Audit Sdm 1z1k64

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA Secara tradisional manajemen memberikan perhatian utama dalam pencapaian efisiensi dan ekonomisasi penggunaan sumber daya alam (bahan baku) dalam tujuan perusahaan. pada saat ini perhatian lebih diarahkan pada Sumber Daya Manusia (SDM) dan kontribusinya terhadap pencapaian perusahaan. fungsi SDM dalam mempersiapkan dan mengelola SDM memegang peranan yang sangat penting dalam pencapaian keunggulan bersainh perusahaan. Dukungan SDM yang berkualitas tinggi memiliki korelasi positif dengan penciptaan nilai tambah dan tingkat kualitas keputusan yang diambil perusahaan. Penciptaan nilai tambah bagi perusahaan terjadi jika operasi berjalan sebagian besar (bahkan semuanya) melibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai (value added activity) baik bagi perusahaan maupun pelanggan. Hal ini hanya terjadi jika seluruh SDM di dalam perusahaan menyadari bahwa segala aktivitasnya harus memberikan kontribusi kepada keunggulan bersaing perusahaan. Untuk meningkatkan tanggung jawab seluruh lapisan karyawan pada penciptaan nilai tambah ini, pengelolaan SDM harus menjadikan pemberdayaan karyawan (employee empowerment) sebagai dasar perumusan program dalam bidang SDM dan pelaksanaannya. Dalam hal ini fungsi SDM memegang peranan dan tanggung jawab penting dalam memasok SDM yang memenuhi kualifikasi (kompetensi, loyalitas, dan etos kerja yang tinggi) sesuai dengan kebutuhan keunggulan bersaing perusahaan. Menjadikan karyawan sebagai aser berarti menempatkan karyawan pada posisi yang penting dalam strategi bersaing dan pencapaian tujuan perusahaan. fungsi manajemen SDM tidak hanya cukup dipandang sebagai fungsi pendukung operasi dan lebih rendah dari fungsi utama yang lain (pemasaran, operasional, keuangan) tetapi harus ditempatkan pada posisi yang sejajar. Karena memang pada kenyataan salah satu kunci keberhasilan perusahaan terletak pada proses pengelolaan SDM yang berkualitas juga. Perusahaan yang berhasil adalah yang mampu melihat SDM sebagai aset yang harus dikelola sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Mengingat begitu pentingnya peran fungsi SDM terhadap keberhasilan perusahaan, maka perlu dilakukan penilaian untuk memastilan apakah fungsi ini telah mampu memberikan kontribusi terbaiknya pada perusahaan yang meliputi 1. Terpenuhinya SDM yang memenuhi kualifikasi perusahaan. 2. Proses SDM telah berjalan dengan baik, wajar, dan objektif.

3. Pemberdayaan SDM menjadi bagian utama dalam pengelolaan SDM. 4. Menjadikan kepuasan kerja karyawan sebagai bagian dari keberhasilan perusahaan. 5. Sederet permasalahan lain yang berhubungan dengan SDM. Untuk memastikan bahwa fungsi SDM telah berjalan dan mampu nmemberikan kontribusi dengan baik dalam pencapaian keberhasilan perusahaan, harus dilakukan penilaian (evaluasi) terhadap pelaksanaan dan pengendalian program-program SDM yang dikembangkan pada fungsi ini dalam pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Evaluasi

secara

menyeluruh

terhadap

tujuan,

rencana,

dan

program/aktivitas SDM dilakukan dengan melaksanakan Audit SDM.

Pengertian Audit SDM Audit SDM merupakan penilaian terhadap berbagai aktivitas SDM yang terjadi pada perusahaan dalam rangka memastikan apakah aktivitas tersebut telah berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien dalam mencapai tujuannya dan memberikan rekomendasi perbaikan atas berbagai kekurangan yang masih terjadi pada aktivitas SDM yang diaudit untuk meningkatkan kinerja dari program/aktivitas tersebut. Audit SDM membantu perusahaan meningkatkan kinerja atas pengelolaan SDM dengan cara 1. Menyediakan umpan balik kontribusi fungsi SDM terhadap strategi bisnis dan tujuan perusahaan 2. Menilai kualitas praktik dan pengelolaan SDM 3. Melaporkan keberadaan SDM saat ini dan langkah-langkah perbaikan yang dibutuhkan 4. Menilai biaya dan manfaat praktik-praktik SDM 5. Menilai hubungan SDM dengan manajemen lini dan cara-cara meningkatkannya 6. Merancang panduan untuk menentukan standar kinerja SDM 7. Mengidentifikasi area yang perlu diubah dan ditingkatkan dengan rekomendasi khusus.

1

Kerangka Kerja Audit SDM TUJUAN BISNIS

PENGELOLAAN SDM

1. 2. 3. 4.

EVALUASI PENGARUH PERUBAHAN HASIL AUDIT

Penetuan Prioritas Pengelolaan SDM Pengembangan Strategi SDM Aktivitas Program SDM Harian

PENINGKATAN BERKELANJUTAN

AUDIT SDM

IDENTIFIKASI DAN IMPLEMENTASI PROGRAM PERBAIKAN

Tujuan Audit SDM 1. Menilai efektivitas fungsi SDM 2. Menilai apakah program/aktivitas SDM telah berjalan ekonomis, efektif, dan efisien 3. Memastikan ketaatan berbagai program/aktiviotas SDM terhadap ketentuan hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlaku di perusahaan. 4. Mengidentifikasi berbagai hal yang masih dapat ditingkatkan 5. Merumuskan beberapa langkah perbaikan yang tepat untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas berbagai program/aktivitas SDM.

