Caja Menor 6d5w1p

CAJA MENOR INTRODUCCION “CAJA” es una cuenta del Activo Corriente en la cual se registran las entradas o salidas de billetes, monedas, cheques y recibos de pago con tarjetas de crédito. De las cuentas de este grupo, esta partida es la de más líquida, puesto que está representada por la moneda circulante o cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta de bienes y servicios. Como es imprescindible poseer niveles adecuados de efectivo para desarrollar las operaciones o para negociar en el mercado abierto, la istración tiene que aplicar los mecanismos más apropiados para salvaguardar este activo. Para proteger el efectivo hay que tener en cuenta dos aspectos: primero, las empresas deben poseer un mecanismo de control interno que garantice una contabilización apropiada y que permita conocer oportunamente las desviaciones que afectan el saldo de las cuentas; segundo, definir los fondos que constituyen caja general, Caja Menor y depósitos bancarios o ahorro, a fin de facilitar la consolidación y el seguimiento del flujo de efectivo. Las exigencias normales de efectivo de una empresa para sus diferentes transacciones comerciales, especulativas o de protección generan desembolsos más o menos significativos; pero algunas actividades tales como gastos por materiales de aseo, compra de refrigerios, envío de correspondencia, pago de transporte urbano, compra de útiles de bajo valor, etc., exigen por lo general montos de efectivo de menor cuantía. Elaborar un cheque cada vez que se precise un desembolso de esta naturaleza sería oneroso para la empresa y a la vez contribuiría a incrementar controles que resultarían mucho más costosos que el valor fiscalizado. Por esta razón, los negocios apropian partidas para satisfacer este tipo de necesidades por medio de Caja Menor. Aunque los dineros comprometidos en esta caja no son voluminosos, se hace necesario establecer políticas de manejo y controles en términos de elaboración de comprobantes de salida de Caja Menor que incluyan valor pagado, concepto, fecha y firma del receptor del dinero; informe de egresos totales; arqueos aleatorios de caja, etc.

CAJA MENOR ES UNA CUENTA AUXILIAR O EXTENSION DE CAJA GENERAL EN LA CUAL SE MANEJA UN FONDO DE EFECTIVO PARA PODER ATENDER CON FACILIDAD LOS DESEMBOLSOS “MENORES” EN UN PERIODO CORTO. PARA ESTABLECER EL FONDO DE CAJA MENOR LA INSTITUCION REALIZA EL ESTUDIO DEL MONTO DE LOS GASTOS Y PAGOS DE MENOR CUANTIA, EN UN PERIODO DETERMINADO.

LA CONSTITUCION, FUNCIOMANAMIENTO, MANEJO, LEGALIZACION Y REEMBOLSO DE LOS GASTOS Y LEGALIZACIÓN DEFINITIVA DE LAS CAJAS MENORES EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, PARA LA VIGENCIA DE UN PERIODO DETERMINADO, ESTARAN SUJETAS AL ESTRICITO CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS QUE RIGEN LA METERIA. EN ESPECIAL: 

Las Resoluciones expedidas por la Rectoría por medio de las cuales se crean las Cajas Menores.

 El Estatuto Tributario, en todo lo relacionado con la clasificación de los bienes y servicios grabados, así como la determinación de la calidad del contribuyente.  El Manual de Impuesto a las Ventas y timbres  El Manual de Retención en la Fuente  Demás normas concordantes y complementarias.

COMPROBANTE DE DIARIO Fecha:

No.

CODIGO

CUENTA Y DETALLE

PARCIAL

DEBE

HABER

Para contabilizar el Fondo de Caja Menor. CAJA MENOR Fondo de Caja Menor

$ xxxxx

BANCOS Nombre del Banco, No. del cheque y nombre del beneficiario $ xxxxx SUMAS IGUALES XXXXX XXXXX ------------- -----------

PROCEDIMIENTO CONTABLE DE APERTURA UNA VEZ DETERMINADO EL MONTO QUE SERA DESTINADO PARA LA CAJA MENOR, SEGIRA UN CHEQUE A FAVOR DE LA PERSONA ENCARGADA PARA SU MANEJO Y SE EFECTUA EL SIGUIENTE ASIENTO CONTABLE POR PARTE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA EL CHEQUE. Elaborado por: ________________

Revisado por: _______________

Contabilizado por: _________________

A SU VEZ, EL FUNCIONARIO ENCARGADO DEL MANEJO DEL FONDO DE LA CAJA MENOR, COBRA EL CHEQUE E INMEDIATAMENTE EFECTUA EL SIGUIENTE REGISTRO EN SU LIBRO AUXILIAR: CAJA MENOR FECHA

DETALLE Fondo de Caja Menor

DEBE $ xxxxxxx

HABER

SALDO $ xxxxxxx

Para el caso de la Universidad Nacional de Colombia, el dinero que se entregue para la constitución de Cajas Menores debe ser utilizado para sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación, que tengan el carácter de urgentes. El manejo del dinero se hace a través de una cuenta corriente a nombre de la Universidad Nacional de Colombia – Caja Menor, con el registro de la firma del funcionario responsable de la Caja Menor. Además las normas internas, permiten manejar efectivo hasta un monto determinado. Se denominan Gastos urgentes, la adquisición de bienes y servicios que son imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad (Oficina, Dependencia, etc.) y que por lo tanto no son susceptibles de programación, caso contrario, debe tramitarse a través de la dependencia indicada. Nota: El dinero de la Caja Menor debe manejarse y consignarse separadamente de cualquier otro recurso (Oficial o Personal)

LOS RECURSOS ENTREGADOS PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR, SON MONTOS REEMBOLSABLES Y QUE POR NINGUN MOTIVO DEBEN SUPERAR EL VALOR APROBADO PARA SU MANEJO.

