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SEMINARIO-TALLER: “COSTOS BASICOS PARA LA MICRO Y PEQUEÑA EMPRESA” EXPOSITORA:

NELLY AMARILES A DE EMPRESAS CONSULTORA EN COSTOS [email protected]

FECHA: ABRIL 26 DE 2006 LUGAR: COMFAMA MEDELLIN

OBJETIVO DEL SEMINARIO-TALLER

Conocer una metodología básica de costeo que permita al empresario

(pymes) determinar el costo a los productos, conocer el margen que genera y ejercer control sobre los recursos y procesos.

TEMAS A DESARROLLAR CONCEPTOS BASICOS DE COSTOS • • •

Definición, propósito y utilidades de los costos Clasificación de costos Sistemas de costeo

ELABORACION DE PRESUPUESTOS • • • •

Proyección de ventas Costos y gastos fijos Costos y gastos variables Hoja de costos y de utilidad por producto

HERRAMIENTAS DE EVALUACION Y CONTROL • • • •

Costo por hora Margen de contribución Punto de equilibrio Margen de ventas antes de impuesto

EJERCICIO DE COSTEO EN PLANTILLA DE EXCEL

INTRODUCCION

MARCO LEGAL LEYES MIPYMES No. 590 de 2000, No. 905 de 2004, No.1014 de 2006 Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa

No. de trabajadores:

Activos totales en smlvm

Hasta 10 trabajadores Entre 11 y 50 Entre 51 y 200

Hasta 499 Entre 501 y 5.000 Entre 5.001 y 30.000

REGIMEN DE IMPUESTO A LAS VENTAS AÑO GRAVABLE 2007 (ver regímen completo en w.w.w.dian.gov.co)

Régimen simplificado Régimen común

Ingresos brutos por año: Hasta $83.896.000 Superior a $83.896.000

PUC: Manufactura, Comercio, Servicios, Agricultura (Existen Puc especiales: financiero, asegurador, cooperativo)

Cuenta

Nombre de la cuenta:

Cuenta 4XXX Cuenta 5XXX Cuenta 6XXX Cuenta 7XXX

Ingresos Gastos de ón. y ventas Costo de mercancía vendida Costos de producción u oper.

CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN: Toma un material, lo transforma en un producto nuevo, para luego vender. COMERCIALES: Compra productos ya elaborados, agrega algunos costos y luego vende. DE SERVICIOS: Mediante una serie de actividades configura un servicio, que luego lo ejecuta ante consumidores. EXTRACTIVAS: Explotación de recursos naturales (metales, piedras, petróleo, etc.

CUAL ES EL PROPOSITO DE TENER UN SISTEMA DE COSTEO?

Organizar la información económica y financiera de la empresa y hacer mas eficiente la planeación, el control y la toma de decisiones.

Conocer el margen de sus productos y de la empresa. Obtener una estructura de costos dinámica que garantice: Eficiencia. Valor agregado. Rentabilidad. Competitividad.

Tener una herramienta que permita el control de los recursos.

Crear una cultura del costo o actitud de cada individuo frente al manejo de los recursos: **Tiempo. **Insumos. **Equipos.

UTILIDAD DE LOS COSTOS EN LA EMPRESA 1. Sirven de base para fijar y/o controlar precios de venta. 2. Mediante los costos se cotizan trabajos y evalúan proyectos. 3. Se analizan procesos y se controla la eficiencia. 4. Ayudan a detectar actividades, clientes, agencias o productos en que la empresa pierde dinero. 5. Se conoce el margen de contribución y el punto de equilibrio del producto y de la empresa.

6. Se calculan indicadores de productividad a fin evaluar el desempeño. 7. Con los costos se valorizan inventarios.

CONCEPTOS DE COSTOS  En una empresa industrial, se llama costo de un artículo a la suma de todas las erogaciones de dinero efectuadas en la adquisición y procesamiento de los elementos que conforman el articulo.  Para un comerciante el costo de los artículos vendidos, está compuesto por: el precio de adquisición, y otras adiciones menores como: fletes, servicios públicos, sueldos, bodegaje, empaques, adornos, software y hardware, etc.  En una empresa de servicios el costo está representado por los erogaciones efectuadas con el fin de adquirir los elementos necesarios para dar forma al servicio y a la satisfacción de la necesidad.

