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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS FECHA

NOV. 09

OBJETO

Emisión Original

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ELABORÓ Iniciales

REVISÓ Iniciales

APROBÓ Iniciales/Cargo

FA

MJP/GP ABA/GP

MS/VPO SN/VPO

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS

Índice Página 1. 2. 3. 4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.4. 6. 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.3.

PROPÓSITO .......................................................................................................... 3 PROCEDIMIENTOS DE INELECTRA .................................................................... 3 LECCIONES APRENDIDAS ................................................................................... 4 DEFINICIONES ...................................................................................................... 4 PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE PROYECTO ............................................ 5 Control de Producción (CDP) ................................................................................. 5 Seguimiento de Productos y Actividades ................................................................ 6 Documentos de Gestión de la Calidad ................................................................... 8 Nivel de Aprobación de Productos (NAP) ............................................................... 8 ROSTER ................................................................................................................. 8 Plan de Gestión de la Calidad (PGC) en el Proyecto ............................................ 9 Estructura de las Carpetas Electrónicas ................................................................. 9 PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE PROYECTO ................................................ 14 Lecciones Aprendidas .......................................................................................... 14 Elaboración de Reportes de Cierre de Proyecto................................................... 15 Reporte para la Gerencia del Proyecto ................................................................. 15 Reporte para el Departamento de Procesos ........................................................ 15 Archivos inactivo del Proyecto de la disciplina Procesos...................................... 16 ANEXO 1“FICHA TÉCNICA DE PROYECTOS” ................................................... 18

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1.

PROPÓSITO Presentar los lineamientos a seguir por la Unidad de Procesos desde el punto de vista de Control de Proyecto y Gestión de la Calidad al momento de la apertura y cierre de un Proyecto. Establecer la estructura general para organizar la información inicial y la desarrollada durante el Proyecto a nivel de archivos electrónicos. Promover el uso de los códigos normalizados disponibles para la disciplina Procesos para lograr un mejor seguimiento de los productos realizados.

2.

PROCEDIMIENTOS DE INELECTRA Procedimientos relacionados con este INEDON: Ingeniería (HM010) 903-HM010-A90-TEC-003 903-P3000-A20--917

Equivalencia de Términos entre Centros de Ejecución Procedimiento para la Identificación, Registro y Aplicación de Lecciones Aprendidas

Gestión de la Calidad (HM060) 903-HM060-G09--901 903-HM060-G09--902 903-P9010-G09--905

Elaboración y Actualización de INEDONES Control de los Registros Niveles de Aprobación de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster) Planificación y Control (HM090)

903-P6020-B09--001

Numeración de Requisiciones

Planos,

Documentos

y

Los Procedimientos y las Instrucciones de Trabajo pueden estar relacionados de manera directa: el INEDON es citado en este documento, o indirecta: el INEDON contiene información adicional para el pero no es citado en este documento.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS 3.

LECCIONES APRENDIDAS Las Lecciones Aprendidas están disponibles a través de la página de intranet de Ingeniería. El sistema de Lecciones Aprendidas puede contener información adicional para el tema de este INEDON. El INEDON “Procedimiento para la Identificación, Registro y Aplicación de Lecciones Aprendidas”, N° 903-P3000-A20--917, indica lo siguiente: “Cuando no se encuentre evidencia del uso del Sistema de Lecciones Aprendidas, se levantará una No Conformidad” durante una revisión técnica.

4.