2

Manfaat Audit SDM William B. Werther, Jr dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari Audit SDM meliputi : 1. Mengidentifikasi kontribusi dari departemen SDM terhadap organisasi 2. Meningkatkan citra professional Departemen SDM 3. Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi karyawan Departemen SDM 4. Memperjelas tugas-tugas dan tanggung jawab Departemen SDM 5. Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM 6. Menemukan masalah-masalah kritis di bidang SDM 7. Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan dalam praktik SDM 8. Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif 9. Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM 10. Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

Pendekatan Audit SDM 1. Menentukan Ketaatan pada Hukum dan Berbagai Peraturan yang Berlaku Audit menekankan penilaian bagaimana perusahaan menetapkan berbagai aturan dan kebijakan yang secara internal berlaku di perusahaan, apakah telah sesuai dengan aturan dan hukum yang ditetapkan pemerintah sebagai pemegang otoritas dan apakah setiap komponen dalam organisasi menjalankan aktivitasnya sesuai dengan aturan dan kebijakan tersebut. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan berbagai peraturan lain yang merupakan penjabaran dari undang-undang tersebut. Peraturan ini mengatur tetang hak dan kewajiban perusahaan terhadap tenaga kerja dan pemerintah sebagai pihak pemberi kerja dan kewajiban tenaga kerja terhadap perusahaan sebagai pihak yang memberikan jasanya kepada perusahaan dan bagaimana kedua belah pihak sama-sama menjaga hubungan yang harmonis sehingga tujuan karyawan dan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Berbagai program seperti peningkatan kesejahteraan karyawan, keselamatan kerja, peningkatan keterampilan, dan keahlian karyawan sering menjadi sorotan audit. Selain itu juga bagaimana karyawan melaksanakan kewajiban dan tanggung

3

jawabnya secara professional dalam kerangka aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

2. Mengukur Kesesuaian Program dengan Tujuan Organisasi Semakin pentingnya arti produktivitas karyawan bagi perusahaan, menjadikan manajemen puncak memberikan perhatian yang lebih baik kepada Departemen SDM. Produktivitas berasal dari kelompok karyawan yang tertantang diberdayakan, mempunyai semangat, dan dihargai. Membuat semua orang adalah bagian dari setiap langkah yang diambil dan memperbolehkannya berpendapat (memiliki peran) dalam keberhasilan karyawan merupakan sumber peningkatan produktivitas yang sangat berarti bagi perusahaan. oleh karena itu Manager SDM dituntut mampu mengarahkan programnya pada berbagai aktivitas yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Keselarasan tujuan departemen SDM mulai dari tujuan para karyawan sampai tujuan berbagai program yang telah ditetapkan pada departemen ini, dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan harus menjadi pertimbangan utama dalam menyusun rencana di Departemen SDM.

3. Menilai Kinerja Program Mengukur kinerja program berarti menghubungkan aktivitas aktual program SDM yang diaudit dengan ukuran-ukuran keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Di samping itu, penilaian kinerja program juga dihubungkan dengan strategi dan rencana yang telah ditetapkan. Audit SDM melakukan evaluasi secara komprehensif terhadap kinerja program yang dilaksanakan pada perusahaan untuk menilai implementasi program SDM telah sesuai dengan yang direncanakan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Dari hasil audit tersebut dapat diketahui program mana yang harus diberikan rekomendasi perbaikan dan/atau auditor mengetahui bahwa ada program yang tidak bisa dijalankan di luar kemampuan kontrol manajemen.

4

Langkah-Langkah Audit 1. Audit Pendahuluan Pada tahap ini auditor menekankan auditnya pada pencarian informasi latar belakang dan gambaran umu terhadap program/aktivitas SDM yang diaudit. Informasi yang diperoleh pada tahao ini mengantarkan auditor pada perumusan tujuan audit sementara (tentative audit objective). Tujuan audit merupakan suatu hipotesis yang memerlukan pembuktian untuk menjawab pertanyaan (kecurigaan auditor). Untuk mendapatkan jawaban ini auditor menerapkan prosedur audit yang telah ditetapkan. Audit keuangan memiliki tujuan yang jelas yaitu bukti-bukti transaksi dan laporan keuangan yang dibuat auditee. Sedangkan tujuan audit SDM harus dirumuskan terlebih dahulu dan memerlukan suatu survey awal untuk memahami kondisi yang terjadi berkaitan dengan program aktivitas yang diaudit dan masih memerlukan perbaikan untuk mendukung keberhasilan perusahaan di masa depan. Tujuan audit merupakan hal yang sangat dalam audit SDM karena tujuan audit mengarahkan bagaimana audit dilaksanakan, termasuk hasil yang diharapkan dari audit tersebut. Ketepatan prumusan tujuan audit sangat menentukan keberhasilan audit mencapai tujuannya. Tujuan audit terdiri dari 3 elemen yaitu kriteria, penyebab, dan akibat.