LOS COSTOS

DEFINICION 1.Es la medición en términos monetarios de la cantidad de recursos económicos utilizados en la generación de un bien

o un servicio. 2.Costo es toda erogación de dinero que

la empresa utiliza o destina para un fin especifico:

elaborar un producto,

prestar un servicio Lo que no se mide no se controla

CLASIFICACION DE LAS EROGACIONES DE DINERO DIRECTOS COSTOS Producción INDIRECTOS EROGACIONES DE DINERO DIRECTOS

VARIABLES FIJOS

VARIABLES

GASTOS

Adom y ventas INDIRECTOS PERDIDAS

FIJOS

Costos-Gastos Se utilizan para conocer la estructura de la empresa en cuanto a erogaciones de Produc. on. Y ventas.

Directos-Indirectos Se utilizan para una correcta asignación de costo y gasto a productos, servicios, procesos, actividades, proyectos, clientes, etc.

Variables-Fijos Se utiliza para optimizar recursos fijos, tomar decisiones de hacer, comprar o eliminar, aumentar o disminuir unidades, hallar el margen de contribución y el punto de equilibrio.

Pérdida: Es un sacrificio extraordinario de valores donde no hay beneficio. Reprocesos Altos desperdicios Devoluciones del cliente.  Compras no planeadas Productos imperfectos Tiempo ocioso Deficiente selección de personal Altos ausentismos e incapacidades Publicidad mal diseñada Reuniones improductivas Teléfono mal utilizado Despilfarro de insumos Proveedores no calificados, Otros.

TABLA DE CLASIFICACION PROCES O

EROGACION de dinero

COSTOS

PRODU CCION

Erogaciones requeridas para transf. Materia prima en producto terminado. Para istrar inventarios. Para configurar un servicio.

DIRECTOS Se identifican directamente con el producto o servicio y lo integran físicamente. Son de fácil medición y cuantificación. Ejemplo en empresa de manufactura: Materia

prima

Mano

de obra operativa, Otros

insumos directos (empaque,, envases, transportes por unidad)

ON

______ VENTA

GASTOS Erogaciones que ayudan a cumplir los objetivos de la organización

___________ GASTOS Erogaciones que ayudan a generar los ingresos

INDIRECTOS

VARIABLES

Los costos son genéricos, no se pueden identificar de manera directa con un producto o servicio específico.

Aumentan o disminuyen de acuerdo con variaciones en el volumen de unidades producidas.

Son difíciles de medir, cuantificar y asignar, necesitan una base de prorrateo y el cálculo es aproximado. Ejemplo: arriendo, energía, depreciación, sueldo del coordinador de producción.

No aplica

Generalmente todos los gastos de ón. son indirectos al producto: sueldos, arriendos, impuestos, seguros, otros.

_________________ Comisiones por ventas, fletes, empaque y embalajes por unidad.

_________________ Indirectos al producto: sueldos fijos, publicidad, representación, depreciación, otros.

Son fáciles de asignar, controlar y analizar. Unitariamente son fijos. Ejemplo: diez camisas tienen costo de materia prima de $10.000. cinco camisas tendrán un costo de materia prima de $5.000

No aplica

__________________ Aumentan o disminuyen de acuerdo con el volumen de ventas, ejemplo: Comisiones por ventas, fletes, empaque y

FIJOS Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción. Representan la capacidad instalada en dinero, para producir. Unitariamente son variables Ejemplo: Para elaborar 10 camisas pago 50.000 de arriendo. Para elaborar 5 camisas pago 50.000 de arriendo. Permanecen estables ante diferentes volúmenes de producción y ventas: sueldos, arriendos. ______________ Permanecen fijos ante volúmenes de ventas: Sueldos, publicidad, representación, depreciación, otros.