DEFINICIONES Archivo Inactivo Conjunto de productos, ya sean planos y/o documentos de cualquier tipo que son transferidos desde el Archivo Activo para su conservación, guarda y custodia durante el tiempo de retención establecido. Código de inelectra Normalizado (CIN) Numero de Tarea asignado a las actividades del Proyecto. (Véase el INEDON N° 903-P6020-B09--001) Control de Producción (CDP) Es el Sistema de Control de Producción de Ingeniería, el cual registra la información relacionada con los productos controlados a ser generados por un proyecto y que permite medir el progreso físico de cada uno de estos productos y de las actividades de Ingeniería. Grupos de Trabajo del Proyecto (ROSTER) Formato donde se registra el personal que está asignado a un Proyecto y que tiene responsabilidad en la elaboración, verificación, revisión y aprobación de los productos. Adicionalmente se indican las iniciales de las personas del Grupo de Trabajo, su firma, el nivel de responsabilidad y el periodo en el cual la persona permanece en el Proyecto. (Véase INEDON “Niveles de Aprobación

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster)” N° P9010-G09--905.)

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Niveles de Aprobación de Productos (NAP). Formato donde se determina el nivel mínimo de responsabilidad requerido para la elaboración, verificación, revisión y aprobación de cada tipo de producto, el cual puede estar asociado tanto al Grupo de Trabajo de la Unidad Organizativa como al Grupo de Trabajo del Proyecto. (Véase INEDON “Niveles de Aprobación de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster)” N° 903-P9010-G09--905.) Plan de Gestión de la Calidad (PGC) Documento que enuncia los lineamientos para el control, mejora y aseguramiento de la calidad en todas las fases de un Proyecto, y hace referencia a los procedimientos de trabajo y las medidas necesarias para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad del Proyecto. (Véase el INEDON “Directrices para la Elaboración de Planes de Gestión de la Calidad” N º 903-P9010-G09--907.

5.

PROCEDIMIENTO DE APERTURA DE PROYECTO A continuación se indican los pasos a seguir por el líder de Procesos al inicio de un Proyecto.

5.1. Control de Producción (CDP) Al comenzar un nuevo Proyecto es necesario que el líder de Procesos conozca de manera clara el alcance de los productos y actividades que se deben desarrollar, considerando la interrelación con otras disciplinas. La oferta es el documento usado como punto de partida, donde se encuentra el CDP que fue preparado como soporte, pero que debe validarse al inicio del proyecto a efectos de asegurar que contemple todo lo previsto en el alcance de la oferta aprobada por el Cliente y que tiene coherencia desde el punto de vista secuencial y de ejecución del trabajo. Adicionalmente a esto, deben considerarse las aclaratorias que se hayan realizado ante el Cliente, posteriores al cierre de la Oferta y previas al otorgamiento del Contrato, pues podrían considerar o excluir elementos que se

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS deban tomar en cuenta en la actualización del CDP, el cual es la base de la planificación del trabajo. Es necesaria la aprobación del Cliente para incorporar, eliminar o modificar algún producto ofertado. Una vez bien definido el CDP, se procede a acordar con la contraparte de Planificación y Control (o con la Gerencia) la fecha en la cual va a ser emitido cada producto, con sus respectivas horas-hombre asociadas. Es necesario consultar en la oferta, si algún producto está asociado con un tiempo de ejecución. De igual manera las actividades propuestas en el CDP, deben planificarse para ejecutarlas de forma secuencial dentro del margen de tiempo adecuado. Toda esta información que suministra la Disciplina se canaliza, actualiza y mantiene por el grupo de Control de Proyectos. (Véase INEDON “Planificación de Actividades” Nº 903-P6020-B09--901 e INEDON “Programación y Control de Avance” N º 903-P6020-B09--902 .

5.2. Seguimiento de Productos y Actividades Para el seguimiento de documentos, planos y actividades que generan datos estadísticos, sobre la base de tipo de Proyecto, horas-hombres consumidas, alcance, premisas, se deben codificar los productos y actividades, según lo indicado en el INEDON “Numeración de Planos, Documentos y Requisiciones’’ N° 903-P6020-B09--001. Estos códigos están incluidos en el CDP, y son utilizados adicionalmente para cargar las horas-hombres de Procesos al Proyecto. A continuación se presenta el Cuadro 1 con los códigos disponibles para Procesos: “CLAVE 2 O CIN – Códigos de inelectra Normalizados” (contenida en el Anexo N° 1 del INEDON “Numeración de Planos, Documentos y Requisiciones’’ N° 903-P6020-B09--001.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS Cuadro 1. Códigos de inelectra Normalizados TAREA

