2 Guia Seguimiento Gefoc 3f3l2d

Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico

MANUAL DE AYUDA. Seguimiento de un Curso de la GEFOC Entidades ÍNDICE ÍNDICE ......................................................................................................................................1 GUÍA RÁPIDA..........................................................................................................................2 MANUAL DE .........................................................................................................4 Introducción ..............................................................................................................................4 Expertos .....................................................................................................................................5 Ficha Técnica del Curso ...........................................................................................................6 Alumnos del Curso....................................................................................................................9 Captación de alumnos .............................................................................................................9 Baremación de alumnos........................................................................................................11 Inserción de alumnos ............................................................................................................13 Faltas de asistencia de los alumnos .......................................................................................15 Fichas del Curso......................................................................................................................16 Anulación y supensión de cursos ..........................................................................................18

Manual de Seguimiento de GEFOC Entidades

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GUÍA RÁPIDA Para poder hacer uso de la aplicación deberá ponerse en o con su Delegación Provincial o con la Dirección General si procede, que le proporcionará un y una palabra de paso con el que podrá hacer uso de la misma. La aplicación se encuentra en la sección de Formación Profesional Ocupacional del Portal del Empleo de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico (www.cedt.junta-andalucia.es). Seleccione la opción SEGUIMIENTO: 1.

Cumplimente los datos de la Ficha Técnica En primer lugar ha de rellenar "Ficha Técnica" del curso que haya seleccionado anteriormente. Una vez

completada está, se procederá a imprimir el Documento definitivo. Para ello deberá pulsar el icono en "Ficha Técnica". Una vez impreso, se produce el traspaso de la Ficha Técnica a Delegación, no permitiéndose hacer mas modificaciones sobre la misma. En Delegación se tendrá que revisar la Ficha Técnica y a continuación publicar el curso mediante una hoja cartel, para que se pueda pasar a la Captación de Alumnos. Nota: No olvide enviar el documento impreso definitivo de Ficha Técnica, a la Delegación que le corresponda.

2.

Cumplimente la Captación de Alumnos

Seguidamente se procederá a la Captación de los Alumnos. Se trata de registrar a los alumnos que soliciten la realización de cursos. Para ello iremos a "Alumnos/Captación". Si el alumno se encuentra registrado ya en el sistema porque haya solicitado algún otro curso, iremos directamente a la pantalla de Captación de Alumnos. Si no, la aplicación mostrará la página Registro de alumnos donde se dará de alta el alumno en el sistema. Una vez que haya finalizado el periodo de Captación, no se podrá realizar modificaciones. 3.

Cumplimente la Baremación de Alumnos

El paso siguiente es la baremación de los Alumnos. Se trata de evaluar las solicitudes de los alumnos. Para ello iremos a "Alumnos/Baremación". Rellenamos los datos requeridos para poder baremar la solicitud de los distintos alumnos. Una vez realizada podemos imprimir los resultados de la baremación pulsando en vez que haya finalizado el periodo de Baremación, no se podrá realizar modificaciones. 4.

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Cumplimente las Fichas del Curso

Una vez realizada en Delegación la Selección de alumnos para los cursos y se haya publicado la Lista Oficial de Alumnos, podrá cumplimentar las Fichas del Curso. Estas son la de Inicio del Curso, de Incidencias, de Alta y Baja de Alumnos y de Finalización del Curso. La de Inicio y Finalización se han de rellenar obligatoriamente, siendo las otras opcionales. Para imprimir estas pulse el icono .Cuando imprimamos el documento definitivo de alguna de las fichas, esta quedará bloqueada, sin poder hacer modificaciones sobre ellas. Nota: No olvide remitir los documentos impresos definitivos de cada una de las Fichas, a la Delegación que le corresponda.


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5.

Cumplimente las Faltas de Asistencia

Estas se encuentran en "Faltas de Asistencia". Es necesario que la Ficha de Inicio del Curso se encuentre aplicada por la Delegación, para poder acceder a dicha página. A lo largo del desarrollo del curso se anotarán en dicho apartado las faltas de asistencia acometidas por los alumnos. 6.

Cumplimente la Inserción de Alumnos

Tras la finalización del curso, en "Alumnos/Inserción" se procederá al registro de aquellos alumnos que hayan accedido al mundo laboral. Es necesario que la Ficha de finalización del curso se encuentre aplicada por la Delegación, para poder registrar los alumnos insertados en el mercado de trabajo. 7.

Anulación/Suspensión de cursos

En cualquier instante a lo largo del proceso de Seguimiento de un curso, puede darse la posibilidad de alguno se suspenda o anule. En este apartado registraremos los datos más significativos en cuanto al suceso de anulación o suspensión de algún curso. 8.

