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POS AUDITORIA SEGUIMIENTO ING. PROF. GUILLERMO PINEDA ATET

NO CONFORMIDADES No conformidad: El proceso o documentación no está de acuerdo con los requisitos.  Las no-conformidades se pueden dividir en dos categorías: 1. Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados esperados (derivados de los criterios) y se vinculan con desviaciones de procedimientos o prácticas, originadas por un control de gestión deficiente.

2. Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a deficiencias. Normalmente derivan de instrucciones imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos.

CONFORMIDADES. El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:  Una observación detallada completa y precisa de lo que fue encontrado por el auditor. Esta observación debe ser atestiguada por la persona auditada para confirmar su exactitud.  Una referencia a la cláusula de la norma o documento del Sistema de Gestión.  Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque concreto y coherente, evitando las repeticiones o la redacción de No conformidades similares.

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CLASIFICACIÓN DE NO CONFORMIDAD.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado de la norma No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma, falta de implementación de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se considera también a cualquier problema que cause impacto dentro de la calidad del producto o servicio entregado al cliente.

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No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeños ajustes en la adecuación o en la implementación del procedimiento. Observación: Constatación hecha en el curso de una auditoria de la calidad y verificada por evidencias objetivas. Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la no conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la identificación de la evidencia objetiva.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA. 

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Las conclusiones de la auditoría pueden incluir aspectos tales como la extensión de la conformidad del sistema de gestión con los criterios de la auditoría; la implementación y mantenimiento efectivo del sistema de gestión; la capacidad del proceso de revisión de gestión para asegurar la conveniencia, suficiencia y eficacia del sistema de gestión. Las conclusiones de la auditoría pueden conducir a recomendaciones relativas a mejoras comerciales, certificación o registro o futuras actividades de auditoría.

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS. Se deberán identificar aquellas deficiencias de carácter general y aquellas que correspondan a aspectos parciales del sistema de gestión. Además, se debe analizar su nivel de importancia. Los aspectos más importantes a evaluar son: - Verificar cumplimiento con la legislación ambiental. - Verificar la efectividad de acciones correctivas. - Identificar potenciales mejoras. - Formular recomendaciones.

RESULTADOS DE UNA AUDITORÍA AMBIENTAL. Algunos de los resultados de una auditoría ambiental pueden considerar:  Establecer el nivel de cumplimiento con la legislación ambiental vigente.  Establecer el nivel de cumplimiento del programa ambiental de la empresa.  Identificar las principales razones de no conformidad.  Evaluar los niveles de motivación del personal, compromiso con las políticas de la empresa, capacitación técnica y ambiental.  Diagnosticar la efectividad del sistema de gestión para abordarlos desafíos ambientales y de prevención de riesgos.

Preparación de las conclusiones de la auditoría. 

Una conclusión de auditoría es definida como un juicio profesional u opinión expresada por un auditor acerca del tema de la auditoria, basado en y limitado al razonamiento que el auditor ha aplicado para auditar sus descubrimientos. Los descubrimientos de auditoría son los resultados de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada, comparada contra el criterio de auditoría acordado

CONCLUSION – CONT. 

En ésta reunión se debe acordar las conclusiones de la auditoría teniendo en cuenta la incertidumbre, preparar las recomendaciones, si se ha especificado en los objetivos de la auditoría y discutir acciones complementarias si aplica

REUNIÓN DE CIERRE. 

Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un reporte de la auditoria, los auditores deben tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.

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Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto, entre auditores y organización, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo aclarar cualquier error o ambigüedad antes de elaborar el informe final. En auditorías internas en una organización pequeña, la reunión de cierre puede consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN 

Entre los participantes en la reunión de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de la auditoría. El líder del equipo auditor debe notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditoría que podrían disminuir la confianza que se pueda tener en la auditoría.

El desarrollo típico de la reunión de cierre contiene:  Agradecimientos a los auditados por la cooperación.  Explicación de las conclusiones.  Información positiva.  Descripción clara de las no conformidades.  Fijación del plazo para la toma de acciones correctivas y preventivas.  Definición de las acciones de seguimiento.  Presentación del informe o fecha de entrega del mismo.  Se deben dejar registros de la reunión de cierre (un acta u otro formato)

ACTIVIDADES POSTAUDITORÍA Una vez que los trabajos de recogida de información han finalizado será necesario analizar y estructurar la información obtenida de forma adecuada para poder confeccionar el informe final de la auditoría.