DESCRIPCIÓN

P00 P01 P02 P03 P06 P09 P10 P11 P12 P13 P19 P20 P21 P22 P23 P29 P30 P31 P32 P33 P39 P40 P41 P42 P43 P49 P50 P51 P52 P53 P59

COORDINACIÓN DE PROCESOS DOCUMENTOS DE PROCESOS ING. PLANOS DE PROCESOS PLANOS DE PROCESOS LEVANTAMIENTO EN SITIO PROCESOS PROCESOS-GENERAL COORDINACIÓN REVISIÓN INGENIERÍA BÁSICA DOCUMENTOS REVISIÓN INGENIERÍA BÁSICA ING. PLANOS REVISIÓN INGENIERÍA BÁSICA PLANOS REVISIÓN INGENIERÍA BÁSICA REVISIÓN INGENIERÍA BÁSICA COORDINACIÓN DIAGRAMAS DE FLUJO DOCUMENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO ING. PLANOS DIAGRAMAS DE FLUJO DIBUJO DIAGRAMAS DE FLUJO DIAGRAMAS DE FLUJO COORDINACIÓN DE P&ID DOCUMENTOS DE P&ID ING. PLANOS P&ID DIBUJO P&ID P&ID COORDINACIÓN DISEÑO DE PROCESOS DOCUMENTOS DISEÑO DE PROCESOS ING. PLANOS DISEÑO DE PROCESOS PLANOS DISEÑO DE PROCESOS DISEÑO DE PROCESOS COORDINACIÓN MANUALES DE OPERACIÓN DOCUMENTOS MANUALES DE OPERACIÓN ING. PLANOS MANUALES DE OPERACIÓN PLANOS MANUALES DE OPERACIÓN MANUALES DE OPERACIÓN

Poner en práctica el uso de esta lista de tareas durante la elaboración de ofertas, consolidación del CDP y en el cargo de horas-hombres representa un beneficio para el control de las actividades realizadas por el personal del departamento de Procesos, a la vez que permite generar los índices necesarios para estimar las cargas de trabajo en las propuestas, de una manera adecuada. 903-HM120-P09-GUD-074.docx/04/11/09/fa/SP

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5.3.

Documentos de Gestión de la Calidad

5.3.1. Nivel de Aprobación de Productos (NAP) Una vez conocidos los productos a ser desarrollados por la disciplina Procesos, se procede a elaborar el NAP (Nivel de Aprobación de Productos) véase INEDON “Niveles de Aprobación de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster)” N° 903-P9010-G09--905. En el formato del NAP se identifican los tipos de productos a ser emitidos, sin necesidad de ir al detalle de cada uno. De igual forma se asigna a cada producto los niveles de responsabilidad que requiere en su elaboración, revisión y aprobación. Es también reflejado en el formato del NAP el requerimiento/no requerimiento, de aplicar la lista de verificación a los productos, además de plasmar la necesidad de que algún producto sea revisado por parte de un grupo en particular dentro de la organización. El NAP se elabora comenzando en Rev.0 y podrá ser revisado según aplique en el desarrollo del Proyecto (Rev.1, 2…) 5.3.2. ROSTER Una vez asignado el personal inicial de Procesos al Proyecto, se procede a llenar el formato “Roster” según indica el INEDON “Niveles de Aprobación de Productos (NAP) y Grupos de Trabajo del Proyecto (Roster)” N° 903-P9010G09--905. El “Roster” contiene la identificación de cada miembro del grupo, mostrando sus iniciales y firma de la forma en que aparecerán en los documentos y/o planos, el nivel de responsabilidad y el periodo en el cual la persona permanece en el Proyecto (Fecha de incorporación y desincorporación). Este documento no se emite. Se actualiza en copia dura a medida que el personal de la disciplina de Procesos es incorporado y desincorporado del Proyecto.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS 5.3.3. Plan de Gestión de la Calidad (PGC) en el Proyecto El Coordinador, Especialista o Gerente de Gestión de la Calidad en el Proyecto elabora en una etapa temprana del Proyecto el “Plan de Gestión de la Calidad”. Es importante que el líder de Procesos colabore de forma activa ya que en este documento quedan establecidos, entre otros, los siguientes aspectos: Procedimientos que aplican según el alcance de los trabajos para hacer referencia en el PGC. Idioma en el cual van a ser emitidos los productos. Revisión y descripción de emisiones para documentos y planos. Formato estandarizado para documentos y planos. Numeración de los documentos y planos (inelectra y Cliente, según aplique) Control de comunicaciones con el Cliente y/o socios. Control de Documentos y Datos. Tiempo definido para que los productos sean comentados por el Cliente. Manejo de las Copias Maestras (copia dura o electrónica). Reuniones de coordinación y seguimiento. Reportes del Proyecto. Auditorias de la calidad. Requerimientos específicos del Cliente. 5.4.

