Excel 2016 5b4w31

Manual del Curso

EXCEL XP PARA DOCENTES

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.

ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP ..................................................................... 1 HOJA DE CALCULO ........................................................................................... 5 TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL...................................................................... 6 COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL ................................................................... 6 ELEMENTOS DE LA PANTALLA............................................................................. 6 BARRA DE MENU .............................................................................................. 8 AREA DE TRABAJO............................................................................................ 8 TRABAJAR CON LA AYUDA ................................................................................. 9 SALIR DE EXCEL............................................................................................. 11

CAPÍTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.6.1 2.6.2 2.6.3

MOVERNOS POR LA HOJA ................................................................................ 12 RANGOS ....................................................................................................... 13 NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE ......................................................................... 15 TIPOS DE DATOS ........................................................................................... 15 BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA.................................................... 17 GESTIÓN DE LIBROS ...................................................................................... 17 ABRIR UN LIBRO NUEVO ................................................................................. 17 GUARDAR UN LIBRO ....................................................................................... 18 ABRIR UN LIBRO ............................................................................................ 19

EJERCICIOS: Ejercicio 1: Guardar un libro................................................................................... 21 CAPÍTULO 3: 3.1. 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2. 3.3. 3.4.

FORMATOS

FORMATO NUMERICO...................................................................................... 22 FORMATO NUMERICO...................................................................................... 23 ALINEACION .................................................................................................. 24 FUENTE......................................................................................................... 24 BORDES........................................................................................................ 26 TRAMAS ........................................................................................................ 27 FORMATO DE FILAS ........................................................................................ 27 FORMATO DE COLUMNAS ................................................................................ 28 AUTOFORMATO .............................................................................................. 29

EJERCICIOS: Ejercicio 2: Aplicar formatos................................................................................... 30

Manual de Excel XP para Docentes

I

CAPÍTULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS 4.1. 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2. 4.3. 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.4. 4.5.

COPIAR CORTAR Y PEGAR................................................................................ 31 COPIAR......................................................................................................... 31 CORTAR ........................................................................................................ 32 PEGAR .......................................................................................................... 32 FORMULAS .................................................................................................... 33 COPIAR FORMULAS......................................................................................... 34 REFERENCIAS ................................................................................................ 34 REFERENCIA RELATIVAS ................................................................................. 34 REFERENCIAS ABSOLUTAS .............................................................................. 34 REFERENCISA MIXTAS .................................................................................... 35 SERIES ......................................................................................................... 35 LISTAS PERSONALIZADAS ............................................................................... 36 BUSCAR Y REMPLAZAR.................................................................................... 36 ORTOGRAFIA ................................................................................................. 37

EJERCICIOS: Ejercicio 3: Realizar cálculos y aplicar formatos......................................................... 39 CAPÍTULO 5: FORMATO DE HOJAS 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

LAS HOJAS DE CALCULO ................................................................................. 40 DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA..................................................................... 40 MOVER LAS HOJAS ......................................................................................... 41 CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA .................................................................... 41 ELIMINAR E INSERTAR HOJAS .......................................................................... 41 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA ...................................................................... 42 FONDO DE LA HOJA ........................................................................................ 43

EJERCICIOS: Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja ....................................................... 44 CAPÍTULO 6: FUNCIONES 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6 6.4.7 6.5.

INTRODUCCION ............................................................................................. 45 EL ASISTENTE DE FUNCIONES ......................................................................... 45 AUTOSUMA.................................................................................................... 48 TIPOS DE FUNCION ........................................................................................ 48 FUNCIONES MATEMATICAS.............................................................................. 48 FUNCIONES FINANCIERA................................................................................. 48 FUNCIONES LOGICAS ..................................................................................... 49 FUNCIONES FECHA/HORA................................................................................ 50 FUNCIONES ESTADISTICAS ............................................................................. 50 FUNCIONES DE BUSQUEDA.............................................................................. 50 FUNCIONES DE CADENA.................................................................................. 51 FUNCIONES ANIDADAS ................................................................................... 51

EJERCICIOS: Ejercicio Ejercicio Ejercicio Ejercicio

5: 6: 7: 8:

Trabajar con funciones estadísticas y matemáticas .................................... 53 Trabajar con funciones de fecha y hora ................................................... 54 Trabajar con funciones matemáticas ....................................................... 55 La Función Buscar ................................................................................ 56


II

CAPÍTULO 7: IMPRIMIR 7.1. 7.2. 7.3.

CONFIGURAR LA IMPRESIÓN............................................................................ 57 IMPRIMIR ...................................................................................................... 58 VISTA PRELIMINAR......................................................................................... 59

EJERCICIOS: Ejercicio 9: Imprimir una hoja ................................................................................ 61 CAPÍTULO 8: CREACIÓN Y EDICIÓN DE GRAFICOS 8.1. 8.2. 8.3. 8.3.1 8.3.2 8.3.3 8.3.4 8.3.5 8.3.6 8.4. 8.5.

CREAR UN GRAFICO ....................................................................................... 62 LA BARRA DE GRAFICOS ................................................................................. 64 PERSONALIZACION DE GRAFICOS .................................................................... 65 AÑADIR TITULOS ........................................................................................... 65 ROTULOS ...................................................................................................... 66 MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA ................................................................... 67 MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES ....................................................................... 67 MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIÓN ................................................ 68 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS........................................................ 68 INSERTAR IMÁGENES ..................................................................................... 69 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO.......................................................... 70

EJERCICIOS: Ejercicio 10: Crear un gráfico de barras ................................................................... 71 Ejercicio 11: Crear un gráfico de barras y líneas ........................................................ 72 Ejercicio 12: Crear un gráfico de áreas y líneas ......................................................... 73 CAPÍTULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL 9.1. 9.2. 9.3. 9.3.1 9.3.2 9.4. 9.5. 9.6.

CREAR UNA BASE DATOS ................................................................................ 74 FORMACION DE ENTRADA DE DATOS ................................................................ 74 ORDENAR LA LISTA DE DATOS ......................................................................... 75 ORDENAR POR UN CAMPO ............................................................................... 76 ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS ................................................................ 76 AUTOFILTROS ................................................................................................ 76 FILTROS AVANZADOS ..................................................................................... 79 VALIDACION DE DATOS .................................................................................. 80

EJERCICIOS: Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos ................................................................ 83 Ejercicio 14: Ejercicio de repaso.............................................................................. 84


III

SOLUCIÓN A LOS EJERCICIOS: Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución Solución

al al al al al al al al al al al al al al

ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio ejercicio

1............................................................................................ 85 2............................................................................................ 87 3............................................................................................ 91 4............................................................................................ 93 5............................................................................................ 97 6............................................................................................ 98 7............................................................................................ 99 8.......................................................................................... 101 9.......................................................................................... 104 10 ........................................................................................ 107 11 ........................................................................................ 111 12 ........................................................................................ 113 13 ........................................................................................ 115 14 ........................................................................................ 120


IV

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN

1.1

ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL XP

1.1.1 FUNCIONALIDAD DE LISTAS Microsoft Office Excel XP permite crear listas en las hojas de cálculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una lista a partir de datos existentes o crear una lista en un rango vacío. Al especificar un rango como una lista, puede istrar y analizar fácilmente los datos, con independencia de los datos externos a la lista. Excel expone una nueva interfaz de , con su funcionalidad correspondiente, para rangos designados como listas. Cada lista de la columna tiene habilitado el Autofiltro de manera predeterminada en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos. El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman la lista. La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila se agregarán datos automáticamente a la lista. Puede agregar una fila Total a la lista. Si hace clic en una celda de la fila Total podrá elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha del borde de la lista. Importar datos: Consultar datos de páginas Web. Ahora es incluso más fácil obtener datos actualizables del Web en Excel para su visualización y análisis. Utilice la nueva interfaz de explorador para seleccionar visualmente tablas de las páginas Web para importarlas a Excel o copiar datos de una página Web y crear una consulta actualizable. Las consultas Web incluidas con Excel proporcionan una información rápida y precisa, como por ejemplo cotizaciones de bolsa para sus hojas de cálculo. También puede crear consultas Web en archivos XML (Lenguaje de marcas extensible). Importar datos. Obtener datos donde los necesite y cuando los necesite es tan fácil como elegir una opción y buscar orígenes de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Si desea importar datos de un origen de datos remoto, utilice el Asistente para conexiones de datos para buscar e importar datos de orígenes tan variados como orígenes de datos de Microsoft SQL Server, ODBC (Conectividad abierta de bases de datos) y OLAP (Procesamiento analítico con conexión. Los archivos de conexión de datos de Microsoft Office (.odc) se pueden compartir. Fórmulas y funciones: Sugerencias para argumentos de función. Escriba una función en aparecerá una sugerencia adecuada que mostrará todos los argumentos junto con un vínculo al tema de Ayuda de la función. Funciones recomendadas en el Asistente para funciones. Escriba utilizando su propio lenguaje, por ejemplo, "Cómo determino el pago préstamo de un automóvil" y el Asistente para funciones devuelve funciones recomendadas para que pueda realizar la tarea. Manual de Excel XP para Docentes

una celda y de la función una consulta mensual del una lista de 1

Cortar y pegar ejemplos de referencia de la función. Si se pregunta cómo hacer que los ejemplos de la Ayuda se traduzcan en datos útiles de hojas de cálculo, verá que cortar y pegar los ejemplos de función de la Ayuda de Excel es útil y le ahorra tiempo. Ayuda de fórmulas basadas en tareas. Los ejemplos reales de problemas numéricos de la vida cotidiana son una parte adicional de la Ayuda muy útil. Ventana Inspección. Realice un seguimiento de las celdas y sus fórmulas en la barra de herramientas Ventana Inspección, incluso cuando las celdas no estén visibles. Esta barra de herramientas desplazable realiza un seguimiento de las propiedades de las celdas, incluidos el libro, hoja de cálculo, nombre, celda, valor y fórmula. Función Autosuma ampliada. La funcionalidad práctica de la Autosuma , se ha ampliado para incluir una lista desplegable de las funciones más comunes. Por ejemplo, puede hacer clic en Promedio en la lista para calcular el promedio de un rango seleccionado o conectar con el Asistente para funciones para obtener más opciones. Evaluador de fórmulas. Puede ver las distintas partes de una fórmula anidada evaluadas en el orden en que se calcula la fórmula utilizando un sencillo cuadro de diálogo de la barra de herramientas Auditoria de fórmulas. Rastrear celdas precedentes y dependientes con la Auditoria de fórmulas. Utilice la barra de herramientas Auditoria de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear las celdas precedentes o dependientes. Comprobación de errores en fórmulas. Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas pueden ayudar a encontrar errores comunes. Se pueden activar y desactivar individualmente. Formato de hojas y libros: Fichas de hoja de cálculo codificadas por color. Organice su trabajo agregando colores a las fichas de la hoja de cálculo. Controlar cambios automáticos con etiquetas inteligentes. Los botones que aparecen automáticamente en la hoja de cálculo pueden ayudar con tareas como opciones de corrección automática, opciones de pegado, opciones de relleno automático, opciones de inserción y comprobación de errores en fórmulas. Con un clic de un botón puede elegir entre varias opciones relacionadas con su tarea sin dejar la hoja de cálculo o las celdas en las que está trabajando. Separar en la barra de herramientas. Se acabó la búsqueda de una forma de separar celdas. Ahora, la función de separación se encuentra en la barra de herramientas Formato para su comodidad. Mantener anchos de columna. Si tiene hojas de cálculo con anchos de columna especificados ahora puede pegar información de otra hoja de cálculo sin perder formato haciendo clic en el botón Opciones de pegado y después en Mantener ancho de columnas de origen. Dibujo de bordes. Una nueva herramienta de dibujo de bordes permite trazar el esquema de bordes complejos con poco esfuerzo. MÁS CARACTERÍSTICAS NUEVAS EN EXCEL Tareas cotidianas: Buscar y reemplazar. La función de búsqueda y sustitución de Excel incluye nuevas y excelentes opciones de comparación de formatos y búsqueda de un libro completo u hojas de cálculo. istración de vínculos. Los cambios en el cuadro de diálogo Modificar vínculos permiten comprobar el estado de los vínculos en la hoja de cálculo y realizar cambios. Una nueva opción de libro permite controlar si se actualizan automáticamente los vínculos del libro. Manual de Excel XP para Docentes

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Exploración de hipervínculos. La selección de celdas con hipervínculo se ha mejorado. Haga clic en el hipervínculo una vez para seguirlo. Haga clic y mantenga presionado el botón primario del mouse (ratón) para seleccionar la celda. Enviar un rango. El envío de resúmenes e informes quincenales es más fácil. Seleccione un rango de la hoja de cálculo y haga clic en Correo electrónico en la barra de herramientas Estándar, escriba una introducción para el informe y envíelo sin dedicar más tiempo a la tarea. Insertar y eliminar columnas al filtrar. Puede insertar y eliminar columnas con la función Autofiltro activada en Excel. Incluso puede deshacer la acción y mantener el filtro aplicado. Reproducción de voz. Opción que hace que el equipo reproduzca con voz los datos después de cada entrada de celda o después de insertar un rango de celdas; de esta manera la verificación de entradas de datos es más práctica y cómoda. Incluso puede elegir la voz que utiliza el equipo para leer los datos. Esta función sólo está disponible en chino, japonés e inglés (EE.UU.). Imprimir. Si quiere insertar gráficos y nombres de archivos en los encabezados y pies de página, con Excel lo puede hacer. También encontrará una útil opción de cambio de tamaño de papel A4 en la ficha Internacional en el menú Herramientas, comando Opciones, que permite ajustar el tamaño de la hoja de cálculo de tamaño A4 si utiliza el tamaño de carta en la impresora. Etiquetas inteligentes. Cuando las etiquetas inteligentes están activadas puede escribir el símbolo financiero de EE.UU. y utilizar Acciones de etiquetas inteligentes para insertar una cotización en la hoja de cálculo, obtener más información sobre la compañía con la que realiza negocios y más funciones. También puede escribir en una celda el nombre de alguien a quien recientemente ha enviado un mensaje de correo electrónico y utilizar la opción de etiquetas inteligentes para programar una reunión o agregar el nombre a la lista de os, todo sin dejar la hoja de cálculo. Propiedades de elemento en tablas dinámicas. OLAP (Procesamiento analítico con conexión) es una herramienta eficaz para agregar información numérica; ahora puede anotar los datos con propiedades de elemento para que el almacén de datos tenga aún más valor. Volver a publicar. Aquellos que publiquen frecuentemente datos de Excel en el Web apreciarán las funciones de publicación en el Web adicionales que permiten volver a publicar elementos automáticamente en páginas Web cuando se guarde un libro con elementos publicados anteriormente. Abrir y guardar XML. Con Excel puede abrir y guardar archivos XML (Lenguaje de marcas extensible), guardar libros completos en formato de hoja de cálculo XML y crear consultas a orígenes de datos XML. Escritorio digital y componentes Web. Utilice Excel para crear componentes Web que incluyan el nuevo escritorio digital de su compañía. Por ejemplo, puede crear un gráfico de ventas actualizable para resaltar las contribuciones de su departamento a los resultados de la compañía. Protección de hojas de cálculo. Excel agrega robustez y flexibilidad a la protección contra cambios de los datos en las hojas de cálculo y celdas. Puede proteger fórmulas y valores de celdas y permitir la aplicación de formato a la celda. También puede garantizar que sólo s específicos puedan cambiar celdas. Funciones específicas de cada idioma. Si no está utilizando la versión de idioma de Microsoft Office específica para la que se ha diseñado una de estas funciones, la función sólo estará disponible si ha instalado Microsoft Office XP Multilingual Interface Pack o las Herramientas de corrección de Microsoft Office XP para el idioma específico. Asimismo, debe activar la compatibilidad para ese idioma mediante la Configuración de idioma de Microsoft Office XP. es de tareas Office. Las tareas más habituales de Microsoft Office están ahora organizadas en es que aparecen ordenados con el documento de Office. Siga trabajando mientras busca un archivo con el de tareas Buscar, seleccione en una galería elementos para copiar en el de tareas Portapapeles Office, y cree Manual de Excel XP para Docentes

