Tugas Audit Internal en Kel 13 6zh72

LAPORAN AUDIT INTERNAL UNIT KEPEGAWAIAN PUSKESMAS MULTIWAHANA TANGGAL 07 – 10 AGUSTUS 2017 I.

Latar Belakang:

Sumber daya manusia ( SDM ) merupakan salah satu penentu kualitas di Puskesmas baik tenaga medis maupun non medis, kualitas dan kuantitas SDM Puskesmas mempunyai peran penting dalam meningkatkan mutu kualitas pelayanan yang ada di Puskesmas, untuk itu perlu dilakukan penyusunan pola ketenagaan di Puskesmas. Monitoring dan penilaian kinerja Puskesmas dilakukan sebagai wujud akuntabilitas puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja bulanan. Audit Internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja Puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas . Berdasarkan rencana audit untuk lingkup en unit kepegawaian dari hasil USG sebagai unit yang diprioritaskan untuk dilakuakn audit pada tanggal 7 s/d 10 Agustus. Untuk memantau pola ketenagaan dan kinerja pegawai di Puskesmas Multiwahaan, perlu disusun suatu laporan hasil pelaksanaan audit internal. Sehingga pelaksanaan audit bisa ditindak lanjuti dalam rangka perbaikan kinerja pegawai untuk peningkatan mutu layanan di Puskesmas.

II. Tujuan Audit internal dilakukan untuk menilai kesesuaian pola ketenagaan dan monitoring, evaluasi dan tindak lanjut kinerja pegawai di Puskesmas multiwahana terhadap standar akreditasi.

III.

Lingkup audit: Pokja en – Unit Kepegawaian

IV.

Objek Audit: Pola ketenagaan dan kinerja pegawai di Puskesmas Multiwahana

V.

Standar yang digunakan: a. Standar akreditasi puskesmas 2.2.1, 2.2.2

VI.

Auditor (Kebanyakan 2/ 3OH) 1) Dr. Irma Wijaya Kusuma 2) Dr. Tania 3) Dr. Angga

VII. Proses Audit 1. Auditor mengkonfirmasi unit kepegawaian bahwa akan di audit. 2. Auditor melakukan wawancara kepada auditee tentang pola ketenagaan meliputi poin-poin yang ada pada kriteria audit (standard akreditasi). 3. Auditor melakukan telusur dokumen tentang pola ketenagaan meliputi poin-poin yang ada pada kriteria audit (standard akreditasi). 4. Auditor melakukan wawancara kepada auditee tentang kinerja pegawai. 5. Auditor melakukan wawancara kepada auditee bagaimana Puskesmas memonitor dan evaluasi kinerja pegawai. 6. Auditor melakukan telusur dokumen monitor dan evaluasi kinerja pegawai di Puskesmas Multiwahana. 7. Auditor melakukan wawancara kepada auditee bagaimana tindak lanjut terhadap hasil evaluasi kinerja pegawai. 8. Auditor mencatat temuan-temuan ketidaksesuaian yang ditemukan.

VIII.

Hasil dan Analisis Audit Terlampir pada Tabel 1.

Tabel 1 : Temuan Audit Pola Ketenagaan dan Kinerja Pegawai di Puskesmas Multiwahana Tanggal 7 – 10 Agustus 2017 No

Uraian Ketidaksesuaian

Bukti bukti Objektif

Ketidaksesuaian terhadap standar

Standar / Kriteria yang digunakan

Analisis

Tindakan perbaikan

Tindakan pencegahan

Target Waktu penyelesaian

1

Belum ada uraian tugas kepala puskesmas

Belum ada bukti uraian tugas kepala puskesmas

Belum ada bukti uraian tugas kepala puskesmas

2.2.1

Belum ada bukti uraian tugas kepala puskesmas

Membuat uraian tugas kepala Puskesmas

Membuat audit internal secara periodik

1 minggu

2

Belum ada analisis kebutuhan pegawai

Belum ada bukti dokumen analisis kebutuhan pegawai

Belum ada bukti dokumen analisis kebutuhan pegawai

2.2.2

Belum ada bukti dokumen analisis kebutuhan pegawai

Buat analisis kebutuhan pegawai

Membuat audit internal secara periodik

1 minggu

3

Dokumen SIP, STR belum lengkap

Dokumen SIP, STR belum lengkap

Dokumen SIP, STR belum dilengkapi

2.3.4

Belum ada persyaratan kompetensi pegawai

Buat persyaratan kompetensi pegawai

Membuat audit internal secara periodic

1 bulan

Masih ada pegawai yang belum mengumpulkan

Pegawai segera melengkapi dokumen STR dan SIP yang

Sosialisasi persyaratan kompetensi

Persyaratan kompetensi

terbaru

dan kelengkapan dokumennya kepada pegawai

4.

Masih ada beban kerja pegawai yang tidak seimbang

Tidak ada pola ketenagaan dan pemetaan kompetensi

Belum ada pola ketenagaan dan pemetaan kompetensi

2.3.4

Belum ada pola ketenagaan menyebabkan pembagian tugas dan beban kerja tidak sesuai dengan kompetensi

Buat pola ketenagaan dan pemetaan kompetensi kemudian disesuaikan dengan kebutuhan puskesmas

Melakukan audit internal secara periodik

1 bulan

5.