Estructura de las Carpetas Electrónicas La disciplina Procesos establece los lineamientos generales para la estructura de las carpetas electrónicas, que pueden ser ajustadas a cada Proyecto manteniendo en lo posible el esquema propuesto en este documento. La carpeta electrónica de la disciplina Procesos debe estar incluida en el directorio del Proyecto, la cual es creada por el de servicios informáticos. Dependiendo del tipo de Proyecto, algunas de las sub-carpetas presentadas pueden no aplicar, por lo cual, éstas no se deben crear en la estructura del Proyecto, sin embargo, la numeración asignada a cada carpeta electrónica debe ser mantenida (Figura 1)

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS Los documentos o actividades que se encuentren superados deben ser conservados en forma electrónica en las mismas carpetas a las cuales pertenecen según su clasificación, en un sub-directorio con la identificación “SUPERADO”. Cuando existan lineamientos escritos provenientes del Cliente, Plan de Gestión de la Calidad o Documentación, en relación a la estructura y manera de organizar la información de Procesos, éstas prevalecerán a lo propuesto en este INEDON. A continuación, se presentan las carpetas electrónicas de Procesos para Proyectos: P01 BDiseño Bases de Diseño: esta carpeta contendrá las Bases y Criterios de Diseño vigentes del Proyecto, bien sean emitidas por inelectra, recibidas del Cliente o socio. Se puede colocar algún otro documento que complemente a las Bases de Diseño y que sea oficial del Proyecto. P02 DProceso Descripción del Proceso: esta carpeta contendrá la Descripción del Proceso con todas sus actualizaciones. P03 BM&E, PFD Balance de Masa y Energía, PFD: carpeta contentiva de los balances de masa, energía y diagramas de flujo de procesos DFP (PFD) emitidos por la disciplina Procesos. P04 Simulación Simulación: en este directorio se debe mantener la simulación general del proceso. En caso de manejar varios escenarios, es necesario distinguir en forma clara el caso que corresponda, por ejemplo: caso de operación, carga utilizada, productos, equipos complementarios, rendimientos, etc. Al realizar simulaciones adicionales, para definir de manera particular casos de alivio, despresurización, flujos mínimos, etc., se recomienda guardar estos archivos en la carpeta de cálculos, identificando la particularidad de la corrida. P05 Selec.Mat. Diagrama de Selección de Materiales: estos diagramas son generalmente recibidos de un tercero, la disciplina Procesos debe asegurarse de mantener la información actualizada, así como cualquier otro soporte que haya podido suministrar para la preparación de estos documentos, pues en algunos 903-HM120-P09-GUD-074.docx/04/11/09/fa/SP

