Access - Base De Datos os 6q2d6n

CREANDO UNA AGENDA CON ACCESS. ACCESS.

HÉCTOR MOEDANO CASTELÁN.

SISTEMAS COMPUTACIONALES.

APRENDIENDO A USAR ACCESS. ACCESS.

[email protected]

Pachuca de Soto Hidalgo, a domingo, 09 de abril de 2006.

Agenda con Access

Contenido: Contenido: __________________________________________________________________ - 2 Introducción: ________________________________________________________________ - 3 Creando la base de datos ____________________________________________________ - 4 Creación de formularios _____________________________________________________ - 7 Formulario: Introducción de os. ____________________________________________ - 7 Formulario: Búsqueda de os. ______________________________________________ - 13 Formulario: Principal. ___________________________________________________________ - 14 -

Bibliografía: _______________________________________________________________ - 16 Índice: _____________________________________________________________________ - 17 -

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Introducción: uchas veces tenemos problemas para usar una base de datos, o no sabemos como crearla, e incluso ni como comenzar. Este artículo te muestra una forma muy sencilla de cómo crear una agenda en Access, donde se pedirá: el nombre, apellidos, ciudad, estado, teléfono, fax, email, dirección y código postal, así como, un formulario de inicio, uno de búsqueda y uno de introducción de datos; y una tabla donde se piden los datos que ya mencioné hace unos renglones atrás. Este artículo originalmente lo extraje de una página de Internet, que para ser honesto no recuerdo la dirección sin embargo si el nombre del autor original del artículo; solo que, el mismo lo modifiqué pues faltaban algunos detalles que describir. Autor original: Julio Rodríguez C. y quién modificó este artículo, su servidor: Héctor M. C.

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Nota: El programa que vamos a utilizar para construir la base de datos es Microsoft Access 2003, aunque es posible crear la misma con cualquier versión. Trataré de describir paso a paso tanto la construcción como el funcionamiento de esta base de datos. Espero y les sea de gran ayuda para comprender un poco mejor el aspecto de Access.

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Creando la base de datos Agenda. rimero ejecuta el programa de Access pulsando el botón Inicio Programas Microsoft Access (o haciendo doble clic en el directo del escritorio, si es que lo creaste previamente, o solo búscalo en tu menú de todos los programas o donde hayas configurado tu directo).

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Aparecerá la ventana de inicio, en la que tenemos varias opciones a elegir. La primera de ellas es la que nos permitirá crear una Base de datos de Access en blanco, es decir, desde cero. Con la segunda opción podrás crear una base de datos a partir de Asistentes, páginas y proyectos de bases de datos de Access (biblioteca, gestión de vídeos, fotografías, etc.) que ya están casi construidas. Se suele utilizar cuando la base de datos que se quiere crear es del tipo de alguna de las plantillas que encuentra en la pantalla que aparece tras seleccionar esa opción. Eligiendo esta opción también es posible crear una base de datos en blanco. Por último, si seleccionas la opción Abrir una base de datos existente podrás recuperar del disco una base de datos previamente almacenada. En nuestro caso seleccionaremos la primera opción: Base de datos de Access en blanco y después pulsaremos el botón Aceptar.

Tras esto aparecerá una pantalla en la que tendrás que seleccionar, por un lado, la carpeta del disco duro donde quieres almacenar la base de datos y por otro lado el nombre de la misma. Aunque es posible que el nombre de la base de datos tenga espacios en blanco no es recomendable, así como tampoco que el nombre tenga letras acentuadas. En nuestro caso la guardaremos en la carpeta Mis Documentos con el nombre Agenda. A continuación pulsa el botón Crear. -4Héctor Moedano Castelán.

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Accederás a la que desde ahora llamaremos ventana de base de datos.

