El Auditor istrativo 3n4q6p

Unidad II

El auditor auditor istrativo istrativo

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Mapa mental: Unidad II

Auditor interno Auditor externo Equipo combinado Formación del auditor Habilidades

Código de ética y normas generales de la auditoría

2. Tipos de auditores

1. Perfil

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3. Ética profesional

UNIDAD II El auditor istrativo

5. Problemas que enfrenta

Problemas de resistencia Problemas de fricción

4. Contratación de servicios y honorarios Condiciones para la contratación del auditor Tipos de contratos Instrumentos normativos

Semana 2

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Presentación

E

l auditor istrativo es la persona responsable de conceptualizar, ejecutar y lograr los resultados necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha decidido utilizar la herramienta de la auditoría istrativa. El éxito de los resultados esperados en la auditoría istrativa depende en gran medida de la experiencia del auditor, su preparación profesional y sensibilidad para comprender las actividades que debe revisar. En esta semana definiremos el perfil del auditor, su clasificación, ética profesional y las formas de contratación, así como los problemas que enfrenta.

Objetivos específicos • El alumno describirá el perfil de un auditor istrativo al identificar la actitud y las habilidades que debe poseer. 15

Tema y subtemas I! II El auditor istrativo II.1

Perfil

II.2

Tipos de auditores

II.3

Ética profesional

II.4

Contratación de servicios y honorarios

II.5

Problemas que enfrenta

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II.1 Perfil ¿Cuáles son las características que debe poseer un auditor istrativo?

El perfil se refiere a las características profesionales y habilidades que, en este caso, un auditor debe poseer para poder realizar efectivamente una auditoría istrativa. Formación del auditor

En cuanto a conocimientos académicos, podemos mencionar que un auditor requiere de estudios a nivel técnico, licenciatura o posgrado de cualquier profesión, siempre que haya recibido de manera previa una preparación que le permita intervenir en la auditoría. Todas las profesiones son relevantes durante este proceso, claro, si pueden aportar elementos de juicio en ciertas áreas específicas de la organización. Es preferible que el auditor, además de sus estudios formales, se mantenga actualizado mediante cursos, talleres y seminarios. Además de que pueda complementar esta formación con la experiencia que le da el participar constantemente en auditorías para empresas con diferentes perfiles.

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Habilidades

Dentro de la organización, el auditor puede considerarse como una persona ajena que desconoce a ciencia cierta su forma de operar; por lo tanto, deberá romper con las barreras que ello implica. En ese sentido es importante que posea o haya desarrollado una actitud positiva y habilidades de comunicación, de escucha, de trabajo en equipo y de respeto por los demás. Para poder desarrollar adecuadamente un trabajo de auditoría, adicionalmente el auditor debe poseer las siguientes habilidades: análisis, observación, concentración, creatividad, comportamiento ético, iniciativa, discreción, objetividad, responsabilidad, respeto, honestidad e imparcialidad. El auditor debe aprovechar las características, conocimientos, actitudes y cualidades para establecer de manera pertinente el alcance, la estrategia y las técnicas que habrá de aplicar, así como en la evaluación de los resultados y la presentación de los informes correspondientes. Es muy importante que el auditor tome en cuenta lo antes dicho, para ello debe tener suficiente autoconocimiento de sus fortalezas y debilidades, pues la credibilidad de su función y proyección personal están sujetas a la manera como afronte su compromiso con institucionalidad y apego a normas profesionales.

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II.2 Tipos de auditores ¿Qué elemento encuentras en común en estas definiciones?

A continuación, mencionamos y explicamos los tipos de auditores que se conocen en el medio de la auditoría istrativa. Es necesario que sepas que cada tipo implica una serie de ventajas y desventajas para la organización. Ésta debe tener muy presente los beneficios que puede encontrar en cada uno, así como los límites o desventajas. Por su relación previa con la organización, podemos distinguir dos tipos de auditores. El auditor interno, como lo indica la denominación, es parte de la organización. La dirección lo selecciona por su conocimiento en la misión, los objetivos, las funciones, los clientes y el entorno. También se toman en cuenta sus conocimientos, habilidades, destrezas, experiencia y estructura del pensamiento.