PARA EL BUEN MANEJO DE LOS FONDOS DESTINADOS PARA LA CAJA MENOR, ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:  LOS GASTOS QUE SE REALIZAN CON CARGO A LOS RECURSOS DE CAJA MENOR, DEBEN GUARDAR CONCORDANCIA CON LAS NORMAS INTERNAS DE LA INSTITUCION.  DEBEN CUMPLIR CON LAS NORMAS CONTABLES, LEGALES Y FISCALES VIGENTES.  LOS RECURSOS DE CAJA MENOR NO DEBEN CUBRIR GASTOS QUE IMPLIQUEN LA CAUSACION DE RETENCIONES EN LA FUENTE, DE IVA NI DE ICA.  LOS RECURSOS DE CAJA MENOR DEBEN SER UTILIZADOS PARA GASTOS MENORES Y URGENTES, DIRECTAMENTE RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD DE LA DEPENDENCIA A LA CUAL SE LE ASIGNO LA CAJA MENOR.  LOS RECURSOS NO PUEDEN SER UTILIZADOS EN PAGOS DE BIENES Y SERVICIOS SUMINISTRADOS POR LA DIRECCION DE LA EMPRESA.

RECIBO DE CAJA MENOR No.

Fecha: Pagado a: Por concepto de:

Por $

Son: Valor en letras Cheque No. Efectivo: Imputación: Cuentas que se afectan con la transacción Aprobado: Aprobado: Firma del responsable del pago ___________________________ Firma de quien recibe:___________________________________________ Cédula o Nit.

RECIBO DE CAJA MENOR FECHA

DIA

No. _____________________REEMBOLSO No. MES

AÑO

$

BENEFICIARIO POR CONCEPTO DE:______________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ LA SUMA DE: ______________________________________________________________

______________________________ RECIBIDO

__________________________ NIT/ C.C.

REEMBOLSO DE CAJA MENOR DE VEZ EN CUANDO SERA NECESARIO REEMBOLSAR EL FONDO DE CAJA MENOR, ESTO ES REPONER LOS DINEROS GASTADOS PORQUE YA SE ESTAN AGOTANDO. PARA SOLICITAR EL REEMBOLSO DE FONDOS, EL ENCARGADO DE CAJA MENOR DEBE PREPARA UNA RELACION DE LOS GASTOS Y PAGOS EFECTUADOS DE ACUERDO CON LOS COMPROBANTES. DICHA RELACION DEBE ESPECIFICAR: LA FECHA, EL NOMBRE DEL BENEFICIARIO, EL CONCEPTO Y EL VALOR DE CADA PAGO. LA DIFERENCIA ENTRE EL MONTO DEL DINERO DISPONIBLE EN ESES MOMENTO EN CAJA MENOR Y EL VALOR DEL FONDO FIJO, DEBE SER IGUAL A LA SUMA DE TODOS LOS RECIBOS.

En la Universidad Nacional de Colombia, la legalización de los gastos para efectos de reembolso, se requiere que la relación presente la siguiente información:  Número del comprobante  Fecha  Beneficiario  Número de documento de identidad (NIT. o Cédula de Ciudadanía)  Número de cheque, en caso de ser necesario  Monto antes de IVA,  Valor del IVA  Contribución Financiera  Total ejecutado  Descuentos de Ley (Retefuente, Reteica, Reteiva según sea el caso)  Valor neto a pagar  Rubros presupuestales (registrando el valor del gasto incluida la contribución financiera)

CUADRE DE CAJA MENOR El cuadre de Caja Menor para efectos del reembolso, se efectúa de la siguiente manera: VALOR DEL FONDO DE CAJA MENOR MENOS EL MONTO DE LOS DESEMBOLSOS, VALES PROVISIONALES Y OTROS.

$ XXXXXX ($ XXXXXX) _________

SALDO EN CAJA MENOR

$ XXXXXX

MAS VALOR DEL REEMBOLSO

$ XXXXXX _________

VALOR DEL FONDO DE CAJA MENOR

$ XXXXXX

Contablemente, el valor del Fondo de Caja Menor es constante.

ARQUEO DE CAJA MENOR CONSISTE EN CONFRONTAR EL EFECTIVO (BILLETES Y MONEDAS) Y OTROS VALORES EXISTENTES EN CAJA MENOR CON EL SALDO QUE APARECE EN LIBROS.