INFORME DE LA AUDITORÍA

El informe final es un documento técnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe puede ser:  Informe final interno: Cuando contempla la evaluación de la situación medioambiental de la empresa. Además el destino final y grupo interesado es la misma empresa.  Informe final externo: Cuando la información entregada está orientada a grupos de externos vinculados a la empresa (proveedores, clientes, asociación de s, gobierno, etc.).

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El informe final de auditoría debe ser lo más claro, objetivo y formal posible, para ser usado como una herramienta guía por la organización para normalizar las situaciones que se pudieran haber presentado, así como para tener la evidencia en la próxima auditoria de que todas las observaciones han sido resueltas. El informe de auditoría debe tener al final un resumen de las no conformidades -en el caso que se hubieran presentado-, aclarando que documento y/o requisito normativo se está incumpliendo.

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME FINAL 1. La extensión del informe ha de ser moderada en cualquier caso. Además, se tendrá en cuenta que el informe final va a ser leído por diferentes personas dentro de la organización por lo cual tanto el contenido como el nivel técnico y de vocabulario han de ser adecuados.

2. Estructura del informe. Es posible que debido a al amplitud de la auditoría, el informe final haya de constar de diferentes subdivisiones, concebidas y ordenadas de la manera más lógica posible: según las diferentes áreas auditadas (compras, producción, tratamiento de subproductos o ventas, por ejemplo), según el tipo de auditoría (parcial, de una planta, de un grupo de instalaciones), según el cliente o el destinatario del informe.

Información que ha de contener el informe final. a) Introducción, origen y objetivos. Se han de indicar los motivos que han conducido a la realización de la auditoría y a instancia de quien se ha llevado a cabo el proceso. Puede ser interesante describir en esencia los objetivos que se persigue obtener con la ayuda de la auditoría. Se indicará asimismo la composición y funciones del personal que ha realizado la auditoría y las dificultades o limitaciones en el proceso de auditoría, si procede.

b) Alcance de la auditoría. Se ha de indicar cual es el ámbito que ha sido afectado por el proceso de auditoría. c) Metodología. Se debe incluir una descripción suficiente de la metodología empleada justificando su elección ya que ello proporcionará información necesaria para una posible censura o validación de la auditoría y en todo caso esta información ha de permitir una lectura adecuada de los resultados antes de futuros procesos de auditoría. d) Inventario de emisiones, vertidos y residuos que incluirá asimismo aspectos relativos a la caracterización y cuantificación de emisiones y vertidos, origen de los mismos, impacto medioambiental y consideraciones de tipo económico relativas a la gestión de residuos y emisiones.

Propuesta de medidas correctoras tendentes a la eliminación de las deficiencias medioambientales detectadas. Estas medidas tendrán como consecuencia una reducción de los riesgos reales y potenciales detectados. j) Propuesta de un plan para el seguimiento de la eficacia de las medidas correctoras. Es preciso no sólo diseñar las posibles acciones correctoras sino también asegurar que dichas acciones van a ser implementadas y no se reduzcan a una declaración de intenciones.

Aspectos a incluir en el Informe Final de auditoría EVALUACIÓN DE LOS PROBLEMAS AMBIENTALES  Funcionamiento del PGA  Emisiones a la atmósfera  Efluentes líquidos  Manejo de residuos sólidos  Almacenamiento de productos químicos, aceites, solventes, sustancias tóxicas, entre otras.  Desechos peligrosos  Planes de Gestión de Averías y Emergencia  Contaminación de las aguas subterráneas y el suelo

CUMPLIMIENTO  De planes, legislación, documentos normativos y política ambiental  Nuevas situaciones encontradas  Recomendaciones  Recomendaciones de investigaciones

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El reporte de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría y se debe respetar y proteger apropiadamente la confidencialidad por parte de los del equipo auditor y de los receptores del informe. La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y se haya distribuido el informe de auditoría aprobado.

ETAPA DE SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE PROCESO DE AUDITORÍA

La etapa de Seguimiento de los Resultados de Auditoría corresponde a la parte del proceso de auditoría, en el cual se verifica que las recomendaciones de auditoría se hayan cumplido, de acuerdo con los compromisos tomados por las áreas operacionales, informando a la Dirección de aquello. La etapa de Seguimiento de los Resultados de Auditoría abarca varios hitos, que van desde la determinación de la actividad apropiada de seguimiento de resultados, hasta la comunicación de los Resultados al propietario, autoridad o a la unidad que fue auditada

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. 

