04. Efile_20170125 734n20

Pengolahan Data BKD Provinsi Jawa Tengah

Dalam melakukan pengolahan data PNS Provinsi Jawa Tengah, BKD Provinsi Jawa Tengah menggunakan aplikasi Simpeg guna mengelola data kepegawaian PNS Provinsi Jawa Tengah. Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah saat ini sudah terintegrasi dan dapat di akses oleh seluruh SKPD di Jawa Tengah. Proses updating data yang dilakukan BKD Provinsi Jawa Tengah yakni dengan cara masing-masing PNS melakukan proses inputing data secara mandiri melalui aplikasi Simpeg sedangkan berkas pendukung yang dilampirkan, di dan dikelola menggunakan e-file. Tujuan dari Peremajaan Data: 1.Untuk Update Data Kepegawaian masing-masing PNS 2.Untuk Memperlancar Proses istrasi Kepegawaian 3.Untuk Melengkapi dan Memberikan info yang lengkap kepada pimpinan. BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Alur Proses Pengelolaan Dokumen PNS P3D (personil) 1. Setiap PNS P3D (personil) wajib melakukan proses scanning dokumen kepegawaian untuk kemudian di ke aplikasi efile BKD Provinsi Jawa Tengah, dengan cara harus mendaftar terlebih dahulu melalui : http://www.efile.bkd.jatengprov.go.id 2. Dokumen yang harus disiapkan oleh PNS P3D (personil) terbagi menjadi 2 kategori, yakni dokumen dengan legalisasi dan non-legalisasi dan dokumen untuk arsip BKD Provinsi Jawa Tengah. 3. Proses Scanning dokumen dilakukan dengan dengan 2 tahap : a.

Tahap Pra-Scanning

b.

Tahap Scanning BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Persiapan Dokumen Kepegawaian PNS P3D KATEGORI DOKUMEN YANG DILEGALISASI (personil) 1.

:

a.SK NoNS Jenis Dokumen b.SK 1 PNS SK NS

No

Jenis Dokumen

11

c.KONVERSI NIP 2 SK PNS d.KARTU PEGAWAI

(UKPPI (UJIAN KP PENY. IJAZAH))

12

PENILAIAN PRESTASI KERJA TAHUN 2015

e.SK TERAKHIR 3 JABATAN KONVERSI NIP

13

SKP TAHUN 2015

f.IJAZAH TERAKHIR 4 KARTU PEGAWAI

14

PENILAIAN PRESTASI KERJA TAHUN 2016

15

SKP TAHUN 2016

g.SK KP TERAKHIR 5 SK JABATAN TERAKHIR h.NPWP 6 IJAZAH TERAKHIR i.KTP TANDA PENDUDUK) 7 (KARTUKP TERAKHIR j.KARTU KELUARGA 8 GAJI BERKALA TERAKHIR 9

(SK IJIN/TUGAS BELAJAR)

10 yang(SURAT IJIN PENGGUNAAN Pejabat berwenang melegalisasi adalah Pejabat Pengawas/ GELAR) pada Unit Kerja masing-masing :

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Persiapan Dokumen Kepegawaian PNS P3D 2. KATEGORI DOKUMEN NON-LEGALISASI UNTUK BKD PROVINSI JAWA TENGAH : (personil) Berikut merupakan beberapa dokumen yang perlu dilampirkan , SCAN, dan selain dokumen yang dilegalisasi seperi tersebut sebelumnya dengan urutan sebagai berikut: a.Semua jenis dokumen pada kategori legalisasi, akan tetapi tidak perlu dilegalisasi; b.SUMPAH JANJI PNS; c.RIWAYAT PENDIDIKAN (SD - terakhir, dikumpulkan semua riwayat pendidikan sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah); d.SURAT NIKAH; e.KARIS (Kartu Isteri) / KARSU (Kartu Suami); f.TASPEN g.RIWAYAT KEPANGKATAN (dikumpulkan semua riwayat kepangkatan sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah); h.RIWAYAT GAJI BERKALA (dikumpulkan semua riwayat gaji berkala sesuai jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dengan klasifikasi dari BKD PROVINSI JAWA TENGAH terendah MINIMAL tahun 2013 s/d SEKARANG);