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rápidamente nuevos documentos o abra archivos con el de tareas que aparece al ejecutar el programa de Office. Los demás es de tareas varían según el programa de Office. Nuevo aspecto. Microsoft Office XP cuenta con una interfaz de aspecto más claro y sencillo. Los colores más suaves también contribuyen a renovar el aspecto. más cómodo a la Ayuda. Saque el máximo provecho al Asistente de para Ayuda en un discreto paquete. Al escribir una pregunta sobre el programa de Office en el cuadro Formule una pregunta en la barra de menús, verá una lista de opciones y el tema de Ayuda, independientemente de si usa o no el Ayudante de Office . Controle las opciones de pegar y cambios automáticos con fichas inteligentes. Nuevos botones ordenados denominados "fichas inteligentes" que le permiten ajustar de forma inmediata la forma en que se va a pegar la información o cómo se van a escribir los cambios automáticos en los programas de Office. Por ejemplo, al copiar texto desde Microsoft Word a Microsoft PowerPoint, aparece un botón junto al texto. Haga clic en el botón para ver una lista de opciones para ajustar el formato del texto que se va a copiar. Las fichas inteligentes y sus opciones asociadas varían según el programa de Office Clip Organizer actualizado. Cientos de imágenes nuevas, una sencilla interfaz de es de tareas, así como las mismas funciones para organizar imágenes y buscar nuevos elementos artísticos en el Web son parte de Clip Organizer actualizado (antes Galería de imágenes). Diagramas conceptuales. Word, Microsoft Excel, y PowerPoint incluyen una nueva galería de diagramas conceptuales. Elija diagramas como Pirámide para mostrar cómo se construyen los bloques de una relación, Radial para mostrar elementos relacionados con un elemento central y muchos más. Comandos de voz y dictado. Además de utilizar el teclado y el mouse (ratón) ahora puede seleccionar elementos de menús, barras de herramientas y cuadros de diálogo con la voz. También puede dictar texto. Esta característica está disponible en las versiones de Microsoft Office en chino simplificado, inglés (EE.UU.) y japonés, y exige algunos requisitos de hardware especiales. Compatibilidad para escritura a mano. Puede utilizar el reconocimiento de escritura a mano para escribir texto en un documento de Office. Puede escribir utilizando un dispositivo de entrada de escritura a mano - como una tableta de gráficos o un tabletPC - o puede escribir con el mouse. La escritura natural se convierte a caracteres tipográficos. En Word y Microsoft Outlook, puede elegir dejar el texto en la forma manuscrita. Fidelidad mejorada de imágenes y dibujos. En Office XP, Word, Excel, PowerPoint, Microsoft FrontPage, y Microsoft Publisher utilizan un sistema de gráficos mejorado (GDI+). Con este nuevo sistema de gráficos, las formas y el WordArt tienen un contorno más suave y niveles ajustables de transparencia con mezcla verdadera. Las imágenes digitales permanecen nítidas y claras al modificar el tamaño. Accesibilidad. Los programas de Office XP iten Microsoft Active Accessibility 2.0. Esta tecnología aporta mayor eficacia a las ayudas de accesibilidad, como lectores de pantalla o ampliadores de pantalla. Buscar impresoras. Si su organización usa Microsoft Windows 2000 y el servicio de directorio Active Directory, puede buscar impresoras en red desde el cuadro de diálogo Imprimir de los programas de Office XP. Almacenar documentos con Microsoft Exchange Server 2000. Puede guardar documentos de Microsoft Office en Exchange Server 2000 y obtener a éstos a través de los cuadros de diálogo Archivo Abrir, Archivo Nuevo, y Archivo Guardar igual que con cualquier otro documento de Office. Documentos y sitios Web: Destine sus esfuerzos a la publicación en el Web. Guarde los documentos de Microsoft Office como páginas Web para las versiones 3.0-6.0 de distintos exploradores Web y ofrezca a sus lectores la mejor experiencia visual. Manual de Excel XP para Docentes

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Comparta sus documentos Office en el Web. Desde cualquier programa de Office puede guardar documentos en sitios Web de MSN. Ello le ofrece un espacio de colaboración inmediata en el que puede compartir archivos con otras personas. Guarde un sitio Web como archivo único. En Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Publisher, y Microsoft Word hay un formato de archivo Web especial. Dicho formato de archivo le permite guardar todos los elementos de un sitio Web, incluido texto y gráficos, en un archivo único. Abra páginas Web de Office para editarlas desde el explorador. Los programas Office reconocen las páginas HTML que generan. Puede abrir un documento en Office guardado como página Web en el programa donde lo creó, o bien directamente desde Microsoft Internet Explorer. Prevención y recuperación de errores: Recuperación de documentos y apagado seguro. Puede recuperar los documentos con los que estaba trabajando si el programa detecta un error o no responde. Los documentos se muestran en el de tareas Recuperación de documentos la próxima vez que abra el programa. Modo a prueba de fallos Office. Los programas de Microsoft Office XP pueden detectar y aislar los problemas de inicio. Puede desviar el problema, ejecutar el programa en el modo a prueba de fallos y seguir con el trabajo. Herramienta de información sobre bloqueo de Office. Se puede recopilar información de diagnóstico sobre los bloqueos del programa y enviarla al departamento de informática de su organización o a Microsoft, para que los ingenieros puedan corregir estos problemas y así no vuelvan a interrumpirle. Seguridad: Firmas digitales. Puede aplicar una firma digital en archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel, y Microsoft PowerPoint para confirmar que el archivo no se ha alterado. Protección mejorada frente a virus de macros. Los es de red pueden eliminar Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, el lenguaje de programación de Microsoft Office, al implementar Office. De este modo se puede reducir la posibilidad de que se expandan virus a través de documentos de Office. 1.2

HOJA DE CALCULO

La aparición de la primera hoja de cálculo provoco en el mundo de la informática una revolución de tal magnitud que aun hoy siguen siendo estos paquetes los más utilizados en todos los entornos profesionales. Una hoja de calculo es básicamente un programa (software) que hace que el ordenador funcione como una tabla de doble entrada (filas / columnas) dividiendo el espacio en miles de celdas. En estas celdas se insertan datos numéricos sobre los que se pueden realizar infinidad de cálculos de modo rápido y fiable. La capacidad de guardar esta información para recuperarla posteriormente, de simular operaciones complejas, de crear representaciones gráficas de los datos y la alta calidad del resultado final hacen incomparable la utilidad de estos programas con cualquier otro método tradicional de cálculo. La integración en el entorno Windows de las hojas de calculo ha traído la facilidad y rapidez de aprendizaje, la integración con otras aplicaciones (procesadores de textos, programas de diseño, etc.) avanzadas, posibilidades de edición como: la posibilidad de utilizar infinitos tipos de letra, colores, gráficos, etc. además las ultimas versiones incorporan nuevas utilidades: hojas tridimensionales, orientación al objeto, presentaciones, lenguaje de programación, etc.


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1.3

TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL

Excel utiliza su propia terminología, aunque esta es similar al resto de Hojas de Calculo que existen en el mercado. Los términos que constantemente oiremos son los de celda, fila, columna, rango, libro,... Aunque habitualmente denominamos Hoja de Calculo al entorno de trabajo, este término no es del todo correcto pues desde la versión 5.0 de Excel el trabajo se realiza a través de Libros, estos están compuestos inicialmente por 3 hojas, pudiendo variar este numero, indicando un máximo de 255. La hoja de cálculo es la unidad mínima en la que podemos trabajar dentro de Excel. 1.4

COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL

Para iniciar Excel haremos un clic en el botón INICIO de la barra de tareas, a continuación seleccionamos la opción PROGRAMAS, y por ultimo haremos un clic en la opción Microsoft Excel

Podemos crear un icono de directo a la aplicación desde el escritorio de Windows, este nos permita acceder de forma rápida a Excel, bastará con hacer doble clic sobre el mismo. 1.5

ELEMENTOS DE LA PANTALLA

Al iniciar la aplicación nos encontramos con la ventana principal de Excel. Esta venta mantiene la configuración habitual de todas las aplicaciones Windows, e incluye los elementos típicos de las mismas con algún elemento especifico del trabajo con Excel.


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BARRA DE TÍTULO: Aparece en la parte superior de la ventana, incluye el nombre de la aplicación y el nombre del Libro abierto en ese momento, por defecto, Excel asigna el nombre de Libro1, si el aun no ha dado nombre al libro BARRA DE MENÚS: Aparece debajo de la barra de título ,incluye todas las opciones de trabajo de que dispone el programa, al desplegar cualquiera de ellas, se muestran las órdenes o comandos incluidos en cada menú, para ello bastará con hacer un clic sobre la opción deseada. BARRAS DE HERRAMIENTAS: Por defecto Excel muestra dos barras (Estándar y Formato). Las mismas incluyen en forma de botones las opciones de trabajo más comunes. Existen otras barras de herramientas específicas (Dibujo, Tabla Dinámica, Gráficos), que el puede mostrar y ocultar en pantalla. Igualmente podemos fácilmente crear nuestras propias barras de herramientas. BARRA DE FÓRMULAS: Muestra el indicador de dirección de celda (celda activa) y el cuadro para entrada de datos. BARRA DE ESTADO: Ofrece información acerca de los comandos activados o de las operaciones que en ese momento se están realizando. ÁREA DEL DOCUMENTO: La parte de la ventana destinada a introducir los datos. COLUMNAS, FILAS Y HOJAS: Situadas alrededor del área de trabajo, muestran los nombres de cada uno de estos elementos. Las columnas quedan definidas con la letras del abecedario y las filas con numeradas desde el 1 hasta el numero 65.536. Desde la barra de Hojas, podemos acceder a cada una de las hojas de nuestro libro, bastará con hacer un clic sobre la ficha de hoja correspondiente. Podremos mostrar u ocultar la mayoría de elementos que se aparecen en la ventana principal, desde la opción de menú HERRAMIENTAS + OPCIONES, seleccionando la ficha Ver, o bien desde la opción de menú VER combinado con el elemento que se desea mostrar u ocultar.


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1.6

BARRA DE MENU

Esta barra incluye todas las opciones de trabajo de que dispone Excel. Cada una de estas opciones incluye a su vez todas las ordenes o comandos que permiten realizar el trabajo con la aplicación. Para activar cualquier opción de menú, disponemos de dos opciones: CON EL RATÓN: Bastará con hacer un clic sobre la opción de menú deseada, aparece una lista de opciones que muestra los comandos u ordenes disponibles en dicho menú. Seleccionamos el comando deseado haciendo un clic sobre el mismo. CON EL TECLADO: Pulsaremos la tecla ALT, a continuación, la tecla de la letra que aparece subrayada en dicha opción de menú, de esta forma se despliega dicha opción, mostrando todas sus ordenes o comandos. Con las teclas de Movimiento podremos desplazarnos por dicho menú y seleccionar el comando deseado, también se podrá pulsar la tecla de la letra que aparece subrayada en dicho comando Algunas opciones de menú, muestran la tecla o combinación de teclas que permiten ejecutar dicha opción, por ejemplo para Abrir un documento podemos utilizar la combinación de Teclas CONTROL+A, de esta forma podremos ejecutar algunos comandos de forma rápida Una opción de menú seguida de tres puntos implica que al ejecutar la misma aparece un cuadro de dialogo que solicita información necesaria para su ejecución. Ejemplo: al seleccionar la opción de menú INSERTAR + CELDAS, aparece la siguiente ventana: Cuando una opción de menú aparece atenuada, no podremos ejecutar la misma en ese momento. Algunas opciones de menú muestran una pequeña flecha en su derecha, que indica que dicha opción incluye a su vez otros comandos u opciones Por último algunas opciones de menú muestran un pequeño dibujo, que representa el botón de la barra de herramientas que ejecuta dicha opción. 1.7

AREA DE TRABAJO

Cada libro de Excel presenta una ventana con unas características específicas. En esta aparecen los diferentes elementos que componen una hoja de cálculo. Un libro en Excel esta formado por un numero determinado de hojas de calculo, el numero máximo de hojas que puede contener un libro es 255; podremos indicar al programa el numero de hojas que deseamos que aparezcan en cada nuevo libro.


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Los elementos principales de un libro en Excel son los siguientes: ENCABEZADO DE COLUMNAS: Aparece situada en la parte superior y muestra, cada una de las columnas que hay dentro de una hoja de calculo, nombradas mediante letras que siguen un orden alfabético. Al llegar a la columna Z, el nombre de las mismas se constituye por dos letras, en total se incluyen 256 columnas, la ultima de ellas es la IV. ENCABEZADO DE FILAS: Aparece en el margen izquierdo de la ventana y en ella se muestran cada una de las filas de la hoja, en este caso numeradas desde la primera, con el número 1, hasta la última con el número 65536.

SOLAPAS DE HOJAS: Presenta en forma de pestañas los nombres de las diferentes hojas de calculo de un libro de trabajo. Las hojas aparecen nombradas mediante letras que siguen, como en el caso de las columnas un orden alfabético. Podremos modificar el nombre de cada hoja de cálculo. CELDA ACTIVA: Una de las celdas de la hoja aparece bordeada con una línea más gruesa que el resto, esta es la celda activa, en esta celda se incorporan los datos al teclearlos. BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: Permiten visualizar las partes de la hoja que no se pueden ver en la pantalla. Aparecen situadas en la parte inferior y en el lateral derecho de la ventana. 1.8

TRABAJAR CON LA AYUDA

Microsoft EXCEL pone a disposición de todos sus s una ayuda mediante la cual podemos obtener información sobre las dudas o situaciones que puedan ocurrir durante la elaboración de nuestros documentos. Podemos acceder a la ayuda de diferentes formas: Seleccionamos el menú Ayuda ( ? ) – Ayuda de Microsoft, o bien pulsamos directamente el botón Ayuda de Microsoft de la Barra de herramientas Estándar, apareciendo el cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft en el que podemos distinguir tres fichas:


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Contenido: Esta ficha nos muestra una lista con los diferentes temas que podemos consultar, agrupados por materias. Al hacer clic a la izquierda de un tema podemos ver su contenido, es decir, expandimos ese tema para ver los diferentes apartados que contiene. Para consultar cualquiera de los apartados de un tema bastará con seleccionarlo, haciendo un simple clic sobre él.

Asistente para Ayuda: Esta ficha nos permite buscar un tema indicando una serie de palabras clave a través de las cuales el programa realizará la búsqueda de todos los temas relacionados. Índice: Desde esta ficha podemos ver una lista de entradas de los temas de ayuda ordenada alfabéticamente. También podemos seleccionar el menú Ayuda (?) ¿Qué es esto?. Al seleccionar esta opción el programa nos mostrará información acerca de la utilidad de la opción o el icono sobre el que pinchemos. A continuación podemos ver un ejemplo:


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Incluso otra alternativa es la de colocarnos sobre la opción de la que nos interese consultar la ayuda y pulsar la tecla de función F1. 1.9

SALIR DE EXCEL

Para cerrar Excel disponemos de varias opciones que de forma general podemos utilizar en todas las aplicaciones Windows. Desde la opción de menú ARCHIVO+SALIR. Desde la opción Cerrar, disponible en el Botón de Menú de control de la aplicación.

Si previamente no se guardo el libro sobre el que se ha trabajado y siempre que se hayan realizado cambios sobre el mismo, aparece una ventana que indica si queremos guardar dichos cambios.


