Chapter 5-internal Control 422f6h

CHAPTER 5 INTERNAL CONTROL AND FRAUD –SPECIFIC INTERNAL CONTROL

Definitions of Internal Control 1. Internal control prior to September 1992 Kondisi yang bermula dari proses yang dilakukan oleh suatu entitas untuk mencegah terjadinya fraud. Definisi ini merupakan pengertian umum dari internal control yang selama ini dipahami oleh akuntan sampai pada tahun 1992. Pada pengertian awal mengenai internal control ini, tidak ada sumber referensi yang berlaku umum. Dengan kata lain, definisi 1 ini menggambarkan pernyataan paling sederhana dari apa yang selama ini akuntan yakini sebelum munculnya definisi internal control yang lebih jelas pada September 1992. 2. Internal control subsequent to 1992 Suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, maupun karyawan yang lain dari suatu entitas dengan tujuan mendesain suatu keyakinan yang memadai terkait apa saja kriteria untuk mencapai keefektifan dan keefisienan operasional perusahaan, keandalan pelaporan keuangan, serta ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang diterapkan – COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Definisi dari internal control berubah secara resmi pada bulan September 1992, saat COSO menyatakan hasil dari studinya mengenai definisi dari internal control. Dari pengertian internal control menurut COSO, secara garis besar dapat dibagi menjadi 3 kategori. Kategori pertama menjelaskan mengenai tujuan dasar dari suatu bisnis, termasuk di dalamnya adalah sasaran kinerja dan profitabilitas yang hendak dicapai serta pengamanan sumber daya yang ada. Kategori kedua terkait dengan penyajian laporan keuangan yang handal, termasuk di dalamnya interim and condensed financial statements dan memilih data keuangan yang merupakan turunan dari laporan tersebut, seperti earnings releases. Kategori ketiga terkait dengan ketepatan terhadap hukum dan peraturan yang ada, di mana entitas merupakan subjek hukumnya. Perbedaan perspektif dalam internal control sangat tidak diharapkan. Internal control berkaitan dengan entity objectives dan kelompok yang berbeda-beda serta masing-masing kelompok memiliki objectives yang berbeda pula untuk alasan yang berbeda. Oleh karena itu, untuk mengatasi segala perbedaan yang ada dalam suatu entitas, maka dibuat usatu core definition internal control yang mana selanjutnya semua definisi lain yang terkait

dapat diturunkan dari situ. Special-purpose definition menjelaskan mengenai internal control yang hanya ingin berfokus pada objektif tertentu, di mana definisi ini dapat diturunkan dari core definition internal control. 3. Internal control as defined in 1998 by the AIA Dengan tujuan untuk mengaudit saldo laporan keuangan, struktur internal control perusahaan

terdiri

dari

3

elemen,

yakni

lingkungan

pengendalian

(control

environment),sistem akuntansi (the ing system), dan prosedur pengendalian (control procedures).Pernyataan ini didasarkan pada Statement on Auditing Standards No.55, April 1988. AIA guidance pernah menyebutkan bahwa audit tidak dilakukan untuk menemukan terjadinya fraud. Internal control tidak dipertimbangkan sebagai hal yang efektif hingga pada tahun 1988, kebanyakan auditor masih mempercayai atau mengasumsikan bahwa manajemen itu bersikap jujur kecuali informasi yang didapat oleh auditor dirasa janggal. 4. Fraud-specific Internal Control Suatu sistem dengan proses dan prosedur yang didesain untuk “tujuan tertentu”, tidak hanya bertujuan untuk mencegah atau menghindari terjadinya fraud.