Auditor interno

Entre las ventajas de contar con un auditor interno en la organización, encontramos las siguientes:

Ventajas

• Conocimiento profundo de la organización. Cuando el auditor es parte de la organización, conoce perfectamente la operación de la misma. Esto agiliza el proceso de auditoría, pues conoce los procesos, los tiempos y sabe a quiénes dirigirse para obtener informaciones específicas.

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• Conciencia de la dinámica organizacional. El auditor interno sabe como desenvolverse en la organización y cuales son los momentos más oportunos para tratar asuntos independientes de la operación normal, sin entorpecer el trabajo diario. • Aceptación de los participantes. Los de la organización lo reconocen como parte de la misma, son sus compañeros. Todo esto le permite contar con una mayor aceptación en el grupo para cuestionar su trabajo, lo que favorece la confianza, aspecto vital para que la auditoría fluya y se obtengan resultados confiables en tiempo y forma. Las desventajas más comunes de encomendar la auditoría istrativa a un auditor interno son: • Mayor subjetividad para analizar la organización. Al ser parte de ésta su criterio puede perder objetividad, pues la rutina nos hace perder de vista que existen otras formas de trabajar. • Presión por no afectar a sus compañeros. Es difícil para el auditor interno evaluar y criticar el trabajo de sus compañeros, puesto que esto le

Desventajas

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puede generar enemistades y conflictos. Por ejemplo, si sugiere algo tan sencillo como un cambio de horario que perjudique la planeación personal de algún compañero, es muy probable que se generen discusiones. • Preferencia por un área istrativa o persona. Si la detección de un área de oportunidad perjudica a alguien con quien tenga una relación más estrecha, es probable que el auditor interno prefiera no mencionarla. Este punto está aunado al primero y es relativo al riesgo de que domine la subjetividad en sus decisiones. Auditor externo

Ventajas

Ajeno a la organización, como lo indica el término, es el profesional independiente y con una visión objetiva de los hechos.

Las ventajas de contratar un auditor externo son: • Cuenta con una visión imparcial de la organización. Es decir, no está involucrado con nadie ni siente necesidad de favorecer o perjudicar a nadie. • Dispone de un equipo de trabajo especializado. Se evitan los bemoles que pueden surgir del trabajo de personal improvisado, pues el auditor externo posee una preparación especial para detectar áreas de oportunidad en las organizaciones. Esto da más certidumbre respecto a la valoración de los resultados que se deriven de la auditoría.

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• Rapidez de a los niveles de decisión. Al ser contratado por los directivos, es a ellos a quien debe rendir informes y, como lleva implícito un gasto adicional, se presta a que rápidamente lo escuchen y apoyen. Desventajas



Las desventajas del auditor externo para la organización son: • Rigidez excesiva al formular sus observaciones. Al ser externo, puede perder de vista algunas situaciones y ser muy rígido en sus recomendaciones, sin mediar con otras condiciones interpersonales que existan en la organización. • Conocimiento relativo de la cultura organizacional. Esto puede producir que trate de cambiar aspectos elementales en la cultura de la organización. Por ejemplo, puede sugerir un cambio en la vestimenta para que el personal esté más cómodo y trabaje mejor, pero su propuesta puede chocar con lo que la organización y el personal piensen que es más adecuado para atender al público. • Resistencia al cambio por parte de los integrantes de la organización. El personal puede resistirse al cambio porque piensen que alguien de fuera no sabe lo que en realidad sucede en la empresa.

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A veces se forma un equipo combinado, formado de auditores internos y externos. • Se integran dos visiones distintas, pero complementarias. Se favorece así la objetividad en el proceso porque figura tanto la visión del personal que a diario vive la operación como la del externo. Uno aporta el conocimiento profundo de la organización; el otro, su experiencia y nuevas propuestas.