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CAPÍTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO

2.1

MOVERNOS POR LA HOJA

Excel nos proporciona en cada hoja de calculo 256 columnas y 65.536 filas, y 256 hojas como máximo en el mimo libro. Excel asigna una letra a cada columna consecutivamente para identificarlas ( o dos letras), es decir desde la columna A hasta la IV. Del mismo modo asigna un número a las filas, desde el 1 hasta el 65.536. Las hojas del libro reciben también una letra del mismo modo que las columnas. Dentro de una hoja de calculo siempre habrá una celda activa, que es el lugar de la hoja donde se introduce la información al escribir la misma con el teclado. Esta se visualiza en con un pequeño recuadro alrededor. La parte izquierda de la barra de formulas indicará siempre que celda es la activa en una hoja. El nombre o dirección que permite identificar cada una de las celdas que aparecen en una hoja estará formado, por la unión del nombre de la columna mas el nombre de la fila en que se encuentre, por ejemplo: H3 B19 F56 Podemos desplazarnos por las diferentes celdas de una hoja e ir introduciendo los datos en cada una de ellas. Disponemos de diversas formas para realizar el movimiento por las celdas. CON EL RATÓN: Haciendo un clic sobre la celda que se queremos activar. La ventana de la hoja de calculo nos impide visualizar, dado su tamaño, todas las celdas que se incluyen en la misma, con las barras de desplazamiento podremos visualizar todas las celdas de la hoja. CON EL TECLADO: Disponemos de una gran cantidad de posibilidades de movimiento con el teclado. Utilizando las teclas de movimiento del cursor, se desplaza la celda activa de una celda a otra, en la dirección de la flecha. Celda siguiente a la derecha Celda siguiente a la izquierda Celda siguiente hacia abajo Celda siguiente hacia arriba Manual de Excel XP para Docentes

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La tecla INICIO desplaza la celda activa a la primera columna de la fila en que no encontramos. La tecla AvPág desplaza la celda activa a la última fila de la columna que se visualiza en pantalla. La tecla RePág desplaza la celda activa de forma idéntica pero en sentido contrario, hacia arriba. La combinación de teclas ALT+AvPág desplaza la celda activa a la última columna de la fila que se visualiza en pantalla. La combinación de teclas ALT+RePág realiza idéntico desplazamiento en sentido contrario, hacia la izquierda. La combinación de teclas CONTROL+INICIO, desplaza la celda activa a la primera celda de una hoja. CONTROL+Flecha derecha desplaza la celda activa a la última columna de la fila donde nos encontramos. CONTROL+Flecha izquierda, desplaza la celda activa a la primera columna de la fial donde nos encontramos. La combinación de teclas CONTROL + AvPág o RePág, activa hacia la derecha o hacia la izquierda cada una de las hojas de un Libro. Para realizar movimientos mas específicos, concretamente para desplazarnos a la celda de la hoja que decidamos, disponemos de la opción de menú EDICIÓN+IR A: En el cuadro REFERENCIA escribiremos la dirección o nombre de la celda que se desea activar, cualquiera que sea, pulsando a continuación sobre el botón Aceptar. Desde esta misma ventana podremos localizar celdas con un contenido especifico, pulsando el botón ESPECIAL que muestra una nueva ventana que permite especificar parámetros para realizar la búsqueda.

Por ultimo disponemos de una posibilidad de desplazamiento, utilizando la Barra de Fórmulas, y escribiendo sobre el Cuadro de Dirección, la dirección de la celda que se desea activar.

2.2

RANGOS

Un rango es un conjunto o bloques de celdas contiguas dentro de una hoja. Excel permite seleccionar bloques de celdas, sobre los que podremos realizar diversas operaciones.


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Excel identifica un bloque de celdas mediante un nombre que esta formado por la dirección de celda de la esquina del bloque y la dirección de celda de la esquina opuesta, separado con dos puntos, por ejemplo B2:H7. Una sola fila se identifica con el nombre de la misma, seguido de dos puntos, y de nuevo el nombre de la columna A:A, de igual manera para las filas, 2:2. El bloque de celdas seleccionada presenta un color diferente al del resto de las celdas de la hoja. La selección de bloque se desactiva haciendo clic con el ratón en cualquier lugar de la hoja. Para realizar la selección de celdas podemos utilizar, como en todas las opciones del programa, diversas opciones. CON EL RATÓN: Seleccionar un bloque: Posicionamos el puntero del ratón en la primera celda del bloque arrastramos hasta la ultima celda, y al soltar el bloque queda seleccionado. Seleccionar una columna: Haremos un clic en el encabezado de la columna que se desea seleccionar. Seleccionar una fila: Haremos un clic en el encabezado de la fila que se desea seleccionar. Seleccionar toda una hoja. Haremos clic sobre el botón Seleccionar todo situado entre el encabezado de filas y el encabezado de columnas. CON EL TECLADO: Seleccionar un bloque: Activamos la primera celda del bloque, a continuación pulsamos la tecla Mayúsculas, sin soltar, nos desplazamos con las teclas de movimiento del cursor, de esta manera se va seleccionando el bloque en la dirección deseada. La opción de menú EDICIÓN+IR A, permite seleccionar una sola celda o un bloque.

Por último mencionar que se podrá seleccionar celdas o bloques no contiguos dentro de una misma hoja, para realizar esta selección deberemos mantener pulsada la tecla CONTROL y a continuación seleccionar, con el ratón, los bloques deseados Manual de Excel XP para Docentes

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2.3

NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE

En algún caso nos puede interesar utilizar un bloque o celda para realizar varias operaciones, por ejemplo en un bloque de celdas almacenamos las edades de diversas personas, y sobre estos datos queremos calcular la media aritmética, la desviación estándar, realizar un gráfico, etc.. Para facilitar la utilización de estos datos podremos asignar un nombre a este bloque en lugar de utilizar el nombre real del mismo. En el ejemplo anterior podríamos llamar al bloque Edades. Para asignar nombre a una celda o bloque de celdas, seleccionamos las mismas y a continuación activamos la opción de menú INSERTAR+NOMBRE+DEFINIR, aparece la siguiente ventana: En el cuadro Nombres en el libro:, escribiremos el nombre que queremos dar al bloque o celda, sustituyendo el nombre que da Excel a la celda o bloque de celdas seleccionado, haciendo un clic en el botón Agregar, y pulsando finalmente Aceptar. Al mantener seleccionado el bloque o la celda a la que damos nombre en el Cuadro de nombre de la barra de entrada de datos, visualizaremos el nombre del mismo. Desde este mismo cuadro podemos asignar nombre a una celda o bloque, basta con seleccionarlo y editar el cuadro de nombre haciendo un clic sobre el mismo, a continuación se escribirá el nombre. 2.4

TIPOS DE DATOS

Para escribir cualquier dato dentro de una celda en primer lugar debemos activar la misma, haciendo un clic sobre ella. Al comenzar a escribir dentro de la celda activa, la barra de Fórmulas cambia su aspecto en la línea de entrada de datos aparecen los datos que se introducen en la celda y aparecen tres nuevos botones. CANCELAR. Permite cancelar la introducción o modificación de lo escrito en una celda. Esta opción podrá ejecutarse con la tecla ESCAPE. INTRODUCIR. Con este botón aceptamos el contenido de lo escrito, añadiendo el mismo en la celda. La mima función se ejecuta con la tecla INTRO. MODIFICAR FORMULA. Inserta el carácter =, dentro de la celda para escribir una formula. Los datos de la hoja de calculo por tanto se almacenan dentro de cada una de las celdas de la hoja.


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Podemos trabajar con los siguientes tipos de datos. TEXTO. Normalmente serán títulos que se introducen dentro de una celda, se considera texto cualquier carácter. Aparecen alineados a la izquierda dentro de la celda. NUMÉRICOS. Todos los caracteres numéricos. Caracteres especiales que se utilizan como operadores matemáticos, +, -, =, etc. para introducir un número dentro de una celda como un carácter tipo texto el mismo deberá aparecer entre comillas. Estos caracteres por defecto se alinean en la celda a la derecha FECHAS Y HORAS. Este tipo de datos tiene una sintaxis especial Fecha se deberá introducir con el formato siguiente: 9/05/98 o 9-05-98. Hora se introduce con el siguiente formato: 1:04:54 0 1:05. FÓRMULAS. Es tipo de datos permiten la realización de cálculos dentro de una hoja, estarán formados por una combinación de valores numéricos; direcciones de celda y caracteres especiales. Los caracteres utilizados como operadores matemáticos en las formulas son los siguientes: Operadores matemáticos: + * / ^ %

Sumar. Restar. Multiplicar. Dividir. Exponente. Porcentaje.

Operadores Lógicos: = < > <= >= <>

Igual. Menor. Mayor. Menor o igual. Mayor o igual. Distinto.

Las formulas son evaluadas por Excel de izquierda a derecha, no obstante se mantendrá una jerarquía de operaciones que permite que unas se realicen antes que otras. () % ^ *y/ +yPara comenzar a escribir una formula en Excel el primer carácter de la celda debe ser el signo =, seguido de la combinación de operadores y datos que constituyen la operación. Por ejemplo: =B2+D4 =B1^5 =7%*1000

=3+45

FUNCIONES. Son datos tipo fórmula especial, que permiten realizar operaciones de calculo complejas, predefinidas por Excel. Manual de Excel XP para Docentes

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2.5

BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA BORRAR. Para eliminar el contenido de una o varias celdas.

En primer lugar, se selecciona la celda o el bloque y a continuación se dispone de varias opciones para eliminar su contenido. Pulsar la tecla SUPRIMIR. Con la opción de menú EDICIÓN + BORRAR. Esta opción incluye a su vez varios comandos. TODO: Borra contenidos, formatos y comentarios. FORMATOS: Borra formatos, no contenidos. CONTENIDO: Borra contenidos y mantiene formatos. COMENTARIOS: Borra comentarios. Pulsando el botón derecho del ratón (menú contextual) sobre la celda o bloque, aparece una opción que permite borrar contenido. MODIFICAR. Para cambiar el contenido de una celda. Excel permite editar el contenido de una celda para modificar su contenido sin necesidad de volver a escribir el mismo. Hacer doble clic sobre la celda que se desea modificar incorpora en su interior el cursor con el cual se podrá escribir de nuevo sobre el texto. También pulsando en la línea de entrada de datos con el puntero del ratón, aparece el cursor que permite modificar datos. 2.6

GESTIÓN DE LIBROS

2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO Al iniciar el trabajo con Excel se incorpora, por defecto, un nuevo Libro en blanco en la ventana. Cuando se desea incorporar un nuevo Libro en la ventana de trabajo se dispone de varias opciones: Utilizando la opción de menú ARCHIVO + NUEVO, aparece la siguiente ventana en el de tareas: Selecciona nuevo documento en blanco. Selecciona nuevo a partir de un documento existente. Selecciona nuevo a partir de plantillas.


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También podemos hacerlo desde la barra de herramientas con el botón correspondiente. Excel aportara una hoja nueva de cálculo de forma rápida.

2.6.2 GUARDAR UN LIBRO Una vez realizado sobre el Libro el trabajo, debemos guardar el mismo. Si es la primera vez que se guarda el Libro, deberemos indicar la unidad o carpeta, donde se desea guardar y asignar un nombre al mismo. Los Libros creados en Excel recibirán la extensión XLS. Se dispone de distintas opciones para guardar el LIBRO: Menú ARCHIVO + GUARDAR Menú ARCHIVO + GUARDAR COMO Desde el botón de la barra de herramientas. Siempre que cerramos un fichero no guardado previamente.


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En la parte superior de la ventana se debe indicar el lugar en que se desea guardar dicho Libro, mediante la lista desplegable que incorpora dicho cuadro se podrá seleccionar la unidad deseada. A continuación en Nombre del archivo, se escribirá el nombre que se asignará al Libro. Por ultimo haremos un clic sobre el botón Guardar. Si el documento fue guardado con anterioridad la funcionalidad de las tres opciones varia, al seleccionar la opción ARCHIVO+GUARDAR, o el botón Guardar de la barra de herramientas, automáticamente el programa guarda las modificaciones que se hayan realizado sobre el Libro abierto, sin necesidad de especificar la unidad o carpeta donde se desea almacenar el mismo. La opción de menú ARCHIVO + GUARDAR COMO, nos llevará de nuevo a la ventana anterior, permitiendo en este caso guardar el Libro en una nueva unidad o carpeta o bien asignar un nuevo nombre al mismo. 2.6.3 ABRIR UN LIBRO Dicha opción permite incorporar en pantalla el contenido de un Libro guardado con anterioridad, permitiendo al realizar sobre el mismo modificaciones o cambios. Disponemos de dos opciones para Abrir un Libro: Mediante la opción de menú ARCHIVO + ABRIR. Mediante el botón de la barra de herramientas Abrir,


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Cualquiera de estas opciones presenta en pantalla la siguiente ventana:

En el cuadro Buscar en, se debe localizar la unidad o carpeta donde se encuentra dicho Libro, mediante la lista desplegable que le acompaña, se podrá seleccionar dicha unidad, una vez seleccionada, el cuadro inferior mostrará todos los documentos que contiene. Por ultimo se selecciona el Libro deseado y se hace un clic en el botón Abrir o doble clic sobre el icono del Libro. Esta ventana incorpora una serie de opciones que ayudan a localizar el Libro que se quiere abrir, por fecha, por tipo, por tamaño, etc., y buscar el mismo si se desconoce su ubicación exacta.


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Ejercicio 1: Guardar un libro INSTRUCCIONES: Rellenar la siguiente hoja de datos, calculando mediante el uso de formulas las columna y fila de totales. Guarda el libro en tu disco duro, con el nombre de MATRICULACIÓN.


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CAPÍTULO 3: FORMATOS

Las opciones de Formato permiten modificar la apariencia de los datos que se introducen en una hoja.

Los formatos se aplican sobre los datos, dependiendo del tipo de datos del que se trate, podrán aplicarse bordes y sombreados, modificar los altos y anchos de las filas y columnas, proteger celdas, etc 3.1

FORMATO NUMERICO

Todas las posibilidades de formatos aparecen agrupados en la opción de menú FORMATO + CELDAS, que muestra en una ventana todas las opciones disponibles. Esta ventana presenta seis fichas diferentes con todos las opciones de formatos. Para activar cada una de ellas, basta con hacer un clic sobre la pestaña deseada.


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3.1.1 FORMATO NUMERICO Agrupa todas las opciones de formato que se pueden aplicar sobre datos numéricos. Las opciones de formato más comunes podrán ejecutarse desde los botones de la barra de herramientas Formato. GENERAL. No presenta un formato especifico de número, este formato permite visualizar los datos tal como se escriben en la celda. NÚMERO. Permite visualizar los caracteres numéricos con posiciones decimales y con separador de miles. No obstante al escribir un número en una celda el podrá escribir tanto los decimales como los separadores de miles. MONEDA. Formato similar al Formato Número, permite introducir el símbolo de la moneda utilizada. CONTABILIDAD. Idéntico al formato Moneda, alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Las anteriores opciones de formato están disponibles en la barra de herramientas Formato, en los siguientes botones. Estilo moneda. Estilo euro. Estilo porcentual. Estilo millares. Aumentar decimales. Disminuir decimales. FECHA. Ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo fecha introducidos en una celda, por ejemplo: Diciembre 12, 1999 Dic, 1999 HORA. ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo hora introducidos en una celda, por ejemplo: 13:30 1:30 PM PORCENTAJE. Multiplica un valor numérico por 100 y añade el carácter por ciento, %. Esta opción aparece en el botón Estilo porcentual de la barra de herramientas Formato, mencionado con anterioridad. FRACCIÓN. Permite aplicar formatos a los datos fraccionarios de una celda. CIENTÍFICA. Presenta los datos numéricos en forma de producto de un valor por una potencia de 10, redondeando los números. Se aplica sobre datos numéricos muy grandes. TEXTO. Las celdas con este formato, son tratadas como texto aunque el contenido de las mismas sean números. ESPECIAL. Para datos específicos, teléfonos, códigos postales, etc. Son útiles para hacer un seguimiento de valores de listas y de bases de datos. PERSONALIZADA. Permite crear al formatos propios, mediante el uso de caracteres especiales.


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3.1.2 ALINEACION Dicha opción de menú se activa también desde la ventana de Formatos, seleccionando la pestaña Alineación. Permite alinear el contenido dentro de una celda. La ventana de alineación es la siguiente ALINEACIÓN DEL TEXTO. Cambia la alineación vertical u horizontal del contenido de la celda, según el criterio del . A través de dos listas despegables que permiten seleccionar esta alineación, general, centrar, derecha, justificar, etc. Mediante la barra de herramientas formatos, se podrán realizar algunas de las alienaciones horizontales más comunes. CENTRAR, Centra el contenido de la celda. ALINEAR A LA IZQUIERDA, Presenta los datos de una celda alineados a la izquierda. ALINEAR A LA DERECHA, Presenta los datos de una celda alineados a la derecha. COMBINAR Y CENTRAR, Combina dos o más celdas contiguas para crear una sola, centrando su contenido. En el cuadro Control de Texto, aparecen tres opciones de formato, que podrán activarse pulsando sobre el cuadro de verificación que aparece delante de ellas. AJUSTAR TEXTO. Ajusta el texto en la celda en varias líneas. REDUCIR HASTA AJUSTAR. Reduce el tamaño de los caracteres de la celda para ajustar los mismos a la anchura de esta. COMBINAR CELDA. Combina dos o más celdas contiguas creando una única celda. El cuadro de Orientación, permite orientar el contenido dentro de una celda de forma vertical o estableciendo el grado de giro deseado.