FALTANTES EN CAJA SE PRESENTAN CUANDO AL EFECTUAR EL ARQUEO, SE ENCUENTRA QUE EL VALOR EN CAJA ES MENOR QUE EL SALDO EN LIBRO AUXILIAR DE CAJA Y DEBE PROCEDERSE A ELABORAR UN COMPROBANTE DE DIARIO CON CARGO A DEUDORES VARIOS O A CUANTA QUE INDIQUE EL PROCEDIMIENTO CONTABLE INTERNO, A CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL MANEJO DE LA CAJA MENOR.

SOBRANTES EN CAJA SI AL EFECTUAR EL ARQUEO LOS VALORES EN CAJA SON MAYORES QUE LO REGISTRADO EN EL LIBRO AUXILIAR DE CAJA, QUIERE DECIR QUE HAY UN SOBRANTE EN CAJA Y SE DEBE PROCEDER A ELABORAR UN COMPROBANTE DE DIARIO CON CARGO ACAJA Y ABONO A INGRESOS VARIOS O A LA CUANTA QUE INDIQUE EL PROCEDIMIENTO CONTABLE INTERNO.

REQUISITOS TRIBUTARIOS Antes de adquirir un bien o un servicio con cargo a Caja Menor, el funcionario responsable de su manejo. Debe tener la certeza que la persona Natural o Jurídica con quien va a establecer el vínculo comercial, cumpla con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN – La dependencia encargada se abstendrá de tramitar legalizaciones para reembolsos o legalizaciones definitivas de los gastos cuando se incumpla con este procedimiento.

CLASIFICACION TRIBUTARIA Y REQUISITOS DE FACTURACION Las personas Naturales y Jurídicas están clasificadas por la DIAN en Régimen Común y Régimen Simplificado.

REGIMEN SIMPLIFICADO Las personas Naturales o Jurídicas clasificadas por la DIAN en el régimen simplificado, no son responsables del IVA, no están obligadas a expedir factura y pueden presentar cuenta de cobro. Debe acreditar esta clasificación mediante documento expedido por la DIAN, el cual deben presentar antes de establecer su vínculo comercial con la empresa. En este caso, la Universidad Nacional de Colombia – Seccional Medellín.

REGIMEN COMUN Al régimen común pertenecen las personas Naturales o Jurídicas responsables del IVA y obligadas a expedir factura conforme a los requisitos mínimos indicados en el Estatuto Tributario.

REGIMEN DE FACTURACION Comercialmente, la factura identifica la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la venta y en muchos casos la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado del dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. El artículo 944 del código de comercio, estipula el derecho que todo comprador tienen para exigir al vendedor, la entrega de una factura de mercancías vendidas o servicios prestados con indicación del precio y su pago. De acuerdo con lo establecido en el artículo 618 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 488 de 1988 en su artículo 76, es obligación exigir la factura o el documento equivalente. A partir de la vigencia de esta Ley, los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios, están obligados a exigir la factura o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la istración tributaria debidamente comisionados para el efecto, así lo exijan.

ENTREGA DEL ORIGINAL POR PARTE DEL VENDEDOR En la expedición de la factura debe entregarse el original para el comprador y conservar la copia el vendedor; sin embargo, en ciertas transacciones se permite la entrega de la copia, este es el caso de:     

Factura cambiaria de compraventa; Factura cambiaria de transporte; Tiquete de transporte, no será obligatorio entregar el original de la factura. El efecto será suficiente con al entrega de la copia de la misma; Papel químico como el sobreflex; Boleta del juego del chance.

LA FACTURA, FUENTE PRINCIPAL DEL REGISTRO CONTABLE Desde el punto de vista contable. El Decreto 2649 de 1993 en su artículo 123, establece que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes de origen interno y externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos; así mismo establece que los soportes deben ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

LA FACTURA, COMO SOPORTE DE LOS HECHOS GENERADORES DE IMPUESTOS La emisión de la factura de venta constituye no sólo el documento que soporta los hechos económicos de los contribuyentes, sino que es el sustento documental en que se basa la determinación de las distintas obligaciones.

OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA El legislador ha señalado la obligación de expedir factura a todas las personas que intervienen en las operaciones comerciales, recayendo no solamente en los contribuyentes responsables del IVA, en los responsables de Impuesto de Renta, sino también en las personas no contribuyentes, ya que éstas al ejercer sus actividades económicas, generan transacciones que para los contribuyentes de los diferentes tributos, les permite soportar sus costos y gastos. En la actualidad, esta obligación corresponde a:   

Las personas que tengan la calidad de comerciantes. Las personas que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas. Las personas que enajenen productos de la actividad agrícola o ganadera, salvo que trate de personas naturales y la transacción supere la cuantía de vendedor, un documento equivalente que contenga los siguientes datos:

-

Apellidos y nombre e identificación del vendedor Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente Numeración consecutiva Fecha de la operación Descripción del bien Valor de la operación

 

Los responsables del impuesto sobre las ventas y, De acuerdo con la Ley 223 de 1995, son obligados a expedir factura:

-

Comerciantes Importadores Prestadores de servicios Ventas a consumidores finales

REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario, modificado por la Ley 223 de 1995 en su artículo 40, para efectos tributarios, la expedición de la factura a que se refiere este artículo, consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los siguientes requisitos: a) Estar denominada expresamente como factura de venta; b) Apellido y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; c) Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de los bienes o servicios cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsables con derecho al correspondiente descuento; d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de las facturas de venta; e) Fecha de expedición; f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados; g) El valor total de la operación; h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura, e i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas; j) Otros requisitos adicionales de control técnico como son: - Número y fecha (día/mes/año) de la Resolución con la cual la DIAN otorga la autorización de la facturación y el rango de la numeración autorizada (prefijos y numeración) ya que ésta cuanta con una vigencia de dos años. - Calidad de “Grandes Contribuyentes”. - Tarifa correspondiente de Impuestos de Industria, Comercio y Avisos. Al momento de la expedición de la factura, los requisitos de los literales a), b), d) y h) deberán estar previamente preimpresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computados o máquinas registradoras con la impresión efectuada por tales medios, se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

ENTIDADES QUE NO SE REQUIEREN EXPEDIR FACTURA              

Bancos, Corporaciones Financiera y las Compañías de Financiamiento Comercial. Los responsables del régimen simplificado y las personas naturales que se sometan al régimen unificado de imposición (RUI) deberán expedir cuenta de cobro. Los distribuidores minoristas de gas natural comprimido. Las personas naturales que enajenen productos agrícolas o pecuarios que no sobrepasen el tope establecido por la norma. Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo. El transporte público urbano o metropolitano de pasajeros. Las cooperativas de ahorro y crédito. Los organismos cooperativos de grado superior. Las cooperativas multiactivas e integrales de las operaciones financieras. Las instituciones auxiliares del cooperativismo por las operaciones financieras. Los fondos de empleados por las operaciones financieras. Los servicios de baños públicos. Servicios con vínculo laboral. Las enajenaciones y arrendamientos de bienes que sean activos fijos para la el enajenante o arrendador y sea un no comerciante.

DOCUMENTOS EQUIVALENTES O SUSTITUTIVOS DE LA FACTURA La obligación de facturar puede ser sustituida por ( en casos excepcionales expuestos por la Ley) con la expedición del documento denominado equivalente a la factura, el cual se caracteriza por contar con algunos de los requisitos de la factura, los cuales son señalados expresamente para cada documento; estos son:     

Los tiquetes de máquinas registradoras. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos. Los tiquetes de transporte de pasajeros. Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación, reconocidos por el Gobierno Nacional. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.

             

Los extractos expedidos por las sociedades fiduciarias, fondos de inversión en moneda colombiana y moneda extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores y fondos de pensiones y cesantías. Factura electrónica. Venta de productos agrícolas o ganaderos. Loterías, rifas y apuestas. Descuentos por nómina. Contratos de medicina prepagada. Transacción registrada en las bolsas de valores. Comisionistas de bolsa de valores. Certificado del proveedor por la venta a empresas de comercialización internacional. Documentos emitidos por entidades de derecho público, empresas industriales y comerciales del Estado, empresas de economía mixta donde el Estado posea más del 50 %. Recibos emitidos por empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios. Recibos expedidos por las cámaras de comercio y notarías. de juntas directivas. Cobro de peajes.

FACTURA ELECTRONICA Y POR COMPUTADOR Factura Electrónica Es un documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios y su transmisión se realiza en forma electrónica desde el computador del vendedor al computador del comprador. La factura electrónica es un documento equivalente, el cual deberá cumplir con los requisitos de la factura, excluyendo la preimpresión en los medios litográficos y tipográficos, puesto que es un documento electrónico. Solamente serán válidas como documentos equivalentes, las facturas transmitidas por una red de valor agregado autorizada por la DIAN Factura por computador La factura por computador debe cumplir todos los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario para la factura de talonario, a excepción de la impresión en un medio tipográfico o litográfico. El sistema de facturación deberá enumerar en forma consecutiva las facturas y se

deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria.

BASES PARA APLICAR DEDUCCIONES EN LA VIGENCIA FISCAL CONCEPTO COMPRAS EN GENERAL SERVICIOS EN GENERAL

BASE GRAVABLE PARA BASE GRAVABLE PARA RETEFUENTE RETEIVA IGUAL O MAYOR A IGUAL O MAYOR A $ XXXXXXXXXXXXX $ XXXXXXXXXXXXXX IGUAL O MAYOR A IGUAL O MAYOR A $ XXXXXXXXXXXXXX $ XXXXXXXXXXXXXX

La DIAN establece la clasificación que debe ser tenida en cuenta para efectos de los descuentos en el momento de realizar los pagos.

AUTORRETENEDORES Y GRANDES CONTRIBUYENTES En la factura de venta, deben indicar el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como Autorretenedores y Grandes Contribuyentes. Si el proveedor cumple con este requisito no se debe aplicar ninguna clase de retención; es decir, se debe cancelar el valor total de la factura sin descontar los impuestos.