Equipo combinado

Ventajas

• Distribución equilibrada de las cargas de trabajo. Éste se distribuye mejor, de tal modo que los empleados no tienen porque distraerse de sus labores; proporcionando, a los auditores externos, rápido a los datos más importantes. • Posibilidad de atenuar la resistencia al cambio. Los auditores internos sirven de intermediarios entre los externos y el personal de la organización, de tal modo que se minimiza la sensación de estar siendo invadido en el espacio y funciones de trabajo. • Se agiliza la implementación y seguimiento de los resultados de la auditoría. Este equipo agiliza la implementación y seguimiento de los resultados, ya que es más fácil que el personal coopere cuando se sienten parte del cambio y no cuando sienten que es una imposición. • Puede tomar demasiado tiempo unificar criterios. Cuando existen dos puntos de vista para una misma situación, las cosas se complican y el proceso de ponerse de acuerdo puede retrasar la toma de decisiones. • Se crea mayor presión para el personal de la organización. El personal interno puede sentirse más presionado que el externo, puesto que puede llegar a pensar que su asignación como auditor está vinculada a su empleo, es decir, que si sale mal la auditoría, podría perder su empleo. Como puedes observar, la principal diferencia que puede haber entre un auditor externo e interno es que el primero siempre tendrá un punto de vista imparcial, ajeno a las relaciones interpersonales que se dan en el interior de la organización. En cambio, el auditor interno puede perder imparcialidad u objetividad al tratar de auditar su trabajo y el de sus compañeros, aunque cuenta con mayor información que el externo. Hay que considerar los planteamientos anteriores, la dirección de la empresa sopesará qué tipo de auditor contrata, o si para mediar la situación referida en el párrafo anterior opta por crear un equipo combinado de auditores.

19 Desventajas

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II.3 Ética profesional ¿Dónde aplicar la ética en una auditoría istrativa?

La ética puede definirse como “el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona” (Franklin, 2007: 44). Código de ética y normas generales de la auditoría

El desempeño del auditor debe apoyarse siempre en el código de ética de su profesión y, de manera adicional, en el conocimiento de las normas generales de la auditoría que consideran los siguientes aspectos: independencia de criterio, capacidad profesional o bien informar a las instancias correspondientes sobre cualquier limitante, obtener evidencias suficientes, competentes, relevantes para emitir opinión, y presentar informes imparciales, objetivos y oportunos. Además de las normas generales de auditoría, los principios organizacionales han de regir el desempeño de los auditores. Éstos son los valores que fundamentan la cultura organizacional y las políticas que establecen los lineamientos de funcionamiento de la empresa. Cuando la organización ha evaluado de alguna manera la capacidad de posibles auditores para realizar el trabajo de auditoría, se cuentan con elementos para tomar la decisión de a quién contratar. Al decidirlo, tiene certidumbre de que encomienda la tarea a alguien o a un equipo que cumple con sus expectativas. En ese momento, determina las condiciones bajo las cuales se formalizará la nueva relación laboral.

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II.4 Contratación de servicios y honorarios ¿Bajo qué condiciones se puede contratar a un auditor?

Condiciones para la contratación del auditor

Cuando una organización decide contratar a un auditor, debe establecer con anterioridad en una propuesta formal las siguientes condiciones: logros que se esperan y exigencias en cuanto a tiempo. Por su parte, el auditor deberá definir los mecanismos de enlace entre éste y la empresa, los requerimientos de recursos humanos, materiales financieros y tecnológicos que se necesitarán y el costo aproximado de la auditoría. Cuando ya existe un acuerdo entre las partes, auditor y empresa, se determinan las condiciones bajo las que se hará la contratación.