Kriteria Kriteria

menjadi

dasar

auditor

dalam

melakukan

penilaian

terhadap

program/aktivitas yang diaudit. Kriteria dapat berupa : 1. Rencana SDM 2. Berbagai kebijakan dan peraturan tentang SDM 3. Tujuan setiap program SDM 4. Standard Operating Procedure (SOP) yang dimiliki perusahaan 5. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan 6. Standar evaluasi (ukuran kinerja) yang telah ditetapkan perusahaan. 7. Peraturan pemerintah 8. Standar (norma) yang merupakan best practice yang telah ditetapkan oleh perusahaan sejenis dalam bidang SDM dapat digunakan sebagai acuan (benchmark) 9. Kriteria lain yang mungkin diterapkan.

5

Jika perusahaan tidak memiliki kriteria yang tidak terdokumentasi maka auditor harus menawarkan dulu kepada manajemen untuk bersama-sama merumuskan kriteria yang dapat dugunakan sebagai dasar (pedoman) beraktivitas oleh semua komponen perusahaan dan juga sebagai dasar evaluasi oleh auditor.

Penyebab Penyebab merupakan pelaksanaan program-program SDM dalam organisai yang menyebabkan kondisi SDM yang ada saat ini. Penyebab ada yang bersifat positif di mana

aktivitas

yang

terjadi

sangat

mendukung

tercapainya

tujuan

dari

program/aktivitas yang dilaksanakan atau dicapainya manfaat yang lebih dari program/aktivitas yang dilaksanakan tersebut seperti pemilihan metode, materi, dan tutor (dalam pelatihan karyawan) yang tepat sehingga program pelatihan karyawan dapat mencapai tujuannya (meningkatkan keterampilan dan disiplin karyawan). Di samping itu, ada pula yang negatifndi mana aktivitas yang terjadi menyebabkan tidak tercapainya tujuan dari program/aktivitas yang dilaksanakan atau bahkan perusahaan mengalami kerugian baik secara finansial maupun nonfinansial seperti penetapan kompensasi karyawan tidak berdasarkan survey pengupahan menyebabkan tidak tercapainya keadilan internal dan ekternal dalam kompensasi yang diterima karyawan.

Akibat Akibat merupakan sesuatu yang harus ditanggung atau dinikmati perusahaan karena terjadi perbedaan aktivitas yang seharusnya dilakukan (berdasarkan kriteria) dengan aktivitas aktual yang terjadi di lapangan (dilakukan oleh setiap komponen dalam organisasi). akibat dari penyebab poditif dapat menguntungkan perusahaan sebaliknya akibat yang timbul dari penyebab negatif dapat merugikan perusahaan. Akibat ini dapat diukur secara finansial maupun non finansial.

2.

Review dan Pengujian Pengendaklian Manajemen atas Program SDM Sistem pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan menjadi pedoman yang digunakan oleh para manajer dan supervisor dalam mengendalikan proses yang berjalan agar tidak keluar dari ketentuan yang ditetapkan. Sistem pengendalian juga

6

mengendalikan proses agar berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. beberapa hal yang berkaitan dengan dengan sistem pengendalian manajemen yang harus diperhatikan oleh auditor dalam audit SDM antara lain : a. Tujuan dari program/aktivitas SDM harus dinyatakan dengan jelas dan tegas. b. Kualitas dan kuantitas SDM yang melaksanakan program/aktivitas kualifikasi dari SDM yang terlibat (menjadi sasaran) dari program/aktivitas yang dilaksanakan. c. Anggaran program d. Pedoman/metode kerja. Persyaratan kualifikasi e. Spesifikasi dan deskripsi pekerjaan f. Standar (ukuran) kinerja program Berdasarkan hasil review sistem pengendalian manajemen, auditor akan mampu memahami kondisi yang terjadi sehingga dapat memutuskan apakah tujuan audit sementara yang ditetapkan pada audit pendahuluan dapat ditingkatkan menjadi tujuan audit yang sesungguhnya (karena cukup bukti yang mendukung permasalahan yang disoroti auditor yang tertuang dalam tujuan audit sementara atau diabaikan karena yang terjadi sebaliknya. Selain itu auditor dapat mengambil keputusan apakah audit dapat dilanjutkan atau tidak mengingat ketersediaan data yang dibutuhkan dan kebebasan dalam melakukan audit (tidak menghadapi keterbatasan akses dalam melakukan audit)

3.

Audit Lanjutan Dari

temuan

audit

yang

diperoleh,

auditor

meringkas

dan

melakukan

pengelompokkan terhadap temuan tersebut ke dalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab, dan akibat. Berbagai kelompok temuan tersebut kemudian dianalisis untuk memahami apakah permasalahan yang terjadi merupakan permasalahan yang berdiri sendiri atau terkait dengan permasalahan permasalahan yang lain. Berkaitan dengan hal ini auditor harus mengembangkan temuannya secara cermat sehingga dapat diketahui adanya penyimpangan yang terjadi, apa penyebab dari penyimpangan tersebut, dan apa

akibat

yang

harus

ditanggung

oleh

perusahaan

dengan

terjadinya

7

penyimpangan tersebut. Dari berbagai kekurangan yang ditemukan, kemudian auditor menyusun suatu rekomendasi untuk memperbaiki penyimpangan yang terjadi agar tidak terulang lagi di masa yang akan datang.

4.

Pelaporan Pelaporan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dipahami. Laporan audit harus memuat informasi latar belakang, kesimpulan audit, dan disertai dengan temuantemuan audit sebagai bukti pendukung kesimpulan tersebut. Dalam laporan juga disajikan rekomendasi yang diusulkan auditor sebagai alternatif perbaikan terhadap penyimpangan (kekurangan) yang masih terjadi. Sebagai kelengkapannya laporan juga harus memuat ruang lingkup dari audit

5.

