Curso Auditor Interno 40665l

CURSO DE AUDITOR INTERNO

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OBJETIVO Y ALCANCE DEL CURSO

OBJETIVO: Proporcionar al futuro Auditor interno, el suficiente entrenamiento formal y así ayudarlo a cubrir los requisitos de capacitación para conducir o participar en auditorias a Sistemas de Gestión de Calidad. ALCANCE: El curso cubre el desarrollo, organización y istración de un programa de auditorias; los objetivos que debe cubrir una auditoria y las técnicas empleadas para el correcto desarrollo de las auditorias.

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OBJETIVOS DE LA SERIE DE NORMAS ISO 9000

La serie de Normas ISO 9000 son un conjunto de enunciados, los cuales especifican que elementos deben integrar el Sistema de Gestión de la Calidad de una Organización y como deben funcionar en conjunto estos elementos para asegurar la calidad de los bienes y servicios que produce la Organización. Tiene como objetivos los siguientes: 

Poner al cliente al centro de los intereses de la organización.



Dar prioridad a la eficacia del proceso en vez de al cumplimiento de los procedimientos.



Demostrar la eficacia del proceso a través de la satisfacción del cliente

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SERIE DE NORMAS ISO 9000

ISO 9000: Sistemas de Gestión de la Calidad − Fundamentos y Vocabulario. En ella se definen términos relacionados con la calidad y establece lineamientos generales para los Sistemas de Gestión de la Calidad.

ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad − Requisitos. Establece los requisitos mínimos que debe cumplir un Sistema de Gestión de la Calidad. Puede utilizarse para su aplicación interna, para certificación o para fines contractuales. ISO 9004: Sistemas de Gestión de la Calidad −Directrices para la Mejora del desempeño. Proporciona orientación para ir mas allá de los requisitos de la ISO 9001, persiguiendo la Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

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CAMINO DE LA MEJORA CONTINUA PHVA

ACTUAR PLANIFICAR VERIFICAR HACER

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LO QUE IMPORTA SON LOS RESULTADOS



La conformidad con los requisitos individuales de la norma ISO 9001 como el control de documentos, control de registros, la competencia del personal y la calibración del equipo de medición es importante, pero no debe ser el foco central de un sistema de gestión de la calidad. Estos deben ser vistos como un medio para lograr los resultados deseados, que es un producto conforme de manera consistente.



La identificación y cumplimiento de los requisitos de los clientes es un tema consistente a través de la norma ISO 9001.

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LO QUE IMPORTA SON LOS RESULTADOS

Las

organizaciones certificadas en ISO 9001 y los auditores igualmente tienden a enfocarse en cumplir los detalles de la norma ISO 9001 y frecuentemente pierden de vista los requisitos básicos.¡Nunca pierdan de vista el producto! Debemos

estar seguros que nuestros sistemas entregan producto conforme a nuestros clientes. La norma lo requiere, y la credibilidad en la certificación en ISO 9001 lo demanda. Son

los resultados de nuestro SGC los que le importan a nuestros clientes.

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PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD

Estos principios pueden ser usados por la alta dirección como un marco de referencia para guiar a sus organizaciones hacia la mejora del desempeño.

Los principios son derivados de la experiencia colectiva y el conocimiento de expertos internacionales que participan en el Comité Técnico de ISO, ISO/TC 176, Gestión de la calidad y aseguramiento de la calidad

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PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD

  

  

 

Enfoque al Cliente Liderazgo Participación del personal Enfoque basado en Procesos Enfoque de sistema para la gestión Mejora Continua Enfoque en hechos para la toma de decisiones Beneficio mutuo en la relación con proveedores

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MODELO DE PROCESOS ISO 9000

MEJORAMIENTO CONTINUO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

C R L eq I ue E ri N mi T e n E t o S s

Leyenda: V. AGOSTO 2010

Responsabilidad de Direccion Gestion de recursos

Entrada

Medicion, analisis y mejoramiento Salida

Realizacion de Producto

Producto

S a t i s f a c c i o n

C L I E N T E S

Valor agregado Información 10

CONTENIDO DE LA NORMA ISO 9001:2008

0. INTRODUCCIÓN 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN 2. REFERENCIAS NORMATIVAS 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 6. GESTIÓN DE RECURSOS 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO / SERVICIO 8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

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4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 Requisitos Generales

• Identificación, control y desempeño de los procesos del SGC.

• incluyendo los subcontratados

• General 4.2 Requisitos de Documentación

• Manual de calida • Control de documentos • Control de registros

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.3 Política de Calidad Compromiso de la Dirección

Objetivos de Calidad

5.4 Planificación

Planificación del SGC Cuando hay Cambios

5.2 Enfoque hacia el Cliente

Responsabilidad y autoridad 5.5 Responsabilidad autoridad y comunicación

Entrada

5.6 Revisión por la Dirección

Representante de la Dirección

Comunicación Interna

Salida 27

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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Generalidades (integración)

Provisión de los recursos

6.2 Recursos Humanos

Competencia, conciencia y capacitación

6.3 Infraestructura

Identifica Proporciona Mantiene

6.4 Ambiente de trabajo

Identifica Mantiene 28

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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

Procesos relacionados con el cliente

Determinación de los requisitos del producto

Revisión de los requisitos del producto Comunicación con los clientes

Diseño y desarrollo

Entradas

Compras

Proceso de compras

Planeación Salidas Control de cambios Revisión

Selección de proveedores

Información de las compras

Producción y prestación del servicio

Control de los equipo de medición y seguimiento

Control de procesos normales

Calibración y verificación

Validación de Procesos especiales

Identificar y etiquetar

Verificación del producto comprado

Validación Verificación

Identificación y trazabilidad Producto Propiedad del cliente

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Conservación Del producto 29

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

Satisfacción del Cliente

8.2 Monitoreo y medición

Auditorias Internas Medición y seguimiento de procesos Medición y seguimiento de productos

Planificación de la mejora

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8.3 Control de Producto No Conforme 8.4 Análisis de Datos

8.5 Mejora Continua

Acción correctiva

Acción preventiva 30

INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORIAS DE CALIDAD

NORMA ISO 19011:2002

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DEFINICION DE AUDITORIA DE CALIDAD

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la Auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de Auditoria. NOTA 1 Las Auditorias internas, denominadas en algunos casos como Auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto declaración de conformidad de una organización. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeñas, la independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

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DEFINICION DE AUDITORIA DE CALIDAD

NOTA 2 Las Auditorias externas incluyen aquéllas normalmente denominadas Auditorias de segunda y tercera parte. Las Auditorias de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización, como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las Auditorias de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el registro o la certificación de conformidad de acuerdo con los requisitos de las Normas ISO 9001 e ISO 14001.