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Hay tres formas de contratar a un auditor, estás son:

Tipos de contratos

• Honorarios fijos. Esta forma de contratación se da cuando la empresa y el auditor convienen en que éste reciba una cantidad determinada de dinero por la entrega de un proyecto previamente definido en su alcance. • Honorarios variables. El auditor y la organización acuerdan que el pago de los honorarios se haga de acuerdo con las entregas o avances del proyecto. Estos honorarios incluyen, además de los gastos estimados, un porcentaje de utilidad para el auditor. Los gastos adicionales no contemplados en los honorarios variables son cubiertos por la empresa si se quiere continuar avanzando en el proyecto. • Honorarios por desempeño. En este tipo de contrato la organización acepta pagar al auditor sus honorarios de acuerdo con los resultados obtenidos. Si el auditor no hace entregables que puedan ser comprobados, no recibirá ningún pago por sus servicios. De acuerdo con Franklin, para formalizar jurídicamente las condiciones laborales del auditor se requiere de la firma de un convenio o contrato, en el que se especifiquen: objeto, naturaleza, duración, costo, obligaciones y responsabilidades de las partes (Franklin, 2007: 58-59).

Los modelos de este tipo de documento pueden ser: • Carta convenio • Convenio de servicios profesionales • Contrato de prestación de servicios

Estos tres modelos son viables para formalizar una relación de auditoría. La diferencia está en que los convenios tienen menor estructura legal que un contrato, pero son igualmente válidos siempre y cuando se especifiquen en su descripción los siguientes elementos: personalidad jurídica de los interesados y obligaciones de las partes. Asimismo, deben firmarse todas las hojas. Una vez que el auditor ha concretado y delimitado su relación laboral, será el momento de llevar a cabo la auditoría. Es entonces cuando puede enfrentar algunos problemas para realizar su trabajo.

II.5 Problemas que enfrenta ¿Con qué tipo de problemas se enfrenta el auditor?

Instrumentos normativos

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El auditor istrativo enfrenta principalmente problemas con el personal, derivados de la sensación de estar siendo invadidos y que la gente percibe cuando alguien revisa sus funciones. Estos problemas pueden ser: Problemas de resistencia

Se presentan cuando el personal sujeto a revisión está reacio a aceptar sugerencias, por lo que se siente invadido en su área de experiencia o de confort. En estas circunstancias el auditor debe comprender que es normal la resistencia al cambio y debe manejarla con prudencia; cuando las personas ya dominan ciertas formas de realizar el trabajo, saben que al ser revisados hay la posibilidad de que deban aprender a hacerlo de forma diferente. Las personas suelen asumir que sus rutinas de trabajo son correctas. Una inercia frecuente en algunas organizaciones es que por algún tiempo el personal se habitúe a no firmar su hora de entrada ni salida, pero cumple con sus horas de trabajo y hasta más. Cuando en algún momento se establece esta obligación el personal puede decidir laborar sólo en su horario. Lo anterior es un claro ejemplo de problema de resistencia. El personal se siente controlado y molesto cuando se le imponen nuevas condiciones de trabajo, por más beneficiosas que sean para la organización. Por eso, es importante que todo cambio se maneje con prudencia y se deje muy claro el por qué de la nueva condición.

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Problemas de fricción

Estos problemas se presentan cuando existe un choque entre lo que el auditor propone y lo que el personal piensa que es correcto. Por ejemplo, cuando en una organización se implementa un nuevo sistema operativo y el personal piensa que el actual le proporciona mejores resultados. El tiempo que se invierte en convencerlo de las ventajas del nuevo, representa un retraso en los procesos, pero es necesario para evitar sabotajes. Por otra parte, a las personas cuyo trabajo está siendo revisado pueden pensar que la dirección duda de su capacidad para laborar, por eso es una reacción normal el entrar en fricción o resistirse al proceso. Es aquí donde cobra sentido la importancia de las cualidades que ha de reunir el auditor como parte de su perfil, de acuerdo con lo que explicamos antes. Por eso el auditor ha de tener la habilidad para que en su centro se reduzca al mínimo la posibilidad de que se genere ese tipo de sentimientos y manejar adecuadamente las situaciones en que emerjan.

