Dedicatória Á todos os que acreditam no nosso trabalho, aos candidatos que foram empregados através de nossos encaminhamentos e a todas as empresas que trabalham em parceria conosco.
Índice MATÉRIAS Introdução......................................................................................................................... 3 Comunicação em radio H.T...............................................................................................4 Organização de portaria.....................................................................................................5 Segurança em uma portaria...............................................................................................6 Proibições..........................................................................................................................7 Correspondência................................................................................................................8 Atendimento......................................................................................................................9 Condomínio.....................................................................................................................10 Divisão do condomínio....................................................................................................11 Apresentação pessoal.......................................................................................................12 Relacionamento interpessoal...........................................................................................13 Atendimento telefônico...................................................................................................14 Segurança.........................................................................................................................15 Descrição e memorização................................................................................................16 Controle de entrada e saída de visitantes.........................................................................17 Preenchimentos de relatórios...........................................................................................18 Questionário ....................................................................................................................19 Conclusão .......................................................................................................................22 Posfácio...........................................................................................................................23
Introdução O sonho de todo trabalhador é conquistar espaços significativos dentro da empresa em que trabalha. Ter aspirações de um cargo melhor, uma posição de destaque na empresa e crescer profissionalmente é um pensamento absolutamente normal, e alcançar esse objetivo não é difícil, desde que o funcionário se conscientize da importância de manter uma boa conduta no local de trabalho, zelando pelo cargo que ocupa e pela empresa. A intenção deste treinamento é contribuir não apenas para o crescimento profissional do trabalhador, mais também orientar os profissionais de um modo geral quanto à conduta que devem manter na empresa. Essas orientações certamente ajudarão muitos a firmarem suas vidas profissionais e assim manterem seus empregos nessa época tão conturbada no mundo em que vivemos. Sabemos que não existe ninguém insubstituível, mais existem aquele que são indispensáveis. E, por isso, advertimos àqueles que desejam se tornar indispensáveis que o emprego representa muito mais que uma simples fonte de renda, pois ele é o agente estabilizador da sociedade, da segurança, do estudo, da saúde e do lazer do cidadão. Sendo assim, mantê-lo é preservar as condições básicas da cidadania, da sobrevivência e do bem-estar do indivíduo e de sua família. Os grandes avanços da globalização tornaram as empresas vulneráveis, forçando-as a produzirem mais com custos menores, e isso se reflete diretamente na qualidade operacional da empresa, obrigando-a a procurar, cada vez mais, profissionais qualificados com treinamento e certificado reconhecido em todo território nacional. Os cargos superiores que outrora eram conquistados pelo tempo de serviço, agora são conquistados pela capacidade técnica e eficiência do funcionário, independentemente do tempo de serviço prestado à empresa. Isso força os interessados em cargos melhores a repensarem suas condutas e qualidades profissionais, sem as quais não terão chances de uma promoção. Espero, sinceramente, estar contribuindo com este treinamento para o crescimento profissional de todos os trabalhadores e candidatos da empresa central, principalmente daqueles que tem famílias e dependem do trabalho para viver. Ficar desempregado na atual situação do país não é fácil, e os empregos que ainda existem a maior parte exige do candidato o certificado de treinamento. Não há como fugir dessa realidade. O mundo está ando por uma crise generalizada, mesmo nos países ricos o desemprego aumenta anualmente, anunciando aos despreocupados o fim das facilidades. Em breve, quem não for bem treinado não terá lugar no mercado de trabalho. O funcionário com treinamento e certificado terá maiores chances de vencer os obstáculos vindouros. Por isso, espero motivá-los a seguirem adiante, pois o desemprego não é por falta de vagas, mas, por falta de qualificação profissional.
COMUNICAÇÃO EM RÁDIO HT NAS COMUNICAÇÕES EM RÁDIO HT UTILIZA-SE O CÓDIGO Q Com 38 códigos no total, porém para trabalhadores em Portaria ou Segurança apenas esses são os mais utilizados.