Da clic en Crear una tabla en vista de Diseño, y llena los campos como se muestra en la siguiente figura:

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Agenda con Access En nuestro caso como campo clave se ha elegido el campo ID (el primer campo de tipo Autonumérico, es decir, es un campo que contiene valores numéricos generados de forma automática por el propio programa: en el ejemplo que estamos desarrollando comenzará por el valor 1 y se irá incrementando automáticamente a medida que vayas introduciendo nuevos registros en la agenda), cuya función es la de numerar los registros (os) que tengas en la agenda. Para poner el campo clave, pulsa la tecla derecha del ratón y marca la llavecita (clave principal). Una vez hayas tecleado los nombres de los campos, los tipos de datos correspondientes y una pequeña descripción indicando la función de esos campos guarda la tabla con el nombre os y ciérrala posteriormente. Tras cerrar la tabla volveremos a la ventana de base de datos. No es necesaria la creación de ninguna otra tabla por lo que pasaremos a la creación de un formulario para implementar de forma más atractiva la tabla que acabamos de crear.

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Creación de formularios: Introducción de datos y Búsqueda de os. Formulario: Introducción de os. pesar de que son imprescindibles* en las bases de datos, las tablas no son el elemento idóneo ni más cómodo para insertar los datos de los os. Ese es el motivo por el que existen los formularios. Un formulario es una representación más atractiva de una tabla. Por ello tras crear la tabla os pasaremos a crear el formulario os.

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Para ello pulsaremos en la pestaña Formularios, seleccionamos la opción Asistente para formularios.

En la parte inferior, seleccionemos la tabla sobre la cual queremos basar el formulario (en nuestro caso la tabla os). Damos clic en el botón >> para agregar todos los campos disponibles que se desean agregar al formulario. Posteriormente pulsamos el botón Aceptar y seguimos los pasos del asistente.

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Obligatorios, necesarios.

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Agenda con Access En el ejemplo aquí descrito se han seleccionado todos los campos, distribución justificada, estilo internacional y se le ha puesto el nombre Gestión de os. El resultado que se obtiene es el que podrás observar en la imagen. Finaliza el trabajo con la opción Abrir el formulario para ver o introducir información marcada.

Este formulario tiene, además de los campos seleccionados en uno de los pasos del asistente (el asistente se activa donde está la varita con estrellitas en el cuadro de herramientas), botones de acción. Los botones de acción son un tipo de elemento adicional que se puede insertar en los formularios de una base de datos para conseguir con ellos una mayor comodidad en el uso de los mismos (búsqueda, movimiento adelante o atrás...). Esos botones se insertan de manera fácil desde la barra de herramientas, para ello te diriges hacia Ver Vista diseño, y de nuevo, Ver Cuadro de Herramientas (el cuadro aún lado de este párrafo).

Una vez mostrado el Cuadro de Herramientas, selecciona el botón etiquetado como Botón de comando (un cuadrito rectangular que sobresale), mueve el ratón sobre el formulario hasta llegar a la parte del mismo donde se quiere colocar el botón (yo lo coloqué a un lado donde termina los cuadros de texto y etiquetas) y hacemos clic. Se iniciará un asistente que nos irá solicitando uno a uno los detalles y configuración que quieras que tenga el botón. En el primero de los pasos del asistente podrás observar que te solicita la función que quieres asignar al botón de comando. Todas las funciones que se pueden asignar a un botón de comando se encuentran agrupadas en categorías. Las -8Héctor Moedano Castelán.

Agenda con Access categorías las podrás encontrar en el cuadro de la derecha o izquierda de la pantalla del asistente dependiendo con que versión de Access estés trabajando, mientras que las funciones (o Acciones) las verás en el cuadro que está aún lado del de categorías.

Selecciona la categoría Desplazamiento de registro (o Exploración de registros) y la acción Ir al registro anterior para crear el botón que nos permitirá movernos por los registros en modo descendente, tras pulsar en Finalizar después de haber escogido la imagen o texto que quieres que muestre el botón y haberle asignado o dejado el nombre predeterminado al comando, este automáticamente se auto dimensionará.