Expertos

En "Expertos", se puede acceder a los distintos profesores asociados a los diferentes cursos. La finalidad de este apartado es poder mantener actualizados los datos y perfil profesional de los diferentes expertos a lo largo del curso. Para ello solo tiene que especificar el número de documento del experto. Si se quiere dar de alta un nuevo experto en el curso, se deberá hacer desde "Ficha Técnica" o desde "Fichas del Curso".


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MANUAL DE INTRODUCCIÓN El objetivo de esta guía es servir de marco de referencia para poder utilizar la aplicación GEFOC Entidades destinada a la grabación de los datos de Seguimiento. En esta guía se describen los pasos necesarios para realizar el Seguimiento de los Cursos de Formación Profesional Ocupacional. Es importante leer el contenido de la guía del menú “Ayuda/Cuestiones generales ” antes de continuar con Seguimiento. En el se recogen algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta a la hora de utilizar la aplicación. Nota: Cualquier mejora que se pueda realizar sobre la aplicación GEFOC Entidades, debe ser notificada a la Delegación para su estudio.


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EXPERTOS En este modulo de la aplicación se puede editar y modificar tanto los datos personales del experto como su curriculum vitae. Antes de poder realizar estas operaciones se debe indicar el tipo y numero de documento. Después se pulsara el botón "Enviar".

Descripción: En este mantenimiento, se editan y modifican los profesores. Básicamente, se recogen los siguientes datos con sus subsiguientes pantallas: 1. Datos personales. 2. Formación Formadores: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor. 3. Formación Pedagógica: Mantenimiento de la formación pedagógica. 4. Formación Académica: Mantenimiento de las titulaciones de enseñanza reglada que posea el profesor. 5. Otra Formación: Titulaciones de enseñanza no reglada, cursillos, seminarios, publicaciones, etc. 6. Especialidades: Mantenimiento de Especialidades del experto. 7. Experiencia Docente: Mantenimiento Experiencia docente ejercida de modo profesional. 8. Experiencia Laboral: Mantenimiento Experiencia laboral no docente. Nota: Solo se podrá dar de alta un experto desde "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" y "Fichas del Curso (Expertos)". Introduciendo el tipo y numero de documento del experto si este no existiese se pasaría a dar de alta el experto teniendo la posibilidad de introducir tanto los datos personales (obligatoriamente: Nombre y apellidos) como los de su curriculum vitae. Al pulsar en cualquier pantalla de expertos el botón "Salir" sé ira a la pantalla desde donde fue llamada: "Ficha Técnica (Expertos del Curso)" o "Fichas del Curso (Expertos)".


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FICHA TÉCNICA DEL CURSO Este punto del menú permite llevar a cabo un control exhaustivo de todos los datos necesarios en la ficha técnica del curso. La carga y cumplimentación de la ficha técnica de un curso en la aplicación Gefoc Entidades se realiza desde cada una de las pantallas a las cuales se accede eligiendo un curso de la lista que se presenta al pulsar la opción de menú correspondiente al "SEGUIMIENTO / Ficha Técnica ".

En cada una de las pantallas se recogerán los campos con la información que a continuación se detalla: 1.1. Datos: Se informan los datos generales del curso tales como la fecha de inicio, el lugar donde se impartirá, el horario. 1.2. Responsable: Se informarán los datos generales del responsable, datos personales, cargo que ocupa. 1.3. Información: Será información sobre el curso, nivel del curso, objetivos generales, metodología, recursos, programa. 1.4. Perfil: Datos pertenecientes al perfil mínimo requerido para el curso y el perfil preferente, tales como el nivel académico, titulación requerida, experiencias, cursos realizados. 1.5. Solicitudes y Selección: Datos sobre la recogida de solicitudes de los alumnos, lugar de recogida, horario de recepción. Datos del proceso de selección. Datos del lugar de publicación de la lista de los alumnos itidos y fecha. 1.8. Expertos del curso. Se da la posibilidad al de dar de alta un nuevo experto, introduciendo el tipo de documento y el número de documento y pulsando el botón "aceptar", se presentará entonces la pantalla con todos los datos para rellenar, de un nuevo experto, se remite al apartado sobre el mantenimiento de la opción de menú Seguimiento / Expertos (a excepción que en esta opción de menú no se da la posibilidad de dar de alta un nuevo experto como se ha comentado anteriormente). En este mantenimiento, se dan de alta los profesores de la entidad colaboradora.