Este giro se establece determinando los grados deseados en el cuadro Grados, o bien pulsando sobre la Flecha de giro y moviéndola hasta el punto de giro deseado. 3.1.3 FUENTE Incluido en la opción de menú FORMATO+CELDAS, dentro de la pestaña de Fuentes.


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FUENTE muestra algunos de los atributos que se pueden aplicar, Tipos de Fuente, Estilo de fuente y Tamaño, incorporando además algunos atributos especiales. Presenta la siguiente ventana:

FUENTE: En este cuadro se podrá seleccionar el tipo de letra que se desea aplicar sobre los datos de la celda o celdas. ESTILOS: Se podrá aplicar a la fuente diferentes estilos como negrita, cursiva, etc. TAMAÑO: Permite establecer el tamaño de la fuente. SUBRAYADO: Incluye en una lista despegable diferentes opciones de subrayado, doble subrayado, simple, etc., que podrán aplicarse sobre el contenido de la celda. COLOR: Presenta las diferentes opciones de color que se pueden aplicar sobre los datos. EFECTOS: Incluye algunos efectos especiales que se pueden aplicar sobre los datos, tachado, superíndices, subíndice. En la parte inferior derecha de la ventana en el cuadro Vista Previa, se ofrece una muestra de los atributos que se aplican en las opciones de formato. La barra de herramientas incluye la posibilidad de aplicar las opciones de formato más comunes incluidas en esta ventana.


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3.1.4 BORDES

Esta opción de formato permite crear líneas y sombreados, que resaltan determinados lugares de la hoja. En primer lugar se deberá seleccionar la celda o bloques de celdas sobre las que se desea aplicar el formato. A continuación se selecciona la opción de menú FORMATO + CELDAS, y se activa la pestaña Bordes. Aparece la siguiente ventana en la pantalla: PREESTABLECIDOS. Incluye una serie de trazados de líneas, que se aplicaran haciendo un clic con el ratón sobre el mismo. CONTORNO. Agrega un trazado de líneas alrededor del bloque de celdas o de la celda seleccionada. NINGUNO. Elimina el trazado de líneas del bloque o celda seleccionado. INTERIOR. Solo podrá aplicarse sobre un bloque, agrega un trazado de líneas interiores en este. BORDE. Incluye en forma de botones todas las opciones de trazado de líneas de forma individualizada. Borde inferior, borde superior, interior, derecho, izquierdo, interior horizontal, interior vertical, etc. Haciendo un clic en cada uno de estos botones se podrá establecer el trazado de líneas específico que desee el . LÍNEAS, ESTILOS. Permite seleccionar el tipo de línea que se desea aplicar. COLOR. Incluye los diferentes colores que pueden aplicarse a las líneas de bordes. La barra de herramientas Formato incluye un botón denominado Bordes, desde el cual se podrán aplicar los bordes sobre las celdas. Este botón lleva asociada otra barra denominada Bordes, que incluye en forma de botones todos los tipos de bordes antes mencionados.


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3.1.5 TRAMAS Esta opción de formato permite aplicar un determinado color sobre la celda o celdas seleccionadas. Se activa con la opción de menú FORMATO + CELDAS, seleccionando la pestaña Tramas, aparece en la pantalla la siguiente ventana: COLOR. Permite seleccionar el color que se desea utilizar como relleno. TRAMA. Incorpora diferentes estilos de relleno. MUESTRA En este recuadro visualizamos de forma previa la trama.

3.2

FORMATO DE FILAS

Mediante esta opción de formato, se podrá modificar el aspecto de las filas. Todos los formatos de filas aparecen incluidos en la opción de menú FORMATOS + FILAS, que incorpora un submenú con todas las posibilidades.


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ALTO: desde esta opción de menú se puede modificar el alto de una columna, en primer lugar se deberá seleccionar la misma, a continuación activar esta opción, aparece la siguiente ventana Por defecto Excel fija la altura de las filas en 12,75 puntos, el podrá modificar la altura en el cuadro Alto de fila, pudiendo aplicar valores desde 0 hasta 409 puntos. También podrá modificarse la altura de la fila directamente desde la hoja. Posicionando el puntero del ratón entre la línea divisoria de filas en el encabezado de filas, este cambia de forma y aparece una doble flecha, arrastrando podrá modificarse la altura. AUTOAJUSTAR: ajusta la altura de la fila en función de la altura de fila más alta de una selección. MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las filas seleccionadas en la hoja, esta opción no elimina las filas. 3.3

FORMATO DE COLUMNAS

Modifica el aspecto de las columnas de una hoja de cálculo. Todas las opciones de formato aparecen recogidas en la opción de menú FORMATO + COLUMNA, que a su vez incluye un submenú con todas las opciones disponibles. ANCHO. Permite modificar el ancho de la columna, seleccionamos en primer lugar la columna que se desea modificar, y activamos la opción de menú, aparece la siguiente ventana: Por defecto Excel fija el ancho de la columna en 10,71 puntos, es este cuadro el podrá escribir el ancho que desea aplicar. Esta opción podrá ser modificada directamente desde la hoja, posicionando el puntero del ratón en la línea divisoria de columnas, en el encabezado de columnas, este toma la forma de flecha de doble punta, arrastrando podrá modificarse el ancho. AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN. Establece un ancho de columna automático, de tal forma que permita visualizar el contenido de las celdas de la columna. MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las columnas seleccionadas en la hoja. ANCHO ESTÁNDAR DE LA COLUMNA. Cumple una función similar a la opción Ancho. El valor que por defecto da Excel a una columna será de 10, 71 puntos, el podrá modificar este valor entre 0 y 255 puntos. Manual de Excel XP para Docentes

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3.4

AUTOFORMATO

Excel incorpora una serie de autoformatos preestablecidos que el podrá aplicar sobre la hoja. En primer lugar seleccionara el bloque de celdas sobre las cuales se desea aplicar, a continuación se activa la opción de menú FORMATOS + AUTOFORMATO. En el cuadro Formatos de tabla aparecen todas las opciones de autoformatos disponibles en Excel, en la misma ventana disponemos de una vista previa del formato antes de seleccionarlo.


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Ejercicio 2: Aplicar formatos INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo calculando laS columnas de SUBTOTALES, TOTALES, Y los distintos PORCENTAJES. Aplica sobre la misma las diferentes opciones de formato.


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CAPÍTULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS

4.1

COPIAR CORTAR Y PEGAR

Una de las posibilidades fundamentales de la hoja de calculo es la de realizar operaciones complejas y poder aplicar esta misma operación a una larga lista de valores sin necesidad de modificar la expresión original

4.1.1 COPIAR Permite trasladar el contenido de una celda o un bloque seleccionado sin suprimirlo de su posición original. En primer lugar se debe seleccionar la celda o bloque que se quiere copiar. Una vez seleccionado copiamos el mismo, para realizar esta operación disponemos de varias opciones. Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + COPIAR. Seleccionar el botón de la barra de herramientas Copiar.

La celda o bloque copiado es enviado en ese momento al PORTAPAPELES de Windows. Manual de Excel XP para Docentes

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Posteriormente nos posicionamos en el lugar de la hoja donde deseamos incorporar el contenido copiado y seleccionamos la opción Pegar. La opción de copiar también podrá realizarse utilizando el ratón, cuando las celdas donde se desea copiar sean contiguas a la celda origen. En primer lugar se selecciona la celda o bloque que se desea copiar. Posicionar el puntero del ratón en el cuadro de llenado rápido de la celda. En ese punto el puntero del ratón adopta la forma de cruz, +, arrastrando a continuación a todas las celdas donde se quiere copiar el origen y soltando el ratón, se copia el contenido. Mediante la combinación de teclas CTROL+ C para activar la orden copiar y su complementaria que seria pegar mediante la combinación CTROL + V. 4.1.2 CORTAR Esta opción permite mover el contenido de una celda o un bloque de un lugar a otro del Libro, o trasladarlo a Libros diferentes. El funcionamiento es similar al descrito para la opción COPIAR. En primer lugar se selecciona el bloque o celda que se quiere mover. Una vez seleccionado disponemos de varias opciones para cortar el mismo Seleccionar la opción del menú EDICIÓN + CORTAR. Seleccionar el botón Cortar de la barra de herramientas Estándar: En ese momento el bloque o celda seleccionada desaparece del documento y se traslada al Portapapeles de Windows. Nos posicionamos en el lugar de la hoja en donde deseamos incorporar la parte del documento cortado y seleccionando la opción PEGAR, utilizando cualquiera de las dos formas antes mencionadas, se incorpora el texto en ese lugar del Libro. De igual manera el mismo permanece en el PORTAPAPELES hasta el momento en que se vuelva a ejecutar la opción de COPIAR o CORTAR. Mediante la combinación de teclas CTROL+ X para activar la orden copiar y su complementaria que seria pegar mediante la combinación CTROL + V. 4.1.3 PEGAR Esta opción recupera el contenido del PORTAPAPELES de Windows incorporando el mismo en el lugar deseado, dicho contenido permanece en el PORTAPAPELES, con lo cual se podrá pegar tantas veces como se quiera.


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Para ejecutar la opción de pegado disponemos de diferentes opciones: Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + PEGAR. Seleccionar el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar Excel Xp dispone de un portapapeles múltiple que permite al capturar distintas celdas, textos, gráficos, etc a la vez depositando su contenido en cada uno de los 24 portapapeles que ofrece y descargarlos mediante Pegar de forma consecutiva o por trocitos individuales. Esta ventaja aportada por Microsoft Office hace que su uso resulte mucho más cómodo para cualquier . 4.2

FORMULAS

Una formula combina valores y operadores en una expresión algebraica. El resultado aparece en la celda que contenga la formula. Dentro de una celda, podemos escribir una expresión matemática mezclando valores numéricos y operadores matemáticos. Al aceptar una expresión de este tipo en la celda aparecerá el resultado de la operación, en la línea de entrada de datos podremos ver la operación matemática tal como fue introducida. De la misma forma en que se pueden construir operaciones directas en la formula, podremos construir operaciones con los valores de otras celdas de la hoja, por ejemplo: A1+8-G8, en la celda veremos el resultado de esta operación y en la línea de entrada de datos la formula tal como fue escrita.

Para escribir una formula dentro de una celda debemos escribir comenzando con un signo matemático, normalmente el signo =, aunque podemos igualmente utilizar el signo +. Para facilitar la introducción de estas expresiones podemos ayudarnos del ratón, para ello tenemos que escribir los signos matemáticos, es decir las operaciones y paréntesis y seleccionar con el ratón las celdas con las que queremos operar. Este tipo de expresiones son la esencia de la utilidad de la hoja de calculo, es decir situar los datos de origen en unas celdas, y las operaciones en otras celdas distintas pero tomando el valor de esos datos a través de sus direcciones de celda. Si una vez escritas las formulas modificamos el valor de los datos originales, la hoja de cálculo actualizara automáticamente todas las operaciones, teniéndose siempre en pantalla resultados reales. De hecho, este recálculo se realiza para todo el cuaderno cada vez que aceptamos un contenido en una celda.

Si realizamos una operación no valida, por ejemplo dividir entre cero, en la celda aparece un aviso de error, pero la expresión sigue siendo valida cuando solucionamos el problema, por ejemplo escribimos un valor en la celda que hace de divisor.


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4.3

COPIAR FORMULAS

El proceso utilizado para copiar fórmulas es el mismo que el utilizado para cualquier tipo de datos, sin embargo el resultado obtenido será diferente. 4.3.1 REFERENCIAS Una referencia permite identificar un bloque o una celda determinada en una hoja de calculo, mediante su dirección Ejemplo: A1, B2:B5. Estas direcciones indican a Excel el lugar de la hoja donde localizar determinados valores. 4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS Al copiar formulas con Referencias relativas, Excel cambia las direcciones de bloque o celda, adaptándose automáticamente a la posición que ocupa la celda que se ha copiado. Ejemplo:

Al copiar la formula de la celda E4 en el resto de celdas de la columna E Excel actualiza su contenido en función de la nueva posición de la formula copiada. De forma idéntica pasa con la fila 7 de los totales por mes. 4.3.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea copiar formulas y se desea conservar fija una referencia de celda o bloque. Para fijar una referencia absoluta se utiliza el símbolo del dólar, $, delante de la letra de la columna y del número de la fila. La definición de una celda en valor absoluto la realizaremos con la tecla de funciones F4 o escribiendo en la formula el símbolo de $.


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Por ejemplo:

4.3.4 REFERENCISA MIXTAS Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea fijar como referencia absoluta solo una parte de la dirección de celda o bloque, bien sea la columna o la fila. Por ejemplo, B$2+C$2 4.3.5 SERIES Permite llenar a partir de un valor, una serie de números o fechas, el bloque seleccionado de forma automática. Para crear una serie activamos la opción de menú EDICIÓN+RELLENAR+SERIES. Aparece la siguiente ventana en la pantalla:

En el botón SERIES se selecciona el lugar donde se introducirá la serie, en filas o columnas. TIPO: Permite seleccionar entre los diferentes tipos de series disponibles, Lineal, Geométrica, Cronológica, etc. En el cuadro INCREMENTO se escribe el número en que aumenta o disminuye la serie. LIMITE: Permite especificar el valor máximo de la serie.


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4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS Excel incorpora una serie de listas personalizadas con datos tipo texto, con lo que supone datos de uso frecuente, por ejemplo los meses del año, los días de la semana, etc., de tal forma que con incluir en una celda cualquier dato de esta lista, con el uso del botón de relleno rápido de la celda se puede trasladar todo el contenido de la lista a otras celdas de la hoja. El de la aplicación podrá crear sus propias listas de datos. La opción de menú que contiene esta posibilidad se activa desde el menú HERRAMIENTAS+ OPCIONES, pulsando sobre la pestaña de Listas personalizadas.

En el cuadro de listas personalizadas aparecen todas las listas existentes, una de las opciones se denomina Nueva lista y permite agregar listas desde esta ventana, pulsando sobre esta opción y con el botón agregar el podrá escribir sus propias listas en entradas de lista. 4.4

BUSCAR Y REMPLAZAR

Estas opciones permiten localizar celdas con texto o números y cambiar su contenido, podrán utilizarse de forma conjunta. BUSCAR Permite localizar celda con el contenido indicado por el . Para activar la búsqueda se activa la opción de menú EDICIÓN + BUSCAR, aparece la siguiente ventana: En el cuadro Buscar se escribirá el contenido que se desea encontrar en la hoja. A continuación pulsando en el boto Buscar siguiente, ira localizando a lo largo de la hoja las celdas que contengan el contenido antes especificado. REEMPLAZAR Desde la ventana anterior se podrá activar esta opción pulsando en el botón Reemplazar, o bien con la opción de menú EDICIÓN+REEMPLAZAR.


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La ventana de reemplazar es similar a la de buscar, esta incluye un cuadro donde se incluye el nuevo texto. La opción de reemplazar podría realizarse sobre todo el documento con el Botón Reemplazar todas, o bien reemplazar solo en alguna celda determinada con la opción de Buscar siguiente, y a pulsando a continuación el botón Reemplazar. 4.5

ORTOGRAFIA

Excel incorpora un corrector ortográfico que permite realizar una revisión del Libro de trabajo. Para activar el mismo se selecciona la opción de menú HERRAMIENTAS + ORTOGRAFÍA, muestra la siguiente ventana:

El corrector localiza las palabras que no contiene su diccionario y las muestra en el cuadro ortografía ofreciendo en la parte inferior en el cuadro Sugerencias las posibles soluciones al error gramatical.