QAP= Na escuta QRA= Nome do operador QRV= A disposição QTC= Mensagem QRU= Ocorrência QTA= Cancelar a mensagem QTH= Local NIHIL= Nenhum
QTO= No banheiro QTI= A caminho QSL= Entendido QSJ= Dinheiro QRX= Aguarde QTR= Hora exata TKS= Obrigado QSA= Intensidade de sinal
1= Péssima 2= Fraca 3= Regular 4=Boa 5= Ótima
ALFABETO FONÉTICO INTERNACIONAL A= Alfa B= Bravo C= Charlie D= Delta E= Eco F= Fox G= Golf H=Hotel I= Índia J= Juliet K= Kilo L= Lima M= Mike
N= November O= Oscar P= Papa Q= Quebec R= Romeu S= Sierra T= Tango U= Uniform V= Victor X=Xingú Y= Yanke W= Wisky Z= Zulú
NUMERAÇÃO 0= Negativo 1= Primo, Uno, Primeiro 2= Segundo 3= Terceiro 4= Quarto 5= Quinto 6= Sexto 7= Sétimo 8= Oitavo 9= Nono 10= Uno Negativo
SIMULAÇÃO DO CÓDIGO Q • Lima em QAP de BRAVO? POSITIVO BRAVO, LIMA EM QAP E QRV, PROSSIGA O QTC,QSL? • Positivo Lima faça um QTI no meu QTH, QSL? POSITIVO BRAVO, QUAL O QRU, PELO SEU QTH,QSL? •Positivo Lima estou com um QRU de suspeito pelo QTH, QSL? POSITIVO BRAVO ESTOU A QTI DO SEU QTH, QSL? • Positivo da QTA que já resolvi o QRU, QSL? POSITIVO BRAVO, QSL, TKS E QRV!
ORGANIZAÇÃO DE PORTARIA ROTINAS: • Chegar ao local de trabalho sempre quinze ou vinte minutos antes da entrada em serviço. A pontualidade de qualquer profissional demonstra sua seriedade e responsabilidade é um fator fundamental! • Cuidados com a higiene pessoal: unhas cortadas e limpas, cabelos cortados e penteados, barbeado, atenção com o odor da transpiração e o hálito (para os fumantes) evite falar com as pessoas fumando. • Cuidados com o uniforme: limpo, bem ado, gravata no lugar e sapatos engraxados. Você é o cartão de visita do condomínio ou da empresa. •Manter o crachá de identificação exposto ao lado externo do bolso esquerdo. O crachá é uma identificação muito importante. • Tratar com educação e respeito a todos com quem mantiver contato. • Sorria, demonstre otimismo. • manter sempre limpa a guarita ou local destinado ao trabalho, isso é fundamental. • Respeitar seus colegas e superiores, assim você fará parte de uma equipe e será auxiliado e irado por todos.
SEGURANÇA EM UMA PORTARIA • Não permitir agrupamento de pessoas na entrada ou imediações da portaria em circunstância alguma. • Não permitir a saída de crianças menores de dez anos sem a autorização dos responsáveis. O mesmo se aplica a idosos em tratamento ou pessoas especiais. • Somente permita a entrada de pessoas após a listagem de moradores, no caso de visitantes, não permitir a entrada sem antes consultar o visitado e obter sua autorização, não aceitar autorização de menores, se não forem parentes de primeiro grau no caso pai, mãe, tios, avos, ou responsável autorizado. • Os entregadores de (pizzas, flores, etc.) deverão ser anunciados e o morador deverá vir buscar sua encomenda na portaria. • Manter sempre visível no posto a relação de telefones úteis e a escala de trabalho. • Estar sempre atento a rotinas e acontecimentos do posto. • Comunicar aos superiores e anotar no livro de ocorrência qualquer fato grave. • Verificar anormalidades e se foram tomadas as providencias cabíveis a cada agem de posto. colocar o número do apartamento do destinatário nas correspondências • cuidar de equipamentos utilizados em serviço e usa-los corretamente. • A mesma se aplicam ao o de veículos às garagens. A maioria dos condomínios não permite a entrada de veículos de visitantes.
PROIBIÇÕES • Comparecer ao posto alcoolizado ou á-lo a quem estiver. • Comparecer ao posto com barba por fazer ou a-lo a quem estiver. • Telefonemas particulares que não sejam urgentes, evitar ligar para celulares, ligações interurbanas e para 0900, pois alem de pagar a conta poderá levar uma justa causa. • Abandonar o posto sobre qualquer alegação. • Receber visitas particulares no posto. • Deixar os portões de o a pedestre e das garagens abertos.