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Se da la posibilidad de la consulta y modificación de algunos datos de un experto existente, eligiendo uno de la lista que se muestra y pulsando el botón "editar". Estos datos son la fecha de alta del profesor en el curso, el tipo de contrato, tipo de colaboración. Lógicamente no se permitirá la modificación de los siguientes campos: Tipo de documento, número de documento, nombre y apellidos del experto. También es posible la eliminación de un experto, existente para un curso en concreto, no siendo posible eliminar dicho experto del sistema en general.


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1.9. Módulos del curso: Son los módulos en los que se va a dividir el programa del curso. Se da la posibilidad al de dar de alta un nuevo módulo en el que se recogen principalmente los siguientes datos: El tipo de modulo, la denominación, el Nº de orden. Se muestra un botón de expertos del módulo, mediante el cual se podrá dar de alta un experto para ese módulo, seleccionándolo de la lista de expertos existentes y pulsando el botón "aceptar". El podrá consultar, modificar y eliminar los módulos existentes así como también añadir o eliminar los expertos elegidos para dichos módulos. 1.10. Equipos y material del curso: Se da la opción de añadir, consultar, modificar y eliminar registros, recogiendo los datos de la descripción del equipo y las dotaciones inventariables y consumibles. 1.11. Días lectivos: Posibilidad de añadir, consultar, modificar y eliminar los días lectivos de un curso rellenando el campo del mes y el número de días lectivos. Una vez completados los datos recogidos en la ficha técnica, se genera automáticamente el fichero de traspaso.


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ALUMNOS DEL CURSO Antes de poder recoger datos sobre los alumnos debemos haber creado la ficha técnica en el sistema. La entidad debe hacer las siguientes tareas relacionadas con los alumnos del curso: 1. Captación de alumnos 2. Baremación alumnos 3. Inserción de alumnos

Captación de alumnos La captación de alumnos consiste en recoger los datos de las solicitudes de los alumnos. En primer lugar, se han de completar los datos en ("SEGUIMIENTO/Alumnos/Captación").

Una vez seleccionemos un curso, la pantalla que nos aparece es la siguiente:

Aquí nos aparecen los alumnos que ya hemos captado para el curso en cuestión. Para captar un nuevo alumno debemos especificar el tipo y número de su documento acreditativo y pulsar el botón "Aceptar". A continuación, dependiendo de sí el alumno ha sido registrado en la aplicación con anterioridad (porque haya solicitado otros cursos) o no, tendremos que registrar al alumno, antes de captarlo. En caso de que haya que registrarlo inicialmente, nos aparecerá la siguiente pantalla.


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Una vez cumplimentados los datos requeridos y pulsemos "Aceptar", pasaremos a la captación del alumno propiamente dicha, o bien si con anterioridad ya había sido registrado el alumno, pasaremos directamente a la pantalla de la imagen siguiente:


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Dentro de un curso, los alumnos que participan en el mismo, pueden estar en uno de los siguientes estados: 1.

Inscrito. Son aquellos alumnos que han presentado una solicitud para asistir al curso. Al menos debemos grabar las solicitudes de los alumnos que han sido seleccionados o que están en estado de reserva.

2.

Seleccionado: Son aquellos alumnos que han sido seleccionados para asistir al curso.

3.

Reserva: Son aquellos alumnos que aún no siendo seleccionados para asistir al curso, son declarados reserva por si se produce la baja de alguno de los alumnos seleccionados.

4.

Baja: Son aquellos alumnos que están dados de baja en el curso.

Inicialmente, las solicitudes de los alumnos demandantes del curso están en estado inscritas. Las solicitudes de los alumnos que han sido seleccionados para el curso, pasan a estar en estado de seleccionado. Las solicitudes de los alumnos que se clasifiquen como reserva pasan a estado de reserva. Y los alumnos que causen baja en el curso, estarán en estado de baja.

Baremación de alumnos Para realizar la baremación de las solicitudes presentadas por los alumnos, debemos seleccionar el curso para el cual queremos realizar dicha baremación. Antes hemos debido haber realizado la captación de alumnos. Una vez realizado esto, nos aparece una ventana donde se muestran los alumnos que han solicitado asistir al mismo. Para ello deberemos pulsar en el menú (SEGUIMIENTO/Alumnos/Baremación") , apareciéndonos una página como la siguiente:


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A continuación procederemos a la baremación de los distintos alumnos. Para poder realizar el calculo, primero tendremos que completar algunos datos que son requeridos. Estos se incorporan, seleccionando el alumno a baremar y pulsando "Editar". Una vez cumplimentado el formulario, pulsaremos el botón "Calcular Baremación", dándonos el resultado de la baremación en una ventana aparte. La página donde se rellenan los datos relativos a la baremación presenta el siguiente aspecto:

La información presentada en la ventana es la siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.