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Los botones Omitir y Omitir todas se utiliza para mantener en el libro palabras que el corrector detecta como error pero que para el pueden no serlo. Cambiar permite corregir el error y sustituirlo por la alguna de las sugerencias que presenta el corrector. El botón Agregar permite incorporar en el diccionario de Excel palabras que no contuviera el mismo. Autocorrección realiza el cambio de forma automática incorporando en la celda la primera de las sugerencias que ofrece la ortografía.


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Ejercicio 3: Realizar cálculos y aplicar formatos INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de datos. Estima los alumnos matriculados en el curso 2005/2006 sabiendo que: En En En En

el el el el

curso 2002/2003 creció un 2% con respecto al año anterior curo 2003/2004 decreció un 1,5% con respecto al año anterior curo 2004/2005 decreció un 1,7% con respecto al año anterior curo 2005/2006 crecerá un 0,3% con respecto al año anterior

Por ultimo aplica sobre las celdas los formatos adecuados.


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CAPÍTULO 5: FORMATO DE HOJAS

5.1

LAS HOJAS DE CALCULO

Los libros de trabajo son los documentos donde se crean y almacenan los datos, el de la aplicación podrá determinar el número de hojas que desea en cada libro. Seleccionamos la opción de menú HERRAMIENTAS+OPCIONES, y activamos la ficha General, aparece en la pantalla la siguiente ventana.

En el cuadro Número de hojas en nuevo libro el podrá escribir el número de hojas que desea, el número máximo de hojas de un Libro son 255. 5.2

DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA

Para activar una hoja determinada de un libro de trabajo, bastará con hacer un clic con el puntero del ratón sobre la solapa de la hoja deseada. Si el libro de trabajo incluye un número grande de hojas, la ventana del libro solo se visualizaran aproximadamente las 7 primeras hojas, en este caso el podrá desplazarse por las diferentes pestañas del libro utilizando los botones de desplazamiento situados en el extremo derecho de la barra de desplazamiento inferior. Esta barra incluye los siguientes botones.


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Utilizando los botones en forma de flecha que aparecen en la parte inicial de esta barra, podemos movernos por las distintas hojas del libro. 5.3

MOVER LAS HOJAS

Para desplazar las hojas de una posición a otra dentro de un libro, haremos un clic sobre la pestaña de la hoja que se deseamos mover y arrastraremos la misma sobre la lista de pestañas del libro, aparece un punto en forma de triángulo que permite identificar el lugar donde se desea situar la hoja. 5.4

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA

Mediante esta opción podremos especificar un nombre para cada una de las hojas del libro, esta opción facilitará la identificación de la hoja con su contenido. Activando la hoja a la cual se desea cambiar de nombre, a continuación se selecciona la opción FORMATO + HOJA + CAMBIAR NOMBRE, la pestaña de la hoja aparece marcada en negro, en ese momento se podrá escribir el nombre de la hoja. Haciendo un doble clic sobre la pestaña de la hoja, también podrá modificarse el nombre de la hoja.

5.5

ELIMINAR E INSERTAR HOJAS

Para insertar mas hojas en el libro, se activa la opción de menú INSERTAR + HOJA, y automáticamente se incorpora una nueva hoja a la derecha de la hoja activa en ese momento.


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Para eliminar una o varias hojas, se seleccionan estas y se activa la opción de menú EDICIÓN +ELIMINAR HOJA.

También podemos actuar con el botón derecho del ratón. 5.6

OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA

Podremos ocultar la hoja activa de un libro en Excel, la hoja permanecerá abierta y se podrá tener a ella desde otras hojas, pero no se verá. No se puede ocultar la hoja de un libro si es la única visible. Para ocultar la hoja activa, seleccionaremos la opción de menú FORMATO+HOJA+OCULTAR, de forma automática dejaremos de ver esta en nuestro libro de trabajo. Si queremos volver a visualizar la hoja oculta, deberemos seleccionar la opción de menú FORMATO+HOJA+MOSTRAR, aparece la siguiente ventana:

Esta ventana muestra en el cuadro grande central, la relación de todas las hojas que hemos ocultado anteriormente, deberemos seleccionar la que en estos momentos deseamos volver a ver y pulsar en el botón Aceptar. La hoja seleccionada aparecerá de nuevo en el libro de trabajo. Manual de Excel XP para Docentes

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5.7

FONDO DE LA HOJA

Podremos inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de cálculo según la imagen de mapa de bits seleccionada. Para aplicar una imagen de fondo seleccionamos la opción FORMATO+HOJA+FONDO, aparece la siguiente ventana:

Deberemos seleccionar la carpeta donde se encuentra la imagen que queremos aplicar como fondo de nuestra hoja, una vez localizada aparecerán todas las imágenes que contiene, seleccionaremos la que deseamos y pulsamos el botón Aceptar. Esta ventana nos permite visualizar las imágenes antes de aplicarlas como fondo, para obtener una imagen previa de la misma o para ayudarnos a reconocerla, para ello haremos un clic en el nombre del fichero que contiene la imagen, y en la parte derecha de la ventana obtendremos una vista del contenido de dicho fichero, repetiremos esta acción con todos los ficheros de imagen antes de seleccionar el que deseemos. Si deseamos eliminar la imagen de fondo de nuestra hoja, seleccionaremos la opción de menú FORMATO+HOJA+ELIMINAR FONDO, de forma automática desaparecerá la imagen y volveremos a visualizar nuestra hoja de calculo.


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Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja INSTRUCCIONES: Vamos a realizar la siguiente hoja de cálculo, a partir del horario de clases, vamos a calcular las horas que este profesor dedica a su trabajo, sin contar el tiempo de recreo. Ni los cinco minutos de descanso entre clase y clase. Para finalizar debemos, cambiar el nombre de la hoja por el de Horario, aplicaremos un color de etiqueta Amarillo, y utilizaremos como imagen de fondo una imagen con logotipo de Educamadrid


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CAPÍTULO 6: FUNCIONES

Las funciones son operaciones o formulas integradas y predeterminadas por Excel que permiten realizar cálculos complejos. 6.1

INTRODUCCION

Las funciones se introducen dentro de una fórmula; para escribir una función utilizamos la siguiente sintaxis. En primer lugar el signo (=), como si se tratara de una formula normal. A continuación el nombre de la función. Ejemplo: Suma, Hoy, Si, Máx., Min, etc.

Entre paréntesis se escribirán cada uno de los Argumentos de la función se parados por (;). Los argumento son los parámetros básicos de calculo y variaran de una función a otra, un argumento puede ser un número, una dirección de celda, una dirección de bloque, etc.

Ejemplo: =MAX(A1;A5:B3;55) =SI(A1>5;”SI”;”NO”)

6.2

EL ASISTENTE DE FUNCIONES

Para facilitar el trabajo con funciones Excel incorpora una asistente que facilita la inserción de funciones dentro de la hoja. Para activar el asistente, seleccionamos la opción de menú INSERTAR+FUNCIÓN, o bien pulsamos el botón de la barra de herramientas estándar, Pegar función: Aparece en la pantalla la siguiente ventana: Esta ventana muestra todas las funciones existentes en Excel agrupadas en categorías, seleccionando en el cuadro de Categorías de la función la deseada, muestra en el cuadro Nombre de la función todas las funciones incluidas en esa categoría.


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Algunas de las principales funciones que se incluyen son: Lógicas: SÍ NO Y VERDADERO O Estadísticas: MAX MIN MEDIANA MODA PROMEDIO VAR Fecha y hora: AHORA AÑO DÍA HOY MES MINUTO SEGUNDO Matemáticas y trigonométricas: ABS COS ENTERO LOG POTENCIA PI PRODUCTO RAIZ SENO SUMA Información. CELDA TIPO N La categoría Todas, incluye la relación de todas las funciones disponibles. La categoría Usadas recientemente, incluye una relación de las funciones usadas en sesiones de trabajo anterior. El de Excel selecciona la función deseada y esta se incorpora en la línea de entrada de datos, modificando su configuración original, y mostrando el siguiente cuadro: Manual de Excel XP para Docentes

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Este cuadro ofrece una pequeña descripción de la opción seleccionada, y ofrece ayuda a cerca de los diferentes argumentos que se incluyen en la función.


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6.3

AUTOSUMA

Una de las funciones mas utilizadas es la Suma, podemos activar la misma sin necesidad de escribir la formula, activando directamente el botón Autosuma de la barra de herramientas, Estándar. Para ello deberemos situarnos debajo del grupo de celdas que queremos sumar o a la izquierda de las mismas, y hacer un clic sobre dicho botón. 6.4

TIPOS DE FUNCION

A continuación vamos a agrupar las funciones para una más fácil comprensión y utilización. Las siguientes agrupaciones muestran las funciones mas utilizadas. 6.4.1 FUNCIONES MATEMATICAS Mediante las funciones matemáticas y trigonométricas, podemos ejecutar cálculos matemáticos simples y complejos, como el cálculo del valor total de un rango de celdas, el del valor total de un rango de celdas que cumplan una condición en otro rango o redondear números. Funciones Función

Descripción

Suma

Suma todos los números de un rango.

Raíz

Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Cociente Entero

Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una división. Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Potencia

Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

Producto

Seno

Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto. Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo. Devuelve el número 3,14159265358979, o la constante matemática p, con una exactitud de 15 dígitos. Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo. Devuelve el seno de un ángulo determinado.

Cos

Devuelve el coseno de un número.

Tan

Devuelve la tangente del ángulo dado.

ABS Pi Aleatorio

6.4.2 FUNCIONES FINANCIERAS Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos.


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Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen: Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos. Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión. Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo. Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión. Por ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado. Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión. Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al comienzo o al final de mes. Función NPER PAGO PAGOINT PAGOPRINT VA TASA

Descripción Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y en la tasa de interés constante. Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés constante. Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones.

6.4.3 FUNCIONES LOGICAS Podemos utilizar estas funciones para ver si una condición es cierta o falsa o, para comprobar varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la función SI para determinar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, se devolverá un valor y, si la condición es falsa, se devolverá otro. Función SI

Descripción

VERDADERO

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilizaremos SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Devuelve el valor lógico VERDADERO.

FALSO

Devuelve el valor lógico FALSO.


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6.4.4 FUNCIONES FECHA/HORA Función

Descripción

AHORA

Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

DÍA

AÑO

Devuelve el día del mes correspondiente a núm_de_serie. El día se expresa como un número entero comprendido entre 1 y 31. Devuelve la hora correspondiente al argumento núm_de_serie. La hora se expresa como un número entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.). Devuelve el mes que corresponde a núm_de_serie. El mes se expresa como un número entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Convierte números en años.

FECHA

Devuelve el número de serie de una fecha determinada.

HOY

Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora.

HORA MES

6.4.5 FUNCIONES ESTADISTICAS Las funciones estadísticas ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos. Por ejemplo, una función estadística puede proporcionar información estadística acerca de una línea recta trazada como resultado de un conjunto de valores, como la pendiente de la línea y la intersección "y" o acerca de los puntos reales que componen la línea. Función

Descripción

MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

MODA

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición. Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

PROMEDIO MEDIANA DESVEST CONTAR VAR

Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio). Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Calcula la varianza de una muestra.

6.4.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Si queremos buscar valores en listas o tablas podemos utilizar las funciones de consulta y referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna de otra tabla, usaremos la función BUSCARV. Para determinar la posición de un valor en una lista, utilizamos la función COINCIDIR. Función BUSCARH

Descripción Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Usaremos BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de


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BUSCARV

COINCIDIR

datos y queramos encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilizamos BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Usaremos COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando queremos conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

6.4.7 FUNCIONES DE CADENA Mediante las funciones de Cadena o de Texto podemos manipular cadenas de texto en fórmulas. Por ejemplo, podemos cambiar o determinarse la longitud de una cadena de texto. También podemos unir o concatenar una fecha o una cadena de texto. Función

Descripción

CONCATENAR

Concatena argumentos de texto.

DERECHA

MAYUSC

Devuelve o extrae el último carácter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto. Extrae el carácter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto. Convierte el texto en mayúsculas.

MINUSC

Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.

NOMPROPIO TEXTO

Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas. Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico.

VALOR

Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.

DECIMAL

Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.

IZQUIERDA

6.5

FUNCIONES ANIDADAS

Podemos utilizar funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #(VALOR! Por ejemplo, en la siguiente fórmula se utiliza una función PROMEDIO anidada y se compara con el valor 50. La comparación devolverá VERDADERO o FALSO, ya que éste es el tipo de valor necesario para el primer argumento de una función SI. =SI(PROMEDIO(H3:H5)>50;SUMA(G2:G5);0) Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Cuando creamos una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Manual de Excel XP para Docentes

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De la misma forma que una función puede contener otras funciones en su interior, una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados.


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Ejercicio 5: Trabajar con funciones estadísticas y matemáticas INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo calculando todas las columnas de media, Nota máxima y Nota mínima, con funciones.


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Ejercicio 6: Trabajar con funciones de fecha y hora INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo para la obtención del número exacto de horas trabajadas durante la semana laboral.


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Ejercicio 7: Trabajar con funciones lógicas INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para el cálculo de todas las medias y la Nota final


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Ejercicio 8: La Función Buscar INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para obtener las distintas medias. Halla la nota numérica asociada a la calificación del trabajo final mediante la función BUSCAR y por último halla la nota final, calculando el promedio entre la MEDIA DEL CURSO y la NOTA DEL TRABAJO.


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CAPÍTULO 7: IMPRIMIR

7.1

CONFIGURAR LA IMPRESIÓN

Antes de realizar la impresión de los datos contenidos en la hoja de cálculo se deberán realizar una serie de operaciones que permiten preparar el documento y configurar los parámetros básicos de la impresión. Para activar esta opción se activa la opción de menú ARCHIVO+CONFIGURAR PÁGINA. Aparece la siguiente ventana:

Esta ventana incorpora una serie de pestañas que nos permiten realizar todas las operaciones básicas de configuración. PÁGINA. Se definen en esta solapa las características específicas de la hoja a imprimir, su orientación, el tipo de papel utilizado, y la escala de impresión. MÁRGENES. Esta pestaña se activa haciendo un clic sobre el nombre de la misma. Presenta la siguiente ventana:


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En esta ventana el especifica las medidas de los márgenes y los encabezados dentro de la página. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA. Al seleccionar esta pestaña se visualiza en la pantalla la siguiente ventana 7.2

IMPRIMIR

Esta opción permite imprimir un documento, la misma se puede ejecutar de varias forma, mediante la opción del menú ARCHIVO+IMPRIMIR, en este caso aparece una ventana en la que se pueden modificar algunas opciones de impresión. En el cuadro Impresora se podrá seleccionar la impresora a la que deseamos enviar el documento. En el cuadro imprimir, se especifican las áreas de la hoja que se desean imprimir. Podrán imprimirse todas las hojas o especificar el número de páginas que se desean imprimir.

En el cuadro Intervalo de páginas, se determinan el número de páginas que se quieren imprimir. En Copias se indicara el número de copias que se quieren realizar, estableciendo en el botón Intercalar el orden de impresión si se realizan varias copias. Manual de Excel XP para Docentes

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Para imprimir automáticamente un documento sin especificar criterios de impresión se utiliza el botón de Imprimir de la barra de herramientas estándar, en el modo de trabajo normal con la hoja de cálculo 7.3

VISTA PRELIMINAR

Esta opción permite visualizar la parte de la hoja con contenido, de forma similar a como quedaría una vez impresa. La opción de visualización preliminar se activa desde la opción de menú ARCHIVO+VISTA PRELIMINAR o bien pulsando el botón de la barra de herramientas Estándar, Vista preliminar, Aparece en pantalla una nueva barra de herramientas denominada Vista preliminar, con una serie de botones que permiten realizar operaciones especificas de esta opción.

SIGUIENTE, muestra las siguientes hojas en el caso que fueran varias las hojas con contenido. ANTERIOR, muestra las hojas anteriores a la que se visualiza en ese momento. ZOOM, permite visualizar el documento con mayor o menor amplitud dentro de la vista preliminar. IMPRIMIR, esta opción permite imprimir un documento, nos muestra la misma ventana que la opción del menú ARCHIVO + IMPRIMIR, vista con anterioridad CONFIGURAR muestra la ventana Configurar pagina, vista anteriormente.