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS casos, la disciplina puede facilitar una copia de los Diagramas de Flujo y los balances asociados, para que estos documentos se preparen. P06 P&ID P&ID: en esta carpeta se deben mantener cada una de las emisiones formales de los Diagramas de Tuberías e Instrumentación DTI (P&ID), en formato PDF. Es recomendable mantener un directorio diferente al de INGENIERÍA para las copias de trabajo de los archivos nativos de los DTI (P&ID). P07 Líneas & Tie ins. Lista de Líneas y Lista de Puntos de Empalme (Tie ins): en esta carpeta se deben mantener cada una de las emisiones formales de estas listas y los archivos de copias de trabajo en formato nativo correspondiente. P08 Cálculos Cálculos: en esta carpeta habrán sub-carpetas que distingan los diferentes tipos de cálculos: alivio, definición de diámetros de líneas, válvulas de control, bombas, simulaciones de eventos particulares (no diseño), requerimientos de servicios, dimensionamiento de recipientes, dispersión, etc. Cada archivo debe estar identificado con su particularidad y revisión. P09 Spec. Especificaciones y estándares: todos aquellos documentos que se han utilizado para soportar los cálculos o establecer criterios de diseños u operación. P10 HDEquipos Hojas de Datos de Equipos: en esta carpeta se debe tener la distinción de los datos que genera y suministra la disciplina Procesos a Mecánica (Equipos) para su incorporación en las hojas de datos de los equipos y la información que es luego recibida de la disciplina Mecánica, una vez que el equipo correspondiente ha sido especificado. P11 HDInstr. Hojas de Datos de Instrumentos: en esta carpeta se debe tener la distinción de los datos que genera la disciplina Procesos para incorporar en las hojas de datos de los instrumentos y la que es luego recibida de la disciplina Automatización y Control, una vez que el instrumento ha sido especificado.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS P12 Serv. Ind. Servicios Industriales: presentar en forma de tablas los requerimientos de servicios industriales. Los cálculos para determinar estas demandas deben estar ubicados en la carpeta de cálculos. P13 Filos. O&C. Filosofía de Operación y Control: espacio para mantener y actualizar la Filosofía de Operación y Control de la planta. P14 ESeguridad Estudios de Seguridad: este es el espacio disponible para colocar los reportes, DTI (P&ID) comentados, resoluciones, acciones pendientes, estatus de puntos abiertos y cerrados de HAZOP, SIL, OSER, etc. P15 MOperación Manual de Operación: espacio para mantener y actualizar el Manual de Operación. P16 ODEP Otros Documentos Emitidos por Procesos: según el tipo de Proyecto, el Cliente puede solicitar realizar estudios o reportes particulares enfocados a equipos, circuitos hidráulicos, evaluación de tecnologías, estudios de sensibilidad de alguna variable, etc. Este es el espacio para guardar y mantener cualquier información adicional no descrita en las secciones anteriores que genere la disciplina, y que deba archivarse como soporte del Proyecto. P17 Antecedentes Antecedentes: trabajos previos realizados para el Proyecto, ingenierías similares usadas como referencia, oferta, términos de referencia, aclaratorias, en fin, todo la documentación previa al Proyecto. P18 Control Proy. Control Proyecto: espacio para tener disponibles las horas-hombres, CDP, avances de la disciplina, fechas de emisiones, hojas de tiempo, NAP, ROSTER. P19Reuniones Reuniones: seguimiento a través de minutas de reuniones con el Cliente, Proyecto, interdisciplinaria e internas del grupo de Procesos.