FRAUD SPECIFIC INTERNAL CONTROL Sulit untuk menentukan fraud specific internal control karena setiap sistem internal control harus didesain yang sesuai dengan kondisi entitas yang bersangkutan. Internal control yang diterapkan pada perusahaan manufaktur tentu saja berbeda dengan perusahaan jasa, begitu pula dengan perusahaan yang berskala besar tentu saja berbeda dengan perusahaan skala kecil. Meskipun penerapan internal control pada masing-masing perusahaan itu berbeda, tujuan utama dan prinsip dari penerapan internal control akan tetap sama yakni didesain untuk memiliki efek yang maksimum terhadap pencegahan terjadinya fraud. Internal control dapat dikelompokkan menjadi 2 kategori, yakni : 1. Active internal controls berarti kontrol yang bertujuan untuk mencegah (prevent) terjadinya fraud. 2. ive internal control Berarti kontrol yang bertujuan untuk menghalangi (deter) terjadinya fraud dengan secara signifikan meningkatkan risiko ditemukannya fraud.

ACTIVE INTERNAL CONTROLS Active internal controls merupakan internal control yang paling sering digunakan. Internal control jenis ini dipercaya dapat mencegah pelaku fraud terhadap aset-aset yang berharga. Pada umumnya, active internal controls terlihat dengan jelas dan dapat dipelajari mekanismenya dengan mudah. Oleh karena itu, internal control jenis ini rentan untuk ditembus oleh pada pelaku fraud. Adapun bentuk-bentuk dari active internal controls adalah sebagai berikut : Signatures Tanda tangan merupakan bentuk internal control yang paling sering digunakan. Selain itu, tanda tangan merupakan bentuk internal control yang paling dipercaya. Signatures dianggap sebagai active internal control karena dokumen transaksi yang terkait tidak dapat diproses ataupun dijalankan lebih lanjut apabila tidak terdapa tanda tangan yang merupakan bentuk persetujuan atas dokumen tersebut. Signatures yang ada pada suatu dokumen memastikan bahwa orang yang menandatangani telah meyetujui permintaan yang tertera pada isi dokumen tersebut. Signatures menjadi salah satu bentuk internal control yang sering digunakan karena tanda tangan dari setiap orang cenderung unik, berarti tidak ada yang sama satu dengan yang lain. Berdasarkan karakteristik tersebut, maka secara teoritis seharusnya semua dokumen yang telah mendapatkan tanda tangan dari pihak yang memiliki autorisasi, maka berarti sudah disetujui. Namun, permasalahannya adalah tidak semua orang dapat mengetahui apakah suatu tanda tangan itu asli atau palsu. Oleh karena itu, penggunaan signatures untuk menyetujui penggunaan atas suatu aset harus dipertimbangkan sebaik mungkin karena risiko adanya pemalsuan tanda tangan. Document counterg Jenis internal control ini berarti tanda tangan akan suatu dokumen tidak hanya dilakukan oleh satu orang saja, melainkan dilakukan oleh beberapa orang. Jadi mekanismenya, setelah satu orang menandatangani dokumen tersebut, maka lanjut pada orang berikutnya yang berwenang untuk tanda tangan. Tujuannya adalah untuk memperketat internal control yang ada sehingga autorisasi tidak hanya dilakukan oleh satu orang saja, melainkan oleh dua orang atau lebih. s and personnel identification numbers Jenis internal control ini merupakan bentuk yang berkaitan dengan penggunaan komputer. yang paling umum digunakan oleh banyak entitas adalah PIN. Agar bisa menjadi efektif, maka kerahasiaan dari atau PIN tersebut harus dijaga.