Más adelante tendrás que realizar este mismo proceso para crear el resto de los botones de comando, pero con las funciones correspondientes. Para crear el botón que permita movernos por los registros en modo ascendente deberás volver a marcar el botón de comando y seleccionar la categoría Desplazamiento de registro y la acción Ir al siguiente registro Imagen o Texto Nombre de comando Finalizar. Cuando en una categoría no se encuentre la acción que se quiere asignar al botón de comando tendrás que seleccionar otra categoría. Para el botón Agregar o es la categoría Operaciones con registros Agregar nuevo registro. Y el botón Eliminar Registro la categoría Operaciones con registros Eliminar registro.

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Agenda con Access Al finalizar el asistente verás los botones en el formulario. Puedes mover los botones y alinearlos a tu gusto; ya sea moviéndolos uno por uno o seleccionando todos y con el menú Formato Alinear y también cambiar el tamaño en Formato Tamaño. Podrás moverlo por el formulario o hacerlo más grande, etc. Si nos vamos a Ver Formulario, observarás los botones de movimiento. Te recomiendo que también le coloques una etiqueta por encima de una línea y la personalices, para que se vea mejor el formulario donde describirá a que se refiere el mismo.

Por mi parte, personalicé la etiqueta con tipo de letra Britanic Bold Tamaño 18, Centrado, con Efecto especial: Sombreado color de fondo Amarillo y color de letra Verde fuerte. También le agregué un botón de comando a un lado que cierre el formulario, las opciones del asistente del botón es la categoría Operaciones con formularios Cerrar formulario Imagen (una imagen sencilla que diseñé). Antes selecciona los campos y desplázalos todos juntos para que coloques la etiqueta y la línea sobre los mismos. Antes de terminar agregaremos las propiedades necesarias al formulario, primero haremos clic en el menú Ver Propiedades. Posteriormente cambiaremos las siguientes propiedades en la ficha Formato: Barras de desplazamiento Ninguna; Selectores de Registro No; Botones de desplazamiento No; Separadores de registro No; Ajuste de tamaño automático Si; Centrado automático Si; Estilo de los bordes Ninguno; Cuadro de control No; Botones maximizar y minimizar Ninguno; Botón Cerrar No; Movible Si.

Si no están visibles las propiedades del formulario en el cuadro de propiedades, solo selecciónalo del ComboList. En la ficha Otras Selecciona las propiedades: Modal Si; Emergente necesario que le agregues el Encabezado y pié de formulario o de página.

No. No es

Ahora te describiré para que sirve cada una de estas opciones que cambiamos: - 10 Héctor Moedano Castelán.

Agenda con Access Barras de Desplazamiento: Permite que aparezca o no la barra horizontal o vertical en el formulario, una ves que este en funcionamiento.

Selectores de registro: Permite o no que muestre una flecha de selector de registro donde se están insertando datos o donde hay campos para escritura.

Botones de desplazamiento: Permite mostrar o no, los botones de registro de Access. Separadores de registro: Permite o no, mostrar una línea que separa al formulario de los botones de registro.

Ajuste de tamaño automático: Ajusta o no, automáticamente el formulario al tamaño diseñado. Centrado automático: Permite o no, centrar el formulario cuando esté en ejecución. Estilo de los bordes: Permite o no, o incluso personalizar los bordes del cuadro de control. Cuadro de control: Permite o no, mostrar el cuadro de control del formulario.