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Conclusión El auditor debe conceptuar, ejecutar y obtener los resultados esperados. En este sentido, has abordado en esta unidad las cualidades que requiere reunir su perfil en cuanto a conocimientos, habilidades y destrezas, experiencia, responsabilidad profesional y social. Su estructura de pensamiento y ética son los pilares sobre los cuales se apoya la auditoría istrativa. El ejercicio de la auditoria istrativa puede asignarse a auditores internos, externos o a un equipo de ambos, de acuerdo a las necesidades de la organización, tomando en cuenta las ventajas y desventajas de cada uno. Para cumplir con su labor, los auditores externos pueden contratarse por honorarios fijos, variables y por desempeño, pero siempre formalizando su relación jurídica mediante la firma de un convenio o contrato. Finalmente, la auditoría istrativa enfrenta variados problemas derivados de su intervención y revisión de las labores de la empresa.

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Glosario Código de ética: Fija normas que regulan los comportamientos de las personas dentro de una empresa u organización. Aunque la ética no impone castigos legales, el código de ética supone una normativa interna de cumplimiento obligatorio (www.definicion.de.com, consultada el 26 de enero de 2012). Honorarios: Es la remuneración a la actividad, prestación o trabajo realizado por una persona natural —sin vínculo laboral— o jurídica, en el cual predomina el actor intelectual, sobre el puramente material o mecánico (www. gerenciaynegocios.com, consultada el 26 de enero de 2012).

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Lecturas complementarias Ética en la empresa

Carlos Alberto Rosales http://www.degerencia.com/articulo/etica_en_la_empresa En la actualidad vemos constantemente casos de corrupción en la istración pública o privada. Amartya Sen, Premio Nobel de Economía afirma que el mundo está haciendo todo lo posible por tratar este tema. ¿Cuál es el origen de estos comportamientos no éticos en las empresas? Por citar un ejemplo, la compañía norteamericana enron, construyó una gigantesca defraudación en complicidad con una de las mejores consultoras del mundo ¿Qué tipo de personas manejaban esta empresa? Estaba comprobado que se trataba de un grupo de ejecutivos formados en las mejores escuelas de negocios y que percibían una de las mayores remuneraciones. Bien formados académicamente y bien pagados ¿Pero qué tipo de formación humana recibieron? ¿Cuál era su concepto de servicio y de liderazgo? ¿Qué valores promovían en su vida personal y laboral? A decir de Bernardo Kliksberg, Coordinador de la Iniciativa de Ética y Capital Social del Banco Interamericano de Desarrollo; el corrupto no sólo daña por lo que roba a la sociedad sino por el mensaje que transmite: todo para mí, no me importa los demás, no tengo problemas de conciencia, lo único importante es enriquecerse. Hace unos días escuché al alcalde de Paraná (Brasil) afirmar que las flores del mañana son fruto de las semillas que cosechamos hoy. En el ámbito de los gobiernos, Noruega ocupa el número uno en la tabla de Desarrollo Humano de la onu. Es una sociedad que cultiva sus valores en todos los niveles del sistema educativo, y a través del ejemplo de los líderes. De esta forma cultiva ética y cosecha desarrollo. Sin embargo, habría que plantearse ¿Cuándo se da la corrupción privada? Según Antonio Argandoña, profesor del iese Business School; “... se da cuando un directivo o empleado tiene un poder o influencia en el ejercicio de una función, tarea o responsabilidad dentro de una organización o empresa privada, lo que le confiere una discrecionalidad en su actuación que le permite actuar (...) con daño directo o indirecto para la empresa y en beneficio propio o de otra persona, empresa o entidad”. Es evidente que este concepto también se aplica para las empresas públicas. Si nos percatamos en los ejemplos antes mencionados y opuestos, ya sea el caso de enron o Noruega; vemos que el eje fundamental de un comportamiento ético en los negocios y en el desarrollo es la educación. Si los ejecutivos de enron hubiesen tenido no sólo formación académica sino sólida formación humana; y si los países priorizaran la educación; los resultados para nuestra sociedad serían distintos.