Namun, permasalahannya adalah kebanyakan orang masih bersikap ceroboh dan tidak menyimpan data mengenai -nya di tempat yang tidak dapat dijangkau orang lain sehingga hanya dirinya sendiri yang mengetahui. Sering kali, sebagai tahap pengamanan yang kedua, setiap orang yang membuat atau PIN akan diminta untuk mengisi security question yang tidak diketahui oleh orang lain selain si pembuat sendiri. Dengan demikian diharapkan para pelaku fraud tidak dapat menembus itu. Segregation of duties Jenis internal control ini mengindikasikan bahwa tidak boleh ada satu orang pun yang merangkap dua pekerjaan yang berbeda akan satu aset yang sama. Sebagai contoh, seorang yang bertugas menerima uang tidak diperbolehkan mengeluarkan uang. Separation of functions Jenis internal control ini mengindikasikan bahwa tidak boleh ada perangkapan fungsi pada 1 orang yang sama, yakni antara fungsi pencatatan, penerimaan, penyimpanan, dan autorisasi. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar 1 orang tersebut tidak melakukan manipulasi atas keempat fungsi yang tercampur menjadi satu. Sebagai contoh, terkait cash receipt. Saat uang diterima oleh karyawan entitas, maka yang harus dilakukan (1) memisahkan cash dengan segala dokumen terkait yang ada dalam satu amplop misalkan, (2) hitung ulang jumlah kas yang ada dalam amplop, (3) mencatat berapa uang kas yang diterima pada bukti penerimaan kas lalu digabungkan dengan dokumentasi yang lain, (4) deposit kas pada interval yang regular, (5) memberikan smeua dokumen terkait kepada departemen akuntansi, yang selanjutnya akan direkonsiliasi jumlahnya dengan batch bank deposits dan general ledger postings. Contoh lain terkait dengan inventory receipt, seharusnya petugas gudang yang bertugas menerima barang, melakukan perhitungan ulang terkait jumlah barang yang diterima dan memverifikasinya, selanjutnya memberikan salinan dari dokumen tersebut kepada bagian akuntansi untuk dilakukan pencatatan. Pada intinya, sistem internal control yang baik seharusnya memang dilakukan pemeriksaaan secara periodik untuk memastikan bahwa setiap orang telah menjalankan sesuai dengan tugas masing-masing. Physical asset control Segala perpindahan aset membutuhkan adanya dokumen yang mengautorisasi atau mengesahkan terjadinya perpindahan tersebut. Kelemahan yang ada yakni terkadang terjadi pemalsuan dokumen dan tanda tangan oleh pelaku fraud.

Real time inventory control Jenis internal control ini terkait dengan pengelolaan dan pencatatan persediaan dalam real-time basis.Seringkali, sistem pengendalian persediaan akn dilakukan secara otomatis dan setiap unit dari persediaan akan memiliki bar codes untuk mempermudah pencatatan keluar masuknya barang serta meningkatkan keakuratan. Di mana, persediaan yang keluar dan masuk gudang akan selalu discan agar selalu terupdate berapa jumlahnya saat ini. Fences, padlocks, and all physical restraints Jenis internal control ini termasuk dalam jenis kontrol fisik yang didesain untuk mencegah adanya akses terhadap aset-aset yang berharga. Document matching and the used of Pre-numbered able forms Sistem internal control ini bertujuan untuk menghindari adanya form dan dokumen yang belum diautorisasi serta memastikan bahwa semua penerimaan dan pemrosesan seluruh dokumen terjadi secara berurutan sesuai dengan urutan terbitnya.

Active controls lebih sering digunakan daripada ive controls. Terdapat setidaknya 4 kelemahan signifikan dari active internal controls : 

Rentan akan adanya kesalahan manusia (human failure). Hal ini tidak terlepas dari kondisi bahwa kebanyakan active controls itu bergantung pada operatornya (operatordependent). Banyak active controls yang rentan akan konspirasi maupun pseudoconspiracy.



Rentan akan perpetrator evasion. Pada umumnya, perpetrator akan mempelajari terlebih dahulu segala seluk beluk dari area yang menjadi targetnya. Perpetrator akan memahami dengan jelas kelemahan dan kelebihan internal control pada area tersebut serta akan berusaha mengalahkannya..



Costly, disebut demikian karena active controls merupakan positive controls dan harus dijalankan secara kontinu, tanpa adanya interupsi agar dapat berjalan dengan efektif. Hal ini lah yang sering kali membutuhkan investasi sumber daya yang signifikan.



Active controls yang berjalan dengan tidak efektif akan memberikan pengaruh yang besar pada produktifitas.