NOTA 3 Cuando se auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un sistema de gestión ambiental, se denomina Auditoria combinada. NOTA 4 Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado, se denomina Auditoria conjunta. V. AGOSTO 2010

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TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA

Criterios de Auditoria Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. NOTA Los criterios de Auditoria se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la Auditoria. Evidencia de la Auditoria Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoria y que son verificables.

NOTA La evidencia de la Auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa.

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TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA

Hallazgos de la Auditoria Resultados de la evaluación de la evidencia de la Auditoria recopilada frente a los criterios de Auditoria. NOTA Los hallazgos de la Auditoria pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de Auditoria u oportunidades de mejora. Conclusiones de la Auditoria Resultado de una Auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoria y todos los hallazgos de la Auditoria.

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TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA

Cliente de la Auditoria Organización o persona que solicita una Auditoria. NOTA El cliente de la Auditoria puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una Auditoria

Auditado Organización que es auditada. Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una Auditoria.

TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA

Equipo auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Experto técnico Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. NOTA 1 El conocimiento o experiencia específico son los relacionados con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.

TERMINOS Y DEFINICIONES DE AUDITORIA

Programa de Auditoria Conjunto de una o más Auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. NOTA Un programa de Auditoria incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las Auditorias. Plan de Auditoria Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoria. Alcance de la Auditoria Extensión y límites de una Auditoria. NOTA El alcance de la Auditoria incluye generalmente una descripción de los lugares, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto.

PRINCIPIOS DE AUDITORIA

Estos principios ayudan al a apreciar la naturaleza esencial de la auditoria y son un preámbulo necesario de los capítulos 5, 6 y 7, de la norma ISO 19011:2002

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PRINCIPIOS RELACIONADOS A LOS AUDITORES

Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad. 

La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

Presentación ecuánime: la obligación de informar con veracidad y exactitud. 

Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar. 

Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

PRINCIPIOS RELACIONADOS A LOS AUDITORES

Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoria y la objetividad de las conclusiones de la auditoria 

Los auditores son independientes de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoria para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoria estarán basados sólo en la evidencia de la auditoria.

Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoria fiables y reproducibles en un proceso de auditoria sistemático 

La evidencia de la auditoria es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoria se lleva a cabo durante un período de tiempo delimitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoria.

VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA



Existen varias definiciones de “valor” en los diccionarios, pero todas se enfocan en el concepto de algo que es útil. “Agregar valor” por lo tanto significa hacer algo más útil.



Algunas organizaciones han utilizado la serie de normas ISO 9000 para desarrollar sistemas de gestión de la calidad que están integrados en su manera de hacer negocios, y son útiles en ayudarlos a lograr sus objetivos estratégicos de negocio - en otras palabras éstos agregan valor a la organización.

VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA



Otras organizaciones simplemente han creado una serie de procedimientos y registros burocráticos que no reflejan la realidad de la manera como la organización trabaja realmente, y simplemente agregan costo, sin ser útiles. En otras palabras, éstos no “agregan valor”.



El Auditor debe tomar en cuenta el estado de madurez del Sistema de Calidad

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VALOR AGREGADO EN UNA AUDITORIA

Una “auditoria interna que agrega valor” nos debe ayudar: 









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proporcionando información a la alta dirección sobre la habilidad de la organización para lograr los objetivos estratégicos. identificando problemas que, si se resuelven, mejorarán el desempeño de la organización. identificando oportunidades de mejora y áreas posibles de riesgo. Si la organización ha aumentando la habilidad para proporcionar productos conformes e incrementado la satisfacción de los clientes. No siendo auditores de papel, siendo auditores analíticos

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RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN PARA UNA AUDITORIA

• • • • • •

•

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Apoyar el programa de auditorias Asignar a uno o varios de la organización con la autoridad para gestionar el programa de auditorias Asegurar que se de entrenamiento a los auditores Planear y dar enfoque sistemático a las auditorias Supervisar que se definan y documenten los controles y procedimientos del proceso de auditoria Permitir el oportuno a instalaciones, documentos, personal, niveles, materiales y equipo Supervisar los principios de auditoria

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RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE CALIDAD



Aquéllos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria deben: ◦ establecer, implementar, realizar seguimiento, revisar y mejorar el programa auditoria, ◦ identificar los recursos necesarios asegurarse de que se proporcionan, e ◦ informar a la Alta Dirección respecto desempeño del programa.

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el de y al

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DIAGRAMA DE REALIZACIÓN DE UNA AUDITORIA

Autoridad para la Gestión del Programa

Definir programa • Objetivos, extensión • Calendario • Procedimientos • Responsabilidades

Realiza acciones de mejora

Implementar el programa • Evaluación de auditores/expertos técnicos

Asegura la competencia de auditores expertos

• Asignación de competencia de auditorias externos • Dirección de actividades de auditoria • Registros y reporte

Realiza las actividades de auditoria

Monitorear y revisar el programa • Programa de monitoreo y revisión • Identificación de oportunidades para mejora

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35

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS EN UNA AUDITORIA



Deberían establecerse los objetivos de un programa de auditoria para dirigir la planificación y realización de las auditorias.