Tindak Lanjut Tindak lanjut merupakan implementasi dari rekomendasi yang diajukan auditor. Manajemen dan auditor harus sepakat dan secara bersama-sama dalam malaksanakan tindak lanjut dari perbaikan tersebut. Pada dasarnya keputusan untuk melakukan tindak lanjut ada sepenuhnya pada manajemen, tetapi dalam pelaksanaanya, auditor mendampingi agar tindak lanjut tersebut berjalan sesuai dengan rekomendasi yang diajukan dan dapat mencapai tujuannya.

Ruang Lingkup Audit Ruang lingkup audit SDM meliputi seluruh proses SDM baik secara parsial (pada satu bidang program/aktivitas) maupun keseluruhan, sesuai dengan kebutuhan dari hasil audi, baik dilakukan hanya pada satu departemen (divisi) maupun perusahaan secara keseluruhan. Ruang lingkup audit SDM sesuai dengan istrasi aset tetap pada umunya yaitu perolehan, penggunaan, dan penghentian penggunaan sebagai berikut 1. Rekrutmen atau perolehan SDM mulai dari awal proses perencanaan kebutuhan SDM hingga proses seleksi dan penempatan 2. Pengelolaan (pemberdayaan) SDM meliputi semua aktivitas pengelolaan SDM setelah ada di perusahaan, mulai dari pelatihan dan pengembangan sampai dengan penilaian kinerja karyawan.

8

3. Pemutusan hubungan kerja (PHK) karena mengundurkan diri atau pemecatan akibat pelanggaran aturan perusahaan.

Program Kerja Audit Program kerja audit, atau disebut program audit merupakan rencana dan langkah kerja yang harus diikuti oleh auditor dalam melaksanakan tugas audit, berdasarkan tujuan audit audit yang telah ditetapkan.Program kerja audit memuat beberapa pertanyaan dan langkah kerja untuk memperoleh temuan audit, sesuai dengan tahapan tahapan audit. Pada bagian ini diuraikan program audit secara umum untuk keseluruhan proses SDM mulai dari penerimaan karyawan sampai dengn pemutusan hubungan kerja.

AUDIT ATAS PEROLEHAN SDM Perencanaan SDM Perencanaan SDM adalah proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawb yang harus dikelola perusahaan dalam mencapai tujuannya. Rencana SDM merupakan bagian dari rencana strategis perusahaan, rencana ini memastikan kebutuhan SDM untuk mengimplementasikan strategi pencapaian tujuan perusahaan dapat terpenuhi dalam kapasitas (kualifikasi dan kuantitas) yang tepat pada saat diperlukan. Perencanaan SDM harus secara maksimal mengadopsi berbagai perubahan lingkungan bisnis dan organisasi yang terjadi, sehingga dapat memenuhi tuntutan perubahan tersebut, yang tertuang dalam rencana strategis perusahaan. Tanggungjawab perencanaan SDM terletak pada seluruh manajer yang membutuhkan SDM dan departemen SDM sebagai koordinator yang menangani bidang SDM. Para manajer dapat menyediakan data yang berhubungan dengan kebutuhan SDM untuk dianalis pada departemen SDM sehingga rencana SDM dapat menjamin terpenuhinya kebutuhan SDM yang tepat pada saat diperlukan. Tahapan dalam proses perencanaan SDM: 1. Mempertimbangkan tujuan dan strategi perusahaan. Tingginya intensitas persaingan dan perubahan lingkungan bisnis untuk memberikan yang terbaik bagi pelanggan berdampak pada perubahan strategi perusahaan dalam mencapai tujuannya.

9

2. Penilaian kondisi SDM internal. Tujuannya untuk menilai ketersediaan dan kemampuan SDM untuk melaksanakan pekerjaan yang ada dalam operasional perusahaan. penilaian ini akan memberikan informasi penting kepada perencana tentang: a. Pekerjaan yang ada saat ini. b. Berapa banyak SDM yang terliabat pada setiap tugas. c. Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan. d. Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi. e. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan. 3. Analisis lingkungan eksternal yang mempengaruhi penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Faktor yang memperngaruhi penawaran tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan SDM antara lain: a. Pengaruh pemerintah b. Kondisi perekonomian c. Kondisi persaingan dan posisis perusahaan di pasar d. Komposisi tenaga kerja dan pola kerja. Agar proses penerimaan tenaga kerja yang dilakukan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan SDM perusahaan (kuantitas dan kualitas) dan tidak melanggar hukum (peraturan) yang berhubungan dengan penerimaan tenaga kerja, ada beberapa sumber tenaga kerja sebagai alternatif dalam pencarian SDM, antara lain: a) lembaga pelatihan tenaga kerja; b) perguruan tinggi; c) bursa kerja; dan d) lembagalembaga lain yang menyediakan (mempersiapkan) tenaga kerja siap pakai. Hasil dari perencanaan SDM menjadi panduan dari berbagai program/ aktivitas SDM yang akan dilaksanakan perusahaan di masa depan. Secara keseluruhan programprogram tersebut ditujukan untuk memnuhi kebutuhan SDM perusahaan, meningkatkan kemampuan SDM dalam melaksanakan wewenang serta tanggungjawabnya, serta memberi kepuasan kerja melalui pemenuhan kebutuhan kartawan, baik yang bersifat finansial maupun nonfinansial. Tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, menunjukkan komitmen fungsi SDM secara keseluruhan dalam pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan melalui:

10

1. Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi di dalam perusahaan. 2. Menjamin tersedianya SDM saat ini dan yang akan datang, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakan dan mempertanggungjawabkannya. 3. Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. 4. Memudahkan koordinasi, intergrasi, dan sinkronisasi pengelolaan SDM sehingga produktivitas kerja meningkat. 5. Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM. 6. Memberikan pedoman bagi setiap program/aktivitas SDM. 7. Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan. Manfaat dari perencanaan SDm meliputi: 1. Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDm yang sudah ada di perusahaan. 2. Meningkatkan efektivitas kerja. 3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan. 4. Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasi untuk memegang wewenang dan tanggungjawab yang lebih besar di masa datang. 5. Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.

Rekrutmen Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen meliputi: 1. Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap bidang, jenis pekerjaan, dan levelnya dalam perusahaan. 2. Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkmbangan kondisi pasar tenaga kerja. 3. Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif. 4. Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang lain dan dengan kerja sama antara manajer lini dan karyawan. 5. Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.

11

6. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode rekrutmennya. 7. Melakukan tindak lanjut terhadap para karywan baik yang ditolak maupun yang diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan. Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap calon tenaga kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap pelaksanaan rekrutmen harus berdasarkan prinsip-prinsip berikut ini: 1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas kualitas SDM yang sesuai. Rekrutmen harus berpedoman pada: analisis pekerjaan, deskripsi pekerjaan, dan spesifikasi pekerjaan. 2. Jumlah karyawan yang diperlakukan harus sesuai dengan pekerjaan (job) yang tersedia. 3. Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis). 4. Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang rekrutmen. 5. Fleksibilitas. 6. Pertimbangan-pertimbangan hukum.

Seleksi dan Penempatan Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi jangka pendek dan posisi jangka panjang. Penempatan (placement) berkaitan dengan pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya. Seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang yang tepat pada jabatan (pekerjaan) yang tepat. Hal ini mengukur kesesuaian antara keterampilan, pengetahuan, dan kemapuan seseorang dengan tuntutan pekerjaan dan juga kecocokan antara kepribadian, minat, kesukaan, serta kesempatan dan budaya yang terkait dengan keseluruhan perusahaan. Tujuan khusus yang dapat dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut: 1. Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khusunya yang telah ditetapkan. 2. Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan pada karyawan (SDM) dapat kembali pada waktu tertentu.

12

3. Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pada jabatan yang sesuai dengan minat mereka. 4. Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif). 5. Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari kesalahan dalam menerima dan menempatkan karyawan. 6. Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan. Proses seleksi melibatkan beberapa tahapan sesuai dengan kebutuhan perusahaan (berpedoman pada predictor yang digunakan), untuk meyakinkan bahwa tenga kerja yang diterima adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan kinerja perusahaan yang akan menjadi tanggungjawabnya. Keseluruhan tahapan ini merupakan usaha untuk mendapatkan informasi yang akurat tentang kesesuaian peserta seleksi dengan kriteria yang telah ditetapkan. Walaupun coordinator dalam pelaksanaan seleksi adalah departemen SDM, tetapi dalam proses seleksi kemitraan dnegan manajer lini sangat menentukan keberhasilan proses seleksi dan penempatan ini. Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara: 1. Akurat  dapat memprediksi kinerja pelamar 2. Adil  tidak terjadi diskriminasi 3. Meyakinkan  orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan manfaat yang diperoleh.

AUDIT ATAS PENGELOLAAN SDM Dalam melaksanakan pengelolaan SDM, sudah seharusnya pemberdayaan karyawan menjadi target utamanya. Hal ini disebabkan SDM adalah salh satu dari unsur dari pembentuk keunggulan kompetitif perusahaan. Pemberdayaan SDM ini berarti memberikan kesempatan pada karyawan untuk mendapat tanggung jawab yang lebih besar.

Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Pelatihan merupakan usaha peningkatan kinerja masa kini seorang karyawan. sedangkan pengembangan merupakan peningkatan kinerja yang berorientasi masa depan. Langkah-langkah dalam melaksanakan pelatihan dan pengembangan adalah :

13

Yang harus diperhatikan dalam program ini adalah bagaimana menjadikan karyawan mampu memahami dan melaksanakan strategi sesuai tujuan perusahaan yang berorentasi pada konsumen sehingga dapat meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan. secara garis besar tujuan pelatihan dan pengembangan adalah 1. Meningkatkan kuantitas dan kualitas output 2. Menurunkan biaya kegagalan produk 3. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya 4. Menurunkan kecelakaan kerja 5. Menurunkan perputaran karyawan, tingkat absensi, dan meningkatkan kepuasan kerja 6. Mencegah timbulnya rasa antipati karyawan Sedangkan efektivitas pelatihan dan pengembangan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu : a. Validitas pelatihan : apakah pelatihan efektif? b. Transfer ilmu pengetahuan : apakah pelatihan dapat meningkatkan kinerja? c. Validitas interorganisasional : apakah kinerja kelompok lebih baik?