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Para formar se necesita tener bien claro que una persona no sólo es un ser racional y libre, sino que además es hecha a imagen y semejanza de Dios. Por tanto su bondad es natural, de modo que si atenta contra el bien, actúa incoherentemente. ¿Qué tipo de ejemplo dejan los actos no éticos de los empresarios corruptos? De acuerdo al concepto de corrupción privada, cuando una persona asume un cargo de alta responsabilidad debe ser consciente que sus actos tienen un mayor efecto que el que comete cualquier empleado. Estas consecuencias se perciben en el plano personal del ejecutivo, como en el económico de la empresa y el plano moral de la sociedad. El directivo de la empresa debe tener una base sólida de valores y principios; así como de una gran motivación trascendental. De aquí podemos concluir que quien dirige tiene la responsabilidad de educar y de potenciar las capacidades de quienes tiene a su cargo. Es tan importante dirigir como educar. En ambas labores debe haber un liderazgo connotado éticamente. Si las empresas son uno de los pilares del desarrollo económico, entonces quienes la dirigen deben servir a los demás en vez de servirse a sí mismos.

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Las personas son como una empresa, a mayor comportamiento ético, mejores utilidades humanas. En cambio a mayor corrupción y actos no éticos, tenemos una pérdida o un déficit en la dignidad de nuestro ser. Cuando actuamos bien, gana nuestro espíritu, cuando actuamos mal gana nuestro ego. Si colocamos en una balanza nuestros comportamientos en el momento que realizó una transacción financiera o cuando tomo una decisión importante, ¿Qué pesa más? ¿Lo material o lo trascendental? ¿La satisfacción de mi cuerpo o de mi alma?

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Reactivos de autoevaluación Instrucción. En cada uno de los siguientes enunciados escribe en el paréntesis la letra que corresponda a la respuesta correcta. 1. Este tipo de formación se refiere a que el auditor debe tener estudios de nivel técnico, licenciatura o posgrado. ( ) a) Formación complementaria b) Formación académica c) Formación empírica 2. Cuando el auditor debe enfrentar a ejecutivos reacios a aceptar sugerencias se habla de problemas: ( a) De adaptación b) De resistencia c) De fricción

)

3. Cuando el auditor enfrenta a ejecutivos indispuestos a cooperar se habla de problemas: a) De adaptación b) De resistencia c) De fricción

)

(

4. Este tipo de formación es necesaria cuando el auditor debe actualizar sus conocimientos a través de cursos, talleres y seminarios. ( ) a) Formación complementaria b) Formación académica c) Formación empírica 5. Este tipo de auditor es parte de la organización y es seleccionado por la dirección. a) Interno b) Externo c) Contratado por honorarios

(

)

6. Este tipo de pago se realiza cuando el auditor cobra de acuerdo a avances y resultados alcanzados. ( a) Honorarios fijos b) Honorarios variables c) Honorarios por desempeño

)

7. El auditor cobra una cantidad acordada desde un inicio con la empresa. Es la descripción de: a) Honorarios fijos b) Honorarios variables c) Honorarios por desempeño

)

(

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8. Es una habilidad con la que el auditor debe contar. a) Creatividad b) Sensibilidad c) Experiencia

(

)

9. Tipo de auditor que cuenta con una visión imparcial de la organización: a) Interno b) Externo c) Por honorarios

(

)

10. Tipo de auditor que cuenta con un amplio conocimiento de la cultura organizacional: a) Interno b) Externo c) Por honorarios

(

)

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Referencias Bibliográficas Arens, A. (2007). Auditoría: un enfoque integral. México: Pearson Prentice Hall. Franklin, E. B. (2007). Auditoría istrativa: gestión estratégica del cambio. México: Pearson Prentice Hall. Mendivil, V. M. (2010). Elementos de auditoría. México: Cengage Learning.

Cibergráficas Rosales, A. (mayo 2004). Ética en la empresa. De gerencia.com. Consultado el 17 de enero 2012 en: http://www.degerencia.com/articulo/etica_en_la_ empresa. Diccionario en istración. (2011). Gerencia y negocios. Consultado el 26 de enero de 2012 en: http://www.gerenciaynegocios.com/diccionarios/ economico/glossary.php?word=HONORARIOS. Definiciones. (2011). Definición de código de ética. Consultado el 26 de enero de 2012en: http://definicion.de/codigo-de-etica/.

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