Estos objetivos pueden basarse considerando: ◦ prioridades de la dirección, ◦ propósitos comerciales, ◦ requisitos del sistema de gestión, ◦ requisitos legales, reglamentarios y contractuales, ◦ necesidad de evaluar a los proveedores, ◦ requisitos del cliente, ◦ necesidades de otras partes interesadas, y ◦ riesgos para la organización. V. AGOSTO 2010

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AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

La amplitud de un programa de auditoria puede variar y estará influenciada por el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que se audite, así como por lo siguiente:

◦ El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria que se realice; ◦ La frecuencia de las auditorias que se realicen; ◦ El número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditen; ◦ Las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoria; ◦ La necesidad de acreditación o de certificación /registro; ◦ Las conclusiones de las auditorias previas o los resultados de una revisión de un programa de auditoria previo; ◦ Cualquier aspecto idiomático, cultural y social; ◦ Las inquietudes de las partes interesadas; y ◦ Los cambios significativos en la organización o en sus operaciones.

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PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORIA

a) Entender las expectativas y cultura corporativa del auditado b) ¿Alguna preocupación a ser cubierta? c) Análisis de riesgos del sector industrial específico de la organización. d) Pre-evaluación de requisitos reglamentarios e) Selección apropiada del equipo auditor para lograr los objetivos de la auditoria f) Asignación del tiempo adecuada

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FORMULAS PARA UNA AUDITORIA EFICIENTE



Enfocarse más a los procesos, y menos en los procedimientos.



Enfocarse más en los resultados, y menos en los registros.

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LA PROGRAMACIÓN DE UNA AUDITORIA

 

 

Recordar los 8 Principios Uso del enfoque de PHVA al analizar el SGC Técnicas para clasificar no conformidades Considerar la aplicación de herramientas de mejora como la Innovación, Aprendizaje, Estadísticas avanzadas

Nota El programa debe adoptar el enfoque “holistico” para la recolección de evidencias durante la auditoria, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la norma ISO 9001:2000. V. AGOSTO 2010

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ANÁLISIS Y DECISIÓN

◦

Ponga los hallazgos en perspectiva (Evaluación de riesgo / “sentido común”).

Relacione los hallazgos al efecto sobre la habilidad de la organización para proporcionar productos conformes (Vea la norma ISO 9001:2000 cláusula 1.1). ◦

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RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de la gestión de un programa de auditoria debería asignarse a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoria, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoria. Estas personas deberían tener habilidades para la gestión, así como conocimientos técnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse. Aquellos a los que se ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria deberían: 1. 2. 3. 4. 5.

Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoria, Establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos, Asegurarse de la implementación del programa de auditoria, Asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoria, y Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoria.

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Responsabilidad / Autoridad

Auditor Líder/ Auditor / Ambos

RE

Auditor Líder

RE + A

Auditor Líder

Documentar todas las observaciones

RE

Ambos

Mantener la confidencialidad de la auditoria y sus resultados

RE

Ambos

Establecer un plan que cubra todo el criterio de auditoria

RE + A

Auditor Líder

Dirigir el equipo de auditoria

RE + A

Auditor Líder

RE

Ambos

RE + A

Auditor Líder

RE

Ambos

RE + A

Auditor Líder

A

Auditor Líder

Coordinar la preparación del reporte de auditoria

RE

Auditor Líder

Planificar las responsabilidades asignadas incluyendo la preparación de las listas de verificación

RE

Ambos

Comunicar y clarificar los requisitos de la auditoria al auditado

RE

Ambos

RE + A

Auditor Líder

RE

Ambos

Actividad Realizar cualquier comunicación de pre-auditoria con el auditado Planificar una auditoria

Mantener los horarios establecidos Presidir y controlar todas las juntas de auditoria Retener y salvaguardar todos los documentos relativos a la auditoria Dar seguimiento a las actividades de auditoria y establecer acciones según sea necesario Hacer un juicio final basado en la evidencia recopilada

Presentar la recomendación en la junta de clausura Cumplir con los requisitos de auditoria aplicables

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RECURSOS

Cuando se identifiquen los recursos para el programa de auditoria, deberían considerarse:

1. Los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoria, 2. Las técnicas de auditoria, 3. Los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeño, 4. La disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoria, 5. La amplitud del programa de auditoria, y 6. El tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoria.

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PROCEDIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

Los procedimientos del programa de auditoria deberían tratar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

La planificación y elaboración del calendario de las auditorias; El aseguramiento de la competencia de los auditores y de los líderes de los equipos auditores; La selección de los equipos auditores apropiados y la asignación de sus funciones y responsabilidades; La realización de las auditorias; la realización del seguimiento de la auditoria, si es aplicable; La conservación de los registros del programa de auditoria; El seguimiento del desempeño y la eficacia del programa de auditoria; y La comunicación de los logros globales del programa de auditoria a la alta dirección.

Para organizaciones pequeñas, las tratarse en un único procedimiento.

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actividades

anteriormente

descritas

pueden

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SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR





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Cuando la auditoria se considera viable, se debería seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoria.

Cuando hay un solo auditor, éste debería desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor.

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SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

En el momento de decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se debería considerar lo siguiente:

 Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoria;  La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoria;  Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de acreditación/certificación, según sea aplicable;  La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses;  La capacidad de los del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente

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PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA COMPETENCIA





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Uso de Expertos técnicos Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos técnicos. Los expertos técnicos deberían actuar bajo la dirección de un auditor. Auditores en formación Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberían auditar sin una dirección u orientación.

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PROCESO DE ASEGURAMIENTO DE LA COMPETENCIA

Sustitución de auditores: ◦ Tanto el cliente de la auditoria como el auditado pueden requerir la sustitución de en particular del equipo auditor con argumentos razonables basados en los principios de la auditoria, Ejemplos de argumentos razonables incluyen situaciones de conflicto de intereses (tales como que un miembro del equipo auditor sea un antiguo empleado del auditado, o que le haya prestado servicios de consultoría) y un comportamiento previo no ético.

◦ Estos argumentos deberían comunicarse al líder del equipo auditor y a aquéllos con la responsabilidad asignada para la gestión del programa de auditoria, quienes deberían resolver el tema con el cliente de la auditoria y el auditado antes de tomar alguna decisión sobre la sustitución de los del equipo auditor.