CORRESPONDÊNCIA A separação de correspondência deve ser feita com muita atenção, colocando o número do apartamento a lápis no envelope para facilitar a posterior entrega, que não devera ser feita pelo porteiro salvo se for efetuada na portaria. Para tanto ele devera ficar muito atento para que nenhuma entrega seja feita com atraso. Se a distribuição for feita nos apartamentos o condomínio deverá indicar alguém para fazê-la. UMA PORTARIA ORGANIZADA DEVERÁ TER ALGUNS MATERIAS COMO: • Mesa, cadeira, canetas, lápis, borracha, régua, clipes, bloco de rascunhos para recados, cesto de lixo, calendário, interfone, extintor de incêndio, caixa de primeiros socorros, tesoura, luminárias, relação de moradores, planilha com escala de trabalho, relógio de parede, lanterna, capa de chuva e quadro de chaves. • Existem outras portarias que alem dessas matérias contam também com: Telefone, rádio HT, ferramentas, etc. Algumas chegam a ter geladeira, ventilador, cafeteira, aquecedor e tv. Só que se tudo isso não tiver um aproveitamento consciente, seu lugar certo para que o espaço seja usado de forma racional e que seja feito com o mínimo de bom senso, não haverá organização. “MAS, INDEPENTENDE DO EQUIPAMENTO QUE A PORTARIA TENHA, O MAIS IMPORTANTE É QUE, VOCÊ É QUEM FAZ A DIFERENÇA QUANDO REALIZA SEU TRABALHO COM ATENÇÃO E DEDICAÇÃO, SENDO EDUCADO E GENTIL, MANTENDO SEMPRE UMA POSTURA DIGNA”.
ATENDIMENTO “A cordialidade será a principal arma utilizada nas funções de vocês!” Quando encontramos um porteiro limpo, identificado temos o cartão de visitas do condomínio, assim quando ele é cordial, simpático que se expressa com clareza e educação, temos tranqüilidade, quer no trato direto com as pessoas como por telefone ou interfone. “Algumas palavras devem ser obrigatórias no vocabulário de vocês.”
SÃO PALAVRAS USADAS CONSTANTEMENTE, QUE DEMONSTRAM EDUCAÇÃO E RESPEITO. • Bom dia, boa tarde, boa noite • com licença • por favor • obrigado (a) • até logo • sim senhor (a) • até amanhã • pois não • um momento OUTRAS PALAVRAS NO ENTANTO DEVEM SER EVITADAS AO MÁXIMO, COMO AS GÍRIAS EM GERAL E AS EXPRESSÕES DO TIPO • Vô, vo • Tio, tia • Mano • Garotinho • Campeão • Cara •Compadre
CONDOMÍNIO Vocês estão trabalhando para um condomínio, portanto, é fundamental que tenham consciência de que “O BEM ESTAR E A SEGURANÇA DE MUITAS PESSOAS DEPENDEM DE VOCÊS” para isso é de suma importância que conheçam alguns itens. A palavra condomínio, significa propriedade comum. È a união de varias pessoas de uma única unidade comum e indivisível. CONDOMÍNIO IMOBILIARIO Vários são os tipos de condomínios, porem trataremos apenas do condomínio imobiliário. O condomínio imobiliário é regido pela lei 4.591.64 a lei do condomínio. Existem dois tipos de propriedades, partes comuns e as partes autônomas. TIPOS DE CONDOMINÍOS Quanto a sua destinação, o condomínio pode ser: RESIDENCIAL: Quando suas atividades são destinadas para fins residenciais, sendo terminantemente proibida as atividades comerciais. COMERCIAL: Quando suas atividades são destinadas para fins comerciais, sendo terminantemente proibida sua destinação para fins residenciais. MISTO: Quando entre suas unidades, existem as demandas para fins residenciais e comerciais.