IVE INTERNAL CONTROLS Sekalipun ive internal controls memiliki tujuan yang sama dengan active internal controls, akan tetapi terdapat perbedaan dalam menjalankannya. Di mana, ive internal controls berusaha menghentikan terjadinya fraud secara tidak langsung (indirectly), dengan cara deterrence measures. Sebagai contoh penerapan ive internal controls diambil dari kasus “Los Angeles gets new subway honor system”. Di mana pada mulanya diterapkan active internal controls yang prosesnya setiap orang yang hendak menumpang di subway harus melalui pengecekan dari petugas bahwa mereka telah memiliki tiket subway sebelum berangkat. Sedangkan, saat diganti dengan penerapan ive internal controls, penumpang tidak diharuskan menunjukkan tiket saat menggunakan subway. Namun, apabila ada penumpang yang diketemukan tidak memiliki tiket, tetapi tetap naik subway, maka akan dikenakan denda sebesar $ 250. Padahal harga tiket jika membeli secara normal hanya $1,1. Denda sebesar $250 merupakan salah satu bentuk dari ive internal controls, yang berarti dengan adanya denda tersebut diharapkan agar pelaku fraud tidak berani melakukan pelanggaran dan tetap mengikuti prosedur yang seharusnya. Begitu banyak pertentangan antara pihak yang memiliki argumen mengenai active internal controls dan pihak yang memiliki argumen mengenai ive internal controls. Sebagai contoh kelemahan active internal controls pada contoh kasus di atas adalah sistem tersebut costly dan sering kali membuat jadwal transportasi menjadi terlambat karena harus menunggu semua penumpang yang memiliki tiket telah masuk subway dan siap berangkat. Berbeda dengan ive internal controls, yang memang tidak harus menunggu seluruh pembeli tiket untuk masuk ke dalam subway, sehingga lebih tertata jadwal keberangkatannya. Perbedaan prinsip antara active internal controls dengan ive internal controls adalah terletak pada hal-hal sebagai berikut : 

Cost Active controls mahal, membutuhkan perhatian secara terus-menerus, Sedangkan ive controls hanya membutuhkan little maintenance.



Efficiency Active controls tampak dan dapat diprediksi, dapat dihindari. Beda halnya degan ive controls yang tidak dapat memprediksi.

Adapun, jenis-jenis internal controls yang berkaitan dengan ive internal controls, meliputi:

Customized controls

Audit Trails Pada umumnya, dalam sistem yang otomatis seringkali digunakan ive internal controls.Internal control yang diterapkan tersebut dikatakan pasif karena auditor tidak melakukan apa pun untuk mencegah terjadinya tindakan kecurangan (fraud). Namun, karena setiap perubahan yang terjadi pada sistem akan membentuk permanent record, maka hal yang sangat memungkinkan bagi auditor untuk mereview segala perubahan yang terjadi serta menelusuri segala pencatatan akuntansi kembali ke sumbernya. Dengan demikian, auditor dapat memastikan bahwa pencatatan tidak dapat diubah tanpa diketahui siapa changer yang mengubahnya. Focused audits Jenis audit ini dapat dikatakan sebagai bentuk ive internal control yang paling baik untuk dapat diterapkan oleh entitas. Focused audit berarti audit atau pemeriksaan yang memiliki lingkup atau fokus yang sangat sempit dan digunakan untuk mencapai specific internal control objectives. Focused audits digunakan untuk memastikan bahwa setiap area tetap berada pada lingkup yang benar dan tidak menyimpang dari internal control yang ada. Focused audits memang secara sekilas terlihat mirip dengan internal auditing. Namun, terdapat sejumlah perbedaan antara focused audits dan internal auditing yang meliputi :  Focused audits dapat dijalankan oleh akuntan manajemen atau siapapun yang diminta oleh custodian dari sistem internal control. Pelaksana focused audits bisa saja staf yang menjalankan pemeriksaan langsung, maupun staff dari departemen akuntansi maupun departemen internal audit. Sedangkan, di lain sisi, internal auditing dijalankan oleh auditor di bawah perintah dari director of auditing.  Focused audits umumnya bersifat non-discretional dan dijalankan sebagaimana dibutuhkan oleh desain sistem internal control. Sedangkan, audit internal bersifat substansial diskresional dan responsif untuk mengubah prioritas dari entitas induk. Surveillannce of key activities. Cara ini sering kali dianggap sebagai bentuk ive internal control. Sekalipun cara ini tidak dilakukan secara fisik untuk mencegah terjadinya fraud, akan tetapi cara ini dapat menghalangi terjadinya fraud apabila para pihak yang hendak melakukan fraud menyadari bahwa mereka sedang diawasi. Cara ini dapat dilakukan dengan