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REGISTROS

Los registros deberían conservarse para demostrar la implementación del programa de auditoria y deberían incluir lo siguiente: 



Registros relacionados con auditorias individuales, tales como: ◦ planes de auditoria, ◦ informes de auditoria, ◦ informes de no conformidades, ◦ informes de acciones correctivas y preventivas, e ◦ informes del seguimiento de la auditoria, si es aplicable. Resultados de la revisión del programa de auditoria;

Registros relacionados con el personal de la auditoria que traten aspectos tales como: ◦ competencia del auditor y evaluación desempeño, ◦ selección del equipo auditor, y ◦ mantenimiento y mejora de la competencia.



Los registros deberían conservarse y guardarse con la seguridad apropiada. 52

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SEGUIMIENTO Y REVISIÓN



La implementación del programa de auditoria debería seguirse y revisarse a intervalos apropiados para evaluar si se han cumplido sus objetivos y para identificar las oportunidades de mejora. Los resultados deberían comunicarse a la alta dirección.



Deberían utilizarse indicadores de desempeño para el seguimiento de características tales como:

1.la aptitud de los equipos auditores para implementar el plan de auditoria, 2.la conformidad con los programas y calendarios de auditoria, y 3.la retroalimentación de los clientes de la auditoria, de los auditados y de los auditores.

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SEGUIMIENTO Y REVISIÓN



La revisión del programa de auditoria debería considerar, por ejemplo: 1.los resultados y las tendencias del seguimiento, 2.la conformidad con los procedimientos, 3.las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas, 4.los registros del programa de auditoria, 5.las prácticas de auditoria alternativas o nuevas, y 6.la coherencia en el desempeño entre los equipos auditores en situaciones similares.



Los resultados de las revisiones del programa de auditoria pueden llevar a acciones correctivas y preventivas y a la mejora del programa de auditoria. V. AGOSTO 2010

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ALCANCE Y CRITERIOS

El alcance de la auditoria ◦ describe la extensión y los límites de la auditoria, tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la auditoria. Los criterios de auditoria ◦ se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del sistema de gestión, requisitos contractuales o códigos de conducta de los sectores industriales o de negocio aplicables. El cliente de la auditoria (Normalmente para una auditoria interna es la Alta Dirección) ◦ Deberían definir los objetivos de la auditoria. ◦ El alcance y los criterios de auditoria deberían definirse entre el cliente de la auditoria y el líder del equipo auditor, de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoria. ◦ Cualquier cambio de los objetivos, del alcance o de los criterios de auditoria debería acordarse por las mismas partes. 57

DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD DE LA AUDITORIA

La viabilidad de la auditoria debería determinarse teniendo en consideración factores tales como la disponibilidad de: 1. la información suficiente y apropiada para planificar la auditoria, 2. la cooperación adecuada del auditado, y 3. el tiempo y los recursos adecuados.

Cuando la auditoria no es viable, debería proponerse al cliente de la auditoria una alternativa tras consultar con el auditado.

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O INICIAL CON EL AUDITADO

El o inicial para la auditoria con el auditado puede ser informal o formal y debería realizarse por aquéllos a los que se les ha asignado la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria o por el líder del equipo auditor. El propósito del o inicial es: 1. Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado, 2. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoria, 3. Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y la composición del equipo auditor, 4. Solicitar a los documentos pertinentes, incluyendo los registros, 5. Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar, 6. Hacer los preparativos para la auditoria, y 7. Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor.

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REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN



Antes de las actividades de auditoria in situ, la documentación del auditado debería ser revisada para determinar la conformidad del sistema, según la documentación, con los criterios de auditoria ◦ La documentación puede incluir documentos y registros pertinentes del sistema de gestión e informes de auditorias previas. ◦ La revisión debería tener en cuenta el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización, así como los objetivos y el alcance de la auditoria.

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PREPARACIÓN DEL PLAN DE AUDITORÍA

El líder del equipo auditor debería preparar un plan de auditoria que proporcione la base para el acuerdo entre el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoria. Este plan debería facilitar el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la auditoria.  El nivel de detalle proporcionado en el plan de auditoria debería reflejar el alcance y la complejidad de ésta.  El plan de auditoria debería ser suficientemente flexible para permitir cambios, tales como modificaciones en el alcance de la auditoria, que pueden llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoria in situ.  En algunas situaciones, esta revisión puede posponerse hasta el inicio de las actividades in situ, si esto no perjudica la eficacia de la realización de la auditoria. En otras situaciones, puede realizarse una visita preliminar al lugar para obtener una visión general apropiada de la información disponible.  Si se encuentra que la documentación es inadecuada, debería decidirse si se continúa o suspende la auditoria hasta que los problemas de documentación se resuelvan. Nota Puede elaborarse un informe de auditoria documental 

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Matriz de Responsabilidades

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Nota: Compras, Almacén y Control de Calidad es parte de operación. 7.0 Realización del Producto

7.1 Planeación de la realización del producto.

I

7.2 Procesos Relacionados con el cliente

I

I

I

R

R

R

I

R

R

7.3 Diseño y Desarrollo

R

R

R

7.4 Compras

R

7.5 Producción y prestación del servicio

R

7.6 Control de los equipos de medición y seguimiento

R

I R

I

I

8. Medición, análisis y mejora 8.1 Generalidades

R

R

I

R

I

I

8.2 Medición y seguimiento

R

R

R

R

R

R

8.3 Control de producto no conforme

R

R

8.4 Análisis de datos

R

R

R

R

R

R

8.5. Mejora Continua

R

R

R

R

R

R

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Nota: Compras, Almacén y Control de Calidad es parte de operación. PROCESOS RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION REVISION GERENCIAL

R

I

I

I

I

I

COMUNICACIÓN INTERNA

R

I

I

I

I

I

COMPETENCIAS

I

I

R

I

I

I

GESTION DE RECURSOS (INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

R

I

I

I

I

I

PLANIFICACION DE LAS OPERACIONES

I

I

R

I

I

I

VENTAS

I

I

I

R

I

DISEÑO Y DESARROLLO (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO)

I

I

I

I

R

PROCESOS DE GESTION DE RECURSOS

PROCESOS DE REALIZACION DEL PRODUCTO

COMPRAS (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO)

R

OPERACIONES (INCLUYE EL CC DEL PRODUCTO)

R

CALIBRACION DE DISPOSITIVOS

R

I I

I I

PROCESOS DE MEDICION ANALISIS Y MEJORA AUDITORIAS

I

R

I

I

I

I

MEJORA CONTINUA

R

I

I

I

I

I

V. AGOSTO 2010

R.- ES EL DUEÑO DEL PROCESO

66

EJEMPLO DE UN PLAN DE AUDITORIA

Fecha y Hora

Actividad

Participante (s) Área Auditada

3 de enero /2004 9:00 -9:30 hrs.