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MÁRGENES. Al pulsar este botón aparece un reticulado de líneas sobre la hoja, que permiten variar los márgenes de impresión. Al posicionar el puntero del ratón sobre este reticulado el mismo adopta la forma de doble flecha, en ese momento pulsando y sin arrastrando se modifican los márgenes, tanto del texto como de los encabezados y pies de pagina.


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Ejercicio 9: Imprimir una hoja INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de calculo teniendo en cuenta que debes hallar la nota media de todos los ejercicios. La nota media abarcará la media de ejercicios y la nota del examen. La nota final variará en función de la media obtenida en los ejercicios de forma que si es mayor que 8 aumentará un 10%, si es mayor que 6 aumentará un 6% y si es menor que 5 decrecerá un 3%. Además, busca en la tabla complementaria la calificación asociada a la nota final. Para finalizar deberás Imprimir la hoja en una página con orientación apaisada.


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CAPÍTULO 8: CREACIÓN Y EDICIÓN DE GRÁFICOS

Un gráfico es una representación gráfica de los datos seleccionados de una hoja de cálculo, incluyendo cualquier cabecera de filas o de columnas que interesa que aparezcan. Y que facilitan la interpretación de los datos incluidos en la hoja. En Excel un gráfico puede estar: Incrustado en la hoja, como un objeto gráfico, que se ve y se guarda en la hoja junto con los datos. Desde la hoja podremos seleccionar su ubicación y su tamaño, modificando el mismo como deseemos. En la hoja de Gráficos, diferente a la hoja de datos del mismo libro donde se encuentran estos, y podremos visualizar el gráfico de forma individual. Ambos tipos de gráficos se actualizan cada vez que se hagan modificaciones en los datos de la hoja de calculo que lo genero y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.

Excel dispone de muchos tipos de gráficos con muchos formatos predefinidos, podremos cambiar el tipo de gráfico de una forma sencilla y cambiar el formato del mismo, incluyendo leyenda, líneas de división, etc.

8.1

CREAR UN GRAFICO

Para la creación de gráficos Excel incorpora un asistente que marca las pautas para la elaboración del mismo. Para activar el mismo se selecciona la opción de menú INSERTAR + GRÁFICOS, o bien se hace un clic sobre el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.


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Aparece en la pantalla la siguiente ventana:

Esta opción muestra agrupados en categorías todos los modelos de gráficos de que dispone Excel, el seleccionar en la categoría deseada y en el cuadro Subtipo de gráfico visualiza todos los grafitos incluidos en la misma. Desde la ventana y en el botón Presionar para ver muestra se puede obtener una visión preliminar del resultado del gráfico. En la parte inferior de la ventana aparecen una serie de botones que nos permiten continuar especificando las características del gráfico, pulsar el botón Siguiente, aparece la siguiente ventana: Esta ventana permite establecer los bloques de datos que son necesarios para la elaboración del gráfico. El botón Atrás que aparece en la parte inferior de la ventana, nos lleva a la ventana anterior. Pulsar en el botón siguiente, aparece el siguiente paso del asistente:

Esta ventana permite establecer los valores específicos del gráfico, valores de los ejes, leyendas, rótulos de datos, líneas de división, etc.


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Con el botón Siguiente se llega al último paso del asistente. Aparece la siguiente ventana: El último paso del asistente solicita información para situar el gráfico, o bien en una hoja nueva o en la misma hoja de datos donde se esta trabajando. Con el botón Terminar, se llega al final del asistente y el gráfico se insertará en el lugar indicado.

8.2

LA BARRA DE GRAFICOS

Al insertar un gráfico en la hoja de trabajo, este se incorpora en la misma y automáticamente aparece la barra de herramientas gráficos que nos permite seleccionar y modificar las características del objeto. El primer botón Objetos del gráfico, incorpora en una lista desplegable con el nombre de todos los elementos que forman el gráfico. Desde ahí se podrá seleccionar cada uno de ellos y modificar las propiedades de estos, con el botón siguiente de Propiedades. Este botón se adapta al elemento previamente seleccionado e incorpora en una ventana todas las opciones de este.


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Los elementos del gráfico variaran dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podremos igualmente seleccionar cada uno de los elementos seleccionando el mismo dentro del objeto global que contiene el gráfico. El botón Tipo de gráfico incorpora una nueva barra que nos permite modificar el tipo de gráfico sobre el que se esta trabajando. Al pulsar sobre este botón aparece dicha barra, la cual de forma gráfica nos muestra algunos de los tipos de gráficos más comunes.

8.3

PERSONALIZACION DE GRAFICOS También podremos modificar el tipo de gráfico desde la opción de menú GRÁFICO+TIPO DE GRÁFICO, esta opción vuelve a mostrar de nuevo la ventana que aparece al principio de la creación del mismo, para poder cambiar el tipo de gráfico. El botón Leyenda, oculta y muestra la leyenda en el área del gráfico. Tabla de datos, anexa en el gráfico la tabla numérica utilizada para la elaboración del mismo.

8.3.1 AÑADIR TITULOS Podemos añadir texto a nuestros gráficos mediante títulos y descripciones alrededor de los ejes X e Y, para ello, seleccionaremos en primer lugar el gráfico, y activaremos la opción de menú GRÁFICO OPCIONES DEL GRÁFICO, aparece una ventana que presenta varias fichas, escogeremos la ficha TÍTULOS: En el cuadro Titulo del gráfico, escribiremos el texto que queremos como titulo de nuestro Gráfico. En el cuadro Eje de categorías (X), escribiremos el texto que usaremos como titulo para el eje de la X. En el cuadro Eje de Valores (Y) escribiremos el texto titulo del eje de la Y. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado podremos añadir segundos títulos para ambos ejes. Una vez escritos los títulos correspondientes haremos un clic en el botón Aceptar. Cada uno de los títulos que añadimos a nuestro gráfico se convierte en un nuevo objeto dentro del gráfico, y como cualquier otro objeto dispone de sus propiedades que podremos modificar. Para activar las propiedades de cualquiera de los títulos deberemos seleccionar el mismo haciendo sobre el un clic, y hacer un clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas de Gráfico, aparecerá a continuación una ventana que mostrara las propiedades del titulo.


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En el caso del titulo principal del gráfico podremos modificar diferentes formatos del texto que conforma el mismo, tipo de letra, tamaño, alineación, etc. 8.3.2 ROTULOS Si queremos mostrar los valores numéricos que representan cada una de las barras del gráfico, y que estos valores aparezcan encima de las mismas, deberemos activar la opción de menú GRÁFICO + OPCIONES DEL GRÁFICO, seleccionando a continuación la ficha RÓTULOS DE DATOS:

Activaremos a continuación la caja Mostrar Valor o bien Mostrar rotulo para ver los rótulos. Pulsaremos a continuación el botón Aceptar.


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8.3.3 MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA Desde la opción de menú GRÁFICO+OPCIONES DE GRÁFICO, activaremos la ficha Leyenda.

A continuación activaremos la casilla Mostrar leyenda, y seleccionaremos la ubicación que queremos dar a la misma. 8.3.4 MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES Deberemos seleccionar el gráfico y activar la opción de menú GRÁFICO+OPCIONES DE GRÁFICO, activando a continuación la ficha Ejes.

Activaremos y desactivaremos las casillas de Eje de categorías y Eje de valores para mostrar u ocultar dichos ejes en nuestro gráfico. Por ultimo pulsaremos el botón Aceptar.


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8.3.5 MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIÓN Seleccionamos el gráfico, activamos la opción de menú GRÁFICOS+OPCIONES DE GRÁFICO y seleccionamos la ficha Líneas de división.

A continuación activaremos o desactivaremos las casillas correspondientes a cada una de las posibles líneas que un gráfico puede contener. 8.3.6 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS Excel nos permite ver los datos de la hoja en una cuadricula alineada al eje de las X. La tabla de datos se imprime junto con el gráfico. En primer lugar debemos seleccionar el gráfico y a continuación activar el comando OPCIONES DEL GRÁFICO del menú GRÁFICO, activaremos la ficha Tabla de datos

Deberemos activar la casilla Mostrar tabla de datos para que la misma aparezca junto al gráfico insertado.


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8.4

INSERTAR IMÁGENES

En Excel podemos insertar imágenes de todo tipo que tendrán un tratamiento similar a los gráficos creados con el propio programa. En primer lugar se posiciona el cursor en el lugar donde se desea insertar la imagen. A continuación deberemos seleccionar la opción de menú INSERTAR+IMAGEN, esta opción lleva asociada a su vez una serie de comandos que permiten insertar imágenes desde diferentes carpetas o unidades. Por defecto Excel incorpora una serie de Imágenes Prediseñadas, con unos dibujos específicos, al seleccionar este comando se presenta en pantalla la una ventana que muestra una galería con todas las imágenes disponibles. Por ejemplo:

Estas imágenes se incorporan como un objeto dentro del documento con un borde especifico que se podrá visualizar al pulsar sobre la imagen con el puntero del ratón.


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Desde la opción de menu INSERTAR+IMAGEN+DESDE ARCHIVO, accedemos a una ventana que nos permite seleccionar una amplia variedad de imágenes de cualquier unidad de nuestro ordenador:

Desde esta ventana tenemos la posibilidad de visualizar la imagen antes de insertarla en el libro, localizando la misma en la carpeta correspondiente y haciendo un clic sobre ella. La veremos en la parte derecha de la ventana. 8.5

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Excel incorpora una barra de Dibujos, como el resto de programas del paquete Microsoft, que contiene una serie de botones que permiten incorporar objetos y dibujos dentro de un documento.

Desde esta barra el podrá incorporar en el documento diversos objetos, flechas, rectángulos, elipses, cuadros de texto, sombras etc. Estos elementos se incorporan en nuestra hoja como si de fueran objetos gráficos y reciben el mismo tratamiento que el resto de los objetos gráficos. Desde el botón Autoformas tenemos a diferentes objetos gráficos que de forma automática podemos incorporan en nuestro libro. Flechas. Formas básicas. Estrellas. Y un largo etc de formas de todo tipo.


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Ejercicio 10: Crear un gráfico de sectores INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo con su gráfico, tomando la tabla de datos del ejercicio 1 de este manual.


71

Ejercicio 11: Crear un gráfico de áreas y columnas INSTRUCCIONES: Calcula después de los datos, media, máximo, mínimo, Realiza la representación del resultado en un grafico similar


72

Ejercicio 12: Crear un gráfico de líneas INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo con su gráfico, a partir de los datos del ejercicio 3


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CAPÍTULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

9.1

CREAR UNA BASE DATOS

Una base de datos es un conjunto de información relacionada y organizada de forma sistemática. Son típicos ejemplos de bases de datos, los alumnos de un colegio, los socios de una biblioteca, los clientes de una empresa, etc. La información contenida dentro de una base de datos esta estructurada dentro de una tabla en campos y en registros. Un campo es un elemento individual de información como por ejemplo el DNI de una persona, su nombre, etc. Un registro es un conjunto de campos asociados de manera que todos hacen referencia a un mismo elemento de información. En Excel podemos utilizar una lista de datos como si de una base de datos se tratara, cada campo de la base de datos será una columna y cada registro una fila. Por tanto una base de datos no es más que un conjunto de celdas dentro de una hoja de cálculo, la primera fila del bloque contiene los campos de la base de datos y debajo de ella aparecen las filas con cada uno de los registros, no debiendo dejar ninguna fila vacía entre ellas. Los rótulos de los campos podrán contener hasta un máximo de 32.000 caracteres y ocupar más de una línea aunque es recomendable utilizar nombres cortos. Una vez definidos los campos introduciremos los registros que no podrán ocupar más de una línea. Una lista de datos debe estar contenida en una única hoja de cálculo. 9.2

FORMACION DE ENTRADA DE DATOS

Una vez creada la base de datos, Excel dispone de una herramienta, denominada Formulario de entrada de datos que facilita la entrada de registros dentro de la lista de datos creada en la hoja. Para acceder a la misma debemos situarnos en cualquiera de las celdas de la lista y a continuación seleccionar la opción de menú DATOS+FORMULARIO


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Desde esta ventana tendremos a los diferentes campos que conforman nuestra base de datos, en la parte derecha, si la lista de datos ya contiene información se visualizan los datos del registro sobre el cual se este posicionado en la hoja.

En la parte central de la ventana aparece una barra de desplazamiento que permite visualizar el contenido del resto de registros. Desde los botones Buscar anterior y Buscar siguiente podrán realizarse diferentes operaciones de localización de los datos que hay en la tabla. Desde el botón Nuevo, podremos añadir registros en la lista de datos. 9.3

ORDENAR LA LISTA DE DATOS

Los datos que introducimos en nuestra base de datos aparecen en idéntico orden en que fueron introducidos en la misma, podremos organizar la información de nuestra lista de datos de diferentes formas dependiendo del tipo de datos que se contengan.


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9.3.1 ORDENAR POR UN CAMPO Deberemos como requisito previo activar cualquiera de las celdas de ese campo, y a continuación pulsar cualquiera de los botones de orden de la barra de herramientas Estándar. Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua. Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción. 9.3.2 ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS Si queremos ordenar nuestra lista por uno o más campos, deberemos igualmente situarnos en cualquiera de las celdas de nuestra base de datos y a continuación seleccionar la opción de menú DATOS+ORDENAR, aparece la siguiente ventana:

En el apartado ordenar se selecciona la columna por la cual queremos ordenar la lista de datos. Una vez seleccionado el campo, en los botones Ascendente y Descendente se selecciona la opción de ordenación deseada. En los apartados Luego por, seleccionaremos las columnas adicionales por las cuales se desea continuar la ordenación. Una ordenación de múltiples niveles utiliza la primera columna como la columna clave o primaria de ordenación, el resto de columnas se ordenaran después de la principal. 9.4

AUTOFILTROS

Los filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas determinadas condiciones, mientras que ocultan el resto. Los autofiltros son la forma más rápida de seleccionar los elementos de una lista. Para aplicar un autofiltro deberemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte de la lista de datos y seleccionar la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, en ese momento se incorporan unas flechas al lado de cada uno de los campos.


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Cada una de las flechas lleva asociada una lista desplegable que incorpora cada uno de los datos que figuran en los registros de ese campo. Por ejemplo para visualizar en nuestra lista todas las personas cuyo apellido sea López, se pulsa en la flecha asociada a dicho campo y se escoge López.

Excel muestra solamente los registros que cumplen la condición, resaltando en color azul el campo utilizado para ejecutar el filtro mostrando también resaltadas en azul las filas que cumplen dicha condición. Si deseamos volver de nuevo a mostrar todos los datos de la lista se pulsa de nuevo en la lista desplegable del campo seleccionado y se selecciona la opción Todas. Para ocultar las flechas de filtro de todos los campos seleccionamos de nuevo la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO. En la lista desplegable que se incorpora en cada uno de los campos de la lista de datos aparece una opción denominada Los diez mas, mediante esta opción podremos realizar filtros sobre campos de tipo numérico mostrando todas las filas incluidas entre los límites superior e inferior especificados, según el tipo de campo seleccionado y el rango de opciones elegido.


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Al seleccionar dicha opción aparece la siguiente ventana:

En el cuadro Mostrar se selecciona Superiores e Inferiores para mostrar la parte superior o inferior de los elementos o el porcentaje de elementos del campo seleccionado de la lista. En el cuadro texto numérico se selecciona el número o porcentaje de elementos que se quiere mostrar. En el último de los cuadros se selecciona Elementos o porcentaje para mostrar el numero o porcentaje de elementos de la lista, según el numero y parte de la lista que queremos mostrar.

Por ultimo señalaremos que en la opción Personalizado de la lista de campos con Autofiltro, el podrá personalizar sus propios filtros aplicando más de una condición sobre un mismo campo. Al seleccionar dicha opción aparece la ventana Autofiltro personalizado.

En el cuadro apellido, en nuestro caso, se seleccionan los operadores en la lista desplegable, estos aparecen con nombres muy ilustrativos de la operación que realizan. En el cuadro de la derecha se seleccionan o escriben los valores de la lista. Si queremos añadir mas de un criterio pulsamos en el botón Y u O, y volvemos a marcar los cuadros de texto de los nuevos criterios.