COSTOS DIRECTOS - MATERIALES Confecciones

Ebanistería

Taller reparaciones mecánicas

Asesorías contables

Materias primas: Telas y entretelas Hilo, resorte Encaje, cintas Marquillas Botones Cierres

Materiales auxiliares Papel de trazo Empaques de producción Tiquetes de identif. Otros

Otros insumos Repuestos, rios y mantenimientos. Energía

Madera Bisagras Pintura, laca Clavos, tornillos Herrajes

No tiene

No tiene

______ Disolventes Pegantes Pitas, hilos Otros __________ Repuestos, rios y mantenimientos. Energía

___________ Repuestos Soldadura Bandas Pintura, Otros ___________ Energía

_________ Papelería y útilies. Equipos de computo, CD y otros ________ Energía ?

COSTOS DIRECTOS - MANO DE OBRA: Es el salario devengado por las personas que participan directamente en el proceso de elaboración de productos o prestación de servicios, su trabajo se puede medir porque entregan unidades, el pago puede ser mensualmente o al destajo (por unidad) e incluye: Salario básico e incentivos. Recargo nocturno Auxilio de transporte Seguridad social (eps, pensión, arp). Parafiscales (caja c, sena, icbf) Prestaciones sociales (cesantías, intereses, prima) Ropa de trabajo ( 3 veces al año) Pagos extralegales.

COSTOS INDIRECTOS -CIF EN EMPRESA DE MANUFACTURA: MATERIALES INDIRECTOS Materiales eléctricos. Repuestos y rios. Empaque de protección en producción. Insumos para cafetería. Insumos para aseo. Papelería y útiles de producción. Lubricantes.

MANO DE OBRA INDIRECTA. Coordinador producción. Facilitadores. Ayudantes de planta. Secretaria de producción. Mecánicos. Vigilantes

OTROS INSUMOS INDIRECTOS: Arriendo planta o depreciación del local. Energía, agua, gas. Servicio de transporte. Servicio de mantenimiento. Depreciaciones.

COSTOS - VARIABLES Unidades de producció n

MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA AL DESTAJO EMPAQUE POR UNIDAD TRANSPORTE DE COMPRAS POR UNIDAD ENERGIA Y REPUESTOS

Tarifa unitaria

Costo variable total

COSTOS FIJOS - PRODUCCION Arriendo de local por mes Vigilancia de producción por mes Sueldo del coordinador de producción por mes Depreciación máquinas por mes Capacitación personal planta por mes Aseguramiento de calidad por mes Seguridad industrial por mes Insumos de aseo por mes Insumos de cafetería por mes Material eléctrico por mes Seguros de mercancías por mes Otros por mes

DEPRECIACION Es el valor que van perdiendo los activos por el desgaste en el trabajo o uso. Se debe cargar al costo del producto

Nombre del activo

Fecha de compra

Valor actual

Vida útil en meses

Edificios y locales Maquinaria y equipo de trabajo

240 120

Muebles y enseres Vehículos Software y hardware

120 60 36

Total

depreciació n por mes

GASTOS – VARIABLES DE ON Y VENTAS Unidades de ventas COMISIONES POR VENTAS EMPAQUES DE VENTAS FLETES

Tarifa unitaria

Costo variable total

GASTOS FIJOS DE ON Y VENTAS GASTOS DE ON

GASTOS DE VENTAS

Sueldo personal oficina

Sueldo personal de ventas

Arriendo de oficina ó depreciación Ofic.

Arriendos puntos de ventas

Papelería y útiles

Papelería, facturas, útiles Ofic.

Depreciación muebles y enseres

Depreciaciones

Teléfono e Internet

Teléfono e Internet

Impuestos

Impuestos

Gastos legales

Gastos legales

Capacitación del personal

Registro de marcas

Intereses por prestamos

Publicidad Gastos promociones, muestras.. G. Representación

Empaques y fletes, etc.

PRESUPUESTOS Un sistema de costos funcional utiliza costos predeterminados, ya que permiten controlar y tomar decisiones a priori. PRE-SUPUESTOS: Es la estimación en cantidades y en pesos de los recursos necesarios para la elaboración, gestión y venta de los productos y servicios, definidos en el plan estratégico de la compañía y para un periodo determinado, que puede ser 6 meses, 12 meses u otro.