Reunión de apertura Sala de juntas

Todos

Todos

3/enero /2004 9:45 -12:45 hrs.

Revisión de los puntos 4.1, 4.2, 7.4 ,5.4, 5.3, 8.5.2, 8.5.3 de la norma Revisión de las políticas generales de compras

Gerente de Compras

Auditor Líder Víctor Núñez

3/enero /2004 10:45- 12:45 hrs.

Revisión de los puntos

Compradores 1y2

Carlos Hernández

3/enero /2004 10:45- 12:45 hrs.

Revisión de los puntos

Comprador 3 y asistente de compras

Omar Leal

3/enero /2004 13:00- 13:30 hrs.

Reunión de auditores

No participan

Todos

3/enero /2004 13:30- 14:00 hrs.

Reunión de Cierre

Todos

Todos

V. AGOSTO 2010

4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4,, 7.4.1, 7.4.2 revisión del proceso de compras y de la evaluación y selección de proveedores 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4,, 7.4.1, 7.4.2 revisión del proceso de compras y de la evaluación y selección de proveedores

Participante (s) Equipo Auditor

67

EJEMPLO DE UN PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS PERIODO COMPRENDIDO DEL MES ________DE 200 __ AL MES DE _________ DE 200 __

No

Área

No Personas Auditadas

Fecha de ejecución Tiempo necesarias

1

Compras

5

3/01/04 5 horas

ELABORÓ GERENCIA DE CALIDAD

V. AGOSTO 2010

FECHA : ________

Fecha de entrega informe

Equipo Auditor Iniciales

Criterios de auditoria

Procesos involucrados

13/01/04

VN. CH, OL

4.1, 4.2. 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4, 7.4 , 8.5.2, 8.5.3

Abastecimiento Mejora, Competencia

APROBÓ DIRECCION GENERAL

68

EJERCICIO

Reúnase en equipo para elaborar un programa de auditorias inicial tomando en cuenta el formato anterior y las siguientes indicaciones: ◦ Proponga el nombre y numero de auditores necesarios para la auditoria, si usted lo considera necesario incluya al equipo auditor a un experto técnico. ◦ Proponga el tiempo que le tomara la auditoria en días o en horas. ◦ Identifique los procesos involucrados en la auditoria. ◦ El numero de personas auditadas. ◦ Identifique los criterios de la auditoria, en esta caso solo los requisitos de la ISO 9001:2000 de acuerdo a la matriz de responsabilidades.

V. AGOSTO 2010

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EJEMPLO DE UN PLAN DE AUDITORÍA Alcance Área : Compras Periodo de tiempo Se verificaran registros de los últimos seis meses Criterios de auditoria 4.1, 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4, 7.4 , 8.5.2, 8.5.3 Los procesos que van a auditarse total o parcialmente Abastecimiento, Mejora, Competencia Objetivos de la auditoria Verificar si el proceso de compras asegura la adquisición de materia prima que cumpla con los requisitos de calidad y con la ley de adquisiciones Documentos de referencia Manual de calidad, norma ISO 9001 2000, Procedimiento de compras, Ley de adquisiciones, Mapeo de procesos, Tablero de comunicación de los objetivos de calidad Personal auditado Gerente de compras, compradores y asistente de compras Equipo auditor Auditor Líder Víctor Núñez, Auditores Carlos Hernández y Omar Leal Recursos necesarios Se requiere una sala para las reuniones, y una PC con impresora V. AGOSTO 2010

70

EJERCICIO Realice un plan de auditoria tomando en cuenta la información generada en el ejercicio del programa de auditoria y el ejemplo anterior que contenga lo siguiente: Alcance de la Auditoria • Área Auditada (defina el área que va a ser auditada) • Criterios de auditoria (requisitos de la norma involucrados y otros requisitos internos • Periodo cubierto, definición del periodo cubierto de las evidencias que deben ser presentadas ejemplo se verán los registros de los últimos 3 meses • Los procesos que van a auditarse total o parcialmente (operativos de soporte o de dirección) Objetivos de la auditoria; ) la razón o el motivo por lo que se hace la auditoria Documentos de referencia; manual de calidad, norma ISO 9001 2000, Procedimientos internos, leyes y normas externos, instructivos etc.) La identificación del personal auditado ( Responsables y numero de personas que serán auditados) La identificación del equipo auditor y sus funciones (auditor líder, auditor, observados y experto técnico); La identificación de los recursos necesarios (sala de reuniones, PC, equipo de seguridad como cascos y lentes, etc.) La Agenda de Auditoria (las fechas de la auditoria, la hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoria incluyendo las reuniones de apertura y de cierre y las reuniones del equipo auditor

71

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Documentos que deben ser preparados antes de la auditoria in situ  Listas de verificación con su área de registro de las observaciones  Planes de muestreo de auditoria  Reportes de hallazgos de auditoria o SAC´s  Formatos para registrar la asistencia a las reuniones.  Formato de Evaluación del desempeño de auditores

Recomendaciones de su manejo  Estos documentos de trabajo deberían retenerse al menos hasta que finalice la auditoria.  Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deberían ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los del equipo auditor.

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72

USO DE LISTA DE VERIFICACIÓN

    

Contar con una guía que asegura la continuidad y profundidad de la auditoria. No restringe la libertad de los auditores para formular preguntas adicionales Debe ser una serie de requisitos clave que necesitan ser verificados buscando evidencia objetiva NO debería ser una serie de preguntas a cuestionar. Una buena lista de verificación ayudará a: ◦ Mantener la auditoria en marcha ◦ Asegurar que todos los factores clave se verifican ◦ Proporciona una base sobre la cual investigar las actividades.