DIVISÃO DO CONDOMÍNIO A divisão do condomínio entre seus co-proprietários, aqui também chamados de condôminos, podem ser feitas em partes iguais ou proporcionais a área pertencentes a cada um deles, ou pela fração ideal pré-determinada em conversão. PARTES COMUNS: São todas aquelas que têm o domínio de todos os condôminos, são as partes indivisíveis e maleáveis ex: o salão de festas, playgraunds, jardins, área de educação, elevadores, escadas, etc. PARTES AUTONOMAS: São as partes privativas de cada condômino seu uso está exclusivamente reservada a seu titular, sua unidade e sua garagem, por exemplo. O SINDICO: Eleito em assembléia geral e na forma prevista da conversão, o sindico pode ser pessoa física ou jurídica, condômino ou não, e é representante da massa condominial em juízo ou fora dele, tanto nas repartições públicas sejam elas Federais, Estaduais, Municipais como também nos comércios, bancos ou onde mais seja necessário. É ele que responde pelo condomínio. SUB-SINDICO: Compete substituir o sindico em suas faltas e impedimentos, e exercer as funções que o sindico determinar. CONSELHO CONSULTIVO: Composto de três condôminos é o órgão de consulta do sindico para opinar nas decisões competindo-lhes fiscalizar as ações do sindico, conferir e aprovar as contas. A: É uma empresa contratada pelo sindico para lhes prestar assessoria istrativa e jurídica. Competindolhes a execução das tarefas burocráticas (recebimentos, pagamentos, contabilidade, pessoal, manutenção predial, circulares, atas etc.).
APRESENTAÇÃO PESSOAL “ORIENTAÇÕES BÁSICAS PARA UM ATENDIMENTO PRESTATIVO E SEGURO EM UMA PORTARIA” · Higiene · Roupas e sapatos limpos · Dentes bem escovados · Cabelos bem cortados · Barba feita · Unhas limpas etc.
ETIQUETA PROFISSIONAL
Se você acredita que expressões como: por favor, muito obrigado, com licença, desculpe, não fazem, a diferença tente as relações onde essas expressões não estão presentes para não provocar atritos e antipatias, abra mão de seus bons modos. Veja por exemplo algumas regras que tornam mais amenas as relações profissionais: Ao cumprimentar alguém sorria, não importa a que esteja se dirigindo, pode ser morador, um visitante ou um faxineiro, ninguém poderá exigir que você elimine suas emoções, mas é importante que você controle suas emoções para que elas não influenciem negativamente sobre seu comportamento. Assim convém habituar-se a usar determinadas formas de cortesias como regra geral: Procure prestar atenção a qualquer pessoa que se dirija a você olhando nos olhos. (fique atento para questão da segurança) tome cuidado com o roer das unhas, se cossar, tossir etc., que além de transmitir sinais de nervosismo, não são sinais de boa educação.
RELACIONAMENTO INTERPESSOAL A comunicação é a principal forma de ligação e entretenimento entre as pessoas, através dela pode se identificar o jeito de ser e agir das pessoas, ou seja, conhecer um pouco melhor a personalidade, principalmente de pessoas que trabalham no mesmo ambiente.
É através da comunicação que acontece a interação entre uma equipe, e para que seja possível é importante o respeito e o conhecimento da situação de cada individuo.
É na falta de uma boa comunicação que muitas das vezes os problemas acontecem por outro lado através de uma boa comunicação que eles se resolvem.
A comunicação correta entre as pessoas é um fator fundamental para um porteiro que exerce sua função com eficiência. O mesmo deve se interagir e integra-se a rotinas do seu trabalho, visando sempre um bom relacionamento com os colegas de trabalho, visitantes e a liderança.
ATENDIMENTO TELEFÔNICO O telefone é um importante meio de comunicação, é com ele que a maioria as pessoas se comunicam, para seu funcionamento eficiente é necessário que ele esteja desocupado e que os contatos através dele sejam rápidos, evitando ocupar a linha. O telefone deve ser usado racionalmente, é importante que ao atender uma chamada telefônica o porteiro siga o padrão estipulado pelo condomínio, normalmente segue a seguinte forma. NOME DO CONDOMINIO, NOME DO FUNCIONÁRIO, CUMPRIMENTO. Ex: Condomínio vila Inglesa, Oscar, bom dia. O telefone deve ser atendido logo após o primeiro toque, da forma citada acima, em seguida deve se identificar o interlocutor e tratálo corretamente, usando “sr” “sra,” “por favor,” “muito obrigado”, não se desliga o telefone antes do interlocutor. Não deve dar informações não autorizadas ou que não sejam relacionadas a sua função. Ex: hora de chegada e de saída de moradores, escola onde estudam filhos de moradores ou qualquer tipo de informação a respeito de moradores. É comum principalmente a noite que as pessoas liguem para “puxar conversa”. Deve se cortar rapidamente a conversa sem se alongar muito e sem faltar com educação. NUNCA USE: tratamentos pessoais (querido, amor, paixão Etc.) TELEFONES UTEIS 190- POLICIA MILITAR 192-PRONTO SOCORRO 193- BOMBEIROS 194- TRÂNSITO
195- SABESP 198- DEFESA CIVIL 197- CONGÁS 147-POLICIA CIVIL
SEGURANÇA “SEGURANÇA É O ATO DE SEGURAR, PROTEGER SEGURANÇA É CONFIAR E LIVRAR DO PERIGO”
SEGURANÇA PATRIMONIAL
É o conjunto de medidas discretas e ostensivas, que são usadas com o intuito preventivo de proteger o patrimônio.