menggunakan videotaping atau bisa juga menggunakan kaca yang tidak terlihat dari luar, akan tetapi pihak yang mengawasi dapat melihat dari dalam. Rotation of key personnel. Apabila memungkinkan untuk merotasi tugas antara personel satu dengan personel yang lain secara periodik, maka hendaknya hal itu dilakukan tanpa disadari oleh pihak karyawan yang bersangkutan. Dengan demikian, maka kontrol dapat dijalankan secara ekonomis tanpa perlu biaya yang mahal.

ive Control Summary ive control dibuat untuk menghalangi pelaku fraud dengan membuat risiko apabila diketahui bahwa seseorang melakukan fraud, maka akan dikenakan sanksi yang tidak dapat ditoleransi lagi. Adapun ive control sebagian besar memperbaiki kelemahan dari active controls, yakni sebagai berikut :  Active controls itu menghabiskan biaya (costly), sedangkan ive controls tidak. Di mana ive controls tidak perlu dijalankan secara kontinu untuk mencapai kontrol yang efektif.  Active controls sangat rentan akan kesalaham manusia, sedangkan ive controls tidak. Pada umumnya, ive controls bukan merupakan people-dependent. Oleh karena itu, operator training bukan merupakan suatu hal yang signifikan.  Active controls sering kali berdampak negatif pada produktivitas, sedangkan ive controls tidak. Hal ini terjadi disebabkan active control sering kali tidak mempertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk menjalankan kontrol-kontrol tersebut.  Active controls sangat rentan untuk sengaja dihindari oleh para pelaku fraud, sedangkan ive controls tidak.

Can You Rely on Internal Controls? Dapat atau tidaknya kita berpegang pada internal control itu tergantung. Apabila internal control yang dibuat itu sungguh baik dan personel yang bertanggung jawab untuk menjalankan itu telah dibekali dengan baik dan sadar akan hal tersebut, maka kontrol tersebut seharusnya dapat menjadi pelindung yang baik dari ancaman adanya fraud. Namun, seiring berjalannya waktu, keefektifan dari internal control bisa saja mengalami penurunan disebabkan adanya sistem, personel, perilaku, dan sistem akuntansi yang berubah,. Dalam

kondisi seperti ini lah, maka para pelaku fraud (perpetrator) akan menganggap hal ini sebagai celah yang baik bagi mereka untuk bisa melakukan fraud. Seberapun efektifnya internal control yang diterapkan pada suatu perusahaan, custodian harus tetap mengasumsikan bahwa akan selalu ada orang yang akan mencari cara untuk menghindari pengendalian tersebut. Oleh karena itu, orang yang bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan internal control hendaknya melakukan evaluasi secara periodik terhadap keefektifan dari internal control yang ada.

About Perpetrators Seseorang yang hendak melakukan fraud pada umumnya akan mencari area dengan sangat hati-hati sehingga tindakannya tidak diketahui saat diperiksa oleh auditor. Seseorang yang hendak melakukan fraud akan mengamati dulu area mana yang mendapatkan pemeriksaan mendetail dari auditor. Dengan demikian, would-be fraud perpetrators.akan menghindari area yang mudah diketemukan kesalahannya. Dari sisi auditor sendiri, seringkali apa yang mereka lakukan saat pemeriksaan hanya memeriksa sesuai dengan prosedur yang ada. Would – be perpetrators sekalipun tidak mengetahui apa tujuan dari auditor meminta dan memeriksa dokumen, akan tetapi auditor akan memeriksa pencatatan-pencatatan yang bersifat penting. Satu hal penting yang perlu diperhatikan saat mencurigai seorang perpetrator adalah seringkali yang menjadi pelaku fraud perpetrator bukan lah orang-orang yang mencurigakan, melainkan karyawan yang cenderung selalu bersikap baik .