Alumno: Nombre y Apellidos del Alumno Estado del alumno: Inscrito, Seleccionado, Reserva o Baja Resultado de la baremación: Apto, Reserva o Excluido Reserva de plaza: Si o No Perfil: Preferente, Mínimo o No cumple perfil

En algunos cursos, como parte del proceso de selección de alumnos, debemos realizar la baremación de alumnos. El sistema permite registrar los datos del proceso de baremación realizada. El procedimiento de


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baremación de solicitudes se recoge en la Guía publicada. Para cada solicitud presentada, los datos que debemos registrar sobre la baremación son: 1.

2.

3.

4. 5.

6.

Perfil 1.1. No cumple perfil 1.2. Perfil mínimo 1.3. Perfil preferente (Cursos con dos niveles) Preselección 2.1. Experiencia profesional 2.2. Formación 2.3. Situación laboral 2.4. Cobro de prestaciones 2.5. Reserva de plaza Resultado de las pruebas 3.1. Profesionales 3.2. Aptitudinales 3.3. Entrevista Observaciones Resultado de la baremación 5.1. Apto 5.2. Reserva 5.3. Excluido Puntuación obtenida (Se calcula en función de los datos introducidos)

Inserción de alumnos La inserción de alumnos se lleva a cabo una vez que se han aplicado todas las fichas del curso. La aplicación de las mismas se llevará a cabo desde la Delegación. Se trata de llevar un seguimiento de los alumnos tras haber estos finalizado el curso y tener constancia de aquellos que se han incorporado al mundo laboral y bajo que condiciones. Para ello, pulsar en el menú "Alumnos/Inserción". A continuación podemos añadir alumnos que hayan pasado a formar parte del mundo laboral. La página que habremos de rellenar será similar a esta:


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FALTAS DE ASISTENCIA DE LOS ALUMNOS En esta opción de menú se da la posibilidad de llevar a cabo un control diario de todas las faltas de asistencia de los alumnos pertenecientes al curso, añadiendo, editando o borrando un registro. Se accederá a esta opción de menú desde " SEGUIMIENTO/Faltas de asistencia". Cargando como datos principales la fecha de la falta y el tipo de falta y pulsando el botón aceptar se añadirá un nuevo registro.


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FICHAS DEL CURSO Una vez que se ha realizado la Baremación de alumnos y en Delegación se ha procedido a la Selección de los alumnos para un curso determinado, se está en disposición de poderse rellenar las Fichas del Curso. Para ello, vayamos en el menú a "SEGUIMIENTO/Fichas del curso". Nos aparecerá una similar a está (sí es la primera vez que accede, no aparecerá ningún registro):

El contenido de las fichas es similar al presentado en la siguiente imagen:

Existen cuatro tipos de fichas diferentes: • • • •

Ficha de inicio del curso Ficha de incidencias Ficha de altas y bajas de alumnos Ficha de finalización de curso


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La Ficha de inicio del curso, tal y como su nombre indica, se ha de cumplimentar al inicio del curso.. Las fichas de incidencia y altas y bajas de alumnos se han de rellenar cuando sé de alguna situación semejante a las indicadas en el nombre de ambas fichas. Una vez que se finalice el curso, se ha de rellenar las ficha de finalización de curso. En cada una de ellas, se pueden añadir alumnos y profesores(Expertos), mediante los botones "Alumnos" y "Expertos". Aquí podemos dar alumnos de altas, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Captación". También podemos añadir expertos, al igual que desde "SEGUIMIENTO/Ficha Técnica". Los expertos registrados por el sistema se pueden visualizar sus datos desde "SEGUIMIENTO/Expertos", introduciendo su numero de documento. Una vez que se revisen desde Delegación los datos introducidos en las fichas, si se dan por válidos estos, se aplicarán y quedará la ficha aplicada, pudiendo editarse los datos pero no modificarse.


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ANULACIÓN Y SUPENSIÓN DE CURSOS En esta opción se pueden anular, suspender y reanudar cursos. Se accede en el menú por "Anul./Susp. de Cursos". Funcionamiento: 1. Se localiza el curso. 2. Se escoge una de las posibles opciones sobre registros (añadir, editar o borrar). 3. Si se escoge añadir o editar: a) En función de los campos "F. Anulación, F. Suspensión y F. Reanudación" que se rellenen será una anulación o una suspensión. b) En caso que sea una suspensión se pueden cumplimentar los campos: • Nº Días Susp.: Días que va estar el curso suspendido. • F. Nueva Fin: Nueva fecha fin del curso. c) El campo Motivo en el se puede escoger uno de los motivos de la Anulación/Suspensión del Curso. d) La anulación o suspensión se puede adjuntar a una Ficha del Curso. Escogiendo en el combo "Nº de Ficha" la ficha a la que se desea adjuntar.


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