Portanto a portaria, o circuito fechado de TV, o sistema de alarme, vigilantes, são meio de proteção visando realizar a segurança do patrimônio.
PREVENÇÃO É ação que visa desestimular, inibir, dificultar, isso é fazer com que o criminoso desista de cometer o crime, devido á dificuldade, quando esse tipo de ação falha os meios de proteção devera executar funções repressivas, o que não será nada agradável.
DESCRIÇÃO E MEMORIZAÇÃO Muitas vezes as pessoas não são capazes de memorizar e descrever situações, atitudes ou pessoas, principalmente quando ocorre um incidente devido a forte abalo emocional ou nervosismo, mais é de fundamental importância que o porteiro não espere ocorrer o incidente para depois treinar sua capacidade de descrever a situação a seu superior com a maior números de detalhes possíveis, pois assim poderá ajudar muito no trabalho de prevenção ou na identificação de possíveis suspeitos. MEMORIZAR O conjunto de artifícios destinados a auxiliar a lembrança dos fatos.
DESCRIÇÃO É o ato de relatar por escrito ou verbalmente o ato que foi observado e memorizado. Muitas vezes, quando há um relato, detalhes relevantes são esquecidos. Falar com o Maximo de precisão possível o que tenha observado. Capacidade de observação decorre da capacidade de perceber a qual, por sua vez, depende de habilidades que podem ser desenvolvidas em treinamentos. O porteiro não pode contar apenas com a sua memória, observações e descrições dependem de anotações, cadernetas próprias de informes etc. Observar, memorizar e descrever pessoas suspeitas ex: Face de frente, perfil, da fronte, nariz, orelhas, supercílios, cabelo, bigode, barba, tatuagens, olhos, cor, tudo codificado em expressões convencionais: pequeno, grande, médio. Com esses dados o porteiro poderá ajudar a fazer um retrato falado, lembrando que o retrato falado não é meio de prova, é somente um importante método para auxiliar nas investigações. Nosso objetivo é orientar para que o porteiro perceba situações suspeitas antes que as ocorram.
CONTROLE DE ENTRADA E SAÍDA Em uma portaria irão se apresentar duas categorias de visitantes.
A) CONHECIDOS-Aqueles visitantes que são conhecidos do porteiro, ou seja, aquelas pessoas que tem o hábito de freqüentar o condomínio, pessoas que ao se olhar para elas o porteiro se recorda de sua fisionomia, seu nome, grau de parentesco, ou se é amigo de moradores. B) DESCONHECIDOS: Aqueles visitantes que o porteiro não se recorda de nenhum dos itens acima, pode ser parentes ou amigos que nunca tiveram no condomínio, prestadores de serviços em todos os níveis ex: (pedreiros, eletricista, manicure, massagista, etc.). Nunca deixe entrar qualquer pessoa sem autorização do morador, mesmo que essa pessoa tenha boa aparência, diga que conhece o morador ou até mesmo cite o nome do dele. QUATRO ATITUDES BÁSICAS QUE UM PORTEIRO DEVE TOMAR AO LIBERAR UM VISITANTE 1) ANUNCIAR-O porteiro irá fazer uso do interfone ou do telefone para avisar o morador á chegada pelo nome e sobrenome. 2) ESPERAR A AUTORIZAÇÃO DO MORADOR- O responsável pela visita deverá autorizar a entrada da mesma. 3) VERIFICAR SE O VISITANTE É CONHECIDO- Este devera ar pelos requisitos acima, não havendo necessidade de documento de identidade ( salvo se for norma já existente) 4) FAZER O RECONHECIMENTO DO VISITANTE ESTRANHO - Após ter sido anunciado o recebimento de “ok” do morador. O porteiro devera pedir gentilmente um documento de identificação (observação e memorização).