RECOMENDACIONES PARA ELABORAR PRESUPUESTOS  El presupuesto de costos y gastos fijos se apoya en el Estado de Resultados acumulado seis o doce meses atrás, se elabora para un año y se halla un promedio por mes.  Algunas cuentas parten de cero, otras se eliminan para este periodo.  Se debe tener en cuenta incrementos en el nivel de actividad e incrementos por IPC futuro.  Incluir valores diferidos y provisiones a pagar en el periodo.

 Negociar los precios de insumos con los proveedores para el año y proyectar tasa de cambio para importaciones.  Se debe tener en cuenta todos los recursos que se consumen en el proceso, así sean mínimos, no tiene sentido esconderlos.

 A los costos no se les carga las ineficiencias de la planta (reprocesos, capacidad ociosa, altos desperdicios).  Separar los gastos de la empresa de los gastos del hogar.

OTRAS RECOMENDACIONES

Adicionar arriendo de local cuando las actividades se desarrollan en la casa. Tener Ppto para el aseguramiento de la calidad. Pppto para tratamiento de residuos, seguridad industrial, seguros de vida, incendio y robo a fin de proteger la empresa de quiebras.

MARGEN DE CONTRIBUCION EN $ Para un solo producto: $ MC = precio de venta – costo y gasto variable % MC = (MC $ / precio de venta) * 100 Para varios productos Productos

Unidades vendidas

Precio Valor total de venta de las ventas

C+G variable unitario

C+G variable total

MC unitario

TOTALES

% MC promedio en = (MC total / valor total de las ventas) * 100

MC total

PUNTO DE EQUILIBRIO ES EL NIVEL DE VENTAS DONDE LA UTILIDAD ES CERO, ES DECIR QUE LA EMPRESA NI GANA NI PIERDE.

FORMATO DEL CALCULO:

PE en pesos =

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes ---------------------------------------% de margen de contribución- promedio

PE en unidades =

(Costos fijos + gastos fijos) totales por mes ------------------------------------------Contribución marginal en pesos, unitaria

PRECIO DE VENTA Y COTIZACION Cotizar es determinar por anticipado el precio de venta de un producto, un servicio o un trabajo a realizar. Cada empresa tiene su política de cálculo: Costeo directo. Costeo total. Costeo full

Precio de venta =

FORMATO DE CALCULO : Costo unitario (directo, total o full) -------------------------------------------(100% – % de utilidad deseada)

$13.420 -------------100% - 25%

=

13.420 -----------0.75

=

17.893

SISTEMAS DE COSTEO

QUÉ ES UN SISTEMA DE COSTEO? Es una técnica que mediante procedimientos específicos clasifica, acumula y distribuye costos a productos, servicios u otro objeto. PRODUCTOS Y SERVICIOS:

• • • • •

Confección de camisa Construcción de un edificio Programa de calidad Paquete turístico Asesoría jurídica

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE COSTEO Un sistema de costos se elige o diseña, dependiendo de las necesidades y del tipo de empresa, para conformarlo se tiene en cuenta principalmente tres elementos: La forma de acumular los costos: Por ordenes de producción (OP) Por procesos Por actividades (ABC) Costos conjuntos

La naturaleza del costo: Real o histórico Estimado Estándar El método de costeo Costo directo Costo total (directo + indirecto) Costo full (costos + gastos)

SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS POR

ORDENES DE PRODUCCION (OP) Que es una OP?  Es un proyecto de fabricación especifico que contiene cliente, diseño, tiempo, procesos, máquinas, materia prima, costos, procedimientos, etc

 Los costos se acumulan por cada OP, al terminar el trabajo, se suman los costos y se distribuyen al número de unidades terminadas.  Cada O.P tiene una especificación distinta.  El trabajo se puede suspender en el camino.  Es útil para empresas de publicidad, diseños, industria de calzado, muebles, urbanizadoras, artes gráficas etc.