Perencanaan dan Pengembangan Karier Karier adalah seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh seorang individu. Tujuan dari program ini adalah menganalisis kebmampuan dan minat dalam penyesuaian antara kebutuhan untuk tumbuh berkembang dengan kebutuhan perusahaan serta merupakan

14

strategi yg terintegrasi dgn perencanaan SDM, sesuai kebutuhan karyawan dan diikuti dgn evaluasi yg memadai demi peningkatan produktivitas. Integrasi yang dimaksud adalah sesuai dengan bakat dan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan. Dengan melakukan

pengembangan

karier

diharapkan

karyawan

dapat

meningkatkan

kemampuan untuk melaksanakan tugas yang lebih besar. Kebutuhan karyawan dalam pengembangan karier adalah : a. Career Equity : kesamaan kesempatan promosi dan peningkatan karier b. Supervisory Concern : adanya peran aktif pengawas c. Awareness of opportunity : adanyakesempatan d. Employee interest : adanya perbedaan minat pengembangan karier e. Kepuasan karier : adanya perbedaan tingkat kepuasan karier. Untuk mendapatkan hasil terbaik, perusahaan dapat melakukan atas program ini. ini dapat menggambarkan : a.

Meyakinkan karyawan bahwa mereka masih berharga dan akan dipertimbangkan untuk promosi di masa depan, apabila memenuhi kualifikasiyang dibutuhkan.

b.

Menjelaskan mengapa seseorang karyawan tidak terpilih untuk menduduki jabatan tertentu.

c.

Mengidentifikasi tindakan khusus yang sebaiknya dilakukan dalam rangka perencanaan dan pengembangan karier.

Penilaian Kinerja Penilaian kinerja adalah Menghubungkan kinerja karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan standar (ukuran) keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk tugas dan tanggung jawab tersebut dengan 2 orientasi a. Masa lalu : tekankan pada apa yg dicapai karyawan di suatu periode dan abaikan kemampuan di masa depan b. Masa depan -

Membantu tiap karyawan untuk semakin memahami tentang peran dan fungsinya di dalam perusahaan.

-

Membantu karyawan mengerti kekuatan dan kelemahannya dikaitkan dengan peran dan fungsinya di dalam perusahaan.

15

-

Meningkatkan rasa kebersamaan antara masing – masing karyawan dengan supervisor sehingga tiap karyawan memiliki motivasi kerja yang tinggi dalam memberikan kontribusinya kepada perusahaan.

-

Membantu mempersiapkan karyawan untuk memegang pekerjaan pada jenjang yang lebih tinggi dengan cara terus menerus meningkatkan perilaku dan kualitas bagi posisi yang lebih tinggi.

-

Menyediakan data karyawan secara berkala untuk pengambilan keputusan di bidang SDM.

Dalam melaksanakan audit penilaian kinerja, auditor harus menetapkan tujuan dan standar penelitian terlebih dahuludan mendokumentasikannya. Sedangkan waktu penilaian dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Audit ini harus menyeluruh ke setiap jenjang bagian dengan tim audit yang berkompeten (terlatih). Instrumen yang digunakan dapat berupa rating scale, check list, MBO (disesuaikan dengan tujuan penelitian).

Kompensasi dan Balas Jasa Kompensasi adalah sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti atas kontribusi yang telah diberikan karyawan kepada perusahaan Hal ini merupakan salah satu bentuk pelaksanaan fungsi manajemen SDM yang berhubungan dengan semua jenis pemberian penghargaan individual atas jasa keahlian atau pekerjaan, dan kesetiaan karyawan kepada bisnis perusahaan. Perusahaan harus memiliki manajemen kompensasi yang bisa mendukung peningkatan kinerja perusahaan melalui terpenuhinya kebutuhan karyawan. Secara umum tujuan dari manajemen kompensasi adalah untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya dan menjamin terciptanya keadilan internal dan eksternal. Keadilan internal menjamin karyawan di dalam perusahaan mendapatkan kompensasi berdasarkan standar yang sama, sesuai dengan bidang kerja dan tingkat jabatan yang telah ditentukan di depan. Keadilan eksternal menjamin bahwa karyawan mendapatkan kompensasi secara adil sesuai dengan yang terjadi di pasar kerja. Sedangkan tujuan dari pemberian upah dan gaji adalah : 1.

Menjalin ikatan kerja yang formal antara perusahaan dan karyawan

2.

Mencapai kepuasan kerja karyawan

3.

Merekrut karyawan yang berkualitas

16

4.

Meningkatkan motivasi kerja karyawan

5.

Meningkatkan stabilitas karyawan

6.

Meningkatkan displin karyawan

7.

Mencegah masuknya pengaruh serikat pekerja ke dalam perusahaan

8.

Menghindari intervensi pemerintah

Keselamatan dan Kesehatan Kerja Keselamatan dan kesehatan kerja mengacu pada kondisi fisiologis-fisik dan psikologis karyawan yang diakibatkan oleh ligkungan dan fasilitas kerja yang disediakan perusahaan. Perusahaan yang melaksanakan dengan baik program keselamatan dan kesehatan kerja, dapat mencegah berbagai kecelakaan kerja atau menderita penyakit tertentu pada karyawannya. Kondisi fisiologis fisik merupakan berbagai akibat dalam bentuk penyakit, cedera, atau meninggal karena pengelolaan keselamatan dan kesehatan kerja yang kurang baik. Berbagai penyakit yang diderita karyawan bisa terjadi karena lingkungan kerja yang kurang mendukung dan kurangnya fasilitas atau intruksi keselamatan kerja yang seharusnya tersedia pada setiap fasilitas kerja. Selain akan menimbulkan biaya sosial yang tiggi. Hal ini juga berakibat pada rendahnya produktivitas karywan. Gangguan keselamatan dan kesehatan kerja dapat berupa : 1.