PREENCHIMENTOS DE RELATÓRIOS Deve existir na portaria um livro de registro onde deverão ficar constados: A) Nome do visitante (conhecidos / estranhos) B) Nome da pessoa (morador) que autorizou a entrada do visitante C) Data e horário da entrega. D) Apartamento ou departamento visitado. O porteiro não deverá se induzido pela aparência do visitante. (Traje, fala, títulos, uniformes, etc.). ex: policia militar, funcionários da SABESP, telefônica etc. Deverão apresentar funcional e RG. SIMULAÇÃO: O visitante estranho está do lado de fora do portão as 9:00 hs. (aciona o porteiro eletrônico) P-BOM DIA! V-BOM DIA P-POSSO AJUDAR V-GOSTARIA DE IR AO APTO. 32 P-SEU NOME POR FAVOR? V-SANDRA REGINA (MANICURE) P-UM MINUTO, POR FAVOR P-(ANUNCIA) BOM DIA! M-BOM DIA! P-A MANICURE SANDRA REGINA ESTÁ NA PORTARIA M-PODE LIBERAR P-OBRIGADO! P-ABRE O PORTÃO-DONA SANDRA SEU RG POR FAVOR! P-REGISTRA O NOME E O DOCUMENTO E DEVOLVE. OBRIGADO DONA SANDRA P-INSTRUI O VISITANTE COMO CHEGAR AO ELEVADOR. (P- PORTEIRO, V- VISITANTE, M- MORADOR)
QUESTIONÁRIO
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CONCLUSÃO: o crescimento profissional Meu desejo é ter contribuído para seu crescimento como profissional, não tenho nenhuma intenção de gloriar-me com isso, tenho apenas um profundo desejo de ver os candidatos a uma vaga de trabalho, sendo beneficiados com esse treinamento, pois as empresas precisam de profissionais qualificados, capazes, honestos, sinceros e trabalhadores. Lute com todas suas forças para conquistar novos espaços, atualize-se e não deixe o desânimo invadir seu coração, vá enfrente em busca de seus objetivos, chegou a hora da diferença, é hora de acreditar em seus sonhos e projetos. É hora de iniciar mudanças profundas no seu comportamento profissional. Acredite em si mesmo, não seja pessimista, seja determinado! Acima a auto-estima, o sentimento de vitória, o desejo de vencer os desafios e a força de vontade.
Acredite em seu potencial de mudança!
“Quem vence o fracasso, o desanimo e o cansaço pode vencer qualquer dificuldade na vida.”
POSFÁCIO Ao concluir esse trabalho, confesso ter sentido no coração uma grande alegria, pelo fato de estar transmitindo uma visão ampla e inovadora sobre portaria, portanto pratique o que aprendeu, valorize o máximo a oportunidade que teve. Não seja tolo como tanto que displicentemente desprezam as oportunidades que tiveram. Devo confessar que tenho me preocupado muito com a atual situação de desemprego no mundo, a insegurança ronda grande parte de pessoas e empresas em geral, e consequentemente torna-se cada vez mais necessário a presença de porteiros e seguranças em empresas, condomínios, shoppings, hospitais, escolas, faculdades, hotéis, flats etc... Por essa razão o nosso propósito de crescimento é apenas um: oferecer a todos os desempregados a oportunidade de ter uma qualificação profissional na área de portaria e segurança de eventos, para se tornar maior as chances de ingressar nessa área tão promissora e que gera muitos empregos em diversos países. Infelizmente, não me parecem auspiciosos os planos do governo para criação de novos empregos, comece hoje mesmo a investir no seu futuro, não fique esperando pelo governo, nem pelos outros, faça você mesmo sua parte. Quero terminar este posfácio deixando uma mensagem pessoal para todos que participaram desse treinamento. “Poucas coisas são tão valiosas na vida de um homem quanto o sabor do sucesso que é conquistado pelo próprio esforço” O que desejo a você é que tenha perseverança, pois é um fator decisivo neste processo!