ORDEN DE PRODUCCION Orden de producción No.____Cliente:

Producto o servicio:_____________ Diseño: ______ Características:____

____Fecha de inicio:______

Fecha de entrega:_____ Cantidad I ____

F ____

REQUERIMIENTOS: Máquinas___________________________________________ Personas___________________________________________ Materiales__________________________________________

ACUMULACIÓN DE COSTOS: Costos de la OP

Semana 1

Semana 2

Semana…n

Total OP

Materiales D Mano de obra D Cif (ppto) Totales

COSTO TOTAL POR UNIDAD = COSTO TOTAL O.P / CANTIDAD F

ACUMULACION DE COSTOS POR PROCESOS QUE SON LOS PROCESOS?  Son secciones o centros de costos en la Cía. En cada uno de ellos se hace un trabajo especializado de operaciones continuas. Consume recursos y tiene responsables.  Los costos se acumulan por período en cada proceso. Se parte de un presupuesto.

 Por cada proceso circula el producto absorbiendo costos. Cada proceso entrega al siguiente un producto mejorado es decir, con valor agregado. No es posible suspender el trabajo en el recorrido  Los productos son de características similares y volumen alto, ejemplo: industria plástica, cemento, confecciones, gaseosas, etc

ESQUEMA DE COSTOS POR PROCESOS Procesos

proceso1

proceso2

proceso3

Costo total =Sumatoria

Presupuesto de Materiales costo directo M. Obra por mes Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Materiales M. Obra Otros directos

Presupuesto de Mater indir CIF por mes MO indir Otros indir on y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros

Mater indir MO indir Otros indir on y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros

Mater indir MO indir Otros indir on y ventas Unidades Horas Hom Horas Mq Gramos % de m obra Otros

Mater indir MO indir Otros indir on y vtas.

Costo 1

Costo 2

Costo 3

C1,C2,C3

/ Bases de distribución

Costo por unidad

SISTEMA DE COSTEO POR ACTIVIDADES (ABC) (Costing Based Activity).

Que son las actividades? Es la descomposición del trabajo que conforma un servicio o producto en partes identificables, medibles y útiles de considerar y controlar aisladamente, Ejemplo: Diseñar, comprar, seleccionar las personas, despachar mercancías, etc.

El sistema acumula los costos por actividades, que luego transfiere a objetos de costo. Esta metodología controla a la actividad que es quien consume recurso. Método útil en empresas de servicios: hospitales, bancos, empresa de energía, empresa de alta tecnología, etc,. allí el costo del material directo es mínimo y prevalece el indirecto.

DISTRIBUCION DE COSTOS POR ACTIVIDADES – ABC Ejemplo: Servicio educativo

RECURSOS

Materiales

Salarios

Arriendo

Servicios públicos

Transporte

ACTIVIDADES Matricular

TOTAL X

Recaudar

X

X

X

X

X

X

Comprar

X

X

X

Selec. Personal

X

X

X

Coordinar profesores

X

X

Atención al estudiante

X

X

Promoción y ventas

X

PRODUCTOS

TOTAL

X X

X X

CARRERA DE CONTADURIA TECNICO ELECTRICISTA SEMINARIO DE COSTOS

FORMATOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACION DE COSTOS EN EXCEL Y REALIZAR LOS CALCULOS

1. Proyección de ventas mes por mes 2. Presupuesto de producción por mes 3. Liquidación de la mano de obra y obligaciones por mes 4. Calculo de la depreciación por mes 5. Presupuesto de costos y gastos fijos por mes 6. Calculo de la capacidad de producción en minutos-mes 7. Costo por minuto 8. Presupuesto de costos y gastos variables 9. Margen de contribución 10.Punto de equilibrio 11.Precios de venta 12.Calendario y obligaciones laborales

“LO QUE NO SE COSTEA NO SE EVALÚA, NI SE CONTROLA, NI SE MEJORA”

BIBIOGRAFÍA

Contabilidad de costos. Gómez Bravo Contabilidad de costos.

Baker, Jacobson, Ramírez

Padilla Cartilla “Los costos y los Gastos”. Fundación Carvajal