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9.5

FILTROS AVANZADOS

Con Excel podremos realizar selecciones de registros de una base de datos mas complejas desde la opción de Filtros avanzados, para ello deberemos como mínimo contar con al menos tres filas vacías de la hoja que podremos utilizar como rango de criterios sobre la lista, y que deberán incluir los rótulos de columna. En primer lugar se copiaran los rótulos de columna de la lista correspondiente a las columnas que contienen los valores que se desean filtrar y se pegan en la primera fila vacía del rango de criterios. En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, se introducen los criterios que se quieren buscar, comprobando que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista. Para consultar ejemplos de criterios, se pulsa en el menú DATOS+FILTRO+FILTRO AVANZADO, aparece la siguiente ventana:

Para filtrar ocultando las filas que no cumplen los criterios, se hace clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, se hace clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y por ultimo en la esquina superior izquierda del área de pegado. En la columna Rango de criterios se introduce la referencia, incluidos los rótulos de criterios.


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9.6

VALIDACION DE DATOS

La validación de datos permite proteger zonas de la hoja de cálculo para evitar su edición. En primer lugar para validar una zona de datos de la hoja deberemos seleccionar el rango de celdas a las que se desea aplicar la regla de validación, a continuación se deberá seleccionar la opción DATOS+VALIDACIÓN. Aparece la siguiente ventana:

Accedemos a la ficha Configuración, en la primera de las listas desplegable Permitir, deberemos indicar el tipo de datos que es posible introducir en las celdas del rango seleccionado. Haciendo un clic en dicha lista esta muestra todas las opciones posibles.

Las opciones presentan un nombre muy indicativo de la operación que realizan. En la lista desplegable Datos, aparecen una serie de opciones que permiten establecer mayores restricciones sobre los valores que es posible introducir. Dependiendo de la opción seleccionada con anterioridad podremos realizar unas acotaciones u otras. Por ejemplo si seleccionamos la opción Número entero, podemos establecer unos valores límite, un valor máximo, etc. Una vez seleccionadas las opciones deseadas, podremos indicar al operador mediante mensajes, el dato que se debe introducir y en caso necesario el error en el que se esta incurriendo, para ello activaremos la ficha Mensaje entrante de la ventana de Validación de datos:


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Esta ventana presenta una opción activada por defecto, Mostrar mensaje al seleccionar la celda, que hace posible la visualización de un mensaje en el momento en que el foco se sitúa sobre la celda a la que se aplica la regla. En el cuadro de Titulo escribiremos el mensaje que deseamos aparezca al posicionarnos sobre la celda. En Mensaje de entrada introduciremos el texto que queremos ver asociado al titulo al activar cualquiera de las celdas.

Por último para terminar de establecer las opciones de validación de nuestros datos podemos establecer los diferentes mensajes de error o de información que deseamos visualizar cuando incumplimos alguna de las reglas de validación establecidas anteriormente. Para ello activaremos la ficha Mensaje de error de la ventana de validación de datos: Manual de Excel XP para Docentes

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En el cuadro de estilo seleccionaremos el tipo de mensaje que deseamos que aparezca al incumplir regla. Este puede ser de tres tipos: Limite

Advertencia

Información

De esta forma establecemos un mensaje de error asociado a la validación En Titulo y Mensaje de error escribiremos los mensajes asociados a la ventana que nos avisa del error. Por ejemplo:

Para desactivar todas las reglas de validación aplicadas sobre un rango de datos, volveremos a seleccionar los mismos y desde la ventana de Validación de datos, desactivaremos la misma pulsando en el botón Borrar todos que aparece en la esquina inferior de la izquierda.


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Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos INSTRUCCIONES: Crea la siguiente tabla de datos, los tres primeros registros de la tabla los introducirás de forma normal, para insertar los restantes debes utilizar un formulario automático. Ordenar la base de datos por la asignatura Ordenar la base de datos por el apellido Ordenar la base de datos por la asignatura y si coincide por el apellido Buscar los alumnos de Física Copiar en otra parte de la hoja los alumnos que han sacado una nota más de 6 en Matemáticas


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Ejercicio 14: Ejercicio de repaso INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para el cálculo de los distintos pagos que hacen los alumnos de un centro formativo. Calcular lo que ha de pagar cada alumno en concepto de 2º y 3er trimestre, teniendo en cuenta que cada uno será de un 5% (aumento trimestral) sobre el trimestre anterior Insertar dos columnas entre familia numerosa y gasto anual denominadas: Descuento: En esta columna aparecerá un 10% de la matricula, si el alumno es familia numerosa y nada en caso contrario (0 €) Gastos escolares, donde se reflejará el gasto que cada alumno tiene en concepto de material escolar y actividades extraescolares. Para hallar estos conceptos aplicar el correspondiente porcentaje sobre el precio de matricula hallar el gasto anual por alumno, que será: importe de matricula + importe de cada trimestre +gasto escolar En la columna total debe aparecer el gasto anual menos el descuento Insertar entre los alumnos Linares, Julia y Rubio, Ángel, un nuevo alumno llamado Esteban, Juan Antonio. Su matricula será de 120€ y el trimestre de 143€. No tiene familia numerosa calcular también el precio medio de las matriculas. El gasto anual máximo y también el mínimo. La columna de total le añadimos otra con el resultado en pesetas Poner los formatos acorde con la hoja.


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Solución al ejercicio 1 Para realizar este ejercicio, en primer lugar se introducen los datos de la tabla.

Estos se introducen en la misma sin especificar sobre ellos ninguna de las opciones de formato del programa. A continuación realizamos los cálculos correspondientes en la columna y fila de TOTAL, para realizar estos utilizamos las siguientes fórmulas. Filas TOTALES:

TOTALES =

B5+C5+D5+E5+F5+G5+H5 B6+C6+D6+E6+F6+G6+H6 ………………………………………………. B10+C10+D10+E10+F10+G10+H10

Columna TOTAL: TOTAL = I5+I6+I7+I8+I9+I10

Una vez realizados dichos cálculos deberemos guardar nuestro documento, para ello activaremos la opción de menú ARCHIVO+GUARDAR o ARCHIVO+GUARDAR COMO, o bien pulsaremos en el botón Guardar, Estándar.


, de la barra de herramientas

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Aparece la siguiente ventana:

Desde esta ventana en el cuadro Guardar en, seleccionaremos la unidad o carpeta donde queremos almacenar nuestro documento, y en el cuadro Nombre del archivo escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro libro de trabajo, en nuestro caso Matriculación, por ultimo pulsaremos el botón Guardar.


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Solución al ejercicio 2 Para realizar este ejercicio comenzaremos introduciendo en la hoja de cálculo los datos correspondientes.

Formulas En primer lugar realizaremos los cálculos correspondientes, posteriormente aplicaremos sobre las celdas los formatos adecuados. Los primeros cálculos a realizar serán los distintos subtotales, introduciremos en ella una formula sencilla que permita hallar cada uno de los subtotales de cada columna introduciremos la siguiente formula: =C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12 A continuación se repetirá el proceso para los otros subtotales trasladando la formula a la celda correspondiente. A continuación se calculan las columnas de Totales, sumando por un lado alumnos nacionales y por otro alumnos inmigrantes, escribiremos la formula siguiente en la primera celda de esa columna: =C11+D11 A continuación se repetirá el proceso para el otro de los Totales trasladando la formula a la celda correspondiente, con las opciones de Copiar y Pegar. Para el calculo del Total, utilizaremos una formula que permita sumar el total de cada total parcial. =C13+E13


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Para el calculo de porcentajes vamos a necesitar las cifras de totales de cada categoría Chicos, Chicas, Nacionales e Inmigrantes, por lo que bien lo calculamos mediante sumas o tomamos el dato de los cálculos ya creados Chicos = C12+E12 Chicas = D12+E12 Nacionales = C13 Inmigrantes = E13 Para el cálculo de los porcentajes necesitamos en primer lugar aplicar el formato PORCENTAJE al resultado que vayamos a obtener, para ello nos situamos en la celda correspondiente y seleccionamos la opción Celda del menú Formato, y elegimos el estilo Porcentaje.

Después realizaremos una regla de tres, en la que deberíamos tomar un valor, multiplicarlo por 100 y dividirlo por el total, pero ahora no debemos multiplicar por 100 el resultado ya que esto se ha realizado al aplicar el estilo Porcentaje por lo que únicamente realizaremos la división de cada total parcial entre los alumnos totales del centro. Chicos = B21/C14 Chicas = C21/C14 Nacionales = E12/F13 Inmigrantes = F12/E13 Una vez realizados todos los cálculos pasamos a aplicar sobre las celdas los formatos correspondientes para visualizar nuestra hoja de la misma forma que en el manual de ejercicios. Formatos. Comenzamos por la primera celda. Manual de Excel XP para Docentes

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Existen celdas en las que el tamaño de la fuente presenta un valor superior al resto de la hoja, bastará con que activemos esta celda y pulsando en el botón Tamaño de fuentes de la barra de herramientas Formato, cambiemos el valor del mismo a un numero superior. Elegimos por ejemplo un tamaño de 16. Situados sobre esta misma celda aplicaremos aspecto Negrita, y podemos darle un color distinto del negro pulsando en los botones de la barra de herramientas Formato. Por ultimo centraremos el contenido de la celda en todo el bloque que ocupan los datos en la hoja, para ello seleccionaremos dicha celda y el bloque donde queremos centrar la misma. A continuación pulsaremos en el botón Combinar y Centrar de la barra de herramientas de Formato. Todo el bloque centrado aparece con una línea de borde alrededor. Para ello mantenemos seleccionado dicho bloque y activamos la opción de menú FORMATO+CELDAS, pulsamos en la ficha Bordes de dicha ventana:

Pulsamos en el botón Contorno de dicha ventana comprobando previamente el estilo de línea seleccionado, pulsamos Aceptar. Aplicaremos un borde de contorno e interior desde la misma ventana de Formato de celdas, seleccionando previamente un grupo de celdas bloque. Sobre algunas celdas aplicaremos un relleno:


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Para ello deberemos seleccionar el mismo, y pulsar en la lista desplegable que va asociada al botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato. Desde esta lista desplegable tenemos a los diferentes colores de relleno que podemos aplicar. Seleccionamos el color deseado haciendo un clic sobre el mismo. De esta forma podremos ir variando los distintos formatos de cada celda o bloque de celdas actuando sobre la fuente, los bordes y/o el color de relleno


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Solución al ejercicio 3 Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen en primer lugar los datos de la hoja.

Escribimos el título Evolución de Matriculación, este texto aparece en negrita, color azul y con un borde de color, además de centrado y combinado en el bloque, como ya vimos en la solución anterior. Desde la opción de menú FORMATO+CELDAS, aplicamos para cada celda o bloque de celdas, el estilo de fuente borde y trama que deseemos.

Pasamos a realizar los cálculos correspondientes. Manual de Excel XP para Docentes

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Para el calculo de los alumnos del curso 2002/2003, se introducirá en la primera celda del bloque la formula que suma a los alumnos del año anterior el crecimiento es decir, ese mismo numero multiplicado por 2%, tomando este último dato como referencia absoluta. =C5+(C5*$C$12) Con las opciones de Copiar y Pegar se trasladan dichos datos a las siguientes celdas de la columna. Sobre estas celdas aplicamos un formato numérico, para ello sin desactivar la selección de las celdas, seleccionamos la opción de menú FORMATO+CELDAS, y en la ficha Numero, seleccionamos el formato adecuado, en nuestro caso Número. Pulsamos el botón Aceptar.

Con el resto de cursos haremos exactamente lo mismo, simplemente tenemos que tomar los datos del curso anterior y tomar la referencia absoluta que le corresponda, de esta forma, obtendremos: 2003/2004 =D5-(D5*$C$13)


2004/2005 =E5-(E5*$C$14)

2005/2006 =F5+(F5*$C$15)

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Solución al ejercicio 4 Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen los datos de la hoja.

Para continuar realizamos los cálculos necesarios para obtener los totales de horas de trabajo en la tabla inferior tomando como referencia la superior, y los periodos de descanso y recreo Lunes =C8-C7-$H$33

Martes =C8-C7-$H$33

Miércoles =C8-C7-$H$33

Jueves =C8-C7-$H$33

Viernes =C8-C7-$H$33

Trasladaremos la formula allí donde sea posible, y donde no lo sea teclearemos la correspondiente, esto será en la 3º hora en la que no habrá que descontar el descanso =C10-C9 y en la franja dedicada al recreo =C11-C10 Ahora calcularemos la suma total de horas para cada día, para ello creamos una nueva fila llamada Subtotal y aplicaremos la función Autosuma de la barra de herramientas Manual de Excel XP para Docentes

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En la casilla aparecerá escrito =SUMA() y deberemos seleccionar el rango de celda a sumar

De forma automática se genera una función que calcula la suma de todas las celdas que contienen datos numéricos, situadas sobre la celda en la que nos encontramos. Pulsamos sobre la tecla Intro. Después debemos modificar la función para que reste el tiempo dedicado al recreo de tal forma que la función nos quedará =SUMA(D22:D27)-D25 Para obtener el resto de valores basta con copiar el contenido de la celda y pegarlo en las posteriores, obtenemos de esta forma la suma para cada uno de los días. Para hallar el total, creamos una nueva fila llamada Total y realizamos lo mismo que en el paso anterior, aplicar la función Autosuma, pero ahora del rango de celdas D29:H29, y ya no será preciso modificar la función. A continuación aplicaremos el formato correspondiente a cada una de las celdas. Modificamos en primer lugar el aspecto del título. Seleccionamos la celda y aplicamos un tamaño de fuente de 18 ptos. Centramos el contenido en el bloque de celdas, para ello seleccionamos estas celdas:

Y pulsamos sobre el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas Formato,

Aplicamos a continuación un formato de relleno, de color a todos las celdas que contienen datos. Seleccionamos las misma y activamos el menú FORMATO+CELDAS. Seleccionamos la ficha Tramas y escogemos el color.


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Aplicamos a continuación el formato de Líneas. Para ello seleccionamos todas las celdas que lo precisen para lo que seleccionamos de nuevo el menú, FORMATO+CELDAS, en este caso activamos la ficha de Bordes.

Escogemos línea Gruesa para los contornos y líneas interiores y línea doble para las filas de Subtotales y Total.


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Pulsamos sobre el botón Aceptar. Para terminar de forma similar aplicamos formato de líneas al resto de la celdas de la hoja. Vamos por último a modificar los valores del Formato de la hoja de Calculo, en primer lugar cambiaremos el nombre de la misma, actualmente el nombre de la hoja es Hoja1, lo cambiaremos por el nombre de Horario, la forma mas rápida de aplicar dicho cambio, es hacer dos clic sobre la solapa que contiene el nombre, de esta forma conseguimos editar el contenido.

Escribimos el nuevo nombre y pulsamos sobre la tecla Intro. Cambiamos a continuación el color de esta solapa, para ello seleccionamos la opción de menú FORMATO+HOJA+COLOR DE ETIQUETA, aparece la ventana de Formato de color de la etiqueta, seleccionamos el color amarillo:

Pulsamos sobre el botón Aceptar. Para finalizar introduciremos una imagen de fondo en la hoja, desde la opción de menú FORMATO+HOJA+FONDO. Tenemos a un cuadro de dialogo que nos permite, seleccionar la imagen que utilizaremos como fondo:

En nuestro caso, seleccionamos la imagen denominada Educamadrid, (esta imagen la obtuvimos de la página Web de EducaMadrid), puedes no obstante utilizar cualquier otra imagen. Pulsamos sobre el botón Insertar. De esta forma concluimos el ejercicio. Manual de Excel XP para Docentes

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Solución al ejercicio 5 Para resolver el ejercicio en primer lugar deberán escribirse los datos en la hoja.