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P20Comunicación Comunicación: espacio disponible para hacer seguimiento del intercambio continuo y relevante de información generada entre las disciplinas, la gerencia y el Cliente. P21 Actividades Actividades de Procesos: espacio dispuesto para respaldar toda la documentación asociada a actividades de procesos que no generan un producto como tal para el Cliente, pero que sin embargo, es necesario que quede documentada en los registros del Proyecto como lo son: revisiones multidisciplinaria de planos de fabricantes (squad check), levantamiento en campo, revisión de isométricos, revisión de hojas de datos de equipos e instrumentos, apoyo en la preparación del plano de clasificación de áreas, presentaciones, etc. P30General General: espacio reservado para mantener los formatos de Procesos (cálculos, tablas, portadas) e información a compartir entre del grupo. Se deja un espacio disponible de numeración de carpetas electrónicas (desde P22 al P29) para tener flexibilidad de agregar algunas particulares cuando el Proyecto así lo amerite. Las carpetas P16 en adelante, se pueden agrupar en la denominada P30General. Esto va a depender en gran medida de la magnitud del Proyecto. Estas carpetas son comúnmente más usadas por los líderes de disciplina, por tratarse de documentación referente al seguimiento de Proyecto. La segregación detallada de carpetas, resulta útil cuando se manejan varias áreas de forma simultánea, donde se involucran diversos líderes de Procesos y un Coordinador, ya que se establece una estructura macro común para cada área, facilitando el mantenimiento y búsqueda de la información. La estructura para la carpeta de la disciplina Procesos en Proyectos es la mostrada en la Figura 1.

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Figura 1. Estructura General de Carpeta Electrónica de Procesos

6.

PROCEDIMIENTO DE CIERRE DE PROYECTO A continuación, se describen las diversas actividades que debe realizar el grupo de Procesos que esté asignado para el momento del cierre del Proyecto

6.1. Lecciones Aprendidas Las lecciones aprendidas deben salir de la experiencia de cada Proyecto y ser tal que evidencien una mejora concreta en las instrucciones de trabajo, bien sea por presentar una manera más eficiente en la resolución de un problema o aportar nuevos conocimientos que no se encuentren descritos en nuestras instrucciones. La finalidad de una lección aprendida es pasar a formar parte de un INEDON ya sea nuevo o una revisión de uno existente, por lo cual, la experiencia debe

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS presentarse de una manera general, permitiendo su aplicación en diversos escenarios, evitando hacer mención a Proyectos específicos. Es responsabilidad de cada integrante del equipo de trabajo proponer sus lecciones aprendidas, sobre la base del conocimiento adquirido al llevar adelante las tareas del Proyecto, sin embargo, es el líder de la disciplina quien va a facilitar un debate entre los del equipo para el análisis de cada lección aprendida desarrollada durante el Proyecto, para poder seleccionar cuáles experiencias se deben hacer públicas, siguiendo el INEDON “Procedimiento para la Identificación, Registro y Aplicación de Lecciones Aprendidas” N° 903-P3000-A20--917. El proceso de captura de las lecciones aprendidas es continuo durante la vida de los Proyectos. Para tal fin, se debe dedicar parte del tiempo de las reuniones semanales para su identificación y selección y de esta manera ser documentadas de una manera progresiva y eficiente. Al final del Proyecto las lecciones aprendidas son recopiladas y clasificadas para formar parte del reporte de cierre, tanto a nivel de Proyecto como a nivel Departamental. 6.2. Elaboración de Reportes de Cierre de Proyecto Los reportes de cierre de Proyecto son el registro del trabajo ejecutado durante la vida del Proyecto, sirviendo de soporte para futuras asignaciones. 6.2.1. Reporte para la Gerencia del Proyecto La información que la disciplina Procesos aporta al informe de cierre del Proyecto es la siguiente: Breve descripción del proceso. Alcance de la disciplina. Documentos emitidos. Cambios de alcance que afectaron la disciplina. Lecciones aprendidas. Particularidad del Proyecto, que se considere se deba documentar. 6.2.2. Reporte para el Departamento de Procesos Se puede utilizar el mismo esquema de información suministrado en el “Reporte para la Gerencia del Proyecto”, sin embargo, la descripción del 903-HM120-P09-GUD-074.docx/04/11/09/fa/SP