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Agenda con Access Botones maximizar y minimizar: Permite o no, mostrar los botones minimizar o maximizar en el estilo de borde. Botón cerrar: Permite o no, mostrar el botón de cerrar en el estilo de borde. Movible: Permite o no, mover el formulario en la pantalla cuando está en ejecución. Modal: Permite o no que el formulario de fondo que ejecutó el segundo formulario o incluso la ventana de Access esté activa o no cuando el formulario con el que se está trabajando está en ejecución. Emergente: Permite o no mostrar el formulario como cuadro emergente. Encabezado o pie de formulario o de página: permite mostrar segundo formulario como independiente al primero donde se puede colocar normalmente información sobre el formulario en ejecución. Después de haber terminado con el diseño del formulario y haber cambiado las propiedades necesarias guárdalo, pulsa sobre la opción Guardar (en el ejemplo le he dado el nombre de: Gestión de os) y luego cierra el formulario. Vuelve a la ventana de base de datos en la que verás el nombre del formulario que acabas de crear. La siguiente figura es el resultado del diseño y cambios de propiedades:

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Agenda con Access

Formulario: Búsqueda de os. omo el formulario de búsqueda de os es muy similar al formulario de Gestión de os lo único que se hará es copiar el formulario antes creado. Se le dará el nombre de Buscar os o el nombre que desees. Posteriormente lo abriremos en modo de diseño, eliminamos el botón añadir o y colocamos otro de la misma forma que los colocamos antes, solo que, en categoría escogeremos las opciones Operaciones con registros Buscar registro Imagen o Texto Buscar o. Y en la etiqueta cambia solo la palabra Gestión por la palabra Búsqueda. Esto será la única diferencia entre ambos formularios.

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El botón Buscar o será el encargado de realizar la búsqueda de los datos de los os. Una vez terminado el diseño y tras haber guardado el formulario procederemos a ejecutarlo (doble clic sobre el formulario que queremos abrir). Para buscar los datos de alguien pulsaremos el botón Buscar o. En el cuadro de texto Buscar escribe el texto que quieres encontrar (nombre, apellido, etc.). Para ajustar los criterios de búsqueda utiliza los desplegables Buscar en, Coincidir y las casillas de verificación. Una vez hayas seleccionado todos los criterios pulsa el botón Buscar primero. Si la base de datos contiene información relacionada con los criterios que acabas de escribir, aparecerán los resultados en la pantalla. El resultado de diseño de este formulario es el siguiente, te podrás dar cuenta que es bastante similar al otro.

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Formulario: Principal. or último tienes que crear un formulario de presentación o principal, que contenga un menú con las principales opciones de la agenda. En nuestro ejemplo es muy parecida a la primera imagen que se mostró en este tutorial. Como podrás ver contiene dos botones de comando cuya función es la de abrir los formularios que acabas de crear. Además incluye otros dos botones: Salir de la agenda encargado de finalizar la ejecución de la base de datos y cerrar el programa Access y Salir de la aplicación encargado de solo finalizar la aplicación del formulario mostrado. Para crear este formulario pulsa en Formularios Vista diseño sin seleccionar ninguna tabla en el desplegable (si es que aparece). Hacemos clic en el botón Aceptar y muestra una cuadrícula en la que insertarás los elementos del formulario.

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Primero inserta dos rectángulos y dales un color de fondo diferente tal y como ves en la figura al final de esta sección. Sobre el rectángulo de arriba colócale una etiqueta personalizada describiendo la base de datos (en mi ejemplo: Agenda De Moedano Versión 3.00.08). A un lado de ambos rectángulos coloca un cuadro de imagen y escoge una del cuadro de diálogo que te aparecerá (en el ejemplo que muestro, coloqué una imagen del personaje Topo Gigio). Después coloco dos botones sin texto ni imagen con la categoría Operaciones con formularios Abrir Formularios Gestión de os y Operaciones con formularios Abrir Formularios Buscar os; personalízalos en tamaño y alineación. Colócales una etiqueta enfrente de ellos y la descripción del formulario que mostrarán. Después coloca los dos botones uno para cerrar la aplicación Access y salir de la base de datos y otro para salir solo de la aplicación. Las opciones de estos botones serán Operaciones con formularios Cerrar Formulario y Aplicación Salir de aplicación. Lo siguiente es darle las mismas propiedades que le dimos a los formularios anteriores: En la ficha Formato: Barras de desplazamiento Ninguna; Selectores de Registro No; Botones de desplazamiento No; Separadores de registro No; Ajuste de tamaño automático Si; Centrado automático Si; Estilo de los bordes Ninguno; Cuadro de control No; Botones maximizar y minimizar Ninguno; Botón Cerrar No; Movible Si. Si no están visibles las propiedades del formulario en el cuadro de propiedades, recuerda, solo selecciónalo del ComboList. En la ficha Otras Selecciona las propiedades: Modal Si; Emergente necesario que le agregues el Encabezado y pié de formulario o de página.