GRANDES CONTRIBUYENTES NO AUTORRETENEDORES En la factura debe indicarse el número y fecha de la Resolución de autorización expedida por la DIAN que los clasifica como Grandes Contribuyentes. En este caso se debe aplicar el descuento correspondiente a retención en la fuente, si la compra del bien o servicio supera el valor de la Base Gravable establecida en el Estatuto Tributario para aplicar las deducciones.

RESUMEN GRANDES CONTRIBUYENTES = No se aplica RETEIVA ni RETEICA AUTORRETENEDORES

= No se les descuenta RETEFUENTE

REGIMEN COMUN = Son sujeto de todas las retenciones siempre y cuando no estén clasificados por la DIAN como Grandes Contribuyentes o Autorretenedores. REGIMEN SIMPLIFICADO = Si se aplica RETEICA Y RETEFUENTE pero no RETEIVA, siempre y cuando estén clasificados por la DIAN como tal; anexar el Registro Único Tributario (RUT)

RETENCIONES LA LIQUIDACION Y PAGO POR CONCEPTO DE RETENCIONES ESTABLECIDAS POR LA DIAN, SE HACE DE ACUERDO CON MOS MONTOS INDICADOS Y DEPENDIENDO DE LA CLASE DE PERSONA (NATURAL O JURIDICA) QUE PRESTA EL SERVICIO O SUMINISTRA EL BIEN.

RETENCION DEL IVA SE RETIENE EL PORCENTAJE DEL VALOR LIQUIDADO POR CONCEPTO DE IVA Y SE APLICA SOBRE LA BASE ESTABLECIDA POR LA DIAN, SEGÚN LA NORMA QUE SE ENCUENTRE VIGENTE AL MOMENTO DE LA OPERACIÓN.

BASES PARA LA RETENCION DEL IVA CONCEPTO COMPRAS EN GENERAL SERVICIOS EN GENERAL

BASE GRAVABLE IGUAL O MAYOR A $ IGUAL O MAYOR A $

RETENCION EN LA FUENTE SE APLICA EL PORCENTAJE INDICADO PARA LA VIGENCIA SOBRE EL SUBTOTAL DE LA FACTURA antes de incluir el valor del IVA, TENIENDO EN CUENTA QUE NO SE PUEDE LIQUIDAR UN IMPUESTO SOBRE OTRO IMPUESTO.

TABLA DE RETENCION EN LA FUENTE PARA EL AÑO xxxx CONCEPTO COMPRAS EN GENERAL COMPRA DE COMBUSTIBLE SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS DECLARANTES SERVICIOS EN GENERAL PERSONAS DECLARANTES

BASE

TARIFA

IGUAL O MAYOR A $ CUALQUIER VALOR

X% X%

IGUAL O MAYOR $

X%

IGUAL O MAYOR $

X%

RETENCION SOBRE IMPUESTOS DE INDUSTRIA, COMERCIO Y AVISOS Y TABLEROS (RETEICA) Es el valor que se retiene por este concepto, cuyas tarifas hayan sido adoptadas conforme a la actividad económica, para el municipio o ciudad donde funcione la Caja Menor.

BASE PARA RETENCION DE ICA CONCEPTO COMPRAS EN GENERAL SERVICIOS EN GENERAL

BASE GRAVABLE IGUAL O MAYOR $ IGUAL O MAYOR $

PORCENTAJE X% X%

PARA QUE LA UNIVERSIDAD NACIONAL PUEDA DAR CUMPLIMIENTO AL CALENDARIO ESTABLECIDO POR LA DIAN PARA LA PRESENTACION DE LA DECLARACION Y CORRESPONDIENTE PAGO DEL LOS IMPUESTOS, LOS RESPONSABLES DE LA CAJA MENOR DEBE ENVIAR CADA MES A LA DEPENDENCIA ENCARGADA DE ESTOS ASUNTOS, LAS COPIAS QUE SUSTENTEN LAS RETENCIONES EFECTUADAS.

RECAUDOS PROCESO POR EL CUAL UNA ORGANIZACIÓN EFECTUA LA RECEPCION DE VALORES DE SU PROPIEDAD, ORIGINADOS EN LA VENTA DE BIENES O LA PRESTACION DE SERVICIOS

TESORERIA AREA DE LA DIVISION FINANCIERA QUE TIENE A SU CARGO:   

LA ADQUISICION Y CUSTODIA DE LOS FONDOS. PREPARAR REPOTES SOBRE LA POSICION DIARIA EFECTIVO Y DEL CAPITAL DE TRABAJO. LA FORMULACION DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO.

DEL

PARA CUMPLIR CON ESTAS FUNCIONES, DEBE DISEÑAR UN SISTEMA EFICIENTE PARA EL RECAUDO DE LOS RECURSOS.

CAJA EN ESTA CUENTA SE REGISTRAN LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE BILLETES, MONEDAS, CHEQUES, RECIBOS DE PAGO CON TARJETA DE CREDITO Y OTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD COMO COMPROBANTES DE LAS TRANSACCIONES REALIZADAS.