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS Proceso debe ser más específica, ya que es conveniente reportar mucho más en detalle aspectos relevantes desde el punto de vista del proceso, por ejemplo, tecnología(s), capacidad de la planta, márgenes de diseño, capacidades de equipos mayores, niveles de operación, número de platos en columnas, etc., entre otros. Adicionalmente el reporte dirigido al departamento debe mostrar en una sección el registro de las horas empleadas para desarrollar los productos y actividades, tal como fue reflejado en el CDP, siguiendo los lineamientos de los códigos normalizados (véase la sección 5.2.). Esta información debe ser solicitada al grupo de Control de Proyectos. Debe incluirse en esta sección, las horas originalmente ofertadas por la disciplina Procesos en el Proyecto, así como las horas otorgadas por cambios de alcance, deben ser mostradas en el reporte para poder comparar el trabajo ofertado con los valores reales que arroja del Proyecto. Como anexos al reporte presentado al Departamento, se deben agregar en su última revisión: Bases y Criterios de Diseño, Filosofía de Operación y Control, Manual de Operación. DTI (P&ID). Simulación. Hojas de datos de equipos y válvulas. DFP (PFD), Balances de Masa. Plano de Planta. Lista de Líneas. Lista de Equipos. Lecciones Aprendidas Ficha Técnica del Proyecto (véase el Anexo 1). El reporte para el Departamento de Procesos debe ser entregado en un CD/DVD al Gerente del Departamento. 6.3.

Archivos inactivo del Proyecto de la disciplina Procesos Todos los documentos generados por la disciplina Procesos durante el curso del Proyecto deben ser clasificados para decidir qué se debe conservar, por cierto tiempo y que se debe desechar.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS Se debe tener en cuenta que todos los documentos que han sido emitidos, a través de Documentación de inelectra, no necesitan ser conservados por la disciplina, ya que Documentación tiene sus propios lineamientos de manejo de archivos. Los archivos superados, de planos y documentos en principio pueden ser desechados; el líder de la disciplina evaluará, si en algún caso éstos revisten un valor que haga necesario conservarlos por algún tiempo, por ejemplo, por guardar algún tipo de trazabilidad por cambios solicitados por el Cliente o por el Proyecto que se considere necesario documentarlos. Los productos emitidos por otras disciplinas, que sirvieron a Procesos durante el Proyecto como material de referencia, son desechados, entre ellos se cuentan los isométricos, hojas de datos de equipos e instrumentos, planos de plantas, planos mecánicos, etc. Se debe conservar aquellos documentos que fueron utilizados como soporte para cálculos de Procesos, deben estar anexados a los cálculos correspondientes. La información a ser archivada debe ser guardada en cajas tipo ARC-14. La información electrónica, debe ser respaldada en CD/DVD. Se debe verificar el tiempo requerido para guardar la información a nivel de Proyecto o contractual, para identificar de esta manera las cajas con una fecha que indique hasta cuándo debe ser conservada la información y así evitar mantener esta documentación ocupando espacio por tiempo ilimitado. (Véase INEDON “Instructivo Operación del Archivo Inactivo” N º 903-VO710-V49--001. Finalmente se elaborará una carta/correo electrónico de constancia de entrega, dirigido al personal asignado para la custodia de la información, señalando el número de cajas, CD, DVD y el material contenido. (Véase INEDON “Instructivo Operación del Archivo Inactivo” N º 903-VO710-V49--001. Seguidamente se listan los productos que se sugiere guardar luego del cierre del Proyecto: Últimas copias maestras de planos y documentos de Procesos. Cálculos de Procesos con sus soportes. Lista de verificación de documentos y planos. Carpeta con minutas, correos y comunicaciones de alta relevancia para la disciplina.

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GUÍA PARA LA DISCIPLINA PROCESOS DE APERTURA Y CIERRE DE PROYECTOS

ANEXO 1 “FICHA TÉCNICA DE PROYECTOS” (903-HM120-P09-GUD-074-1.docx)

903-HM120-P09-GUD-074.docx/04/11/09/fa/SP

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