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Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, según el caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría y usualmente las realiza el auditado dentro de un periodo de tiempo acordado. En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece que se revisarán en una auditoria posterior las acciones correctivas que se tomen para eliminar las no conformidades

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA 

La auditoría está completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditoría y el reporte de auditoría aprobado ha sido distribuido.

FASES GENÉRICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE AUDITORÍA 1. 2. 3. 4. 5.

Determinar Actividad Apropiada de Seguimiento de Resultados para Auditoría Determinar Método Apropiado para Monitorear los Resultados de los Trabajos Inclusión en el Plan Anual de Auditoría y Cronograma de Seguimiento Conducir las actividades de Seguimiento Comunicar los Resultados

1.

2. 3. 4.

DETERMINAR ACTIVIDAD APROPIADA DE SEGUIMIENTO DE RESULTADOS PARA AUDITORÍA El marco o período de tiempo dentro del cual el auditado debe responder a las observaciones y recomendaciones requeridas. Una evaluación de las respuestas del auditado. La verificación de las respuestas (si fuera apropiado). El desarrollo de un trabajo de seguimiento (si fuera apropiado).

DETERMINAR MÉTODO APROPIADO PARA MONITOREAR LOS RESULTADOS DE LOS TRABAJOS a) b)

c)

Definir qué materias deberán ser monitoreadas en el seguimiento. Determinar quién realizará el seguimiento de los resultados de las medidas para implementar las recomendaciones. Determinar cómo será cumplido el seguimiento.

Definir Qué Materias Deberán ser Monitoreadas en el Seguimiento I. Importancia de las observaciones o recomendaciones informadas. II. Grado de esfuerzo y costo necesario para corregir las condiciones informadas. III. Consecuencias que pueden resultar si falla la acción correctiva. IV. Período de tiempo involucrado.

Definición de Factores Críticos de Seguimiento La Matriz de Factores Críticos de Seguimiento considera las variables críticas, su descripción y su valor. En base a este cuadro deberían analizarse todos los procesos, programas, proyectos, áreas o funciones revisadas y definirse los de mayor criticidad para su seguimiento.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

1.

2.

3.

Los hallazgos u observaciones, en su mayoría afectan gravemente al proceso, programa, proyecto, área o función auditada: 5 Los hallazgos u observaciones, en su mayoría afectan medianamente al proceso, proyecto, programa, área o función auditada: 3 Los hallazgos u observaciones en general afectan en forma menor al proceso, proyecto, programa, área o función auditada: 1

III - Es necesario incluir en el Plan Anual de Auditoría, las actividades de Seguimiento con su correspondiente cronograma, indicando a qué se le va a hacer seguimiento, cómo y cuándo se realizará.

CONDUCIR LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO a. b. c. d.

e.

¿La unidad auditada se resiste a la implementación de las recomendaciones? ¿Han encontrado dificultades imprevistas? ¿Han cambiado las condiciones de tal manera que la recomendación no es necesaria actualmente? ¿La implementación de la recomendación ha sido demorada debido a la presión de operaciones diarias y crisis? ¿Está la recomendación mal formulada? ¿En qué forma?

COMUNICAR LOS RESULTADOS El informe debe comunicar el seguimiento, usando el conjunto de criterios contenidos en las recomendaciones originales. Deben comunicarse los niveles de implementación de las recomendaciones y los resultados del seguimiento, que pueden ser cualitativos o cuantitativos, tanto si son resultados positivos como si son negativos y aún no se logran los niveles de implementación deseados. Además, deben enfatizarse los beneficios logrados para la organización debido a la implementación de las recomendaciones.

PLAN DE CONTINGENCIA 

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La palabra emergencia, se relaciona con eventos caracterizados por las pérdidas de vidas humanas, impactos ambientales negativos y daños materiales. Tales eventos, están asociados a hechos como incendios, explosiones, fugas de gas, y otro tipo de situaciones complejas. Frente a la imposibilidad de eliminar por completo la opción de ocurrencia de una situación de emergencia, se ha evidenciado la necesidad de establecer un proceso que permita contrarrestar y minimizar las consecuencias adversas que se presentan en una situación de crisis.