Kecelakaan kerja

2.

Penyakit yang diakibatkan oleh pekerjaan

3.

Kehidupan kerja yang berkualitas rendah

4.

Stres pekerjaan

5.

Kelelahan kerja Gangguan-gangguan di atas selain menyebabkan tidak tercapainya target produk

dan layanan demi kepuasan pelangggan, juga membuat perusahaan harus menanggung biaya yang tidak sedikit jumlahnya. Oleh sebab itu, perusahaan harus mengelola program kelematan dan kesehatan kerja dengan sebaik-baiknya.Program keselamatan dan kesehatan kerja harus dikelola sebagai suatu strategi perusahaan untuk meningkatkan kualitas kerja.Maka sebelum program ini ditetapkan, perusahaan harus mengidentifikasi permasalahan tersebut.Setelah diketahui penyebab permasalahannya, perusahaan dapat menjalankan beberapa program keselamatan dan kesehatan kerja

17

secara terintegrasi agar dapat menekankan kecelakaan dan sakitnya karyawan dalam bekerja. Program-program tersebut dapat meliputi : 1.

Pemantauan Tingkat keselamtan dan Kesehatan Kerja Pemantauan ini bertujuan untuk menilai efektivitas program keselamatan dan kesehatan kerja yang ditetapkan perusahaan dalam menekan kecelakaan dan bebagai permasalahan keselamatan dan kesehatan kerja lainnya.

2. Mengendalikan Stres dan Kelelahan Kerja Berbagai tekanan dalam penyelesaian pekerjaan, hubungan kerja yang tidak harmonis, dan tidak terpenuhinya kebutuhan karyawan dalam bekerja, merupakan sumber-sumber stress yang diderita karyawan yang biasanya berpengaruh langsung terhadap kepuasan kerja karyawan. 3.

Mengembangkan Kebijakan Kesehatan kerja Program keselamatan dan kesehatan kerja karyawan secara terintegrasi dapat meningkatkan kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan, maka semakin tinggi tingkat kepedulian perusahaan terhadap program tersebut.

4.

Menciptakan program Kebugaran Lebih baik mencegah daripada mengobati.Hal ini menjadi dasar dari semakin pedulinya perusahaan dalam menjaga kesehatan karyawannya.Daripada harus menolong mereka setelah sakit. Oleh karena itu, semakin banyak klub-klub olahraga (kebugaran ) dibentuk di perusahaan, mulai dari yag paling sederhana (biaya murah) sampai dengan yang paling kompleks (memerlukan keterampilan dan biaya yang tinggi). Standar Occupational Safety and health Act-OSHA, yaitu UU Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Amerika Serikat) mensyaratkan adanya peralatan perlindungan kerja pribadi untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja.

Kepuasan Kerja Karyawan Setiap individu memiliki tingkat kepuasan yang berbeda sesuai dengan sistem nilai yang berlaku pada dirinya.Semakin tinggi penilaian terhadap kegiatan dirasakan sesuai dengan keinginan individu.Maka semakin tiggi pula kepuasannya terhadap kegiatan tersebut.Jadi kepuasan kerja merupakan gambaran evaluasi seseorang atas perasaaan sikapnya yang senang atau tidak senang, puas atau tidak puas dalam bekerja. Beberapa teori mengenai kepuasan kerja yang telah cukup dikenal antara lain:

18

1.

Teori ketidak puasan ( discrepancy theory) Teori ini mengukur kepuasan kerja karyawan dengan menghitung selisih antara sesuatu yang harus terjadi dengan kenyataan yang dirasakan karyawan.Discrepancy positif terjadi apabila yang diperoleh karyawan lebih besar daripada yang seharusnya sehingga memberikan kepuasan konsumen yang lebih besar pada karyawan tersebut, sedangkandiscrepancy negative jika terjadi sebaliknya.

2.

Teori Keadilan Teori ini mengatakan bahwa kepuasan tergantung dari ada atau tidaknya keadilan di dalam bekerja. Berdasarkan teori ini, kepuasan dipengaruhi oleh input (sesuai yang mendukung pekerja seperti pendidikan, pegalaman, kecakapan, beban kerja, dan sebagainya) vs output (sesuatu ynag dianggap bernilai yang diterima karyawan seperti gaji dan kompensasi financial lainnya, penghargaan, promosi dan sebagainya). Karyawan akan selalu membandingka rasio input-output dirinya dengan rasio input-output orang lain. Bila perbandingan ini seimbang berarti telah terjadi keadilan dan jika terjadi sebaliknya berarti terjadi ketidakadilan.

3.