Rekapilutasi keterlembatan pegawai lebih dari 5 hari belum ditindaklanjuti

Belum ada dokumen bukti tindak lanjut

Belum ada dokumen bukti tindak lanjut

1.2.5

Belum dilakukan tindak lanjut

Lakukan tindak lanjut beserta buat dokumen bukti

Melakukan evaluasi tindak lanjut tiap bulan terhadap kinerja pegawai

2 minggu

6.

Ada pegawai yang belum memenuhi persyaratan kompetensi dengan mengikuti pelatihan

Dokumen persyaratan kompetensi belum lengkap

Dokumen bukti pelatihan teknis untuk memenuhi persyaratan kompetensi

2.3.4 7.3.1 8.7.1

Belum ada rencana pengembangan kompetensi pegawai

Buat rencana pengembangan kompetensi

Melakukan audit internal secara periodik

2 minggu

teknis

7.

Pemantauan kinerja pegawai di pertengahan tahun belum dilakukan

belum ada

Belum ada bukti penilaian kinerja pegawai di pertengahan tahun

Belum ada bukti penilaian kinerja pegawai di pertengahan tahun

Belum ada SOP monitoring dan evaluasi kinerja pegawai

Belum ada SOP monitoring dan evaluasi kinerja pegawai

Belum ada SK penilaian kinerja pegawai

Belum ada SK penilaian kinerja pegawai

2.3.7

Belum ada persyaratan pelatihan teknis dalam rangka pengembangan kompetensi pegawai

Buat persyaratan pelatihan teknis dalam rangka pengembangan kompetensi

Belum ada SK penilaian kinerja pegawai menyebabkan tidak ada SOP penilaian kinerja sehingga belum dilakukan penilaian kinerja pegawai

Buat SK penilaian kinerja pegawai, SOPnya, kemudian buat bukti penilaian kinerja pegawai setelah dilakukan

Melakukan audit internal secara periodik

2 minggu

Lampiran 1. Jadwal Audit Internal

JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUN 2017 UNIT KERJA YANG DIAUDIT EN – Unit Kepegawaian

Tim Audit

JAN

PEB

MAR

APR

MEI

JUNI

JULI

AGT TGL 07 s.d 10 Agustu s Dr. Irma Dr. Tania Dr. Angga

SEP

OKT

NOP

DES

Lampiran 2: Rincian Kegiatan audit (audit plan) UNIT

SASARAN AUDIT

OBYEK

AUDITOR

(KEGIATAN/ PROSES YANG DIAUDIT)

Kepegawaian Kepala Pola Puskesmas, dan ketenagaan Staff Puskesmas dan kinerja pegawai di Puskesmas Multiwahana

Dr.Irma Dr. Tania Dr. Angga

STANDAR/ KRITERIA YANG MENJADI ACUAN Standar Akreditasi puskesmas 2.2.1, 2.2.2

Metoda

Instrumen audit

TGL& WAKTU AUDIT I

Wawancara, -Instrumen periksa Akreditasi dokumen, observasi

Palembang, 06 Agustus 2018 Anggota Tim Audit: Dr.Irma Dr.Tania Dr. Angga

TGL& WAKTU AUDIT II 07 s.d 10 Agustus 2017

Ket

Lampiran 3 : Temuan Audit dan Rencana Tindak Lanjut Proses

Pemeliharaan

Kriteria Audit

UNIT: en

Standar akreditasi puskesmas 2.2.1, 2.2.2

Bagian I : Detail Ketidaksesuaian Uraian Ketidaksesuaian Belum ada analisis kebutuhan pegawai

Bukti – Bukti Obyektif Beluam ada bukti analisis kebutuhan pegawai

Metode Audit Wawancara Periksa dokumen/rekaman Observasi

Bagian 2: Membuat analisis kebutuhan pegawai Analisis Akar Permasalahan (Bagaimana/Mengapa hal ini bisa terjadi?) What : Puskesmas belum mebuat analisis kebutuhan pegawai Where : Dimana analisis kebutuhan pegawai dibuat When : Pembuatan analisis kebutuhan pegawai dibuat Who : Staff yang bertanggung jawab dalam pembuatan analisis kebutuhan pegawai puskesmas Why : Sampai saat ini analisis kebutuhan kepegawaian belum dibuat How : Cara yang menganalisis kebutuhan pegawai Puskesmas Akar masalah : Staff yang bertanggung jawab dalam pembuatan analisis kebutuhan pegawai tiidak disiplin dalam melakukan tugas dan fungsinya

Tindakan perbaikan dan waktu penyelesaian : 1. Membuat analisis kebutuhan pegawai puskesmas Akan diselesaikan 2 minggu dari waktu audit (Tgl 17 Agustus 2017) Tindakan pencegahan supaya tidak terulang : Melakukan monitoring secara periodik

Unit kerja: Kepegawaian

Auditor : Dr. Irma Dr. Tania Dr. Angga Tanggal:

Auditee : Dr. Rafika 10 Agustus 2017