de calidad y con la apropiada resolución (no sirve ninguna imagen que haya que estirarla). • Deben tener relación con la exposición (se asimilan siempre antes de leer el texto que las acompaña).

Las imágenes y elementos gráficos en las presentaciones • Usa imágenes únicas, evita totalmente los Cliparts e imágenes prediseñadas incluidas en Office que todos han visto alguna vez.

• Todas las imágenes se deben comprimir usando las opciones del programa, para evitar el tamaño excesivo de la presentación y mejorar el rendimiento al reproducirla.

Usar audio, música y videos en las presentaciones • Algunas presentaciones se hacen más amenas insertándoles música. • También se puede insertar o vincular videos específicos que tengamos en el disco duro. • Los videos online se deben descargar previamente para asegurar que se muestren al reproducir la presentación en cualquier equipos offline. Al igual que las imágenes se deben comprimir.

Usar transiciones en las presentaciones • Las transiciones son Cool, pero en exceso distraen, hacen más lenta la presentación y hasta pueden lograr que se bloquee al reproducirse en equipos con poca memoria. • Una imagen que aparece en la esquina superior izquierda, da dos saltos mortales y se ubica en la parte inferior derecha, puede parecerte algo bonito, pero es totalmente mortal.

Usar transiciones en las presentaciones • El efecto de transición más sencillo y recomendado es: «Desvanecer». • A veces puede ser lo ideal, las transiciones limpias y sencillas.

Reproducción de las presentaciones • Si configuras la reproducción automática, evita asignarle demasiado tiempo a cada diapositiva, tampoco que sea demasiado rápida la transición.

Usar, ver e imprimir las páginas de notas en las presentaciones • Las páginas de notas es la información adicional incluida en cada diapositiva, pero que no se ve en la presentación normal. • Nos permiten solo incluir en la presentación el texto elemental, pero no descartar información extra para ampliar lo que se expone. • Los notas pueden incluir texto e imágenes.

Usar, ver e imprimir las páginas de notas en las presentaciones • Es posible imprimirlas. • Para mostrarlas en una presentación es necesario usar el modo de «Vista Moderador» que requiere dos monitores conectados al equipo. • De esa forma se puede ver la presentación con las notas incluidas en un monitor (por ejemplo una laptop) mientras se muestra a la audiencia en el monitor secundario la presentación básica.