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Este proceso es conocido como “Plan de Contingencia” entendiéndose como la sumatoria de fuerzas portadas por diferentes disciplinas, gobiernos, estrategias, recursos técnicos y el talento humano, para prevenir y controlar aquellos eventos que puedan catalogarse como emergencias.

OBJETIVOS DEL PLAN 

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Establecer la ruta a seguir, en caso de ocurrencia de un evento que se pudiera presentar, señalando las estrategias para su prevención, mitigación y control. Determinar los riesgos potenciales, que se puedan generar por acciones naturales o por las intervenciones del proyecto, para tomar acciones de prevención y control. Establecer recursos internos y externos, que involucren el apoyo institucional de entidades estatales y privadas presentes en el área de influencia del proyecto. Indicar las acciones necesarias para la ejecución de simulacros, de tal forma que se permita evaluar la respuesta del personal que labora en las etapas de construcción y operación del proyecto, frente a una emergencia determinada. Presentar los mecanismos de protección y respuesta a emergencia. Cumplir con el marco legal y normativo sobre Planes de Contingencias.

FASE

DEFINICIÓN

FASES

ASPECTOS A CONSIDERAR - Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. - Diseño de las estructuras de seguridad y protección ambiental. - Programa de salud ocupacional. - s y señalización. - Programa de inducción, capacitación y entrenamiento.

PREV ENTI VA

Fase en la que se implementan las acciones que se anteponen a la ocurrencia de los posibles riesgos, a fin de definir las bases y evitar que ocurran pérdidas.

- Organización de brigadas. - Plan de evacuación. - Protección personal. - Orden, aseo y saneamiento. - Identificación de tareas críticas. - Procedimientos seguros de trabajo. - Análisis de trabajo seguro. - Permisos de trabajo. - Simulacro de emergencias (Implementación, análisis y aplicación de acciones).

- Detección y activación de alarmas. - Notificación de alertas. - Plan evacuación. - Estrategia contra incendio. CON TROL

Fase en la que el riesgo es evidente y/o se ha manifestado, demandando una respuesta operativa con el fin de minimizar la acción.

- Atención en salud.

- Control de derrames o escapes. - Inicio de la investigación

- Desarrollo de la investigación. - Implementación y seguimiento de las acciones correctivas. - Soporte y atención a los afectados.

- Inspección de seguridad final. RECU PERA CIÓN

Fase de investigación e implementación de acciones correctivas

- Seguimiento.

GRUPO DE RESPUESTA. 

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Este grupo se divide en tres niveles. En el Nivel III participa el coordinador general o director general del plan. Su misión, es garantizar el cumplimiento del programa de preparación para contingencia, asegurando los medios istrativos, técnicos y logísticos necesarios para su implementación, mantenimiento y puesta en práctica. En el Nivel II, se encuentra el director de brigadas, su misión es determinar y dirigir las acciones necesarias para el control de una situación de emergencia y reporta sus actividades directamente al coordinador de emergencias.

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En el Nivel I, están las personas que detectan la emergencia, que son las que inicialmente están expuestas a la situación y pueden actuar en el control de la misma, siempre y cuando la magnitud del evento y los conocimientos de la persona en el tema le permitan actuar.

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS. 

El ejecutor del proyecto, establecerá los procedimientos para el manejo de cada una de las emergencias, teniendo en cuenta los riesgos en todas las áreas de la empresa y puestos de trabajo. Se formularán medidas preventivas y actuaciones para eventos naturales, tecnológicos y antrópicos.

RECURSOS PARA LA ATENCIÓN DE EMERGENCIAS. 

Se describirá de manera general los recursos internos y externos con los que contará el proyecto, para dar respuesta oportuna ante cualquier emergencia que pueda presentarse. Los recursos internos involucran los recursos humanos y físicos. Y los externos, son las entidades que podrán brindar apoyo en la atención de emergencias, tales como: centros de atención médica, instituciones del estado, cuerpos de socorro y rescate.

REVISIÓN Y EVALUACIÓN DE CONTINGENCIA. 

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Se debe garantizar que el Plan de Continencias esté actualizado y acorde con los cambios de la empresa, asegurando su funcionalidad en el momento de su aplicación. Se deberán realizar simulacros, con el fin de identificar las deficiencias de entrenamiento, las cuales deberán ser corregidas en la planificación o durante el programa de entrenamiento.