Todos los formatos que presentan los datos ya fueron aplicados en anteriores ejercicios, con lo cual se trata solo de repetir las opciones anteriores, nos centraremos en la resolución de los cálculos. El valor Media, se calculará con la función PROMEDIO, que devuelve la media aritmética del rango de datos seleccionado. Media

=Promedio(D5:M5)

El valor Nota Máxima, se calculará con la función MAX, que devuelve el valor mas alto de los contenidos en un determinado rango: Nota máxima

=MAX(D5:M5)

El valor Nota Mínima, se calculará con la función MIN, que devuelve el valor mas bajo de los contenidos en un determinado rango: Nota mínima

=MIN(D5:M5)

De esta forma concluimos la resolución del ejercicio. Manual de Excel XP para Docentes

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Solución al ejercicio 6 Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera: E Tiempo Transcurrido =D8-C8 =D9-D9 =D10-D10 =D11-D11 =D12-D12

H Acumulado Horas =F8 =F9+H8 =F10+H9 =F11+H10 =F12+H11

I Acumulado Minutos =G8 =G9+I8 =G10+I9 =G11+I10 =G12+I11

F

G

Horas

Minutos

=Hora =Hora =Hora =Hora =Hora

(E8) (E9) (E10) (E11) (E12)

=Minuto =Minuto =Minuto =Minuto =Minuto

(E8) (E9) (E10) (E11) (E12)

J

K

Total Horas

Total Minutos

=ENTERO((I8/60)+H8) =ENTERO((I9/60)+H9) =ENTERO((I10/60)+H10) =ENTERO((I11/60)+H11) =ENTERO((I12/60)+H12)

=RESIDUO(I8;60) =RESIDUO(I9;60) =RESIDUO(I10;60) =RESIDUO(I11;60) =RESIDUO(I12;60)

Restamos la celda de horas de entrada de la celda de horas salidas el número que nos da se le pone un formato de hora con el aspecto hh:mm. De la columna Tiempo Transcurrido y mediante la función “=hora(….)” obtenemos el numero de horas, procederemos de idéntica manera con los minutos “=minuto(….)” cambiando evidentemente la función. Observar la tabla en la columna de horas, y minutos. Para los acumulados debemos realizar la suma de las dos celdas implicadas es decir las horas de ese día mas las acumuladas de días anteriores, salvo en la primera de ellas puesto que no hay días anteriores, de esta forma en la primera utilizaremos =F8 para las horas y =G8 para los minutos y para las siguientes función =suma(….).Observar la tabla en las dos columnas de acumulados. Para el total e horas tendremos que sumar al correspondiente acumulado, las horas que provienen del acumulado de minutos de forma que por cada 60 minutos sumemos 1 hora. Dividiéndolos entre 60 nos dan numero de horas acumuladas en formato minutos, para ello actuamos con la función “=entero(…..)” que nos realiza la operación anteriormente citada dejando el numero de horas enteras en la acumulación de minutos. Observa la tabla superior en el Total Horas. Para obtener los minutos restantes procederemos con la función “=residuo(……)” dándonos el numero de minutos restantes que sobran de dividir el numero total de minutos entre 60 minutos que tiene una hora. Observa la tabla superior en el Total Minutos. Por último se procede a gestionar la suma del tiempo en la celda total, que necesariamente debe ser igual a los acumulados del último día. Para dar un aspecto mejorado a esta hoja usaremos la función concatenar para que nos una el total de horas y el de minutos como si fuesen texto, de la siguiente forma: =CONCATENAR(J12;" horas";" y "; K12;" minutos")


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Solución al ejercicio 7 Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera: En primer lugar tendremos que calcular tres notas medias atendiendo a los distintos ejercicios, para ello utilizaremos la función PROMEDIO tal y como se muestra en la imagen

De la misma forma calcularemos la media del curso, pero ahora tomaremos las tres medias parciales que acabamos de hallar:

En tercer lugar habrá que asignar la nota final de tal forma que si el trabajo ha sido entregado, la nota media del curso se incremente un 10% y si no ha sido entregado la media del curso decrezca un 5%. Utilizaremos la función SI(…) tal y como se muestra en la imagen. Manual de Excel XP para Docentes

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Solución al ejercicio 8 Para iniciar la solución procederemos de la misma forma que en el anterior, realizando cálculos a través de la función PROMEDIO, es decir: n primer lugar tendremos que calcular tres notas medias atendiendo a los distintos ejercicios, para ello utilizaremos la función PROMEDIO tal y como se muestra en la imagen

De la misma forma calcularemos la media del curso, pero ahora tomaremos las tres medias parciales que acabamos de hallar:

La segunda parte del ejercicio es algo distinta puesto que ahora el trabajo ha sido calificado con un código alfabético y lo que tendremos que realizar es traducir este a un código numérico para después calcular la nota final Manual de Excel XP para Docentes

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Para ello vamos a utilizar la función BUSCARV tal y como se indica en la imagen

Con esta función lo que hacemos es buscar las letras con las que se ha calificado el trabajo (valor_buscado = R7) en la tabla o matriz secundaria (matriz_buscar_en = $G$21:$K$25) y le pedimos que nos devuelva lo que esta contenido en la columna de esa tabla donde esta contenida la nota numérica (indicador_columna = 4). Podemos insertarla directamente o utilizar el asistente para funciones, de la siguiente forma:

En valor buscado escribimos la celda que contiene el tipo, en Matriz escribimos el rango de datos que nos sirve como valor de búsqueda:


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Y en columna escribimos el número 4, numero de la columna de la cual queremos extraer el resultado de la consulta. El argumento Matriz_buscar_en, deberá aparecer como una referencia absoluta dentro de la función, puesto que esta siempre será la misma para todos los cálculos. El resultado de esta función nos da el valor numérico a cada una de las calificaciones mediante letras. Para el calculo de la Nota Final, volvemos a utilizar la función PROMEDIO entre las celdas Q7 y S7

De esta forma concluimos la realización del ejercicio.


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Solución al ejercicio 9 Para iniciar la resolución del ejercicio en primer lugar deberemos insertar los datos en la hoja.

Daremos los formatos de celda necesario mediante la opción Celda del menú Formato, y eligiendo los estilos de fuente, bordes y trama que correspondan. Para la resolución del primer cálculo, Media ejercicios, tendremos que utilizar la función PROMEDIO, tal y como hemos hecho en ejercicios anteriores:


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De la misma forma calcularemos la Nota Media, variando en rango de celdas elegido:

Para calcular la Nota Final deberemos aplicar la función SI, pero en este caso debemos observar como trabajamos con mas de dos condiciones por lo que necesariamente tenemos que anidar unas funciones lógicas dentro de otras, de esta forma, estableceremos una condición para las notas superiores a 8, otra condición para las notas superiores a 6 y otra nueva para aquellas que sean inferiores a 5, el resto, se quedarán como están

Media ejercicios (N7) > 8

=SI(N7>8;P7+(P7*$D$21)

Media ejercicios (N7) > 6

=Si(N7>6; P7+(P7*$D$22)

Media ejercicios (N7) < 5 Ninguna de las anteriores

=SI(N7<5; P7+(P7*$D$23) P7

=SI(N7>8;P7+(P7*$D$21);Si(N7>6; P7+(P7*$D$22);SI(N7<5; P7+(P7*$D$23);P7)))

Para finalizar calcularemos la Calificación asociada a la nota final. Para ello utilizaremos la función BUSCARV y la tabla secundaria que se nos ofrece Valor buscado Matriz buscar en Indicador de columna

Q7 (Nota final) $P$20:$R$24 3 (columna R)

Por último debemos imprimir nuestra hoja sobre un formato de página apaisada. Para ello en primer lugar debemos seleccionar la opción de menú ARCHIVO+CONFIGURAR PÁGINA. Aparece la siguiente ventana:


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Hacemos clic sobre la opción Horizontal, y de esta forma concluimos la realización del ejercicio.


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Solución al ejercicio 10 Debemos en primer lugar insertar los datos en la hoja de cálculo, el aplicara sobre los mismos todas las opciones de formato vistas en ejercicios anteriores, Bordes, Tramas, Formatos, etc. Para el calculo de la fila y columna de TOTALES y TOTAL DE CENTRO, utilizaremos una formula que en cada caso calcule el total de cada curso y del total de estos, por ejemplo la función SUMA. A continuación deberemos crear el gráfico asociado a los datos, en primer lugar deberemos seleccionar los datos que van a formar parte del mismo.

A continuación seleccionamos la opción de menú INSERTAR+GRÁFICO, o bien pulsamos en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar. En ambos casos se inicia el Asistente para gráficos de Excel, que no guiara y ayudara a elaborar el mismo.

Desde esta ventana seleccionamos el tipo de gráfico que queremos realizar, en la ficha Tipos estándar y dentro del cuadro Tipo de gráfico, aparece una relación de categorías de todos los modelos de gráficos de que dispone el programa, al activar una de estas categorías, en la parte derecha de la ventana, Subtipo de gráfico, veremos los diferentes tipos de cada categoría, bastara con hacer un clic sobre el mismo, en nuestro Manual de Excel XP para Docentes

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caso de la categoría de columnas escogeremos el tipo Circular seccionado con efecto 3D. A continuación pulsaremos el botón Siguiente. Aparece la segunda ventana del asistente.

En esta ventana seleccionamos el rango de datos de nuestra hoja, en nuestro caso ya realizamos la selección previa a la elaboración del gráfico, con lo cual el rango ya aparece marcado. Pulsamos el botón siguiente, aparece el tercer paso del asistente.

En la primera de las fichas Títulos insertaremos los títulos de nuestro gráfico, en Titulo del gráfico, escribiremos Alumnos matriculados por curso.


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En la ficha de Leyenda posicionaremos la misma en la parte Derecha pulsando sobre la opción correspondiente.

En la ficha de Rotulo de datos seleccionamos Porcentaje, Clave de leyenda en las casillas correspondientes.

Pulsaremos en el botón Siguiente:


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Determinaremos la ubicación del gráfico dentro del libro, en nuestro caso dejaremos activada la opción por defecto, Como objeto en. El gráfico aparece en nuestra hoja de datos. Si lo deseamos podemos modificar los colores de cada sector, haciendo doble clic sobre ellos, y elegir las tramas que mas nos gusten. De esta forma concluimos la elaboración del mismo.


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Solución al ejercicio 11 Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera: Accedemos a la hoja de cálculo donde este contenido el ejercicio 5 para traerlo hasta nuestro documento de trabajo mediante las opciones Copiar y Pegar del Menú Edición

De esta forma evitaremos tener que copiar de nuevo todos los datos del ejercicio y los cálculos correspondientes Para realizar el grafico del ejercicio se marcan los rangos de celdas que pretendemos incluir en el gráfico, en nuestro caso MA (Matemáticas) y Media (Nota media) Activamos el botón de gráficos nos aparece un cuadro de dialogo con un asistente y tras rellenar todos los pasos procedemos a definir el lugar donde dejar el grafico. Lo único a tener en cuenta en el uso de este asistente es: El tipo de gráfico es Personalizado y de Columnas y Áreas Los nombres de las series de datos serán Matemáticas y Nota media El título del gráfico será MATEMÁTICAS VS NOTA MEDIA Los títulos de los ejes serán Alumnos y Nota


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Por último variamos el formato del eje e categorías, para que aparezcan todos los Apellidos en el incluidos, podemos variar el tamaño de la fuente y la alineación del texto, y así habríamos concluido


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Solución al ejercicio 12 Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera: Accedemos a la hoja de cálculo donde este contenido el ejercicio 3 para traerlo hasta nuestro documento de trabajo mediante las opciones Copiar y Pegar del Menú Edición. En esta ocasión únicamente nos quedaremos con los valores contenidos en la tabla de origen prescindiendo de las funciones. Para ello, a la hora de Pegar la tabla, tendremos que desplegar el menú asociado al comando Pegar y elegir la opción Valores.

Para realizar el grafico de este ejercicio tendremos que seleccionar los rangos de celdas que comprende toda la tabla de datos incluidos los títulos de fila y columna Activamos el botón de gráficos nos aparece un cuadro de dialogo con un asistente y tras rellenar todos los pasos procedemos a definir el lugar donde dejar el grafico. Las especificaciones para este grafico serán: Tipo de grafico: Líneas con marcadores de cada valor de datos Título de gráfico: Evolución de Matricula Títulos de ejes: AÑOS y ALUMNOS Leyenda a la derecha Rotulo de datos con el Valor

Una vez creado el gráfico, cambiaremos las propiedades del eje de categorías, para que puedan aparecer todos los cursos académicos que contiene. Tendremos que hacer doble clic sobre cualquier punto del eje y aparecerá un cuadro de dialogo con las propiedades del eje


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Desde aquí cambiaremos el tamaño de fuente y la alineación Para finalizar podemos cambiar otras partes del grafico, como por ejemplo las distintas líneas, haremos doble clic en cada una de ellas y elegimos el color y estilo que deseemos De esta forma habríamos terminado el ejercicio


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Solución al ejercicio 13 En primer lugar vamos a introducir los datos de la tabla primera, los tres primeros registros los introducimos como hacemos habitualmente.

Los registros siguientes de nuestra tabla los introducimos utilizando los formularios automáticos de Excel. Para ello seleccionamos la opción de menú DATOS+FORMULARIO. Aparece la ventana de Formulario con los valores introducidos en nuestra tabla.

Para introducir un nuevo registro detrás de los ya insertados pulsamos en el botón Nuevo de esta ventana, se vacían los cuadros de texto de cada uno de los campos y escribimos los nuevos valores, para saltar de un cuadro a otro pulsaremos sobre la tecla Tabulador; repetiremos la operación tantas veces como registros queramos introducir. Para finalizar pulsamos sobre el botón Cerrar, observa como los datos se han insertado en la tabla.

No olvides en cualquier caso que para activar esta función la celda activa deberá ser cualquiera de las celdas con los datos anteriores, para el programa reconozca los valores de la base de datos con la que estamos trabajando


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Para ordenar la tabla seleccionamos la opción Ordenar… del menú Datos. Seleccionaremos por que campos deseamos ordenar, en nuestro caso Asignatura y Apellido y hacemos clic en Aceptar

Para aplicar un Autofiltro que solo muestre los registros que son de Física, nos posicionamos en alguna de las celdas con contenido de la tabla y pulsamos sobre la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, la apariencia de la hoja de calculo se modifica mostrando cada uno de los nombres de campo una lista desplegable desde la cual seleccionamos en el campo Población el valor Física.

De esta forma observaras como solo se muestra los datos que cumplen esa condición, para restaurar la información selecciona en la misma lista desplegable del campo Población el valor Todas. Desactivamos el autofiltro seleccionando de nuevo DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO. Para finalizar la práctica aplicaremos un filtro que copie fuera de las celdas actuales de la hoja los registros que cumplan una condición determinada, alumnos que hallan sacado mas de un 6 en Matemáticas, para ello en primer lugar debemos adaptar la hoja con los nuevos datos. En primer lugar copiaremos todos los campos de la fila primera de nombres de campo en otro lugar de la hoja. Este será el apartado donde escribamos las condiciones del filtro.


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Volveremos a copiar estos datos debajo para trasladar los datos de la tabla con la condición cumplida.

Procedemos a realizar el filtro para ello, seleccionamos el menú DATOS+FILTRO+FILTRO AVANZADO, aparece un cuadro de dialogo desde el cual podemos establecer las pautas del filtro.


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Seleccionamos en primer lugar la Acción Copiar a otro lugar puesto que queremos copiar los datos que cumplan la condición en la parte final de la hoja; en el cuadro Rango de la lista seleccionamos el bloque de celdas inicial, el que contiene los datos introducidos, para ello pulsamos sobre el botón de selección directa que nos permite trabajar con la hoja de datos y seleccionar dichas celdas:

En el cuadro Rango de Criterios seleccionamos el segundo bloque, en el que previamente habremos escrito los valores del filtro tal como se muestran en la imagen posterior.

Para finalizar en el rango Copiar a, seleccionamos el bloque de celdas donde que remos trasladar los datos que cumplan la condición.


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Por último pulsamos sobre el botón de Aceptar y habremos obtenido el resultado deseado.


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Solución al ejercicio 14 Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera:

Calculamos los trimestres como indicamos en los gráficos

Las columnas siguientes se procede de la manera indicada con las formulas que se especifican en las columnas correspondientes. El dto% mediante una función “si(…)”. El precio medio, máximo y mínimo mediante sus funciones correspondientes como se indica en el grafico


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