No. No es

Una vez hayas colocado todos lo elementos en el formulario principal, guárdalo con el nombre de Principal (o el que desees) y ejecútalo (esto es, pincha dos veces sobre él) para comprobar que el funcionamiento es el correcto, es decir, prueba que al pulsar los botones se accede a los formularios correctos y que al pulsar el botón de Salir de Access y Salir de aplicación, realmente realizan las funciones que deseamos. Por último, para que el formulario principal se ejecute nada más cuando se abra la base de datos; hay que ir al menú Herramientas Inicio... En la parte superior derecha - 14 Héctor Moedano Castelán.

Agenda con Access encontrarás un cuadro desplegable etiquetado Mostrar el formulario en el que elegirás el formulario Principal y, a continuación, pulsa el botón Aceptar. De esta forma conseguimos que al abrir la base de datos Agenda lo primero que aparezca sea el formulario principal en el que podrás seleccionar la acción que desees realizar (esto es, si cierras la ventana de base de datos y vuelves a abrirla, aparecerá el formulario Principal). La siguiente figura es el resultado de diseño y personalización creados: Espero y este pequeño tutorial (ejemplo), les haya sido de gran ayuda, como les había mencionado antes, el original carecía de muchos detalles, yo solo lo amplié, si lo encuentran en el Internet se darán cuanta de lo que les habló. Que pasen muy buen día.

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Bibliografía: Podrán encontrar muchos tutoriales en el Internet. Todo el Access 97 en un solo libro. Editorial Trillas. Carlos Boqué. Segunda edición abril 1999. O pueden ver cualquier libro de Access o Microsoft relacionado con el tema.

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Índice: A

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Access . - 1 -, - 3 -, - 4 -, - 9 -, - 11 -, - 12 -, - 14 -, - 16 Alinear .................................................................. - 10 Asistente ................................................................ - 7 Autor ....................................................................... - 3 -

formulario..- 3 -, - 6 -, - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, 13 -, - 14 -, - 15 formularios .................... - 7 -, - 8 -, - 10 -, - 13 -, - 14 H

B base de datos - 3 -, - 4 -, - 5 -, - 6 -, - 8 -, - 12 -, - 13 -, - 14 -, - 15 botón.. - 4 -, - 5 -, - 7 -, - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 12 -, - 13 -, 14 -, - 15 botones.................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 11 -, - 12 -, - 14 Buscar .........................................................- 13 -, - 14 C categoría .................................- 9 -, - 10 -, - 13 -, - 14 categorías .............................................................. - 8 clave principal....................................................... - 6 comando....................................- 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 ComboList ..................................................- 10 -, - 14 copiar.................................................................... - 13 Crear ....................................................................... - 5 cuadrícula ............................................................ - 14 -

herramientas ..........................................................- 8 I imagen....................................... - 8 -, - 9 -, - 10 -, - 14 P personalización ....................................................- 15 personalizada .......................................................- 14 personalizar..........................................................- 11 R rectángulo.............................................................- 14 T tabla ................................... - 3 -, - 5 -, - 6 -, - 7 -, - 14 tamaño .............................................- 10 -, - 11 -, - 14 -

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Efecto especial.................................................... - 10 Encabezado y pié......................................- 10 -, - 14 etiqueta........................................... - 10 -, - 13 -, - 14 -

vista de Diseño.......................................................- 5 -

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