Teori dua faktor (two factor theory) Teori ini menganggap kepuasan kerja dan ketidakpuasan sebagai hal yang berbeda dan mengelompokkan karateristik pekerjaan menjadi dua yaitu satisfies (motivator) dandissatisfies.Kelompok satisfies merupakan

faktor-faktor atau

situasi

yang

dibutuhkan sebagai sumber kepuasan kerja seperi: pekerjaan yang menarik, penuh tantangan, kesempatan berprestasi, kesempatan memperoleh penghargaan dan promosi. Terpenuhinya factor-faktor tersebut akan menimbulkan kepuasan, tetapi jika

tidak

terpenuhi

tidak

Kelompok dissatisfies merupakan

selalu

menimbukan

faktor-faktor

yang

ketiadak

puasan.

menjadi

sumber

ketidakpuasan seperti gaji dan upah, pengawasan, hubungan antar pribadi, konsi kerja, dans status. Jika faktor-faktor ini tidak terpenuhi karyawan akan merasa tidak puas tetapi jika besarnya faktor ini memadai untuk memenuhi kebutuhannya karyawan tidak akan kecewa walaupun belum terpuaskan. Job descriptive Index (JDI) menyajikan beberapa faktor yang menyebabkan kepuasan kerja. Faktor-faktor tersebut adalah : 1. Tempat kerja yang tepat 2. Pembayaran yang sesuai

19

3. Organisasi dan manajemen 4. Supervise yang tepat 5. Pekerjaan yang tepat Pengukuran kepuasan kerja karyawan juga bermanfaat untuk memetakan factorfaktor yang menjadi penyebab ketidak puasan karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.Hal ini penting karena dengan identifikasi permasalahan, dapat dirancang dalam program berikutnya untuk meminimalkan pengaruh negatif dari penyebab ketidakpuasan tersebut.Tabel 1.22 berikut ini menyajikan program kerja audit yang dapat digunakan untuk melakukan audit terhadap pengelolaan kepuasan kerja karyawan.

Audit atas Pengurangan SDM Perubahan lingkungan bisnis membuat perusahaan harus beroperasi dengan efisien dan melakukan perbaikan dalam organisasinya. Kemungkinan yang sering terjadi adalah kebijakan untuk melakukan restrukturisasi yang memungkinkan hilanngya beberapa jabatan karena jabatan tersebut sudah tidak efektif lagi untuk dipertahankan dan fungsinya bisa dilaksanakan oleh jabatan lain yang saat initetap dipertahankan. Sebagai akibat dari restrukturisasi ini, pengurangan tenaga kerja merupakan konsekuensi logis yang harus terjadi. Hal ini dapat menimbulkan kekhawatiran dan keresahan karyawan (terutama yang merasa prestasinya tidak istimewa, tidak memiliki keterampilan yang menonjol dibandingkan dengan karyawan yang lain, dan berbagai kekurangan lain) akan kehilangan posisi atau pekerjaan karena pengurangan tenaga kerja dapat berupa pemutusan hubungan kerja. Pengurangan

tenaga

kerja

merupakan

keputusan

yang

tidak

berdiri

sendiri.Berbagai kepentingan harus diselamatkan agar perusahaan bisa bertahan hidup (survive) dan ikut bermain dalam persaingan yang sangat tinggi intensitasnya. Terdapat alternative terakhir yang biasanya diambil oleh manajemen untuk menyelamatkan perusahaan, seperti: pengurangan jam kerja dan gajinya (Job sharing) atau program pensiun dini merupakan alternatif lain yang layak untuk dipertimbangkan sebelum keputusan melakukan PHK ditetapkan. Di samping berdampak pada kondisi keuangan, pengurangan tenaga kerja (terutama dalam PHK) melibatkan berbagai permasalahan hukum yang harus diperhatikan terutama yang berkaitan dengan hak-hak

20

tenaga kerja yang terkena PHK tersebut.UU No 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab XII melalui pasal-pasalnya mengatur secara ketat hak-hak tenaga kerja yang harus dipenuhi perusahaan yang melakukan PHK.UU No 13 tahun 2003 Pasal 158-167 mengatur tentang dalam hal apa perusahan dapat melakukan PHK. Beberapa alasan perusahaan dapat melakukan PHK antara lain: 1. Tenaga kerja melakukan pelanggaran berat (penipuan, pencurian, membocorkan rahasia, perusahaan dan sebagainya), setelah kesalahannya dapat dibuktikan. 2. Tenaga kerja melakukan tindakan pidana dan dinyatakan bersalah oleh pengadilan. 3. Tenaga kerja melakukan tindakan pelanggaran terhadap Perjanjian Kerja Sama (setelah mendapatkan surat peringatan terlebih dahulu, sebanyak tiga kali berturutturut). 4. Tenaga Kerja Mengundurkan diri (secara sukarela). 5. Terjadi perubahan status perusahaan, penggabungan, peleburan atau perubahan kepemilikan perusahaan dan tenaga kerja tidak bersedia melanjutkan hubungan kerja. 6. Terjadi perubahan status perusahaan, penggabungan, peleburan, atu perubahan, atau perubahan kepemilikan perusahaan dan perusahaan tidak bersedia menerima tenaga kerja untuk melanjutkan hubungan kerjanya. 7. Perusahaan tutup karena mengalami kerugian secara terus-menerus selama 2 tahun atau terjadi keadaan yang memaksa (force majeure). 8. Perusahaan tutup karena melakukan peningkatan efisiensi. 9. Perusahaan pailit. Tindakan PHK yang dilakukan untuk perusahaan akan membawa dampak baik financial maupun nonfinansial. Dampak financial berhubungan dengan kewajiban perusahaan untuk membayar pesangon dari tenaga kerja yang di PHK sedangkan dampak nonfinansial lebih berhubungan dengan citra perusahaan di mata masyarakat atau pelanggannya.

DAFTAR PUSTAKA Bayangkara, IBK. 2013. Audit Manajemen – Prosedur dan Impelementasi. Jakarta : Salemba Empat

21