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DOCUMENTOS CONSULTADOS EN LA PREPARACIÓN DE LA LISTA DE VERIFICACIÓN

       

 

Manual de Calidad Contratos Requisitos regulatorios, códigos y normas Especificación / lista maestra Informes de auditoria previas Reportes de inspección Informe de agencias regulatorias Políticas generales Planes de trabajo ETC

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TIPOS DE PREGUNTAS

Abiertas ◦ ¿DE QUE MANERA SE CAPACITO? Cerradas ◦ ¿HA SIDO USTED CAPACITADO? Aclaratorias ◦ ¿ENTONCES USTED HA SIDO CAPACITADO EN EL MANEJO DE ESE EQUIPO?

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Mejoras •Análisis de Datos (8.4) • Satisfacción del cliente (8.2.1) • Desempeño de procesos y productos (8.2.3 y 8.2.4) • Desempeño de Insumos (7.4) •Proceso • Mejores controles (8.2.3, 8.2.4) • Mejores métodos (7.5) • Actualización de equipo (6.3) •Producto • Decremento en PNC (8.5.2) • Mejoras en especificaciones (7.5) •Acciones correctivas y preventivas • Dirigidas al proceso y producto (8.5.2, 8.5.3)

Mano de Obra • Competencia (6.2.2) • Conciencia (6.2.2) • Comunicación respecto al desempeño SGC (5.5.3) • Responsabilidades y autoridades (5.5.1)

Maquinaria •Equipo. Infraestructura o instalaciones . (6.3) •Programa de Mantenimiento (6.3) •Equipo de medición calibrado (7.6)

Entradas •Materiales (7.4) •Productos (7.4) •Información e interacción (4.1) •Servicios asociados (6.3) •Recursos (6.1)

Medio Ambiente • Factores Físicos • Espacios, luz, polvo, orden y limpieza (6.4) • Factores Humano • Ergonomía, ética, motivación, (6.4)

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No Si

Salidas

Si No

No Si

Método (s) • • • •

Documentación del SGC (4.2.1) Procedimientos (documentados o no) (7.1) Plan de calidad (7.1) Puntos de Control de Calidad del producto y del proceso • Planes de control u hojas de proceso (7.5) • Manuales, instructivos (7.5) • Registros necesarios (4.2.4)

•Productos •Software •Hardware •Servicio o •Materiales Procesados

Proceso • Seguimiento y medición al proceso (8.2.3) Producto • Seguimiento y medición al producto (8.2.4) de acuerdo al Plan de Calidad o el Control de Calidad Mediciones • Control de PNC (8.3) 76

Ejemplo de lista de verificación por proceso Área auditada : Compras

Fecha: 2/01/04

Proceso : Adquisición y suministro de MP

Requisito (s) Norma

Etapa de proceso

Registro de actividades de auditoria Muestreo 10 expedientes de compras de MP

R

7.4.2

Entrada (s)

Se realiza la requisición con la información completa que describe la MP y sus especificaciones

C

7.4

Métodos aplicados

Se selecciona al proveedor con base en una calificación previa y cumpliendo con la Ley de Adquisiciones

C

7.4.3

Salida (s)

La MP cumple con los requisitos de las especificaciones y se realiza una inspección al 100 % de la MP

C

8.2.3 8.2.4 8.3

Seguimiento, medición y Control del PNC

Le dan seguimiento mensual al desempaño del proceso de compras y de los proveedores de la MP El PNC detectado se etiqueta y se aplica una devolución al proveedor Formiato F-8.3-01

C

7.6

Infraestructura Equipo de medición

Se utiliza una bascula para el recibo de MP la cual es verificada cada seis meses por una empresa acreditada por EMA

C

6.2.2

Competencia del personal

El personal de compras conoce y mantiene la competencia respecto a la adquisición de MP

C

6.4

Medio ambiente

NA

NA

8.5.3

Mejoras aplicadas

Se han desarrollado Acciones Preventivas y de mejora respecto a la comunicación con proveedores y la actualización de las especificaciones de MP

C

R:

C

C.- Cumple, NC.- No conformidad, O.- Observación, OM .- Oportunidad de Mejora, NA.- No Aplica 77

EJERCICIO DE LISTA DE VERIFICACIÓN

• Reúnase en equipo y elabore una lista de verificación utilizando el formato del ejemplo anterior a una área y proceso asignado por el instructor • Refieran al criterio o requisito de norma que ustedes deberán investigar • Definan el muestreo que ustedes proponen aplicar • En el área de registro de actividades de auditoria escriba cuatro preguntas, una de cada tipo de preguntas (de los 4 tipos abiertas, dirigidas, cerradas y aclaratorias) en cuatro diferentes secciones de la Lista de Verificación (entrada, salida, Medio ambiente, seguimiento y medición, etc. •Realicen solo cuatro preguntas solamente una de cada tipo y en diferente sección

78

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79

V. AGOSTO 2010

80



Se debería realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o, cuando sea apropiado, con aquellos responsables para las funciones o procesos que se van a auditar. El propósito de una reunión de apertura es: 1. Confirmar el plan de auditoria, 2. Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoria, 3. Confirmar los canales de comunicación, y 4. Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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

Entrevistas ◦ Preséntese usted mismo ◦ Anote cualquier observación y conteste las listas de Verificación. ◦ Dele tiempo al auditado para que conteste ◦ No se “clave” en procesos o equipos nuevos ◦ Muestre interés, tome notas. ◦ Analice las evidencias objetivas seleccionando elementos relevantes con mayor profundidad ◦ Verifique el seguimiento de las acciones correctivas anteriores con profundidad. ◦ Deberían mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoria; ◦ Realizarse durante las horas normales de trabajo y, cuando sea práctico, en el lugar de trabajo habitual de la persona entrevistada;

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



Entrevistas ◦ Se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista; ◦ Debería explicarse la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome; ◦ Pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo; ◦ Deberían evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas); ◦ Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; y ◦ Se debería agradecer a las personas entrevistadas su participación y cooperación. Observación de actividades ◦

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Observe situaciones reales o en desarrollo

83



Revisión de documentos  Tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos  Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones;  Resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;  Información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medición  Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores  Bases de datos informáticas y sitios de internet.