EQUIPOS DE CAJA    

CAJA DE DOCUMENTOS LAMPARA ULTRAVIOLETA SELLOS DE RECIBIDO SELLOS DE PAGADO

 

MAQUINAS REGISTRADORAS O SIMILARES MAQUINA VALIDADORA SI ES DEL CASO

SEGURIDADES EN EL AREA DE CAJA DE LA SEGURIDAD QUE TENGA EN SU MODILO U OFICINA DEPENDE GRAN PARTE DEL ÉXITO DE SUS FUNCIONES, A CONTINUACION SE DETALLAN LOS ASPECTOS A TENER EN CUENTA.        

NO PORTAR CELULAR EN EL AREA MANTENER PUERTA DE LA OFICINA O MUDULO CERRADA EN AUSENCIAS MANTENER TODO BAJO LLAVE Y ESTA EN CUSTODIA SI SE MANEJA EQUIPO ELECTRONICO ESTE DEBE SER BLOQUEADO EN LAS AUSENCIAS TEMPORALES O PERMANENTES PORTAR SIEMPRE EL CARNET QUE LO IDENTIFICA COMO FUNCIONARIO DE LA ENTIDAD INFORMAR OPORTUNAMENTE CUALQUIER ANOMALIA QUE SE PRESENTE EN SU OFICINA O MODULO QUE NO PERMITAN LA SEGURIDAD ADECUADA IDENTIFICAR EL SITIO DONDE SE ENCUENTRA EL INTERRUPTOR DE ALARMA, SI LO HAY RESTRINGIR EL DE PERSONAS NO AUTORIZZDAS

RECAUDOS EN EFECTIVO 

  

SI ES CON TALONARIO O CON UN VOLANTE ESPECIAL SE DEBE REVISAR QUE EL DOCUEMENTO ESTE BIEN DILIGENCIADO, SIN TACHONES, SIN ENMENDADURAS Y QUE NO SE ENCUENTREN ROTOS, Y QYE EL VALOR RELACIONADO CORRESPONSA AL DINERO FISICO. NO SE CUENTA EL DINERO SI NO ESTA PRESENTE EL CLIENTE O . AL VOLANTE QUE LE QUEDA AL CLIENTE O SE LE COLOCA SELLO DE PAGADO Y SE FIRMA. SI AL MOMENENTO DE RECIBIR UN PAGO SE CUENTA Y SI SOBRA DINERO SE CUENTA NUEVAMENTE PARA COMPROBAR QUE REALMENTE SOBRA.

 

   -

AL RECIBIR UN PAGO ANTES DE CONTAR CAREE LOS BILLETES PARA DETECTAR SI SE PRESENTA ALGUNO FALSO. CUANDO SE DETECTE UN BILLETE FALSO, ANTES DE INFORMARLE AL CLIENTE, SE VERIFICA QUE REALMENTE SI SEA, EN CASO DE SER FALSO NO SE ROMPE, SE RETIENE, SE LE ENTREGA UN COMPROBANTE AL CLIENTE. AL RECIBIR UN PAGO CON BILLETES DE DISTINTAS DENOMINACIONES SE SEPARAN POR DENOMINACION Y SE UTILIZA LA MAQUINA CALCULADORA PARA SUMARLOS. SIEMPRE SE CUENTA EL DINERO QUE SE RECIBA EN PRESENCIA DEL CLIENTE O . CUANDO SE RECIBE DINERO EN FAJOS SE DEBEN TENER LAS SIGUIENTES PRECAUSIONES: NO SE ROMPE LA FAJILLA ANTES DE CONTARLO, PUES SI LLEGARA A FALTAR O A ENCONTRARSE BILLETES FALSOS SE LE DEVUELVE AL CLIENTE EN LA MISMA FORMA. SI SON VARIOS LOS FAJOS, PRIMERO SE CUENTA EL NUMERO DE FAJOS Y DESPUES FAJO POR FAJO. POR MAS GRANDE QUE SEA EL PAGO NUNCA OCULTE EL DINERO AL CLIENTE, SE MANTIENE DONDE EL SIEMPRE LO VEA POR SI ALFINAL NO ESTA COMPLETO.

RECAUDOS EN CHEQUE CUANDO UN PAGO SE RECIBE EN CHEQUE, SE DEBEN REVISAR LOS SIGUIENTES DATOS: 

    

LA PLAZA. SE TRATA DE UN CHEQUE DE BANCO LOCAL, QUE LA FECHA DE EXPEDICION NO SUPERE LOS SEIS (6) MESES. SI EL CHEQUE ES DE OTRA PLAZA QUE LA FECHA DE EXPEDICION NO SUPERE LOS TRES (3) MESES. QUE NO PRESENTE TACHONES, ENMENDADURAS NI ESTE ROTO. QUE EL VALOR EN NUMEROS SEA IGUAL AL REGISTRADO EN LETRAS, EN CASO DE SER DIFERENTES, PRIMA EL VALOR EN LETRAS. QUE ESTE FIRMADO POR EL GIRADOR Y EXPEDIDO A FAVOR DE LA ENTIDAD. QUE LA INFORMACION DEL CHEQUE COINCIDA CON LA RELACIONADA EN EL VOLANTE DE PAGO. EL VOLANTE DEBE ESTAR DEBIDAMENTE DILIGENCIADO SIN ENMENDADURAS, TACHONES O RUPTURAS.