Pemberkasan Dok. Kepeg. Legalisasi PNS Pendidikan & Non 1 2 1 2 Pendidikan Sekolah/Satker Legalisasi berkas pendukung

PNS Mengumpulkan Dok. Kepegawaian

3

1 Keterangan : PNS Pendidikan PNS NonPendidikan

Koord. Sekolah/ Satker

Verifikasi kesesuaian data dengan dgn berkas pendukung menggunakan SIMPEG dan dikumpulkan per Kabupaten

UPT / BALAI PNS Pendidikan : Dikumpulkan per kabupaten utk diserahkan ke BKD Prov. Jateng

BKD Prov. Jateng Verifikasi Data dan Dokumen

4

2

PNS Non Pendidikan : Verifikasi kesesuaian data dengan dgn berkas pendukung menggunakan SIMPEG dan dikumpulkan per Kabupaten utk diserahkan ke BKD Prov. Jateng

OPD dapat melakukan monitoring terhadap PNS yang sudah diverifikasi melalui SimpegJAWA TENGAH BKDAplikasi PROVINSI

Pemberkasan Dok. Kepeg. NonLegalisasi PNS Pendidikan & Non-Pendidikan 1

1

2

Sekolah/Satker Diarsip per Sekolah per Kabupaten

PNS

Dok. Kepegawaian discan kemudian dikumpulkan

BKD Prov. Jateng

1

Verifikasi Dokumen & Masuk ke Arsip BKD

UPT / BALAI

Keterangan : PNS Pendidikan

2

Dikumpulkan sesuai UPT masingmasing per Kabupaten

PNS NonPendidikan

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

3

2

Proses Dokumen Kepegawaian Non-Legalisasi PNS Pendidikan & NonPendidikan Aplikasi Pendataan PNS Melakukan Scanning Dokumen

BKD Prov. Jateng Verifikasi Data

Server Simpeg dan Gaji

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Tahapan Pra-Scanning Dokumen

Memilah dan mengelompokkan dokumen kepegawaian dengan melihat FORMAT : 1.Dokumen harus berukuran F4 (Folio) / A4 2. Untuk Dokumen yang berukuran A3 harus diperkecil terlebih dahulu menjadi ukuran F4 atau A4. 3. Untuk dokumen dengan ukuran/skala kecil seperti contohnya kartu pegawai (KARPEG), kartu isteri (KARIS), kartu suami (KARSU), kartu pegawai elektronik (KPE) di fotokopi seperti sesuai aslinya untuk belakan depan g kemudian depan ditempelkan pada kertas F4 (Folio) seperti pada contoh berikut : belakang atau

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Tahapan Scanning Dokumen Melakukan scanning dokumen kepegawaian dengan menggunakan aplikasi scanning dokumen, bisa menggunakan Adobe Photoshop atau aplikasi scanning bawaan dari mesin scanner unit kerja masing-masing, dengan format scanning sebagai berikut :

1.

V BENAR

dan CONTOH SALAH

X SALAH

1.Dokumen yang discan harus berukuran F4 (Folio)/A4; 2.Posisi Gambar jadi hasil proses scanning dokumen HARUS VERTIKAL atau PORTRAIT, seperti pada contoh dibawah ini :

3.Hasil scanning yang berbentuk gambar disimpan dengan extension file .PNG(Portable Network Graphics);

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Tahapan Scanning Dokumen

BENAR

SALAH

4. Untuk dokumen KENAIKAN GAJI BERKALA atau KONVERSI NIP , boleh difotokopi diperbesar sampai dengan ukuran F4 (Folio), boleh dengan ditempelkan seperti format pada poin sebelumnya.

BKD PROVINSI JAWA TENGAH

Tahapan Scanning Dokumen 5. Maksimal ukuran penyimpanan 1MB(Megabyte) /gambar;

gambar

hasil

scanning

6. Minimal dimensi gambar hasil scanning W:800 pixel X H:1000 pixel ; Maksimal dimensi gambar hasil scanning W:3000 pixel X H:4000 pixel ; Keterangan: W : Width / Lebar H : Height / Tinggi 7.

Hasil scanning HARUS HITAM-PUTIH.

BKD PROVINSI JAWA TENGAH