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¿Qué, Por qué, Dónde, Quién, Cómo y Cuándo? También agregamos ... ¿Qué pasa si.....? Muéstreme

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

En situaciones difíciles ◦ Los auditores deben:  Permanecer en calma y no entrar en pánico  No verse involucrado  Ser asertivo ◦ Los auditores no deben  Dejarse distraer  Pasar comentarios personales  Ofrecer consejos en áreas de corrección de problemas  Apartarse del tema  Saturarse  Andar sin un guía de la compañía,

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





Mantener al Auditado Informado. El auditor deberá comentar cualquier deficiencia encontrada durante la auditoria con el auditado y no los tomará por sorpresa. El proceso es correcto hasta que no se demuestre lo contrario (El peso esta en el auditor). El valor de los Juicios. Debe escuchar, entender y evaluar los hechos de la situación con el fin de juzgar adecuadamente la conformidad o propiedad de la situación. ◦ No hagas comparaciones sobre como lo hacen otros o cómo debería ser hecho. ◦ No lo tomes a mal aunque exista algún hallazgo en la auditoria. ◦ Di la verdad con compasión.

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      



Escuchar 70 % Hablar 30 %. No dejarse engañar o conducir por el auditado. Saber donde auditar. Evitar conflictos. Dar oportunidad al auditado de demostrar evidencias. Mostrar interés en la auditoría Medir tiempos para cumplir con el programa. Saber como muestrear evidencias.

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89

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90



Generación de Hallazgos ◦ La evidencia de la auditoria debería ser evaluada frente a los criterios de auditoria para generar los hallazgos de la auditoria. ◦ Los hallazgos de la auditoria pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoria. ◦ Cuando los objetivos de la auditoria así lo especifiquen, los hallazgos de la auditoria pueden identificar una oportunidad para la mejora.



Revisión de Hallazgos por el equipo de auditoria ◦ El equipo auditor debería reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoria en etapas adecuadas durante la misma.



Revisión de las no conformidades. ◦ Éstas deberían revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han comprendido.

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91



El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para: 1. Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoria frente a los objetivos de la misma, 2. Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoria, 3. Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoria, y 4. Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera incluido en el plan de la misma.

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

Las conclusiones de la auditoria pueden tratar aspectos tales como: 1. El grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoria, 2. La eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión, y 3. La capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejora del sistema de gestión. 4. Si los objetivos de la auditoria así lo especifican, las conclusiones de la auditoria pueden llevar a recomendaciones relativas a mejoras, relaciones comerciales, certificación/registro, o actividades de auditoria futuras.

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



Documental ◦ (falta planificar de manera documentada) Aplicación ◦ (no se ejecuta de acuerdo a lo planificado)

No –conformidad

Incumplimiento de un requisito y que afecta directamente la calidad del producto

Observación

Incumplimiento parcial de un requisito y que “puede” afectar la calidad del producto Una situación que “puede” afectar el SGC pero no es clara violación al Sistema de Gestión de la Calidad o algún requisito completo

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9

1 En el área de almacén desarrollan el empaque con material adecuado, pero no cuentan con el procedimiento.

____

2 Cuando aplica la inspección en recibo, el inspector no se basa en el procedimiento de inspección de recibo PIR-01.

____

3 El jefe de recursos humanos no detecta las necesidades de capacitación de acuerdo a lo indicado en el procedimiento PRH-01.

____

____

4 El procedimiento PCD-01 no describe como se controlan los documentos obsoletos, aunque a estos se les identifica con el sello de OBSOLETOS. 5 El jefe de compras no cuenta con procedimientos para el monitoreo de proveedores ni se lleva a cabo este.

____

____

6 La Gerencia no cuenta con evidencias de la revisión del sistema de calidad tal y como lo establece el procedimiento PRG-01

95

     

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Clasificación (Documental o de Implementación) Área ( Área en donde se detecto la no conformidad no necesariamente la responsable de su generación). Categoría ( No conformidad, Mayor menor u observación ) Hecho ( describa el hecho encontrado) Especificación (describa el punto de norma o requisito interno o externo que fue no cubierto) Naturaleza (las bases por lo que es una no conformidad)

96

Clasificación

Documental

Aplicación

Área ___________________________________

Categoría

Hecho

No Conformidad

Mayor

Menor

Observación

Especificación ______________________

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________

Naturaleza

_________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ ________________________

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SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/PREVENTIVA CLASIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD Correctiva Aplicación Preventiva Documental Requisito afectado Área donde se detectó la no conformidad

NÚMERO CONSECUTIVO / AÑO

DIA

FECHA MES

AÑO

Documento de referencia que sustente la no conformidad

FORMATO DE ACCION CORRECTIVA ETAPAS QUE SE DAN EN DIFERENTES FECHAS

Hecho encontrado :

DETECCION

Naturaleza : (Sustento de la No conformidad, Real o Potencial)

Solicitante de la acción correctiva/preventiva

Responsable del área donde se detectó la no conformidad

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

Análisis de la causa raíz de la no conformidad:

ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS PROPUESTAS POR EL RESPONSABLE DE AREA AFECTADA

ACCION DE MEJORA DIA

FECHA INICIO MES

AÑO

FECHA TERMINACION DIA MES AÑO

Responsable de la implantación

NOMBRE Y FIRMA ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES

CIERRE RESULTADO CERRADA ABIERTA

FECHA VERIFICACIÓN DIA MES

Nueva fecha de Verificación: ¿Requiere de otra SAC/P?

Número:

Responsable de la verificación AÑO

NOMBRE Y FIRMA

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98 FT-8.5.2/3-01



Redacción de NC

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 

Presidida por el líder del equipo auditor Presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para ponerse de acuerdo, si es necesario, en el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.