EL CHEQUE ES UN INSTRUMENTO CON VENCIMIENTO A LA VISTA. El GIRADOR DE UN CHEQUE ORDENA AL BANCO PAGAR UNA SUMA DE DINERO AL BENEFICIARIO O AL TENEDOR LEGITIMO

CLASES DE CHEQUES 



 

CHEQUE POST FECHADO: ES AQUEL QUE SE LIBRA CON UNA FECHA POSTERIOR A AQUELLA EN QUE REALMENTE SE GIRA. CON EL SE PRETENDE PROLONGAR SU PLAZO DE PRESETACION ANTE EL BANCO. NO OBSTANTE, UNA VEZ ENTREGADO, EL BENEFICIARIO O TENEDOR LEGÍTIMO PUEDE COBRARLO EN EL BANCO GIRADO SIN QUE EL LIBRADOR PUEDA EJERCER ALGUNA ACCION CONTRA EL BANCO POR EL PAGO EFECTUADO. CHEQUE CERTIFICADO: ES AQUEL EN EL CUAL EL BANCO CERTIFICA LA EXISITENCIA DE FONDOS DISPONIBLES PARA SU PAGO. EN VIRTUD DE ESTA CERTIFICACION, EL BANCO RESPONDE CAMBIARIAMENTE ANTE EL TENEDOR POR SU PAGO, SIEMPRE Y CUANDO SEA PRESENTADO EN FORMA OPORTUNA. CHEQUE DE GERENCIA: ES AQUEL EN EL CUAL EL BANCO ES EL MISMO LIBRADOR Y LIBRADO, PUES SE GIRA CONTRA SI MISMO. CHEQUE CRUZADO SENCILLO: ES AQUEL EN EL CUAL EL GIRADOR COLOCA DOS LINEAS PARALELAS EN LA CARA DEL FRENTE DEL CHEQUE. NO PUEDE COBRARSE POR VENTANILLA. DEBE CONSIGNARSE PARA SU COBRO. PUEDE CIRCULAR MEDIANTE EL ENDOSO PERO EL TENEDOR DEBE CONSIGNARLO PARA SU COBRO. SE PUEDE ENCONTRAR DE LAS SIGUIENTES FORMAS: __________ CRUZADO CRUZADO __________ 

CHEQUE CON CRUCE ESPECIAL: ES AQUEL EN EL CUAL, ENTRE

LAS LINEAS DE CRUCE, SE COLOCA EL NOMBRE DEL BANCO QUE DEBE EFECTUAR SU COBRO, POR LO TANTO EL CHEQUE SOLO PODRA SER CONSIGNADO EN DICHO BANCO. 

CHEQUE NO NEGOCIABLE O RESTRICTIVO: ES AQUEL QUE SOLAMENTE PUEDE SER PAGADO AL BENEFICIARIO, ES DECIR, A QUIEN FIGURA AL ANVERSO DEL DOCUEMENTO, PUES EL GIRADOR HA PROHIBIDO SU NEGOCIACION, MEDIANTE EL USO DE LA EXPRESION “PAGUESE AL PRIMER BENEFICIARIO” O “NO NEGOCIABLE”. EN ESTA CASO, SOLO PODRA HACERSE EFECTIVO MEDIANTE LA CONSIGNACION EN LA CUENTA DEL BENEFICIARIO Y NO PUEDE CIRCULAR MEDIANTE ENDOSO. O PUEDE PAGARSE POR VENTANILLA AL BENEFICIARIO, PREVIA IDENTIFICACION, CONFORME LO SEÑALA LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA. ESTE CHEQUE ADICIONALMENTE PUEDE ESTAR CRUZADO, CASO EN EL CUAL SOLO SE PAGA A UN BANCO CONSIGNATARIO. CUANDO EL BANCO RECIBE ESTA CLASE DE CHEQUES, DEBE CERTIFICAR AL BANCO GIRADO QUE HA SIDO CONSIGNADO EN LA CUENTA DEL BENEFICIARIO, PARA LO CUAL DEBE VERIFICAR QUE EFECTIVAMENTE EL IMPORTE VAYA A DICHA CUENTA. LO PODEMOS ENCONTRAR DE LAS SUGUIENTES FORMAS: __________________________________________________________ PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO PAGUESE UNICAMENTE AL PRIMER BENEFICIARIO _________________

__________________

NO NEGOCIABLE _________________

NO ENDISABLE __________________

NO NEGOCIABLE NO ENDOSABLE ______________________________________________________ PARA CONSIGNAR A LA CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO PARA CONSIGNAR A LA CUENTA DEL PRIMER BENEFICIARIO 

CHEQUE PARA ABONO EN CUENTA: ES AQUEL QUE DEBE CANCELARSE MEDIANTRE EL ABONO DEL IMPORTE DEL MISMO EN LA CUENTA DESIGNADA (CUENTA CORRIENTE O CUANTA DE AHORROS) SI ADEMÁS DE ESO TIENE LEYENDA RESTRINGIENDO LA



NEGOCIABILIDAD, NO SERA NEGOCIABLE Y SOLO PUEDE COBRARSE CONSIGNANDOLO EN LA CUENTA INDICADA. ESTE CHEQUE TAMBIEN DEBEBN CERTIFICARSE CUANDO EL BANCO LO RECIBE EN CONSIGNACION. CHEQUE FISCAL: ES AQUEL QUE ES GIRADO POR CUALQUIER CONCEPTO A FAVOR DE LA NACION, LOS MUNICIPIOS, LOS DEPARTAMENTOS, LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, LAS EMPRESAS INDISTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y LAS SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SUJETAS AL REGIMEN PREVISTO PARA LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO. DEBEN SER PAGADOS MEDIANTE CONSIGNACION A LA CUENTA QUE TENGA LA ENTIDAD PUBLICA, ES DECIR, NO PUEDEN NEGOCIARSE NI PAGARSE EN EFECTIVO, NI TAMPOCO MODIFICARSE SU FORMA DE CIRCULACION EN EL REVERSO DEL CHEQUE. CABE ANOTARSE QUE EL ESTATUTO ORGANICO DE LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS ESTABLECE UNA SANCION PARA LOS BANCOS QUE PAGUEN O NEGOCIEN EN FORMA IRREGULAR TAL CHEQ FISCAL, EN EL SENTIDO EN QUE RESPONDERAN EN SU TOTALIDAD POR EL PAGO IRREGULAR, Y LOS EMPLEADOS RESPONSABLES QUEDARAN SOMETIDOS A LAS SANCIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS DEL CASO.

PROCEDIMIENTO PARA EL ENVIO DE VALORES A CONSIGNACION 1. Fecha de entrega: escribir el día, mes y año en que hace entrega de los documentos al mensajero para consignación. 2. Consecutivo: escribir el número de consecutivo indicado para cada documento que se entrega al cajero de acuerdo con la planilla. En cada entrega se debe reiniciar la numeración, empezando por el número uno (1) para registrar así el número total de documentos por cada ocasión en que se realiza la operación. 3. Clase de documento: escribir de forma precisa el tipo de documento que entregará al mensajero o a la transportadora de valore para consignar (dinero en efectivo o cheque). 4. Número de documento: cuando el documento tenga un número de identificación, escríbalo en una casilla, con el mismo contenido o formato con que se encuentra en el documento original.

5. Valor: escribir el valor exacto contenido en el documento que se entrega al mensajero o a la transportadora de valores para consignar. 6. Banco: escribir el nombre del Banco o Entidad que emite el documento entregado para consignar. 7. Cuenta bancaria a consignar: escribir el número completo de la cuenta bancaria en la que debe ser consignado el documento. 8. Nombre del banco a consignar: escribir el nombre completo y preciso del banco en el cual se debe hacer la consignación del documento. 9. Entrega: escribir el nombre y firma de la persona que entrega los documentos para consignar (cajero). 10. Recibe: escribir el nombre y firma de la persona que recibe los documentos para consignar (mensajero).

Nombre del

CAJA MENOR Y RECAUDOS UNIVERSIDAD NACIONAL DE

curso: Empresa:

COLOMBIA

Docente

JAIME CARMONA ROLDAN

Asignado: Fecha de Inicio: Duración: Horario:

25-02-08 Fecha de 29-02-08 Terminaci ón: Nº de 25 10 H. Participantes: L M M J V 5 PM X X X X 7 PM X

S

Presentación / justificación:

Objetivos / Resultados de Aprendizaje: APORTAR A LOS PARTICIPANTES LOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR Y EL PROCEDIMIENTO DE DISTINTOS RECAUDOS. PERFILES DEL ALUMNO Perfil de entrada y Requisitos de Ingreso

Perfil de salida

RESPONSABILIDADES De la Organización:

Del SENA:

Contenido: Ver Anexo

Estrategias Metodológicas: EXPOSICION MAGISTRAL Y TALLERES Recursos /Medios: TABLERO – PROYECTOR DE ACETATOS Seguimiento y Evaluación:

Fuentes Bibliográficas MANUAL MINIS. TRANSPORTE. MANUAL U. JAVERIANA. REGLAMENTO U. N. CURSO BASICO DE CONT. UNIREMINGTON. NUEVO MANUAL PRÁCTICO DE CONT. CONTABILIDAD GONZALO SINISTERRA. SEGUNDA EDICION. Y DOCUMENTOS VARIOS. Tipo de Certificado Asistencia Aprobación Elaboró

Fecha:

Aprobó:

Fecha:

Resultados de aprendizaje

Temas

Actividades Duración

Inicio Termina

Instructor

Ambiente