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100

5    



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estrategias para la solución conflictos: Conceder (yo pierdo, tu ganas) Evitar (yo pierdo, tu pierdes) Conciliar (ambos perdemos, ganamos) Competir (yo gano, tu pierdes) Colaborar (yo gano, tu ganas)

de

los

ambos

101

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102





El líder del equipo auditor debería ser responsable de la preparación y del contenido del informe de la auditoria. El informe de la auditoria debería proporcionar un registro completo de la auditoria, preciso, conciso y claro

Nota  Recuerde que el resultado de su buen desempeño de auditor termina en la elaboración del informe de auditoria por lo tanto debería de hacerlo con cuidado para que deje una imagen positiva de su trabajo como auditor.

Describir mucho con pocas palabras

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INFORME DE AUDITORIA FECHA DE ELABORACION DEL INFORME 10 DE ENERO DE 2004 ÁREA AUDITADA : Compras

ALCANCE DE LA AUDITORIA Periodo de tiempo : Se verificaron registros del mes de julio a diciembre de 2003 Criterios de auditoria 4.1, 4.2, 5.3. 5.4 , 6.2. 6.4, 7.4 , 8.5.2, 8.5.3 Los procesos que se auditaron Abastecimiento, Mejora, Competencia OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Verificar si el proceso de compras asegura la adquisición de materia prima que cumpla con los requisitos de calidad y con la ley de adquisiciones EQUIPO AUDITOR Auditor Líder Víctor Núñez, Auditores Carlos Hernández y Omar Leal PERSONAL AUDITADO Gerente de compras, compradores y asistente de compras LUGAR Y FECHA DE LA AUDITORIA Se llevo a cabo en las oficinas del área de compras el día 3 d enero de las 9a las 14 00 horas

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Req.

Hallazgos de auditoria

R

7.4.2

Se realiza la requisición con la información completa que describe la MP y sus especificaciones

C

7.4.1

Se selecciona al proveedor con ase en una calificación previa y cumpliendo con la Ley de Adquisiciones

C

7.4.3

La MP cumple con los requisitos de las especificaciones y se realiza una inspección al 100 % de la MP

C

8.2.3 8.3

Le dan seguimiento mensual al desempaño del proceso de compras y de los proveedores de la MP El PNC detectado se etiqueta y se aplica una devolución al proveedor Formiato F-8.3-01

C

7.6

Se utiliza una bascula para el recibo de MP la cual es verificada cada seis meses por una empresa acreditada por EMA

C C

CONCLUSIÓN DEL EQUIPO AUDITOR El SGC se mantiene de acuerdo a los requisitos de la norma, por lo tanto se recomienda que la próxima auditoria se realice dentro de seis meses Claves de resultados R: C.- Cumple, NC.- No conformidad, O.- Observación, OM .- Oportunidad de Mejora, NA.- No Aplica V. AGOSTO 2010

105

V. AGOSTO 2010

106







V. AGOSTO 2010

Cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoria se hayan realizado y el informe de la auditoria aprobado se haya distribuido. Los documentos pertenecientes a la auditoria deberían conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos de auditoria y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables. Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y los responsables de la gestión del programa de auditoria no deberían revelar el contenido de los documentos, cualquier otra información obtenida durante la auditoria, ni el informe de la auditoria a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la Auditoria.

107

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108







Las conclusiones de la auditoria pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, según sea aplicable. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran parte de la auditoria. El auditado debería mantener informado al cliente de la auditoria sobre el estado de estas acciones. Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoria posterior. El programa de auditoria puede especificar el seguimiento por parte de los del equipo auditor, que aporte valor al utilizar su pericia. En estos casos, se debería tener cuidado para mantener la independencia en las actividades de auditoria posteriores.

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109

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11 0

V. AGOSTO 2010

111



La fiabilidad en el proceso de auditoria y confianza en el mismo dependen de competencia de aquéllos que llevan a cabo auditoria. Esta competencia se basa en demostración de:

la la la la

1. las cualidades personales y 2. la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorias. 

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación regular en auditorias.

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Los auditores deberían poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditoria Un auditor debería ser: ◦ Ético ◦ De mentalidad abierta ◦ Diplomático ◦ Observador ◦ Perceptivo ◦ Versátil ◦ Tenaz ◦ Decidido ◦ Seguro de sí mismo

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113

Rev julio 2006

11 4

a) c)

d) e) f) g)

V. AGOSTO 2010

Principios, procedimientos y técnicas de auditoria Documentos del sistema de gestión y de referencia Situaciones comunes y extraordinarias de la organización. Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina Técnicas estadísticas Metodología en relación a la metrología

115

9

AUDITORES  

 

Completado una educación (preparatoria ) Experiencia laboral ◦ función técnica, de gestión o profesional que haya implicado el ejercicio del juicio, solución de problemas y comunicación con otro personal directivo o profesional, compañeros, clientes y/u otras partes interesadas. ◦ Parte de la experiencia laboral debería ser en una función donde las actividades realizadas contribuyan al desarrollo de conocimiento y habilidades en: ◦ El área de gestión de la calidad para auditores de sistemas de gestión de la calidad, y ◦ El área de gestión ambiental para auditores de sistemas de gestión ambiental. Formación como auditor Experiencia en auditorias ◦ Debería haber sido obtenida bajo la dirección y orientación de un auditor con competencia como líder del equipo auditor en la misma disciplina.

11 6

Rev julio 2006

11 7



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Los auditores deberían mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorias de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental

118

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119

9

Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoria

Establecer los criterios de evaluación Seleccionar el método de evaluación adecuado

Realizar la evaluación 12 0

Analice la norma con los elementos 4 al 8 de la norma ISO 9001:2000 Utilice la siguiente tabla (realice un acetato para presentar sus conclusiones al resto del grupo) Req. No.

4..2.2

Concepto Clave

“Manual de calidad”

Que actividades Realizará en la Auditoria

Revisar el contenido del manual, la ref. a documentos exclusiones permisibles interacción de procesos

Evidencias Objetivas

El manual con sus referencias Mapeo de procesos soporte de las exclusiones

Ejemplo

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121

Por su participación Ing. Oscar López Batista Auditor IRCA ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 Delegado INLAC ante el TC 176 (ISO 9000)

V. AGOSTO 2010

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